Herramientas de calidad

5S

Desarrollar la metodología de 5 ́s en la solución de

problemas de producción.

Documentar los resultados de la optimización de sistemas

de producción.
El método de las 5S, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco
principios simples.(5 pasos)

Se denominan así por la primera letra del nombre que en japonés designa
cada una de sus cinco etapas, esta técnica de gestión se inicio en Toyota en
los años 60 con el objetivo de lograr una mayor productividad y un mejor
entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones
de diversa índole que la utilizan, tales como, empresas industriales, empresas
de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada S tiene un

objetivo particular:
La metodología pretende:
●
Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar
en un sitio limpio y ordenado.
●
Reducir gastos de tiempo y energía.
●
Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
●
Mejorar la calidad de la producción.
●
Mejorar la seguridad en el trabajo.
Pasos
1
Clasificación (seiri): Separar innecesarios

Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los

elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de
los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que
vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de
todo lo necesario.
2
Organización (seiton): Situar necesarios

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e

identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y
rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden,

identificando los elementos y lugares del área.
Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada
cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar
el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de
tiempo como de energía.
3
Limpieza (seisō): Suprimir suciedad

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo,

es mucho más fácil limpiarlo (seisō).

Consiste en identificar/eliminar las fuentes de suciedad, y en

realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer,
asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto
estado operativo.

El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas

consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal
funcionamiento de la maquinaria.
4
Estandarización (seiketsu): Señalizar anomalías

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante

normas sencillas y visibles para todos.

Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente

de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que
recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.
5
Mantenimiento de la disciplina ( shitsuke): Seguir mejorando

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo

con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del
sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el
ciclo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act , esto es, 'planificar,
hacer, verificar y actuar').

Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde

su eficacia.

Establece un control riguroso de la aplicación del sistema.

Implantar esta técnica de gestión nos reportara múltiples beneficios, algunos de ellos se
listan a continuación. Seguro que las personas que ya han introducido estas prácticas en
sus organizaciones se ven reflejados en algunas de estas situaciones.

Mayores niveles de seguridad

Reducción de operaciones sin valor añadido
Ahorro de espacio
Incremento de la productividad
Incremento de la calidad
Menos productos defectuosos
Incremento de la disponibilidad de las máquinas
Menos averías
Se generan condiciones necesarias para aumentar la vida útil de los equipos
Mayor conciencia del despilfarro
Dinamismo y mejora de los equipos
Genera cultura organizacional
Mejora las relaciones y el trabajo en equipo.
Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es mas fácil, agradable y
seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado
Tiempos de respuesta más cortos
Facilita la implantación de otro tipo de programa de mejora continua, p. ej.
Automantenimiento
Mejor imagen ante los clientes
PROBLEMAS PARA LA IMPLANTACIÓN
Desde el punto de vista de la dirección encontramos algunas de los siguientes situaciones que
imposibilitan esta implantación:

Es necesario mantener los equipos sin parar. La dirección ante las presiones de entregar
oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se fabrican, no acepta fácilmente
que en un puesto de trabajo es mas productivo cuando se mantiene impecable, seguro, en orden
y limpio. Se considera que la limpieza es una labor que consume tiempo productivo, pero no se
aprecian los beneficios de esta en la eliminación de las causas de avería como el polvo,
lubricación en exceso y fuentes de contaminación.
Los trabajadores no cuidan el sitio. Para que perder tiempo, la dirección considera que el aseo
y limpieza es un problema exclusivo de los niveles operativos. Si los trabajadores no poseen
los recursos o no se establecen metas para mejorar los métodos, será difícil que el operario
tome la iniciativa. Es seguro que los trabajadores apreciaran los beneficios, ya que son ellos los
que se ven afectados directamente por la falta de las 5S.
Hay numerosos pedidos urgentes para perder el tiempo limpiado. Es frecuente que le orden y
la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un trabajo urgente. Es verdad que las
prioridades de producción a veces presionan tanto que es necesario que otras actividades
esperen, sin embargo, las actividades de las 5S se deben ver como una inversión para lograr
todos los pedidos del futuro y no solamente los puntuales requeridos para el momento.
Desde el punto de vista de la dirección encontramos algunas de los siguientes situaciones que
imposibilitan esta implantación:
Creo que el orden es el adecuado, no tardemos tanto tiempo….. Algunas personas consideran
solo los aspectos visibles y de estética de los equipos suficientes, las 5S deben servir para
lograr identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el contacto del operario con la
maquina la que permita identificar averías o problemas que se pueden transformar en graves
fallos para el equipo. La limpieza se debe considerar como una primera etapa en la inspección
de mantenimiento preventivo en la planta.
¡Contrate a un trabajador inexperto que realice la limpieza….sale mas barato! El trabajador
que no sabe operar un equipo y que es contratado únicamente para realizar la limpieza impide
que el conocimiento sobre el estado del equipo sea aprovechado por la organización. El
contacto cotidiano con la maquinaria ayuda a prevenir problemas, mejorar la información hacia
los técnicos expertos y aumenta el conocimiento del operario sobre el comportamiento de los
procesos.
Los operarios también presentan resistencias a la implantación de las 5S, algunas de
estas ellas son:
Me pagan por trabajar, no para limpiar. A veces, el personal acepta la suciedad como
condición inevitable de su estación de trabajo. El trabajador no se da cuenta del efecto
negativo de un puesto de trabajo sucio tienen sobre su propia seguridad, la calidad de
su trabajo y la productividad de la empresa.
¿Llevo 10 años…..porqué debo limpiar? El trabajador considera que es veterano y no
debe limpiar, que esta es una tarea para personas con menor experiencia. Por el
contrario, la experiencia le debe ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo
de la suciedad y contaminación sin control en el puesto de trabajo. Los trabajadores de
producción asumen a veces que su puesto de trabajo es hacer cosas, no organizarlas ni
limpiarlas. Sin embargo, es una actitud que tiende a cambiar cuando los trabajadores
empiezan a comprender la importancia del orden y limpieza para mejorar la calidad,
productividad y seguridad.
Necesitamos mas espacio para guardar todo lo que tenemos. Esto sucede cuando al
explicar las 5S a los trabajadores, su primera reacción ante la necesidad de mejorar el
orden es la de pedir mas espacio para guardar los elementos que tienen. El frecuente
comentario es “….jefe necesitamos un nuevo armario para guardar todo esto…”. Es
posible que al realizar la clasificación y el ordenamiento de los elementos
considerados sobre espacio en los actuales armarios y la mayoría de los elementos sean
innecesarios.
Los operarios también presentan resistencias a la implantación de las 5S, algunas de
estas ellas son:
No veo la necesidad de aplicar las 5S. Puede ser muy difícil implantar las 5S en
empresas que son muy eficientes o muy limpias como en el caso de las fabricas de
productos personales o farmacia. Sin embargo, no todo tiene que ver con la
eliminación de polvo o contaminación. Las 5S ayudan a mejorar el control visual de
los equipos, modificar guardas que no dejan ver los mecanismos internos por guardas
plásticas de seguridad que permitan la observación del funcionamiento de los equipos;
o la aplicación de las 5S en el cuidado de nuestras mesas de trabajo y escritorios…

