BORRADOR

FONDO DE …………………….

CARTA DE CONTROL INTERNO

al 31 de diciembre de 2010

Lima, 28 de noviembre de 2011

 BORRADOR
A los señores Asociados
Fondo …………………………..

De nuestra consideración:
Presentamos a ustedes los comentarios y recomendaciones sobre el control interno contable
y administrativo de Fondo de ……………………………………….)
(en adelante la Asociación), los cuales se refieren exclusivamente a situaciones observadas
en el curso de nuestra auditoría a los estados financieros al 31 de diciembre de 2010. Hemos
estudiado y evaluado los sistemas de control interno contable de la Asociación, a fin de
establecer una base de confiabilidad en los sistemas y determinar la naturaleza, oportunidad
y alcance de los procedimientos de auditoría necesarios para permitirnos expresar una
opinión sobre los estados financieros.

Como es de vuestro conocimiento el sistema de control interno contable de una empresa

tiene como finalidad principal salvaguardar los activos de la misma, asegurar que las
transacciones se contabilicen adecuadamente y, finalmente que los estados financieros sean
preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Los
principios de contabilidad comprenden sustancialmente las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF), así como las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
oficializadas a través de resoluciones emitidas por el Consejo Normativo de Contabilidad.
Establecer y mantener dicho sistema, es de responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de la
Asociación, la que tiene que evaluar cuidadosamente el beneficio a obtener en relación con
el costo de los procedimientos de control.

Es necesario indicar que nuestras observaciones y recomendaciones no cubren,

necesariamente, todas las debilidades que los sistemas existentes pudieran tener, dado que la
evaluación no tuvo como objetivo expresar una opinión sobre dichos sistemas tomados en su
conjunto.

Esta carta no tiene la finalidad de poner en duda la honorabilidad de algún ejecutivo o

empleado de la Asociación y se emite únicamente para uso de la Dirección Ejecutiva.

Esta carta tiene dos partes: en la primera “Asuntos que requieren atención”, se expone las
observaciones que deben ser subsanadas a la brevedad posible, porque están causando o
podrían causar desviaciones en la presentación razonable de los estados financieros, así
como deficiencias en los controles internos. En la segunda parte: “Otros asuntos” se
presentan otras observaciones con el objeto de fortalecer el control interno contable y
administrativo, las mismas que deben ser objeto de evaluación por la Dirección Ejecutiva.
para su implementación.

ASUNTOS QUE MERECEN ATENCIÓN INMEDIATA

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1. Sobrestimación del activo fijo y del patrimonio neto institucional

Gastos menores han sido capitalizados como activo fijo

Existen numerosos gastos menores al 25 % de la Unidad Impositiva Tributaria que han
sido activados en el año, estos ascienden a S/. 11,260 y de años anteriores ascienden a
S/. 27,582, que hacen un total de S/. 38,842 al 31 de diciembre de 2010 de gastos
menores que no debieron activarse.

Recomendación:
Recomendamos corregir esta sobrestimación a la brevedad posible.

2. Falta de cobrabilidad de cuentas por cobrar diversas

Formando parte del saldo de cuentas por cobrar diversas existen los siguientes saldos:

a) Saldo de S/. 20,000 desde el año 2007 a la Asociación Juvenil Yananca, de acuerdo
con la información recibida este monto que se encuentra provisionado, no es
recuperable.
Recomendamos:
Proceder al castigo de esta cuenta tanto por su antigüedad, así como por su falta de
recuperabilidad.
b) Saldo de S/. 19,940 por cobrar a Jorge Carlos Barone Puntunet, el mismo que
proviene del año 2007. De acuerdo con la información recibida el dinero lo recibió
para la formulación de un proyecto y no se ha podido recuperar.
Recomendamos:
Proceder a la evaluación de esta cuenta para su provisión o castigo, tanto por su
antigüedad, como su falta de recuperabilidad.

3. Defecto en el uso de las tasas de depreciación

La Asociación viene aplicando tasas de depreciación menores a las tasas obligatorias

dispuestas por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT); de
acuerdo a las prácticas contables las tasas son :
Tasa usada Debiendo ser
En el rubro de edificaciones y construcciones 3% 5%
En el activo biológico 12.5 % 25 %

En el caso de las edificaciones la tasa varió de 3% a 5% como consecuencia de la

promulgación de la ley N° 29342 de 7 abril de 2009.

