A NÁLISIS DE C ALIDAD

UTILIZANDO
D ASHBOARDS CON
P OWER B I
Taller Sistemas de la Información I - GRUPO 5

Integrantes:
Diego Irribarra – Katherine Jofre – Priscila Rosello – José Villafaña
11/09/2018
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Contenido
I. RESUMEN .......................................................................................................................... 2
II. CONTEXTO GENERAL Y PROBLEMÁTICA ................................................................. 3
III. OBJETIVOS ................................................................................................................... 3
IV. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ................................................................... 4
1. Categorías de productos ................................................................................................. 4
2. Proveedores .................................................................................................................... 4
3. Áreas productivas .......................................................................................................... 4
4. Defectos ........................................................................................................................... 4
5. Operadores...................................................................................................................... 4
6. Camionetas ..................................................................................................................... 5
7. Productos Inventariados ................................................................................................ 5
8. Falla ................................................................................................................................ 5
V. MODELO DE ENTIDAD RELACIÓN .............................................................................. 6
VI. MODELO DIMENSIONAL ........................................................................................... 7
MICROSOFT EXCEL ......................................................................................................... 7
SQL SERVER ...................................................................................................................... 9
POWER BI ........................................................................................................................ 14
VII. ANÁLISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES .......................................................... 15
Transformaciones en Power BI ........................................................................................ 15
Medidas Calculadas .......................................................................................................... 17
Dashboard e Informes ...................................................................................................... 18
Reportes Generales ........................................................................................................... 19
Defectos ............................................................................................................................. 19
Tiempo Indisponibilidad ................................................................................................... 21
Planta ................................................................................................................................ 22
Comparación con el periodo del año anterior .................................................................. 23
Recomendaciones .............................................................................................................. 25

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Análisis de Calidad utilizando

Dashboards con Power Bi
Taller Sistemas de la Información I - GRUPO 5

I. RESUMEN

Uno de los elementales problemas que está teniendo la compañía tiene relación con la
calidad de los productos ofrecidos por los proveedores; el principal inconveniente radica en
que las partes y piezas presenta un número indeterminado de defectos que a la vez generan
inactividad en los procesos debido a las fallas presentadas, afectando la confiabilidad del
proceso y junto con ello la rentabilidad de la firma.

El objetivo de este análisis es generar un reporte de los proveedores y fallas, con la finalidad
de generar una propuesta de mejora que permita disminuir las incidencias en los próximos
años respecto a los defectos presentados en los repuestos.

Se trabajó con distintas herramientas disponibles de los programas Microsoft, tales como,
Excel, SQL Management Server
y Power BI Desktop;
primeramente se detectó que la
cantidad de información
“Generar una propuesta de
adquirida para el análisis fue
demasiada debido a que ésta es mejora que permita disminuir
proporcionada por diferentes las incidencias en los próximos
áreas de la empresa, lo que
generó problemas de integridad
años respecto a los defectos
y duplicidad en la información, presentados en los repuestos”
además, de diferentes versiones
en los datos, sin embargo para
evitar lo mencionado se procedió
a centralizar la información en una base de datos SQL server; a continuación se realizó un
levantamiento de los datos para la correcta tipificación y cuantificación de éstos, así como
también un modelo relacional y dimensional para el análisis de la información.

En el Programa Power BI se realizaron los respectivos reportes con la información del

modelo entidad relación y con el modelo dimensional, estos reportes se hicieron analizando
distintas variables como los defectos, los minutos de indisponibilidad, comparación con
periodos anteriores, etc. Se logró proponer distintas recomendaciones asociadas a los
proveedores, los procesos productivos, tiempos de entrega, productos rechazados, recursos
humanos, todos estos detallados mucho mejor en la sección “Recomendaciones”.

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II. CONTEXTO GENERAL Y PROBLEMÁTICA

La Gerencia de Abastecimiento de una compañía minera de la región ha detectado ciertos

inconvenientes con la calidad de los productos ofrecidos por los proveedores; como analistas
de calidad tenemos el desafío de procesar, analizar la información entregada y proponer ante
la oficina gerencial mejoras que permitan disminuir estos sucesos en los próximos años.

Uno de los grandes problemas administrativos que tiene la minera hasta el momento es que
gran cantidad de la información está contenida en planillas Excel por diversas áreas, lo cual
genera duplicidad de información, diferentes versiones de los datos causando dificultad para
analizar datos recientes, problemas de integridad en la información y un sinnúmero de
problemas adicionales.

III. OBJETIVOS

 Generación de un modelo relacional respecto a la problemática presentada.

 Crear una base de datos en SQL Server con la información adquirida indicando
Primary Keys y Foreign Keys.
 Realizar un reporte de los análisis realizados y finalmente proponer
recomendaciones a la gerencia respecto de que acciones tomar en el corto y largo
plazo.

