Apuntes

Rol Comunicacional de la Secretaria

Técnicas de Secretariado
Ejecutivo Computacional

2012
 Comunicacioó n y Archivos [2012]
Índice
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Introducción 3
Conceptos Generales 4
Empatía 7
Asertividad 11
Comunicación Efectiva 14
Técnicas de archivo 20

Hola, me llamo Mónica y te acompañaré en la

revisión de este apunte de apoyo a tu
formación como Secretaria.

Hace 5 años que trabajo en este rubro, así que

te recomendaré algunas cosas importantes,
que te permitirán desempeñarte mejor.

¡Vamos!... te invito a que comencemos

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INTRODUCCIÓN.

Las organizaciones modernas se caracterizan por la necesidad de comunicación permanente entre sus
componentes y con su entorno.

En esta realidad comunicacional el rol secretarial juega un marcado protagonismo, porque son estas personas
las que deben servir de nexo entre los integrantes de la organización en la que se desempeñan y, además,
interactúan directamente con los públicos que se relacionan de manera permanente con la empresa.

El proceso de capacitación que apoya este apunte, entregará a quienes se forman para ejercer como
secretarias, los elementos necesarios para desarrollar eficientemente este rol. Estos elementos tienen
relación con temas como:
 Empatía
 Asertividad
 Comunicación

En el presente documento encontrarás información necesaria para adquirir los conocimientos, habilidades y
actitudes básicas que permiten el adecuado desempeño del rol secretarial, pero, además, te invitamos a
reflexionar y revisar tus propios conocimientos, como también a investigar y complementar por iniciativa
propia los temas que revisaremos para ampliar los conocimientos que te permitirán enfrentar este proyecto de
crecimiento profesional y personal de manera adecuada.

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I.- Conceptos Generales.

Conozcamos las cualidades que debe tener una secretaria. Pero

primero definamos qué entenderemos por Cualidad:

El concepto de cualidad está ligado al de excelencia y las características

a las que se alude son, generalmente, positivas. En este caso, el
antónimo de cualidad es defecto.
Sinónimos: calidad – esencia – característica - excelencia

CUALIDADES DE LA SECRETARIA

 DISCRECIÓN, cualidad que consiste en hablar lo necesario, sin emitir juicios subjetivos
sobre personas o asuntos
 CONFIANZA EN SÍ MISMA, lo que le dará mayor seguridad en su actuación
 LEALTAD, cualidad que debe ser norma de vida en toda persona, en especial la/el
Secretaria/o, ya que está permanentemente sometida/o a pruebas en este aspecto
 VERACIDAD, que aumenta la confianza que puede depositarse en una persona que la
practica
 EFICIENCIA, calidad de actuación en las distintas facetas:
o discreta información telefónica
o orden en el despacho y archivo
o puntualidad en los horarios
o diligencia y serenidad en las gestiones que se le encomiendan
 DIPLOMACIA, que supone previsión, prudencia y tacto para salir airosa de situaciones
difíciles que puedan presentarse
 RETENCIÓN NEMOTÉCNICA (capacidad para manejar datos – memoria)
 JUICIO CLARO, saber distinguir lo correcto de lo incorrecto, lo verdadero de lo falso
(capacidad para pedir aclaraciones sobre determinados asuntos)

Ahora veamos cuales son las funciones de

la Secretaria:

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

Conocer el manejo administrativo del organismo para quien trabaja

Conocer el organigrama del organismo para quien trabaja
Mantener su escritorio complementado, ordenado y limpio
Redactar documentos en general
◦ administrativos

