Cursos on-line sobre noções de protocolo e arquivo para concursos públicos

CURSOS ON-LINE – CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS P/ CÂMARA –
TÉCNICO LEGISLATIVO – ATRIBUIÇÃO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

PROFESSOR JOSÉ CARLOS
Olá queridos amigos!
Hoje é nosso último encontro formal (porque vocês ainda podem me

acessar através do fórum de discussões).
Espero que vocês tenham gostado das aulas, aproveitado os conceitos,

as dicas, os exercícios, se esforçado ao máximo, enfim, que possam ter
um excelente aproveitamento na prova e que cheguem ao tão desejado
objetivo, que é obviamente a aprovação no concurso!
Como é nosso último encontro, gostaria de começar com um

pensamento:
“Depois de muito meditar, cheguei à conclusão de que um ser humano

que estabelece um propósito deve cumpri-lo, e que nada pode resistir a
um desejo, a uma vontade, mesmo quando para sua realização seja
necessária uma existência inteira”
Benjamin Disraeli
Conforme combinamos, hoje vamos conversar sobre noções de

protocolo e arquivo. Neste sentido, estudaremos sobre organização,
alfabetação e métodos de arquivamento; arquivos correntes e
intermediários; arquivos permanentes; protocolos; noções básicas de
tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem, automação,
preservação, conservação e restauração de documento.
Vale ressaltar que se trata de material de uso pessoal, não podendo ser
repassado a terceiros, em caráter gratuito ou oneroso, seja impresso,
por e-mail ou qualquer outro meio de transmissão sob risco de violação
do estabelecido na Lei n. º 9.610/1998 e no Código Penal. Desde já
agradecemos a compreensão e estamos abertos para qualquer dúvida
ou pendência, tanto sobre o material quanto para qualquer outro
assunto relacionado ao concurso em questão.
Informamos, ainda, que o material baseia-se nas obras VIEIRA,
Sebastiana Batista. Técnicas de Arquivo e Controle de Documentos.
Temas & Idéias Editora: Rio de Janeiro – 2005 - 3ª Tiragem e
SCHELLEMBERG, T.R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. Editora
FGV: Rio de Janeiro - 2005, que você pode adquirir em qualquer livraria
caso deseje aprofundar-se no assunto.
www.pontodosconcursos.com.br 1
Aula 03 – Noções de protocolo e arquivo
Sumário:
1. Arquivo..................................................................................................................... 2
1.1. Documentos Sigilosos ................................................................................................. 6
1.2. Princípios norteadores da arquivologia ....................................................................... 7
1.3. Gestão de documentos ................................................................................................. 7
2. Organização .................................................................................................................... 9
3. Métodos de Arquivamento ........................................................................................... 12
3.1. Alfabético .................................................................................................................. 13
3.2. Numérico ................................................................................................................... 15
3.3. Assunto (ou ideográfico) ........................................................................................... 17
3.4. Geográfico ................................................................................................................. 19
4. Arquivos correntes........................................................................................................ 20
5. Arquivos Intermediários ............................................................................................... 25
6. Arquivos Permanentes.................................................................................................. 26
7. Noções básicas de tipologias documentais e suportes físicos ...................................... 28
7.1. Microfilmagem .......................................................................................................... 28
7.2. Automação................................................................................................................. 31
7.3. Preservação e Conservação ....................................................................................... 31
7.4. Restauração................................................................................................................ 34
8. Protocolos ..................................................................................................................... 35
9. Bibliografia:.................................................................................................................. 37
1. Arquivo
O Homem desde os mais remotos tempos precisou registrar sua

existência, deixar informações, ou por necessidade de sobrevivência ou
por prazer. Assim foram aparecendo os documentos.
Documento é tudo que registra uma informação independente do valor

que a ela venha a ser atribuído.
No direito antigo, antes do surgimento do papel, as palavras tinham

peso, serviam como documentos, mas com o tempo foram surgindo
meios de registro da informação mais difundidos de forma que a
confissão, que era a “rainha das provas”, foi cedendo lugar a tijolos,
tábuas, pergaminhos, folhas, papiros, marfim, cortiça e papel.
A invenção do papel facilitou a produção de documentos. Outras

invenções, como a máquina de escrever, o carbonos, e as fotocópias
contribuíram grandemente para a proliferação de documentos.
Um arquivo produzido em suporte tradicional de papel por diferentes

níveis de pessoas sem nenhum critério de arrumação, arranjo e
descrição levará um tempo considerável para poder ser transportado
para algum meio magnético, e, pode ainda haver a impossibilidade por
falta de qualidade técnica.
Dica: nos arquivos são encontrados documentos textuais produzidos e

conservados com objetivos funcionais e preservados como um conjunto
e não como unidades isoladas.
O cuidado com o tratamento dado aos documentos pelas empresas foi

infinitamente menor do que o necessário para manter pelo menos
separada a documentação de valor histórico ou legal e muito pouco se
provou de fatos importantes.
Em um grande número de empresas já se constatou que a
documentação não apresenta condição de microfilmagem, por falha no
planejamento, falta de conservação, escolha errada dos papéis e outros.
Para que haja garantia de que a Empresa seja defendida e também o
direito do cidadão, é importante que haja, desde a fundação,
preocupação com a figura do arquivo.
Os arquivos, embora ainda desprezados e desconhecidos, são sem

dúvida os guardiões do elemento que moveu, move e moverá o mundo:
a informação. Do papiro ao micro, do mais antigo ao mais moderno
meio de armazenamento, o que precisamos? Da informação: como
cultura, como estudo, como técnica, como história, como estatística,
como prova, como progresso.
Seguramente a humanidade não teria evoluído se não houvesse registro
das informações e a cada década, século e milênio que ela avança
necessita mais e mais desse precioso documento.
Antes de continuar, gostaria de destacar algumas definições:
Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da

natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
Arranjo documental resume-se à ordenação dos conjuntos

documentais remanescentes das eliminações.
Gênero documental é a reunião de espécies documentais que se

assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e
o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes,
mediação técnica para acesso.
São considerados Documentos arquivísticos digitais: as planilhas

eletrônicas, as mensagens de correio eletrônico, os sítios na Internet, as
bases de dados e textos, imagens fixas, imagens em movimento e
gravações sonoras.
Classificação é a seqüência de operações que, de acordo com as

diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam
a distribuir os documentos de um arquivo.
Dica: Classificação ou arranjo? – No meio arquivístico brasileiro, foi

consagrada a distinção entre “classificação” e “arranjo”. De acordo com
tal distinção, a “classificação” corresponderia às operações técnicas
destinadas a organizar a documentação de caráter corrente, a partir
análise das funções e atividades do organismo produtor de arquivos. Por
seu turno, o “arranjo” englobaria as operações técnicas destinadas a
organizar a documentação de caráter permanente.
O procedimento técnico de classificação alcança, portanto, os tipos

documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera
sobretudo a forma e as razões que determinaram sua existência (como
e por quê foram produzidos). Já a ordenação aborda os tipos
documentais especialmente do ponto de vista das consultas que lhes
forem feitas.
Plano de Classificação ou Quadro do Arranjo? - Como decorrência
da distinção tradicional de “classificação” e “arranjo”, os esquemas ou
quadros gerais que os expressam costumam ser denominados
diferentemente: “plano de classificação” (para os documentos de caráter
corrente) e “quadro de arranjo” (para os documentos de caráter
permanente). Ambos, porém, têm a finalidade do traduzir visualmente
as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas para a
organização da documentação. Vale destacar que, no caso de
documentação de caráter permanente, as classes ganham nomes
específicos: grupos, subgrupos a séries.
Veja como esse assunto foi cobrado na prova elaborada pela FCC para o
concurso do Ministério Público da União para o cargo de Analista de
Documentação em 2007:
Questão 1: (FCC – MPU – Analista de documentação – 2007) O

esquema segundo o qual se organizam os arquivos permanentes é
conhecido como
a) notação binária
b) reintegração
c) quadro de arranjo
d) termo de encerramento
e) sucessão arquivística
Estamos falando do quadro de arranjo (letra “c”).
Vejamos as outras definições:

Notação é o código de identificação que permite a ordenação ou
localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se
em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística - ISAD(G), equivale a código de referência.
Reintegração - Recondução de arquivos e/ou documentos ao fundo ou

arquivo a que pertencem.
Termo de encerramento - Conjunto de informações lançadas ao final

de um registro, que o validam, delas podendo constar o número de
folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora.
Sucessão arquivística - Transferência da propriedade legal de
arquivos, resultante de mudanças da soberania territorial, da divisão
administrativa de estados e municípios ou do direito de sucessão,
próprio das pessoas físicas ou jurídicas.
1.1. Documentos Sigilosos
De acordo com a Resolução da Câmara dos Deputados nº 29, de 1993,

que dispõe sobre documentos sigilosos, na Câmara dos Deputados:
Ostensivo é o documento emitido, recebido ou apresentado que
tramita e é arquivado sem qualquer marca de sigilo.
Sigiloso é qualquer material impresso, datilografado, gravado,
informatizado, desenhado, manuscrito ou fotografado, classificado
como tal e que deva ser de acesso restrito, por motivo de
segurança e interesse da sociedade, do Estado ou do cidadão.
Classificar é atribuir grau de sigilo a um documento, em virtude
de seu conteúdo. São graus de sigilo:
o secreto: para documentos que requeiram elevadas medidas
de segurança e cujo teor ou características só possam ser do
conhecimento de pessoas que, embora sem ligação íntima
com seu conteúdo e manuseio, sejam autorizadas a deles
tomarem conhecimento em razão do desempenho de cargo
ou função;
o confidencial: para documentos cujo conhecimento por
pessoa não autorizada possa dificultar o trâmite e o
desenvolvimento da ação administrativa ou ser prejudicial
aos interesses nacionais, de entidades, ou de indivíduos;
o reservado: para os documentos que não devam ser do
conhecimento do público em geral, no interesse do serviço.
Prazo de sigilo é o período durante o qual se veda o acesso à
informação contida em documentos classificados. Os prazos,
variando conforme o grau de sigilo, são:
o secreto: 15 anos;
o confidencial: durante o trâmite do documento ou, após
ultimado, 5 anos;
o reservado: durante o trâmite do documento ou, após
ultimado, 2 anos.
Importante! Vencido o prazo de sigilo o documento perderá esse
caráter, passando a receber tratamento idêntico ao dos documentos
ostensivos.
1.2. Princípios norteadores da arquivologia
Princípio da territorialidade
“O princípio segundo o qual os arquivos públicos de um território,
seguem o destino deste último.” (ROUSSEAU & CULTURE)
Princípio da proveniência
“Consiste em deixar agrupados, sem misturar com outros, os arquivos
(...) provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de
uma pessoa física ou moral(...).”(ROUSSEAU & CULTURE)
Significa reunir os documentos provenientes da administração de uma
instituição ou de uma pessoa física ou jurídica determinada sem mesclá-
los a outros fundos.
Teoria das três idades (ciclo vital dos documentos)

“Assenta nas etapas de vida dos documentos” (ROUSSEAU & CULTURE)
Ciclo Vital dos documentos - sucessão de fases por que passam os
documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação
final.
As etapas são: arquivos correntes, intermediários e permanentes.
Princípio da finalidade
Servir à administração
Princípio de Arranjo de Arquivos

“Ordenação de grupos de documentos, uns em relação aos outros,
visando ao ordenamento das peças individuais dentro dos grupos”. (R.
T. Schellenberg).
1.3. Gestão de documentos
De acordo com a Lei Federal n. 8.159 de 08.01.91, Gestão de
documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarde permanente.
De acordo com o dicionário Arquivístico, é o conjunto de medidas e

rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, manutenção,
uso primário e avaliação de documentos de Arquivo.
Objetivos
9 Assegurar com eficiência a produção, administração, manutenção
e destinação de documentos;
9 Garantir que a informação esteja disponível aos cidadãos;
9 Assegurar o descarte dos documentos que não tenham valor
administrativo fiscal, legal ou para pesquisa científica;
9 Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento
automatizado dos dados e outras técnicas avançadas de gestão da
informação;
9 Contribuir para o acesso e preservação dos documentos
considerados para guarda permanente por seus valores histórico e
científico.
Dica: As três fases básicas da gestão de documentos são: produção,

utilização e avaliação e eliminação.
Produção – otimização na criação dos documentos, evitando-se a

produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o
uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
Utilização – Refere-se a tramitação dos documentos, necessária ao
cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda
após cessar seu trâmite.
Avaliação e destinação – Atividades de análise, seleção e determinação
de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os
documentos a serem eliminados e quais serão preservados.
Um programa de gestão de documentos inclui as seguintes atividades e
operações:
9 Gestão de correspondência.
9 Elaboração e gestão de fichas e formulários.
9 Fixação de prazos de guarda dos documentos.
9 Implantação de sistemas de arquivo.
Veja como esse assunto foi cobrado na prova elaborada pela FCC para o
concurso do Ministério Público da União para o cargo de Analista de
Documentação em 2007:
Questão 2: (FCC – MPU – Analista de documentação – 2007) Ao

conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e à eficiência na
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de
documentos de arquivo costuma-se denominar:
a) sistema de informações
b) gestão de documentos
c) base de dados
d) ciência da informação
e) gerenciamento de dados
Conforme estudados, a resposta é a letra “b” – gestão de documentos.
2. Organização
O arquivista deve selecionar e formar cuidadosamente o seu pessoal

planejar o trabalho, definir os métodos e diretrizes a seguir, e em geral,
de desenvolver uma organização eficaz.
O objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois,

mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um
mesmo tipo documental, os documentos atingem um volume
significativo. A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma
série documental permite evitar, em princípio, que, para a localização de
um único documento, seja necessária a consulta de dezenas ou
centenas de outros.
Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar

elementos característicos comuns: suporte, forma, formato, gênero,
espécie, tipo e contexto de produção. Para maior clareza, convém
examinar as definições técnicas:
Analise a questão elaborada pela FCC para o concurso do TCE/Paraíba,

para o cargo de Agente de documentação em 2006:
Questão 3: (FCC – TCE/Paraíba – Agente de documentação – 2006) Os
documentos apresentam elementos característicos comuns que são
considerados para a sua organização, entre eles:
a) caráter corrente, temporário e permanente
b) suporte, formato, espécie e contexto de produção
c) primários, secundários, terciários e quatemários
d) catálogos, guias, repertórios e índices
e) impressos, eletrônicos, virtuais e objetos
Conseguiu visualizar? A resposta é a letra “b”.
A adoção de uma determinada forma de ordenação está longe de ser