El efecto es una sobrestimación en la cuenta Edificaciones en S/. 13,097 y en la cuenta de

activos biológicos S/. 21,205, así como en el patrimonio institucional del año por
S/. 34,302.
Recomendación:
Realizar los ajustes correspondientes, tanto de la depreciación del año como de la
acumulada.

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4. Aplicación de la NIC 41 para la Valorización de activos biológicos

El ganado vacuno es registrado a su costo de adquisición, de acuerdo a la NIC 41 los

activos biológicos para venta o producción, deben ser valorizados a su valor razonable, el
valor razonable es el precio de cotización del mercado menos los costos estimados de
realización.
Por ejemplo, la Asociación ha tomado el mismo costo para ganado de distinta edad :
vacas nacidas entre los años 1999 a 2003, son valorizadas al mismo costo que vacas
nacidas entre los años 2006 a 2008, ganado ubicado en los establos de La Extrema,
Combayo y Las Lagunas. Igual sucede con el ganado del establo Polloquito.
Recomendación:
Recomendamos aplicar esta norma contable en las próximas valorizaciones.

5. Otros activos biológicos

La Asociación también posee otros activos biológicos productivos como el arroz y el

maíz de los cuales sólo contabiliza la venta de los mismos. Durante el ejercicio ha habido
ventas por S/. 181,265, sin reconocerse los costos correspondientes.
La Asociación no aplica lo que dispone la NIC 41 para los activos biológicos que
incluyan los costos asociados con la instalación, maduración del cultivo y obtención de la
cosecha de los productos agrícolas.
Recomendación:
Aplicar lo dispuesto por la NIC 41 para los productos agrícolas, reconociendo los costos
de las labores agrícolas de instalación, mantenimiento, de cosecha, carga, transporte y
gastos generales para el buen funcionamiento del cultivo. Actualmente, sólo se reconoce
la venta de los mismos.

Planta de Fertiabono

6. Faltante entre el saldo en libros y saldo del inventario de existencias de la Planta

de Fertiabono
S/.
Saldo según libros 323,665
Saldo del inventario de existencias de la Planta de Fertiabano 243,063
Faltante 80,602
No hemos podido determinar el origen de esta diferencia.

Recomendación:
Aconsejamos realizar una investigación contable de la producción, ventas, entregas a los
Centros Pilotos Demostrativos durante el año 2010, con los reportes y registros
mensuales contabilizados, para aclarar el origen de esta diferencia. Esta labor se podría
iniciar con un inventario físico.

7. Falta de separación de funciones

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Hemos observado que no existe una adecuada separación de funciones en cuanto a la
custodia, registro y manejo operativo de la Planta de Fertiabono. Actualmente, la señorita
…………….. que ingresó en setiembre de 2010, ocupa el cargo de Coordinadora de dicha
Planta y entre sus actividades están: a) realizar la toma de los inventarios físicos b) llevar
el kárdex de existencias c) reportar los resultados a Contabilidad d) controla la
producción de sacos e) controla las ventas y la cobranza a terceros f) también realiza los
depósitos de las ventas al banco g) controla la asistencia del personal.
Recomendación:
Las prácticas sanas de control interno recomiendan una adecuada separación de
funciones, y cuando esta no se puede dar, se recomienda una estrecha supervisión de
parte de la Dirección Ejecutiva a través de empleados designados a esta labor.

8. Costo de producción

De acuerdo con la información recibida, no se elabora un cuadro de costo de producción

en la Planta de Fertiabono. Actualmente se utiliza un Cuadro de Costo Unitario de
Producción Mensual, el último utilizado es al 16 de junio de 2011, en el cual se incluye
los siguientes conceptos:
S/.
- Costo promedio de insumo por saco 55.92
- Presupuesto de costo indirecto de fabricación por saco 20.37
- Presupuesto de gastos administrativos 5.30
81,59

En los casos de presupuesto de costos indirectos de fabricación y de gastos

administrativos se detalla los conceptos que componen cada uno. Este costo ha sido
preparado para poder facturar a los Proyectos a su costo.
No se prepara sobre la base de costo de producción mensual que contenga lo siguiente:
total mensual de insumos cargados al costo, total mensual de mano de obra directa y total
mensual de los gastos de fabricación.
Recomendación:
Recomendamos la elaboración de un cuadro de costo de producción mensual, que
contenga todos los componentes de fabricación del abono.

OTROS ASUNTOS

9. Aprobación de los estados financieros al 31 de diciembre de 2010

Los estados financieros y la memoria anual al 31 de diciembre de 2010, no han sido
aprobados a la fecha por la Asamblea General de Asociados. Por lo tanto existe
incumplimiento del artículo 14° de los estatutos de la Asociación que disponen la
aprobación de los estados financieros y de la memoria anual.

