1.fisa Post - Secretara

Organizaţia:
Cod document: FPS

Număr de ordine () Situaţia ocupat
postului:
Departament: Administrativ Întocmit de:
Anexa nr. 1 la Contractul Individual de Muncă nr.
Fişa de post
Secretară
<Cod C.O.R.: 412001 >
<Cod intern : Secretar >
Baza legală - art.39 (2a) Codul Muncii, Actele statutare ale

organizaţiei, Regulamentul de organizare şi funcţionare,
Contractul individual de muncă
Data primei întocmiri -
Data ultimei actualizări -
Nr. revizuire -0
Data următoarei actualizări -
Motivul actualizării - întocmire
1 – Descrierea postului
1.1 – Identificarea postului
1.1.1 - Denumire post: Secretara
1.1.2 - Cod C.O.R.:
 412001 (secretară),
1.1.3 - Cod intern: (codul specific postului, în cadrul organizaţiei, dacă este cazul)
1.1.4 - Nivelul de instruire: 2 (mediu);
1.1.5 - Departamentul: Logistic – Administrativ (sau o denumire asemănătoare);
1.1.6 - Nivelul ierarhic (organigrama): 3
1.1.7 - Nivelul postului: de execuţie
1.1.8 - Obiectivele postului: Secretara realizează colaţionarea şi transcrierea corespondenţei,
proceselor verbale şi rapoartelor, la maşina de scris sau la maşina de prelucrare a textelor;
selecţionează şi expediază corespondenţe şi alte documente, întreţine relaţiile cu publicul şi de
protocol, organizează deplasările personalului de management, şedinţele de lucru, audienţele
şi întâlnirile diverse ale acestora, gestionează şi arhivează documentele stabilite în sarcină,
efectuează traduceri şi retroversiuni.
1.2 – Sarcinile postului
1. Întreţinerea relaţiilor cu publicul şi de protocol

1.1. Stabilirea şi întreţinerea relaţiilor de protocol
Criterii de evaluare a performanţelor:
1.1.1. Primirea vizitatorilor se realizează manifestând deferenţă şi atenţie, respectând normele de comportare
civilizată;
1.1.2. Identificarea scopului vizitei este stabilit funcţie de situaţia concretă, prin întrebări politicoase;
1.1.3. Manifestarea unei atitudini decente şi corecte faţă de vizitatori este conformă uzanţelor protocolare;
1.1.4. Asigurarea relaţiilor de colaborare profesională se face prin schimbul de cărţi de vizită;
1.1.5. Este adoptată o atitudine calmă şi decentă indiferent de poziţia ierarhică a vizitatorului, obiectul vizitei şi
durata de aşteptare;
1.2. Promovarea imaginii firmei
1.2.1. Susţinerea discuţiilor în relaţiile de protocol se realizează cu profesionalism;
1.2.2. Ţinuta fizică şi aspectul exterior denotă decenţă, ordine şi lipsă de ostentaţie;
1.2.3. Păstrarea secretului de serviciu şi loialitatea faţă de firmă se realizează cu responsabilitate;
1.2.4. Distribuirea către vizitatori a consumabilelor cu sigla firmei, a pliantelor cu produsele şi serviciile oferite
de aceasta va avea în vedere promovarea imaginii firmei;
1.3. Rezolvarea reclamaţiilor clienţilor
1.3.1. Primeşte reclamaţiile cu politeţe (scris sau verbal);
1.3.2. Analizează eficient reclamaţiile (reclamaţie verbală: ascultarea reclamantului, punerea de întrebări de
completare, expunerea de măsuri, respectarea promisiunilor, cântărirea rezultatelor; reclamaţie scrisă: citirea
reclamaţiei, obţinerea de informaţii suplimentare, studierea problemei, cântărirea rezultatelor);
1.3.3. Informează corect şi prompt reclamantul cu privire la măsurile luate;
2. Utilizarea PC
2.1. Configurează şi adaptează resursele hardware şi software
2.1.1. Sistemul de operare folosit se alege în funcţie de cerinţele locului de muncă şi de resursele hardware astfel
încât să se asigure şi adaptarea la progresul software din domeniu;
2.1.2. Necesarul de pachete de programe se stabileşte în funcţie de specificul locului de muncă;
2.1.3. Resursele hardware sunt configurate şi verificate sistematic asigurându-se o bună funcţionare;
2.2. Selectează programul specific
2.2.1. Programul specific este selectat în funcţie de scopul urmărit;
2.2.2. Programul este selectat cu discernământ, în corelaţie cu tipul documentelor de elaborat;
2.2.3. Programul este selectat în funcţie de tipul şi performanţele acestuia;
2.3. Introduce datele primare
2.3.1. Datele sunt introduse în totalitate, cu acurateţe, răspunzând tuturor cerinţelor programului;
2.3.2. Mesajele primite sunt analizate şi interpretate corect în vederea asigurării continuităţii introducerii datelor;
2.3.3. Explicaţiile privind conţinutul documentelor sunt prescurtate în mod inteligibil pentru interpretarea corectă
a datelor;
2.4. Structurează informaţiile pe probleme
2.4.1. Informaţiile se structurează concis şi ordonat într-un sistem de fişiere şi directoare astfel încât să asigure o
accesare rapidă a informaţiilor solicitate; în cazul în care există regulamente interne ale organizaţiei referitoare la
modul de structurare a informaţiilor, se vor aplica acestea;
2.4.2. Fişierele sunt create pe probleme;
2.5. Gestionează informaţia cuprinsă în fişiere şi directoare
2.5.1. Datele introduse sunt verificate cu profesionalism, pentru asigurarea corectitudinii documentelor specifice
finale;
2.5.2. Suportul de memorie pe care se execută salvarea informaţiilor se stabileşte în concordanţă cu aplicaţia
respectivă şi dotarea existentă;
2.5.3. Informaţiile sunt salvate şi păstrate cu respectarea condiţiilor de securitate şi confidenţialitate;
2.5.4. Gestiunea informaţiei cuprinsă în fişiere şi directoare se face prin metodele specificate în documentaţia
aplicaţiilor;
2.5.5. Datele sunt salvate şi arhivate pe diferite suporturi de memorie, asigurându-se conservarea lor îndelungată,
accesul rapid şi eficient la informaţii;
2.6. Arhivează informaţia
2.6.1. Alegerea programului de arhivare folosit se face în funcţie de dimensiunea fişierelor ce urmează a fi
prelucrate;
2.6.2. Arhivele create sunt păstrate pe diverse suporturi de memorie astfel încât să se asigure accesul rapid şi
eficient la informaţia compactată;
2.7. Tipăreşte documentele specifice finale
© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 2 din 15

2.7.1. Documentele specifice finale sunt listate în conformitate cu scopul urmărit;
2.7.2. Documentele finale sunt tipărite în numărul de exemplare solicitat, în funcţie de necesităţi;
2.7.3. Documentele specifice finale sunt listate cu verificarea îndeplinirii criteriilor de calitate;
3. Utilizarea aparaturii de birotică

3.1. Tehnoredactarea documentelor
3.1.1. Identificarea modului de tehnoredactare a documentelor se face funcţie de complexitatea lucrării şi
posibilităţile reale de realizare (dactilografiere, procesare pe P.C., scanare etc.);
3.1.2. Tehnoredactarea documentelor se face în formatul solicitat;
3.1.3. Tehnoredactarea documentelor se realizează cu respectarea normelor de estetică şi a normelor gramaticale,
precum şi cu respectarea regulamentelor interne ale organizaţiei;
3.1.4. Tehnoredactarea documentelor se face într-un format specific tipului de document;
3.2. Multiplicarea documentelor
3.2.1. Stabilirea modului de realizare a copiei documentului este identificat în funcţie de cerinţe şi aparatura
existentă;
3.2.2. Selectarea parametrilor tehnici de realizare a copiilor se realizează conform cerinţei (faţă / verso, mărime
pagină, nr. copii, contrast, alb-negru / color etc.);
3.3. Realizarea comunicării utilizând aparatura de birotică
3.3.1. Identificarea modului de comunicare se realizează funcţie de aparatura existentă a interlocutorilor (telefon,
fax, e-mail, online etc.);
3.3.2. Comunicarea se realizează cu verificarea transmisiei şi recepţiei corecte a datelor;
3.3.3. Înlăturarea eventualelor erori de transmisie se face prin identificarea defecţiunii şi stabilirea modului de
remediere a acestora;
4. Administrarea corespondenţei
4.1. Primirea corespondenţei
4.1.1. Primirea corespondenţei se realizează în funcţie de mijlocul de comunicare utilizat de expeditor;
4.1.2. Verificarea corespondenţei se efectuează cu atenţie înainte de semnarea de primire;
4.1.3. Deschiderea şi trierea corespondenţei se face în funcţie de menţiunile speciale cuprinse pe plic;
4.2. Înregistrarea corespondenţei
4.2.1. Înregistrarea corespondenţei se face în registre speciale în funcţie de tipul acesteia;
4.2.2. Consemnarea corespondenţei se realizează cu atenţie şi promptitudine, zilnic;
4.3. Sortarea şi distribuirea corespondenţei
4.3.1. Sortarea corespondenţei se realizează în funcţie de obiectul scrisorii şi destinatar;
4.3.2. Distribuirea corespondenţei se realizează după consemnarea în condica de expediţie;
4.4. Expedierea corespondenţei
4.4.1. Stabilirea modului de expediere a corespondenţei se realizează în funcţie de mijlocul de comunicare cel
mai convenabil şi posibilităţile concrete de receptare ale destinatarului;
4.4.2. Expedierea se realizează cu promptitudine pentru încadrarea în timpul prestabilit;
4.5. Clasarea corespondenţei
4.5.1. Identificarea tipului de clasare a corespondenţei se face în funcţie de specificul organizaţiei;
4.5.2. Clasarea se realizează cu discernământ pentru a asigura un acces rapid la documente;
5. Întocmirea corespondenţei
5.1. Întocmirea corespondenţei simple, de rutină
5.1.1. Identificarea corespondenţei care este de competenţa secretariatului se face cu atenţie şi responsabilitate;
5.1.2. Întocmirea corespondenţei se realizează în conformitate cu datele concrete existente;
5.1.3. Corespondenţa este redactată într-un stil clar şi concis;
5.2. Redactează corespondenţa pe baza indicaţiilor primite

