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SECRETARIA DE GOBIERNO
1. INFORMACIÓN GENERAL
Nombre de la Entidad ALCALDÍA DE MANIZALES
Secretario / Director JHON HEBERTH ZAMORA LÓPEZ
Ejecución de la Auditoria Del 23 al 27 de Octubre de 2017
20 de Octubre
Reunión de Apertura Reunión de Cierre 03 de Noviembre
2017
1. Evaluar el cumplimiento de las acciones definidas en el Plan
de Mejoramiento No. 016 producto de la auditoría de Control
Interno realizada en la vigencia 2016.
2. Evaluar los controles de los mapas de riesgos definidos en
cada proceso.
3. Evaluar el cumplimiento de las metas e indicadores.
Objetivo de la Auditoria: 4. Evaluar el cumplimiento de los lineamientos del proceso de
contratación.
5. Evaluar el cumplimiento de la Gestión Presupuestal.
6. Evaluar la Política Documental de la Alcaldía en la Secretaría.
Jefe de la Unidad de
GLORIA DEL PILAR MARTINEZ MUÑOZ
Control Interno
FORTALEZAS
Se resalta el gran sentido de pertenencia, excelente disposición y amplio conocimiento en el
tema con que cuenta el Jefe de Seguridad Ciudadana adscrito a la Secretaría de Gobierno de la
Alcaldía de Manizales, así como el compromiso que demostró a la hora de atender la auditoría.
1 Página
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
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Criterio: Ley 734 de 2002 “por medio del cual se expide el código disciplinario único”,
Art.31 de la 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición
y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo” la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, Base de datos de los sistemas
implementados por la Alcaldía de Manizales al proceso de Correspondencia , Página WEB de
la Alcaldía, , Actas de comité interno de Secretaría de Gobierno
Plan de mejoramiento No 016 vigencia 2016 producto de la Auditoria Interna 011 Realizada
por la Unidad de Control Interno
HALLAZGO No. 1:
RESULTADO OBTENIDO: Realizando el proceso auditor para la vigencia del 2017, se tomó
una muestra del 15% de un total de 150 GED Y PQR del periodo comprendido entre el 1
de agosto y el 20 de octubre de 2017 para los GED, para las Peticiones, Quejas y Reclamos
“PQRS” se tomó el mes de octubre de 2017, debido a la transición hacia el nuevo sistema
que no permitió una cobertura más amplia por parte de la Unidad de Control Interno,
concluyendo que el hallazgo persiste, toda vez que se siguen presentando alarmas
anunciando retardos en los Sistemas de Gestión Electrónica Documental (GED), aunque las
acciones suscritas en el plan de mejoramiento que fueron: acta, lista de asistencia, evidencia
fotográfica no fueron ejecutadas, se da un cumplimiento del 80% puesto que de la muestra
tomada se cumplió efectivamente con el 90%
petición
Página
43545-2017 Derecho de
Inspección Sexta De Policía 04/09/2017 15 17
Petición
43565-2017 Solicitud de Secretaría de Gobierno 04/09 /2017 10 21
información
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
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49280-2017 Acción de Secretaría de Planeación 09 /10/2017 1 7
Tutela
40900-2017 Derecho de Secretaría de Gobierno 14 /08/2017 15 16
Petición
46865-2017 Derecho de Secretaría de Gobierno 25/09/2017 15 26
46978-2017 Peticiónde
Solicitud
Secretaría de Gobierno 25/09/ 2017 10 11
información
46983-2017 Solicitud de Secretaría de Gobierno 25/09/ 2017 10 11
46986-2017 información
Solicitud de Inspección Quinta De Policía 25/09/ 2017 10 14
información
Derecho de 26/09/ 2017
47972-2017 Secretaría de Gobierno 15 23
Petición
Acta 0%
Lista de asistencia 0%
Evidencia fotográfica 0%
Sistema de PQRS de la Alcaldía de Manizales 90%
El hallazgo persiste.
HALLAZAGO 2:
9482 22/03/16, 7452 04/03/16, 9775 28/03/16, 7453 04/03/16, 15387 10/05/16, 7454
Página
El hallazgo persiste.
HALLAZGO No. 3:
HALLAZGO No.4:
para todas las inspecciones, es decir, cada inspección lo elabora y estos no han sido
Página
El hallazgo persiste.
HALLAZGO No. 5:
RESULTADO OBTENIDO: para este hallazgo se cumplió con las acciones establecidas en
el plan de mejoramiento 016, incluyendo el inventario de entregas de elementos de
protección al personal de la UPV, para este hallazgo el porcentaje de evaluación es del
100%
HALLAZGO No. 6:
RESULTADO OBTENIDO: Realizando el proceso auditor se sacó una muestra del 30% de
la contratación de la Secretaría, del periodo comprendido entre el 30 de mayo de 2016 y el
13 de octubre de 2017, donde se evidenció que el hallazgo persiste, toda vez que para el
7
El hallazgo persiste.
HALLAZGO No.7:
HALLAZGO No.8:
RESULTADO OBTENIDO: Para este hallazgo se cumplieron todas las acciones establecidas
en el Plan de mejoramiento, ya que por medio del acta de reunión realizada en agosto 19
de 2016 se planteó realizar la mesa de trabajo con el fin de establecer el plan de trabajo
para elaborar la política pública de habitantes de calle. Por medio del decreto 0714 de 3 de
octubre de 2017 “se crea el Comité Técnico Intersectorial para la Formulación, Adopción e
implementación de la Política Pública para el Fenómeno de Habitabilidad en calle en el
Municipio de Manizales” y se estableció un plan de trabajo, el porcentaje de evaluación para
este hallazgo es de 100%
HALLAZGO No. 9:
puesto de trabajo por parte del anterior líder de la Unidad de Protección a la Vida al actual
Página
RESULTADO OBTENIDO:
Para este hallazgo se cumplieron las acciones establecidas en el plan de mejoramiento 016,
se evidenció que se está realizando correctamente entrega de puesto de trabajo, se realizó
verificación en las hojas de vida encontrando que tienen diligenciado el formato de entrega
del puesto de 3 funcionarios: LUZ HELENA OROZCO GOMEZ, RICARDO ALBERTO RINCON
JIMENEZ, CONSUELO OSORIO ECHAVARRIA, el porcentaje de evaluación es del 100%
HALLAZGO No.10:
RESULTADO OBTENIDO: Para este hallazgo se realizó la reunión interna del equipo de la
UPV donde se socializo el formato GCV-APV-FR-04 que corresponde a consulta de medicina
general e ingreso al área de Psicología o Social aprobado en el sistema de gestión integral
ISOLUCION, teniendo un cumplimiento del 100%
RESULTADO OBTENIDO:
El hallazgo persiste.
