13.

AUDITUL PROIECTELOR

Motto:
“Un proiect este complet atunci când începe el să muncească pentru tine în loc să munceşti tu
pentru el” - Scott Allen

13.1. NOȚIUNI DE BAZĂ PRIVIND AUDITAREA

13.1.1. CONCEPTUL DE AUDIT. ACTIVITATEA DE AUDIT.

Termenul de audit are originea în verbul “audio”, care în limba latină înseamnă “a
asculta”. Acest verb, în evul mediu, capătă sensul de a asculta părţile implicate într-un
proces, iar mai târziu primeşte o largă extindere în ţările anglo-saxone şi în Franţa, în
domeniul reviziilor contabile, inclusiv al Curţii de Conturi. În dicţionarul anglo-francez
Hachett, din anul 1934, termenul “audit” este definit ca reprezentând “verificarea
conturilor de către experţi”.
Potrivit Webster’s Encyclopedic, prin audit se înţelege “examinarea oficială sau
verificarea conturilor şi înregistrărilor, în special a conturilor financiare”. Aceeaşi
semnificaţie este atribuită termenului de audit în dicţionarele apărute în ţara noastră:
“audit -verificare, revizie a conturilor, bilanţ, a verifica conturile”; “ audit -revizie
(contabilă)”.
Un sens mai larg dau acestui termen enciclopediile britanice, potrivit cărora prin audit
se înţelege “o examinare“ a unei situaţii, într-un anumit sector.
Auditul este o activitate ce presupune examinarea unei anumite informaţii, în mod
profesionist, în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente. Pentru
exprimarea opiniei sale, auditorul trebuie să se raporteze la o anumită normă sau criteriu
stabilit (Catană, A., 2012).
Integrarea în Uniunea Europeană a impus României găsirea de noi căi pentru
eficientizarea derulării proiectelor și programelor și înlăturarea unor neajunsuri ce se
întâlnesc în activitățile desfășurate pe parcursul acestora.
Auditul proiectelor/programelor este considerat un instrument esențial în realizarea
obiectivului proiectului/programului.
Scopul principal al auditului proiectului este de a evalua neajunsurile/iregularitățile/
neconformităţile în raport cu reglementările în vigoare şi de a concepe acţiuni corective
necesare pentru eliminarea acestora.
Astfel, auditul proiectului presupune examinarea în detaliu a unui proiect, privind
metodologia şi procedurile implementate, elementele specifice proiectului, bugetul şi
managementul proiectului, din perspectiva gradului de realizare a obiectivelor stabilite,
scopul fiind de a depista riscurile de nerealizare a acestora şi a livrabilelor aferente.
 „Auditul proiectelor finanţate se bazează pe un studiu complet şi înţelegerea clauzelor
stabilite în contractul de finanţare nerambursabilă, o atenţie deosebită acordându-se
aspectelor calitative ale proiectului, testării conformităţii cu procedurile şi cerinţele
stabilite prin clauzele contractului de finanţare sau în alt document agreat cu finanţatorul”
(Dobre E., 2007).

13.1.2. CLASIFICAREA ŞI DOMENIILE DE APLICARE ALE AUDITULUI

Tipologiile de audit existente sunt rezultatul clasificării în funcţie de mai multe

criterii, cum ar fi aria de aplicare, respectiv domeniul de activitate.
Tipuri de audit care pot fi derulate în cadrul proiectelor/programelor:
a) auditul de sistem - reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere
şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi
eficient, pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea
acestora;
b) auditul performanţei - examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea
obiectivelor şi sarcinilor proiectului sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază
dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
c) auditul de regularitate - reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor
financiare, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale şi
metodologice care le sunt aplicabile.
d) auditul ad-hoc - reprezintă misiuni de audit neplanificate din timp, dar iniţiate, de
la caz la caz, ca răspuns la cereri manifestate sau la informaţii ce ajung la auditori şi care
pot justifica iniţierea unei misiuni.
În contextul Fondurilor Europene, cele două modalități în care auditul se realizează
sunt:
a) auditul de sistem - vizează evaluarea eficacității funcționării sistemelor de
management și control instituite la nivel național pentru programele operaționale.
Evaluarea sistemelor naționale de management și control al programelor operaționale
presupune raportarea la anumite cerințe cheie și criterii de evaluare propuse de către
Comisia Europeană. Acest tip de audit permite formularea de concluzii cu privire la
conformitatea sistemului cu cerințele prevăzute în acest sens de regulamentele europene.
b) audit operațional - verificarea detaliată a operațiunilor (proiectelor) cofinanțate
din Fonduri Europene. Scopul auditului operațional este verificarea, pe bază de eșantion,
a cheltuielilor declarate la Comisia Europenă.
În România au fost stabilite instituții şi/sau organisme independente care să efectueze
auditul de sistem, precum și cel operațional.
Cele două tipuri de audit pot fi realizate atât intern, prin intermediul
compartimentelor de audit intern, existente la nivelul autorităților de management,
organismelor intermediare și, după caz al beneficiarilor de Fonduri Europene, cât și
extern de către autoritatea de audit, organism independent care funcționeză pe lângă
Curtea de Conturi a României.
Auditul proiectului, în sensul ghidurilor solicitantului şi al manualelor de
implementare redactate în cadrul programelor operaţionale, reprezintă un audit financiar
independent, nefiind realizată o delimitare clară între tipurile de audit, respectiv auditul
public şi auditul financiar independent, iar auditul public intern realizat la nivelul
autorităţilor de management şi Autorităţii de Certificare şi Plată (realizat de Unitatea
Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern, respectiv Unităţile de Audit Public
Intern) şi auditul public extern realizat la nivel naţional (Autoritatea de Audit) şi la nivel
european (Curtea de Conturi Europeană) fiind prezentate ca forme de control.

13.1.3. AUDITURILE – INSTRUMENTE PENTRU PENTRU ASIGURAREA

CALITĂȚII ÎN CADRUL PROIECTULUI/PROGRAMULUI

Auditul calităţii proiectului reprezintă o examinare sistematică şi independentă a

întregului proiect sau al unei părţi din proiect în scopul de a determina dacă activităţile
referitoare la calitate şi rezultatele aferente satisfac dispoziţii prestabilite (standarde,
reglementări), precum şi dacă aceste dispoziţii sunt implementate efectiv şi sunt
corespunzătoare pentru realizarea obiectivelor.
Auditul proiectului reprezintă o evaluare independentă a situaţiei actuale şi a
progresului înregistrat şi permite identificarea problemelor şi a modalităţilor de
îmbunătăţire a calităţii.
Un audit de proiect răspunde la următoarele categorii de întrebări:
• Proiectul corespunde obiectivelor iniţiale?
• Proiectul este ţinut sub control în raport cu scopul, bugetul, planificarea
calendaristică?
• Managerul de proiect urmează procesele cuprinse şi aprobate în managementul
de proiect?
Criterii generale referitoare la calitate ale auditului proiectelor/programelor vizează
următoarele aspecte:
• Misiunea de audit are ca rezultat un impact pozitiv asupra derulării
proiectelor/programelor;
• Există o comunicare bună între auditor şi entitate auditată;
• Perspectiva şi nevoile entităţii auditate sunt încorporate în procesul de audit;
• Obiectivele, aria de cuprindere şi procedurile auditului sunt re-evaluate în mod
constant pentru a se asigura folosirea eficientă a resurselor de audit;
• Obiectivele auditului sunt atinse într-o manieră eficientă şi la timp;
• Activitatea de audit este documentată în mod corespunzător;
• Entitatea auditată are oportunitatea de a revizui constatările, concluziile şi
recomandările în efortul de a se ajunge la o înţelegere reciprocă.
Managerul de proiect poate solicita un audit extern, ca parte a programului general de
management al calităţii. In alte situaţii, cum sunt proiectele guvernamentale, auditurile
periodice pot fi solicitate ca parte integrantă a contractului.
Auditul se focalizează pe eficacitatea derulării proceselor de management de proiect și
pe cât de bine progresează proiectul în raport cu planul său. Auditul de proiect se
concentrează pe asigurarea calităţii punându-se întrebări despre procesele folosite pentru
obținerea livrabilelor. Auditul poate fi constituit conform metodologiei „TenStep” din
următorii paşi:
 1. Anunţarea părţilor. Auditorul îi comunică managerului de proiect despre
intenţia de a derula un audit şi programează locul şi data la care acesta va avea loc şi
persoanele participante.
2. Pregătirea pentru audit. Auditorul poate solicita dinainte unele informaţii şi îi
poate de asemenea solicita managerului de proiect să se pregătească pentru a discuta
diverse aspecte ale proiectului. Toate acestea contribuie la pregătirea unei intâlniri
productive.
3. Intâlnirea iniţială. In timpul primei intâlniri, auditorul pune întrebările potrivite
pentru a se asigura că proiectul progresează conform aşteptărilor. Dacă sunt aspecte a
căror evoluţie nu este favorabilă, auditorul le consemnează.
4. Analiza ulterioară (opțional). In multe proiecte, auditul se poate finaliza după
prima întâlnire. Dacă este vorba de un proiect de anvergură sau foarte complex, auditorul
poate avea nevoie de o analiza ulterioară. Aceasta poate include intâlniri cu membrii
echipei şi cu clientul, precum și revizuirea unor documente ale proiectului.
5. Documentarea. Auditorul documentează situaţia şi procesele utilizate în proiect,
în raport cu practicile agreate. Dacă organizaţia are standarde şi politici pentru
managementul proiectelor, auditorul determină în ce masură acestea sunt respectate în
proiect, identificând lipsurile. Auditorul poate să facă recomandări asupra aspectelor care
pot fi îmbunătăţite, pentru a se practica un management mai eficace şi proactiv al
proiectului.
6. Revizuirea raportului de audit. Auditorul şi managerul proiectului se vor
intâlni din nou pentru a trece in revistă constatările auditului. Auditorul descrie
deficiențele constatate în managementul proiectului şi recomandările pentru îmbunătăţiri.
Revizuirea este o bună ocazie pentru managerul proiectului să respingă unele observaţii.
In multe cazuri, constatările iniţiale ale auditorului se pot modifica pe baza feedback-ului
specific primit de la managerul de proiect.
7. Publicarea raportului final. Auditorul publică raportul final care conţine
constatările şi recomandările. Managerul de proiect poate să răspundă oficial, acceptând
observaţiile şi discutând planurile de îmbunătăţire. Managerul de proiect poate de
asemenea să-şi exprime dezacordul cu anumite aspecte ale raportului, explicând motivele.

