Sunteți pe pagina 1din 12

CAPITOLUL 1

ASPECTE TEORETICE PRIVIND INVENTARIEREA

1.1. Definiţii conceptuale privind inventarierea


Din punct de vedere a teoriei contabile, inventarierea este un procedeu de autocontrol, prin
care datele contabile sunt aduse periodic la nivelul realitaţii
În sistemul de organizare a contabilitaţii pe baza de norme legale, inventarierea este
obligatorie pentru toţi agenţi economici şi este definită ca ansamblul operaţiunilor prin care se
constată existenţa elementelor de activ şi pasiv, cantitativ şi valoric dupa caz prezente în
patrimoniul societăţii la data la care aceasta se efectueaza, în vederea stabilirii situaţiei reale a
patrimoniului fiecărei unităţi, inclusiv a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând
altor persoane juridice sau fizice, cu scopul întocmirii bilanţului contabil care să asigure o imagine
fidelă, clară şi completă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute.1
Inventarierea nu este necesară doar elaborării bilanţului ci în reluarea manierei în care este
gestionat patrimoniul, a situaţiei acestuia la un moment dat în ansamblu sau numai a unor elemente de
patrimoniu.
Pe lânga stabilirea situaţiei reale, prin inventariere se mai verifică dacă sistemul de evidenţă a
funcţionat în mod corespunzător, precum şi calitaţile profesionale şi morale ale persoanelor cărora
li s-a incredinţat gestionarea patrimoniului. De asemenea, se determina gradul de utilizare a unor
bunuri (uzura fizică, morală) stadiile de fabricaţie (produse finite, semifabricate, produse în curs
de execuţie) cheltuielile efectuate în avans, veniturile încasate în avans, gradul de solubilitate a
unor titluri de creanţa, realizarea obligaţiilor faţă de persoane fizice sau juridice.
Inventarierea patrimoniului se află într-o strânsă legatură cu celelalte proceduri ale metodei
contabile şi constituie procedura de constatare, descriere şi evaluare a existeţei fizice a elementelor
patrimoniale, pe care trebuie să se fundamenteze imaginea fidelă a informaţiei contabile privind
situaţia patrimoniului.
Inventarierea este un procedeu utilizat de mai multe discipline economice. Astfel
inventarierea este o tehnica indispensabilă al controlului financiar şi cea mai importanta modalitate de
a efectua un control faptic. Ea se foloseşte atunci când se verifică realitatea informaţiilor cu privire la
elementele patrimoniale consumate în documente, în raport cu integritatea şi existenţa lor în
realitate. Prin excelenţa inventarierea constituie un demers faptic cuprinzând elemente de observaţie
directă şi inspecţie fizică. Spre deosebire de acestea inventarierea se desfăşoara după reguli
prestabilite impuse de actele normative. Controlul financiar poate efectua sau dispune efectuarea
1
Călin Oprea, Ristea Mihai, Bazele contabilităţii, Editura Genicod, Bucureşti, 2002

1
inventarierii când se consideră necesară această operaţiune, sau în situaţiile prevăzute de lege. Ca
urmare este necesar să se delimiteze inventarierea patrimonială aşa cum este ea definită de
normele contabile, de inventarierea de control, ca modalitate principală a controlului finaciar
faptic. Aceasta delimitare se poate face după caracterul mai larg sau mai restrâns al elementelor
care sunt supuse inventarierii şi dupa felul în care se declanşează, dar fără deosebiri de ordin tehnic.
Deci inventarierea patrimonială (generală) este un procedeu al metodei contabiliţii, prin
care se constata existenţa faptică (fizică), se descriu şi se evaluează elementele patrimoniale, şi
extrapatrimoniale cu scopul de a se stabili situaţia reala, cantitativa şi valorică a elementelor
respective .

1.2.Clasificarea şi funcţiile inventarierii


Clasificarea inventarierii va fi abordată prin prisma mai multor criterii:2

a) după sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale şi extrapatrimoniale inventarierea


poate fi:
- completă (generală sau integrală);
- parţiala;

Inventarierea completă se face obligatoriu la începutul activitaţii întreprinderii şi cu ocazia