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◦ comerciales
Manejar el Archivo
Mantener la Agenda de la Jefatura
Facilitar la labor de su Jefe o Jefa
◦ recordarle reuniones y entrevistas
◦ facilitar papeleos innecesarios
◦ tomar nota de sus requerimientos
◦ cerciorarse que está al tanto de todos los pendientes
◦ ocuparse del escritorio y accesorios del Jefe/a
Enviar y recepcionar la correspondencia
Derivar la correspondencia interna
Atender las llamadas telefónicas
◦ comunicaciones internas
◦ comunicaciones externas
Tomar nota de llamadas telefónicas y entregar recados
Atender público
◦ interno
◦ externo
Encargada de las compras de suministros
Encargada de mantención de la Caja Chica
Concertar entrevistas
Preparar reuniones
◦ redactar invitaciones
◦ enviar invitaciones
◦ elaborar tablas temáticas
◦ confirmar asistencia
◦ organizar coffe
◦ armar carpetas
Preparar viajes
◦ Reserva de pasajes
◦ Programación de viajes
◦ Reserva de alojamiento
- Manejar diccionarios, guías de teléfono, guías de calles y direcciones, anuarios comerciales e
industriales, guías gubernamentales, etc., en especial la Internet.

Pero, ¿Cuáles son los requisitos que debe

cumplir una buena secretaria?

REQUISITOS DE LA SECRETARIA

PRESENTACION PERSONAL
o Aseo
o Vestuario
MODALES
o Respetuosos

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o Corteses, tanto con sus superiores, iguales o subalternos, como con el público
o Vocablo “usted”
ACTITUDES
o Perfeccionarse constantemente – disposición a aprender (leer abundantemente
enriquece el vocabulario – fortalece la redacción, etc.)
o Conocerse a sí misma/o (aceptar sus defectos y superarlos)
o Disposición al trabajo – iniciativa propia – ser ejecutiva/o
o Mantener el interés por su trabajo y marcha de la empresa
o Puntualidad
o Pensar permanentemente en mejorar su calidad de trabajo, como también en un
ascenso; y actuar sin temores
o Paciencia y tolerancia
o Respetar a todos/as, no importando su condición
o Acoger / Escuchar atentamente y ejecutar instrucciones, solicitudes, peticiones
o Pensar, analizar y ejecutar
o Resolver adecuadamente los conflictos
o No desautorizar a sus superiores, iguales o menores
o No dejar nada al azar
o Consultar dudas, preguntar, aclarar
o Vencer las dificultades
o Presentar sus trabajos a un nivel de excelencia
o Mantener la información actualizada
o Considerar que no hay clientes insignificantes

ACTITUDES LABORALES DE LA SECRETARIA.

Las actitudes son costumbres o prácticas adquiridas por frecuencia de repetición de un acto, o
destrezas que se adquieren por el ejercicio repetido. Dentro del ámbito laboral, y con la finalidad
de ejercer bien nuestro trabajo y satisfacer las necesidades de la empresa en la que trabajaremos,
es necesario desarrollar algunas actitudes que siempre serán evaluadas por nuestros superiores,
tales como:

 Puntualidad: en todos los sistemas laborales existen tiempos determinados de llegada o

de salida, los que estarán dentro de un horario establecido que deberemos cumplir.
Asimismo, las tareas designadas también se realizarán dentro de un tiempo determinado y
acordado.

 Responsabilidad: esta actitud es la que nos lleva al cumplimiento de las obligaciones o

cuidado al hacer o decidir algo, como también la que implica el hacernos responsables de
alguna persona o cosa. En este caso, las labores a realizar serán de nuestra
responsabilidad. También el ser responsables nos obliga a responder ante ciertos actos o
errores que cometamos de forma voluntaria o involuntariamente.

 Disciplina: esta actitud personal es la capacidad que tiene la persona para responder a las
normas que rigen una actividad o una organización.

 Discreción: es sensatez y tacto para hablar u obrar, es actuar con reserva y prudencia,
una actitud propia del/ la Secretario/a.

Como puedes observar, la buena expresión y

una correcta comunicación son
fundamentales en el trabajo de la secretaria.
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II.- EMPATÍA

Lo primero que debemos entender al hablar del rol

comunicacional de la secretaria, es que se sustenta en la
actitud que debemos presentar. Por eso revisaremos un
aspecto importante para tu desempeño… la empatía.

¿Sabes cuál es la mejor manera de definir este concepto?

Así es, la empatía es tener la capacidad de

entender al otro… de colocarse en sus
zapatos.

Una definición más “científica” de empatía

sería:

Empatía:
Es la habilidad para reconocer y responder con
precisión a los sentimientos y al contenido de
las expresiones del otro en una comunicación.
La empatía es comprender al otro y expresarle
esa comprensión.

