Planilla de cálculo APUNTE

El siguiente texto tiene como objetivo formaliza y ampliar los temas trabajados en
clase. No se trata de un reemplazo de la carpeta, ni de los apuntes que el alumno debe
tomar en la clase.

PLANILLA DE CÁLCULO

DEFINICIÓN

Se llama planilla de cálculo a un sistema o conjunto de programas que tiene como

objetivo la automatización de todas las tareas que el usuario puede realizar utilizando un
lápiz, goma de borrar, regla, hoja de papel y calculadora.

Más formalmente se denomina planilla de cálculo al sistema que cumple con las
siguientes funciones:

• administración de archivos
• manejo de impresión
• automatización de cálculos
• administración de consultas, simulando base de datos.
• representación gráfica de los datos
• formateo y tabulado de información
• combinación de planillas
• enlaces entre diferentes planillas

Las planillas de cálculo han ido perfeccionándose con el paso de los años y ac-
tualmente hay muchas en el mercado, pero las más difundidas son: LOTUS, QUATTRO
PRO (en sus versiones para DOS y para Windows), y por último la planilla Microsoft EX-
CEL, la cual está integrada al paquete de Office. Si bien todo lo que aprenderemos so-
bre planilla de cálculo en general y aplicable a las mayoría de ellas, tomaremos como
ejemplo la planilla de EXCEL.

EXCEL cuenta con la ventaja de relacionarse muy bien con el entorno de trabajo
que hemos estado estudiando hasta el momento. Al ser un producto de Microsoft, tiene
todas las características de una aplicación Windows y sus archivos son totalmente com-
patibles y combinables con aplicaciones como Word y Power Point; incluso podremos
reconocer algunos iconos comunes a todas estas aplicaciones.

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INTRODUCCIÓN

Al ingresar al EXCEL nos encontramos con la siguiente pantalla: Barra de fórmulas

Barra de menú
Barra de herramientas

Celda B2
Celdas de la fila 2

Celdas de la columna B

Celda activa Barra de estado Barras de desplazamiento

Como podemos apreciar, hay mucha información sólo en la pantalla de presenta-

ción. Antes de continuar veamos algunas definiciones.

• Matriz de entrada: es la cuadrícula en la cual trabajaremos. Está compuesta por un conjun-

to de celdas, las cuales conforman filas y columnas.
• Celda: se llama así a la intersección de una fila y una columna. El nombre de una celda está
formado por la letras de la columna a la cual pertenece y el número de la fila en la que se en-
cuentra. Por ejemplo la celda A 1, es la intersección de las columnas A y de la fila 1.
• Celda activa: se da este nombre a la celda en la cual se está trabajando. Esta celda activa
aparece en pantalla recuadrada.
• Fila: se llama de esta manera al conjunto de celdas que se denominan con el mismo número.
• Columna: se llama de esta manera al conjunto de celdas que se denominan con la misma le-
tra.
• Barra de menú: es el conjunto de comando que se encuentran en la primer línea de la panta-
lla, a igual que todas las ventanas de Windows, las ventanas de EXCEL cuentan con una ba-
rra de menú. Por lo general la lista de comandos que en ella aparece es : archivos. Edición,
ver, insertar, formato, herramientas, datos, ventanas y el signo de “?” para llamar al help del
programa.
• Barras de herramientas: las barras de herramientas al igual que las de Word, son modifi-
cables, removibles y personalizables. Se puede notar que dichas barras tienen muchos iconos
en como con los trabajados en Word.
• Barra de estado: es la línea en la cual se indica el trabajo que se está realizando, los mensa-
jes de error y las diferentes indicaciones al usuario.

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• Barra de fórmula: La barra de fórmulas cumple una doble función: en la parte izquierda in-
dica la celda activa y en la parte derecha muestra su contenido. Se utiliza para editar y corre-
gir el contenido de la celda activa. Hay distintas formas de acceder a las barra de fórmulas,
las dos más usuales son con el indicador del Mouse o con la tecla F12.

FORMATEO DE DATOS (O DE CELDAS)

Ingresar datos en una celda es sencillo, basta con activar la celda y luego escribir el dato que
se quiere ingresar. Existen distintos tipos de datos, los más comunes o más utilizados son los que
tienen formato numérico, los de formato de texto y las fechas.

FORMATO NUMÉRICO Y DE FECHAS.

Para dar formato a una celda basta con marcarla e ingresar al menú de formato, celda y allí
elegir numérico. Dentro de los formatos numéricos se pueden elegir distintos tipos como los de no-
tación científica, los de porcentajes, contables, indicando distintos tipos de monedas, con fracciones
cuyos operandos y operadores están compuestos por dígitos de distintas longitudes, y los formatos
generales como los números con una cantidad determinada de decimales. Los formatos también
pueden personalizarse, de esta manera el usuario puede determinar un formato que no existe en la
planilla.

Un formato particular de los numéricos, es el formato de las fechas y los formatos horarios.
Al seleccionar este tipo de formato aparece en la pantalla una cantidad de ejemplos para que el
usuario pueda seleccionar entre ellos el que más le convenga.

FORMATO DE TEXTO

El formateo de texto de una celda de EXCEL es similar a los formateos que podíamos reali-
zar en Word. Se puede elegir la fuente y el tamaño de los caracteres con los trabajaremos; de la
misma manera se puede seleccionar sus efectos de negrita, cursiva y subrayado; al igual que las mo-
dificaciones de colores.

Pero dentro de las celdas tenemos algunas particularidades con respecto a los formatos; en el
menú de alineación, podemos modificar tanto la alineación vertical como la orientación del texto
seleccionando alguno de las opciones que en el menú aparecen.

La opción de trabajar con retorno automático, nos permite escribir más de una línea en cada
celda.

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También podremos modificar los bordes de las celdas y el diseño, incorporando sombras o
tramados a la celda y distintos tipos de líneas para remarcarla. Todas estas opciones se encuentra n
en le menú de formato de las planilla de cálculo.

BLOQUE O RANGO

Se llama bloque o rango se celdas a un conjunto de celdas marcadas por el usuario las cuales
forman un cuadrado o un rectángulo. Cualquier conjunto de celdas que no cumpla con estas condi-
ciones, si bien pueden ser utilizados para realizar distintas tareas no se los considerará un bloque o
rango.

Los bloques o rangos se denominan con el nombre de las celdas de los vértices opuestos.
Por ejemplo, miremos la siguiente planilla:

A B C D E F G H I J
1
1
2 2
3
4
3
5
6

• El conjunto de celdas que representan al bloque “1” puede denominarse: A1 : B2 o A2 :B1

o B2 :A1 o B1 :A2.
• El conjunto de celdas que representan al bloque “2” puede denominarse: E2 :G2 o G2 : E2 .
• El conjunto de celdas que representan al bloque “3” puede denominarse : I3 :I6 o I6 :I3

El menor de los bloques que pueden macarse en una planilla es una celda, y el mayor bloque
el la planilla completa.

AUTOMATIZACIÓN DE CÁLCULOS

La mayor utilidad de una planilla de cálculo es la automatización de los cálculos, la ventaja

de poder cambiar los datos y que se actualicen los resultados sin necesidad de volver a calcularlos.
Para realizar los cálculos las planillas de cálculo nos brindan dos herramientas : las fórmulas
y las funciones.

• Las fórmulas son cálculos armados por el usuario en los cuales respetando la precedencia de
operadores puede realizarse cualquier tipo de cálculo.
• La funciones están predefinidas en las planilla de calculo y con ellas solo puede realizarse
algunos cálculos determinados. La finalidad de estas funciones es la de abreviar la notación
de celdas por parte de los usuarios y hacer mucho más rápida y cómoda la utilización de la
planilla.

EJEMPLOS
Miremos detalladamente la siguiente planilla:

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A B C D
1 Nombres Sueldo Premio Salario Familiar
2 Juan Pérez 360 75 50

• Para calcular el Sueldo final de Juan Pérez la fórmula a calcular es : “= B2 + C2 + D3”

• Esto representa la suma del sueldo, el premio y el salario familiar. Como puede verse lo que
intervienen en la formula no son las cantidades sino las celdas que las contienen, de esta
manera puede cambiarse el contenido de la celdas y el resultado será recalculado son necesi-
dad de volver a escribir la fórmula.
• Para resolver el mismo ejercicio pero con funciones la solución es “=suma(B2 :D2)”. Esta
formula realiza el mismo calculo que la formula anterior pero sintetiza la escritura cuando la
cantidad de celdas que intervienen es considerable. A diferencia de las fórmulas, las funcio-
nes sólo resuelven aquellas tareas para la cual fue programada, SÓLO PUEDE UTILIZAR-
SE LAS FORMULAS PROGRAMADAS. Las listas de funciones, así como sus argumen-

tos, es extensa y puede seleccionarse directamente con el icono que la representa .

1. ¿CÓMO SE ARMA UNA FÓRMULA O FUNCÍON?

1.1 El primer punto a tener en claro para armar una fórmula o función es lo siguiente: la
planilla calculará sólo aquello que el usuario le indique. El software no tiene la posibili-
dad de saber si lo que el usuario está calculando es realmente lo que se está buscando o se
equivoco en la formula o función. El único error que EXCEL puede detectar, son los erro-
res de sintaxis, pero no puede detectar errores de lógica, ya sea por descuido o por igno-
rancia del usuario. NADIE PODRÁ RESOLVER UN PROBLEMA CON LA PLANI-
LLA DE CÁLCULO SI PREVIAMENTE NO SABE RESOLVERLOS CON LÁPIZ Y
PAPEL.

1.2 El segundo paso es saber en que celda se quiere el resultado. En el momento de es-
cribir la fórmula o función, la celda activa debe ser aquella en la cual se quiere el resulta-
do.
1.3 Escribir la formula o función a calcular, teniendo siempre en cuenta que debe trabajarse
con las celdas y no con los datos que es ellas se encuentran. De esta manera podremos va-
riar los datos y sin modificar las fórmulas, obtendremos los resultados de calcular con los
nuevos datos. Para escribir la fórmula o funciones, y que estás sean calculadas y no escri-
tas en la celda debe comenzar con un signo matemático. Para hegemonizar el trabajo, to-
maremos como regla comenzar las fórmulas y funciones con el signo “=”.

2. ¿QUÉ SUCEDE AL COPIAR UNA FÓRMULA O UNA FUNCIÓN?

Al copiar una fórmula o función, la planilla de cálculo actualizará las celdas intervi-
nientes para que la fórmula o función puede calcularse en su nuevo destino. Por ejemplo,
una fórmula que fue armada en la celda C1 y calculaba =A1+B1; al ser copiada a la celda C2
se transforma en =A2+B2l. Como puede notarse, sigue realizando la misma tarea: suma las
dos celdas que de encuentran a la izquierda de la celda en la que se halla la formula.
Esta posibilidad de trabajar con una misma fórmula o función copiándola, se debe a
que las celdas o direcciones con las cuales trabajan, son relativas a la celda en la cual se en-
cuentra las fórmulas o funciones. Por esto se llama a este tipo de cálculo DIRECCIONA-
MIENTO RELATIVO.
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3. FUNCIONES MÁS UTILIZADAS

Todas las funciones tienen una estructura en común: = NOMBRE (ARGUMENTOS)

Todas las funciones comienzan con el signo “=”. El tema de los argumentos es más delicado, ya que
cada función puede tener un número variable de argumentos, lista de argumentos o de fórmulas o
funciones que se utilizan como argumentos. Veamos algunos ejemplos

NOMBRE DE LA FUNCIÓN: suma

ARGUMENTOS: puede tener cualquier cantidad de argumentos. Estos pueden ser una lista de
celdas, una lista de rangos, un rango, una lista de funciones, una lista de fórmulas, una lista de
fórmulas y funciones o cualquier otra combinación posible.

