POSITIVA

MANUAL DE POLÍTICAS DE AFILIACIÓN Y NOVEDADES ARL
Aprobó: Reviso: Elaboró: Código:

Fabio Florez Giraldo Hugo Ernesto Huiza Yoleine Nuñez VO-MA-
Vicepresidente de Gerencia de Afiliaciones Profesional Especializado PANARL-3
Fecha:
Operaciones y Novedades Ana Ballén Suárez
Profesional Especializado 20/04/2015
Pág. De 1 al 72
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 8
OBJETIVOS 9
1. DEFINICIONES 10
1.1 ACCIDENTE DE TRABAJO 10
1.2 ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES – ARL 10
1.3 AFILIACIÓN 10
1.4 AFILIADOS 10
1.5 CONTRATANTE 10
1.6 CONTRATISTA 11
1.7 A.F.P. 11
1.8 E.P.S. 11
1.9 I.P.S. 11
1.10 REGIMEN SUBSIDIADO DE SALUD 11
1.11 SISBEN 11
1.12 EPS–S 11
1.13 CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO 11
1.14 REGISTRO MERCANTIL 12
1.15 RUT 12
1.16 CLASE DE RIESGO 12
1.17 CLASIFICACIÓN DE EMPRESA 12
1.18 COBERTURA 12
1.19 EMPLEADOR 12
2
1.20 EMPRESAS NUEVAS 13
1.21 EMPRESAS TRASLADADAS 13
1.22 EMPRESA RETIRADA O DESAFILIADA 13
1.23 EMPRESA CESANTE 13
1.24 EMPRESA INACTIVA: 13
1.25 EMPRESA NO EFECTIVA 13
1.26 ENFERMEDAD LABORAL 13
1.27 I.P.S.O. 13
1.28 INACTIVIDAD 14
1.29 INCAPACIDAD TEMPORAL 14
1.30 PERSONA NATURAL 14
1.31 RECLASIFICACIÓN 14
1.32 SEDE PRINCIPAL DE LA EMPRESA 14
1.33 SEDE OPERATIVA DE LA EMPRESA 14
1.34 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES 14
1.35 TRABAJADORES INDEPENDIENTES 15
2 ALCANCE 15
3 RESPONSABLES 15
4 PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS 15
4.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES. 16
4.1.1 AFILIACIÓN INICIAL DE EMPRESAS 16

4.1.1.1 Casos en que SI es posible habilitar centros de trabajo en el momento de la afiliación de
la empresa 17
4.1.1.2 Casos que NO es posible crear centros de trabajo en la afiliación inicial 17
4.1.1.3 Reclasificación Administrativa 18
4.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE

COMERCIO 19
3
4.3 ACTIVIDADES QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL (Artículo 20 del Código de Comercio).
“Son mercantiles para todos los efectos legales” 21
4.4 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL SISTEMA

GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 24
4.5 AFILIACIONES POR TRASLADOS 33
4.6 RECEPCIÓN DE NOVEDADES EMPLEADOR Y TRABAJADOR 35
4.6.1 DETALLE DE LAS NOVEDADES 35
5 RECLASIFICACIÓN DE EMPRESAS 36
5.1 TRÁMITE DE RECLASIFICACIÓN Y CORRECCIÓN EN LOS PUNTOS DE ATENCIÓN DEL

OPERADOR LOGISTICO A NIVEL NACIONAL. 37
5.1.1 OBJETIVO 37
5.1.2 MARCO LEGAL 37
5.2 TIPOS DE NOVEDAD CON INFORME TÉCNICO DE RECLASIFICACION DE EMPRESAS 38
5.2.1 MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL SIN CENTROS DE TRABAJO 38
5.2.2 CONFIRMACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL 40
5.2.3 SEPARACIÓN POR CENTRO DE TRABAJO 41
5.2.4 MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y SEPARACIÓN DE CENTROS DE

TRABAJOS. 43
5.3 CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y/O DE LOS CENTROS DE TRABAJO 45
5.3.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO 45
5.3.2 REQUISITOS 46
5.3.3 APLICACIÓN EN EL SISTEMA ¡Error! Marcador no definido.
5.4 CORRECCIÓN O CREACION DE LAS SEDES DE LA EMPRESA EN EL PROCEDIMIENTO DE

RECLASIFICACION 46
5.4.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO 46
5.4.2 REQUISITOS 47
5.4.3 APLICACIÓN EN EL SISTEMA ¡Error! Marcador no definido.
5.5 ANEXOS 47
4
6 RETIROS Y TRASLADOS DE EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA COMPAÑÍA DE
SEGUROS S.A. 47
7 NOVEDADES AFILIACIÓN TRABAJADORES Y EMPLEADORES CON TIPO Y NÚMERO

DE DOCUMENTO CÉDULA DE EXTRANJERÍA Y PASAPORTE ALFANÚMERICO. 48
8 NOVEDADES DE INGRESO TRABAJADOR DEPENDIENTE 49
8.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA “VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR DEPENDIENTE AL

SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 49
8.2 ANULACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES POR PORTAL DE INTERNET 53
9 POLITICAS DE RETIRO 53
9.1 ANULACIONES DE TRABAJADORES 53
9.2 RETIRO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES 53
9.3 RETIRO DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES 53
9.3.1 PASO A PASO 54
10 PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA 54
11 TRABAJADOR INDEPENDIENTE 54
11.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE NOVEDAD DE VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR

INDEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES” 57
12 APRENDICES SENA 60
13 EMPLEADAS DE SERVICIO DOMÉSTICO 60
14 CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO 60
14.1 CONTRATO DE CONDUCTORES Y AFILIACIÓN AL REGIMEN DE SEGURIDAD. 61
15 BENEFICIARIOS EN POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 61
16 INGRESO BASE DE COTIZACION 61
17 INCONSISTENCIA EN TIPO DE DOCUMENTO 62
5
18 ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UBICACIÓN 62
19 DOCUMENTOS ANEXOS 62
19.1 CÉDULAS INVÁLIDAS 62
20 SEÑALIZACIÓN DE CAMPOS FALTANTES Y ENMENDADURAS 63
21 COMPLETAR CON X EN LOS FORMULARIOS 63
22 LETRA MONTADA SOBRE LOS CAMPOS 63
23 INFORMACIÓN INVERTIDA 63
24 FIRMA EN SELLO 63
25 NÚMEROS DE RADICADOS 64
26 EMPLEADORES MENORES DE EDAD 64
27 SOLICITUD DE ANULACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS ARL PRESENTADA EN

VENTANILLA 64
28 SOLICITUDES VÍA WEB 64
28.1 NOVEDADES DE AFILIACIONES VIA WEB 65
29 NORMALIZACIÓN DE AFILIACIONES 65
29.1 NORMALIZACIÓN AFILIACIONES TRABAJADORES DEPENDIENTES 65
29.2 NORMALIZACIÓN AFILIACIONES TRABAJADORES INDEPEDIENTES 66
29.3 PROCEDIMIENTO PARA LA GRABACIÓN DE FORMULARIOS DE ACTUALIZACIÓN DE

AFILIACIÓN 66
29.4 POLITICAS PARA LA CREACION DE RELACIONES LABORALES “GENERICAS” CASOS

PENSIONADOS Y PROCESOS JURÍDICOS. ¡Error! Marcador no definido.
29.4.1 CREAR EMPRESAS Y/O RELACIONES LABORALES CUANDO EXISTE DOCUMENTACIÓN

EN EXPEDIENTE O CARPETA DEL AFILIADO ¡Error! Marcador no definido.
6
29.4.2 CUANDO NO EXISTE NINGUNA DOCUMENTACIÓN Y SE REQUIERE CREAR EL
SINIESTRO. ¡Error! Marcador no definido.
30 AFILIACIONES MASIVAS Y CARNÉS 68
31 TUTELAS, FALLOS DE TUTELAS E INCIDENTES DE DESACATO 68
32 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS 68
33 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 69
34 RETIRO DE TRABAJADORES 70
35 ANEXOS DE DOCUMENTOS YA RADICADOS 70
7
INTRODUCCIÓN
POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A, como entidad estatal de aseguramiento en el

ramo de vida, tiene dentro de su corte de negocios el ramo de Riesgos Laborales, los
cuales son objeto de regulación normativa por parte del estado colombiano y en sus
lineamientos legales; contempla los requisitos y condiciones para que la población
trabajadora, empleadores, contratantes, contratistas y trabajadores independientes
como cualquier otra modalidad de actividad laboral definido en las normas, sean
incorporados y afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales.
La constante y necesaria ampliación de cobertura que es objeto prioritario del

sistema, hace que permanentemente se vinculen nuevos actores y población de
diferentes sectores económicos a los cuales los entes administradores del sistema,
luego de su afiliación, deben brindar protección bajo el contexto de la promoción de
la salud en el trabajo, prevención de los eventos derivados en el ejercicio laboral,
tratamiento y rehabilitación de las contingencias derivadas de estos eventos
laborales. Con base en lo anterior para la compañía es imprescindible definir
técnicamente el manejo del proceso de vinculación a la población legalmente
definida.
En este documento se establecen los criterios y lineamientos técnicos y legales que

deben ser aplicados en el proceso de recepción de afiliaciones y novedades para la
Administradora de Riesgos Laborales, así como las recepciones de los trámites
adicionales definidos por la Compañía de acuerdo con el contrato firmado por las
partes, las cuales se reflejarán en las bases de datos y aplicaciones desarrolladas por
el Operador Logístico.
8
OBJETIVOS
 Definir los lineamientos técnicos y jurídicos que permitan la gestión del proceso
de afiliaciones y novedades en la compañía.
 Establecer los procedimientos para aplicar los criterios que permitan regular la
recepción de los trámites referentes a la Gerencia de Afiliaciones y Novedades.
 Disponer de los insumos para realizar el seguimiento a los trámites recibidos por
el Operador Logístico correspondientes al proceso de afiliaciones y novedades.

 Actualizar la información y lineamientos pertinentes en forma periódica al
proceso de afiliaciones y novedades según la normatividad vigente.
9
1. DEFINICIONES
1.1 ACCIDENTE DE TRABAJO
Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca
en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica una invalidez
o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de
órdenes del empleador o contratante, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad,
aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los

trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el
transporte lo suministre el empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la

función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el
accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de

actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de
empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.
1.2 ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES – ARL
Entidades que tienen como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra
Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales que puedan ocurrir en el trabajo que
desarrollan.
1.3 AFILIACIÓN
Es el proceso mediante el cual las empresas ingresan al Sistema General de Riesgos Laborales
a través del diligenciamiento del formulario de afiliación establecido por la Administradora
de Riesgos Laborales.
1.4 AFILIADOS
Trabajadores que tienen cobertura en el Sistema General de Riesgos Laborales, registrados a

través de las empresas afiliadas.
1.5 CONTRATANTE
Persona natural o jurídica que suscribe un contrato de prestación de servicios con otra
persona natural, para que desarrolle a favor del primero una actividad objeto del contrato.
10
1.6 CONTRATISTA1
Personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con una

duración superior a un (1) mes.
1.7 A.F.P.
Administradora de Fondos de Pensiones
1.8 E.P.S.
Entidad Promotora de Salud.
1.9 I.P.S.
Institución Prestadora de Servicios de Salud
1.10 REGIMEN SUBSIDIADO DE SALUD
Es el mecanismo mediante el cual la población más pobre del país, sin capacidad de pago,
tiene acceso a los servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.
1.11 SISBEN
Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios para los programas

sociales. Es una encuesta que sirve para identificar y clasificar a las personas que no pueden
cubrir sus necesidades básicas para que el estado pueda darles derechos fundamentales,
subsidios que les permitan tener vivienda, salud, educación, bienestar.
1.12 EPS–S
Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado. Son las encargadas de promover la
salud y atender a los trabajadores que pertenecen al Régimen Subsidiado de Salud y que el
Estado aporta a un subsidio para garantizar la prestación del servicio.
1.13 CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO
También es conocido como Certificado de Existencia y Representación Legal que expide la

Cámara de Comercio. Su función esencial es la de demostrar los aspectos relevantes de una
sociedad comercial, tales como la antigüedad, fecha de expiración de la sociedad, objeto
social, domicilio, número y nombre de los socios, monto del capital, nombre del
1 Decreto 723 del 15 de abril de 2013, artículo 2° Parágrafo 2
11
representante legal, facultades que este tiene para comprometer y obligar a la sociedad etc.
Solo aplica para personas jurídicas.
1.14 REGISTRO MERCANTIL
Es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, también

es lo que permite verificar la existencia de ambos. De acuerdo a la normatividad vigente,
toda persona natural que ejerza actos de comercio, está obligada a matricularse en el
registro mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su empresa o
negocio. Es indispensable la renovación de la matricula dentro de los tres primeros meses
del año. Cuando no se ejerza actividad comercial por parte de la empresa debe proceder a
cancelar su matrícula mercantil.
1.15 RUT
El Registro Único Tributario sirve para avalar e identificar la actividad económica ante
terceros con quienes se sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y
ante los diferentes entes de supervisión y control, a su vez, este documento le señala sus
obligaciones frente al Estado Colombiano en el ámbito tributario y se aplica tanto para
personas naturales como jurídicas de régimen común o simplificado.
1.16 CLASE DE RIESGO
Codificación definida por el Ministerio de Trabajo para clasificar a las empresas en el Sistema
general de Riesgos Laborales de acuerdo con la actividad económica a la que se dedican.
Existen cinco clases de riesgo, comenzando desde la I hasta la V.
1.17 CLASIFICACIÓN DE EMPRESA
Es el acto por medio del cual el empleador clasifica a la empresa de acuerdo con la actividad
principal dentro de la clase de riesgo que corresponda y aceptada por la entidad
Administradora de Riesgos Laborales en el término que determine la normatividad
colombiana vigente.
1.18 COBERTURA
Periodo durante el cual, una persona o una empresa está activo en el Sistema y tiene
derecho a recibir los servicios que presta la Administradora de Riesgos Laborales. Según la
norma se inicia cobertura desde el día siguiente a su afiliación.
1.19 EMPLEADOR
Persona natural o jurídica que contrata laboralmente y aporta cotizaciones obligatorias al

Sistema General de Riesgos Laborales para la cual laboran sus trabajadores afiliados.
12
1.20 EMPRESAS NUEVAS
Son aquellos empleadores de naturaleza jurídica o natural, que inician por primera vez su
actividad económica y son nuevos en el Sistema General de Riesgos Laborales.
1.21 EMPRESAS TRASLADADAS
Empresas vigentes en el Sistema General de Riesgos Laborales y cambian de Administradora

de Riesgos Laborales ARL. Estas empresas deben mantener su clasificación de riesgo que
tenían en la anterior ARL, los primeros tres meses siguientes a su afiliación.
1.22 EMPRESA RETIRADA O DESAFILIADA
Es la situación que se define para la empresa que cumplió los periodos de ley para retractarse
y a la que se suspende la cobertura de la ARL. Empresa que presenta intención de retiro y
cumplió con los términos de ley para retractarse y la ARL no notificó ninguna objeción.
1.23 EMPRESA CESANTE
Es aquella empresa o empleador que por medio de una novedad, retira todos sus
trabajadores y actualmente no tiene nómina para cotizar al Sistema de Riesgos Laborales
pero sigue activa y afiliada a la compañía.
1.24 EMPRESA INACTIVA:
Empresas o trabajadores vinculados a la ARL a las cuales no se les genera facturación, porque
no ha habido movimiento de nómina y no han cotizado 10 o más meses a la compañía y son
marcadas en la base de datos de la compañía.
1.25 EMPRESA NO EFECTIVA
Es la empresa o empleador al que se le procede hacer verificación de datos y no presenta

consistencia ni veracidad en los mismos. Datos erróneos y ubicación geográfica inexistente.
1.26 ENFERMEDAD LABORAL
Se considera enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de

riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto
obligado a trabajar.
1.27 I.P.S.O.
Institución Prestadora de Servicios de Salud Ocupacional
13
1.28 INACTIVIDAD
Periodo en el cual una empresa cesa actividades es semejante a la empresa CESANTE. En este
caso la empresa debe realizar una nueva afiliación con los datos actuales para iniciar con la
vinculación de trabajadores.
1.29 INCAPACIDAD TEMPORAL
Es cuando a causa de un accidente de trabajo o enfermedad laboral, el trabajador debe

ausentarse de su trabajo por un período de tiempo superior a un día. Durante el tiempo que
dure la incapacidad, el afiliado recibirá un subsidio equivalente al 100% de su ingreso base de
cotización.
1.30 PERSONA NATURAL
Es la persona que no ejecuta actividad comercial y que bajo su número de cedula de

ciudadanía, afilia a su empleada de servicio doméstico en riesgo I código 1950001,
mayordomo de finca en riesgo II 2749201 y conductor de auto particular en riesgo III
3749101 y auxiliar de enfermería 3851101.
1.31 RECLASIFICACIÓN
Acto por medio del cual la ARL previa verificación de los soportes de afiliación, visita a los
lugares de trabajo y posterior generación del informe técnico, comunica formalmente la
creación, modificación o confirmación de la actividad económica, separa centros de trabajo
y/o la clase de riesgo a la empresa afilada, según solicitud expresa de la empresa, de la ARL o
de un ente de control. Las solicitudes hechas por la empresa afiliada por requerimientos de
correcciones en la clasificación inicial, no son incluidas en el procedimiento de reclasificación.
1.32 SEDE PRINCIPAL DE LA EMPRESA
Lugar físico de la empresa ubicado en un área geográfica fija, donde se define la operación
principal administrativa del empleador y en ocasiones la operativa.
1.33 SEDE OPERATIVA DE LA EMPRESA
Lugar físico de la empresa ubicado en un área geográfica fija, donde se desarrolla la

operación principal del empleador, y por ende en casos preestablecido se deberá asignar
como sede principal para efectos de la asesoría en Promoción y Prevención a la empresa,
por parte de la ARL
1.34 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES
14
Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a
prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los
accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que
desarrollan.
1.35 TRABAJADORES INDEPENDIENTES
Son personas naturales que por medio de un contrato de prestación de servicios, desarrollan
una actividad laboral a un tercero contratante natural o jurídico.
2 ALCANCE
El documento aplica al proceso de recepción, validación, digitalización y cargue en la base de

datos, de los trámites definidos por la compañía, el cual rige a partir de su publicación y
recoge las políticas aplicadas desde el inicio de operación hasta la fecha.
3 RESPONSABLES
POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.
 Presidencia de Positiva Compañía de Seguros S.A.

 Vicepresidencia de Operaciones
 Gerencia de Afiliaciones y Novedades
OPERADOR LOGÍSTICO
 Gerente Proyectos Especiales.

