ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS,

CASOS EMPRESARIALES
SIMULACRO EXAMEN FINAL OCTUBRE-DICIEMBRE 2018.

Nombre: _______________________________________________________Carné: ____________________________

Centro: _________________________________Día: _______________________Hora:___________Fecha:_________

Instrucciones generales:

 Resuelva cada parte del siguiente simulacro, basado a los contenidos de los cursos siguientes:

 Automatización de Procesos Administrativos 1.

 Automatización de Procesos Administrativos 2.
 Automatización de Procesos Administrativos 3.
 Implementación y Evaluación Administrativa 1.
 Implementación y Evaluación Administrativa 2.

 Tiempo para desarrollar el examen 1 hora.

PARTE TEÓRICA.

Instrucciones: De respuesta a cada uno de los siguientes enunciados:

1. Pearson destaca que las organizaciones poseen tres niveles organizacionales, los cuales usted
debió considerar al realizar su propuesta de organigrama, indique cuales son ellas:

2. Indique como mínimo tres principios de la organización que considero, en el diseño de su propuesta
de organigrama.

3. El tipo de organigrama por su alcance se subdivide según su función en:

4. Es el concepto base que se consideró para la propuesta de solución del caso, y el cual da la idea de
realizar algo de forma automática.

5. La automatización de procesos administrativos es un concepto amplio que debe considerar sus dos
elementos claves en la solución de problemas de tipo administrativo indique cuáles son estos:

6. ¿Qué es la ruta crítica y explique cómo fue determinada en la elaboración del diagrama de
CPM_PERT?

7. ¿Cuáles son los factores externos de la organización que influyen en su desempeño y logros de sus
objetivos?

8. ¿Cuáles son las tres preguntas claves que la estrategia pretende responder?

9. ¿Qué es el análisis estructurado?

10. ¿Qué es un diagrama de flujo de datos?

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PARTE PRACTICA:

INTRODUCCIÓN:

Las organizaciones exitosas en la actualidad, deben poseer los recursos que les permitan alcanzar sus
metas y objetivos, asimismo tener la capacidad de generar estrategias que orienten su desarrollo y utilizar
herramientas que les ayuden a mejorar su productividad. La automatización de procesos administrativos
tiene como finalidad el incremento de la productividad de las organizaciones mediante la implementación de
sus dos componentes: la sistematización y el equipamiento.

Por lo que en el presente simulacro de examen se busca comprobar los conocimientos adquiridos en los
distintos temas del área de APA; a continuación, encontrara las instrucciones para el desarrollo del problema
práctico.

EJERCICIO 1:

Antecedentes

En de 2008, nació la empresa El Súper Mueble de Oficina, esta es una empresa que actualmente tiene el
propósito de mejorar sus procesos y elevar su productividad, la cual le permitan tener un alto nivel
competitivo, con clientes internos como externos.

Sus fundadores, propietarios sin conocimiento alguno del negocio, decidieron formar la empresa por
iniciativa de un acaudalado amigo extranjero, quien además de ofrecer el capital para la empresa, contaba
con influencias extranjeras para obtener materias primas a precios sumamente bajos, lo cual representaba
un gran beneficio para una empresa que recién iniciaba operaciones.

Muy pronto atrajeron la atención del mercado consumidor. En pocos años sus ventas se fueron ampliando y
se convirtieron en distribuidores directos. En menos de 3 años sus ventas alcanzaron un alto volumen que
les proporcionaba altos índices de ganancias, no obstante, los altos costos que manejaban, sin que ellos
atrajeran su preocupación. Para entonces ya contaban con alrededor de 200 empleados.

Actualmente carecen de un control en el inventario del almacén y no se sabe de los artículos solicitados en
cada pedido, no procesan las ordenes de pedidos de sus clientes, sin importar donde se originan estos, ya
sea que se den en el mostrador, por vía telefónica, correo, e-mail o a través de los representantes de ventas
de la compañía

A medida que crecía, fueron surgiendo competidores en el área, con organizaciones administrativamente
bien cimentadas, fue hasta entonces cuando los directores empezaron a preocuparse al ver que su volumen
de ventas descendía y por ende, los márgenes de utilidad, aunado con una nueva imposición de aranceles a
los productos que importaban, era tal la preocupación que se llegó al extremo de dudar de la capacidad de
la empresa para producir, vender y sobre todo, competir con las nuevas organizaciones aparecidas en el
mercado.

