Secretaría de Educación Pública

Oficialía Mayor
Prosecretaría Técnica de la CIDAP
Las organizaciones deben ser
evaluadas por su desempeño y no por
sus intenciones.

Peter F. Drucker
 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

OFICIALÍA MAYOR

PROSECRETARÍA TÉCNICA DE LA CIDAP

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

AGOSTO 2002
 ÍNDICE
página

INTRODUCCIÓN 9

I. MARCO REFERENCIAL DE LA GUÍA TÉCNICA

• Base legal para la elaboración y expedición de los manuales de procedimientos 12
• Objetivo general y objetivos específicos de la guía técnica 14

II. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN, DICTAMINACIÓN Y

AUTORIZACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
• Lineamientos generales para la elaboración, dictaminación y autorización de
16
manuales de procedimientos
• Responsabilidades de las instancias de la Secretaría de Educación Pública
18
respecto a los manuales de procedimientos

III. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

• Descripción de apartados de los manuales de procedimientos 21
Identificación
Índice
Introducción
Objetivo del manual
Mandato
Base legal

IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE

PROCEDIMIENTOS 27
Propósito
Alcance
Políticas de operación
Diagrama del procedimiento
Descripción del procedimiento
Documentos de referencia
Registros
Glosario
Anexos
Cambios de esta versión

GLOSARIO 38

ANEXOS 45
Introducción
El Mandato y los objetivos trazados para la Secretaría de Educación Pública (SEP) están orientados a
la educación con calidad; la cual es factible alcanzar, a través de una administración transparente y
orientada al cumplimiento de las necesidades y expectativas ciudadanas.

Del citado Mandato se deriva una amplia y diversa gama de trámites y servicios; asimismo, en apego
al marco normativo establecido para la Administración Pública Federal, operan intercambios de
información con otras dependencias y entre las propias unidades de la SEP. Esta variedad de
trámites y servicios internos y externos, se expresan en una secuencia de actividades de las que se
generan productos o servicios que por sí mismos, satisfacen alguna necesidad, o bien, son un medio
para la obtención de otros servicios y beneficios.

La sistematización del trabajo empleado en la generación de los productos o servicios, propicia la

observancia de los principios de eficacia, eficiencia y calidad. Una de las maneras de lograr la
sistematización del trabajo es la generación de procedimientos, ya que a través de estos:

• Se precisan los productos y servicios que deberán proporcionar los órganos y puestos
administrativos, lo que permite dimensionar la capacidad institucional y concentrar los
esfuerzos respecto a sus metas y objetivos.

• Se determinan los flujos de información preestablecidos lo que evita el retrabajo en las

oficinas y propicia un uso más racional de los recursos.

• Se establecen las especificaciones del trabajo para generar de manera reiterada los
diferentes productos y servicios, compatibles con los modelos de calidad en las
organizaciones.

En la SEP se han elaborado, dictaminado y autorizado manuales administrativos para diversos

ámbitos operativos y administrativos (áreas centrales, unidades desconcentradas, escuelas, etcétera)
de manera regular desde aproximadamente hace treinta años, conforme a lo establecido en la Ley
Orgánica de la Administración Pública Federal (LOAPF); en donde se señala la obligatoriedad de las
dependencias para elaborar y expedir dichos documentos.

9
Con el propósito de observar puntualmente lo señalado en la LOAPF y con el enfoque de innovación
y calidad; en el presente documento se proporcionan los conceptos e instrumentos que permiten
elaborar o actualizar los manuales de procedimientos de las unidades responsables, órganos
desconcentrados y entidades del sector educativo.

El bagaje conceptual e instrumental del documento es compatible con el desarrollo de sistemas de

calidad, impulsados en el ámbito de la Administración Pública Federal en el marco del Modelo
Estratégico para la Innovación y Calidad Gubernamental.

Este documento consta de cuatro apartados:

• El primero de ellos expone los motivos y propósitos de la guía técnica, así como
la base legal que sustenta la obligatoriedad sobre la elaboración de los
manuales administrativos en la Secretaría de Educación Pública.

• El apartado segundo plantea los lineamientos generales para la elaboración,

dictaminación y autorización de los manuales de procedimientos; así como las
responsabilidades de las instancias de la Secretaría respecto a la formulación y
actualización de los manuales.

• El tercer apartado expresa la descripción de los aspectos que deberán contener

los manuales de procedimientos.

• El cuarto apartado corresponde al instructivo para la elaboración de los

procedimientos.

10
Base Legal para la Elaboración y
Expedición de los Manuales de
Procedimientos
Ordenamiento

Ley Orgánica de la Adminis- Título Segundo de la Administración Pública Centrali-

tración Pública Federal zada
(Diario Oficial de la Federa-
ción 29-diciembre-1976) Capítulo I de las Secretarías de Estado y los
Departamentos Administrativos

Artículo 19
El titular de cada Secretaría de Estado y Departamento
Administrativo expedirá los manuales de organización,
de procedimientos y servicios al público necesarios para
su funcionamiento, los que deberán contener
información sobre la estructura orgánica de la
dependencia y las funciones de sus unidades
administrativas. Los manuales y demás instrumentos de
apoyo administrativo interno, deberán mantenerse
permanentemente actualizados.

Reglamento Interior de la Se- Capítulo II de las Facultades del Secretario del

cretaría de Educación Pública Despacho
(D.O.F. 23-junio-1999)
Artículo 5o
Son facultades indelegables del Secretario las
siguientes:

XI.- Expedir el manual de organización general de la

Secretaría, que deberá publicarse en el Diario Oficial de
la Federación, así como también aquellos manuales de
organización, de procedimientos y de servicios al
público, necesarios para el mejor funcionamiento de la
dependencia;

Capítulo IV de las Facultades del Oficial Mayor

Artículo 7o
Al frente de la Oficialía Mayor habrá un Oficial Mayor, a
quien corresponderá el ejercicio de las siguientes
facultades:

XIX.- Someter a la aprobación del Secretario los

manuales de organización y procedimientos que se
elaboren, en coordinación con las unidades
administrativas de la Secretaría;

12
Ordenamiento

Reglamento Interior de la Se- XX.- Llevar el control y registro de la estructura orgánica

cretaría de Educación Pública de la Secretaría y de sus unidades administrativas que
(D.O.F. 23-junio-1999) haya aprobado el Secretario, así como también de las
modificaciones a la misma, y de los manuales de
organización y procedimientos autorizados;

Capítulo VI de las Atribuciones Específicas de las Di-

recciones Generales y demás Unidades Administrativas

Artículo 10
Corresponde a la Dirección General de Asuntos
Jurídicos el ejercicio de las siguientes atribuciones:

XX.- Registrar los instrumentos normativos que emita el

Secretario y las unidades administrativas de la
Secretaría, los nombramientos que expida el titular de la
misma, así como también las autorizaciones que, para
firmar documentación relacionada con asuntos que les
competan, expidan los titulares de las unidades
administrativas conforme a este Reglamento y las
disposiciones aplicables;

Oficio del 31 de enero de Relación de documentos y acciones básicas que las

1998, emitido por el Órgano unidades responsables de la Secretaría de Educación
de Control Interno en la SEP. Pública deberán considerar para evaluar los registros,
Núm. 11/OCI/00733/98 controles e información en el desarrollo de sus
funciones.

