CONSULTORÍA DE CONSOLIDACIÓN DE PROCESOS DEL PROGRAMA DE

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO PARA PEQUEÑAS LOCALIDADES CON

POBLACIONES ENTRE 2000 Y 10000 HABITANTES

PROVINCIA: LOS ANDES. MUNICIPIO: PUCARANI

LOCALIDAD: PALCOCO

PRIMER TALLER

DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL:
FUNCIONES DE LA EPSA “ALLQA QUTA”

ELABORADO POR: Lic. Lourdes W. Dorado

FECHA: 20 DE febrero de 2017

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 CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVOS DEL TALLER

III. METODOLOGÍA

IV. AGENDA

V. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

VI. RESULTADOS

VII. ANEXOS

Programa

Copia de las diapositivas utilizadas

Lista de participantes

Organigrama de la EPSA

Documento de entrega de la caja de seguridad

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I. INTRODUCCIÓN

El Programa Agua Potable y Saneamiento para Pequeñas Localidades y Comunidades Rurales de

Bolivia, busca alcanzar los siguientes objetivos: (i) Incrementar el acceso de agua potable y
saneamiento (AyS) en comunidades rurales de menos de 2.000 habitantes; (ii) incrementar y
mejorar el acceso de agua potable y saneamiento en pequeñas localidades de entre 2.000 y
10.000 habitantes; y (iii) promover la creación y fortalecimiento de los prestadores de servicios de
AyS en las comunidades y localidades comprendidas en el Programa.

La consultora, en el marco de los Términos de referencia, ha realizado un diagnóstico cuyos

resultados confirman que la EPSA “ALLQA QUTA” ubicada en Huayna Potosí Palcoco y cuyos
servicios de agua potable alcanzan a 10 comunidades, presenta una serie de debilidades en la
administración de la misma habiendo alcanzado sólo un 23% en su calificación.

Una segunda fase de revisión y observación de los procedimientos, instrumentos utilizados, así
como el manejo de las áreas administrativa, financiera, comercial y de planificación en la EPSA
permitió identificar los requerimientos del personal directivo, administrativo y operativo en materia
de capacitación con el propósito de incorporar instrumentos básicos que permitan realizar una
gestión eficiente en la EPSA.

En coordinación con el Directorio se tomó la decisión de realizar un Taller en la localidad de

Palcoco que permitiera abordar las debilidades gerenciales de la EPSA y las soluciones
inmediatas a implementarse para mejorar las capacidades de los responsables de la institución.

Es importante destacar el alto nivel de motivación de los miembros del Directorio, especialmente
de su Vicepresidente y del personal operativo por desarrollar y aplicar nuevos instrumentos y
procedimientos que transparenten la administración de la EPSA.

Una vez definida la fecha de ejecución del Taller para el 20 de febrero de 2017 y el lugar para su
desarrollo, se distribuyeron las tareas más importantes para garantizar el éxito del Taller. La EPSA
sería la responsable de convocar a los participantes que deberían ser en primer lugar los
miembros del Directorio, personal operativo de la EPSA, representantes de los Comités de Agua
de las 10 Comunidades, Autoridades originarias y Sub Alcalde Municipal de Huayna Potosí.

La Consultora asumió la responsabilidad de elaborar el programa y contenidos del Taller, la

logística del mismo (refrigerio, almuerzo), materiales para los participantes y equipos necesarios
para la presentación.

Con el propósito de apoyar al Directorio de la EPSA cuya respuesta para mejorar la administración
de la organización es lo más destacable, la consultora realizó la entrega de algunos materiales de
apoyo como ser: Un banner con la estructura orgánica de la EPSA y una caja de seguridad para el
manejo de los recursos que ingresan a la EPSA, como resultado del cobro de tarifas y conexiones
domiciliarias.

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 II. OBJETIVOS DEL TALLER

2.1 Presentar los procesos básicos que permitan lograr una gestión eficiente en la
prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario.
2.2 Definir funciones de la EPSA y los instrumentos necesarios para que los
responsables de la administración de la EPSA logren implementar una gestión
ordenada y transparente.
2.3 Desarrollar capacidades locales como un aspecto clave para el éxito de la EPSA y de
esta manera garantizar su sostenibilidad.