uma obviedade. Além de ter de considerar os interesses dos usuários e
a própria perspectiva de avaliação e eliminação de documentos, o
arquivista deve verificar se a ordenação adotada não cria dificuldades
para os funcionários que ficarão diretamente incumbidos dela. Por tudo
isso, deve-se optar, tanto quanto possível, por formas simples de
ordenação.
A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos
documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental
em questão), os elementos informativos mais comumente tomados
como referência para a ordenação são:
a) Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor);
b) Data;
c) Local de procedência;
d) Nome do emissor ou do destinatário;
e) Objeto ou tema específico do documento.
Se os documentos a serem ordenados forem relatórios anuais de

atividades da entidade, mais provavelmente serão consultados de
acordo com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se forem
relatórios mensais de atividades de funcionários, elaborados por eles e
dirigidos ao superior, os documentos poderão ser ordenados
cronologicamente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de
cada mês, por nome de funcionário (caso, para a entidade, seja
importante acompanhar sistematicamente as atividades de cada
funcionário, a ordenação poderá ser invertida: alfabeticamente, por
nome de funcionário, sendo os relatórios de cada um ordenados
cronologicamente). Se forem plantas de construções residenciais
aprovadas no município, poderão ser ordenadas cronologicamente e
alfabeticamente (pelo nome do projetista/construtor, pelo nome do
proprietário ou por ambos os nomes, definindo-se apenas o elemento
informativo que deve preceder ao outro). Se forem portarias e
resoluções, deverão ser procuradas pelo número (ordenação numérica
simples); poderão ainda ser procuradas conforme o seu “assunto” ou
tema estrito, o que exigirá a confecção de um vocabulário controlado
que preveja os temas mais regulares ou prováveis e os transforme em
descritores (então, as portarias serão reunidas conforme esses
descritores e distribuídas sucessivamente, na ordem alfabética dos
descritores). Neste último exemplo, caberia verificar o tipo de busca
mais importante; se o nível de importância fosse praticamente
equivalente, seria conveniente a elaboração de um índice remissivo
(temático, se a ordenação fosse numérica; numérico, se a ordenação
obedecesse a critério temático).
3. Métodos de Arquivamento
O método de arquivamento deve ser escolhido pela organização de

acordo com a sua estrutura. É determinado pela natureza dos
documentos a serem arquivados.
Não existe uma classificação universal para os arquivos. Cada instituição

deverá adotar a sua classificação.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica

em relação á qual os documentos devem ser arranjados. Pelo uso de
símbolos ou de outro meio, indicam a ordem em que as unidades de
arquivamento devem ser agrupadas. Mas ajudam pouco no que
concerne á determinação dos cabeçalhos de assuntos sob os quais
certos papéis ou pastas devam, mais acertadamente, ser colocados.
Esse processo que envolve uma grande parte de julgamento subjetivo é
o processo de classificação.
Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os

sistemas de arquivamento. De modo geral, no entanto, qualquer
sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência
do arquivamento deve-se, com mais freqüência, a falhas humanas do
que as falhas do sistema.
3.1. Alfabético
O método alfabético é o que arquiva as unidades, que se refiram à

pessoas, assuntos ou lugares, em seqüência alfabética.
O método é alfabético se as letras forem importantes no momento de
arquivar e pesquisar. Não é um método muito seguro devido aos
problemas de grafia. Embora existam regras de alfabetização, o método
não é bem entendido por qualquer pessoa.
O sistema de simples alfabetação de assuntos pode ser modificado de

várias maneiras para se obter um melhor agrupamento dos
documentos. A primeira maneira é estabelecer cabeçalhos padronizados,
de modo que não haja entradas separadas para assuntos correlatos.
Assim, o principal cabeçalho de assunto pode ser subdividido em
diversos cabeçalhos subordinados. Estes podem ser indicados como
cabeçalhos principais. Por exemplo, o cabeçalho principal
COMUNICAÇÕES pode ser subdivido nos cabeçalhos secundários e
terciários de
Correio
Correspondência
Telecomunicações
A inter-relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados e os

cabeçalhos de assuntos principais pode ser indicada por números. Outro
sistema semelhante, conhecido como alfanumérico, usa letras do
alfabeto para designar os cabeçalhos principais de assuntos e números
para indicar os cabeçalhos subordinados. O uso do sistema assunto-
numérico pode ser ilustrado da seguinte maneira:
COMUNICAÇÃO
1. Correio
2. Correspondência
3. Telecomunicação
A inter-relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados e os
cabeçalhos principais podem também ser indicados por símbolos
alfabéticos que surgiram os assuntos. Esse sistema, conhecido como
sistema mnemônico pode ser ilustrado da seguinte maneira:
A ADMINISTRAÇÃO
Ae Administração de Edifícios e Jardins
Ag Administração Geral
Agl Administração Geral, Legislação
Ap Administração de Pessoal
A relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados com os cabeçalhos

de assuntos principais pode também ser indicada por símbolos tirados
dos nomes das unidades da organização. Esse sistema, conhecido como
sistema orgânico, pode ser ilustrado da seguinte maneira:
E DIVISÃO DE ELETRICIDADE
ER Seção de Medidas e de Resistência

EI Seção de Indução e Capacitância
EE Seção de Instrumento Elétricos
EM Seção de Medidas Magnéticas
Esse sistema vem sendo empregado com êxito pelo Serviço Nacional de
Normalização (National Bureau of Standards). O seu empregado deve
limitar-se à organização cujas estruturas sejam estáveis e onde as
funções sejam perfeitamente definidas.
Dica: O método alfabético é um método direto que dispensa índices

auxiliares para a localização dos documentos.
A ordenação alfabética pode gerar dúvidas em algumas situações

específicas, sobretudo quando tiverem de ser ordenados nomes de
pessoas físicas e jurídicas. Nestes casos, são seguidas as regras
clássicas de alfabetação:
1) Nomes de pessoas físicas são registrados de forma invertida, com
entrada pelo nome de família;
2) Nomes de família compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidos
por hífen, são considerados no seu conjunto;
3) Nomes de família que designam entidades religiosas (santos ou
santas) também são considerados integralmente;
4) Prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedência;
5) Artigos e preposições devem ser desconsiderados;
6) Nomes que designam grau de parentesco, (Filho, Neto, Sobrinho) são
considerados apenas quando o nome de família não for suficiente para
realizar a ordenação;
7) Nomes espanhóis têm entrada pelo penúltimo nome de família;
8) Nomes orientais não são invertidos;
9) Títulos (Prof., Dr., Ministro etc.) são desconsiderados;
10) Nomes de entidades são registrados tal como se apresentam;
11) Eventos (como congressos, reuniões, seminários) têm entrada pelo
seu nome, sendo o número de sua edição considerado apenas quando o
nome do evento não for suficiente para realizar a ordenação.
3.2. Numérico
O método numérico é o que arquiva as unidades em seqüência numérica
O método é numérico se os números forem importantes no momento de

arquivar e pesquisar. É o método mais seguro, já que número não tem
sinônimos.
O sistema numérico simples é impróprio, sobretudo para o manuseio