EJEMPLOS:

1. =SUMA(A1 :B2) (el argumento es un rango.)

2. =SUMA(A1 ;A2 ;B1 ;B2) (el argumento es una lista de celdas, cada uno de los elementos de
una lista debe estar separados por un punto y como.)
3. =SUMA(A1 :A2 ;B1 :B2)(el argumento es una lista de rangos, como toda lista los compo-
nentes están separados por puntos y comas)
4. = SUMA(A3+A2+A5+G5*S4 ;E3/U8 ;F5^2) (nuevamente el argumento es una lista, pero en
este caso es una lista de fórmulas. En estos casos se resuelve primero las fórmulas y luego la
función. Un detalle para destacar en este caso es la última fórmula F5^2, es esta formula el
contenido de la celda F5 será elevado al cuadrado. El signo ^ representa la potencia y 2 es
una constante ; todo número que interviene como tal en una formula o función es una cons-
tante ya que no va a variar cuando la formula sea copiada )

NOMBRE DE LA FUNCIÓN: promedio (calcula el promedio de sus argumentos)

ARGUMENTOS: el número de argumentos, a igual que en el caso de la suma, es variable. Estos

pueden ser una lista de celdas, una lista de rangos, un rango, una lista de funciones, una lista de
fórmulas, una lista de fórmulas y funciones o cualquier otra combinación posible.

EJEMPLOS :

1. =PROMEDIO(A1 :B2)
2. =PROMEDIO(A1 ;A2 ;B1 ;B2)
3. =PROMEDIO(A1 :A2 ;B1 :B2)
4. =PROMEDIO(SUMA(A2 :D3) ;SUMA(D4 ;D5 ;F4))
5. =PROMEDIO(SUMA(A1 :A3) ;54) (en este caso aparece, nuevamente, una constante,
54. Primero se calculará las función suma, y por último el promedio entre el resultado de
la función con la constante)
6. =PROMEDIO(A3+A2+A5+G5*S4 ;E3/U8 ;F5^2)

NOMBRE DE LA FUNCIÓN: contar (cuenta la cantidad de números que se encuentran entre sus
argumentos)

ARGUMENTOS: rango, lista, lista de rangos.

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EJEMPLOS:

1. =CONTAR(A1 :B2)
2. =CONTAR(A1 ;A2 ;B1 ;B2)
3. =CONTAR(A1 :A2 ;B1 :B2)

NOMBRE DE LA FUNCIÓN: max (encuentra el máximo valor entre sus argumentos)

ARGUMENTOS: rangos, listas y listas de rangos

EJEMPLOS:

1. =MAX(A1 :B2)
2. =MAX(A1 ;A2 ;B1 ;B2)
3. =MAX(A1 :A2 ;B1 :B2)

NOMBRE DE LA FUNCIÓN: min (encuentra el menor valor entre los argumentos)

ARGUMENTOS: listas, rangos y listas de rangos

EJEMPLOS:

1. =MIN(A1 :B2)
2. =MIN(A1 ;A2 ;B1 ;B2)
3. =MIN(A1 :A2 ;B1 :B2)

NOMBRE DE LA FUNCIÓN: entero (devuelve la parte entera del valor que encuentre en su ar-
gumento.)

ARGUMENTOS: A diferencia de las funciones anteriores, entero es una función que trabaja con
un sólo argumento. Puede ser una celda, una formula o una función.

