HERRAMIENTA DE

Costeo Agencias
PARA

Y
Productos
Extension de la Herramienta ABC
Lorna Grace, Gustavo Bermúdez
Carlos Cerda H., Mario Suárez Núñez
Herramienta de Costeo
para Agencias y Productos
Extension de la Herramienta ABC
Con el apoyo de:
Lorna Grace, Gustavo Bermúdez
Carlos Cerda H., Mario Suárez Núñez

CAP 1.0
Versión
Diciembre 2005
Herramienta de Costeo para Agencias
y Productos: Costeo Simple
Este manual ha sido preparado por Joke van der Ven (Consultora FACET BV) y Carlos Cerda Hernández (consultor nicaragüense).
Consultores contratados por PROMIFIN COSUDE, programa financiado por la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Coope-
ración (COSUDE) que está siendo implementado por el consorcio FACET BV / FACETA CENTRAL.

El presente documento puede descargarse electrónicamente de la página web de PROMIFIN (www.promifin-cosude.org),

donde será actualizado constantemente.

2005, PROMIFIN/COSUDE
FASE III 2003–2006
Reparto Lomas de San Juan, casa #167
Apartado Postal C377
Managua, Nicaragua

Colonia Rubén Darío, Calle Rubén Darío, casa #2249

Apartado Postal #3367
Tegucigalpa, Honduras

Teléfonos
Nicaragua (505) 278-5302
Honduras (504) 232-6535

E-mail info@promifin.org.ni
Pág. web www.promifin-cosude.org

Para futuras aclaraciones escribir a:

PROMIFIN-COSUDE
Juan Vega, Coordinador Regional Nicaragua, Honduras y El Salvador jvega@promifin.org.ni

Perla Rosales, Coordinadora Nacional Nicaragua prosales@promifin.org.ni

Rommel López, Coordinador Nacional Honduras rglopez@promifin.org.hn

FACET BV/FACETA Central www.facetbv.nl

Job Blijdenstein, Director FACET Central-Guatemala faceta@terra.com.gt

Joke van der Ven, Consultora FACET BV-Los Países Bajos j.vanderven@facetbv.nl

Todos los derechos son reservados a PROMIFIN/COSUDE©

Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

ÍNDICE
1. Antecedentes y objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.1 Antecedentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1.2 Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
2. Información general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.1 Información general de la herramienta . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.2 Condiciones generales de la herramienta
y pantalla principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
3. Hojas electrónicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.1Hojas electrónicas de la herramienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.2Descripción de las hojas de la herramienta . . . . . . . . . . . . . 7
Hoja de Impulsores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Hoja de Puesto por Actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Hoja de Costos por Puesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Hoja de Costos Unitarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Hoja de Indices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Hoja de Análisis por Agencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Hoja de Configuración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

IV
1
1.1 Antecedentes
Antecedentes
y objetivo
El Programa de Fomento de Servicios Financieros para Poblaciones de Bajos Ingresos
(Promifin-COSUDE), financiado por la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación
(COSUDE), en la consecución de su objetivo superior de contribuir a la reducción de la
pobreza y la vulnerabilidad de los sectores de bajos ingresos, busca mejorar su impacto con
este programa, con base en el fortalecimiento de las micro finanzas como un medio de inci-
dir en la reducción de la pobreza, creando en esta forma estructuras institucionales para el
desarrollo.
En este contexto y el de sus objetivos específicos, el Programa busca mejorar la competitivi-
dad empresarial (eficiencia y sostenibilidad), la calidad de los servicios de las instituciones mi-
cro financieras, y su impacto social a la población atendida (MYPE y otros sectores de bajos
ingresos, rurales y urbano).
Los desafíos son ampliar la gama de servicios, mediante productos innovadores, mejorar la
eficiencia de las instituciones micro financieras para bajar sus costos, robustecer su sostenibi-
lidad abriéndoles acceso a los mercados de capital formales y modernizar o apoyar la estruc-
turación de las regulaciones que gobiernan al sector.
En este contexto, Promifin apoyará a las IMF’s, poniendo a disposición herramientas avanza-
das de gestión que pueden resolver problemas comunes, y puedan apoyarles en la mejor ad-
ministración de las instituciones. Además de contribuir al mejoramiento de los productos ac-
tuales y en la introducción de nuevos productos y servicios, como en la administración de cos-
tos que permiten mayor profundización de mercados hacia los pobladores pobres y principal-
mente rurales.
Una herramienta fundamental de gestión de las microfinancieras es el costeo de agencias y
productos, que constituye una pieza clave y fundamental de las IMF’s en su lucha cotidiana
por ser más eficientes en el uso de sus recursos y alcanzar su autosuficiencia financiera. Al-
canzar la autosuficiencia financiera crea la posibilidad de alcanzar estabilidad y sostenibilidad
a largo plazo. En la actualidad los donantes internacionales atraídos por apoyar las IMF’s es-

