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DE EXCEL (2013)
PRESENTA
MICHE HERNANDEZ FELIPEDEJESUS
CONTACTO
Micheuv@gmail.com
MANUAL
DEL CURSO: EXCEL (2013) BÁSICO
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INDICE
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden
introducir números, letras y gráficos.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.
El entorno de trabajo.
Barra de título
Está situada en la parte superior de la ventana, y muestra el nombre del libro con el
que estamos trabajando. También contiene hacia su derecha, los botones
de minimizar, maximizar y cerrar ventana.
Cinta de opciones
Está formada por un conjunto de fichas, las cuales tienen las distintas herramientas
que necesitamos para trabajar con la hoja de cálculo. Cada ficha es específica y se
relaciona con un tipo de actividad, elemento o acción, y algunas de ellas solo se
muestran cuando hemos seleccionado un determinado elemento.
Para acceder a cada una de las fichas, solo tenemos que pinchar en la pestaña. O si
queremos, también podemos utilizar los métodos abreviados del teclado. Para ello
debemos utilizar la tecla correspondiente junto con la tecla ALT. Para saber cuáles
son las teclas que se corresponden a cada ficha, tenemos que presionar la
tecla ALT y ya nos saldrá encima de cada ficha la tecla correspondiente.
Barra de fórmulas
Está situada debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda que
está activa.
Barra de estado
Se sitúa en la parte inferior de la ventana de la aplicación y es de color verde. En ella
podemos ver el resultado de operaciones. A la izquierda, nos muestra la información
del estado de la celda que tengamos seleccionada: 7
Listo, si no estamos haciendo nada
A la derecha del estado de la celda, tenemos los botones de vista, desde donde
elegiremos como queremos ver la hoja de cálculo. Tenemos tres opciones:
Normal
Diseño de página
Si pinchamos en la barra de estado con el botón derecho del ratón, se nos abre el
desplegable de Personalizar la Barra de estado, desde donde podemos activar o
desactivar las distintas opciones de acuerdo a nuestras necesidades.
Uso del sistema de ayuda.
Todos los programas que funcionan bajo Windows tienen un sistema de ayuda que
se integra con el sistema operativo. Dicho sistema de ayuda, generalmente,
consiste en una lista de temas sobre el uso del programa en cuestión en donde 8
el usuario debe elegir el tema del que requiere información.
En otros casos, el sistema de ayuda ofrece un pequeño curso sobre el uso del
programa.
Operaciones básicas
Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones
básicas como son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación.
Suma
Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean
susceptibles de sumar, es decir únicamente números, si introducimos un dato
alfabético por ejemplo, no se puede realizar la operación y el resultado que Excel
dará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor utilizado en la fórmula es
erróneo.
Suma de celdas individuales.
Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a
realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el
cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y
seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente
celda B5 otra vez el signo + y la última celda B6, el resultado obtenido se muestra en
la celda B7.
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Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamos
colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de
sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luego
que damos un Enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma
automática a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen.
Resta
También se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos
valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250),
restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)
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Multiplicación
División
Para la división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego
utilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la
celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de fórmulas aparece
=C4/C5.
Exponenciación
Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel también
puede elevar a cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemplo
utilizamos la fórmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo
elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.
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Introducción de datos.
Para introducir datos, lo primero que tenemos que hacer es situarnos en la celda
en la que queremos escribir, y pinchar con el ratón para que se seleccione y esté
activa.
Los datos que vamos introduciendo, además de ir mostrándose en la celda, también
van saliendo en la Barra de fórmulas. Una vez que hemos escrito el dato, le damos a
la tecla ENTER o en la Barra de fórmulas le damos a Introducir, o también podemos
pinchar con el ratón en otra celda. Si queremos borrar lo que hemos escrito, y aún
no está validado el dato, le damos a la tecla ESC y se borrará.
Si queremos modificar un dato que hemos escrito, nos situamos en esa celda,
escribimos el nuevo dato y le damos a ENTER. Si solo queremos modificar una
parte, entonces tenemos que hacer doble clic en la celda para poder editarla,
desplazamos el cursor o nos movemos con las flechas hasta la parte que queremos
editar y borramos, o introducimos el nuevo dato. Cuando hayamos terminado,
pulsamos ENTER.