de arquivos nominais, isto é, que podem ser identificados em relação a
pessoas ou entidades. É um sistema que obriga a elaboração de índices
alfabéticos que não se fazem necessários se as pastas são arquivadas
em ordem alfabética, pelos próprios nomes. Esse sistema resulta no
arquivamento de documentos de um correspondente específico em
pastas separadas cujo conteúdo é assim, em geral, muito escasso. Tal
sistema dificulta a pesquisa pela subdivisão excessiva dos documentos,
tornando difícil encontrar uma determinada pasta de que se venha a
precisar.
O sistema numérico simples, entretanto, foi também usado muito cedo
e de maneira muito eficaz no tratamento de processos (case files). Estes
podem ser definidos como unidades de arquivamento que contêm todos
os documentos pertinentes a uma determinada operação. Aparecem
muitas vezes no decorrer de atividades legais, controladoras e de
investigação de um governo.
Um bom exemplo de um processo (case file) será, digamos, um que se
refira a uma questão trabalhista. Nessas questões são envolvidas, como
adversárias, no mínimo duas partes; poderão envolver muitos assuntos
como os vários pontos questionados, e muitos tipos de documentos
podem ser criados, tais como atas, minutas, regulamentos. Os case files
normalmente se relacionam com transações que envolvem uma
variedade de assuntos que são objeto de interesse de muitos indivíduos
ou entidades e que consistem em diversos tipos de documentos. Não
podem, portanto, ser facilmente arranjados, seja por nomes ou
assuntos, seja por tipos de documentos. Podem ser arquivados com
mais facilidade na ordem consecutiva em que as transações a que se
referem são iniciadas e, se forem numerados à medida que são
arquivados, os números servirão de chaves para índices.
Esse sistema pode ser ilustrado da seguinte maneira:
1. educação
2. comunicações
3. contabilidade
4. pessoal
5. material
6. organização
7. finanças
8. publicações
9. relatórios
10. legislação
Dica: O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos

especiais e especializados.
Desse sistema de numeração simples surgiu o sistema dúplex. À

proporção que os documentos aumentavam em quantidade e variavam
os assuntos, os diversos cabeçalhos principais foram subdivididos em
relação aos cabeçalhos subordinados. A esses cabeçalhos subordinados,
atribuíam-se números que eram acrescentados aos que haviam sido
atribuídos aos cabeçalhos principais. Assim, temos, por exemplo:
2. Comunicações
2.1. Correio
2.1.1. Porte
3.3. Assunto (ou ideográfico)
Método por assunto é utilizado para documentos de espécies que sirvam

para variados assuntos. Neste caso, os documentos são arquivados
“misturados” (cartas, ofícios, listas, fax, recebidos, expedidos, originais,
cópias etc).
O objetivo da classificação por assunto é o desenvolvimento das

atividades de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma
de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência,
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho
arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele
contida.
O método por assunto tratado alfabeticamente pode ser:
Enciclopédico – Os assuntos secundários ficam mais afastados da

margem que os principais, demonstrando uma subordinação.
Exemplo:
Veículos
Próprios
Quitados
Alienados
Alugados
Dicionário – os assuntos são dispostos alfabeticamente, obedecendo-se

somente à seqüência de letras.
Indiscutivelmente o método por assunto, representado por palavras

dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis processos de
arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto,
apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expressão que
defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição
e justamente o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a
seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do
arquivista, nesta seleção.
3.3.1. Classificação Decimal
Os sistemas classificados diferem dos sistemas numéricos e alfabéticos

porque tentam reunir todos os documentos numa ordem lógica. Pelos
sistemas numéricos as unidades de arquivamento, como já vimos, são,
em geral, simplesmente agrupadas numa seqüência numérica
consecutiva e nos sistemas alfabéticos, em seqüência alfabética. Por
alguns desses sistemas, é bem verdade, as unidades de arquivamento
podem ser reunidas, segundo uma inter-relação lógica, com outras, sob
os cabeçalhos principais de assunto. Mas essa racionalização limita-se a
documentos agrupados sob tais cabeçalhos.
Os sistemas classificados originam-se na classificação decimal para o

arranjo de livros idealizados em 1873 pelo bibliotecário americano Melvil
Dewey. A premissa de Dewey era de que todo o conhecimento humano,
e os livros a este relativos, podiam ser divididos nas 10 classes
seguintes:
000 Obras gerais

100 Filosofia
200 Religião
300 Sociologia
400 Filosofia
500 Ciências Puras
600 Ciências Aplicadas
700 Belas-Artes
800 Literatura
900 História
Fizeram-se várias adaptações do Sistema Decimal Dewey para
documentos. Em exemplo de sua aplicação à correspondência é o
seguinte:
400 MINAS E MINERAIS

410 ENGENHARIA E MINAS
411 Trabalho de minas
411.1 Minas de metal
411.11 Minas de ouro
411.111 Depósito aluvial de minérios
411.111.1 Valas e calhas
3.4. Geográfico
Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a

documentação de acordo com a divisão geográfica, isto é, de acordo
com os países, estados, cidades, municípios etc.
É o mais indicado para os casos em que consideramos a procedência ou

o local como elemento principal em um documento. Exige sempre duas
classificações: nome do local (país, cidade ou estado) e mais o nome do
elemento do documento correspondente.
Observações
Na escolha dos sistemas, os seguintes pontos devem ser observados.
PONTO 1. O sistema deve ser simples. Prefira um sistema simples de

assunto a um sistema assunto-numérico, sempre que os documentos
sejam de pequeno volume e restrito quanto ao alcance dos assuntos
tratados. Os símbolos usados em sistemas mais complexos servem a
dois propósitos:
a) indicar aos pesquisadores onde foram arquivados determinados
documentos ou, por meio de referência cruzadas, onde estão arquivados
os documentos correlatos;
b) indicar aos classificados onde os documentos devem ser arquivados.
Os símbolos aumentam em importância à medida que o volume e a
complexidade dos documentos aumenta.
PONTO 2. O sistema deve ser flexível. Os símbolos não devem estar

vinculados a coisas sujeitas a alterações, como sejam as unidades
orgânicas em constantes modificações nas administrações modernas. O
sistema mnemônico, por isso, tem uma aplicação muito limitada nos
documentos modernos.
PONTO 3. O sistema deve admitir expansões. Deve permitir a inserção

de novos cabeçalhos principais para atender aos documentos que
resultem de novas atividades, bem como permitir a divisão dos
cabeçalhos principais à medida que os documentos relativos às
atividades se tornem mais complexos. Tanto o sistema assunto-
numérico quanto o dúplex-numérico permitem essa expansão. O
sistema alfanumérico, por outro lado, não permitem acréscimos de
novos cabeçalhos principais além de 26. O Sistema Decimal de Dewey
limita o número de assuntos primários, secundários e terciários a 10,
mas permite a expansão de números indefinidamente depois do ponto
decimal.
4. Arquivos correntes
(Arquivo de primeira idade)
É o conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor

primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu,
a quem compete sua administração.
Período de atividade - É o período durante o qual os documentos são
indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas de uma
administração. Devem permanecer o mais perto possível do utilizador
ou, se estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente
acessíveis.
Dica: Os arquivos correntes também são conhecidos como “ativos” ou

“vivos”.
A organização dos arquivos como pressuposto básico para a Qualidade,
deve ser iniciada nos arquivos correntes, continuada nos intermediários
e mantida no central.
As atividades de arquivo corrente devem ser executadas por pessoas
comprometidas com o serviço como um todo, não só no momento da
prova.
Conforme vimos, denominamos o arquivo corrente o conjunto de
documentos que por vários motivos permanece próximo de nós,
próximo e de fácil acesso.
Os motivos mais citados são:
• Documentos cujos assuntos não estão encerrados, estão
em litígio ou simplesmente em andamento;
• Documentos cujo volume e assunto não justifica transferir
para ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ou CENTRAL;
• Documentos consultados com freqüência como leis,
regulamentos, manuais, plantas, etc.
• Documentos que servem de instrumentos como catálogos,
índices, listas, relatórios, etc.
Os documentos de arquivos correntes devem ser organizados de
modo que passem para o arquivo intermediário ou central, sem
necessitar mudanças na estrutura.
Conforme se pode entender, o arquivo corrente é o começo de

tudo. É nesta fase que tudo pode ser feito para alcançar a qualidade na
informação que vai servir de base a toda tomada de decisão da
Organização. É nesta fase que:
• Se escolhe o método de arquivamento;
• Se classifica;
• Se avalia;
• Se transfere ou
• Se elimina.
Dica: Arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente

vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou
recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se
conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da
freqüência com que são por eles consultados.
A administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer
com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram
criados, da maneira mais eficiente e econômica possível e concorrer
para a destinação adequada dos mesmo, depois que tenham servido a
seu fins.
Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez
necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou
confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e
manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando
nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário
a tais atividades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa e
outro fins.
Importante: Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só

podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos
desde de sua criação até o momento em que são transferidos para um
arquivo de custódia permanente ou são eliminados.
A administração de arquivos preocupa-se, assim, como todo o período

de vida de maioria dos documentos. Luta para eliminar a sua criação e,
por esse motivo, vemos defensores do “controle da natalidade” no
campo da administração de arquivos correntes como se encontram no
campo da genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso
corrente dos documentos e ajuda a determinar os que devem ser
destinados ao “inferno” de incinerador, ou ao “céu” de um arquivo
permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.
O aspecto mais importante da administração de arquivos correntes

relaciona-se com o uso dos documentos no curso das operações. Pouco
se faz dentro de uma repartição que não se torne objeto de um
documento. Tanto os administradores de cúpula, que tratam dos
principais programas, quanto os funcionários de categorias inferiores,
que executam operações de rotina, precisam de documentos no seu
trabalho.
As espécies de documentos necessários nos dois casos podem ser
diferentes, mas são tão importantes no topo como no primeiro degrau
da hierarquia administrativa. Na cúpula, os documentos não só dão
estimulo inicial, como fornecem também as informações básicas para
decisões executivas. Sobre cada problema tratado reunir-se-ão
documentos de muitas fontes e de muitos tipos: correspondências,
memorandos e similares, nos quais o problema será inicialmente
exposto; tabelas e análises estatísticas, relatórios de planos de trabalho
e de atividades executadas que contenham a informação necessária
para se tornar decisões; circulares, memorandos e outras diretrizes de
processamento e de política que sirvam como um meio de controle
administrativo de documentos selecionados de atos anteriores, que
sirvam como precedentes dando consistência aos métodos da
administração.
No nível de execução onde se processa, de fato, a maior parte do
trabalho – onde os atos relativos a pessoas específicas, entidades ou
assuntos são realmente executados -, os documentos são necessários
para transmitir, de cima para baixo, a orientação e os processo a serem
seguidos, e, de baixo para cima, o relato das realizações e execuções e,
ainda, para registrar todas as fases dos atos da administração em
relação às partes envolvidas em suas operações.
A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos

documentos mais valiosos. Quanto mais importante ou valiosos, mais
difícil se torna administrá-los.
Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente.

Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como
tal, quando são inicialmente expedidos. As decisões de política surgem
em relação a determinados casos e, assim, os documentos referentes a
elas podem ser arquivados intercaladamente com outros que não
apresentam valor duradouro, mas também são relativos aos mesmos
casos com que estavam inicialmente ligados aqueles documentos. Os
documentos referentes a diretrizes e normas – de um modo geral
distintos de assuntos específicos – são difíceis de reunir para se
organizar em unidades de arquivamento e difíceis de identificar de
forma que seu valor torne evidente. Por outro lado, os documentos
sobre operações de rotina são facilmente classificáveis.
Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação

uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabelecem
diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo
cessam as atividades que os originaram. As orientações neles
continuam, muitas vezes, em vigor. E mesmo que estas sejam
substituídas, os documentos que contêm servem justificar e explicar a
mudança. Tais documentos são assim, difíceis de ser afastados porque
não é fácil precisar o seu período de utilidade administrativa. Por outro
lado, os que apenas evidenciam a execução da política e normas
tornam-se não-correntes tão logo todos os atos semelhantes, no caso
particular, tenham sido executados. O término das operações de rotina
é, comumente, claro e definido. Os documentos importantes alem disso,
são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia
permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma
grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos,
e comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor
para as operações correntes, quando já se tornou obscura a sua
identificação.
Importante: A eficácia de um programa de administração de

documentos correntes depende do zelo e da competência pessoal.
Quanto mais honesto e habilitado o pessoal, mais eficazmente serão os
documentos classificados e arquivados para uso corrente. Quanto mais
bem classificados, mais facilmente poder-se-á dar-lhes um destino final,
depois de haverem servido às atividades correntes. Quanto melhor o
pessoal, mais segura a avaliação dos documentos para fins de
destinação. O grau de excelência dos julgamentos feitos depende da
competência profissional e da maneira mais ou menos perfeita pela qual
se analisa os documentos.
Responda a questão elaborada pela FCC para o concurso do TRT – 17ª

Região para o cargo de Analista Judiciário – Arquivologia em 2004:
Questão 4: (FCC - TRT – 17ª Região - Analista Judiciário 2004) Dentre

os fatores que definem os arquivos correntes, distinguindo-os dos
intermediários e permanentes estão
a) a autuação e a prescrição
b) os usos jurídicos e cultural
c) a vigência e a freqüência de uso
d) o valor primário e o valor secundário
e) as datas tópica e cronológica
Aprendemos que os arquivos correntes são compostos por documentos
que estão vigentes e com bastante freqüência de uso. Abaixo, veremos
como se dá a vigência e freqüência dos arquivos intermediários e
permanentes. A resposta é a letra “c”.
Algumas definições de termos novos que apareceram nesta questão:
Prescrição é a Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos
contidos nos documentos.
Valor primário - Valor atribuído a documento em função do interesse
que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor secundário - Valor atribuído a um documento em função do
interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários,
tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os
quais foi originalmente produzido.
5. Arquivos Intermediários
(Arquivos de segunda idade)
É o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que

aguarda destinação e com uso pouco freqüente.
Período de semi-atividade - É o período durante o qual os documentos,
seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões
administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados
para assegurar as atividades quotidianas da administração.
Dica: O arquivo intermediário também é conhecido como “semi-ativo”

ou “transitório”.
Intermediário é a fase do resolvido, porém, não dispensável ao serviço;

ainda lhe incidem muitas pesquisas.
O arquivo intermediário normalmente só é conhecido pelas áreas
financeira e de pessoal, que por serem as áreas que trabalham o tempo
todo tendo que provar o que fazem, acumulam maior quantidade de
informações, papéis, imagens ou dados.
Também devemos lembrar que é sobre a documentação financeira e de
pessoal que recaem, na maioria das vezes, as exigências dos Tribunais e
das juntas.
A destinação pode ser o começo dos problemas nos arquivos. Quase
todos, para alcançar um objetivo proposto, emitem vários documentos
em muitas vias. Quando concluído o trabalho, põem-no em um envelope
ou em uma pasta (ou receptáculo semelhante) e em nenhum momento
os avaliam ou triam para saber o que realmente deve ser guardado;
apenas trabalham, produzem e acumulam papéis, o que lembra o dito
popular:
Podem descartar, mas antes providencie xerox!
É o momento de perigo para as informações. É a parte mais
espinhosa do gerenciamento dos documentos; talvez pelo fato de os
papéis já terem cumprido (em tese) sua finalidade, todos querem
simplesmente livrar-se deles; aí começa um grande emaranhado: o
acúmulo na fase posterior.
Analise essa outra questão do concurso do MPU:
Questão 5: (FCC – MPU – Analista de Documentação – 2007) Aos

