Unitatea de studiu 2

Ciclul prelucrării datelor

Obiective:
x Definirea fazelor ciclului prelucrării datelor contabile
x Identificarea datelor privind tranzacţiile economice
x Prezentarea opţiunilor privind introducerea datelor în sistem
x Descrierea metodelor de prelucrare a datelor
Competenţe dobândite:
x Identificarea fazelor şi activităţilor specifice prelucrării datelor în domeniul contabilităţii
x Alegerea metodelor de culegere a datelor cele mai potrivite condiţiilor particulare unei firme
x Formularea cerinţelor privind pregătirea datelor în vederea prelucrării lor
x Organizarea prelucrării datelor financiar-contabile în funcţie de obiectivele urmărite
Timpul mediu necesar asimilării: 4 ore

Din definiţia sistemelor informaţionale se poate observa că ele îndeplinesc patru funcţii esenţiale
pentru activitatea unei firme:
1. colectarea datelor despre activităţile desfăşurate într-o organizaţie, elementele patrimoniale
afectate, precum şi actorii care au participat la realizarea acestor activităţi, astfel încât angajaţii,
conducerea, alte entităţi externe firmei pot analiza ce s-a întâmplat în cadrul firmei într-o anumită
perioadă de timp;
2. prelucrarea datelor, transformarea lor în informaţii (ieşiri ale sistemului), precum şi stocarea
lor;
3. asigurarea elementelor necesare efectuării controlului, prin care să se asigure protejarea
activelor firmei, inclusiv a datelor, şi respectarea standardelor şi regulilor interne, care urmăresc
ca datele să fie disponibile atunci când sunt solicitate, sunt corecte şi prezintă un grad mare de
încredere;
4. sprijinirea procesului decizional, având în vedere că cele mai multe dintre decizii se bazează pe
informaţiile reflectate în sistemul informaţional.

2.1 Fazele ciclului prelucrării datelor

Sistemul informaţional este un mijloc important de monitorizare a evenimentelor care au avut loc,
fiind o modalitate sigură de a determina care au fost rezultatele activităţilor desfăşurate, efectele acestora
asupra elementelor patrimoniale ale firmei, entităţile care au participat la aceste acţiuni, pentru a şti cui îi
este atribuită responsabilitatea lor.
Schematic, modul în care sistemul informaţional ar trebuie să reprezinte informaţiile generate de
tranzacţiile economice este redat în figura 2.1.
Tranzacţiile economice generează o serie de date care trebuie să fie rezultatul unui set de operaţiuni,
din momentul apariţiei lor, pentru a permite obţinerea de informaţii semnificative, referite la un loc prin
noţiunea de ciclu al prelucrării datelor. Ciclul cuprinde cinci faze: culegerea datelor, pregătirea datelor,
prelucrarea datelor, întreţinerea fişierelor şi obţinerea informaţiilor de ieşire.
Faza de culegere a datelor este declanşată, de obicei, de desfăşurarea unei activităţi economice şi
trebuie să urmărească trei aspecte de bază:
x identificarea fiecărui eveniment sau activitate care a avut loc;
x elementele patrimoniale afectate de fiecare eveniment;
x entităţile (agenţi, actori) interne sau externe care au participat la fiecare eveniment.
 Exemplu general de reprezentare a unei tranzacţii
Entitate
implicată 1
Element
patrimonial Eveniment
afectat

Entitate
implicată 2

Reprezentarea tranzacţiei de vânzare

Client

Stoc produse
Vânzare
finite (mărfuri)

Personal desfacere
(agent vânzare,
vânzător)

Reprezentarea tranzacţiei de plată a unui furnizor

Responsabil
financiar
Disponibilităţi
Efectuare plată
băneşti

Furnizor

Fig. 2.1 Informaţiile despre activităţile firmei păstrate de sistemul informaţional