13.1.4. DEFINIŢII - EXPRESII ŞI PRESCURTĂRI

Asigurarea – reprezintă o exeminare obiectivă a probelor în scopul oferirii unei

evaluări independente asupra mangementului riscului şi asupra proceselor de control sau
conducere.
Cauza - explicaţia diferenţei între ceea ce ar trebui să existe şi ceea ce există efectiv.
Circuitul auditului - înseamnă capacitatea de a identifica o informaţie şi de a urmări
parcursul acesteia într-un proces; permite regăsirea unei informaţii până la sursă.
Conflictul de interese - toate relaţiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu
interesele entităţii. Un conflict de interese poate să afecteze capacitatea unei persoane de
a-şi asuma obiectiv obligaţiile şi responsabilităţile sale.
Controlul intern - ansamblul măsurilor luate de către conducere în scopul îmbunătăţirii
gestiunii riscului şi creşterii probabilităţii ca scopurile şi obiectivele stabilite sa fie atinse.
 Diagrama circulaţiei documentelor - prezentarea schematică a circuitului
documentelor între diverse posturi de lucru, indicându-se originea şi destinaţia lor şi care
oferă o viziune completă a traseului informaţiilor şi a suporturilor ei. Constituie un
element în abordarea auditului, care ţine cont de riscuri.
Entitate publică - autoritatea publică, institutia publică, regia autonomă,
compania/societatea natională, societatea comercială la care statul sau o unitate
administrativ-teritorială este acţionar majoritar şi care are personalitate juridică;
Consilierea – reprezintă activitatea desfăşurată de auditorii interni, menită să aducă
plus valoare şi să îmbunătăţească administrarea entităţii publice, gestiunea riscului şi
controlul intern, fără ca auditorul intern să îşi asume responsabilităţi manageriale.
Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul
asigurărilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului,
bugetele instituţiilor publice autonome, fondurile provenite din credite externe contractate
sau garantate de stat şi a căror rambursare, dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri
publice şi din fonduri externe nerambursabile;
FIAP - fişa de identificare şi analiză a problemelor - FIAP este un document sintetic
care prezintă o disfuncţie, indică natura problemei, faptele, cauzele, consecinţele şi
recomandările pentru remediere.
Fişa de procedură - document scris care analizează fiecare din funcţiile entităţii şi care
prezintă la fiecare etapă posturile de lucru, sarcinile (operaţiile de executatat, inclusiv
controalele şi documentele de stabilit, de realizat şi de folosit). El constituie de asemenea,
un element în abordarea analizei riscurilor.
Instituţie publică - include Parlamentul, Administraţia Prezidentială, ministerele,
celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi publice, instituţii
publice autonome, precum şi instituţiile din subordinea acestora, indiferent de modul de
finanţare a acestora;
Mediul de control - atitudinea şi acţiunile conducerii cu privire la importanţa
controlului în entitate. Mediul de control reprezintă cadrul şi structura necesară realizării
obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern.
Obiectivele misiunii - enunţuri generale elaborate de către auditori şi definind ceea ce
este prevăzut a se realiza în timpul misiunii.
Obiectivitate - atitudinea imparţială, care reclamă o independenţă de spirit şi de
judecată şi implică faptul că auditorii nu se subordonează decât propriei lor judecăţi şi nu
altor persoane. Aprecierile trebuie să fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile şi pe
lucrări incontestabile, lipsite de prejudecăţi.
Ordinul de serviciu - mandat general acordat de către o autoritate calificată unui
auditor în vederea începerii unei misiuni.
Probele/documentele justificative - informaţiile pe baza cărora se fundamentează
concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie să fie:
- suficiente (informaţii cantitative suficiente pentru ca auditorul să poată să
îndeplinească bine munca şi calitativ imparţiale, astfel încât pot fi considerate fiabile);
- pertinente (informaţiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului);
- au un cost de obţinere rezonabil (informaţiile au un cost de obţinere proporţional cu
rezultatul pe care auditorul urmăreşte sa-l obţină).
 Planificarea sau programarea controalelor şi auditurilor - definirea obiectivelor,
stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri şi testări destinate să
îndeplinească obiectivele misiunilor de audit.
Programul de activitate al misiunii de audit - un document care enumeră procedurile
de urmat în vederea realizării misiunii de audit.
Raportul de audit - opiniile scrise ale auditorului şi alte constatări, care se bazează pe
un ansamblu de date financiare certe, rezultând dintr-un audit de regularitate, sau deducţii
ale auditorului ca urmare a realizării unui audit de performanţă.
Model de raport de audit - cadrul în care auditorul prezintă rezultatele misiunii de
audit.
Procedura - maniera specifică de efectuare a unei activităţi sau a unui proces. Proces -
ansamblul de activităţi corelate sau interactive care transformă elementele de intrare în
elemente de ieşire.
Recomandare - propunerea formulată pentru a corecta/ameliora deficienţele
constatate.
Rezultate, impact - efectele unui program sau ale unui proiect, măsurate la nivelul cel
mai semnificativ, ţinând cont de realizarea programului sau a proiectului.
Rezultate, concluzii şi recomandări ale auditului - rezultatele sunt efectele muncii
prestate de către auditori în concordanta cu obiectivele auditului. Concluziile reprezintă
interpretarea constatărilor plecând de la rezultate. Recomandările sunt piste de acţiune
avansate de către auditor în funcţie de rezultatele şi concluziile obţinute.
Riscul - posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact
asupra realizării obiectivelor. Riscul se măsoară în termeni de consecinţe şi de
probabilitate.
Supervizarea - supervizarea poate fi înţeleasă în două maniere: este mai întâi de toate
un semn de unitate, funcţia de regularitate constând în urmărirea activităţilor şi validarea
operaţiilor agenţilor prin încadrare; ele se integrează sistemului de control intern; este de
asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul încadrează,
orientează şi controlează auditorii în toate etapele de natură să ajusteze cu maximum de
eficacitate operaţiile, procedurile şi testele obiectivelor urmărite.

13.2. AUDITUL PROIECTELOR- PARTICULARITĂȚI.

METODOLOGIE. DOCUMENTAȚIE.

13.2.1. PARTICULARITĂȚI ALE AUDITULUI

PROIECTELOR/PROGRAMELOR

O diferenţiere clară trebuie făcută între monitorizare şi control, evaluare şi audit. Pe

scurt, diferenţele dintre monitorizare, evaluare, audit şi control sunt prezentate în tabelul
următor:
 Tabelul nr. 13.1.
Monitorizare şi control, evaluare şi audit-elemente de diferenţiere
Monitorizare şi
Evaluare Audit
control
Auditori autorizaţi,
Managementul intern – la
De regulă evaluatori externi (există şi audit
Cine? toate nivelele de
externi intern, control financiar
management
preventiv)
• periodic;
• la mijlocul Ex-ante (control
Continuu, pe toată durata proiectului; preventiv);
Când?
proiectului/programului • la finalul etapelor Post (după bilanţul
de proiect; financiar).
• final.
 Verificarea progresului, Asigurarea transparenţei,
Organizaţia care
feed-back; responsabilităţii faţă de
învaţă: învăţarea din
 Adaptarea la schimbări; factorii
propriile succese sau
De ce se  Actualizarea interesaţi/implicaţi
eşecuri în scopul
face? planului/strategiei; Furnizarea de
îmbunătăţirii
 Adoptarea de măsuri recomandări pentru
proceselor şi
preventive, corective sau îmbunătăţirea proiectelor
obţinerea livrabilelor
stimulative. viitoare

Auditarea proiectelor reprezintă o examinare detaliată a managementului proiectelor,

procedurilor şi metodologiei utilizate, bugetelor şi gradului de atingere al obiectivelor.
Rapoartele de auditare se prezintă în numeroase forme, însă trebuie să conţină
următoarele aspecte:
• starea curentă a proiectului: activităţile deja derulate sunt în măsură să asigure
atingerea nivelului planificat al obiectivelor?
• starea viitoare: trebuie schimbate termenele existente?
• situaţia activităţilor-cheie: ce progrese s-au înregistrat în activităţile care pot determina
succesul sau eşecul proiectului?
• determinarea riscurilor: care sunt şansele ca proiectul să eşueze sau să fie înregistrate
depăşiri ale bugetului?
• informaţii utile altor proiecte: ce recomandări desprinse din derularea acestui proiect
pot fi făcute altor proiecte iniţiate?
• limite ale auditării: ce premise sau limite afectează auditarea?
Deoarece cel mai adesea auditarea este percepută în sens financiar, trebuie sesizate
câteva deosebiri între auditul financiar şi cel al proiectelor. O primă diferenţă este scopul
limitat al auditului financiar – se concentrează doar asupra utilizării şi păstrării activelor
organizaţiei. Auditul proiectelor are o arie de interes mult mai largă - se referă la diferitele
aspecte şi componente implicate in proiect.
 Tabelul nr. 13.2.
Auditul financiar şi auditul proiectelor – elemente de diferenţiere
Auditul financiar Auditul proiectelor
Statut Confirmă statutul afacerii în Creează o bază și apoi confirmă
raport cu standardele acceptate statutul fiecărui proiect
Predicţii Starea sănătoasă din punct de Situaţia viitoare a proiectului
vedere economic
Indicatori, In special în termeni financiari Financiari, de urmărire a
rezultate termenelor, a utilizării resurselor, de
îndeplinire a obiectivelor
Sistem de Dictat prin regulamente formale şi Nu există un format impus, se
înregistrare standarde profesionale utilizează sistemul agreat sau
specificat prin contract
Sistemul Este necesar un minim de In general nu există o bază de date,
informaţional informaţii pentru a începe ci trebuie alcătuită şi utilizată pentru
auditarea a începe auditarea
Recomandări Puţine, adesea restrânse doar la Acoperă toate aspectele proiectului
sistemul contabil al firmei

