ALMACÉN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa

comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento
de materiales y productos.

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr

economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea
de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir
utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas,
compras, control de inventarios, producción y distribución.

MANEJO FISICO DE INVENTARIO

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa;
en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de
inventario, conforme la legislación.

2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del
material y la aproximación del consumo real.
RECEPCION DE INVENTARIOS
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres áreas en el
almacén.
DESPACHO DE INVENTARIOS
ÁREA DE ENTREGA:

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

a. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.

b. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o una factura
remisión.

c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de

salida.

d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar,
con suficiente anticipación y cantidad.

e. Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles necesarios deberán tener
un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.

REGISTRO DE INVENTARIO

Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando
compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de
dos maneras diferentes, que son las siguientes:

1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra se registra en la

cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de
venta en una cuenta separada.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se registra a la cuenta de
Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra
a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los
cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan
ocurriendo las transacciones o movimientos.

Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización, despacho,

mantenimiento de los registros.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia
de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se
descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de
descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción. Estas maniobras pueden
realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al
ras del piso de almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la
mercancía.
La localización de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos
alternativos. Y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo de respuesta a los pedidos
de los clientes.

Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una protección adecuada.
El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal
del almacén aprovechando al máximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una
cuidadosa planeación
Función de Recepción:

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un

transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra
fuente u otro departamento de la compañía, la actividades de construcción, el
procedimiento erá el mismo.

Importancia:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia,
ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta
estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el
departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Organizacion de almacen
Hoy día la administración de personal, no se le considera en función supervisaba de los
trabajadores, puesto que esta facultad de supervisión directa ha sido asignada a los supervisores
inmediatos de cada sección o departamento de la organización, quienes son las personas idóneas
para responder, tanto por el acatamiento de las normas establecidas como por el rendimiento en
sus labores, de los trabajadores asignados a su área de responsabilidades.

Esto ha permitido dejar el campo de atribuciones de la administración de personal, funciones más

específicas.

Asimismo las funciones de la gerencia de Recursos Humanos o Administración de Personal, nos

daremos cuenta de su impostergable necesidad, en toda empresa bien organizada, en específico el
área destinada a la organización y administración de Almacén.

Función de los Almacenes:

Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales
de materia prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
Función de las Existencias:Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:
Retraso en el abastecimiento de materiales.
abastecimiento parcial
Compra o producción en totales económicos.
Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.
2. Equipos de Almacén
Estrategias y cajas o casilleros:Puede aumentar mucho la eficienciatotal y la flexibilidad de los
procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En
algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros,
compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin
embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden
comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.
Función de Recepción:La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un
transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra fuente u otro
departamento de la compañía, la actividades de construcción, el procedimientoserá el mismo.
Importancia:La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya
que una gran parte de las empresastienen como resultado de su experiencia centralizada la
recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes
empresas con plantas múltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que
probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento
de compra.
Proceso
Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si esta en orden y en buenas
condiciones, si el recipiente esta dañado o no se recibió el numero de paquetes requeridos. Se debe
hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el
envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como
se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos.
De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser
sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el
caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferios o en malas
condiciones se le debe rechazar.

3. Costos de Almacenamiento
Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de
existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en
existencias y el tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de
permanencia, tanto mayores serán los costos de existencias. El costo de existencias (CE es la
suma de los sos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de periodo (CP) Vemos:
Costo de Almacenamiento:
El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:CA = Q/2x Tx Px
IDonde:Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado. T= Tiempo de
almacenamiento.P= Precio Unitario de material y,I= Tasa de almacenamiento expresada en
porcentaje del precio unitario.Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la
cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de
la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte
fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una
formula mas amplia – la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes
tasas (tosas expresadas en porcentaje):
Ta = Tasa de almacenamiento Físico:Ta = 100 x Ax Ca
CxP
Donde:
A= Área ocupada por las existencias.Ca= Costo anual del metro cuadrado de
almacenamiento.C= Consumo anual del material.P= Precio Unitario material.Tb= Tasa de retorno
del capital detenido en existencias:
Tb= 100x Ganancia
QxP
Donde:
Q x P= Valor de los productos almacenados.
Tc= Tasa de seguros del material almacenado
Tc= 100x Costo anual del equipo
QxP
Td= Tasa de transporte ,manipulación y distribución del material
Td= 100x devaluación anual del equipo
QxP
Te= Tasa de absoloscencia del material:
Te= 100x Perdidas anuales por antigüedad
QxP
En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:
TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf
Costo de pedido:
El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada
pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en
el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el numero de pedidos procesados en el
pedido.
CP= Costo anual de los pedidos (CAP)
Numero de pedidos en el año (N)
El CAP se calcula a través de los siguientes gastos efectuados en el año:
Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos.
Materiales utilizado en la confederación del pedido (formularios, papel, sobres, entre otros).
Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, teléfono, fax, gastos de oficina,
entre otras).
Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:CE = CA + CPTodos los esfuerzos para calcular y
controlar las existencias se hacen para reducir al mínimo el CE.
4. Técnicas de Almacenamiento de Materiales
El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales.
Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran
grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de
materiales depende de los siguientes factores:
Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
Tipos de materiales que serán almacenados.
Tipos de materiales que serán almacenados.
Numero de artículos guardados.
Velocidad de atención necesaria.
Tipo de embalaje.
El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la AM.
Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:
Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de
transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su
manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un
conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la
manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de
un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas
dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón
internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las
plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
En cuanto al numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren
utilizar equipos de materiales.
Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere
utilizar equipos de maniobras.
Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones,
como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos
materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones
productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones
deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enomermente puede construirlas la
propia empresa o adquirirlas en el mercadoproveedor.
Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para
el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles
metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar
identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento mas simple y
económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son
muy grandes.
Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras,
correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su
movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero
Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el
espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una
distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de
divisiones en las estanterías, ya que en la practica, forma un gran y único estante. El apilamiento
favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo
ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el numero de entradas
necesarias a las plataformas.
Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor
flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un
revestimiento interno que varia según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de
sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su
movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas
Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de
cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los
almacenes.
5. Inventario Físico
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los
materiales o bienespatrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es
una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia
anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.Algunas
empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable
de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas
en las FE.El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del
periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se
hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. El inventario
físico es importante por las siguientes razones:
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la existencias físicas
(cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.
Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances,
cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de
inventario, conforme la legislación.
El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del
material y la aproximación del consumo real.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA
GESTIÓN DE ALMACENES
Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de
los fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin
embargo tal como lo observamos en la gráfica anterior sobre el "debe ser
almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestión
de inventario o existencia, y en estas se basa la gestión de almacenes para tener
una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reducción de costes
Maximización del volumen disponible
Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
y los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reducción de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimización de costes
Reducción de tiempos de proceso
Nivel de satisfacción del cliente
2TREJOS NOREÑA, Alexander. Gestión logística, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE
ALMACENES
El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes
transversales que representan los procesos principales - Planificación y
Oraganización y Manejo de la información - y tres subprocesos que componen
la gestión de actividades y que abarca la recepción, el almacén y el movimiento.