(prelucrare după Romney, M.B., Steinbart, P.J. − Accounting Information Systems, 9th Edition, Prentice Hall, Upper
Saddle River, New Jersey, 2003, p. 10)

De exemplu, în cazul vânzării de produse (eveniment) ar fi util să se culeagă următoarele date:

x data vânzării;
x momentul din zi în care a avut loc vânzarea (dacă este o vânzare într-un magazin);
x clientul căruia i s-au vândut produsele;
x salariatul care a efectuat vânzarea;
x valoarea totală a vânzării;
x denumirea şi cantitatea fiecărui produs vândut;
x preţul de înregistrare al fiecărui produs vândut;
x preţul de vânzare al fiecărui produs.
Dacă are loc o vânzare pe bază de credit comercial, atunci sistemul ar trebui să surprindă şi alte date,
cum ar fi instrucţiunile privind livrarea produselor (data livrării, modalitatea de transport, delegatul),
adresa unde se facturează produsele şi, dacă este necesar, adresa unde se vor livra produsele, dacă nu este
aceeaşi cu adresa sediului clientului etc.
Ca urmare, prin prelucrarea datelor trebuie să fie abordate două mari categorii de tranzacţii
economice:
x atât tranzacţiile (evenimentele) interne, respectiv cele care au ca entităţi/ actori departamentele
firmei, cum este cazul stabilirii necesarului de aprovizionat, lansarea comenzii de aprovizionare,
determinarea timpului lucrat de fiecare salariat, plata salariilor, planificarea producţiei etc.;
x cât şi tranzacţiile externe, respectiv cele care implică participarea cel puţin a unei entităţi din
exteriorul firmei, ca de exemplu primirea comenzii de la un client, primirea facturii de la
furnizor, încasarea contravalorii produselor vândute ş.a.m.d.
Fiecare ciclu tranzacţional prelucrează un număr mai mare sau mai mic de evenimente, multe dintre
ele fiind, totuşi, divizate în categorii mai mici, datorită numărului prea mare, a particularităţilor pe care le
prezintă sau a complexităţii procesului de prelucrare. De exemplu, majoritatea tranzacţiilor prelucrate în
ciclul privind vânzările şi încasările sunt legate fie de vânzarea produselor, fie de încasarea contravalorii
bunurilor vândute.