5.2.1. Indicaţiile primite pentru redactare sunt consemnate cu atenţie şi corectitudine;
5.2.2. Redactarea corespondenţei se realizează cu respectarea formelor şi formulelor oficiale;
5.2.3. Corespondenţa întocmită este prezentată conducerii pentru consemnarea eventualelor modificări;
6. Aplicarea prevederilor legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă şi în

domeniul situaţiilor de urgenţă
6.1. Îşi însuşeşte normele de sănătate şi securitate în muncă
6.1.1. Normele de sănătate şi securitate în muncă sunt însuşite pe baza informaţiilor primite în cadrul
instructajelor specifice.
6.1.2. Normele de sănătate şi securitate în muncă sunt însuşite în corelaţie cu specificul lucrărilor de executat şi
particularităţile locului de muncă.
6.1.3. Normele de sănătate şi securitate în muncă sunt însuşite având în vedere toate aspectele relevante pentru
desfăşurarea activităţilor.
6.1.4. Normele de sănătate şi securitate în muncă sunt însuşite urmărind semnificaţia mijloacelor de semnalizare
şi avertizare utilizate în sectorul de activitate.
6.2. Utilizează echipamentul individual de lucru şi de protecţie
6.2.1. Echipamentul este utilizat în corelaţie cu specificul locului de muncă şi riscurile potenţiale.
6.2.2. Echipamentul este utilizat în scopul pentru care a fost primit.
6.2.3. Echipamentul este utilizat în conformitate cu prevederile producătorului.
6.2.4. Echipamentul este utilizat conform procedurii specifice de la locul de muncă.
6.3. Aplică prevederile legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă
6.3.1. Prevederile legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă sunt aplicate permanent, pe întreaga
derulare a activităţilor.
6.3.2. Prevederile legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă sunt aplicate cu stricteţe, pentru
asigurarea securităţii personale şi a celorlalţi participanţi la procesul de muncă.
6.3.3. Prevederile legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă sunt aplicate conform procedurilor
specifice pentru lucrarea de executat.
6.4. Respectă prevederile legale referitoare la situaţiile de urgenţă
6.4.1. Prevederile legale referitoare la situaţiile de urgenţă sunt respectate conform cerinţelor formulate în
instructajele specifice.
6.4.2. Prevederile legale referitoare la situaţiile de urgenţă sunt respectate în corelaţie cu specificul locurilor în
care se desfăşoară activităţile.
6.4.3. Prevederile legale referitoare la situaţiile de urgenţă sunt respectate conform procedurilor interne specifice.
6.5. Intervine în caz de accident
6.5.1. Intervenţia se desfăşoară conform responsabilităţilor precizate în planul de acţiune în situaţii de urgenţă.
6.5.2. Intervenţia se desfăşoară prin modalităţi adecvate în funcţie situaţia concretă şi tipul de accident produs.
6.5.3. Intervenţia se desfăşoară conform procedurilor interne ale companiei, evitându-se agravarea situaţiei deja
create şi accidentarea altor persoane.
6.5.4. Acordând sprijin personalului abilitat, în funcţie de solicitări.
7. Organizarea deplasării personalului managerial

7.1. Realizarea aranjamentelor de călătorie şi / sau masă
7.1.1. Identificarea posibilităţilor de deplasare şi / sau cazare optime în funcţie de condiţiile concrete (rută);
7.1.2. Asigurarea aranjamentului de călătorie (rezervarea biletelor) funcţie de posibilităţi şi opţiunea personalului
managerial;
7.2. Monitorizarea aranjamentului de călătorie
7.2.1. Reconfirmarea rezervărilor (mijloace de transport, cazare / masă);
7.2.2. Întocmirea documentaţiei necesare deplasării (ordin de deplasare), corect şi complet, conform normelor
interne ale companiei;
7.2.3. Asigurarea materialelor necesare personalului managerial în călătorie (lucrări specifice, situaţii statistice,
grafice, materiale publicitare etc.) în funcţie de scopul deplasării;
Întocmirea documentaţiei necesare decontării după întoarcerea personalului managerial în mod corect şi complet