Manual de Organización de la
Prosecretaría Técnica de la
CIDAP (Junio de 1999)

13
Objetivo General y Objetivos
Específicos de la Guía Técnica

El objetivo general de la presente guía es:

Establecer el marco normativo para la elaboración y actualización de los manuales de procedimientos

con la finalidad de que las unidades responsables de la Secretaría de Educación Pública cuenten con
criterios uniformes.

Asimismo, el documento tiene los siguientes objetivos específicos:

1. Expresar la normatividad que deberán seguir las unidades responsables, para la

elaboración o actualización de manuales de procedimientos.

2. Sustentar la generación de manuales de procedimientos que proporcionen y satisfagan

las necesidades de información sobre la secuencia de actividades inherentes a los
trámites y servicios que deberán realizar las unidades responsables.

3. Proporcionar una técnica administrativa para elaborar los manuales de procedimientos,

compatible con los esquemas de calidad que se impulsen en la Secretaría de Educación
Pública.

14
Lineamientos Generales para la Elaboración,
Dictaminación y Autorización de Manuales de
Procedimientos
Se entenderá por procedimiento administrativo, al conjunto de etapas y actividades ordenadas en
secuencia cronológica, que precisa la forma sistemática de hacer un determinado trabajo de rutina.

Todo procedimiento involucra etapas y actividades, el uso de recursos materiales, tecnológicos, así
como la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente
desarrollo de las funciones de las unidades responsables.

Los procedimientos constituyen un instrumento de información en el que se consignan de manera

ordenada, las etapas y actividades que deben seguirse para la realización de las funciones de una
unidad responsable; en él se describen además, los órganos y puestos que intervienen y se precisa
su responsabilidad.

Los procedimientos tienen por objeto conducir el desarrollo de las actividades a cargo del personal de
una unidad responsable, propiciar la uniformidad en el trabajo y evitar la repetición de instrucciones y
directrices.

De su elaboración:

• Es obligación de las unidades responsables del sector central y órganos

desconcentrados la elaboración y actualización de la información de los manuales de
procedimientos y apegarse a los lineamientos para su elaboración.

• Se elaborará un manual de procedimientos preferentemente de cada dirección general y

en su caso los específicos que deriven de los procesos sustantivos de las unidades
responsables.

• Cada manual de procedimientos de Dirección General y Oficina Superior contendrá los

procedimientos de la totalidad de áreas, agrupados en sus respectivos ámbitos de
trabajo.

• Los manuales de procedimientos deben revisarse, para su actualización, en el momento

en que se presenten cambios en la organización o en el funcionamiento de la unidad
responsables; o bien, por modificación de disposiciones jurídicas que lo regulan.

• En cada unidad responsable habrá un encargado del control de la documentación

asociada a los procedimientos.

• En la elaboración de los procedimientos participará personal directamente involucrado en

los mismos, independientemente de su nivel jerárquico.

16
 • La revisión de los procedimientos en las unidades responsables será competencia de los
jefes de departamento, subdirectores o directores de área.

• La aprobación interna de los procedimientos deberá corresponder al titular de la unidad.

• Las unidades responsables enviarán, para su actualización, los manuales de

procedimientos a la Prosecretaría Técnica de la CIDAP a partir de las modificaciones
efectuadas a sus funciones y del mejoramiento de los trámites y servicios (internos y
externos) que se presenten.

• Las entidades agrupadas en el sector educativo podrán observar los elementos técnicos
de la presente guía para la descripción de sus procedimientos; y contarán con la asesoría
de la Prosecretaría Técnica de la CIDAP.

De su dictamen y autorización:

• El análisis que se efectúe a los manuales de procedimientos se deberá sustentar en los

lineamientos expuestos en este documento, a partir de la difusión a las unidades
responsables.

• La Prosecretaría Técnica de la CIDAP, revisará permanentemente, y en su caso,

actualizará los lineamientos generales para la elaboración, dictaminación y autorización
de manuales de procedimientos.

• A su vez, esta Prosecretaría Técnica de la CIDAP dictaminará y tramitará la autorización

y registro de los manuales de procedimientos ante las instancias correspondientes.

17
RESPONSABILIDADES DE LAS INSTANCIAS DE LA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA RESPECTO
A LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

C. Secretario

• Expedir los manuales de procedimientos, necesarios para el funcionamiento de la

dependencia.

C. Oficial Mayor

• Someter a la aprobación del Secretario para su expedición los manuales de

procedimientos que se elaboran, en coordinación con las unidades responsables de la
Secretaría.

• Llevar el control y registro de los manuales de procedimientos autorizados.

Dirección General de Asuntos Jurídicos

• Registrar los instrumentos normativos y de procedimientos que emita el Secretario.

• Desahogar las consultas de carácter legal que se le formulen a la Prosecretaría Técnica

en materia de procedimientos.

Prosecretaría Técnica de la Comisión Interna de Administración y Programación

• Elaborar, actualizar y proponer los lineamientos y metodología para la elaboración,

implantación y evaluación de procedimientos.

• Asesorar a las unidades responsables de la Secretaría en la elaboración o actualización

de los manuales de procedimientos.

• Analizar las propuestas de manuales de procedimientos e instrumentos de apoyo que

presenten las unidades responsables, proponer su aprobación y, en su caso, las
modificaciones que se requieran.

• Gestionar ante la Oficialía Mayor la aprobación de los manuales de procedimientos.

• Gestionar ante la Dirección General de Asuntos Jurídicos el registro de los manuales de

procedimientos.

• Notificar la autorización y registro de los manuales a las unidades responsables.

• Mantener actualizado el registro de los manuales de procedimientos y los instrumentos

de apoyo aprobados.

• Resguardar los manuales de procedimientos y demás instrumentos de apoyo que

sustenten la organización y funcionamiento de la Secretaría.

18
Unidades Responsables

• Elaborar, difundir e implantar los manuales de procedimientos, conforme a los

lineamientos.

• Actualizar los manuales de procedimientos conforme a los lineamientos emitidos y a los

resultados de las evaluaciones aplicables.

• Validar y presentar, para su aprobación, las propuestas de manuales de procedimientos.