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Recomendación:
Recomendamos la aprobación de estos estados financieros, para darle legalidad a los
mismos.

10. Inventario físico de activos fijos

La Asociación ha elaborado análisis de sus cuentas de activo fijo, pero estos carecen de la
debida información, como fecha de adquisición, proveedor, descripción, modelo,
dimensiones, color, número de serie etc. y en otros casos se mencionan nombres
genéricos. Por lo que su ubicación física es dificultosa.

Recomendamos practicar un inventario físico de todas las unidades del activo fijo y
efectuar su conciliación con los registros contables, dicho inventario además de indicar la
información antes anunciada, también incluiría su ubicación física, su usuario y su estado
actual.

11. Cambio de domicilio legal de la Asociación

La Asociación tiene su domicilio legal en la ciudad de Lima, y realiza sus actividades

económicas y sociales en el departamento de Cajamarca.
Recomendación:
Realizar el cambio de domicilio de la Asociación a la ciudad de Cajamarca y modificar el
artículo 2 del estatuto para evidenciar el cambio realizado.

12. Planillas de sueldos

En la revisión de las planillas hemos observado lo siguiente:

a) La carpeta personal de cada trabajador debe contener un formato o ficha que

contenga la fecha de ingreso de personal del empleado, aumento de
remuneraciones, vacaciones, fecha de cese, además otros documentos como copia
de su documento de identidad , ascensos, certificado por descanso médico, copia
de su liquidación por tiempo de servicios, etc. El señor Francisco N. …………, y
las señoritas Carolina y ……, no cuentan con ficha de personal.
b) Los siguientes trabajadores no han firmado sus boletas de pago: Leoncio
…………., Alan ………………….,Carolina ………., Francisco …………………,
Danny ………………, Wilmer …………….., Clemencia ………….., Juan
………………. por los meses de junio, julio, setiembre, noviembre de 2010.

Recomendamos documentar convenientemente las carpetas o legajos de personal, con el

objeto de mejorar el control en el pago de remuneraciones del personal y en
cumplimiento de lo dispuesto por la legislación laboral. Y hacer firmar las boletas de
pago correspondientes a los trabajadores mencionados.

13. Manual de Organización y Funciones

Hemos observado que la Asociación cuenta con un Manual de Organización y

Funciones “en borrador” en el cual se detalla las funciones, procedimientos y

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actividades de la Asamblea General, del Concejo Directivo, del Director Ejecutivo etc.
así como cada jefaturas y otras secciones y empleados que laboran en los puestos de
mayor responsabilidad de la Asociación. En este Manual se detallaría las actividades,
los responsables de la ejecución autorización, seguimiento de operaciones y de la
documentación generada.

Recomendamos terminar de implementar el Manual de Organización y Funciones en el

cual se describen los procedimientos de administrativos para facilitar el orden y
desenvolvimiento de las operaciones de la Asociación.

14. Nuevo Plan Contable General Empresarial

Mediante Resolución Nº 043-2010-EF/94 del Consejo Normativo de Contabilidad de

fecha 12 de mayo de 2010, se aprueba la nueva versión modificada del Nuevo Plan
Contable General Empresarial que entrará en vigencia a partir de 1 de enero de 2011, y
que es optativo para el año 2010 y que tiene como objetivos básicos lo siguiente:

a) La acumulación de información sobre los hechos económicos que una empresa debe
registrar según las actividades que realiza, de acuerdo con una estructura de códigos
que cumpla con el modelo contable oficial en el Perú, que es el que corresponde a las
normas Internacionales de Información Financiera - NIIF1;
b) Proporcionar a las empresas los códigos contables para el registro de sus
transacciones, que les permitan, tener un grado de análisis adecuado; y con base en
ello, obtener estados financieros que reflejen su situación financiera, resultados de
operaciones y flujos de efectivo;
c) Proporcionar a los organismos supervisores y de control, información estandarizada
de las transacciones que las empresas efectúan.

Dejamos constancia de nuestro agradecimiento a la Dirección Ejecutiva y personal de

la Asociación, por la cooperación que hemos recibido durante el desarrollo de nuestro
trabajo; estamos a su disposición para cambiar ideas sobre el contenido de esta carta, así
como para prestar asesoramiento para la aplicación de las recomendaciones, si ustedes
lo consideraran necesario.

Refrendado por

CARLOS MENDOZA CÁRDENAS

Contador Público Colegiado
Matrícula N° 9029