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Pero hablar de Empatía puede resultar fácil.

Veamos en concreto cómo se aplica esto en la práctica,

cómo ser empáticas en nuestro trabajo.

Primero veremos que NO se debe hacer.

Conductas no Empáticas:

1.- JUZGAR, DESCALIFICAR:

 Yo creo que usted está equivocado, Pienso que usted es el responsable del
problema

2.- ACONSEJAR:

 Dar recetas o soluciones rápidas: El no sabe, “yo que usted”, Mire lo que usted tiene
que hacer es...

3.- MINIMIZAR:

 Bajar el perfil al problema: No es para tanto, usted está exagerando

4.- INDIFERENCIA:

 Mirar el PC mientras el cliente hable, no mirar a los ojos, hablar por celular mientras
sostiene una conversación

Ahora veamos cuales son conductas

empáticas.

Hay tres conductas empáticas que son fundamentales:

1.- Parafrasear
2.- Reflejar
3.- Clarificar

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La primera conducta es el
Parafraseo…Veamos en qué consiste.

PARAFRASEO:

Es un resumen del mensaje básico de lo que el otro expresa en una comunicación. Consiste en
traducir el mensaje recibido en una frase simple y precisa.

Ejemplo de parafraseo:

Mensaje : “El sábado traté de instalar un anti-virus en mi PC, pero no sé por qué no quedó bien,
después de mucho intentarlo opté por desinstalarlo y ahora no puedo navegar en Internet”

Parafraseo: “Ah entiendo! Usted no puede navegar por Internet después de haber desinstalado
el antivirus”

Revisemos ahora en qué consiste el

Reflejo.

REFLEJO:

Es una técnica que permite mostrarle al otro que se está comprendiéndolo en sus sentimientos
esenciales o en lo que está comunicando

Ejemplo de reflejo

Mensaje: “Me duele cuando atiendo bien a un cliente y éste se molesta por una tontera”.

Reflejo : “¿Sientes pena cuando un cliente te maltrata?”

Por último analicemos qué significa

Clarificar

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CLARIFICACIÓN:

Esta técnica se usa cuando lo que uno escucha del otro es poco claro o no se entiende el sentido.

Ejemplo de clarificación:

Usted dice que le molesta comprar cuando los vendedores son callados, y también cuando hablan
sin parar. ¿Estoy entendiendo bien?

Si analizas bien, las actitudes empáticas

que hemos revisado, cada una se
relaciona con un tópico específico.

Debemos “parafrasear” para

asegurarnos que los contenidos de la
interacción son los correctos.

Cuando queremos demostrarle a nuestro

interlocutor que entendemos su estado
de ánimo y sus sentimientos o
emociones debemos “reflejar”.

Finalmente cuando nuestro interlocutor

no tiene la capacidad o los
conocimientos para expresarse
correctamente, entonces debemos
“clarificar”

En resumen, podemos decir que cada actitud se asocia a aspectos

fundamentales para la relación con los públicos de la Empresa o con
nuestros compañeros de trabajo:
1.- Parafrasear ----- Contenidos
2.- Reflejar ----- Sentimientos
3.- Clarificar ----- Mensajes poco claros

OK, Ya sabemos cómo actuar

empáticamente ahora, veamos otro tema
importante para nuestra labor… La
Asertividad.

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III.- ASERTIVIDAD.

Para entender este concepto, y ver

como lo aplicamos en nuestro trabajo,
primero revisemos su definición.

Se define la asertividad como aquella habilidad personal que nos permite expresar
sentimientos, opiniones y pensamientos, en el momento oportuno, de la forma
adecuada y sin negar ni desconsiderar los derechos de los demás.

En la práctica, esto supone el desarrollo de la

capacidad para:

Expresar sentimientos y deseos positivos y

negativos de una forma clara, sin negar o
menospreciar los derechos de los demás y sin crear
o sentir vergüenza.

Discriminar entre la asertividad, la agresión y la

pasividad.

Discriminar las ocasiones en que la expresión

personal es importante y adecuada.