• Presentar las propuestas de manuales de procedimientos al C. Prosecretario Técnico de

la CIDAP para el análisis, dictamen y registro correspondiente.

19
DESCRIPCIÓN DE APARTADOS DE LOS
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos se integrará con el siguiente esquema de apartados:

IDENTIFICACIÓN (o portada)
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO DEL MANUAL
MANDATO (DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y DE LA DIRECCIÓN DE ÁREA)
BASE LEGAL
PROCEDIMIENTO

• Propósito
• Alcance
• Políticas de operación
• Diagrama del procedimiento
• Descripción
• Documentos de referencia
• Registros
• Glosario
• Anexo

Con el objeto de facilitar la elaboración e integración del manual de procedimientos, a continuación se

define cada uno de los elementos que lo conforman:

IDENTIFICACIÓN

Es la portada del manual de procedimientos y se elabora conforme a lo que establece el Oficio

Circular Núm. OM-0501 del 20 de marzo del 2001 “Por el que se da a conocer el emblema de
identificación de la Secretaría de Educación Pública y se establecen políticas internas para su
aplicación y uso”:

(1) En la parte superior izquierda, deberá aparecer el emblema de identificación de

la Secretaría de Educación Pública; y, en caso que la unidad administrativa
cuente con un logotipo, este deberá ubicarse en la parte superior derecha.

(2) En la parte central se anotará el título del manual de procedimientos;

(3) En la parte inferior derecha se especificará la fecha de elaboración del manual

de procedimientos.

21
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
(NOMBRE DE LA DIRECCIÓN DE ÁREA)
DE LA (NOMBRE DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE ADSCRIPCIÓN) (2)

(3) AGOSTO DE 2002

ÍNDICE:

Es la ordenación de los capítulos que conforman el manual de procedimientos, para identificar de

manera ágil y sencilla la información dentro del documento, y se elabora de la siguiente manera:

En el extremo izquierdo de la hoja, se anotará de acuerdo al margen establecido, el número romano

que corresponda al capítulo; a continuación, con letras mayúsculas se registrará el nombre del
capítulo. Para los subcapítulos (nombres de los procedimientos), estos se relacionarán en orden
consecutivo con números arábigos y el nombre se escribirá en forma de título (con mayúsculas y
minúsculas). Y en el margen derecho, se escribirá con números arábigos, el número de página en
que inicie el capítulo y el subcapítulo.

22
 ÍNDICE

PÁG.

I. INTRODUCCIÓN 2

II. OBJETIVO DEL MANUAL 4

III. MANDATO (DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y 5

DE LA DIRECCIÓN DE ÁREA)

IV. BASE LEGAL 6

V. PROCEDIMIENTOS 8

1.- Procedimiento para… …

• Propósito
• Alcance
• Políticas de operación
• Diagrama del procedimiento
• Descripción
• Documentos de referencia
• Registros
• Glosario
• Anexos

2.- Procedimiento para…

• Propósito
• Alcance
• Políticas de operación
• Diagrama del procedimiento
• Descripción
• Documentos de referencia
• Registros
• Glosario
• Anexos

INTRODUCCIÓN:

23
 En este apartado se señalan, de manera breve, los siguientes aspectos:

• Las razones y propósitos que motivaron la elaboración del manual,

• Una descripción sintética sobre el contenido general del manual,
• A quiénes está dirigido el manual, es decir, sus usuarios,
• La forma en que deberá utilizarse y actualizarse, y
• Las áreas que intervinieron en su elaboración.

Se recomienda que el contenido de la Introducción se redacte en forma breve, clara y fácil de

entender, y su extensión sea preferentemente de un máximo de dos cuartillas.

OBJETIVO DEL MANUAL:

• Es la expresión cualitativa de los propósitos que pretende alcanzar la unidad responsable con
la aplicación del manual en un periodo determinado; el objetivo debe responder a las
preguntas:
¿Qué? y ¿para qué?

• El objetivo deberá iniciar con un verbo en infinitivo y, en lo posible, evitar utilizar gerundios y
adjetivos calificativos.

MANDATO:

El Mandato define la esencia o razón de ser de la unidad responsable. Ubica la identidad de la unidad
responsable, determina de manera sintética y clara su quehacer sustantivo y estratégico, así como el
fin para el que fue creada.

En términos prácticos, el Mandato de la organización debe responder a las siguientes preguntas:

¿Quién es?
¿Qué hace?
¿Para quién lo hace?
¿Para qué se hace?
¿A través de que se hace?

BASE LEGAL:

24
Es la relación de los nombres de los principales ordenamientos jurídico-administrativos vigentes, que
fundamentan tanto al manual como a los procedimientos que se van a describir.

La relación de dichos ordenamientos se realizará conforme al siguiente orden jerárquico

descendente:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Leyes
• Reglamentos
• Decretos
• Acuerdos
• Circulares y Oficios
• Documentos normativos-administrativos (manuales, guías, catálogo, entre
otros)
• Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza, no
pueden ser incluidos en la clasificación anterior)

Además, los ordenamientos deberán presentarse cronológicamente y se citará el número del título,
capítulo, artículo, fracción y letra del inciso; y, en su caso, la fecha de publicación en el Diario Oficial
de la Federación, incluyendo reformas y adiciones.

25
Todas las secciones del procedimiento deben llenarse, en caso de la omisión de alguna de
ellas se indicará la frase “no aplica”.

Nombre del procedimiento: (a) Código : (b )

Revisión : (c )
Referencia a la Norma ISO 9001-2000: (e)
Página de: (d )

I. Recuadro de identificación
Este recuadro se situará como encabezado únicamente en la página inicial del procedimiento. Se
integra de los siguientes elementos:

a) Nombre del procedimiento: El nombre debe iniciar con un verbo y su redacción llevar
de forma implícita, el producto que genera y los usuarios finales. Para la identificación
de los procedimientos se deben considerar las atribuciones que para cada unidad
responsable se establecen en el Reglamento Interior de la SEP y su manual de
organización autorizado.

b) Código: Es la secuencia de literales y números asignados consecutivamente. Su

integración se especifica y ejemplifica en las instrucciones del anexo 9.1.

c) Revisión: Se escribirá la literal “A” como borrador y a partir de la primera revisión

anotar “0”, “1” para la segunda y así sucesivamente.

d) Página: Se anotará el número consecutivo de las hojas utilizadas en el procedimiento,

así como el número total de éstas.

e) Referencia a la Norma ISO 9001-2000: Únicamente se anotará esta leyenda para los
procedimientos inmersos en la documentación asociada al sistema de gestión de
calidad.

CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ (a) REVISÓ (b) AUTORIZÓ (c)
Nombre:
Firma:
Fecha:

II. Recuadro de control de emisión: Este recuadro se situará únicamente al pie de la última
hoja del procedimiento. Se compone de los siguientes apartados:

a) Elaboró: Será la persona que haya elaborado el procedimiento. Cualquier persona de la

unidad responsable podrá elaborar el procedimiento.

27
 b) Revisó: Es la persona responsable del área, jefe de departamento, subdirectores o director
de área.

c) Autorizó: Es la persona que aprueba y autoriza el procedimiento y será el titular de la unidad

responsable.

1 PROPÓSITO

Es la condición o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido, con la aplicación del
procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propósito debe redactarse
en forma breve y concisa; especificará los resultados o condiciones que se desean lograr, iniciará con
un verbo en infinitivo y, en lo posible, se evitará utilizar gerundios y adjetivos calificativos.

La redacción del propósito se estructura a partir de las siguientes cuestiones:

JUSTIFICACIÓN/ RAZÓN DE SER

En qué función o
Para quién se
Qué se hace campo de especialidad Para qué se hace
hace
se hace
Acción expresada en el Campo de especialidad
Resultado Usuario final
verbo principal

2 ALCANCE

En este apartado se describe brevemente el área o campo de aplicación del procedimiento; es decir,
a quiénes afecta o qué límites o influencia tiene.

*
3 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1 Aquí se registra el compendio de políticas aplicables al procedimiento, conforme a la

secuencia lógica de las etapas del mismo. Es decir aquellas disposiciones internas que:

• Tienen como propósito regular la interacción entre los individuos en una organización y las
actividades de una unidad responsable.
• Marcan responsabilidades y límites generales y específicos, dentro de los cuales se
realizan legítimamente las actividades en distintas áreas de acción.
• Se aplican a todas las situaciones similares.
• Dan orientaciones claras hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo
tipo.
• Facilitan la toma de decisiones en actividades rutinarias.
• Describen lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
• Se aplica al 90-95 % de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por
alguien de un nivel inmediato superior.

*
Álvarez Torres, Martín G. Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos. Panorama Editorial, México, D.F. 1999

28
 3.2 Las políticas de operación deberán redactarse en tiempo futuro del modo imperativo.

3.3 En su presentación, las políticas deberán presentarse con el formato ·”3 . número”; en donde,
el dígito 3 corresponde al apartado Políticas de Operación, y el que se ubica a la derecha del
punto, será la secuencia de las políticas descritas para el procedimiento, comenzando con 1.

4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Es la representación gráfica de la secuencia de las etapas y de los órganos o puestos que
intervienen en el procedimiento.

• El diagrama se elabora con base en la descripción del procedimiento.

• En cada una de las columnas se registra el nombre del órgano de la estructura autorizada o
unidad responsable que interviene, y en su caso el nombre de los puestos de autorización
por norma y los cargos del C. Oficial Mayor y del C. Secretario.
• En la primera columna de la izquierda, se da inicio al procedimiento. El trazo inicia de arriba
hacia abajo y de izquierda hacia la derecha; posteriormente el flujo puede retroceder
dependiendo del procedimiento.

4.2 El diagrama de flujo que se utilizará es el llamado “de bloque”, pues permite tener la visión
global de los participantes en el procedimiento y se compone de tantas columnas, como
órganos o puestos que intervienen en el procedimiento.

4.3 Los símbolos básicos y el contenido de cada representación a utilizar en el diagrama son:

29
 DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA

SÍMBOLO CONCEPTO DESCRIPCIÓN

Dentro del símbolo se deberá anotar “INICIO” o

Inicio o término
“FIN” según corresponda el principio o conclusión
del procedimiento.

# Describir brevemente dentro del símbolo la etapa.

En el cuadro superior derecho se anotará el

número consecutivo de la etapa, el cual deberá
Descripción de
coincidir con el asignado en la Cédula de
la etapa
Descripción del Procedimiento.

Este símbolo deberá mantener un tamaño

uniforme en todo el diagrama de flujo.

Se deberán unir los símbolos de descripción,

decisiones, documentos, etc., señalando la
secuencia en que se deben realizar las distintas
operaciones.

Se utilizarán únicamente líneas horizontales y

verticales, no inclinadas. En los casos en que no
sea posible conectar las actividades con líneas
Dirección de rectas, se utilizarán ángulos rectos.
flujo
Las líneas no deberán cruzarse entre ellas, si no
es posible se debe cruzar con un pequeño puente.

Ningún símbolo podrá tener más de una línea de

dirección de flujo a excepción del símbolo de
decisión, el cual podrá tener hasta tres.

Indica un punto dentro del flujo en donde se debe

tomar una decisión entre dos opciones alternati-
vas.
Decisión
Siempre se indicará la procedencia hacia la parte
de abajo del símbolo y la no procedencia hacia un
lado (SI-NO)

30
SÍMBOLO CONCEPTO DESCRIPCIÓN

Se utilizará para indicar continuidad del diagrama

Continuador de de flujo cuando abarca dos o más hojas y se
etapa desea hacer referencia a alguna etapa anterior o
A posterior a la que se está describiendo.

Asimismo, cuando se enlace físicamente con otra

parte lejana del mismo, siempre y cuando exista
dificultad para diagramar. Dentro del símbolo se
deberá anotar una letra mayúscula, siguiendo el
orden alfabético, para que se identifique la etapa
en que continúa.

Por cada círculo continuador que sale de alguna

etapa, deberá haber cuando menos otro círculo
continuador que entre (llegue) a otra (los
continuadores relacionados tendrán la misma letra
de referencia)

Unión de Se utilizará como conexión o enlace con otra hoja

página diferente en la que continúa el procedimiento,
# siempre y cuando exista dificultad.

Dentro del símbolo se deberá anotar un número

para que se identifique en qué página continúa y
de que página viene.

Ejemplos:

significa: “continúa en la página 2”

significa: “viene de la página “1”

31
5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Secuencia de etapas

5.1.1 Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada una de ellas integra un
conjunto afín de actividades.

5.1.2 El número de secuencia de la etapa deberá coincidir con la numeración de la secuencia

plasmada en el diagrama del procedimiento.

5.1.3 La redacción de la etapa, iniciará con un verbo conjugado en el tiempo presente de la

tercera persona del singular.

32
5.2 Descripción

5.2.1 Es la descripción detallada de las actividades; de manera tal que permita al personal
comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recién ingreso al área.

5.2.2 El número con que se registrará cada actividad, estará compuesto por el dígito de la
etapa correspondiente, seguido de un punto, y, a la derecha de éste, del número
consecutivo respectivo.

5.2.3 La redacción de la actividad, iniciará con un verbo conjugado en el tiempo presente de la

tercera persona del singular.