conform normelor interne ale companiei;
8. Organizarea locului de muncă

8.1. Crearea ambianţei spaţiului de lucru
8.1.1. Organizarea spaţiului de lucru şi de aşteptare a vizitatorilor se realizează cu spirit estetic şi practic, cu
asigurarea condiţiilor de confort;
8.1.2. Asigurarea microclimatului se realizează printr-o preocupare permanentă;
8.1.3. Amplasarea echipamentelor de specialitate se face cu simţ practic în raport cu condiţiile concrete ale
locului de muncă pentru asigurarea economiei de mişcări;
8.1.4. Factorii de ambianţă fizică ai locului de muncă asigură un efect plăcut, reconfortant asupra vizitatorilor;
8.2. Asigurarea condiţiilor materiale
8.2.1. Tipurile de materiale consumabile ce se utilizează în executarea lucrărilor sunt identificate in funcţie de
tipul acestora (hârtie de scris (format A4, A3, A5), hârtie cu antet tipărit, hârtie pentru copiator, hârtie pentru
copiator, toner, cartuşe imprimantă, agrafe de birou, dosare, clasoare, plicuri, bloc-notes-uri, capsator, perforator
etc.);
8.2.2. Stocul de materiale consumabile se verifică periodic;
8.2.3. Materialele primite sunt depozitate în sertare, fişete etc., în funcţie de tipul lor;
8.2.4. Ţine corect evidenţa stocurilor de materiale consumabile în registre speciale;
8.2.5. Achiziţionarea materialelor consumabile necesare sau comunicarea necesarului de materiale consumabile
şi echipamente către persoanele responsabile cu achiziţiile;
9. Organizarea şedinţelor de lucru

9.1. Convocarea participanţilor
9.1.1. Lista participanţilor este întocmită în conformitate cu indicaţiile primite;
9.1.2. Convocarea participanţilor este efectuată în baza listei întocmite;
9.1.3. Formele de confirmare a participării şi modul de reavizare a persoanelor ce nu au confirmat participarea se
fac funcţie de tipul comunicării;
9.1.4. Reactualizarea listei de participanţi este finalizată şi ataşată setului de documente de şedinţă înainte de
începerea ei;
9.2. Asigurarea materialelor pentru şedinţă
9.2.1. Lista materialelor prezentate în şedinţă este întocmită pe baza indicaţiilor personalului managerial;
9.2.2. Colectarea materialelor si multiplicarea acestora sunt realizate din timp util;
9.2.3. Mapele de lucru pentru şedinţă sunt completate cu materiale documentare necesare;
9.2.4. Distribuirea mapelor de lucru este realizată în funcţie de lista participanţilor;
9.3. Asigurarea sălii pentru desfăşurarea şedinţelor
9.3.1. Necesarul de aparatură este identificat în funcţie de complexitatea şedinţei;
9.3.2. Condiţiile de desfăşurare sunt verificate în sală în funcţie de natura şedinţei;
9.3.3. Desemnarea persoanelor care întocmesc procesul verbal al şedinţei de lucru se realizează funcţie de
condiţiile concrete;
10. Planificarea activităţii proprii

10.1. Identificarea obiectivelor şi sarcinilor de realizat
10.1.1. Sarcinile sunt preluate în funcţie de indicaţiile şefului direct;
10.1.2. Obiectivele propuse pentru realizare se stabilesc în funcţie de agenda zilnică de lucru;
10.1.3. Problemele sunt identificate în raport cu cerinţele locului de muncă;
10.2. Stabilirea etapelor de lucru
10.2.1. Etapele de lucru sunt respectate pentru a contribui la încadrarea activităţii în norma stabilită;
10.2.2. Identificarea etapelor de lucru se face în concordanţă cu agenda de lucru la personalului managerial şi
agenda proprie de lucru;
10.2.3. Timpul alocat fiecărei probleme este stabilit cu atenţie pentru a fi suficient unei rezolvări eficiente;
10.3. Întocmirea agendei proprii de lucru

10.3.1. Sarcinile identificate se consemnează concis şi ordonat în agenda proprie de lucru;
10.3.2. Raportarea problemelor nerezolvate se realizează sistematic;
11. Planificarea audienţelor şi întâlnirilor

11.1. Înregistrează solicitările pentru audienţe
11.1.1. Solicitările pentru audienţe se identifică în funcţie de cerinţe;
11.1.2. Programarea audienţelor se realizează în raport cu orarul stabilit în prealabil;
11.1.3. Timpul afectat audienţei se stabileşte cu atenţie în funcţie de problema (scopul) audienţei;
11.2. Întocmirea programului de întâlniri
11.2.1. Programul de întâlniri de lucru este identificat în funcţie de agenda proprie de lucru a participanţilor;
11.2.2. Stabilirea întâlnirii de lucru se realizează într-un mod agreat şi acceptat de toţi participanţii;
12. Efectuarea de traduceri şi retroversiuni

12.1. Efectuarea de traduceri şi retroversiuni de documente
12.1.1. Identificarea materialelor şi a domeniului de activitate se face prin consultarea documentaţiei de
specialitate;
12.1.2. Traducerile / retroversiunile realizate respecta sensul textului iniţial;
12.1.3. Traducerea corespondenţei sau întocmirea acesteia se realizează în concordanţă cu respectarea formelor
şi formulelor de redactare şi a regulilor gramaticale;
12.2. Efectuarea translaţiei în relaţiile de protocol
12.2.1. Realizarea translaţiei în discuţiile personalului managerial cu partenerii de afaceri străini se face cu
responsabilitate, urmărind păstrarea acurateţii textului;
12.2.2. Uzanţele protocolare în relaţiile cu partenerii străini sunt respectate conform normelor de protocol şi
celor ale firmei;
12.2.3. Discuţiile facilitate în calitate de translator sunt confidenţiale;
13. Gestionarea şi arhivarea documentelor