HALLAZGO No.12:
RESULTADO OBTENIDO: Este hallazgo persiste toda vez que el maestro de rentas para
la vigencia 2017 su asignación de recursos de inversión es por 10.541.465.475 y el plan de
acción se encuentra por un valor de 8.406.755.878, incumpliendo lo señalado en el principio
de la divulgación proactiva de la información, ley 1712 del 6 de marzo de 2014 “por medio
de cual se crea la ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones” , el porcentaje de evaluación es del 0%
El hallazgo persiste.
marzo de 2017 donde se trataba el mismo tema, sin embargo se encontró que en el contrato
1608010449 se incumplió con la publicación dentro de los términos establecidos, el avance
Página
El hallazgo persiste.
de supervisión y con los términos para llevar acabo las publicaciones en la página de los
siguientes contratos: 1701200038,17010200014,1709270591,1708300542,1704120287,
Página
El hallazgo persiste.
HALLAZGO No.16:
HALLAZGO No.17:
del hallazgo, pero realizando la revisión de la vigencia 2017 de contratación se evidenció que
se está cumpliendo con el requerimiento. El cumplimiento de este hallazgo es de al 80%
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HALLAZGO No.19:
Los hallazgos que persisten deben ser incluidos en un nuevo plan de mejoramiento.
0-69: Deficiente
70-79: Aceptable
80-89: Satisfactorio
90-100: Sobresaliente
Igualmente se realizó evaluación de la eficiencia, eficacia y efectividad lograda por cada una
de las acciones planteadas, las que debían subsanar la observación (debilidad) presentada
en el proceso auditado.
TABLA DE CALIFICACIÓN
0-69: DEFICIENTE
70-79: ACEPTABLE
80-89: SATISFACTORIO
90-100 SOBRESALIENTE
ACEPTABLE 73 %
15
Página
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2.4 RECOMEDACIONES
Es importante recordar que los líderes de procesos deben realizar auto seguimiento a
N°1 los planes de mejoramiento suscritos, con el fin de garantizar el cumplimiento oportuno
de las acciones con sus respectivas evidencias.
Sería importante hacer seguimiento a las solicitudes realizadas al Sistema de Gestión
Integral Isolución hasta verificar su aceptación e implementación en el mismo toda
N°2
vez que no es suficiente con hacer la solicitud inicial para garantizar la inclusión de
documentos en el sistema.
Mediante muestreo aleatorio fueron seleccionadas dos inspecciones de Policía Urbanas la Once y la
Octava, para realizar verificación en el cumplimiento al artículo 233 de la Ley 1801 del 29 de julio de
2016 “Nuevo Código Nacional de Policía y Convivencia”, con relación a los procesos verbales
abreviados, que deben adelantar de acuerdo a su competencia los Inspectores urbanos de Policía,
los Alcaldes y las autoridades especiales de Policía ante las contravenciones, Denuncias que afectan
los comportamientos contrarios a la Convivencia en el Municipio de Manizales.
Como Herramientas Utilizadas fueron solicitados en la Inspección Once veinte (20) expedientes de
las diferentes denuncias, recibidas por GED, PQR presentadas personalmente en las Inspecciones y
comparendos allegados por los CAI, de la comuna a la que pertenece cada inspección donde finaliza
con el cumplimiento o ejecución de la orden de policía medida correctiva o con la conciliación.
Así mismo fueron solicitados en la Inspección Octava veintisiete (27) expedientes de las diferentes
denuncias, recibidas por GED, PQR presentadas personalmente en las Inspecciones y comparendos
allegados por los CAI, de la comuna a la que pertenece cada inspección finaliza con el cumplimiento
o ejecución de la orden de policía o la medida correctiva con la conciliación.
16
Nº 016- 2017 (TITULO VIII - CAPITULO III 22 DE FEBRERO DE AVOQUESE DEL 22 DE FEBRERO DE 2017,
DE LA ACTIVIDAD 2017 AUDIENCIA 21 DE FEBRERO DEL PRESENTE
ECONOMICA) ART.92 AÑO, AUTO DE ARCHIVO EL
ESTABLECIMIENTO CUENTA CON IDONEIDAD
SANITARIA FAVORABLE FECHADO
VEINTIUNO DE MARZO DE 2017.
Nº 017-2017 (TITULO VIII - CAPITULO III 23 DE FEBRERO DE AUTO DE ARCHIVO POR SOLICITUD DEL Commented [PAVB1]:
DE LA ACTIVIDAD 2017 QUEJOSO SE REMITE COPIA DE LA QUEJA Y
17
Una vez fueron aplicados los procedimientos de auditoria, se detectó que las inspecciones
presentan algunas inconsistencias dentro del desarrollo de sus funciones con relación al artículo
223 del Nuevo Código de Policía.
tecnológicos.
Página
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3. Se evidenció que a la fecha de la auditoría no se han realizado resoluciones sobre
medidas correctivas que pongan fin a la actuación policiva tramitada mediante procesos
verbales abreviado por los comportamientos contrarios a la Convivencia, de conformidad
como lo establece el “Nuevo Código de Policía y Convivencia”.
4. Se encontró que de la muestra tomada por parte del grupo auditor de las quejas
derivadas de los comportamientos contrarios a la convivencia se les asigno audiencia
dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, de igual manera se observó
que en las inspecciones octava (8) y once (11), se priorizan las quejas de acuerdo a la
gravedad de las diferentes situaciones que afectan la convivencia de los ciudadanos del
Municipio de Manizales.
3.5 RECOMEDACIONES
Sería necesario que la Secretaría de Gobierno programara capacitaciones para todo el
personal que desempeña funciones en las inspecciones de Policía urbanas del Municipio
de Manizales, toda vez que durante el proceso de auditoria se pudo corroborar que no
N°1 existe unificación de criterios a la hora de dar trámite a los procesos del artículo 223
de la ley 1801 de 2016 “Nuevo Código de Policía y Convivencia” de tener en cuenta
esta recomendación se estaría dando mayor cumplimiento a la normatividad que rige
en la materia.
21
3.6 OBJECIONES
El día jueves 9 de Noviembre de 2017 presentó objeciones durante el tiempo concedido por
la Unidad de Control Interno frente a los hallazgos encontrados durante el proceso de
auditoría interna No.16-2017, arrojando los siguientes resultados:
El hallazgo N°1 que consiste en “Se evidenció durante el proceso auditor que en las
Inspecciones de Policía urbanas, no se encuentran documentos estandarizados como
resoluciones, formatos de audiencias, citaciones, solicitudes de pruebas formatos de
inspecciones oculares, cada inspección los elabora y no cumplen con los lineamientos
aprobados por el sistema de gestión Integral Software ISOLUCION, Incumpliendo así la
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001 Numeral 4.2.3 “Control de documentos debe
establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para
aprobar los documentos….” Pasa a una recomendación toda vez que fue solicitado por la
Secretaría de Gobierno y la Unidad de Control Interno lo considero pertinente. En el sentido
que la estandarización de los documentos se debe más a un tema de organización al interior
de la Secretaría y de las inspecciones de policía adscritas a ella.
