COMO ENFRENTAR

O ANO DE 2018!
QUE TAL ECONOMIZAR
NA SUA EMPRESA?
Quando chega o segundo semestre,
a maioria das empresas começa
seus trabalhos de Planejamento
Orçamentário para o próximo exercício,
um conjunto de análises que visam
projetar o melhor cenário de Receitas
e Despesas da organização, a melhor
previsão possível para um novo
exercício.

E sabemos da grande importância

de gestão, controle e otimização de
custos para os resultados esperados de
lucratividade. Bem como, da relevância
de avaliar resultados anteriores e
alternativas possíveis para tomar
decisões consistentes, respondendo à
dinâmica do mercado, e mais eficazes,
porque foram previamente pensadas.

Um dos objetivos de todo este trabalho é economizar – fazer com que resultados
sejam alcançados com o melhor custo possível e que não coloque em risco a
qualidade do produto ou serviço oferecido.

Vamos falar, neste e-book, sobre estratégias úteis – e possíveis – de economia,

baseadas em gestão e controle. São orientações valiosas para ajudar o
empreendedor a colocar naturalmente a empresa em uma filosofia de otimização
de custos.

Conhecer custos e despesas, controla-los, avaliar constantemente e oferecer

alternativas é um caminho, muitas vezes, mais eficiente para melhorar
a lucratividade em um cenário onde as Vendas e Lucros não tenham,
necessariamente, um espaço de crescimento.

Acreditamos que tais alternativas são permanentemente úteis. Afinal, nunca é

cedo ou tarde para ganhar dinheiro economizando.

Obrigado por sua atenção.

 De uma empresa com 2 ou 3 pessoas
OTIMIZAR a uma multinacional, a economia em
CUSTOS É custos é sempre um grande desafio. Isto
RESULTADO acontece porque qualquer atividade
econômica vai envolver um grupo de
DE AÇÕES gastos que, sem um acompanhamento
CONTÍNUAS NA e controle, podem ocasionar perdas de
lucro e financeiras e, num ciclo, afetar
EMPRESA justamente a atividade fim do negócio
– vender um produto ou serviço.

Um belo exemplo é uma residência. A

família pode viver um ótimo momento
de vida com aumentos de salários de
quem mantém as contas. Mas pode
também, em pouco tempo, perder esta
qualidade se as despesas aumentarem
desproporcionalmente ou serem feitas
de forma inadequada – um exemplo
típico é o excesso de crediários, que
comprometem rendas futuras não
totalmente garantidas. Manter esta
qualidade de vida numa residência
exige o comprometimento de todas as
áreas (pessoas) e em todas as despesas,
para que elas existam porque são
obrigatórias, e num nível controlado,
principalmente a médio e longo prazo.

O mesmo ocorre com as empresas.

Um conjunto de ações, regulares e
emergenciais, que permitem manter
os custos em níveis aceitáveis (que o
momento absorva) e sempre passíveis
de ser reduzidos.
Este conjunto chamamos de Gestão de Custos, cujas características abordamos
no artigo A Importância da Gestão de Custos para a Tomada de Decisões.
Podemos destacar aqui as principais características:
Envolver todos os setores da empresa, independente do volume de custos que

Envolver todos os setores da empresa, independente do

volume de custos que cada uma administre;

Considerar um Planejamento Orçamentário, que será a

base de informação da Gestão de Custos;

Adotar soluções para controles.

OTIMIZAÇÃO
DE CUSTOS É
RESULTADO DAS
DECISÕES MAIS
ADEQUADAS

Como o trabalho de reduzir custos

ainda é algo feito emergencialmente
em muitas empresas, é comum adotar
as decisões mais tradicionais ou que
sinalizem a gravidade da situação aos
demais colaboradores. Porém, muitas
vezes elas podem ser mais prejudicais
do que úteis.
 Cortar custos é demitir?

É muito comum, numa situação emergencial, a empresa demitir funcionários.

Ou até mesmo fazer Orçamentos prevendo redução de quadro. As experiências
históricas na moderna Administração mostram que, além de representar um
custo adicional imprevisto (pagamento de rescisão), as demissões podem gerar
prejuízos de desempenho e financeiro graves.

Num momento de emergência ou crise, os colaboradores são o maior capital

da empresa – o de conhecimento dos processos e de soluções que podem ser
aplicadas. Por mais que os níveis mais altos da organização controlem bem os
Custos, os colaboradores operacionais sabem se a solução criada é a melhor e,
se trabalham num bom clima organizacional, trabalham mais para ajudar.

Aí reside um ponto permanente para a empresa: manter seus colaboradores

motivados e reconhecidos – em salário, cargo ou feedback – para que sejam
fortes aliados na crise e fora dela, colaborando com novas visões.