13.1. Înregistrează documentele stabilite în sarcină
13.1.1. Documentele se înregistrează respectând normele legale în vigoare;
13.1.2. Documentele se înregistrează respectând regulamentul de organizare şi funcţionare al organizaţiei şi
circuitul intern al documentelor;
13.1.3. Documentele se înregistrează funcţie de specificul, scopul şi destinaţia fiecăruia;
13.1.4. Înregistrarea documentelor se face cu responsabilitate, astfel încât să asigure evidenţa strictă a acestora;
13.2. Sortează documentele stabilite în sarcină
13.2.1. Documentele sunt sortate în funcţie de tip şi conţinut, astfel încât să se asigure operativitatea utilizării lor;
13.2.2. Documentele se sortează în concordanţa cu normele legale sau interne referitoare la păstrarea
documentelor;
13.2.3. Sortarea documentelor se efectuează cu atenţie şi responsabilitate, în vederea prelucrării lor eficiente;
13.3. Îndosariază documentele stabilite în sarcină
13.3.1. Documentele sunt îndosariate în funcţie de problematica la care se referă;
13.3.2. Documentele îndosariate sunt ordonate cronologic, astfel încât să se asigure operativitatea consultării lor
ori de câte ori este necesar;
13.3.3. Opisul fiecărui dosar se completează în corelaţie cu documentele conţinute cu specificarea tuturor
elementelor relevante;
13.3.4. Dosarele se numerotează cronologic, în funcţie de necesităţile de utilizare;
13.4. Depozitează documentele stabilite în sarcină
13.4.1. Depozitarea documentelor se realizează cu respectarea criteriilor de funcţionalitate pentru accesarea
rapidă a acestora în funcţie de necesităţi;
13.4.2. Depozitarea documentelor se efectuează în condiţii de siguranţă pentru evitarea distrugerii sau dispariţiei
acestora;
13.4.3. Depozitarea documentelor se realizează cu respectarea prevederilor legale în vigoare;

13.5. Arhivează documentele stabilite în sarcină
13.5.1. Arhivarea documentelor se efectuează pe criterii diferite în funcţie de necesităţi;
13.5.2. Consultarea documentelor arhivate se efectuează conform regulilor de organizare şi funcţionare internă şi
a arhivelor;
13.5.3. Termenele de arhivare a documentelor sunt stabilite conform actelor normative în vigoare;
14. Stenografierea materialelor

14.1. Întocmirea stenogramei
14.1.1. Utilizarea stenogramei în activitatea administrativă se realizează în funcţie de natura lucrărilor;
14.1.2. Întocmirea stenogramei este realizată cu atenţie şi responsabilitate păstrând sensul real al discuţiilor;
14.2. Transcrierea şi verificarea stenogramei
14.2.1. Transcrierea stenogramei se realizează cu atenţie pentru evitarea echivocurilor şi păstrarea acurateţii
textului original;
14.2.2. Transcrierea stenogramei se realizează cu respectarea normelor ortografice, ortoepice şi de punctuaţie şi
ordinea logică a frazelor;
14.2.3. Verificarea transcrierii stenogramei se realizează cu responsabilitate şi atenţie;
15. Comunicarea la locul de muncă

15.1. Primeşte şi transmite informaţii
15.1.1. Metoda de comunicare este utilizată corespunzător situaţiei date pentru transmiterea şi primirea corectă şi
rapidă a informaţiilor;
15.1.2. Transmiterea şi primirea informaţiilor este efectuată permanent cu respectarea raporturilor ierarhice şi
funcţionale;
15.1.3. Limbajul utilizat este specific locului de muncă pentru primirea şi transmiterea informaţiilor cu
corectitudine;
15.1.4. Modul de adresare utilizat este concis şi politicos;
15.1.5. Formele de comunicare sunt utilizate în funcţie de activitatea desfăşurată;
15.1.6. Întrebările utilizate sunt pertinente şi logice pentru obţinerea de răspunsuri relevante;
15.2. Participă la discuţii în grup în vederea obţinerii soluţiilor optime
15.2.1. Atribuţiile sunt preluate în funcţie de indicaţiile şefului direct;
15.2.2. Sunt interpretate corect şi precis deciziile, dispoziţiile şi ordinele conducerii;
15.2.3. Sugestiile sunt comunicate sau redactate cu claritate, concizie, cu respectarea raporturilor ierarhice şi
funcţionale;
15.2.4. Participarea la discuţii în grup este efectuată prin sprijinirea şi respectarea opiniilor şi drepturilor
celorlalţi colegi;
15.2.5. Problemele sunt discutate şi rezolvate când este posibil, printr-un proces agreat şi acceptat de toţi
membrii grupului;
15.2.6. Divergenţele apărute sunt comunicate deschis şefului direct pentru rezolvarea cu promptitudine a
acestora în scopul desfăşurării fluente a activităţii;
16. Organizarea cadrului general de deschidere şi închidere a activităţii

16.1. Efectuează lucrări de curăţenie în vederea începerii activităţii
16.1.1. Aplică conform planului de igienizare al unităţii succesiunea operaţiilor de curăţenie şi întreţinere ţinând
seama de particularităţile acestora;
16.1.2. Foloseşte corect materialele şi echipamentul tehnic specific;
16.2. Verifică şi pregăteşte utilajele, ustensilele, alte obiecte de inventar în vederea desfăşurării lucrului
16.2.1. Execută conform instrucţiunilor sanitare operaţii de curăţenie şi întreţinere a mobilierului, utilajelor şi
obiectelor de inventar folosite;
16.2.2. Controlează zilnic şi ori de câte ori este nevoie starea tehnică a utilajelor din dotare;
16.3. Pregăteşte sectorul în vederea închiderii activităţii
16.3.1. Asigură păstrarea în condiţii corespunzătoare a produselor finite, materiilor prime şi materialelor

consumabile;
16.3.2. Respectă succesiunea corectă a operaţiilor de curăţenie şi întreţinere a spaţiilor, mobilierului, utilajelor şi
obiectelor de inventar ce revin postului în baza planului de igienizare a unităţii;
16.3.3. Controlează încadrarea în limitele de funcţionare a echipamentelor şi instalaţiilor conform planului de
igienizare a unităţii;
17. Alte sarcini

17.1. Realizează şi alte sarcini sau poate primi delegări temporare de sarcini, în conformitate cu regulamentele şi
normele interne sau legale, ori la solicitarea superiorului sau altor persoane stabilite, pentru îndeplinirea
normelor de muncă sau sarcinilor reglementate;
(alte sarcini stabilite prin lege, acte statutare, sau regulamente; eliminaţi părţile care nu sunt
relevante în totalitate pentru specificul postului)
1.3 – Activităţile postului
Punctaj Denumire
54 Colectarea de informaţii
67 Căutarea şi obţinerea informaţiilor relevante postului
79 Obţinerea informaţiilor
54 Monitorizarea proceselor, materialelor şi împrejurimilor
42 Identificarea şi evaluarea informaţiilor relevante postului
62 Identificarea obiectelor, acţiunilor şi evenimentelor
34 Estimarea caracteristicilor cuantificabile ale produselor, evenimentelor sau informaţiilor
29 Inspectarea echipamentelor, structurilor şi materialelor
55 Procesele mentale
51 Procesarea datelor şi informaţiilor
75 Procesarea informaţiilor
45 Evaluarea informaţiilor pentru a determina respectarea standardelor
43 Analizarea datelor sau informaţiilor
42 Judecarea calităţilor obiectelor, serviciilor sau persoanelor
58 Judecarea şi luarea deciziilor
73 Organizarea, planificarea şi prioritizarea muncii
67 Programarea muncii şi activităţilor
65 Actualizarea sau utilizarea cunoştinţelor relevante
60 Luarea deciziilor sau rezolvarea problemelor
46 Gândirea creativă
38 Dezvoltarea obiectivelor şi strategiilor
34 Munca efectuată
26 Efectuarea de activităţi productive fizice sau manuale
37 Manevrarea şi mişcarea obiectelor
31 Controlarea maşinilor şi proceselor
20 Efectuarea în general de activităţi fizice
17 Utilizarea vehiculelor, instrumentelor mecanice sau a echipamentelor
41 Efectuarea de activităţi complexe şi tehnice
92 Utilizarea calculatoarelor
78 Documentarea / Înregistrarea informaţiilor
18 Repararea şi întreţinerea echipamentelor electronice
14 Repararea şi întreţinerea echipamentelor mecanice
5 Schiţarea, definirea şi specificarea instrumentelor tehnice, componentelor şi echipamentelor
46 Interacţionarea cu alte persoane
56 Comunicarea şi interacţionarea
86 Comunicarea cu superiorii, egalii şi subordonaţii

76 Stabilirea şi întreţinerea relaţiilor interpersonale
71 Comunicarea cu alte persoane din afara organizaţiei
67 Munca pentru public sau cu publicul
50 Rezolvarea conflictelor şi negocierea cu alte persoane
38 Asistenţa şi îngrijirea altor persoane
36 Interpretarea înţelesului informaţiilor pentru alţii
22 Vânzări sau influenţarea altor persoane
33 Coordonare, dezvoltare, management şi consiliere
44 Coordonarea muncii sau activităţilor altor persoane
38 Instruirea şi educarea altor persoane
33 Tutelarea şi ajutorul privind dezvoltarea altor persoane
30 Ghidarea, direcţionarea şi motivarea subordonaţilor
28 Consultanţă pentru alte persoane
27 Dezvoltarea şi construirea echipelor
49 Administrare
84 Activităţi administrative
42 Monitorizarea şi controlul resurselor
22 Recrutarea, selectarea, angajarea şi promovarea angajaţilor
1.4 – Recompensarea muncii

1.4.1 – Recompensarea directă
1.4.1.1 – Salariul: cnf CIM
1.4.2 – Recompensarea indirectă

Concedii cu plată:
- concediu cu plata cnf CIM
- concedii medicale, de maternitate şi de paternitate, pentru îngrijirea copilului bolnav;
- concedii cu plată pentru formarea profesională;
Concedii fără plată:

- concediu fără plată pentru rezolvarea unor situaţii personale;
Alte recompense indirecte:

- Pensie facultativa Pilon 3, NN Romania (ING Asigurari de Viata)
- Abonament Servicii Medicale Medicover
1.5 - Pregătirea şi perfecţionarea personalului în cadrul organizaţiei

Angajatul va beneficia de cursuri periodice şi neperiodice de pregătire în domenii conexe
activităţii de secretariat, cum ar fi arhivistica, stenografie, dactilografie, limbi străine,

ergonomie, informatică (utilizarea programelor de calculator sau întreţinere hardware),
managementul proiectelor, cursuri de comunicare, negociere, managementul relaţiilor cu
clienţii (CRM), managementul timpului, management financiar, securitatea şi sănătatea
muncii, situaţii de urgenţă.
Angajatul are obligaţia de a participa la toate cursurile, stagiile şi alte forme de pregătire şi
perfecţionare necesare postului, organizate sau cerute de organizaţie.
1.5.8 - Sistemul de promovare

Posturile în care poate avansa angajatul din postul actual:
Criteriile de promovare:
Periodicitatea evaluării performanţelor individuale: anual
Periodicitatea promovării:
1.6 – Relaţiile cu celelalte posturi

1.6.1 - Nivelul de supervizare: ( ) Minim (X) Mediu ( ) Maxim
Explicaţii: Secretara ţine evidenţa activităţilor personalului de management şi ale
organizaţiei în general, precum şi conduce şi coordonează procesul de realizare a
deplasărilor, audienţelor, şedinţelor sau întâlnirilor personalului de management;
1.6.2 - Posturi superioare ierarhic si functional: Director General, Manager de Proiect

1.6.3 - Relaţii de cooperare: cu toti angajatii din cadrul companiei si colaboratorii aferenti
1.7 – Stilul de muncă
Punctaj Denumire
89 Respectarea obligaţiilor
88 Atenţie la detalii
86 Cooperare
86 Integritate
78 Auto-control
77 Independenţă
75 Grija pentru alte persoane
73 Rezistenţa la stres
72 Adaptabilitate / Flexibilitate
71 Realizare / Efort
71 Iniţiativă
63 Gândire analitică
62 Perseverenţă
60 Conducere
60 Orientare socială
58 Inovare
1.8 – Valorile şi nevoile ataşate muncii
Punctaj Denumire
39 Realizarea

40 Realizarea
38 Utilizarea abilităţilor
29 Independenţa
34 Responsabilitatea
34 Autonomie
19 Creativitatea
28 Recunoaşterea
34 Avansarea
31 Statutul social
28 Recunoaştere
19 Autoritate
56 Relaţionarea
75 Valorile morale
53 Colegii
40 Serviciul social
59 Oferirea de asistenţă
69 Politicile şi Practicile Organizaţiei
59 Supervizare privind Relaţiile Umane
50 Supervizare tehnică
58 Condiţii de muncă
72 Activitatea
72 Condiţiile de muncă
59 Siguranţa locului de muncă
53 Independenţa
53 Recompensarea
38 Varietatea

2 – Specificaţiile (cerinţele) postului
2.1 – Studii
2.1.1 – Pregătirea profesională de specialitate
2.1.2 - Studii superioare: Reprezinta un avantaj Studii economice
2.1.3 - Studii medii / postliceale: liceu sau şcoala profesională, indiferent de profil;
2.1.4 - Alte studii, cursuri şi specializări: absolvirea unui curs de calificare pentru ocupaţia
„Secretariat” constituie un avantaj; deasemenea cursuri de daxtilografiere si cursuri de
tehnoredactare
2.2 – Cunoştinţe
Punctaj Denumire
88 Secretariat
75 Servicii personale şi orientate către clienţi
72 Limba maternă
66 Calculatoare şi electronică
52 Administraţie şi Management
45 Matematică
44 Economie şi contabilitate
41 Resurse umane
40 Comunicaţii şi media
39 Limbi străine
37 Telecomunicaţii
34 Siguranţa şi Securitatea Publică
33 Educaţie şi Training
30 Producţie şi procesare
28 Psihologie
25 Legislaţie şi Guvernare
19 Vânzări şi Marketing
16 Geografie
16 Transporturi
15 Terapie şi Consiliere
13 Medicină
13 Sociologie şi Antropologie
12 Design
11 Inginerie şi tehnologie
10 Mecanică
10 Filozofie şi Teologie
6 Istorie şi Arheologie
4 Artă şi Cultură
2 Construcţii
2 Chimie
2 Producţie alimentară
1 Biologie
1 Fizică

2.3 – Aptitudini
Punctaj Denumire
58 Aptitudini de bază
82 Ascultare activă
78 Înţelegerea textelor citite
70 Vorbire
70 Scriere
59 Gândire critică
58 Învăţare activă
57 Monitorizare
54 Strategii de învăţare
50 Matematică
5 Ştiinţă
32 Aptitudini de rezolvare a problemelor complexe
32 Rezolvarea problemelor complexe
42 Aptitudini de management al resurselor
72 Managementul timpului
33 Managementul resurselor umane
32 Managementul resurselor financiare
29 Managementul resurselor materiale
47 Aptitudini sociale
60 Sensibilitate socială
53 Coordonare
50 Instruire
49 Orientare spre servicii
39 Persuasiune
32 Negociere
25 Aptitudini sistemice
41 Analiza şi luarea deciziilor
18 Evaluarea sistemelor
15 Analiza sistemelor
22 Aptitudini tehnice
31 Selectarea echipamentelor
31 Operare şi control
29 Analiza controlului calităţii
27 Rezolvarea problemelor
26 Analiza operaţiunilor
23 Întreţinerea echipamentelor
18 Design tehnologic
16 Instalare
14 Reparaţii
12 Monitorizarea operaţiunilor
10 Programare