5.2.4 Condicionales y decisiones: Cuando en el desarrollo del procedimiento se presente una

disyuntiva condicionada por diversas situaciones deberá señalarse inmediatamente
después de la actividad que dio origen a la disyuntiva la expresión subrayada: "No
procede". Una vez concluida la anterior descripción de la secuencia de actividades,
señalar: "Sí procede", de igual forma, con la continuación de la secuencia de actividades
que precisara la procedencia.

5.2.5 Deberá considerarse en la redacción de las actividades, los elementos necesarios para su
realización; así como los productos que se generen.

5.3 Responsable

5.3.1 Se refiere a los órganos o puestos de la estructura autorizada responsables de la

ejecución y cumplimiento de las actividades del procedimiento.

5.3.2 En el caso del personal operativo habrá de señalarse el nombre del puesto por
funciones reales desempeñadas: analista, secretaria, mensajero, etcétera; y no por el
nombre de la plaza: coordinador de técnicos, secretaria ejecutiva, etcétera.

33
En la descripción se utilizará la siguiente forma

Secuencia de etapas Actividad Responsable

1 Etapa primordial 1.1 Actividad Responsable A

1.2 Actividad
1.3 Actividad, etc.

2 Etapa primordial 2.1 Actividad Responsable A

2.2 Actividad
2.3 Actividad, etc.

3 Etapa primordial 3.1 Actividad Responsable B

3.2 Actividad
3.3 Actividad, etc.

4 Etapa primordial 4.1 Actividad Responsable B

4.2 Actividad
4.3 Actividad, etc.

5 Etapa primordial 5.1 Actividad Responsable C

5.2 Actividad
5.3 Actividad, etc.

6 Etapa primordial 6.1 Actividad Responsable C

6.2 Actividad
6.3 Actividad, etc.

7 Etapa primordial 7.1 Actividad Responsable C

7.2 Actividad
7.3 Actividad, etc.

8 Etapa primordial 8.1 Actividad Responsable C

8.2 Actividad
8.3 Actividad, etc.

9 Etapa primordial 9.1 Actividad Responsable C

9.2 Actividad
9.3 Actividad, etc.

34
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1 Anotar qué documentos se requieren al utilizar el procedimiento, para tener un mejor
entendimiento o completar su ejecución.

6.2 Es necesario, incorporar en este apartado la base legal, misma que habrá de entenderse
como la relación de los nombres de los principales ordenamientos jurídico-administrativos
vigentes, que fundamentan específicamente al procedimiento que se describirá.

6.3 La relación de dichos ordenamientos se realizará conforme al siguiente orden jerárquico

descendente:

• Documentos normativos-administrativos (manuales, guías, catálogos, entre otros)

• Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza, no pueden ser
incluidos en la clasificación anterior)

6.4 Además los ordenamientos deberán presentarse cronológicamente y se citará el número del
título, capítulo, artículo, fracción y letra del inciso, así como, en su caso, la fecha de
publicación en el Diario Oficial de la Federación, incluyendo reformas y adiciones.

Ejemplo de control:

DOCUMENTO CÓDIGO (CUANDO APLIQUE)

REGLAMENTO INTERIOR DE LA SEP, (D.O.F. 23-JUNIO-1999)
No aplica

7. REGISTROS

Se deben relacionar los formatos que sirven de evidencia, describiendo brevemente su aplicación,
interpretación y uso.

REGISTROS TIEMPO DE RESPONSABLE DE CÓDIGO DE REGISTRO O

CONSERVACIÓN CONSERVARLO IDENTIFICACIÓN ÚNICA
(a) (b) ( c) (d)

a. Registro: Se anotará el documento utilizado en las actividades del procedimiento.

b. Tiempo de conservación: El lapso en que permanece vigente el registro.

c. Responsable de conservarlo: Es el responsable señalado en el procedimiento.

d. Código de registro o identificación única: Es el código asignado conforme al anexo correspon-

diente.

35
8. GLOSARIO

Se describirán los conceptos necesarios para la comprensión y operación del procedimiento. Para lo
cual se anotarán el término y su definición.

9. ANEXOS

Parte del manual donde se incorporan los formatos mencionados en la descripción del procedimiento.
En su presentación, los anexos deberán ser numerados con el formato (número. número), en donde
el primer número será 9 (correspondiente al apartado de anexos), y el siguiente número será la
secuencia de los anexos descritos en el procedimiento, por lo cual se iniciará con 1.

10. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN

NÚMERO DE FECHA DE LA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

REVISIÓN ACTUALIZACIÓN
(a) (b) (c)

a.- Número de revisión: Se anotará el número (arábigo) correspondiente a la revisión del

documento.

b.- Fecha de la actualización: Es la fecha en la cual se concluyen las modificaciones y aprobaciones

del procedimiento.

c.- Descripción del cambio: Se mencionarán en forma breve las razones que motivaron el cambio
del procedimiento.

El documento deberá presentarse con las siguientes características:

Software: Microsoft® Word®; los diagramas pueden elaborarse en Microsoft® Visio® o Microsoft®
Power Point® .

Configuración de página: tamaño carta; orientación vertical; los márgenes (superior, inferior,
izquierdo y derecho) de dos centímetros.

Formato: títulos y subtítulos con Arial 11 puntos, en “negritas”; párrafos con Arial de 10 puntos,
alineación justificada e interlineado sencillo.

Ver anexo 9.3

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GLOSARIO

ACTIVIDAD. Conjunto de operaciones afines que contribuyen al logro de una o varias funciones, a
cargo de una unidad responsable.

ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD. Conjunto de elementos de toda la función administrativa que

determinan e implantan la Política de Calidad bajo la responsabilidad del equipo directivo del
organismo.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA. Conjunto de órganos integrados por la Presidencia

de la República, las Secretarías de Estado, los Departamentos Administrativos y la Procuraduría
General de la República, que forman parte de la Administración Pública Federal, adscritos
directamente al Titular del Ejecutivo Federal.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. Conjunto de órganos que auxilian al Ejecutivo Federal en

la realización de la función administrativa; se compone de la administración centralizada y paraestatal
que consigna la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARAESTATAL. Está compuesta de los organismos

descentralizados, las empresas de participación estatal, las instituciones nacionales de seguros y de
fianzas y los fideicomisos.

ADSCRIPCIÓN. Acto o hecho de asignar a una persona al servicio de un puesto, o ubicar una unidad
responsable dentro de otra de mayor jerarquía.

ÁMBITO DE COMPETENCIA. Ejercicio de autoridad jurisdiccional que un órgano practica dentro de

un marco de acción determinado por el límite y alcance de sus acciones.