Criterios: Constitución Política Art. 23, Ley 1474 de 2011 Art. 76“La Oficina de control
interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales
vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el
particular.”, Ley 1437 de 2011“Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo , Artículo 8°. Deber de información al público
entre otros”. Y Artículo 7°. Deberes de las autoridades en la atención al público, Ley 734 de
2002 “CODIGO DISCIPLINARIO UNICO”, Ley 1755 del 30 de junio de 2015“Por medio de la cual
se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, la nueva Guía “Estrategias para la
22
5. MAPA DE RIESGOS
Firma del Auditor:
Auditor del Proceso:
Criterios:
Decreto 0160 del 25 de abril de 2014 “Por el cual se adopta la nueva plataforma
estratégica de la Administración Central del Municipio de Manizales”.
Decreto Nro. 0453 del 14 de Septiembre de 2016 “Por el cual se modifica el artículo 13
del Decreto 0160 de 2014 y se deroga el Decreto 508 de 2014”.
RIESGO Nro. 820: Aplicación indebida de las normas para la atención de los comportamientos
que afectan la convivencia ciudadana y las problemáticas familiares en inspecciones y
comisarias. (2017 I).
RIESGO Nro. 819: Ocupación con aglomeraciones de público de parques, plazas y plazoletas
propiedad del Municipio sin el permiso debido. (2017 I).
RIESGO Nro. 821: Perturbaciones del orden público y la tranquilidad ciudadana. (2017 I).
RIESGO Nro. 822: Violación de las disposiciones del decreto de Protección al consumidor.
23
(2017 I).
Página
ALCALDIA DE MANIZALES
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FECHA DEL SEGUIMIENTO: OCTUBRE 23 AL 27 DE 2017
VALORACION DE LOS CONTROLES.
No.
DEL NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓ CONTROL
RIESG RIESGO CONTROL
(Control al N DEL DEL EVIDENCIAS ENCONTRADAS
O DEL RIESGO
riesgo) CONTROL PROCESO
Aplicación
indebida de
las normas
para la Evaluado este Riesgo con el Responsable, se
atención de pudo determinar que este control no se está
los llevando a cabo, motivo por el cual no fue
Revisión por parte
comportamie valorado en la matriz del DAFP y por lo tanto
del Jefe de
ntos que se genera un hallazgo, toda vez, que se está
Unidad de
afectan la incumpliendo al Decreto 0453 de 2016 en el
820 Seguridad 0 0
convivencia punto 7. Que dice: "Aplicar los controles
Ciudadana del
ciudadana y existentes establecidos en los Mapas de
expediente de la
las Riesgos de su proceso, teniendo en
sanción.
problemática cuenta que de esta aplicación debe
s familiares dejar evidencia suficiente para evaluar
en la efectividad de ellos".
inspecciones
y comisarias.
(2017 I).
Por todo lo anterior, la matriz de calificación del Mapa de Riesgos arrojó un puntaje total de
60 sobre 100.
Es importante señalar, que de acuerdo al Manual Técnico del Modelo Estándar de Control
Interno, los responsables de realizar la administración de los riesgos, son los líderes de los
procesos y por tanto, deben no sólo identificarlos, sino que deben realizar el seguimiento
periódico a los mismos, con el fin de que la gestión del riesgo sea efectiva, evitando así las
consecuencias negativas de su materialización.
5.4 HALLAZGOS
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) que dice: “La valoración del
riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles
Página
identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la
fijación de políticas” y el Decreto 0453 del 14 de Septiembre de 2014 Artículo 1°
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lineamiento 7. “Aplicar los controles existentes establecidos en los Mapas de Riesgos de su
proceso, teniendo en cuenta que de esta aplicación debe dejar evidencia suficiente para evaluar
la efectividad de ellos”.
5.5 RECOMENDACIONES
Nuevamente se le recomienda al Secretario de Despacho de la Secretaría de Gobierno,
reunirse con su equipo de trabajo para socializar y analizar el Mapa de Riesgos de la
Secretaría, en las fechas que tiene estipuladas el Decreto 0453 del 14 de Septiembre de
2016, con el fin, de que quede evidenciado por medio de Acta, el análisis efectuado a
N°1
cada uno de los controles y la pertinencia de los mismos, lo cual garantizará una eficiente
administración del riesgo que conlleve a evitar su materialización; así mismo, informar
sobre estos resultados a la Oficina del Sistema de Gestión Integral para la respectiva
actualización en el software ISOLUCION
Es necesario que el Secretario de Despacho junto con los líderes de los procesos, le
diseñen controles al Riesgo Nro. 818 “Deficiencias en la articulación y creación de
vínculos interinstitucionales para la atención de población desplazada y víctimas del
conflicto armado”, con el fin, de poder confrontar los resultados de la evaluación del
N°2
riesgo con los controles ya identificados y de esta manera poder obtener información
relevante para efectos de la toma de decisiones; así mismo, poder determinar si estos
controles se encuentran documentados, si se están aplicando en la actualidad y si están
siendo efectivos y adecuados para la minimización del riesgo.
Es importante, que la Secretaría de Gobierno, diseñe nuevamente riesgos y controles
para el Proceso ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN INTEGRAL A POBLACIÓN
VULNERABLE en lo que respecta a la “Atención y orientación a los habitantes de y en
la calle”, con el fin, de proteger tanto la salud como la integridad física de los integrantes
N°3
del equipo de trabajo de la Unidad de Protección a la Vida – UPV. Así mismo, diseñar
riesgos y controles a varios de los procesos que se encuentran en ejecución en la
Secretaría, de manera que permitan llevar a cabo acciones con eficiencia y
responsabilidad.
Es importante, que la Secretaría de Gobierno, establezca riesgos y diseñe controles para
los proyectos estratégicos que se lideran desde esta Secretaría, con el fin, de prevenir
N°4 la materialización de los riesgos que se pudieran generar en desarrollo de estos
proyectos y que impidan el logro de los objetivos y el cumplimiento de las metas,
además, de evitar reprocesos innecesarios, pérdida de tiempo y de recursos.
28
Página
Plan Indicativo 2016 -2019, aprobado en Consejo de Gobierno mediante Acta No. 083 del 18
de agosto de 2016, el cual contiene entre otros, la relación de las metas de Resultado y de
Producto con sus respectivos Indicadores y avances de cumplimiento mes a mes, de acuerdo
con el Plan de Desarrollo 2016 -2019 “Manizales Más Oportunidades”.
el Plan de Desarrollo 2016 – 2019 “Manizales Más Oportunidades”, los cuales corresponden
a:
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Para la valoración del cumplimiento de los Indicadores de Producto, se tomó como referencia
el Semáforo utilizado por el Grupo de Información y Estadística de la Secretaría de Planeación
Municipal:
>=80% y <
< 80% >=90%
90%
Deficiente Sobresaliente
Satisfactorio
El resultado del seguimiento realizado a los treinta y tres (33) Indicadores de Producto bajo la
responsabilidad de la Secretaría de Gobierno, de acuerdo con las evidencias obtenidas en el proceso
auditor y a los reportes realizados en el periodo julio a diciembre de 2016 y enero a septiembre 30
de 2017, permiten evidenciar un cumplimiento en las metas de producto del año 2016 del 58,66%
y en el año 2017 se constata un avance en la medición del 44%, como se indica en la siguiente
Matriz:
2016 2017
Se registran
evidencias de
132
intervenciones,
realizadas bajo
el Contrato No.