 Jefe Operación Nacional del Proyecto.
 Administradores Territoriales
 Auxiliar Nacional.
4 PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS
Los procedimientos y requisitos establecidos en este documento son de obligatorio

cumplimiento, hasta tanto se emita una versión superior al documento con las
modificaciones o actualizaciones que se requieran.
Este documento será entregado y socializado a todas los actores propios y terceros que
intervienen en el proceso de Afiliación y Novedades de Positiva Compañía de Seguros S.A.
15
4.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS
LABORALES.
Las afiliaciones de empresas nuevas en las oficinas donde se tiene atención a través de
AVATAR deben ser en su totalidad atendidas por este medio. Se exceptúan las empresas
nuevas que llegan a través de la gestión comercial y traslados.
Si al cabo de siete (7) días calendario, no se ha presentado el formulario de afiliación

firmado, se procede a rechazar el trámite de afiliación de la empresa.
Cuando una persona natural desarrolla actividad mercantil es decir de comercio, se le debe
requerir el Registro Mercantil. Si es obligatorio presentar el RUT.
Cuando una persona natural desarrolla actividad liberal considerada no mercantil no se

deberá pedir Registro mercantil ni cámara de comercio. Si es obligatorio presentar el RUT.
4.1.1 AFILIACIÓN INICIAL DE EMPRESAS
La afiliación inicial aplica cuando la empresa ingresa por primera vez al Sistema de Riesgos
Laborales, administrado por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. Una vez verificados los datos
consignados en el formulario, lo declarado como actividad a desarrollar por parte del
Representante Legal que lo firma y cotejados con los documentos soportes de acuerdo con el
tipo de empresa, se procede a analizar y aplicar la actividad económica principal como riesgo
inicial de la empresa y al cual inicialmente ingresaran los trabajadores que registre la misma.
Los campos de domicilio principal, teléfono y correo electrónico de la empresa como los
datos del representante legal y su correo electrónico serán de obligatorio registro en el
formulario, al igual para los formularios de trabajadores independientes los campos domicilio
principal, teléfono y correo electrónico del afiliado y del contratante serán obligatorios. (
para el taxista son los de la empresa operadora habilitada).
La asignación de la actividad económica es la resultante de analizar lo declarado por el

empleador en el formulario de AFILIACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES AL
SISTEMA DE RIESGOS LABORALES, que esté contenido en la misma forma en el objeto social
del certificado de Cámara y Comercio y el código del RUT. Los trabajadores ingresaran a cada
uno de los centros de trabajo registrados en el formulario y/o en el archivo de cargue masivo
de trabajadores dependientes.
Toda empresa nueva afiliada puede tener apertura de centros de trabajo, siempre y cuando
sean concordantes con la actividad económica principal declarada y que soporten los
documentos adicionales pertinentes a la política de afiliación de la actividad económica
principal.
16
Se listan los casos en que se puede hacer apertura de centros de trabajo en el momento de
afiliación de la empresa si el usuario lo requiere. El Operador Logístico no lo debe sugerir:
4.1.1.1 Casos en que SI es posible habilitar centros de trabajo en el

momento de la afiliación de la empresa
1 Las empresas de CONSTRUCCION con actividad económica principal en riesgo V, que

declare requerir apertura de riesgo I, para ubicar a los trabajadores con ocupación
ADMINISTRATIVOS; siempre y cuando éstos estén ubicados en área diferente a la obra.
Quedando: Principal: riesgo V; centro de trabajo; riesgo I. Observación “SE PERMITIRA
ABRIR CENTRO DE TRABAJO RIESGO I “ADMINISTRATIVO EL OPERADOR DEBERA
PREGUNTAR…” SI REQUIERE EL CENTRO DE TRABAJO ADMINISTRATIVO DE OPERACIÓN
DE LA CONSTRUCCION”
2 Empresa cuya actividad principal esté determinada en LIMPIEZA DE EDIFICIOS, cuyo riesgo
es II; y declare que tiene también un centro de trabajo para LIMPIEZA DE FACHADA, riesgo
V. Quedando: Principal: riesgo II, centro de trabajo: riesgo V.
3 Empresas de SUMINISTRO DE PERSONAL que adjunten, entre otros, la resolución del
Ministerio de Trabajo que avale la actividad que les autoriza actuar como EMPRESA DE
SERVICIOS TEMPORALES (EST); se pueden habilitar los centros de trabajo en el momento
de la afiliación inicial de la empresa, cuándo ésta lo requiera y manifieste que es el riesgo
al que estarán expuestos los trabajadores que envía en misión a empresas usuarias con
quienes contrate.
4 Empresas de MINERÍA que declaren actividad principal en riesgo V y requieran centro de
trabajo administrativo en riesgo I. Quedando: Principal: riesgo V; centro de trabajo, riesgo
I.
5 ALQUILER DE MAQUINARIA O EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN cuya actividad administrativa
se desarrolle en un área física distinta donde se tienen los equipos de alquiler. Quedando:
Principal, riesgo II, centro de trabajo: riesgo I.
6 ACTIVIDAD DE HIDROCARBUROS. Quedando: Principal riesgo V y centro de trabajo: riesgo
I.
7 Empresas cuya actividad principal sea como AGENCIA DE TRANSPORTE en riesgo I y
declaren apertura de riesgo V para cargue y descargue de embarcaciones aéreas, fluviales
y marítimas. Quedando: Principal: agencias aduaneras riesgo I; centro de trabajo: riesgo
V.
8 Las empresas cuya actividad principal sea el servicio de VIGILANCIA en riesgo IV y declare
riesgo V para escoltas. Se habilita el riesgo siempre y cuando al momento de la afiliación
presenten el permiso expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Quedando: Vigilancia: riesgo IV; centro de trabajo: riesgo V.
4.1.1.2 Casos que NO es posible crear centros de trabajo en la afiliación

inicial
1 Ninguna actividad catalogada como NCP puede tener apertura de centros de trabajo en la
afiliación inicial, debido a que por la condición de tal actividad requiere informe técnico
17
de reclasificación que determine si procede la apertura del centro requerido por el
usuario.
2 Las AGENCIAS DE EMPLEO no pueden tener centros de trabajo adicionales, por la
naturaleza de la entidad.
3 COOPERATIVAS MULTIACTIVAS, DE TRABAJO ASOCIADO, FUNDACIONES, ASOCIACIONES,
CORPORACIONES, SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS S.A.S.; EMPRESAS CON
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN OUTSOURCING, EMPRESAS CON CONTRATOS
SINDICALES que no sustenten con los soportes físicos las actividades relacionadas en su
objeto social y en el código del RUT.
4 NINGUNA ACTIVIDAD DETERMINADA COMO DE AFILIACIÓN OBLIGATORIA A SEGURIDAD
SOCIAL puede tener apertura de centro de trabajo en el momento de la afiliación. Es
pertinente indicar que las únicas entidades autorizadas para hacer afiliación colectiva de
trabajadores independientes al Sistema de Riesgos Laborales, son las constituidas como
AGREMIACIÓN, entendidas como las que agrupan personas que desarrollan una misma
actividad; además debe estar reconocida y avalada por el hoy Ministerio de Salud y
Protección Social.
4.1.1.3 Reclasificación Administrativa
Este trámite será desarrollado por los gestores de reclasificación de empresas de las
sucursales, únicamente para los casos en los que no es posible asistir a la visita técnica por
ubicación geográfica o se necesite la apertura de centros de trabajo para desarrollar
actividades en sedes de clientes con clase de riesgo diferente a la empresa afiliada y que en
los soportes adjuntos (contrato con el tercero que especifique la actividad a realizar) se
constata la veracidad de la solicitud de reclasificación. Este proceso debe ser avalado por el
Gerente de la sucursal.
De igual manera se aplicara cuando se trate de INSTITUCIONES EDUCATIVAS en condición de

empleador o empresas que deban afiliar estudiantes en práctica y la misma tenga un riesgo
diferente al de la entidad que afilia; se debe proceder a aplicar la reclasificación
administrativa para crear el o los centros de trabajo, debido a que no se requiere visita
técnica de reclasificación de empresas. En el anexo que se entrega al Operador Logístico,
debe quedar marcada “Reclasificación Administrativa decreto 055 de 2015”.
Este tipo de reclasificación se realizará con el informe técnico de reclasificación, diligenciado

por el gestor de reclasificación de empresas de la sucursal, donde se registrarán los ítems 1,
2, 7 y 8 y en las observaciones se registrará el porqué del trámite administrativo sin visita.
Se entrega al Operador Logístico el formulario de novedad de afiliación (avalado por el

Gerente Sucursal), anexando el informe técnico de reclasificación, la carta de la empresa
haciendo la solicitud específica de apertura de centros de trabajo y comunicado de
notificación de la reclasificación.
Estas reclasificaciones administrativas no tendrán constancias de intervención y los casos que

se avalarán se discriminarán de acuerdo a la pertinencia del trámite.
18
Se entregaran al Operador Logístico de acuerdo al procedimiento de reclasificación de
empresas, numeral 5.2.3 Separación de Centros de Trabajo.
Toda empresa natural o jurídica que realice actos de comercio, debe inscribirse en el Registro
Mercantil y presentar certificado de cámara y comercio. Para la asignación de la actividad
económica en la afiliación inicial, prima lo que esté registrado en el objeto social del
certificado de cámara de comercio.
En la Estrategia de Suscripción del Riesgo, cuando se presente afiliación inicial de empresas

de los sectores: CONSTRUCCIÓN, MANUFACTURA, TRANSPORTE, MINERIA, COMERCIO,
INMOBILIARIA, AGRICULTURA Y GANADERIA, Y OTROS SERVICIOS, antes de su afiliación se
debe presentar el representante legal de la empresa, con original del documento de
identidad o el suplente registrado en la cámara de comercio para asistir a una inducción
sobre generalidades del Sistema de General de Riesgos Laborales, previa a la afiliación. Esta
actividad se desarrollara en todas las sucursales de la compañía , en los municipios diferentes
a la ciudad de la sucursal deberán las empresas acudirá a la sede del departamento que se
haya programado la inducción y es programada logísticamente por el Gerente respectivo.
Al operador de información se le indico que marcaran 133 actividades económicas basadas

en el Decreto 1607 de 2002, que presentan situaciones de inconsistencia en la afiliación y
que además presentan mayor tasa de siniestralidad en la compañía; Estas empresa con estas
actividades económicas deben ser orientados por el Operador Logístico para que realicen el
curso correspondiente de acuerdo con la programación; previa a la vinculación, cuyo
requisito es indispensable, además de los establecidos en este Manual para hacer efectiva la
afiliación.
Las empresas sin ánimo de lucro que no estén obligados a presentar certificado de cámara y
comercio deben presentar declaración juramentada (no extra juicio), firmada por el
representante legal que indique la real actividad que desarrollan, la que debe coincidir con lo
declarado en el formulario.
Se deben realizar las visitas técnicas definidas en esta estrategia de suscripción del riesgo en
las 4 sucursales TIPO A (Bogotá, Cali, Medellín y Bucaramanga) para los sectores económicos
de inmobiliarias y otros servicios con las 15 actividades económicas marcadas en el sistema
de afiliación.
4.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE

CÁMARA DE COMERCIO
1 Instituciones de Educación Superior (Deben presentar el equivalente: Documento de

constitución avalado por la entidad competente: Ministerio de Educación, Secretaria de
Educación)
2 Instituciones de Educación Formal y No Formal (Ley 115 de 1994). (Presentar el aval
correspondiente: Ministerio de Educación si es Institución de Educación Formal y
Secretaria de Educación si es Institución de Educación no Formal). El documento puede
19
ser expedido por la entidad competente en el lugar de domicilio de la institución.
(alcaldías, gobernación, etc.).
3 Personas Jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de Vigilancia Privada
(Decreto 353 de 1994).
4 Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Federaciones y
Confederaciones (Ley 537 de 1999).
5 Iglesias, Confesiones y Denominaciones Religiosas, sus Federaciones, Confederaciones y
Asociaciones de Ministros (Ley 133 de 1994).
6 Entidades Reguladas por la Ley 100 de 1993 de Seguridad Social. (Equivalente: Acto de
creación de la Institución): Consultorios médicos, consultorios odontológicos, servicios
de terapias; etc.
7 Todo lo que se defina como actividades liberales: Médicos, Arquitectos, Contadores,
Ingenieros, Abogados. Prestación personal del servicio.
8 Cuando sean ingenieros civiles, arquitectos que actúen como asesores y que
subcontraten con una obra no se requiere el certificado de cámara de comercio. Actúan
como trabajadores independientes.
9 Sindicatos y Asociaciones de Trabajadores y Empleadores. (Registro Sindical).
10 Partidos y Movimientos Políticos
11 Cámaras de Comercio reguladas por el Código de Comercio
12 Entidades Privadas del Sector Salud cuando se dediquen a la atención de Servicios de
Salud en los Procesos de Fomento, Prevención, Tratamiento y Rehabilitación a la
Comunidad, de que trata la Ley 10 de 1990 y la Ley 100 de 1993. (Acto de creación de la
institución).
13 Sociedades de Gestión Colectiva de Derechos de Autor y Derechos conexos que trata la
Ley 44 de 1993.
14 Personas Jurídicas Extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en
el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia a través de sucursales
(Artículo 48 del CPC).
15 Establecimientos de beneficencia de instrucción pública de carácter oficial,
corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos,
reguladas por el Decreto 3130 de 1968 (Ley 489 de 1998).
16 Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (edificios, condominios, etc.)
Ley 675 de 2001.
17 Cajas de Compensación Familiar reguladas por la Ley 21 de 1982.
18 Cabildos Indígenas regulados por la Ley 89 de 1990.
19 Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles, departamental
y municipal (ley 181 de 1995).
20 Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar (decreto
1422 de 1996).
21 Organizaciones Gremiales de Pensionados que trata la Ley 43 de 1984.
22 Casas - Cárcel de que trata la Ley 65 de 1993.
23 Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas (Ley 61 De 1993).
24 Los cuerpos de bomberos voluntarios y oficiales (Ley 322 De 1996).
25 Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su
creación y funcionamiento, las cuales se regirán por sus normas especiales.
20
26 Las asociaciones u organizaciones de familias cuyo objeto social sea el desarrollo por el
sistema de autoconstrucción de programas de vivienda de interés social (ley 537 de
1999).
27 Los empleadores de transporte persona natural que tengan un vehículo y lo utilicen para
hacer acarreos en la ciudad y requieran afiliar al conductor, no requieren certificado de
cámara de comercio pero si el RUT.
NOTA.- UNA VEZ SE TENGA DISPONIBLE LA CONSULTA EN LÍNEA AL RUES (Registro Único
Empresarial y Social) DE LA CAMARA DE COMERCIO POR EL OPERADOR DE INFORMACION,
NO SE REQUERIRÁ EL DOCUMENTO FÍSICO DE CAMARA DE COMERCIO.
4.3 ACTIVIDADES QUE REQUIEREN REGISTRO MERCANTIL (Artículo 20 del

Código de Comercio). “Son mercantiles para todos los efectos legales”
1 La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la

enajenación de los mismos;
2 La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el
arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para
subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;
3 El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo y
los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;
4 La adquisición o enajenación a título oneroso de establecimientos de comercio y la
prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con
los mismos;
5 La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos
de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de
interés, cuotas o acciones;
6 El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la
compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;
7 Las operaciones bancarias de bolsas o de martillos;
8 El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o
extranjeras;
9 La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de
aterrizaje;
10 Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
11 Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que
fueren la vía y el medio utilizados;
12 Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;
13 Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos
públicos y expendio de toda clase de bienes;
14 Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las
demás destinadas a la prestación de servicios;
15 Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u
ornamentaciones;
16 Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos
de la naturaleza;
21
17 Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia
o circulación de toda clase de bienes;
18 Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el
transporte por tierra, agua y aire y sus accesorios, y
19 Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.
Toda persona Jurídica o Natural debe diligenciar en su totalidad el formulario de AFILIACIÓN

Y/O ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES.
El operador deberá garantizar la consistencia de la información consignada en el formulario.

Por lo tanto, el operador verificará que la información que se registra en el formulario
coincida con la registrada en los anexos según el tipo de afiliación. Esto incluye la fotocopia
de la cédula de ciudadanía del representante legal, en donde se verificará el nombre frente a
lo consignado en el formulario, si no coincide se rechaza el trámite. Cuando la empresa a
afiliarse es nueva en el Sistema General de Riesgos Laborales, deberá diligenciar el formulario
definido por la Compañía para estos casos.
 Los formularios de afiliación deberán diligenciarse en forma clara y legible.

 Cuando se presente el formulario de afiliación descargado de Internet deberá estar
impreso mínimo en tamaño carta, en forma clara y legible.
 Los campos de domicilio principal, teléfono y correo electrónico de la empresa como los
datos del representante legal y su correo electrónico serán de obligatorio registro en el
formulario, al igual para los formularios de trabajadores independientes los campos
domicilio principal, teléfono y correo electrónico del afiliado y del contratante serán
obligatorios. (Para el taxista son los de la empresa operadora habilitada).
 El único empleador que se registra como persona natural, tipo de documento C,C., debe
ser el que tiene como actividad SERVICIO DOMESTICO, CUIDADORES DE FINCA
(CONSERJERIA) Y CONDUCTORES DE VEHICULO PARTICULAR. Estas actividades serán
centros de trabajo siempre que se desprendan del número de cedula anteriormente
relacionada y no serán centros de trabajo de una actividad mercantil.
 Existe un caso en los que las personas naturales quieren afiliar como dependientes a
auxiliares de enfermería que realizan cuidado en casa de manera permanente, este caso
es posible considerarlo como inclusión bajo la vinculación de empleador persona natural,
tipo de documento C.C.; aplicándoles riesgo III con la actividad 8511 actividades de apoyo
terapéutico soportado en el CIIU versión 3.1 el cual determina:
Esta clase incluye:
Las actividades de planeación y ejecución de programas de tratamientos terapéuticos,

remitidos por el personal médico u odontológico para la rehabilitación física y mental.
Comprende las actividades llevadas a cabo o dirigidas por fisioterapeutas, terapeutas
ocupacionales, fonoaudiólogos, enfermeros, auxiliares de enfermería u odontología,
enfermeros escolares, higienistas dentales, etc., que pueden atender pacientes sin la
presencia del médico u odontólogo, pero son supervisados periódicamente por éstos.
Se incluyen los servicios de optómetras, nutricionistas, etc...
22
Estas actividades pueden realizarse en instituciones prestadoras de servicios de salud a
pacientes externos o ambulatorios, dependencias de empresas, escuelas, hogares de
ancianos, organizaciones sindicales, asociaciones profesionales, instituciones de atención de
la salud con servicios de alojamiento, distintas de los hospitales, consultorios particulares,
hogares de los pacientes, etc...
Se habilitará para persona natural con tipo de documento CEDULA:
 Apertura de centros de trabajo únicamente para actividades de CONDUCTOR, FINCA DE

RECREO, AUXILIAR DE ENFERMERÍA Y SERVICIO DOMESTICO, como novedad de
empleador posterior a la afiliación.
 Se plantea que para la afiliación inicial se puedan crear los centros de trabajo de las
actividades de persona natural si el usuario manifiesta requerirlo.
 Las actividades que aplican para esta nueva condición en persona natural con tipo de
documento CEDULA son: 1950001 (servicio doméstico); 2749201 (mayordomo de finca);
3749101 (conductor de auto particular) y 3851101 (auxiliar de enfermería).
 Si la actividad ejercida por la persona natural que tenga NIT, es mercantil y aplica la
expedición de certificado de Cámara y Comercio, debe presentarlo para hacer la
identificación de la actividad económica en el punto y asignar tarifa junto con el RUT.
 Si existe alguna duda o inconsistencia con respecto a la información suministrada por la
persona natural luego de validada, no se radicará dicha afiliación explicándole el motivo
de no poder avanzar en la afiliación y que debe adjuntar lo necesario para aclarar la
inconsistencia.
 En caso de ser persona natural se verificará la actividad con el código registrado en el
RUT, en caso que el código no sea válido o no corresponda a la actividad diligenciada en el
formulario se informará al usuario para que actualice el documento. Cuando la empresa
jurídica o natural de naturaleza mercantil que legalmente no deba presentar certificado
de Cámara y Comercio, se procederá a recibir el documento que haga sus veces, en donde
haga constar la actividad que desarrolla. Las personas naturales se identifican con tipo de
documento NIT emitido en el RUT.
 El empleador que sólo tenga una dirección principal para la empresa, deberá diligenciar
en el campo “dirección de la sucursal”, la misma dirección principal de la empresa.
 Toda empresa que realice una vinculación inicial debe reportar la totalidad de sus
trabajadores. Toda empresa que solicite vinculación, deberá hacerlo con TIPO DE
DOCUMENTO NIT a excepción:
PERSONAS NATURALES NUEVAS QUE NO DESARROLLEN ACTIVIDADES MERCANTILES
(Servicio doméstico, fincas de recreo, conductores de familia y auxiliar de enfermería).
Una vez afiliada la empresa trasladada se podrá realizar el cargue masivo de trabajadores
anticipadamente antes de la fecha de vigencia por la Página WEB, por parte de la empresa
con el apoyo del funcionario del área comercial de la compañía.
 Se debe llenar el campo correo electrónico y número de celular. En caso de que el usuario
manifieste no tener ninguno o alguno de los dos continúa la afiliación.
23
NOTA: SEGÚN LO ESTABLECIDO EN LA LEY ANTITRAMITES No se devolverán
formularios con errores o inconsistencias en ortografía o que no afecten la calidad
de la información. Cuando las fotocopias de cédulas de ciudadanía sean soporte de
afiliación de trabajadores o empleadores estén ilegibles, se deben escribir los datos
correctos en la misma hoja de la fotocopia, delante del usuario y proceder a su
radicación.
Los formularios que presenten información errada en Números de Cédula, NIT, actividad
económica y/o razón social del empleador deberán ser diligenciados nuevamente.
NOTA.- La actividad económica principal de la empresa nueva, se determina tomando lo

declarado por el empleador en el formulario corroborado con lo evidenciado en el objeto
social del certificado de cámara de comercio y/o la actividad principal allí indicada con el
código del RUT. Para todos los efectos prima lo indicado en el certificado de cámara de
comercio.
4.4 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL

SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”
TIPO DE TRÁMITE DOCUMENTOS
 Fotocopia del RUT.