ANEXOS. Información complementaria que se considera necesaria para cumplir adecuadamente con
un procedimiento o formato. Los anexos se deberán adjuntar físicamente al final del procedimiento.

ÁREAS DE APOYO O ADJETIVAS: Son aquellas que realizan funciones que coadyuvan al logro de
los objetivos institucionales, haciendo factible el correcto funcionamiento de la institución, mediante la
ejecución de las funciones de administración interna, control y apoyo institucional; administración de
recursos humanos, materiales, financieros e informáticos.

ÁREAS SUSTANTIVAS. Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las
atribuciones y objetivos encomendados a la Institución.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD. Conjunto de actividades planeadas y sistemáticas necesarias

para proporcionar la confianza de que el producto satisfacerá los requerimientos de calidad
establecidos por el cliente.

ATRIBUCIÓN. Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o
unidad responsable mediante un instrumento jurídico o administrativo.

AUDITORÍA DE CALIDAD. Evaluación cuantitativa del funcionamiento y efectividad del sistema de

calidad, con base en las listas de verificación y criterios bien definidos.

AUTORIDAD. Derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Organismo o persona que ejerce
una potestad que le ha sido conferida legalmente para desempeñar una función pública o para dictar,

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al efecto, resoluciones cuya obediencia es indeclinable bajo la amenaza de una sanción y la
posibilidad legal de su ejecución forzosa en caso necesario.

AUTORIDAD FORMAL. Facultad de mando conferida a un órgano o funcionario para que la ejerza
directamente o la delegue en otros subalternos.

AUTORIDAD FUNCIONAL. Facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo
de trabajo, cada uno para funciones específicas.

AUTORIDAD LINEAL. Facultad o mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de

trabajo.

CADENA DE MANDO. Es la relación jerárquica de autoridad que existe entre los órganos que
integran una unidad responsable. Se extiende desde el Titular hasta el nivel de Jefe de
Departamento.

CALIDAD. Grado de excelencia por medio de la cual juzgamos la capacidad de las cosas para
satisfacer una necesidad.

CARGA DE TRABAJO. La que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el
desempeño de un cargo específico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupación.

CONTROL. Proceso que consiste en verificar que las actividades se realicen conforme al plan
adoptado, y en aplicar, en su caso, las medidas correctivas necesarias o conducentes.

CONTROL DE CALIDAD. Función administrativa que mantiene la calidad de los servicios que
elabora una organización de acuerdo a una línea de normas y estándares establecidos.

COMPETENCIA ADMINISTRATIVA. Facultad legal que se otorga a una institución o unidad

responsable para ejercer sus funciones.

COORDINACIÓN. Proceso por el que se procura la acción conjunta de dos o más partes entre sí, de
tal manera que funcionen armónicamente y en concordancia, a efecto de obtener de cada unidad
responsable la máxima contribución para el logro de un propósito común.

DECISIÓN. Selección de una o varias opciones de acción para satisfacer un propósito.

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD. Acto de facultar a un subordinado para tomar decisiones, emitir

instrucciones y hacer que se cumplan compartiendo la responsabilidad correspondiente.

DELEGACIÓN DE FUNCIONES. Acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere

funciones específicas y responsabilidades a un subalterno y en algunos casos, otorga la autoridad
que necesita cuando va a desempeñar tales funciones.

DEPENDENCIA. Institución pública subordinada al titular del Poder ejecutivo Federal en el ejercicio
de sus atribuciones y para el despacho de los asuntos del orden administrativo que tiene
encomendados.

DEPENDENCIA JERARQUICA. Relación de subordinación de unidad responsable, respecto a otra

mayor jerarquía.
DESCENTRALIZACIÓN. Transferencia de facultades de una autoridad superior a otra de nivel
inferior o igual.

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DESCONCENTRACIÓN. Desplazamiento de órganos de una unidad responsable a distintas zonas
geográficas, donde no necesariamente se transfieren u otorgan facultades o autoridad.

DIAGRAMA DE FLUJO. Representación en forma gráfica de la secuencia que siguen las

operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales,
mediante el uso de una simbología.

DIAGNÓSTICO DE ADMINISTRATIVO. Medir la eficiencia actual de la Unidad responsable,

considerando las variables costo, tiempo y calidad permitiendo actuar para corregir lo que se
desarrolle mal.

EFICACIA. Elemento de medición de una organización, en cuanto al grado de realización de sus

fines y objetivos, sin importar los recursos empleados.

EFICIENCIA. Logro de los fines y objetivos, cuidando la utilización de los recursos.

ESTRUCTURA OCUPACIONAL. Se refiere a la cantidad de plazas ocupadas, según los puestos de

una estructura orgánica.

ESTRUCTURA ORGÁNICA. Unidades responsables que integran una dependencia y/o entidad,
donde se establecen niveles jerárquicos-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la
misma le asigna la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

ESTRUCTURA ORGÁNICA BÁSICA. Comprende a los órganos administrativos, cuyos puestos son
considerados como niveles superiores, es decir: desde el secretario hasta el director general.

ESTRUCTURA ORGÁNICA NO BÁSICA. Incluye a los órganos administrativos cuyos puestos son
considerados como mandos medios, es decir: dirección de área, subdirección y jefatura de
departamento.

FACULTAD. Autoridad jurídica que tiene una persona de ejecutar, bajo su responsabilidad
determinados actos administrativos

FORMATO. Documento que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con
información variable.

FUNCIÓN:- Conjunto de actividades afines de un órgano o unidad responsable, dirigidos a cumplir

con los objetivos institucionales, de cuyo ejercicio es responsable un órgano o unidad responsable.

FUNCIÓN DE PUESTO. Conjunto de actividades afines y necesarias para que una unidad de trabajo
(puesto), específica o impersonal cumpla con su propósito o razón de ser.

GUÍA TÉCNICA. Documento de contiene la metodología, instrucciones e información general y

sistematizada para la elaboración de manuales o catálogos acordes a las necesidades del organismo.

INSTRUCTIVO. Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y especificaciones a

que se debe sujetar la realización de una actividad. Disposiciones y procedimientos que se deben
seguir para la realización de un fin determinado.

LINEAMIENTO. Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas
actividades, así como las características generales que éstos deberán tener.

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MANUAL ADMINISTRATIVO. Documento administrativo que proporciona en forma ordenada y
sistemática, la información necesaria para la operación de una organización, como son; atribuciones,
estructura, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas o procedimientos.

MANUAL DE OPERACIÓN. Documento que describe la participación que tienen dos o más unidades
responsables en los diferentes procedimientos de trabajo que se desarrollan en una institución.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN. Instrumento de información que expone con detalle la estructura

orgánica de una unidad responsable, señalando los puestos y las relaciones que existen. También se
hace referencia a los niveles jerárquicos, a los grados de autoridad y a las funciones de los órganos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Medio o instrumento de información que consigna, en forma

metódica, las actividades y operaciones deben seguirse para la realización de las funciones
encomendadas a unidad responsable. Describe, además, los diferentes puestos o instancias
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.