Outros pontos críticos de uma decisão de demitir são a queda de qualidade dos
processos, a descontinuidade de alguns e o reflexo na motivação das equipes.
Sem contar o custo futuro de recontratação.
 Cortar custos é pagar
menos?

Sem dúvida que sim. Procurar fontes

mais baratas para cada produto ou
serviço é algo que em tese deve estar
permanentemente no manual da gestão
da empresa. Mas uma busca geral por
preços mais baixos pode causar mais
prejuízo em alguns momentos.

Devemos buscar melhores preços

em fornecedores que entreguem a
mesma qualidade que hoje nos atende,
principalmente em matérias-primas e
insumos, que compõem a qualidade do
produto ou serviço vendido. Produtos
de qualidade inferior podem prejudicar
as vendas e impactar em processos de
garantia.

Outro aspecto importante são as

condições de compra. O preço de nota
fiscal pode ser menor, mas a condição
de pagamento também deve ser
analisada, pois interfere no fluxo de
caixa. É preciso avaliar os dois
lados da balança e entender o que
é melhor em cada momento da
empresa.
 Cortar custos é
eliminá-los?

Existem ocasiões em que as empresas

eliminam determinados custos por
um critério de valor ou necessidade
que pode provocar efeitos colaterais
imprevistos e com impactos maiores
que o custo em si.

Suspender a confecção de brindes, por

exemplo, pode ser uma boa medida,
mas a empresa precisa avaliar a
importância deles nas relações com os
clientes e talvez reduzir apenas.

Outro item são as viagens de

representação. Podemos criar
critérios para reduzir e até eliminar
temporariamente, mas é importante ter
alternativas eficazes de atendimento
proativo, sob risco de perder mercado, o
que demandará um custo muito maior
no futuro.

Em resumo, é importante analisar

profundamente os impactos no
funcionamento das rotinas da empresa.
 Custos ocultos: oportunidades de economia

Custos ocultos ou custos invisíveis são aqueles que ocorrem nos processos
operacionais ou administrativos da empresa, mas não atrelados a uma estrutura
de custos/contas tradicional.

Um exemplo comum são os processos comerciais e, portanto, com impacto

nas atividades relacionadas a Vendas e Retenção de Clientes. Então uma
característica deles é a criticidade. São os custos relacionados a:

Falhas no Retrabalhos. Problemas com Devoluções.

processo. logística de
atendimento e
entrega.

E podem representar perdas financeiras e comerciais (vendas, imagem da

empresa) consideráveis.

A boa notícia é que eles podem ser avaliados, reduzidos e otimizados quando
a empresa adota uma Cultura de Processos permanente e atuante, focada nas
ocorrências e buscando chegar a níveis mínimos aceitáveis.

E empresa pode procurar uma Consultoria Especializada, como a Expense

Reduction Analysts – ERA, que detém a expertise necessária para conduzir a
empresa à Cultura de Processos, não só nos que envolvem custos ocultos mas
nos processos da empresa como um todo.
 PREMISSAS PARA
REDUZIR CUSTOS
ADMINISTRATIVOS
E OPERACIONAIS

O trabalho de otimização de custos

precisa estar presente em todas
as áreas e níveis da organização,
exigindo tempo e foco em detalhes
que muitas vezes nunca foram
percebidos. Mas esta é a única notícia
ruim. A boa notícia é que as soluções
costumam ser menos complexas
de identificar e implementar. Tudo
passa pelas Premissas abaixo. Elas
são a base para um trabalho de
sucesso.
 Conhecer os processos
da empresa

O primeiro e mais importante passo,

não só para a otimização de custos,
mas também para a projeção anual
é o Mapeamento de Processos. Esta
metodologia ainda é pouco explorada
na maioria das empresas, mas de
grande eficácia para identificar os
Processos - etapas, responsáveis e
custos - estudá-los e propor soluções.
Desta forma é possível medir os custos
e definir reduções com mais acerto.

A empresa pode definir um grupo de

colaboradores com grande experiência
e/ou visão sistêmica da empresa para
este trabalho. Mas é um trabalho
para o qual poucas empresas têm
profissionais com experiência. Uma
opção interessante é contratar
uma Consultoria como a Expense
Reduction Analysts – ERA, para liderar
o trabalho de criação de uma filosofia
de processos, com toda a expertise
para mapear, documentar e discutir
soluções.
 Considerar um sistema
de gestão

Ter um sistema de gestão é

indispensável e existem ótimas opções
no mercado, nos mais variados níveis
de preço, complexidade e abrangência,
para atender estruturas de empresas de
todos os tamanhos. Certamente existirá
uma que atenderá as necessidades da
sua.

Um aspecto importante neste ponto

é estudar cuidadosamente as opções
e escolher a que mais se alinha à sua
estrutura. Nem uma solução justa
demais que implique em desenvolver
muita coisa depois, nem uma opção
grande demais que seja subutilizada e
gere custo desnecessário.

O que pode parecer uma contradição

- custo num sistema novo ou melhor
- na verdade é uma decisão poderosa
no controle, e isto, em última
análise, representa economia. Em
pequenas empresas, dependendo da
complexidade dos seus processos, é
possível até mesmo usar planilhas
inteligentes com um conhecimento
avançado.
 Envolver
colaboradores

Podemos dizer que este item é

muito importante. Os Colaboradores
conhecem em detalhes todas as rotinas
que são executadas, os impactos delas
nos custos, e o que pode ser feito para
economizar.

Do envolvimento efetivo deles

dependerá toda a estratégia de
otimização de custos pensada pela
empresa. Não só por esta experiência
que pode se traduzir em práticas
melhores e, consequentemente,
custos menores e/ou controlados,
mas principalmente pela postura que
terão diante das necessidades e das
mudanças, propostas por eles ou por
terceiros.

O clima organizacional da empresa, cultivado antes de um momento de

emergência ou planejamento de otimização de custos, também fará muita
diferença. Colaboradores motivados e reconhecidos são um capital riquíssimo de
conhecimento e atitude diante do desafio de reduzir custos. E podem contribuir
com sugestões surpreendentes.

Você pode encontrar mais pontos importantes para o sucesso em nosso artigo
Como Reduzir Custos Administrativos e Operacionais.
 ONDE ESTÃO
ALGUMAS
ECONOMIAS
SIGNIFICATIVAS
EM UMA
EMPRESA?

Cada empresa tem características de

relevância de Custos próprias, diferindo
conforme o produto ou serviço vendido e
as estratégias definidas para alcançar os
seus resultados.

Num exemplo simples, o custo de Gráfica

pode ser passível até de ser eliminado
numa estratégia de emergência numa
empresa de venda de equipamentos de
informática, porém ela é essencial num
escritório de advocacia.

Mas, de uma forma geral, temos alguns

custos a seguir, que tradicionalmente
pesam no orçamento das empresas,
independente do porte e do objeto
comercial dela. Sobre eles é importante
a análise mais criteriosa possível, pois os
ganhos certamente serão substanciais.
 Frota de Veículos

Muitas empresas ainda adotam a frota própria, mas

é substancial o crescimento das frotas terceirizadas,
que permitem que a empresa utilize veículos a custos
predeterminados e não precisam criar estruturas internas
dedicadas à administração, manutenção e venda de
veículos. É uma redução de custo tanto de ativos e despesas
deles quanto de pessoal necessário. Outra opção que pode
atender empresas que não precisam de veículos o tempo
todo, são as frotas alugadas.
 TI e Telecom

Um dos custos sempre presente em toda empresa, exige um acompanhamento

próximo e constante, diante do dinamismo e da alta competitividade entre as
empresas fornecedoras, tanto as de Telecom quanto as de TI. Aproveitar esta
dinâmica, pesquisar preços, são fundamentais para rever sempre os custos. A
terceirização é forte na manutenção de equipamentos, ou contratar pontualmente
quando o parque de equipamentos é pequeno.
 Fretes

Atinge principalmente as empresas que comercializam produtos

e tem gastos tanto para receber produtos dos fornecedores
quanto para entregar aos clientes. O universo de empresas com
equipamento próprio vem caindo, muito por conta das dificuldades
grandes que existem na frota de veículos mais a preocupação com
infraestrutura - conhecimento de malha rodoviária, qualidade de
estradas, sistemas de segurança de carga e veículos. Existe um
universo grande de empresas com experiência para administrar
a um custo que pode ser previsto.
 Viagens

Uma despesa crítica em todas as empresas e de difícil administração, ela está

presente numa das rotinas mais importantes – o atendimento proativo de
clientes. Aqui o cuidado com as diretrizes é redobrado. Por exemplo, redução
em viagens que não trazem o retorno financeiro naquele momento sem perder
a cobertura mesmo que por meios eletrônicos. Controlar os custos acessórios
de viagens (hospedagem, passagens, refeições) também é fundamental.

Existem outras áreas interessantes para focar o trabalho de redução de custos

conforme podemos ver no artigo 8 Áreas para Reduzir Custos na Minha Empresa.
COMO REDUZIR
CUSTOS COM
PARCERIAS
 Serviços Terceirizados

Em boa parte das empresas há serviços

que são essenciais para a operação e
não estão diretamente relacionados ao
negócio principal, mas impactam numa
visão de médio e longo prazo.

Como demonstramos anteriormente,

as opções cada vez mais usadas, em
empresas de todos os portes, são
os Serviços Terceirizados. Delegar
para terceiros que tem como foco
de Negócio a administração e venda
destes serviços, foco absoluto na
qualidade destes serviços e na boa
relação custo/benefício, já que é a sua
fonte de Receita.