EMPRESAS JURÍDICAS
 Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal.
NUEVAS SECTOR
 Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días,
PRIVADO
(No se acepta Matricula Mercantil no renovada. El NIT de la empresa debe estar
reportado en el certificado de cámara y comercio).
 Fotocopia del RUT

 Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días,
(No se acepta Matricula Mercantil no renovada).
 Título Minero expedido por el Servicio Geológico Colombiano y contrato de
operación minera, si el que va a realizar la operación es diferente del titular, éste
no se requiere avalado por la Agencia Nacional de Minería. (registrar fecha de
caducidad). Si la empresa manifiesta no tener título minero debe continuar el
EMPRESAS JURÍDICAS Y
trámite de afiliación. Si presenta el documento que certifica la solicitud de
PERSONAS NATURALES
legalización se debe recibir y continuar con el trámite.
NUEVAS (MINERAS)
 Se aclara por parte del Servicio Geológico Colombiano los documentos que
acreditan la legalidad de la minería en la zona de reserva especial denominada
CARMEN – CATATUMBO, para lo cual expedirá el certificado que contenga el
nombre de la mina, nombre de quienes están autorizados para su explotación, con
documento de identidad y ubicación de la mina.
 Si hay cesión de derechos, el certificado del Servicio Geológico Colombiano deberá
aclarar a quien se le otorgó la cesión. El Servicio Geológico Colombiano no se
pronuncia sobre posibles subcontrataciones.
 Cuando existe subcontratación, debe presentarse el documento que acredite la
24
subcontratación. La responsabilidad es compartida frente al Sistema General de
Seguridad Social, en caso de incumplimiento (entre quien tiene el título minero y el
contratista o subcontratista). Es decir, quien debe tener el permiso del Servicio
Geológico Colombiano es quien tiene el derecho sobre la mina y no la empresa que
es subcontratada.
 No se acepta ninguna actividad de intermediación laboral. (Artículo 17, Decreto
4588 de 27 de diciembre de 2006, circular 034 de 2013 Ministerio de Salud y
Protección Social, ninguna CTA o asociación puede desarrollar actividades de
intermediación laboral).
 Zonas de reserva especial de los departamentos de Antioquia, Bolívar y Norte de
Santander y proyectos mineros especiales y los desarrollos comunitarios
adelantados, según los artículos 248 y 249 de la Ley 685 de 2001, mientras estén
pendientes los contratos de concesión objeto de dichos proyectos y desarrollos. SE
SOLICITA EL CONTRATO DE CONCESIÓN FIRMADO por el Servicio Geológico
Colombiano. Las Gobernaciones de Antioquia, Bolívar, Caldas, Boyacá pueden
expedir certificaciones para efectos de autorizaciones de explotación minera.
EN TODOS LOS EFECTOS, SI LA EMPRESA MANIFIESTA NO TENER EL TITULO, EL

TRAMITE DE AFILIACIÓN DEBE CONTINUAR HACIENDO LAS SALVEDADES ANTES
MENCIONADAS.
PERSONAS NATURALES
NUEVAS QUE NO
DESARROLLEN  Copia del documento de identidad del empleador.
ACTIVIDADES  Deben especificar qué tipo de trabajadores, van a afiliar, para determinar si procede
MERCANTILES la creación del riesgo.
(Servicio doméstico,
fincas de recreo, Nota: para estas actividades no se habilitará el acceso a página WEB para afiliación de
conductores de familia y trabajadores
auxiliares de enfermería)
Las profesiones liberales no requieren Registro Mercantil cuando sea un profesional:

abogado, médico, odontólogo, terapeuta, ingeniero, etc. que prestan sus servicios de
forma independiente y actúen como empleadores. No serán objeto de cobertura el
profesional, por no estar reglamentada su afiliación actualmente; solo serán objeto de
afiliación como empleador a sus dependientes: Los códigos relacionados en el
Decreto 1607 de 2002, considerados actividades liberales, cuando el empleador
prestará sus servicios personales, sin que se considere una empresa; es decir, que
SERVICIOS INHERENTES tenga máximo 5 trabajadores: SECRETARIA, AUXILIAR ADMINISTRATIVO, CONDUCTOR,
A LAS PROFESIONES MENSAJERO; son:
LIBERALES
1741101 ACTIVIDADES JURÍDICAS INCLUYE LAS OFICINAS Y/O
DESPACHOS PROFESIONALES QUE DESARROLLAN ACTIVIDADES DE TIPO
JURÍDICO
1741201 ACTIVIDADES DE CONTABILIDAD, TENEDURÍA DE LIBROS Y
AUDITORIA; ASESORAMIENTO EN MATERIA DE IMPUESTOS"
RELACIONADO CON DESPACHOS PÚBLICOS CUYA ACTIVIDAD
ADMINISTRATIVA NO ESTÉ INCLU
1751301 LA REGULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ORGANISMOS QUE
PRESTAN SERVICIOS DE SALUD, EDUCATIVOS, CULTURALES Y OTROS
25
SERVICIOS SOCIALES, EXCEPTO SERVICIOS DE SEGURIDAD SOCIAL
1851301 ACTIVIDADES DE LA PRACTICA ODONTOLÓGICA INCLUYE LAS
ACTIVIDADES DE CONSULTA Y TRATAMIENTO REALIZADO POR
ODONTÓLOGOS EN INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE
SALUD SIN INTERNAC
Los requisitos son:

 Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
Cuando se trate de profesionales de la construcción (Ingenieros civiles, arquitectos)

que subcontraten con una obra siendo asesores y no tengan trabajadores a cargo, en
esa situación se afilian como trabajadores independientes, los que van a desarrollar
obras civiles con terceros dependientes y su riesgo es clase V; desarrollan actividad
comercial según código de comercio artículo 20 numeral 15 y deben presentar cámara
de comercio.
Si se trata de una organización o unidad de empresa, debe inscribirse en el registro

mercantil y presentar el certificado de cámara de comercio.
PERSONAS NATURALES
NUEVAS QUE  Fotocopia del Documento de identidad del empleador.
DESARROLLEN  Fotocopia del RUT y Registro Mercantil expedido con fecha no mayor a noventa
ACTIVIDADES días, (No se acepta sin renovar).
MERCANTILES.
EMPLEADORES DE  Fotocopia RUT.

FINCAS PRODUCTIVAS  Fotocopia del documento de identidad del empleador.

 Fotocopia del documento del Representante Legal.
 Fotocopia de la Cámara de Comercio.
NOTA: Las empresas cuya actividad principal sea el transporte público de pasajeros
EMPRESAS JURÍDICAS deben tener la habilitación del Ministerio de Transporte.
CUYA ACTIVIDAD ES
TRANSPORTE DE Para las personas naturales con RUT y Registro Mercantil que tengan como actividad
PASAJEROS Y DE CARGA principal transporte de carga, no se les exige la habilitación.
(PUBLICOS)
Cuando la actividad de la empresa sea alquiler de vehículos no requiere la
habilitación.
Las empresas cuya actividad sea la de grúa no requiere la habilitación del ministerio
de transporte.
Las empresas que tengan como actividad la de CONDUCTOR ELEGIDO, no requiere

HABILITACION por parte del Ministerio de Transporte .
26

PERSONA NATURAL
 Fotocopia del documento de identidad del Representante legal
CUYA ACTIVIDAD ES
 Registro mercantil expedido con una vigencia no mayor a noventa (90) días.
TRANSPORTE DE CARGA
 Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo.

 Fotocopia del documento de identidad del Representante legal
 Certificado de cámara de comercio expedido con una vigencia no mayor a noventa
(90) días.
 Habilitación del Ministerio de Transporte que avala la actividad de transporte en
EMPRESA DE vehículo taxi.
TRANSPORTE PÚBLICO –
VEHÍCULO TAXI Los conductores de transporte de vehículo público taxi, se podrán afiliar en condición
de DEPENDIENTES o INDEPENDIENTES, el código es: 4603101 Actividad para Taxistas y
el operador de transporte habilitado donde este afiliado el taxi, será el encargado de
hacer seguimiento al cumplimiento de la afiliación y pago de la seguridad social del
taxista, no es necesario la firma del representante legal de la empresa operadora de
taxi en el formulario.
 Formulario de Empleador
 Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal
EMPLEADORES
 Fotocopia del documento de identidad del conductor
PERSONA NATURAL DE
 Certificado de cámara de comercio expedido con una vigencia no superior a
CONDUCTORES
noventa (90) días.
VEHICULO TAXI
 Tarjeta de control del mes anterior donde se referencia la empresa operadora
habilitada por el Ministerio de Transporte o la entidad que haga sus veces en el
lugar de domicilio de la empresa.

 Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal
TRANSPORTE PUBLICO
ESPECIAL DECRETO 348
noventa (90) días, en el que se evidencie la actividad de transporte terrestre
DE 2015
automotor especial (incluye transporte público automotor especial).
 Habilitación del Ministerio de Transporte avalando la actividad.

NOTARÍAS  Fotocopia del documento de identidad del Notario (a).
 Fotocopia del acta de posesión del notario.
 Fotocopia RUT.
AGREMIACIONES
27
 Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa (90)
días, (No se acepta sin renovar).
 Autorización Ministerio de Trabajo (Decreto 3615 del 2005 artículos 6 y 7)
 Si es una agremiación, debe anexar la relación de trabajadores y el número de estos
debe exceder los 500 trabajadores. La cual será validada por el área comercial o
quien haga sus veces en el punto de atención.
NOTA: Si existe en la tabla de Empresas autorizadas por el Ministerio, no se exige presentar la

resolución.
Si no existe en la tabla, pero presenta la resolución emitida por el Ministerio de Trabajo; se

recibe el documento.
NOTA: Verificar el objeto social de la empresa que no corresponda a un grupo de personas

asociadas, de acuerdo a lo normado en el Decreto 3615 de 2005.
Pueden afiliar trabajadores dependientes o independientes
Se debe verificar que la agremiación desarrolle una sola actividad económica. EMPRESAS
DEDICADAS A ACTIVIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL DE AFILIACIÓN OBLIGATORIA INCLUYE LOS
SERVICIOS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS PROFESIONALES Y/O AMBIENTALES código 2753001
 Fotocopia RUT.
 Certificado de Existencia y Representación legal personas jurídicas. expedido con
una vigencia no superior a noventa (90) días.
COOPERATIVAS/
NOTA: Las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado les asiste la
PRECOOPERATIVAS
prohibición de ejercer actividades de intermediación laboral o suministro de personal
TRABAJO ASOCIADO
en misión, de acuerdo a lo establecido en el artículo 71 de la ley 50 de 1990 y el
decreto 2025 de 2011.
La afiliación de los trabajadores (ASOCIADOS) a las Cooperativas de Trabajo Asociados,

para todos los efectos es como DEPENDIENTES.
 Fotocopia RUT.
COOPERATIVAS/ noventa (90) días.
PRECOOPERATIVAS
TRABAJO ASOCIADO Las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado (CTA y PCTA) dedicadas a la
ESPECIALIZADAS prestación de servicios transporte, vigilancia y seguridad privada; no podrán
desarrollar actividades diferentes a la de su respectiva especialización; y deben
anexar el respectivo permiso de transporte, Súper vigilancia, expedido por el
organismo competente.
EMPRESAS ESTATALES  Fotocopia del RUT.

28
 Fotocopia del acta de posesión del Representante Legal.
El radicador del operador logístico deberá revisar los soportes para luego marcarla
como pública, no solo con la marcación que se haya registrado en el formulario.
AFILIACIÓN CONJUNTOS
 Fotocopia de la cédula del Representante Legal (Administrador)
CERRADOS, CENTROS
 Copia del acta de nombramiento.
COMERCIALES O
 Fotocopia de existencia y representación legal del edificio (Personería Jurídica).
PROPIEDAD
HORIZONTAL

COMUNIDADES
RELIGIOSAS CATÓLICAS
 Permiso respectivo de la autoridad superior (arquidiócesis).
COMUNIDADES  Fotocopia del RUT.

RELIGIOSAS NO  Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
CATÓLICAS  Certificado de funcionamiento del Ministerio del Interior y Justicia.

 Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa (90)
días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada. El NIT de la empresa debe
estar reportado en la cámara.) o Personería Jurídica.
De acuerdo a los decretos 3615 de 2005 y 2313 de 2006, las asociaciones no están
autorizadas para afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales en forma colectiva a
trabajadores independientes.
Las fundaciones y corporaciones pueden afiliar trabajadores dependientes o
ASOCIACIONES, independientes, siempre y cuando desarrollen la ocupación directamente con la
FUNDACIONES, fundación o corporación.
CORPORACIONES,
INCLUIDO JUNTAS DE • Los asociados a estas entidades no tienen ningún vínculo que los autorice para
ACCION COMUNAL afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal de nómina. Si la actividad
económica no contempla la afiliación de trabajadores independientes al Sistema
General de Riesgos Laborales, se deberá analizar de acuerdo con la asignación de
actividad económica y afiliarlo como una empresa:
 En este tipo de empresas están incluidas las Juntas de Acción Comunal que son
asociaciones cívicas sin ánimo de lucro, las cuales podrán afiliar a sus trabajadores
dependientes.
 Las Juntas de Acción Comunal contratan con terceros y afilian trabajadores

DEPENDIENTES con el riesgo generado por el contrato, previo
requerimiento de la apertura del centro de trabajo correspondiente. Previa
29
reclasificación adjuntado el contrato con el tercero como soporte de la
apertura del centro.

 Certificado de Cámara y Comercio expedido con fecha no mayor a 90 días (No se
acepta sin renovar).
COOPERATIVAS DE  Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.
AHORRO Y CRÉDITO.  Autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar
actividades financieras (Decreto 3965 de 2006).
 Los asociados a estas cooperativas no tienen ningún vínculo que los autorice para
afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal de nómina.

acepta sin renovar).
 Certificado expedido por el ente competente en caso de ser especializadas:
COOPERATIVAS  Para Educación – Ministerio de Educación
MULTIACTIVAS  Financiera - Superintendencia Financiera
 Salud – Superintendencia de Salud.
 Transporte: Ministerio de Transporte
Los asociados a estas cooperativas no tienen ningún vínculo que los autorice para
afiliar al SGRL, por lo tanto podrá afiliar solo a su personal dependiente de nómina.
 Formulario diligenciando por el representante legal del consorcio, en el que se

evidencie el objeto del mismo como actividad económica.
 Fotocopia legible del documento consorcial en el que se evidencien las partes
responsables
 Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal del Consorcio.
 Si una de las partes que conforman el Consorcio tiene certificado de cámara de
CONSORCIO O UNIÓN comercio se debe adjuntar a la afiliación.
TEMPORAL  Una de las partes que conforman el consorcio debe ser afiliado en condición de
empleador en la ARL.
Nota.- El operador debe verificar el NIT de las empresas que conforman el consorcio,
para determinar si por lo menos una de las ellas está afiliada a POSITIVA COMPAÑÍA
DE SEGUROS EN CONDICIÓN DE EMPLEADOR. Si ninguna de las dos está, se debe
rechazar el trámite y orientar para que realicen la afiliación o el traslado de ARL.

COMUNIDADES
INDÍGENAS
 Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos y/o
Autoridades Tradicionales Indígenas expedido por el Ministerio del Interior.
30

ORGANIZACIÓN NO  Documento que acredite su existencia legal, expedido por una entidad oficial en el
GUBERNAMENTAL que se indique la actividad que desarrollan o Certificado de la Cámara de Comercio
(ONG) expedido con fecha no mayor a noventa días, (No se acepta sin renovar).
 Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal de la empresa
 Fotocopia RUT
 Fotocopia de Inscripción en el Registro Sindical Expedido por la entidad
correspondiente.
 Fotocopia de la cédula del representante legal.
SINDICATOS –
En la afiliación inicial se radica con actividad principal 3912001” ACTIVIDADES DE
CONTRATO SINDICAL
SINDICATOS” y Para los casos de contrato sindical abrir centros de trabajo en la
afiliaci{on, el sindicato deberá aportar el certificado o constancia que expide el
Ministerio de Trabajo del depósito de dicho contrato y su respectivo reglamento. Por
cada contrato sindical se debe aportar un certificado del Ministerio de Trabajo. Cada
contrato será un centro de trabajo, posterior se hora mediante reclasificación
 Fotocopia RUT
acepta sin renovar). Si no tiene el certificado de cámara de comercio debe adjuntar
el equivalente que certifique la constitución de la empresa.
 Si manifiesta no tener certificado de cámara de comercio el trámite de afiliación
continua. De acuerdo a la reglamentación este tipo de empresas no están obligadas
EMPRESAS DE
a registrarse.
VIGILANCIA PRIVADA
 Fotocopia de la cédula del Representante Legal.
 Solo podrá afiliar sus trabajadores dependientes.
 Licencia de funcionamiento expedido por la Superintendencia de Vigilancia y
Seguridad Privada. Cualquier actividad que implique vigilancia así sea sin armas
debe estar avalada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
(Decreto 356 de 1994).

Formulario de vinculación debidamente diligenciado

Fotocopia del RUT

Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal de la empresa

Registro de Cámara y Comercio con una expedición no superior a noventa días en
EMPRESAS DE
donde se verifique un objeto social único “SUMINISTRO DE PERSONAL”
SERVICIOS TEMPORALES
(EST)  Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social y/o Ministerio de
Trabajo en donde autorizan el funcionamiento de la empresa como temporal. La
afiliación de la EST debe incluir la apertura de los centro de trabajo de los clientes
usuarios con que tienen negociación de suministro de personal. Se pueden abrir los
cincos centros de trabajo Clases de Riesgo si la empresa lo requiere en el momento
de la afiliación inicial.
31
La cotización será:
a) Para los trabajadores de planta según la clase de riesgo en que se encuentre
clasificada la Empresa de Servicios Temporales, riesgo 3749101 Riesgo 3.
b) Para los trabajadores en misión, según la clase de riesgo en que se encuentre
clasificada la empresa usuaria o centro de trabajo.
Ningún otro tipo de empresa en Colombia está autorizada para desarrollar la actividad
de “Suministro de Personal” según la ley 50 de 1990 y decreto 4369 de 2006.

 Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal de la empresa.
 Registro de Cámara y Comercio con una expedición no superior a noventa días.
 Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social y/o Ministerio de
AGENCIAS DE EMPLEO Trabajo en donde autorizan el funcionamiento de la empresa como agencia de
empleo según el decreto 3115 de 1997.
Las agencias de empleo por su naturaleza son solo intermediadores laborales y

seleccionan personal a terceros pero no son los verdaderos empleadores.