întocmirii bilanţului cuprinzând totalitatea elementelor de activ şi de pasiv. Inventarierea completă
cuprinde nu numai mijloacele economice ale intreprinderii ci şi pe cele primite spre păstrare,
prelucrare sau spre folosinţă temporară.
Inventarierea parţiala se referă numai la o parte a mijloacelor economice ale unei unităţi
(mijloace fixe, obiecte de inventar, mijloace băneşti).
b) dupa apartenenţa bunurilor, creanţelor, datoriilor şi disponibilităţilor avem:
inventarierea structurilor patrimoniale, adică a celor asupra cărora întreprinderea are drepturi
depline (de dispoziţie de folosinţă, de uzufruct) acestea fiind înregistrate în conturile de bilanţ;
inventarierea structurilor extrapatrimoniale, adica cele asupra cărora întreprinderea nu are
dreptul de dispoziţie (dreptul de a le vinde) aceste structuri figurând în patrimoniul altor
întreprinderi şi se află temporar în folosinţa altor întreprinderi în momentul inventarierii. Acestea
sunt înregistrate în conturi în afara bilanţului, în conturi de ordine şi evidenţa, mijloace fizice luate
în chirie, valori materiale în custodie sau spre păstrare, angajamente incerte date sau primite.
c) dupa perioadele la care se efectueaza, inventarierea poate fi:

2
Dimitrie Camenita, Cristina Nicolaescu, Pavel Belean: Bazele contabilităţii, Editura Multimedia
Arad 2006

2
- inţială;
- ocazională;
- periodică;

Inventarierile iniţiale se efectueaza la începutul activitaţii iar cele ocazionale pe parcursul


desfăşurării activitaţii, atunci când intervin anumite modificări în conţinutul şi structura mijloacelor
economice gestionate.
d) dupa reglementarea legală inventarierile pot fi :
- inventariere obligatorie (cea prevăzută de Legea Contabilitaţii nr. 82/1991 şi de
Regulamentul de aplicare a legii contabilitaţii);
- inventariere facultativă (cea dispusă de conducerea întreprinderii atunci când este
necesară în afara prevederilor legii);

Inventarierea facultativa poate fi efectuata spre exemplu la schimbarea gestionarului în


vederea cunoaşterii stocurilor la anumite structuri cu scopul de a lua anumite decizii;
e) dupa modalitatea de efectuare a inventarierii sunt:
- inventarierea totală care se întinde asupra tuturor sortimentelor ce formeaza un
element patrimonial (sortimente de materiale , sortimente de produse) sau asupra
tuturor sortimentelor dintr-o gestiune indiferent de natura lor (mijloace fixe, obiecte
de inventar, materiale);
- inventariere prin sondaj care cuprinde numai sortimente sau numai unele din
bunurile aflate în patrimoniul unităţii;
f) în funcţie de condiţiile în care se desfăşoara avem:
- inventariere ordinară care are de regulă un caracter normat, planificat;
- inventariere extraordinară care este impusa de anumite situaţii de excepţie;
g)dupa scopul urmărit inventarierea îmbracă mai multe forme:
- inventariere pentru controlul gestionarilor;
- inventariere pentru schimbare de preţ;
- inventariere statistică;

Inventarierea pentru controlul gestionarilor se efectueaza prin constatare faptică a existenţei


valorilor materiale şi băneşti încredinţate gestionarilor, a structurii şi vechimii lor inclusiv a
modului de păstrare şi depozitare în scopul asigurării integrităţii acestora;
Inventarierea pentru schimbare de preţ se efectueaza în scopul stabilirii stocurilor faptice
care urmeză a fi supuse reevaluării;

3
Inventarierea statistica se efectueaza periodic pentru cunoaşterea structurii, mărimii şi
vechimii stocurilor;
Scopurile principale pentru care se efectuează inventarierea sunt:
1) stabilirea situaţiei reale a patrimoniului fiecărei unităţi, prin aplicarea principiului
prudenţei, în vederea întocmirii bilanţului contabil care trebuie să asigure o imagine
fidelă, clară şi completă a patrimoniului,stabilirea situaţiei financiare şi a rezultatelor
obţinute.
2) verificarea realitaţii bunurilor primite în gestiune, stabilirea eventualelor lipsuri şi a
persoanelor vinovate de acest lucru şi luarea măsurilor în vederea recuperării pagubelor.

Inventarierea îndeplineşte mai multe funcţii dintre care cele mai semnificative sunt:
1) funcţia de control a concordanţei dintre informaţiile furnizate de contabilitate si
realitate;
2) funcţia de stabilire a situaţiei nete şi a rezultatului exerciţiului;
3) funcţia de calcul si evidenţa a stocurilor, consumurilor si a vânzarilor.

Aceste funcţii sunt prezentate sistematic în schema următoare:

4
Funcţia de control dintre
informaţiile furnizate de
contabilitate şi realitate

Funcţia de calcul Funcţia de stabilire a


situaţiei nete şi a
şstabilirea
INVENTARIERE rezultatelor exerciţiului
situaţiei reale
a
patrimoniului
fiecărei
unităţi, prin
aplicarea
principiului
prudenţei, în
vederea
întocmirii
bilanţului
contabil care
trebuie să
asigure o
imagine
fidelă, clară
şi completă a
patrimoniului
,stabilirea
situaţiei
financiare şi a
rezultatelor
obţinute.
verificarea realitaţii
bunurilor primite în
gestiune, stabilirea
eventualelor lipsuri şi
a persoanelor
vinovate de acest
lucru şi luarea
măsurilor în vederea
recuperării pagubelori
evidenţa a stocurilor
consumurilor si 5
vânzărilor
1) funcţia de control a concordanţei dintre informaţiile furnizate de contabilitate şi realitate
are rolul de a asigura integritatea bunurilor materiale de orice fel, şi a valorilor bănesti la
locurile de depozitare şi păstrare. Deşi presupune că activitatea de recepţie şi depozitare,
păstrare şi manipulare a bunurilor materiale este corect organizată şi se desfăşoară conform
normelor legale, totuşi din motive obiective între soldurile scriptice şi cele faptice pot să apară
diferenţe în plus sau în minus. Deci prin funcţia de control se urmăreşte în principal
determinarea diferenţelor dintre stocurile scriptice şi cele reale, apoi cauzele care le-au
generat, precum şi persoanele implicate în producerea lor.3
Diferenţele pot fi de natură cantitativă sau calitativă; diferenţele cantitative pot fi în
realitate în plus sau în minus faţa de evidenta scriptică. Diferenţele cantitative în minus, adică
soldurile scriptice, sunt mai mari decât cele reale şi constituie lipsuri din gestiune; aceste lipsuri
pot fi la rândul lor justificate sau în curs de justificare. În cazul în care stocul faptic este mai mare
decât stocul scriptic apar diferenţele în plus.
Atât lipsurile cât şi plusurile din gestiune pot avea cauze multiple. Daca este vorba de
bunuri materiale, ambele situaţii se pot intâlni atât în procesul de aprovizionare, manipulare cât şi
în cel de desfacere.
Astfel lipsurile pot fi generate de proprietaţile fizico-chimice ale bunurilor materiale, pot fi
cauzate de uscare, oxidare, evaporare, scurgere; de factori naturali cu caracter distructiv
(calamitaţi naturale), de forţa majoră sau fortuita.
Alte cauze care pot provoca lipsurile sunt:
- valorile materiale şi băneşti ce suferă transformari de genul celor menţionate în
paragraful anterior pe durata transportului, manipulării, şi depozitării, pierzând sau
câstigând în substanţa utilă indiferent de gestionar, sau ceea ce este grav prin aportul
deliberat al acestora;
- în anumite gestiuni sau la anumite sortimente de bunuri au loc sustrageri sub diferite
forme, furturi, risipă, proastă gestionare etc;
- unele documente primare se omit cu ocazia înregistrarilor în contabilitate, se
înregistreaza de mai multe ori sau se înregistreaza eronat, denaturând astfel stocurile
scriptice;
- personalul care gestionează sau manipulează valori materiale sau băneşti, este neglijent
sau nepriceput sau chiar rău intenţionat;
- la unele sortimente stocurile au devenit de prisos, fără mişcare, greu vandabile sau
nevandabile, sunt cu termenul de valabilitate depăşit sau sunt neutilizabile;

3
Cenar Iuliana, Bazele contabilităţii, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2004

6
- în alte cazuri comenzile de producţie în curs sunt anulate datorita renunţarii de catre
beneficiari - clienţi iar unele proiecte de cercetare şi investiţii sunt abandonate din
diferite motive;
- pe parcursul unei perioade de gestiune se pot produce calamitaţi naturale sau intervin
cazuri de forţa majoră acestea modificând activele patrimoniale;
- cheltuielile făcute în avans, respectiv veniturile încasate în avans; cheltuielile făcute în
avans sunt: reparaţiile capitale la imobilizările corporale, abonamente la diferite
publicaţii, abonamente radio TV, chirii; în categoriile încasărilor în avans intră:
redevente, locaţiile de gestiune, vânzarile de locuinţe cu plata în rate, abonamente
încasate în avans, asigurările încasate în avans.