Algumas áreas onde os Serviços Terceirizados podem ajudar sua empresa a gastar
menos:

• Segurança e Portaria • Manutenção de Equipamentos

• Limpeza e Conservação • Serviços de impressão
• Manutenção de Veículos • Alimentação
(quando a frota é própria)

E hoje em dia, algumas áreas estratégicas já podem ser terceirizadas com sucesso,
como Almoxarifado, por exemplo. Neste aspecto, você deve avaliar muito bem o
ganho financeiro em relação à uma administração terceirizada de áreas que
impactam na qualidade do Negócio.
 Empresas Parceiras de
Redução de Custo

São empresas formadas por profissionais que têm experiência com a

administração de custos específicos, tanto do ponto de vista técnico quanto
legal. Algumas destas empresas são remuneradas de acordo com o volume de
redução de custos que ela proporcionará para o negócio. Ela analisa a estrutura
de custos, levanta oportunidades de redução, elabora um plano de ação e atua
sistematicamente buscando reduzir sua estrutura de custo.

Dois exemplos são:

Contas de Água e Luz: Contas de Telefonia:

Os especialistas analisam bandeira Os especialistas analisam tarifas,

tarifária, regime tributário, níveis pacotes de serviços, avaliação
de eficiência e outros aspectos. de perfis para uso de pacotes de
dados e de voz.
 COMO
REDUZIR CUSTOS
COM A PARCERIA
DE CONSULTORIAS
ESPECIALIZADAS

Administrar o Plano de Custos de uma empresa visando

o controle constante e sempre buscar obter ganhos
com a redução e economia é uma tarefa extremamente
complexa, principalmente nos dias de hoje, onde o
mercado está altamente competitivo e absorve muito do
empreendedor e de equipes o tempo para estabelecer
estratégias, parcerias, processos e marketing para o
objetivo principal das empresas: gerar lucro.

Paralelo a esta demanda crescente dos esforços para

vender mais, vender melhor, conquistar e manter
mercados, temos o universo de custos que precisa de
muita atenção, controle e principalmente o tempo de
vários colaboradores para que as áreas se envolvam
completamente e se comprometam com as premissas,
as metas e os resultados.

Definitivamente não é uma tarefa fácil para o

empreendedor. E os resultados e necessidades
continuam acontecendo, o que pode agravar quando o
momento de Vendas não é favorável e, por este motivo,
muitas empresas param para avaliar cada custo e
procurar neles os espaços de redução que equilibrem
a situação da empresa e até mesmo recupere, nesta
redução, os lucros que as vendas infelizmente não
estão entregando.
Neste momento é que pode ser fundamental contar com uma Consultoria
Especializada em Redução de Custos como a Expense Reduction Analysts
– ERA, uma empresa mundial focada na redução de custos operacionais e
administrativos nas empresas.

A proposta de empresas como a ERA é de uma parceria com um método de:

Levantamento Levantamento
do Plano de e análise dos
Custos, alocação Processos e suas
deles, relevância interações com os
para os principais custos.
processos.

ERA

Diagnósticos de Implementação e
áreas potenciais de acompanhamento
redução de custos. dos resultados.

Análises e
discussões das
alternativas possíveis
para cada custo.
A ERA trabalha com executivos
altamente qualificados e com grande
experiência corporativa, o que permite
que atuem em todos os setores da
empresa, entendam as necessidades de
cada uma delas, os limites de redução
e seus processos.

Neste ponto que reside a grande

vantagem: uma consultoria neste nível
entende e atua na redução em aspectos
analisados em conjunto com o cliente
para trabalhar pontualmente nas
questões prioritárias de cada empresa.
 Da mesma forma que as estratégias
GESTÃO DE de Vendas e Marketing, tanto para
CUSTOS DEVE produtos quanto para serviços, são
SER UMA questões perenes nas empresas, gerir
Custos também deve ser algo que está
FILOSOFIA no DNA da organização com a mesma
importância.

Em última análise, uma Gestão de

Custos eficiente gera uma economia
que impacta no resultado, permitindo
mais lucro. Então, economizar permite
ganhar.

É importante que Controlar Custos seja

uma filosofia dentro da organização.
Que gestores, colaboradores e
fornecedores entendem a importância
disto em suas carreiras e negócios.

Afinal, uma empresa que tem obsessão

por custos menores aliada às suas
práticas comerciais, pode ter mais
lucro e com isso reinvestir, interna
e externamente. E a ERA trabalha
obsessivamente como parceira disto.

É um sucesso garantido a todos.

Entre em contato conosco e teremos

um grande prazer de atende-lo e ter a
sua parceira.
expensereduction.com.br