Se reporta registro de 1702270152,
30 actividades, con el Centro
consistentes en de Recepción
operativos, talleres y de Menores,
Infancia y adolescencia protegida
Realizar 140
campañas preventivas. consistentes en
intervenciones
Número de Se evidencia contrato operativos,
(instituciones
intervenciones No. 1608020453, talleres, visitas
educativas,
realizadas firmado con el Centro a instituciones
operativos
tendientes a de Recepción de educativas y
nocturnos, GOB097 140 140 21 94
disminuir el Menores, para campañas. Se
campañas y
trabajo infantil impulsar por parte del evidencia Acta
brigadas de
sin permiso municipio de de pago Parcial
prevención con
legal Manizales, la del 29 de
las diferentes
prevención y atención agosto de 2017,
comisarías)
en las peores formas de del Centro de
trabajo, quien es el Recepción de
operador de las Menores,
actividades. informando
sobre las
actividades
realizadas entre
el 27 de julio y
el 27 de agosto
de 2017.
Se mantuvieron las 113 Se observa
Fortalecimiento de la capacidad institucional, técnica y tecnológica
Número de
seguridad S.A.. con el objeto de ones S.A.. con el
cámaras de
ubicadas en GOB318 257 257 "Contratar para la 20 objeto de 100
seguridad
puntos críticos y entidad territorial los "Contratar para
instaladas
estratégicos de estudios y diseños, la la entidad
la ciudad adquisición, territorial los
implementación, estudios y
prueba y puesta en diseños, la
funcionamiento de adquisición,
33
como la
verificación y
Página
seguimiento a
los procesos de
mantenimiento
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del sistema 123
- Línea de
emergencia de
la Policía
Metropolitana
de Manizales.
De acuerdo con
las evidencias
aportadas en el
De acuerdo con las proceso auditor
Ejecutar en un
Porcentaje de evidencias aportadas al cumplimiento
70% las líneas
ejecución de en el proceso auditor al de las metas del
estratégicas del
líneas cumplimiento de las Plan de
Plan Integral de
estratégicas metas del Plan de Desarrollo, se
Seguridad y
del PICS en Desarrollo, se pudo pudo establecer
Convivencia -
GOB320 torno a 0 20 establecer como 57 como avance en 45
PICS -
capacidad avance en la ejecución la ejecución de
relacionadas con
institucional, de las líneas las líneas
la capacidad
técnica y estratégicas del Plan de estratégicas del
institucional
tecnológica en Seguridad y Plan de
técnica y
seguridad Convivencia, un 57% en Seguridad y
tecnológica.
la vigencia 2016. Convivencia, un
45% al 30 de
septiembre de
2017.
Se evidencia
Se evidencia reporte de reporte de 232
Aumentar en un 212 armas de fuego armas de fuego
8% la incautación Incautación de incautadas, de acuerdo incautadas,
de armas de armas de con la información incluidas las
GOB321 279 285 77,37 85%
fuego en el fuego sin suministrada por la armas recogidas
Municipio de permiso Policía en oficio S-2016 en el programa
Manizales 03713 del 27 de "Cambia
diciembre de 2016. armamento por
alimento".
esfuerzos para
la adquisición
Página
de la movilidad
con destino a la
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Policía
Nacional.
Se registra la
compra de 25
motocicletas,
según evidencia
en Orden de
Compra 17654
de Colombia
Incremento de Compra
parque Eficiente, en
Parque No se registran
automotor para justificación
automotor acciones; No se
los organismos GOB325 0 5 N.A. que el 100
ampliado: programó meta para el
de seguridad del Municipio de
motos año 2016.
estado en 20 Manizales y el
motocicletas Ministerio del
Interior aúnan
esfuerzos para
la adquisición
de la movilidad
con destino a la
Policía
Nacional.
Se reporta
instalación de
10 alarmas
comunitarias en
los sectores de:
Número de Barrio Estrella,
Aumentar en 12
nuevas Enea, Parque
alarmas No se registran
alarmas Bolívar, sector
comunitarias y acciones; No se
GOB326 comunitarias 0 3 N.A. del Centro, 100
garantizar su programó meta para el
en Comuna La
funcionamiento año 2016.
funcionamient Macarena,
en 100%
o Transversal
Diagonal 60C-
07, carrera 13
No. 4A-51 y
carrera 21 con
calle 28.
Se reportan 80
Aumentar 96 Número de
botones de
37
encuentran en
funcionamiento funcionamient año 2016.
funcionamiento
en 100% o
.
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Presentar
Proyecto de Se evidencia el Acuerdo
proyecto de
acuerdo No. 0910 del 12 de
acuerdo que
presentado agosto de 2016 "Por el
establezca como
para la cual se fortalece el
requerimiento a Meta cumplida
instalación de sistema de
las nuevas en el año 2016,
cámaras de videovigilancia en el
construcciones no se registra
GOB328 seguridad en 1 0 municipio a través de la 100 N.A.
de propiedad programación
las nuevas exigencia de operación
horizontal y de meta para el
construcciones de cámaras externas de
conjuntos año 2017.
de propiedad videovigilancia en
cerrados la
horizontal y unidades inmobiliarias
instalación de
conjuntos cerradas y edificios de
cámaras de
cerrados tres o más pisos".
seguridad
Realizar mínimo
Se reportan
8.600 operativos
1910 operativos
de seguridad
de seguridad,
(decreto
teniendo como
226/2008, Número de
Se reportan 264 base los
279/2013 y operativos de
GOB329 2.150 2.150 operativos de 12,28 establecimiento 88,84
181/2012, ley seguridad
seguridad. s visitados en
232/1995, realizados
los operativos
Unidad de
realizados los
Protección a la
fines de
vida, Ley 1336 de
semana.
2009
No se registran
acciones, toda
vez que el
Censo de No se registran censo de
Formular la habitantes de y acciones; No se habitantes de y
política pública y GOB330.1 0 1 N.A. 0
en calle programó meta para el en la calle será
actualizar el actualizado año 2016. actualizado con
censo de la información
habitantes de la del Censo DANE
calle y en la calle 2018.
incluyendo otros
Se evidencia en
sectores de la
Política pública No se registran proceso de
ciudad.
de habitantes acciones; No se construcción la
GOB330.2 0 1 N.A. 35
de y en la calle programó meta para el Política Pública
formulada año 2016. de Habitantes
de y en la calle.
Establecimiento
Número de
de convenios
convenios
interinstitucional
interinstitucion
es con las
ales para la No se registran
cárceles de
inclusión, con acciones; No se No se registran
varones y GOB331 0 1 N.A. 0
las cárceles de programó meta para el acciones.
38
mujeres para la
varones y año 2016.
inclusión
mujeres,
Página
productiva y
activos y en
psicosocial de las
ejecución
personas
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
privadas de la
libertad
Se evidencia
reporte del 4 de
Se evidencia reporte
Capacitar 20 mil octubre de
Número de del 7 de diciembre de
niños en 2017, mediante
niños 2016, mediante oficio
campañas de oficio CTF-2366,
capacitados en CTF-2275, de 5256
Gestión para la convivencia y cultura ciudadana
Número de
Crear 12 No se registran
nuevas
escuelas de acciones; No se No se regisgtran
GOB334 escuelas de 0 3 N.A. 0
seguridad programó meta para el acciones.
seguridad
ciudadana año 2016.
creadas
39
Página
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
Se evidencia Convenio Se evidencia
de Cooperación oficio S.G.M.
