CONGRESO TEMÁTICO

Para el éxito en la organización de un evento es necesario en primer lugar fijarse objetivos y

un cronograma además se debe conocer y trabajar a fondo en las seis etapas de la
planificación de eventos, las cuales las podemos clasificar en cuatro macro etapas: pre-
evento (previsión y planeación), evento (organización e integración), ejecución del evento
(dirección) y finalmente post-evento (control). Seguir estos pasos nos ayudará a garantizar
que nuestro evento se desarrollará de manera correcta. Este proceso nos ayudará también a
responder a estas simples preguntas: ¿por qué se quiere organizar dicho evento?, ¿cuándo
se desea realizar?, ¿qué duración tendrá?, ¿en qué lugar físico tendrá lugar?, ¿qué aforo
tendrá?, ¿de qué recursos se deberá disponer? Todas estas interrogantes y otras más
deberán ser respondidas a medida que sigamos los pasos antes descritos. Para poder
entender este proceso de mejor manera se procederá a ejemplificarlo organizando un
congreso llamado “I Congreso de Ornitología y Aviturismo-Ecuador 2020”.

Si deseamos organizar este congreso, que ya tiene fija una fecha (2020) se deberá empezar
con el proceso de planificación lo antes posible. Iniciaremos con la determinación de
objetivos. Estos serán de dos clases: económicos e institucionales. Económicos ya que con
la organización de este evento se esperará recadar fondos para ayudar con la conservación
de las aves y sus ecosistemas. E institucionales ya que el evento estará gestionado por varias
fundaciones y empresas turísticas dedicadas al estudio de las aves y a la venta de paquetes
de aviturismo.

Una vez que los objetivos han sido fijados se procederá a fijar un cronograma de actividades
que conste de fechas, plazos máximos y responsables para el logro de las diferentes
actividades. En este cronograma deberán especificarse claramente las cuatro etapas antes
mencionadas para la planificación de eventos: pre-evento, evento, ejecución del evento y
post-evento. El cronograma se volverá la herramienta de trabajo más útil para seguir paso a
paso con la organización de las diferentes actividades.

Para la etapa pre-evento debemos tomar en cuenta la previsión y la planeación. Esta etapa
tiene una gran importancia ya que nos ayudará a determinar objetivos, pulir el cronograma,
elaborar un equipo multidisciplinario de trabajo, elegir los recursos humanos y materiales a
utilizarse, seleccionar el lugar para la celebración del evento y muy importante también el
cálculo del presupuesto a destinarse a este evento. Esta etapa es crucial ya que será nuestra
guía a seguir durante el resto de etapas. Si bien se parte desde cero o casi, es necesario
imaginarse claramente cómo se quiere que se desenvuelva el evento durante el o los días
del congreso.
Para la etapa llamada evento se deberá trabajar en dos otros temas: organización e
integración. Por organización se entiende el proceso de asignar jerarquías y funciones
dependiendo del tamaño del grupo o equipo de trabajo y del tamaño del evento. Para el caso
de este congreso se deberá estudiar cuidadosamente la especialización necesaria para cada
subgrupo de trabajo: proveedores, logística, alimentación, pagos y reservaciones, etc.
Además se deberá elegir jefes para cada subgrupo que en coordinación con el director del
evento trabajarán para seguir el plan de trabajo de la mejor manera posible. Para la
integración será necesario organizar una reunión con todos los jefes de cada comité o
subgrupo para que todos sigan a cabalidad una sola dirección. Aquí será necesario
cerciorarse que todos tengan claros los objetivos del evento. Durante este tiempo será
necesario poseer una amplia comunicación entre los diferentes comités.

Luego se continuará con la etapa de ejecución del evento. Aquí se habla del desarrollo del
evento el o los días destinados para ello. Durante esta etapa el respecto por la jerarquización
de los diferentes comités cobra una importancia aun mayor, ya que entre ellos deberá existir
una comunicación eficaz y efectiva que permita supervisar de cerca el desarrollo del evento.
De esta manera podrán sobrellevar imprevistos que surjan durante el desarrollo del evento.
Esta es la etapa de la verdad. Es aquí donde se pondrá en ejecución todo lo anteriormente
planeado y repasado.

Finalmente, y solamente una vez que el evento haya terminado, se procederá a continuar con
la etapa de post-evento o control. Durante este momento será necesario poder recolectar
información para medirla y compararla con los objetivos que nos planteamos al inicio. Solo
de esta manera sabremos qué se pudo cumplir y que no. Solo así podremos evaluar el éxito
o fracaso del congreso y lo haremos conociendo las razones y motivos para aquello. Esta
etapa es muy valiosa ya que nos dejará preciadas lecciones para continuar con la
organización y planificación de eventos en el futuro.

Concluyendo podemos observar que la planificación de en congreso temático demanda una

gran cantidad de energía y trabajo en equipo. Es imperativo seguir paso a paso las seis etapas
para que sea el éxito el que reine en nuestros eventos. Se debe tener claro que esto se trata
de un trabajo en equipo.

Bibliografía:

 Jijena Sánchez, Rosario. Como organizar eventos con éxito. - 2a ed. - Ciudad
Autónoma de Buenos Aires: Ugerman Editor, 2014.
 Grijó, L. (2018). 11 Pasos para la organización de eventos como acción de marketing.
[online] Aula CM. Available at: https://aulacm.com/organizacion-de-eventos-
conferencias/ [Accessed 15 Nov. 2018].