SOCIEDAD POR  Registro de Cámara y Comercio con una expedición no superior a noventa días.
ACCIONES
SIMPLIFICADA (SAS) Este tipo de empresa tiene un amplio objeto social por lo tanto deberá registrar en su
afiliación inicial su actividad principal. Ninguna SAS por su naturaleza puede
“Suministrar Personal” ni “afiliar colectivamente independientes”.

EMPRESAS CON TIPO DE
CONTRATACION
OUTSOURCING La reglamentación sobre Empresas de Servicios Temporales, están excluidas las
empresas que prestan servicios diferentes al envío de trabajadores en misión, como
(EMPRESAS CON UNICO las de suministro de alimentación y las que realizan labores de aseo (Ley 50 de 1990
OBJETO SOCIAL artículo 94). No podrán ejercer la actividad propia de las Empresas de Servicios
ESPECIALIZADO) SOLO Temporales, aquellas que tengan objeto social diverso al previsto en el artículo 71 de
PARA SERVICIO DE ASEO, la Ley 50 de 1990; las que no estén debidamente autorizadas por el Ministerio de la
SUMINISTRO DE
Protección Social para el desempeño de esa labor, tales como las dedicadas al
ALIMENTACION,
VIGILANCIA Y
suministro de alimentación, realización de labores de aseo, servicio de vigilancia y
MANTENIMIENTO mantenimiento; tampoco la podrán realizar las Cooperativas y Precooperativas de
Trabajo Asociado, las Empresas Asociativas de Trabajo y los Fondos Mutuales o
similares. Decreto 4369 de 2006.
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRADORA DEL  Fotocopia del RUT
32
PROGRAMA DE HOGARES  Personería Jurídica de la entidad afiladora.
COMUNITARIOS DEL ICBF  Fotocopia Cédula del Representante Legal.
(Madres Comunitarias)
 Certificación de existencia del contrato entre la Organización Administradora del
Programa de Hogares Comunitarios del ICBF y el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar o fotocopia del contrato vigente. OBSERVACION “Cuando las empresas
tengan una actividad distinta y presenten una certificación del ICBF, se le abrirá la
actividad 1801101; está solo se podrá realizar en el punto de atención.

 Habilitaciones de la secretaria de salud del departamento para equipos de
radiodiagnóstico y áreas de radiodiagnóstico en entidades que prestan los servicios
de salud.
EMPRESAS DEL SECTOR
SALUD CUYA ACTIVIDAD Las unidades de radiodiagnóstico y de radioterapia de los centros asistenciales o IPS,
ECONÓMICA INCLUYA deben ser clasificadas como centros de trabajo independientes riesgo V, en caso de
RADIODIAGNÓSTICO (IPS que dichas unidades incumplan las normas de radiofísica sanitaria o bioseguridad,
CON Y SIN INTERNACION; además de las sanciones previstas en el Decreto 1295 de 1994, toda la empresa se
CONSULTORIOS MEDICOS
clasificará en la clase correspondiente a dichas unidades, es decir riesgo V. Decreto
Y/O ODONTOLOGICOS
1530 de 1996.
Sólo la unidad de radiodiagnóstico o radioterapia será riesgo V, independientemente

que estén en el mismo edificio, siempre y cuando esté debidamente blindada la
unidad de acuerdo con las normas técnicas requeridas. El resto del edificio
corresponderá a riesgo del sector salud, de lo contrario todo el edificio se asignará
riesgo V.
NOTA.- Para todos los efectos, siempre que exista un formulario diligenciado de “AFILIACION
Y/O ACTUALIZACIÓN DE EMPLEADORES” se debe verificar por parte del Operador Logístico el
diligenciamiento del anexo: “AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS”, debidamente
firmado por el empleador o Representante Legal” o por el trabajador independiente. Si este
anexo NO está diligenciado se rechaza la afiliación o la novedad diferente a la reclasificación.
4.5 AFILIACIONES POR TRASLADOS
 La empresa trasladada deberá soportar todos los documentos que sean requeridos según
su actividad económica principal que se contempla en este manual.
 La cobertura de una empresa trasladada inicia desde el primer día calendario del mes en
que opera el traslado.
 El proceso de afiliación se debe realizar durante el periodo de traslado (transición) y
máximo hasta un día hábil antes del inicio de vigencia de la cobertura o traslado.
 A las empresas trasladadas se les deben mantener la clasificación de la actividad principal
y los centros de trabajo que traen de la ARL anterior. Su clasificación se podrá actualizar
luego de trascurridos tres meses de la afiliación.
33
Traslado de ARL a Positiva Compañía de Seguros S.A. Requisitos de afiliación dependiendo
del tipo de empresa (Ver cuadro Numeral 4.4 Documentos Exigidos “SOLICITUD DE
VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”).
Artículo 7 del Decreto 1772 de 03/agosto/1994. Cambio de entidad Administradora de

Riesgos Laborales.
Los empleadores pueden trasladarse voluntariamente de entidad Administradora de Riesgos

Laborales una vez cada año, contado desde la afiliación inicial o el último traslado.
Para estos efectos, deberán diligenciar el formulario que para tal fin apruebe la
Superintendencia Financiera de Colombia y dar aviso a la entidad administradora de la cual
se desafilian por lo menos con 30 días calendario de antelación a la desvinculación.
El traslado surtirá efectos a partir del primer día del mes siguiente a aquel en que vence el
término del aviso de que trata el inciso anterior. Ejemplo: La empresa radica solicitud de
traslado de otra ARL a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS, el 16 de marzo de 2015. Hasta el
16 de abril de 2015 hay plazo para que la otra ARL se manifieste indicando que no procede el
traslado, argumentando exclusivamente las dos causales para ello: mora en el pago por
cualquier concepto a la ARL o permanencia, un año en las otras Administradoras de Riegos
Laborales, dos años en POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS. Vencido el término; es decir, a
partir del 17 de abril de 2015, si no hay pronunciamiento de la otra ARL; aplica el silencio
administrativo y, a partir del 1º de mayo de 2015, iniciaría la cobertura con POSITIVA
COMPAÑÍA DE SEGUROS.
La empresa que se traslada conserva la clasificación y el monto de la cotización que tenía, en

la anterior ARL, por lo menos los siguientes tres meses.
Articulo 21 Ley 776 de 2002 y Concepto del Ministerio de la Protección Social. Los
empleadores afiliados al ISS (hoy Positiva Compañía de Seguros) pueden trasladarse
voluntariamente después de 2 años, contados desde la afiliación inicial o el último traslado.
Requisitos:
 Carta de solicitud de retiro del empleador ante la anterior ARL radicada con fecha de
recibido. Esta carta debe ser firmada por el representante legal de la empresa o su
delegado, adjuntando fotocopia de la cédula del mismo Ejemplo: Se va a trasladar una
empresa afiliada de otra ARL para POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., se debe
verificar que la carta que ellos pasaron a la ARL que se encuentra afiliada actualmente
tenga fecha de un mes antes del inicio de vigencia, en ese caso recibimos la empresa con
sus trabajadores.
 Certificado vigente de la Cámara de Comercio y/o RUT, según naturaleza de la empresa

(Ver ítem 4.4)
 Certificado de la anterior ARL o Carta firmada por el Representante Legal de la empresa
que indique la o las actividades económicas con su clase de riesgo que tienen actualmente
registradas en la ARL que se trasladan. (Documento opcional)
34
Exceptúan las empresas del Sistema General de Participación (ESES) que se trasladan en las
fechas 1 de enero hasta 1 de abril; por ser empresas del estado, solo gira los pagos hasta
después de marzo; por tanto no tienen dicho soporte.
4.6 RECEPCIÓN DE NOVEDADES EMPLEADOR Y TRABAJADOR
El empleador puede reportar el cambio y/o actualización de la información que tiene

registrada en las bases de datos de Positiva Compañía de Seguros S.A., de acuerdo a la
novedad que desee realizar.
Para la recepción y radicación de las novedades del empleador, se mencionan a continuación

los diferentes trámites y los documentos que se deben anexar.
4.6.1 DETALLE DE LAS NOVEDADES
Documentos exigidos “Sistema General de Riesgos Laborales Formulario de Afiliación,

Actualización de Empleadores”
TIPO DE NOVEDAD DOCUMENTOS

 Fotocopia de documento de identidad del Representante legal.
 Certificado vigente de Cámara y Comercio con fecha de expedición no
Cambio de mayor a noventa (90) días.
Identificación
(Empleador Número Nota: Si la novedad es de cambio de número de documento y es
de Documento) originado por error operativo se podrá corregir, y si por el
contrario, es error de la empresa se creará una afiliación nueva.
En este evento se remite a la Gerencia de Afiliaciones y
Novedades, no es aplicable en el punto.

Cambio de Tipo de  Certificado vigente de Cámara y Comercio con fecha de expedición no
mayor a noventa (90) días.
Documento
No es necesario nueva afiliación y con el procedimiento de reclasificación
de empresas se podrá actualizar esta novedad en el sistema. Proceso
realizado por los profesionales de Operaciones de las sucursal

Cambio de Razón
Social
 Certificado vigente de Cámara de Comercio con fecha de expedición no
Cambio de
35
TIPO DE NOVEDAD DOCUMENTOS
Dirección  Fotocopia del RUT.
Cuando en el formulario de afiliación de empleador presente en el campo

“dirección de la empresa”, una dirección diferente a la registrada en el
sistema se tomará como una actualización de la dirección.

Datos Generales de mayor a noventa (90) días.
la Empresa
Nota: Se debe poder actualizar todos los datos generales de la empresa
(teléfono, Representante Legal, e-mail, etc.) en el formulario debe marcar
la opción cambio de datos generales de la empresa o cambio de razón
social.
 Cuando los datos de la sede principal de la empresa están errados.

 Cuando los datos de la sede principal de la empresa están errados y
adicionalmente se requiere registrar las sedes.
Creación,  Cuando los datos de la sede principal de la empresa son correctos, pero
se requiere registrar las sedes.
Actualización y
 Cuando los datos de la sede principal de la empresa y las sedes son
Retiro de Sedes
correctos pero se requieren adicionar o eliminar sedes.
 El cargue de sedes a empresas trasladadas se realizara en el proceso de
registro del formulario de afiliación.
 El cargue de sedes a empresas nuevas, se les anexara la lista de sedes
para que sean cargadas en el proceso de registro del formulario de
afiliación.
Traslado de Sede  Cuando se requiera trasladar la sede principal a otro departamento por
ser sede operacional y para atención de Promoción y Prevención sin
Principal
trasladar la póliza y será tramitada por el gestor de procedimiento de
Reclasificación de empresas de la sucursal cedente.
5 RECLASIFICACIÓN DE EMPRESAS
La aplicación del procedimiento de reclasificación de empresas, parte cuando la empresa ya

se encuentra afiliada a la ARL, por ende cualquier solicitud posterior a su afiliación será
objeto de estudio de reclasificación. Si en el trámite de afiliación inicial de empresa nueva o
registro inconsistente de empresa trasladada, se presentan errores o inconsistencias en su
36
afiliación no aplicará el procedimiento de reclasificación; se deberá realizar actualización o
corrección por parte del área de operaciones de lo solicitado por la empresa si es
procedente. Para las empresas ya afiliadas que solicitan apertura de centro de trabajo o
apertura de una clase de riesgo no se deberán crear en los puntos de atención al cliente, lo
deberán solicitar por escrito a la sucursal correspondiente de la Compañía.
Para la afiliación inicial de la empresa nueva se clasificará con la actividad económica

principal que declare el empleador en el formulario de afiliación, corroborado con lo
evidenciado en el objeto social de la cámara de comercio y el RUT, prima lo indicado en el
certificado de cámara de comercio.
5.1 TRÁMITE DE RECLASIFICACIÓN Y CORRECCIÓN EN LOS PUNTOS DE

ATENCIÓN DEL OPERADOR LOGISTICO A NIVEL NACIONAL.
5.1.1 OBJETIVO
El objetivo es tramitar en los puntos de atención del operador logístico, las reclasificaciones y
correcciones realizadas por la Vicepresidencia de Promoción y Prevención a Nivel Nacional.
5.1.2 MARCO LEGAL
 Decreto 1295 de 1994 Artículo 25. “Clasificación de empresa. Se entiende por

clasificación de empresa el acto por medio del cual el empleador clasifica a la empresa de
acuerdo con la actividad principal dentro de la clase de riesgo que corresponda y
aceptada por la entidad administradora en el término que determine el reglamento.
Cuando una misma empresa tuviese más de un centro de trabajo, podrá tener diferentes
clases de riesgo, para cada uno de ellos por separado, bajo una misma identificación, que
será el número de identificación tributaria, siempre que exista diferenciación clara en la
actividad que desarrollan, en las instalaciones locativas y en la exposición a factores de
riesgo ocupacional.”
 Decreto 1295 de 1994 Artículo 29. “Modificación de la clasificación. La clasificación que

ha servido de base para la afiliación puede modificarse por la entidad Administradora de
Riesgos Laborales. Para ello, las entidades administradoras de riesgos laborales podrán
verificar las informaciones de los empleadores, en cualquier tiempo, o efectuar visitas a
los lugares de trabajo.”
 Decreto 1530 de 1996 Artículo 1º. Centro de trabajo. “Para los efectos del artículo 25 del
Decreto-ley 1295 de 1994, se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a
cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada.
Cuando una empresa tenga más de un centro de trabajo podrán clasificarse los
trabajadores de uno o más de ellos en una clase de riesgo diferente siempre que se
configuren las siguientes condiciones:
37
1. Exista una clara diferenciación de las actividades desarrolladas en cada centro de
trabajo.
2. Que las edificaciones y/o áreas a cielo abierto de los centros de trabajo sean
independientes entre sí, como que los trabajadores de las otras áreas no laboren
parcial o totalmente en la misma edificación o área a cielo abierto, ni viceversa.
3. Que los factores de riesgo determinados por la actividad económica del centro de
trabajo no impliquen exposición directa o indirecta para los trabajadores del otro u
otros centros de trabajo, ni viceversa.
Parágrafo. Las unidades de radio diagnóstico y de radioterapia de los centros asistenciales

o IPS., deben ser clasificadas como centros de trabajo independientes; en caso de que
dichas unidades incumplan las normas de radio física sanitaria o bioseguridad, además de
las sanciones previstas en el Decreto 1295 de 1994, la Empresa se clasificará en la clase
correspondiente a dichas unidades.”; es decir, riesgo V.
5.2 TIPOS DE NOVEDAD CON INFORME TÉCNICO DE RECLASIFICACION DE

EMPRESAS
A continuación se describen las políticas de diligenciamiento y requerimiento de anexos, para

los cuatro tipos de novedad de reclasificación de empresas con informe técnico de
reclasificación y comunicado de la reclasificación al empleador:
 Modificación de la actividad económica principal
 Confirmación de la actividad económica principal
 Separación de centros de trabajo
 Modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo
5.2.1 MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL SIN CENTROS

DE TRABAJO
¿CUÁNDO ES MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL SIN CENTROS DE

TRABAJO?
 Cuando cambia el código de la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002),

pero la clase de riesgo continúa igual.
 Cuando cambia el código de la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) y
cambia la clase de riesgo.
 Cuando el código de la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) es errado
con respecto a la actividad real que desempeña la empresa. La clase de riesgo puede o no
cambiar.
Nota: Cuando la empresa solicita modificación de la actividad económica principal y necesita

abrir centros de trabajo se aplicara lo contemplado en el numeral 5.2.4 MODIFICACIÓN DE LA
ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y SEPARACIÓN DE CENTROS DE TRABAJOS.
38
5.2.1.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico
 Los funcionarios designados de Positiva Compañía de Seguros S.A. en las Sucursales

entregan el comunicado de reclasificación de empresas al Operador Logístico, para su
respectiva radicación. (Anexo 01 Comunicado de modificación de la actividad económica
principal).
 El comunicado de modificación de la actividad económica principal debe estar
acompañado de un formulario de Afiliación y/o Actualización de Empleadores,
diligenciado en los siguientes campos:
 En el módulo I, marcar la opción 3 NOVEDAD.
 Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar TIPO DE NOVEDAD, “Actualización
de actividad económica principal”
 En el módulo II, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual
registrada en SIARP (PMU Afiliaciones/ Consulta de afiliación/ Centros de trabajo). Si
no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los funcionarios
del operador logístico rechazan el formulario.
 En el módulo III Información Centro de Trabajo: Diligenciar los datos de la nueva
actividad económica principal como está registrada en el Anexo 01 Comunicado de
modificación de la actividad económica principal, firmado por el Gerente Sucursal.
Diligenciar los campos de tipo de novedad, actividad económica, código actividad
económica y número de trabajadores.
 El Gerente de la sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de
afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal
ARL.
NOTA: En el procedimiento de reclasificación el diligenciamiento del formulario de afiliación

y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de Positiva en la
Sucursal; el Operador Logístico, se encarga de verificar que los campos estén correctamente
diligenciados.
5.2.1.2 Requisitos
 Formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, debidamente diligenciado sin

enmendaduras ni exentas.
 Comunicado de modificación de la actividad económica principal (Anexo 01), emitido por
el Gerente Sucursal.
 Documentos relacionados en el anexo 08 “Documentos exigidos para corrección y
reclasificación de empresas” por tipo de empresa según sea el caso.
 Informe técnico de reclasificación de empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del
documento.
 Listado de sedes de la empresa (Si aplica). Si la empresa tiene más de una sede, el
funcionario de Positiva entrega el listado de sedes de la empresa (Anexo 06).
 Constancia de intervención de empresa. (Opcional)
39
NOTA: El funcionario de Positiva debe entregar los documentos en el orden establecido en
los requisitos antes mencionados y el Operador Logístico los debe digitalizar en el mismo
orden.
Se deben actualizar los datos de la empresa: nombre de la empresa según RUT y Cámara de
Comercio, dirección, municipio, departamento, teléfono, fax, correo electrónico,
representante legal, documento del Representante Legal y CIIU vigente. Digitar
adicionalmente el listado de sedes de la empresa (Anexo 06) cuando sea entregado.
5.2.2 CONFIRMACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL
¿CUÁNDO ES CONFIRMACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL?
 Cuando la empresa solicita cambio de la actividad económica (Decreto 1607 de 2002),

pero en la visita e informe técnico de reclasificación se confirma que está bien clasificada
por la ARL.
 Cuando al verificar la actividad económica en SIARP es correcta, pero se requiere
desactivar la opción para que la empresa no afilie los trabajadores por oficio.
5.2.2.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico.

entregan el comunicado de reclasificación de empresas a los operadores para su
respectiva radicación. (Anexo 02 Comunicado de confirmación de la actividad económica
principal).
 El comunicado de confirmación de la actividad económica principal, debe estar
acompañada de un formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, diligenciado
en los siguientes campos:
 Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar TIPO DE NOVEDAD, “Actualización
de Actividad económica principal”.
 En el módulo II, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual,
no coincide la actividad económica principal con la cargada en SIARP, los operadores
rechazan el formulario.
 En el módulo III Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de tipo de
novedad, código actividad económica, número de trabajadores y actividad económica
tal como está registrada en el Anexo 02 Comunicado de confirmación de actividad
económica principal, firmada por el Gerente Sucursal.
 El Gerente de la Sucursal de Positiva Compañía de Seguros S.A., firma el formulario de
afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal
ARL.
 La firma del empleador es opcional.
40
NOTA: El diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está
a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador, se encarga de
verificar que los campos estén correctamente diligenciados.
5.2.2.2 Requisitos

enmendaduras ni tachones.
 Comunicado de confirmación de actividad económica principal, (Anexo 02), emitido por el
Gerente Sucursal.
 Informe técnico de reclasificación de empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del
documento.
 Listado de sedes de la empresa (Si aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el
funcionario de Positiva entregará el listado de sedes de la empresa (Anexo 06).

