INTRODUCCIÓN

Los sistemas de procesamiento de pedidos, de una forma u otra, han sido parte de los negocios
durante mucho tiempo y se han desarrollado junto con la tecnología para proporcionar un medio
de gran alcance de captura, seguimiento y envío de pedidos de clientes. Los sistemas de
procesamiento de pedidos avanzados pueden abarcar varios continentes para realizar un
seguimiento y facilitar órdenes internacionales, envíos y retornos para una amplia gama de
productos y segmentos de consumo.

La satisfacción del cliente es la clave del éxito a largo plazo en los negocios y el cumplimiento de las
órdenes del cliente de forma fiable y precisa es la clave para la satisfacción del cliente. Los sistemas
de procesamiento de pedidos ayudan a asegurar que todas las órdenes de los clientes se cumplan a
tiempo, ya que los sistemas automatizados pueden reducir los errores en el procesamiento de los
pedidos. Esto puede mejorar la experiencia del cliente y maximizar la rentabilidad de tu empresa.

Debido a que todas las Empresas no poseen los recursos para contar con este tipo de Tecnología.
Algunas Empresas de mediano y bajo presupuesto que no pueden contar con esta tecnología optan
por tener estrategias con sus proveedores de tal forma que les permita tener acceso a determinado
producto justo en el momento en el cual este sea requerido por el Cliente, teniendo en cuenta que
la gran mayoría de los clientes se pierden por ser ignorados y por no cumplir a tiempo y de forma
correcta con sus pedidos.

¿Qué es un proceso de pedido?

Un sistema de procesamiento de órdenes captura los datos de pedidos de los empleados de servicio
al cliente o de los clientes directamente, almacena los datos en una base de datos central y envía la
información para los departamentos de contabilidad y el envío, si es el caso. Los sistemas de
procesamiento de pedidos proporcionan datos de seguimiento de pedidos e inventario para cada
paso.
“El procesamiento del pedido está representado por el número de actividades incluidas en el ciclo
del pedido del cliente. Específicamente, incluyen: producto, servicio, información y reparación.
Todas estas formas de compras, requieren el procesamiento del pedido y la organización de la
compra por parte de la empresa. Los centros de atención telefónica principalmente giran en torno
a la tramitación de pedidos hecho por los consumidores o contestar a las preguntas del cliente.
Incluso si el consumidor sólo está llamando para hacer un comentario sobre la empresa o sus
servicios, esto casi siempre debe quedar documentado, sobre todo si el centro de llamadas maneja
la cuenta del cliente cuando se trata de reparación y producción. Las empresas deben tener algún
tipo de procesamiento de pedidos para tener éxito; esto les ayudará a realizar un seguimiento de
sus clientes, pedidos e información de contacto. Con este fin, los consumidores deben de llamar a
las empresas para obtener información, la que deberá ser proporcionada a los clientes con
comodidad y facilidad.
ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
ENTRADA DEL PEDIDO
La entrada del pedido se refiere a las muchas tareas que tienen lugar antes de efectuar el levantamiento
real del pedido. Estas incluyen:
1) Comprobación de la precisión de la información del pedido, como descripción del artículo y
número, cantidad y precio;
2) comprobación de la disponibilidad de los artículos solicitados;
3) preparación de la documentación de órdenes atrasadas o de cancelaciones, si fuera necesario;
4) comprobación del estado de crédito de los clientes;
5) transcripción de la información del pedido según sea necesario, y
6) facturación.
SURTIDO DEL PEDIDO
El surtido del pedido se representa por las actividades físicas requeridas para: 1) adquirir los artículos
mediante la recuperación de existencias, la producción, o la compra; 2) empacar los artículos para el
envío; 3) programar el envío para su entrega, y 4) preparar la documentación del envío. Algunas de
estas actividades pueden tener lugar en forma paralela con las de la entrada del pedido, lo que abrevia
los tiempos de procesamiento.
INFORME DEL ESTADO DEL PEDIDO
Esta actividad final del procesamiento del pedido asegura que se suministre un buen servicio al
cliente, manteniéndolo informado de cualquier retraso en el procesamiento del pedido o en su entrega.
PROCESAMIENTO DEL UN PEDIDO CONSOLIDACIÓN DE PEDIDO
Se refiere a la acumulación de pedidos, éstos pueden retenerse para crear un tamaño de envío
económico. Consolidar algunos pedidos pequeños para construir un volumen más grande de envío
reduce los costos de transporte. El tiempo de procesamiento puede incrementarse para que el costo
de transporte pueda descender.
RUTA Y PROGRAMACIÓN DE EMBARQUES
Cuando una empresa posee o arrienda una flota de vehículos, se requiere cuidadoso manejo para
asegurar que la flota sea operada eficientemente. Con la información de los pedidos del OMS y la del
procesamiento de pedidos desde el WMS, el TMS asigna cargas a los vehículos y sugiere la secuencia
en la que el vehículo debe realizar las paradas.
TRANSMISIÓN DEL PEDIDO
Después de la preparación del pedido, la transmisión de la información del mismo es la
siguiente actividad dentro del ciclo de su procesamiento. Incluye transferir la solicitud
del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada.

