PROCEDIMIENTO DE TRABAJO – RECEPCION

1. Atender y derivar llamadas al anexo correspondiente

Nota: Importante preguntar en cada llamada de parte de quien llama o si es un cliente, de que
empresa está llamando, ejemplo: Clínica Las Condes, Mitsui. Esto para así poder derivar la llamada
al departamento correspondiente.

Ejemplo: tenemos una llamada de un cliente que tiene una deuda con Clínica Las Condes, se le
toma el número de RUT y se deriva la llamada al departamento correspondiente, en este caso se
llama al anexo 16 con la Srta. Josays Crusco (Jefa de Cobranza Prejudicial Clínica Las Condes)
Para derivar la llamada, se presiona la tecla TRANSFER y se marca el número de anexo.

NOTA: Para tomar llamada de otro tlf, se presiona la tecla FLASH/RECALL 70.

2. Requisición de artículos de oficina y aseo

 Proveedor: PRISA
 Se pasa una hoja de requisición para que los empleados anoten los artículos de oficina que
necesitan.
 Se vacía en una hoja Excel, el archivo se llama PRISA MES (Actualizar el mes siguiente,
ejemplo: PRISA MES SEPTIEMBRE). Todos los artículos tienen su código.
 Se solicita cotización a PRISA mediante correo electrónico a: aastrellig@prisa.cl
 Luego de que PRISA envié cotización, se solicita autorización a Don Eduardo
 Después de la autorización, se pide a PRISA despachar pedido.
 Monto mínimo de facturación es de $ 20.000 neto.
 La factura se le entrega a Mauricio.

3. Requisición de tóner:
 Los empleados solicitan tóner vía correo electrónico.
 Si la cantidad solicitada supera una unidad, se debe solicitar autorización a Don Eduardo.
De lo contrario se hace la solicitud directamente.
 Se envía correo a la Srta. Pamela Lee pamela@canadianlaser.cl de la empresa Canadian
Laser.
 Se recibe el tóner y se entrega al departamento que lo solicito.
 La factura se le entrega a Mauricio.

4. IMPORTANTE: Procuradores a tribunales: Todas las tardes se debe preguntar a los jefes
de equipo quien ira a tribunales el día siguiente.
 Equipo Mario
 Equipo Maximiliano
 Equipo Camila
  Luego se debe enviar el correo a Don Eduardo epavez@prainabogados.cl con
copia a Daniela Pavez dpavez@prainabogados.cl

5. Cuentas por pagar:

 Mauricio hace entrega de los cheques junto con las facturas.
 Se debe actualizar archivo RECEPCION DE PAGO A PROVEEDORES

 Se debe llamar a cada proveedor para notificar que ya el cheque está listo y deben pasar a
recogerlo.
 El proveedor debe firmar la factura
 Dichas facturas se deben entregar nuevamente a Mauricio.
 De igual forma, cuando llegue alguna factura como PRISA, CANADIAN LASER, se debe
entregar a Mauricio inmediatamente

6. Anticipos
 Se pasa una planilla para que los empleados anoten su anticipo.
 Se vacía en una hoja de Excel.
 Se le entrega a Don Eduardo.

Nota: Se pasa 1 semana antes de la quincena (depende también de que día cae “15”). Sino
preguntarle a Don Eduardo.

7. Arriendos
 Se debe actualizar archivo llamado Arriendos.
 Hay arriendos que pagamos y arriendos que nos pagan.
Arriendos que pagamos:
 ARRIENDO PISO 14
 ARRIENDO PISO 11
 ARRIENDO BODEGA HOLLEY
 INMOBILIARIA OSBI SPA

Arriendos que nos pagan:

  CASA PRIETO (GILDA)
 CASA LORENZO DE MEDECIS (GILDA)
 JAIME RUISEÑOR 029 (LOCAL COMERCIAL) PELUQUERIA
 CASA WALTER CRUZ (PERUANO)
 CASA CARLOS FAJARDO (COLEONE) (SRA. ELEONORA)
 CASA WATERLOO (SRA. ELEONORA)
 OF. LOS LEONES (SRA. ELEONORA)
 CASA CHICUREO LEYLA
 ESTACIONAMIENTO Nº 133 -5 (TOMAS FERNANDEZ)
 ESTACIONAMIENTO 79-3 (MARIA TERESA GRUNWALD)
 ESTACIONAMIENTO 113 - 4 (KAREN BURETT)

Nota: en el archivo indica las fechas de pago. El arrendatario que aún no haya cancelado, se debe
llamar.

Para los arriendos que pagamos, se debe recordar a Don Eduardo con 2 días de anticipación.

8. Apoyos a Diana con el scanner

Uso del scanner:

 Nombre del Scanner: Brother Utilities (Escritorio)

 Presionar Control Center4.

 Presionar botón Escanear.

 Presionar botón Guardar.

 Colocar nombre y seleccionar la carpeta donde quiere guardarlo, luego aceptar.

 Para escanear nuevamente, se debe presionar el botón Borrar y se empieza el proceso
otra vez.

9. Apoyos con otros departamento (Equipo Mario): Agregar casos nuevos a SISTEMA PRAIN
 Nuevo caso
 Sin datos del tribunal
 Cliente: Clínica Bicentenario
 Caratulado: CLB / Nombre completo del deudor
 Asunto: Nombre completo del deudor
 Nº de documento: Numero del pagare
 Responsable: Mario Chacon (Depende del cliente)
 Staff: Alejandro Dip, Aldo Tovar, Ana Maria Obregón, Silvia Mata (Depende del cliente)
 Cuantía: Monto que debe cancelar el deudor
 Agregar caso
 Partes del juicio
 Nuevo Participante: RUT y Nombre completo del deudor
 Agregar integrante

10. Agregar causas en SISTEMA PRAIN

 Nuevo Caso
 Sin datos del tribunal
 Cliente: MITSUI
 Caratulado: Mitsui / Nombre completo del deudor
 Asunto: Nombre completo del deudor
 Tipo de Causa: Juicio Prenda
 Nº de documento: Numero del pagare
 Responsable: Mario Chacon (Depende del cliente)
 Staff: Silvia Mata, Aldo Tovar, Ana Maria Obregón, Pedro Bozo (Depende del cliente)
 Cuantía: Monto que debe cancelar el deudor
 Asociar tribunal
 Materia: Civil (Depende del tribunal)
 Tribunal: Nº del tribunal
 RIT/ROL: Nº de rol (Depende de cada causa)
 ENTER