III. METODOLOGÍA

El Taller se desarrolló utilizando una metodología participativa, en un espacio que

los hizo sentir cómodos y con gran confianza en sí mismos, pese al diferente nivel
de conocimientos y experiencias. En cada área a desarrollar se partió de la
experiencia de la EPSA para posicionar en el auditorio la situación inicial y
establecer los requerimientos o cambios en los diferentes procesos.

Ante la falta de información sobre algunos aspectos administrativos se generó un

excelente espacio de diálogo e intercambio de experiencias que permitió dejar muy
claro algunos aspectos especialmente legales de la EPSA.

IV. AGENDA

PROGRAMA
DÍA LUNES 20 DE ENERO
HRS. 9:30—9:45
REGISTRO DE PARTICIPANTES
HRS. 9:45—10:00
PRESENTACIÓN DE PARTICIPANTES
HRS. 10.00 __ 10:30
OBJETIVOS Y METODOLOGÍA DEL TALLER.
HRS. 10:10—10: 10:30
REFRIGERIO
Hrs. 10:30 11:00
PROCESOS DEL PROYECTO DE AGUA Y SANEAMIENTO
Hrs.11:00-11:30
COMPONENTES DEL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Hrs. 11:30—13:00
ACTIVIDADES DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Hrs.13:00—14
ALMUERZO
Hrs. 14:00—15

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EPSA (ESTATUTOS Y REGLAMENTOS.)
Hrs. 15:00-16:00
EL CATASTRO
Hrs. 16—16:30
CLAUSURA
ENTREGA DE CERTIFICADOS

V. ACTIVIDADES DESARROLLADAS DURANTE EL TALLER

El Programa estableció en primer lugar el registro de participantes, la distribución

de los folders y material de trabajo preparado por la consultora en Fortalecimiento
Institucional y finalmente la presentación de los participantes.

A continuación se procedió a explicar los

objetivos y la metodología del Taller para luego
presentar los procesos que se desarrollan
durante la ejecución del Proyecto de agua y
saneamiento, con el propósito de que puedan
ubicar el Área de Fortalecimiento Institucional y
tener un concepto claro de lo que significa para
la EPSA, se hizo uso de diapositivas y las
intervenciones de los participantes fueron
registradas en papelógrafos.

Se realizó, con ayuda de las diapositivas, una explicación puntual de lo que es el

Fortalecimiento Institucional, haciendo énfasis en los alcances y propósitos como
ser: desarrollo de capacidades individuales para desempeñarse adecuadamente en
la administración de la institución y el mejoramiento de las capacidades de
organización para lograr un buen desempeño.

Con relación a los componentes del Fortalecimiento Institucional que constituyen

las principales funciones de la EPSA, se describieron los contenidos de las
diferentes áreas; Administrativa financiera, Comercial, Operación y Mantenimiento
y de Planificación las actividades, tareas e instrumentos necesarios en cada
componente.

En esta parte del taller se procedió en primer

lugar a revisar los procesos implementados por
la EPSA, para luego presentar los ajustes
necesarios incorporando instrumentos básicos
para una administración eficiente. La
participación fue muy importante y el
Vicepresidente del Directorio solicitó dar el
mayor énfasis en la implementación de los
procesos y los instrumentos que faciliten su

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aplicación.

Es importante destacar que con respecto al área administrativa se hizo una amplia
explicación del modelo de gestión de la EPSA, estructura orgánica, recursos
humanos y materiales y los instrumentos básicos que deben aplicarse. Al respecto
cabe señalar que algunos instrumentos y cambios sugeridos y desarrollados por el
CES ya están siendo implementados por la EPSA con el apoyo de la consultora y
fueron presentados en el Taller.
 Carpeta del usuario con stikers de identificación por comunidades
 Regularización de la documentación con la firma del respectivo contrato
entre la EPSA y el usuario con los respaldos correspondientes que son
archivados en cada carpeta.

Con relación a las oficinas de la EPSA se

destacó la importancia de la coordinación con
el H. Sub Alcalde Municipal, quien ha cedido un
espacio muy amplio en el segundo piso del
edificio en construcción de la Sub Alcaldía,
para que sea concluido y acondicionado como
oficina de acuerdo a los requerimientos de la
EPSA. Se recomendó al Directorio realizar los
trámites necesarios para que las autoridades
otorguen en usufructo, la mencionada
infraestructura, con los documentos legales de
respaldo.

