KARDEX

Introducción

Este resumen está diseñado para brindar una pequeña descripción acerca del uso de las
funciones de KARDEXde inventario.

KARDEX es una herramienta que le permite imprimir reportes con información resumida
acerca de las transacciones de inventario de su compañía. Puede realizar un seguimiento
de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes.

KARDEX propone una amplia gama de soluciones de almacenamiento, clasificación y

puesta a disposición automatizadas, concebidas para mejorar la productividad y optimizar
el espacio del suelo, permitiendo así a las empresas ser más competitivo en su
funcionamiento al diario.
¿Qué es un inventario?

Es el registro de todos los productos y materias

primas que posee una empresa. En el caso de
productos son los que están disponibles para
la venta y en el caso de materias prima, se refiere
a aquellos con los que se creará el producto para la
venta.
Los beneficios que pueden derivarse de su
utilización para las organizaciones son, entre
otros, los siguientes:

a. Conocer la demanda: por medio de un inventario, podrás analizar en qué fechas y

épocas tienes más o menos ventas.
b. Obtener descuentos en la compra: a medida que vas conociendo el flujo de tu
mercancía podrás realizar compras al por mayor con más exactitud, y en todos los
almacenes por la compra de grandes cantidades hacen rebajas que por llevar por
unidades.
c. Toma de decisiones rápidas: al tener control sobre tu inventario podrás tomar
decisiones con más precisión como por ejemplo hacer rebajas, descuentos o
promociones.
Cómo manejar el inventario de una
Empresa

Sin duda alguna, la forma más ordenada y correcta de

manejar un inventario es por medio de un software
que te permita conocer en tiempo real el estado de
tus productos dentro de tu empresa.

Con KARDEX gestionar inventarios te permitirá tener

informes y balances reales a la hora que desees,
incluso si tienes sucursales o varias bodegas, podrás
tener el control de tu stock.

En contabilidad, llevar inventarios es el concepto que permite verificar si los números

registrados en los libros contables coinciden con el número real que se encuentra en la
empresa, para así poder gestionar y tomar decisiones de forma correcta la organización

Partes de un Inventario:

1. Capital activo:

Son los valores y bienes que posee una entidad.

 Activo fijo: Son los activos que no producen dinero directamente, sino aportan a
la productividad ejemplo bienes inmuebles o herramientas.
 Activo circulante: Son los activos que permiten el negocio ejemplo materias
primas.
 Activo disponible: Es el dinero con el que se cuenta en los bancos.
 Activo exigible: Cobro de créditos como por ejemplo clientes que aún deben.
 Activo transitorio: Cuentas propias, por ejemplo, adelantos de largo plazo.
 Activo nominal: Bienes intangibles como por ejemplo sucursales.
 Activo de orden: no modifican el capital.
2. Capital pasivo:

Son las deudas que la entidad ha generado.

 Pasivo exigible: Son las deudas a terceros como por ejemplo hipotecas.
 Pasivo no exigible: Son las responsabilidades que tiene la empresa.
 Pasivo de orden: No modifican el capital.

3. Capital líquido:

Es el reflejo de la situación real del capital que tiene la entidad, debido a que es la
diferencia del capital activo y capital pasivo.

Tipos de inventario:

1- Inventario final: Este inventario se registra hasta el final del año fiscal con el
objetivo de terminar el patrimonio de la empresa al iniciar un nuevo año.
2- Inventario inicial: Como su nombre lo indica, este tipo de inventarios se realiza al
iniciar un nuevo año de conteo o de inicio de una acción a largo plazo.
3- Inventario físico: Es el registro de los bienes físicos o intangibles que hacen parte
del patrimonio de la empresa.
4- Inventario perpetuo: Es el registro constante de entrada y salida de la mercancía o
productos, fundamental para los informes mensuales o trimestrales.
5- Inventario periódico: Es el conteo de los productos en determinado periodo
6- Inventario cíclico: Es el registro de los productos con una periodicidad regular en
el transcurso del año fiscal.
7- Inventarios de materias primas: Aquí se registra la cantidad de instrumentos y
materia prima que se tiene para la producción del producto final.
8- Inventario en tránsito: Es el conteo de los productos que están por llegar de los
proveedores.
¿Qué es y para qué sirve el KARDEX?

Cuando hablamos de KARDEX nos referimos al registro de mercancías dentro de un

establecimiento de manera organizada. Claro está que, para poder hacerlo, precisamos
llevar un inventario del contenido de la mercancía en su totalidad. Es decir, debemos
registrar la cantidad, el valor de medida, precio por unidad y clasificar los productos por
características comunes en un documento administrativo de control, al cual se le
denomina inventario tipo KARDEX.

Esta tarjeta es una herramienta de fácil manejo que le permite llevar reportes con
información resumida acerca de las transacciones de su inventario. Tiempo atrás se
precisaba completar estas tarjetas manualmente, hoy en día, usted puede hacerlo desde su
software de facturación e inventario.

¿Qué puedo hacer con el KARDEX?