Există mai multi factori care limitează auditarea unui proiect. Resursele financiare şi de
timp reprezintă doi dintre cei mai frecvenţi şi evidenţi factori, care limitează profunzimea
investigaţiei şi nivelul de detaliere al prezentării în raportul de auditare. Un alt factor îl
constituie anxietatea provocată de orice investigaţie, în general, şi care determină
persoanele implicate să aibă o atitudine defensivă. Dacă raportul nu este scris într-un ton
constructiv, moralul echipei va avea de suferit. Adesea, auditul aspectelor tehnice nu poate
fi foarte profund, deoarece persoana care investighează nu are cunoştinţele tehnice
necesare. In acest caz, este necesar un audit tehnic.
Momentele în care se desfaşoară auditarea sunt diferite. In general, cu cât este mai târziu
făcută, cu atât mai mică va fi valoarea sa imediată, pentru proiect, însă va avea o valoare
mai mare pentru organizaţie.
Redactarea şi utilizarea unui raport de auditare
Nu există o formă standard pentru rapoartele de auditare, însă trebuie respectate câteva
recomandări generale:
- termeni simpli şi direcți;
- evidenţierea clară a principalelor probleme;
- evitarea comentariilor negative asupra indivizilor sau grupurilor implicate în proiect;
- stil clar, profesional, obiectiv.
Raportul trebuie să se rezume la problemele relevante pentru proiect, însă trebuie totuşi
să furnizeze un minim de informaţii. Conţinutul său poate fi sistematizat în următoarele
capitole:
- introducere: descrierea succintă a proiectului, cu obiectivele clar specificate; dacă
acestea sunt complexe, căteva explicaţii vor însoţi enunţul lor;
 - starea actuală: in momentul auditării; informaţiile se vor referi la etapele
parcurse, cu precizarea clară a duratelor corespunzătoare, resursele utilizate, calitatea
rezultatelor;
- starea viitoare a proiectului: concluzii privind derularea viitoare şi recomandările
pentru eventuale schimbări tehnice, a termenelor, a bugetelor;
- probleme critice ale managementului: precizarea aspectelor care necesită
monitorizarea strictă din partea managementului de vârf; legătura între aceste probleme şi
îndeplinirea obiectivelor;
- analiza riscurilor: evidenţierea factorilor care pot afecta proiectul şi impactul lor
în termeni de cost /timp /performanţă; se specifică soluţii alternative care ar diminua şansele
de apariţie a acestor riscuri;
- limite şi presupuneri sub care s-a desfăşurat auditarea: această secţiune poate fi
plasată la sfârşit sau poate fi inclusă în introducere; auditorul este responsabil pentru
acurateţea raportului, însă managerii sunt responsabili pentru înterpretările date diferitelor
informaţii şi deciziilor luate pe baza lor; din aceasta cauză, trebuie clar specificate limitele
investigaţiei.
Pentru un proiect de dimensiuni reduse, o singură persoană poate realiza auditarea;
pentru un proiect complex însă, echipa trebuie să conţină membrii din cadrul proiectului, a
departamentului de control (sau contabil), domeniilor tehnice speciale, din partea clientului,
departamentului marketing, personal, managementului de vârf. Este importantă
independenţa echipei de auditare şi păstrarea confidentialităţii datelor până la raportul final.
Paşii care trebuie parcursi în procesul de auditare constă în:
- construirea unei echipe de specialişti experimentaţi;
- familiarizarea echipei cu cerinţele proiectului;
- auditarea propriu-zisă, pe teren;
- scrierea unui raport într-un format pre-specificat;
- distribuirea acestui raport managerului de proiect şi părtilor direct interesate;
- urmărirea răspunsurilor şi a realizării efective a recomandărilor.
Ciclul de viaţă al auditării include de obicei următoarele etape:
• iniţiere: definirea scopului auditării, strângerea informaţiilor pentru a determina
metodologia ce va fi utilizată;
• definirea standardelor: pentru a avea o bază de comparaţie pentru performanţele
reale ale proiectului;
• stabilirea unei baze de date a auditării: informaţiile pot varia de la cele tehnice la
cele privind comportamentul echipei proiectului;
• analiza preliminară a proiectului: deşi judecăţile şi interpretările sunt prerogativa
managementului de vârf, datele trebuie analizate şi interpretate de către echipa de
auditori, pentru a putea fi prezentate într-o formă uşor de înţeles şi cu explicaţiile
corespunzătoare;
• pregătirea raportului: va fi inclus şi un set de recomandări; dacă acestea sunt în
afara practicilor proiectului, va fi nevoie de suportul susţinut al managementului de
vârf;
• încheiere: trecerea în revistă a procesului şi formularea de măsurilor de îmbunătăţire
pentru viitoarele auditări.
 Pentru o auditare eficientă, echipa de auditori trebuie să fie credibilă, să aibă acces la
suficiente informaţii şi la resursa umană implicată în proiect.
In contextul utilizării Fondurilor Europene, auditorul realizează următoarele:
 verifică dacă finanţarea nerambursabilă acordată a fost cheltuită în conformitate cu
termenii şi condiţiile contractului de finanţare;
 auditorul verifică dacă informaţiile din cererea de rambursare a cheltuielilor se
reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările beneficiarului (ex: balanţa de
verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice);
 auditorul realizează examinarea regulilor de achiziţii publice care se aplică pentru
fiecare categorie de cheltuieli, tipuri de cheltuieli;
 verificarea fluxurilor de intrări de numerar ale proiectului;
 auditorul realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor din cererea de
rambursare a cheltuielilor şi:
- verifică dacă bugetul din cererea de rambursare a cheltuielilor corespunde cu bugetul
contractului de finanţare (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial) şi dacă
cheltuielile realizate au fost prevăzute în bugetul contractului de finanţare;
- verifică dacă suma totală solicitată la plată de beneficiar nu depăşeşte finanţarea
nerambursabilă maximă prevăzută precum şi sumele totale prevăzute pe categorii de
cheltuieli;
- verifică dacă orice amendament la bugetul contractului de finanţare este în
conformitate cu condiţiile pentru astfel de amendamente (inclusiv dacă se aplică
addendum la contractul de finantare).
Aplicând metodologia de audit (faze/etape/activităţi/operaţiuni) rezultă o serie de
documente specifice auditului. Se vor prezenta în continuare documentele care se
realizeză în faza iniţială a auditului şi care reflectă particularitățile întregului proces de
audit în cadrul proiectelor. Acestea sunt: planul de audit și programul de audit (agenda
de audit) a proiectului.
Planul de audit al proiectului
⇒ Scop şi cuprins
Planul de audit include obiectivele, prioritatea şi cerinţele legate de timp şi resurse.
Selectarea misiunilor de audit se face în funcţie de următoarele elemente de
fundamentare:
a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau
operaţiuni;
b) Semnale/sugestii manifestate, respectiv: deficienţe constatate anterior în rapoartele
de audit; deficienţe constatate în procesele–verbale încheiate în urma inspecţiilor;
deficienţe consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare
la disfuncţionalităţi sau abateri; aprecieri ale unor specialişti/experţi cu privire la structura
şi dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung
privind unele aspecte ale funcţionării sistemului; evaluarea impactului unor modificări
petrecute în mediul în care evoluează proiectul auditat;
⇒ Structura planului de audit al proiectului
Planul de audit are următoarea structură:
- scopul acţiunii de auditare;
 - obiectivele acţiunii de auditare;
- identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului;
- identificarea/descrierea entităţii/entităţilor sau a structurilor organizatorice la care se
va desfăşura acţiunea de auditare;
- durata acţiunii de auditare;
- perioada supusă auditării;
- numărul de auditori antrenaţi în acţiunea de auditare;
- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum
şi a numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de
expertiză/consultanţă (dacă este cazul).
Programul de audit (Agenda de audit)
Planificarea sarcinilor este asigurată folosind un Program al misiunii de audit (Agenda
de audit).
⇒ Scopul Programului misiunii de audit
Programul misiunii de audit surprinde cadrul de desfăşurare al activităţilor de audit şi
fiind considerat un ghid pentru auditori. Scopul unui program al misiunii de audit este de
a planifica etapele de audit ce trebuie derulate în timpul auditului cu scopul atingerii
obiectivelor specifice de audit.
Documentul oferă o bază de bugetare şi control al modului de realizare al sarcinilor
auditorului. Un program al misiunii de audit aprobat şi detaliat va impiedica auditorul să
se abată de la drumul stabilit şi/sau să se concentreze pe aspecte irelevante.
⇒ Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului
Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului se întocmeşte în baza
programului de audit şi prezintă în mod detaliat activităţile pe care auditorii îşi propun să
le efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materiale
probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului.
⇒ Cuprinsul Programului misiunii de audit intern
Programul de audit se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare
obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat, necesare atingerii
obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor.
Programul de audit include informaţii sub următoarele titluri:
 Cadrul general
La începutul auditului, se oferă o privire generală asupra operaţiunilor
proiectului/programului auditat.
 Planificarea
Programul planificării trebuie să fie scris înainte de intervenţia la faţa locului (munca
de teren).
 Aria de acoperire a auditului
Aria de acoperire a auditului trebuie să menţioneze ce perioadă/domeniu/operaţiune
trebuie acoperite de audit.
 Obiectivele auditului
Obiectivele trebuie să se încadreze în cadrul ariei de acoperire globale a auditului.
Fiecare procedură de audit trebuie să răspundă la unul dintre obiective şi fiecare obiectiv
trebuie abordat în proceduri sau în paşi. Toate obiectivele declarate trebuie să fie
sprijinite de munca de testare, cu referire la Programele de audit elaborate de auditori.
Auditorii trebuie să îşi folosească imaginaţia, ingeniozitatea şi inteligenţa în procesul
de creare a etapelor de audit care să răspundă obiectivelor.
 Administrativ şi finalizare
Include toate etapele ce nu au legatură cu planificare şi testarea (de ex.completarea de
formulare, scrierea de rapoarte).
Programul misiunii de audit indică, de asemenea, necesarul de resurse.

13.2.2. METODOLOGIA AUDITULUI

Fazele auditului
Procesul de audit este similar pentru majoritatea angajamentelor şi în mod normal
constă în 4 faze generale care pot cuprinde mai multe etape:
• Pregătirea și inițierea misiunii de audit
• Intervenţia la faţa locului (munca de teren)
• Intocmirea Raportului de audit
• Urmărirea recomandărilor

De obicei, orice misiune de audit planificată trebuie să se desfăşoare respectând

succesiunea descrisă în tabelul nr. 13.3. Sunt prezentate corespondenţele dintre fazele
misiunii de audit, etape/activităţi/operaţiuni, procedurile şi documentele elaborate. Se
prezintă de asemenea câteva exemple de codificări ale documentelor în conformitate
cu secţiunile aferente: Secţiunea A – Secţiunea Raportului, Secţiunea B –Secţiunea
Adimistrativă şi Secţiunea C- Secţiunea verificării preliminare). Dosarul de audit mai
conţine: Secţiunea D – Secţiunea verificării interne, Secţiunea E – Secţiunea cuprinde
documentele justificative derulării obiectivului 1 a misiunii de audit, Secţiunea F –
Secţiunea cuprinde documentele justificative derulării obiectivului 2 a misiunii de
audit. Misiunile de audit ad–hoc şi alte activităţi speciale (investigaţii) pot necesita o
abordare diferită ce trebuie să fie definită de la caz la caz.
Fig. 13.1. Metodologia auditului- faze, etape şi documente
 Tabelul nr. 13.3.
Ghid procedural şi formulare utilizate în derularea misiunii de audit
Faza misiunii Etape/activităţi/opera Proce- Documente Cod Model
ţiuni duri elaborate
PREGĂTIRE Elaborarea ordinului P-01 Ordinul de A 01
ŞI INIȚIERE de serviciu serviciu A 01-1
MISIUNEA
DE AUDIT Repartizarea P-02 Declaraţia de A 02
auditorilor- Întocmirea independenţă
declaraţiei de
independenţă
Întocmirea notificării P-03 Notificare B 01
declanşării misiunii de Lista anexă
audit
Analiza preliminară Programului de A 03
care are ca obiective: Audit (Agendei A 03-1
identificarea obiectelor de Audit) A 03-2
auditabile şi a ariei de Program
cuprindere ale misiunii intervenţie la B-04
de audit; elaborarea faţa locului C 01
Programului de Audit P -04 Chestionar de C 01.1
(Agendei de Audit) auto-evaluare C 01.2
⇒ Colectarea şi transmis
prelucrarea structurii
informaţiilor auditate
preliminare Memorandumul
⇒ Identificarea P-05 de verificare C 02.
obiectelor auditabile preliminară C 02.1-02.4
⇒ Analiza P-06
riscurilor Lista
⇒ Analiza centralizatoare a
aspectelor pozitive şi obiectelor
negative auditabile,
Matricea
riscurilor
Model de
evaluare a
sistemului de
control intern a
activităţii de
audit
Tabelul puncte
tari - puncte
 slabe
Pregătirea intevenției Modele
la fața locului orientative
⇒ Determinarea utilizate la
eşantioanelor stabilirea
reprezentative pentru eşantioanelor
realizarea intervenţiei Lista entităţilor
la faţa locului la care se vor
face intervenţia
la faţa locului
⇒ Elaborarea P-06 Programul de
programului de evaluare
evaluare Programul
intervenţiilor la
faţa locului
Şedinţa de deschidere P-07 Minuta şedinţei B 02
de deschidere
Notificarea intervenţiei Notificarea
la faţa locului intervenţiei la
faţa locului
INTERVENŢI Colectarea dovezilor şi P-08 Chestionare . A04
A LA FAŢA utilizarea Teste. Foi de A 04.1- 04
LOCULUI instrumentelor lucru.Rezumatul
aplicabile interviului.Liste
de verificare
Elaborarea Fişelor de Fişa de A 05
Identificare şi Analiză Identificare şi
a Problemelor Analiză a
Problemelor
(FIAP)
Constatarea şi P-09 Formularul de
raportarea constatare şi
iregularităţilor raportare a
iregularităţilor
(FCRI).
Revizuirea P-10 Rezumatul C 01.2
documentelor de lucru informativ. C03.
Listă de C03.1
constatări
semnificative.
Nota
centralizatoare a
documentelor de
 lucru. Fişa de
analiză a
documentelor de
lucru.
Şedinţa de închidere P-11 Minuta şedinţei B 05
de închidere
RAPORTUL Elaborarea Raportului P-12 Raport evaluare A 06
DE de audit (proiect). activitate de
AUDIT Revizuirea proiectului P-13 audit.
de Raport de audit Constatare şi
rapoarte
iregularităţi
Fişa de revizuire
a proiectului de
Raport de audit
Transmiterea P-14 Adresă de A 06.1
proiectului Raportului transmitere
de audit
Analiza punctelor de Raport de
vedere pentru proiectul evaluare (proiect
de raport actualizat)
Reuniunea de P-15 Minuta reuniunii B07
conciliere de conciliere
Finalizarea Raportului P-16 Raportul de A 07
de audit evaluare (forma
finală)
Difuzarea Raportului P-17 Adresă de A 07.1
de audit înaintare la
conducătorul
entităţii evaluate
Arhivarea raportului şi Dosarele
a documentelor misiunii de
misiunii evaluare
URMĂRIREA Urmărirea stadiului P-18 Fişă de urmărire A 08
RECOMAN- implementării recomandări B 03
DĂRILOR recomandărilor Raportul stadiul
implementării
recomandărilor
SUPERVIZA- Feed-back–ul din Fişa de evaluare
REA partea structurii Performanţe
MISIUNII auditate Fişă de evidenţă
Supervizarea misiunii operatiuni de
supervizare
 I. PREGĂTIREA ȘI INIŢIEREA MISIUNII (PROCESULUI) DE AUDIT

În cadrul acestei faze a procesului de audit sunt realizate următoarele:

 Repartizarea auditorilor
Independenţa auditorilor selectaţi trebuie să fie stabilită şi documentată. Pentru a
documenta independenţa auditorului repartizat să efectueze o misiune de audit este
întocmită şi semnată de fiecare auditor o Declaraţie de independenţă şi calificare.
 Notificarea entităţii auditate
Entitatea auditată (organizația în cadrul căreia se desfășoară proiectul/programul) va fi
înştiinţată printr-o notificare că o misiune de audit a fost programată a se efectua.
Notificarea se face cu 15-30 zile înainte de declanşarea misiunii de audit, și conține
scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum şi faptul că pe parcursul misiunii
vor avea loc intervenţii la faţa locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun
acord.
 Notificarea părţilor interesate
Pentru a asigura că Programul de audit va lua în considerare toate aspectele care
preocupă managementul structurilor auditate, o notificare este transmisă tuturor părţilor
interesate pentru a le informa că se iniţiază o misiune de audit şi pentru a determina dacă
părţile interesate au cerinţe, interese sau îngrijorări cu privire la obiectivul auditului.
 Analiza preliminară
Analiza preliminară are 2 obiective importante:
1. Folosirea judecăţii profesionale şi a informaţiilor disponibile pentru a determina
obiectele auditabile corespunzătoare şi aria de cuprindere ale misiunii de audit (adică
declararea limitelor auditului). Obiectele auditabile, aria de cuprindere şi bugetul de timp
al auditului trebuie să fie reevaluate în mod constant pe parcursul procesului de audit
pentru a asigura o folosire eficientă a resurselor de audit (de ex. dacă restul etapelor din
procesul de audit sunt eliminate, dacă obiectele auditabile sau aria de cuprindere trebuie
limitate sau extinse, dacă au fost identificate proceduri mai eficiente sau dacă au fost
alocate ore suplimentare).
2. Elaborarea Programului de Audit (Agendei de Audit) şi determinarea acţiunilor
necesare pentru a colecta dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare pentru a
realiza obiectivele stabilite.
i. Colectarea informaţiilor
În această etapă auditorii solicită şi colectează informaţii cu caracter general despre
entitatea/structura/proiectul/programul auditat. Aceste informaţii trebuie să fie pertinente
şi utile pentru a atinge următoarele scopuri:
a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic
în care proiectul/programul auditat se derulează;
b) cunoaşterea organizării în cadrul proiectului/programului, a metodelor și tehnicilor
de lucru şi a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;
c) identificarea punctelor cheie ale derulării proiectului/programului auditate şi ale
sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;
d) identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă;
 e) identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor
controlului şi selecţionării tehnicilor de investigare adecvate.
Un Chestionar de auto-evaluare este transmis structurii auditate.
ii. Prelucrarea informaţiilor
Prelucrarea informaţiilor constă în:
a) analiza proiectul/programul (organigrama, regulamente de funcţionare, fişe ale
posturilor, circuitul documentelor);
b) analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea proiectului/programului
auditat;
c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit;
d) analiza rezultatelor controalelor precedente;
e) analiza informaţiilor externe referitoare la proiectul/programul auditat.
Toate informaţiile colectate de auditori până în această etapă sunt cuprinse în
Memorandumul de verificare preliminară
iii. Identificarea obiectelor auditabile
Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat, ale cărei
caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practică.
Etapele identificării obiectelor auditabile
Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza în 3 etape:
a) detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul, de la realizarea
acestei activităţi până la înregistrarea ei (circuitul auditului);
b) definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să le
îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente (ce
trebuie să fie evitate);
c) determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca proiectul/programul să
atingă obiectivul/obiectivele şi să elimine riscul.
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor
specifice şi ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor
iv. Analiza riscurilor
Analiza preliminară presupune şi identificarea şi analizarea riscurilor.
Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact
nefavorabil asupra capacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele.
Principalele categorii de riscuri
a) Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor; lipsa unor
responsabilităţi precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaţia
insuficientă, neactualizată;
b) Riscuri operaţionale, cum ar fi: neînregistrarea în evidenţele contabile; arhivare
necorespunzătoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaţiilor cu
risc ridicat;
c) Riscuri financiare, cum ar fi: plăţi nesecurizate, nedetectarea operaţiilor cu risc
financiar;
d) Alte riscuri, cum ar fi cele generate de schimbările legislative, structurale,
managerial etc.
 Componentele riscului sunt:
a. probabilitatea de apariţie;
b. nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinţelor şi durata acestora.
Obiectivul analizei riscurilor este de a direcţiona resursele auditului către domeniile
cu risc ridicat, luându-se în considerare riscurile inerente, riscurile de control şi auditurile
anterioare/iregularităţile (neregulile) raportate.
O abordare globală privind analiza riscurilor implică identificarea riscurilor asociate
cu principalele procese derulate pentru implementarea fondurilor, complexitatea
regulamentelor, legilor, procedurilor şi valoarea finanţării acordate.
Părţile din program identificate ca fiind cu nivel ridicat de risc, trebuie introduse cu
prioritate în planul de audit, iar selectarea operaţiunilor trebuie făcută alegând metoda de
eşantionare cea mai potrivită. Dacă se efectuează o eşantionare în timpul derulării unui
program, la finalul programului trebuie extinsă eşantionarea pentru a se asigura o
acoperire adecvată şi pentru a se îndeplini cerinţele de reprezentativitate ale eşantionului.
Analiza riscurilor efectuată periodic trebuie să ţină cont de rezultatele verificărilor
anterioare. Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit, care are drept
scop:
a) să identifice pericolele din proiectul/programul auditat;
b) să identifice dacă controalele interne sau procedurile pot preveni, elimina sau
minimiza pericolele;
c) să evalueze structura/evoluţia controlului intern realizat la nivelul
proiectul/programul
Fazele analizei riscurilor sunt următoarele :
a) analiza activităţilor proiectului/programului auditat;
b) identificarea şi evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor de eroare
semnificativă a activităţilor, cu incidenţă asupra operaţiilor financiare;
c) verificarea existenţei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum
şi evaluarea acestora;
d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor pe clase de risc.
Auditorii trebuie să integreze în procesul de identificare şi evaluare a riscurilor
semnificative şi pe cele depistate în cursul altor misiuni.
Pentru realizarea măsurării riscurilor se utilizează drept instrumente de măsurare,
criteriile de apreciere. Fiecare risc este măsurat prin prisma probabilităţii, consecinţelor
(impactului) şi controalelor interne existente. De cele mai multe ori impactul este evaluat
în termeni finaciari. Cel mai adesea pentru evaluarea riscurilor se utilizează matricea pe
trei nivele. Nu există un standard absolut pentru matricea riscurilor. Scale analitice mai
detaliate pot fi utilizate mai ales dacă, o evaluare cantitativă clară poate fi aplicată unui
anumit risc. Nu valoarea absolută a riscului evaluat este importantă, ci mai degrabă dacă
riscul este sau nu perceput ca tolerabil sau cât de mult deviază de la nivelul tolerabil.
Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilităţii de apariţie a riscului sunt:
a) Aprecierea vulnerabilităţii proiectului/programului;
Pentru a efectua aprecierea vulnerabilităţii, auditorul va examina toţi factorii cu
incidenţă asupra vulnerabilităţii domeniului auditabil, cum ar fi:
- resursele umane;
 - complexitatea operaţiilor;
- mijloacele tehnice existente.
Vulnerabilitatea se exprimă pe trei nivele:
Vulnerabilitate Situaţii
Mare Resurse umane insuficiente, complexitate ridicată a
(Nivel 3) operaţiunilor şi mijloace tehnice existente insuficiente
desfăşurării activităţii
Medie Resurse umane insuficiente, ori complexitate ridicată a
(Nivel 2) operaţiunilor, ori mijloace tehnice existente insuficiente
desfăşurării activităţii
Redusă Resurse umane suficiente, complexitate redusă a operaţiunilor
(Nivel 1) şi mijloace tehnice existente suficiente desfăşurării activităţii
b) Aprecierea controlului intern
Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern
al entităţii auditate, pe trei nivele:
- control intern corespunzător;
- control intern de nivel mediu;
- control intern cu lipsuri grave.
Control intern Situaţii
Cu lipsuri Atitudine necooperantă şi nepăsătoare cu privire la
grave conformitate, păstrarea dosarelor sau reviziile externe din
(Nivel 3) partea conducerii şi/sau personalului
Probleme deosebite semnalate în cadrul auditurilor anterioare
sau studii preliminare pentru care nu s-au luat măsuri de
remediere
Neaplicarea unor tehnici de control adecvate şi suficiente
Procedurile de control intern lipsesc sau nu sunt utilizate
De nivel mediu Atitudine cooperantă cu privire la conformitate, păstrarea
(Nivel 2) dosarelor sau reviziile externe din partea conducerii şi/sau a
personalului
Problemele deosebite semnalate în cadrul auditurilor anterioare
sau studii preliminare au fost remediate şi s-a răspuns
corespunzător recomandărilor auditurilor
Tehnici de control insuficiente
Corespunzător Conducerea şi personalul demonstrează o atitudine
(Nivel 1) constructivă, existând preocuparea de a anticipa şi înlătura
problemele
Auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit
probleme semnificative
Se aplică tehnici de control eficiente
Procedurile sunt bine susţinute de documente

Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate

exprima pe o scară valorică pe trei nivele:
 - impact scăzut;
- impact moderat;
- impact ridicat.

Fig. 13.2. Efectele riscurilor

Metoda de analiză a riscurilor

a) identificarea (listarea) operaţiilor/activităţilor auditabile, respectiv a obiectelor
auditabile. În această fază se analizează şi se identifică activităţile/operaţiile precum şi
interdependenţele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiză.
b) identificarea ameninţărilor, riscurilor inerente, asociate acestor operaţiuni/activităţi
şi determinarea eventualului impact financiar al acestora;
c) stabilirea criteriilor de apreciere a riscului. Se recomandă utilizarea următoarelor
criterii:
- aprecierea controlului intern,
- aprecierea cantitativă,
- aprecierea calitativă;
d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori
pe trei nivele, astfel:
d1) pentru aprecierea controlului intern:
- control intern CORESPUNZĂTOR - nivel 1;
- control intern de nivel MEDIU - nivel 2;
- control intern CU LIPSURI GRAVE - nivel 3;
d2) pentru aprecierea cantitativă:
- impact financiar slab - nivel 1;
- impact financiar potrivit - nivel 2;
- impact financiar puternic - nivel 3;
d3) pentru aprecierea calitativă:
- vulnerabilitate redusă - nivel 1;
- vulnerabilitate medie - nivel 2;
- vulnerabilitate mare - nivel 3.
e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate
şi un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru
criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabilă
conduce la determinarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective.
Punctajul total al riscului se obţine utilizând relaţia:
𝑛𝑛

T = � 𝑃𝑃𝑖𝑖 𝑥𝑥𝑁𝑁𝑖𝑖
𝑖𝑖=1
unde:
P i = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;
N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: risc mare, risc
mediu, risc mic;
g) ierarhizarea operaţiunilor/activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea
Tabelului „puncte tari şi puncte slabe”. „Tabelul puncte tari - puncte slabe” prezintă
sintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi/operaţiuni/teme analizate şi permite
ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activităţii de audit public intern, respective
stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă rezultatele analizei riscurilor
(domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori şi indici), şi
opinia şi comentariile auditorului intern. Tabelul puncte tari - puncte slabe conţine şi
informaţiile din lista centralizatoare a obiectelor auditabile. La tabelul „Puncte tari şi
puncte slabe” semnificaţia “T” = punct tare, va fi stabilită în funcţie de aprecierea
riscului. Dacă auditorii apreciază că vulnerabilitatea şi impactul sunt relative scăzute, iar
controlul intern asigură menţinerea riscului la un prag acceptabil, se constituie un punct
tare. Semnificaţia “S” = punct slab, va fi stabilită în funcţie de scorul final al riscului.
Dacă auditorii apreciază că vulnerabilitatea şi impactul sunt relativ ridicate, iar controlul
intern nu asigură menţinerea riscului la un prag acceptabil, se constituie un punct slab.
Gradul de încredere reprezintă măsura încrederii auditorului în informaţiile colectate
în etapa de pre audit. Astfel, deşi aceste informaţii pot conduce la o concluzie preliminară
că există un punct tare sau un punct slab, experienţa auditorului sau analiza altor factori în
afara vulnerabilităţii, impactului şi controlului intern pot conduce la un grad de încredere
scăzut cu privire la aspectul analizat şi dacă constituie într-adevăr un punct tare sau un
punct slab. Ori de câte ori auditorul exprimă un grad de încredere scăzut în punctul tare
sau slab analizat, este obligatorie proiectarea de teste care să asigure verificarea
concluziilor etapei de analiză a riscurilor. Din punct de vedere formal, rubrica “grad
deîncredere” din cadrul tabelului puncte tari şi puncte slabe va fi completată cu
menţiunile“scăzut” sau “ridicat”.
După etapa intervenţiei la faţa locului, auditorii vor revedea rezultatele iniţiale din
tabelul puncte tari şi puncte slabe în corelaţie cu rezultatul testelor aplicate şi cu
menţiunile din fişele de identificare şi analiză a problemelor, identificând cauzele care au
condus ca un element considerat, pe baza datelor iniţiale, ca fiind un punct tare, să
constituie, în final, un punct slab.
În această etapă a auditului, auditorii vor întocmi următoarele documente:
- Lista centralizatoare a obiectelor auditabile,
- Matricea riscurilor,
- Tabelul puncte tari - puncte slabe
⇒ Pregătirea intervenției la fața locului
 Eşantionarea în audit presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai puţin de
100% din elementele din cadrul unei clase de tranzacţii, activităţi etc., astfel încât toate
elementele eşantionului să aibă posibilitatea de a fi selectate. Acest fapt va permite
auditorului să obţină şi să evalueze probele de audit asupra câtorva caracteristici ale
elementelor selectate, cu scopul de a formula concluzii referitoare la populaţia (întreg set
de date din rândul cărora este selectat un eşantion şi despre care un auditor doreşte să
tragă concluzii) din cadrul careia a fost extras eşantionul. Eşantioanele operaţiunilor
auditate trebuie să fie reprezentative, să acopere o structură adecvată de operaţiuni de
diverse tipuri şi mărimi, şi să se bazeze pe analiza riscurilor.
Şedinţa de deschidere se derulează la unitatea auditată în cadrul căreia se derulează
proiectul/programul, cu participarea auditorilor interni şi a echipei
proiectului/programului auditat.
Ordinea de zi a şedinţei de deschidere trebuie să cuprindă:
a) prezentarea auditorilor;
b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit;
c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;
d) prezentarea tematicii în detaliu;
e) acceptarea calendarului întâlnirilor;
f) asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit.
Entitatea auditată poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate
(interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanţe). În timpul şedinţei iniţiale este
important ca un membru din conducerea superioară a entităţii auditate şi orice membru al
personalului pe care acesta îl alege să participe la această şedinţă, să identifice problemele
şi domeniile ce reprezintă un posibil risc şi care trebuie abordate. În această fază este
necesar să se ofere entităţii auditate explicaţii sau linii directoare scrise pentru a accelera
procesul de audit, astfel minimalizând întreruperile în operaţiunile de zi cu zi ale
departamentelor.
Data şedinţei de deschidere, participanţii şi problemele importante discutate în cadrul
şedinţei de deschidere care au legătură directă cu aria de cuprindere, obiectivele, perioada
de timp trebuie consemnate în Minuta şedinţei de deschidere
Ca urmare a şedintei de deschidere, un Memorandum ce confirmă aria de cuprindere
şi obiectivele misiunii de audit este trimis entităţii auditate pentru a confirma înţelegerea
reciprocă a obiectivelor şi ariei de cuprindere a misiunii de audit.

II. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI (MUNCA DE TEREN)

⇒ Definire şi etapele muncii de teren

Intervenţia la faţa locului constă în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea
acestora, intervievarea persoanelor responsabile, efectuarea testelor etc. Munca de teren
este procesul de adunare de dovezi pentru măsurători şi evaluare. Dovezile auditului sunt
obţinute prin observarea condiţiilor, intervievarea persoanelor responsabile şi examinarea
rapoartelor. Dovezile de audit trebuie să fie baza pentru opiniile, concluziile şi
recomandările auditului. Munca de teren se finalizează cu o listă de constatări
semnificative, din care auditorul va pregăti o formă finală a raportului de audit.
 Munca de teren presupune:
• Înţelegerea activităţii, sistemului sau procesului ce este analizat şi a procedurilor şi
politicilor stabilite.
• Observarea condiţiilor sau a operaţiunilor.
• Intervievarea personalului.
• Examinarea operaţiilor contabile şi a altor înregistrări operaţionale.
• Analizarea datelor şi informaţiilor.
• Analizarea sistemelor de control intern şi identificarea punctelor de control intern.
• Evaluarea deciziilor, evaluarea sistemelor de control intern din punct de vedere al
adecvării acestora (eficacitate şi eficienţă).
• Realizarea de teste de conformitate.
• Realizarea de teste de detaliu.
• Determinarea corectitudinii cu care au fost implementate observaţiile şi
recomandările raportate în misiunile de audit anterioare.
⇒ Obiectivele muncii de teren
Munca de teren este destinată să realizeze procedurile de audit prevăzute în agenda de
audit ca răspuns la obiectivele auditului şi pentru a sprijini concluziile auditului. Aceste
proceduri de obicei testează sistemele de control intern majore şi corectitudinea
tranzacţiilor. În munca de teren, judecata profesională trebuie exercitată în următoarele
scopuri:
a) să determine dacă dovezile adunate sunt suficiente, relevante, competente şi utile
pentru a lua o decizie în ceea ce priveşte obiectivele stabilite,
b) pe baza informaţiilor disponibile să reevalueze obiectivele, aria de cuprindere a
auditului şi procedurile pentru a asigura o folosire eficientă a resurselor de audit (de ex.
dacă restul de etape ale auditului trebuie eliminate, dacă obiectivul sau aria de cuprindere
trebuie modificate, dacă proceduri mai eficiente au fost identificate, dacă ar trebui alocate
ore adiţionale pentru a atinge un obiectiv de audit mai extins).
Toate testările realizate în cadrul muncii de teren se realizează în baza eşantionării
populaţiei asupra căreia se doreşte realizarea unei evaluări/verificări.
⇒ Documentaţia muncii de teren
Toată activitatea de audit realizată trebuie documentată. Aceasta este o cerinţă
absolută pentru administrarea fondurilor europene şi pentru programele cu finanţare de la
bugetul naţional. Fiecare program de audit trebuie să fie sprijinit şi să aibă o referinţă
încrucişată la documente de lucru, care documentează testele realizate şi rezultatele
obţinute:
- Teste
- Foi de lucru
- Liste de verificare / chestionare
Constatările auditului sunt prezentate în Fişa de identificare şi analiză a problemei
(FIAP)
⇒ Constatările auditului
Scopul Fişei de identificare şi analiză a problemei (FIAP) este de a colecta opiniile
auditorului cu privire la constatările din timpul misiunii de audit.
 Un document de lucru trebuie să fie creat în momentul în care auditorul identifică o
posibilă: (a) oportunitate pentru îmbunătăţire operaţională,(b) eroare, (c) iregularitate, (e)
deviere de la standardele de control intern, regulamente sau politici.
Fişa de identificare şi analiză a problemei (FIAP - uri)
Formularele de constatări ale auditului marchează rezultatele procesului de
analiză/soluţionare a problemelor. Rapoartele de audit anterioare şi formularele conexe
ale constatărilor auditului trebuie analizate şi folosite cât de mult posibil pentru a evita re-
crerea unei constatări deja elaborate. Fişele de identificare şi analiză a problemelor
(FIAP) trebuie să fie de sine stătătoare şi să marcheze analiza auditorului în legătura cu
constatarea (probleme, constatări, cauze, consecinţe şi recomandări). Se întocmeşte
pentru fiecare disfuncţionalitate constatată, prezintă rezumatul acesteia, cauzele şi
consecinţele, precum şi recomandările pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie semnată de
auditori, supervizată de şeful compartimentului de audit (sau de către înlocuitorul
acestuia), confirmată de luare la cunoştinţă de reprezentanţii entităţii/structurii auditate.
Constatarea iregularităţilor
În cazul în care auditorii constată abateri de la regulamentele, regulile procedurale şi
metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii/activităţii/operaţiunii
auditate, care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice, se întocmeşte
Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor (FCRI).
Revizuirea documentelor de lucru
Înaintea demarării procesului de elaborare a unui raport de audit intermediar auditorii
trebuie să se asigure că documentele de lucru sunt elaborate în mod corespunzător şi că
ele oferă un sprijin adecvat activităţii desfăşurate şi dovezilor de audit colectate în timpul
misiunii. Auditorii întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru. O analiză
este realizată şi de către supervizor, întocmind o Fişa de analiză a documentelor de
lucru.
Când analiza documentelor de lucru conduce la o concluzie satisfăcătoare versiunea
raportului poate fi elaborată pe baza documentelor de lucru aprobate. Un format standard
trebuie folosit pentru a se asigura că toate aspectele majore sunt acoperite.
Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei
auditorilor, a constatărilor şi a recomandărilor preliminare. La această şedinţă conducerea
entităţii auditate face comentarii privind constatările şi concluziile preliminare prezentate,
colaborează pentru a ajunge la o înţelegere şi la un acord cu privire la constatările
auditului. Se întocmeşte o Minută a şedinţei de închidere.

III. INTOCMIREA RAPORTULUI DE AUDIT

⇒ Proiectul Raportului de audit

Scopul Raportului de audit este să ofere singurul mijloc acceptabil de comunicare a
întregii activităţi de audit entităţii auditate.
Fiecare constatare din raport trebuie să fie sprijinită de dovezi suficiente şi să se
regăsească în cadrul ariei de cuprindere şi a obiectivelor misiunii de audit. Fiecare
recomandare trebuie să se potrivească cu datele constatării şi să reducă material riscul
potenţial aşa cum este indicat de către datele constatării. Fiecare constatare trebuie să fie
demonstrabilă.
În elaborarea proiectului Raportului de audit trebuie să fie respectate cerinţele:
a) constatările trebuie să aparţină domeniului/obiectivelor misiunii de audit şi să fie
susţinute prin documente justificative corespunzătoare;
b) recomandările trebuie să fie în concordanţă cu constatările şi să determine
reducerea riscurilor potentiale;
c) raportul trebuie să exprime opinia auditorului, bazată pe constatările efectuate;
d) se întocmeşte pe baza FIAP-urilor.
Proiectul Raportului de audit trebuie să cuprindă cel puţin următoarele elemente:
a) scopul şi obiectivele misiunii de audit;
b) date de identificare a misiunii de audit (baza legală, ordinul de serviciu,
echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditată, durata acţiunii de
auditare, perioada auditată);
c) modul de desfăşurare a acţiunii de audit intern (sondaj, documentare;
proceduri, metode si tehnici utilizate; documente examinate; materiale
întocmite în cursul acţiunii de audit);
d) constatări efectuate;
e) concluzii şi recomandări;
f) documentaţia-anexă (notele explicative; note de relaţii; situaţii, acte, documente şi
orice alt material probant sau justificativ).
⇒ Revizuirea proiectului de Raport de audit
Liderul echipei de audit este responsabil pentru analizarea şi aprobarea versiunilor
intermediare a raportului de audit final (proiectul Raportului de audit).
Revizuirea proiectului de Raport de audit este un element important al controlului
calităţii raportului de audit intern. Este realizată de către supervizorul misiunii de audit.
Proiectul Raportului de audit care urmează a fi transmis entităţii auditate trebuie să fie cât
mai complet posibil, constatările trebuie să facă referire la fapte care pot fi dovedite şi
susţinute cu documente justificative, concluziile şi recomandările trebuie să fie pertinente
şi fezabile.
Documentele de lucru trebuie să reflecte detaliile dovezilor şi să enunţe cum au fost
obţinute. Întocmeşte Fişa de revizuire a proiectului de Raport de audit.
⇒ Transmiterea proiectului de Raport de audit la structura auditată
Entitatea auditată trebuie să aibă oportunitatea de a analiza proiectul raportului de
audit şi să elaboreze un răspuns pentru constatările şi recomandările auditului. Proiectul
de Raport de audit se transmite la structura auditată, iar aceasta poate trimite în maxim 15
zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de
către auditori. În răspuns, entitatea auditată poate să explice cum constatările raportului
de audit pot fi soluţionate şi poate include un calendar de implementare. În unele cazuri,
managerii pot alege să răspundă cu decizia de a nu implementa o recomandare a auditului
şi să accepte riscurile asociate unei constatări ale auditului.
⇒ Reuniunea de conciliere
În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii organizează
reuniunea de conciliere cu structura auditată în cadrul căreia se analizează constatările şi
concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmeşte o Minută
privind desfăşurarea reuniunii de conciliere
⇒ Raportul de audit (final)
Un raport scris de audit trebuie elaborat şi aprobat la finalizarea fiecărei misiuni de
audit, folosind formularul acceptat de Raport de audit. La redactarea versiunii finale a
Raportului de audit trebuie să se ia în considerare toate modificările discutate şi convenite
în cadrul reuniunii de conciliere cu structura auditată. Raportul de audit va fi însoţit de o
sinteză a principalelor constatări şi recomandări.
După ce schimbările au fost analizate, se emite Raportul de audit.
⇒ Difuzarea Raportului de audit
Raportul de audit finalizat, este transmis împreună cu rezultatele concilierii şi punctul
de vedere al conducătorului entităţii/structurii auditate care a aprobat misiunea, pentru
analiză şi avizare. După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit acestea vor
fi comunicate structurii auditate. În cazul în care mai târziu se detectează erori în Raportul
de audit final, auditorul intern trebuie să emită o notă care să corecteze raportul de audit.
După aprobare, această notă trebuie să fie distribuită tuturor celor care au primit raportul
final. Pe lângă beneficiarii formali ai rapoartelor de audit, poate exista o decizie din
partea conducerii entităţii auditate prin care să se prevadă faptul că rapoartele de audit
pot fi puse la dispoziţia tuturor sau doar pentru anumite persoane.

IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

⇒ Procesul de urmărire a implementării recomandărilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea că, recomandările menţionate în Raportul de
audit sunt aplicate, la termenele stabilite, în mod eficace şi că s-a evaluat riscul de
neaplicare a acestor recomandări.
⇒ Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor constă în:
– elaborarea unui plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;
– stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;
– punerea în practică a recomandărilor;
– comunicarea periodică a stadiului progresului acţiunilor;
– evaluarea rezultatelor obţinute.
Obiectivul procesului de urmărire este de a determina dacă tema misiunii de audit a
fost abordată în mod adecvat. Recomandările făcute ca rezultat al misiunilor de audit
trebuie să fie cuprinse în Fişa de urmărire a implementării recomandărilor pentru a
facilita procesul de urmărire. Când se desfăşoară o misiune de urmărire a implementării
recomandărilor, auditorul va constata una dintre următoarele situaţii:
� problema a fost abordată în mod corespunzător prin implementarea acţiunilor
corective,
� problema nu mai există datorită modificărilor în procese,
� acţiunea corectivă a fost iniţiată, dar nu este completă,
� problema nu a fost abordată.
Auditorul trebuie să determine care dintre aceste condiţii se aplică.
⇒ Raportul privind stadiul implementării recomandărilor auditului
 Analiza se va încheia cu un raport de urmărire a modului de implementare a
recomandărilor, care enumeră acţiunile întreprinse de către entitatea auditată pentru a
soluţia constatările iniţiale. Recomandarea auditorului cu privire la statut (adică –
implementat, implementat parţial, implementare retrasă, neimplementat) trebuie să fie
înregistrată în Raportul privind stadiul implementării recomandărilor auditului.
Rezultatele urmăririi trebuie comunicate de către auditor entităţii auditate. Urmărirea şi
discuţiile cu entitatea auditată vor continua până când se va lua o acţiune corectivă. Dacă
auditorii au îndoieli că o problemă va fi abordată ei trebuie să înregistreze opinia lor în
documentele de lucru.
⇒ Feed-back –ul din partea structurii auditate
Ca parte a programului de auto-evaluare a auditului, auditorii solicită un feed-back din
partea entităţii auditate, şi anume comentarii cu privire la activitatea auditorilor, astfel
încât auditorii să poată opera schimbări în proceduri, ca rezultat al sugestiilor entităţii
auditate (Fişa de evaluare a performanţei auditului).
In următorul tabel se exemplifică corelația dintre etapele auditului unui proiect și
documentele auditului.

Tabelul nr. 13.4.

Etapele auditului unui proiect și documentele auditului
Scopul Document Nr. OBS.
difuzării de ex.
0 1 2 3 4
I. INIŢIEREA MISIUNII DE AUDIT
1.1. Aplicare Ordinul de serviciu 1
1.2 Aplicare Notificare pentru declanşarea misiunii de 2
audit
1.3 Informare Declaraţia de independenţă 1
II. COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA
INFORMAŢIILOR
2.1 Aplicare Colectarea informaţiilor Nr. ex. depinde
de nr. testelor
şi a FIAP -
urilor
2.2 Aplicare Chestionar de control intern - CCI 1
III. ANALIZA RISCURILOR
3.1 Aplicare Lista centralizatoare a 1
obiectelor auditabile
3.2 Aplicare Identificarea riscurilor 1
3.3 Aplicare Stabilirea factorilor de risc şi aprecierea 1
nivelurilor riscurilor
3.4 Aplicare Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza
riscului
3.5 Aplicare Tabelul puncte tari şi puncte slabe
3.6 Aplicare Tematica în detaliu a operaţiilor
auditabile
IV. ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT
 4.1 Aplicare Programul de audit
4.2 Aplicare Programul intervenţiei la faţa locului
V. Şedinţa de deschidere
5.1 Aplicare Minuta şedinţei de deschidere
VI. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
6.1 Aplicare Colectarea dovezilor
6.2. Aplicare Chestionarul – Lista de verificare
6.3 Aplicare Test
6.4 Aplicare FIAP
VII. CONSTATAREA ŞI RAPORTAREA
IREGULARITĂŢILOR
7.1 Aplicare FCRI
VIII REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
8.1 Aplicare Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
8.2 Aplicare Minuta şedinţei de închidere
IX RAPORTUL DE AUDIT
9.1 Aplicare Elaborarea proiectului de raport de audit
9.2 Aplicare Transmiterea proiectului de raport de
audit
9.3 Aplicare Reuniunea de conciliere
9.4 Aplicare Raportul final
9.5 Aplicare Supervizarea
9.6 Aplicare Difuzarea raportului de audit
X. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR
10.1 Aplicare Fişa de urmărire a recomandărilor
10.2 Aplicare Lista de supervizare a documentelor

13.3. AUDITAREA MANAGEMENTULUI PROIECTELOR ŞI

PROGRAMELOR (PM)

13.3.1. AUDITAREA MANAGEMENTULUI PROIECTELOR ŞI

PROGRAMELOR (PM): OBIECTIVE, FAZE ŞI METODE

Auditarea este o metodă de asigurare a calităţii în care sunt verificate atât respectarea
modalităţilor de abordare stabilite şi a standardelor, cât şi eficacitatea şi utilitatea lor.
În auditarea proiectului, este analizată atât calitatea managementului, cât şi calitatea
activităţilor de conţinut din cadrul proiectului. În cadrul auditării managementului
proiectului este avută în vedere numai calitatea managementul proiectului, respectiv
competenta organizatorică a proiectului, competenţele colective ale echipei unui proiect şi
competenţele individiuale de management ale membrilor echipei proiectului.
 Obiectivul auditării managementului este dezvoltarea competenţelor de
managementul proiectelor.
Auditarea managementului se desfăşoară ca procedură de rutină sau la cerere. Pentru a
da unui proiect posibilitatea de îmbunătăţire a competenţelor în managementul
proiectului, procesul de auditare a managementului trebuie să se desfăşoare cât mai
devreme în derularea proiectului. Momentele potrivite pentru auditarea managementului
sunt la încheierea procesului de demarare şi după ce a fost realizat un ciclu de control al
proiectului. Procesul de auditare a managementului poate fi efectuat de mai multe ori pe
parcursul desfăşurării proiectului.
Procesul de auditare a managementului proiectelor şi programelor cuprinde
următoarele faze :
• analiza situaţiei;
• planificarea auditării managementului;
• pegătirea pentru auditarea managerului;
• desfăşurarea analizelor;
• generarea de rapoarte;
• prezentarea rezultatelor auditării;
• încheierea auditării managementului.
In tabelul nr. 13.5. este prezentat în detaliu procesul de auditare a managementului:
Formularele şi mijloacele ajutătoare utilizate în acest subcapitol pentru auditarea
managementului proiectului se bazează pe metodologia ROLAND GAREIS Projekt-und
Programmmanegement®.
În cele ce urmează sunt descrise fazele auditării managementului in proiecte.
• Analiza situaţiei
Obiectivul analizei situaţiei de către auditori este clarificarea datelor problemei. Cu
aceasta ocazie sunt descrise ipotezele preliminare pentru descrierea situaţiei şi
competenţelor de managementul proiectelor.
• Planificarea auditării managementului proiectului
În cadrul planificării auditării managemntului proiectului este planificată macro-
proiectarea procesului. Sunt stabilite utilizarea şi ordinea metodelor de auditare
(interviuri, discuţii individuale, observaţii, workshopuri şi prezentări). În final, managerul
de proiect, ca reprezentant al proiectului auditat şi proprietarul auditat se pun de acord
asupra planului de audit și a programului de audit.
• Pregătirea auditării managementului
Pentru pregătirea auditării managementului sunt puse la dispoziţia auditorilor
documentele de management din proiect (planul structurii proiectului, analiza proiect-
mediu, organigrama proiectului, protocolul workshop-ului de demarare, raportul de
control al proiectului) şi alte documente relevante (fluxul documentelor pentru analiza
documentelor). Sunt pregătite interviurile, observările şi autoevaluările planificate.
• Realizarea analizelor
Realizarea analizelor este ciclică. Pe baza informaţiilor dobândite sunt extinse
ipotezele stabilite în analiza situaţiei, respectiv sunt generate altele. Sunt planificate după
necesitate şi analize detaliate. Pe baza analizei documentelor pot fi stabilite intrebări
pentru interviuri. Se poate utiliza un chestionar pentru stabilirea competenţei
organizaţionale în managementul proiectelor. In tabelul nr.13.6. este prezentat un extras
al chestionarului.
Tabelul nr. 13.5.
Fazele auditării managementului în proiecte

Responsabilităţi

mediu
Solicitantul auditării

proiectului auditat

Elemente de
Reprezentanţii

Documente
Auditor/-i

relevante
Procese

Analiza situaţiei
• Descrierea situaţiei şi primele ipoteze D 1)
Planificarea auditării managementului
• Acord asupra cuprinsului auditării, metodele utilizate M D M
• Realizarea planului de auditare D 2)
• Acord, informaţii asupra planului de auditare I D M (I)
Pregătirea auditării în management
• Punerea la dispoziţie a documentelor pentru analiză D
• Pregătirea interviurilor D M 3)
• Identificarea elementele de mediu relevante D M M
• Pregătirea analizei documentelor D
• Pregătirea autoevaluării D
• Pregătirea observaţiilor (eventual) D 4)
• Pregătirea prezentării auditării managemetului, D
documentarea informaţiilor generale pentru auditarea
managementului
• Documentarea informaţiilor generale pentru D 5)
auditarea managementului
Realizarea analizelor
• Analiza documentelor D 6)
• Interviuri M D M 7)
• Informaţii despre rezultate intermediare I D I
• Elementele de mediu relevante D 8)
• Observaţii (eventual) D M (M) 9)
• Autoevaluarea echipei cu privire la competenţele D M 10)
de management
• Autoevaluarea individuală cu privire la D M 11)
componenţele de management
Raportarea rezultatelor auditării
• Prima formă a raportului de auditare D 12)
• Prelucrarea raportului de auditare I D M
• Încheierea raportului de auditare D
Prezentarea auditării managementului I D M
• Pregătirea prezentării auditării managementului M D M (M) 13)
• Desfăşurarea prezentării auditării D M
Încheierea auditării managementului D M
• Distribuirea raportului de auditare D M
• Feedback către auditorii managementului D M
• Aprobarea rezultatelor D M 14)
• Acord asupra actiunilor follow-up (urmărire)
Legenda: Rezultate/documente
D - Desfăşurare 1) Analiza situaţiei 8) Protocolul interviului
M - Colaborare 2) Planul de audit al managementului 9) Protocolul observaţiilor
I - Informare 3) Planul de interviu 10) Autoevaluare: Competenţa
echipei in managementul
proiectelor
4) Planul observaţiilor 11) Autoevaluare: Competenţele
individuale în managementul
proiectelor
5) Chestionar: Informaţii generale despre 12) Raportul de audit
auditarea managementului
6) Chestionar: Analiza competenţelor 13) Prezentarea auditării
organizatorice in managementul
proiectelor
7) Chestionar: Starea proiectului şi cifre 14)Acord privind acţiunile
referitoare la proiect follow-up

Tabelul nr. 13.6.