Académica suscrito 0419 del 7 de
entre la Universidad de marzo de 2017,
Manizales y la Alcaldía informando que
de Manizales para en la presente
otorgar 5 becas anualidad se
equivalente al 100% de intervendrán 3
la matrícula en combos o
programas de pregrado parches
apersonas que se correspondient
Realizar
encuentren en es a: Las Águilas
intervenciones
situación de y el Nevado de
sociales a 8 Número de
vulnerabilidad la Comuna La
combos y combos y
manifiesta, Fuente, y La
parches parches
GOB335 2 4 previamente 100 Vaga de la 50
identificados por identificados e
seleccionadas por la Comuna
la autoridad de intervenidos
Universidad de Ciudadela del
policía del por la policía
Manizales y la Alcaldía Norte, a través
Municipio de
de Manizales que de procesos de
Manizales
deseen ingresar a la recuperación
educación superior en psicosocial y
la Universidad de talleres, para
Manizales y que posteriormente
cumplan las definir quienes
condiciones cumplen con los
estipuladas", el cual perfiles para
benefició a 5 acceder a las
integrantes de los becas con la
Combos Patio Feo y Los Universidad de
Lucuara. Manizales.
Actividades
Aumentar en
lúdico -
20% actividades
recreativas Se evidencia
lúdico - Se registran 101
implementada documento con el
recreativas en la actividades
s en zona registro de 98
zona urbana para lúdico -
urbana para actividades lúdico -
fomentar la GOB336 126 132 77 recreativas - 76
fomentar la recreativas - programa
convivencia y programa
convivencia y Pégate al Parche,
seguridad Pégate al
seguridad realizadas en diferentes
ciudadana Parche.
ciudadana sectores de la ciudad.
(Pégate al
(Pégate al
Parche)
Parche)
Se reporta en
proceso de
creación la
Creación de la Mesa Municipal
mesa municipal No se registran de Barrismo, a
Mesa de
de barrismo acciones; No se través de
GOB337 barrismo social 0 1 N.A. 30
social y proceso programó meta para el reuniones entre
creada
40
barras
reconocidas
oficialmente
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
por el equipo
Once Caldas;
así mismo, se
reporta en
proceso de
carnetización
los integrantes
de las barras de
Holocausto
Norte y Brigada
Once.
Se registra en
Aumentar en
Porcentaje de Se evidencia contrato proceso
40% la
trabajadoras No. 1601190596 con contractual con
vinculación de
sexuales Academia de la Academia
trabajadoras
GOB338 vinculadas en 10 20 Peluquería Cebra, para 100 Cebra, contrato 10
sexuales en
procesos de capacitar a 90 mujeres para capacitar a
procesos de
formación para en maquillaje y 95 mujeres en
formación para
el trabajo peluquería. maquillaje y
el trabajo
peluquería.
Se registran 81
intervenciones
en los barrios
San Sebastián,
San Cayetano,
Implementar en Peralonso,
un 60% el Arenillo, Chipre,
proyecto Villapilar, El
ENREDECEP: en Cable, Parque
recuperación de Porcentaje de Faneón, El
canchas, ejecución del No se registran Arenillo La
GOB339 10 20 0 50
establecimientos proyecto acciones Gotera, Parque
y parques como ENREDECEP Caldas, Parque
estrategia Ernesto
formativa para la Gutiérrez y
convivencia Parque Antonio
ciudadana Nariño, en
aplicación de
los decretos
181 de 2012,
0226 de 2008 y
279 de 2013.
41
Página
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
Se evidencia
contrato No.
1709270591
Se evidencia contrato con el objeto de
No. 1609150537 "Ejercer las
suscrito con el Centro actividades de
de Recepción de prevención del
Menores, con el objeto maltrato y
de "Ejercer las abuso sexual
Aumentar en un
actividades de infantil en
40% las
prevención del colegios
intervenciones
Intervenciones maltrato y abuso sexual públicos de las
en colegios
en colegios infantil en colegios comunas
públicos GOB340 90 99 90 35
para prevenir públicos de las priorizadas en
(primaria y
el abuso sexual comunas priorizadas en el municipio de
bachillerato)
el municipio de Manizales", con
para prevenir el
Manizales", con 81 35
abuso sexual
intervenciones intervenciones
consistentes en talleres en 12 colegios
a padres de familia, de la ciudad,
docentes y estudiantes, beneficiando a
en 16 colegios de la 684
ciudad. estudiantes, 83
padres de
familia y 87
docentes.
restablecimiento de derechos e integración
Plan formulado,
en los espacios de desarrollo económico,
reconocimiento y acompañamiento a
en ejecución y
Procesos integrales de reparación,
con
víctimas y desplazados, en el
acompañamient
Plan formulado La Secretaría de
o del Consejo
y en ejecución Gobierno se encuentra
Intersectorial de
para la a la espera de los
Justicia No se registran
GOB341 atención y 1 1 lineamientos del 0 0
Transicional- acciones.
reparación Gobierno Nacional para
Plan de Acción
integral de la definición de la
Territorial para la
víctimas justicia transicional.
Atención y
Recuperación
Integral de
Víctimas -PAT.
42
Página
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
Se registra
cruce de bases
de datos de
atención de
grupos
poblacionales
que se tienen
en otras
dependencias
con las bases de
datos del
Centro de
Atención a
Víctimas de la
Liderar la Secretaría de
articulación de Bases de datos Gobierno. En
bases de datos articuladas proceso con la
que contribuyan para la No se registran Universidad de
con la caracterización acciones; No se Caldas, la
GOB342 0 1 N.A. 50
caracterización de la población programó meta para el caracterización
de la población víctima y año 2016. de la población
víctima y desplazada de víctima y
desplazada en Manizales desplazada, a
Manizales través de
trabajo de
campo e
informe censal
cualitativo y
cuantitativo,
que
determinará las
condiciones
socioeconómica
s de la
población
víctima
residente en
Manizales.
Se evidencia el
Decreto 0363
del 18 de mayo
de 2017 "Por
medio del cual
se conforma el
Comité Técnico
Creación del Intersectorial
Comité No se registran
Comité para la
Municipal de acciones; No se
Municipal de GOB343 0 1 N.A. formulación y 100
liberta religiosa programó meta para el
Libertad adopción de la
creado año 2016.
Religiosa Política Pública
de Libertad
Religiosa del
43
Municipio de
Manizales", y
Página
Acta de
Reunión del 12
de junio de
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
2017 de
reunión del
Comité Técnico.
Procesos de reconciliación y acompañamiento
Plan integral
ejecutado, en
La Secretaría de
Plan formulado, el marco del
Gobierno se
en ejecución y post conflicto
encuentra a la
con para la No se registran
espera de los
acompañamient población acciones; No se
GOB344 0 1 N.A. lineamientos 0
o del Consejo reintegrada programó meta para el
del Gobierno
Intersectorial de y/o año 2016.
