Estudiante: Valentina Flórez

Décimo

Preguntas de conceptualización
1. ¿Qué es unidad de gestión documental, ventanilla única o unidad de
correspondencia?
Unidad de gestión documental: Son las áreas técnicas responsables de gestionar
técnicamente según la normativa establecida, la documentación e información, que
por trámite, ingresa o se genera en las dependencias municipales en el ejercicio de
sus funciones específicas, y constituye patrimonio documental del MDMQ,
facilitando la gestión institucional, transparencia, difusión, acceso a la
documentación e información, y el servicio a la institución y al ciudadano.
Ventanilla única: Es una herramienta que permite el envío de la información
electrónica, una sola vez, ante una única entidad, para cumplir con todos los
requerimientos del comercio exterior.
2. ¿Qué es organización documental?
La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios
de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada. ... Los procesos que
se derivan de la organización de un archivo se pueden realizar tanto en las oficinas
de Normadat como en las dependencias del cliente.
3. ¿para organizar la documentación requerida se necesita identificar los
diferentes tipos de documentos?
En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series
documentales.
4. ¿Qué es un puesto de trabajo?
Un puesto de trabajo es aquel espacio en el que un individuo desarrolla su actividad
labor, también se le conoce como estación o lugar de trabajo.
5. ¿Qué es una estructura orgánica funcional?
Un instrumento de gestión que ayuda a definir con claridad las funciones de las
diferentes unidades administrativas de una organización
6. ¿Qué es una unidad de correspondencia?
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y
entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes
y funcionarios de las diferentes dependencias.
7. ¿Qué es un elemento electrónico o mecánico para la recepción de documentos?
Es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y
atención de requerimientos.
8. ¿Qué es un canal de comunicación?
Un canal es el medio de transmisión por el que viajan las señales portadoras de
información entre emisor y receptor, que emite a un referente.
9. ¿Qué es un medio de comunicación?
 Medio de comunicación Sistema técnico que sirve para informar a los miembros de
una comunidad determinada.
10. ¿Qué es un reloj electrónico en la unidad de correspondencia y para qué sirve
y cómo funciona?
Este medio es utilizado en la unidad de correspondencia para recepción de
comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de estas, ya que el
funcionamiento de este depende de su programación. Es una eficiente herramienta,
ya que se le puede ingresar los datos necesarios para dicha dependencia.
11. ¿Qué es un sello radiador y como se debe utilizar?
El término sello (del latín sigillum) (en algunos países también llamado timbre) se
aplica, por un lado, para nombrar el instrumento con imágenes grabadas que, a
través de la impresión de tinta sobre el papel, se utiliza para autorizar documentos.