Al concluir la primera fase del taller, se visitó la

nueva infraestructura que está en la fase final
de acabado de la obra fina y se dieron
sugerencias en cuanto a la organización de los
espacios como ser una ventanilla para la
atención a los usuarios los días de pago y la
organización del espacio disponible.

En el área financiera el responsable de la administración dio a conocer los

instrumentos y procedimientos para el manejo de los recursos. En este sentido, se
hizo mención de los riesgos que implica la falta de mecanismos e instrumentos de
gestión de los recursos económicos y financieros. Después de la intervenciones de
los participantes todos coincidieron en la urgencia de implementar los
instrumentos básicos que permitan realizar una administración financiera eficiente.

El abordaje del área comercial produjo mucha

expectativa y motivó la participación de los
invitados e invitadas al Taller, aquí se dio
amplia explicación del proceso que debía ser
regularizado puesto que no existía un
documento que respalde esta relación

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entre la EPSA y el usuario, para ello se presentó el modelo de contrato diseñado y
que con el apoyo del equipo CES y la EPSA, está siendo firmado por los usuarios y
colocado en su carpeta.

Asimismo, los usuarios nuevos deberán llenar un formulario de solicitud porque la

EPSA no cuenta con el mismo y se explicó que cada solicitante debe adjuntar una
fotocopia del su Carnet de Identidad y un documento que demuestre su derecho
propietario. En este punto los participante hicieron notar que de acuerdo a “sus
usos y costumbres”, se requiere también el aval de sus autoridades comunitarias
de que ha cumplido con las obligaciones establecidas de trabajo por la comunidad,
para respaldar su derecho a acceder a los servicios básicos y presentar una
solicitud de conexión.

En cuanto a las tarifas se hizo mención en primer lugar a que el monto establecido
no debía figurar en los Estatutos y Reglamentos porque esta se establece en base
a estudios tarifarios y puede modificarse por muchas razones, sin embargo, los
Estatutos tienen una vigencia mayor.

Se habló de la normativa para cortar el servicio de agua y el procedimiento que

aplica la EPSA en este caso, dejando en evidencia que no se cumple con lo
establecido en los estatutos, donde estipula que con 2 meses impagos la EPSA
debería proceder al corte del servicio, lamentablemente no lo hacen porque al no
tener medidor el procedimiento de corte consiste en colocar un tapón a la tubería
de la acometida y esto es pagado por el usuario al jornalero sin ningún beneficio
económico para la EPSA. En este punto se compartieron varias experiencias que
podrían ser adoptadas por la EPSA o por las autoridades comunitarias de acuerdo
a usos y costumbres.

Los participantes señalaron en sus

intervenciones la forma como se
manejan los recursos que ingresan a la
EPSA, los días de pago, sin las
condiciones mínimas de orden y
seguridad. En este aspecto se hizo
énfasis en el uso de los recibos, en
utilizar el sistema bancario para
depositar los recursos y el contar con
una caja de seguridad para el manejo de
los ingresos.
Se explicó también la necesidad de asignar un monto a CAJA CHICA para los
gastos menores de la EPSA con la aplicación de su respectivo formulario de
descargo. Para dar cumplimiento a esto el CES hizo entrega de una caja de
seguridad para guardar los fondos.

Otro componente fundamental es el de Operación y mantenimiento de la EPSA que

cuenta con 2 operadores, estos y algunos participantes pusieron de manifiesto los
problemas técnicos que enfrenta el sistema como ser: falta de suministro de agua

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en algunas áreas, falta de pedestales para los grifos, necesidad de instalar
medidores, etc.

La consultora de FI del CES manifestó que el abordaje de los aspectos técnicos de

la EPSA se realizaría en otro taller especialmente organizado para este fin.

En el área de Planificación se discutió sobre la necesidad de que la EPSA cuente

con su Plan Operativo Anual – POA como instrumento de asignación de recursos
económicos y financieros para las actividades programadas para cada año.

Mereció un desarrollo especial el punto que

hacía referencia a los actores institucionales,
puntualizando el papel de la EPSA y
destacando el rol del municipio como
patrocinante de las comunidades o EPSAS
ubicadas en su territorio, en la solicitud de
financiamiento de proyectos ante organismos
del sector y otras funciones que debe cumplir
antes, durante y después del proceso de
implementación del proyecto.