Un software de control de inventarios de excelente calidad debe permitirle realizar ciertas

tareas de manera más eficiente. Por ejemplo, hace algunos años encontrar información
relacionada a un producto, podía tomar mucho tiempo. Ahora, basta con ingresar el
código o el nombre del producto para encontrar lo que desee. Dentro de las opciones,
también puede ver el historial de movimientos relacionados a cualquiera de los productos
de su inventario, ingresando la fecha en el calendario predeterminado de su programa
para facturación y dando clic en buscar. Este historial debe incluir, fecha, hora y concepto;
especificando que movimiento se hizo y con quien está relacionado, y lo mejor de todo
es que el proceso solo tardará unos segundos.

Ventajas de usar KARDEX

Claro que estas son solo unas de las ventajas que le ofrece un sistema de control de
inventario, a estas le podemos incluir la visualización de la cantidad de producto
comprado, el precio de compra por unidad, el valor total de la compra, entre otros. Ahora
bien, estos sistemas de facturación e inventario deben permitirle ver la totalidad de
movimientos de un producto e información relacionada a:
 1. Total, de compras de producto
2. Valor total de la compra
3. Cantidad de producto vendido
4. Precio total de venta
5. Existencias del producto en el inventario

El método de Kardex es el sistema de inventarios permanente, aunque también existe el

sistema de inventarios periódico. El permanente permite un control constante del
inventario, llevando el registro de cada unidad que se ingresa y sale, pudiendo conocer el
saldo exacto y el valor de venta. Además, permite la determinación del costo en el
momento exacto de la venta, debido a que, en cada salida de un producto, se registra su
cantidad y costo. Gracias a esto el kardex contribuye al control, la seguridad y la
organización del inventario de una empresa.

Para la administración de los inventarios a través de la tarjeta kardex es necesario

utilizar un método y un sistema de administración.

Los Sistemas de administración de inventarios son 2:

1. Sistema periódico
2. Sistema permanente

Los Métodos de administración de inventarios son 3:

1. P.E.P.S.
2. U.E.P.S
3. Promedio Ponderado.

En el Método P.E.P.S: consiste en dar salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos
comprados más recientemente, por tal motivo se conoce como Primeros en Entrar,
Primeros en Salir.
En el Método U.E.P.S: consiste en dar salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron recientemente, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos
comprados más de forma más antigua, por tal motivo se conoce como Últimos en Entrar,
Primeros en Salir.

Mientras que el Método del Promedio Ponderado: consiste en dar salida a los
inventarios de una forma, que los inventarios quedan tienen un valor equilibrado, por tal
motivo se conoce con este nombre.

¿Riesgos operativos que mitiga el control Kardex en las empresas

que lo utilizan?

Robo
Los robos son el mayor riesgo asociado con el control de inventario, especialmente el
inventario de alto valor. Las compañías gastan millones de dólares cada año para crear
políticas de control de inventario y salvaguardias para evitar el robo, pero el robo se sigue
produciendo de forma regular.

Inventario de pérdidas
El inventario actúa como un activo en el balance de una empresa (aunque algunos
realmente lo consideran como un pasivo. Cada vez que el inventario se pierde, la
compañía quita los activos de los libros. Recuerda que el capital de una empresa es igual
a la suma de sus activos menos sus pasivos.

Daño
En ocasiones, los productos se dañan durante las operaciones normales de oficina. Las
industrias con bienes muy dañados establecen políticas de control de inventarios para
minimizar los daños.

Ciclo de vida
Todos los productos pasan por las siguientes fases de crecimiento en el mercado:
introducción, crecimiento, madurez, declive y retiro. Estas fases se conocen como el ciclo
de vida del producto. Un producto que entra en la fase de declive y retiro de su ciclo de
vida, se convierte en un riesgo muy alto de inventario.

Vida útil
Los productos con una vida útil plantean otro riesgo de control de inventario. Lo
comestibles productos como leche, huevos y carne. Cuanto más corta es la vida útil de un
producto, mayor es el riesgo de inventario.
Ejemplos Control Kardex

1- KARDEX para industria de farmacia

2- KARDEX para industria de mecánica

KARDEX es un sistema de inventario permanente que le permite tener control constante
de su inventario, ya que lleva el registro de cada unidad que ingresa y sale de su negocio,
de esta manera usted puede conocer el saldo exacto y el valor de la venta. Sin mencionar,
que podrá determinar el costo en el momento preciso de la venta, ya que cada vez que
sale un producto, se registra su cantidad y valor.

Se concluye que no existe tal un nivel de calidad permanente o perfecto. Una de las fallas
en los programas de control de calidad tradicionales ha sido que establecen un solo nivel
de calidad correcto, y luego orientan todo el esfuerzo a cumplir y mantener ese nivel, sin
implementar nuevo avance y tecnología sea por miedo al cambio o ala inversión que
deben de realizar.
Aunque los costos de la calidad pueden llegar a ser elevados son necesarios y no se pueden
evitar, ya que, si se llega a descuidar un área o disminuir los costos de ella ay un gran
riesgo a que el producto o servicio se aleje del objetivo principal que es satisfacer al
cliente, otro punto que se debe de tener muy presente es que cada empresa debe de
analizar y utilizar herramientas para mejorar la productividad y comunicación entre sus
colaboradores y en las técnicas de resolución de problemas.

“ El hombre que mueva montañas comiesa cargando

pequeñas piedras”
Confucio