2.2 Faza de culegere a datelor

Această fază cuprinde două activităţi fundamentale: observarea mediului care generează datele, fie
printr-un observator uman, fie prin diverse echipamente, respectiv înregistrarea datelor fie prin scrierea
lor în documentele sursă, fie prin captarea şi stocarea lor cu ajutorul diferitelor echipamente.
Metodele de colectare a datelor pot fi grupate în directe (culegerea la sursă) şi indirecte (culegerea
tradiţională a datelor).
Metoda tradiţională de colectare a datelor presupune realizarea unui număr mare de activităţi, cele
mai multe fiind manuale, cum ar fi culegerea de pe comenzile primite de la clienţi sau de pe listele de
inventar, atunci când intervin modificări în structura stocurilor. Introducerea datelor se realizează prin
intermediul unor ecrane (formulare de preluare a datelor) care sunt similare ca formă, conţinut şi
denumire cu documentul sursă pe care îl reflectă.
Datorită numărului mare de activităţi şi a suporturilor pentru înregistrare utilizate, a caracterului
preponderent manual al acestor activităţi şi a numărului mare de persoane implicate, metoda este
costisitoare şi produce numeroase erori.
Aceste deficienţe reprezintă motivul principal pentru care dezvoltarea sistemelor informatice s-a
orientat către metode directe de colectare a datelor, numite şi metode de culegere a datelor la sursă.
Aceste metode îşi propun automatizarea activităţii de colectare a datelor prin reducerea sau eliminarea
majorităţii activităţilor, personalului şi a suporturilor pentru înregistrarea datelor necesare în metodele
tradiţionale.
O importanţă deosebită prezintă echipamentele pentru introducerea directă a datelor, respectiv
scannerele de imagini şi scannerele pentru recunoaşterea optică a caracterelor – OCR (Optical Character
Recognition – Recunoaşterea optică a caracterelor), schimbul electronic de date (EDI – Electronic Date
Interchange), utilizarea codurilor bară pentru punctele de vânzare (POS – Point of Sale), echipamente de
numărare sau cântărire a produselor obţinute, echipamente de citire a legitimaţiilor salariaţilor pentru
înregistrarea timpului la care au intrat/ieşit din unitate etc.
De exemplu, citirea codului bară al unui produs cu ajutorul dispozitivelor de scanare este mult mai
rapidă, asigurând un grad de corectitudine mult mai mare decât dacă s-ar introduce manual. Scannerul
citeşte codul bară al fiecărui articol şi caută preţul în tabela de produse. În acelaşi timp, prin intermediul
POS-urilor se interoghează baza de date pentru determinarea preţului de vânzare al produselor cumpărate
şi calcularea valorii pe care trebuie să o plătească un client, determinarea automată a cotei de TVA sau a
taxei pe vânzări – în ţările unde nu se foloseşte TVA, precum şi posibilitatea de încasare pe bază de card
şi nu cu numerar. Tipul produselor şi cantitatea din fiecare produs, data, momentul din zi şi valoarea
achiziţiilor sunt informaţii folosite mai departe pentru actualizarea datelor privind stocurilor de produse,
identificarea profilului clientului etc. În continuare, pe baza tabelei de stocuri actualizată, se poate genera
un raport de atenţionare a gestionarului că este necesar să se aprovizioneze cu noi cantităţi, atunci când
stocul scade sub un anumit nivel. De asemenea, informaţiile culese privind vânzările efectuate către un
anumit client sau ale unui produs pot fi folosite pentru realizarea de analize detaliate a vânzărilor, de
genul cel mai bine vândut produs, momentele din zi, săptămână când un produs a fost cumpărat cel mai
bine etc.
O situaţie similară apare în cazul utilizării cardurilor pentru evidenţa timpului lucrat de salariaţi. Pe
lângă informaţiile privind timpul lucrat pentru calculul salariilor, un astfel de sistem poate ajuta firma să
determine câte ore s-a lucrat pentru fiecare activitate sau proiect, astfel că pot fi făcute ajustări şi
planificări mai bune ale timpului pentru viitoarele proiecte.
Metoda culegerii directe a datelor nu este lipsită însă de dezavantaje, în sensul că, la apariţia erorilor,
e destul de dificil de identificat cauza sau locul de provenienţă a lor, costurile dezvoltării unui astfel de
sistem nu sunt mici, dar comparabile cu cele pe care le presupune metoda tradiţională.
O altă cale, mai practică (pentru întreprinderile noastre), de colectare directă a datelor constă în
instalarea unei reţele de calculatoare şi dispunerea de terminale în diferite puncte din întreprindere (secţii
de producţie, magazie, birouri) care să permită culegerea datelor la locul producerii lor şi transmiterea lor
în vederea unei prelucrări centralizate, metodă considerată mixtă şi care combină avantajele celorlalte
două.
 Teste de autoevaluare
TA 2.1
1. Care sunt elementele unei tranzacţii economice pe care un sistem informaţional
trebuie să le reflecte?
2. Enumeraţi trei modalităţi de introducere directă a datelor.
Răspuns:

2.3 Pregătirea datelor

Pregătirea datelor constă într-un număr de operaţii executate asupra datelor pentru a facilita
prelucrarea lor ulterioară, şi anume:
Clasificarea datelor, care implică atribuirea de coduri de identificare (simbol cont, cod secţie ş.a.),
astfel încât datele să fie incluse în submulţimile corespunzătoare.
Gruparea datelor, adică acumularea intrărilor similare, pentru a fi prelucrate în grup (de exemplu,
gruparea facturilor emise fiecărui client sau pe perioade calendaristice etc.).
Verificarea datelor cuprinde o mare varietate de proceduri pentru controlul corectitudinii datelor,
înainte ca ele să fie prelucrate, cunoscut fiind principiul GIGO/GIGI (Garbage-In, Garbage-Out sau, în
varianta limbii române, Gunoi-la-Intrare, Gunoi-la-Ieşire).
Sortarea datelor, prin care grupurile de date sunt aranjate în loturi de înregistrări, după criterii de
ordonare numerică, alfabetică, alfanumerică sau de timp (cronologic).
Cuplarea (fuziunea) a două sau mai multor loturi de înregistrări într-unul singur.
Transmiterea datelor de la un punct la altul şi transcrierea lor dintr-o formă în alta, astfel încât să se
efectueze trecerea de la scrierea de mână la cea tipizată sau de la documentele scrise la mediile specifice
calculatoarelor.
Poate cea mai importantă activitate o reprezintă verificarea datelor pentru validarea şi asigurarea
corectitudinii lor, pentru a detecta orice problemă ce ar fi putut interveni la culegerea lor. De exemplu,
datele privind cantitatea şi preţul produselor vândute trebuie să fie numerice, iar denumirea produselor
alfabetice sau alfanumerice, altfel datele neputând fi validate.
Adesea, codurile asociate unei anumite tranzacţii trebuie să fie verificate în baza de date pentru a
controla existenţa datelor de identificare ale acelei categorii de tranzacţii. Dacă se introduce un cod care
nu se regăseşte în baza de date, tranzacţia este refuzată pentru prelucrările ulterioare. Refuzarea la
prelucrare a unei tranzacţii nu este suficientă, pentru că sistemul trebuie să transmită mesaje prin care să
specifice ce problemă a apărut, ce corecţii trebuie făcute, dacă este necesar să se reintroducă datele
depistate a fi eronate în timpul verificării etc. De exemplu, un cod bară scanat trebuie să existe în tabela
de produse. Dacă el nu poate fi citit sau nu există în tabelă, persoana care realizează operaţiunea de
scanare primeşte instrucţiuni fie pentru rescanarea produsului, fie pentru introducerea manuală a codului.

2.4 Prelucrarea propriu-zisă a datelor

Prelucrarea datelor poate să includă o varietate de activităţi, cum sunt:
x calculaţiile cuprind formele de tratare matematică a datelor (calculul TVA pe o factură emisă
unui client);
x compararea supune unei examinări simultane două sau mai multe tipuri de date între care există o
legătură logică (soldul iniţial şi cel final);
x sintetizarea este o activitate importantă prin care se comasează informaţiile (generarea totalului
facturilor emise unui client, într-o perioadă de timp);
 x filtrarea este o altă operaţiune prin care se extrag datele ce vor fi supuse prelucrărilor următoare
(numai produsele a căror valoare de vânzare se încadrează într-un anumit interval);
x restaurarea, prin care sunt aduse datele din memorie într-o formă accesibilă omului, pentru
prelucrarea manuală în continuare sau într-o formă prelucrabilă mai departe tot pe calculator.
Prelucrarea datelor din tranzacţii se poate face conform uneia din următoarele metode elementare:
prelucrarea pe loturi (batch processing) şi prelucrarea în timp real (on-line processing). Aceste două
metode privesc nu numai prelucrarea propriu-zisă a datelor, ci şi celelalte faze ale ciclului de prelucrare
(colectarea datelor, actualizarea bazei de date).
Prelucrarea pe loturi presupune, mai întâi, acumularea datelor privind tranzacţiile pe o anumită
perioadă, după care urmează prelucrarea lor periodică, chiar şi în ceea ce priveşte actualizarea bazei de
date. În acest mod, se realizează utilizarea mai eficientă a resurselor informatice decât în cazul prelucrării
în timp real şi se asigură un mai bun control asupra datelor.
Schematic, prelucrarea pe loturi a datelor este redată în figura 2.2.