los requisitos antes mencionados y el Operador los debe digitalizar en el mismo orden.
5.2.3 SEPARACIÓN POR CENTRO DE TRABAJO
¿CUÁNDO ES SEPARACIÓN POR CENTROS DE TRABAJO?
 Cuando la empresa tiene únicamente la actividad económica principal (Decreto 1607 de

2002) y cumple los requisitos legales para la separación de uno o más centros de trabajo.
 Cuando la Empresa tiene la separación de uno o varios centros de trabajo, pero requiere
la apertura de un nuevo centro.
 Cuando la Empresa ya tiene la separación de centros de trabajo, pero está clasificada de
manera inadecuada.
5.2.3.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico

entregan el comunicado de reclasificación de empresas a los operadores para su
respectiva radicación. (Anexo 03 Comunicado de separación de centros de trabajo).
 El comunicado de separación de centros de trabajo debe estar acompañado de un
formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, diligenciado en los siguientes
campos:
 En el módulo I deberá marcar la opción 3 NOVEDAD.
 Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar TIPO DE NOVEDAD,
“Actualización de Centro de Trabajo”.
41
 En el módulo III Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de la actividad
económica principal de primera seguida de los centros de trabajo ordenados por clase
de riesgo de manera ascendente tal como está registrada en el Anexo 03 Comunicado
de separación por centros de trabajo, firmado por el Gerente Sucursal. No es causal de
rechazo el hecho de venir en orden diferente al mencionado anteriormente, solo se
debe verificar que la actividad económica principal sea registrada de primera.
Cuando el número de actividades económicas relacionadas en el Anexo 03 Comunicado de

separación de centros de trabajo es superior a siete se debe diligenciar las restantes en el
Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación.

afiliación y/o actualización de empleadores en el campo firma del representante legal de
ARL y el Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación.
 Positiva (gestor de procedimiento reclasificación de empresas de la sucursal) entrega en
medio electrónico por vía correo electrónico a la empresa, el archivo en Excel donde esta
registrará la relación de sus trabajadores activos afiliados a los nuevos centros de trabajo,
según ultima reclasificación y sean remitidas por la empresa vía correo electrónico a la
Gerencia de Afiliaciones y Novedades.
NOTA: El diligenciamiento del formulario de afiliación y/o actualización de empleadores está

a cargo del funcionario designado de Positiva en la Sucursal; el operador, se encarga de
verificar que los campos estén correctamente diligenciados.
5.2.3.2 Requisitos

 Comunicado de separación de centros de trabajo (Anexo 03), emitido y firmado por el
Gerente Sucursal.
 Informe técnico de reclasificación de Empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del
documento.
 Listado de sedes de la empresa (si aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el
funcionario de Positiva entregará el listado de sedes de la empresa, (Anexo 06).
Cuando se trate de INSTITUCIONES EDUCATIVAS en condición de empleador o empresas que

deban afiliar estudiantes en práctica y la misma tenga un riesgo diferente al de la entidad
que afilia; se debe proceder a crear el centro de trabajo, debido a que no se requiere visita
42
técnica de reclasificación de empresas. En el anexo que se entrega al Operador Logístico,
debe quedar el Decreto 055 del 15 de enero de 2015 y debe cumplir con el numeral 4.1.1.3
Reclasificación Administrativa.

.
5.2.4 MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y

SEPARACIÓN DE CENTROS DE TRABAJOS.
¿CUÁNDO ES MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y

SEPARACIÓN DE CENTROS DE TRABAJO?
 Cuando se debe modificar la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) y

adicionalmente cumple los requisitos legales para la separación de uno o más centros de
trabajo.
 Cuando se debe modificar la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) y
adicionalmente la empresa tiene la separación de uno o varios centros de trabajo, pero
requiere la apertura de un nuevo centro.
 Cuando se debe modificar la actividad económica principal (Decreto 1607 de 2002) y la
empresa ya tiene la separación de centros de trabajo, pero está clasificada de manera
inadecuada.
5.2.4.1 Proceso de Radicación en los Puntos del Operador Logístico.

entregan el comunicado de reclasificación de empresas a los operadores del operador
logístico para su respectiva radicación. (Anexo 04 Comunicado de modificación de la
actividad económica principal y separación de centros de trabajo).
 El comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de
centros de trabajo, debe estar acompañado de un formulario de afiliación y/o
actualización de empleadores, diligenciado en los siguientes campos:
 En el módulo I deberá marcar la opción 3 NOVEDAD.
 Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar TIPO DE NOVEDAD, “Actualización
de Actividad económica principal ”.
 En el módulo II, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual,
 En el módulo III Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de la actividad
económica principal de primera seguida de los centros de trabajo ordenados por clase
de riesgo de manera ascendente tal como está registrada en el Anexo 03 Comunicado
de separación por centros de trabajo, firmado por el Gerente Sucursal. No es causal de
43
rechazo el hecho de venir en orden diferente al mencionado anteriormente, solo se
debe verificar que la actividad económica principal sea registrada de primera.
Cuando el número de actividades económicas relacionadas en el Anexo 04 Comunicado de

modificación de la actividad económica principal y separación de centros de trabajo, es
superior a siete se debe diligenciar las restantes en el Anexo 09 IV. Información Centro de
Trabajo – Continuación.
ARL y el Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación.
 Para el cargue de los trabajadores a los centros de trabajo se procederá:
 Los trabajadores que tengan asignación en un centro de trabajo que esté dentro del
comunicado de separación de centros de trabajo, deben quedar cargadas con esa
actividad económica
 Los trabajadores cuya actividad económica no esté en el comunicado de separación de
centros de trabajo, serán cargados a la actividad principal de la empresa.
 Cuando solo se entrega listado de los trabajadores de los centros de trabajo, los
restantes serán cargados a la actividad económica principal de la empresa.
NOTA: Dentro del procedimiento de reclasificación el diligenciamiento del formulario de

afiliación y/o actualización de empleadores está a cargo del funcionario designado de
Positiva en la Sucursal; el operador logístico, se encarga de verificar que los campos estén
correctamente diligenciados.
5.2.4.2 Requisitos

 Comunicado de modificación de la actividad económica principal y separación de centros
de trabajo (Anexo 04), emitido y firmado por el Gerente Sucursal.
 Informe técnico de reclasificación de Empresa (Anexo 07). Se debe validar la firma del
documento.
 Listado de sedes de la empresa (Si Aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el
funcionario de Positiva entregara el listado de sedes de la empresa, (Anexo 06).

los requisitos antes mencionados y el Operador logístico los debe digitalizar en el mismo
orden.
44
5.3 CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y/O DE LOS CENTROS
DE TRABAJO
¿CUANDO ES CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y/O DE LOS

CENTROS DE TRABAJO?
 Aplica únicamente si existe una CORRECCIÓN de la actividad económica principal y/o de

los centros de trabajo.
 Cuando en SIARP existe error de la actividad económica principal de la empresa (Decreto
1607 de 2002) y la empresa está pagando bien.
 Cuando en SIARP existe error de la actividad económica principal y de los centros de
trabajo (Decreto 1607 de 2002) y la empresa está pagando bien.
 Cuando la información en SIARP es correcta pero se requiere que en el sistema se
desactive la opción que actualmente le permite a las empresas afiliar a los trabajadores
por oficio.
5.3.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO

entregan la verificación de la clasificación de empresas (Anexo 05) debidamente firmado.
 La verificación de la clasificación de empresas (Anexo 05) debe estar acompañada de un
formulario de afiliación y/o actualización de empleadores, diligenciado en los siguientes
campos:
 En el módulo I deberá marcar la opción 3 NOVEDAD.
 Diligenciar los datos básicos de la empresa y marcar TIPO DE NOVEDAD, “Actualización
de Actividad económica principal ”.
 En el módulo II, diligenciar los datos de la actividad económica principal actual,
 En el módulo III Información Centro de Trabajo, diligenciar los datos de la actividad
económica principal y los centros de trabajo si los tiene. Tener en cuenta que la
actividad económica principal siempre debe ser la primera.
ARL.
 la asignación de los trabajadores a los centros de trabajo se debe hacer así:
 Los trabajadores que tengan asignación en un centro de trabajo que esté dentro de la
corrección de separación por centros de trabajo, deben quedar cargadas con esa
actividad económica.
 Los trabajadores cuya actividad económica no esté en la corrección de separación por
centros de trabajo, serán cargados a la actividad principal de la empresa.
45
 Cuando solo se entrega listado de los trabajadores de los centros de trabajo, los
restantes serán cargados a la actividad económica principal de la empresa

5.3.2 REQUISITOS

 Formato verificación de la clasificación de empresa (Anexo 05). Se debe validar la firma
del documento.
 Listado de sedes de la empresa (Si Aplica). Si la empresa tienes más de una sede, el
funcionario de Positiva entregara el listado de sedes de la empresa, (Anexo 06).

5.4 CORRECCIÓN O CREACION DE LAS SEDES DE LA EMPRESA EN EL

PROCEDIMIENTO DE RECLASIFICACION
5.4.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO
 El formulario de afiliación y/o actualización de empleadores se debe diligenciar en los

siguientes campos:
 Diligenciar Los datos básicos de la empresa (documento y nombre de la razón social) y
marcar TIPO DE NOVEDAD, “Actualización de sedes”
rechazaran el formulario. Diligenciar los datos de la sede principal de la empresa; los
datos del representante legal son opcionales.
 En el módulo III Información Centro de Trabajo, dejar este espacio en blanco.
 En el módulo IV Información Sedes”, diligenciar tipo de novedad, dirección, sector,
suministra transporte, municipio, departamento y teléfono.
ARL.
 La firma del empleador es opcional
46
Si la empresa reporta directamente la novedad de creación o corrección de sedes al punto de

atención, no será necesario que ese listado sea firmado o avalado por el funcionario de
Positiva en la Sucursal, será suficiente con el reporte en el formulario y la firma del
representante legal de la empresa.
5.4.2 REQUISITOS

 Listado de sedes de la empresa anexo 06 (Si Aplica).
5.5 ANEXOS
Anexo 01 Comunicado de modificación de la actividad económica principal

Anexo 02 Comunicado de confirmación de actividad económica principal
Anexo 03 Comunicado de separación de centros de trabajo
Anexo 04 Comunicado de modificación de la actividad económica principal y
separación de centros de trabajo
Anexo 05 Verificación de la clasificación de empresa
Anexo 06 Listado de sedes de la empresa
Anexo 07 Informe técnico de reclasificación de empresa
Anexo 08 Documentos exigidos cuando la empresa no presenta la cámara de comercio
en la reclasificación y corrección de empresas
Anexo 09 IV. Información Centro de Trabajo – Continuación.
NOTA: En cualquiera de los casos anteriores, la clase de riesgo podrá ser diligenciada en
números romanos siempre y cuando estos sean totalmente legibles.
Para los casos de creación o apertura de centros de trabajo de la empresa reclasificada, se

solicitara a la empresa la distribución de sus trabajadores en la plantilla definida para el caso
y será entregada al profesional de operaciones para su cargue en el mes correspondiente de
su reclasificación y así tomar la novedad de esa actualización en la facturación de la empresa.
6 RETIROS Y TRASLADOS DE EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA

COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.
La carta de intención de retiro se recibirá únicamente en los puntos de atención de las

ciudades capitales de departamento.
47
Para las siguientes sucursales se recibirán en:
 Sucursales Bogotá y Cundinamarca: Bogotá - Calle 143.
 Sucursal Antioquia: Medellín - Punto Clave
 Sucursal Santander: Bucaramanga - Cabecera.
 Sucursal Valle: Cali - Principal
 Sucursal Boyacá: Sogamoso.
La carta de intención de retiro de empresas, se recibirá el funcionario de Positiva Compañía

de Seguros S.A en el punto de atención o en la sucursal. Este funcionario debe validar
previamente antes de aceptar su radicación los siguientes documentos para el retiro de
empresas:
 Certificado vigente de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa

(90) días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada) y/o RUT.
 Tres últimos recibos de pago a la ARL Positiva.
 Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
 Consultar en PMU Recaudo el estado de cuenta de la empresa. Si hay cartera se le
entregara el estado de cuenta y se le informara que se enviara un comunicado dando
respuesta a la solicitud de traslado.
 Carta de intención de traslado firmada por el Representante Legal.
Además:
1. La carta de intención de retiro de empresas debe presentarse únicamente en las sedes

establecidas anteriormente.
2. El funcionario de Positiva debe verificar la documentación anexa, la cual debe estar
completa si es así, se recibe y se coloca un sello que diga recibido para estudio; la parte
comercial o quien haga sus veces recibe el trámite.
3. Si hay cartera de la empresa afiliada, la sucursal generará un comunicado con el estado de
cartera e indicándole que no procede su solicitud de traslado.
4. Las cartas deben pasar inmediatamente de correspondencia a la Gerencia de la Sucursal.
5. El Gerente Sucursal revisa y da la instrucción para el proceso de retractación si
comercialmente aplica.
6. La Gerencia Sucursal las entrega al Operador Logístico para el cargue inmediato en el
aplicativo de expediente digital. El Operador Logístico, radicará las intenciones de retiro
con los documentos que le entregue el funcionario de Positiva.
7. El Gerente de la Sucursal o la persona que este designe para el proceso, debe entrar por
lo menos una vez a la semana al expediente digital y marcar las empresas que
efectivamente se retiraron e informar a las Vicepresidencias Comercial y de Operaciones.
7 NOVEDADES AFILIACIÓN TRABAJADORES Y EMPLEADORES CON TIPO

Y NÚMERO DE DOCUMENTO CÉDULA DE EXTRANJERÍA Y PASAPORTE
ALFANÚMERICO.
48
Para la vinculación de un trabajador se recibirán las afiliaciones con tipo de documento
cédula de extranjería; los pasaportes se reciben y si son alfanuméricos se tomará como
identificación la parte numérica y se omite la parte alfabética. (Para efectos de pago se
realiza con el mismo número de documento). En caso de afiliarse como independiente está
obligado a presentar pago, certificado y afiliación a Salud y Pensión. Si el trabajador
extranjero manifiesta en el formulario que está protegido en su país de origen no es requisito
la afiliación a pensiones.
Para la afiliación de un empleador con actividad mercantil se diligenciara el formulario con el

tipo y número de identificación que se relaciona en el documento anexo, en este caso el RUT
o la cámara de comercio. (Para efectos de pago se realiza con el mismo número de
documento).
Los carnés diplomáticos se pueden recibir y se asigna tipo de documento E: Cédula de

Extranjería.
8 NOVEDADES DE INGRESO TRABAJADOR DEPENDIENTE
 La información de “EPS actual” diligenciada en el formulario, NO se confronta contra el

FOSYGA. Si el trabajador relaciona en el formulario una EPS del Régimen Subsidiado de
Salud, no se rechaza la afiliación. No puede estar en condición de beneficiario en ninguno
de los dos Regímenes.
 Si el trabajador a afiliar tiene como ocupación ESTUDIANTE EN PRÁCTICA DECRETO 055 DE
ENERO DE 2015, puede relacionar la EPS en la que esté como beneficiario. Igual es válido
estar en el Régimen Subsidiado de salud o en Régimen exceptuado (fuerza pública,
magisterio) . No se requiere soporte físico.
 La información de AFP actual debe ser del régimen Contributivo.
 Si el trabajador a afiliar tiene como ocupación ESTUDIANTE EN PRÁCTICA DECRETO
055 DE 2015, se debe colocar en el formulario SIN AFP.
 Si la actividad a ejecutar por parte del trabajador no es concordante con la clase de riesgo
de algún centro de trabajo existente para la empresa, se asignará la tarifa más alta. Si la
empresa solo tiene un centro de trabajo y la actividad a ejecutar por parte del trabajador
no corresponde, se le asignará la tarifa con el centro de trabajo existente y se redirecciona
al área comercial de Positiva Compañía de Seguros S.A.; para que soliciten una
reclasificación o la creación de un nuevo centro de trabajo con visto bueno del Gerente de
Sucursal.
8.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA “VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR

DEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”
TIPO DE TRAMITE DOCUMENTOS

SERVICIO
DOMÉSTICO (incluye  Fotocopia del documento de identidad del Empleador.
trabajadores de  Fotocopia del documento de identidad del trabajador
fincas, conductores  Afiliación al régimen contributivo de Salud y Pensiones. Si la EPS es del Régimen
49
de familia, auxiliares Subsidiado se recibe sin requerir el soporte correspondiente.
de enfermería con
cuidado en hogar) Nota: No debe estar como beneficiarios del Régimen Contributivo verificar que se
encuentre como cotizante en el régimen contributivo. Si el empleador requiere apertura
de centro de trabajo para vincular CUIDADORES DE FINCA, CONDUCTOR DE FAMILIA,
AUXILIAR DE ENFERMERÍA; se debe proceder a la creación.
 Fotocopia de la Tarjeta de Identidad.

 Documento de autorización expedido por el Ministerio de Trabajo o entidad que haga
sus veces en el domicilio del menor (lo solicitan ante el Ministerio de Trabajo los
representantes del menor).
 En caso de ser Aprendiz del SENA, se omite el permiso del Ministerio de Trabajo.
 Si es estudiante en práctica puede ser menor de edad, sin el requerimiento de la
autorización del Ministerio de Trabajo.
 Carta de intención de afiliación a EPS en caso de ser Aprendices SENA.
TRABAJADORES  El contrato de trabajo debe ser con una persona no menor de 15 años.
MENORES DE EDAD  Cuando el niño sea menor de 15 años y la ocupación sea: ACTOR, MODELO, PINTOR,
(SOLAMENTE POR ACTIVIDAD CULTURAL y DEPORTIVA, entre otras, se puede afiliar en condición tanto
VENTANILLA) de DEPENDIENTE como de INDEPENDIENTE y será soportada la afiliación con el
contrato de prestación de servicios y el formulario firmado por el tutor y el
contratante.
 Para los menores de 15 años y sean objeto del Decreto 055 de 2015, la entidad
educativa o empresa donde realiza la práctica deberá afiliarlo como dependiente, sin
requerir permiso del ministerio de trabajo ni autorización de padres o tutores.
Con autorización de la Gerencia de Afiliaciones y Novedades se habilitará la afiliación de

esta población par página WEB, para las Empresas de Servicios Temporales.
AFILIACIÓN  Copia del Contrato de Asociación en la que conste los parámetros de tiempo, días,
ASOCIADOS horarios, tareas y espacios a los cuales se limita el cubrimiento del Riesgo Laboral.
COOPERATIVAS DE  Fotocopia del documento de identidad del asociado.
TRABAJO ASOCIADO  Copia del contrato de prestación de servicios entre la cooperativa y la empresa usuaria.
(SOLAMENTE POR
VENTANILLA*) NOTA: Pueden afiliar a sus trabajadores dependientes marcandolos como tales.
AFILIACIÓN DE
 Certificación de afiliación a la Agremiación y constancia de los parámetros de tiempo,
TRABAJADORES
días, horarios, tareas y espacios a los cuales se limita el cubrimiento del Riesgo
AGREMIADOS
Laborales.
(SOLAMENTE POR
 Fotocopia del documento de identidad del agremiado.
VENTANILLA*)
AFILIACIÓN
 Fotocopia de documento de identidad del trabajado.
TRABAJADORES DE
 Copia del contrato de trabajo.
LA COOPERATIVA
MULTIACTIVA
Esta entidad no puede afiliar a sus asociados ya que no existe ningún vínculo contractual
50
laboral ni civil.
 Fotocopia del documento de identidad del trabajador.

