Evaluacion y Propuesta de Mejora Del Almacen

Evaluación y propuesta
de mejora del almacén

central del Ministerio de
Salud Pública de
República Dominicana
Agosto 2013
Evaluación y propuesta de mejora del almacén central del Ministerio
de Salud Pública de República Dominicana
Henrry Espinoza
Agosto 2013
“Evaluación y propuesta de mejora del almacén central del Ministerio de Salud Pública”
El presente informe se hizo posible gracias al apoyo proporcionado por la Agencia de los
Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo los términos del convenio
cooperativo número AID-OAA-A-11-00021. El contenido del presente corresponde a
Management Sciences for Health y no necesariamente refleja los puntos de vista de la Agencia
de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional ni del gobierno de los Estados Unidos.
Acerca del Programa SIAPS
El programa Sistemas para Mejorar el Acceso a Productos y Servicios Farmacéuticos (SIAPS)

tiene como objetivo garantizar la disponibilidad de medicamentos de calidad y de servicios
farmacéuticos eficaces para el logro de los resultados de salud deseados. Con este fin, las áreas
de resultados del programa SIAPS incluyen las de mejorar la gobernabilidad, desarrollar la
capacidad de gestión farmacéutica y servicios afines, fijar como prioridad la información
necesaria para alimentar el proceso decisorio en el sector farmacéutico, fortalecer estrategias y
mecanismos de financiamiento para mejorar el acceso a medicamentos y aumentar la calidad de
los servicios farmacéuticos.
Cita Recomendada
Este informe puede ser producido a condición de que se de crédito al Programa SIAPS. Favor
emplear la siguiente cita:
Espinoza, H. 2013. Evaluación y propuesta de mejora del almacén central del Ministerio de
Salud Pública de República Dominicana. Presentado a la Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional por el Programa Systems for Improved Access to Pharmaceuticals and
Services (SIAPS). Arlington, VA: Management Sciences for Health.
Palabras claves
Almacén, medicamentos, salud.
El programa Sistemas para Mejorar el Acceso a Productos y Servicios Farmacéuticos

Centro para la Gestión Farmacéutica
Management Sciences for Health
4301 North Fairfax Drive, Suite 400
Arlington, VA 22203 USA
Teléfono: 703.524.6575
Facsímile: 703.524.7898
E-mail: siaps@msh.org
Sitio Web: www.siapsprogram.org
ii
ÍNDICE
Abreviaturas ................................................................................................................................... iv

Agradecimientos ............................................................................................................................. v
Resumen ejecutivo ......................................................................................................................... vi
Introducción .................................................................................................................................... 1
Metodología .................................................................................................................................... 3
Hallazgos......................................................................................................................................... 5
Problemas Identificados ................................................................................................................ 14
Propuesta de Mejora ..................................................................................................................... 16
Operacionalizacion de la Propuesta .............................................................................................. 21
Cronograma................................................................................................................................... 24
Anexo B. Propuesta de plan para implementar las BPA .............................................................. 25
iii
ABREVIATURAS
BPA Buenas Prácticas de Almacenamiento

DDF-SRS Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios
Regionales de Salud
MSH Management Sciences for Health
MSP Ministerio de Salud Pública
PF Planificación familiar
SIAPS Systems for Improved Access to Pharmaceutical Services
SIDA Síndrome de Inmunodeficiencia Adquirida
SPS Strengthening Pharmaceutical Systems
SRS Servicios Regionales de Salud
SUGEMI Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos
TB Tuberculosis
UNGM Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos
USAID Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional
iv
AGRADECIMIENTOS
A las Licenciadas Yoleyda Marte y Nieves García, funcionarias de la Unidad Nacional de

Gestión de Medicamentos (UNGM), que apoyaron las gestiones administrativas y acompañaron
la visita de evaluación.
Un agradecimiento también al personal del almacén central del Ministerio de Salud Pública
(MSP) que facilitaron las visitas y brindaron información para el desarrollo de esta evaluación.
v
RESUMEN EJECUTIVO
En el marco de la implementación del SUGEMI, en Febrero de 2013 funcionarios de la UNGM

solicitaron a SIAPS realizar una evaluación al almacén central de MSP y, sobre esta base,
desarrollar una propuesta para mejorar la gestión y condiciones de almacenamiento de acuerdo a
los lineamientos del SUGEMI.
En Abril de 2013 se realizó el estudio de carácter descriptivo y transversal. Para el acopio de

datos se utilizó un instrumento basado en documentos técnicos aprobados por el Ministerio de
Salud Pública y adaptado por MSH. Se evaluaron los almacenes General, del Programa de
Protegidos, de Asistencia Social, de Tuberculosis (TB) y de Planificación Familiar (PF) que
funcionan dentro de las instalaciones físicas del almacén central.
La evaluación identifica los siguientes problemas:
 Almacenes fragmentados: Cada uno gestionado en forma independiente, con distintos

recursos humanos, materiales y financieros y sin supervisión y un control adecuado de la
Direccion Administrativa, órgano administrativamente responsable de los bienes
adquiridos por el MSP. En este escenario no se puede llevar un registro contable
adecuado de los productos adquiridos por el MSP, con el consecuente riesgo de pérdidas,
deterioro o vencimiento.
 Deficiente gestión: La fragmentación de los almacenes dificulta el desarrollo de una

gestión óptima del almacén central. En consecuencia no se cumple con los principios
básicos para la gestión de almacenes del sector público, se realiza un uso inadecuado de
los recursos y se expone los productos a pérdidas, deterioro o vencimiento, por la
ausencia de procedimientos operativos estandarizados y el deficiente sistema de control
físico y administrativo de los inventarios.
 Deficiencias en las condiciones de almacenamiento de medicamentos e insumos

sanitarios: Si bien las condiciones de almacenamiento han mejorado significativamente
en los últimos años, aún existen debilidades en las BPA. La fragmentación de los
almacenes también influye en los diferentes niveles de cumplimiento de las BPA
encontrados. Los Programas que tienen mayores recursos financieros y asistencia técnica
de agencias de cooperación (como es el caso de almacén de Protegidos, PF y TB)
presenten los mejores niveles de desempeño.
Se propone la integración, física y administrativa, de los cinco almacenes centrales en una sola
unidad de almacén, con estructura organizacional única (ver gráfico 1), procedimientos
estandarizados, control de inventario idóneos y almacenes especiales de custodia para los
medicamentos e insumos que cumplan con las BPA.
vi
Gráfico 1. Propuesta de estructura organizacional

Dirección
Administrativa
Auditor de
almacén (1p)
Jefatura de
almacén (1p)
Asistente
administrativo (1p)
Responsable de
software (1p)
Supervisor de
almacén (1p)
Almacén Almacén
medicamentos e general (1p)
insumos (1F)
Asistente
administrativo (1p) Asistente
administrativo (1p)
Responsable de
aseguramiento
de calidad (1F)
Auxiliares de Auxiliares de
almacén (5p) almacén (10p)
Para implementar la propuesta se requiere conformar una comisión dirigida por el jefe del
almacén central e integrada por el auditor de Dirección Administrativa y los responsable del
almacén general y almacén de medicamentos. Esta comisión contará con la asistencia técnica del
UNGM y de agencias de cooperación con experiencia en el tema.
vii
INTRODUCCIÓN
La Reforma del Sector Salud en la República Dominicana contempla la organización de un