Con esto se dio por finalizada la

primera parte del Taller y se invitó a
los participantes a compartir un
almuerzo para continuar en la tarde
con el desarrollo del programa.

En la segunda parte se abordó en forma muy

puntual la estructura orgánica de la EPSA,
funciones, de la Directiva y el cese de
funciones de la Directiva actual en el mes de
marzo, sobre este aspecto se ha hecho
conocer que si se realizan cambios en el
Directorio esto no afectará el nivel operativo
de la EPSA.

Dada la importancia de que los usuarios

conozcan la estructura y los nombres de los
directivos y personal operativo de la EPSA, el
CES hizo entrega de un banner con el
organigrama con los respectivos logos del

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Proyecto y diseñado para que puedan realizarse los cambios de nombre cuando
corresponda.

Esta presentación y entrega del banner a la EPSA produjo una gran satisfacción
entre los participantes, por todo el apoyo que el CES les está otorgando. Luego un
participante manifestó su inquietud sobre la situación legal de la EPSA, al respecto
se explicó que se había presentado una solicitud a la AAPS para el cambio de
nombre y la modificación de REGISTRO A LICENCIA, lamentablemente este
trámite tiene un procedimiento a cumplir debido a que los requisitos son diferentes
y la EPSA deberá completar algunos documentos cuando así lo requiera la
institución.

En lo que se refiere a la personalidad jurídica, la EPSA cuenta con Estatutos y

Reglamentos los cuales han sido revisados por el CES y se sugieren algunos
ajustes como es el caso de la tarifa cuyo monto no debe figurar en estos
documentos, sino mediante un artículo que exprese los siguiente: “la tarifa será
aprobada por la Asamblea de usuarios en base a un estudio tarifario..” se explicó
también que la EPSA no es una institución clandestina puesto que debido a su
modelo de gestión comunitario está amparada por las normas que regulan a estas
organizaciones y está registrada ante la autoridad de Agua Potable y Saneamiento.

Finalmente se realizó una amplia

presentación del proceso de catastro en
el cual participaron los miembros del
Directorio, los representantes vecinales
en cada comunidad acompañando al
equipo del CES instalado en la localidad
de Palcoco.

La consultora de Fortalecimiento
Institucional del CES explicó el proceso
de catastro, el propósito y la
obligatoriedad del mismo. Un miembro
de la EPSA explicó el contenido de la
boleta y a continuación se desarrolló la
estrategia adoptada para el relevamiento
de la información.

La consultora del CES a tiempo de agradecer la participación del señor Sub Alcalde,
directivos y personal operativo de la EPSA, representantes de Comités de Agua de
las comunidades y autoridades originarias, manifestó que se realizaría otro taller de
aplicación de los instrumentos en las áreas desarrolladas con la participación de
los directivos y personal operativo de la EPSA, puesto que sería taller pirático de
implementación de los instrumentos de trabajo en la EPSA.

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 Algunos participantes expresaron su satisfacción por los conocimientos y prácticas
compartidas y manifestaron su interés de participar en el próximo taller. El
Vicepresidente agradeció al CES la ejecución del taller, los contenidos
desarrollados y la metodología utilizada así como todo el apoyo recibido por la
consultora tanto material como mediante el equipo responsable del proyecto.

A continuación se dio por clausurado el taller y se procedió a la entrega de

certificados

VI. RESULTADOS

 1 Sub Alcalde capacitado y sensibilizado en las funciones de la EPSA y el rol

del Gobierno Municipal
 1 Sub Intendente capacitado e informado sobre el rol y funciones de la EPSA
 5 miembros del Directorio conocen los componentes del Fortalecimiento
institucional y los instrumentos básicos que se deben implementar en la EPSA
 3 empleados operativos de la EPSA capacitados en las funciones de la EPSA y
aplicación de algunos instrumentos para mejorar la gestión
 6 representantes de Comités de Agua y 1 de electrificación capacitados e
informados sobre el funcionamiento de la EPSA
 5 usuarios capacitados e informados sobre los procesos e instrumentos que
deben aplicarse en la EPSA

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 ANEXOS

Programa
Lista de participantes
Organigrama de la EPSA
Copia de las diapositivas utilizadas

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