Nacional para la
Justicia excombatiente
Justicia
Transicional residente en el
Transicional.
municipio de
Manizales
acciones; No se
académicos e GOB345 institucionales 0 1 N.A. lineamientos 0
programó meta para el
institucionales relacionados del Gobierno
año 2016.
relacionados con con la Nacional para la
la construcción construcción Justicia
de paz y no de paz y no Transicional.
violencia. violencia
Formular e
implementar un
proceso local de La Secretaría de
Proceso de
formación Gobierno se
formación en
relacionados con encuentra a la
ejecución, No se registran
la convivencia espera de los
relacionado acciones; No se
pacífica y la GOB346 0 1 N.A. lineamientos 0
con la programó meta para el
reconciliación del Gobierno
convivencia año 2016.
que prepare a la Nacional para la
pacífica y la
44
ciudadanía y la Justicia
reconciliación
institucionali-dad Transicional.
para el
Página
posconflicto
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
No se reportan
acciones
Liderar el Proceso de
significativas
proceso de convocatoria, No se registran
para el proceso
convocatoria, elección y acciones; No se
GOB347 0 1 N.A. de 0
elección y capacitación programó meta para el
convocatoria,
capacitación de de Jueces de año 2016.
elección y
Jueces de Paz Paz
capacitación de
Jueces de Paz.
Construir un
La Secretaría de
pacto ciudadano
Pacto Gobierno se
que sitúe
ciudadano en encuentra a la
procesos No se registran
operación espera de los
intersectoriales e acciones; No se
GOB348 relacionado 0 1 N.A. lineamientos 0
interinstitucional programó meta para el
con la del Gobierno
es relacionados año 2016.
reparación y la Nacional para la
con la reparación
reconciliación Justicia
y la
Transicional.
reconciliación
6.4 HALLAZGOS
Se evidenció que los Indicadores de Producto GOB339 y GOB341, registraron
un cumplimiento del “0” en la vigencia 2016, y los Indicadores de Producto
GOB097, GOB318, GOB321, GOB322, GOB323, GOB329 y GOB336,
presentaron un cumplimiento por debajo de la meta programada para el año
N°1 2016 en el Plan Indicativo 2016-2019, lo cual pone en riesgo el cumplimiento
de las metas de Producto y de Resultado programadas en el Plan de Desarrollo
de Manizales 2016-2019, y en el Plan Indicativo 2016 -2019, aprobado en
Consejo de Gobierno mediante Acta No. 083 del 18 de agosto de 2016.
6.5 RECOMENDACIONES
Sería importante revisar y ajustar las Fichas Técnicas definidas para los
46
Así mismo, los Indicadores GOB330.1 y GOB330.2, no presentan en el Plan Indicativo 2016-
2019, programación de meta para el año 2016, motivo por el cual No Aplica para dicha
vigencia, y por lo tanto se retiran del Hallazgo No. 1 del Componente Cumplimiento de Metas
e Indicadores.
Por lo anteriormente expuesto, se determina retirar del Hallazgo No. 1 del Componente
Cumplimiento de Metas e Indicadores, los Indicadores de Producto GOB330.1 y GOB330.2,
y el Indicador GOB318 queda con una valoración del 20% en la Matriz de Indicadores, no
obstante, éste se mantiene en el Hallazgo No.1, señalando que presenta un cumplimiento
por debajo de la meta programada para el año 2016 en el Plan Indicativo 2016-2019.
7. CONTRATACIÓN
Auditor del Proceso: PAULA ANDREA Firma del Auditor:
VERA BECERRA
Criterios: Constitución Política, Ley 80 de 1993 ” Del principio de Transparencia”, el Decreto
045 de 2007 de la Alcaldía de Manizales “Por medio del cual se adopta el manual de
48
procedimiento para las interventorías de los contratos que celebre la administración central
del Municipio de Manizales”, en el punto 4 actas e informes Numeral 4.5, Decreto 111 de
Página
1996 “Por el cual se compilan la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995 que
conforman el estatuto orgánico del presupuesto”, Decreto 0568 de 1996 ” Por el cual se
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
reglamenta las leyes 38 de 1989,179 de 1994 y la 225 de 1195 orgánicas del presupuesto
general de la Nación” , Decreto 303 de 2014 “Manual de contratación de la Alcaldía de
Manizales punto 8 Numeral 3”. ART.71 “Todos los actos administrativos que afecten las
apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que
garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.
Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los
recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá
indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación
es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos…..”.
Acuerdo No. 0798 del 2012 “Por medio del cual se hace obligatorio el uso de estampillas pro
Universidad de Caldas y Universidad Nacional Sede Manizales hacia el tercer milenio”, Acuerdo
No. 794 del 2012 “Por medio del cual se autoriza la emisión de la estampilla para el bienestar
del adulto mayor” , Decreto 484 de 2012 “Por medio del cual se reglamentan los acuerdos No.
0794 y 0798 de 2012, contentivos de las estampillas vigentes en el municipio.”, Decreto 1082
de 2015 “Publicidad en el SECOP”, ley 1150 de 2007 Articulo 11 . “Por medio de la cual se
introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos, Articulo 8 del Decreto 103
de 2015 “Publicación de la ejecución de contratos”, los Artículos 83 “Supervisión e interventoría
contractual” y 84 “Facultades y deberes de los supervisores y los interventores” de la ley 1474
de 2011, Decreto 081 de 2017 “Por medio del cual se adopta el manual de procedimiento para
las supervisiones e interventorías de los contratos y convenios que celebre la Administración
Central del Municipio de Manizales”, Decreto 0346 de 11 de mayo de 2017 “por el cual se deroga
el Decreto 0477 del 23 de septiembre de 2016, se delega una competencia y se reglamenta la
suscripción de contratos de comodatos y se dictan otras Disposiciones”
Una vez fueron aplicados los procedimientos de auditoria, se llegó a la conclusión que la gestión
Página
7.4 HALLAZGOS
No se evidencia la publicación de algunos documentos y actos administrativos del proceso
de contratación dentro de los tres días siguientes a su expedición en la página del SECOP
según el Decreto 1082 de 2015 “Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La
Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los
actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes
a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de
Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos
Nº1
no tienen que ser publicados en el SECOP…”. de los Documentos que se relacionan a
continuación:
N° DE INFORMES DE SUPERVISION
53
CONTRATO
Página
secop.
Nº 1612300764 No se evidenció informes o acta de supervisión sobre la ejecución del
Página
(Fredy García contrato según lo pactado en la minuta contractual y que a su vea debían
Ramírez) ser publicados en la página del secop.
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
7.5 RECOMENDACIONES
Sería pertinente que la SECRETARÍA DE GOBIERNO realizara seguimientos a la
documentación cargada en el aplicativo “SIA – OBSERVA” teniendo en cuenta que para
la vigencia 2016 se presentaron algunos inconvenientes en la plataforma, con el fin de
N°1
que la información registrada sirva de evidencia a las auditorías realizadas por los entes
de control, es de anotar que los contratos de 2017 no presentan ninguna falencia por lo
que deben estar debidamente registrados por cada secretaría.