Hay 2 tipos de transmisión del pedido:

1- La transmisión manual puede incluir el envío por correo de los pedidos o que el personal de ventas
los lleve físicamente hasta el punto de entrada del pedido.
2- La transmisión electrónica de pedidos es ahora muy popular debido al amplio uso de los números
de teléfono gratuitos, los teléfonos de datos, las páginas Web, el sistema EDI, las máquinas de fax y
las comunicaciones por satélite.
PROCESO: SURTIDO DEL PEDIDO
SISTEMA DE MANEJO DE PEDIDOS
El subsistema de manejo de pedidos (OMS) dirige el contacto inicial con el cliente en el momento de
preguntar por el producto y hacer el pedido. Es el sistema frontal del LIS. El OMS se comunica con
el sistema de administración del almacén para comprobar la disponibilidad del producto, bien desde
los inventarios, bien desde los programas de producción. Esto da información sobre la ubicación del
producto en la red de suministros, la cantidad disponible y tal vez el tiempo estimado de entrega.

SISTEMA DE MANEJO DE ALMACÉN

El sistema de manejo de almacén (WMS) puede contener el OMS, o tratarse de una entidad separada
dentro del LIS. El WMS tiene al menos que ligarse de nuevo al OMS para que el departamento de
ventas sepa qué productos hay disponibles para la venta. Es un subsistema de información que ayuda
en el manejo del flujo del producto y en las instalaciones de la red logística.

SISTEMA DE MANEJO DEL TRANSPORTE

El sistema de manejo del transporte (TMS) se enfoca en el transporte de llegada y de salida de una
empresa y es parte integral del LIS, se comparte información con otros componentes del LIS, como
contenido de los pedidos, peso y volumen del artículo, cantidad, fecha prometida de entrega y
programación de envío del vendedor. Su propósito es ayudar en la planeación y control de la actividad
de transporte de la empresa.
SISTEMA LOGÍSTICO DE INFORMACIÓN
Un sistema logístico de información puede describirse en términos de su funcionalidad y de su
operación interna. El propósito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una empresa
es la toma de decisiones, desde las estratégicas hasta las operativas, y facilitar las transacciones del
negocio
.

COMERCIO ELECTRÓNICO
Para muchas compañías, el comercio electrónico, es decir, el que usa Internet para facilitar las
transacciones de negocios, es una extensión de la manera tradicional de llevar el negocio de almacenes
y tiendas minoristas. En contraste con las compañías que se han iniciado en la Web, las cuales
típicamente no poseen infraestructura logística y surten directo de los proveedores usando transporte
alquilado, las empresas establecidas tienen inventarios, espacio de almacén, capacidad de transporte
y expertos en logística.
SISTEMAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
El despacho de camiones para aprovisionar a los proveedores de gasolina en las estaciones de servicio
para automóviles es un problema logístico de planeación que puede ayudarse de un sistema de
información bien diseñado. Incorporar métodos en el sistema de información que puedan analizar
datos, así como organizarlos y presentarlos, puede apoyar al usuario a la hora de tomar importantes
decisiones. Los métodos de análisis de datos pueden tomar la forma de procedimientos de
optimización
https://prezi.com/kzj_zr_vhgsa/sistemas-de-informacion-y-procesamiento-de-pedidos/

Las estadísticas muestran que los clientes son más propensos a realizar compras
adicionales cuando están en contacto con un proveedor para otro propósito – como
cuando acceden a un centro de contacto o el portal de autoservicio, o durante una
visita a un servicio de campo.
Soluciones de procesamiento de órdenes de pedido proporcionan funcionalidad
sencilla para la gestión de presupuestos y para el cumplimiento de pedidos. Las
cotizaciones pueden crearse para la venta de productos y la provisión de servicios de
campo. Integración con el proceso de aprobaciones, así como áreas de soluciones de
Logística y Servicio de Campo aseguran el control de gestión eficiente y promesas
sostenibles para entregas.

Convertir llamadas de Servicio en Oportunidades de Ventas

Las Capacidades de Procesamiento de Pedidos de Ventas aumentan los ingresos mediante la

ampliación de oportunidades para que los clientes compren productos y servicios. Las Soluciones
de Procesamiento de Pedidos de Ventas permiten a representantes de servicio cotizar y cerrar
ventas durante cualquier contacto con el cliente, así como también procesar devoluciones.