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IV. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

1. Categorías de productos
 Eléctricos
 Logísticos
 Materiales y componentes
 Mecánicos
 Empaquetados
 Bienes y servicios

2. Proveedores
Son en total 328, se conoce la siguiente información:

 Razón social
 RUT
 País
 Dirección
 Teléfonos
 E-mail de contacto
 Teléfono de contacto
 Número de proveedor
 Fecha de inicio en la compañía

Es importante destacar que ningún proveedor provee las 6 categorías de productos.

3. Áreas productivas
Son en total 24, se conoce la siguiente información:

 Nombre
 Encargado
 Ubicación

4. Defectos
Se tiene un registro de los tipos de defectos que normalmente se presentan en los
productos (roto, incompleto, problemas de olor, pintura, desviaciones de color, etc.), a
cada defecto se le ha asignado:

 ID
 Descripción
 Cantidad de veces ocurridas

5. Operadores
Se conoce la siguiente información de los operadores que han detectado fallas a lo largo
de los años:

 RUT
 Nombre y Apellidos
 Fecha de Nacimiento
 Estado Civil
 Género
 Nacionalidad

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 Fecha de Contratación
 E-mail
 Dirección
 Teléfono
 Tipo de Contrato (Fijo/Indefinido)
 Área de Trabajo (Son 8 en la compañía)

6. Camionetas
Éstas están sujetas a un contrato de arriendo y si alguna falla la empresa dueña de los
vehículos realiza la mantención o el reemplazo correspondiente, se tiene la siguiente
información de cada una:

 Patente
 Área asignada
 Persona a cargo
 Color
 Marca
 Modelo

7. Productos Inventariados
Se conoce la siguiente información de cada uno de los productos en bodega:

 Código de producto
 Nombre corto
 Descripción
 Material
 Cantidad de unidades en stock
 Proveedor

8. Falla
El registro de todas las fallas ocurridas a los productos cuenta con la siguiente
información:

 Pieza que falló

 Fecha de la falla
 Tiempo de inactividad generado

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V. MODELO DE ENTIDAD RELACIÓN ID Defecto
_

DEFECTO
ID 1
Tipo_Defecto
Orden ID Planta Estado Proveedor ID ID Tipo_Material

TIPO DEFECTO PLANTA PROVEEDOR TIPO MATERIAL

1 1 1 1

N N
N

N MÉTRICAS N
N N
N

ID
RUT_Empleado

1 1 Verificador
FECHA EMPLEADO Nombre_Empleado
N N
Fecha

ID 1
1 N
CATEGORÍA ÁREAS CARGO

Subcategoría ID ID Nombre_Area ID Cargo

VI. MODELO DIMENSIONAL

MICROSOFT EXCEL

La información del archivo de Excel que contiene el modelo dimensional proporcionado fue
modificada para el posterior ingreso de datos en SQL Server, en total fueron 11 tablas de
las cuales se concatenaron cada una de sus columnas, aquellas que son solo datos numéricos
se referencian de manera normal, de lo contrario si son datos texto o alfanumérico se
referencian con comillas simples al inicio y final.

En el caso de que el dato sea de tipo fecha se procede a utilizar la función texto para convertir
el dato al formato “yyyymmdd” el cual indica que se quiere obtener el año, mes y día
respectivamente, después se concatena con comillas simples al inicio y final por tratarse de
un dato tipo fecha.

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Por ejemplo, en la tabla “Empleados” se consideró el Rut como un dato numérico y el digito
verificador como un texto, se concatenó de la siguiente forma:

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SQL SERVER

El objetivo de utilizar este programa es la creación de un repositorio centralizado para

ingresar los datos que se tiene en Microsoft Excel.

Paso 1:

Se crean las tablas, cada una contiene información ya sea de tipo “Int” (Datos numéricos
exactos que utilizan datos enteros), “Nvarchar” (Datos en formato unicode) o Fecha. En el
caso de que sea de tipo “Nvarchar” se coloca entre paréntesis la longitud que podrá tener
como máximo.

Además, cada tabla debe contener un “Primary Key”, es decir, una clave primaria que
identifique de manera única cada fila de la tabla, la columna definida como clave primaria
debe ser un valor único y no puede ser nulo; cada tabla también puede contener un “Foreign
Key”, la cual es una clave externa que sirve para señalar que existe una relación con otra
tabla, finalmente existen columnas que no serán ninguna de las antes mencionadas, éstas
se ingresan simplemente indicando su tipo (Int, Nvarchar, etc.).

La información fue ingresada de la siguiente manera:

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Para saber si la ejecución de las tablas se realizó de forma correcta después de hacer clic en
“Ejecutar” se debe mostrar en el cuadro inferior un mensaje que diga “Commands
completed successfully” (Comando ejecutado exitosamente).