 Copia del contrato de aprendizaje
APRENDIZ Ó  Certificación de afiliación a la EPS o carta de intención de afiliación a EPS.
PRACTICANTE
Están exentos de afiliarse al Sistema de Pensión
 Diligenciar el formulario de Novedades del Trabajador Dependiente a la ARL POSITIVA

COMPAÑÍA DE SEGUROS
 Fotocopia del documento de identidad del estudiante en práctica.
 Cuando la afiliación sea a través de una entidad diferente a la institución educativa,
adjuntar el acuerdo de la práctica.
ESTUDIANTE EN
NOTA.- No se exige documento como soporte de afiliación al sistema de salud. En el
PRACTICA DECRETO
campo salario del formulario se debe ingresar el equivalente a 1 SMLMV. La vinculación
055 DE 2015
no configura relación laboral con la entidad educativa. La afiliación y pago de la cotización
corresponde a la entidad que perciba ingresos por la práctica: INSTITUCIÓN EDUCATIVA,
EMPRESA NATURAL O JURÍDICA, ENTIDAD ESTATAL (en caso de que no sea la entidad
educativa quedará en el acuerdo quien afilia y paga). No aplica para aprendices SENA ni
para los convenios docente servicios sector salud. No aplica para personas que estén
validando bachillerato.

PRACTICANTES DE
 Certificación de afiliación a la EPS.
POST-GRADOS EN
 Se debe pedir el convenio docente servicio de la universidad con la empresa receptora
SALUD
para determinar quién debe hacer la afiliación y pagar el aporte.
 Fotocopia del documento de identidad.

CONDUCTORES DE  Certificado de la Empresa Operadora con la cual está afiliado.
SERVICIO PÚBLICO
(SOLAMENTE POR Los conductores de buses, busetas y colectivos deben afiliarse como trabajadores
VENTANILLA) dependientes a través de una empresa privada legalmente constituida y habilitada en la
cual tenga afiliado el vehículo. (Decreto 173 del 2001 artículos 3, 10, 11).
 Formulario diligenciado (DEPENDIENTE o INDEPENDIENTE). Cuando el conductor de taxi

CONDUCTORES DE es independiente, No requiere firma del contratante; pero si debe registrar en el
TRANSPORTE formulario los campos del contratante, los datos de la empresa operadora habilitada
PUBLICO EN para servicio de taxi.
VEHICULO TAXI  Copia de la afiliación al Sistema de Salud o certificado expedido por la EPS.
(TAXISTAS)  Copia de la afiliación al Sistema de Pensiones o certificado expedido por la AFP.
 Copia de la parte superior de la tarjeta de control (se renueva mensualmente) o la que
haga sus veces del mes inmediata anterior en la que se evidencie el nombre de la
51
Empresa Operadora de Transporte a donde está matriculado el vehículo y la vigencia
de la misma (Ver imagen).

 El operador de transporte habilitado deberá actuar como organismo de seguimiento y
control a la afiliación del taxista y de su oportuno recaudo, so pena de no generar el
tarjetón de operación en forma mensual.
Nota.- Los pagos son anticipados, lo que condiciona la vigencia de la afiliación. Las copias
deben ser nítidas.
 Fotocopia del documento de identidad.

CONDUCTORES DE
CARGA Los conductores de carga, deben afiliarse como trabajadores dependientes a través de
(SOLAMENTE POR una empresa privada legalmente constituida en la cual tenga afiliado el vehículo. (Ley 336
VENTANILLA) de 1996 artículo 36). Esta condición aplica sólo cuando es un conductor de carga de una
empresa de servicio público.
Los aprendices, Las mujeres mayores de 50 años y hombres mayores de 55 que nunca han
EXCENTOS DE
cotizado, (Circular 032 del 23 de mayo de 2007). Los jubilados (Ley 797 de enero de
AFILIARSE EN
2003). Los extranjeros que manifiesten estar cubiertos en seguridad social en su país de
PENSIÓN
origen.
AFILIACION
TRABAJADORES  Fotocopia del documento de Identidad del trabajador.
DEPENDIENTES
*: SOLAMENTE POR VENTANILLA
52
8.2 ANULACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES POR PORTAL DE INTERNET
El empleador podrá anular los trabajadores afiliados por el portal de Internet con el usuario y
la contraseña proporcionados por Positiva Compañía de Seguros S.A., este proceso lo realiza
por el módulo de novedades y en el Link anulación, solo podrá retirar trabajadores que sean
afiliados por este medio y que no superen las 24 horas de fijados; pasadas las 24 horas
tendrá que reportar el retiro por carta o por el medio de pago que esté utilizando la
empresa.
9 POLITICAS DE RETIRO
9.1 ANULACIONES DE TRABAJADORES
 Página web, es válida la anulación hasta el día siguientes de realizada la afiliación. Sólo se
anulan las afiliaciones de trabajadores ingresados por el recurso WEB.
 Los retiros de trabajadores requeridos con cartas suscritas por los empleadores sólo se
tramitan a través de la Gerencia de afiliaciones o del funcionario de la sucursal con nivel
de autoridad asignado previamente.
NOTA: Si el empleador no informa las anulaciones en los tiempos ya establecidos, debe

cancelar los días transcurridos entre la afiliación y el día del pago marcando la novedad de
retiro correspondiente.
9.2 RETIRO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES
 Si el retiro es menor a 30 días, se debe realizar por el pago pila

 Si en el pago ya realizaron la novedad de retiro no es necesario carta de retiro
 Si el retiro es mayor a 30 días, se solicita carta emitida por la empresa solicitando el retiro
de sus trabajadores, firmada por el representante legal o en su defecto por la persona
responsable (jefe de recursos humanos, nomina personal, etc.). Deben reflejarse los
siguientes datos: razón social, NIT, nombre de trabajador, numero de documento del
trabajador y fecha de retiro.
 Si en el pago pila se olvidó u omitió la novedad de retiro debe enviar carta con los
requisitos ya mencionados más liquidación de contrato de trabajo donde se vea reflejada
fecha de terminación del mismo.
 La fecha de retiro indicada en la carta debe coincidir con los pagos publicados, de no ser
así el empleador debe cancelar los periodos pendientes, los cuales deben coincidir con la
liquidación del contrato.
9.3 RETIRO DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES
 Si ya se terminó el contrato no hay necesidad de carta de retiro, debido a que los

trabajadores independientes se inactivan automáticamente cuando se le termina el
contrato.
53
 Si el retiro del contratista es anterior a lo establecido en el contrato, debe emitir una carta
de retiro y firmada por el contratista, donde se deben reflejar los siguientes datos: razón
social (contratante), NIT, nombre de trabajador, numero de documento del trabajador y
fecha de retiro.
 La fecha de retiro indicada en la carta debe coincidir con los pagos publicados, de no ser
así el contratista debe cancelar los periodos pendientes.
9.3.1 PASO A PASO
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibir cartas de solicitud de retiro o anulación de Comercial Punto de Atención o
trabajadores independientes. Profesional de Operaciones Sucursal.
Verificar información y observaciones recibidas por el
Comercial Punto de Atención o
solicitante como los son cedula del trabajador, NIT del
Profesional de Operaciones Sucursal.
empleador y fecha de retiro.
Comercial Punto de Atención o
Ingresar a la Base de Datos.
Profesional de Operaciones Sucursal.
Verificación y analizar los datos suministrados en la carta Comercial Punto de Atención o
con lo registrado en la base de datos. Profesional de Operaciones Sucursal.
Validar los parámetros establecidos en el manual de Comercial Punto de Atención o
políticas. Profesional de Operaciones Sucursal.
Pasar la carta al Operador Logístico para que sea aplicado
Operador Logístico.
de retiro.
Cargar la carta a PMU AFILIACIONES Operador Logístico.
Entregar copia de la carta con sello Radicador. Operador Logístico.
10 PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA
Si el solicitante de la afiliación es persona natural tipo documento C.C, No podrá presentar

novedad de afiliación a la ARL de Positiva Compañía de Seguros S.A., como trabajador
dependiente o independiente de sí misma ( profesión o actividad liberal, empleadores de
servicio doméstico). Si la empresa es persona natural con tipo de documento C.C y tiene RUT
con actividad mercantil si podrá el titular afiliarse como dependiente de la empresa natural.
Si la persona que solicita afiliarse es socio de la empresa pero tiene un cargo en la nómina de
la misma, se puede afiliar.
Esta restricción no aplica para los conductores de taxi independientes.
11 TRABAJADOR INDEPENDIENTE
54
(Ley 1562 de 2012, Sentencia 0412-08 del Consejo de Estado). Decreto 723 del 15 de abril de
2013.
 Sólo se reciben como novedades de trabajadores independientes, las personas con

contrato de prestación de servicios cuya duración sea superior a 30 días, exclusivamente
en punto de atención, previa presentación de todos los documentos requeridos para tal
fin, como: Formulario de vinculación del Trabajador Independiente, diligenciado y firmado
por el contratante y el contratista; fotocopia del documento de identidad del contratista o
trabajador independiente, afiliación del contratista o trabajador independiente a los
sistemas de Salud (régimen contributivo), si en el formulario, el trabajador independiente
relaciona una EPS del Régimen Subsidiado, se debe recibir y pensiones. Cuando sean
trabajadores independientes con contratos suscritos con empresas del Estado y que ya
venían afiliados, se pueden hacer actualizaciones de afiliaciones con períodos de 15 días.
Las prórrogas se radican como afiliación nueva no aplica como ACTUALIZACIÓN, bien sea
con empresas privadas o públicas
 Se debe verificar si el contratante es vinculado previamente a la ARL POSITIVA COMPAÑÍA
DE SEGUROS en condición de empleador y hacer el registro como se venía realizando.
 Si el contratante no pertenece a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS, se debe recepcionar
el formulario de afiliación del trabajador independiente con los documentos soportes y
registrarlo en la base de datos.
 Si el contrato tiene una duración de tiempo que incluye fracciones (2 meses y 15 días), se
tomará para efectos de diligenciamiento del formulario y cálculo de valores, como
cantidad de meses, el mes inmediatamente superior, es decir, tres meses.
 En los campos valor contrato y valor mensual, si al calcular los valores automáticamente
por el sistema, estos no coinciden con la información diligenciada en el formulario, este se
devuelve. Estos campos se calculan así:
 El valor total del contrato: Corresponde al valor escrito en el contrato.

 El valor mensual: Es el valor total del contrato dividido en el número de meses. Para
el caso del Ingreso base de cotización, este corresponde hasta el 40% del valor
mensual y no puede ser inferior a un (1) salario mínimo legales vigentes, ni superior a
veinticinco (25) SMMLV. (40% por valor mensual= Ingreso base de cotización). Cuando
se presenten valores superiores, se debe tomar por el máximo y recepcionar el
formulario.
 Si el valor de ingreso base calculado es inferior a un salario mínimo legal vigente, en el
formulario se escribirá el valor de un salario mínimo legal vigente.
 Si el valor escrito en el formulario es un número mayor al calculado, es decir, al
resultado de la operación, se recibe el formulario.
 Si el usuario manifiesta que el valor total del contrato incluye rubros de
administración, impuestos y utilidades (AIU); se debe tomar el valor que éste indique
en el formulario, así no coincida con el valor que se tiene en el contrato.
 Para el cálculo del IBC, se debe tener en cuenta:
 No puede ser inferior a 1 SMLMV
 No debe ser menor al 40% del valor mensual del contrato
 Puede ser superior del 40% del valor mensual del contrato.
55
 Cuando en el contrato de prestación de servicios no se evidencien las condiciones
de tiempo, modo y lugar se pueden declarar en el formulario que debe ser firmado
por el contratante y el contratista.
 No se requiere que el contrato lleve el membrete del contratante.
 Si el formulario está firmado por un contratante diferente del que está en el
contrato, debe existir una autorización de la persona que firmó el contrato.
 Los campos CORREO ELECTRÓNICO Y NÚMERO DE CELULAR SON OBLIGATORIOS.
Afiliación de Independientes con varios contratos en una misma empresa:
Un trabajador independiente puede tener una afiliación por cada contrato que tenga, con
una misma empresa. Por ejemplo, un profesor de la Universidad Nacional tiene un contrato
con varias facultades. Se requieren certificados por cada contrato.
Afiliación de Extranjeros:
Si un usuario manifiesta cotizar en pensión en su país de origen, se debe permitir la afiliación

manifestando que no tiene AFP: SIN AFP EXTRANJEROS.
 La información de “EPS actual” diligenciada en formulario, NO se confrontará contra el

FOSYGA.
 El horario se debe registrar por defecto, en el formulario; de 6 a.m. a 6 p.m., en el caso
que el usuario manifieste que no tiene horario.
 En el caso que el contrato sea un valor fijo por actividad, deberá diligenciar en la casilla
valor mensual e IBC, como mínimo en el valor mensual de un (1) SMMLV.
 La clase de riesgo asignada al trabajador independiente, con la cual debe pagar su aporte
es la que resulte mayor de comparar las tarifas asignadas en el formularios que son:
1. El propio de la actividad ejecutada por el contratista..
2. Clase de riesgo del centro de trabajo o institución.
Cuando las entidades o instituciones no tengan centros de trabajo se tomará la actividad
principal de la entidad o institución.
En el evento de simultaneidad de contratos, el ingreso base de cotización para el
reconocimiento de las prestaciones económicas por parte de la Administradora de
Riesgos Laborales, será igual a la sumatoria de los ingresos base de cotización de la
totalidad de los contratos, sin que supere el límite de 25 smmlv
Esta tarifa es la que se carga en la base de datos SIARP.
 Se debe validar que la firma del contratante sea la misma que aparece en el contrato y en
el formulario, de lo contrario debe presentar carta del contratante autorizando la firma de
un tercero. Igualmente se debe verificar que el contrato presentado cumpla con las
siguientes características:
1. Que se encuentre impreso en hoja membreteada o en su defecto que tenga el sello de
la empresa. Si el contrato no viene en hojas membreteadas el trámite de afiliación
puede continuar.
2. No es obligatorio que se identifique el NIT de la empresa.
56
3. El nombre o razón social que figure en el contrato debe coincidir con el formulario de
afiliación.
 Se debe informar al Trabajador Independiente que deberá pagar la totalidad de los
aportes del mes, así este se afilie cualquier día del periodo.
Cuando es el mismo contratante y ya ha presentado carta de Representante Legal, esta

debe digitalizarse y dejarse cargada para no pedirla las veces que viene a actualizar la
afiliación de los trabajadores ya existentes o a afiliar nuevos.
Los trabajadores cuyo oficio es minería, no se pueden afiliar como independientes.

Tampoco los trabajadores que desarrollen oficios relacionados con el transporte de servicio
público, de carga, aviadores, menores de edad y los trabajadores del servicio doméstico.
Los trabajadores independientes no pueden afiliarse como contratistas de sí mismos, es

decir contratante, el Operador Logístico deberá verificar con la fotocopia de la cédula del
empleador cargada y validar tipo y número de documento.
Para afiliar trabajadores independientes el operador logístico verificará que el contratante

este afiliado al Sistema de Riesgos Laborales con Positiva en calidad de empleador y que
tenga registrado como mínimo un trabajador dependiente que se encuentre activo.
Verificar (Ley 1562 de 2012), en caso contrario utilizará el procedimiento establecido para
independientes de otras administradoras de riesgos laborales.
Nota: Cuando la empresa es Estatal se puede aceptar el contrato firmado por el interventor
o quien haga sus veces.
No será causal de devolución que en el contrato no se especifique la frase “Contrato de

Prestación de Servicios”
Los Concejales y Ediles se afilian como INDEPENDIENTES, con el lleno completo de los
campos del formulario; adjuntan la copia del acta de posesión.
11.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE NOVEDAD DE VINCULACIÓN DEL

TRABAJADOR INDEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS
LABORALES”
 Fotocopia documento de identificación.

NOVEDAD DE  Fotocopia contrato prestación de servicios. (orden de servicio, contrato fijo de
AFILIACIÓN DE servicio, contrato arrendamiento de servicio, no aplica para los contratos de
TRABAJADORES arrendamientos como de bienes inmuebles, vehículos, y demás objetos de
INDEPENDIENTES uso). Este documento debe acredite los elementos constitutivos de un
contrato civil o comercial (Honorarios, objeto, duración, lugar, horario) de
prestación de servicios, civil, comercial o administrativo.
57
 Fotocopia de la afiliación o certificación a la EPS o FOSYGA y AFP o copia del
último pago hecho. (Debe corresponder al mes inmediatamente anterior o
actual. En caso de presentar código de la EPS O AFP el usuario diligencia el
nombre de la entidad a la cual corresponde en la parte superior del formulario.
La EPS puede ser del Régimen Subsidiado, en tal caso no se requiere soporte.
 Contrato de prestación de servicios superior a un mes de duración. Si el
contratante es una entidad del estado y el trabajador ya venía afiliado, se
puede recibir la prórroga por un tiempo mínimo de 15 días. Las prórrogas se
radican como afiliación, no aplica como ACTUALIZACION.
 Trabajadores independientes que vayan a laborar en oficios o cargos de
actividades definidas como de alto riesgo con clase 4 y 5 deberán ser afiliados
con el pago de la respectiva cotización por el contratante
 La cotización del trabajador independiente se realizará teniendo en cuenta la
clase de riesgo de su centro de trabajo en la empresa y el propio de la labor
ejecutada por el contratista, debiéndose seleccionar entre los dos anteriores el
de mayor riesgo al cual se encuentra expuesto el contratista.
Todos los contratistas sean nacionales o extranjeros deben afiliarse a Salud,

Pensión y Riesgos Laborales. Cuando el extranjero manifieste estar protegido en
su país de origen por el Sistema de Pensiones no se le exige la afiliación al
Sistema General de Pensiones en Colombia.
Si el trabajador independiente se vincula a una entidad estatal que está afiliada a

la compañía, no requiere la firma del contratante en el formulario. Si está
vinculado a una entidad estatal no afiliada a POSITIVA, deber tener la firma del
contratante.
NOVEDAD DE  Fotocopia contrato prestación de servicios.

