Curs: Managementul informaţiilor

Modul: Managementul informaţiilor

Unitate: Managementul personal al informaţiilor

Managementul personal al informaţiilor

Apariţia unor noi mijloace de comunicare (telefoane mobile, e-mailuri,

reţele de socializare, servicii chat etc.) alături de mijloacele clasice
deja existente de comunicare (comunicarea orală şi scrisă, telefoanele,
faxul), permite schimbul unui număr tot mai mare de informaţii între
oameni. Majoritatea informaţiilor pe care oamenii le schimbă în
condiţiile contemporane prin intermediul comunicării computerizate
(Computer Mediated Communication - CMC) sunt în formă digitală şi în
diferite formate (text, imagini, sunet, voce). Confruntaţi cu atât de
multe informaţii, adesea oamenii se află în dilema de a le păstra sau
nu.

Cea mai mare parte a informaţiilor pe care oamenii le primesc prin

intermediul calculatorului este inutilă. Cel mai bun exemplu în acest
sens este Spam-ul, respectiv mesajele de e-mail nedorite, cu
conţinuturi diferite. Aceste mesaje conţin anumite informaţii, însă, de
obicei, fără valoare pentru destinatar, aşadar astfel de mesaje se
şterg.

Următoarea categorie o constituie informaţiile care au o anumită

valoare pentru destinatar, însă doar temporar. Cel mai bun exemplu în
acest sens sunt informaţiile de serviciu referitoare la prognoza meteo.
După primirea și înregistrarea unor astfel de informaţii, ele se şterg,
deoarece nu există nicio nevoie de a le păstra. Cui îi mai pasă de
prognoza meteo de ieri?

Pe lângă astfel de informaţii, există o mare cantitate de informaţii care

au o valoare curentă pentru destinatar și care pot fi importante și în
viitor, pentru luarea unor decizii şi pentru realizarea unor acţiuni
concrete. În ceea ce privește astfel de informaţii, se pune întrebarea
dacă şi cum trebuie păstrate. Decizia legată de păstrarea şi
modalitatea de păstrare a acestor informaţii reprezintă o parte

© Copyright Link group 1 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

importantă a procesului de management personal al informaţiilor

(Personal Information Management).

Managementul personal al informaţiilor se defineşte ca procesul care

cuprinde toate activităţile orientate spre colectarea de noi informaţii şi
organizarea lor în așa fel încât să poată fi accesate simplu și în viitor.

Figura 1 - Prezentare grafică a procesului de management personal al

informaţiilor

Sistemul de management personal al informaţiilor este legat de

costuri. Informaţiile care nu sunt păstrate sau sunt păstrate într-un
mod inadecvat, nu vor fi disponibile la o dată viitoare, atunci când e
nevoie de ele pentru a lua decizii, ceea ce va duce la costuri
suplimentare cauzate de redobândirea informațiilor. Pe de altă parte,
salvarea unei cantităţi prea mari de informaţii poate fi costisitoare şi
ineficientă.

Nevoia de management personal al informaţiilor

© Copyright Link group 2 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

Astăzi, nevoia de management personal al informaţiilor este mai mare

decât oricând şi este afectată de următorii factori:

Astăzi, oamenii sunt înconjuraţi de o cantitate crescândă de

informaţii. Despre cantitatea de informaţii de care suntem
înconjuraţi, precum şi despre motivele care au dus la explozia de
informaţii din timpurile moderne, am vorbit deja în cadrul lecţiei „
Informaţiile şi importanţa lor”.
Creşterea capacităţilor de stocare a informaţiilor (creşterea
capacităţii hard disk-urilor, a DVD-urilor, a driverelor flash...) şi
reducerea preţurilor acestora, oferă oamenilor posibilitatea de a
colecta şi stoca o cantitate tot mai mare de informaţii, ceea ce
cauzează problema numită suprasaturaţie cu informaţii.
Oamenii gestionează informaţii aflate în diferite formate, utilizând
diferite instrumente software. Problema constă în faptul că nu
există un format standard în care informaţiile să fie disponibile.
În sfârşit, mulţi utilizatori gestionează informaţiile din locaţii
diferite (o parte din informaţii se află pe calculatorul desktop, o
parte pe laptop, pe telefonul mobil, pe dispozitivul PDA etc.).

În condiţiile ideale, informaţiile necesare sunt disponibile la momentul

oportun, în locul ideal și în formatul adecvat, complete în măsura în
care permit finalizarea activităţilor și luarea unor decizii optime. În
asemenea condiţii, tehnologia informaţională ne facilitează de
asemenea procesul de manipulare a informaţiilor, ceea ce ne permite
să utilizăm informaţiile disponibile într-un mod mai creativ şi mai
productiv. Singura problemă constă în faptul că acest scenariu, după
cum am menţionat deja, este ideal.

În realitate, situaţia este de obicei foarte diferită. Foarte des ne

confruntăm cu faptul că informaţiile de care avem nevoie sunt, dintr-o
anumită cauză, indisponibile, fie că sunt împrăștiate în diferite medii
(laptop, memorie flash, DVD, hârtii...), fie în diferite formate
(documente scrise pe hârtie, documente electronice, mesaje e-mail...).

© Copyright Link group 3 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

Imaginaţi-vă următorul scenariu: sunteţi proprietarul unei companii

private şi vă aflaţi la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală unde,
după câteva încercări, reușiți, cu ajutorul unui angajat al Agenţiei
Naţionale de Administrare Fiscală, să plătiți impozitul pe firma dvs. La
un moment dat, când întreaga procedură se apropie de sfârşit,
angajatul vă cere codul de identificare fiscală al firmei dvs. pentru a
putea, conform acestui cod, să vă tipărească cardul cu impozitul
firmei. Vă dați seama că nu aveţi la dvs. informaţia respectivă,
deoarece documentul pe care se află informaţia a rămas la sediul
firmei, nu aţi luat laptopul cu dvs., iar colegul care ar putea să vă dea
informaţia, nu răspunde la telefon. Singura opțiune este să vă
întoarceţi la sediul firmei, să luaţi documentul cu codul de identificare
fiscală, să vă întoarceţi la Agenţie, să vă aşteptaţi din nou rândul şi să
reluați întreaga procedură cu angajatul Agenţiei Naţionale de
Administrare Fiscală. Morala: să nu datoraţi guvernului ţării niciun
impozit sau să vă organizaţi informaţiile și să le utilizați mai eficient.

Procesul de management personal al informaţiilor:

chestiuni importante

Examinați următoarele elemente pentru a realiza cel mai eficient

proces de management personal al informaţiilor:

Cel mai important aspect al procesului de management personal

al informaţiilor este luarea deciziei referitoare la faptul dacă o
informaţie nouă dobândită de un individ va fi salvată sau nu.
Dacă răspunsul la această întrebare este afirmativ, se naște încă
un şir de întrebări la care trebuie oferit un răspuns şi care
necesită o soluţie optimă: Unde va fi salvată informaţia? În ce
format? Care este cel mai bun mod de a salva informaţia pentru
ca proprietarul să o găsească şi să o utilizeze atunci când va avea
într-adevăr nevoie de ea? Răspunsurile la aceste întrebări şi la
altele similare depind în primul rând de natura informaţiei şi de
abilitatea proprietarului de a prevedea în viitor nevoia de acea
informaţie.
Progresele tehnologice şi soluțiile software care facilitează

© Copyright Link group 4 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

procesul de management personal al informaţiilor sunt orientate

spre reducerea costurilor legate de decizia de a păstra informaţii
sau de decizia de a nu păstra o anumită informaţie, în condițiile în
care mai târziu se dovedește că informaţia respectivă era
importantă. Costurile de păstrare a informaţiilor sunt tot mai mici
datorită progreselor tehnologice, la fel ca și costurile de ștergere
a informaţiilor. De exemplu, informaţiile de pe o pagină web,
chiar dacă nu sunt salvate de utilizator, pot fi găsite din nou
foarte ușor folosind un motor de căutare.
În legătură cu afirmația precedentă, trebuie să menţionăm că, pe
lângă faptul că progresele tehnologice reduc costurile de păstrare
sau nepăstrare a informaţiilor, există însă câteva categorii de
costuri legate de păstrarea informaţiilor inutile şi de nepăstrarea
informaţiilor utile. Aceste costuri sunt cauzate de timpul şi atenţia
pe care un individ trebuie să le consume analizând informaţii
disponibile, utile sau nu. De asemenea, există întotdeauna riscul
ca persoana care analizează informaţiile inutile, să nu observe
informaţii cu adevărat importante.
În sfârşit, în ciuda faptului că tehnologia informaţională facilitează
procesul de management personal al informaţiilor, se întâmplă
adesea ca tocmai această posibilitate de a păstra informaţiile pe
un număr mare de medii şi dispozitive şi în diferite soluţii
software, să complice procesul de management. Faptul că există
atâtea alternative de salvare a noilor informaţii, măreşte
semnificativ şansele ca informaţiile respective să se piardă sau,
pur şi simplu, să fie uitate.

Instrumente de management personal al informaţiilor

Instrumentele de management personal al informaţiilor se definesc ca

instrumente software care facilitează managementul colecţiei de
informaţii pentru nevoi personale, efectuat de utilizatori. Soluţiile
software dezvoltate şi în curs de dezvoltare pentru necesitățile
managementului personal al informaţiilor sunt încă inadecvate. Nevoia
de astfel de soluții, care ar asigura utilizatorilor gestionarea
informaţiilor dintr-un singur loc, este încă enormă datorită tuturor

© Copyright Link group 5 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

factorilor menţionaţi în prima parte a lecției.

Instrumentele de management personal al informaţiilor, conform

procedurilor de identificare în procesul de management personal al
informaţiilor, trebuie să permită utilizatorilor:

să colecteze și să adauge cu ușurință informaţii la colecţia deja

existentă de informaţii;
să posede un mecanism eficient pentru organizarea informaţiilor
în cadrul colecţiei de informaţii;
să întreţină, în sensul unei ştergeri simple, informaţiile din
colecţie;
să aibă acces ușor la informaţii prin căutare sau sortare

În continuare vă prezentăm clasificarea generală a instrumentelor

software utilizate pentru managementul personal al informaţiilor:

Instrumente a căror menire principală este gestionarea personală

a informaţiilor. Un exemplu al acestui grup de instrumente
software este Microsoft Outlook, precum şi sistemele de fişiere
personale care există în majoritatea sistemelor de operare. Prin
urmare, în sistemul de operare Microsoft există directorul My
Documents care se utilizează pentru managementul personal al
informaţiilor într-un număr mare de diferite formate.
Instrumentele software în care funcţia de management personal
al informaţiilor este, de obicei, o opțiune suplimentară. Exemple
de acest tip de instrumente sunt programele client de e-mail
precum Outlook Express sau IncrediMail. Menirea lor principală
este să asigure comunicarea utilizatorilor printr-un schimb de
mesaje de e-mail și în plus să asigure şi formarea unor colecţii de
mesaje electronice, ceea ce reprezintă o formă de management
personal al informaţiilor.

Soluţiile existente în mod curent pe piaţă sunt caracterizate de faptul

că asigură gestionarea informaţiilor de un anumit format sau
gestionarea informaţiilor de o gamă mai mică de diferite formate.
Exemple de acest gen sunt I-Papers şi My Notes. Prin urmare, încă nu
există o soluţie standard care să se impună în acest domeniu, una care

© Copyright Link group 6 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

să asigure un management personal eficient al informaţiilor în toate

formatele.

© Copyright Link group 7 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

UINF_02 - Managementul informaţiilor

1. Care dintre fazele enumerate nu aparţine procesului de
gestionare personală a informaţiilor?
a) colectarea informaţiilor
b) organizarea informaţiilor
c) distribuirea informaţiilor
d) accesul la informaţii
2. Unul dintre motivele necesității de gestionare personală a
informaţiilor este şi:
a) instrumente software inadecvate în sensul procesării
datelor
b) creşterea cantităţii de informaţii care ne înconjoară în
timpurile moderne
c) preţul mare al hardware-ului utilizat pentru stocarea
datelor
d) faptul că toate informaţiile disponibile se află în acelaşi
format
3. Decizia de a păstra sau nu informaţia, precum şi decizia
referitoare la modul în care o vom păstra, depinde de:
a) natura informaţiei respective
b) costurile legate de păstrarea informaţiei
c) abilitatea unui individ de a prevedea viitoarele sale nevoi
de informaţii
d) cantitatea de informaţii care trebuie păstrată
4. Posibilitatea de a păstra informaţii într-un număr mare de
diferite medii şi într-un număr mare de soluţii software:
a) facilitează, dar şi complică procesul de gestionare
personală a informaţiilor, deoarece există o posibilitate reală
ca informaţia să fie pierdută sau uitată
b) simplifică procesul de gestionare personală a
informaţiilor, fără nicio complicaţie suplimentară

© Copyright Link group 8 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

c) împiedică procesul de gestionare personală a

informaţiilor, deoarece cere utilizatorului să posede abilități
de lucru pe calculator
d) nici nu facilitează, dar nici nu complică procesul de
gestionare personală a informaţiilor, ci mai degrabă
reprezintă o posibilitate suplimentară de îmbunătățire a
întregului proces
5. Glisaţi răspunsul corect în locul prevăzut:
Răspunsuri oferite: hardware, manuale, software, auxiliare

Instrumentele de gestionare personală a informaţiilor se

definesc ca instrumente
________ care facilitează utilizatorilor gestionarea colecţiei de
informaţii pentru nevoi personale.
6. Un exemplu de instrument software care posedă
gestionarea personală a informaţiilor ca opțiune suplimentară
este:
a) Microsoft Outlook
b) Outlook Express
c) My Notes
d) I-Papers
7. Instrumentele software care se utilizează pentru
gestionarea personală a informaţiilor, printre altele, trebuie să
asigure şi:
a) colectarea şi adăugarea simplă a informaţiilor la o colecţie
deja existentă de informaţii
b) un acces simplu la informaţii prin căutare sau sortare
c) un mecanism eficient pentru organizarea informaţiilor în
cadrul colecţiei de informaţii
d) toate variantele de răspuns sunt corecte

© Copyright Link group 9 / 10

Curs: Managementul informaţiilor
Modul: Managementul informaţiilor
Unitate: Managementul personal al informaţiilor

1. Care dintre fazele enumerate nu aparţine procesului de

gestionare personală a informaţiilor?
c
2. Unul dintre motivele necesității de gestionare personală a
informaţiilor este şi:
b
3. Decizia de a păstra sau nu informaţia, precum şi decizia
referitoare la modul în care o vom păstra, depinde de:
a, c
4. Posibilitatea de a păstra informaţii într-un număr mare de
diferite medii şi într-un număr mare de soluţii software:
a
5. Glisaţi răspunsul corect în locul prevăzut:
software
6. Un exemplu de instrument software care posedă
gestionarea personală a informaţiilor ca opțiune suplimentară
este:
b
7. Instrumentele software care se utilizează pentru
gestionarea personală a informaţiilor, printre altele, trebuie să
asigure şi:
d

© Copyright Link group 10 / 10