arquivos intermediários compete, entre outras atividades,
a) promover a descrição do acervo
b) atender às consultas dos órgãos produtores
c) desenvolver ações educativas junto às escolas da região
d) estimular a pesquisa histórica
e) processar tecnicamente os documentos de origem privada
A fase intermediária é aquela em que não necessitamos dos documentos

tão perto de nós, mas não mandamos para o arquivo central, ou porque
não tem valor para arquivamento mais longo ou porque o arquivo
central é muito distante e as consultas ainda são freqüentes. A resposta
é a letra “b”.
6. Arquivos Permanentes
(Arquivos de terceira idade)
É o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em

função de seu valor.
Período de inatividade - É o período a partir do qual os documentos
deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. Os
documentos são eliminados conservados como arquivos definitivos se
possuírem valor de testemunho. Baixa freqüência de utilização
Dica: Arquivo permanente também é chamado de “inativo”, de

“custódia” e “morto”.
Arquivo Central é a unidade responsável pelo controle dos documentos
acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e
pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos,
independentemente da centralização do armazenamento.
O Arquivo central assume diversos papéis dentro da organização, tais
como:
Direcionador dos arquivos correntes/intermediários;
Desobstruidor dos espaços nos locais de trabalho;
Gestor da política documental;
Custodiador das informações da organização.
Como Direcionador dos arquivos correntes/intermediários entendemos

que com o serviço de acumular a documentação, tem o arquivo
condições de detectar falhas na produção e utilização dos formulários e
papéis que se transformam em documentos. A reunião dos arquivos
decorrentes do recebimento mensal ou anual permite não só provar os
atos praticados pela organização, como também fazer uma comparação
do modo como aconteceram os fatos.
O universo de documentos que se forma no arquivo central revela como
está sendo processada cada etapa nos arquivos correntes.
Como desobstruidor dos espaços nos locais de trabalho podemos afirmar

que as constantes reformas em escritório, a constante compra de
mobília seria solucionados com a criação do arquivo central e a
transferência sistemática dos documentos que se tornaram
desnecessários ao serviço em andamento.
Como gestor da política documental entendemos que a Organização,

tendo sua documentação reunida em um único espaço e administrada
por pessoa conhecedora de seu funcionamento, terá pelo menos custo
da administração do arquivo em um escopo que servirá para aferir seus
valores, normas e todo direcionamento na gestão documental.
O arquivo central tem possibilidade de proporcionar a Organização
quanto à guarda dos documentos, à aplicação de tecnologia de
substituição de suporte e tudo mais que diga respeito ao trato com
documentação.
Como custodiador das informações da organização, talvez a mais

importante função do arquivo, ressaltamos que os documentos com
valor de prova de uma organização devem ser guardados e zelados por
pessoa de mais alto grau de confiança, para evitar extravios.
Dica: A passagem dos documentos para o arquivo permanente recebe o

nome técnico de recolhimento.
7. Noções básicas de tipologias documentais e suportes físicos
7.1. Microfilmagem
A microfilmagem é um método de preservar os documentos em outra

forma ou meio. É a técnica de fazer cópias fotográficas tão reduzidas
que se tornam impossíveis de ler sem ampliação. Quando se consulta o
microfilme de um documento geralmente usa-se um aparelho de leitura
de microfilme para ampliar a imagem de modo que possa ser lida num
visor.
Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois:
a) reduzir o seu volume; e
b) garantir a sua durabilidade.
Dica: Microfilmagem de substituição é assim chamada porque é a que

incide sobre documentos de guarda temporária, com vistas ao
aproveitamento do espaço.
Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada

nos seguintes princípios:
Os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa

operação. O processo de microfilmagem, como foi anteriormente
observado, é de alto custo. Deve-se pesar esse custo contra o da
preservação dos documentos na forma original.
Os documentos a serem microfilmados devem ter características que se

prestem à filmagem. Uma vez que um dos objetivos do microfilme é
reduzir o volume, os documentos a serem microfilmados devem, em
geral constar de grandes séries. Considerando que os documentos
filmados não podem ser consultados um de cada vez, cada documento
de uma série a ser microfilmada deve ser uma unidade integral no
sentido de que tenha seu significado independente daquele derivado de
sua inter-relação com ... unidades de série. Os documentos filmados
não podem ser sujeitos a comparações imediatas, pois dois deles
geralmente não podem ser projetados simultaneamente.
Os documentos a serem microfilmados devem apresentar um arranjo

que permita a sua filmagem. É necessário que sejam arranjados
segundo o sistema ou método claro, seja numérico, alfabético ou
cronológico ou segundo o sistema de classificação bem definido. Os
documentos assim apresentados podem ser prontamente encontrados
pela referência ao esquema de arranjo. Quando o arranjo dos
documentos não é simples devem ser preparados e indexados na bobina
do filme.
Os documentos devem ser microfilmados segundo a melhor técnica, as

cópias fotográficas devem registrar todos os detalhes de importância, os
documentos originais que possam ser necessários a prováveis
referências futuras. Tecnicamente, o filme em si e sua manipulação
devem assessorar cópias com uma durabilidade de 100% maior do que
a do melhor papel de cópias fotográficas devem ser um perfeito
substituto dos documentos originais em todos os aspectos essenciais.
A microfotografia oferece um meio de redução do volume dos

documentos, na mesma proporção geométrica pela qual a sua
quantidade vem aumentando, como um resultado da ampliação das
atividades governamentais e do uso de sistemas modernos de
duplicação. Torna possível a continuidade em caso de papel de curta
duração. A microfotografia, aplicada com critério pode atribuir
materialmente para solução dos problemas de documentação de um
órgão. Trata-se de uma técnica moderna, própria à administração dos
documentos modernos.
Questão 6: (FCC – MPU – Analista de Documentação – 2007) A

microfilmagem de substituição incide sobre documentos
a) de valor temporário
b) desprovidos de cópias
c) que serão futuramente digitalizados
d) Cuja autenticidade não pode ser comprovada
e) de caráter instrumental (guias, inventários e catálogos)
Microfilmagem de substituição é assim chamada porque é a que incide

sobre documentos de guarda temporária, com vistas ao aproveitamento
do espaço. Resposta: “A”
Microfilme bem que podia se chamar de microfoto. Assim, as pessoas

não confundiriam tanto com informatização ou automação de serviços.
Uma vez produzida a documentação, não há computador que a diminua.
O que elimina massa documental acumulada – MDA – é a avaliação
diária, e a microfilmagem ou a digitalização de imagens.
Digitalização - Processo de conversão de imagens e sons de código
analógico para código digital por meio de dispositivo apropriado, como
um scanner.
A avaliação, método que consideramos o maior redutor de espaços, é,

sem tecnologia alguma, o mais seguro. Consiste apenas em “separar o
joio do trigo” e arquivar o que é necessário.
A microfilmagem é um processo caro, mas até o presente momento, é a