Defenderse, sin agresión o pasividad, frente a la

conducta poco cooperadora, apropiada o razonable
de los demás.

¿Quieres saber cuáles son las

principales características de la
Asertividad?... entonces presta atención.

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Características de la Asertividad:

1. Como toda habilidad, la asertividad no es un término dicotómico (todo - nada), sino que la
conducta puede resultar más o menos asertiva. Es decir, puede conseguir en mayor o
menor medida los objetivos.

2. Todas las habilidades pueden aprenderse, así que una persona que suele ser poco
asertiva en su interacción con otras personas, puede llegar a serlo más mediante el
entrenamiento correspondiente.

3. Una conducta sistemáticamente inhábil, es decir, poco asertiva, no logra transmitir

eficazmente la propia postura ni conseguir los objetivos de uno.

4. Un estilo asertivo de conducta permite comunicar tranquila y eficazmente cuál es nuestra

propia postura y ofrece información sobre cómo nos gustaría que nuestro interlocutor
actuase

5. Permite darse a conocer y perseguir los propios objetivos respetando los derechos de los
demás.

6. La persona que practica una conducta asertiva se percibe como eficaz al sentirse capaz de
hacer aquello que cree y desea hacer. Por todo ello, un estilo asertivo permite conservar
una relación de confianza con los otros.

La asertividad no es una
característica de personalidad,
es una habilidad, por tanto,
cualquier persona puede
mostrarse asertiva en
determinadas situaciones.

Pero, en la práctica ¿cómo

se refleja la Asertividad en tu
actitud?
Observa esto…

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Actuando Asertivamente:

Algunas veces:

1. Algunas veces, Ud. tiene derecho a ser la primera.

2. Ud. tiene derecho a cometer errores.
3. Ud. tiene derecho a tener sus propias opiniones y creencias.
4. Ud. tiene derecho a cambiar de idea, opinión, o actuación.
5. Ud. tiene derecho a expresar una crítica y a protestar por un trato injusto.
6. Ud. tiene derecho a pedir una aclaración.
7. Ud. tiene derecho a intentar cambiar lo que no le satisface.
8. Ud. tiene derecho a pedir ayuda o apoyo emocional.
9. Ud. tiene derecho a sentir y expresar el dolor.
10. Ud. tiene derecho a ignorar los consejos de los demás.
11. Ud. tiene derecho a recibir el reconocimiento por un trabajo bien hecho.
12. Ud. tiene derecho a negarse a una petición, a decir "no".
13. Ud. tiene derecho a estar sólo, aún cuando los demás deseen su compañía.
13. Ud. tiene derecho a no justificarse ante los demás.
14. Ud. tiene derecho a no responsabilizarse de los problemas de los demás.
15. Ud. tiene derecho a no anticiparse a los deseos y necesidades de los demás y a no tener
que intuirlos.
16. Ud. tiene derecho a no estar pendiente de la buena voluntad de los demás, o de la
ausencia de mala idea en las acciones de los demás.
17. Ud. tiene derecho a responder, o no hacerlo.
18. Ud. tiene derecho a ser tratado con dignidad.
19. Ud. tiene derecho a tener sus propias necesidades y que sean tan importantes como las de
los demás.
20. Ud. tiene derecho a experimentar y expresar sus propios sentimientos, así como a ser su
único juez.
21. Ud. tiene derecho a detenerse y pensar antes de actuar.
22. Ud. tiene derecho a pedir lo que quiere.
23. Ud. tiene derecho a hacer menos de lo que es capaz de hacer.
24. Ud. tiene derecho a decidir qué hacer con su cuerpo, tiempo, y propiedad.
25. Ud. tiene derecho a rechazar peticiones sin sentirse culpable o egoísta.
26. Ud. tiene derecho a hablar sobre el problema con la persona involucrada y aclararlo, en
casos en que los derechos de cada uno no están del todo claros.
27. Ud. tiene derecho a hacer cualquier cosa, mientras no vulnere los derechos de otra
persona.

Lo más importante de todo esto es que

tus derechos, son iguales a los derechos
de los demás… eso es ser asertivo/a,
aceptar que los otros son diferentes a ti
y convivir adecuadamente con eso.

