Manual de Organización

GRUPO INDUSTRIAL OLVA

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Alumno:

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 INTRODUCCIÓN

Estimado compañero, ahora que formas parte de nuestra empresa, permítenos

presentarte nuestro manual de organización, ya que que describe con detalle todo
lo relacionado con la empresa como son sus antecedentes, funciones,
responsabilidades, puestos y otros aspectos importantes. Además nos ayuda a
hacer evaluaciones y analizar errores para mejorarlos con el objetivo de llegar a
cumplir el fin de la empresa por lo que fue creada. Por ello deberáesforzarse en
crear una capacidad interna para manejar y controlar los riesgos interviniendo
activamente, para lograr la viabilidad financiera y económica de la empresa a largo
plazo.
Espero te sea de gran utilidad este manual; esperando te desempeñes con gran
entusiasmo y tengamos una relación laboral estable. Para cumplir todos los
objetivos futuros.

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 Antecedentes

Grupo Industrial Olva es una empresa 100% Mexicana que brinda un servicio de
excelencia en el ramo de la construcción, instalación y supervisión del metal
mecánica. Siempre mejorando, comprometiéndonos en tiempo y forma con cada
uno de nuestros proyectos. Contamos con un equipo de ingenieros y técnicos
especializados, con experiencia e ideas innovadoras para siempre ofrecer la mejor
opción en: tiempo, dinero y funcionalidad. Nacida en León. Guanajuato, Inició sus
actividades en 1988 por lo cual ya cuenta con más de 28 años de presencia y
trayectoria en el mercado.
Con el transcurso de los años hemos incorporado nuevas líneas de productos con
el objetivo de proveer a nuestros clientes una solución eficaz a sus necesidades.
Nuestro objetivo principal es construcción, instalación y supervisión del metal
mecánica para la construcción, actualmente contamos con más de 15 proveedores
locales y 10 foráneos, que nos permiten mantenernos a la vanguardia con nuevos
e innovadores productos. Es de tal forma que se encarga de proveer a la industria
de la construcción, en el Bajío; de todos los elementos necesarios para solucionar
problemas y necesidades en el proceso de desarrollo arquitectónico.

Contamos con:

 Un establecimiento propio

 Equipos de Oficina

 Equipos de Computo

 Camionetas para el traslado de nuestros productos

 Taller para herraje

 Bodega para recibir mercancía

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 Objetivo
El objetivo principal es dar una visión acerca de cómo funciona la empresa
analizar, revisar y comparar, de una manera clara y que los empleados puedan
laborar de forma eficaz y con mayor seguridad y así diseñar un plan de trabajo
para que la empresa cumpla sus metas, resultados favorables, y sus empleados
obtengan una mayor experiencia; y facilitar la toma de decisiones.
Así con este manual podremos crecer como personas en el ámbito administrativo
ya que podemos analizar y observar cómo se labora dentro de esta empresa, su
manejo de la contabilidad, normas del seguro social, manejo de materiales. Con
esto puedo determinar que se a logrado un aprendizaje necesario para crecer en
el ámbito profesional y laboral. Por ello este manual fue elaborado para que toda
persona que labore en esta empresa o en otra pueda comprenderlo y trabaje de
una manera eficiente.

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 Índice
Contenido
Nombre ................................................................................................................................. 5
Logo ....................................................................................................................................... 5
Giro ........................................................................................................................................ 6
Conformación ante el SAT ................................................................................................ 6
Permisos con los que debe contar .................................................................................. 6
Misión .................................................................................................................................... 7
Visión .................................................................................................................................... 7
Valores .................................................................................................................................. 7
Políticas de Calidad ............................................................................................................ 7
Organigrama…..…………………………………………………………………………….……8
Procedimientos y Diagramas de Flujo ........................................................................... 9
Procedimientos y Diagramas de Flujo ........................................................................ 10
Políticas y Reglas ............................................................................................................. 11
Historia Motivacional...................................................................................................... 12
Conclusión......................................................................................................................... 14
Mensaje del Director ....................................................................................................... 15

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Nombre

Grupo Industrial Olva s.a de c.v

Logo

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Giro
Somos una empresa Mexicana que brinda un servicio de excelencia en el ramo de
la construcción, instalación y supervisión del metal mecánica ofreciendo el servicio
y la experiencia de quienes laboran en ella de la más alta calidad, cumpliendo con
las exigencias de nuestros clientes

Conformación ante el SAT

Nuestra empresa ante el SAT está registrado bajo el Régimen General de
Personas Morales, y es una Sociedad Anónima de Capital Variable por sus siglas
(S.A de C.V)

Permisos con los que debe contar

 Notario Público/Registro Público de Comercio:
-Es la constitución de la sociedad por medio de un acta constitutiva, que establece
los requisitos y reglas a partir de las cuales habrá de funcionar la sociedad. Entre
otras cosas contienen:

 Secretaría de Hacienda y Crédito Público:

- La constitución de la empresa (Régimen General Personas Morales).

 Secretaría de Salud
-Es el permiso para la recolección de basura de la empresa. Esta licencia tiene por
lo general una vigencia de dos años y debe revalidarse 30 días antes de su
vencimiento.

 Instituto mexicano del Seguro Social

-El patrón y los trabajadores deben inscribirse en el IMSS, dentro de un plazo no
mayor de cinco días de iniciadas las actividades. Al patrón se le clasificará de
acuerdo con el Reglamento de Clasificación de Empresas y denominación del
Grado de Riesgo del Seguro del Trabajo, base para fijar las cuotas que deberá
cubrir.

 Institución Bancaria
-La empresa deberá escoger un banco, para abrir la cuenta de cheques y se
recurre a solicitar financiamiento, para pagar impuestos y cobrar dinero de las
ventas realizadas.

 Secretaría del Trabajo y Previsión Social

-La empresa debe cumplir de manera correcta las leyes que se rigen el La Ley
Federal del Trabajo.

 Permiso de uso de suelo

-La empresa solicita el uso de suelo, en el deberá especificar domicilio, datos del
propietario, croquis de la ubicación, y el motivo por el cual se utilizara ese suelo.

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Misión
Prestar nuestros servicios en el ramo metal mecánico teniendo un gran sentido de
compromiso con nuestros clientes con el objetivo de ofrecer soluciones prácticas y
eficientes en sus proyectos, siendo muy competitivos y prestando un excelente
servicio con la mejor calidad.

Visión
Consolidarnos como las más destacada empresa a nivel regional y nacional en el
ramo metal mecánica, siendo la mejor alternativa para el desarrollo óptimo de los
proyectos de nuestros clientes, siempre en pro de la mejora e innovación en todos
los ámbitos.
Una empresa reconocida por su atención al cliente, puntualidad, competitividad,
transparencia, calidad en el servicio y capacidad de su personal.

Valores
 Trabajo en equipo: Mostramos gran participación de una forma
correcta y estable.
 Responsabilidad: Cumplimiento de las normas y necesidades de
nuestros clientes.
 Seguridad: Somos una empresa segura, ya que contamos con
Equipo de seguridad.
 Compromiso: Estamos Comprometidos en dar un buen servicio.

Políticas de Calidad
Ha definido las siguientes Políticas de Calidad, cuyos principales objetivos son:

 Calidad en los productos: Asegurando que las entregas al Cliente cumplen

todas las expectativas y necesidades que éste había previsto y con los
requisitos legales y reglamentarios a tiempo y forma.
 Calidad en los servicios: Asegurando el cumplimiento de los plazos de
entrega, agilizando trámites administrativos, condiciones de transporte y
cualquier otro factor que afecte a la calidad de nuestros productos.

Siendo el objetivo principal de la empresa, el de satisfacer las necesidades de los

clientes. Estos objetivos sustentan nuestro prestigio de Empresa y precisamente
por ello deben de ser mejorados continuamente para aumentar la eficacia del
sistema que hemos implantado.

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ORGANIGRAMA
(Director General

(Gerente
General) (Auxiliar
Contable)

(Gerente de
Ventas/
Administracion) (Supervisor de
Almacen)

(Aseo y
Limpieza)

(Almacenista)
(Asesora de
Ventas)

(Soldador)
(Asesor de
Compras)

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 Procedimientos y Diagramas de Flujo
Recepción de Material en el Almacén
1. El supervisor de almacén imprime la factura de la compra para el momento de que llegue el material
de construcción y pueda verificar.
2. Se verifica que todo este correcto y sea lo que se pidió.
3. Se recibe la mercancía para llevarla al almacén y se pasa la factura de compra a la Gerente de
ventas/administración.
4. Se registra el material en el sistema para el seguimiento del inventario general.
5. Se termina el proceso.

Inicio

El supervisor de almacén
imprime la factura.

Factura de la
compra

¿Es lo que
Verificar con nuestro NO
se pidió?
Proveedor el material.

Se recibe el material y pasamos la factura al

gerente administración.

Factura de la
compra
P

Se registra el material y la factura de

compra en el sistema.

Fin

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 Procedimientos y Diagramas de Flujo
Contabilización de Egresos
1. El auxiliar contable deberá solicitar los pagos que se realizaron en el mes.
2. Se verificara que estén completas las facturas.
3. Ordenamos por fecha las facturas
4. Se comienza a contabilizar en el sistema Contpaq! Abriendo una póliza de egreso,
cargando a la cuenta de proveedores e IVA y abonando a la cuenta de bancos
5. Analizamos con un reporte de compras, que este todo correctamente y no hayan faltantes.
6. Si este reporte coincide se termina el proceso, en caso de no se busca el error, se corrige y
termina el proceso.

Inicio

Solicitamos los Pagos del

mes.

Factura de compra

¿Están
Verificar con el gerente de NO completas las
compras.
facturas?

SI

Ordenar las facturas de compras

Contabilizamos las facturas en el Contpaq!,

cargando a Proveedores e Iva y abonando a
bancos.

NO ¿Coincide los
Hacer las contabilización de Pagos con las
algún error o Factura Facturas?
pendiente. SI
P

Fin

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 Políticas y Reglas
Políticas
1. La empresa cumplirá los requisitos acordados con los clientes.
2. Los empleados deben brindar trato justo a todos los clientes en sus
llamadas y en sus pedidos.
3. Los empleados de la empresa deberán mantener un comportamiento ético.
4. Nuestros productos cumplen con todos los estándares de calidad.
5. Las Facturas de contado serán pagadas en el momento de la entrega del
producto.
6. Las Facturas a Crédito, se deberá entregar una copia de la misma con la
firma de recibido del cliente.
7. El plazo para el pago de la factura podrá considerarse vencido, a partir del
día posterior de la fecha de vencimiento especificada en la Factura.
8. En caso de reembolsa miento solo se podrá realizar por cambio de otro
material de la empresa, no se hará devolución de dinero
9. El vendedor deberá presentarse con el cliente, al momento del pago y en la
en la entrega de su factura.
10. El empleado no se quedara con ningún dato personal de los clientes, estos
son sólo para uso de la empresa.

Reglas
1. Respeto entre los empleados dentro de la empresa.
2. El horario de trabajo es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. y de
4:00 a 6:00 p.m. y sábados de 9:00 a 1:00 p.m.
3. El horario para clientes es de 9:00 a.m. a 2:00 p.m. y de 4:00 p.m. a 6:00
p.m.
4. Todos los colaboradores sin excepción deberán presentarse a laborar con
su respectivo uniforme y excelente presentación.
5. Ningún colaborador podrá fumar dentro de las instalaciones.
6. El personal no podrá entrar a las instalaciones si se encuentra en estado de
ebriedad, ni bajo los efectos de alguna droga o estupefaciente, lo cual
podrá generar su baja definitiva.
7. Ningún empleado podrá realizar llamadas personales con excepción de
emergencias.
8. No se aceptan mascotas dentro de las instalaciones.

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 Historia Motivacional
Un día, uno de esos días cualquiera de otoño, un hombre, cansado ya de su triste
vida, decidió dar solución a sus problemas. Él se sentía solo y desamparado y
decidió encontrar ayuda. Buscó y buscó y por fin, en Internet, encontró un artículo
del que se decía que era la persona que más sabía sobre el éxito.

Decidió que quería conocer personalmente al Gurú y viajó hacía donde éste vivía.
Una vez allí, supo que el Gurú impartía una conferencia cerca de donde él se
hospedaba.

Asistió como un participante más y una vez finalizada la sesión, decidió hablar
directamente con él. Le esperó a la salida y allí mantuvo una corta pero
gratificante conversación:

– Señor Gurú del éxito. Usted es la persona más exitosa de mundo. Usted sabe
todo lo que hay que saber sobre el éxito. Yo, al igual que usted, también quiero ser
exitoso.

– ¿Cuánto deseas el éxito? – Preguntó el Gurú, mirándole directamente a los ojos.

– ¡Más que nada en el mundo! – Contestó apresuradamente.

– Si es así, quiero verte mañana al amanecer en la playa.- Y sin mediar más

palabras, terminó la conversación.

Esa noche, nuestro protagonista, no durmió. Permaneció en vela pensando en

como su suerte iba a cambiar definitivamente y como se convertiría en una
persona tremendamente exitosa.

Al día siguiente, como ambos había acordado, se vieron en la playa. Allí, antes de
que el Sol despuntara, esperaba El Gurú con las manos cruzadas a que su nuevo
pupilo se encontrara con él.

– Desnúdate y acompáñame hasta el centro del mar- Le pidió el Guru sin ni

siquiera darle los buenos días.

Extrañado pero sumiso, nuestro protagonista obedeció y ambos nadaron mar

adentro. Media hora después, el hombre muy contrariado decidió parar aquella
farsa.

– Señor Gurú de éxito. No dudo de sus conocimientos y valía pero yo no he venido

aquí a aprender a nadar. He venido aquí para aprender a ser exitoso.

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Con su última palabra, El Gurú del éxito agarró fuertemente su cabeza y la
sumergió con energía bajo el agua. Y así lo mantuvo un minuto.. un minuto y
medio … dos minutos … dos minutos y medio. El hombre forcejeaba y trataba en
vano de liberarse de su opresor. Después de tres minutos y al borde del
desfallecimiento, el Gurú, por fin, lo soltó.

Él respiró y respiró agónicamente. Cuando pudo de nuevo recuperar el habla y

secuestrado por su irá, gritó al Gurú. – Está loco, casi me mata. Lo denunciaré a
las autoridades.

El Gurú, impertérrito, le preguntó – ¿En qué pensabas ahí abajo?

– En respirar, solo en respirar – Contesto colérico nuestro protagonista.

– Cuándo pienses en el éxito como en el aire ahí abajo, comenzarás a tener éxito

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 Conclusión
Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los
procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual
que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos
Durante el transcurso de la realización de este Manual de Organización en esta
empresa hemos podido ver cómo va creciendo y adaptando los procedimientos de
este manual. Como consecuencia, es lógico que éste analice a la empresa con
cada vez más profundidad como se ha podido ver en este manual; es decir, saber
si se convertirá en una estrategia positiva. El dominio de las herramientas de
diagnóstico, como son los flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los
gerentes de procesos, ya que es la que mas usada para dicha tarea, al igual que
los diagramas de procesos.
Al mismo tiempo, nos permite obtener un conocimiento de esta gran empresa
sobre sus antecedentes, su forma de trabajar, sus reglas, políticas, ya que si no se
cumplen hay sanciones para los empleados; esto les ayudara al personal a aplicar
las soluciones correctas y a la toma de decisiones que mejorara a la empresa para
el cumplimiento de los objetivos por los que la empresa fue creada.

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 Mensaje del Director

Estimado empleado
Te queremos compartir este Manual de Organización, fue elaborado por experto
en la materia con apoyo de nuestros empleados que laboran en la empresa, está
estructurado de una forma precisa y clara sobre los procedimientos, procesos y
actividades más eficientes con el propósito de hacer más eficiente el trabajo de
cada empleado de esta empresa. Estamos convencidos de que necesitamos a
alguien con tus aptitudes, conocimientos y experiencia y de que eres la persona
más indicada para colaborar con nosotros.
Te quiero invitar cordialmente a que a que leas este Manual de Organización, y te
ayude a dar visualizar nuevas expectativas ya que te servirá de mucho apoyo para
que puedas desarrollarte mejor y logres aprender cosas nuevas que puedas
utilizar a futuro en nuestra empresa, para cumplir los objetivos establecidos por lo
que fue creada.
Quedo a tus órdenes para cualquier aclaración, y te doy la bienvenida a esta gran
empresa en la que te desarrollaras y obtendrás experiencia con una buena
relación de trabajo favorable para ambos.

Te deseamos mucho éxito

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