Elaboración y tramitación de

comunicaciones escritas, privadas y

oficiales
Tipología y características de
documentos
Conceptos
 Existen distintos tipos de documentos que se pueden
categorizar en función de;

 Su fin

 Y de la entidad a la que vayan dirigidos

Esquema
Instancia

Se emplea para la realización de solicitudes ante organismos

públicos

Se divide en tres partes:

● Encabezamiento

● Cuerpo

● Pie
Encabezamiento
● Contiene los datos de la persona que
que firma el documento:
– Nombre
– Apellido
– DNI
– NIF
– Número de referencia del expediente
administrativo
 Cuerpo (I)
● Empieza con la expresión EXPONE

● Se explican los motivos que llevan alenvío

de la instancia.

● A continuación aparece SOLICITA

● Se especifica que se pretende conseguir con

la presentación de la misma
Cuerpo (II)
● El lenguaje utilizado ha de ser preciso
● Los hechos deben explicarse de forma
breve
● La redacción se establece en tercera
persona del singular
Pie
● Se emplea una expresión de cortesía
para el cierre del documento.

● Aparece la fecha de expedición

● Contiene la firma y el pie de firma

Ejemplo
 Ejercicio 1
● El Ayuntamiento de tu ciudad te ha
pasado al cobro el impuesto municipal de
recogida de basuras por una cuantía 10
veces superior a la habitual. Te pones en
contacto con ellos para realizar la
correspondiente reclamación, solicitando
que sea revisado el recibo y devuelta la
cantidad cobrada indebidamente.
Ejercico 2
● De la Dirección General de la Consejería
de Educación de Castilla la Mancha, has
recibido una carta notificándote que te ha
sido denegada la beca para estudios no
universitarios de Formación Profesional
que habías solicitado, por no entregar la
documentación en el plazo estipulado. Tu
tienes el justificante de envío de dicha
documentación dentro del plazo correcto,
por lo que vas a escribir la
correspondiente Instancia para que se
subsane este error.
Ejercicio 3
● Habías hecho la reserva para entrar en
el Ciclo Formativo de Grado medio de
Administrativo y no has sido
seleccionada para el mismo. Sabes
que han quedado vacantes y te vas a
dirigir al Director del IES Gregorio
Prieto solicitando que se revise tu
solicitud. Debes aportar todos los datos
que creas necesarios.
Oficio
● Dan respuesta a las instancias recibidas
● Partes:
– Encabezamiento. Datos del organismo
emisor
– Cuerpo. Incluye los detalles y plantea el
comunicado
– Pie. Incluye la despedida. Iniciada con la
expresión: “Lo que comunico”. Finaliza con la
firma y el sello correspondiente.
 Certificado (I)
● Es el documento mediante el cual un organismo
público constata o da fe de un determinado
hecho.
● Tiene las mismas tres partes que los anteriores
– Encabezamiento. Se recoge el hecho que motiva la
expedición del certificado. Se incluye la expresión
certifica y a continuación se incluye el motivo
– Cuerpo. Se incluyen los detalles y se plantea el
comunicado
– Pie. Se incluye la localidad, la fecha de expedición y
la firma de la entidad o persona que ha expedido
eldocumento
Certificado (II)
● Además de los organismos oficiales las
empresas también pueden emitir
certificados.
Documentos privados
● Las empresas emiten documentos.
● Hacen referencia a las actividades que
se desarrollan en la empresa
● Para cada organización existen
distintos modelos de documentos
Tipos de documentos privados
 Los contratos

 Pedidos
Los contratos
 Son acuerdos entre dos o más partes respecto a las condiciones de una
operación mercantil

 Recogen las obligaciones y derechos de las partes.

 Pretenden evitar posibles disputas

 Posibilitan el arbitraje

 Normalmente se recogen por escrito y se firman en privado. Aunque

pueden ser verbales o firmados ante notario.

 Son válidos los testigos y las grabaciones

Pedidos
 Se cumplimenta para detallar los productos y / o servicios
que desea adquirir y / o contratar el cliente.

 Recoge las cantidades, precios y condiciones de compra

 Aparece la fecha del pedido, los datos del cliente y del

proveedor, el lugar y la fecha de entrega, plazo de entrega,…

 Es conveniente la firma y el sello de la persona que hace el

pedido.
Ejercicio
Nuestra empresa realiza un pedido a un proveedor el día 5 de Junio
 Los datos del pedido son:
 Proveedor: Informática Zaragoza Fecha: 5 de Junio de 2015.
 Informática Zaragoza
 NIF A85997787
 Avenida del Pilar 34
 50011 Zaragoza
 Su forma de pago es a 30 días
 Banco 0030 0125 84 4545454888
 IBAN ES6200300125844545454888
 Número de su pedido: 1500005
 Realizamos el pedido de 200 memorias de cada una de las capacidades.Los
precios de compra son: 16 GB – 12 € 32 GB – 17 € 64 GB – 25 €
 Fecha tope de entrega 15 de Junio recibimos la mercancía del pedido, por lo
que realizamos el albarán.
El albarán (I)
 En este documento se muestra al cliente la mercancía que le
ha enviado el proveedor.

 Incluye las condiciones de venta y entrega

 Sirve para:
 Que el cliente compruebe la mercancía
 Como resguardo de entrega para el proveedor
El albarán (II)
 Debe contener:

 El número de orden
 La fecha de entrega
 Los datos que identifiquen a comprador y vendedor
 Los detalles del contenido de la entrega
 Puede estar valorado o no
 Las condiciones de venta y de envío

 Debe constar, como mínimo, de dos copias.

 Puede tener la misma estructura que el pedido

La Factura
 Recoge lo especificado en el albarán

 Una misma factura puede recoger varios albaranes

 Se emite después de efectuar la entrega y solucionar las posibles

discrepancias que hayan podido surgir

 Son documentos mercantiles y se tendrán que acoger a una serie

de formatos recogidos en el real decreto 1619/2012 de 20 de
noviembre.

 Se realizarán dos copias. Una para el cliente y otra para el archivo

del proveedor.
Datos de la factura
 Número

 Fecha de emisión

 Identificación del cliente (incluye CIF o NIF, razón social y domicilio)

 Identificación del emisor (incluye CIF o NIF, razón social y domicilio)

 Descripción de todos los elementos que intervienen en el hecho

económico (para determinar la base imponible)

 Tipo de impuestos que se debe aplicar

El IVA
 Es necesario considerar que tipo de artículos y / o servicios llevan
IVA y cuales no.

 Se aplicarán distintos tipos de IVA si los items presentes en la

factura son de naturaleza fiscal diferente. Esto debe quedar
claramente identificado.

 Si hacen referencia a servicios profesionales prestados por

autónomos será necesario aplicar las retenciones de IRPF

 Deben ser emitidas en el momento en que se realiza la operación,

salvo si el cliente es un empresario. En este caso dispondremos de
un mes.
Técnicas de comunicación escrita
Conceptos (I)
 Constituye uno de los principales canales para realizar
comunicaciones.

 Está sujeta a unas normas de comunicación muy específicas

dependiendo del tipo de documento y de la información que
se desee transmitir.

 A continuación observamos las características de la

comunicación escrita
Conceptos (II)
 La información se transmite vía distintos documentos.

 Puede ir dirigida a particulares, organizaciones privadas u

organismos públicos

 Puede ser interna o externa

 Se diferencia entre comunicación de entrada y de salida

Estructura
 Organizar correctamente el contenido ayuda a comprender la
información.

 Utilizaremos párrafos.

 Los párrafos están constituidos por frases que conectan ideas

vinculadas.

 Se recomienda limitar el contenido de los párrafos a unas 100

palabras

 Se separan de otros párrafos por puntos y aparte.

Coherencia y cohesión
 Coherencia:
 Discurso claro
 Correctamente estructurado:
 Cada idea debe expresarse en un párrafo y separarse de los otros por
punto y aparte

 Cohesión:
 Correcta conexión entre las frases que componen cada párrafo.
 Establecer relaciones de orden, causa y efecto.
Ejercicio
 Industrias Galeras S.A. (C/Fuencarral, nº 12; 28034 –
Madrid) escribe el día 28 de abril de 2008 a Empresas
Reunidas S.A. (Plaza de Almost nº2; 43203 – Tarragona) para
presentarles una nueva máquina. Les informan de que tal
máquina es más eficaz que las anteriores y que reduce a la
mitad los costes en la fabricación. Les comunican que si
desean cualquier tipo de información se pongan en contacto.
La carta es escrita por D. Daniel López González (director de
ventas) y está dirigida a Dª Laura Cómplice Dueña (gerente).
Ejercicio
 Empresas Reunidas S.A. escribe una carta a Industrias
Galeras S.A., respuesta a la anterior, el 12 de mayo de 2013
en la que le solicitan información sobre el coste de la nueva
máquina. Además, les comunican que están interesados en la
compra pero sólo si se les aplica un descuento por pronto
Normas ortográficas y sintácticas
Idea
Su correcta utilización facilita
la estructuración de las ideas y
la lectura
Signos de puntuación
A través de los signos de puntuación se pueden:

-Establecer límites
-Diferenciar las distintas ideas que se plasman en el texto
escrito
-Indicar las pausas
-Fijar los cambios de ritmo y entonación
 Signos más habituales (I)
● La coma. Representa la pausa que se produce en
el habla.

● El punto y seguido. Separa las diferentes frases

dentro de un mismo párrafo

● El punto y aparte. Señala la finalización de un

párrafo o de una idea.
Signos más habituales (II)
● Los dos puntos. Indican una pausa antes de
iniciar una enumeración, conclusión o resumen.

● Los puntos suspensivos. Sustituyen parte del

texto o palabras malsonantes

● El paréntesis. Aclara un concepto o recoge

información complementaria
Ejercicio
● Realiza un texto utilizando todos los
signos de puntuación vistos
anteriormente
Formato (I)
● Lo más habitual es que se realice en
alguna de las medidas establecidas por el
DIN.
● Frecuentemente DIN-A4:
– 210mm de ancho por 297 de alto
– Color blanco
– Brillante
– Como mínimo 80 grs/m2
● También es habitual el uso de papel
reciclado
 Formato (II)
 Normalmente se emplea el interlineado sencillo y el de 1,5.

 Los márgenes recomendables son de 4 cm o más para el

izquierdo y superior y de 3 cm o más para lo márgenes derecho e
inferior.
Formato (III)

 Si un documento ocupa más de una página, el margen

superior de la primera página deberá ser mayor que el
correspondiente al resto. Siempre y cuando se deban
introducir los datos de identificación.
 Comenzar el texto con una sangría en primera línea.
Abreviaturas
● Es habitual su utilización
● Acortan la escritura de un término o
expresión
● Son una convención ortográfica
● No deben utilizarse al expresar
cantidades numéricas.
● Para los tratamientos y vías públicas no
se utilizan cuando preceden al nombre
Tabla

● Ver tablas de las páginas página 165 y

166
 Control de errores
● Es importante

● Es trascendente en determinados tipos de

documentos: contratos.

● Tipos
– De expresión
– Ortográficos

● Consiste en la revisión (minuciosa y reiterada)

 Verificación de autenticidad (I)
● Tradicionalmente se realizaba observando
los sellos y firmas.
● Ahora se realiza mediante la firma
electrónica. Esta firma es el Código de
Verificación Electrónica
Verificación de autenticidad (II)
 Los administrativos en soporte electrónico producen
idénticos efectos a los elaborados en papel, siempre que estén
de acuerdo con:
 Ley 59/2003 de firma electrónica
 Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los
servicios público
 Debemos asegurarnos que las fotocopias no estén
manipuladas
Soporte físico para la transmisión de
información
 Cultura cero papeles (I)
● Elegir correctamente el tamaño y el tipo de
la fuente. Por lo general un tamaño de diez
puntos suele ser suficiente.
● Usar tipografías que consuman menos tinta.
Su trazo además consume más papel.
Cuidado con la negrita.
● Cuidar la configuración de la página.
● Corregir los documentos en pantalla y no en
papel.
● Potenciar el intercambio de documentos en
forma digital
Cultura cero papeles (II)
● Reciclado de papel.

● Utilizar los contenedores adecuados

para depositar el papel.
Correo postal
● Sigue utilizándose, aún cuando el
formato electrónico se ha extendido de
forma masiva. Especialmente para las
comunicaciones de carácter personal.
● Antes de escribir pensar que se quiere
decir y como
 Técnicas a la hora de redactar una
carta (I)

● Comenzarla con expresiones de cortesía

● Incluir la fecha.
● Si se trata de una respuesta a una comunicación
anterior habrá que hacer referencia a al fecha de
esta y al asunto de la misma.
● Tratar de captar la atención del lector desde el
primer momento.
● Cuidar la imagen de la empresa = matiz serio,
sincero y de confianza.
Técnicas a la hora de redactar una
carta (II)
● Empatía
● Al terminar la carta leerla con espíritu crítico
● Conectar las ideas de forma lógica para
facilitar que el destinatario capte el mensaje
● Se deben utilizar frases cortas y fáciles de
entender
● Dividir los diferentes temas que se abordan y
relacionarlos por su interés.
● Tener en cuenta la calidad del papel, la tinta, el
tipo de letra y el formato de impresión
Ejercicio
 Redacta el 9/05/20 una carta de reclamación por impago, donde
se informa que la letra de cambio ha sido devuelta por el banco
impagada, y que esto ha originado unos gastos de 133,44 € y
unos intereses de demora de 36,12 €.
 Se le indica en la carta cual es el nuevo importe a pagar (que
incluye todos los gastos originados) y se indica que tendrá un
plazo de 15 días para abonarlo mediante transferencia bancaria
la cuenta:2011 – 1234 – 35 – 0001209453 (Banco BANQUITO)
Cartas comerciales
Partes
● Encabezamiento

● Saludo

● Cuerpo

● Despedida
 Encabezamiento
● Datos de contacto de la persona o entidad
que remite la carta.
● Lugar donde se escribe y fecha de la misma
● Datos de contacto del destinatario (se
escribirán tammbién en el sobre).
● Título, asunto o cualquier otro elemento que
ayude a los destinatarios a identificar el
contenido de la carta y a situarla (solo si es
necesario). Mensaje corto y directo.
● Entre los datos del destinatario y del
remitente debe haber un espacio
Saludo
● Está en función del destinatario y del
grado de cercanía a este (más o menos
formal).

● Debe personalizarse en la medida de los

posible. Evitar genéricos

● Lo correcto es emplear dos puntos o

coma tras el saludo
Cuerpo
 Es el campo informativo principal del envío.

 Se desarrolla el contenido principal de la comunicación que se

pretende realizar.

 Debe estar correctamente estructurado

 Es conveniente que disponga

 Una introducción.
 Un desarrollo
 Unas conclusiones
Despedida
 Ha de ser coherente con el grado de familiaridad mostrado
en el saludo.

 Puede incluir la firma de la persona y un sello.

 En algunas ocasiones el lugar y la fecha se sitúan aquí.

 Expresiones de despedida: “Atentamente”, “Cordialmente” o

“Respetuosamente”.
Otros aspectos
 El tamaño del papel suele ser DIN-A4

 En el sobre debemos poner los datos del destinatario. Los del

remitente pueden aparecer en la parte delantera o trasera.

 Si utilizamos sobres de ventana no es necesario poner los

datos del destinatario en el mismo.

 La información adicional se debe incluir en anexos. A los

cuales se ha de hacer mención en la propia carta
Extensión

 Está en función del objetivo que persigue

 Pueden ser:

 Cortas. Menos de 100 palabras en un ´´unico papel

 Medianas. Entre 100 y 200 palabras
 Largas. Más de doscientas palabras.
Tipos

 Abiertas. No se utilizan puntos finales en las lineas cortas,

excepto si terminan en abreviatura

 Cerradas. Se puntúan las líneas cortas.

 Mixtas. Se cierran algunas líneas cortas.

Ejercicio
Ejercicio
 Corrige estas cartas comerciales
Soporte digital para la transmisión de
información
Correo electrónico
 Es un medio de comunicación imprescindible

 Permite enviar mensajes de forma simultanea a varios

destinatarios

 Se puede contactar en cualquier momento y desde cualquier

lugar.
Inconvenientes
 Mensajes irrelevantes

 Redacción inadecuada = difícil lectura, comprensión y

respuesta

 Correo no deseado
Para evitar los inconvenientes
 Preguntarnos:

 ¿Cuál es el motivo del mensaje?

 ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?
 ¿Qué se pretende obtener con el mensaje?

 Cuidar el asunto del mensaje. Determinante para la decisión

del destinatario de abrirlo o no.
Pautas a la hora de contestar
 Contestar únicamente cuando sea necesario

 Contestar solo a la persona que ha enviado el mensaje

Aplicaciones informáticas de
procesamiento de textos
Procesadores de texto
 Microsoft Word

 Open Office. Software libre.

 Google Docs.
 No requiere la instalación de ningún programa informático.
 Es online.
 Necesita conexión a internet.
 Los documentos de alojan en la nube

 Microsoft Office 365

Caraterísticas
 Facilitan el trabajo con documentos.

 Ofrecen a los documentos un acabado profesional

 Cuentan con plantillas

Ejercicio
 Busca las características de Microsoft office 365
Manual de Comunicación Corporativa
Concepto
Identidad corporativa (I)
 Es una de las partes del manual de comunicación.

 Recoge lo relacionado con la imagen de la compañía a nivel visual,

todos los elementos que definen la identidad visual.

 Hay que atenerse al mismo a la hora de elaborar cualquier

documento. Con especial cuidado a los externos.

 También especifica la calidad del papel

 Muestran los usos incorrectos y las prohibiciones.

Identidad corporativa (II)
 Normalmente se dividen en dos partes:

 Normas básicas sobre como elaborar y desarrollar la identidad

corporativa.
 Explicación de como aplicar el logotipo corporativo a todo tipo
de elementos comunicacionales. Sea cual sea el soporte.

 También se le llama manual de marca

 Es un instrumento dinámico. Son revisados con cierta

frecuencia.
La marca
 En el manual se explica su motivo y significado.

 Refleja la personalidad corporativa

 Debe ser única

 Es conveniente que esté registrada.

 Lo que dice la tipografía:

 Gruesa = Fortaleza
 Más suave y redondeada = Clasicismo (condición de clásico)
 Tumbadas = Dinamismo
 Nuevas, poco conocidas = Modernidad e Innovación
El logotipo
 El manual debe recoger su origen y como se ha creado a
partir de la marca

 Se puede utilizar combinado con la marca

Otros conceptos
 Identificador. Texto con información que se incluye con la
marca y / o logotipo.
 Modulación. Proporciones de cada elemento gráfico
 Protección. Área mínima que debe quedar libre alrededor de
cualquier elemento gráfico
 Tamaños mínimos de reproducción.