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IV- COMUNICACIÓN EFECTIVA:

Por último, debemos revisar lo que

corresponde a la Comunicación Efectiva
como un aspecto fundamental en el
desarrollo de nuestra labor.

La comunicación se produce cuando alguien entrega un estímulo a otra u otras personas y, a su

vez, éstas entregan una respuesta a ese estímulo. Hablamos de comunicación efectiva cuando
esta respuesta es coherente al estímulo.

Por ejemplo:

No hay Comunicación Efectiva

A. Señorita, buenos días, necesito realizar un convenio de pago.

B. Buenos días señor, el convenio de pago no se puede hacer telefónicamente.

Si hay Comunicación Efectiva:

C. Señorita, buenos días, necesito realizar un convenio de pago.

D. Buenos días señor, el convenio de pago es una gestión que debe realizar directamente en
una agencia, si me dice desde donde llama le puedo indicar la dirección de la agencia que
se encuentra más cercana a dónde Ud. se encuentra.

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Técnicas para la Comunicación Efectiva:

• Expresarse con claridad en forma oral y escrita.

 Transmisión ordenada de ideas.

 Uso de vocabulario amplio.

 Destacar contenidos esenciales de los accesorios.

• Comunicación no verbal.

 Utilización de gestos apropiados.

 Pararse o sentarse erguida.

 Mirar al interlocutor a la cara.

• Asertividad

 Ser honesta y directa en nuestra opinión.

 Ser respetuosa.

Todos hablamos el mismo idioma, pero

transmitimos los mensajes de distinta
manera. Es un error suponer que todos
entienden lo que yo digo.
Por eso es fundamental observar las
características de mi interlocutor, antes de
expresarme, así podré estructurar de mejor
manera lo que voy a decir.

Pero la comunicación efectiva no sólo se

logra cuando me expreso correctamente…
también es fundamental saber escuchar…

Presta atención.

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La escucha efectiva se define como la habilidad para

captar lo que otra persona nos dice, asegurando que se
sienta aceptada y comprendida.

Si quieres ser de aquellas personas

que son buenos “escuchadores”.
Sigue los siguientes consejos

1. Guarda silencio.

2. Presta total atención a la persona. No aceptes interrupciones.

3. Concéntrate en lo que el otro comunica (contenido y forma): no sólo en lo que dice.

4. Acompaña con gestos tu disposición a escuchar: mira a los ojos, asiente para
transmitir comprensión.

5. Participa preguntando para indagar más antecedentes.

6. No emitas juicios ni recomendaciones en forma apresurada.

7. Verifica si interpretaste bien la situación, tanto los hechos como sus consecuencias.

Recuerda estos aspectos son fundamentales

para una buena atención de nuestros públicos.

La Empatía, La Asertividad y l Comunicación

Efectiva, son habilidades que toda Secretaria
debe presentar.

Los beneficios son claros:

Transmite aceptación y comprensión hacia la otra persona.

Refleja interés por los demás.

Permite buscar soluciones una vez que se ha entendido el

problema.

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Modelo Comunicación Efectiva:

Definiciones:

Emisor: Quien entrega el estímulo, tiene algo que comunicar y por tanto elabora
el mensaje.

Mensaje: lo que quiero comunicar, el contenido, las ideas o emociones que

quiero transmitir.

Perceptor: Quien recibe el mensaje y es capaz de captar lo medular del mismo.

Canal: el medio o la forma a través del que entrego el mensaje.

Código: el lenguaje común que debe existir entre el emisor y el perceptor.

Contexto: el ambiente en el que se da la comunicación y , además, la intención

de querer comunicarse con el otro.

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La correcta integración de estos elementos permitirá alcanzar la comunicación efectiva, que

consiste en lograr que la respuesta del perceptor sea coherente al estímulo que recibió de parte
del emisor.

Los métodos más populares que utiliza la gente para comunicarse en las organizaciones son la
interacción verbal u oral, escrita, no verbal y medios electrónicos.

Barreras de la Comunicación Efectiva:

• Filtrado: manipulación intencional de la información para hacerla aparecer más favorable

al receptor.