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Fue así como en reunión de directores se decidió solicitar ayuda profesional y luego de elaborar el
diagnostico (situación actual), se estableció que carecen de un control en el inventario del almacén, no
procesan las ordenes de pedidos de sus clientes, su personal no era calificado (aun cuando la experiencia
de algunos de ellos en el ramo de la producción habían permitido a la empresa expandirse a pasos
acelerados), su tecnología necesitaba renovación y/o modernización.

La tarea del comité era diseñar e implementar un programa de desarrollo administrativo que permitiera a la
empresa modificar sus sistemas actuales en el área productiva, administrativa y de ventas, para poder
competir en el mercado, de lo contrario se contemplaba la posibilidad de cerrar sus operaciones.

A continuación, se desarrolló el diagnóstico de la situación actual por medio del análisis foda:

SOLUCIÓN DEL ANÁLISIS FODA

FACTORES POSITIVOS FACTORES NEGATIVOS

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

Introducir nuevos Desconocimiento del Situación económica del

Experiencia en el mercado
diseños de muebles. negocio país.
Crecimiento del Sin control de
Se cuenta con recurso capital Competencia
mercado inventarios
Sin control de órdenes
Influencias extranjeras Nueva tecnología Inflación
de pedidos
Falta Planificación en la
Nuevos sistemas de Aranceles a
Materia prima a bajo costo elaboración de órdenes
información importaciones.
de pedidos
Distribuidores directos Expansión del mercado Administración empírica
Variada y moderna gama de Diversificar nuevos Personal administrativo
productos productos no calificado
Personal con experiencia en
Tecnología antigua
producción

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INSTRUCCIONES DEL EJERCICIO 1:

Con la información presentada, elabore la matriz foda y defina cada estrategia fodal.

MATRIZ FODA

FACTORES DEBILIDADES
FORTALEZAS
INTERNOS
1. Administración empírica
1. 10 años de experiencia en el
2. Descontrol de inventarios
FACTORES mercado
3. Descontrol de órdenes de pedidos
2. Se cuenta con recurso capital
EXTERNOS 3. Distribuidores directos

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (FO)

ESTRATEGIAS (DO)
1. Crecimiento del mercado
2. Nueva tecnología
3. Nuevos diseños.
4. Expandir operaciones
AMENAZAS
ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
1. Competencia
2. Aranceles a los productos
importados
3. Inflación.

Explique los tipos de estrategias generadas:

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EJERCICIO 2:

Diagrame el nuevo sistema de información de Requerimiento de Materiales, para la empresa “El

Súper Mueble” con la simbología de Gane & Sarson.

Es por ello que con el texto que se le proporciona, se le pide que elabore lo siguiente:

1. Diagrama de Flujo de Datos.

2. Defina los elementos del diagrama de flujo de datos.
3. Realice un análisis de que salidas podrían generarse para satisfacer las necesidades del usuario.

CASO: REQUERIMIENTO DE MATERIALES.

El Súper Mueble de Oficina, es una empresa que actualmente tiene el propósito de mejorar sus procesos y
elevar su productividad, la cual le permitan tener un alto nivel competitivo, con clientes internos como
externos; por ello ha decido realizar cambios en sus sistemas de información, para lo cual ha generado
nuevos módulos de trabajo, entre ellos el de Control de Pedido de Materiales, este modulo trabaja de la
forma siguiente:

El empleado hace requerimiento de materiales, entregando la hoja de requisición al Encargado de Almacén,

quien trabaja con el nuevo modulo de la forma siguiente: Verifica nivel de existencia de materiales en
almacén dat_materiales; existiendo los materiales solicitados, procede al registro de los materiales, para lo
cual ingresa datos de los materiales requerido así como datos del empleado, quien solicita el material; lo
salva en los almacenes: dat_materiales y dat_empleados; posterior, genera el reporte detallado de entrega
de materiales, dejando constancia impresa de los datos principales, en el almacén dat_impresiones, luego
entrega el reporte de material al empleado y se traslada una copia a la Sección de Almacén.