Implemente soluciones de Pedido de Ventas para mejorar la inmediatez y la integridad de la

atención al cliente, convierta las interacciones de servicio en ventas respondiendo a las necesidades
del cliente en el momento en que se presenten, o recomiende servicios y productos adicionales.
Soluciones de Procesamiento de Pedido pueden también recordar a los clientes de promociones de
mercadeo, desbloquear oportunidades de ventas complementarias y cruzadas y aceptar
intercambios, empoderando y alentando a los representantes de servicio para crear, escalar y
capturar oportunidades de venta previamente perdidas. Esta aplicación es ideal para la venta de
"productos consumibles" en asociación con la provisión de los servicios que se centran en equipos,
pero que puede aplicarse igualmente a la oferta de productos terminados derivados de
oportunidades de ventas complementarias y cruzadas.

CÓMO HACER MÁS FÁCIL Y RÁPIDA LA TOMA DE PEDIDOS Y EL PROCESO DE VENTA

La toma de pedidos implica varias gestiones administrativas como consulta de estados, control de
inventarios, emisión de órdenes de compra y medición de ventas, pero para manejar todo esto es
conveniente utilizar un Software de ventas y pedidos

El proceso de pedidos es una de las etapas importantes al momento de efectuar una compra y llegue
a ser satisfactoria tanto para el cliente que lo solicita como para tu empresa, por supuesto. Sin
embargo, dentro de dicho proceso hay diferentes aspectos administrativos y de logística que se
deben saber manejar de manera ordenada y eficiente, de lo contrario, el cliente simplemente puede
cancelar el pedido y así mismo perder la venta.
Es por eso que sin importar el tamaño de tu empresa e independientemente si ofreces servicios,
productos, información o reparaciones, la gestión de pedidos debe ser rápida y fácil; es decir que
en vez que tu equipo comercial dedique más tiempo en esta etapa sería mejor que lo hiciera para
conseguir más clientes, ¿no te parece?

Entonces para que sepas cómo ahorrar tiempos y evitar errores al momento de realizar un pedido,
a continuación te daré algunas recomendaciones que seguro puedes aplicar en tu empresa:

1. Registro rápido de órdenes de pedidos

Generalmente este es uno de los pasos donde más se tiene complicaciones porque puede que tu
equipo comercial que permanece en la oficina o fuera de ella, toman solicitudes de pedidos por vía
telefónica y van anotando las cantidades que necesita el cliente en un cuaderno o talvez en un
archivo de Word o Excel.

Talvez esto te esté funcionando hasta el momento, pero si manejas una gran Base de datos de
clientes ¿cómo sabes si determinado cliente tiene una orden de pedidos vigente? O lo que es peor,
que tus vendedores hagan el pedido pero luego se enteran que no hay las existencias solicitadas.

Lo primero que te recomiendo es que dejes de lado esos métodos tradicionales y le des paso a
herramientas de tecnología que realmente te ayuden a automatizar procesos y a ahorrar tiempo;
por ejemplo con un Software de ventas y pedidos, el cual es desarrollado para que tus vendedores
puedan hacer el pedido desde la web o cualquier dispositivo, además de llevar toda la información
de tus clientes de manera ordenada y encontrarla fácilmente.

Es decir que el tiempo que tardan en anotar a mano para luego transcribir, teniendo el riesgo de
cometer errores, definitivamente puede ser aprovechado de otra manera.

2. Consulta de órdenes de pedidos en tiempo real

Es normal que se presente el caso que un cliente que solicita un pedido, minutos después te vuelva
a contactar para pedir otro producto que a última hora se haya decidido, pero ¿cómo saber si ese
pedido ya ha sido despachado o aún está en alistamiento?

El hecho de que tus vendedores puedan consultar rápidamente en qué estado se encuentra el
pedido, como pueden ser: solicitado, aprobado o rechazado, en alistamiento, despachado o
cancelado, permite darle una respuesta o notificación inmediata al cliente y saber si todavía se
pueden agregar más productos o tiene que realizar una orden nueva de pedido.

La manera de saberlo sería con la ayuda de una plataforma donde tus vendedores puedan
consultarlo en tiempo real, desde el momento que están haciendo o modificando el pedido, además
de registrar y encontrar datos como nombre del cliente, direcciones de sedes, teléfonos, fechas de
entrega, número de pedidos, entre otros.
3. Conocer número de existencias disponibles al instante

No hay nada peor que tus vendedores lleguen a la oficina con la solicitud de pedido pero resulta que
no tienes disponible el número de existencias solicitadas, y luego tener que decirle al cliente que no
tienes lo que necesita. No solo se pierde tiempo sino que también se pierde la oportunidad de cerrar
una venta.