• Percepción Selectiva: el receptor en el proceso de la comunicación ve y escucha de

manera selectiva los mensajes, de acuerdo a sus necesidades, motivaciones, experiencia,
antecedentes y otras características personales.

• Emociones: la forma en que siente el receptor cuando recibe un mensaje, influye en la

manera en que lo interpreta. De esta forma el receptor se aleja de los procesos de
razonamiento objetivos sustituyéndolos por juicios emocionales. Es mejor evitar tomar
decisiones cuando se está molesto, porque no se piensa con claridad.

• Lenguaje: todos hablamos el mismo idioma, pero transmitimos los mensajes de distinta
manera. Cuando sabemos cómo el otro modifica el lenguaje se disminuye la dificultad de
entender. Es un error suponer que todos entienden lo que yo digo.

• Indicaciones no verbales: cuando el mensaje no verbal no es consistente con el mensaje

oral, el receptor se confunde y la claridad del mensaje se afecta.

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¿Cómo vencer estas barreras?

 Usar retroalimentación
 Simplificar el lenguaje
 Limitar las emociones
 Observar las indicaciones no verbales

Esto quiere decir:

• Expresarse con claridad en forma oral y escrita.

 transmisión ordenada de ideas.
 uso de vocabulario amplio.
 destacar contenidos esenciales de los accesorios.

• Comunicación no verbal.
 Utilización de gestos apropiados.
 Pararse o sentarse erguido.
 Mirar al interlocutor a la cara.

• Asertividad
 Ser honesto y directo en nuestra opinión.
 Ser respetuoso.

La Asertividad es fundamental para alcanzar la

comunicación efectiva, porque un estilo
asertivo de conducta permite comunicar
tranquila y eficazmente cuál es nuestra propia
postura y ofrece información sobre cómo nos
gustaría que el interlocutor actuase en un
futuro.

Permite darse a conocer y perseguir los

propios objetivos respetando los derechos de
los demás.

Evidentemente no asegura la obtención de

todo aquello que uno desearía de los otros,
pero al menos sí permite que ellos conozcan
de qué se trata. La persona que practica una
conducta asertiva se percibe como eficaz al
sentirse capaz de hacer aquello que cree y
desea hacer. Por todo ello, un estilo asertivo
permite conservar una relación de confianza
con los otros, y de otro lado, la autoestima.

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V.- Técnicas de Archivo

Ahora, revisaremos otra temática que es muy

importante en nuestra labor cotidiana.
La organización y administración del archivo es parte
fundamental de nuestro trabajo.

Primero que todo veamos algunas definiciones de

conceptos, que utilizaremos más adelante.

Archivo:

1.- Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos
relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en archivadores o kardex
(archivos físicos) alguna parte de la computadora (archivos digitales).

2.- conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo
tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

3.- Conjunto de información estructurada en unidades de acceso denominada registro.

Registros.

Estructura de datos formada por uno o más elementos denominados "Campos" y estos pueden
estar compuestos a su vez por "subcampos".

Claves:

Se denomina a un campo especial del registro que sirve para identificarlo

Bloque:

Es la cantidad de información que se transfiere en cada operación de lectura o escritura sobre un

archivo.

Campo:

Es cada uno de los diferentes datos que constituyen un registro lógico.

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La definición que a mi más me gusta es la que dice que:

Es el proceso de clasificar, ordenar, almacenar y

conservar adecuadamente los documentos en un lugar
determinado, para localizarlos fácil y rápidamente y
protegerlos de pérdidas o deterioros.

Ahora veamos cuales son los objetivos y características de

los archivos.

Objetivos:

• Clasificar y Almacenar información de manera organizada, facilitando su posterior

búsqueda de manera rápida.

• Ser la memoria histórica de la empresa.

• Sólo se guarda la información importante.

Características:

• Permite al usuario buscar la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.

• Permite tener acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.

• Guarda la documentación solo por el tiempo que sea útil.

• Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la documentación

empleada y necesaria.

• Permite tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.

• Se debe archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Un archivo no tiene valor si no se puede encontrar

rápidamente un documento.