Con el tiempo estas 5S se han ido ampliando hasta alcanzar las 9S, estas están
relacionadas con la mejora personal y organizacional.
 Tarea-Investigación:

Metodología de las 9’s

Algunos criterios que ayudan a tomar buenas decisiones:

Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al
año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque
de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible que se tenga
papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace
tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede
desechar una soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otra
cuando sea necesaria.

Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías
dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y
equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.
●
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por
ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica).
●
De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy
lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la
fábrica).
●
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de
trabajo.
●
De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de
trabajo, al alcance de la mano.
●
Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.
Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa,
destinada al orden (seiton). El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares
despejados.
Criterios para el ordenamiento:

Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de tomar

o sobre un soporte, ...)

Definir las reglas de ordenamiento

Hacer obvia la colocación de los objetos
Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
Clasificar los objetos por orden de utilización
Estandarizar los puestos de trabajo

Favorecer la disciplinaFIFO (del inglés First in, first out, en español 'primero en entrar,
primero en salir'), utilizada en teoría de colas para definir que el primer elemento en salir de
una cola de espera o un almacenamiento será aquél que entró primero.
Criterios de limpieza:
●
Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías
●
Volver a dejar sistemáticamente en condiciones
●
Facilitar la limpieza y la inspección
●
Eliminar la anomalía en origen
●
Recoger el cuarto de los Obreros
Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:
●
Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e
«identificación de zonas».
●
Favorecer una gestión visual.
●
Estandarizar los métodos operatorios.
●
Formar al personal en los estándares.
●
Ensure uniform procedures and setups throughout the operation.
●
Promote interchangeability.
Tras realizar ese control, comparando los resultados
obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos,
se documentan las conclusiones y, si es necesario, se
modifican los procesos y los estándares para alcanzar los
objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación

continua y fiable de la aplicación del método de las 5S y el
apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es
un medio, no un fin en sí mismo.
MAS CONSEJOS Y RECOMENDACIONES PARA
APLICAR LAS 5 S’s
Tarea .-

Generar (por equipo) una lista de verificación para

implementar 5S en su empresa.

Con al menos 5 preguntas para verificar cada S.

How to 5S at home
Indicator of success of 5S in Home:

Do you find things in 15-20 secs

●
Medicine like pain killers etc.
●
Postage materials like envelop, glue, pen, pencil etc
●
Bank docu like pass book , cheque book, debit card , credit card etc.
●
Income tax related docu
●
Electricity, telephone and other bills
●
Telephone no and addresses of relatives
●
Writing pad, pen and pencils
●
Lock and keys
●
Desired pair of shoes
●
Children school bags/books/toys,
Indicator of non compliance of 5S:

Did any thing like this happened in 6 months to a year

●
Room/bathroom flooded due to open tap
●
Burning of cloth /table due to switched press
●
Shooting of electricity bill due to over usage/non switching
●
Breaking of sauce bottle/pickle bottle etc due to non secure
placing
●
Computer/ priter etc stopped working due to dust accumulation
●
Found cockroaches /spiders many times
●
Slippage in bathroom due to non drying
The 5S methodology comes from Japan, and each "s" stands for the Japanese
words "seiri," "seiton," "seiso," "seiketsu" and "shitsuke." Roughly translated into
English "s" words, they represent "sort," "set in order," "shine," "standardize" and
"sustain." The premise of 5S is to help organize and improve the work conditions
of a workplace. However, this process can also be used for home as well for
getting--and staying--organized.
Step 1
Sort to get everything in your home up and out of the place of clutter. Use a four-
bin or bag system. The four bag labels for sorting your clutter are "Throw away,"
"Donate," "Store" and "Keep handy." Work on one room at a time. Quickly put
clutter things into each of these containers.
Step 2
Set in order by taking those containers and putting back non-donate or trash
contents in an orderly manner. This means that everything useful has a place,
including, for storage items to put in a proper box or container.
Step 3
Shine your rooms by cleaning thoroughly.
Step 4
Standardize by defining the places for your "Keep handy" and "Storage" things in
your home. Use labels here to keep things organized. Color code common used
items. Peg boards are handy for hanging garage and washroom items. The idea
here is that all of your items have a home within the home so they can be easily put
up when no longer being used.
Step 5
Sustain by making sure things are kept up on a regular basis. Here you may want
to jot down some daily, weekly, and monthly things that are required to keep the
home in order. For instance, you may want to jot down to "shine" a different room
on each day, weekly chores or monthly maintenance of household heating and
cooling. Write down your tasks and keep the list in an easy-to-access place.
Step 6
Repeat the process.
USING THE 5S METHODOLOGY IN

PERSONAL LIFE
 SORT

Here are a few ideas for sorting out your home environment:
●
Throw away, sell or give away everything you haven’t used in the past
three months
●
Get rid of all the things you don’t like but are keeping for emotional
reasons (souvenirs etc.)
●
Downsize all the things that you can’t a ord and are costing you a lot of
money
●
Organize your home environment in a way that you can easily get things
done (cooking etc.)
●
Prevent accumulation of clutter by having fewer shelves, wardrobes etc.
●
Simplify your lifestyle and become a minimalist
 SET IN ORDER

Here are a few ideas how to set things in your home environment in order:

Keep as many items as possible in the same place, especially keys and things
that you use daily (that works perfectly for your brain).

You want to have things that you often use at the reach of your hand.
The more frequently you use an item, the closer to the working space (kitchen
counter, desk etc.) it should be.

You want to organize your home in a way as to not encourage clutter

accumulation. On the other hand, you should organize valuable things by using
boxes and other organizing expedients. You can also help yourself by
visualizing where a place for certain things is.

Keep items that encourage a healthy lifestyle, like fruits, veggies, exercise
equipment, family board games etc. in visible and easily reachable places, and
things like junk food, TV remote control, video games etc. as far away as
possible (or don’t have them at home at all). It’s called playing with transaction
costs to encourage good habits.
 SHINE

Shine is about a very simple principle and an important fact of properly

managing resources. You can extend the longevity of things you own
with regular maintenance.

A few examples:
●
Take machinery and devices to a regular maintenance expert according
to schedule.
●
Regularly clean things and make sure they shine bright (computer
screens, the whole house etc.)
●
Protect the items you own with cases, folios, protection plastic etc.
●
Respect everything you own and treat it very carefully
●
When things get broken, fix them immediately
●
When you are cleaning, pay attention to the items and throw away
everything you don’t need
 STANDARDIZE

The idea of standardizing your home life is to set some healthy and
beneficial routines that simplify your life and make it a lot easier. There
aren’t many things you can standardize if you don’t want to make your life
completely dull, but we can still nd a few very useful ones:
●
Define small home processes that you always do (throw things away
immediately, etc.).
●
Standardize your weekly grocery shopping plan
●
Standardize your meals
●
Standardize a few outfits you wear for diferent occasions
●
Standardize when you do home chores
●
Define what is the minimum quality of the things you own and the
relationships you have
●
In everything you do, follow the highest standards possible
 SUSTAIN
Last but not least, the nal letter s – sustain. Taking care of your environment is
not a one-time action, but a constant process.
●
You have to constantly improve the system of how you organize things and
you have to constantly follow it.
●
With 5S, you set the standards and the process, then you have to commit to
them and stay disciplined.
●
Automatically do things without procrastinating.
●
Make sure that other people in your environment meet commitments and that
they do things without being told what to do by establishing the right culture.
●
Do regular cleanings (weekly house cleaning, major quarterly cleaning etc.)
●
Stay disciplined and your environment will proudly shine by being tidy up and
organized.
Tarea.-

Generar (por equipo) una lista de verificación para

implementar 5S en su recámara/cuarto/depa/casa/lugar
de trabajo.

Aplicar (de manera individual) y documentar (texto y

fotografías); la aplicación de las 5s en su
depa/casa/cuarto/etc. donde vivan/duerman.

Unir todo en una sola presentación por equipo y subir a

Edmodo.