Sistema Único de Gestión del Suministro de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) y el traslado
de las prestaciones de servicios de salud a través de los Servicios Regionales de Salud. El
Programa Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS) ejecutado pro Management Sciences for
Health (MSH) con apoyo de la USAID, brindó asistencia técnica a la Unidad Nacional de
Gestión Medicamentos (UNGM) de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los
Servicios Regionales de Salud (DDFSRS), en la elaboración de la propuesta del Sistema
Integrado, la misma fue autorizada por el Ministrito de Salud a través de la resolución ministerial
019 de julio del 2010. Dicha resolución establece el SUGEMI con la finalidad de mejorar el
acceso de la población dominicana a medicamentos esenciales e insumos sanitarios de calidad,
coherente con el nuevo modelo de Red de Servicios planteados en la reforma de salud.
El 29 de Abril de 2010 un grupo de trabajo elaboró un plan para la implementación del

SUGEMI, el cual considera una implementación progresiva por componentes, priorizando
aquellos que contribuirán a resolver los problemas más críticos en la gestión del suministro.
El 29 de Julio de 2010 se realizó una reunión con contrapartes nacionales y agencias de

cooperación para evaluar el cumplimiento del plan de implementación del SUGEMI. En esta
reunión se estableció que un aspecto crítico para la implementación era el fortalecimiento de los
almacenes regionales de medicamentos.
La DDFSRS, el del Proyecto Fondo Mundial/ Tuberculosis (TB) del MSP y MSH/SPS
coordinaron esfuerzos para realizar visitas a los nueve almacenes regionales y diseñar propuestas
de mejora que se adecúen a las buenas prácticas de almacenamiento. En Agosto de 2010 se
realizó la evaluación de los almacenes de medicamentos de los SRS 0, 6 y 8. En Febrero de 2011
fueron evaluados los almacenes de los SRS 1, 2, 3, 4, 5 y7. Los informes de evaluación se
utilizaron para movilizar acciones y recursos con el objetivo de mejorar las condiciones de
almacenamiento en los niveles regionales.
En Febrero de 2013 funcionarios de la UNGM solicitaron a SIAPS realizar una evaluación del
almacén central de MSP y, sobre esta base, desarrollar una propuesta para mejorar la gestión y
condiciones de almacenamiento de acuerdo a los lineamientos del SUGEMI.
1
Objetivos
General
Desarrollar una propuesta para el mejoramiento de la gestión y condiciones de

almacenamiento de medicamentos e insumos en el almacén central del MSP.
Específicos
 Realizar una evaluación rápida de la gestión, condiciones y prácticas de almacenamiento

en las instalaciones del almacén central del MSP.
 Desarrollar una propuesta para el mejoramiento de la gestión y condiciones de

almacenamiento de medicamentos e insumos.
 Presentar y discutir los resultados con las autoridades nacionales.
2
METODOLOGÍA
Este estudio es de carácter descriptivo y transversal. Para el acopio de datos se elaboró un

instrumento de acopio de datos basado en documentos técnicos aprobados por el MSP y
adaptado por MSH. Se evaluaron los almacenes General, del Programa de Protegidos, de
Asistencia Social, de TB y de PF que funcionan dentro de las instalaciones físicas del almacén
central. Para efectos de este informe se considera almacén central a las instalaciones físicas
destinadas al almacenamiento de bienes ubicado en el edificio principal del MSP. No se evaluó
los almacenes que están ubicados fuera de las instalaciones del MSP, tales como el de Vacunas,
de Herrera, malaria, VIH/SIDA y Cólera.
El 22 de Abril se visitó cada almacén donde se entrevistó a la persona responsable de estas

instalaciones y se realizó una evaluación de la organización, gestión, condiciones físicas,
equipamiento, materiales, documentos, recursos humanos, prácticas y procedimientos para el
almacenamiento. Los hallazgos fueron contrastados con los lineamientos recomendados por la
Organización Mundial de la Salud y las normas establecidas por el MSP. La evaluación no
incluyó la gestión de inventarios y la disponibilidad de los bienes en el almacén.
Las instalaciones físicas actuales fueron objeto de escrutinio minucioso del equipo de trabajo
conformado las Licenciadas en Farmacia Yoleyda Marte y Nieves García, funcionarias de la
Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos (UNGM), y el consultor de SIAPS, Henrry
Espinoza.
Como parte de la evaluación se sostuvo una reunión con la Licenciada Ivelisse Aquino
Contreras, Directora Administrativa donde pertenece el almacén central, para indagar sobre la
organización, gestión del almacén y planes de mejora. La tabla 1 muestra las personas
entrevistadas durante el estudio.
Tabla 1. Personas entrevistadas durante el estudio

Personal entrevistada Cargo
Lic. Farm. Milagros Mejía Encargada del almacén de medicamentos de
TB
Lic. Farm. Lucrecia Rodríguez Encargada de la Unidad de Medicina y del
almacén del Programa de Protegidos
Sra. Dilenia Peralta Encargada del almacén de medicamentos de
Asistencia Social
Sr. Francisco García Encargado del almacén de medicamentos de
PF
Sr. Leocadio Ramirez Jefe de almacén central
Lic. Ivelisse Aquino Contreras, Directora administrativa del MSP
Considerando los hallazgos, las recomendaciones de las buenas prácticas de almacenamiento y

los documentos normativos del SUGEMI, se formuló una propuesta de mejora de la gestión y
condiciones de almacenamiento de medicamentos e insumos en el almacén central del MSP.
3
La propuesta fue presentada en una reunión de trabajo realizada el 14 de Agosto, donde

participaron el Lic. Javier Sosa, Director Administrativo; Lic. Máximo Gómez, Jefe del Almacén
Central; Lic. Alejandro Gómez, Auditor de la Unidad de Revisión; Lic. Nieves García,
funcionaria de la UNGM y los consultores de SIAPS, Claudia Valdez, Henrry Espinoza y Edgar
Barillas. En la reunión SIAPS ofreció asistencia técnica para implementar la propuesta que sería
evaluada por los funcionarios del MSP.
4
HALLAZGOS
Organización
El almacén central pertenece a la Dirección Administrativa que forma parte del Vice Ministerio
Administrativo y Financiero. En su estructura orgánica (gráfico 2) se observa un área única de
almacén de suministros e inventarios, que es la responsable de la recepción, almacenamiento,
control de inventarios y distribución de los bienes recibidos por el MSP.
Gráfico 2. Estructura orgánica de la Dirección Administrativa
En la visita se observa que dentro de las instalaciones del almacén central funcionan 5 almacenes
administrados en forma independiente: Almacén General, del Programa de Protegidos, de
Asistencia Social, de Tuberculosis y de Planificación Familiar. Cuatro almacenes reportan
directamente a sus respectivos Programas, sólo el Almacén General reporta a la Dirección
Administrativa. Se menciona que existe una Unidad de Medicina con una licenciada de farmacia
como responsable, que dedica sus actividades al Programa de Protegidos. La tabla 2 describe los
almacenes, funciones y recursos humanos identificados.
5
Tabla 2. Almacenes, funciones y recursos humanos.