Extras din chestionarul referitor la competenţele managementului unui proiect
1.1 Metode de planificare în procesul de Existenţa Calitate
demarare a proiectului
Planul obiectivelor proiectului *
Planul obiectelor vizate *
Planul structurii proiectului *
Specificaţiile pachetelor de activităţi (pentru
pachetele alese de auditor)
Diagrama de bare
Diagrama reţea (necesitate?)
Planul resurselor proiectului (necesitate?)
Planul costurilor proiectului *
Analiza costurilor proiectului *
Analiza riscurilor proiectului *
Analiza scenariilor proiectului (necesitate?)
 Interpretare
1.2 Metode pentru proiectarea relaţiilor proiect- Existenta Calitate
context in procesul de demarare a proiectului
Analiza fazei pre- si post-proiect
Analiza relaţiei cu strategia intreprinderii
(necesitate?)
Analiza relaţiilor proiectului cu alte proiecte
(necesitate?)
Analiza business case
Analiza mediului proiectului
Interpretare
Legenda:
 Pentru toate metodele marcate cu * există liste de verificare pentru evaluarea calităţii
 (Necesitate?) înseamnă că respectiva metoda este o metoda posibilă, dar nu este
obligatorie conform normelor pentru managementul proiectelor şi programelor,
 Existenţa: f.n. = nu este necesar, 0 = nu este disponibil un document, 1 = informatie
disponibil, 2 = document disponibil
 Calitate: 1= inadecvată, 2 = calitate redusă, 3 = calitate medie, 4 = calitate bună, 5 =
calitate excepţională

• Generarea rapoartelor
Raportul de audit este realizat de către auditori. Raportul sintetizează rezultatele
analizei şi recomăndările pentru dezvoltarea competenţelor în managementul proiectelor
referitoare la proiectul auditat. Se recomandă punerea de acord a raportului cu managerul
proiectului auditat. Această punere de acord nu inseamnă modificarea rezultatelelor
auditului, ci asigurarea posibilităţii de realizare a rezultatelor auditului.
• Prezentarea rezultatelor auditului
La final, rezultatele analizelor şi recomandările pentru dezvoltarea competenţelor
proiectului în managementul proiectelor vor fi prezentate de auditori. Participanţii la
prezentare trebuie să fie solicitantul auditului, managerul de proiect şi membrii
organizaţiei proiectului. Pot fi invitaţi, de asemenea, şi reprezentanţii elementelor de
mediu relevante. Prezentarea rezultatelor se poate realiza sub forma de work-shopuri.
• Incheierea auditării managementului
Încheierea formală poate consta într-o discuţie între proprietar şi auditor. Auditorii nu
sunt responsabili cu implementarea rezultatelor auditului. Punerea de acord asupra
implementării este realizată între echipa proprietarilor proiectului şi managerul de proiect,
respectiv echipa proiectului. Echipa proprietarilor proiectului preia controlul asupra
implementării măsurilor stabilite.
Tabelul nr. 13.7.
Cuprinsul raportului de audit
Cuprins: Raport de audit
1. Cuprins
2. Analiza situaţiei, context şi descrierea procesului de auditare
3. Descrierea proiectului auditat
4. Analiza competenţelor de managementul proiectelor în proiect
 4.1 Analiza demarării proiectului: competenţe organizatorice, colective şi
individuale în managementul proiectelor
4.2 Analiza coordonării proiectului: competenţe organizatorice, colective şi
individuale în managementul proiectelor
4.3 Analiza controlului proiectului: competenţe organizatorice, colective şi
individuale în managementul proiectelor
5. Recomandări pentru dezvoltarea competenţelor de managementul proiectelor
în proiect
6. Recomandări generale pentru dezvoltarea competenţelor organizaţiei
orientate pe proiecte

13.3.2. ROLURI ÎN AUDITAREA MANAGEMENTULUI PROIECTELOR ŞI

PROGRAMELOR

Auditarea managementului unui proiect se desfăşoară în cadrul unui sistem temporar

de auditare, cu care cooperează proprietarul auditării, auditorii, reprezentanţii proiectului
şi ai elementelor relevante de mediu pentru proiectul studiat. În sistemul de auditare
trebuit să se convină asupra regulilor de colaborare şi comunicare pentru a proiecta un
sistem de auditare a managementului în mod cooperativ şi eficient. Calitatea acestuia este
dependentă de dorinţa de cooperare a reprezentanţilor proiectului auditat, de timpul şi de
resursele disponibile.

Rol : Proprietarul auditării managementului

Obiective
• Asigurarea calităţii managementului proiectului auditat
• Asigurarea unei oportunităţi de invăţare pentru proiectul auditat
• Asigurarea fezabilităţii auditării
Activităţi
• Contribuţia la clarificarea situaţiei
• Crearea de contacte între auditori şi reprezentanţii proiectului auditat
• Acord cu auditorii asupra cuprinderii şi a metodelor utilizate
• Partener de interviu (eventual)
• Participarea la prezentarea auditării
• Oferire feedback şi aprobarea rezultatelor auditării
• Acord referitor la follow-up cu reprezentanţii proiectului auditat
Elemente de mediu
• Auditorii managementului
• Reprezentanţii elementelor de mediu relevante
Autoritatea formală
• Alocarea auditorilor
• Întreruperea auditării managementului
• Încheierea auditării managementului
 Auditorii managementului sunt întotdeauna persoane externe proiectului sau
programului. Dacă auditarea managementului este susţinută de mai mulţi auditori se
vorbeşte despre o echipa de auditori. Echipa de auditori este condusă de liderul (şeful)
echipei.
Rol : Auditorii managementului
Obiective
• Analiza şi elaborare recomandări pentru dezvoltarea competenţelor în
management în proiectul auditat
Activităţi
• Clarificarea situaţiei
• Clarificarea politicii referitoare la informaţii cu proprietarul şi managerul
proiectului audiat
• Acord asupra cuprinderii auditării şi asupra metodelor utilizate
• Planificarea structurilor de comunicare a auditării
• Realizarea şi coordonarea planului de audit
• Pregătirea şi realizarea analizelor
• Informarea managerului proiectului auditat
• Realizarea şi coordonarea raportului de audit
• Prezentarea rezultatelor auditării
Elemente de mediu
• Grup de auditori ai managementului
• Reprezentanţii elementelor de mediu relevante
Autoritatea formală
• Solicitarea documentelor de management ale proiectelui

Pentru îndeplinirea activităţilor de auditare a managementului, auditorul necesită

competenţe de management al proiectelor, respectiv programelor, precum şi de auditare.
Competenţele referitoare la auditare cuprind competenţe de proiectare a procesului de
auditare şi de utilizare a metodelor de audit. Auditorul managementului nu este un expert
referitor la conţinutul proiectului. Auditorii pot fi recrutaţi din organizaţia orientată pe
proiecte care derulează proiectul, cât şi externi.

13.4. TEHNICI ŞI INSTRUMENTE APLICATE IN MISIUNEA DE

AUDIT. COMUNICAREA ÎN CADRUL AUDITULUI

13.4.1. PRINCIPALELE TEHNICI DE AUDIT

Verificarea - asigură validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor,

declaraţiilor, concordanţa cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor
interne.
Tehnicile de verificare sunt:
a) Comparaţia: confirmă identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două
sau mai multe surse diferite;
 b) Examinarea: presupune urmărirea în special a detectării erorilor sau a
iregularităţilor;
c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice;
d) Confirmarea: solicitarea informaţiei din două sau mai multe surse independente în
scopul validării acesteia;
e) Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;
f) Garantarea: verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea
documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;
g) Urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre
articolul înregistrat.
Observarea fizică- reprezintă modul prin care auditorii interni îşi formează o părere
proprie.
Interviul se realizează de către auditori prin intervievarea persoanelor
auditate/implicate/interesate. Informaţiile primite trebuie confirmate cu documente.
Analiza constă in descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate şi măsurate distinct.

13.4.2. PRINCIPALELE INSTRUMENTE DE AUDIT

Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni. Tipurile de

chestionare sunt:
a) chestionarul de luare la cunoştiinţă (CLC) - cuprinde întrebări referitoare la
contextul socio-economic, organizarea internă, funcţionarea entitătii/structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) activitatea de identificare obiectivă a
disfuncţiilor şi cauzelor reale ale acestor disfuncţii;
c) chestionarul – lista de verificare (CLV) - ghidează auditorii interni în de verificare
- este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare
domeniu auditabil.
Formularele constatărilor de audit public intern - se utilizează pentru prezentarea
fundamentată a constatărilor auditului public intern.
a) Fişa de identificare şi analiza problemelor (FIAP) - se întocmeşte pentru fiecare
disfuncţionalitate constatată. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele şi consecinţele, precum
şi recomandările pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie aprobată de către
liderul/coordonatorul misiunii, confirmată de reprezentanţii entităţii/structurii auditate şi
supervizată de şeful compartimentului de audit (sau de către înlocuitorul acestuia).
b) Formularul de constatare a raportării iregularităţilor – se întocmeşte în cazul
în care auditorii constată existenţa sau posibilitatea producerii unor iregularităţi.

13.4.3. ELEMENTE SPECIFICE COMUNICĂRII ÎN CONTEXTUL

AUDITULUI PROIECTELOR

În cadrul proiectelor utilizarea unor anumite metode şi tehnici de comunicare este

justificată de necesitatea desfăşurării unor procese de comunicare de o mare diversitate,
atât în interiorul cât şi în exteriorul proiectului.
 În astfel de situații metodele şi tehnicile de comunicare se bazează pe:
- ascultarea activă;
- chestionarea nedirectivă;
- evitarea atacului;
- analiza tranzacţională.
Ascultarea activă
Ascultarea activă este o tehnică pe care ar trebuie s-o înveţe şi s-o aplice în mod
constant toţi auditorii, aceasta fiind cheia comunicării eficiente. Ascultarea activă implică
atât ascultarea propriu-zisă, cât şi corecta înţelegere a tuturor mesajelor/semnalelor
transmise de vorbitor. Ascultarea activă este componenta cu cea mai mare pondere (45%)
în timpul destinat comunicării, fiind influenţată de factori ca:
 condiţii de microclimat: zgomot, temperatură, confort;
 structura de referinţă comună cu a vorbitorului: vocabular, organizarea
informaţiilor, interferenţe;
 atitudinea pozitivă;
 nivelul acuităţii auditive.
Pentru ca ascultarea activă să asigure receptorului percepţia şi înţelegerea informaţiilor
sunt necesare: cunoaşterea şi depăşirea barierelor care diminuează ascultarea şi însuşirea
tehnicii de ascultare activă.
Ascultarea activă este o tehnică pe care mulţi o consideră dificil de utilizat pentru că
ei:
• nu-l lasă pe vorbitor să-şi urmeze ritmul şi aud numai ce vor sau ce aşteaptă ei să
audă;
• reacţionează prematur şi/sau emoţional;
• permit divagaţiile, care afectează capacitatea de concentrare;
• se "dezacordează”, dacă subiectul devine dificil, din punct de vedere emoţional;
• vorbesc prea mult.
Pentru dezvoltarea abilităţii de a asculta activ şi pentru însuşirea tehnicii, un auditor
trebuie:
- să pună întrebări scurte şi să nu vorbească mai mult de 20% din timp;
- să-şi amintească mereu că atunci când vorbeşte nu află nimic despre auditat;
- să nu-i fie frică de tăcere - "dă timp persoanei să se gândească şi lasă tăcerea să
transmită interesul şi nevoia de a spune mai mult";
- să evite divagaţiile şi să încerce să stopeze intervenţiile inoportune ale altor
persoane;
- să formuleze întrebări deschise;
- să sprijine pe vorbitor în exprimarea ideilor.
Chestionarea nedirectivă
Principalul mod în care auditorii pot obţine informaţii cu privire la derularea
proiectului este prin a adresa întrebări persoanelor care desfăşoară activităţi în zona
auditată. Făcând acest lucru, ei îşi completează informaţiile obţinute din materialele
prezentate şi oferă celor auditaţi prilejul de a explica sistemele şi metodele de lucru
utilizate. În fiecare zona auditată, auditorul formulează întrebări referitoare la activitatea
desfăşurată, procedurile, documentaţia utilizată, echipamentele folosite şi care este stadiul
activităţii desfăşurate. În general, nu este posibil să se analizeze totul, auditorul selectând
(se practică eşantionarea) un număr de dovezi pentru a fi analizate.
Se recomandă folosirea întrebărilor deschise, la care nu se poate răspunde cu "da" sau
"nu" (de ex: "cum procedaţi când se întâmplă acest lucru?"). Trebuie avut grijă în
formularea acestor întrebări, pentru a obţine exact informaţia dorită, deoarece întrebările
deschise sunt mari consumatoare de timp.
Întrebările închise, adică acelea la care se poate răspunde cu "da" sau "nu", ar trebui
folosite mai rar şi numai atunci când trebuie clarificată o neînţelegere pentru că, răspunsul
la asemenea întrebări poate ascunde unele informaţii importante. Întotdeauna, însă,
trebuie să se acorde atenţie tonului cu care se formulează întrebarea, astfel încât să nu
pară un interogatoriu.
Folosind cele şase întrebări: ce?, de ce?, când?, cum?, unde?, cine? combinate cu
“altcineva" şi “dacă" (de exemplu: "cum procedaţi dacă ?"; "cine altcineva?") se obţin
informaţii esenţiale pentru un auditor.
Alte două formulări de bază sunt: "presupunând că.......... atunci ce?","vă rog, arătaţi-
mi". Se prezintă, în continuare, câteva recomandări privind utilizarea acestor întrebări în
timpul auditului.

CE ? DE CE CÂND CUM ? UNDE? CINE ?