Paso 2: Se ingresan los datos en las tablas, con el código “Insert into NombredeTabla
values”, es aquí donde se copian los datos concatenados de cada una de las tablas del
archivo de Microsoft Excel.

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Las tablas “Fechas” y “Métricas” cuentan con 1096 y 6145 filas respectivamente, esto
ocasionó que se separaran los datos, es decir, se ingresaron en distintos “insert” debido a
que SQL Server solo deja insertar 1000 filas como máximo en cada tabla, se escribe el código
de la siguiente manera:

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Al seleccionar todos los “insert” y hacer clic en “Ejecutar” debe salir un mensaje en el cuadro
inferior que diga “x rows affected” para cada tabla.

Para verificar que todos los datos fueron ingresados en cada una de las tablas, se puede ir a
la carpeta de las tablas, hacer clic derecho sobre la tabla a consultar y seleccionar “Top 1000
rows”, se abrirá una pestaña con los primeros 1000 datos. Se consultó para las tablas que
tenían más de 1000 filas (Fechas y Métricas), se realizó de la siguiente manera:

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POWER BI
Con el programa POWER BI se pretende realizar el análisis de los datos, conectando los
datos desde el servidor de SQL.

Paso 1: Se abre el programa POWER BI, y en el menú “Home” se selecciona “Get Data”.

Paso 2: Se abre otra ventana en la cual se tiene que colocar el nombre del servidor, en este
caso el servidor es “coloso.disc.ucn.cl,587”, se hace clic en “Ok” y Power BI se conecta con
SQL Server.

Paso 3: Para obtener los datos vamos a la pestaña “Edit Queries” y seleccionamos la base
de datos que creamos en SQL Server y a continuación seleccionamos todas las tablas
necesarias para los análisis y generación de reportes.

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VII. ANÁLISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES

Una vez seleccionadas las tablas, éstas se visualizan de la siguiente manera:

Transformaciones en Power BI

La realización de transformaciones en las tablas se realizó con la opción “New Column” de

la pestaña “Modeling” del Menú, éstas fueron las siguientes:

 Tabla “Fecha” se añadieron 4 columnas y se utilizaron funciones para extraer el Año,

Número del mes, Número de la semana del año y Nombre del mes.

 Tabla “Planta” se añadió una columna en la que con la función “Concatenate” se

unieron las columnas “Planta” y “Estado”.

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 Tabla “Empleados” se añadió una columna con el Rut completo, es decir, se

concatenó la columna “Rut” y “Digito_Verificador”. Además, también se separó la
columna “Nombre_Empleado” en dos columnas “Nombre” y “Apellido”.

 Tabla “Cargo” se añadió una columna llamada “Rango”, con la condicionalidad de

que, si el cargo es Jefe de Área, Asesor Financiero o Ingeniero, el Rango será
“Supervisor”, más si el cargo es Operador de Máquinas, Chofer, Eléctrico, Mecánico
u Operador grúa, rango será “Operador”; esto se realizó de la siguiente forma:

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Medidas Calculadas

La obtención de medidas se realiza en el menú “Modeling” con la opción “New Measure”, se

calcularon las siguientes medidas en la tabla “Métricas” específicamente:

 Cantidad Total de Defectos: Se utilizó la función “Sum” para calcular el total de

defectos registrados en los productos.

 Cantidad total de defectos SPLY: Se utilizó la función “Calculate”, “Sum” y

“SamePeriodLastYear” para calcular la cantidad total de defectos encontrados en el
mismo periodo del año pasado.

 Reporte total de defectos: Se utilizó la función “Calculate” y “Count” para calcular la

cantidad de veces que se reportaron defectos, poniendo como restricción que cuente
los registros que sean distintos de cero.

 Minutos totales de indisponibilidad: Para calcular los minutos totales que los
defectos causaron algún tipo de indisponibilidad, se utilizó la función “Sum”.

 Minutos totales de indisponibilidad SPLY: Se utilizó la función “Calculate”, “Sum”

y “SamePeriodLastYear” para calcular los minutos totales de indisponibilidad para
el mismo período del año pasado.

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Dashboard e Informes

El programa POWER BI cuenta con 3 Áreas, la primera consiste en el “Dashboard” el cual

permite agrupar, filtrar y cuantificar la información a través de tablas, gráficos, mapas,
etiquetas, etc., que sirve para el correspondiente análisis que se necesita realizar. En la
siguiente parte se pueden visualizar las tablas importadas desde SQL Server y por último
en la tercera división se muestra la relación que existe entre todas las tablas junto a todos
sus componentes.

