AGSP/SA-01-694-2015

20 de julio, 2015

Licenciado
Gustavo Mata Vega
MINISTRO

Estimado señor:

Remitimos informe de control interno Nº 01-36-2015 CI/SA, contemplado en el

Plan Anual de Labores del año 2014, relacionado con la auditoría realizada a una
muestra de “contrataciones de alquileres de bienes inmuebles”, tramitados por la
Proveeduría Institucional y el Subprograma 090-03 Dirección General de la Fuerza
Pública”.

Se consideró el análisis de las contrataciones administrativas N° 01-2001,

Delegación Policial Catedral; N° 2013 CD-001069-09003 Dirección de Unidades
Especializadas; CD-0059-09003, Unidad Especial de Apoyo; 2008-CD-004778-090.03,
Delegación Policial de Alajuela; 2013-CD-000925-09003, Dirección de Policía Turística;
CD-5249-2005, Dirección Regional Uno; 2012 CD-000019-09003 Delegación Policial de
Barranca; 2013CD-000281-09003, Delegación Policial de San Pedro de Montes de Oca;
2011 CD-000245-09003, Delegación Policial de Curridabat; todas promovidas por la
Dirección General de la Fuerza Pública, para el arrendamiento de bienes inmuebles.

Durante el desarrollo de la auditoría se detectaron debilidades en cuanto a la

conformación de los expedientes de arrendamientos que constan en la Dirección General
de la Fuerza Pública, asimismo se comprobó que algunos arrendadores no cumplieron
con el debido mantenimiento de los edificios y que la Administración en algunas
ocasiones no ha documentado debidamente las acciones que se desarrollan para
solicitar el mantenimiento de los edificios.

Cabe destacar que los resultados del presente estudio fueron discutidos el día 02 de
julio con los señores Nils Ching Vargas, Sub-Director General de la Fuerza Pública;
Raymond Madrigal Jara, Analista Presupuestario; María José Alonso Vega, Gestión Legal
de la Subdirección General de la Fuerza Pública, y la señora Ivonne Calderón Monge,
Asesora del Despacho Viceministra Administrativa.

Es preciso informar que las actividades de la auditoría interna fueron realizadas

de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector
Público.

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I. RESULTADOS OBTENIDOS

El Ministerio presupuestó ₡ 1.970.114.733,00 (₡ 1.571.470.000,00 pertenecían

al Subprograma Presupuestario 090-03, Seguridad Ciudadana) para el alquiler
de bienes inmuebles durante el año 2014, de los cuales ejecutó
₡1.702.955.000,17; correspondientes a un 86,44% del monto presupuestado
(Anexo N°1).

Esta Auditoría General examinó una muestra de 9 contratos de alquiler

tramitados por la Dirección General de la Fuerza Pública (Anexo N° 2). Producto
de la verificación realizada se obtuvieron los siguientes resultados:

1.1) Deficiencias en los expedientes de alquileres de la Dirección General de la

Fuerza Pública

A diciembre del 2014, los expedientes físicos que tiene en poder la Dirección
General de la Fuerza Pública para el control de los arrendamientos de edificios
no se encontraban foliados, el orden cronológico de los documentos se
encontraba alterado y la mayoría de las carpetas que los contenían estaban
arrugadas y rotas. Asimismo, la documentación que evidencia algunas acciones
importantes como el acta de recibo del edificio y el acta de aval de las mejoras
por los Departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional no se
encontraban archivadas en los referidos expedientes.

Posteriormente, el 27 de mayo del presente año; mediante acta N° 90 los

funcionarios Raymond Madrigal Jara y María José Alonso Vega; funcionarios de
la Dirección General de la Fuerza Pública; comunicaron a esta Auditoría General
que se está trabajando en una reestructuración física de los expedientes, de
manera que ya fueron ordenados en carpetas nuevas, en orden cronológico y
está en proceso el foliado de los documentos que los conforman.

De no continuarse con los esfuerzos indicados en el párrafo anterior, se corre el

riesgo de no contar con material de referencia confiable, sobre los procesos de
alquiler de edificios que permita su debida ejecución; por otra parte la
documentación suficiente es requerida para efectos de transparencia de la
gestión realizada y con la finalidad de que sirva de insumo ante una posible
fiscalización interna o externa de las Instancias correspondientes.

Cabe señalar que lo anterior está indicado en la norma Nº 4.4.1 de las “Normas
de control interno para el Sector Público” sobre la documentación y registro de
la gestión institucional.