Almacén Función Recursos humanos
Almacén de Recepción, almacenamiento, control de inventarios y 1 Licenciada en Farmacia a
Protegidos distribución de: tiempo parcial
- Productos odontológicos que son despachados a 3 auxiliares de almacén a
hospitales tiempo completo
- Medicamentos e insumos sanitarios que se
entregan a gratuitamente a pacientes con
enfermedades de alto costo
Almacén de Recepción, almacenamiento, control de inventarios y 1 encargada a tiempo
Asistencia distribución de medicamentos e insumos sanitarios completo
Social que se entregan gratuitamente a pacientes de escasos 2 auxiliares de almacén a
recursos económicos a través de farmacia o en tiempo completo
campañas de salud
Almacén de Recepción, almacenamiento, control de inventarios y 1 encargado a tiempo
Planificación distribución de medicamentos e insumos que se completo
familiar entregan gratuitamente a personas atendidas por el 2 auxiliares de almacén a
Programa de Planificación Familiar tiempo completo
Almacén de Recepción, almacenamiento, control de inventarios y 1 Licenciada en Farmacia a
TB distribución de medicamentos e insumos que se tiempo completo
entregan gratuitamente a personas afectadas por TB 1 auxiliar de almacén a
tiempo completo
Almacén Recepción, almacenamiento, control de inventarios y 1 Jefe de almacén general a
General distribución de productos adquiridos por el MSP que tiempo completo
no son medicamentos e insumos sanitarios 1 Sub encargado de almacén
general a tiempo completo
22 personas de apoyo a
tiempo completo
Unidad de Área especializada responsable del almacenamiento No esta funcionando
medicinas de los medicamentos e insumos sanitarios que
ingresan al almacén central. En la actualidad esta
área no está en funcionamiento.
El jefe del almacén general es oficialmente el responsable de la recepción, almacenamiento,

control de inventarios y distribución de todos los bienes que ingresan al almacén central; sin
embargo, sólo dedica sus funciones al almacén general. No tiene autoridad jerárquica sobre el
personal, instalaciones y productos de los otros almacenes.
Ninguno de los almacenes tiene definidas, por escrito, las funciones de los recursos humanos.
Las actividades que desarrollan los recursos humanos no están adecuadamente distribuidas
debido al manejo independiente de los almacenes. El almacén general posee la mayor cantidad
de recursos humanos, por el contrario el almacén de TB posee el menor número.
6
Gestión
Como mencionáramos en la sección anterior los almacenes son independiente; por lo tanto,
ejercen su propio modelo de gestión en ausencia de normas y procedimientos estándares. Existe
un manual de control interno que sólo describe algunos aspectos a considerar en la recepción de
los medicamentos, insumos y equipos, pero es poco específico.
En la tabla 3 se muestran algunos indicadores utilizados para evaluar la gestión de los almacenes,
donde se puede observar:
Principio de unidad de almacén: En toda institución pública debe existir un oficina única de
almacén por donde se registra el ingreso y salida de los bienes de la institución, garantizando de
esta manera un registro contable adecuado y transparente. En el MSP existe una oficina de
almacén que registra y reporta el ingreso únicamente de los productos de uso general; los
medicamentos e insumos sanitarios llevan registro de ingreso y salida independientes, que son
reportados a sus respectivos Programas. La Dirección de Administración no consolida la
informacion de los almacenes ni la reporta al área contable para el registro respectivo; por lo
tanto, no se sabe si todos los bienes que fueron adquiridos ingresaron al almacén y si estos fueron
entregados a sus destinatarios para su uso adecuado.
Estructura orgánica y manual de funciones del almacén: ambos documentos son

indispensables para establecer la línea de autoridad, funciones, atribuciones y responsabilidades,
optimizando el uso de los recursos humanos y evitando confusiones, vacíos o superposiciones.
En la evaluación ninguno de los almacenes cuenta con estos documentos escritos, cada almacén
está organizado a criterio de la persona encargado/a, las funciones no están adecuadamente
distribuidas ocasionando sub utilización del recurso humano.
Inscripción en la Dirección de Drogas y Farmacia y farmacéutico director técnico: Los

almacenes que custodian medicamentos o insumos sanitarios deben contar con la dirección
técnica de un/a Licenciado/a de farmacia y estar formalmente inscritos en la Dirección de Drogas
y Farmacia. Esta condición no se cumple en ninguno de los almacenes evaluados.
Procedimientos: Los almacenes deben contar con procedimientos escritos para asegurar que las
operaciones se realicen de manera uniforme y segura. El almacén de TB tiene un manual de
procedimientos desarrollado con el apoyo de MSH en el 2008 que requiere ser actualizado. Los
demás almacenes no tienen procedimientos escritos, solo existe un manual de control interno que
describe algunos aspectos a considerar en la recepción de los medicamentos, insumos y equipos.
En aplicación de este manual la recepción se realiza con una comisión de recepción integrada por
un auditor, el encargado del almacén al que pertenecen los productos y un auxiliar de almacén.
Para la distribución de los productos del almacén general, los usuarios envían una solicitud al
Vice Ministerio Administrativo, una vez aprobada pasa al almacén para su atención. Para la
distribución en los otros cuatro almacenes, el Programa elabora la solicitud y la envía al
encargado de su almacén para ser atendido.
7
Registro de existencias: La gestión del almacén abarca el registro y uso de la informacion de

existencias y movimientos de los productos. Cuatro de los almacenes evaluados utilizan el
software QSALE1 para la gestión de sus almacenes. Las aplicaciones están instaladas en las
oficinas de los Programas, donde se registra el ingreso y salida de los bienes. El almacén de TB
lleva sus registros en un cuaderno a falta de una aplicación electrónica. La Dirección
Administrativa tiene instalado el software SIGEF, aplicación administrativa electrónica oficial
del Estado, pero no tiene activo el modulo de almacén.
Tabla 3. Indicadores utilizados para evaluar la gestión de los almacenes

Ítem General Protegidos TB PF Asistencia
social
Aplica el principio de Unidad de No No No No No
Almacén
Registro contables No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Estructura orgánica del almacén No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Manual de funciones del almacén No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Está inscrito en la Dirección de Drogas y No requiere No No No No
Farmacia
Tiene farmacéutico director técnico No requiere Sí Sí No No
Procedimiento escrito de recepción No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Procedimiento escrito de No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
almacenamiento
Procedimiento escrito de distribución No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
Procedimiento escrito de control de No tiene No tiene No tiene No tiene No tiene
inventarios
Registro de existencias Software Software Lleva Software Software
QSALE en QSALE en la registro en un QSALE en la QSALE en la
almacén Oficina del cuaderno Oficina del Oficina del
general Programa. No Programa. No Programa. No
está en red está en red está en red
Buenas prácticas de almacenamiento
Los hallazgos dan cuenta que las condiciones de almacenamiento han mejorado
significativamente en los últimos años, tomando como referencia una evaluación realizada por
SPS en Octubre de 20082; sin embargo, aún existen debilidades. En el gráfico 3 se puede
observar el porcentaje de no conformidades que presentan los almacenes evaluados. Las
observaciones calificadas como mayores son las más frecuentes, seguidas de las críticas y
menores. El almacén que alberga los medicamentos del Programa de Protegidos cumple el mayor
número de criterios evaluados (53%), mientras que el de Asistencia Social muestra el menor
cumplimiento (35%).
1
Software de gestión de almacenes adquirido por el MSP.
2
Espinoza, Henrry. 2008. Informe de Viaje a República Dominicana: 20 – 25 de Octubre de 2008. Presentado a la
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional por Strengthening Pharmaceutical Systems (SPS)
Program. Arlington, VA: Management Sciences for Health.
8
Gráfico 3. Cumplimiento de los criterios de Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA)

evaluados
100%
16% 11% 13% 13%
90% 19%
80%
28%
70% 30% 30%
30%
33%
60% NC Crítico
8%
50% 9% 10% 10% NC Mayor
40% 13% NC Menor
30% Conforme
53%
20% 45% 46% 46%
35%
10%
0%
GENERAL PROTEGIDOS TB PF ASISTENCIA
SOCIAL
La tabla 4 detalla los criterios de evaluación y el nivel de cumplimiento de cada almacén. Las
observaciones más frecuentes que presentan los almacenes evaluados son:
- No está inscrito en la Direccion de Drogas y Farmacia
- La falta de identificación y delimitación de las áreas internas
- Ausencia de documentos de gestión: manual de organización y funciones
- Deficiente gestión del recurso humano: no capacitado, sub utilizado, con funciones
duplicadas
- Falta de uniforme, implementos de seguridad y de aseo para el personal
- Falta de procedimientos estandarizados y normas de seguridad personal
- No se realiza registro de temperatura
- Ausencia de un programa de saneamiento
- Insuficiente materiales de embalaje
La fragmentación de los almacenes también influye en los niveles de cumplimiento de las BPA
encontrados. Los Programas que tienen mayores recursos financieros y asistencia técnica de
agencias de cooperación (como es el caso de almacén de Protegidos, PF y TB) presentan los
mejores niveles de desempeño.
9
Tabla 4. Criterios de evaluación y el nivel de cumplimiento de cada almacén

Ítem Tipo General Protegidos TB PF Asistencia
social
Planos o Croquis del local Mayor No No No No No
Organigrama y manual de funciones Mayor No No No No No
Tiene acceso al exterior Crítico Si Si Si Si Si
Áreas requeridas debidamente separadas
□ Área de recepción Mayor Si Si No No No
□ Área de cuarentena Mayor No No No No No
□ Almacén General Mayor Si Si Si Si Si
□ Almacenes especiales (productos termolábiles, Mayor No aplica Si No aplica No aplica No aplica
sujetos a control, inmunobiológicos, etc.)
□ Área de gestión administrativa Mayor Si Si Si Si No
□ Farmacias satélites. Mayor No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica
□ Área de preparación de pedidos Menor Si Si No No No
□ Área de despacho de pedidos Menor Si Si Si Si No
□ Área de Fraccionamiento Mayor No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica
□ Área de devolución de productos Menor No No No No No
□ Área de depósito de desechos (baja) Mayor No No No No No
□ Instalación higiénico sanitaria exclusivas y Mayor Si Si Si Si Si
fuera del almacén
□ Vestidores Menor No No No No No
Áreas están debidamente separadas, señalada e Mayor No No No No No
identificada
Extintores con carga vigentes Mayor No No No No No
Extintores contra incendio en lugar visible Mayor Si Si Si Si Si
Programa de fumigación y registros de del mismo Mayor No No No No No
Servicios de agua, desagüe y electricidad Mayor Si Si Si Si Si
Instalaciones eléctricas en buen estado Mayor Si Si Si Si Si
Esta climatizado Crítico No Si Si Si Si
Registros de vigilancia y control de temperatura y Crítico No No No No No
humedad
Cuarto frío y/o refrigeradoras para productos Crítico No aplica Si No aplica No aplica No aplica
entre 2 y 8 ºC
Piso de superficie lisa, nivelado y con drenajes Mayor Si Si Si Si Si
Paredes de superficie lisa, resistentes y fáciles de Mayor Si Si Si Si Si
limpiar
El techo es adecuado y no provoca acumulación Mayor Si Si Si Si Si
de calor en el interior del almacén
Ventanas están localizadas a la mayor altura Mayor Si Si Si Si Si
posible y con malla metálica o barrotes
El diseño de la puerta brinda seguridad y facilita Mayor Si Si Si Si Si
el transito del personal, productos y equipos
Área está lo suficientemente iluminada Mayor Si Si Si Si Si
Área limpia y ordenada Mayor Si Si Si Si No
10

social
Está ventilado adecuadamente Mayor No Si Si Si Si
Existen condiciones de humedad y temperatura Crítico No Si Si Si Si
adecuadas
Temperatura al momento de la visita °C 24.8 24.2 23.3 23.3 24.5
Humedad al momento de la visita % 59 65 49% 49% 65
Salida de emergencia Crítico No No No No No
Sistema alterno para el suministro de energía Crítico Si Si Si Si Si
eléctrica (si requiere)
El espacio del almacén tiene capacidad adecuada Crítico Si Si Si Si No
para el inventario
Espacio adecuado para preparar los despachos Crítico Si Si Si Si No
Equipo mínimo para un adecuado despacho Crítico Si Si Si Si Si
Cuenta con un Director Técnico Farmacéutico Crítico No No No No No
Están claramente definidas las funciones del DT Crítico No No No No No
El número de personal técnico y de auxiliares Mayor Si Si No Si Si
esta en relación con la complejidad y el volumen
de trabajo
Dispone de un sistema de selección de los Crítico No No No No No
recursos humanos
Dispone de un sistema para evaluar el desempeño Crítico No No No No No
El personal nuevo es entrenado antes de iniciar su Mayor No No No No No
trabajo
El personal es adiestrado en el uso de extintores Mayor No No No No No
Cuentan con normas de seguridad personal Menor No No No No No
Sistema de información para el registro y control Crítico Si Si No Si Si
de existencia con lote y fecha de vencimiento
Cuenta con un registro de proveedores y clientes Crítico No No No No No
Cuenta con línea telefónica funcionando Crítico Si Si Si Si Si
Cuenta con suficientes tarimas plásticas, Crítico Si Si Si Si No
metálicas, de madera tratada o material que evite
la transferencia de humedad a los productos
Las Estanterías son suficientes y de material no Crítico Si Si Si Si Si
corrosivo adecuado para evitar el deterioro de los
productos
En el caso de la existencia de productos Crítico No aplica Si No aplica No aplica No aplica
biológicos, hemoderivados, vacunas, etc.,
¿Cuenta con equipos para cadena de frío
(refrigerador o cuarto frío)?
Cuenta con mesas o mostrador de trabajo de Crítico Si Si Si No Si
tamaño apropiado y que facilite la preparación de
los pedidos
Se dispone de implementos y materiales para el Crítico Si Si Si Si Si
adecuado mantenimiento, limpieza y saneamiento
de los equipos
Sistema eléctrico de ventilación adecuado que Crítico No Si Si Si Si
asegure la climatización de los medicamentos
Termohigrómetro ambiental Mayor No No Si No No
11

social
Materiales de embalaje Mayor No No No No No
Escritorios Crítico Si Si Si Si No
Sillas Crítico Si Si Si Si No
Armario con llave o área para medicamentos con Crítico No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica
sustancias controladas
Zafacones con fundas y tapas Menor Si Si Si Si No
Implementos de aseo necesario (jabones, toallas Mayor No No No No No
individuales)
Se provee al personal de la vestimenta de trabajo Mayor No No No No No
adecuada
Se provee al personal de implementos de Mayor No No No No No
seguridad
Cuenta con casilleros en buen estado para el Mayor No No No No No
personal
Señalizaciones de seguridad Crítico No No No No No
Tiene manual de procedimientos escritos de:
□ Recepción Mayor No No No No No
□ Almacenamiento Mayor No No No No No
□ Distribución Menor No No No No No
□ Devoluciones Mayor No No No No No
□ Control de fecha de vencimiento Mayor No No No No No
□ Control de inventarios Menor No No No No No
□ Limpieza Menor No No No No No
□ Retiro de productos Mayor No No No No No
Gráfico 4. Fotografías tomadas durante la visita.
Almacén Programa Protegidos
12
Almacén Asistencia Social
Almacén Programas de TB y Planificación Familiar
Almacén general
13
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Como puede verse en el gráfico 5, la falta de una estructura orgánica adecuada para el almacén
central condiciona la existencia múltiples de almacenes desarticulados, sin normas y
procedimientos estandarizados que sumados a la falta de capacitación de los recursos humanos
propicia prácticas de trabajo inadecuadas y desorden dentro del almacén generando deficientes
condiciones de almacenamiento. La desarticulación de los almacenes a la vez que afecta el
control de inventarios que sumado a la ausencia de normas y procedimientos estandarizados
producen una deficiente gestión del almacén.
Gráfico 5. Problemas identificados y sus causas.
Almacenes fragmentados: Si bien las adquisiciones son realizadas por una misma oficina de
compras, los productos ingresan a 5 almacenes instalados dentro del almacén central, cada uno
gestionado en forma independiente, con distintos recursos humanos, materiales y financieros y
sin supervisión y un control adecuado de la Direccion Administrativa, órgano
administrativamente responsable de los bienes adquiridos por el MSP. En este escenario no se
puede llevar un registro contable adecuado de los productos adquiridos por el MSP, con el
consecuente riesgo de pérdidas, deterioro o vencimiento.
Deficiente gestión: La fragmentación de los almacenes dificulta el desarrollo de una gestión

óptima del almacén central, que cumpla con los criterios que establecen las normas
administrativas y las BPA. En consecuencia no se cumple con los principios básicos para la
gestión de almacenes del sector público, se realiza un uso inadecuado de los recursos públicos y
14
se expone los productos a pérdidas, deterioro o vencimiento, por la ausencia de procedimientos

operativos estandarizados y el deficiente sistema de control físico y administrativo de los
inventarios.
Deficiencias en las condiciones de almacenamiento de medicamentos e insumos sanitarios:

Si bien las condiciones de almacenamiento han mejorado significativamente en los últimos años,
aún existen debilidades en las BPA. La fragmentación de los almacenes también influye en los
diferentes niveles de cumplimiento de las BPA encontrados. Los Programas que tienen mayores
recursos financieros y asistencia técnica de agencias de cooperación (como es el caso de almacén
de Protegidos, PF y TB) presenten los mejores niveles de desempeño.
15
PROPUESTA DE MEJORA
Se propone la integración, física y administrativa, de los cinco almacenes centrales en una sola
unidad de almacén, con estructura organizacional única, procedimientos estandarizados, control
de inventario idóneos y almacenes especiales de custodia para los medicamentos e insumos que
cumplan con las BPA. A continuación se describe el detalle de la propuesta:
Estructura organizacional y manual de funciones
El gráfico 5 muestra la estructura organizacional propuesta, con una jefatura de almacén central a
cargo de dos áreas: (a) un área especializada de almacenaje de medicamentos e insumos médicos
y (b) el almacén de bienes generales, ambos apoyado por un conjunto de auxiliares de almacén.
Gráfico 5. Propuesta de estructura organizacional

Dirección
Administrativa
Auditor de
almacén (1p)
Jefatura de
almacén (1p)
Asistente
administrativo (1p)
Responsable de
software (1p)
Supervisor de
almacén (1p)
Almacén Almacén
medicamentos e general (1p)
insumos (1F)
Asistente
administrativo (1p) Asistente
administrativo (1p)
Responsable de
aseguramiento
de calidad (1F)
Auxiliares de Auxiliares de
almacén (5p) almacén (10p)
16
Jefatura de almacén general
Depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa del Vice Ministerio Administrativo y

Financiero. Conduce las operaciones del almacén central, certifica la recepción de los bienes,
realiza el registro de ingresos y movimientos, aprueba el despacho de los bienes solicitados,
supervisa el despacho y realiza controles de inventario. Requiere como mínimo un profesional
como jefe almacén, un supervisor de almacén, un asistente administrativo y un responsable del
manejo de software de registro de ingresos y movimiento de los bienes.
Almacén de medicamentos e insumos médicos
Depende jerárquicamente el jefe de almacén central. Es un área de almacenamiento especial (que

cumple con las BPA) para todos los medicamentos e insumos médicos adquiridos por el MSP.
Esta área es responsable de los espacios utilizados actualmente por los almacenes de Protegidos,
PF, TB y Asistencia Social. Participa de la recepción de los bienes mediante la evaluación
técnica de la calidad y realiza el almacenamiento y despacho aplicando los procedimientos
exigidos por la BPA. Requiere de dos profesionales farmacéuticos, un jefe del almacén y un
responsable de aseguramiento de la calidad, un asistente administrativo y cinco auxiliares de
almacén.
Almacén de bienes generales
Depende jerárquicamente del jefe de almacén central. Almacena los bienes adquiridos por el
MSP que no son medicamentos o insumos sanitarios. Tiene y aplica procedimientos escritos para
el desarrollo de sus actividades. Requiere de un profesional como jefe almacén, un asistente
administrativo y diez auxiliares de almacén.
Manual de funciones
A partir de la estructura organizacional se debe desarrollar el manual de funciones considerando

el formato establecido por el MSP. Debe contener como mínimo: las funciones específicas,
atribuciones del cargo y el perfil o requisitos mínimos. El manual requiere ser aprobado
oficialmente.
Manual de procedimientos
El almacén general debe desarrollar un único manual de procedimientos que aplique a las dos
áreas de almacén, haciendo las precisiones necesarias para el caso del almacenamiento especial
de los medicamentos e insumos. El manual de procedimientos operativos de almacén de los
Servicios Regionales de Salud elaborado por el SUGEMI, puede ser utilizado como referencia
para el desarrollo de este documento.
Los gráficos 6 y 7 muestran flujogramas generales de los procedimientos de recepción y

distribución que se sugiere considerar en la propuesta de manual de procedimientos. Se pone
17
énfasis en estos dos procedimientos porque describen la interacción de las áreas usuarias con el
almacén central en una gestión integrada de los bienes.
Gráfico 6. Flujograma de recepción

FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN
JEFATURA DE ALMACÉN DE MEDICAMENTOS/ AUXILIAR DE RESPONSABLE DE
ALMACÉN CENTRAL GENERAL ALMACEN SOFTWARE
Inicio
Recibe información de productos

que ingresarán al almacén y de la Convoca a comité de recepción,
entrega área de almacén que El día ción para que supervise el ingreso
p
rece
corresponde
Apoyado por el auxiliar de almacén ,

Verifica que la documentación supervisa descarga, revisa embalaje,
este completa y correcta abre bultos, verifica que la cantidad y
caracteristicas del producto
Farmacéutico realiza evaluación Es medicamento o

Si
técnica insumo?
Comisión firma acta de

No
recepción y conduce o factura
Conduce/
ActaFactura
de
recepción
Indica ubicación de productos y

Ubica productos según las
entrega documentos al Jefe del
indicaciones 1
Almacén General
Ingresa movimiento al software,

Distribuye copias al suplidor y
imprime nota de ingreso y
al asistente administrativo de la
entrega al Jefe de almacén,
Jefatura de almacén
archiva copia de los documentos.
Firma Nota de Ingreaso y envía Acta de
los documentos firmados al área recepción
Conduce
de compras.
Fin
Elaborado Henry Espinoza Pag.1 de 1
18
Gráfico 7. Flujograma de distribución

FLUJOGRAMA DE DISTRIBUCIÓN
JEFATURA DE ASISTENTE ALMACÉN DE
SOLICITANTE AUXILIAR DE ALMACEN
ALMACÉN ADMINISTRATIVO MEDICAMENTOS/GENERAL
Inicio
Elabora pedido firmado por Recibe pedidos, revisa y Digita pedido en software,
Director o Jefe autoriza imprime el Conduce
PEDIDO CONDUCE
Firma Conduce y entrega al área

de almacén que corresponde.
Archiva los pedidos
PEDIDO Firma Conduce y Auxiliar 1: Selecciona productos
distribuye Guía de y los ubica en el área de
Remisión despacho
CONDUCE
Auxiliar 2: Verifica tipo, lote,

Cuenta, verifica y firma Conduce
cantidad y despacha
Entrega una copia de Conduce al

Archiva Conduce Entrega a la jefatura de almacén solicitante y otra al jefe de
almacén
CONDUCE CONDUCE CONDUCE
Fin
Elaborado Henry Espinoza Pag.1 de 1
Sistema de control de inventarios
El sistema de control de inventarios debe ser único. Los datos de ingreso y movimiento de bienes
deben ser registrados en un software de control de inventarios por personal autorizado de la
jefatura del almacén central. Se debe establecer el desarrollo de conteos internos periódicos de
existencias e inventarios anuales. En la Dirección Administrativa se requiere designar a un
auditor responsable de supervisar el adecuado registro de los datos, verificar inopinadamente la
coincidencia de los registros con los documentos fuentes debidamente diligenciados y de
informar mensualmente a área contable los reportes consolidados del almacén. El manual de
procedimientos operativo debe incluir todos estos aspectos del control de inventarios.
Debido a que el software SIGEF no tiene operativo el módulo de almacén, se recomienda utilizar
el software QSALE u otra aplicación de almacén que el MSP considere adecuada, la cual debe
ser instalada en el servidor central con la siguiente red de acceso:
- Jefatura de almacén: un acceso con privilegios para realizar ingreso y movimiento de los
bienes, emisión de reportes, registro de inventarios
- Almacenes general y de medicamentos e insumos: un acceso con privilegios para ver

reportes
19
- Programas PF, Protegidos, TB, Asistencia Social: un acceso con privilegios para ver reportes
de sus respectivos productos.
- Auditor: un acceso con privilegios para ver reportes y detalles de los ingresos y movimientos
Fortalecimiento de capacidades
La jefatura del almacén debe desarrollar un cronograma para el fortalecimiento de las

capacidades del personal del almacén que incluya los siguientes temas:
- BPA
- Organización y funciones
- Procedimiento operativos del almacén
- Normas de seguridad
- Manejo de extintores de fuego
- Capacitaciones a personal específico: por ejemplo, manejo de software, manejo de equipos,

cuidados para la manipulación de medicamentos.
Integración de existencias
Para esta actividad se requiere contar con el software QSALE instalado y con personal
capacitado. Todas las existencias del almacén central deben ser inventariadas. En el caso de
medicamentos e insumos se debe contar con el apoyo de personal farmacéutico y se requiere
registrar el número de lote y fecha de vencimiento.
El inventario es ingresado en el software QSALE. Concluida esta tarea el registro de ingresos y

movimiento de los bienes en el software se realiza de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Implementación de las BPA
El almacén de medicamentos e insumos realizará las gestiones para implementar y mantener las
BPA. Esta tarea será apoyada y supervisada por la UNGM.
20
OPERACIONALIZACION DE LA PROPUESTA
Para implementar la propuesta se requiere conformar una comisión dirigida por el jefe del
almacén central e integrada por el auditor de Dirección Administrativa y los responsable del
almacén general y almacén de medicamentos. Esta comisión contará con la asistencia técnica de
la UNGM y de agencias de cooperación con experiencia en el tema. A continuación se describe
el detalle para cada componente de la propuesta:
Las actividades que debe realizar la comisión son:
- Coordinar con la Dirección de Normatización del MSP para conocer la metodología para el
desarrollo de la nueva estructura organización y manual de funciones
- Desarrollar una propuesta
- Discutirla la propuesta con la Dirección Administrativa y la UNGM
- Gestionar aprobación mediante la Dirección de Administrativa
Las actividades que debe realizar la comisión son:
- Evaluación de los procedimientos actuales
- Desarrollo de propuesta de manual de procedimientos operativo tomando como referencia le

manual de procedimientos de los SRS.
- Validar la propuesta con el personal del almacén mediante reuniones de trabajo
- Capacitar al personal en el manual procedimientos
- Implementar el manual y supervisar su ejecución
La comisión debe realizar lo siguiente:
- Coordinar con la Direccion Administrativa para designar un auditor responsable de

supervisar el sistema de control de inventarios del almacén
21
- Desarrollar una propuesta de procedimiento de conteos internos periódicos de existencias e

inventarios anuales. Esta debe ser parte del manual de procedimientos operativos.
- Coordinar con la Oficina de Computo para:
- Seleccionar, entre el personal del almacén, a los técnicos que serán capacitados junto con
el auditor para manejar el software de almacén.
- Instalar en software de almacén en red, con terminales de acceso en jefatura de almacén,

almacenes general y de medicamentos, Auditor y Programas de TB, PF, Protegidos y
Asistencia Social.
- Prestar soporte técnico intensivo durante el ingreso del inventario y en los primeros
meses del uso de la aplicación electrónica.
- Elaborar un cronograma de fortalecimiento de capacidades del personal del almacén

considerando los temas de capacitación de cada componente
- Coordinar con la Dirección Administrativa para destinar recursos y realizar las gestiones
necesarias para ejecutar el cronograma de capacitación
- Desarrollar capacitaciones
- Coordinar con los almacenes y programas la fecha del inventario de integración
- Entrenar al personal para el desarrollo del inventarios
- Realizar los preparativos del inventario: comunicar el cierre temporal del almacén, conformar
equipos de trabajo, materiales, recursos logísticos
- Supervisar el desarrollo del inventario
- Supervisar el ingreso de los datos al software de almacén
22
- Revisar y aprobar la propuesta de plan para implementar las BPA del anexo A.
- Coordinar con la Dirección Administrativa los recursos y gestiones previstas en el plan
- Ejecutar el plan de implementación de las BPA
23
CRONOGRAMA
Setiembre Octubre Noviembre Diciembre

Actividad/Tarea
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Conformar comisión
Coordinar con la Dirección de Normatización
Desarrollar una propuesta
Discutir la propuesta
Gestionar aprobación
Evaluación de los procedimientos actuales
Desarrollo de propuesta de manual
Validar la propuesta
Capacitar al personal
Implementar y supervisar el manual
Designar un auditor responsable
Desarrollar procedimiento de conteos e inventarios
Seleccionar y capacitar a técnicos para manejo de
QSALE
Instalar en software QSALE en red
Soporte técnico intensivo
Cronograma de fortalecimiento de capacidades
Coordinar recursos y realizar gestiones
Desarrollar capacitaciones
Coordinar fecha de inventario
Entrenar al personal
Realizar los preparativos del inventario
Inventario
Ingreso de datos al software
Revisar y aprobar la propuesta de plan
Coordinar los recursos y gestiones previstas en el
plan
Ejecutar el plan de implementación de las BPA
24
ANEXO A. PROPUESTA DE PLAN PARA IMPLEMENTAR LAS BPA
Precio Costo Responsable de 2013

Ítem Hallazgo Sugerencia Cantidad
USD total USD la ejecución Set Oct Nov Dic
Elaborar plano de distribución de áreas del Responsables
Planos o Croquis del local No tiene 1 0 0
actual almacén de almacenes
Organigrama y manual de funciones No tiene Considerado en la propuesta general
Tiene acceso al exterior Si tiene Ninguna
Áreas requeridas debidamente

separadas
Acondicionar en el primer nivel un área
Están dentro de
□ Área de recepción única para la recepción de los productos y 0 0 0 Jefe de almacén
cada almacén
rotular
Acondicionar y rotular un área de
Responsables
□ Área de cuarentena No tiene cuarentena para el almacén general y el 0 0 0
de almacenes
almacén de medicamentos
□ Almacén General Si tiene Ninguna
□ Almacenes especiales (de productos
termolábiles, sujetos a control e Si tiene Ninguna
inmunobiológicos, etc.)
□ Área de ges ón administra va Si tiene Ninguna
Los almacenes de Acondicionar y rotular en cada espacio de
Responsables
□ Área de preparación de pedidos TB, PF y Asistencia almacenamiento de medicamentos un área 0 0 0
de almacenes
social no tienen para la preparación de pedidos
Acondicionar en el primer nivel un área
Están dentro de
□ Área de despacho de pedidos única para el despacho de los productos y 0 0 0 Jefe de almacén
cada almacén
rotular
Acondicionar y rotular un área de
Responsables
□ Área de devolución de productos No tiene devoluciones para el almacén general y el 0 0 0
de almacenes
almacén de medicamentos
Acondicionar y rotular un área de baja para
Responsables
□ Área de depósito de desechos (baja) No tiene el almacén general y el almacén de 0 0 0
de almacenes
medicamentos
25

□ Instalación higiénico sanitaria
Si tiene Ninguna
exclusivas y fuera del almacén
Acondicionar un área para vestidores del
□ Ves dores No tiene 1 2000 2,000 Jefe de almacén
personal
No esta
Áreas están debidamente separadas, Identificar con letrero y delimitar con
debidamente 1 200 200 Jefe de almacén
señalada e identificada líneas en el piso las áreas del almacén
señalizada
No tiene carga Recargar extintores 6 30 180 Jefe de almacén
Extintores con carga vigentes
vigente Adquirir 3 extintor de CO2. 3 100 300 Jefe de almacén
Elaborar y ejecutar un programa de
Programa de fumigación y registros de fumigación semestral y mantener
No tiene 2 150 300 Jefe de almacén
del mismo disponibles los certificados y fichas
técnicas de la actividad
Servicios de agua, desagüe y electricidad Si tiene Ninguna

Instalaciones eléctricas en buen estado Si tiene Ninguna
Esta climatizado Si tiene Ninguna
Registros de vigilancia y control de Establecer un procedimiento y registro Responsables
No realiza 0 0 0
temperatura y humedad apropiado para el control de temperatura de almacenes
Cuarto frío y/o refrigeradoras para
Si tiene Ninguna
productos entre 2 y 8 ºC
Piso de superficie lisa, nivelado y con
Si Ninguna
drenajes
Paredes de superficie lisa, resistentes y
Si Ninguna
fáciles de limpiar
El techo es adecuado y no provoca
acumulación de calor en el interior del Si Ninguna
almacén
Ventanas están localizadas a la mayor
altura posible y con malla metálica o Si Ninguna
barrotes
26

El diseño de la puerta brinda seguridad y
facilita el transito del personal, Si Ninguna
productos y equipos
El área está lo suficientemente
Si Ninguna
iluminada
Área limpia y ordenada Si Ninguna
Está ventilado adecuadamente Si Ninguna
Existen condiciones de humedad y
Si Ninguna
temperatura adecuadas
Señalizar una ruta para la salida de
Salida de emergencia No tiene emergencia por la puerta principal del 1 20 20
almacén Jefe de almacén
Sistema alterno para el suministro de
Si tiene Ninguna
energía eléctrica (si requiere)
El espacio del almacén tiene capacidad
Si tiene Ninguna
adecuada para el inventario
Equipo mínimo para un adecuado
Si tiene Ninguna
despacho
Definir las funciones y establecer un
Cuenta con un Director Técnico
No tiene contrato con el Farmacéutico como 0 0 0 Jefe de almacén
Farmacéutico
director técnico
Están claramente definidas las funciones
Considerado en la propuesta general
del DT
El número de personal técnico y de
auxiliares esta en relación con la Si Ninguna
complejidad y el volumen de trabajo
Dispone de un sistema de selección de Considerado en los procedimientos de la
No
los recursos humanos propuesta general
Dispone de un sistema para evaluar el Considerado en los procedimientos de la
No
desempeño propuesta general
El personal nuevo es entrenado antes de Considerado en los procedimientos de la
No
iniciar su trabajo propuesta general
27

Capacitar al personal en el uso de
El personal es adiestrado en el uso de
No extintores con apoyo de los suplidores de 0 0 0 Jefe de almacén
extintores
estos equipos
Cuentan con normas de seguridad Considerado en los procedimientos de la
No
personal propuesta general
Sistema de información para el registro y
Esta separado por
control de existencia con lote y fecha de Considerado en la propuesta general
cada almacén
vencimiento

Elaborar un listado de proveedores y
Cuenta con un registro de proveedores y Responsables
No tiene cliente con sus respectivos datos de 0 0 0
clientes de almacenes
contacto
Cuenta con línea telefónica funcionando Si tiene Ninguna

Cuenta con suficientes tarimas plásticas,
metálicas, de madera tratada o material
Si tiene Ninguna
que evite la transferencia de humedad a
los productos
Las Estanterías son suficientes y de
material no corrosivo adecuado para Si Ninguna
evitar el deterioro de los productos
En el caso de la existencia de productos
biológicos, hemoderivados, vacunas,
Si tiene Ninguna
etc., ¿Cuenta con equipos para cadena
de frío (refrigerador o cuarto frío)?
Cuenta con mesas o mostrador de
trabajo de tamaño apropiado y que Si tiene Ninguna
facilite la preparación de los pedidos
Se dispone de implementos y materiales
para el adecuado mantenimiento, Si tiene Ninguna
limpieza y sanitización de los equipos
28

Sistema eléctrico de ventilación
adecuado que asegure la climatización Si tiene Ninguna
de los medicamentos
No tiene Adquirir 10 termo higrómetros digitales
Termo higrómetro ambiental 10 40 400 Jefe de almacén
suficientes con cable externo
Adquirir materiales de embalaje adecuados
Materiales de embalaje Insuficientes 1 500 500 Jefe de almacén
y suficientes
Escritorios Si tiene Ninguna
Sillas Si tiene Ninguna
Zafacones con fundas y tapas Si tiene Ninguna
Adquirir conjunto de implementos por
Implementos de aseo necesario cada persona (20 personas):
No tiene 20 15 300 Jefe de almacén
(jabones, toallas individuales) ‐ 02 jabones de tocador
‐ 02 toallas pequeñas
Adquirir uniforme de almacén por cada
Se provee al personal de la vestimenta auxiliar de almacén (20):
No 20 80 1,600 Jefe de almacén
de trabajo adecuada ‐ 02 pantalones con costura reforzada
‐ 02 camisas
Adquirir conjunto de implementos de
seguridad por cada auxiliar de almacén
(20):
Se provee al personal de implementos ‐ 02 pares de botas con punta de acero
No 20 50 1,000 Jefe de almacén
de seguridad según tallas
‐ 02 fajas ergonómicas para carga según
tallas
‐ 01 par de guantes de cuero para carga
Cuenta con casilleros en buen estado
No Adquirir casilleros para vestuario 3 300 900 Jefe de almacén
para el personal
29

Adquirir señales de seguridad para cada
almacén:
No comer (4), No fumar (2), Prohibido el
Señalizaciones de seguridad No tiene ingreso a personas no autorizadas (6), Zona 2 60 120 Jefe de almacén
segura (10), Salida (10), Extintores (8),
Riesgo eléctrico (2), Use faja (2), Use
zapatos de seguridad (2)
Tiene manual de procedimientos Considerado en los procedimientos de la
No tiene
escritos propuesta general
Costo estimado total 7,820
30

Evaluacion y Propuesta de Mejora Del Almacen

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Evaluacion y Propuesta de Mejora Del Almacen

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Evaluación y propuesta

de mejora del almacén

Acerca del Programa SIAPS

El programa Sistemas para Mejorar el Acceso a Productos y Servicios Farmacéuticos (SIAPS)

Almacén, medicamentos, salud.

El programa Sistemas para Mejorar el Acceso a Productos y Servicios Farmacéuticos

Abreviaturas ................................................................................................................................... iv

BPA Buenas Prácticas de Almacenamiento

A las Licenciadas Yoleyda Marte y Nieves García, funcionarias de la Unidad Nacional de

En el marco de la implementación del SUGEMI, en Febrero de 2013 funcionarios de la UNGM

En Abril de 2013 se realizó el estudio de carácter descriptivo y transversal. Para el acopio de

La evaluación identifica los siguientes problemas:

 Almacenes fragmentados: Cada uno gestionado en forma independiente, con distintos

 Deficiente gestión: La fragmentación de los almacenes dificulta el desarrollo de una

 Deficiencias en las condiciones de almacenamiento de medicamentos e insumos

Gráfico 1. Propuesta de estructura organizacional

La Reforma del Sector Salud en la República Dominicana contempla la organización de un

El 29 de Abril de 2010 un grupo de trabajo elaboró un plan para la implementación del

El 29 de Julio de 2010 se realizó una reunión con contrapartes nacionales y agencias de

Desarrollar una propuesta para el mejoramiento de la gestión y condiciones de

 Realizar una evaluación rápida de la gestión, condiciones y prácticas de almacenamiento

 Desarrollar una propuesta para el mejoramiento de la gestión y condiciones de

 Presentar y discutir los resultados con las autoridades nacionales.

Este estudio es de carácter descriptivo y transversal. Para el acopio de datos se elaboró un

El 22 de Abril se visitó cada almacén donde se entrevistó a la persona responsable de estas

Tabla 1. Personas entrevistadas durante el estudio

Considerando los hallazgos, las recomendaciones de las buenas prácticas de almacenamiento y

La propuesta fue presentada en una reunión de trabajo realizada el 14 de Agosto, donde

Gráfico 2. Estructura orgánica de la Dirección Administrativa

Tabla 2. Almacenes, funciones y recursos humanos.

El jefe del almacén general es oficialmente el responsable de la recepción, almacenamiento,

Estructura orgánica y manual de funciones del almacén: ambos documentos son

Inscripción en la Dirección de Drogas y Farmacia y farmacéutico director técnico: Los

Registro de existencias: La gestión del almacén abarca el registro y uso de la informacion de

Tabla 3. Indicadores utilizados para evaluar la gestión de los almacenes

Buenas prácticas de almacenamiento

Gráfico 3. Cumplimiento de los criterios de Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA)

- No está inscrito en la Direccion de Drogas y Farmacia

- La falta de identificación y delimitación de las áreas internas

- Ausencia de documentos de gestión: manual de organización y funciones

- Falta de uniforme, implementos de seguridad y de aseo para el personal

- Falta de procedimientos estandarizados y normas de seguridad personal

- No se realiza registro de temperatura

- Ausencia de un programa de saneamiento

- Insuficiente materiales de embalaje

Tabla 4. Criterios de evaluación y el nivel de cumplimiento de cada almacén

Ítem Tipo General Protegidos TB PF Asistencia

Ítem Tipo General Protegidos TB PF Asistencia

Gráfico 4. Fotografías tomadas durante la visita.

Almacén Programa Protegidos

Almacén Asistencia Social

Almacén Programas de TB y Planificación Familiar

Gráfico 5. Problemas identificados y sus causas.

Deficiente gestión: La fragmentación de los almacenes dificulta el desarrollo de una gestión

se expone los productos a pérdidas, deterioro o vencimiento, por la ausencia de procedimientos

Deficiencias en las condiciones de almacenamiento de medicamentos e insumos sanitarios:

Estructura organizacional y manual de funciones

Gráfico 5. Propuesta de estructura organizacional

Jefatura de almacén general

Depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa del Vice Ministerio Administrativo y

Almacén de medicamentos e insumos médicos

Depende jerárquicamente el jefe de almacén central. Es un área de almacenamiento especial (que

Almacén de bienes generales