Sería adecuado que dentro de los expedientes contractuales se evite el uso de papel
reciclable teniendo en cuenta que son la memoria institucional y pueden ser requeridos
por cualquier órgano de control, se recomienda utilizar otro tipo de prácticas amigables
N°2
con el medio ambiente como imprimir a doble cara toda vez que dentro de la auditoria
se pudo observar que pese a la recomendación realizada en el informe final de la vigencia
2016, aun se sigue presentando.
Sería adecuado que el profesional responsable del manejo de la contratación estatal
revisara la documentación antes de ser firmada por el Ordenador del gasto, toda vez que
se observó durante el proceso auditor que la firma del Secretario en algunos documentos
N°3
queda en una hoja aparte, teniendo en cuenta esta recomendación se podrían evitar
problemas futuros de tipo legal, así mismo manejar con cuidado la documentación que
hace parte del procesos contractual pues se encontraron documentos sin firma.
Sería pertinente que la Secretaría de Gobierno revisara las Minutas Contractuales en la
N°4 Cláusula de Supervisión toda vez que los Numerales 6 y 8 se refieren a la misma
obligación de presentar informes de la ejecución de los Contratos.
8. PRESUPUESTO
Auditor del Proceso:
Firma del Auditor
TERESA PEREZ PATIÑO
Criterios: Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 080 de enero 28 de 2016, “Por el cual se
modifica el Decreto de Liquidación del Presupuesto de Renta y Gastos de la actual vigencia”.
Decreto 111 de 1996 -Régimen de Contabilidad Pública – Manual de Procedimientos,
Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable – Contaduría General de la Nación.
Revisión órdenes de pago generadas y elaboradas por la Secretaría de Gobierno, año 2017.
SECRETARIA DE GOBIERNO
EJECUCION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2016
PRESUPUESTO % PRESUPUESTO %
DENOMINACION
DEFINITIVO PARTICIPACION COMPROMETIDO EJECUCIÓN
Funcionamiento 7.522.223,00 0,09% 6.864.517,00 91,26%
Inversión 8.230.619.955,00 99,91% 7.311.666.789,91 88,83%
TOTAL 8.238.142.178,00 100,00% 7.318.531.306,91 88,84%
56
Página
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE GOBIERNO
DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO POR FONDOS 2016
PRESUPUESTO % PRESUPUESTO %
DENOMINACION
DEFINITIVO PARTICIPACION COMPROMETIDO EJECUCIÓN
Fondos Comunes 1.351.678.648,00 16,41% 1.344.207.183,24 99,45%
R/Bce Fondos
Comunes 115.000.000,00 1,40% 106.054.319,51 92,22%
TOTAL FONDOS
COMUNES 1.466.678.648,00 17,80% 1.450.261.502,75
Fuentes
Especiales 2.265.000.000,00 27,49% 1.522.888.443,81 67,24%
R/Bce Fuentes
Especiales 4.506.463.530,00 54,70% 4.345.381.360,35 96,43%
TOTAL FUENTES
ESPECIALES 6.771.463.530,00 82,20% 5.868.269.804,16
TOTAL 8.238.142.178,00 100,00% 7.318.531.306,91 88,84%
SECRETARIA DE GOBIERNO
EJECUCION PRESUPUESTAL A SEPTIEMBRE 30 DE 2017
PRESUPUESTO % PRESUPUESTO %
DENOMINACION
DEFINITIVO PARTICIPACION COMPROMETIDO EJECUCIÓN
Funcionamiento 8.125.000,00 0,08% 7.794.477,00 95,93%
Inversión 10.541.465.475,00 99,92% 3.953.707.880,01 37,51%
TOTAL 10.549.590.475,00 100,00% 3.961.502.357,01 37,55%
57
Página
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE GOBIERNO
DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO POR FONDOS 2017
PRESUPUESTO % PRESUPUESTO %
DENOMINACION
DEFINITIVO PARTICIPACION COMPROMETIDO EJECUCIÓN
Fondos Comunes 1.894.125.000,00 17,95% 965.558.647,65 50,98%
R/Bce Fondos Comunes 1.264.105.563,00 11,98% 862.891.875,00 68,26%
TOTAL FONDOS COMUNES 3.158.230.563,00 29,94% 1.828.450.522,65
Fuentes Especiales 6.239.650.315,00 59,15% 1.594.285.857,69 25,55%
R/Bce Fuentes Especiales 1.151.709.597,00 10,92% 538.765.976,67 46,78%
Registro de los proyectos que presentan ejecución por debajo de 50%, los cuales afectan la
gestión presupuestal.
SECRETARÍA DE GOBIERNO
EJECUCION PRESUPUESTAL A SEPTIEMBRE 30 DE 2017
PRESUPUESTO % PRESUPUESTO
DENOMINACION % EJECUCIÓN
DEFINITIVO PARTICIPACION COMPROMETIDO
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana 70.000.000,00 1,09% - 0,00%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana 481.084.813,00 7,46% - 0,00%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana 13.915.187,00 0,22% - 0,00%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana
Apoyo Electoral 15.000.000,00 0,23% 3.062.880,00 20,42%
Apoyo, seguridad y
58
Convivencia Ciudadana
Página
Convivencia Ciudadana
(Imp. Telef) 120.000.000,00 1,86% 39.930.560,22 33,28%
Página
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana-
CIC(Fonsecon) 100.700.000,00 1,56% - 0,00%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana
(Imp.tel) 15.000.000,00 0,23% - 0,00%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana-
CIC(Fonsecon) 11.300.000,00 0,18% - 0,00%
Reparación integral
ciudadano habitante de
Calle (5% OBRA) 41.483.370,00 0,64% 1.483.370,00 3,58%
Fortalecimiento Cultura
Ciud. e Interv. Social
(MP) 4.000.000,00 0,06% - 0,00%
Registro Nacional de
Medidas
Correctivas(MP) 1.500.000,00 0,02% - 0,00%
Fortalecimiento Cultural
Ciudadana e Interv.
Social (5% OP) 250.000.000,00 3,88% 47.000.000,00 18,80%
Fortalecimiento Cultura
Ciud. e Interv. Social
(MP) 4.500.000,00 0,07% - 0,00%
Apoyo, seguridad y
convivencia ciudadana 386.475.379,00 6,00% 115.965.500,00 30,01%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana
(5% OP) 70.000.000,00 1,09% 13.178.992,00 18,83%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana
(5% OP) 300.000.000,00 4,65% 46.484.700,00 15,49%
Apoyo, seguridad y
Convivencia Ciudadana
60
Para el año 2017 la Secretaría de Gobierno ha generado 131 órdenes de pago de las cuales
se han devuelto 47, para un porcentaje de efectividad del 64%.
Se realizó verificación del cargue de los rubros presupuestales en el aplicativo SIA OBSERVA
de la Contraloría General de Manizales, arrojando inconsistencias las cuales fueron reportadas
al funcionario designado para llevar a cabo la corrección pertinente.
