Definición

Las reuniones de trabajo puede definirse como grupos de personas convocadas para
trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo específico.
Destacan dos afirmaciones: “con un objetivo específico” y “durante un tiempo
determinado”. Son estos dos elementos los que diferencian las reuniones de trabajo
productivas de aquellas ineficaces.
Las reuniones de trabajo son una pieza clave del complicado engranaje de una
empresa u organización. Así como un elemento esencial de la comunicación interna.
Son por tanto, la principal herramienta de las que disponemos para organizar.
Las reuniones de trabajo son una de las herramientas de información más eficaces
que poseen las empresas para conocer el desarrollo de los proyectos. Estas se usan
especialmente para gestionar equipos y temas en grupos reducidos. Son métodos de
integración y comunicación interna que permiten mejorar y diseñar planes de acción
conjuntos.

FINALIDAD

Las reuniones de trabajo tienen múltiples finalidades como la elaboración de planes,

el diseño de las estrategias empresariales, la evaluación de las acciones e incluso de la
gestión de los recursos. Las reuniones de trabajo son una actividad necesaria que se
desarrolla diariamente en el seno de una empresa.

NIVELES DE LAS REUNIONES DE TRABAJO

Según el tiempo de celebración podemos encontrar 4 tipos de reuniones. La

periodicidad con la que se organiza un reunión de trabajo nos puede dar una pista de
la importancia del tema y de la comunicación entre las partes para la coordinación del
proyecto.
Reuniones diarias
También se llaman Dialy Huddles, y son aquellas reuniones de duración corta que se
celebran normalmente al iniciar la jornada. Y que reúnen cada día a todos, o la mayor
parte, de los empleados de la plantilla.
Estas cortas reuniones de trabajo tienen como objetivo hacer públicos los logros
obtenidos, o informar de los avances que se realizan en cada uno de los proyectos. El
comunicarse y hacer un seguimiento de los logros del resto de los empleados puede
servir como motivación laboral para el resto de compañeros.
Reuniones semanales
Las reuniones de trabajo semanales suelen tener una extensión mayor. Normalmente
desde unos 40 minutos a 1 hora. Estas se pueden organizar a principio de semana si se
van a evaluar los resultados de la semana anterior y presentar los próximos. O bien, a
final de semana para hacer un análisis de todo lo acontecido.
En las reuniones semanales se deben incluir un análisis un poco más profundo de
los objetivos empresariales, las metas de la semana. E incluso, los cambios o conflictos
que se han podido ocasionar.
Reuniones mensuales
Las reuniones de trabajo mensuales siguen otra dinámica diferente a las anteriores.
Generalmente, se suelen organizar por departamentos. Son más largas y se celebran a
final de mes con el objetivo de evaluar y planificar. Es conveniente que estén todos los
miembros del equipo, pero si no pudiese darse esta situación estas claves para realizar
reuniones a distancia te serán muy útiles.
Estas reuniones de trabajo tratan temas de relevancia para el trabajo en equipo. Es
aconsejable que cuenten con la figura de un moderador para dar voz a todos los
participantes.
Reuniones anuales
Las reuniones de trabajo anuales, también conocidas como retreats, son las más
importantes. Su periodicidad es anual porque en ellas se trata la conclusión y
consecución de los objetivos propuestos para el ciclo anual. En esta también se trata
de definir a grandes rasgos los objetivos que van a marcar el desarrollo de las
actividades empresariales del siguiente curso.
Este tipo de reuniones se suele celebrar en un lugar externo a la empresa al final del
curso empresarial. En ellas participan todos los responsables de los proyectos, los
directores y empleados, sin importar la jerarquía de la empresa. Estos 4 consejos para
triunfar en una reunión de trabajo te ayudarán en la consecución del éxito.

LOS TIPOS DE REUNIONES DE TRABAJO SON:

De Información. Normalmente, una reunión se lleva a cabo con el fin de facilitar o

recoger información.
De Acción. Una reunión también puede realizarse con el objeto de actuar sobre la
información.
Combinación. También es posible que la reunión tenga como fin compartir
información y actuar.
En todo caso, para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces es preciso tener en
cuenta una serie de aspectos en los tres momentos clave:

IMPORTANCIA

A nadie le gusta perder su preciado tiempo, por ello, cuando organizas una reunión
laboral has de tener en cuenta varios factores que influirán, algunos más
decisivamente que otros, en el éxito o el fracaso de tu convocatoria. En este artículo te
contamos cuáles son para que tomes nota y tus reuniones sean útiles.
La convocatoria
A la hora de hacer una reunión es importante que todos aquellos que deban estar
presentes se enteren. Puede parecer una tontería, pero son comunes los
malentendidos en este punto. Simplemente rogar confirmación y hacer un
recordatorio el día antes o el mismo día peude evitar ausencias innecesarias.
El lugar
Las reuniones no pueden celebrarse en cualquier parte. Cierto es que algunos d elos
mejores tratos se cierran en los bares, pero cuando se trata de, por ejemplo, una
presentación o una reunión de equipo, lo mejor es un espacio neutro, exento de ruidos
y con el material necesario: sillas, proyector/pizarra, ordenador, etc. Esto ya
dependerá de la reunión.
El material
Presentaciones, informes, resúmenes ejecutivos… Cualquier cosa que sea necesaria
para el desarrollo de la reunión es importante solicitarla con antelación. Lo más
recomendable es pedir el material a los asistentes ya en la convocatoria, además de
hacerlo con antelación. Las prisas no son buenas.
La duración
Como escribíamos al inicio de este artículo, a nadie le gusta perder el tiempo, por lo
que si la reunión se hace interminable sin necesidad, la gente se sentirá incómoda y,
además, desconectará. Si quieres que la reunión sea efectiva, ve al grano y haz que
todos aquellos que intervengan vayan a él también.
El orden
Para que la reunión no desvaríe y se traten los temas necesarios, es importante marcar
una agenda dentro de la misma: exponer la orden del día, tratar primero los temas
más urgentes y no olvidar un resumen final que englobe todo lo dicho. El cierre es muy
importante y deberías asegurarte de que todo el mundo se ha quedado con a la
resolución final.

ORGANIZAR REUNIN DE TRABAJO

Antes de las reuniones de trabajo
Una de las maneras de prevenir algunos de los problemas que dificultan el desarrollo
de reuniones de trabajo eficaces, es su preparación. En este momento hay que pensar
sobre cómo manejar las situaciones que puedan surgir durante la reunión.
Planificar la reuniones de trabajo. Planificar los aspectos más importantes, incluyendo
la identificación del objetivo, participantes, programa de la reunión y su duración.
Confeccionar y revisar la agenda. Quién hará qué, así como conectar con los
miembros que han de realizar aportaciones en algún punto del orden del día y
asegurar que preparen su intervención.
Planear estrategias para equilibrar la participación. El líder deberá preparar la
estrategia a seguir para que la participación sea equilibrada.
Durante las Reuniones de Trabajo
La planificación ya ha sido completada, la convocatoria ha sido enviada y el día de la
reunión ha llegado. ¿Qué hay que hacer ahora?
Puntualidad. Llegar temprano. Revisar el espacio físico. Empezar puntualmente es el
primer elemento de control a establecer. Con frecuencia se tiene la tendencia a
esperar a los rezagados. ¡No hacer eso nunca! Finalizar también puntualmente.
Romper el hielo. Las actividades que sirvan para “romper el hielo” son especialmente
efectivas al principio de la formación del equipo y cuando la energía del grupo es baja.
Organizar. No permitir que un elemento informativo se convierta en tema de debate.
Una vez que la reunión de trabajo empieza, todos deben prestar el máximo de
atención. Nadie debe abandonar la sala, a no ser por un tema realmente urgente.
Nadie debe interrumpir el trabajo del equipo. Estas normas deben ser recordadas
repetidamente.
Revisar la agenda. Comenzar cada reunión con un breve repaso a los puntos del orden
del día. Este es el momento de añadir, eliminar o modificar alguno de sus puntos, así
como el tiempo estimado para tratar cada uno de ellos.
Estado de los objetivos. El líder tiene la opción de presentar cuál es el estado actual de
los objetivos de la reunión de trabajo, como medio para centrar al grupo y dirigirlo
hacia las metas.
 Solicitar contribuciones. El líder debe buscar las contribuciones de los participantes a
los temas tratados.
Clarificar.Resumir los puntos de acuerdo y clarificar las opiniones opuestas. Se debe
estar seguro de que todos entienden lo mismo cuando se expresan las posturas y
puntos de vista.
Mantener la atención. Durante las reuniones de trabajo los asistentes deben estar
centrados en el tema que se trate en cada momento. No hay que permitir largas
pausas ni discusiones demasiado largas.
Resumir y finalizar la reunión. Resumir los logros alcanzados, las decisiones tomadas,
qué temas han sido cerrados, relacionándolos con los objetivos originales. Elaborar el
acta de la reunión, que ha de ser breve y operativa.
Después de las Reuniones de Trabajo
Tras una reunión de trabajo, es conveniente plantearse algunas cuestiones que
permitan evaluarla con mayor profundidad y establecer acciones de mejora.
¿Cómo transcurrió?
¿Se ajustó su desarrollo al orden del día?
¿Qué hay que hacer para la próxima vez?
¿Qué fue bien y qué no tan bien?

Los nudos de la corbata hablan de ti:

 El nudo sencillo o Four in hand, este nudo es el que vemos todos los días, el más
recomendado para usar a diario en el trabajo.

 el nudo doble -como su propio nombre lo indica- va enrollado dos veces. Es decir, al
comenzar la parte ancha se pasa dos veces entorno a la parte más estrecha. Esto le da un
aspecto más grueso aunque no muy distinto al del nudo simple. Así, queda también bien
con casi todas las camisas. No te recomendamos utilizarlo con corbatas demasiado
gruesas.

 El uso del nudo Windsor tiene una mayor complejidad, indicado para eventos especiales
y camisas con cuellos clásicos y amplios.