"Ce?" - Este prima întrebare care se pune în procesul de colectare a informaţiilor.

Întrebarea "ce?" permite compararea activităţii pe care auditatul o descrie cu ceea ce se
întâmplă în realitate, acest lucru ducând la alte întrebări. Abia după ce s-a folosit "ce?" se
va pune întrebarea "de ce?".
"Dece?" - Formularea acestei întrebări permite auditorului să evalueze în ce măsură
auditatul înţelege şi îşi îndeplineşte atribuţiile care-i revin. Auditorul poate înţelege ce
activităţi se desfăşoară şi care sunt obiectivele activităţilor respective.
"Când?" - Este uşor de observat că, după ce se află "ce" şi "de ce", se desfăşoară o
anumită activitate, se simte nevoia de a şti când şi în cât timp se indeplineşte sarcina
respectivă. Această ordonare a întrebărilor în timpul auditului poate fi omisă, de aceea
chiar şi un auditor experimentat trebuie să consulte lista sa de întrebări. De exemplu, este
simplu să se verifice că o anumită atribuţie a fost înţeleasă şi indeplinită, dar se poate uita
să se întrebe dacă ea a fost îndeplinită la timp.
"Cum?"- De obicei oamenii ştiu ce fac, de ce şi când, dar sunt situaţii în care nu se
acordă suficientă atenţie şi modului în care se face acest lucru. De exemplu, este simplu
să se spună "le-am spus să facă aşa", dar poate ei nu au fost atenţi sau nu au înţeles ce au
de făcut. Este necesar să se stabileasca "cum" s-a făcut, pentru a se observa dacă cei care
trebuiau să facă un anumit lucru nu au înteţes datele de intrare fiind incorecte sau
incomplete sau nu au realizat ceva in mod intentionat.
Întrebarea "cum?" îl va duce pe auditor la verificarea practică a informaţiilor aflate
prin celelalte întrebări. "Unde?"
 Este important să se determine unde se desfăşoară activităţile care fac obiectul
auditului. Această întrebare poate să-l conducă pe auditor într-o zonă care nu a fost luată
în considerare sau care nu era cunoscută.
"Cine?"-Auditorul trebuie să identifice persoana care se ocupă de zona sau activitatea
care se auditează. Nu se fac presupuneri, ci se pun întrebări.
Evitarea atacului
Este o tehnică de comunicare adecvată colectării informaţiilor prin procese de
comunicare verbală şi contribuie la menţinerea unui climat favorabil comunicării.
Ca tehnică de comunicare, evitarea atacului constă în:
- evitarea unor formulări ca: “aşa cum trebuia să ştiţi... “, “se ştie că... “;
- evitarea evaluării afirmaţiilor partenerului de comunicare fără argumentare solidă.
Principalele avantaje sunt:
- nu se produc blocaje ale procesului de comunicare;
- se evită riposta partenerului.
Feedback-ul în comunicare
În general, controlul ca funcţie a managementului trebuie să genereze concluzii ce vor
fi comunicate. Mesajul comunicat prin care se asigură feedback-ul trebuie să fie astfel
formulat, încât să se producă reacţii pozitive.
În figura 13.3 este reprezentat ansamblul situaţiilor constructive şi neconstructive pe
care le poate genera feedback-ul în comunicare.

Fig. 13.3. Răspunsuri posibile la feebback-ul în comunicare

Analiza tranzacţională
Este o metodă bazată pe cunoştinţe de psihologie, care înlesneşte înţelegerea
comportamentului – de sine şi al altora – şi permite înţelegerea cu ceilalţi. Ideea
principală a analizei tranzacţionale este aceea că în fiecare om există trei stări ale “eu”-
lui care îi influenţează comportamentul.În figura 13.4 sunt evidenţiate stările “eu”-lui şi
variantele lor, motive care justifică existenţa lor şi caracteristicile generale de
comportament determinate de fiecare stare. Starea “eu”-lui care influenţează
comportamentul unei persoane într-un anumit moment poate fi identificată după indicii de
vorbire, mimică, gestică, poziţia corpului.
 Fig.13.4. Stările “eu”-lui

Relaţia dintre analiza tranzacţională şi comunicare este evidenţiată prin:

Fig. 13.5. Relaţia dintre analiza tranzacţională şi comunicare

13.4.4. RECOMANDĂRI PRIVIND UTILIZAREA METODELOR ŞI

TEHNICILOR DE COMUNICARE ÎN DESFĂŞURAREA AUDITULUI
 Nu se recomandă utilizarea întrebărilor "capcană". Răspunsul la aceste întrebări este în
detrimentul auditorului. De aceea, trebuie să se formuleze întrebări "oneste".
Trebuie evitate întrebările:
• de tipul: "evident, faci analize periodice, nu-i aşa?";
• care conţin observaţii ascunse, astfel încât vorbitorul se simte pus la colţ (de ex:
"sunteţi de acord că aceasta este responsabilitatea dumneavoastră?", dacă trebuie făcută o
astfel de observaţie, este bine să fie făcută impersonal);
• care conţin declaraţii de opinie de felul "dacă aş fi fost în locul dvs., ......" sau "v-am
spus ca voi găsi acest ...... ".
Asemenea întrebări duc la distrugerea oricărui raport de încredere între auditor şi
auditat. Scopul auditorilor este de a obţine dovezi obiective privind eficacitatea şi
eficienţa sistemului într-un mod politicos, amical, dar totuşi profesional, şi nu de a găsi
greşeli.
a) Înţelegerea întrebării
În primul rând, auditorul trebuie să formuleze întrebarea în mod clar, astfel încât să
poată fi înţeleasă de auditat. În al doilea rând, răspunsul trebuie înţeles de auditor.
Auditorul trebuie să formuleze întrebările având în vedere caracteristicile, activitatea şi
personalitatea celui chestionat. Confuziile pot să apară din neîntelegerea termenilor
tehnici sau din exprimarea neclară. De aceea, auditorul trebuie să formuleze întrebarea în
mai multe feluri, pentru a obţine un răspuns clar şi consistent. Unii auditori folosesc
următoarea regulă: pun întrebarea în trei feluri şi acceptă ca răspuns adevărat pe acela
care dă aceeaşi informaţie în două din cele trei răspunsuri. Acest procedeu pare simplu,
dar auditorul trebuie să fie foarte atent la răspunsul primit pentru a sesiza orice element
care indică înţelegerea necorespunzătoare a întrebării. În acest caz auditorul trebuie să
reformuleze întrebarea.
b) Formularea întrebărilor
Modul în care se formulează întrebarea trebuie luat în considerare pentru obţinerea
unui răspuns corespunzător. Întrebările nu trebuie formulate pentru răspunsuri cu "da" şi
"nu". În primul rând, aceste răspunsuri oferă puţine informaţii şi, în al doilea rând,
oamenilor le place să-şi etaleze cunoştinţele şi abilităţile, explicându-şi acţiunile în
domeniile care sunt analizate. Auditorul trebuie să formuleze întrebarea astfel încât
răspunsul să permită un anumit nivel de explicare, în măsură să genereze celui întrebat un
sentiment de mulţumire. Auditorul trebuie să folosească întotdeauna chestionarul/lista de
verificare pentru a se asigura ca toate aspectele au fost acoperite.
Dacă în timpul chestionării se trece de la un subiect la altul, există riscul să se piardă
informaţii şi auditul să devină ineficient.
c) Întrebarea "concluzie"
Când auditorul a ajuns să înţeleagă desfăşurarea activităţii pe care o analizează, el
poate pune o întrebare "concluzie" la sfârşitul secvenţei de întrebări.
Aceasta înseamnă, de fapt, că auditorul să spună de exemplu: "Aţi putea să-mi daţi
câteva exemple referitoare la....? " sau "Să văd dacă am înţeles corect, vreţi să spuneţi
că......?", ceea ce asigură rezolvarea unor ambiguităţi
f) Intervievarea “intrare contra ieşire”
 Toate activităţile au "intrări" şi "ieşiri'. De aceea echipa de audit trebuie să aibă în
vedere că, cele şase întrebări se folosesc atât în ceea ce priveşte intrările, cât şi ieşirile.
Există o tendinţă naturală de a acorda atenţie, în formularea întrebărilor, elementelor de
ieşire ale activităţilor, uitându-se că, de obicei, intrările au un efect mai mare asupra
performanţelor.
g) Intervievarea aplicativă
Adesea auditorul întâlneşte o echipă de proiect, care nu este mulţumită că este auditată
şi nici nu este încântată de statutul şi autoritatea sa. Auditorul trebuie să fie atent la
sentimentele acestor persoane şi să fie pregătit la tonul interogării. Obiectivul auditorului
este de a obţine întotdeauna maximum de informaţii din orice întrebare formulată, de
aceea o întrebare simplă, exprimată în termeni obişnuiti, pusă unui auditat nemulţumit, va
obţine de obicei o replică minimă. Întrebând asemenea persoane dacă primesc tot sprijinul
de care au nevoie, auditorul va deschide “poarta” plângerilor şi, astfel, el va observa cum
funcţionează sistemul de comunicare în realitate, decât cum ar trebui să funcţioneze sau
cum este planificat.
Prin urmare, auditorul trebuie să aibă abilitatea să-1 facă pe auditat să comunice în
mod firesc, având în vedere scopul interogării. De asemenea, el trebuie să fie capabil să-şi
schimbe modul de exprimare pentru a obţine datele de care are nevoie în vedere atingerii
obiectelor auditului.
h)Verificarea răspunsurilor primite de auditor
Auditorul nu-şi poate permite să ia cuvântul cuiva drept garanţie. De aceea, auditorul
trebuie să spună din când în când, auditatului: "Bine, cred că am înţeles toate acestea,
acum, vă rog, arătaţi-mi". "Arătati-mi" trebuie să fie permanent în atenţia auditorului.
Fără această frază de verificare nici o formă de audit nu are valoare.
Auditorul trebuie să verifice toate faptele, dacă tot ceea ce i s-a spus se şi aplică în
practică. Dar, trebuie avut grijă ca ceea ce i se arată auditorului să fie modul obişnuit de
desfăşurare a unei activităţi şi nu o demonstraţie specială.
Informaţiile obţinute pe baza de interviuri ar trebui verificate prin confruntarea lor cu
informaţii din alte surse independente, cum ar fi rezultatele unor inspecţii.
Dubla verificare a unei informaţii obţinute ar fi ideală. Este, totuşi, imposibil ca
auditorul să verifice de două ori fiecare informaţie, document sau declaraţie obţinută. De
aceea auditorul trebuie să decidă asupra numărului de documente pe care să le analizeze
şi asupra amplitudinii investigaţiei în orice zona auditată. Auditorul nu trebuie să insiste
în analiza unei singure zone, în speranţa că va găsi ceva greşit dacă, la prima vedere
lucrurile merg bine. El trebuie să treacă la următorul punct al planului de audit, iar dacă
se descoperă o problemă, atunci auditorul trebuie să insiste pentru a afla dacă este un
incident izolat sau un aspect al unei probleme cu o extindere mai mare. Dovezile obţinute
trebuie să fie semnificative şi numai auditorul va decide câte sunt necesare, pentru
formularea unei concluzii.
 Bibliografie

1. Catană, A., Ghidul finanţărilor europene – de la idee la proiect, Ed.

Ofiţeru, L. ContaPlus, Bucureşt, 2012
2. Cătană, A. Fondurile structurale pentru administraţia publică: elaborarea şi
(coord.) implementarea proiectelor în perioada de programare 2007 –
2013, Editura ContaPlus, Bucureşti,2008
3. Dobre, E. Controlul şi auditul proiectelor, Editura Economică, Bucureşti,
2007.
4. Gareis, R. Happy Projects!, editia a doua, Editura ASE, Bucuresti, 2006
5. Ionica, A. Auditul calităţii, Editura Universităţii, Petroşani, 2006
6. Mareş, G., Audit şi puncte nevralgice în accesarea fondurilor europene, Ed.
Pitulice, M.G., ContaPlus, Bucureşt, 2012
Ştefănescu, V.
7. Mareş G., Practica auditului intern privind fondurile publice naţionale şi
Nicolae D. C., ale Uniunii Europene, Editura ContaPlus, Ploieşti, 2007
Pitulice M. G.,
Costinescu C.
8. *** http://www.stiucum.com/management/managementul-
proiectelor/Monitorizarea-controlul-si-aud82873.php

9. **** http://www.consultingreview.ro/articole/managementul-
proiectelor-finalizarea-proiectelor.html