Imagínate qué pasaría si cada persona utilizara un método

diferente para guardar información… solo esa persona
podría encontrarla.

Por eso existen algunas reglas y métodos para clasificar y

almacenar la información… conozcámoslas.

Primero veamos, los sistemas de archivos.

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V.1.- Sistemas de Archivos

1.- Sistema alfabético

Se ordenan los documentos según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra
principal que identifique el documento.

Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente.

Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra siguiente, aplicando
la misma regla.

Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.

Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización
de lo que se busca.

En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría
necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para
nombres compuestos, abreviaturas, etc.

2.- Sistema alfa-numérico.

Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.

Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según
el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha
de entrada. Por ejemplo: Facturas desde N° xx hasta N° xx

El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los

documentos archivados.

Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo,
existiendo diversas variantes.

3.- Sistema Geográfico.

Se utiliza en organizaciones que tienen presencia en más de una comuna, ciudad, o región. Se
organiza los documentos de acuerdo a su lugar de procedencia o de destino. Se combina con los
sistemas alfabético o numérico.

4.- Sistema Por asunto

Cuando el archivo es muy grande se recomienda ir clasificando los documentos (en muebles,
archivadores o carpetas digitales) según el tipo de información que se requiere archivar: Por
ejemplo. Correspondencia de Entrada y de Salida, o Información Legal y Comercial, etc.

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Como hemos visto, lo más importante es clasificar

adecuadamente la información.

Veamos entonces los tipos de documentos que se debe

tener en cuenta para organizar el archivo.

V.2 Tipos de Documentos.

Vitales:

Se refiere a todos documentos legales de la organización, por ejemplo, escrituras de constitución,

títulos de propiedad.

No son documentos de consulta permanente, pero deben estar siempre a mano.

Importantes

Son todos aquellos documentos relacionados con el giro del negocio, por ejemplo, facturas, guías
de despacho, registros de ventas o de compras, documentos bancarios, correspondencia de
entrada o salida.

Es de consulta permanente.

Útiles

Todo documentos que puede ser utilizado temporalmente, y que después de unas semanas o
meses, incluso después de un año de recibidos o emitidos se pueden eliminar. Por ejemplo,
memos, informes, recibos.

No Escenciales

Se refiere a documentos como afiches, formatos, anuncios, que después de utilizarlos

temporalmente se pueden eliminar, incluso en oportunidades ni siquiera es necesario archivarlos.

Ese es un dato muy importante, no todo se debe archivar, no

hay que llenar archivadores o carpetas con información que
solo dificultaría la búsqueda de información realmente
importante.

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Para finalizar debemos revisar cuales son

los tipos de archivos.

V.3.- Tipos de archivo

• Activo

Contiene los documentos del año en curso, los documentos que están pendientes de respuesta o
solución y aquellos documentos de años anteriores que sean de consulta frecuente.

• Semi activo

Esta conformado por aquellos documentos de más de un año de antigüedad, que se consultan,
pero no de manera frecuente.

• Pasivo

Esta formado por aquellos documentos que mantienen una importancia informativa histórica desde el punto
de vista administrativo, pero que su consulta eventual, incluso permite que no se encuentren en el mismo
lugar físico del archivo activo.

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Bueno, con esto hemos finalizado de revisar

este material de apoyo a tu proceso de
capacitación.

Espero que te haya gustado y que te sirva para

desempeñarte bien.

Si quieres profundizar un poco más, aquí te

dejo las fuentes de donde obtuvimos la
información que revisaste en este documento.

Buena suerte.

BIBLIOGRAFÍA

1. www.monografías.com
2. www.secretarias.ao.cl
3. www.secretariashoy.cl
4. es.wikipedia.org
5. Diccionario de la Real Academia Española, última edición, año 2001
6. Estructura de Datos en Pascal, Autor Aarón M. Tenenbaum, Moshe J. Augentein. Primera
edición.
7. Diseño y Administración de Base de Datos Gary W. Hansen, James V. Hansen, Segunda
Edición.
8. www.uady.mx/sitios/matemati/enlinea/admin_arch/materiales/material1.html
9. Oscar Zamora R. Relacionador Público, Guías y Talleres.

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