AFILIACIÓN DE  Fotocopia de la afiliación o certificación a la EPS y AFP o copia del último pago
TRABAJADORES
hecho. (Debe corresponder al mes inmediatamente anterior o actual).
INDEPENDIENTES
POR COMUNIDADES  Fotocopia de la cédula del trabajador independiente.
RELIGIOSAS  La comunidad religiosa debe estar previamente autorizada por el Ministerio del
Interior.
 Las mujeres mayores de 50 años que nunca hayan cotizado

EXENTOS DE
 Los hombres mayores de 55 que nunca hayan cotizado
AFILIARSE EN
PENSIÓN  Los pensionados por vejez (Ley 797 de enero de 2003).
 Aprendices SENA y estudiantes practica decreto 055 de 2015
MADRES/PADRES
COMUNITARIOS –  Fotocopia del documento de identidad de la madre o padre comunitario
SOLO COMO  Certificación actualizada expedida por la EPS en donde conste que la madre
58
DEPENDIENTES CON comunitaria o padre comunitario se encuentra afiliada(o) y activa(o). Es válido
CONTRATO el recibo de pago del mes actual o inmediatamente anterior. Si en el formulario
LABORAL A TRAVÉS de afiliación relacionan EPS del Régimen Subsidiado se debe recibir, sin
DE LA ASOCIACIÓN requerir soporte.
O ENTIDAD
 Certificación actualizada expedida por el Fondo de Pensiones en donde conste
ADMINISTRADORA
DEL PROGRAMA DE que la madre o padre comunitario se encuentra afiliada (o). No requiere
HOGARES constancia de que se encuentra ACTIVA. Es válido el recibo de pago del mes
COMUNITARIOS DEL actual o el inmediatamente anterior.
INSTITUTO
COLOMBIANO DE NOTA: El formulario debe radicarse en el punto de afiliación dispuesto en cada
BIENESTAR
ciudad y/o sucursal para la vinculación de la madre o padre comunitaria (o).
FAMILIAR ICBF.
 La afiliación es como trabajador Dependiente.
 La madre comunitaria diligencia el FORMULARIO DE VINCULACIÓN DEL
TRABAJADOR DEPENDIENTE AL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES.
 El código de actividad económica es: 1801101: “ESTABLECIMIENTO DE
EDUCACIÓN PREESCOLAR QUE SUELE IMPARTIRSE EN ESCUELA DE PÁRVULOS
O EN JARDINES INFANTILES INCLUYE GUARDERÍAS”.
 Una vez verificada la información debe escribir en la parte superior derecha del
formulario la frase: “MADRE COMUNITARIA”.
 El coordinador del punto de atención debe llevar un control de las afiliaciones
de MADRES O PADRES COMUNITARIOS (ver planillas en instructivo de
afiliaciones ARP VO-IN-IAEARP) y reportarlo el primer día hábil de cada semana
al Gerente Sucursal.
 El Gerente Sucursal previa verificación de la información reportará en forma
mensual los datos de afiliación de madres comunitarias a la Coordinación de
Afiliación y Novedades2.
 Los Párrocos, sacerdotes y demás personas pertenecientes a cualquier comunidad

religiosa y sean independientes, pueden presentar el formulario de independiente
debidamente diligenciado, sin contrato escrito. Todos los demás campos deben estar
completamente diligenciados. Las condiciones de tiempo, modo y lugar deben quedar
registradas en el formulario. Debe ser firmado por el contratante y el contratista o
trabajador independiente.
 Las cooperativas o Precooperativas no tienen la facultad para afiliar trabajadores como
independientes, en concordancia con el artículo 19 del Decreto 4588 del 16 de
Septiembre del año 2004, el cual establece:
ARTICULO 19° PROHIBICIÓN DE ACTUAR COMO ENTIDADES DE AFILIACIÓN COLECTIVA. Las

Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado sólo podrán afiliar al Sistema de
Seguridad Social Integral a sus trabajadores asociados y no podrán actuar como asociaciones
2 Se hará de esta manera hasta que se defina procedimiento y se diseñe desarrollo con el operador logístico para incluir con la opción
MADRE COMUNITARIA y permita un control estadístico a través del aplicativo SCG AFILIACIONES.
59
o como agremiaciones para la afiliación colectiva de trabajadores independientes al Sistema
de Seguridad Social, ni como asociaciones mutuales para los mismos efectos. La Cooperativa
y Precooperativa que viole esta prohibición se hará acreedora a las sanciones establecidas en
el presente decreto y demás normas sobre la materia.
LA LEY 1429 ARTICULO 63.CONTRATACIÒNN DE PERSONAL A TRAVÉS DE COOPERATIVAS DE

TRABAJO ASOCIADO El personal requerido en toda institución y/o empresa pública y/o
privada para el desarrollo de las actividades misionales permanentes no podrá estar
vinculado a través de Cooperativas de Servicio de Trabajo Asociado que hagan
intermediación laboral, o bajo ninguna otra modalidad de vinculación qué afecte los
derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales
vigentes.
12 APRENDICES SENA
Los aprendices SENA presentarán novedad de afiliación en Riesgos Laborales, como

trabajadores dependientes, diligenciando el formulario de “Solicitud de vinculación del
trabajador al Sistema General de Riesgos Laborales”. Siempre que se encuentren en etapa
productiva, es decir realizando la práctica en el empleador que lo patrocina y ya deberá tener
afiliación a EPS.
El Decreto 055 del 15 de enero de 2015 no aplica para los aprendices SENA. Existe un grupo
de estudiantes del SENA que ejercen la práctica de manera particular, sin convenio de
aprendizaje, serían cubiertos por este Decreto, siempre y cuando el SENA avale la práctica; es
decir, el que los afilia es el SENA con las condiciones del DECRETO: Dependiente, ocupación
ESTUDIANTE EN PRACTICA DECRETO 055 DE 2015, afiliación al Sistema de Salud, régimen
contributivo o subsidiado, en condición de cotizante o de beneficiario.
13 EMPLEADAS DE SERVICIO DOMÉSTICO
Las empleadas de servicio doméstico NO podrán presentar novedad como trabajadores

Independientes en el Sistema General de Riesgos Laborales; solo podrán hacerlo como
trabajadores dependientes toda vez que el empleador esté afiliado a la ARL de Positiva
Compañía de Seguros S.A.
14 CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO
Los Conductores de servicio público (taxis, buses, busetas, colectivos, etc.) deben presentar
novedad de afiliación a la ARL, a través de la empresa donde tienen afiliado el vehículo. Sin
embargo, las personas que están ya afiliadas con una persona natural, y se presenten a
actualizar datos (incluir o retirar beneficiarios, actualizar direcciones, actualizar IBC, etc.) lo
pueden hacer con el empleador que tienen actualmente.
60
14.1 CONTRATO DE CONDUCTORES Y AFILIACIÓN AL REGIMEN DE SEGURIDAD.
Todas las afiliaciones de trabajadores con ocupación conductores, deben ser como
trabajadores dependientes. Si son conductores de empresas del Estado se puede recibir la
afiliación como Independiente con el lleno de los requisitos para los mismos, si autorización
previa de la Gerencia de Afiliaciones y Novedades
“Se tiene que por expresa disposición de la Ley 15 de 1979 y Ley 336 de 1996, entre la
empresa operadora de transporte y el conductor debe existir un contrato verbal o escrito y
por ende, se concluye que la empresa debe afiliar al conductor al régimen contributivo del
Sistema General de Seguridad Social en Salud como trabajador dependiente, al Sistema
general de Pensiones y al de Riesgos Laborales y pagar las respectivas cotizaciones, en los
términos establecidos en las normas que regulan cada uno de los sistemas”. Si en el
formulario registran una EPS del Régimen Subsidiado, no se rechaza la afiliación.
Así las cosas, las normas obligan para que entre la empresa operadora de transporte y el
conductor exista un contrato de trabajo, donde la empresa debe afiliarlo al régimen de salud,
al de pensiones, Riesgos Laborales y pagar sus respectivas cotizaciones; así como vigilar y
constar que estos cuentan con licencia de conducción vigente y apropiada para el servicio,
con el fin de verificar que el conductor sea una persona idónea para la operación de los
equipos”.
Los conductores de las empresas del estado, así como los conductores de AMBULANCIAS
de entidades estatales, se pueden vincular con contratado de prestación de servicios en
condición de INDEPENDIENTES.
15 BENEFICIARIOS EN POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.
El diligenciamiento de beneficiarios en los formularios de ARL, NO es obligatorio. Sin

embargo, se podrán inscribir hijos, cónyuge, compañero permanente, y padres a falta de
hijos y cónyuge con derecho, hermanos inválidos e hijos inválidos.
En caso de que el trabajador manifiesta no tener beneficiarios no se debe solicitar que se

diligencie “Manifiesto no tener beneficiarios, no tiene, no presenta, no posee, declaro no
tener beneficiarios” Se recibirán los números de documentos alfanuméricos
16 INGRESO BASE DE COTIZACION
Las novedades de afiliación de personas dependientes, serán devueltos cuando el salario o

ingreso base diligenciado, sea inferior al salario mínimo mensual legal vigente o superior a
veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Para novedades de afiliación de personas independientes, el formulario se devuelve cuando

sea inferior a un salario mínimo legal vigente. (Decreto 723 de 2013) (Sentencia 0412-08 del
Consejo de Estado).
61
17 INCONSISTENCIA EN TIPO DE DOCUMENTO
Las novedades de afiliación de empresas que se encuentren en la base de datos con un tipo
de documento diferente al NIT, serán actualizadas con el tipo y número de documento
correcto.
Estos casos se recibirán en los puntos atención al cliente del Operador Logístico, cuando los
procesos sean informados y documentados por los gestores de procedimiento de
reclasificación de empresas de las sucursales y serán aplicados conforme a lo tramitado en el
formulario de novedades.
Estos casos no se radicaran por ventanilla, se informaran a la Gerencia de Afiliaciones y

Novedades para el respectivo análisis.
18 ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UBICACIÓN
La actualización de direcciones deberá realizarse a través del portal WEB, o con formularios
de afiliación de empleador, marcando la opción novedad y cambio de dirección. Las
direcciones escritas en los formularios, deben ser direcciones del territorio colombiano.
En el caso de los corregimientos, veredas o fincas donde no existe nomenclatura, deberá

especificarse una dirección de correspondencia que esté definida y a la cual puedan enviarse
las comunicaciones.
Se realizará actualización del 100% de los datos básicos del empleador que permitan su
ubicación, reportados en los formularios.
19 DOCUMENTOS ANEXOS.
Los documentos anexos a las novedades de afiliación deben ser legibles para verificar la
información registrada en el formulario o en caso que el documento sea ilegible solicitar el
original del documento para su comprobación.
NOTA: Se verificará que los datos de nombre y número de cédula sean legibles. Cuando los
datos no sean claros, el funcionario con base en el documento original escribirá los correctos
en la misma fotocopia, frente al usuario y procederá a su radicación.
19.1 CÉDULAS INVÁLIDAS
Las Leyes 757 de 2002, 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior,
señalan que todos los colombianos deben renovar su cédula de ciudadanía porque a partir
del 31 de julio de 2010, el único documento de identificación válido en el país para los
mayores de edad será la cédula amarilla con hologramas, así que quienes tienen cédula
62
blanca laminada o café plastificada deben solicitar y reclamar la cédula amarilla con
hologramas.
Es pertinente aclarar, que a partir del 01 de agosto de 2011, la persona que no tenga la
cédula amarilla con hologramas se considera indocumentada y no podrá recibirse trámite
alguno con la cedulas blancas o amarillas plastificadas.
Se reciben documentos en trámite como contraseñas con una expedición no mayor a un año.
NOTA: De acuerdo a la circular 158 de la superintendencia de notariado y registro, se da la

posibilidad de admitir como documentos de identificación excepcionales u otros documentos
oficiales que lo remplacen ; es decir expedidos por entidades o autoridades públicas
nacionales, como la tarjeta militar o el pasaporte vigente acompañados de la cédula antigua.
20 SEÑALIZACIÓN DE CAMPOS FALTANTES Y ENMENDADURAS
Los formularios NO deben estar tachados, enmendados con corrector y no debe contener
información fotocopiada. Los formularios no se deben alterar de ninguna manera. No se
debe resaltar, ni marcar, ni encerrar los campos faltantes.
21 COMPLETAR CON X EN LOS FORMULARIOS
Los Operadores Logísticos podrán completar los campos de selección, marcando las X en los
formularios, en presencia y aprobación del usuario y confirmando la información. Los
operadores no están autorizados a completar o alterar campos del formulario, solo se
autoriza marcar los campos que requieran “X”, los demás deben ser diligenciados por los
usuarios. De acuerdo con la Ley antitrámites, cuando los formularios presentan datos legibles
que no alteren la información de fondo, se pueden corregir en presencia del usuario.
22 LETRA MONTADA SOBRE LOS CAMPOS
Si la información diligenciada en los formularios es ilegible o no permite diferenciar

claramente los campos, NO se recibe el formulario.
23 INFORMACIÓN INVERTIDA
Si en los campos departamento y municipio, viene la información invertida, es decir, donde

dice departamento está el nombre del municipio y viceversa, SE DEBE RECIBIR. Se graban en
el orden que corresponde.
24 FIRMA EN SELLO
Los formularios cuyas firmas de empleador o trabajador es un sello de la firma, no se reciben.
63
Si en la cédula del trabajador, en el campo de la firma manifiesta no saber firmar, podrá
firmar el formulario el representante legal de la empresa o con la huella del trabajador.
25 NÚMEROS DE RADICADOS
En los casos cuando el número de radicado impreso en el formulario no sea legible, el

operador escribirá el número con lapicero negro a un lado del timbre.
26 EMPLEADORES MENORES DE EDAD
Los menores de edad que sean socios o propietarios de empresas se afiliarán al Sistema de
Riesgos Laborales a través del representante legal (padres, tutores, curadores
administradores) quienes anexarán los respectivos documentos (Registro civil de nacimiento
que señale el nombre de los padres y cédula de ciudadanía, en caso de tutor, guardador la
sentencia judicial o acto administrativo del ICBF que lo acredite).
27 SOLICITUD DE ANULACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS ARL

PRESENTADA EN VENTANILLA
Las anulaciones que solicite el usuario pueden ser:
1. El empleado NO se presentó a trabajar después de la afiliación: Informarle al usuario que

la empresa debe cancelar por la planilla de autoliquidación como mínimo los días
transcurridos entre la afiliación y el pago, especificando en la casilla novedades del
formulario la R de retiro.
2. El número de documento o nombre del empleado es incorrecto: Debe adjuntar fotocopia
del documento de identidad, comunicación solicitando la corrección por parte de la
empresa e informando el documento y nombre correcto y entregarla al área comercial
para su trámite o aplicar novedad de trabajador con formulario y copia de la cédula.
3. El formulario de afiliación sobre el cual se solicita la anulación se mantendrá digitalizado y
procesado normalmente.
28 SOLICITUDES VÍA WEB
Las consultas presentadas en la página WEB que no corresponden al proceso de afiliación vía
WEB, serán remitidas al Call Center de de la Vicepresidencia de Operaciones ARL – para que
se dé solución al usuario.
Las consultas de operación vía WEB, o problemas con la contraseña, se les resolverá a los
usuarios a través del mail: afiliacionarpweb@Positiva.gov.co
En caso de anulación se procederá así:
64
 El empleado no se presentó a trabajar después de la afiliación: Se le informará que el
procedimiento a seguir es que la empresa debe cancelar por la planilla de autoliquidación
como mínimo los días transcurridos entre la afiliación y el pago y especificando en la
casilla novedades del formulario la opción de retiro. El usuario tiene la opción de
presentar la novedad por la WEB en un término de 24 horas.
 El número de documento o nombre del empleado es incorrecto: debe Presentar la
novedad de cambio en ventanilla.
28.1 NOVEDADES DE AFILIACIONES VIA WEB
Las empresas que avaladas para afiliar vía WEB podrá realizar la solicitud de anulación de la
afiliación, solamente 24 horas después de radicada la afiliación.
Una vez pasado este tiempo, la empresa debe pagar los días y solicitar el retiro respectivo de
acuerdo al medio de pago.
Se bloquearan las afiliaciones de Conductores vía WEB, excepto los conductores contratistas
de empresas del estado. Al igual que la actividad económica servicio doméstico no podrá
hacer afiliaciones vía WEB.
Cuando la empresa afiliada esté inscrita en la Web y solicite cambios de contraseña, esta lo
debe hacer por comunicación escrita en la que especifique: correo electrónico, nombre del
funcionario autorizado con el número de cédula, con la firma del Representante Legal la cual
deberá ser digitalizada y enviada al mail de afiliacionarpweb@Positiva.gov.co.
29 NORMALIZACIÓN DE AFILIACIONES
La normalización se define como la aplicación de una novedad realizada por un funcionario

autorizado por el Gerente de la Sucursal, en la cual se registra la afiliación en la base de datos
de la compañía cuando el aportante afiliado a Positiva Compañía de Seguros S.A., haya
realizado en forma consecutiva los aportes de cotización al Sistema de Riesgos Laborales
mediante el PILA, de uno o varios de sus trabajadores.
Esta situación de normalización se presenta para los siguientes casos:

 Cuando el trabajador nunca ha estado afiliado y por ende su información no reposa en
las bases de datos de la compañía, caso en el cual se solicitará previamente la
información a la empresa.
 Cuando el Empleador reporta la novedad de retiro del trabajador y posteriormente
continúa realizando aportes. únicamente se procede la normalización en la Gerencia de
Afiliaciones y Novedades.
 Cuando se exige por parte de un ente judicial o de control, la afiliación de un trabajador
de empresa afiliada.
29.1 NORMALIZACIÓN AFILIACIONES TRABAJADORES DEPENDIENTES
65
En aquellos eventos en donde se han recibido aportes por parte del empleador y no hay
registro de afiliación en la base de datos de la compañía como trabajador DEPENDIENTE, el
profesional de operaciones a través del módulo de novedades, tendrá la opción legalizar
estas afiliaciones, por la opción CONVALIDADOS DE RECAUDO. Este módulo calculará la fecha
de inicio de cobertura, a partir del primer pago ininterrumpido, lo que generará la afiliación.
Sin embargo, el profesional deberá requerir al usuario datos de FECHA DE NACIMIENTO,

DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, TELEFONO DE RESIDENCIA, CARGO, EPS y AFP; los cuales,
posteriores a la afiliación deberá actualizar en el módulo de novedades.
De esta manera se mitigan errores de asignación de fechas que no correspondan, debido a

que el sistema la calculará.
29.2 NORMALIZACIÓN AFILIACIONES TRABAJADORES INDEPEDIENTES
Para la normalización de afiliación de trabajador independiente se tendrá en cuenta lo

siguiente:
 Que el independiente registre aportes consecutivos.

 Que no se le hayan enviado comunicados (recaudo y cartera) donde se le indicaba al
aportante que estaba realizando pagos sin afiliación y que el correo al cual se le ha
notificado no pertenece al usuario o no lo tiene registrado en la base de datos de la
compañía.
Los documentos para proceder a la normalización serán:
 Fotocopia documento de identificación.