MANUAL DE PUESTOS. Documento que se utiliza para precisar las labores y actividades de trabajo
de cada uno de los cargos existentes en una organización.

MANUAL DE SERVICIO. Instrumento administrativo que integra información real y concisa acerca de
los servicios que una institución proporciona, así como los requisitos y trámites que el público
solicitante debe realizar para obtenerlos.

MARCO JURÍDICO. Conjunto de leyes, decretos, reglamentos, acuerdos, manuales y circulares que
fundamentan jurídica y administrativamente la existencia de la organización, sus atribuciones y su
competencia y operación administrativa.

MEJORA CONTINUA. Grado constante de desarrollo y avance para enfrentar los cambios y poder
mejorar los servicios y/o productos que se elaboran para satisfacer a los clientes.
.
MÉTODO. La manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones.

METODOLOGÍA. Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas

administrativos por medio de un análisis ordenado.

NIVEL JERÁRQUICO. Es la división de la estructura administrativa que comprende todos los órganos
que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de función que
tengan encomendada.

NORMA. Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la
característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la interacción
de los individuos en una organización, así como la actividad de una unidad responsable o de toda
una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la
observen.

OBJETIVO. Expresión de un propósito que se pretende alcanzar mediante una acción o conjunto de
acciones. El establecimiento del objetivo de una institución, se realiza conforme a las atribuciones de
cada dependencia o entidad pública.

OPERACIÓN. Cada una de las acciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o
labor determinada.

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ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica que debe reflejar en forma
esquemática, la posición de las unidades responsables que la componen los tramos de control, nivel
jerárquico, canales de comunicación y líneas de mando.

ORGANIZACIÓN. Es la disposición y arreglo de los distintos órganos o unidades de que se compone

un organismo administrativo y la relación que guardan esas unidades entre sí, así como la forma en
que se encuentran repartidas las actividades entre las unidades.

PLAZA. Posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de un servidor público a la
vez, que tiene una adscripción determinada y que debe respaldarse presupuestalmente.

POLÍTICA. Criterio de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones al poner
en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional.

PROCEDIMIENTO GOBERNADOR. Es el procedimiento que hace referencia a los lineamientos

establecidos en la norma de aseguramiento de la calidad.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO. Sucesión cronológica de operaciones concatenada entre sí, que se

constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de
un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del
personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos y
la aplicación de métodos de trabajo.

PROCESO. Conjunto de etapas o pasos con características de acción concatenada, dinámica y

progresiva que concluye con la obtención de un resultado.

PUESTO. Unidad de trabajo específica e impersonal que se caracteriza por un conjunto de

operaciones que a realizar, aptitudes que poseer y responsabilidades que asumir. Cada puesto
puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación
y experiencia.

PUESTO HOMÓLOGO DE AUTORIZACIÓN ESPECÍFICA. Puestos encargados de realizar

actividades y acciones concretas y especializadas, generadas a partir de funciones que son
realizadas por las áreas de la estructura orgánica. Sus actividades se caracterizan por ser
complementarias, precisas y limitadas.

PUESTO HOMÓLOGO POR NORMA. Puestos de apoyo al personal de mando existente en la

estructura orgánica básica. Realizan actividades indirectas a las funciones encomendadas por
reglamento, pero coadyuvan al debido accionar de los servidores públicos superiores, mediante
actividades de apoyo administrativo y de asesoría. Dicho apoyo es al funcionario más que a las
unidades responsables

RESPONSABILIDAD. Aquella que es inherente a un puesto en el ejercicio de las funciones; la

responsabilidad, a diferencia de la autoridad, no puede delegarse.

SISTEMA. Conjunto de elementos interrelacionados entre sí para un fin específico.

SISTEMA DE CALIDAD. Conjunto de elementos y recursos necesarios para la implantación

adecuada de la Administración de la Calidad (estructura, responsabilidades, políticas, procedimientos
y procesos).

TAREA. Es la parte mas pequeña en que se divide el trabajo que se desarrolla, como ejemplo el
engrapar una hoja o sellar un documento.

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TÉCNICA. Conjunto de conocimientos, procedimientos y capacidades para elaborar, fabricar y usar
bienes, así como para alcanzar un resultado esperado o propósito en la presentación de servicios o
desarrollo de una actividad administrativa.

UNIDAD RESPONSABLE Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y
actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforma a través de una estructura
orgánica específica y propia.

43
 Nombre del Documento: Código:
Procedimiento para la elaboración y 700-CA-PG-001
modificación de procedimientos Anexo 9.1
(Claves para codificar el procedimiento)
Rev. 1

Hoja: 1 de 5

Código del procedimiento

El presente anexo es un instrumento de apoyo para la integración del código del procedimiento; para tal efecto
se presentan cuatro listados de claves y las instrucciones para su establecimiento.

El código del procedimiento consta de cuatro partes; la primera es la clave del área dueña del procedimiento; la
segunda corresponde al ámbito del procedimiento; la siguiente expresa el tipo de documento; y por último se
presenta el consecutivo.

1. Unidad responsable

Las claves del primer listado se componen de tres dígitos que corresponden a la clave presupuestal de la
unidad responsable.

Unidad responsable Clave

Oficina del C. Secretario 100
Consejo Nacional Técnico de la Educación 102
Dirección General de Comunicación Social 110
Dirección General de Asuntos Jurídicos 111
Dirección General de Relaciones Internacionales 112
Dirección General de Televisión Educativa 113
Oficina del C. Subsecretario de Planeación y Coordinación 200
Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto 210
Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación 211
Dirección General de Evaluación 212
Coord. Gral. De Órgns. Desc. y del Sector Paraestatal 213
Coord. Gral. De Representaciones de la SEP en Ent. Fed. 214
Coord. Nacional de la Carrera Magisterial 215
Representaciones de la SEP en las Entidades Federativas 221-251
Oficina del C. Subsecretario de Educación Básica 300
Dirección General de Investigación Educativa 310
Dirección General de Materiales y Métodos Educativos 311
Dirección General de Normatividad 312
Dirección General de Educación Indígena 313
Unidad de Normatividad y Desarrollo para la Actualización, Capacitación y Superación Profesional
314
de Maestros
Oficina del c. Subsecretario de Servicios Educativos para el D.F. 400
Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto en el D. F. 410
Dirección General de Operación de Servicios Educativos en el D. F. 411
Dirección General de Administración de Servicios Personal en el D. F. 412
Dirección General de Educación Normal y Act. del Magisterio en el D. F. 413