Informaţ
a ii (nu
Informaţii
Date privind Intoducere date reflectă starea
tranzacţiile, (pe loturi) curentă, doar
cumulate perioade
pe loturi
uri anterioare)
oare)
Prelucrare pe loturi

Fig. 2.2 Prelucrarea datelor pe loturi

Dezavantajele acestui tip de prelucrare derivă din faptul că datele din tabelele principale ale bazei de
date şi informaţiile din rapoarte sunt perimate în momentele prelucrării lor, deci nu se pot obţine
informaţii la zi despre activitatea firmei. De aceea, prelucrarea pe loturi este recomandată doar pentru
acele aplicaţii care nu necesită actualizarea bazei de date pe măsură ce au loc tranzacţiile şi atunci când
sunt solicitate rapoarte doar la anumite intervale de timp bine definite.
Este motivul pentru care se încearcă renunţarea la prelucrările pe loturi în favoarea prelucrărilor în
timp real (OLTP – On-Line Transaction Processing). Acest tip de prelucrare presupune colectarea şi
prelucrarea datelor în timp ce are loc o tranzacţie, fără acumularea datelor şi tratarea lor periodică. În
acest fel, se elimină activităţile de grupare, sortare şi transcriere specifice prelucrării pe loturi. Imediat ce
are loc o tranzacţie, datele sunt colectate cu ajutorul diferitelor echipamente şi stocate în fişiere cu acces
direct, apoi sunt prelucrate în vederea actualizării tabelelor permanente ale bazei de date sau obţinerii
diverselor rapoarte. Numai că introducerea prelucrării în timp real necesită instalarea unei reţele locale
sau extinse care să lege între ele terminalele şi calculatoarele aflate la diferite posturi de lucru din
organizaţie. Modul în care au loc prelucrările în timp real este prezentat, sintetic, în fig. 2.3.
 Point of sale
Terminal

Prelucrarea
imediată a
tranzacţiei

Scanner
Terminal Calculator central Informatii
(reflectă starea
Prelucrarea curentă, pe baza
imediată a tranzacţiilor
tranzacţiei la zi)

Prelucrarea Introducerea şi
imediată a prelucrarea
tranzacţiei imediată a
tranzacţiei

