ORGANIZAÇÃO, SISTEMA E

MÉTODOS
AULA 16 - Formulários

Professora: Ana Lúcia Martins e Monteiro

Rio Pomba, 2018

 O que é um Formulário
 É um veículo que transporta
informações de uma pessoa
para outra, de uma unidade
para outra, ou de uma empresa
para outra;
 Instrumento do processo
administrativo composto de
Palavras que, por sua vez, são
compostas de dados fixos
(impressos antes do uso) e de
dados variáveis (anotados ).
 O formulário é, ainda, composto
de espaços ou campos, Linhas,
colunas e formato.
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 Importância dos formulários
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 Exigências legais e governamentais;

 Importância dos dados e informações:
 armazenamento do histórico da organização;
 recuperação eficiente e eficaz de dados e informações.
 Padronizar as comunicações;
 Facilitar as funções de administração:
 planejamento;
 organização;
 coordenação; e
 controle.
 Problemas com formulários
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 A administração da empresa tem “coisas mais importantes em

que pensar”;

 O órgão de OSM foca:

 problemas urgentes que geram papéis;

 sistemas avançados de processamento de dados.

 Usuários produzem formulários de acordo com sua necessidade,

à revelia da direção;
 Características de um bom formulário
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 Uso agradável:
 espaço suficiente nos campos;
 seqüência racional e fácil para preenchimento.
 Preenchimento prático:
 sequencia de preenchimento igual à origem dos dados;
 seções agrupadas do geral para o particular.
 Redução de erros de preenchimento;
 Redução de custos (processamento e produção);
 Sistema eficiente de arquivamento.
 Elaborando os Formulários

Layout

 Prover espações suficientes;

 Manter distâncias convenientes para

o preenchimento ( Seja manual ou automático)

 Manter uma sequencia racional/lógica de
preenchimento.
 Elaborando os Formulários
Layout

 Dispor de títulos legíveis e claro, referente ao

conteúdo a ser preenchido;
 Realçar os elementos principais: obrigatórios e
opcionais; ( * elemento obrigatório)
 Manter uma aparência clara e limpa, se
atentando a fonte, tamanho da fonte , cor da
fonte, etc.
 Elaborando os Formulários

Controle Lógico

 Criar uma sequência lógica: do geral para o

específico;
 Elaborar a partir das questões essenciais,
propiciando equilíbrio ao conteúdo do que deverá
ser preenchido: Nem mais nem menos.
 Evitar repetições de preenchimento.
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO DE
FORMULÁRIOS
Etapa 1: levantamento e análise das necessidades.
Premissas:
 Ser crítico e minucioso.
 Ter fluxogramas de apoio.

Questionário ou roteiro de perguntas:

 Identificação
 Necessidade atual.
 Preenchimento.
 Controle e avaliação.
 Consumo

 Formato, tipo de papel.

 Arquivamento.
 Custo.

 Benefícios e problemas. . .

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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO DE
FORMULÁRIOS
Etapa 2: elaboração do novo formulário

2.1 estilo de administração da empresa:

 Uniformizar documentos.

 Não uniformizar.

2.2 informações importantes:

 Início e conclusão da atividade.

 Influência do formulário.

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Exemplo: Formulário Impresso – solicitação de emprego
Etapa 2: elaboração do novo formulário

2.3 layout do formulário:

 Papel quadriculado.

2.4 formato do papel.

 Formatos padronizados:

 Redução de custos.

 Arquivamento.

 Manuseio.

 Expedição postal.

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Elaboração de formulários
• Tipo e qualidade do papel
– Duração do formulário
– Importância ( contrato)
– Quantidade e destino das vias
– Uso ou finalidade do formulário
– Normas ABNT
• Peso do papel
– Quantidade de cópias
– Menores despesas postais
– Menor espaço para arquivamento
– Menor custo
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ETAPA 2: ELABORAÇÃO DO NOVO FORMULÁRIO

REDAÇÃO DO TEXTO:
 Inclusão de tópicos indispensáveis das
informações.

 Exclusão de tópicos desnecessários.

 Definição clara dos termos utilizados.

 Restringir uso de abreviações.

 Adoção de um título.

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ETAPA 2: ELABORAÇÃO DO NOVO FORMULÁRIO

REDAÇÃO DO TEXTO:

 Numeração individual.

 Registro da data e da série de

impressão.

 Logotipo, nome e endereço da

empresa (e exigências legais).