45
 Nombre del Documento: Código:
Procedimiento para la elaboración y 700-CA-PG-001
modificación de procedimientos Anexo 9.1
(Claves para codificar el procedimiento)
Rev. 1

Hoja: 2 de 5

Unidad responsable Clave

Dirección General de Educación Física en el D. F. 414
Oficina del C. Subsecretario de Educación Superior e Investigación Científica 500
Dirección General del Bachillerato 510
Dirección General de Educación Superior 511
Dirección General de Profesiones 512
Coordinación General de Universidades Tecnológicas 514
Oficina del C. Subsecretario de Educación e Investigación Tecnológicas 600
Dirección General de Educación Tecnológica Agropecuaria 610
Dirección General de Educación Tecnológica Industrial 611
Dirección General de Institutos Tecnológicos 612
Dirección General de Centros de Formación para el Trabajo 613
Dirección General de Educación Secundaria Técnica 614
Dirección General de Educación en Ciencia y Tecnología del Mar 615
Oficina del C. Oficial Mayor** 700
Dirección General de Recursos Financieros 710
Dirección General de Personal 711
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios 712
Dirección General de Tecnología de la Información 713

2. Ámbito

La clave del ámbito del procedimiento se compone de dos literales.

Ámbito Clave
Planeación-programación PP
Técnico pedagógica, académica o desarrollo educativo TP
Control escolar CE
Supervisión SP
Organización escolar SA
Investigación IV
Extensión educativa EX
Incorporación, revalidación y equivalencias IR
Selección y contratación de personal SC

**
Por tratarse de un proyecto de la Oficialía Mayor, la Prosecretaría Técnica de la CIDAP utilizará también la clave 700.

46
 Nombre del Documento: Código:
Procedimiento para la elaboración y 700-CA-PG-001
modificación de procedimientos Anexo 9.1
(Claves para codificar el procedimiento)
Rev. 1

Hoja: 3 de 5

Ámbito Clave
Registro y control de incidencias del personal RC
Relaciones laborales RL
Movimientos de personal MP
Desarrollo de personal DP
Empleo EM
Normatividad NO
Ejercicio presupuestario EP
Contabilidad CO
Fiscalización FI
Tesorería TS
Control presupuestal CP
Trámites de remuneración TR
Presupuesto PR
Distribución de cheques DC
Cancelación de cheques CC
Reexpedición de cheques RX
Reintegros a la tesorería RE
Recursos materiales RM
Construcción y equipamiento de instalaciones CN
Adquisiciones AS
Almacenes AL
Inventarios IN
Servicios generales SE
Compras CM
Informática IF
Auditoría y control AU
Calidad CA
Manuales administrativos MA
Modificación de estructuras orgánicas ME
Diagnóstico organizacional DO
Orientación e información a los usuarios OI

47
 Nombre del Documento: Código:
Procedimiento para la elaboración y 700-CA-PG-001
modificación de procedimientos Anexo 9.1
(Claves para codificar el procedimiento)
Rev. 1

Hoja: 4 de 5

3. Tipo de documento

La parte correspondiente al tipo de documento consta de dos literales.

Tipo de documento Clave

Procedimiento operativo PO
Procedimiento gobernador PG
Manual de procedimientos MP

4. Consecutivo del documento

Debe asignar un número consecutivo al documento, partiendo de 001.

48
 Nombre del Documento: Código:
Procedimiento para la elaboración y 700-CA-PG-001
modificación de procedimientos Anexo 9.1
(Claves para codificar el procedimiento)
Rev. 1

Hoja: 5 de 5

Instrucciones para Establecer

el Código del Procedimiento

1.- Identifique en la columna ”UNIDAD RESPONSABLE” el código de la unidad responsable dueña del
procedimiento.

Por ejemplo:

Si el procedimiento es de la Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto la clave es

210.

NOTA: En el caso de los órganos desconcentrados y entidades del sector el código será las siglas de su
institución.

2.- Identifique en la columna “ÁMBITO” que corresponda al procedimiento.

Por ejemplo:

Si el procedimiento es del ámbito de presupuestación la clave es PR.

3.- Identifique en la columna “TIPO DE DOCUMENTO” el código del documento.

Por ejemplo:

Si el procedimiento es parte de un proceso específico de la unidad responsable entonces la codificación

corresponde a un procedimiento operativo y la clave es PO.

4.- Asigne el número consecutivo del documento.

5.- Integre los datos identificados anteriormente, separándolos con un guión, para obtener la codificación del
documento.

Ejemplo:

210-PR-PO-01

49
 Código:
Nombre del Documento: 700-CA-PG-001
Procedimiento para la elaboración y Anexo 9.2
modificación de procedimientos
(Solicitud de modificaciones a documentos)
Rev. 1
Hoja: 1 de 1

Modificación Núm.: Fecha:

Datos del documento a modificarse
Tipo de documento: Formato
Nombre: Núm. de codificación del documento:

Revisión del documento:

Texto Tabla de datos Gráfica
Modificación realizada Formato Diagrama de flujo Dibujo

Otros (indique):

Descripción de la modificación
Localización de la modificación
Párrafo Núm.: Dice:
Hoja de Debe decir:

Párrafo Núm.: Dice:

Hoja de Debe decir:

Párrafo Núm.: Dice:

Hoja de Debe decir:

Modificación solicitada por:

Nombre Nombre del área responsable Firma Fecha

Modificación revisada por:

Nombre Nombre del área responsable Firma Fecha

Modificación aprobada por:

Nombre Nombre del área responsable Firma Fecha

50
 Nombre del Documento: Código:
Procedimiento para elaboración y 700-CA-PG-001
modificación de procedimientos Anexo 9.3
(Especificaciones)
Rev. 1

Hoja: 1 de 2

Especificaciones
Arial 11 Negritas

Código
Nombre del procedimiento
Revisión
Página de

Ancho de columna
8.82 cm. Ancho de
Ancho de columna 4.5 cm.
columna 4.5 cm. Arial 11
Sombreado
Gris 5% Negritas

SECUENCIA DE
ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE
Etapa primordial
Etapa primordial
Etapa primordial

Márgenes de la página:
Tipo y tamaño de letra: Arial 10
Superior: 2 cm. Inferior: 2 cm.
Izquierdo: 2 cm. Derecho: 2 cm.

Sombreado
Gris 5% Ancho de columna
5.94 cm.
CONTROL DE EMISIÓN

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Nombre:
Firma:
Fecha:

51
Nombre del Documento: Código:
Procedimiento para elaboración y 700-CA-PG-001
modificación de procedimientos Anexo 9.3
(Especificaciones)
Rev. 1

Hoja: 2 de 2

Arial 11
Negritas

Arial 5

52