 Fotocopia del contrato de prestación de servicios vigentes y/o prorrogas que haya
obtenido el trabajador durante los pagos realizados sin afiliación.
 Certificación de afiliación a salud y pensión.
Posteriormente indicarle al trabajador que una vez recibida la documentación mencionada,

nos estaremos contactando con él, con el fin de brindarle el resultado de la decisión tomada
por la Compañía.
29.3 PROCEDIMIENTO PARA LA GRABACIÓN DE FORMULARIOS DE

ACTUALIZACIÓN DE AFILIACIÓN
Todo formulario de actualización de Afiliación, será grabado por el Operador Logístico. A

continuación se definen los criterios a tener en cuenta, previa validación por parte del área
comercial de la sucursal o quien haga sus veces; para solicitar la grabación retroactiva de
afiliaciones en ARL, de afiliados que no figuran registrados en SIARP:
66
Cuando el afiliado demuestra a través de un formulario físico su afiliación a la ARL
Positiva Compañía de Seguros S.A. con anterioridad a la fecha actual
Sí la radicación del formulario corresponde a una fecha antes del 30 de Septiembre de 2008,
se debe solicitar autorización a la Vicepresidencia de Operaciones, con sello de radicación o
sin sello de radicación para los dos casos especiales donde la sucursal no contaba con reloj de
radicado, para los cuales es obligatorio contener la fecha y firma del funcionario quien recibió
el formulario, se procederá a verificar lo definido en este manual para el ingreso del
trabajador.
La persona autorizada formalmente por parte del Gerente Sucursal, orientará el

diligenciamiento de un nuevo formulario de afiliación.
La persona autorizada formalmente por parte del Gerente Sucursal validará la información
contenida en el formulario suministrado por el afiliado con lo registrado en la base de datos
de SIARP y/o Recaudo, para identificar los datos que deben ser consignados en el nuevo
formulario.
La grabación del formulario de actualización se efectuará por parte del operador logístico con
el nuevo formulario suministrado por la Gerencia de la Sucursal, el cual debe ir acompañado
del formulario suministrado por el usuario como anexo y los anexos correspondientes para el
tipo de empresa o para el empleado según el caso, y debe contener la firma del Gerente de
Sucursal por parte de Positiva Compañía de Seguros S.A. y la fecha con la cual debe aparecer
el afiliado en la base de datos.
Cuando no existe formulario físico de afiliación y existe registro SISE, SABASS (base
de datos Seguro Social)
Afiliados cotizantes NO registrados en SIARP y se encuentran registrados en las antiguas

bases de datos de Positiva Compañía de Seguros S.A. y Seguro Social, se debe diligenciar
formulario de afiliación con los datos del Empleador y/o cotizante para solicitar la grabación
del formulario de actualización.
El Gerente de la Sucursal o la persona autorizada formalmente por parte del Gerente, valida
el formulario de afiliación y diligencia la fecha de afiliación en el módulo superior del
formulario con base en la fecha de afiliación registrada en la base de datos de SISE Y/O
SABASS.
La grabación se efectuará por parte del operador logístico del formulario suministrado por la
Gerencia de la Sucursal y/o quien haga sus veces.
Los formularios deben traer nombre y firma del Gerente de Sucursal o Regional. Si no
cumple este requisito NO se recibe la afiliación.
67
Cuando no existe formulario físico de afiliación, no existe registro en las bases de
datos de Positiva Compañía de Seguros S.A. y/o SABASS y existen pagos en SISE
recaudo y/o SABASS recaudo.
Se debe verificar que el trabajador registre pagos consecutivos, normalizando con la fecha
del primer pago realizado por la empresa.
30 AFILIACIONES MASIVAS Y CARNÉS
En los puntos de atención se recibirán y procesaran todas las solicitudes de afiliación.
Cuando un usuario presente más de seis (6) afiliaciones en el punto de atención, estas se
recibirán y entregarán a más tardar al día hábil siguiente. Las solicitudes de afiliación serán
radicadas con la fecha de recepción del formulario, previa validación en el sistema.
La expedición de carnés de ARL se realiza en los puntos por demanda solo hasta 10, si el
usuario presenta una solicitud mayor a 10 debe solicitarlo ante un funcionario de Positiva
quienes se encargaran de enviar a Casa Matriz para la respectiva impresión masiva.
Los carnés para las empresas de traslado deben ser expedidos 15 días antes del inicio de
vigencia de cobertura. Para esto, la totalidad de la información de la afiliación deberá estar
radicada y registrada en el sistema dentro de las dos primeras semanas del periodo de
transición.
31 TUTELAS, FALLOS DE TUTELAS E INCIDENTES DE DESACATO
 Todas radicaciones de tutelas e incidentes que presenten los usuarios emitidos por los
Jueces de la República, se deberán redirigir al Gerente Regional, Gerente de Sucursal o
líder comercial del punto de atención, quienes posteriormente entregarán al líder del
Operador Logístico para su correspondiente radicación.
 En ventanilla se procederá a la radicación, digitalización y transmisión de imágenes de
manera inmediata. Las tutelas tienen carácter prioritario.
32 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS
Las solicitudes de asesoría de los usuarios que no estén al alcance del operador logístico se
deberán re direccionar al funcionario de Positiva Compañía de Seguros S.A. encargado de
atenderlas, estas son:
 Distribuir a los usuarios los formularios de afiliación a ARL. (Solo entregamos en los
Municipios donde hay un solo operador).
 Asesorar a los usuarios en las diferentes consultas sobre servicio de las áreas.
 Entregar certificaciones.
 Modificar estados en la base de datos, que soliciten los usuarios,
68
 Recepcionar las solicitudes de retractos y anulaciones.
 Solicitar la papelería de ARL.
 Asesorar en el diligenciamiento de los formularios. (Solo en casos de existir gestor de filas
y/o municipios donde solo hay un funcionario del operador logístico).
 Realizar la preventa de la afiliación.
 Reclasificación de empresas en ARL.
 Asesorías en el diligenciamiento de formularios de autoliquidación.
 Solicitud de Novedades Retroactiva
 Recepcionar solicitudes de Promoción y Prevención.
 Recepción de trámites de Autorizaciones médicas, tutelas, desacatos, Solicitud de
Pensión, Auxilio funerario, Notas auto descuento, creación de sedes.
 No se atienden por parte del personal del operador logístico las consultas telefónicas.
33 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS

S.A.
La desafiliación de empresas se recibirá solo de manos de funcionarios de Positiva Compañía

de seguros S.A, con la documentación que ellos consideren necesaria de acuerdo a lo
definido por la compañía. El funcionario de Positiva valida los siguientes documentos para el
retiro de empresas:
 Certificado Vigente de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa

días, (No se acepta Matricula Mercantil no renovada).
 Tres últimos recibos de pago a la ARL.
 Verificación en PMU RECAUDO sobre el estado de cuenta de la empresa.
 Cédula de ciudadanía del Representante Legal.
 Carta de intención de traslado firmada por el representante legal.
Es necesario reiterar que se esté cumpliendo con el debido proceso para la retractación de
empresas, con el cumplimiento de las directrices de la compañía, con los siguientes puntos:
1. La carta de retiro de empresas debe llegar a cada sucursal al área de correspondencia.

2. Se debe verificar la documentación anexa la cual debe estar completa (Consultar políticas
de Afiliaciones y Novedades). Si es así, se recibe y se coloca un sello que diga recibido para
estudio.
2. Las cartas deben pasar inmediatamente de correspondencia a la Gerencia de la Sucursal.
3. El Gerente Sucursal revisa y da la instrucción para el proceso de retractación.
2. La Gerencia Sucursal las entrega al Operador Logístico para el cargue inmediato en el
aplicativo de expediente digital.
3. Finalmente a primera semana de cada mes el Gerente de la Sucursal o la persona que este
designe para el proceso; debe entrar al expediente digital y marcar las empresas que
efectivamente se retiraron e informar a la Vicepresidencia Comercial y la Vicepresidencia
de Operaciones.
69
34 RETIRO DE TRABAJADORES
Se recibirán solicitudes de retiros de trabajadores teniendo en cuenta las siguientes

instrucciones:
Se solicita carta emitida por la empresa solicitando el retiro de sus trabajadores, debe estar
debidamente firmada por el representante legal de la empresa o en su defecto por la
persona responsable (jefe de recursos humanos, nomina personal, etc.), Debe reflejarse los
siguientes datos:
1. Tipo y número de documento de la empresa.

2. Tipo y número de documento del trabajador.
3. Fecha de retiro del trabajador.
La fecha de retiro es decir de la novedad no debe ser inferior a la fecha de la afiliación, La

novedad de retiro no debe ser de más de 30 días atrás de la solicitud si es así, se debe
presentar en el pago por PILA, de igual forma cuando la novedad presenta una fecha futura,
no debe ser mayor a 30 días.
El sistema validará que la empresa pagó por esta persona; es decir, si se van a retirar se
confronta contra la base de datos de recaudo para verificar el pago de las respectivas
cotizaciones.
Cuando el empleador reporte retiros retroactivos debe anexar a la carta de retiro la copia de
la liquidación de prestaciones sociales avalada por el Revisor Fiscal o Contador de la empresa.
35 ANEXOS DE DOCUMENTOS YA RADICADOS
Los funcionarios de positiva entregaran documentos anexos al operador del punto para que
se digitalicen y se agreguen a los trámites que ya se han radicado, como lo son:
Incapacidades, Tutelas, Desacatos, etc. Se debe solicitar lo siguiente:
El usuario debe presentar los documentos anexos con una carta con los siguientes datos:
Código de sucursal, punto de atención, número de radicado, fecha de radicado y trámite. Si el
usuario no presenta carta debe presentar los datos anteriormente mencionados.
Control de Cambios
Quien
Fecha del Versión
N° Descripción del Cambio Aprueba el
Cambio Anterior
Cambio
1 1.1 ACCIDENTE DE TRABAJO se incluye en la definición el 15/04/2015 Fabio Florez 2
término "psiquiátrica" cumpliendo con la Ley 1562 de Julio de Giraldo
2012.
Del numeral 1, se modificaron las definiciones de los numerales
1.5 CONTRATANTE, 1.6 CONTRATISTA, 1.13 CERTIFICADO DE
CÁMARA DE COMERCIO, 1.14 REGISTRO MERCANTIL y 1.15
70
Control de Cambios
Quien
Fecha del Versión
Cambio Anterior
Cambio
RUT.
En el numeral 4.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL
SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES, se modificó a siete
(7) días calendario.
Se incluyó en la política: Los campos de domicilio principal,
teléfono y correo electrónico de la empresa como los datos del
representante legal y su correo electrónico serán de obligatorio
registro en el formulario, al igual para los formularios de
trabajadores independientes los campos domicilio principal,
teléfono y correo electrónico del afiliado y del contratante
serán obligatorios. (Para el taxista son los de la empresa
operadora habilitada).
Se modificó en el numeral 4.1.1.1 Casos en que SI es posible
habilitar centros de trabajo en el momento de la afiliación de la
empresa, el numero 3 Empresas de SUMINISTRO DE PERSONAL
Se actualizo el numeral 4.1.1.3 Reclasificación Administrativa,
este proceso debe ser avalado por el Gerente de la Sucursal y
aplica por ubicación geográfica, contrato con terceros y para
instituciones educativas o empresas que contraten estudiantes
en práctica según decreto 055 de 2015.
Se modificó en el numeral 4.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN
OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE
COMERCIO, el número 8 Cuando sean ingenieros civiles,
arquitectos…, el numero 27 Los empleadores de transporte
persona natural… y se incluyó NOTA sobre consulta al RUES
con lo cual no se requiere el documento físico de la Cámara de
Comercio.
Se modificó en la columna “DOCUMENTOS” del numeral 4.4
DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL
EMPLEADOR AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES”
los siguientes “TIPO DE TRÁMITE”:
 EMPRESAS JURÍDICAS Y PERSONAS NATURALES NUEVAS
(MINERAS), se modifica lo relacionado con el título minero.
 SERVICIOS INHERENTES A LAS PROFESIONES LIBERALES.
 PERSONAS NATURALES NUEVAS QUE DESARROLLEN
ACTIVIDADES MERCANTILES (Servicio doméstico, fincas de
recreo, conductores de familia y auxiliares de enfermería), se
incluyó nota.
 EMPRESA DE TRANSPORTE PÚBLICO – VEHÍCULO TAXI se
aclara lo relacionado con los conductores de transporte de
vehículo público taxi.
 EMPLEADORES PERSONA NATURAL DE CONDUCTORES
VEHICULO TAXI.
 TRANSPORTE PÚBLICO ESPECIAL DECRETO 348 DE 2015.
 COOPERATIVAS/ PRECOOPERATIVAS TRABAJO ASOCIADO.
 COOPERATIVAS/ PRECOOPERATIVAS TRABAJO ASOCIADO
71
Control de Cambios
Quien
Fecha del Versión
Cambio Anterior
Cambio
ESPECIALIZADAS. Se retira los sectores de salud y educación
 CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL. Se modifica nota que
verifica que una de las empresas del Consorcio está afiliada
con la Compañía.
 ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL (ONG)
 EMPRESAS DE VIGILANCIA PRIVADA.
Se incluye NOTA para el diligenciamiento del anexo:
“AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS”
Se modificó en el numeral 4.5 AFILIACIONES POR TRASLADOS
incluyendo un ejemplo de traslado de otra ARL a Positiva
Compañía de Seguros S.A.
Certificado de la anterior ARL o Carta firmada por el
Representante Legal de la empresa que indique la o las
actividades económicas con su clase de riesgo que tienen
actualmente registradas en la ARL que se trasladan.
(Documento opcional)
Se modifica el nombre del numeral 5.1 quedando “TRÁMITE DE
RECLASIFICACIÓN Y CORRECCIÓN EN LOS PUNTOS DE
ATENCIÓN DEL OPERADOR LOGISTICO A NIVEL NACIONAL”.
Se modifica el numeral 5.2.1 MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD
ECONÓMICA PRINCIPAL SIN CENTROS DE TRABAJO, al cual se le
incluyo el texto “Sin Centro de Trabajo” y Se modifica el
numeral 5.2.1.3 Aplicación en el Sistema.
Al final del numeral 5.2.3 SEPARACIÓN POR CENTRO DE
TRABAJO y 5.2.3.2 Requisitos, se incluye la separación de
Centro de Trabajo para estudiante en práctica cumpliendo con
el Decreto 055 de enero de 2015.
Se complementa en el numeral 5.2.4.3 Aplicación en el
Sistema, que incluye la matriz que debe entregar la
empresa con la nueva distribución de las relaciones
laborales para los numerales 5.2.3 y 5.2.4.
En el numeral 5.3 CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA
PRINCIPAL Y/O DE LOS CENTROS DE TRABAJO, se incluye el
texto “Aplica únicamente si existe una CORRECCIÓN de la
actividad económica principal y/o de los centros de
trabajo”.
Se modifica en el numeral 6 RETIROS Y TRASLADOS DE
EMPRESAS AFILIADAS A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.
lo siguiente:
 Puntos de Sucursales que reciben retiros, donde existen
varios puntos de atención.
 Consulta del recaudo cuando la empresa presenta la carta de
retiro.
 Comunicado informando a la empresa el estado de cartera
cuando no procede el retiro.
72
Control de Cambios
Quien
Fecha del Versión
Cambio Anterior
Cambio
Se incluye en el numeral 8. NOVEDADES DE INGRESO
TRABAJADOR DEPENDIENTE, lo establecido en el Decreto 055
de enero de 2015.
Se modificó en la columna “DOCUMENTOS” del numeral 8.1
DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA “VINCULACIÓN DEL
TRABAJADOR DEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS
LABORALES” los siguientes “TIPO DE TRÁMITE”:
 TRABAJADORES MENORES DE EDAD (SOLAMENTE POR
VENTANILLA) incluyendo el Decreto 055 de enero de 2015 y
se modificó para niños menores de 15 años ocupación:
ACTOR, MODELO, PINTOR, ACTIVIDAD CULTURAL y
DEPORTIVA, entre otras y se incluyen los menores de 15 años
del Decreto 055 de 2015.
 Se incluye el “TRÁMITE” ESTUDIANTE EN PRACTICA DECRETO
055 DE 2015, los “DOCUMENTOS” y la nota a tener en
cuenta.
 CONDUCTORES DE TRANSPORTE PUBLICO EN VEHICULO
TAXI (TAXISTAS), Cuando es independiente, No requiere
firma del contratante; pero debe registrar los datos de la
empresa operadora habilitada para servicio de taxi. Además
se aclara que la tarjeta de control se renueva
mensualmente.
Se incluye el numeral 10 PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA.
Se incluye texto en el numeral 11.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS
“SOLICITUD DE NOVEDAD DE VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR
INDEPENDIENTE AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS
LABORALES” de los siguientes “TIPOS DE TRÁMITES”:
 NOVEDAD DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES
INDEPENDIENTES que incluye si la empresa estatal está
afiliada a Positiva no requiere firma del contratante.
 EXENTOS DE AFILIARSE EN PENSIÓN, se modifican los
exentos de afiliación a Pensiones.
Se incluye en el numeral 12 APRENDICES SENA, el Decreto 055
de enero de 2015, el cual no aplica para aprendices ºSENA.
Se incluyó el numeral 29.1 NORMALIZACIÓN AFILIACIONES
TRABAJADORES DEPENDIENTES.
Se incluyó el numeral 29.2 NORMALIZACIÓN AFILIACIONES
TRABAJADORES INDEPEDIENTES.
Se modifica el nombre del numeral 29.3, quedando:
“PROCEDIMIENTO PARA LA GRABACIÓN DE FORMULARIOS DE
ACTUALIZACIÓN DE AFILIACIÓN”.
Se modifica el nombre del numeral 31 quedando: “TUTELAS,
FALLOS DE TUTELAS E INCIDENTES DE DESACATO”.
Se incluye en el numeral 33 RETRACTACIÓN DE EMPRESAS DE
POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. la verificación en PMU
RECAUDO sobre el estado de cuenta de la empresa.
73
74

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MANUAL DE POLÍTICAS DE AFILIACIÓN Y NOVEDADES ARL

Aprobó: Reviso: Elaboró: Código:

1.1 ACCIDENTE DE TRABAJO 10

1.2 ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES – ARL 10

1.10 REGIMEN SUBSIDIADO DE SALUD 11

1.13 CERTIFICADO DE CÁMARA DE COMERCIO 11

1.14 REGISTRO MERCANTIL 12

1.16 CLASE DE RIESGO 12

1.17 CLASIFICACIÓN DE EMPRESA 12

1.21 EMPRESAS TRASLADADAS 13

1.22 EMPRESA RETIRADA O DESAFILIADA 13

1.23 EMPRESA CESANTE 13

1.24 EMPRESA INACTIVA: 13

1.25 EMPRESA NO EFECTIVA 13

1.26 ENFERMEDAD LABORAL 13

1.29 INCAPACIDAD TEMPORAL 14

1.30 PERSONA NATURAL 14

1.32 SEDE PRINCIPAL DE LA EMPRESA 14

1.33 SEDE OPERATIVA DE LA EMPRESA 14

1.34 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES 14

1.35 TRABAJADORES INDEPENDIENTES 15

4.1 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NUEVAS EN EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES. 16

4.1.1 AFILIACIÓN INICIAL DE EMPRESAS 16

4.2 EMPRESAS QUE NO ESTAN OBLIGADAS A PRESENTAR CERTIFICADO DE CÁMARA DE

4.4 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE VINCULACIÓN DEL EMPLEADOR AL SISTEMA

4.5 AFILIACIONES POR TRASLADOS 33

4.6 RECEPCIÓN DE NOVEDADES EMPLEADOR Y TRABAJADOR 35

4.6.1 DETALLE DE LAS NOVEDADES 35

5.1 TRÁMITE DE RECLASIFICACIÓN Y CORRECCIÓN EN LOS PUNTOS DE ATENCIÓN DEL

5.1.2 MARCO LEGAL 37

5.2 TIPOS DE NOVEDAD CON INFORME TÉCNICO DE RECLASIFICACION DE EMPRESAS 38

5.2.1 MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL SIN CENTROS DE TRABAJO 38

5.2.2 CONFIRMACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL 40

5.2.3 SEPARACIÓN POR CENTRO DE TRABAJO 41

5.2.4 MODIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y SEPARACIÓN DE CENTROS DE

5.3 CORRECCIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA PRINCIPAL Y/O DE LOS CENTROS DE TRABAJO 45

5.3.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO 45

5.3.3 APLICACIÓN EN EL SISTEMA ¡Error! Marcador no definido.

5.4 CORRECCIÓN O CREACION DE LAS SEDES DE LA EMPRESA EN EL PROCEDIMIENTO DE

5.4.1 PROCESO DE RADICACIÓN EN LOS PUNTOS DEL OPERADOR LOGÍSTICO 46

5.4.3 APLICACIÓN EN EL SISTEMA ¡Error! Marcador no definido.

7 NOVEDADES AFILIACIÓN TRABAJADORES Y EMPLEADORES CON TIPO Y NÚMERO

8 NOVEDADES DE INGRESO TRABAJADOR DEPENDIENTE 49

8.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA LA “VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR DEPENDIENTE AL

8.2 ANULACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES POR PORTAL DE INTERNET 53

9.1 ANULACIONES DE TRABAJADORES 53

9.2 RETIRO DE TRABAJADORES DEPENDIENTES 53

9.3 RETIRO DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES 53

9.3.1 PASO A PASO 54

10 PERSONA DEPENDIENTE DE SI MISMA 54

11.1 DOCUMENTOS EXIGIDOS “SOLICITUD DE NOVEDAD DE VINCULACIÓN DEL TRABAJADOR

13 EMPLEADAS DE SERVICIO DOMÉSTICO 60

14 CONDUCTORES DE SERVICIO PÚBLICO 60

14.1 CONTRATO DE CONDUCTORES Y AFILIACIÓN AL REGIMEN DE SEGURIDAD. 61

15 BENEFICIARIOS EN POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. 61

16 INGRESO BASE DE COTIZACION 61

17 INCONSISTENCIA EN TIPO DE DOCUMENTO 62

19.1 CÉDULAS INVÁLIDAS 62

20 SEÑALIZACIÓN DE CAMPOS FALTANTES Y ENMENDADURAS 63

21 COMPLETAR CON X EN LOS FORMULARIOS 63

22 LETRA MONTADA SOBRE LOS CAMPOS 63

26 EMPLEADORES MENORES DE EDAD 64

27 SOLICITUD DE ANULACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS ARL PRESENTADA EN