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Tipos de comunicación administrativa

Es importante saber que para que las empresas funcionen eficazmente, es necesario que
la información fluya rápidamente, al igual que también se necesita definir el tipo de
información que necesita el gerente, según la situación que se esté desarrollando. En ese
sentido, existe la comunicación administrativa, definiéndose como el proceso en doble
sentido donde se intercambia información entre los departamentos que conforman una
institución.

La comunicación administrativa se puede clasificar en:


 Comunicación interna: Es aquel que se genera entre los miembros de una misma
institución o empresa. Por ejemplo: un comité ejecutivo, una orden de trabajo.
 Comunicación externa: Se origina entre uno o varios miembros de una empresa y
personas que no pertenecen a la misma. Por ejemplo: una carta de solicitud al
proveedor, entrevista con el cliente, una carta de solicitud al gobierno.

Según sea la situación en que se encuentre la empresa, se pueden presentar diversas


formas de comunicación administrativa, estas pueden ser:
 Comunicación de persona a persona
 Comunicación de persona a grupo de personas
 Comunicación de grupo a grupo
En ese sentido, los medios utilizados para lograr una comunicación administrativa eficaz
se pueden dividir en tres grupos:
 Comunicación escrita: Entre las que más se utilizan son la carta, las circulares,
los memorandos, los boletines, los manuales, los periódicos, las revistas de
información de la empresa, los tableros. En todos los casos, la comunicación escrita
tiene más dificultades que la oral, porque un autor de una comunicación como esta
no sabe hasta qué grado le están entendiendo y no puede apoyarse con gestos y
ademanes.
 Comunicación oral: Se pueden subdividir en dos clases: La comunicación cara a
cara, que supone la presencia simultánea de dos o más personas en un lugar
convenido, como las charlas, reuniones, entrevistas; y la comunicación apoyada
con un aparato mecánico o eléctrico, como el teléfono, los magnavoces y las
grabaciones.
 Comunicación por señales: Pueden ser audibles (hechos con silbatos o
campanas), visibles (hechas con imágenes) y las audiovisuales (como las películas
o circuito cerrado de televisión, donde se pueden proyectar palabras o imágenes).
La comunicación administrativa es importante para que cualquier operación que realicen
varias personas dentro de una organización tenga éxito, siempre y cuando haya un buen
entendimiento y la información que fluya entre los diferentes departamentos sea
confiable.
Barreras de la comunicación

En las barreras en el proceso comunicativo se pueden registrar “obstáculos que pueden


llegar a distorsionar, desvirtuar o impedir parcial o totalmente el mensaje, y se sitúan
entre el emisor y el receptor”. En concreto, el autor desglosa estas barreras en:

 Semánticas: relacionadas con el significado de las palabras. Por ejemplo, los


malentendidos que puede sufrir un trabajador de un país extranjero.
 Fisiológicas: originadas por deficiencias físicas en el emisor o receptor. Así, un
empleado con una baja visión puede obviar el gesto del emisor con el que se
aclaraba que su comentario era una broma y sentirse ofendido por el mismo.
 Físicas: generadas por aspectos externos, como no escuchar bien una frase por
el ruido de la oficina o las interferencias en el teléfono.
 Administrativas: causadas por la propia estructura de la organización o la
planificación del proceso comunicativo. Sería el caso de un protocolo de
actuación obsoleto, unas pautas de trabajo poco claras o la sobrecarga de
información.
 Psicológicas: provienen de la propia situación psicológica de cada individuo,
como su estado de ánimo, sus prejuicios o la relación entre las partes.

Incongruencia entre el contenido y la intención

En la comunicación existen a veces contradicciones entre lo que decimos verbalmente y


la información que estamos entregando a través de nuestra postura y tono de voz. Eso es
lo que se llama una comunicación incongruente, en que lo que se dice y cómo se dice
apuntan a significados diferentes y contradictorios. Por ejemplo, cuando una persona
cuenta algo muy triste, sonriendo, o cuando un adulto felicita a un niño con expresión
enojada, o cuando alguien le llama la atención a otro, riéndose. Estas incongruencias
inducen confusión en la comunicación,

Ya que quien escucha debe decidir si presta atención a los contenidos verbales o los
aspectos no verbales del mensaje.

Deficiente redacción en el mensaje

La redacción de un texto presupone atender no solo a los aspectos formales de este


(ortografía, puntuación, léxico y construcción oracional), sino que también es
imprescindible tomar en cuenta la organización y el contenido la falta de atención en
todo ello es lo que, en algunos casos, puede ocasionar que se cometan errores que
podrían haberse evitado si es que se hubiera prestado la debida atención tanto al
momento de escribir como al momento de revisar lo escrito. Estos errores son falta de
claridad al enunciar la idea principal y las ideas secundarias, creación de digresiones por
el alejamiento del esquema inicial e insuficiente desarrollo de ideas secundarias. Para
poder mostrar estos tipos de errores, se tomará como ejemplo el siguiente esquema que
debería guiar la redacción de un párrafo sobre una de las ventajas