Es por eso que es tan importante que lleves un adecuado control de inventarios, no solo por
conveniencia interna de tu empresa sino también a nivel externo; es decir para que tus vendedores
sepan con exactitud el número de existencias en tiempo real, cuando estén en el lugar de visita y
comiencen a tomar el pedido desde su dispositivo. Por lo tanto, tus inventarios deberían ser
actualizados inmediatamente después de que se haga el pedido y a la vez tener un reporte de
movimientos.

4. Reporte de ventas realizadas

Si tus vendedores tienen que esperar demasiado tiempo que el área de contabilidad emita la orden
de compra para que el cliente realice el pago, lo más recomendable es que desde la aplicación móvil
también se pueda emitir de manera automática y luego el cliente reciba la notificación donde se
detalle el número de productos solicitados, precios de cada uno y precio total a pagar, además de
información sobre la empresa que la envía y quién la recibe.

De igual forma, es conveniente para la empresa que dichas órdenes se registren en el sistema, ya
que es una posibilidad de medir las ventas que realiza cada uno de tus vendedores, para luego servir
como justificación o base en la toma de decisiones.

Entonces, los medios de comunicación que tradicionalmente se utilizan en el proceso de pedidos

como el teléfono, hojas físicas o cuadernos, así como acciones manuales que tu equipo comercial y
administrativo está obligado a realizar, deja abierta la posibilidad que se cometan errores y retrasar
tiempos en el proceso de venta.

Por lo tanto, es conveniente que en tu empresa utilices Software dirigidos a solucionar alguna
necesidad particular, con el objetivo de que tu empresa sea cada vez más competitiva y esté
preparada para los cambios que la tecnología traerá en los próximos años.

Ventajas
Tener un sistema de procesamiento de pedidos sólido crea una situación de ganancia para las
empresas y sus clientes. Los clientes experimentan entregas más confiables y entrega precisa. Las
empresas pueden maximizar su rentabilidad al no perder o malinterpretar órdenes, por no mencionar
el aumento de los ingresos a largo plazo que proviene de los clientes consistentemente satisfactorios.
Desventajas
Los sistemas de procesamiento de pedidos altamente tecnológicos pueden ser costosos de
implementar y mantener, posiblemente requiriendo más personal capacitado en tecnología
informática para asegurar que el sistema funcione sin problemas en todo momento. Las soluciones
tecnológicas son generalmente sin intervención de la naturaleza, ya que un gran número de procesos
se producen en el fondo de los programas de software, que no requiere registro de los empleados.
Debido a esto, sin embargo, puede ser mucho más difícil localizar problemas en los sistemas de base
tecnológica que con los sistemas manuales más simples que un empleado puede recordar
personalmente en cada paso del proceso
El término picking es utilizado en la logística para designar a la estratégica tarea de preparación de
pedidos. Consiste en recoger unidades de uno o varios productos almacenados en distintas
ubicaciones, que están destinados a formar parte de un mismo pedido.

Existen dos formas de picking:

 De unidades: cuando se extraen productos unitarios de una caja.
 De cajas o packing: cuando se recogen cajas de un contenedor.
Esta metodología está estrechamente relacionada con la productividad y la optimización de recursos
Secuencial
https://es.scribd.com/document/360902603/procesamiento-de-pedidos-pdf

https://prezi.com/od08deso5c-q/cap5-procesamiento-de-pedidos-y-sistemas-de-informacion/

https://es.scribd.com/doc/35393023/Procesamiento-de-Pedidos-y-Sistemas-de-ion-Equipo-5

https://logispyme.files.wordpress.com/2015/11/pedidos1y2.pdf

https://www.emagister.com/uploads_courses/Comunidad_Emagister_60103_60103.pdf

https://www.google.com.co/search?q=tipos+de+procesamiento+de+pedidos&sa=X&tbm=isch&tb
o=u&source=univ&ved=0ahUKEwi5ybCn0sfaAhUJz1MKHYzjDX4QsAQIOA#imgrc=y0kbCMvndZNvN
M:

https://prezi.com/vnphmceliflk/capitulo-5/

https://www.imf-formacion.com/blog/logistica/logistica/picking-de-producto/

http://www.tbs-telecon.es/sistema-gestion-pedidos-clientes

https://www.google.com.co/search?tbm=isch&sa=1&ei=xFbZWpTFMYnfzwKAlrvoDg&q=producto
&oq=producto&gs_l=psy-
ab.3..0l6j0i67k1j0l3.2158927.2166627.0.2167996.12.7.3.2.2.0.248.1111.0j5j1.7.0....0...1c.1.64.psy-
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