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

tán interesados en invertir sus recursos en instituciones que puedan mantenerse por sí solas.
Lo anterior obliga a las IMFs a conocer de la manera más exacta posible la composición de
sus costos para que así puedan emprender acciones que les permitan subsistir en un ambien-
te cada vez más agresivo y competitivo.
En este sentido Promifin Nicaragua ha solicitado la elaboración de un manual del usuario
de la herramienta de costeo de productos (ABC) y además un Manual del usuario de la Ex-
tensión de la herramienta ABC para el costeo de agencias. En este manual nos concreta-
mos a la Extensión de ABC para costeo agencias.

1.2 Objetivo
Conocer mediante el presente manual la estructuración y funcionamiento de la Extensión de
la herramienta ABC para costeo de agencias, proporcionando a los usuarios las instrucciones
pertinentes para la introducción de la información y la utilidad de la misma en cada una de
las hojas electrónicas de la herramienta.

2
2 Información
general
2.1 Información general de la herramienta
La herramienta Extensión ABC fue diseñada para llevar a cabo el costeo por proceso y por
actividad de las sucursales de las instituciones microfinancieras. Esta herramienta faculta a las
instituciones microfinancieras a administrar y manejar la estructura de costos de sus sucursa-
les por proceso y por actividad y comparar los costos y los resultados de rentabilidad entre las
distintas sucursales, así como determinar la rentabilidad total de las agencias y casa matriz en
su conjunto.

2.2 Condiciones generales de la herramienta y pantalla principal

La herramienta cuenta con ciertas condiciones muy específicas que son fundamentales para
vincular la información con la herramienta ABC: 1) que tanto la Extensión como ABC se en-
cuentren archivadas en el mismo directorio o unidad; 2) que el nombre del archivo para ABC
contenga los siguientes caracteres: ABCv4c; 3) que ambas herramientas estén abiertas simul-
táneamente; y 4) que al accesar, el usuario active (habilite) los Macros para que la Extensión
ABC realice los cálculos correctamente. La herramienta Extensión ABC está diseñada para
trabajar con la versión de Microsoft Excel versión 2000 o superior.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Cuando se carga la Extensión ABC, nos presenta un cuadro de diálogo donde solicita actuali-
zar los datos para vincularlos con la información contenida en la herramienta ABC. Una vez
actualizados los datos en la Extensión, esta no solicitará la actualización, mientras no se reali-
cen cambios en la información del ABC.
Nota: Para que los vínculos funcionen correctamente la herramienta debe cumplir con las
condiciones generales referidas.

La herramienta Extensión ABC en su pantalla principal nos presenta los siete módulos
(hojas electrónicas del libro de Excel en la parte inferior de la pantalla) en los que está dividida,
además nos muestra el botón Menú que se utiliza para retornar a la pantalla principal
y el botón Información que nos brinda información general de la herramienta.
Para ingresar a cualquier hoja electrónica el usuario pueda dar clic sobre el botón de la
opción deseada o bien en la parte inferior del libro de Excel dar clic en el nombre de la hoja
a la que desea ingresar.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Botón Información
Nos presenta información general de la herramienta.

5
3 Hojas
electrónicas
3.1 Hojas electrónicas de la herramienta
La herramienta Extensión ABC contiene las siguientes hojas electrónicas:

1. Impulsores
2. Puesto por Actividad
3. Costos × Puesto
4. Costos Unitarios
5. Índices
6. Análisis × Agencia
7. Configuración

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

3.2 Descripción de las hojas de la herramienta

Hoja de Impulsores
Esta hoja electrónica nos arroja los procesos, actividades, impulsores de costos y el total de
los impulsores por mes de las agencias. Estos datos aparecen al estar vinculados con la infor-
mación contenida en el ABC y por supuesto no necesitan ser digitados.
El usuario procederá a digitar los impulsores mensuales para cada agencia por actividad y por
proceso.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

A continuación y en la parte inferior de esta hoja, el usuario deberá digitar los costos distintos
de los del personal por agencia.

En esta hoja no se digita por el momento, nada en lo relativo a las bases de asignación de
las actividades de sostenibilidad, ya que esto se hará hasta después de haber llenado toda la
información a ser referida en las hojas electrónicas subsiguientes y haber presionado la tecla
de Calcular de la hoja Puesto por Actividad.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Hoja de Puesto por Actividad

Esta hoja presenta el análisis de tiempos promedios por agencia, puesto, actividad y proceso,
por lo tanto el usuario no deberá digitar ninguna información en dicha hoja.

En esta hoja se encuentra una casilla o botón en el margen izquierdo superior de la hoja,
denominado Calcular el cual será presionado hasta concluir el llenado de información de
hojas subsiguientes a ser referidas.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Hoja de Costos por Puesto

Esta hoja electrónica nos muestra el análisis de costo del personal por agencia, puesto, acti-
vidad y proceso.
El usuario deberá digitar únicamente los sueldos mensuales promedios del personal de las
agencias.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Hoja de Costos Unitarios

Esta hoja electrónica nos arroja los costos unitarios distintos de los del personal y el total de
costos promedio mensuales del personal por separado de las agencias por actividad y por
proceso. Además nos presenta los costos unitarios de la casa matriz que incluyen la suma de
los costos del personal y distintos de los del personal, por agencia, actividad y proceso. Asi-
mismo, nos presenta los costos unitarios de las agencias más la casa matriz por actividad
y por proceso.
En esta hoja, el usuario no deberá digitar ninguna información.

La hoja electrónica de costos unitarios cuenta además con dos sub-hojas de análisis las
cuales pueden ser accesadas a través de las casillas o botones referidas en la parte superior
izquierda de la hoja electrónica en mención o a través de las hojas referidas en el libro de
Excel en la parte inferior de la pantalla.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

1. Costo Unitario Directo (Agencias)

En esta hoja se presenta un consolidado de los
costos unitarios directos de las agencias por
actividad y proceso, por lo tanto no se deberá
digitar ninguna información. Observemos que
también nos muestra una gráfica para interpre-
tación y análisis de costos por procesos de las
distintas agencias.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

2. Costo Unitario Agencia + Oficina Central

Esta hoja nos muestra un consolidado de los
costos unitarios directos de las agencias más ofi-
cina central por actividad y proceso, por lo tanto
no se deberá digitar ninguna información. Como
podemos observar también nos proyecta una
gráfica para interpretación y análisis de los cos-
tos unitarios referidos por procesos.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Hoja de Índices
En esta hoja el usuario deberá digitar al inicio y al final del período de análisis de costos,
los activos a la apertura y al cierre, la cartera de préstamos (brutos) a la apertura y al cierre,
el patrimonio a la apertura y al cierre, los intereses y comisiones de préstamos, otros ingre-
sos, intereses pagados, otros gastos financieros y las provisiones por sucursal.
En la columna de Totales del Período se acumula la sumatoria de los índices financieros
de cada una de las agencias por lo tanto, el usuario no deberá digitar ninguna información en
dicha columna.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Una vez digitada toda la información que la herramienta requiere para hacer sus cálculos,
el usuario deberá ir a la hoja Puesto por Actividad y dar clic en el botón Calcular y automá-
ticamente la herramienta hará los cálculos correspondientes.

Finalizado el cálculo en la hoja de Puesto por Actividad, el usuario debe ingresar nuevamen-
te a la Hoja de Impulsores y digitar en la columna de los Impulsores de Costos para las
Actividades de Sostenibilidad, las letras abc y automáticamente la herramienta calculará los
impulsores mensuales para cada agencia en dicha actividad.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Hoja de Análisis por Agencia

Esta hoja nos muestra un consolidado que refleja la rentabilidad de las agencias en el perío-
do de análisis de costeo de manera individual y el consolidado de la institución microfinan-
ciera. Podemos observar además un consolidado de índices anualizados para interpretar la
rentabilidad de los activos, patrimonio, la autosuficiencia operativa y el índice de gastos ope-
rativos de las agencias.
En esta hoja el usuario no deberá digitar ninguna información.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Como podemos observar, esta hoja cuenta con gráficas que nos facilitarán el análisis del com-
portamiento de los indicadores por sucursal y los resultados de la rentabilidad de los activos,
el patrimonio, la autosuficiencia operativa y el índice de gastos operativos de las agencias.

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Herramienta de Costeo para Agencias y Productos EXTENSION DE LA HERRAMIENTA ABC

Hoja de Configuración
En la pantalla de configuración podemos ver varias opciones que nos sirven para modificar
el nombre de la micro financiera, la vista en pantalla (Zoom), así también para mostrar u ocul-
tar encabezados de filas o columnas de cada hoja electrónica o del libro de Excel.

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