Revisión :04

P-GI-01 Fecha :03/08/2012

Aprobado :RED
PROCEDIMIENTO: Revisado :RED
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Elaborado : Coordinador del SIG

1. OBJETIVO
Establecer, documentar, controlar y mantener la base documentaria de los sistemas de gestión de
calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con los requisitos de las
Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a toda la base documentaria de los sistemas de gestión de
calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo: Manuales de gestión, procedimientos,
instrucciones, planes de gestión, programas, registros (formatos), documentos internos y externos.
3. DEFINICIONES
 SIG: Sistema integrado de gestión, que comprende los sistemas de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud en el trabajo.
 Manual Integrado de Gestión: Documento central que enuncia la estructura de la
organización, los procesos que conforman el sistema de gestión de calidad, sistema de gestión
ambiental, la gestión de seguridad y salud ocupacional y las referencias a toda la
documentación.
 Procedimientos: Documentos que explican la forma y los responsables de ejecutar una
actividad o proceso.
 Instrucciones: Son documentos que detallan la forma de desarrollar una actividad o tarea
específica referida a un procedimiento.
 Programa de Medio Ambiente o Seguridad y Salud en el Trabajo: Especifica las
actividades, responsabilidades, plazos y recursos establecidos para lograr los objetivos y
metas relacionadas a la SST o al Medio Ambiente.
 Registros: Documentos que proveen evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los
resultados obtenidos.
 Formato de un Registro: Documentos que darán lugar a un registro cuando se utilicen para
registrar una actividad, control, lectura, entre otros.
 Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del SIG, identificados y asignados a una
persona para su uso y aplicación correspondiente.
 Copia No Controlada: Copia de los documentos del SIG que son impresos con fines didácticos
o de revisión.
4. RESPONSABILIDADES
Corresponde al Coordinador del SIG
 Distribuir y mantener un adecuado control de la documentación del SIG.
5. PROCEDIMIENTO
5.1. Presentación y Contenido de los Documentos
Ver Anexo 1.
Para el caso de la política de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, el estado
de revisión se identifica únicamente por la fecha de aprobación.
5.2. Elaboración de Documentos
La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del Sistema de Gestión al que aplique, puede
generarse en cualquier área de la organización a iniciativa de cualquier integrante de la misma.
Esta persona elabora un borrador del documento y lo entrega al Responsable del Área respectiva
para que coordine la revisión y aprobación con quién corresponda (ver anexo 2).
Nota: Una vez aprobado el documento debe ser entregado al Coordinador del SIG, a fin de que
reemplace a la versión anterior.

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5.3. Aprobación y Codificación de Documentos

La aprobación de los documentos se realizará en los diferentes niveles de la organización. Los
niveles de elaboración, revisión y aprobación se detallan en el anexo 2. La formalización de la
aprobación de los documentos y registros se realiza mediante mail.
Una vez aprobado el documento, cada área asigna el código y demás información de carácter
general que identifica al documento, informando al Coordinador del SIG del nuevo código creado.
Éstos aseguran la legibilidad de la documentación y el acceso adecuado del personal de la
organización a los documentos que les competen por su labor.
Nota: Los códigos de los documentos se asignan de acuerdo a las pautas detalladas en el
anexo 3.
5.4. Distribución de Documentos
El Coordinador del SIG se asegura de efectuar la distribución de las copias controladas impresas
identificándolas con un sello que indica: “Copia Controlada N°”, asegurándose previamente que se
ha efectuado la eliminación de las copias obsoletas, y lo registra en la “Lista de Distribución de
Copias Controladas” (R-GI-01-4). Además, el personal de la organización tiene acceso a la
información que les compete por su labor del SIG mediante la página web y/o servidor de
KUKOVA.
Todos los documentos del SIG son registrados en la “Lista Maestra de Documentos Internos” (R-GI-
01-1), “Lista Maestra de Documentos Externos” (R-GI-01-2) y en la “Lista Maestra de Registros” (R-
GI-01-3), según corresponda.
Se lleva un registro de la distribución de la política integrada de calidad, medio ambiente,
seguridad y salud en el trabajo mediante la “Lista de Distribución de la Política Integrada” (R-GI-
01-5).
La última versión del documento obsoleto es almacenada vía electrónica teniendo acceso
solamente el Coordinador SIG. Se guarda únicamente la última versión obsoleta del documento.
El resto de la documentación obsoleta podrá ser eliminada.
Los documentos que se utilicen para fines didácticos o de marketing llevan la mención “Copia no
controlada”.
5.5. Modificación, Identificación de Cambios y Actualización de Documentos
Los documentos son revisados, modificados y aprobados por las mismas funciones o jefaturas de
áreas que los elaboraron; luego son entregados al Coordinador del SIG para su actualización en la
base documentaria.
Al actualizarse un documento se identifica claramente cuáles son los cambios que se han
producido. Para el efecto, el texto que ha sido modificado se muestra en letra cursiva y negrita,
manteniéndose así, hasta la siguiente revisión.
En caso de eliminación de un texto, se inserta en el lugar donde estaba la siguiente señal, ( )
igualmente en cursiva y negrita. Con respecto a los formatos no se identifica las modificaciones,
sólo se cambia de revisión.
Las modificaciones que se realizan en el Manual de SIG se detallan en la última sección de este
documento.
EL Coordinador del SIG y/o Jefe de Área y/o Jefe de Supervisión de Obra o a quien éste designe
debe comunicar a todo el personal sobre los procedimientos documentados obligatorios
(mencionado en las Normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) que han sido modificados.
En lo referente a los procedimientos, instrucciones y registros operativos, cada Jefatura de Área se
encarga de informar a su personal sobre los párrafos que se han modificado o eliminado del
documento, procediendo de esta manera a la implementación del mismo.