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1.2) Sobre el procedimiento utilizado para contratar los arrendamientos de edificios

Esta Auditoría General examinó el procedimiento utilizado por la Administración

para la elección de las edificaciones que se toman en arriendo con los siguientes
resultados:
a) Inmueble arrendado a la Empresa Bienes Quizarrá y Pájara Bobo S.A. para
albergar a la Dirección de Unidades Especializadas, por un monto mensual de
₡4.711.800,00; según pedido de compra N° 4500165684 del 20 de diciembre
del 2013, Contratación Directa N° 2013CD-001069-09003.
Mediante Resolución N° 010-2013-DGFP-B-ALQ del 28 de noviembre del 2013,
el Comisario Juan José Andrade Morales; Director General de la Fuerza
Pública; solicitó a la Proveeduría Institucional que se realizara procedimiento
para contratar de forma directa el arrendamiento del inmueble localizado en San
José, distrito Hospital. Adicionalmente, mencionó que su personal pudo ubicar
tres inmuebles de los cuales únicamente uno cumplía con los requerimientos de
la Dirección de Unidades Especializadas.
b) Edificación arrendada a la empresa Importadora de Equipos Beta S.A., para
ubicar a la Delegación Policial de Montes de Oca por un monto mensual de
₡2.730.000,00; según pedido de compra N° 4500154832, del 19 de junio del
2013, Contratación Directa N° 2013CD-000281-09003.
Por medio de la Resolución N° 005-2013-DGFP-B-ALQ del 18 de febrero del
2013, el Comisario Juan José Andrade Morales; Director General de la Fuerza
Pública; solicitó a la Proveeduría Institucional que se realizara procedimiento
para contratar de forma directa el arrendamiento del inmueble ubicado en
Barrio los Yoses en Montes de Oca. Adicionalmente, mencionó que su personal
pudo ubicar tres inmuebles, de los cuales únicamente la propiedad del señor
Manuel Polini Montero resultó idónea para el cumplimiento de los fines
institucionales en la zona y que los otros edificios considerados no contaban
con la infraestructura mínima o se encontraban en pésimo estado.

c) Propiedad perteneciente al señor Carlos Noé Sauceda Rodríguez, alquilada

para albergar a la Dirección de Policía Turística, por un monto de
₡3.250.000,00; según pedido de compra N° 4500165012 del 09 de diciembre
del 2013, contratación Directa N° 2013CD-000925-09003.

En la Resolución N° 009-2013-DGFP-B-ALQ del 10 de setiembre del 2013 el

Comisario Juan José Andrade Morales, Director General de la Fuerza Pública
solicitó a la Proveeduría Institucional que se realizara procedimiento para
contratar de forma directa el arrendamiento del inmueble ubicado en la provincia
de San José, calle 11 entre avenidas 10 y 12, para ubicar la Dirección de Policía
Turística. Adicionalmente, en dicho documento mencionó el Sr. Andrade

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Morales, que su personal pudo ubicar tres inmuebles de los cuales únicamente
uno cumplía con los requerimientos de la Dirección de la Policía Turística, los
otros dos no contaban con la infraestructura mínima o se encontraban en
pésimo estado.

Como se puede observar en los puntos a), b) y c) anteriores, en todos los

documentos de justificación para el arrendamiento de los inmuebles, se señaló
la ubicación de parte de los funcionarios del subprograma 090-03 de tres
edificios, argumentando que en todos los casos solamente uno de ellos reunía
las condiciones adecuadas para ser contratado directamente.

En las cláusulas dos y tres de las referidas resoluciones se indicó que se

contaba con un avalúo positivo de los Departamentos de Obras Civiles y Salud
Ocupacional sobre el edificio que se decidió arrendar; sin embargo no consta
que se haya realizado un avalúo similar a las otras dos edificaciones que en
cada caso se contemplaron como posibles opciones, que sustentara el criterio
de considerarlas como no aptas para las necesidades de cada Unidad Policial.
Asimismo no se tiene documentación que evidencie cuales son los requisitos
previos que se consideran para identificar los posibles inmuebles a arrendar.

En cuanto al procedimiento para contratar directamente el arrendamiento de

bienes inmuebles, los artículos N° 131 inciso j) y N° 159 del “Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa”, Decreto Ejecutivo Nº 33411; disponen lo
siguiente:

Artículo Nº 131:
“La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes
inmuebles, con o sin opción de compra, mediante el procedimiento
de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa,
según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin perjuicio
de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de
bienes únicos de este Reglamento.”

Artículo N° 159:
“La administración podrá contratar de forma directa los siguientes
bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancia
concurrentes, no se puede o no conviene adquirirse por medio de
un concurso…
…j) La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su
ubicación, naturaleza, condiciones y situación se configuren como
el más apto para la finalidad propuesta”.

Así las cosas, esta Auditoría General considera que en el caso de los alquileres
de edificios, la Administración debe seleccionar responsablemente mediante un

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sondeo de opciones previo a la contratación, aquellas que cumplan con un

mínimo de requisitos previamente establecidos. Asimismo este ejercicio debe
quedar debidamente documentado y demostrar bajo criterio técnico si las
opciones de inmuebles para arrendar reúnen o no las condiciones físicas y de
ubicación que se requieren, de acuerdo a las características de las unidades e
instancias que van a efectuar el uso de las mismas.

1.3) Deficiencias relacionadas con el mantenimiento de los inmuebles arrendados y

el recibo de las mejoras

a) Sobre el incumplimiento del arrendador para darle mantenimiento al inmueble.

Con respecto al cumplimiento de la obligación que tiene el arrendador de darle

mantenimiento al inmueble, se analizaron los siguientes casos:

a.1) El arrendador IOK IO CHAN WONG; dueño del edificio que desde el 16 de junio
del 2011 alberga a la Unidad Policial de Curridabat; no ha dado el
mantenimiento establecido de acuerdo con la cláusula quinta del contrato de
arrendamiento N° C2011-17, según la cual el arrendador se compromete a dar
y cubrir los gastos de mantenimiento que por deterioro normal ocasionado por
el transcurso del tiempo, fuerza mayor o caso fortuito se produzca al inmueble
y establece que este mantenimiento será mínimo una vez al año en
coordinación con el Departamento de Obras Civiles.

Asimismo establece que en el caso de surgir alguna emergencia o eventualidad

en alguno de los sistemas (eléctricos, mecánicos, etc.) el propietario deberá
atender dicha emergencia o inconveniente de forma inmediata.

En el expediente de la mencionada contratación constan diferentes oficios,

mediante los cuales la Administración solicitó al arrendador la reparación de una
serie de deficiencias del inmueble, sin lograr respuesta a estas solicitudes, ante
lo cual no se han tomado medidas efectivas que corrijan las situaciones
señaladas.

De acuerdo con la visita realizada a las instalaciones de la Delegación Policial

de Curridabat el día 6 de noviembre de 2014, se pudo verificar que en ese
momento el edificio presentaba una serie de irregularidades que podrían
achacarse a la falta de mantenimiento por parte de arrendador, señor Iok Io
Chan Wong (Anexo N° 3).

Según pudo verificarse en la visita realizada al sitio, las paredes están

excesivamente sucias, puertas flojas, faltante de vidrios y celosías, los
sanitarios se obstruyen con facilidad, lavamanos en malas condiciones, la
instalación eléctrica se encuentra visiblemente dañada, el baño del primer nivel

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no está acondicionado para efectos de cumplir con lo dispuesto en la Ley 7600,

y se observan cables de electricidad sueltos.

Adicional a lo anterior, también se observó que en la cocina los cilindros de gas

se encuentran mal ubicados, los extintores no están debidamente instalados y
se encuentran vencidos, situaciones que podrían materializar riesgos de
incendio con las eventuales consecuencias sobre la integridad física de las
personas que pernoctan en el inmueble y los bienes custodiados en el mismo.

a.2) El arrendador del edificio que alberga a la Policía de Proximidad de Alajuela

desde el 12 de diciembre del 2008, denominado Centro de Estética Aspectos
Limitada; no ha dado el mantenimiento establecido de acuerdo con la cláusula
cuarta del contrato de arrendamiento (sin número), según el cual el arrendador
se comprometió a dar y cubrir los gastos de mantenimiento mínimo que por
deterioro normal ocasionado por el transcurso del tiempo, fuerza mayor o caso
fortuito se produjera en el inmueble, incluido el mantenimiento de paredes, el
cielo raso y láminas de zinc del techo.

Lo anterior se verificó mediante visita realizada a las instalaciones de la Policía

de Proximidad de Alajuela el día 18 de noviembre de 2015 (Anexo N° 4). Se
observó que en ese momento el edificio presentaba una serie de deficiencias
que podrían achacarse a la falta de mantenimiento por parte del arrendador,
sean estas: pésima iluminación, paredes sucias, llaves de los baños dañadas,
llavines de algunas puertas en mal estado, estructura de metal de las ventanas
rotas, celosías quebradas y marcos de puertas dañados. Asimismo, el Sr.
Eduardo Solórzano Bravo; funcionario administrativo de esta Delegación; nos
indicó que la instalación eléctrica presenta problemas por constantes circuitos
que queman los bombillos, canoas en mal estado, tomacorrientes mal
distribuidos e insuficientes.

De acuerdo con oficios N° Delta 27-0846-12 del 21 de mayo del 2012, Oficio N°
D27-1754-12 del 5 de octubre del 2012, N° ORA-0238-12 del 5 de junio del
2012, se le ha comunicado a la dueña del edificio y a la Dirección General de la
Fuerza Pública sobre la falta de mantenimiento; sin que a la fecha se le haya
dado solución al problema. Asimismo según manifestó el señor Eduardo
Solórzano Bravo, funcionario administrativo de esta Delegación,
constantemente se le solicita por teléfono a la dueña del inmueble la reparación
de daños, sin que se hayan realizado trabajos de buena calidad.

Llama la atención que este edificio se contrató en alquiler sin tener parqueo, no
tiene salidas de emergencia, ni un lugar apropiado para instalar los cilindros de
gas, condiciones que son indispensables para la seguridad y operación de la
Delegación.

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Sobre las situaciones señaladas en el presente apartado, es preciso traer a

relación lo establecido por la Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa en el oficio N° DGABCA-NP-444-2011 del 23 de
mayo del 2011, sobre los deberes y responsabilidades que tienen los Jefes de
Programa, subprograma o proyectos para dar seguimiento a los procesos de
contratación que les competen:

“…el Jefe de Programa, Subprograma o proyecto antes de

realizar una decisión inicial debe realizar toda una planificación
de los bienes, obras y servicios que va a contratar… y una vez
concluida la contratación verificara que los bienes y servicios
sean los que realmente se adjudicaron al contratista, para lo que
debe nombrar a un funcionario que realice esta labor, el que
revisará que todos los requerimientos técnicos y las condiciones
de tiempo, modo, lugar, y precio pactados, se cumplan o de lo
contrario debe comunicarlo a la Proveeduría Institucional para
que se inicien los procedimientos correspondientes para aplicar
las sanciones administrativas y pecuniarias correspondientes al
contratista.” (El subrayado no es del original)

Adicionalmente el artículo N° 12 inciso b), de la “Ley General de Control Interno

N° 8292”, sobre los deberes del Jerarca y los titulares subordinados, dispone
lo siguiente:

“b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier

evidencia de desviaciones o irregularidades.”

Finalmente posterior a nuestra presentación de resultados (2/7/2015), la Sub-

Dirección General de la Fuerza Pública remitió a esta Auditoría General, oficio
Nº 2964-2015DGFP-B del 7 de julio del presente año, firmado por el
Comisionado Nils Ching Vargas, indicando las acciones realizadas por esa Sub-
Dirección, para corregir las situaciones detectadas en la Delegaciones de
Curridabat y las acciones correspondientes para prescindir del contrato que
alberga la Policía de Proximidad de Alajuela.

b) Sobre las medidas de control para el mantenimiento de edificaciones arrendadas

En la mayoría de los expedientes físicos que tiene en poder la Dirección

General de la Fuerza Pública, así como los que se llevan en la Delegación
Policial de Alajuela, Dirección de Unidades Especializadas, Delegación Distrital
de Barranca y Delegación Policial de Montes de Oca, no consta documentación
comprobatoria de las acciones realizadas por la Administración para solicitar
los trabajos de mantenimiento a que están obligados los arrendadores de los
edificios que albergan estas unidades, sea esta: oficios, correos electrónicos,

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constancia de visitas realizadas al inmueble por parte del arrendador, bitácoras

de reuniones y otras.

Esta documentación debe servir de sustento para comprobar el cumplimiento o

no de las cláusulas incluidas en los contratos de arrendamiento sobre el
mantenimiento de los edificios que la Administración contrate; y puede servir de
base para los procedimientos que la Administración deba instaurar si se da
incumplimiento por parte de los contratistas.

Sobre la importancia de documentar adecuadamente los procesos de

contratación administrativa, las “Normas de control interno para el Sector
Público”, en la norma Nº 4.4.1) sobre Documentación y registro de la gestión
institucional, dispone lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben establecer las medidas pertinentes para
que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros
eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso
adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la
confidencialidad y el acceso a la información pública, según
corresponda.”(El subrayado no es del original)

Adicionalmente, el artículo 161 del “Reglamento de Organización del Ministerio

de Seguridad Pública”; Decreto Nº 36366-SP y sus reformas; señala dentro de
las funciones de la Unidad Administrativa de cada Dirección Regional, lo que
se detalla a continuación:

“La Unidad Administrativa de cada Dirección Regional tendrá

las siguientes funciones generales:

1) Establecer los controles internos necesarios para

garantizar la eficiencia del servicio en el cumplimiento de
instrucciones, reglamentos, planes establecidos y el mandato
del ordenamiento jurídico, así como también los dictados
éticos y morales en el ejercicio de la función.
2)…..
9) Ejercer los controles pertinentes para que las edificaciones,
vehículos y demás bienes del Ministerio, se mantengan en
buen estado de conservación, utilidad y limpieza.”

Con respecto al cuidado que deben tener las Instituciones Públicas sobre la
eficiencia, eficacia y transparencia en la Gestión Presupuestaria de la
Administración Pública cuando de arrendamientos se trate, el Poder Ejecutivo

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emitió el pasado 20 de abril la Directriz N° 023-H que dice textualmente lo

siguiente:

“Artículo 25.- A partir de la emisión de esta Directriz toda

entidad que requiera ejecutar las siguientes sub-partidas:
1.1.1 Alquiler de edificios, locales y terrenos, …
… Consideradas en los Presupuestos del año 2015, deberá
contar con una resolución del jerarca institucional que indique:
razón de la necesidad, relación con el PAO programático o
institucional y la programación física, costos totales, un
informe que demuestre que dentro de la organización no
existen los recursos para suplir la necesidad...”

c) Sobre el recibo de las mejoras en el edificio de la Dirección de Unidades

Especializadas

El contrato N° 2011-17 del 16 de junio del 2011 en la cláusula quinta estableció

que el arrendador (IOK IO CHAN WONG) se comprometía a cumplir con las
recomendaciones del Departamento de Obras Civiles, de conformidad con lo
indicado en informe pericial N° 1-251369-2011 F.U. de fecha 3 de febrero de
2011; así como lo establecido en el oficio Nº D.S.SO.0198-2011 de fecha 5 de
febrero del 2011 del Departamento de Salud Ocupacional.

Lo anterior referente a que debían colocarse dos puertas en servicios sanitarios

de cuartos del primer nivel, pintura externa en los colores que identifican a las
dependencias del Ministerio de Seguridad Pública, cinta antideslizante en las
gradas, lámparas de emergencia, 6 extintores ABC de 4.54 Kilogramos de polvo
químico multipropósito y acondicionamiento de un servicio sanitario para
cumplir con la Ley Nº 7600 Igualdad de Oportunidades para las personas con
Discapacidad y acceso por la acera y entrada principal de las instalaciones.
No se ubicó un acta o documento de recibo de las mejoras indicadas por los
departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional por lo que no es posible
tener la certeza de que la totalidad de estos trabajos se realizaron en su
momento, tomando en cuenta que ya transcurrió cerca de 4 años desde su
contratación. Con respecto a los trabajos de acondicionamiento del servicio
sanitario y el acceso por la acera mencionados anteriormente, en la visita
realizada se verificó que no existen.

Sobre el particular la Dirección General de Administración de Bienes y

Contratación Administrativa en el oficio N° DGABCA-NP-444-2011 del 23 de
mayo del 2011, (Ver Párrafo 4 1.3, a.2 anterior) señaló claramente los deberes
y responsabilidades que tienen los jefes de Programa, subprograma o
proyectos para dar seguimiento a los procesos de contratación que les
competen.

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Así mismo el Artículo N° 12 inciso b) de la “Ley General de Control Interno N°

8292”, establece entre los deberes del Jerarca y los titulares subordinados, que
se deben tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia
de desviaciones o irregularidades que se detecten.

Por otra parte las “Normas de control interno para el Sector Público”, en la
norma 4.1 sobre actividades de control, señala lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias,

deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del
SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden
las políticas, los procedimientos y los mecanismos que
contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el
fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales.
Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las
mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben
cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.”

Cabe mencionar que recientemente la Contraloría General de la República,

mediante el informe Nº DFOE-PG-IF-10-2015 de fecha 15 de enero 2015 sobre
“Resultados de la auditoría de carácter especial sobre las condiciones de
infraestructura de las unidades policiales del Ministerio de Seguridad Pública”,
señaló la existencia de deficiencias en algunas de las infraestructuras que
albergan a diferentes unidades de la Fuerza Pública, sean estas propias del
Ministerio o arrendadas, emitiendo varias recomendaciones al respecto, ante
lo cual resulta relevante lo indicado en la recomendación Nº 4.5, que a la letra
dice:

“4.5 Elaborar e implementar un plan de atención de las mejoras

que requiere la infraestructura de las unidades policiales, sean
estas propias, alquiladas, donadas o prestadas…”

De no tomar acciones que regulen el cumplimiento de las mejoras establecidas

en los contratos de alquiler se corre el riesgo de que la Administración esté
pagando por un arrendamiento que no cumple con los requerimientos mínimos
esperados, con las eventuales consecuencias sobre la integridad física de las
personas y los bienes que pernoctan en dichas edificaciones, en caso de
materializarse algún riesgo asociado a la salud ocupacional o la ocurrencia de
un siniestro.

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II. CONCLUSIONES

Del análisis realizado a una muestra de contrataciones de alquileres de bienes

inmuebles tramitadas por la Proveeduría Institucional y el subprograma
Seguridad Ciudadana 090-03, se desprenden las siguientes conclusiones:

2.1) Se detectó falta de documentación importante sobre el proceso de contratación

de alquileres de edificios para albergar a las diferentes Unidades Policiales,
asimismo los expedientes físicos no se encuentran debidamente foliados y el
orden cronológico de los documentos se encuentra alterado.

2.2) El procedimiento utilizado por la Administración para la contratación del

arrendamiento del edificio para albergar a la Dirección de Unidades
Especializadas, Delegación Policial de Montes de Oca y Dirección de Policía
Turística podría no garantizar que el edificio elegido para contratar directamente
cumpla con los requerimientos mínimos para el cumplimiento de la necesidad
de cada Unidad Policial; asimismo, no se ubicó documentación que evidencie
que éstos fueron establecidos de previo a la contratación.

2.3) El edificio que alberga a la Unidad Policial de Curridabat, presenta deficiencias

en su infraestructura, por cuanto no ha sido objeto de mantenimiento, en
contraposición con lo establecido en los respectivos contratos sobre el
mantenimiento que se les debe dar a esas edificaciones por parte de sus
arrendadores. Lo anterior puede provocar la eventual materialización de riesgos
que afecten la integridad física de las personas que pernoctan en él y de los
bienes custodiados.

2.4) El edificio que albergaba la Policía de Proximidad de Alajuela no cumplió con

algunos requerimientos mínimos que debieron ser considerados al momento de
la contratación, tales como: el parqueo, salidas de emergencia y
acondicionamiento apropiado para la cocina, por lo que según oficio Nº2964-
2015 DGFP-B del 7 de julio de 2015, suscrito por el Comisionado Nils Ching
Vargas, se están realizando las acciones necesarias para desalojar el inmueble
en mención.

2.5) En el caso de las edificaciones alquiladas para albergar a las delegaciones

policiales de: Alajuela, Distrital de Barranca, Montes de Oca y Dirección de
Unidades Especializadas, se determinó carencia de documentación de respaldo
sobre las acciones realizadas por la Administración para solicitar a los
arrendadores el mantenimiento de estos inmuebles, según las cláusulas
establecidas en los contratos; tampoco se ubicó documentación que evidencie
si las citadas unidades policiales reportaron a sus superiores las situaciones
presentadas con respecto a los referidos mantenimientos.

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Asimismo se denota falta de coordinación de las Delegaciones con la Unidad

Administrativa de cada Dirección en cuanto al control para la debida ejecución
de los contratos de arrendamiento, específicamente sobre el mantenimiento a
que está obligado el arrendador.

2.6) No se localizó el acta de recibo de las mejoras indicadas por los Departamentos
de Obras Civiles y Salud Ocupacional para el edifico contratado para albergar
la Dirección de Unidades Especializadas; por lo que no se tiene la certeza de
que estos trabajos se realizaron en su momento, por el contrario se verificó que
no hay un baño adecuado que cumpla con los requisitos de la Ley Nº 7600,
Igualdad de Oportunidades para las personas con Discapacidad, mejora que
fue solicitada en su momento por el Departamento de Salud Ocupacional.

III. RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno

Institucional en el Área de Contratación Administrativa de la Dirección General
de la Fuerza Pública, solicitamos a ese Despacho ordenar a las instancias
responsables el cumplimiento de las siguientes acciones:

3.1) Al Comisario Juan José Andrade Morales, Director General de la Fuerza

Pública.

3.1.1) Girar instrucciones al Comisionado Nils Ching Vargas; Subdirector General de

la Fuerza Pública; para que se realice las siguientes acciones:

a) Implementar los procedimientos que sean necesarios para que toda la

documentación que tenga relación con el proceso de contratación de alquileres
sea debidamente archivada en el expediente que corresponda, en orden
cronológico, además que el expediente esté debidamente foliado.

b) Establecer de previo al inicio de las contrataciones de arrendamiento de

edificios, en conjunto con las jefaturas de las unidades correspondientes, y
cuando se requiera con los Departamentos de Obras Civiles y Salud
Ocupacional, los requerimientos a satisfacer de acuerdo a:

 El área geográfica de cobertura.

 Cantidad de funcionarios que laboran o que van a laborar (en el caso de
delegaciones nuevas) para el momento que surge la necesidad y
proyección de crecimiento.
 Área estimada requerida.
 Condiciones mínimas deseables de acceso al inmueble y parqueo.

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 Cumplimiento de normativa legal en materia de salud ocupacional y

discapacidad.
 Otras características consideradas relevantes para la prestación
eficiente de los servicios institucionales.

c) A partir de la definición de los anteriores requerimientos mínimos, identificar las

posibles edificaciones idóneas; según los cuales la administración pueda elegir
la mejor opción para ser tomada en arrendamiento y de ser necesario, deberá
solicitar apoyo de las áreas técnicas (Departamento de Obras Civiles y el
Departamento de Salud Ocupacional) para un mejor logro del objeto
contractual.

d) Tomar las acciones necesarias para coordinar con la Proveeduría Institucional,

la Publicación de “la necesidad de contratar en arrendamiento un bien inmueble”
en al menos, en dos medios de comunicación masiva; como una alternativa
para darle transparencia al procedimiento de contratación y aprovechar otras
opciones que puedan resultar elegibles.

e) Documentar toda gestión tendiente a determinar la existencia de bienes

inmuebles disponibles para arrendar y asegurarse que formen parte de
requisitos previos de la contratación que posteriormente se tramite.

f) Establecer acciones en coordinación con los Departamentos de Salud

Ocupacional y Obras Civiles, para que estas instancias valoren el estado del
edificio arrendado que alberga la Delegación Cantonal de Curridabat.

g) Gestionar las acciones que procedan ante los arrendatarios respectivos por el
incumplimiento en el mantenimiento oportuno del inmueble que alberga la
Unidad Policial de Curridabat.

h) Coordinar con los Departamentos de Salud Ocupacional y Obras Civiles, para

que cuando los arrendatarios realicen mejoras a los inmuebles de acuerdo con
los contratos establecidos, dichas instancias inspeccionen los trabajos
realizados y verifiquen si estos cumplen con lo establecido en los respectivos
contratos, documentando adecuadamente los resultados de esa inspección,
para los efectos pertinentes.

i) Establecer un procedimiento formal para asegurarse que las jefaturas de las

unidades policiales cuyas instalaciones son arrendadas, gestionen
oportunamente el mantenimiento de los edificios ante los arrendatarios, y estas
acciones se documenten adecuadamente; así como también los casos de
incumplimientos por parte de los propietarios de estas edificaciones se informe

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oportunamente a la Dirección General de la Fuerza Pública, para efectos de que

se emprendan las acciones legales que procedan.

El cumplimiento de la recomendación a) y e) se considera un plazo inmediato y

permanente, para las recomendaciones b), c), d), f), g), h), i) un plazo de 30
días hábiles a partir del recibo de la instrucción superior, para lo cual se solicita
informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría Interna de las acciones
realizadas para su cumplimiento.

3.2) A la Licda. Bernardita Marín Salazar, Viceministra Administrativa

3.2.1) Girar instrucciones a los Jefes de Programa, Sub-Programa y Actividades

Presupuestarias, para el cumplimiento de la siguiente recomendación.

Remitir a la Dirección de Proveeduría Institucional junto con las “Solicitudes de

Pedido” para el arrendamiento de edificios, la documentación que evidencie el
establecimiento de los requerimientos mínimos para satisfacer las necesidades
mediante los criterios técnicos de los Departamentos de Obras Civiles y Salud
Ocupacional, el sondeo de posibles opciones y adicionalmente en el caso de
los arrendamientos por excepción se documente adecuadamente el análisis
técnico para la opción elegida y de considerarse necesario a las que no
resultaron técnicamente aceptables.

Lo anterior en complemento a los requisitos para la ejecución de la Sub-partida

“Alquiler de edificios, locales y terrenos”, establecidos en la Directriz N° 023-H
artículo N° 25 inciso 1.1.2.

Para el cumplimiento de esta recomendación se considera un plazo inmediato

después del recibo de la instrucción superior, para lo cual se debe informar a
ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su
cumplimiento.

3.2.2) Solicitar al Lic. Rodrigo Villegas Arias, Director General Administrativo y

Financiero, el cumplimiento de las siguientes recomendaciones:

a) Ordenar al Lic. Mario Umaña Mora, Director de la Proveeduría Institucional

Girar instrucciones al Jefe de la Sección de Programación y Control para que

solicite, junto con las solicitudes de pedido para el arrendamiento de inmuebles,
toda documentación tendiente a determinar la existencia de bienes inmuebles
disponibles para arrendar y asegurarse que formen parte del expediente digital
de la contratación.

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Para el cumplimiento de esta recomendación se considera un plazo inmediato

después del recibo de la instrucción superior, para lo cual se debe informar a
ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su
cumplimiento.

Para concluir, le recordamos que de conformidad con lo dispuesto en el artículo

37 de la “Ley General de Control Interno” Nº 8292, su Despacho dispone de 30
días hábiles a partir de la fecha de recibo del presente informe, para girar las
instrucciones correspondientes, para lo cual solicitamos nos remita copia de las
disposiciones que se giren al respecto.

Dejándolo informado, para la toma de decisiones, suscribe.

Atentamente;

Lic. Douglas Elioth Martínez

AUDITOR INTERNO a. i.

Alvu/jasn

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ANEXO N° 1

EJECUCION ALQUILERES 2014

Centro gestor Presupuesto Devengado₡ Disponible₡

aprobado₡ Ejecución
08900 Actividad Central 136.500.000,00 134.151.628,50 2.348.371,50 98,28%
09000 GEST.OPER. CUERPOS 1.833.614.773,00 1.568.803.371,67 264.811.401,33 85,56%
POLICIALES
09001 P.C.D 15.315.757,00 13.349.230,61 1.966.526,39 87,16%
09002 E.N.P 218.437.050,00 218.437.049,25 0,75 100,00%
09003 SEGURIDAD 1.571.470.000,00 1.314.197.851,41 257.272.148,59 83,63%
CIUDADANA
09004 S.N.G 25.391.966,00 22.819.240,40 2.572.725,60 89,87%
09006 POLICIA DE 3.000.000,00 - 3.000.000,00 0,00%
FRONTERAS
TOTAL 1.970.114.773,00 1.702.955.000,17 267.159.772,83 86,44%

Fuente: Informe de la Dirección Financiera a enero 2015

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ANEXO N° 2

ESTUDIO SOBRE ALQUILERES DE EDIFICIOS

VIGENTE A JULIO DEL AÑO 2014
MUESTRA SELECCIONADA

UNIDAD POLICIAL UBICACIÓN ARRENDADOR TRÁMITE FECHA

N° RIGE

Delegación Policial San José Analva S.A. CD 01-2001 6 de abril 2001

Catedral

Dirección Unidades S. J., 200 metros al Bienes Quizarrá y 2013 CD- 18 de dic. 2013
001069-09003
Especializadas norte de la Estación del Pájaro Bobo
Pacífico, av. 16 c 0.

Unidad Especial de Distrito San Rafael, Española de Escazú CD-0059-09003 29 julio 2008
Apoyo Escazú

Delegación Policial de Casco Central Centro de Estética 2008-CD- 12 de dic. 2008

004778-090.03
Alajuela Aspectos

Dirección de Policía Calle 11 entre av. 10 y Carlos Noé Sauceda 2013-CD- 4 de dic. 2013
000925-09003
Turística 11, 100 metros al este y Rodríguez.
50 al sur del AyA Actualmente INS

Dirección Regional Hatillo Flor de Loto del Lago CD-5249-2005 21 de feb. 2006
Uno

Delegación Policial de Barranca Puntarenas Gerardo Antonio 2012 CD- 09 marzo 2012
000019-09003
Barranca Sequeira

Delegación Policial de Barrio los Yoses de la Importadora Beta 2013CD-000281- 14 junio 2013
09003
San Pedro de Montes SUBARU 300 mts sur Equipos Médicos S.A.
de Oca Hotel Fabrique

Delegación Policial Residencial Hacienda Iok Chan Wong 2011 CD- 16 junio 2011
000245-09003
Curridabat Vieja, del Ebais 75 m.
este, sobre Av.14

Fuente: Dirección General de la Fuerza Pública

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ANEXO N° 3
FALTA DE MANTENIMIENTO
DELEGACIÓN POLICIAL DE CURRIDABAT

Foto N° 1: Cerrajería en mal estado Foto N° 2:

Llaves de las duchas en mal estado

Foto N° 3: Pintura en verjas deteriorada Foto N°4: Pared de la cocina sin pintura y pila quebrada.

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Foto N° 5: piso del patio quebrado y escaleras

de emergencia sin una de las barandas. Foto N° 6: Pintura frontal deteriorada.

Foto N° 7: caja de breakers al descubierto. Foto N° 8: Ausencia de los extintores.

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Foto N° 9: ventana de la cocina en mal estado. Foto N° 10: cables descubiertos en la cocina

Foto: N° 11: cilindro de gas ubicado dentro de la cocina Foto N° 12:

Instalación para los bombillos de alumbrado en mal estado.

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Foto N° 13: Tomacorrientes y apagadores

en mal estado. Foto N° 14: Instalación eléctrica de las ducha en pésimo estado.

Foto N° 15: Marcos de puertas y ventanas deterioradas Foto N° 16: Instalación eléctrica al descubierto

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ANEXO N° 4
FALTA DE MANTENIMIENTO
POLICIA DE PROXIMIDAD DE ALAJUELA

Foto N° 1: Instalación eléctrica en pésimo estado. Foto N° 2: Instalación eléctrica al descubierto

Foto N° 3: Marcos de puertas en mal estado. Foto N° 4: Paredes sucias

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Foto N° 5: Sistema de alumbrado dañado.

Foto N° 6: Instalaciones eléctricas al descubierto

Foto N° 4: Gradas en pésimo estado y sin medidas

de seguridad como cinta antideslizante y baranda.

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