2.4 – Abilităţi
Punctaj Denumire
46 Abilităţi cognitive
88 Înţelegerea verbală
81 Expresivitatea verbală
78 Înţelegerea textele scrise
72 Organizarea informaţiilor
69 Expresivitatea scrisă
62 Identificarea problemelor
60 Capacitatea de clasificare
60 Analiza deductivă
53 Atenţia selectivă
50 Analiza inductivă
47 Împărţirea timpului
38 Memorarea
34 Originalitatea
31 Fluenţa ideilor
31 Viteza de comparare
31 Viteza de concluzionare
28 Capacitatea de concluzionare
25 Analiza matematică
25 Vizualizarea imaginară
12 Procesarea numerelor
0 Orientarea în spaţiu
1 Abilităţi fizice
9 Rezistenţa trunchiului corporal
3 Flexibilitatea extensiilor
0 Flexibilitatea dinamică
0 Forţa dinamică
0 Forţa explozivă
0 Coordonarea întregului corp
0 Echilibrul întregului corp
0 Vigoarea
0 Forţa statică
9 Abilităţi psihomotorii
25 Viteza încheieturilor şi degetelor
19 Siguranţa braţelor
19 Dexteritatea manuală
12 Precizia controlului
9 Dexteritatea digitală
6 Coordonarea simultană a mai multor membre
3 Reacţia de orientare
0 Gradul de control
0 Timpul de reacţie
0 Viteza de mişcare a membrelor
22 Abilităţi senzoriale
75 Claritatea vorbirii
75 Recunoaşterea vorbirii unei persoane
69 Vederea de aproape
22 Atenţia auditivă
12 Vederea la distanţă
12 Diferenţierea vizuală a culorilor
3 Sensibilitatea auzului
0 Percepţia adâncimii

0 Sensibilitatea la lumina orbitoare
0 Vederea de noapte
0 Vederea periferică
0 Localizarea sunetelor
2.5 – Experienţa
2.5.1 - Experienţa în muncă: nu este necesara
2.5.2 - Experienţa în specialitate:nu este necesara;
2.5.3 - Experienţa în organizaţie:
2.5.4 - Experienţa în domenii conexe:
2.6 – Resurse personale disponibile

2.6.1 - Spaţiul disponibil:
2.6.2 - Echipamente materiale:
2.6.3 - Echipamente software:
2.6.4 - Resurse financiare:
2.6.5 - Alte resurse:
Data întocmirii (ZZ/LL/AAAA) Data luării la cunoştinţă

(ZZ/LL/AAAA)
Numele şi prenumele Numele şi prenumele angajatului
Funcţia
Semnătura Semnătura
_______________________ _______________________

1.fisa Post - Secretara

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

1.fisa Post - Secretara

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Organizaţia:

Cod document: FPS

Baza legală - art.39 (2a) Codul Muncii, Actele statutare ale

1.2 – Sarcinile postului

1. Întreţinerea relaţiilor cu publicul şi de protocol

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 2 din 15

3. Utilizarea aparaturii de birotică

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 3 din 15

6. Aplicarea prevederilor legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă şi în

7. Organizarea deplasării personalului managerial

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 4 din 15

8. Organizarea locului de muncă

9. Organizarea şedinţelor de lucru

10. Planificarea activităţii proprii

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 5 din 15

11. Planificarea audienţelor şi întâlnirilor

12. Efectuarea de traduceri şi retroversiuni

13. Gestionarea şi arhivarea documentelor

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 6 din 15

14. Stenografierea materialelor

15. Comunicarea la locul de muncă

16. Organizarea cadrului general de deschidere şi închidere a activităţii

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 7 din 15

17. Alte sarcini

1.3 – Activităţile postului

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 8 din 15

1.4 – Recompensarea muncii

1.4.2 – Recompensarea indirectă

Concedii fără plată:

Alte recompense indirecte:

1.5 - Pregătirea şi perfecţionarea personalului în cadrul organizaţiei

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 9 din 15

1.5.8 - Sistemul de promovare

1.6 – Relaţiile cu celelalte posturi

1.6.2 - Posturi superioare ierarhic si functional: Director General, Manager de Proiect

1.7 – Stilul de muncă

1.8 – Valorile şi nevoile ataşate muncii

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 10 din 15

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 11 din 15

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 12 din 15

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 13 din 15

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 14 din 15

2.6 – Resurse personale disponibile

Data întocmirii (ZZ/LL/AAAA) Data luării la cunoştinţă

© Rubinian 2002-2013 www.rubinian.com Pag. 15 din 15

S-ar putea să vă placă și