Dashboard

Tablas

Diagrama de entidad relación

Generamos 5 Informes en el Área de Dashboard:

 General
 Defectos
 Tiempo Indisponibilidad
 Planta
 Comparación con el periodo del año anterior

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Reportes Generales
Se generaron dos reportes, de tal manera que abarca un resumen de los aspectos más
importantes que se necesitan conocer.

 Cantidad Total de Defectos por Proveedor: Se presenta un ranking de los 10

proveedores con la mayor cantidad de defectos.

Defectos

 Cantidad total de defectos: La cantidad de defectos

que se tiene es de aproximadamente 56 millones lo cual
es una cifra considerable a la hora de pensarlo en
términos monetarios como perdida para la compañía
debido a reprocesos, reparaciones o simplemente
desechos.
 Cantidad total de defectos por tipo de material: Se puede apreciar que el
material con mayor defecto son las materias primas (15 millones), seguido de las
etiquetas y el cartón (8 millones).

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 Cantidad total de defectos por tipo de material y tipo de defecto: Existe tres
tipos de errores: Impacta, No impacta y Rechazado, siendo este último el que tiene
la mayor cifra lo cual rodea los 20 millones, seguido muy cerca de los otros dos tipos.

 Cantidad total de defectos, de reportes de defectos y de minutos de

indisponibilidad por categoría: Muestra la relación de tiempo de
indisponibilidad entre la cantidad de reportes y la cantidad de defectos por cada
categoría.

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Tiempo Indisponibilidad

 Cantidad total de minutos de indisponibilidad: El tiempo total que pasa el

proceso detenido por falta de recursos disponibles es de 139000 minutos, lo que
aproximadamente son 387 horas.

 Cantidad de minutos de indisponibilidad por proveedor y categoría:

La siguiente tabla presenta la información del tiempo de indisponibilidad que existe
por cada proveedor y el servicio que presta. Debido al gran número de proveedores
se agregó un filtro del tipo de servicio para facilitar la visualización de los datos y
así analizar la información en base a la necesidad requerida.

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 Cantidad total de minutos de indisponibilidad por tipo de material: Se

aprecia que el material que presenta más tiempo de indisponibilidad es el material
corrugado con aproximadamente 53000 minutos

Planta

 Cantidad Total de minutos de indisponibilidad por planta: Análisis de las

plantas con mayor tiempo de indisponibilidad, y quien lidera este campo es
Springfield con cerca de 18000 minutos.

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Comparación con el periodo del año anterior

 Comparación de registro de defectos de un año versus el anterior: En el año

2013 se presentó un 45, 28% de cantidad de reportes, en base al total de 4900 y el
siguiente año aumentaron la cantidad de registros en un 9,44%, pero manteniendo
un balance sin cambios muy bruscos.

 Comparación de cantidad total de defectos de un año versus el anterior: Se

puede observar la cantidad de defectos por año que existen.

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 Comparación de tiempo de indisponibilidad de un año versus el anterior:

Al igual que en el análisis anterior se aprecia el tiempo de indisponibilidad por
año.

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Recomendaciones

Generales

Al analizar los datos, se observa una gran cantidad de defectos por tipo de material,
concentrados en su mayoría en solo 5 tipos diferentes, los cuales están generando
demasiado tiempo de indisponibilidad, retrasando las actividades, reduciendo la
productividad y eficiencia de todos los departamentos en cada planta de la empresa,
afectando principalmente a Logística, Empaque y Mecánica.

Sumado a esto, se ve una tendencia al aumento del número de defectos en

comparación al periodo anterior, por lo que se recomienda tomar acción en puntos
críticos de las operaciones de la empresa.

Específicas

Reevaluar los contratos con los proveedores, exigiendo estándares de calidad con los
existentes o negociando con nuevos, de manera de disminuir las pérdidas
económicas y productivas asociadas a los desperfectos de los materiales provistos.

Estudiar, evaluar y de ser necesario rediseñar los procesos productivos de cada

planta. Es necesario estudiar procesos, tareas, tiempos, maquinaria, herramientas
y trabajadores de los departamentos que han presentado mayor tiempo de
indisponibilidad, de manera de detectar fallas de planificación y oportunidades de
mejora.

Definir, mejorar o implementar mecanismos de monitoreo y control para las

actividades y variables críticas encontradas en el análisis previo.

Fijar objetivos en cuanto a las métricas seleccionadas, tales como crecimientos en la

cantidad de defectos y en el tiempo de indisponibilidad, sumado a cualquier otro
relevante encontrados en el análisis.

Reutilizar los productos rechazados, de manera de disminuir el costo por material

perdido y recuperar el costo marginal. Además, analizar los tiempos de entrega de
materiales (Lead Time).

Establecer canales de información con los trabajadores, dándoles a conocer la

importancia de los objetivos planteados por la organización e involucrándolos
activamente en el proceso de mejora

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