El sistema tiene como objetivo servir para efectos de control, cuadre y supervisión de los pedidos de
materiales de la fábrica, así como para conocer cuál es el estado actual de los materiales de disponibles en
la fábrica y el monto total en dinero de todos los materiales.

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EJERCICIO 3:

Como parte de la implementación de un nuevo Sistema de Información se ha desarrollado un plan de

actividades en el cual se programa el tiempo de elaboración de la implementación del sistema, para lo cual
debe hacer lo siguiente:

a. Calcule en la red las ocurrencias tempranas iníciales y tardías finales

b. Identifique en la red la ruta crítica
c. Llenado de la matriz: actividades predecesoras, sucesoras, ocurrencias tempranas, ocurrencias tardías,
ruta crítica, y holguras.
d. Calculo de las holguras dejando constancia de sus operaciones

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OCURRENCIAS HOLGURAS
Ruta
Actividad Duración
Predecesoras Sucesoras Crítica Total Libre Independiente

A 2
B 10
C 4
D 5
E 3
F 2
G 2
H 1
I 4
J 1
K 4
L 5

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EJERCICIO 4:

Como parte de la implementación de un nuevo Sistema de Información para, el departamento financiero

proporciona datos con los costos de operación, que incluyen todos los costos en que ha incurrido la
empresa para emprender el proyecto que al sumarlos todos se obtiene la inversión inicial estimada.

Estos costos se detallan el cuadro siguiente:

No. Descripción Monto

1 Costo de implementacion del sistema de información Q17,800.00
2 Compra del servidor para la instalación del sistema de información Q8,900.00
3 Capacitacion del personal sobre el sistema de información Q5,000.00
4 Compra de equipo para proteccion del nuevo servidor Q6,587.00
Inversion Inicial Estimada Q38,287.00

La implementación conlleva las consideraciones siguientes:

a. Costos operativos para el primer trimestre serán de Q 7,600.00 y se aumentará en 10% cada
trimestre hasta el cuarto trimestre en el tiempo proyectado como el fin del proyecto.
b. El departamento financiero realizo los pronósticos de los beneficios que se obtendrán como producto
o resultado de la implementación del nuevo sistema de información, previendo ganancias para el
primer trimestre del 25%, en el segundo 30%, en el tercero 35% y en el cuarto trimestre 35%, sobre
los costos acumulados.
De lo expuesto anteriormente se solicita que realice lo siguiente:

1. Realice el cálculo correspondiente del retorno de la inversión, derivado de la implementación del

nuevo sistema de información para la facturación. (deje constancia de sus operaciones)
2. De sus cálculos efectuados realice el análisis correspondiente y concluya si se cumplen con las
expectativas de las autoridades de la fábrica, debido a que las autoridades de la fábrica consideran
como máximo un retorno de inversión de tres periodos para proyectos tecnológicos de rápido
cambio.

Nota: no realice la gráfica del Retorno de Inversión.

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Para el Flujo de Efectivo:

Cuadro de Gastos Administrativos:

Nota: Los pagos por gastos administrativos son al inicio del periodo y afecta únicamente a pagos semestrales en el
flujo de efectivo.

No. DESCRIPCIÓN MONTO

Información para elaborar el Flujo de Efectivo Gastos Anuales

1 Soporte técnico y derecho a actualizaciones del software, gasto anual; pago Q 20,000.00
trimestral.
2 Transferencia tecnológica y virtualización de servicios, gasto anual; pago Q 8,000.00
trimestral.
3 Soporte técnico a la Base de Datos, gasto anual; pago semestral, inicio del Q 6,400.00
semestre.
GASTO ADMINISTRATIVO ANUAL ESTIMADO Q 34,400.00

TOTALES Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre

1 2 3 4

SALDO INICIAL

(+) Ingresos

Soporte técnico y derecho a actualizaciones Q 20,000.00

del software, gasto anual; pago trimestral.

Transferencia tecnológica y virtualización Q 8,000.00

de servicios; gasto anual, pago trimestral.

Soporte técnico a la Base de Datos, gasto Q 6,400.00

anual; pago semestral, inicio del semestre.

GASTO ADMINISTRATIVO ANUAL

Q 34,400.00
ESTIMADO

Total costos operativos

( - )Total de Egresos

SALDO FINAL

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