2) Funcţia de stabilire a situatiei nete şi a rezultatului exerciţiului. Inventarierea împreuna cu


balanţa de verificare, constituie procedeu al metodei contabilităţii care permite atât începerea
exerciţiului contabil cât şi încheierea acestuia.
Pe baza inventarierii şi respectiv a balanţei de verificare în care rezultatele inventarierii se
regăsesc în conturile contabile se deschid la începutul exerciţiului şi tot pe baza lor se încheie şi se
definitiveaza bilanţul. Cu ajutorul inventarierii se certifica realitatea patrimoniului, determinându-se
situaţia netă a acestuia. Situaţia netă a patrimoniului se stabileste ca diferenţă între activele şi
obligaţiile stabilite prin inventariere :
Relaţia este:

Situaţia netă a = Activele inventariate - Datorii inventariate


patrimoniului
Comparând situaţia netă de la începutul perioadei cu situaţia netă de la încheierea

Rezultatul = situaţia netă - situaţia netă


net de la sfărşitul exerciţiului de la începutul exerciţiului

perioadei se obţine situaţia netă de la sfărşitul acesteia care exprimă rezultatul net.

Funcţia ţine seama de necesitatea aplicării principiului prudenţei şi determină valoarea actuală
a bunurilor, creanţelor şi datoriilor reflectate în bilanţ. Totodata prin aceasta funcţie a inventarierii se
creează premisele dimensionării corecte a obligaţiilor financiare şi fiscale ale unitaţii către stat şi alţi
creditori.

3)Funcţia de calcul şi evidenţa a stocurilor, consumurilor şi vânzărilor. Există anumite


situaţii în care stabilirea stocurilor nu se poate face decât prin efectuarea în prealabil a inventarierii.
7
Unităţile patrimoniale care folosesc pentru evidenţa stocurilor metoda inventarului
intermitent, sau metoda global valorică (de regulă în comerţ) pentru a fi în posesia informaţiilor
referitoare la situaţia stocurilor, a cheltuielilor, generate de consumul anumitor stocuri nu au alta
cale decât procedând la inventarierea gestiunilor.

8
1.3. Metode de inventariere
Conform normelor contabile din ţara noastră unităţile patrimoniale îşi pot organiza contabilitatea
analitică a stocurilor în funcţie de specificul activităţii, şi necesităţile proprii după următoarele metode:4

1. Metoda cantitativ - valorică


2. Metoda global valorică
3. Metoda operaţiei contabile

1. METODA CANTITATIV - VALORICĂ


În cazul utilizării acestei metode la locul de depozitare se ţine evidenţa cantitativă a stocurilor pe
categorii de bunuri, iar la contabilitate se ţine evidenţa cantitativ valorica.
Verificarea exactităţii şi concordanţei înregistrărilor din evidenţa depozitelor cu cele din
contabilitate se face prin punctajul perioadei dintre cantitaţile înregistrate în fişele din magazie cu cele
din fişele fiscale de cont analitic de la contabilitate.

2. METODA GLOBAL - VALORICĂ


Aceasta metoda consta în ţinerea evidenţei numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât şi în
contabilitate.
Potrivit acestei metode, la evidenţa operativă a fiecarei gestiuni nu se mai înregistrează mişcarile
de stocuri în fişa de magazie, cantitativ pe fiecare fel sau sortiment de marfă. Fişele de magazie sunt
înlocuite cu Registrul de gestiune, în care zilnic sunt înregistrate.

3. METODA OPERATIV - CONTABILĂ


În acest caz la locul de depozitare se ţine evidenţa cantitativa a bunurilor materiale pe categorii,
iar la contabilitate se ţine evidenta valorică pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de
bunuri.
Verificarea exactităţii şi concordanţei înregistrărilor din evidenţa depozitelor cu cele din
contabilitate se face lunar prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din fişele de magazie în registrul
stocurilor.

4
Cenar Iuliana, Bazele contabilităţii, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2004

9
1.4 Responsabilitaţi privind organizarea şi desfăşurarea lucrărilor de inventariere.

Conform OMFP 1752/ 17.11.2005 se prevede că: "Răspunderea pentru buna organizare a
lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credit, sau alte persoane care au
obligţia gestionarii patrimoniului".
Aceste persoane au obligaţia elaborarii şi transmiterii către comisia de inventariere a
instrucţiunilor scrise cu privire la modul de desfăşurare a lucrărilor de inventariere în funcţie de specificul
activităţii unităţii.
Realizarea lucrărilor de inventariere revine comisiei de inventariere. Comisia de inventariere
este formată din cel puţin două persoane numite prin decizie scrisă (semnată de persoanele autorizate
amintite anterior). 5
Decizia trebuie să cuprindă în mod obligatoriu:
-
componenţa comisiei;
-
numele responsabilului comisiei;
-
modul de efectuare a inventarierii;
-
gestiunile supuse inventarierii;
-
data de începere şi terminare a inventarierii;
Inventarierea poate fi efectuată şi de către o singura persoană în cazul unor unităţi patrimoniale
mici cum ar fi societăţile comerciale a căror număr de salariaţi este de pâna la două persoane iar valorile
care trebuiesc inventariate nu depăşesc plafonul stabilit de adminstraţia societăţii sau persoane fizice
care au calitatea de comerciant.
În anumite cazuri comisiile de inventariere sunt conduse de comisii centrale care au ca sarcini să
organizeze, supravegheze, şi să controleze modul de efectuare a operaţiunile de inventariere.
Pentru efectuarea inventarierii se poate apela la personal propriu ori la persoane fizice şi
juridice din afară, in baza unor contracte de prestării servicii.
Din comisia de inventariere nu pot face parte:
- gestionarii depozitelor supuse inventarierii;
- contabilii care ţin evidenţa gestiunii inventariate;

5
Ordinul Ministerului Finantelor Publice 1752/17.11.2005

10
Se pot aplica excepţii de la aceste reguli în cazul unităţilor mici, aşa cum au fost ele descrise
anterior.
Înlocuirea unui membru al comisiei de inventariere se poate face numai prin decizie scrisă a celui
care a numit comisia de inventariere.
În conformitate cu legile publicate în OMFP 1752/17.11.2005 (art. 3) , referitor la aprobarea
normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii, unităţile patrimoniale au obligaţia să efectueze
inventarierea generală a patrimoniului:
-
la începutul activităţii;
-
cel puţin o dată pe an de regulă la sfârşitul anului;
-
pe parcursul activităţii;
-
în timpul fuzionării, diminuării sau încetării activităţii;
De asemenea inventarierea este obligatorie în următoarele cazuri:
-
în cazul modificării preţurilor;
-
la cererea organelor de control cu prilejul efectuării controlului său a altor organe prevăzute
de lege;
-
ori de câte ori sunt indicii ca există plusuri sau minusuri în gestiune care nu pot fi stabilite
valoric sau cantitativ decât prin inventariere;
-
ori de câte ori intervine o predare - primire de gestiune;
-
cu ocazia reorganizării gestiunilor;
-
ca urmare a calamităţilor naturale;
-
în unele cazuri de forţă majoră;
-
alte cazuri prevăzute de lege6
Instituţiile publice pot solicita iar Ministerul Finanţelor poate aproba, cu avizul Direcţiilor
Generale ale Finanţelor Publice Judeţene excepţii de la regulă inventarierii anuale.
Dacă în situaţiile prezentate au fost inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune,
aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, dar numai cu aprobarea ordonatorului de credit, a
administratorului sau a altor persoane care răspund de gestionarea patrimoniului.
De regula inventarierea generala a patrimoniului se face la încheierea exerciţiului contabil care
de regulă corespunde cu sfârşitul anului, avându-se în vedere însă specificul activităţii.
Elementele patrimoniale aduse ca aport la capital de catre asociaţi sau acţionari, se înscriu în
registrul inventar grupate pe conturi. Pentru agenţi economici cu activitate complexa inventarierea se
6
Ordinul Ministerului Finantelor Publice 1752/17.11.2005

11
poate efectua şi înainte de data de 1 decembrie cu condiţia asigurarii cuprinderii rezultatelor
inventarierii în bilanţul întocmit pentru anul respectiv.
Valorile aflate în caseria unităţii patrimoniale, cec-urile, biletele la ordin, disponiblităţile băneşti
din conturi se inventariaza în conformitate cu Regulamentul operaţiunilor de casă, emis de Banca Naţională.
Atunci când în cadrul regiilor autonome exista bunuri de proprietate publica, date in administraţia
acestora inventarierea bunurilor din această categorie se face distinct.
Dacă inventarierea unor gestiuni s-a făcut în cursul anului, în registrul inventar se va cuprinde
valoarea stocului mărfurilor inventariate, actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă
între data inventarierii şi sfârşitul anului.

1.5 Măsuri organizatorice, modul de efectuare a inventarierii, documentele în


care se consemneaza operaţiunea de inventariere.
Inventarierea este o operaţiune complexă care se derulează pe parcursul mai multor etape: pregătirea
inventarierii, inventarierea propriu-zisă, stabilirea, regularizarea şi înregistrarea rezultatelor inventarierii.

12