 Tamaño de los almacenes: Un almacén debe ser dimensionado

principalmente en función de los productos a almacenar (en tamaño,
características propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda).
Pero además de estos, intervienen otros factores que deben ser
considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén. Los
factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaños)

- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
- Tiempos de producción
- Economías de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias
Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la
capacidad del almacén, es decir determinar la magnitud en función de metros
cúbicos.
En el módulo de Diseño, Tamaño y Lay-out de almacenes abordaremos
matemáticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

 Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus
ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de
materiales más eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido,
un diseño efectivo optimiza las actividades de un almacén. En el módulo
de Diseño, Tamaño y Lay-out de almacenes abordaremos este tema a
profundidad.

RECEPCIÓN

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima
utilización. La recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades,
descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los
registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de

mercancías es la automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar
burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto. Otra
tendencia considerada como buena práctica logística es la implementación de
programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que
reducen al mínimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no
añaden valor.
REGISTROS DE ALMACÉN
El conocimiento exacto de qué materiales están disponibles es esencial para el funcionamiento del
departamento de control de producción, y en consecuencia un registro de existencias es parte o está
muy relacionado con este departamento.

Estas tarjetas se colocan en lugares específicos que registran los movimientos de las existencias del
almacén. En ausencia de un registro actualizado de existencias la tarjeta de compartimiento es
esencial, dado que es la única constancia de existencias en la compañía. Un método mejor para el
conteo de existencias es por medio de un inventario periódico y si éste se realiza, los almacenes no
necesitan tener las tarjetas de compartimiento.

De esta manera los registros de existencias se conservan en archivos de computadora, teniendo

acceso a ellos por medio de terminales remotas.
Gestión de Inventarios - Mantenimiento de registros exactos
La gestión del inventario incluye dos cuestiones fundamentales: cómo se clasifican los artículos del
inventario y cómo se mantiene con precisión los registros de inventario.

Mantenimiento de registros exactos de inventario

Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrónico que reflejan
cuánto y qué tipos de inventario posee una compañía, ya sea disponible, comprometido, en proceso
y ordenado.
La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y
el conteo físico real. Su importancia reside en el hecho que únicamente cuando una empresa sabe
exactamente de lo que dispone, puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo
plazo.

Existen múltiples factores que afectan la exactitud de inventarios:

a) Falta de conocimiento del personal
b) Falta de atención del personal
c) Proveedores
d) Empresa y otros departamentos

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que

representan los procesos principales
- Planificación y Oraganización y Manejo de la información - y tres subprocesos que componen la
gestión de actividades y que abarca la recepción, el almacén y el movimiento.
TECNOLOGIAS PARA LA GESTION DE ALMACENES
Las nuevas tecnologías y los sistemas de información para la Gestión de Almacenes están
experimentando una vertiginosa evolución en los últimos años, siendo una de las áreas logísticas
que mayor integración han conseguido. Las actividades que se desarrollan en el almacén no aportan
un valor añadido al producto como lo hacen otras áreas de la empresa y por ello, se ha trabajado
intensamente en la automatización de las mismas.
IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos y
principios que enmarcan la razón de ser de la misma, el "debe ser almacenado" quien formula las
cuestiones de fundamento y principio es la gestión de inventario o existencia, y en estas se basa la
gestión de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:

OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reducción de costes
Maximización del volumen disponible
Minimización de las operaciones de
manipulación y transporte

BENEFICIOS
Reducción de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
Optimización de la gestión del nivel
de inversión del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimización de costes
Reducción de tiempos de proceso
Nivel de satisfacción del cliente