Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
FACULTAD DE INGENIERÍA
ALUMNO:
HURAZ_ANCASH 2018
pág. 1
1. PROPOSITO
Establecer las acciones para adecuado manejo de las quejas, reclamos y sugerencias de los
clientes en el establecimiento como base para la mejora continua.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentados
por los clientes que se encuentren relacionados con la operación del establecimiento.
3. DEFINICIONES
3.1 cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
3.2 queja: medio por el cual el cliente coloca en manifiesto su inconformidad con la forma en
que se ha prestado un servicio.
3.3 reclamo: medio por el cual el cliente coloca en manifiesto formalmente su inconformidad
con el servicio prestado.
3.4 satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos y expectativas.
3.5 sugerencias: es la proposición, idea o indicación que se ofrece o presenta con el propósito
de incidir en el mejoramiento de un proceso, cuyo objeto se encuentre relacionado con la
prestación del servicio.
4. RESPONSABLES
pág. 2
Responsable de Área Operativo
Gerente
5. DESARROLLO
5.1 GENERALIDADES.
Es necesario que establecimiento cuente con objetivos que sean coherentes con el sistema de
manejo de quejas, reclamos y sugerencias; y que estos provean la base para la mejora,
considerando:
• Solucionar las quejas de los clientes pronta y eficientemente con respecto a los productos
(comidas y bebidas), instalaciones y el servicio que brinda el establecimiento según
corresponda.
• Participación activa de los empleados del establecimiento para solucionar las quejas de
manera educada, rápida y eficiente.
• Brindar atención inmediata a las quejas que los clientes han manifestado y documentar las
que tengan incidencia significativa para el establecimiento.
• Disponer de un mecanismo de seguimiento que permita establecer las causas de las quejas
o sugerencias de los clientes con el propósito de impulsar acciones de mejora.
pág. 3
• Acoger, analizar e implementar mejoras basadas en las sugerencias de las partes interesadas
como clientes, huéspedes, usuarios, proveedores, visitantes, contratistas, autoridades, etc.
Los objetivos relacionados con quejas, reclamos y sugerencias deben de estar presentes en la
mente de la gerencia y sus empleados al momento de manejar una queja del cliente.
Se ha asignado un nombre para cada tipo de queja con el objetivo que los empleados al escuchar
que se trata de una “Queja 1” por ejemplo, la reconozcan y sepan que hacer para darle solución.
Se incluye un diagrama de flujo para de manera fácil y sencilla mostrar a los empleados los
pasos a seguir al momento que un cliente les manifieste su queja siendo categorizadas como:
pág. 4
• Queja 1: quejas por los platos de comida o bebidas
• Queja 2: quejas del servicio y atención al cliente.
• Queja 3: quejas por la infraestructura del hotel.
pág. 5
5.2.1 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DE QUEJAS EN EL SECTOR DE ALOJAMIENTO (QUEJAS 1 Y QUEJA 2
pág. 6
5.2.3 Explicacion de los diagramas de flujo
El proceso del sistema de manejo de quejas para el sector de Alojamiento se inicia en el momento
en que el cliente la manifiesta.
Cuando es tipo 1, es decir, que está relacionado con el servicio y atención al cliente, el
recepcionista le pregunta el motivo de su queja o inconveniente y espera a que el inconveniente
sea revisado,
Si con esto se soluciona, se comunica lo sucedido a la encargada de atención al cliente del hotel
Cuando es tipo 2, es decir, que está relacionado con el servicio, el recepcionista o empleado
debe reportar lo sucedido inmediatamente a la persona encargada de atención al cliente quien se
presenta en recepción, quien escucha pacientemente hasta que el cliente exprese su queja,
agradecer al cliente su queja, ofrece disculpas y como cortesía obsequia un detalle y se retira.
Cuando es tipo 3, es decir que está relacionada con la infraestructura del establecimiento, el
recepcionista o empleado agradece al cliente su queja y le ofrece disculpas en nombre del
establecimiento.
