ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

APRENDIZ:
Carlos Miguel López Ruiz
CÓDIGO: 3.836.698

INSTRUCTOR
ALEXANDER HERRERA PEREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
OCTUBRE 15/2018
 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental (TRD), es donde se registra un

listado de series documentales con sus correspondientes tipos

documentales, a los cuales se les asigna su tiempo de permanencia en

las diferentes fases del archivo: archivo de gestión, archivo central o

archivo histórico. La Tabla de Retención Documental es un instrumento

archivístico que facilita la clasificación documental en concordancia con

la estructura funcional de cada entidad; en ella se indica los criterios de

retención y disposición final, de acuerdo con la valoración asignada.

La Ley 594 del 2000 fue creada por el gobierno para establecer las

reglas y principios que regulan todo lo que tiene que ver con los

archivos del Estado, con esta ley se mira que las empresas tanto

públicas como privadas cumplan sus funciones manejando y

organizando los documentos hechos y recibidos por las diferentes

entidades.

Inicialmente su ámbito de aplicación para las entidades públicas como

las privadas con funciones públicas con el fin de unificar el sistema para

la organización, conocimiento y administración apropiada de la

información; la cual en el Articulo 24 define y establece la obligatoriedad

de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD), como

un instrumento archivístico que caracteriza a cada entidad, de acuerdo

con sus particulares funciones y procedimientos, la recepción, archivo y

conservación de los documentos por ella generados.

Es evidente que el uso de las TRD, garantiza el correcto manejo de la

información y se da el primer paso hacia la aplicación de la gestión

documental, priorizando los procesos de archivo, revisión y depuración

de los documentos.

Por consiguiente un buen manejo, clasificación y conservación de los

archivos permite a la empresa actual que se enfrenta a la globalización y

condiciones actuales del mercado a ser más competitiva y tener un

mejoramiento es los procesos contando con centros de información

disponible, satisfaciendo requerimientos de consulta e información.

Es de gran importancia conocer el papel de un archivista o gestor

documental, el cual es la persona que se encarga de recolectar,

gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los archivos de una empresa;

y quien posee cualidades excepcionales que acompañan su trabajo

eficazmente; debe ser responsable, ordenado, cordial, ante todo ser

reservado en el manejo de la información, y manejar un nivel alto de

concentración para que sus tareas sean ejecutadas con prontitud ante

las solicitudes de los usuarios que necesitan suministrar y acceder a la

información, dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido

de los documentos y así detectar testimonios documentales que

confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que

construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general.

Cabe resaltar que la profesión de archivistas, está vinculada a

las transformaciones, el desarrollo y las necesidades de la sociedad, es

decir que está en permanente evolución, y finalmente con la adopción

de las TRD se constituyen en agentes dinamizadores para la acción

estatal, al apoyar adecuadamente los requerimientos de fluidez en los

proceso informativos.

En conclusión es de reconocer que las tablas de retención documental

son una estrategia de gran importancia en nuestro entorno para los

archivistas, dado que muchas veces necesitamos un documento y no es

fácil obtenerlo, ya que en algunas entidades los archivos están

desorganizados lo que impide la prestación de un servicio eficiente y de

calidad.