Capítulo 4:

Gestión de Integración del Proyecto

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
 Describir un marco general para la gestión de la integración del
proyecto refiéndose a las otras áreas del conocimiento de PM y el ciclo
de vida del proyecto

 Explicar el proceso de planificación estratégica y aplicar distintos

métodos de selección de proyectos

 Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para

iniciarlo formalmente

 Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto,

incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el
desarrollo de planes y realizar un análisis de los interesados en el
proyecto para ayudar a gestionar las relaciones

 Explicar la ejecución del proyecto, su relación con la planificación del

proyecto, los factores relacionados con resultados exitosos, y las
herramientas y técnicas para asistir en la ejecución del proyecto
Objetivos de Aprendizaje (continúa)

 Describir el proceso de monitoreo y control del trabajo

 Comprender el proceso del control integrado de cambios, la

planificación y la gestión de los cambios en los proyectos y
desarrollar y utilizar un sistema de control de cambios

 Explicar la importancia de desarrollar y seguir buenos procedimientos

para el cierre de los proyectos

 Describir cómo el software puede ayudar en la gestión de integración

del proyecto
La clave para el éxito general del proyecto:
Buena Gestión de la Integración del proyecto

 Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de

conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto

 Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el

"panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles

 La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la

integración de software
Procesos de Gestión de la Integración del proyecto
 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Trabajar con
los interesados en el proyecto para realizar el documento: Acta de
constitución del proyecto.
 Desarrollar el plan para la Dirección del proyecto: coordinar
todos los esfuerzos para crear un documento de planificación
consistente, coherente: el plan para la dirección del proyecto
 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: ejecutar el plan de
gestión para la dirección del proyecto realizando las actividades
incluidas en él
 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: supervisar el
trabajo del proyecto para cumplir los objetivos de rendimiento
 Realizar el control integrado de cambios: coordinar los cambios
que afectan los entregables del proyecto y los activos de los
procesos de la organización
 Cerrar el proyecto o fase: completar todas las actividades para
cerrar formalmente el proyecto o una fase
Resumen de Gestión de la Integración
Iniciación
Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Salida: Acta de Constitución del proyecto

Planificación
Proceso: Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Salida: Plan de Dirección del Proyecto

Ejecución
Proceso: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Salidas: Entregables, información sobre el desempeño del trabajo, solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan
para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Seguimiento y control
Proceso: Monitorear y controlar el trabajo del Proyecto
Salidas: Solicitudes de cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto, Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto.
Proceso: Realizar el control integrado de cambios
Salidas: Actualizaciones al Estado de las Solicitudes de Cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección
del Proyecto, Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Cierre
Proceso: Cerrar proyecto o fase
Salidas: Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final, Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización

Inicio del proyecto Terminación del Proyecto

Planeación Estratégica y Selección del Proyecto

 La planificación estratégica consiste en determinar los objetivos a

largo plazo, la predicción de tendencias futuras, y la proyección de la
necesidad de nuevos productos y servicios

 Las organizaciones suelen realizar un análisis FODA*

 Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

 Como parte de la planificación estratégica, las organizaciones:

 Identifican proyectos potenciales o posibles proyectos
 Utilizan métodos realistas para seleccionar en qué proyectos trabajar
 Formalizan la iniciación del proyecto mediante la elaboración del Acta de
constitución del proyecto

* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

Métodos de selección de proyectos

 Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y

recursos para desarrollarlos

 Métodos para seleccionar proyectos:

 Centrarse en las necesidades generales de la organización
 Categorizar los proyectos
 Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros
 Utilizar un modelo de calificación ponderada
 Implementar un tablero de control balanceado*

* Balanced scorecard
Enfocarse en las necesidades generales de la
organización

 A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos

proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor

 Tres criterios importantes para los proyectos:

 Existe una necesidad del proyecto
 Hay fondos disponibles
 Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito
Clasificación de proyectos

 Una clasificación es si el proyecto se ocupa de:

 Un problema
 Una oportunidad
 Una directiva

 Otra clasificación: cuánto tiempo tomará realizarlo y cuándo es

necesario que este realizado

 Otra: la prioridad general del proyecto

Análisis financiero de proyectos

 Las consideraciones financieras son a menudo un factor importante en la

selección de proyectos

 Tres métodos principales para determinar el valor financiero de los

proyectos previstos
 Análisis de valor presente neto (VPN)*
 Retorno de la inversión** (ROI)
 Análisis de Retorno ***

* NPV: Net present value

** ROI: Return on investment
*** Payback analysis
Modelo de clasificación ponderada
 Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que
proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados
en muchos criterios
1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de
proyectos
2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en
total 100%
3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto
4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado

 Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

Ejemplo de modelo de clasificación ponderada
para la seleccion de un proyecto

Promedio ponderado por proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto
Cuadro de mando Integral*

 Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque

para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la
estrategia empresarial
 balanced scorecard:
 Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales
como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento
financiero, en una serie de métricas definidas

* Balanced Scorecard

Más información en www.balancedscorecard.org

Acta de constitución del proyecto
 Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que
hacérselo saber a la organización

 Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce

formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los
objetivos y la gestión

 Los Interesados deben firmar el Acta de constitución para llegar a un

acuerdo sobre la necesidad y la intención del proyecto; un documento
firmado es la salida clave de la gestión de integración del proyecto
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Enunciado del Trabajo del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Caso de Negocio
3. Contrato
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
Plan para la Dirección del proyecto

 Plan para la Dirección del proyectos: es un documento que se

utiliza para coordinar todos los documentos de planificación del
proyecto y ayudar a orientar la ejecución y el control de un proyecto

 Los planes creados en las áreas de conocimiento son parte del plan
general de gestión del proyecto
Elementos comunes de un plan para la dirección
del proyecto

 Introducción y panorama general del proyecto

 Descripción de cómo esta organizado el proyecto

 Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto

 Trabajo a realizar, cronograma e información presupuestaria

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Salidas de los Procesos de
Planificación
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
Ejecución del proyecto
 La ejecución del proyecto implica la gestión y la realización de los
trabajos descritos en el plan para la dirección del proyecto

 La mayoría del tiempo y el dinero se gasta en la ejecución

 El área de aplicación del proyecto afecta directamente a la

ejecución del proyecto porque los productos del proyecto se
producen durante la ejecución
Coordinar planeación y ejecución

 La planificación y ejecución de proyectos están interrelacionados y

son actividades inseparables

 Los que harán el trabajo deben ayudar a planificar el trabajo

 Los gerentes de proyecto debe solicitar la opinión del equipo para

desarrollar planes realistas
Proporcionar liderazgo y cultura de apoyo

 Los gerentes de proyecto deben dar el ejemplo para demostrar la

importancia de crear y seguir a cabalidad el plan de dirección del
proyecto

 La cultura organizacional puede ayudar a la ejecución de proyectos:

 Proporcionando directrices y plantillas
 Haciendo seguimiento del desempeño basado en los planes

 Los gerentes de proyecto pueden necesitar romper las reglas para

cumplir los objetivos del proyecto, y los altos directivos debieran
apoyar esas acciones
 Habilidades importantes para la ejecución de
proyectos

 Capacidades generales de gestión, como el liderazgo, habilidades

políticas y de comunicación

 Habilidades y conocimiento de productos, negocios y área de

aplicación

 Utilización de herramientas y técnicas especializadas

Herramientas y técnicas de ejecución de proyectos

 Metodología de gestión del proyecto: muchos gerentes de

proyecto experimentados creen que la forma más efectiva de
mejorar la gestión de proyectos es seguir una metodología que no
sólo describe lo que se debe hacer en la gestión de un proyecto,
sino cómo hacerlo

 Sistemas de información para Gestión de proyectos: hay cientos

de productos de software de gestión de proyectos disponibles en el
mercado hoy en día, y muchas organizaciones se están moviendo
hacia potentes sistemas de gestión de proyecto para empresas a los
que se puede acceder a través de Internet
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Entregables

2. Solicitudes de Cambio Aprobadas 2. Sistema de Información para la 2. Información sobre el Desempeño

3. Factores Ambientales de la Dirección de Proyectos del Trabajo
Empresa 3. Solicitudes de Cambio
4. Activos de los Procesos de la 4. Actualizaciones al Plan para la
Organización Dirección del Proyecto
5. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
Monitoreo y control del trabajo
 Los cambios son inevitables en la mayoría de los proyectos, así que
es importante desarrollar y seguir un proceso para supervisar y
controlar los cambios

 La vigilancia del trabajo del proyecto incluye recoger, medir y

difundir la información sobre el rendimiento

 Dos salidas importantes del monitoreo y control del trabajo del

proyecto incluyen la recomendación de acciones correctivas y
preventivas
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Informes de Desempeño
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
1. Juicio de Expertos 1. Solicitudes de Cambio
2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
Control integrado de cambios

 Tres objetivos principales:

 Influir en los factores que crean cambios para asegurar que los cambios
sean beneficiosos
 Determinar que se ha producido un cambio
 Gestionar los cambios a medida que se producen

 Una línea base, es el plan de dirección del proyecto aprobado, más

los cambios aprobados
Control de cambios en proyectos
 Punto de vista anterior: el equipo del proyecto debe tratar de hacer
exactamente lo que estaba previsto dentro del tiempo y del
presupuesto

 Problema: rara vez las partes interesadas acuerdan por adelantado

el alcance del proyecto, el tiempo y las estimaciones de gastos son
inexactos

 Punto de vista moderno: la gestión de proyectos es un proceso de

constante comunicación y negociación

 Solución: los cambios son a menudo beneficiosos y el equipo del

proyecto debería elaborar la planificación, teniéndolos en cuenta
Sistema de control de cambios

 Proceso formal y documentado, que describe cuándo y cómo los

documentos oficiales del proyectos y el trabajo pueden ser
cambiados

 Describe quién está autorizado a hacer cambios y cómo hacerlos

Junta de control de cambios*

 Un grupo formal de personas responsables de aprobar o rechazar los

cambios en un proyecto

 Proporcionan guías para la preparación de solicitudes de cambio,

evalúan las solicitudes de cambio y gestionan la aplicación de los
cambios aprobados

 Incluye a los Accionistas o interesados en el proyecto

* CCB: Change Control Board

Cambios oportunos

 Algunas juntas de control de cambios sólo se reúnen de vez en

cuando, así que puede tomar mucho tiempo para que los cambios
ocurran

 Algunas organizaciones tienen políticas de tiempo sensible para

cambios
 "Política de 48 horas“, permite a los miembros del equipo del proyecto
tomar decisiones, y tienen 48 horas para revertir la decisión en espera de
autorización de la dirección
 Delega los cambios al nivel más bajo posible, pero mantiene a todos
informados de los cambios
Gestión de la configuración

 Asegura que la descripción de los productos del proyectos son

correctas y están completas

 Implica identificar y controlar las características de diseño funcional

y físico de los productos y sus documentos de ayuda o manuales

 Los especialistas en gestión de configuración identifican y

documentan los requerimientos de configuración, controlan los
cambios, registran y notifican los cambios y hacen auditoria sobre
los productos para verificar que están de acuerdo a los
requerimientos*

* Ver www.icmhq.com
Sugerencias para realizar un control integrado
de cambios
 Ver la gestión de proyectos como un proceso de constante
comunicación y negociación
 Planear teniendo en cuenta el cambio
 Establecer un sistema de control de cambios formal incluyendo una
junta de control de cambios
 Gestionar de forma efectiva la configuración
 Definir los procedimientos, para decidir a tiempo sobre cambios
pequeños
 Utilizar algún software para ayudar en la comunicación de los cambios
 Enfocarse en alcanzar los objetivos del proyecto
Realizar el Control Integrado de Cambios

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
3. Solicitudes de Cambio
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
1. Juicio de Expertos
2. Reuniones de Control de Cambios
1. Actualizaciones al Estado de las
Solicitudes de Cambio
2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
Cierre del proyecto

 Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades y

entregar el trabajo completo a las personas apropiadas

 Entre las salidas principales están:

 Los procesos de cierre administrativo
 Los procesos de cierre del contrato
 Los productos finales, servicios, o los resultados
 Procesos organizacionales de actualización de los activos
Cerrar Proyecto o Fase

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Transferencia del Producto,
2. Entregables Aceptados Servicio o Resultado Final
3. Activos de los Procesos de la 2. Actualizaciones a los Activos de los
Organización Procesos de la Organización
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
Software para la gestión de la integración del
proyecto
 Se puede utilizar software para ayudar a hacer la gestión de la
integración del proyecto
 Los documentos pueden ser creados con procesadores de texto
(Word)
 Se pueden utilizar software de creación de presentaciones
(PowerPoint)
 El tracking o seguimiento se puede hacer por medio de hojas de
cálculo o bases de datos
 Las herramientas como el correo o páginas Web pueden ayudar en
la comunicación
 El Software de gestión de proyectos puede reunir todo y mostrar
información detallada y resumida
 Las herramientas de gestión de servicios empresariales sirven para
hacer seguimiento de la ejecución de los flujos de procesos del
negocio
Resumen del Capítulo

 La gestión de la integración del proyecto incluye:

 Desarrollar el Acta de constitución del proyecto
 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
 Realizar el control integrado de cambios
 Cerrar proyecto o fase