Cualquiera que haya sido el inconveniente y la solución para éste, la persona encargada de la
atención al cliente recopilará el hecho en el REGISTRO QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS, para en forma mensual elaborar el INFORME DE QUEJAS, RECLAMO Y
SUGERENCIAS
pág. 7
5.2.4 Resumen de responsabilidades para la gestión de quejas
• Resolver las quejas a las que los meseros no hayan podido dar respuesta.
• Recopilar la queja en el cuadro de registro y revisión.
• Analizar las quejas recibidas semanalmente.
• Recibir las quejas y realizar los procedimientos del diagrama correspondiente para dar
solución a las quejas (si está dentro de sus posibilidades y competencias)
• Debe ser muy amable con el cliente, muy paciente, expresar con el rostro una actitud
relajada.
• Debe asentir ligeramente con la cabeza, demostrando que escucha y entiende lo que el
cliente le está expresando.
• Debe utilizar frases positivas que demuestren interés en conocer y dar solución a la queja.
• No debe tomar la queja de forma personal.
• Debe pedir disculpas al cliente.
• Debe repasar los hechos que condujeron a la queja, repetirla para clarificarle al cliente que
se le ha entendido.
• Debe tratar de resolver la queja inmediatamente.
• Debe observar si la solución planteada ha sido satisfactoria para el cliente.
pág. 8
• Pasar a los clientes las hojas de encuestas y entregarlas posteriormente a la encargada de
control de calidad.
Siempre hay que tener en cuenta que todo el personal debe mantener una actitud proactiva que
favorezca el trato y la comunicación con los clientes.
Las quejas que se reciban informalmente en cualquiera de los casos de entrega de productos o
prestación de servicios deben ser tratando considerando:
• Quien reciba la queja debe ser muy amable con el cliente, muy paciente, expresar con el
rostro una actitud relajada.
• Debe asentir ligeramente con la cabeza, demostrando que escucha y entiende lo que el
cliente le está expresando.
• Debe utilizar frases positivas que demuestren interés en conocer y dar solución a la queja.
• No debe tomar la queja de forma personal.
• Debe pedir disculpas al cliente.
• Debe tratar de resolver la queja inmediatamente.
• Debe observar si la solución planteada ha sido satisfactoria para el cliente.
• Pasar a los clientes las hojas de encuestas y entregarlas posteriormente a la persona
encargada de control de calidad.
• Siempre hay que tener en cuenta que todo el personal debe mantener una actitud proactiva
que favorezca el trato y la comunicación con los clientes.
• Recopilar la información en el REGISTRO QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS.
• Analizar las quejas recibidas semanalmente.
pág. 9
Los reclamos que se reciban formalmente en cualquiera de los casos de entrega de productos o
prestación de servicios deben ser tratando considerando:
• clientes
• pasajeros
• huéspedes
• proveedores
• contratistas
• autoridades de control
• vecinos u otros
pág. 10
5.6 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
COMUNICACIÓN INTERNA
COMUNICACIÓN INTERNA
La herramienta que se utilizará para comunicar este procedimiento al personal es una reunión
de capacitación interna en donde se muestra la importancia del buen manejo de quejas, reclamos
y sugerencias.
Dicha capacitación se realizará en la fecha y hora conveniente y que no interfieran con los
quehaceres del establecimiento.
Se sugiere que los gerentes utilicen la técnica de role playing con los colaboradores, para que
juntos dramaticen los posibles escenarios en donde un cliente expresa su queja y la manera en
que ésta es resuelta.
pág. 11
COMUNICACIÓN EXTERNA
Por medio del correo electrónico y redes sociales se comunicará a los clientes el compromiso
que el establecimiento tiene con respecto a la solución y tratamiento de quejas, reclamos y
sugerencias.
Se propone que todas las quejas, reclamos y sugerencias serán recopilados, clasificados y sean
analizadas para determinar cuáles son las más comunes y para eliminar las causas de cada una
de ellos.
6. ADMINISTRACION DE REGISTROS.
pág. 12
Registro Código Lugar de Responsable
archivo
pág. 13