Terminal

ATM Terminal

Document
tranzacţie
clasicc

Fig. 2.3 Prelucrarea datelor în timp real

Cele mai întâlnite sisteme informaţionale bazate pe prelucrări în timp real se regăsesc în băncile care
au instalate ATM-uri (bancomate) şi în sistemele de rezervare ale companiilor aeriene.
Sistemele informaţionale bazate pe prelucrarea în timp real oferă marele avantaj al furnizării
imediate de informaţii actuale. În schimb, ele presupun şi o serie de dezavantaje legate de integrarea
numeroaselor proceduri de control privind protejarea conţinutului bazei de date împotriva accesului
neautorizat sau a distrugerii accidentale a datelor (multe organizaţii ţin un jurnal de control în care sunt
înregistrate toate tranzacţiile care au avut loc).
În realitate, puţine sisteme informaţionale se bazează doar pe prelucrări în timp real. Cele două
metode de prelucrare a datelor pot fi combinate, în funcţie de obiectivele urmărite şi de particularităţile
organizaţiei.
O comparaţie între cele două tipuri de prelucrări este realizată în tabelul 2.1.
Tabel nr. 2.1 – Comparaţie între prelucrarea pe loturi şi prelucrarea în timp real
Caracteristică Prelucrarea pe loturi Prelucrarea în timp real
Prelucrarea Datele tranzacţiilor sunt colectate, Datele tranzacţiiilor sunt prelucrate
datelor grupate, sortate, transcrise şi apoi imediat ce ele au fost produse.
prelucrate periodic.
Actualizarea După prelucrarea lotului. După prelucrarea tranzacţiei.
fişierelor
Timpul de Mai multe ore sau zile, după ce lotul Câteva secunde după producerea
răspuns de date a fost prelucrat. tranzacţiei
Odată cu dezvoltarea tehnologiilor data warehouse şi a data marts-urilor, prelucrarea on-line nu mai
era suficientă, pentru că nu permitea căutarea şi interogarea bazelor de date multidimensionale. Ca
rezultat, şi-a făcut apariţia o nouă modalitate de prelucrare a datelor, cea analitică on-line (OLAP – On-
Line Analytical Processing), pentru a memora, prelucra şi transmite informaţii specifice depozitelor de
date. OLAP permite utilizatorilor să exploreze datele firmei din mai multe perspective/dimensiuni.
Instrumentele şi serverele OLAP sprijină analiza datelor incluse în relaţii complexe, cum ar fi
combinaţii între produsele firmei, regiuni geografice unde au fost vândute, canale de distribuţie, perioade
de vânzări etc. Dacă la început OLAP era folosit în special pentru planificările financiare, ulterior a
devenit din ce în ce mai utilizat în domeniile ce solicită analize rapide, aşa cum este cazul investiţiilor pe
piaţa acţiunilor, marketingului, lansării pe piaţă a unui nou produs, determinării profitabilităţii unui client
etc.
 Caracteristicile OLAP sunt1:
x oferă posibilitatea analizei datelor de tip drill-down (descompunere pe niveluri din ce în ce mai
detaliate), bazate pe interogări în baze de date multidimensionale, pe mai multe dimensiuni ale
problemei ce urmează a fi studiată;
x presupun o mare ingeniozitate umană şi o puternică interacţiune cu bazele de date pentru găsirea
informaţiilor necesare;
x solicită testarea repetitivă a ipotezelor emise de utilizatori pentru identificarea faptelor.
În figura 2.4 sunt ilustrate componentele necesare pentru efectuarea analizelor cu instrumentele
OLAP.2
OLAP Server

Client PC

Baza de date a
corporaţiei
ƒ Baza de date
operaţională
Baza de date ƒ Minidepozite de date
multidimensional㠃 Depozite de date
ƒ Foi de calcul
ƒ Pachete statistice
ƒ Software OLAP ce poate
rula cu browsere Web

Fig. 2.4 Componentele necesare unui sistem pentru analize OLAP

Datele sunt extrase din baza de date a firmei şi depozitate într-o bază de date multidimensională, de
unde vor fi interogate de aplicaţiile instalate la utilizatori. Interogările OLAP presupun efectuarea unor
analize asupra datelor, cum ar fi3:
Consolidarea implică agregarea datelor, care poate însemna o simplă adunare sau poate fi o grupare
după criterii complexe ce ţin de relaţiile dintre date. Ca exemplu, vânzările locale pot fi cumulate la nivel
de zonă şi ulterior la nivel de regiune.
Analiza drill-down (pe niveluri de detaliere) reprezintă operaţia inversă consolidării, prin care datele
consolidate sunt analizate în detaliu, ajungându-se la datele care le-au compus. Ca exemplu, analiza
vânzărilor unui produs sau ale unui agent de vânzări din totalul vânzărilor înregistrate într-o regiune;
Analiza de tip „slicing and dicing” (feliere la întâmplare/aleatoare) se referă la posibilitatea de a
efectua analize din diferite puncte de vedere, ţinând cont de diferite criterii. De exemplu, se pot analiza
toate vânzările unui anumit tip de produs într-o anumită regiune (o „felie” din total), în timp ce o altă
interogare poate arăta totalul vânzărilor produsului respectiv printr-un anumit canal de ditribuţie. Aceste
analize sunt efectuate, de regulă, în funcţie de anumite axe (cum ar fi axa timpului) pentru a determina
anumite tendinţe sau tipare.
Dintre cei mai cunoscuţi furnizori de software OLAP se numeră Cognos, Hyperion Solutions,
Oracle, MineShare, WhiteLight, Microsoft.