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5.6. Conservación de Documentos

Una copia electrónica de seguridad (backup) de todos los documentos se almacena y conserva en
la empresa bajo responsabilidad del Jefe y/o Asistente de Servicio Técnico, según el
procedimiento de Respaldo de Información (P-ST-13).
5.7. Documentos de Procedencia Externa
Todos los documentos de origen externo que son obligatorios de aplicar o que se utilicen con fines
de consulta se integran SIG; y para un mejor control, se registran en la “Lista Maestra de
Documentos Externos” (R-GI-01-2) de cada uno de los sistemas. La conservación de estos
documentos se realiza en cada área que le competa.
5.8. Control de Registros
Los registros se mantienen legibles, identificables y recuperables, y son controlados mediante la
“Lista Maestra de Registros” (R-GI-01-3).
Los registros se identifican por el título del formato, la codificación y el estado de revisión (ver anexo
3). En aquellos casos en los que no exista código se identifican solo por el título y estado de
revisión.
Los responsables de las diferentes áreas archivan y mantienen los registros actualizados,
garantizando su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.
Los registros se almacenan en los lugares definidos por cada área (ubicación física o electrónica).
La clasificación se puede realizar teniendo en cuenta el orden correlativo, por fechas, entre otros.
El tiempo mínimo de conservación de los registros son definidos por cada área (este tiempo está
referido al tiempo que se conserva el registro en el área).
Con respecto a la disposición final, los registros que han cumplido con el tiempo mínimo de
conservación en las diferentes áreas pasan a ser destruidos o conservados como archivos pasivos
(históricos), con un tiempo mínimo de conservación adicional.
Si algún personal de la empresa esta interesado o necesita recuperar algún documento o registro
que se encuentre en forma pasiva, éste debe enviar un correo electrónico indicando el registro a
solicitar, el tiempo de consulta y las razones de su solicitud. Dicho correo debe estar dirigido al
Coordinador del SIG, el cual reenvía el correo electrónico a la persona responsable del
almacenamiento del registro para su entrega al solicitante. Si en caso el solicitante no cuenta con
cuenta de correo electrónico, éste debe solicitarlo personalmente al Coordinador del SIG.
6. DOCUMENTOS A CONSULTAR
P-ST-13 Procedimiento de Respaldo de Información
7. REGISTROS
R-GI-01-1 Lista Maestra de Documentos Internos.
R-GI-01-2 Lista Maestra de Documentos Externos.
R-GI-01-3 Lista Maestra de Registros.
R-GI-01-4 Lista de Distribución de Copias Controladas.
R-GI-01-5 Lista Maestra de Distribución de Política Integrada.

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ANEXO 1
DISEÑO DE DOCUMENTOS

1. MANUAL DEL SIG

1.1. Patrón de presentación: Se realizará en PowerPoint, de preferencia sus secciones mostrarán
hipervínculos a los procedimientos y procesos del Sistema de Gestión Integrado.
2. Estructura: El manual comprenderá las siguientes secciones como mínimo: Política del sistema de
gestión Integrado de calidad, medio ambiente y seguridad & salud en el trabajo, Compromiso
Gerencial, alcance del sistema de Gestión Integrado, Organigrama , Detalle de Sistema de Gestión
de la Calidad, exclusiones del sistema de gestión de calidad (cuando corresponda), diagrama de
procesos, procesos del sistema de gestión con referencia a los procedimientos del sistema que
aplique y gestión de cambios de versión .
3. PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y FORMATOS
3.1.1. Presentación y Contenido de los Documentos:
Los procedimientos tendrán las siguientes secciones: Objetivo, alcance, definiciones (si aplica),
responsabilidades, requerimientos (si aplica), el procedimiento en sí, documentos a consultar (si
aplica) y finalmente los registros que apliquen.
Nota: Se revisan por lo menos una vez al año la Política Integrada (Calidad, Medio Ambiente,
Seguridad y Salud en el Trabajo) e Informe de Revisión Gerencial (del Sistema de Gestión que
corresponda).

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ANEXO 2 NIVELES DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA

Manual del Sistema de Coordinador SIG / Representante de la

Gerente General
Gestión Quién designe el RED Dirección

Representante de la
Política del Sistema de Coordinador SIG / Dirección / Supervisor
Gerente General
Gestión Integrado Quién designe el RED o Comité de SST
(cuando aplique)
Representante de la
Objetivos del Sistema de
Coordinador SIG / Dirección / Supervisor
Gestión (según Gerente General
Quién designe el RED o Comité de SST
corresponda)
(cuando aplique)

Gerente General /
Representante de la
Coordinador SIG / Representante de la
Programas/ Planes del Dirección / Supervisor
Quién designe el RED Dirección o Supervisor o
Sistema de Gestión o Comité de SST
Especialista de Comité de SST (cuando
Integrado (según (cuando aplique)
supervisión o aplique)
corresponda) Jefe de Proyecto o
proyecto Jefe de Proyecto o
supervisión
supervisión
Representante de la
Dirección / Gerente Representante de la
de Gestión de Dirección/ Gerente de
Procedimientos, Coordinador SIG /
Proyectos (Serv.NC) / Gestión de Proyectos
instrucciones del SIG u Supervisor SST/ Quién
Coordinador SIG/ (Serv.NC) / Supervisor o
Obligatorios por las Normas designe el RED
Supervisor o Comité Comité de SST (cuando
de SST (cuando aplique) / Gerente General
aplique)
Procedimientos Gerente
Personal del Área Gerente Administrativo
Administrativos Administrativo

Gerente de Proyectos o
Jefe de Proyecto o
Procedimientos Operativos Personal del Área Jefe de Proyecto o
supervisión
supervisión

Instrucciones
Administrativas
Instrucciones Operativas
Gerente
Personal del Área Gerente Administrativo
Administrativo
Jefe de Proyecto o Jefe de Proyecto o
Personal del Área
supervisión supervisión

Gerente
Gerente Administrativo
Formatos / Registros Personal del Área Administrativo o
o Jefe de área
Jefe de área
Jefe de Proyecto o Jefe de Proyecto o
Especificaciones Técnicas Personal del Área
supervisión supervisión

Gerente
Otros Documentos Personal del Área Gerente Administrativo
Administrativo

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ANEXO 3
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO CÓDIGO SIGNIFICADO DEL CÓDIGO

Tipo de Documento

: Manual Integrado (Gestión de la calidad,

MI Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el
Trabajo)

T: PL : Plan

: Programas de Medio Ambiente y/o Seguridad

PG
y Salud en el Trabajo
P : Procedimientos
Manual,
I : Instrucciones
Programas,
Planes, T-P-XX Área o proceso que genera el documento
Procedimientos e
Instrucciones del GG : Gerencia General
Sistema de
Gestión : Gestión de Calidad, Medio Ambiente y
GI
Seguridad y Salud en el Trabajo

P: AF : Administración y Finanzas
ST : Servicio Técnico

GP : Gerencia de Gestión de Proyectos

XX : Número asignado al documento

SIGNIFICADO DEL CÓDIGO
R : Registro
Formatos / P : Área o proceso que genera el documento
R-P-YY-XX
Registros
YY : Nº del documento al que está asociado

XX : Número correlativo del registro

SIGNIFICADO DEL CÓDIGO
DOC : Documento
Otros P : Área o proceso que genera el documento
DOC-P-YY-XX
Documentos
YY : Nº del documento al que está asociado
XX : Número correlativo del documento

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