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PR-AC-01-V1.
ACTIVIDADES DE COMUNICACIONES VIGENCIA:
INTERNAS O EXTERNAS. 28/11/2017
pág. 1
1. OBJETIVO:
Mejorar y definir los mecanismos de comunicación interna y externa de la institución con el fin
de cumplir las normativas de la Universidad y el correcto uso de los canales de comunicación.
2. ALCANCE:
Este Procedimiento tiene su alcance para todo el personal que labora en las sedes de la
Universidad. Tiene como finalidad el promover y fortalecer una adecuada comunicación que
contribuya a la mejora del clima laboral, para lograr alcanzar los objetivos estratégicos de la
institución.
3. DEFINICIONES:
Cliente: Persona que utiliza con asiduidad los servicios de profesionales de la facultad. Se
clasifica en clientes internos y externos.
4. CLASIFICACIÓN:
Comunicación oral: Es aquella que usa el canal auditivo para lograr su fin, ya que las personas
pueden percibir las palabras a través del oído, escuchándose los diferentes fonemas de un modo
lineal. En caso de ser necesario, el emisor se puede retractar de lo que ha dicho, es uno de los
mejores métodos ya que permite la interacción entre ambos, la existencia de un feedback y una
retroalimentación entre los parlantes.
Comunicación no verbal: Es uno de los más complejos, ya que al no poseer ninguna interacción
verbal se realiza a través de una multitud de signos muy variados, como lo son las imágenes
sensoriales, ya sean visuales, auditivas u olfativas, también por medio de gestos o movimientos
corporales.
Comunicación intrapersonal: Son esas conversaciones que se tienen consigo mismo, es decir el
dialogo interno, esta parte es totalmente íntima con cada persona, muchos psicólogos consideran
este tipo de comunicación bastante saludable, pues permite decir cosas que normalmente no se
le dirían a nadie más.
Comunicación pública: Para que esta se pueda dar, es necesario que no se celebre dentro de un
ámbito doméstico, más bien son los actos a los cuales la pluralidad tiene fácil acceso sin que sea
necesaria una distribución individual entre ellas.
6. DESARROLLO
INICIO
Documento de
Funcionarios dueños de solicitud de
Enviar por medio de proceso del ITSA, envían por comunicacione
1 correo electrónico Líder del Proceso.
medio de correo electrónico s
necesidades de necesidades de comunicación (interna y
comunicación. externa)
Asesor de Documento
Revisión de la Sistema de Revisa miento de la solicitud
2
solicitud. Gestión de enviada.
solicitud de
Calidad. comunicación
Verificación si la información
Asesor de
suministrada es suficiente. En Documento
Sistema de
caso contrario, solicita al
3 Gestión de
funcionario que realizó la
solicitud de
¿Si la Calidad. comunicación
necesidad, ampliación de la
información
información.
suministrada es No
suficiente?
Si 1
4 Documento
solicitud de
comunicación
Líder del proceso.
1 Ampliación de la
información.
A
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Asesor de Documento
Publicación del Sistema de Se publica el comunicado en
6 solicitud de
comunicado en los Gestión de los medios requeridos.
comunicación
Calidad.
medios requeridos.
Semestralmente se aplica la
Se aplica la encuesta
encuesta de satisfacción del Formato
7
de satisfacción Directiva. cliente por los servicios ENCU- TR
semestral por los prestados por el proceso de
servicios. Comunicaciones Estratégicas.
FIN
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8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica.