Sunteți pe pagina 1din 39

CORPUL EXPERȚILOR CONTABILI ȘI

CONTABILILOR AUTORIZAȚI DIN ROMÂNIA

TEHNOLOGIA INFORMAȚIEI ȘI COMUNICAȚIEI


- SUPORT DE CURS -

AUTORI:
Prof. univ. dr. MIRELA GHEORGHE
Conf. univ. dr. MIRELA STAN
Conf. univ. dr. DANA BOLDEANU
Conf. univ. dr. CRISTINA ȚARȚAVULEA
Conf. univ. dr. ALEXANDRU GAVRILĂ

Modul 6 – 8 iulie 2018


CUPRINS

1. Concepte fundamentale specifice procesorului de tabele


Microsoft Excel.................................................................. 3

1.1. Referințe celulare și nume de câmpuri...................... 3


1.2. Gestiunea foilor de calcul în Excel............................. 5

1.3. Generarea seriilor de date în Excel............................ 7


1.4. Definirea listelor derulante simple............................. 9
1.5. Blocarea titlurilor unei foi de calcul Excel................ 10
2. Formatarea personalizată în Excel.................................. 12

3.Utilizarea funcțiilor predefinite în Excel.......................... 14


4.Formatarea condițională în Excel..................................... 29

2
1. Concepte fundamentale specifice procesorului de
tabele Microsoft Excel

1.1. Referințe celulare și nume de câmpuri

Unitatea structurală de bază a unei foi de calcul Excel este celula, situată la intersecţia
dintre linii şi coloane; aceasta poate fi identificată prin coordonatele celulei (combinaţii între
literele care reprezintă coloanele şi cifrele care corespund liniilor). Aceste coordonate sunt
cunoscute şi sub denumirea de adrese sau referinţe celulare şi sunt de mai multe tipuri:
 Adrese relative (ex. E9,F9) – care se modifică pe parcursul procesului de
copiere a formulelor;
 Adrese absolute sau fixe (ex. $C$4) – care nu îşi schimbă coordonatele prin
copierea formulelor. Transformarea unei adrese relative în adresă absolută se
realizează prin selecţia domeniului respectiv şi acţionarea succesivă a tastei
funţionale F4;
Ex: pentru a calcula Valoare vanzari (euro) celula C4 din care se selectează cursul
Euro se va selecta (inițial apare C4), se apasă tasta funcțională F4 și se obține $C$4.
 Adrese mixte (ex. $C9 sau C$9) – în care este fixată linia sau coloana, cealaltă
coordonată rămânând variabilă.

3
Fig. nr. 1 Tipuri de adrese relative și absolute

O altă modalitate de identificare a unei celule sau a unei zone cu mai multe celule o
constituie un nume de câmp care poate fi atribuit în 2 moduri:
 fie prin selecția zonei respective și suprascrierea numelui la rubrica NameBox;
 fie prin selecția zonei respective și activarea comenzii Define Name din meniul
Formulas – Defined names. În caseta de dialog New Name se introduce numele
câmpului la rubrica Name, după care se validează prin OK. Numele de câmp nu admite
caracterul spaţiu.

Fig. nr. 2 Exemplu de utilizare a referinţelor sub formă de nume de câmp

Notă: Numele de câmp este recunoscut în mod unic la nivelul întregului fişier Excel, în timp
ce o referinţă celulară absolută este recunoscută doar la nivelul foii de calcul curente.

4
Referinţe celulare 3-D
Necesitatea utilizării referinţelor 3-D este cerută în situaţia existenţei mai multor foi de calcul
referite printr-o formulă. Referinţa celulară 3-D se reprezintă prin specificarea elementelor:

Nume foaie de calcul! Adresă celulă / câmp

Fig. nr. 3 Exemplu de utilizare a referinţelor 3-D

Exemplul din figura anterioară ilustrează utilizarea referinţelor 3-D în formula ce calculează
Veniturile totale din vânzări în trimestrul 1 al anului 2018 în condițiile în care vânzările
aferente fiecărei luni sunt memorate în foi de calcul distincte cu numele Vanzari ianuarie 2018,
Vanzari februarie 2018. Vanzari martie 2018 din fișierul Excel aferent suportului de curs.
În situația în care datele folosite pentru efectuarea calculelor sunt situate în fișiere distincte, se
vor utiliza referinţe celulare externe.

Referinţe celulare externe


Dacă fişierele cu sursele de date sunt deschise, referinţa celulară externă va conţine elementele:

[Nume fisier.extensie]Nume foaie de calcul! Adresă celulă / câmp

Dacă fişierele nu sunt deschise, atunci la specificarea unei referinţe externe este necesară
specificarea adresei fişierului:
[C:/TEST/Nume fisier.extensie]Nume foaie de calcul! Adresă celulă / câmp

1.2. Gestiunea foilor de calcul în Excel

Gestionarea foior de calcul Excel se poate realiza fie prin intermediul opțiunilor afișate
în meniul contextual afișat prin clic-dreapta-mouse, fie prin butoanele corespunzătoare fiecărei
operații care pot fi activate din tab-ul Home, grupul de comenzi Cells.

5
Fig. nr. 4 Opţiuni disponibile în cadrul meniului contextual aferent foilor de calcul

 Inserarea foilor de calcul

Foile de calcul inserate utilizând opţiunea Insert din meniul contextual sau pe cea disponibilă
în cadrul tab-ului Home – grupul de comenzi Cells vor fi poziţionate înaintea foii de calcul
active. Pentru a insera o foaie de calcul la finalul foilor de calcul existente se utilizează butonul
de inserare a unei noi foi de calcul, poziţionat în zona de gestiune a foilor de calcul. Pentru a
insera mai multe foi de calcul simultan, înainte de alegerea opţiunii de inserare, se selectează,
ţinând apăsată tasta Shift, un număr de foi de calcul existente egal cu cel care se doreşte a fi
inserat.

 Ştergerea foilor de calcul

Se selectează etichetele corespunzătoare foilor de calcul care trebuie şterse şi se alege opţiunea
de ştergere Delete.

 Redenumirea foilor de calcul

Se selectează foaia de calcul care trebuie redenumită, se alege opţiunea de redenumire, se


introduce de la tastatură noua denumire şi se validează prin apăsarea tastei Enter.

 Mutarea sau copierea foilor de calcul

Se selectează etichetele foilor de calcul care urmează să fie mutate sau copiate şi se alege
opţiunea Move o Copy care are drept efect afișarea casetei de dialog cu aceeași denumire. În
cadrul acesteia se selectează:

 registrul de lucru în care vor fi poziţionate foile de calcul copiate sau mutate (zona To
book);

6
 denumirea foii de calcul înaintea căreia vor fi poziţionate (în registrul de lucru
destinaţie) foile de calcul copiate sau mutate (zona Before sheet);
 opţiunea de creare a unei copii (Create a copy) se bifează doar în cazul în care se doreşte
copierea foilor de calcul; în cazul mutării acestora opţiunea nu trebuie selectată.

Fig. nr. 5 Caseta de dialog aferentă opţiunii de mutare sau copiere a foilor de calcul

 Schimbarea culorii de fundal pentru etichetele foilor de calcul

Se selectează etichetele foilor de calcul, se alege opţiunea de schimbare a culorii de fundal a


acestora şi se selectează culoarea dorită. Figura 6 prezintă un exemplu de aplicare a culorii de
fundal galben pentru etichetele foilor de calcul Sheet1 şi Sheet2.

Fig. nr. 6 Exemplu privind aplicarea unei culori de fundal pentru etichetele foilor de calcul

1.3. Generarea seriilor de date în Excel


Microsoft Excel oferă posibilitatea generării automate a seriilor de date prin utilizarea metodei
Auto Fill. Această metodă poate fi folosită atât pentru completarea automată a seriilor de date
numerice şi alfa-numerice, cât şi în cazul datelor calendaristice.

 Generarea seriilor de date numerice şi alfa-numerice

Se introduc primele 2 valori ale seriei de date. Se selectează celulele care conţin aceste valori,
se poziţionează cursorul de la mouse în colţul din dreapta jos al selecţiei şi se glisează mouse-

7
ul (pe verticală sau orizontală) pentru generarea seriei de date. Seria de date va fi completată
automat în funcţie de pasul de incrementare stabilit prin primele 2 valori ale seriei.

În colţul din dreapta jos al câmpului care conţine seria de date sunt afişate opţiunile de
completare automată (Auto Fill Options). Sunt disponibile următoarele opţiuni pentru
completarea automată a seriei de date:
 Fill Series – este completată seria de date, fiind copiate şi atributele de formatare
aplicate pentru celulele care conţin primele 2 elemente ale seriei;
 Fill Formatting Only – se generează seria de date păstrand doar atributele de
formatare (fără valorile propriu-zise);
 Fill Without Formatting – este completată coloana aferentă seriei de date fără a
fi copiate şi formatările.

Notă: în figura 7 este prezentat un exemplu de generare a seriei de date aferentă coloanei Nr
factura (pasul de incrementare sau de numărare este 10). Pentru seriile alfa-numerice (de tip șir
de caractere sau text), generarea se realizează în mod similar cu valorile numerice cu precizarea
că seria de date trebuie să aibă terminație numerică (figura 8).

Fig. nr. 7 Exemplu de generare a unei serii de Fig. nr. 8 Exemplu de generare a unei serii de

date numerice date alfanumerice (de tip text)

 Generarea seriilor de date calendaristice


Se introduce prima dată calendaristică din serie. Se selectează celula care conţine această dată,
se poziţionează cursorul de la mouse în colţul din dreapta jos al acesteia şi se glisează mouse-
ul (pe verticală sau orizontală) pentru generarea seriei de date.
În cazul seriilor de date calendaristice sunt disponibile următoarele opţiuni de completare
automată:

8
 Fill Series – este completată seria de date prin incrementarea zilei;
 Fill Without Formatting – este completată seria de date prin incrementarea zilei, fără a
fi copiate şi formatările;
 Fill Days – este completată seria de date prin incrementarea zilei;
 Fill Weekdays - este completată seria de date prin incrementarea zilei, doar pentru
zilele lucrătoare, fiind eliminate din serie zilele de week-end;
 Fill Months – este completată seria de date prin incrementarea lunii;
 Fill Years – este completată seria de date prin incrementarea anului;

Notă: Pentru a genera automat o serie de date calendaristice cu un pas de incrementare diferit

de 1 pentru zile, luni sau ani, se introduc primele două date calendaristice respectând pasul de

incrementare dorit şi se generează seria pe baza acestora.

1.4. Definirea listelor derulante simple

Listele derulante simple reprezintă o procedură de validare a datelor dintr-o foaie de


calcul Excel, mai exact o facilitate a procesorului de tabele Excel care oferă utilizatorului
posibilitatea de a restricționa intrările în celulele unei foi de calcul cu scopul de a respecta
integritatea datelor. În cazul în care datele introduse nu respectă regulile de validare aferente
domeniului respectiv sunt afișate mesaje de atenționare a utilizatorului.
Validarea datelor se realizează prin selectarea opțiunii Data Validation din tab-ul Data,
grupul de comenzi Data Tools - Data Validation care are drept efect afișarea unei casete în
cadrul căreia se regăsesc trei fișe de lucru:
 Settings – permite alegerea tipului de validare și definirea regulilor aferente;
 Input Message – oferă posibilitatea de a asocia un mesaj care va fi afișat în
momentul completării domeniului validat;
 Error Alert – oferă un set de simboluri predefinite (zona Style) sau permite
introducerea unui mesaj care va fi afișat dacă nu sunt respectate regulile de
validare.

9
Definirea unei liste derulante simple se poate realiza în două moduri (exemplificarea
se va realiza pentru construirea unei liste derulante în celula C4 din care să fie selectate
cursurile euro):
a) dacă valorile listei sunt introduse deja în foaia de calcul
- se selectează domeniul pe care se definește lista (celul C4)
- din fereastra Data Validation, fișa de lucru Settings se alege opțiunea List, iar
la rubrica Source se selectează celulele care conțin numele agenților de vânzare
(domeniul H1:H4)

Fig. nr. 9 Exemplu de definire a listei derulante simple pentru selecția cursului euro

b) dacă valorile listei sunt introduse direct în zona Source din fereastra Data
Validation – elementele listei sunt enumerate și separate prin , sau ;

Notă: ștergerea regulilor de validare aferente unui domeniu de valori se realizează prin selecția
acestuia și acționarea butonului Clear All din fereastra Data Validation.

1.5. Blocarea titlurilor unei foi de calcul Excel

În situaţia în care în foaia de calcul sunt introduse date care ocupă un număr mare de rânduri
şi/sau coloane, atunci când se derulează foaia de calcul pe orizontală sau pe verticală, la un
moment dat, primele rânduri sau coloane nu mai sunt vizibile pe ecran. Dacă primele rânduri
şi/sau coloane din foaia de calcul conţin date care ar trebui să fie în permanenţă afişate pe ecran
(spre exemplu antetul de tabel) este necesară blocarea (fixarea) acestora pe ecran. Este
important de ştiut faptul ca pot fi fixate pe ecran doar rânduri din partea superioară a foii de

10
calcul şi/sau coloane din partea stângă a acesteia, nu rânduri şi coloane din mijlocul foii de
calcul.

Opţiunile de fixare pe ecran a rândurilor şi/sau coloanelor sunt disponibile în cadrul tab-ului
View grupul Window butonul Freeze Pane:

Fig. nr. 10 Opțiuni pentru blocarea titlurilor (fixarea pe ecran a rândurilor şi/sau coloanelor)

Opţiunile „Freeze Top Row” şi „Freeze Top Column” fixează pe ecran primul rând, respectiv
prima coloană din foaia de calcul, indiferent de elementul selectat în momentul activării
opţiunii.

Opţiunea „Freeze Panes” fixează pe ecran anumite rânduri şi/sau coloane, în funcţie elementul
din foaia de calcul selectat în momentul activării opţiunii. Astfel, în practică blocarea (fixarea)
titlurilor dintr-o foaie de calcul se regăsește sub mai multe forme:
 blocarea pe orizontală (la nivel de linie) - se plasează cursorul pe prima coloană astfel
încât zona care urmează să fie blocată sa fie situată deasupra celulei curente.
Exemplu: pentru blocarea capului de tabel astfel încât să rămână afișate permanent
denumirile câmpurilor se plasează cursorul în celula A2 - View - Freeze Panes
 blocarea pe verticală (la nivel de coloană) – se plasează cursorul pe prima linie astfel
încât coloanele care vor fi blocate să fie situate în stânga celulei curente.
 blocarea mixtă (în echer sau la nivel de linie și de coloană) - dacă înaintea activării
opţiunii Freze Panes este selectată o celulă din foaia de calcul, atunci pe ecran vor fi
fixate toate rândurile de deasupra acesteia şi toate coloanele din stânga acesteia.
Anularea fixării pe ecran a rândurilor şi/sau coloanelor se realizează selectând opţiunea
Unfreeze Panes (tab-ului View grupul Window butonul Freeze Panes). Această opţiune
este disponibilă doar după ce anterior a fost activată opţiunea de fixare a rândurilor şi/sau
coloanelor pe ecran.

11
Notă: exemple privind fixarea pe ecran a rândurilor și/sau coloanelor sunt prezentate în foaia
de calcul Blocarea titlurilor din fisierul Excel aferent suportului de curs.

2. Formatarea personalizată în Excel

Formatarea personalizată (Custom) reprezintă o facilitate oferită de procesorul de tabele


Excel prin intermediul căreia se pot defini anumite șabloane pentru aplicarea unor atribute de
formatare personalizate în funcție de cerințele aplicației. În practică există două tipuri de
formate personalizate:

 formatarea în patru trepte se realizează printr-un șablon cu următoarea structură:

format1 pt valori pozitive; format2 pt valori negative ; format3 pt valori nule; format4 pt texte

 formatarea în trei trepte cu următorul șablon:

format1 pt valori pozitive și nule; format2 pt valori negative ; format3 pt texte

Notă: oricare dintre formatele specificate anterior poate să lipsească din structura șablonului,
cu excepția formatului aferent valorilor pozitive.

Pentru realizarea formatării personalizate se selectează domeniul pe care dorim să aplicăm


șablonul și din caseta de dialog Format Cells - fișa de lucru Number – se alege opțiunea
Custom, iar la rubrica Type se introduce șablonul definit cu ajutorul unor simboluri speciale.
Cele mai utilizate coduri sunt:

Tabel nr. 1 Coduri utilizate pentru formatele personalizate

12
Exemplu: Să se aplice pentru coloana Valoarea (euro) următoarea formatare personalizată
(foaia de calcul Formatare personalizata, cerința 4):

* pentru numere pozitive: doua zecimale şi sufixul "Euro" (Exemplu: 504,78 Euro)
* pentru numere negative: "Eroare!"
* pentru valoarea nul: "-"
* pentru text - "Ai gresit!" cu font roşu

Fig. nr. 11 Exemplu de formatare personalizată

Includerea condițiilor în formatele personalizate.


Versiunile Excel 2010, 2013 și 2016 permit includerea condițiilor în formatele personalizate;
acestea se trec între paranteze drepte și se plasează în șablon după specificarea culorii.

Fig. nr. 12 Exemplu de formatare condițională cu includerea condițiilor în șablon

Formatarea personalizată a datelor calendaristice – cele mai utilizate coduri?

13
Fig. nr. 13 Coduri pentru reprezemtarea datelor calendaristice și exemple de formate personalizate
pentru date calendaristice

3. Utilizarea funcţiilor predefinite în Excel

Procesorul de tabele Excel dispune de o gamă largă de funcţii grupate în două mari categorii:
 Funcţii predefinite – permit efectuarea de calcule şi prelucrări diverse, de la cele mai
simple până la cele mai complexe. Funcţiile predefinite reprezintă formule speciale
care, respectând o anumită sintaxă, execută operaţii şi prelucrări specifice, fiind
destinate rezolvării unor aplicaţii ce conţin elemente predefinite de calcul.
 Funcţii proprii – sunt proceduri destinate unor expresii de calcul complexe, destul de
laborioase, care vor fi executate în mod automat prin apelarea funcţiei create de
utilizator cu ajutorul limbajului Visual Basic.
Indiferent de categoria din care fac parte, funcţiile Excel au trei componente:
 semnul egal „=”
 denumirea funcţiei
 unul sau mai multe argumente.

14
Între cele componente din sintaxa unei funcţii nu se admite ca separator nici un spaţiu;
argumentele sunt trecute între paranteze rotunde şi sunt separate prin:
 virgulă „ , ” sau punct şi virgulă „ ; ” (după cum au fost configuraţi parametrii regionali
ai sistemului Windows);
 două puncte pe verticală „: ”- în cazul în care celulele sunt adiacente (formează o plajă
de valori).
O funcţie predefinită se poate introduce într-o celulă în mod direct, tastând-o ca atare (conform
sintaxei) sau prin intermediul generatorului de funcţii (Insert – Function). În momentul tastării
numelui funcţiei, Excel pune la dispoziţia utilizatorului în mod automat prin afişare interactivă,
sintaxa şi ordinea argumentelor funcţiei, marcând cu caractere aldine (Bold) argumentul curent,
aflat în curs de editare.

Categorii de funcţii predefinite


Excel dispune de un set de funcţii predefinite, grupate pe tipuri în raport cu utilitatea la
rezolvarea diferitelor probleme sau aplicaţii:
 Funcţii matematice
 Funcţii statistice
 Funcţii logice
 Funcţii de cautare şi consultare
 Funcţii de tip dată calendaristică
 Funcţii de tip text

A. Funcţiile matematice – permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele
mai complexe, pentru rezolvarea de aplicaţii ce solicită incremente matematice de uz curent.

1. Funcția SUM(lista de elemente) – returnează o valoare numerică ce reprezintă suma


elementelor unei liste, unde lista de elemente reprezintă o listă compusă din constante numerice,
celule, rezultate ale formulelor sau nume de câmpuri.
Observaţie: Funcţia SUM este completată cu facilităţile butonului de tip listă derulantă (AutoSum
), situat pe bara Standard – permite însumarea pe linie sau pe coloană a valorilor adiacente
(valorile nu trebuie să fie întrerupte în succesiunea lor de celule vide sau de celule care să conţină
text).

15
2. Funcția PRODUCT(lista de elemente) – returnează o valoare numerică care reprezintă
produsul elementelor listei.

3. Funcția SUMIF(camp de evaluat,”condiţie”[,camp de însumat]) – permite însumarea


elementelor unei liste numai dacă acestea îndeplinesc condiţia specificată în sintaxă, unde:
 câmp de evaluat – reprezintă o listă de valori asupra cărora operează condiţia
din precizată în argumentul următor;
 condiţie – constituie criteriul de selecţie impus argumentului câmp de evaluat şi
se precizează oblogatoriu între ghilimele;
 [câmp de însumat] – este argumentul care desemnează câmpul care va fi
însumat în funcţie de evaluarea condiţiei; dacă acest argument lipseşte din sintaxă, rolul său
va fi preluat chiar de argumentul câmp de evaluat.

Fig. nr. 14 Exemple de utilizare a funcțiilor matematice SUM și SUMIF

4. Funcția SUMIFS(câmp de însumat; câmp de evaluat1;”condiţie1”; câmp de


evaluat2;”condiţie2”;..) - realizează suma unei serii de numere în funcţie de evaluarea unor
condiţii multiple.

unde:
 câmp de însumat este argumentul care desemnează campul care va fi însumat;
 câmp de evaluat1 reprezintă primul domeniu de valori care urmează a fi testat;
 ”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic;

16
 camp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează a fi
testat;
 ”condiţie2” reprezintă al doilea criteriu logic (acceptă până la 127 condiţii de
testat).

5. Funcția SUMPRODUCT(lista de câmpuri) - are drept rezultat o valoare numerică ce


reprezintă suma produselor câmpurilor listei; rezultatul funcţiei provine din multiplicarea
valorilor situate în câmpurile specificate, după care sunt adunate agregatele obţinute anterior.
Notă: lista de câmpuri reprezintă un grup de câmpuri (cel puţin două) ce conţin elemente care se
vor înmulţi poziţional unele cu altele (primul element dintr-un câmp se va înmulţi cu primul
element din câmpul al doilea etc.).

6. Funcția ROUND(număr de rotunjit, număr de zecimale) – rotunjeşte o valoare specificată


la un număr precizat de zecimale.
7. Funcția INT(număr de rotunjit) - returnează o valoare numerică rotunjită prin lipsă până la
cel mai apropiat întreg.
8. Funcția MROUND(număr de rotunjit, multiplu de rotunjire) – returnează o valoare
numerică rotunjită către cel mai apropiat număr dintre 2 multipli de rotunjire succesivi.
 dacă numărul de rotunjit este egal cu jumătatea intervalului sau este situat în partea
superioară a acestuia, rotunjirea se efectuează prin adaos către cel mai apropiat multiplu
de rotunjire.
 dacă numărul de rotunjit este situat în partea inferioară a intervalului dintre doi multipli
de rotunjire succesivi, rotunjirea se efectuează prin lipsă către cel mai apropiat multiplu
de rotunjire.

17
Fig. nr. 15 Exemple de utilizare a funcțiilor matematice SUMIFS, INT, ROUND și MROUND

B. Funcţii statistice - permit efectuarea de calcule statistice utilizând serii de valori şi


distribuţii statistice.

1. Funcţia MAX(listă-elemente) - returnează cea mai mare valoare dintr-o distribuţie


statistică.

unde:
 listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice, nume de
câmpuri, rezultate ale altor formule.

2. Funcţia MIN (listă-elemente) - returnează cea mai mică valoare dintr-o distribuţie
statistică.

unde:
 listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice, nume de
câmpuri, rezultate ale altor formule.

3. Funcţia AVERAGE(listă-elemente) - calculează media aritmetică a unei distribuţii


statistice.

unde:

18
 listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice, nume de
câmpuri, rezultate ale altor formule.

4. Funcţia AVERAGEIF(câmp de evaluat; „conditie”; [câmp de calcul medie]) calculează


media aritmetică a unei distribuţii statistice, în funcţie de evaluarea unei condiţii.

unde:
 câmp de evaluat reprezintă domeniul de valori care urmează a fi testat
 ”condiţie” reprezintă un criteriu logic
 [câmp de calcul medie] este argumentul care desemnează câmpul pentru care
se va calcula media aritmetică. Acest argument este opţional şi dacă lipseşte,
câmpul de calcul medie va fi câmpul de evaluat.

5. Funcţia AVERAGEIFS(câmp de calcul medie; câmp de evaluat1; „condiţie1”; câmp de


evaluat2; „condiţie2”; …) - calculează media aritmetică a unei distribuţii statistice, în funcţie de
evaluarea unei condiţii multiple.

unde:
 câmp de calcul medie este argumentul care desemnează câmpul pentru care se
va calcula media aritmetică (obligatoriu).
 câmp de evaluat1 reprezintă primul domeniu de valori care urmează a fi testat
 ”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic
 câmp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează a fi testat
 ”condiţie2” reprezintă al doilea criteriu logic etc.

6. Funcţia COUNT/COUNTA (listă-elemente) - calculează numărul de elemente dintr-o


distribuţie statistică.

unde:
 listă-elemente reprezintă o listă compusă din valori numerice/valori
alfanumerice (COUNT ia în considerare numai valori numerice, iar COUNTA
se poate aplica atât pe valori numerice, cât şi pe elemente alfanumerice), nume
de câmpuri, rezultate ale altor formule).

Notă: Funcţiile COUNT şi COUNTA nu iau în considerare celulele vide, chiar dacă acestea
sunt intercalate între elementele distribuţiei statistice.

19
7. Funcţia COUNTBLANK (listă-elemente) numără celulele goale dintr-o distribuţie
statistică.

8. Funcţia COUNTIF (câmp de evaluat; „condiţie”) - calculează numărul de elemente dintr-


o serie de date, în funcţie de evaluarea unei condiţii.

unde:
 câmp de evaluat reprezintă domeniul de valori care urmează a fi testat;
 ”condiţie” reprezintă un criteriu logic.

9. Funcţia COUNTIFS (câmp de evaluat1; „condiţie1”; câmp de evaluat2; „condiţie2”;..) - calculează


numărul de elemente dintr-o serie de date, în funcţie de evaluarea unei condiţii multiple.

unde:
 câmp de evaluat1 reprezintă primul domeniu de valori care urmează a fi testat
(obligatoriu)
 ”condiţie1” reprezintă un prim criteriu logic (obligatoriu)
 câmp de evaluat2 reprezintă al doilea domeniu de valori care urmează a fi testat
 ”condiţie2” reprezintă al doilea criteriu logic etc.

10. Funcţia MODE (listă de elemente) – returnează cea mai frecventă apariție a unei serii
statistice.
11. Funcția FREQUENCY (domeniu de valori, listă intervale) – afișează distribuția
valorilor unui domeniu pe intervale (numărul de apariții al valorilor analizate pe intervale).
Funcția FREQUENCY este matriceală, iar validarea rezultatelor obținute se realizează prin
combinația de taste CTRL+SHIFT+ENTER.

20
Fig. nr. 16 Exemple de utilizare a funcțiilor statistice

C. Funcţii logice

1. Funcţia IF (test_logic; valoare_adevarata; valoare_falsă) –returnează o valoare de adevăr


dacă expresia condiţională este evaluată ca adevărată sau o altă valoare dacă expresia este
evaluată fals.

unde:
 test_logic reprezintă o expresie condiţională.
 val_adevarat este valoarea returnată dacă expresia condiţională este evaluată ca
adevărat.
 val_fals este valoarea returnată dacă expresia condiţională este evaluată ca fals.
Notă: în sintaxa funcţiei IF pot fi imbricate până la 64 de alte funcţii IF în argumentele sale, pentru a
construi teste mai elaborate.
2. Funcţia AND(lista –elemente1, lista-elemente2...) - afişează TRUE dacă toate elementele din
lista de argumente sunt adevărate şi FALSE dacă cel puţin un element nu este adevărat.

unde:
 listă-elemente1 reprezintă o înşiruire de elemente care vor fi evaluate logic.
 listă-elemente2, opţional, elemente ce vor fi evaluate logic.
Notă: se pot evalua de la 1 până la maxim 255 de argumente ale funcţiei.

21
3. Funcţia OR(lista-elemente1, lista-elemente2..) - afişează TRUE dacă cel puţin un
element din lista de argumente este adevărat şi FALSE dacă nici un element din listă nu
este adevărat.

unde:
 listă-elemente1 reprezintă o înşiruire de elemente care vor fi evaluate logic.
 listă-elemente2, opţional, elemente ce vor fi evaluate logic.
Notă: se pot evalua de la 1 până la maxim 255 de argumente ale funcţiei.

4. Funcția IFERROR(valoare_afișată_în caz de eroare, valoare) - returneaza


"valoare_afisata_in_caz_de_eroare" atunci cand argumentul "valoare" reprezinta o
eroare, altfel afiseaza "valoare".

Fig. nr. 17 Exemplu de utilizare a funcţiilor logice

D. Funcţiile de căutare şi consultare – asigură căutarea şi recuperarea uneia sau a mai


multor serii de date dintr-o listă sau dintr-un câmp în raport cu valorile unei chei de căutare.
1. = VLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare verticală, numărul de ordine al
coloanei de recuperat [;valoare logică]) – returnează conţinutul unei celule ce figurează într-o
anumită coloană a unui tablou de consultare verticală, unde:
 cheie de consultare – reprezintă o valoare după care are loc căutarea sau consultarea într-
un tablou (cheia de consultare trebuie să fie plasată în prima coloană a tabelului de
consultare). În cazul în care cheia de consultare este mai mică decât cea mai mică valoare
din prima coloană a tabelului de căutare, VLOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.

22
 tabel de consultare – este un câmp asupra căruia operează consultarea verticală prin
căutarea valorii cheii precizate anterior (tabelul de căutare poate fi identificat în sintaxa
funcţiei VLOOKUP prin adrese absolute sau printr-un nume de câmp atribuit zonei
respective);
 număr de ordine al coloanei de recuperat – reprezintă numărul coloanei (numărarea
începe cu 1) de unde va fi recuperată valoarea găsită în tabelul de consultare potrivit
valorilor cheii de consultare. Dacă numărul de ordine al coloanei de recuperat este mai
mic decât 1, VLOOKUP returnează valoarea de eroare #VALUE!; dacă număr coloanei
de recuperat este mai mare decât numărul de coloane din tabelul de consultare,
VLOOKUP returnează valoarea de eroare #N/A.
 [valoare logică]- reprezintă un argument logic (opţional) cu valoarea TRUE sau FALSE,
care specifică comportamentul funcţiei VLOOKUP în momentul în care valoarea cheii de
consultare nu va fi identificată în prima coloană a tabelului de consultare.

Fig. nr. 18 Exemplu de utilizare a functiei VLOOKUP

În exemplul din figura nr 18 se consideră tabelul de consultare verticală câmpul din foaia de
calcul Nomenclator produse zona $A$1: $C$11 şi se doreşte recuperarea câmpurilor Categorie
produs si Furnizor in funcție de Denumire produs. Pentru recuperarea acestor valori s-a
folosit funcţia VLOOKUP în două variante – cu şi fără argumentul FALSE. Astfel, se poate
observa că pentru cheia de consultare Produs 11, care nu se regăseşte în tabelul de consultare
verticală, utilizarea funcţiei VLOOKUP fără argumentul FALSE a recuperat valori care nu
sunt reale. Pentru a corecta acest inconvenient se apelează la introducerea argumentului FALSE
în sintaxa funcţiei VLOOKUP care permite afişarea mesajului de eroare #N/A! în momentul
introducerii unei chei inexistente (acest lucru se poate observa în varianta a II-a din exemplul
prezentat).

2. = HLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare orizontală, numărul de ordine al


liniei de recuperat [;valoare logică])- returnează conţinutul unei celule ce figurează într-o
anumită linie a unui tablou de consultare orizontală.

23
Fig. nr. 19 Exemplu de utilizare a functiei HLOOKUP

3. =MATCH(Cheie_de_consultare;Tabel/vector_de_consultare;[Parametru]) - returnează
poziția relativă a unui element într-un tabel de consultare; această poziție relativă identifică
nr. de linie sau de coloana pentru elementul căutat.
 cheie de consultare - este o valoare ce se dorește a fi căutată într-un tabel de
consultare;
 tabel/vector de consultare - este domeniul ce contine posibilele valori căutate;
 [parametru] - specifică un număr cu următoarea semnificație:
0 identifica prima valoare (pot fi mai multe) egala cu valoarea cheii de consultare
cauta cea mai mare valoare dintre valorile inferioare (care sunt mai mici) sau egale cu
1 (implicit) valoarea cautata (valorile cheii de consultare trebuie sa fie sortate crescator in tabelul de
consultare)
cauta cea mai mica valoare dintre valorile superioare (care sunt mai mari) sau egale cu
-1 valoarea cautata (valorile cheii de consultare trebuie sa fie sortate descrescator in tabelul
de consultare)

4. =INDEX(Tabel_de_consultare;numar_linie;numar_coloana) - returnează poziția


relativă a unui element dintr-u tabel de consultare, la intersecția unei linii cu o coloană,
unde:
 tabel/vector de consultare - este domeniul ce contine posibilele valori căutate;
 număr_linie – reprezintă numărul liniei pe care se află una dintre valorile căutate în cadrul
unui domeniu/vector;
 număr_coloană – reprezintă numărul coloanei pe care se află a II-a cheie de consultare
dintre valorile căutate în cadrul unui domeniu/vector;

24
Fig. nr. 20 Exemplu de utilizare a functiilor INDEX, MATCH, VLOOKUP, HLOOKUP

E. Funcţii de tip dată calendaristică


1. Funcţia TODAY()– returnează data curentă a sistemului într-un format implicit sau
specificat de utilizator prin formatare.

Notă: TODAY() este o funcţie fără argumente.

2. Funcţia YEAR(număr_dată)– extrage anul ce corespunde argumentului de tip dată


calendaristică specificat (valori cuprinse între 1 şi 9999).

unde:
 număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o adresă
aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip dată ce este
tratată printr-o funcţie.

3. Funcţia MONTH(număr_dată) – returnează luna care corespunde datei calendaristice


precizate drept argument (mai exact, numărul de ordine corespunzător lunii – valori
între 1 şi 12).

unde:
 număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o adresă
aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip dată ce este
tratată printr-o funcţie.

25
4. Funcţia DAY(număr_dată) - extrage numărul zilei (între 1 şi 31) care corespunde
argumentului specificat.

unde:
 număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o adresă
aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip dată ce este
tratată printr-o funcţie.

5. Funcţia WEEKDAY (număr_dată [, parametru]) – returnează numărul zilei din

săptămână corespunzător semnificaţiei parametrului din sintaxă.

unde:

 număr_dată poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o adresă

aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip dată ce este

tratată printr-o funcţie.

 parametru reprezintă o constantă de la care se pleacă pentru a calcula începutul

săptămânii şi poate avea diferite valori:

 1 (implicit) – prima zi din săptămână este duminică, iar ultima este sâmbătă;

 2 - prima zi din săptămână este luni, iar ultima este duminică;

 3 - prima zi din săptămână este marţi.

6. Funcţia EDATE(data_debut, +/- număr_luni) – returnează o dată calendaristică

decalată cu un anumit număr de luni în urmă sau în avans în raport cu o dată specificată.

unde:

 data_debut poate fi un număr serial ce corespunde unei date calendaristice, o adresă

aferentă unei celule ce conţine o dată calendaristică sau o constantă de tip dată ce este

tratată printr-o funcţie;

 număr_luni reprezintă numărul de luni peste care se decalează o dată calendaristică în

urmă sau în avans.

26
Notă: dacă argumentul data_debut nu este o dată calendaristică validă, EDATE returnează

valoarea de eroare #VALUE!.

Fig. nr. 21 Exemple de utilizare a funcțiilor EDATE și WEEKDAY (vezi foaia de calcul Functii de tip
data calend)

7. Funcţia DATE(an, luna, zi) – returnează data calendaristică corespunzătoare


argumentelor specificate.

8. Funcţia WORKDAY(data debut;numar zile[;sarbatori]) - returnează o dată


calendaristică ulterioară unei date de debut cu un anumit număr de zile lucrătoare (fără
a ține cont de weekend-uri și sărbători legale).

Fig. nr. 22 Exemple de utilizare a funcțiilor DATE, WORKDAY (vezi foaia de calcul Functii de tip
data calend)

Notă: pentru aprofundarea funcțiilor de tip dată calendaristică se vor rezolva cerințele din
foaia de calcul Exemple Fc data calendaristica.

27
F. Funcţii de tip text
1. Funcţia LEFT (text;[număr_caractere]) - extrage primul caracter sau grup de
caractere începând din partea stângă a argumentului specificat în sintaxă.
2. Funcția RIGHT (text;[număr_caractere]) - extrage primul caracter sau grup de
caractere începând din partea dreaptă a argumentului specificat în sintaxă.
3. Funcţia MID(text; valoare_poziţională; număr_caractere) - extrage un număr de
caractere dintr-un argument începând de la o valoare poziţională de debut.
4. Funcția VALUE(text) - convertește un argument de tip text în valoare numerică.
5. Funcția LEN(text) – returnează numărul de caractere aferent argumentului
specificat în sintaxă.

Notă: funcțiile LEFT, RIGHT și MID returnează rezultatele sub formă de text; pentru
utilizarea acestora în format numeric se folosește funcția VALUE.

6. Functia UPPER(text) – convertește textul specificat drept argument astfel încât să


fie afișat cu majuscule.
7. Functia LOWER(text) - convertește textul astfel încât să fie afișat cu litere mici.
8. Functia PROPER(text) – afișează primul caracter al fiecărui cuvânt cu majusculă,
restul caracterelor fiind litere mici.

Fig. nr. 23Exemple de utilizare a funcțiilor de tip text UPPER, PROPER, LOWER
(vezi foaia de calcul Functii text)

9. Functia CONCATENATE(arg1, arg2, arg3 ...) – permite afișarea în aceeași celulă


a informțiilor din 2 sau mai multe celule (argumentele pot fi texte, valori numerice,
formule sau funcții).
10. Funcțiile FIND(text_căutat; text_sursă [;valoare_poziţională]) sau
SEARCH(text_căutat; text_sursă [;valoare_poziţională]) – afișează poziția pe

28
care se gășeste elementul căutat în cadrul argumentului specificat. Deosebirea între
cele 2 funcții constă in faptul că FIND este senzitivă (face distincție între literele
mari și literele mici).

Fig. nr. 24 Exemple de utilizare a funcțiilor de tip text SEARCH si FIND (vezi foaia de calcul Functii text)

11. Functia TEXT(valoare; format_text) – permite afișarea unei valori într-un format
specificat în sintaxă.

12. Functia TRIM(text) – permite eliminarea spațiilor inutile dintre cuvinte.

Notă: pentru aprofundarea funcțiilor de tip text se vor rezolva cerințele din foaia de
calcul Exemple Fc text.

4.Formatarea condiţională în Excel

Formatarea condiţională permite aplicarea unor efecte de formatare asupra unor


celule sau câmpuri dintr-un registru de lucru pe baza unor condiţii. În mod practic,
formatarea condiţională implică definirea unor reguli ce vor fi aplicate unei celule sau unei
plaje de celule. În cazul în care condiţia este adevărată, zona de celule este formatată pe
baza acelei restricţii definite; altfel rămâne formatarea iniţială. Caracteristica acestui tip de
formatare constă în faptul că, în cazul în care valoarea dintr-o celulă se modifică, automat
se modifică şi formatul celulei respective, în funcţie de condiţia definită. Modificarea
formatului permite utilizatorului sesizarea vizuală asupra conţinutului celulei respective. În
acelaşi timp, formatarea condiţională reprezintă o tehnică utilizată frecvent pentru
identificarea erorilor de introducere a datelor şi a valorilor neobişnuite.

29
Dacă în versiunile anterioare (Excel 97-2003) formatarea condiţională permitea
definirea a maximum trei reguli, Excel 2007, 2010, 2013 și 2016 oferă utilizatorilor
facilităţi suplimentare de formatare condiţională (numărul de condiţii ce pot fi impuse la o
formatare condiţională nu mai este restricţionat decât de memoria disponibilă a
calculatorului pe care se lucrează).
Aplicarea formatării condiţionale presupune selecţia plajei de celule pentru care se
doreşte a se aplica formatarea condiţională şi din tab-ul Home, grupul Styles se alege una dintre
opţiunile disponibile în cadrul comenzii Conditional Formatting. Se pot utiliza reguli
predefinite oferite de Excel sau reguli definite de către utilizatori.

Fig. nr. 25 Opțiunile Conditional Formatting

Nota: Exemplificarea se va realiza pe Baza de date “Asigurari” care gestionează activitatea mai
multor societăţi de asigurare; exemplele sunt prezentate în foaia de calcul Formatare conditionala
din fisierul Excel aferent suportului de curs.

30
r

Fig. nr. 26 Baza de date Asigurari

Excel 2013/2016 oferă o gamă diversificată de reguli de formatare predefinite precum:

Highlight Cells Rules – include exemple de reguli ce oferă formatarea în culori diferite a
celulelor atunci când acestea conţin date numerice care sunt egale (Equal To..), superioare
(Greater Than...) sau inferioare (Less Than...) unei valori de comparare, date care sunt cuprinse
între două borne valorice (Between..), atunci când conţin anumite şiruri de caractere (Text that
Contains...), diferite date calendaristice (A Date Occurring..), elemente unice sau duplicat
(Duplicate Values..).
Exemple:
1. Să se afişeze pe fundal roşu toate sumele asigurate cu valori mai mari de
50000.

31
Fig. nr. 27 Caseta pentru formatarea conditionala a sumelor asigurate mai mari de 50000 RON

2. Să se formateze pe fundal galben datele corespunzătoare


asigurărilor încheiate în ultimele 7 zile.

Fig. nr. 28 Caseta pentru formatarea conditionala asigurarilor a datelor corespunzatoare


asigurarilor incheiate in ultimele 7 zile

Top/Bottom Rules - include reguli ce oferă formatări în culori diferite a celulor selectate
atunci când conţinutul acestora este în primele “n” valori (Top 10 Items..), ultimele “n”
valori (Bottom 10 Items), primele “n %” valori (Top 10%), ultimele n% (Bottom 10%), peste
media valorică (Above Average), sub media valorică (Below Average).
Exemple:

32
3. Să se formateze pe fundal gri primele 5 valori aferente coloanei
Suma asigurată.

Fig. nr. 29 Formatarea conditională a primelor 5 sume asigurate (cu cele mai mari valori)

4. Să se formateze cu font roşu valorile aferente coloanei Suma


asigurată care sunt mai mari decat media tuturor sumelor
asigurate.

33
Fig. nr. 30 Formatarea conditională a sumelor asigurate mai mari decat media

Data Bars – opţiunea relevă din punct de vedere grafic diferenţele valorice existente
între datele numerice conţinute de un câmp al foii de calcul curente, barele specifice
acestei facilităţi de formatare grafică putând fi uşor asimilate unor histograme
dispuse orizontal. Lungimea barelor diferă în raport cu mărimea valorică a sumelor
din domeniul respectiv, aceste diferenţe fiind mai evidente în măsura în care se
optează pentru redimensionarea coloanelor ce conţin aceste valori în sensul măririi
lăţimii acestora.

Exemplu:
5. Să se formateze printr-un set de bare de culoare albastră
valorile aferente coloanei Suma asigurată.

34
Fig. nr. 31 Formatarea conditionala a sumelor asigurate printr-un set de bare – Data Bars

 Colors Scales – permite aplicarea unor culori de fundal folosind nuanţe diferite sau
diverse culori în funcţie de mărimea valorică a celulelor aferente câmpului pentru
care se doreşte formatarea condiţională. Nuanţele respective sunt mai pronunţate
pentru valorile mici şi din ce în ce mai pale pentru valori mari ale câmpului.

Exemplu:
6. Să se formateze pe o scală graduală în 2 culori valorile coloanei
Suma asigurată (de la portocaliu intens pentru valorile cele mai
mici către galben care reprezintă valorile cele mai mari).

Fig. nr. 32 Formatarea conditionala a sumelor asigurate printr-o scala de 2 culori – Color Scales

Icon Sets – permite aplicarea unui set de pictograme prestabilie celulelor selectate,
proporţional cu valorile acestora.

35
Exemplu:
7. Să se formateze printr-o pictogramă predefinită sumele
asigurate cu valori mai mari de 120 000.

În această situaţie formatarea condiţională se va realiza în mai multe etape:


 se selectează plaja de celule de formatat (valorile coloanei Suma asigurată -
domeniul F6:F30) şi din tab-ul Home, grupul Styles se apelează comanda
Conditional Formatting - Icon Sets.
 pe domeniul selectat din tab-ul Home – Conditional Formatting se alege opțiunea
Manage Rules – Edit Rule

Fig. nr. 33 Formatarea conditionala a sumelor


asigurate prin pictograme predefinite (Icon Sets)
New Rule – permite definirea unei reguli noi de formatare;
Clear Rules – asigură ştergerea regulilor de formatare condiţională;
Manage Rules – activează caseta de dialog Conditional formatting rules
manager în care utilizatorul poate defini noi reguli, modifica regulile existente sau
şterge reguli de formatare.
Atunci când utilizatorul îşi defineste propria regulă de formatare se va alege comanda New
Rule se deschide fereasta New Formatting Rule și se va selecta un tip de regulă din lista
predefinită:

36
Fig. nr. 34 Caseta de dialog New Formatting Rule

Format all cells based on their values – se utilizează acest tip de regulă atunci când
se doreşte a fi scoase în evidenţă valori prin bare grafice, scale de culori, seturi de
pictograme.

Format only cells that contain: se utilizează acest tip de regulă atunci când se
urmăreşte definirea unor reguli bazate pe comparatii matematice, reguli bazate pe
text, date calendaristice, erori etc. Această regulă este similară cu formatarea
condiţională din versiunile anterioare Excel.

Format only top or bottom ranked values: se utilizează această regulă când se
doreşte evidenţierea primelor “n” valori, a ultimelor “n” valori, primele n%, etc.

Format only values that are above or below average: se utilizează acest tip de regulă
când se doresc a fi identificate celule cu valori peste media sau sub media întregii
selecţii.

Format only unique or duplicate values: se utilizează atunci când se urmăreşte


identificarea celulele cu valori unice sau duplicat dintr-un domeniu specificat.

Use a formula to determine which cells to format: se utilizează pentru definirea


unor reguli de formatare bazate pe formule şi funcţii predefinite.

37
Exemplu:
Să se formateze condiţional pe fundal verde numele asiguraţilor cu
sumele asigurate minime şi pe fundal galben numele asiguraţilor cu
sumele asigurate maxime.
Etape:

 se selectează domeniul care conține numele și prenumele asiguraților (C6:C30)


 se defineşte o regulă nouă New Rule - Use a formula to determine which cells to
format
 se introduce formula şi se setează atributele de formatare - butonul Format (fundal
verde).

Fig. nr. 35 Formatarea conditionala pe baza de formula – numele asiguratilor cu cele mai mici sume
asigurate

 pe același domeniu selectat anterior (C6:C30) se defineşte o regulă nouă pentru


formatarea asiguraților cu sumele asigurate maxime (fundal galben).

38
Fig. nr. 36 Formatarea conditionala pe baza de formula – numele asiguratilor cu cele mai mari sume
asigurate

Rezultatul final al formatării condiționale se poate observa în figura următoare:

Fig. nr. 37 Rezultatul formatării conditionale a asiguratilor cu sumele asigurate maxime și minime

Notă: Copierea atributelor de formatare se poate realiza prin intermediul butonului Format
Painter sau prin setul de comenzi Paste Special –Formats.

39