Teste de autoevaluare
TA 2.2
1. În ce constă operaţiunea de clasificare a datelor? Daţi un exemplu.
2. Prezentaţi diferenţele dintre prelucrarea datelor pe loturi şi prelucrarea în timp real.
Răspuns:

1
. Stair, R.M., Reynolds, G.W. – op. cit., p. 211.
2
. Finkelstein, R. – „Understanding the need for on-line analytical servers”, in Ann Arbor, Comshare, 1994.
3
. Oprea, D., Meşniţă, G. – Sisteme informaţionale pentru manageri, Ed. Polirom, Iaşi, 2003, pp. 63-64.
 2.5 Stocarea datelor şi întreţinerea fişierelor
În faza de întreţinere a fişierelor există mai multe activităţi, dintre care amintim:
x stocarea datelor în vederea utilizării lor viitoare;
x actualizarea datelor memorate astfel încât să surprindă cele mai recente evenimente;
x indexarea datelor pentru a înlesni o uşoară regăsire a lor;
x protecţia datelor memorate, care cuprinde o mare varietate de proceduri şi tehnici pentru
prevenirea distrugerii lor sau a accesului neautorizat.
Această activitate este necesară pentru a organiza datele într-o manieră uşor accesibilă pentru
prelucrările ulterioare.
Baza de date actualizată în cadrul sistemelor de prelucrare a tranzacţiilor va oferi datele necesare
utilizării în celelalte tipuri de sisteme informaţionale (de informare a conducerii, de sprijinire a procesului
decizional, de informare a top-managerilor).
În sistemele informatice se întâlnesc două tipuri de fişiere4:
1. fişiere de tranzacţii, numite şi fişiere temporare, care reflectă activitatea curentă a organizaţiei şi
conţin date privind tranzacţiile pe o anumită perioadă (de regulă, un an sau o lună). Un fişier de
tranzacţii este temporar şi prin faptul că este solicitat până la actualizarea celor permanente
(uneori, numai datorită legii pot fi reţinute). Fişiere temporare pot fi cele de vânzări, cumpărări,
plăţi etc.;
2. fişiere permanente, care reflectă starea curentă a unor elemente din organizaţie, stare care se
schimbă ca rezultat al tranzacţiilor efectuate, motiv pentru care fişierele de tranzacţii vor fi
prelucrate în vederea actualizării fişierelor permanente. Un fişier este permanent şi prin aceea că
el este nedefinit ca timp de utilizare, chiar dacă înregistrări individuale pot fi frecvent introduse,
şterse sau modificate. Fişierele permanente, numite şi nomenclatoare, pot fi fişierele de materiale,
clienţi, personal etc.
Simplificând puţin lucrurile, putem spune: datele privind tranzacţiile sunt memorate în fişiere
temporare, iar prin prelucrarea acestora se actualizează fişierele permanente.
Actualizarea datelor din fişierele permanente se poate realiza şi în mod direct, atunci când este
necesară modificarea adresei unui furnizor sau client, preţul unui produs, salariile angajaţilor etc.

2.6 Obţinerea ieşirilor

În urma prelucrării şi stocării datelor, se pot obţine trei mari categorii de ieşiri: documente, rapoarte
ori răspunsuri la întrebări. Termenul ieşiri le cuprinde pe toate, fiecare dintre ele putând fi obţinute pe
suport de hârtie sau afişate pe ecran. În principiu, documentele, cu excepţia cazului în care se apelează la
EDI (Electronic Data Interchange), se generează pe suport de hârtie, cum ar fi factura emisă pentru
vânzarea produselor, obţinută pe baza datelor înregistrate de pe comanda primită de la un client.
Un raport privind facturile emise într-o perioadă de timp pentru un anumit client sau pentru toţi
clienţi ar putea fi obţinut pe hârtie sau afişat pe ecran.
Răspunsurile la întrebări, de cele mai multe ori, sunt generate pentru afişarea lor pe ecranul
calculatorului, pentru că adesea ele reprezintă o solicitare temporară a unei informaţii privind o anumită
tranzacţie, o anumită resursă sau un anumit actor, care nu este necesar să fie păstrată sau arhivată.
*
* *