8.5 RECOMENDACIONES:
Es importante aplicar las diferentes hojas de chequeo, según corresponda, a las
órdenes de pago, toda vez que se pudo evidenciar en el proceso auditor, alta
N°1 devolución de órdenes de pago sin el lleno de los documentos requeridos para la
entrega en la Tesorería municipal, situación que genera reproceso y desgaste
administrativo.
Es importante plantear acciones efectivas tendientes a ejecutar de manera eficiente
los recursos asignados a la Secretaría de Gobierno en el Presupuesto de Gastos
N°2
para el año 2017, toda vez que se pudo evidenciar en el proceso auditor, que a
septiembre 30 del año en curso, la ejecución está en el 37.55%, lo que muestra
debilidad en la planeación presupuestal de la Secretaría.
Decreto Nacional Nro. 943 del 21 de Mayo de 2014, expedido por el Departamento
Administrativo de la Función Pública, en el cual se actualiza el “Modelo Estándar de
61
Noventa y siete (97) Encuestas del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.
Ochenta y cinco (85) funcionarios de noventa y uno (91 encuestados, declaran que sí son
concordantes las actividades que desempeñan en el cargo con el Manual de Funciones y
Competencias Laborales y consideran que el conocimiento adquirido en las capacitaciones
sí ha respondido a sus necesidades como servidores públicos.
Ochenta y cuatro (84) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, manifiestan que sí
conocen como contribuyen desde su puesto de trabajo con la Misión, Visión y Objetivos
Institucionales de la Alcaldía de Manizales y declaran que sí logran detectar las posibles
desviaciones en su proceso y realizar los correctivos necesarios para obtener la mejora
continua del cargo sin que el Jefe Inmediato lo ordene.
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Ochenta y uno (81) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, creen que los
Página
Setenta y siete (77) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, declaran que sí
realizan el respectivo seguimiento y control a los Indicadores.
Setenta y seis (76) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, confirman que su Jefe
Inmediato sí realiza cronogramas de trabajo y a su vez realiza seguimiento al mismo.
Setenta y cinco (75) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, confirman que dentro
del proceso de Inducción o Re inducción sí les fueron socializados los derechos y deberes
que tienen como servidores públicos.
Setenta y cuatro (74) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, declaran que en las
Evaluaciones de Desempeño sí les tienen en cuenta todas las funciones realizadas en el
cargo que desempeñan, consideran que sí son eficientes los mecanismos implementados
por la Alcaldía de Manizales para la recolección de sugerencias, quejas, reclamos o
denuncias de la ciudadanía y confirman que sí participan en las Audiencias de Rendición de
Cuentas a la Ciudadanía del Señor Alcalde.
Setenta (70) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, manifiestan que en el último
año sí les socializaron las metas, proyectos y programas que desarrolla la Alcaldía de
Manizales en cumplimiento al Plan de Desarrollo.
Sesenta y nueve (69) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, manifiestan que sí
realizan seguimiento constante a las acciones planteadas en los Planes de Mejoramiento.
Cincuenta y dos (52) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, manifiestan que en
el último año sí les socializaron el Código de Ética, los valores y principios de la Alcaldía de
Manizales.
Aspectos a Mejorar:
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Sesenta (60) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, declaran que no participan
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Cuarenta y cinco (45) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, declaran que su
área de trabajo no cuenta con los recursos físicos, humanos y financieros suficientes para
cumplir con los objetivos trazados.
Treinta y cinco (35) funcionarios de noventa y uno (91) encuestados, declaran que no
realizan periódicamente copias de seguridad de la información que se genera desde sus
puestos de trabajo.
9.4 HALLAZGOS
Se evidenció en la Encuesta del Modelo Estándar de Control Interno - MECI que treinta
y cinco (35) funcionarios de la Secretaría de Gobierno no realizan copias de seguridad
de toda la información y del correo electrónico institucional inherente al cargo, al área,
al proceso y a la entidad, de acuerdo a las indicaciones establecidas en los
N°1
procedimientos tecnológicos; incumpliendo así, con los lineamientos requeridos en el
Artículo 22 de la Política de Gestión y Seguridad Informática según el Decreto
0160 del 25 de Abril de 2014 “Por el cual se adopta la Nueva Plataforma Estratégica
de la Administración Central del Municipio de Manizales”.
9.5 RECOMENDACIONES
Nuevamente se le recomienda al Secretario de Despacho y líderes de los procesos,
involucrar a todo el equipo de trabajo de la Secretaría en la socialización y actualización
del Mapa de Riesgos, con el fin, de dar a conocer los seguimientos y controles que se
deben realizar, toda vez que éste hace parte de las políticas internas que se encuentran
N°1 establecidas por la Administración Municipal y que son importantes para el desarrollo y
mejoramiento continuo del proceso; además, porque son ellos quienes en la práctica
conocen qué actividades están mayormente expuestas al Riesgo. Lo anterior, debido a
que se evidenció en la Encuesta MECI, que sesenta (60) funcionarios de la Secretaría
no participan en el seguimiento y control del Mapa de Riesgos.
Sería adecuado, que el Secretario de Despacho de la Secretaría de Gobierno, solicite a
la Oficina de Gestión de Calidad campañas de socialización sobre temas como Política
de Administración del Riesgo, con el fin, de que se conozcan los lineamientos a aplicar
por los funcionarios para liderar la gestión, mitigación y minimización de la
N°2
materialización de los riesgos y con ello poder continuar con la consecución óptima de
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evidenció en la Encuesta MECI que a cincuenta y cinco (55) funcionarios no les han
socializado dicha Política.
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
Es conveniente, que el Secretario de Despacho, analice con los funcionarios al interior
de su Secretaría, las prioridades y necesidades, respecto a los recursos físicos, humanos
y financieros que están siendo insuficientes, según los resultados arrojados en la
Encuesta MECI y que de alguna manera impiden el buen desarrollo de las actividades
N°3
diarias, con el fin, de aplicar los correctivos necesarios y de esta forma cumplir
eficientemente con los objetivos propuestos. Lo anterior, debido a que se evidenció que
cuarenta y cinco (45) funcionarios declararon que su área de trabajo no cuenta con
estos recursos.
AUDITORIA No.10-2017
SECRETARÍA DEL DEPORTE
TEMAS AUDITADOS HALLAZGOS RECOMENDACIONES
PLAN DE MEJORAMIENTO – HALLAZGOS
9 2
QUE PERSISTEN
GESTIÓN ELECTRÓNICA DOCUMENTAL
0 2
Y PQRS
RIESGOS 1 4
CUMPLIMIENTO DE METAS E
1 6
INDICADORES
CONTRATACION 0 4
PRESUPUESTO 0 2
MECI 1 3
SERVICIO 2 2
TOTAL 14 25
encontrados incluyendo los que persisten, estarán sujetos de suscribirse en un nuevo Plan de
Página
Mejoramiento.
INFORME FINAL AUDITORIA INTERNA N° 16 -2017
SECRETARIA DE GOBIERNO
Atentamente,
66
Página