 Indicação do remetente e do
destinatário.
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 Alguns formatos padronizados
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Padrão A – Folhas Padrão C – Envelopes

Formato Tamanho (mm) Formato Tamanho (mm) A3

A0 841 x 1.189 C0 917 x 1.297 A2

A1 594 x 841 C1 648 x 917 A5
A4
A2 420 x 594 C2 458 x 648 A7
A6
A

A3 297 x 420 C3 324 x 458 8

A4 210 x 297 C4 229 x 324

A5 148 x 210 C5 162 x 229
A6 105 x 148 C6 114 x 162 A1

A7 74 x 105 C7 81 x 114
A8 52 x 74 C8 57 x 81
(OLIVEIRA, Djalm a P. R. Sistem as, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
 Considerações para escolha das cores
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Im pressão Fundo
Cont rast e
(let ra) (papel)
 Diferenciação de vias; 1 preta am arelo

 Destaque de campos; 2 verde branco

3 roxa branco
 Exigências da legislação; 4 azul branco
5 branca azul
 Economia; 6 m arrom branco

 Padrões da organização; 7 preta branco

8 am arela preto
 Fácil reconhecimento. 9 branca roxo
10 branca verde
11 branca preto
12 verm elho am arelo
13 roxa am arelo
14 verde roxo
15 roxa verde
Adaptado de OLIVEIRA (2002) e ARAÚJO (2001).
 Objetivos dos formulários
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 Proporcionar valor legal a determinadas operações;

 Exemplo: Cartórios
 Uniformizar os procedimentos administrativos:
 facilitar o controle dos processos.
 Estabelecer que dados devem ser utilizados em um
processo:
 evitar repetição de dados;
 facilitar o tratamento de dados e informações.
 Facilitar o fluxo de informações:
 facilitar a compreensão dos dados e informações.
 Processo de controle de formulários
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 Arquivo numérico:
 armazena todos formulários existentes, identificando-os
unicamente;
 até mesmo os formulários marginais são numerados, ainda que
temporariamente.
 Índice funcional:
 classifica formulários, agrupando-os por função;
 necessário registrar as técnicas adotadas para a classificação dos
formulários.
 Controle baseado em políticas definidas pela cúpula da
organização.
 Regras de racionalização
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 O controle de formulários deve ser

centralizado:
 evitar a duplicação por desconhecimento
por parte dos funcionários, da existência de
formulários semelhantes;
 análise dos formulários existentes e criação
de novos formulários;
 identificação e controle dos fluxos dos
formulários na organização;
 controle centralizado do estoque, da
distribuição e da política de reposição de
formulários.
 Racionalização do texto
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 Tópicos indispensáveis (segundo levantamento);

 Definição clara dos termos usados:
 orientações no verso do formulário;
 evitar abreviações, siglas e palavras incompletas.
 Título descritivo e único para o formulário;
 identificação do modelo do formulário;
 data e série da impressão.
 Numeração individual;
 Indicação de remetente e destinatário.
 Técnicas de análise e delineamento
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 Observar o aspecto sistêmico dos formulários;

 Padronização, simplificação, combinação e eliminação.
 Uso de lacunas:
 1/10 de polegada por caractere ou espaço (1/8 se for manual);
 1/6 de polegada por linha.

 Adoção de ballot box para múltiplas escolhas;

 Observar o grupamento de dados correlatos e a seqüência
em formulários interligados;
 Observar margens (3cm ou 1,5cm à esquerda).
Tipos de Formulários
 Impressos: São produzidos em papel e
obedecem aos padrões internacionais
estabelecidos para utilização em
equipamentos de impressão
computadorizados.

 Fichas: São feitas em papel de maior

gramatura ( cartão ou cartolina),
obedecem os mesmos padrões mencionados
e são, geralmente, destinados ao registro
de dados sintéticos.
Tipos de Formulários
 Eletrônicos: Tendência atual,
guardam os padrões dos formulários
impressos mais em ambiente
eletrônico.

 Mais econômicos – Possibilitam o

acesso a informação de forma
eletrônica.
 Facilitam o rápido acesso ao
compartilhamento em tempo real.
 Reduzem os erros de preenchimento.
Recomendações Finais (1)
 Em formulários de uso interno, o nome
da empresa é dispensável, bastando a
utilização do logotipo, suficiente para a
identificação;
 A redação deve ser clara, objetiva e
acessível a quem responde, e não a
quem pergunta;
 Não usar terminologia específica de
certas áreas do saber;
 Usar campos definidos para resposta;
 Evitar linha pontilhada para resposta;

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Recomendações Finais (2)
 Prever o uso de equipamentos
eletrônicos;
 Usar as cores adequadamente;
 Considerar o custo final da confecção
do formulário;
 Não esquecer a margem para
arquivamento do formulário;
 A linha contínua forte deve ser usada
para separar categorias de questões.
 Usando siglas e abreviações, explicar
seu significado.
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 BIBLIOGRAFIA
 OLIVEIRA, D. DE P. R. DE. Sistemas, organização & métodos: Uma
abordagem gerencial. 19. ed. São Paulo: [s.n.], 2010. Capítulo 11