4
. Oprea, D. – op. cit., 1995, p. 55.
 În sinteză, se poate spune că, de cele mai multe ori, datele nu parcurg toate activităţile de prelucrare,
iar unele dintre ele pot chiar să nu treacă prin cele cinci stadii (faze). De exemplu, unele date pot fi
colectate, prelucrate şi stocate simultan, fără să mai parcurgă alte operaţiuni de pregătire. Pe de altă parte,
anumite date externe (despre concurenţi) ajung direct la manageri, fără să mai fie supuse altor prelucrări.
Dar astfel de cazuri constituie mai degrabă excepţii, şi nu reguli. De aceea, studiul sistemului
informaţional trebuie să se concentreze asupra tuturor stadiilor de prelucrare a datelor.

2.7 Răspunsuri la testele de autoevaluare

TA 2.1 1) Evenimentul care a avut loc, elementele patrimoniale afectate şi entităţile
participante. 2) Scannerele pentru recunoaşterea optică a caracterelor, schimbul electronic de
date, utilizarea codurilor bară pentru punctele de vânzare.
TA 2.2 1) Atribuirea de coduri de identificare astfel încât datele să fie incluse în submulţimile
corespunzătoare. Consemnarea conturilor din clasa 9 pe bonurile de consum în vederea înregistrării în
contabilitatea de gestiune. 2) Vezi tabelul 2.1.

2.8 Lucrare de verificare

A. Alegeţi varianta/variantele corectă/e de răspuns:
1) In faza de pregatire a datelor din ciclul de prelucrare se desfasoara urmatoarele activitati:
a) observarea mediului
b) verificarea datelor
c) indexarea datelor
d) sintetizarea datelor
2) Care dintre următoarele afirmaţii în legătură cu fişierele permanente sunt adevărate?
a) Prin prelucrarea datelor din aceste fişiere sunt actualizate fişierele temporare.
b) Ele sunt utile la indexarea şi sortarea datelor din baza de date.
c) Ele se mai numesc şi nomenclatoare.
d) Ca exemple putem enumera fişierele de vânzări, consumuri, recepţii, incasări.
e) Reflectă starea curentă a unor elemente din organizaţie.

B. Răspundeţi la următoarele întrebări şi probleme:

1. Exemplificaţi fiecare activitate din ciclul prelucrării datelor.
2. Realizaţi o comparaţie între softul realizat cu forţe proprii şi softul la cheie folosind trei criterii la
liberă alegere.
3. Prezentaţi principalele tranzacţii economice pe care ar trebui să le suprindă sistemele
informaţionale identificate într-o organizaţie. Se cer:
x analiza modului în care aceste tranzacţii sunt prelucrate şi explicarea a ceea ce se
întâmplă în fiecare etapă a ciclului de prelucrare a datelor;
x identificarea principalelor documente pe care firma le foloseşte pentru a culege date
relevante despre tranzacţiile identificate la punctul anterior;
x enumerarea principalelor rapoarte obţinute. Ce decizii pot fi influenţate de aceste
rapoarte?

2.9 Bibliografie
1. Oprea, D., Meşniţă, G., Dumitriu, F., Analiza sistemelor informaţionale, Ed. Universităţii “Al. I.
Cuza” Iaşi, 2005, pp. 33-45
2. Oprea, D., Meşniţă, G. – Sisteme informaţionale pentru manageri, Ed. Polirom, Iaşi, 2003, pp. 60-
64
3. Romney, M.B., Steinbart, P.J., Accounting Information Systems, Pearson Education Inc., New
Jersey, 2003, pp. 6-13