Para borrar datos, tenemos que seleccionar la celda y darle a la tecla SUPR. Otra
opción es ir al grupo Modificar y pinchar en Borrar, y en el menú desplegable elegir
la opción adecuada.
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En una celda que tenemos seleccionada, la parte verde pequeña que sobresale en
la esquina inferior derecha, es el Controlador de relleno. Cuando ponemos el
cursor del ratón encima, este se transformará en una cruz negra, la cual ya nos
permitirá arrastrar la selección. Así, podremos repetir datos o hacer series de datos.
Opciones de autorrelleno
Cuando arrastramos una serie, en la esquina inferior derecha de la celda, nos
aparece un botón. Si pinchamos en él, nos sale un desplegable, es el menú de
Opciones de autorrelleno.
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(fx) Insertar función: para insertar una función en la celda activa. Cuando
pinchamos nos sale un cuadro llamado Asistente de funciones, que nos
ayuda en la elección de la función que queremos hacer.
(√) Introducir: aceptar la introducción de un dato
(X) Cancela: cancelar la introducción de un dato
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Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será
mostrado en la celda A1:
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Nombre de
función Icono Descripción
Crear hoja Define las opciones para insertar una nueva hoja. 19
Crear
Inserta un diagrama en el documento.
diagrama
Desplazar
Desplaza el contenido del área seleccionada hacia
celdas hacia
abajo.
abajo
Desplazar
Desplaza el contenido del área seleccionada a la
celdas hacia la
derecha.
derecha
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Cambiar la orientación de la página
Puede cambiar la orientación de la página entre vertical y horizontal.
1. Seleccione la pestaña Diseño de página.
Para agregar una hoja, tenemos que pinchar en el icono de Hoja nueva (+), que se
encuentra en la parte inferior de la hoja. 23
Otra forma de hacerlo, es situarnos en una de las pestañas de las Hojas, darle al
botón derecho del ratón y pinchar en Insertar. Se nos abrirá una ventana, y tenemos
que pinchar en Hoja de cálculo. Otra opción es SHIFT + F11
Si lo que queremos es eliminar una hoja, pinchamos con el botón derecho del ratón
en una de las pestañas, y pinchamos en Eliminar.
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Para mostrar la hoja de nuevo, pinchamos en una de las pestañas de las otras
hojas y le damos a Mostrar. Nos sale un cuadro donde nos da a elegir la hoja que
queremos mostrar de todas las que tengamos ocultas. Elegimos la que queramos y
le damos a Aceptar.
Cambiar el color
Se puede cambiar el color de las pestañas. Para ello, pinchamos en la pestaña, le
damos al botón derecho del ratón, y le damos a Color de etiqueta. Ya nos sale un
cuadro, con toda la gama de colores.
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Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de
la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación
deseada.
Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de
la hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación
deseada.
Cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo en un libro nuevo
También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja
de cálculo o en la pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo
seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.
Impresión en red.
Imprimir en Excel
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Para imprimir una hoja de cálculo o una tabla en la ficha Archivo usamos "Imprimir",
se abrirá la ventana de Vista previa.
Esta ventana nos permite ver como quedará exactamente el documento impreso y
hacer los ajustes necesarios en caso de errores.
También podemos abrirla usando las teclas: CONTROL + P.
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Los comandos en la barra lateral de la ventana de Vista previa nos permiten hacer
los ajustes para que la impresión sea exitosa.
En la imagen de ejemplo las dos últimas columnas quedan fuera del área de
impresión.
Necesitamos hacer algunos cambios como reducir el ancho de columnas, la fuente,
usar otra orientación u otros, hasta que desaparezca dicha línea.
Si queremos a toda costa mantener el formato actual podemos reducir toda el área
completamente, la opción la encontraremos en la ventana de Vista previa.
En esta unidad, vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e
inmediata la interpretación de los datos. A menudo, un gráfico nos dice mucho más
que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico. En
las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Veamos cómo crear un gráfico.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
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Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles. Selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos
previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección
nueva, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.
insertar imágenes que tengamos en nuestro equipo, como pueden ser imágenes
fotográficas creadas por nosotros o descargadas anteriormente de internet.
Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma, se insertará en la hoja de
cálculo y apreciaremos algunos cambios en el entorno de trabajo.
Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva
barra de Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y
otra para el Formato.
Si borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se
eliminará del diagrama. Del mismo modo, si pulsas la tecla Intro desde un elemento,
se creará uno nuevo al mismo nivel. Puedes convertirlo en hijo pulsando la
tecla Tabulación, y en padre pulsando.
Insertar wordart:
opción insertar-wordart:
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Tablas de Excel.
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la
lista.
- Seleccionar Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
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Ordenación rápida
1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.
Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar, además de otros
criterios como la fuente o los colores de la celda.
2. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.
Filtrar información
Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar
solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la
tabla no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las
opciones de filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se
encuentra al lado de los encabezados de columna.
En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando
la columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias
opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas
opciones mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá
indicar el detalle del filtro que deseamos aplicar.
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En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma
columna y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al
hacer clic en el botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos.
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CLICK 2:
Hacemos click en la Tabla Dinámica elegida a la izquierda:
CLICK 3:
Hacemos click en el botón "Aceptar" del asistente:
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El ejemplo.
Imagina que tienes unos datos que te descargas diariamente de algún sistema
dentro de tu empresa. Estos datos bajan sin formato y tú tienes que hacer, todos los
días, lo siguiente:
Pintar los encabezados de amarillo.
Poner los encabezados en negrita.
Pintar los bordes de todas las celdas para crear una tabla o rejilla.
Imagina que esto debes hacerlo en 20 o 30 archivos similares todos los días. ¡Qué
tedioso! ¿No lo crees?
Comenzar la grabación.
Para comenzar con la grabación, solo debes de pinchar en el botón macros
(recuerda que se encuentra en la pestaña ‘Vista’, sección ‘Macros’) y en el menú que
aparece, pincha en ‘Grabar macro…’.
En la sección ‘Método abreviado’ puedes elegir una letra como atajo de teclado (si
no quieres, no lo hagas. No es obligatorio), para el ejemplo, yo usaré la ‘F’ de
formato, y lo pondré usando la tecla ‘Mayúsculas’. Recuerda que no puedes usar un
atajo de teclado que ya esté asignado.
En la sección ‘Guardar macro en’, debes elegir ‘Este libro’ para que la macro se
guarde en el mismo libro en el que estás trabajando.
En la sección ‘Descripción’, debes escribir un texto que te ayude a reconocer la
funcionalidad de esta macro, algo que explique para qué sirve. Es buena idea
hacerlo, porque cuando tengas muchas macros, va a ser más complicado saber qué
hace cada una.
Ya que has terminado de llenar todos los campos, presiona en el botón ‘Aceptar’. La
macro ha comenzado a grabar todas tus acciones.
Haz un doble clic entre la unión de dos columnas para que se ajusten
automáticamente.
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Detener la grabación.
¡No haremos más! Creo que has captado muy bien la idea hasta ahora.
El siguiente paso es detener la grabación para evitar que se grabe alguna acción
que no nos interesa, así que para hacerlo, debes volver a pinchar en el botón
‘Macros’ de la pestaña ‘Vista’ y selecciona la opción ‘Detener grabación’.
Ejecutar la macro.
¡Ya está listo! Ahora puedes pinchar en el mismo botón ‘Macros’ y esta vez
seleccionarás la opción ‘Ver macros’.
En la ventana que aparece, verás el nombre de la macro que acabas de crear.
Una vez que has pinchado el botón ‘Ejecutar’, se ejecutará tu macro, repitiendo
exactamente los mismos pasos que hiciste durante su grabación. ¡Alucinante! ¿No te
parece?
¡Ah! Y como un adicional, te mostraré que puedes ejecutar tu macro aún más rápido.
¿Recuerdas que escribimos un atajo de teclado? Pues bien, si presionas las teclas
CTRL + SHIFT + F, tu macro se ejecutará sin tener que usar el menú ‘Macro’.