única substituição do suporte tradicional que gera cópias com valor
legal. Considerando que a MDA é a documentação financeira, sujeita a
Tribunais, este quesito tem que ser levado em consideração.
Para grande volume de MDA, não vislumbramos outra saída senão a

tecnologia de substituição do suporte papel, fotografia, publicações,
plantas, jornais, etc.
O que é melhor, microfilmar ou digitalizar?
Ao microfilmar, pode eliminar (fragmentar e vender) quase tudo. A

parte de documentação histórica e de prazo de guarda permanente, não
pode ser eliminada.
Ao digitalizar em CD posso eliminar (fragmentar e vender) a parte que
não seja sujeita a Tribunais. Documentação de valor jurídico, não pode.
As demais, de valores: técnico, cultural, histórico etc. fica a critério do
detentor.
Considerando que a parte histórica e permanente, se bem avaliada,
constitui cerca de 10% de produção, e que, o que encarece os dois
sistemas é o preparo, entendemos que a adoção de substituição deva
ser feita usando as duas técnicas:
Parte em microfilme e em CD, pelo valor legal, e parte apenas em CD.
Sabemos que apenas 10% a 20% das pesquisas em arquivos são feitas
para atender aos questionamentos jurídicos. Assim, 80% a 90% das
pesquisas serão feitas apenas nos CDs.
Enfim, não podemos dizer que microfilme já era e que CD é o tal. Temos
é que almejar que os tecnólogos garantam a leitura dos caracteres em
meios óticos independente de avanços; que seja legalizado o valor da
cópia gerada de CD, para que se possa deixar o Microfilme no patamar
em que ficaram os cinemas depois do surgimento da fita de vídeo:
“continuam existindo e convivendo muito bem”.
7.2. Automação
A automação ocorre de duas formas:
Quando o computador é utilizado como instrumento de trabalho no

registro de documentos, no controle do acervo, etc.
Quando o suporte da informação é o próprio computador. São os bancos

de dados onde são armazenados registros sobre determinados assuntos
como: contabilidade, folha de pagamento, etc.
A automação possui diversas vantagens, entre elas:
9 A recuperação de dados é rápida e eficaz;

9 O índice de erros é pequeno;
9 Várias pessoas podem acessar as mesmas informações de vários
lugares através dos computadores.
7.3. Preservação e Conservação
Preservação é a função arquivística destinada a assegurar as

atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e
restauração de documentos.
Conservação é o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a
assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.
Dica: A conservação de acervos documentais é tarefa primordial nos

arquivos. Conservação é a promoção da preservação e da restauração
de documentos.
Os documentos modernos são, por assim dizer, quase tão efêmeros

quanto volumosos. Para os céticos em relação ao valor dos documentos
modernos, esse fato pode servir de consolo. Não haverá perigo de
submergir-se na inundação de documentos públicos modernos, pois
estes desaparecerão rapidamente, quase na mesma proporção em que
foram produzidos. Contudo, para o arquivista moderno a durabilidade do
material sob sua custódia é assunto de maior interesse.
O arquivista da atualidade deve levar em consideração dois fatores que

afetam a preservação do material sob sua custodia, fatores esses
apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards)
como agentes “externos” e “internos” de deterioração. Os agentes
externos decorrem das condições de armazenagem e de uso; os
internos dão inerentes à própria natureza material dos documentos.
Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos,
provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos
dos agentes externos e empregados métodos que preservem os
materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra
forma.
De acordo com o Bureau of Standards a luz, a temperatura, a umidade,

a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes
de deterioração.
Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração, segundo o
Bureau, são agentes ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido
sulfúrico.
A poluição ácida do ar, bem como outros fatores externos deterioração,

temperatura e umidade desfavoráveis, somente podem ser tratados pelo
uso de aparelhos modernos de ar-condicionado. Nas áreas onde se
observa elevada poluição atmosférica, os prédios destinados a arquivos
devem ser equipados com aparelho de ar-condicionado.
As operações executivas de um arquivo requerem espaço tanto para
salas de trabalho onde se possa receber os documentos e proceder a
respectivas limpeza, restauração, encadernação e duplicação, espaço
para a zeladora, assim como para salas de pesquisa, e – o que é mais
importante – para os depósitos (stacks) de armazenagem dos
documentos.
Van Schreeven chama atenção para certas peculiaridades a serem

levadas em conta relativamente aos depósitos:
a) não usar equipamentos planejados para outros fins que não os de
arquivo, como por exemplo, estantes padronizados para bibliotecas;
b) procurar obter equipamentos conversíveis e flexíveis, ao máximo;
c) procurar localizar os depósitos em áreas adjacentes às salas de
pesquisa para permitir o fornecimento direto; e
d) o equipamento dos depósitos deve proteger ao máximo os
documentos.
Talvez a melhor maneira de assegurar a preservação dos documentos
seja utilizar materiais permanentes na sua feitura. É uma medida
preventiva a ser adotada por ocasião na produção de documentos, e que
pode ser determinada por lei ou regulamentos emitidos por força de lei,
exigindo o uso de papeis e tintas permanentes para documentos de
valor permanente. Entretanto, a maioria dos documentos públicos e,
principalmente, os grandes órgãos governamentais são produzidos em
papel de pouca duração e com tintas não-permanentes, apesar de a
maioria dos documentos apresentar valor.
Dica: Toda luz é potencialmente danosa para o papel e os danos são

cumulativos.
Encapsulação é o procedimento de preservação em que o documento é

colocado entre duas superfícies de plástico transparente, cujas bordas
são seladas.
Preservação do patrimônio arquivístico digital:

A preservação de longo prazo das informações digitais está
seriamente ameaçada pela vida curta das mídias.
A debilidade estrutural dos sistemas eletrônicos de informação
torna difícil a preservação de longo prazo.
A tecnologia digital é um meio mais frágil de armazenamento
comparado com os meios tradicionais.
A preservação da informação em formato digital não se limita ao
domínio tecnológico, envolve questões administrativas, legais,
políticas e econômico-financeiras.
7.4. Restauração
Para restaurar um grande número de documentos com rapidez e com

um mínimo de pessoal qualificado, o arquivista há que adotar métodos
modernos de restauração. O novo método de restauração é o da
laminação de documentos, entre duas folhas de acetato de celulose,
adotado nos National Archives por recomendação do National Bureau of
Standards.
De acordo com o Bureau “Considerando-se que o acetato de celulose é

termoplástico (isto é, torna-se fluido sob a ação de calor e pressão)
seria facilmente aplicado pela colocação de uma folha impressa entre
duas folhas de acetato de celulose ligeiramente maiores, e passando-se
o conjunto em uma prensa hidráulica, sob a ação de calor e pressão,
obtém-se uma unidade homogênea”.
“De processo de laminação”, continua o Bureau, “resulta um produto
que é infinitamente mais satisfatório (do que os conseguidos através
dos mais antigos métodos de restauração) do ponto de vista do
aumento da resistência contra a deterioração. Os documentos laminados
com acetato de celulose sob a ação do calor e da pressão resistem
muito bem ao teste de envelhecimento provocado artificialmente e
tornam-se muito resistentes à ação de insetos e ao mofo. Conservam a
flexibilidade do papel comum e não apresentam qualquer dificuldade à
leitura.
Em certas circunstâncias a reprodução do documento pela

microfilmagem pode ser considerada uma alternativa à restauração.
Embora o microfilme não deverá ser visto como processo definitivo,
tanto a base de acetato de celulose que apresenta quanto a emulsão
dessa base são razoavelmente duráveis. Pode, além disso, ser
reproduzido facilmente antes que comece a se deteriorar.
8. Protocolos
É o serviço encarregado do recebimento, registro, classificação,

distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Mais que um instrumento, é uma fase dentro da administração dos

documentos. Em arquivo é necessário ter uma planilha, ou ficha, ou
folha para protocolar documentos que entram e saem.
São atividades de protocolo:

O arquivista desenvolve as atividades de separar os documentos
recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular, além de analisar e
determinar o assunto do documento, atribuindo-lhe um código numérico
de referência e assim por diante.
Uma ficha de protocolo apresenta os seguintes dados:
Procedência
Data de entrada
Data do documento
Número
Código do assunto
Espécie
Número de origem
Assunto
Distribuição
Data
Recebido
Os documentos de arquivo de uma entidade são produzidos para

cumprirem uma determinada finalidade e, para isso, usualmente,
tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma entidade
para outra, ou de um setor para outro da mesma entidade, até
finalmente ser arquivados.
Todos os documentos que tramitam no interior de uma entidade foram
elaborados diretamente por ela ou foram a ela encaminhados. Assim, os
documentos de arquivo guardam relações estreitas com o protocolo e a
expedição da documentação.
A expedição pode ser centralizada ou não. É muito comum que as várias
unidades administrativas de um órgão expeçam documentos. A
expedição descentralizada costuma obrigar a uma multiplicidade de
controles e registros do que é expedido, e é freqüentemente
acompanhada da criação de pequenos “arquivos” em setores e seções
(sendo arquivadas, basicamente, as cópias de tudo o que é expedido).
Neste caso, a pulverização da organização dos documentos de arquivo
favorece a falta de unidade de procedimentos técnicos, e também
dificulta a adoção de um plano de classificação unificado.
Similarmente, nem sempre há um setor ou serviço de protocolo
centralizado - às vezes, nem mesmo formalmente estruturado. No
entanto, de uma forma ou de outra, todo organismo deve providenciar a
realização de algumas das atividades essenciais de um serviço de
protocolo - receber, identificar, registrar e distribuir os documentos na
entidade.
Qual a importância de classificar os documentos, nos locais de
expedição e de protocolo?
A classificação é o procedimento mais determinante na organização dos
documentos de arquivo: no que se refere especificamente à fase
corrente, os documentos podem ser classificados durante a própria
tramitação, o que já os “prepara” para a integração aos demais
documentos, quando tiverem de ser arquivados. Mais que isso: a
classificação dos documentos na sua entrada ou saída do órgão auxilia
na atualização do plano de classificação, pois novos tipos documentais,
não previstos no plano, que forem recebidos ou expedidos terão
necessariamente que ser incorporados a ele.
Responda a essa última questão para finalizarmos a aula:
Questão 7: (FCC – MPU – Analista de documentação – 2007) São

rotinas dos serviços de protocolo:
a) recebimento de correspondência e elaboração de inventários
topográficos da documentação.
b) Autuação de processos e reprodução do material a ser
descartado.
c) Coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas de
temporalidade.
d) Ações de conservação preventiva e montagem de guia de acervo.
e) Distribuição de correspondência e controle de tramitação dos
documentos.
As rotinas do serviço de protocolo são: recebimento, registro,

classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de
documentos. Assim, a resposta é a letra “e”.
Em tempo, você sabe o que é tabela de temporalidade? É o instrumento

de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina
prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
9. Bibliografia:
VIEIRA, Sebastiana Batista. Técnicas de Arquivo e Controle de
Documentos. Temas & Idéias Editora: Rio de Janeiro – 2005 - 3ª
Tiragem
SCHELLEMBERG, T.R. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. Editora
FGV: Rio de Janeiro – 2005
DICIONARIO de Terminologia Arquivística. S. Paulo: AAB-SP, Secretaria
de Estado da Cultura, 1996.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo
– São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

Cursos on-line sobre noções de protocolo e arquivo para concursos públicos

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Cursos on-line sobre noções de protocolo e arquivo para concursos públicos

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CURSOS ON-LINE – CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS P/ CÂMARA –

TÉCNICO LEGISLATIVO – ATRIBUIÇÃO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Hoje é nosso último encontro formal (porque vocês ainda podem me

Espero que vocês tenham gostado das aulas, aproveitado os conceitos,

Como é nosso último encontro, gostaria de começar com um

“Depois de muito meditar, cheguei à conclusão de que um ser humano

Conforme combinamos, hoje vamos conversar sobre noções de

Aula 03 – Noções de protocolo e arquivo

O Homem desde os mais remotos tempos precisou registrar sua

Documento é tudo que registra uma informação independente do valor

No direito antigo, antes do surgimento do papel, as palavras tinham

A invenção do papel facilitou a produção de documentos. Outras

Um arquivo produzido em suporte tradicional de papel por diferentes

Dica: nos arquivos são encontrados documentos textuais produzidos e

O cuidado com o tratamento dado aos documentos pelas empresas foi

Os arquivos, embora ainda desprezados e desconhecidos, são sem

Antes de continuar, gostaria de destacar algumas definições:

Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da

Arranjo documental resume-se à ordenação dos conjuntos

Gênero documental é a reunião de espécies documentais que se

São considerados Documentos arquivísticos digitais: as planilhas

Classificação é a seqüência de operações que, de acordo com as

Dica: Classificação ou arranjo? – No meio arquivístico brasileiro, foi

O procedimento técnico de classificação alcança, portanto, os tipos

Questão 1: (FCC – MPU – Analista de documentação – 2007) O

Estamos falando do quadro de arranjo (letra “c”).

Vejamos as outras definições:

Reintegração - Recondução de arquivos e/ou documentos ao fundo ou

Termo de encerramento - Conjunto de informações lançadas ao final

1.1. Documentos Sigilosos

De acordo com a Resolução da Câmara dos Deputados nº 29, de 1993,

1.2. Princípios norteadores da arquivologia

Teoria das três idades (ciclo vital dos documentos)

Princípio de Arranjo de Arquivos

1.3. Gestão de documentos

De acordo com o dicionário Arquivístico, é o conjunto de medidas e

Dica: As três fases básicas da gestão de documentos são: produção,

Produção – otimização na criação dos documentos, evitando-se a

Questão 2: (FCC – MPU – Analista de documentação – 2007) Ao

Conforme estudados, a resposta é a letra “b” – gestão de documentos.

O arquivista deve selecionar e formar cuidadosamente o seu pessoal

O objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois,

Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar

Analise a questão elaborada pela FCC para o concurso do TCE/Paraíba,

Conseguiu visualizar? A resposta é a letra “b”.

A adoção de uma determinada forma de ordenação está longe de ser

Se os documentos a serem ordenados forem relatórios anuais de

O método de arquivamento deve ser escolhido pela organização de

Não existe uma classificação universal para os arquivos. Cada instituição

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica

Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os

O método alfabético é o que arquiva as unidades, que se refiram à

O sistema de simples alfabetação de assuntos pode ser modificado de

A inter-relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados e os

A relação dos cabeçalhos de assuntos subordinados com os cabeçalhos

ER Seção de Medidas e de Resistência

Dica: O método alfabético é um método direto que dispensa índices

A ordenação alfabética pode gerar dúvidas em algumas situações

O método numérico é o que arquiva as unidades em seqüência numérica

O método é numérico se os números forem importantes no momento de

O sistema numérico simples é impróprio, sobretudo para o manuseio

Dica: O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos