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CONSEJO COLOMBIANO DE

SEGURIDAD
AUDITORIA INTERNA

ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
Objetivo:
Dar a conocer las directrices para la ejecución de
auditorias internas y manejo de las acciones
correctivas y preventivas del Sistema de Gestión
en SSOA.
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL Y AMBIENTE
RUC

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO
GERENCIAL

2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN

3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

4. EVALUACIÓN Y MONITOREO

5. MEJORAMIENTO CONTINUO
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL Y AMBIENTE
RUC
3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

4.6 MEDICION 4. EVALUACIÓN Y MONITOREO


Y REVISIÓN DE
4.1 INCIDENTES
LOS PROGRESOS

4.5 SEGUIMIENTO A LOS


REQUISITOS LEGALES 4.2 AUDITORÍAS INTERNAS

4.4 INSPECCIONES 4.3 ACCIONES CORRECTIVAS


Y PREVENTIVAS
EVALUACIÓN Y MONITOREO
AUDITORIAS INTERNAS
SALIDA TIPICA

• Procedimientos de auditoría del sistema de


gestión.
• Programa de auditoria interna
• Plan de auditoría interna
• Registros y análisis de resultados de auditoría
• Implementar acciones correctivas y preventivas.
• Seguimiento a las acciones.
Conceptos básicos:

• Evalúa el desempeño de una organización o


parte de ella.

• Apunta a la evaluación de las Fortalezas y


Debilidades para afrontar los cambios.

• Intenta determinar hasta que punto se han


logrado los objetivos.
Conceptos básicos:

AUDITORIA
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de la
auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar el grado en que se cumplen los
criterios de la auditoria.
Conceptos básicos:
Criterios de Auditoría
Políticas, practicas o requisitos contra los cuales el
auditor compara la evidencia recolectada acerca del
tema objeto. Es el Referencial.

Verificación
Confirmación mediante examen y aporte de evidencia
objetiva que se ha cumplido con los criterios de
auditoría.
Conceptos básicos:

Auditado
Es la organización auditada

Auditor
Persona con la competencia para planear y conducir
auditorías.
Conceptos básicos:

Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría,
con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos .

Experto técnico
Persona que aporta conocimientos o experiencia
específicos al equipo auditor .
Conceptos básicos:

Evidencia Objetiva
Información, registros o declaraciones relativos a la
existencia e implementación de un elemento del
Sistema de Gestión, el cual esta basado en
observación y que puede ser verificado.

Hallazgos de la auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoría reunida, contra los criterios de auditoría.
Conceptos básicos:

Conclusiones de la auditoría
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y
todos los hallazgos de la auditoría.
Conceptos básicos:

No conformidad
Incumplimiento de un requisito.

No conformidad mayor
Ausencia o incumplimiento de un elemento o
documento requerido o la no aplicación de un
procedimiento o un requisito definido por la norma o
de una norma legal vigente.
Conceptos básicos:

No conformidad mayor: Ejemplo

La empresa tiene establecidos programas de gestión de


riesgos prioritarios, sin embargo, no se evidencia
implementación de estos, ni resultados de indicadores,
análisis de tendencias, replanteamiento de actividades
e implementación de planes de acción, se incumple
requisito 3.2.3
Conceptos básicos:

Observación
Situación específica que no implica desviación ni
incumplimiento de requisitos, pero que constituye una
oportunidad de mejora.
Atributos del auditor:

• CONDUCTA ETICA: Confianza, integridad, confidencialidad,


discreción.

• PRESENTACION ECUANIME: Obligación de informar con


veracidad y exactitud.

• CUIDADO PROFESIONAL: Competencias.


Principios de auditoria:
• Independencia: Imparcialidad de la auditoria y objetividad de
las conclusiones.

• Enfoque basado en la evidencia: Método para alcanzar


conclusiones fiables, evidencias verificables, uso apropiado
del muestreo.
ESTRUCTURA DE UNA AUDITORIA

REUNIÓN ENTREVISTA
PLANEACIÓN
APERTURA

ANÁLISIS
DOCUMENTOS
RECOLECCIÓN
EJECUCIÓN
DE EVIDENCIAS
OBSERVACIÓN
DE ACTITUDES Y
DE LAS ÁREAS DE INTERÉS

INFORME
REUNIÓN
Y VERIFICACIÓN EN SITIO
CIERRE
SEGUIMIENTO
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA:

• CAMPO DE ACCION DE LA
AUDITORIA
• CRITERIOS DE AUDITORIA
• VIABILIDAD DE LA AUDITORIA
• EQUIPO DE AUDITORIA
EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA
OBJETIVO: Evidenciar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad , Salud Ocupacional y Ambiente
de EMPRE S.A., para el alcance definido por la Organización frente a la GUIA DEL RUC.

CAMPO DE APLICACION:
1. En las instalaciones y proyectos de EMPRE S.A., incluyendo los siguientes procesos:
· Interventoria
· Ingeniería
· Construcción.
2. La Auditoria se realizará en dos (2) días, distribuidos de la siguiente forma: un (1) día de visita y
verificación en campo y un (1) día en la elaboración del informe.
3. La Auditoria se llevará a cabo el día 01 de Octubre de 2011 a partir de las 10:00 a.m. hasta las 6:00 p.m.,
para lo cual se espera abarcar todos los numerales de la GUIA DEL RUC.

CRITERIOS DE AUDITORIA:
1. GUIA DEL RUC, Legislación, requisitos y procedimientos establecidos por la Organización.
2. Documentos de Referencia: GUIA DEL RUC
3. Idioma: Español
4. Viabilidad de la Auditoria: Es viable.

EQUIPO AUDITOR:
ERNESTO RAMOS PAREDES
Ingeniero Industrial
Especialista en Seguridad y Prevención de Riesgos Profesionales.
Licencia de Salud Ocupacional No. 2163 del 2000.
EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA
HORA NUMERAL DE ACTIVIDAD PERSONAL DE EMPRE S.A. LUGAR
LA NORMA
10:00 a.m. – 11:00 a.m. No Aplica Reunión de Apertura • Gerente General Sala de Juntas.
• Gerente
• Director de Interventoria de Proyecto asignado.

• Asistente de Gestión Humana


• Profesional de Apoyo en Calidad.
• Profesional de Apoyo en Salud Ocupacional.
11:00 a.m. – 11:30 a.m. 4.2 Política • Gerente General Sala de Juntas
• Profesional de Apoyo en Salud Ocupacional.
11:30 a.m. – 1:00 p.m. 4.3.1 Identificación de peligros, evaluación y control de • Profesional de Apoyo en Salud Ocupacional. Oficina de Salud
riesgos. Ocupacional
1:00 p.m. – 2:00 p.m. No Aplica Almuerzo
2:00 p.m. – 4:30 p.m. 4.2, 4.3.1, 4.4.3, Política, Identificación de peligros, evaluación y • Profesional de Apoyo en Salud Ocupacional. Proyecto
4.4.6, 4.4.7 control de riesgos, comunicación, control • Director de Interventoria de Proyecto asignado.
operacional y preparación y respuesta ante
4:30 p.m. – 5:00 p.m. No Aplica Traslado a Oficina central.
5:00 p.m. – 6:00 p.m. 4.3.2 Requisitos Legales y de Otra Índole. • Profesional de Apoyo en Salud Ocupacional. Oficina de Salud
Ocupacional
NOTIFICACION

• Notificar por escrito al auditado,


la auditoria del Sistema de
Gestión, al menos dos semanas
por anticipado.
• En la notificación se suministra el
tema, alcance, objetivos,
información mínima requerida y
agenda de la auditoria. Así mismo,
se dan los nombres de los
auditores.
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

ETAPAS:

• 1. Reunión de apertura
• 2. Recolección de evidencias
• 3. Reunión de cierre
1. REUNIÓN DE APERTURA
Agradecimientos
Presentación de participantes
Firmar y recoger lista de participantes
Explicación objetivo y alcance de la auditoría
Explicación de la metodología a utilizar
Explicación de la técnica de muestreo a utilizar
Explicación de hallazgos y su clasificación
Explicación itinerario general
Confirmación de reunión de cierre
Explicación sobre el informe y el seguimiento
Confirmación sobre el principio de confidencialidad
2. RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS
La recolección de pruebas se hace a través de:
• Entrevistas
• Análisis de documentos
• Observación de actitudes y
condiciones de las áreas de interés
• Verificación en sitio
CONSECUCION Y REGISTRO DE EVIDENCIAS

• Los documentos internos.


• El personal.
• La observación directa.
TECNICAS PARA FORMULACION DE PREGUNTAS
2
PREGUNTAS DE SONDEO
• Por favor, explique qué está ocurriendo aquí?
• Por qué estos recipientes no están etiquetados?
• Qué quiere decir?
• Déme algunos ejemplos?
• Cómo funciona esto?
• Me va a decir algo más?
1 3
PREGUNTAS ABIERTAS
PREGUNTAS CERRADAS
• Dígame qué procedimiento sigue usted?
• Usted diligenció este formato?
• Muéstreme como funciona esto?
• Esta es la caneca de los residuos?
• Como procesa los resultados del ensayo?
• Quién trabajo con usted en esta inspección?
• De donde viene este formato?
• Qué color de etiqueta va pegada a este tipo de
• Qué hace cuando ….? recipiente?
3. Informe de la Auditoría y su
seguimiento
Se describen las fortalezas y debilidades
encontradas, clasificando y cuantificando
los hallazgos en NCM y NCm, y las
Observaciones, para definir las
conclusiones y preparar el informe de
auditoría
EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBE
CONTENER DOS PUNTOS:

a. Una descripción que detalla completa y precisamente lo


que fue visto o encontrado por el auditor. Esta
observación debe ser atestiguada por la persona
auditada para confirmar su exactitud

b. Una referencia a la cláusula de la norma o documento del


Sistema de Gestión
LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER UNA
NO CONFORMIDAD

• ES UNA DESCRIPCION EXACTA DE LOS HECHOS

• INCLUIR EL QUÉ, CUÁNDO, DÓNDE

• ES RECUPERABLE (TRAZABLE)

• AYUDAR A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA


ACCIÓN CORRECTIVA
TENDENCIA A ESCRIBIR NO
CONFORMIDADES LARGAS

El semirremolque utilizado para el transporte de gasolina


se encuentra señalizado solamente en la parte trasera del
mismo con el número oficial UN 1267, lo cual no
corresponde con lo establecido en el libro naranja de la
Organización de las naciones Unidas “Recomendaciones
relativas al transporte de mercancías peligrosas”,
reglamentado en el País con el Decreto 1609 del año 2002;
lo cual contraviene el requisito referente al cumplimiento
de los requisitos legales establecido en la guía RUC con el
numeral 2.2

CONSECUENCIAS: Redacción confusa


No es clara la No Conformidad
Se presentan detalles que no agregan
valor
Fatiga al lector
TENDENCIA A ESCRIBIR NO
CONFORMIDADES LARGAS

PROPUESTA
Se encontró que el semirremolque utilizado
para el transporte de gasolina no esta
señalizado según los criterios establecidos en el
decreto 1609 del año 2002, se incumple el
requisito 2.2 de la guía RUC.
EXPRESIÓN DE OPINIONES

No se realizó la evaluación periódica al programa de


capacitación y entrenamiento con lo cual muchos de los
problemas ambientales del área de producción pudieron
originarse por esta causa. Lo anterior incumple el requisito
2.5 de la guía.

CONSECUENCIAS:
Se expresan opiniones personales
Se están suponiendo situaciones
No hay evidencia objetiva en las
suposiciones
EXPRESIÓN DE OPINIONES

PROPUESTA

No se realizó la evaluación
periódica al programa de
capacitación y entrenamiento con
lo cual se incumple el requisito 2.5
de la guía.
REUNIÓN DE CIERRE

OBJETIVO: Conseguir que el


representante del área entienda las no
conformidades y les dé solución.
• Se presentan las observaciones y no
conformidades.
• Se establece a que numeral de la
norma esta la No conformidad
• Se sugieren acciones correctivas
RAZONABLES
• Se recomienda realizarla tan pronto se
termina de recolectar la información.
INFORME DE AUDITORIA

CONTENIDO DEL INFORME


Información general de la auditoría.
• Identificación de la organización auditada
• Objetivos y alcance.
• Criterios acordados.
• Período cubierto y la fecha.
• Equipo auditor
• Representantes del auditado

Relación de No Conformidades

Observaciones

Recomendaciones
ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS

• SON ACCIONES A TOMAR CON EL FIN DE PREVENIR


LA OCURRENCIA O RECURRENCIA DE ACCIDENTES O
INCIDENTES.

• LAS ACCIONES DEBEN SER CONSECUENTES CON EL


ANALISIS DE CAUSAS REALIZADO
ENFOQUE DE
MEJORAMIENTO DEL
PROCESO DE
ACCIONES
CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
ACTUAR PLANEAR
Tomar acciones resultado de la
verificación de la eficacia de las
acciones (si es el caso) Establecer procedimientos
Establecer nuevas acciones documentados para acciones
(resultado de las revisiones correctivas y preventivas
generales o revisiones gerenciales)
ENFOQUE DE
MEJORAMIENTO DEL
PROCESO DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
VERIFICAR HACER
La correcta implementación del Aplicación del procedimiento
procedimiento. De acción correctiva y/o
Realizar el seguimiento a la Preventiva. (Método de solución
implementación y/o eficacia de las De problemas).
acciones correctivas y preventivas
propuestas.
METODOLOGIA DE ANALISIS DE CAUSAS

CINCO POR QUES:

• Tecnica sistematica basada en preguntas


• Se utiliza en la fase de analisis de problemas
• Permite buscar posibles causas de un problema
METODOLOGIA DE ANALISIS DE CAUSAS

CINCO POR QUES


• Realizar sesion de lluvias de idea para identificar las
posibles causas.

• Una vez identificadas las posibles causas, empezar a


preguntar “¿Porque es asi?” o “¿Porque esta pasando
esto?”
EJEMPLO:

En el plan de emergencias no se evidencia la realización de simulacros, se


incumple el requisito 3.2.7.

1. Por que no se ha realizado simulacro . por que no esta planificado


2. por que no esta planificado. Porque no se ha establecido fecha de
ejecución.
3. Porque no se ha establecido fecha de ejecución, Porque no se ha logrado
concertar con producción la fecha para ejecutarse.
4. Porque producción no ha definido la fecha para ejecutarse, Porque
proyectos considera no parar las obras para ejecutar el simulacro.
5. Porque proyectos considera no parar las obras para ejecutar el simulacro,
porque considera prioritario cumplir con los compromisos con clientes.
Taller de análisis de causas:

No están disponibles las hojas de seguridad de los materiales usados en la


obra de construcción, se incumple el requisito 3.2.6.

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