EJEMPLOS:

1. =ENTERO(A1)
2. =ENTERO(D2+D3+D4+D5)
3. =ENTERO(SUMA(A3 :F5))

Direccionamiento absoluto y direccionamiento relativo

Hasta el momento estuvimos trabajando con direccionamientos relativos; esto significa que
al copiar una formula o función esta varia según el lugar al cual ase la copie. Este trabajo de actuali-
zar las fórmulas o funciones en base al destino de la copa es posible por el direccionamiento relativo
de sus celdas o direcciones.¿ Pero qué pasa cuando queremos copiar una formula y que este no var-
íe, o que parte de ella no varíe ? Esto también es posible en una planilla de cálculo gracias a las di-
recciones absolutas. Estas direcciones o celdas se indican en las fórmulas y funciones con el signo $
delante de la fila o columna que queramos fijar; de esta manera la formula o funcione podrá ser co-
piada sin que se modifique la celda o dirección. Vamos a aclarar esto con algunos ejemplos.

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Si en la celda D2 la fórmula es B2+C2 al ser copiada en distintas celdas va a variar de distintas

maneras:
En D1 : B1+C1 En D3 : B3+C3 En C2 : A2+B2 En E2 : C2+D2

Si la fórmula contiene direcciones absolutas el ejemplo anterior cambiaría de la siguiente manera.

• Fórmula original: =$B2+C2 que se encuentra en la celda D2.
En D1: $B1+C1 En D3 : $B3+C3 En C2 : $B2+B2 En E2 : $B2+D2

• Fórmula original: =B$2+C2 que se encuentra en la celda D2.

En D1: B$2+C1 En D3 : B$2+C3 En C2 : A$2+B2 En E2 : C$2+D2

• Fórmula original: =$B$2+C2 que se encuentra en la celda D2.

En D1: $B$2+C1 En D3 : $B$2+C3 En C2 : $B$2+B2 En E2 :
$B$2+D2

• Fórmula original: =$B$2+$C$2 que se encuentra en la celda D2.

En D1 : $B$2+$C$2 En D3 : $B$2+$C$2
En C2 : $B$2+$C$2 En E2 : $B$2+$C$2

Base de datos
INTRODUCCIÓN

Una de las principales aplicaciones de una planilla de calculo es la de trabajar como una base
de datos. Este manejo de base de datos, si bien no llega a la complejidad de los grandes lenguajes de
administración de bases de datos, permite al usuario hacer consultas sobre los distintos datos que
contiene la planilla. Vamos a ver a partir de hoy algunas pautas para el manejo de base de datos a
través de planilla de cálculo.

DEFINICIONES

• Base de datos: Es el conjunto de información relacionada entre sí, la cual ordenada en cam-
pos y registros es almacenada en un archivo.
• Registro: Es toda la información que contiene una base de datos sobre una misma entidad.
• Campo: Son los distintos datos que cada registro contiene sobre la entidad.
• Campo clave: Un campo clave es aquel a través del cual se organiza las búsquedas dentro
de la base

De otra manera podemos decir que:

el conjunto de campos que contienen los datos de una misma entidad, forman un
registro, y el conjunto de todos los registros forma una base de datos.

Veamos un ejemplo:
Vamos a realizar una base de datos que almacene la información de los clien-
tes de un vídeo club; la siguiente tabla representa la estructura de una base de datos que puede cum-
plir con tal fin. La estructura de las bases es comparable a un formulario vacío, el cual debe ser
completado respetando los espacios dados.

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Nombre y apellido Dirección Localidad Teléfono Nº de socio

En esta tabla podemos ver los campos marcados con líneas verticalmente y un registro marcado con
líneas horizontales.
Tener en cuenta que un campo es cada una de las celdas de la tabla por más que esta se en-
cuentra vacía. En el caso que el campo se encuentre vacío se denomina CAMPO NULO. (Aclara-
ción: el campo nulo no es lo mismo que un campo en blanco)

Esta es la representación de la base de datos completa: estructura y datos.

Nombre y apellido Dirección Localidad Teléfono Nº de socio

Juan López Anamí 1234 San Isidro 743-2587 1321
Pedro Madero Ameguino 345 Talar de Pacheco 792-3401 5646
Luis Pérez Perú 675 San Miguel 564-9909 5489
Ana Martínez Alvear 908 Tigre 749-1567 2354

En esta tabla los campos están representados por cada una de las celdas con fondo blanco.
Los registros son el conjunto de campos de una misma entidad, por ejemplo:

Juan López Anamí 1234 San Isidro 743-2587

es el registro perteneciente a Juan López, compuesto por cuatro campos: nombre y apellido; direc-
ción, localidad y teléfono.
En esta base de datos la entidad sobre la cual estoy trabajando es SOCIOS DEL VÍDEO
CLUB.
El campo clave será aquel por el cual busque algún dato dentro de la base, por ejemplo si
estoy buscando los datos de algún socio en particular el campo de búsqueda será el nombre y apelli-
do del socio; si lo que estoy buscando son los datos relacionados a un Nº de asociado seguramente
el campo clave es el Nº de socio.

Para aclarar el tema del campo clave veamos otro ejemplo:

En un directorio telefónico, o guía podemos saber el teléfono o la dirección de cualquier

abonado siempre y cuando conozcamos su nombre y apellido; en este caso el campo clave de la
base de datos GUÍA TELEFÓNICA es el nombre y apellido del abonado; es el campo en base al
cual se realiza la búsqueda.

Trabajos con base de datos.

ORDENACIÓN

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Para ordenar una base de datos se debe tener en cuenta cual es el campo en base al cual se
quiere ordenar la base de datos. Estos campos coinciden en un 90% de las veces con los campos
claves de una base.

En EXCEL los pasos para ordenar una base son :

1. Marcar como bloque el conjunto de registros que conforman la base. (este bloque NO debe con-
tener los títulos)

2. Ingresar en el menú DATOS, y dentro de DATOS seleccionar ORDENAR. La siguientes ventana

aparecerá en pantalla.

3. En el primer criterio hay que seleccionar la columna que contiene el campo en base al cual se
ordenará la base de datos. Seleccionar si el orden debe ser ascendente o descendente.

4. En caso de seleccionar un segunda criterio este entrara en funcionamiento solo el caso que el
campo seleccionado en el primer criterio se repita. (si el campo del primer criterio se repite se toma
como campo clave el seleccionado en el segundo criterio)

5. Si por error se marco dentro del bloque los títulos de los campos se puede solucionar el problema
indicando si “existe fila de encabezados”.

6. Al seleccionar “aceptar” la base será ordenada.

CONSULTAS:

Las consultas a una base pueden realizarse siempre y cuando se respete la sintaxis indicada
por la base de datos. Los filtros para consultar a la base de datos pueden ser automáticos o avanza-
dos.

¯ En los filtros automáticos basta con indicar el criterio de selección para cada campo, en la co-
lumna correspondiente. La información resultante quedará en la pantalla, sobre la base. Esto hace
que se puede realizar una sola consulta a la vez.

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¯ Los filtros avanzados requieren una mayor preparación de la base por parte del usuario pero se
pueden realizar un gran número de consultas sobre una misma base sin que se anulen una a otras
como en el caso de los filtros automáticos.

Para trabajar con filtros avanzados hay que dividir la pantalla en tres zonas: entrada, salida y de
criterios. La zona de entrada coincide con la base de datos, la zona de salida incluyen los títulos de
los campos que se desean en la salida y por último la zona de criterios que incluye todos los criterios
de la consulta.

En la siguiente pantalla, a la cual se llega entrando por DATOS, FILTROS, AVANZADOS,

en el lugar en el cual se marca las tres zonas pedidas.

RANGO DE LA LISTA: Indica la zona de entrada, coincide con la base de datos.

RANGO DE CRITERIOS: Indica la zona de los criterios de selección
COPIAR EN: Indica la zona de salida.
COPIAR EN OTRO LUGAR: Indica que el resultado de la búsqueda será copiado en otro lugar y
no sobre la base de datos.
Al seleccionar aceptar la lista de registros que cumplen con los criterios aparecerán en la zona de
salida.

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