Sunteți pe pagina 1din 296

rj A t

1
Li O a rhn vă fias c'ti t>as L
'
:

Editura Paralela 45
M E L E N T IN A BÂ ZG AN

Noţiuni fundamentale de arhivistică

O arhivă pas cu pas

SINTEZE
Editor: Călin Vlasic

Redactor: Sorin Vidan


Corectura: ioana Bogdan
Tehnoredactare: Adriana Vlădescu
Coperta colecţiei: Ionuţ Broştianu
PreprfisS Marius Badea

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României


BÂZGAN, MELENT1NA
Noţiuni fundamentale de arhivistică : o arhivă pas cu pas /
Melc-ntina Bâzgao, - Piteşti : Paralela 45, 2016
Conţine bibliografie
ISBN 978-973-47-2319-5

930.25

Tiparul executat la tipografia Editurii Paralela 45


c-mail: silviu@cdituraparalcla45.ro
Tel.: 0752 754 147

Copyright© Editura Paralela 45, 2016, pentru prezenta ediţie


M elentina Bâzgan

Noţiuni fundam entale


/

de arhivistică

O arhivă pas cu pas

3
Arhivele nu constituie nişte simple depozite de acte vechi,
ci instituţii de cercetare ştiinţifică, tezaure prin care se
legitimează poporul nostru în faţa întregii lumi,
M. 1orga
INTRODUCERE

Lucrarea de faţă explică noţiunile arhivistice de bază şi prezintă pas cu pas modul
cum este constituită o arhivă, pornind de la scrierea informaţiilor, utilizarea practică şi
juridică a înscrisurilor, evaluarea, clasarea, păstrarea, conservarea, punerea în valoare
a acestora şi până la transformarea în adevărate tezaure istorice. Cu toate că oamenii au
fost întotdeauna preocupaţi de modul cum s-a scris şi se scrie istoria, puţini ştiu însă că
ştiinţa care se ocupă cu păstrarea, evidenţa şi regăsirea izvoarelor istorice aflate în arhive
este arhivistică.
Ştiinţă a arhivelor, arhivistică ne arată cum să păstrăm în forma lor iniţială izvoa­
rele scrise în trecut, cum să le ţinem evidenţa pentru a le regăsi uşor, cum să le facem
cunoscute şi mai ales cum să le transmitem mai departe urmaşilor.
Chiar dacă nu este evident, arhivistică se implică în toate domeniile de activitate
datorită contribuţiei şi importanţei pe care o au actele şi corecta gestionare a lor în bunul
mers al activităţilor oricărei organizaţii. Arhivistică înfăţişează soluţii şi se implică în
conceperea şi păstrarea arhivelor oferind celor care le mânuiesc cunoştinţe despre princi­
palele tipuri de acte şi documente, despre valorile pe care acestea le posedă, raportate
la conţinut şi la timpul cronologic, prezintă instrumente de lucru care ajută la evidenţa,
cercetarea şi folosirea lor.
După concepere şi înregistrare, actele oricărei instituţii/organizaţii devin oficiale,
conţin informaţii despre creator şi intră în sfera de activitate a arhiviştilor. Arhivistică
a demonstrat că actele care alcătuiesc o arhivă parcurg un ciclu de viaţă început din mo­
mentul creării lor şi până la eliminarea/distrugerea sau transferul către o Arhivă istorică.
Ciclul de viaţă al actelor include crearea, distribuirea, utilizarea, păstrarea, arhivarea, scoa­
terea din arhive în vederea folosirii, protejarea, prezervarea şi/sau eliminarea la expirarea
perioadei legale de păstrare.
După rezolvarea problemelor pentru care au fost create şi clasarea lor, actele sunt
integrate într-un sistem care permite căutarea şi utilizarea activă a informaţiilor, în con­
formitate cu proceduri de conservare şi protecţie, cu scopul de a păstra integritatea şi
confidenţialitatea acestora. Acţiunea de protejare a actelor de valoare constă într-un an­
samblu de măsuri cu caracter ştiinţific, juridic, administrativ, financiar, fiscal şi tehnic,
5
menite să asigure identificarea, cercetarea, inventarierea, conservarea, asigurarea securi­
tăţii, întreţinerea, restaurarea şi punerea în valoare în vederea asigurării accesului democratic
la cultură şi a transmiterii către generaţiile viitoare.
Lucrarea abordează întreaga activitate arhivistică şi însumează atât rezultatul cer­
cetărilor, cât şi experienţa personală dobândită în munca cu documentele de arhivă. Ea
încearcă să faciliteze înţelegerea noţiunilor cu care se operează în lucrul cu actele, din
momentul conceperii acestora, pentru a deservi activităţile curente şi până la arhivarea
permanentă a celor valoroase în depozite sigure, ferite de degradare fi distrugeri.
Pentru fiecare noţiune trebuie cunoscute accepţiunile exacte, pentru a le aplica
cum se cuvine în practică, cu atât mai mult cu cât sensul unor noţiuni arhivistice diferă
de cel din limbajul comun. Pentru a fi bine înţeleasă activitatea arhivistică, întrucât nu
toţi pot urma cursuri de pregătire arhivistică, se dau unele informaţii asupra etimologiei
cuvintelor şi sunt scoase în evidenţă cu caractere spaţiale informaţiile mai importante,
dar, pentru a nu încărca textul, s-a evitat trimiterea la actele normative şi bibliografie.
Lucrarea se adresează tuturor celor care desfăşoară activităţi în domeniul arhi­
velor, indiferent că sunt arhivişti, arhivari sau responsabili cu arhiva la creatorii şi deţi­
nătorii de documente sau la operatorii economici prestatori de activităţi arhivistice, din
sistemul public şi din cel privat. Ea explică şi precizează elementele de bază ale muncii
arhivistice: modul cum se ordonează şi se grupează actele dintr-o arhivă (curentă, inter­
mediară, istorică) în funcţie de valoarea informaţională şi termenele de păstrare, indică
etapele principale de străbătut în efectuarea operaţiunilor arhivistice (ordonare, inven­
tariere, selecţionare, verificarea existentului, microfilmam), oferă criterii de evaluare pentru
alegerea actelor şi a documentelor cu valoare istorico-documentară pentru păstrarea per­
manentă, scoate în evidenţă rolul arhivistului în protejarea autenticităţii, asigurarea
accesibilităţii şi inteligibilităţii documentelor de arhivă. Considerăm utile muncii arhi­
vistice cunoştinţele despre scriere, sistemele de scriere, cerneluri şi suporturi grafice,
procedee de multiplicare şi reproducere s.a., pentru că un arhivist/arhivar trebuie să
cunoască şi, în acelaşi timp, să deosebească documentele întocmite în perioade istorice
vechi de cele contemporane lui.
In toate activităţile indicate pentru munca cu actele şi cu documentele de arhivă,
arhivistică este preocupată în primul rând de buna păstrare şi gestionare a actelor şi
documentelor cu valoare documentar-istorică, socio-economică şi administrativă, teh-
nico-ştiinţifică, estetico-artistică, spirituală s.a., cărora le acordă o atenţie deosebită asi-
gurându-le condiţii de siguranţă şi protecţie împotriva factorilor de degradare, distru­
gere sau dispariţie. Ea pune accent pe faptul că documentele valoroase trebuie păstrate
şi transmise generaţiilor următoare întrucât ele reprezintă mărturii nepreţuite despre
evoluţia umanităţii în toate epocile istorice, domeniile de activitate umană, indiferent
de regiune, ţară sau „colţ” al lumii.

6
Pentru a garanta păstrarea valorilor istorico-culturale înscrise în documentele de
arhivă, arhivistică a preluat permanent cele mai noi progrese tehnico-ştiinţifîce pe care
le-a pus în slujba activităţilor proprii legate de conceperea actelor, evidenţa şi publica­
rea lor, găsirea celor mai bune procedee pentru asigurarea informaţiilor împotriva riscu­
rilor, pentru conservarea şi restaurarea lor în forma iniţială şi pentru cât mai mult timp.
Scopul lucrării este acela de a uşura înţelegerea noţiunilor şi operaţiunilor arhivistică,
de a-i îndruma pe cei care muncesc în arhive să aplice cunoştinţele teoretice în practică
şi, nu în ultimul rând, pentru a-i determina să reflecteze asupra importanţei şi necesi­
tăţii activităţilor lor, întrucât activitatea de protejare a valorilor documentar-istorice
create de organizaţiile publice şi private actuale este indispensabilă societăţii în viitor.

A utoarea

1
8
C uprins

INTRODUCERE 5

ABREVIERI 9

ARHIVISTICĂ - ŞTIINŢA CERCETĂRII Şl ORGANIZĂRII ARHIVELOR.................... 13


Importanţa şi rolul arhivelor............................................................................................ 19
Patrimoniul arhivistic....................................................................................................... 21
Arhivistică şi ştiinţele auxiliare ale istoriei....................................................................... 24

NOŢIUNI FUNDAMENTALE CU CARE OPEREAZĂ ARHIVISTICĂ 33


Arhivă................................................................................................ 33
Arhivist, arhivar, records manager...................................................... 35
Personalul arhivistic şi pregătirea lui.................................................. 38
Act-document şi legislaţia arhivistică românească............................... 43
Deosebiri existente între act şi document............................................ 57
Părţi structurale ale actelor şi documentelor....................................... 60
Diferenţe între actele originale şi copiile lor....................................... 63
Etape în crearea actelor şi stagii ale arhivelor..................................... 63
Periodizarea istoriei arhivelor............................................................ 66
înscrisuri şi acte juridice.................................................................... 66
Tipuri principale dc acte juridice......................................................... 68
Forme de păstrare a actelor şi documentelor....................................... 73
Izvoare şi surse de arhivă................................................................... 79
Clasificarea arhivelor......................................................................... 82
Colecţie arhivistică şi fond arhivistic................................................... 90

METODE ŞI TEHNICI DE ÎNREGISTRARE ŞI TRANSMITERE A INFORMAŢIILOR


DOCUMENTARE................................................................................................................ 93
Funcţiile scrisului din Antichitate şi până în prezent........................................................96
Principalele tipuri de scriere/tehnica scrisului....................................................................98
Progrese tehnice în scrierea şi transmiterea de informaţii................................................ 106
Suporturi grafice............................................................................................... 107
Instrumente de scris........................................................................................................ 129
Tehnici utilizate pentru scrierea şi transmiterea de informaţii documentare.................... 132
Lichide/substanţe utilizate pentru scriere........................................................ 138
Procedee de multiplicare şi reproducere a înscrisurilor din arhive................................... 142

CONSTITUIREA/FORMAREA ARHIVELOR................................................................ 145


Principali creatori dc arhive........................................................................... ............... 145
Etape principale în constituirea unei arhive..................................................................... 147
Registratura/secretariatul şi înregistrarea actelor curente................................................ 148
Registrul de intrare-ieşire.............................................................................................. 149
Constituirea/formarea dosarelor..................................................................................... 151
* ’Nomenclatorul arhivistic............................................................................................... 153
Termene de păstrare şi depunere arhivistică.................................................................. 156
Constituirea arhivei curente şi a celei de depozit............................................................ 156
9
Unităţi de măsură şi evidenţă a actelor şi documentelor în arhivă................................... 158
Prcarhivarea în depozite de arhivă intermediare............................................................. 162

OPERAŢIUNI ARH1V1ST1CE LA ARHIVELE NAŢIONALE ŞI LA CREATORII ŞI


DEŢINĂTORII DE ACTE ŞI DOCUMENTE................................................................... 165
Fondarea........................................................................................................................ 165
Cota actelor şi documcntclor/elcmcntc de identificare.................................................... 167
Ordonarea..................................................................................................................... 171
Inventarierea.................................................................................................................. 175
Selecţionarea................................................................................................................. 183
Valori ale actelor şi documentelor de arhivă.................................................................. 185
Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă.....................................................190
Valorificarea informaţiilor din documentele dc arhivă................................................... 191
Publicaţii arhivistice româneşti.................... 193
Accesul în arhive........................................................................................................... 195
Limite de acces..,........................................................................................................... 197
Instrumente de evidenţă şi cercetare a arhivelor istorice................................................. 199
Instrumente de evidenţă a actelor şi documentelor.......................................................... 202
Instrumente şi acţiuni de publicare şi informare arhivistică..............................................206
Standarde internaţionale de descriere arhivistică.............................................................207
Asigurarea documentelor de arhivă................................................................................. 212
Microfilmarea documentelor istorice............................................................................. 213
Documente în format electronic şi digitalizate.................................................................216

PĂSTRAREA, CONSERVAREA/PREZERVAREA ŞI RESTAURAREA


DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ...................................................................................... 221
Alcătuirea şi organizarea arhivelor în vederea păstrării şi conservării permanente......... 223
Clădiri de arhivă............................................................................................................. 226
Depozite de arhivă.......................................................................................................... 227
Spaţii de lucru pentru personal........................................................................................230
Spaţii deschise publicului................................................................................................230
Mijloace de depozitare a actelor şi documentelor............................................................ 231
Mijloace de protecţie a documentelor............................................................................. 232
Mijloace de transport pentru documente......................................................................... 234
Aşezarea fondurilor şi colecţiilor în depozite...................................................................234
Poziţia de arhivare.......................................................................................................... 235
Numărul unităţilor arhivistice în mijloacele de protecţie................................................. 236
Factori de degadare a documentelor de arhivă.................................................................237
Păstrarea şi conservarea arhivelor electronice..................................................................248
Securitatea şi prevenirea distrugerilor documentelor de arhivă.........................................249

ARHIVISTICĂ ŞI COOPERAREA ARHIVISTICĂ INTERNAŢIONALĂ........................ 255


Congresele C1A/ICA şi probleme principale abordate..................................................... 257
Organisme internaţionale care coordonează activitatea arhivistică la nivel internaţional şi
regional...........................................................................................................................259
Publicaţii arhivistice internaţionale................................................................................. 261

BIBLIOGRAFIE................................................................................................................. 262

10
ABREVIERI

a.Chr. F înainte de Christos


CIA V Consiliu! International al Arhivelor
ICA V Consiliul Internaţional al Arhivelor
C. F grad Celsius
c. V cadru (de microfilm)
CD F compact disc/disc optic pentru stocare de informaţii digitale
CD-ROM F disc optic pentru stocare de informaţii, nemodificabil
d. Chr. V după Christos
DGAS F Direcţia Generală a Arhivelor Statului
DVD F mediu de stocare optică a informaţiilor digitale
Ed. V editura
f.l.z. F fără lună şi zi
g > gram
GPS F sistem de poziţionare globală
H.G. > hotărâre a Guvernului României
HDD V dispozitiv electronic de memorare nevolatilă a datelor
ILFA F Federaţia Internaţională a Asociaţiilor şi Bibliotecilor
ISAAR (CPF) F Standard Internaţional pentru Fişele de Autoritate Arhivistică
ale Persoanelor Juridice, Persoanelor Fizice şi Familiilor
ISDIAH F Standard Internaţional pentru Descrierea Instituţiilor
Deţinătoare de Arhive
ISAD(G) F Standard Internaţional de Descriere Arhivistică, Genera!
ISDF F Standard Internaţional pentru Descrierea Funcţiilor
ISO F Organizaţia Internaţională pentru Standardizare
me. F metru cub
ntl F metru liniar
ms. F manuscris
NATO F Organizaţia Tratatului Atlanticului de Nord
P F permanent
11
P- P pagina/pagini
PC P computer personal
pH p aciditatea hârtiei pe baza concentraţiei ionilor numiţi ludroniu
PSI P Paza şi Securitatea împotriva Incendiilor
R. P rolă (de microfilm)
RAM P P Records and Archives Management Programme/Programe de
Management al Actelor şi Arhivelor
RGA P Registrul General de Arhivă
SMS P modalitate de comunicare folosită în telefonia mobilă
SR P standard român, set de norme reglementat de către Asociaţia de
Standardizare din România
Tom. P tomul
UA > umiditate absolută
UE P Uniunea Europeană
UNESCO P Organizaţia Naţiunilor Unite pentru Educaţie, Ştiinţă şi Cultură
UR. P umiditate relativă
URSS P Uniunea Republicilor Sovietice Socialiste
USA > Statele Unite ale Americii
Vol. P volumul
www > World Wide Web

12
ARHIVISTICĂ - STIINTA
/ r CERCETĂRII Si
t
ORGANIZĂRII ARHIVELOR

Arhivistică este ştiinţa specială a istoriei care are drept sferă de cercetare izvoa­
rele scrise pe suporturi friabile (care pot fi distruse uşor) sau realizate pe suporturi teh­
nice speciale asupra cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative în vederea
stabilirii soluţiilor optime de ordonare, selecţionare, inventariere, conservare şi valori­
ficare a documentelor. Arhivistică mai poate fi definită ca fiind ştiinţa care studiază prin­
cipiile şi metodele necesare creării, acumulării, evaluării, păstrării, conservării şi punerii
în valoare a documentelor de arhivă.
Arhivistică are drept domeniu de studiu arhivele pe care le pune la dispoziţia cer­
cetării ştiinţifice pentru toate domeniile ştiinţei. Ea are legături de ordin interclisciplinar
cu alte ştiinţe cărora le oferă informaţii şi de la care primeşte la rândul ei informaţii.
Arhivistică beneficiază de o legislaţie proprie care-i oferă temei juridic pentru toate acti­
vităţile specifice derulate asupra actelor şi documentelor care compun arhivele, iar
rezultatele cercetării şi documentării arhivistice sunt înscrise în lucrări cu profund caracter
ştiinţific.
Arhivistică are la bază studiul actelor şi documentelor care constituie arhivele şi
beneficiază de o terminologie specifică pentru problemele legate de teorie şi practică
arhivistică. Această ştiinţă a izvorât ca urmare a unei practici neîntrerupte în munca cu
actele pentru care, printr-o atentă şi îndelungată observaţie, s-au căutat cele mai bune
metode de concepere, păstrare, evidenţă şi valorificare.

Evoluţia ştiinţei arhivistice


Procesul constituirii arhivisticii ca ştiinţă, cu domeniu şi cu metode de cercetare
proprii, a fost îndelungat întinzându-se din secolul al XVI-lea şi până în secolul al XlX-lea.
Astfel, lucrările iniţiale de arhivistică au apărut în apusul Europei, la sfârşitul secolului
al XVI-lea, prima fiind realizată de Johan Peter Zwengel, care publica în anul 1568
lucrarea New Grosse Formular (Noul mare Formular), la Frankfurt pe Main, în care indica
cum trebuie ţinute îngrijit actele într-o cancelarie. Câţiva ani mai târziu Iacob de Rammingen
publica în anul 1571, la Heidelberg, o lucrare având conţinut arhivistic cu titlul Von der
13
Regestratur unei Ihren gehanwessen (Despre registratură şi arhive) în care argumenta
necesitatea şi beneficiile înregistrării înscrisurilor sub formă rezumată şi clasarea acestora
după conţinut.
Lucrările enumerate, precum şi manualele de arhivistică publicate de Bonifaciu
Baltasar, în anul 1632, şi George Aebltin, în anul 1669, ultimul arhivar al oraşului Ulm,
teoretizează modul de organizare a cancelariilor princiare europene şi explică rolul şi
eficienţa aplicării registraturii în întocmirea şi păstrarea actelor. Toate au la bază expe­
rienţa rezultată în urma desfăşurării activităţilor practice cu actele scrise. Este perioada
în care se teoretizează procedee despre modul cum trebuie înregistrate şi păstrate actele
curente pentru a se asigura buna desfăşurare a acţiunilor cotidiene într-o instituţie.
Totodată, se pun bazele celor două concepte arhivistice: înregistrarea şi arhivarea actelor.
în secolul următor apar numeroase lucrări menite să instruiască persoanele care
lucrau cu acte în diverse cancelarii de instituţii. Sunt formulate reguli şi principii asupra
modului cum trebuie clasate şi organizate actele cu valoare istorică dintr-o arhivă. S-a
ajuns la concluzia că organizarea cronologică şi pe probleme era necesară pentru a regăsi
actele vechi/documentele în vederea folosirii lor în rezolvarea chestiunilor curente. Au
fost alcătuite inventare de arhivă cu scopul de a înlesni consultarea documentelor de
valoare şi de a le asigura împotriva eventualelor sustrageri. Au fost teoretizate beneficiile
muncii de organizare a arhivelor, probleme privind igiena depozitelor de arhivă şi nece­
sitatea introducerii unor norme juridice care să protejeze arhivele. Pe lângă crearea şi
păstrarea actelor, au fost dezvoltate şi concepte privind regăsirea şi utilizarea acestora.
începând cu secolul al XlX-lea se produce o schimbare definitivă în viziunea asupra
importanţei, rolului actului scris, respectiv necesitatea păstrării acestuia, precum şi în
găsirea celor mai adecvate metode de păstrare şi conservare a documentelor cu valoare
istorică. Odată cu răspândirea în Europa a ideologiilor revoluţiei franceze, a apărut şi
dorinţa naţiunilor de a-şi păstra documentele care le legitimau trecutul istoric. S-a imple­
mentat convingerea că unei naţiuni consolidate trebuie să-i aparţină un stat naţional
cuprins între hotare bine conturate şi că aceasta trebuie să-şi păstreze documentele care-i
atestă evoluţia istorică şi drepturile asupra teritoriului naţional. A apărut şi s-a statornicit
principiul provenienţei unei arhive în virtutea căruia actele create într-un anumit teri­
toriu trebuiau să aparţină acestuia. Clauze privind respectarea acestui principiu au fost
stipulate în tratatele de pace încheiate între statele cobeligerante după înlăturarea lui
Napoleon Bonaparte (1814-1815).
Au fost formulate teorii menite să sprijine necesitatea păstrării documentelor isto­
rice şi a fost justificată utilitatea implementării unor norme juridice menite să reglemen­
teze activităţile de concepere, păstrare, regăsire şi folosire a actelor. Folosirea intensivă a
arhivelor în domeniul cercetării istorice au argumentat nevoia constituirii unei instituţii

14
care să aibă sarcina de a acumula, păstra şi apăra documentele cu valoare care aparţin
unei naţiuni pentru mărturiile pe care acestea le pot oferi. Aceste instituţii trebuiau patro­
nate de către stat, iar persoanele care le deserveau trebuiau să aibă pregătirea cuvenită
obţinută în şcoli de specialitate. Aproape toate statele Europei au adoptat norme juri­
dice arhivistice menite să legalizeze acţiunile derulate asupra documentelor de arhivă şi
să justifice necesitatea valorificării informaţiilor înscrise în ele.
Analizarea activităţilor practice şi teoretizarea problemelor legate de constituirea,
păstrarea şi folosirea actelor au determinat apariţia arhivistică ca ştiinţă. La nivelul Europei
au început să apară periodice arhivistice aproape în toate ţările. Mult timp, totuşi, arhi­
vistică a fost considerată ştiinţă auxiliară a istoriei, ta fel şi diplomatica şi paleografia de
care arhivistică este strâns legată.
începând cu secolul XX s-au formulat regulamente şi instrucţiuni amănunţite
pentru păstrarea, utilitatea şi punerea în valoare a documentelor, s-au sistematizat cunoş­
tinţele referitoare la documente şi la instituţia care avea menirea să le păstreze. După
Primul Război Mondial a fost pusă din nou în discuţie problema integrităţii şi teri­
torialităţii arhivelor, a recuperării documentelor cotropite în timpul conflagraţiei, precum
şi nevoia comunicării lor. Tratatele de pace încheiate după Primul Război Mondial
(1919-1921) cuprind numeroase clauze arhivistice care stipulează retrocedări şi recu­
perări de arhive, dar executarea acestora nu a fost îndeplinită în totalitate.
Instituţia şi persoanele care activau în Arhive, de stat sau naţionale, au primit sarcina
de a face cunoscute cele mai importante documente cu valoare pentru istoria naţională,
regională şi internaţională prin publicaţii şi periodice de specialitate. Lucrările şi studiile
publicate au contribuit la dezvoltarea continuă a ştiinţei arhivistice.
Cel care a imprimat un curs nou arhivisticii europene a fost italianul Eugenio
Casanova, care a deschis prin lucrarea sa Arhivistică (1928) calea cercetării ştiinţifice
în arhivistică către ramurile sale de bază (obiect, terminologie, metodologii, personal,
cercetare). La nivel european au fost conturate ideologii menite să arate rolul impor­
tant pe care ştiinţa arhivistică îl are în cadrul societăţii, precum şi necesitatea creării
unor instituţii de învăţământ în care să fie instruiţi profesional cei care munceau cu
documentele de arhivă. Arhivistică a devenit ştiinţa specială care cercetează practica
obţinerii celor mai bune metode de concepere, evidenţă, păstrare, conservare, regăsire
şi transmitere a informaţiilor peste timp, în forma cât mai apropiată de original.
Treptat, activitatea arhivistică s-a conturat ca domeniu distinct devenind ştiinţa
care pune la dispoziţie celorlalte ştiinţe istorice material de cercetare, iar noţiunile uti­
lizate i-au definit profilul şi domeniul de activitate. Influenţa arhivisticii asupra cercetării
istorice a fost imensă întrucât au fost create condiţii prielnice pentru accesul istoricilor,
şi nu numai, la informaţiile cuprinse în documentele de arhivă. Documentele arhivelor

15
au început să fie organizate în baza unor principii şi metode ştiinţifice, cu scopul de a
fi asigurat publicului doritor accesul uşor şi rapid la informaţii. O contribuţie importantă
la dezvoltarea ştiinţei a fost realizată prin apariţia unor lucrări arhivistice de notorietate,
atât în Europa, cât şi în America şi Asia, precum şi prin înfiinţarea şi activitatea unor
organisme arhivistice internaţionale. Au fost formulate intenţii de realizare a unui manual
arhivistic şi a unui dicţionar de terminologie arhivistică, universale şi a apărut necesi­
tatea implementării unui învăţământ arhivistic de calitate realizat la nivel superior în
instituţii de nivel academic.
în urma acestei lungi evoluţii, în cea de-a doua jumătate a secolului XX arhivistică
devine ştiinţă specială a istoriei, cu terminologie, principii şi metodologii pentru prelu­
crarea materialului documentar, cu legislaţie proprie, cu activităţi şi studii de cercetare
ştiinţifică puse în slujba dezvoltării activităţilor de concepere, păstrare, conservare şi
transmitere a informaţiilor documentare. Apar istorii ale arhivelor mai importante, îndru­
mătoare pentru munca în arhivă adaptate diverselor domenii de activitate, pentru editarea
diferitelor tipuri de documente după perioada de concepere şi suporturi grafice. Cerceta­
rea arhivisticii trebuie realizată în interdependenţă cu disciplina de care este strâns
legată, istoria, şi cu analizarea în ansamblu a factorilor economici, politici şi culturali ai
societăţii.
Sunt conturate treptat părţile structurale ale arhivisticii ca ştiinţă: teoria arhivei,
istoria arhivelor, practica arhivistică, tehnica arhivistică şi dreptul arhivistic. încă de la
mijlocul secolului XX arhivistică a fost structurată în trei direcţii principale:
» teoria arhivistică —cu preocupări în terminologie, istoricul arhivelor, meto­
dologie, norme juridice arhivistice (legi, instrucţiuni, metodologii, dicţionare
şi politici arhivistice, istorii de organizaţii şi fonduri arhivistice, instituţii
arhivistice publice şi private etc.);
• practica arhivistică - cu sarcini legate de găsirea soluţiilor optime pe linia
emiterii actelor, a operaţiunilor de ordonare, evidenţă, selecţionare, scoaterea
acestora în circuitul public (norme tehnice de lucim, proceduri arhivistice, pro­
cedee de valorificare a documentelor, manuale de practică arhivistică, articole
arhivistice în reviste de specialitate, repertorii arhivistice, ghiduri de cercetare
arhivistică etc.);
• cercetarea arhivistică - cu rol în găsirea metodelor şi tehnologiilor care să asi­
gure transmiterea documentelor şi a informaţiilor în forma lor iniţială cât mai
mult timp (lucrări ştiinţifice privind clădiri şi depozite de arhive, cercetări
privind conservarea şi restaurarea documentelor de arhivă etc.).

16
în ultimele decenii ale secolului XX au fost puse în discuţie la nivel internaţional
numeroase probleme legate de evoluţia arhivisticii, toate în strânsă legătură cu cerinţele
societăţii umane aflată în continuă dezvoltare:
• teorie arhivistică:
- lipsa unităţii de vederi privind terminologia arhivistică şi existenţa unor
contradicţii, de la o ţară la alta;
- actualizarea şi uniformizarea normelor, metodologiilor şi procedurilor de
lucru în cadrul arhivelor;
- structura organizaţiilor creatoare de acte şi documente şi modul de mani­
pulare a acestora;
- genuri de acte şi caracteristicile lor interne şi externe;
- identificarea arhivelor mai importante pentru naţiuni, necesitatea evidenţei
centralizate şi supravegherea acestora prin intermediul unor organisme
competente.
• practică arhivistică:
- munca în registratură, sisteme de registratură a actelor, instrumente ajută­
toare în registratură;
- expertizarea/selecţionarea/evaluarea actelor din arhive;
- prelucrarea arhivistică a actelor şi documentelor la creatori şi la Arhive;
- folosirea/valorificarea ştiinţifică a documentelor şi asigurarea acestora peniru
posteritate prin fotocopiere, microfilmare şi digitizare;
- organizarea unei cercetări sistematice a arhivelor în vederea publicării ştiin­
ţifice a documentelor care le compun;
- clasarea arhivelor şi perfecţionarea instrumentelor ajutătoare pentru munca
cu actele şi documentele la creatori.
• cercetare arhivistică:
- nevoia unor mijloace moderne de depozitare, păstrare şi conservarea a acte­
lor şi documentelor, asigurarea pazei şi siguranţei acestora;
- organizarea şi administrarea ştiinţifică a arhivelor (management arhivrstic);
- creşterea continuă a volumului actelor, direct proporţional cu potenţialul
uman şi cel tehnico-material;
- recuperarea arhivelor acaparate prin abuz din spaţiile naţionale prin metoda
fotocopierii şi microfilmării;
evoluţia şi dezvoltarea ştiinţei arhivistice (istoria, teoria şi legislaţia arhi­
vistică).
In ţara noastră, arhivistică s-a dezvoltat după al Doilea Război Mondial în trei
direcţii, mai ales ca urmare a contribuţiei arhivistului Aurelian Sacerdoţeanu:

17
• Arhivologia (sinonim cu teoria arhivistică), ramura arhivisticii care cerce­
tează istoria arhivelor şi a arhivisticii, istoria dreptului arhivistic (totalitatea
legilor, normelor, regulamentelor în baza cărora se desfăşoară activităţile arhi-
vistice), precum şi istoria fondurilor arhivistice;
• Arhivotehnia (sinonim cu practica arhivistică), ramura arhivisticii care se
ocupă de problemele ştiinţifice, juridice şi practice ale creării, prelucrării,
evaluării, organizării şi valorificării documentelor;
• Arhiveconomia, ramura arhivisticii care cercetează şi stabileşte condiţiile
optime de păstrare şi conservare a documentelor.
în prezent, arhivistică românească poate fi structurată în două direcţii: teoria
arhivistică şi practica arhivistică întrucât sunt preluate şi adaptate din Occident cele
mai noi realizări din domeniul cercetării arhivistice.
Consiliul Internaţional al Arhivelor (CIA/ICA), forul internaţional care coordo­
nează activităţile arhivistice, a desfăşurat numeroase demersuri şi acţiuni menite să unifor­
mizeze terminologia, evaluarea, prelucrarea, păstrarea şi conservarea documentelor cu
valoare istorico-documentară, să implice mai mult instituţiile statale în protecţia specială
a arhivelor şi, nu în ultimul rând, să ridice standardele de pregătire profesională a
personalului care lucrează cu documentele de arhivă.
în ultimele decenii problemele principale ale arhivisticii la nivel mondial sunt:
> cantitatea mare de acte create prin înmulţirea instituţiilor, diversificarea şi rapi­
ditatea instrumentelor de scriere. A devenit clar faptul că nu toate actele pot
fi păstrate;
> diversitatea suporturilor grafice pe care sunt scrise actele şi multitudinea for­
matelor în care arhivele sunt create;
> formatul electronic al actelor din ultimii ani şi lipsa unei siguranţe depline a
informaţiilor constituite şi arhivate pe suporturi electronice;
> găsirea celor mai bune metode de conservare a informaţiilor conţinute de docu­
mente prin păstrarea acestora în forma lor iniţială pentru o perioadă cât mai
lungă de timp;
> ordonarea virtuală a documentelor create în trecut de organizaţii şi persoane
fizice;
> accesul/comunicarea/valorificarea/valorizarea ştiinţifico-istorică şi practică a
informaţiilor din actele şi documentele de arhivă;
> adoptarea şi aplicarea unor politici şi a unor legislaţii arhivistice eficiente la
nivel mondial şi uniformizarea regulilor de acces la arhivele publice şi private;
> delimitarea clară a atribuţiilor şi responsabilităţilor arhivelor publice şi a celor
private şi responsabilitatea colectivă în managementul arhivelor;
> alocarea unor resurse necesare finanţării instituţiilor de Arhivă, a învăţămân­
tului arhivistic şi a cercetării în domeniul arhivisticii;
> subaprecierea valorii arhivelor şi a muncii în arhive, care se manifestă atât în
instituţiile publice, cât şi în cele private;
> îmbunătăţirea modului de promovare a rolului arhivelor în societate;
> mecanizarea şi automatizarea muncii în arhive;
> protecţia arhivelor în caz de dezastre naturale sau conflicte armate.
In prezent, activitatea arhivistică este reprezentată Ia nivel de state de către Arhive
istorice naţionale, asociaţii profesionale de arhivişti, instituţii de formare profesională
a personalului arhivistic şi organizaţii private interesate în păstrarea arhivelor.

Im p o r t a n ţ a şi r o l u l a r h iv e l o r

Arhivele au un rol primordial în derularea tuturor activităţilor curente şi în


cunoaşterea activităţilor din timpuri trecute, apropiate sau îndepărtate. In acelaşi timp,
arhivele reprezintă „materia primă” necesară în procesul de reconstruire a istoriei unei
ţări/naţiuni. Ele sunt centre ale cercetării istoriei şi reprezintă un patrimoniu unic, de
neînlocuit, transmis din generaţie în generaţie. Păstrarea şi conservarea arhivelor este
deosebit de importantă deoarece acestea contribuie la:
• rezolvarea practică şi eficientă a activităţilor cotidiene în toate instituţiile şi
organizaţiile, de stat sau private;
• consemnarea scriptică a oricărei activităţi umane;
• asigurarea valorilor juridice probatorii necesare în susţinerea şi protejarea
drepturilor legitime ale unei persoane, instituţii, naţiuni, ţări;
• favorizează rezolvarea unor interese particulare sau de grup;
• oferă informaţii sigure care elucidează probleme, din timpuri trecute sau pre­
zente, necesare unei scrieri adevărate şi obiective a istoriei;
• înmagazinează informaţii care lămuresc acţiunile umane din toate domeniile
de activitate: economic, social, politic, religios, militar, cultural etc.;
• asigură şi determină raporturi între indivizi/persoane fizice, între indivizi şi
organizaţii, între indivizi şi stat;
• asigură izvoare nesecate de informaţii pentru organizarea unor cercetări siste­
matice în toate domeniile necesare dezvoltării cultural-educative şi ştiinţifice
a umanităţii;
• asigură comunicarea între generaţii, edifică memoria individuală şi colectivă
prin promovarea valorilor culturale înscrise în documente;

19
• inspiră creativitatea umană prin cunoaşterea faptelor trecutului, înţelegerea şi
documentarea prezentului, cu scopul de a îndruma acţiunile viitoare.
în România, Arhivele Naţionale reprezintă autoritatea principală şi unică care
are menirea de a primi, păstra şi conserva documentele care alcătuiesc Patrimoniul
Arhivistic Naţional. Administrarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional se face în prezent în temeiul Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modi­
ficările şi completările ulterioare. Fondul Arhivistic Naţional al României este constituit
din documentele cu valoare istorico-documentară şi ştiinţifică create de instituţiile/en-
tităţile publice ale statului, cele private, precum şi de către persoanele fizice.
Arhivele Naţionale asigură protecţia Fondului Arhivistic Naţional (FAN) al României
prin două moduri: direct —clasează (stabileşte în urma evaluării apartenenţa documenteloi
la FAN), adună/concentrează, păstrează, conservă, asigură evidenţa, prelucrează, utilizează
şi face publice documentele cu valoare istorico-documentară şi ştiinţifică din depozitele
proprii şi indirect, prin acţiuni de consultanţă/îndrumare a creării, controlul evidenţei,
prelucrării, păstrării, conservării, utilizării actelor şi documentelor din arhivele publice
şi private de interes public, precum şi a activităţilor desfăşurate de operatorii econo­
mici prestatori de servicii arhivistice.
Arhivele Naţionale acordă consultanţă şi asistenţă metodologică de specialitate,
controlează şi asigură respectarea prevederilor legale privind reglementările din dome­
niul arhivistic prin următoarele căi:
• controlul de fond - pentru toate aspectele arhivistice derulate într-o organizaţie;
» control tematic - constatarea şi remedierea unor deficienţe arhivistice;
• verificarea lucrărilor de selecţionare şi a Nomenclatoarelor arhivistice;
• instruirea personalului responsabil cu activităţile dc arhivă din arhivele publice
şi private de interes public.
Potrivit Legii Arhivelor Naţionale, persoanele fizice şi persoanele juridice creatoare
şi deţinătoare de acte şi documente sunt denumite creatori şi deţinători. Legea dispune
că toate organizaţiile creatoare şi deţinătoare (instituţii, întreprinderi, asociaţii, fundaţii,
societăţi, firme, concerne, corporaţii, companii s.a.) sunt obligate să constituie depozite
de arhivă şi să asigure personal cu calificare arhivistică (arhivişti şi arhivari), dimen­
sionate în funcţie de valoarea şi de cantitatea de acte şi documente deţinute.
Legea Arhivelor enunţă principiile de bază din domeniul arhivelor, defineşte con­
ceptele de specialitate, fixează obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de arhive, termenele
de predare ale actelor şi documentelor, la depozitele proprii şi la cele de la alte Arhive
istorice. Explicarea principiilor înscrise în lege se realizează prin norme, metodologii,
regulamente, instrucţiuni privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor arhivistice,
care sunt făcute publice.

20
P a t r im o n iu l a r h iv is t ic

Patrimoniul Cultural Naţional cuprinde ansamblul bunurilor identificate ea atare,


indiferent de regimul de proprietate asupra acestora, care reprezintă o mărturie şi o
expresie a valorilor, credinţelor, cunoştinţelor şi tradiţiilor aflate în continuă evoluţie.
Patrimoniul Naţional Cultural cuprinde bunuri imobile şi bunuri mobile.
Patrimoniul Cultural Naţional imobil cuprinde siturile şl monumentele istorice,
monumente ale naturii.
Patrimoniul Culturul Naţional mobil este alcătuit din bunuri cu valoare excepţio­
nală istorică, arheologică, documentară, etnografică, artistică, ştiinţifica Şi tehnică, literară,
cinematografică, numismatică, filatelică, heraldică, bibliofilă, cartografică şi epigrafieă,
reprezentând mărturii materiale ale evoluţiei mediului natural şi ale relaţiilor omului
cu acesta.
Statul garanteaza proprietatea şi asigură resursele financiare necesare pentru pro­
tejarea Patrimoniului Cultural Naţional. Acţiunea de protejare a Patrimoniului Cultural
Naţional constă Intr-un ansamblu de măsuri cu caracter ştiinţific, juridic, administrativ,
financiar, fiscal şi tehnic, menite să asigure identificarea, cercetarea, inventarierea, cla­
sarea, conservarea, asigurarea securităţii, întreţinerea, prepararea, restaurarea şi punerea
în valoare a acestuia în vederea asigurării accesului democratic la cultură şi a transmi­
terii lui către generaţiile viitoare.
Protejarea Patrimoniului Cultural Naţional este realizată prin intermediul auto­
rităţilor administraţiei publice centrale şi locale, al unor instituţii specializate, cum sunt:
muzeele, colecţiile publice şi private, casele memoriale, arhivele, bibliotecile, eajtble
religioase şi instituţiile ecleziastice, precum şi organizaţiile neguvernamentale cu atri­
buţii în domeniu.
Bunurile de patrimoniu se caracterizează întotdeauna prin:
• elemente patrimoniale, care deosebesc un bun faţă de altul de aceeaşi factură:
- autenticitatea (autorul, materialul, tehnica de execuţie, unicitatea, origina­
litatea);
- paternitatea şi posexia (autor, proprietar, custode);
- valoarea şi preţul (cota de bursă, de piaţă, de catalog, preţuirea);
- vechimea (timpul scurs de ta creare).
• funcţii patrimoniale care caracterizează un bun: istorico-documentară, socio-eeo-
nomică şi administrativă, tehnico-ştiinţifică, estetico-artistică, spirituală.
Bunurile Patrimoniului Cultural Naţional mobil sunt alcătuite din:
> bunuri arheologice şi istorico-documentare
- descoperirile arheologice, inscripţii, monede, sigilii;
- mărturii materiale şi documentare privind istoria politică, economică, socială,
militară, religioasă, ştiinţifică, artistică, sportivă sau din alte domenii;
- manuscrise, incunabule, cărţi rare şi cărţi vechi, cărţi cu valoare bibliofilă,
publicaţii de diferite tipuri, periodice;
- documente şi tipărituri de interes social: documente de arhivă, hărţi şi alte
materiale cartografice;
- obiecte cu valoare memorialistică;
- obiecte şi documente cu valoare numismatică, filatelică, heraldică: monede,
medalii, decoraţii, insigne, sigilii, brevete, bancnote, mărci poştale, drapele
şi stindarde;
- piese epigrafîce;
- fotografii, clişee fotografice, filme, înregistrări audio şi video;
- materiale primare ale filmelor artistice, documentare şi de animaţie.
> bunuri cu semnificaţie artistică
- opere de artă plastică (pictură, sculptură, grafică, desen, gravură, fotografie,
icoane, ofervărie s.a.).
> bunuri cu semnificaţie etnografică
> bunuri de importanţă ştiinţifică
> bunuri de importanţă tehnică
- creaţii tehnice unicat, matriţe de CD, de CD-ROM, de DVD şi altele ase­
menea.
Bunurile aparţinând Patrimoniului Cultural Naţional mobil fac parte, în funcţie
de importanţa sau de semnificaţia lor istorică, arheologică, documentară, etnografică,
artistică, ştiinţifică şi tehnică, literară, cinematografică, numismatică, filatelică, heral­
dică, bibliofilă, cartografică şi epigrafică, de vechimea, unicitatea sau raritatea lor, din:
• Tezaurul Patrimoniului Cultural Naţional Mobil, alcătuit din bunuri culturale
de valoare excepţională pentru umanitate;
• Fondul Patrimoniului Cultural Naţional Mobil, alcătuit din bunuri culturale
cu valoare deosebită pentru România.
Bunurile culturale mobile pot fi proprietate publică sau privată a statului ori a uni­
tăţilor administrativ-teritoriale sau proprietate privată a persoanelor fizice şi a persoanelor
juridice de drept privat.
Patrimoniul Arhivistic Naţional este constituit din documentele cu valoare arhi­
vistică, istorico-documentară, socio-economică şi administrativă, tehnico-ştiinţifică,
estetico-artistică, spirituală s.a., aflate în arhive publice sau în arhive private şi incluse
în Fondul Arhivistic Naţional. Termenii sunt utilizaţi pentru prima dată în România în

22
Decretul nr. 472/1971. Decretul include în Fondul Arhivistic Naţional toate înscrisu­
rile care reprezintă izvoare de cunoaştere a istoriei patriei create în decursul vremii de
persoane fizice sau juridice. Patrimoniul Arhivistic Naţional este alcătuit din totalitatea
documentelor cu valoare istorică, ştiinţifică, culturală, artistică s.a. create de organiza­
ţiile de stat şi private, precum şi de persoane fizice, care aparţin întregii naţiuni şi care
constituie moştenirea culturală a acesteia. Arhivele reprezintă un patrimoniu unic, de
neînlocuit, care este transmis continuu din generaţie în generaţie.
Statul administrează Patrimoniul Arhivistic Naţional prin Arhivele Naţionale ale
României şi sprijină metodologic creatorii şi deţinătorii de arhive incluse în Patrimoniul
Arhivistic Naţional. Administraţia Patrimoniul Arhivistic Naţional implică protecţia spe­
cială şi gestionarea documentelor cu valoare, clasarea, evaluarea şi prelucrarea arhi­
vistică, constituirea mijloacelor de asigurare a documentelor pe bază de microfilme,
fotocopii, copii digitale şi alte forme de reproducere adecvate, asigurarea evidenţei şi a
controlului creatorilor şi deţinătorilor de arhive de interes public s.a., conform legisla­
ţiei în vigoare.
Arhivele Naţionale reprezintă instituţia care adăposteşte cele mai valoroase docu­
mente din ţară şi gestionează bunuri istorico-documentare de valoare inestimabilă cum
ar fi manuscrise vechi şi rare, hărţi, reprezentări heraldice, sigilii, fotografii etc. Patri­
moniul deţinut este una din cele mai importante resurse pentru cercetarea ştiinţifică în
domenii variate şi contribuie la satisfacerea unor nevoi ale societăţii cum ar fi prote­
jarea drepturilor de proprietate şi dreptul la identitate culturală.
Sub egida Organizaţiei Naţiunilor Unite pentru Educaţie, Ştiinţă şi Cultură
(UNESCO) s-a încheiat la Haga, în anul 1954, Convenţia cu privire la protecţia valo­
rilor culturale în timp de război, iar în anul 1972, Convenţia privind protecţia patri­
moniului mondial, cultural şi natural. Din anul 1972, în textele internaţionale şi cele
naţionale promulgate se folosesc termenii de „ocrotire”, „conservare” şi ¿patrimoniu”.
Patrimoniul Arhivistic Naţional a! unei ţări include, pe lângă arhivele publice
create la toate nivelurile administraţiei, şi o categorie largă de arhive private create şi
păstrate de familii, corporaţii, asociaţii, biserici etc. Patrimoniul Arhivistic Naţional |e
află la dispoziţia publicului, este conservat şi îmbogăţit continuu şi completează Patri­
moniul Cultural Naţional. Patrimoniul documentar este un patrimoniu în continuă con­
stituire, iar scrierile prezentului vor îmbogăţi memoria viitorului. Patrimoniu! Cultural
Naţional reprezintă contribuţia poporului român la civilizaţia universală.

23
A r h iv is t ic ă şi ş t iin ţ e l e a u x il ia r e a l e is t o r ie i

Istoria şi arhivistică
Istorie înseamnă întotdeauna trecut: trecutul unei naţiuni, a unei ţări, a unei co­
munităţi, a unei instituţii sau a unei persoane, oglindit în mărturii istorice (arheologice,
arhitecturale, documentare). Prin trecut ne înţelegem, ne argumentăm şi ne legitimăm
prezentul. Istoria nu este însă o ştiinţă exactă şi, în acest context, ea este deschisă multor
interpretări. Despre un fapt sau eveniment istoric se poate enunţa o mulţime de expli­
caţii, tălmăciri şi teorii încât istoria faptelor trecute poate fi redată:
• obiectiv, atunci când sunt înfăţişate informaţii sigure, adevărate şi incontestabile
despre un fapt trecut;
• subiectiv, atunci când sunt exprimate concepte şi opinii personale despre eve­
nimente trecute, mai ales pentru cele îndepărtate în timp şi spaţiu.
în acest context, istoria unui eveniment este prezentată prin prisma nivelului de
cunoaştere şi educaţie, a convingerilor, opiniilor proprii şi este redată aşa cum consi­
deră cel ce o realizează că au fost faptele în trecut. Un istoric poate fi obiectiv în măsura
în care utilizează în interpretarea sa dovezile rezultate din activităţile şi faptele trecute
pe care le analizează şi le sintetizează. Pentru a fi obiectiv el trebuie să se informeze, să
studieze şi să examineze temeinic probele şi izvoarele istorice rămase din vremurile
îndepărtate, înglobând în cercetarea şi analiza sa şi documentele contemporane vremu­
rilor trecute.
Rolul istoricului este să găsească toate sursele pentru a contura semnificaţia unui
eveniment. Pentru a se asigura condiţiile realizării unei istorii obiective avem nevoie
de dovezile trecutului (inclusiv izvoarele documentare). Arhivistică este ştiinţa care ne
arată cum să păstrăm în forma lor iniţială mărturiile scrise despre faptele trecute, cum
să întocmim evidenţe pentru regăsirea lor uşoară, cum să le facem cunoscute şi mai
ales cum să le transmitem mai departe urmaşilor. Arhivistică capătă astfel rolul de ştiinţă
specială a istoriei care sprijină şi, în acelaşi timp, se sprijină în cercetarea sa pe celelalte
ştiinţe ale istoriei: bibliologia, codicologia, cronologia, diplomatica, epigrafía, filigra-
nologiâ, genealogia, heraldica, medalistică, metrologia, miniaturistica, numismatica,
sigilografía.
Ştiinţele auxiliare ale istoriei ajută arhivistică în următoarele probleme:
» datarea documentelor lipsite de dată;
• verificarea şi stabilirea autenticităţii unor acte şi documente, precum şi a fal­
surilor;
• identificarea unor emitenţi de acte (persoane sau instituţii) şi a locurilor de
emitere;

24
• reconstituirea anumitor evenimente istorice» stabilirea relaţiilor între unităţi
economice, între persoane fizice şi persoane juridice, a legaturilor sau filia­
ţiilor de persoane;
• precizarea unor aspecte importante de istoric economică, social-politică, mili­
tară, spirituală etc.;
• stabilirea valorilor contabile, patrimoniale pentru diverse bunuri;
• stabilirea etapelor dezvoltării arhivisticii ca ştiinţă a istorici.

Bibliologia, ştiinţă auxiliară a istoriei care se ocupă cu studiul cărţii şi a muncii


în biblioteci. Cuvântul bibliotecă provine din grecescul bibtus = carte şi tiielia = colecţie.
Bibliologia studiază cărţile din punctul de vedere al formelor în care se prezintă, a isto­
ricului, tehnica alcătuirii şi răspândirea lor. Ea studiază metodic şi ştiinţific scrisul de
mână sau de tipar, realizat pe hârtie sau pe alt material şi prezentat sub formă de carte.
Biblioteconomia este ramura bibliologiei care se ocupă cu formarea, administra­
rea şi organizarea bibliotecilor.

Codicologia, ştiinţă auxiliară a istoriei (codex = carte) care studiază cărţile manus­
crise din punct de vedere al execuţiei şi nu al textului şi al scrisului lor. Cartea mânu,scrisă
este lucrarea scrisă de mână cu oarecare întindere în ceea ce priveşte numărul dc file.
Codicologia studiază materialul pencare s-a scris, formatul, instrumentele dc lucru uti­
lizate în concepere, felul în care s-a alcătuit codexul, signatura, sistemele de tăiere şi
liniere a filelor, data conceperii, tehnica ornamentării, legătura, specia de lemn folosita
la legatul coperţilor, natura şi culoarea pielii care acoperă scoarţele, procedeu! fixării
acestora şi al ornamentelor, depistarea eventualelor fragmente de lillb veghi folosite
la întărirea scoarţelor.
Codicologia se ocupă şi de întocmirea şi publicarea unor instrumente specifice
de lucru; inventare, cataloage, repertorii de colecţii şi colecţionari, de manuscrise datate,
nedatate sau incorect datate. Codicologia împarte manuscrisele în:
- codexuri sau codice, întocmite în perioada antică şi medievală, cuprinzând
reuniuni de table cerate, foi de papirus sau pergament pe care erau scrise
culegeri de legi, texte narative, literare, istorice sau religioase;
- miscelanee sau zbornice ce conţin texte legate la un loc, dar care sunt diferite
din punct de vedere al autorilor, conţinutului sau tematicii. Un miscelánea are
de multe ori aspectul unei condici în care între coperţi sunt legate mai multe
documente, sub formă originală sau copii, fără a şe ţine scama de informa­
ţiile acestora. In arhivistică românească termenul „miscclaneu” este sinonim
cu termenul „coligat”.
în prezent, miscelaneeul este volumul/publicaţia periodică care cuprinde studii,
articole variate ale unuia sau mai multor autori.

Criptografie, ştiinţă specială a istoriei care cercetează textele cifrate/criptogramele


în care literele, cifrele şi cuvintele au valori deosebite faţă de cele comune. în perioada
medievală textele criptate scrise în chirilică erau numite filtă în Ţara Românească şi
hi/tă în Moldova.

Cronologia, ştiinţa datelor istorice care se ocupă cu analiza datelor evenimen­


telor istorice în vederea stabilirii succesiunii acestora în timp, a datelor de emitere a
documentelor, datarea izvoarelor nedatate, precum şi cu explicarea diferitelor sisteme
calendaristice după care oamenii au socotit şi măsurat timpul, toate raportate la siste­
mul contemporan de măsurare a acestuia.
La baza cronologiei se află studiul calendarelor, perioadelor şi orelor. Calenda­
rele împart timpul în ani, luni şi zile, în funcţie de fenomenele astronomice periodice
(mişcarea de revoluţie a Pământului, a Lunii, respectiv rotaţia Pământului în jurul axei
proprii). Calendarele se împart în trei tipuri fundamentale: solare, lunaro-solare şi lunare.
La nivel global au existat şi încă există mai multe tipuri de calendare. Cel mai
important pentru un calendar este durata unui an. Pentru egipteni anul avea un număr
de 365 de zile, pentru romani 355 de zile, până la reforma împăratului ruliu Cezar din
anul 46 a.Chr. După această dată durata anului a fost calculată la 365 de zile şi şase
ore {Calendarul Iulian, stabilit de luliu Cezar în anul 46 a.Chr.).
Actualul calendar {Calendarul Gregorian) are la bază durata anului tropic (365
de zile, 5 ore, 48 minute, 46 secunde) şi a fost instituit, în unele state europene, la
îndemnul tăcut de Papa Grigore al XlII-lea în anul ¡582. România a adoptat acest
calendar începând cu 1 aprilie 1919 (1 aprilie a devenit 14 aprilie).
Primele calendare româneşti cu date astronomice, astrologice şi instructive au
apărut în Transilvania, la Braşov, în februarie 1733. La Iaşi un asemenea calendar a fost
conceput în august 1785, iar la Bucureşti în anul 1795. Cele mai vechi calendare bise­
riceşti cunoscute până în prezent au fost folosite în zona Rădăuţi-Bucovina, în perioada
anilor 1809-1824 şi în oraşul Oradea, în perioada anilor 1822-1830.

Diplomatica, ştiinţa auxiliară a istoriei care studiază apariţia, forma şi tradiţia


grafică a actelor. Diplomatica studiază emitentul, modul cum sunt scrise actele, dregă­
torii cancelariilor, geneza elaborării, validitatea acestora, analizează trăsăturile interne
ale actelor, structura conţinutului acestora, cu scopul de a determina valoarea istorică
şi de a stabili autenticitatea acestora. Ea stabileşte un complex de norme fundamentale
pentru cercetarea conţinutului, autenticităţii şi elementele care pot ajuta cercetarea
istorică pentru editarea documentelor.

26
în prezent, diplomatica contemporană studiază actele juridice, scrisorile Iară scop
juridic precum şi înscrisuri şi însemnări care nu intră în primele două categorii. Din nevoi
practice, diplomatica împarte documentele conservate în arhive în funcţie de uncie cri­
terii: după provenienţă, scopul emiterii, modul prezentării, cuprins, forma în care nc-au
parvenit s.a.

Epigrafía, ştiinţa specială a istoriei care se ocupă cu studiul inscripţiilor de pe


materiale dure: piatră, os, sidef, fildeş, carapace de broască ţestoasă, metal, lemn, sticlă,
ceramică s.a., stabilind reguli de descifrare şi interpretare a conţinutului acestora.

Filigranologia, ştiinţă auxiliară a istoriei care studiază diferitele reprezentări,


linii, cifre şi litere imprimate în coala de hârtie (numite filigrane) în scopul identificării
manufacturii, fabricii, a perioadei de confecţionare a hârtiei. Acestea ajută Ja stabilirea
datei documentelor nedatate, la verificarea autenticităţii documentelor şi a circulaţiei
hârtiei în cadrul legăturilor economice dintre diferite regiuni, ţări.

Genealogia, ştiinţa specială a istoriei care studiază naşterea şi evoluţia neamu­


rilor şi familiilor, înrudirile/fíliaţii 1e care se stabilesc între persoanele unei epoci daté,
precum şi rolul pe care aceste înrudiri îl joacă în desfăşurarea unor evenimente istorice.
Termenul „genealogii” desemnează înşiruirea sistematică a membrilor unei familii,
făcută cu scopul de a stabili originea şi gradul lor de rudenie.

Grafologia, disciplină care cercetează scrisul din punct de vedere a legăturii lui
cu caracterul şi aptitudinile unei persoane. Grafologia este folosită în activitatea arhi­
vistică în scopul stabilirii autenticităţii unor acte, a unor iscălituri, identificarea unui
scris nealterat (identificare autorului) sau identificarea unui scris alterat (identificarea
falsurilor).

Heraldica, ştiinţă auxiliară a istoriei care studiază aspectele teoretice, cerceta­


rea şi interpretarea însemnelor, emblemelor, stemelor statelor, blazoanele caselor dom­
nitoare, familiilor nobiliare, oraşelor, teritoriilor etc., evoluţia acestora şi aplicarea lor
în practică. Heraldica exprimă prin reguli fixe de combinare a simbolurilor şi culorilor
urmele trecutului, aminteşte fapte memorabile, identifică şi individualizează persoane
sau familii. Acestea capătă prin blazoane un al doilea nume cu forţă de reprezentare şi cu
putere egală de a demonstra relaţiile de proprietate, de apartenenţă asupra unor obiecte
care poartă pe ele însemnele familiei.
Stemele şi blazoanele înlesnesc de multe ori operaţiunile de datare, de identificare
a apartenenţei sau de stabilire a unor filiaţii.

27
Medalistică, ştiinţă auxiliară a istoriei care are ca obiect colecţionarea şi studierea
medaliilor cu caracter jubiliar (număr de ani trecuţi de la un eveniment, de obicei 50),
comemorativ (evocarea amintirii unui eveniment, persoană), aniversativ (celebrare, prăz-
nuire, sărbătorire) ce sunt confecţionate din metal, piatră, argilă, bătute din iniţiativa unor
persoane particulare sau colectivităţi, cu scopul de a cunoaşte concepţiile acestora şi
evoluţia artei gravării.

Metrologia istorică, ştiinţă auxiliară a istoriei care are drept obiect de studiu mă­
surile fixe şi variabile şi procedeele da măsurare. Ba se ocupă cu studierea sistemelor
de măsură din trecut, redate în izvoare documentare, cu evoluţia lor de-a lungul timpu­
lui, cu adaptarea acestora la sistemul de măsuri contemporan, precum şi cu cercetarea
vechilor măsurători în raport cu sistemul utilizat pe regiuni, ţări, perioade istorice, în
vederea stabilirii datei probabile şi a locului de creare a unor izvoare nedatate sau
nelocalizate.
Faptul că nu a existat un etalon unic după care să se facă măsurătoarea a deter­
minat utilizarea unor măsurători specifice unor perioade istorice şi unor zone geografice.
Pornind din Evul Mediu, în spaţiul românesc s-au întrebuinţat unităţi de măsură diferite
pentru lungime, suprafaţă, capacitate, volum, greutate până la standardizarea acestora la
nivel mondial, survenită în secolul al XlX-lea.
> pentru lungime: palma (8-10 degete), stânjenul (8 palme, între 1,96-2,23 m),
prăjina (3 stânjeni), funia sau otgonul (12 stânjeni), ceasul de mers (aproxi­
mativ 3,8 km introdus de către turci), azvârlitul de băţ, poşta (aprox. 20 km),
bătaia puştii, cotul (63-66 cm), metrul (Folosit pentru prima dată în Franţa în
anul 1790, dar utilizat la nivel mondial după 1875, an în care au aderat la sis­
temul metric aproape toate statele lumii. Sistemul metric a fost introdus în
România începând cu anul 1862. în prezent, doar trei ţări nu utilizează siste­
mul metric).;
> pentru suprafaţă: stânjenul pătrat (aproximativ 4 metri pătraţi), prăjina pătrată
(aproximativ 200 metri pătraţi), funia pătrată (aproximativ 557 metri pătraţi),
falcea (20 de funii pătrate), pogonul (5.012 metri pătraţi), plugul, delniţa, jireaba,
sfoara, metrul pătrat, arul. în Transilvania au fost utilizate în trecut: piciorul
sau urma (a şasea parte dintr-un stânjen) şi ţolul (a şaizccea parte a slânjcnului).
> pentru capacitate: butea (aproximativ 100-200 vedre), butoi, berbniţa, ciu­
bărul, ocaua (1,3-1,5 litri), vadra (10 litri), cofa, litrul;
> pentru volum: stogul, claia, carul, stânjenul cubic, metrul cub;
> pentru greutate au fost utilizate: merţa (aproximativ 500 kg), baniţa (aproxi­
mativ 51 kg), ocă/ocaua (1,271 kg), litra (aproximativ 320 gr), povara (1 10-125
ocale), carul (500-1000 ocale), maja (cât puteau duce 6 boi), kilogramul.
28
Miniaturistica, ştiinţa specială a istoriei care cercetează diferitele reprezentări
artistice realizate în antetul sau cuprinsul actelor în-vederea determinării semnificaţiei
şi valorii acestora, concepţiile generale ale epocii, tradiţiile unor comunităţi etc. Minia­
tura reprezintă o pictură sau un desen în dimensiuni reduse, realizat cu fineţe şi minu­
ţiozitate pe suportul actelor şi manuscriselor vechi, deseori în culori, în scop ornamenta]
sau simbolic. Miniaturile transmit date privind evoluţia stilului artistic în perioade
diferite.
Ornamentaţia şi miniaturile documentelor medievale create în spaţiul romanesc
în secolele XVI-XVI11 cuprind:
• invocaţia simbolică (cruce ajută) şi litera iniţială, decorate cu motive geo­
metrice, florale, vegetale s.a,, realizate cu cerneluri: neagră şi colorată (chi-
novar/roşu, albastru, verde, rădăcinii!, cafeniu, maro, coral, galben, violet);
• iniţiala reprezintă prima literă scrisă într-un text solemn realizată cu dimensiuni
mai mari decât celelalte litere ale scrierii. In manuscrise şi tipărituri vechi erg
litera cu care se începe un capitol sau un anumit cuvânt cu semnificaţie deo­
sebită;
• vigneta este o miniatură realizată pe laturile orizontale ale suportului unui
text scris în scopul evidenţierii începutului sau sfârşitului acestuia;
• frontispiciul„ amplasat central în partea de sus a unui act/text, cuprinde stema
ţării în miniatură, un medalion, o vignetă sau un chenar;
• monograma, de regulă domnească, este o semnătura neautografă, o prescurtare a
intitulaţiei domnului emitent. Literele se îmbină armonios cu elemente deco­
rative florale, geometrice, cu arabescuri sau motive zoomorfice, realizate
uneori cu contur în cerneală neagră, cerneluri colorate, în special chinovar,
aur şi argint lichid. în documentele medievale din Ţara Româneasca, rareori
Moldova, monograma este amplasată Ia sfârşitul textului, de o parte şi de
alta a sigiliului domnesc aplicat.
• chenarul, apare la sfârşitul secolului al XVIl-lea şi este compus de cele mai
multe ori din desene reprezentând frunze şi fiori, stilizate sau nestilizate sau
arabescuri.

Muzeologia, ştiinţă care se ocupă cu istoria, organizarea, descrierea şi funcţio­


narea muzeelor. Sinonim cu termenul muzeografie şi muzeistică.

Numismatica, ştiinţă auxiliară a istoriei care are obiect de studiu maseda: tipu­
rile monetare, evoluţia şi descrierea lor, descifrarea legendelor, materialul din care sunt
confecţionate, raporturile dintre diferite categorii de monede, circulaţia monetară.
Importante pentru arhivistică sunt bancnotele, semne băneşti sub formă de hârtie de
valoare la purtător emise de bănci.

29
Primele cupiuri/'bancnote din hârtie au fost folosite în China în secolul al Vlll-lea
d.Chr. Tot din China este cunoscut cel mai vechi bilet de valoare din lume, creat în anul
1380. în Europa banii din hârtie au apărut în secolul al XVil-lea: în anul 1633 în Anglia
se foloseau certificate de valoare pentru anumite plăţi, iar în anul 1660, bancnote. în 1666,.
Banca Suediei punea în circulaţie prima bancnotă oficială pe continentul european. în
spaţiul românesc leul a devenit moneda naţională în aprilie 1867 şi a circulat la înce­
put sub formă de monede din aur şi monede divizionare din bronz şi argint. Primele
bancnote româneşti au circulat sub forma unor „bilete ipotecare” în anul 1877.

Paleografia, ştiinţă specială a istoriei care se ocupă cu studierea izvoarelor scrise


vechi, de cunoaşterea, descifrarea şi transcrierea corectă a acestora, furnizând informa­
ţii privind evoluţia grafemelor (semn scris al unui sunet sau fenomen), a suportului, a
instrumentelor de scris. Paleografia se ocupă de cunoaşterea practică a diferitelor scrieri
vechi, cu datarea şi stabilirea autenticităţii lor. în funcţie de alfabetele şi limbile utili­
zate pentru redarea de texte, se cunosc trei ramuri principale de paleografii europene:
• greacă (miceniană, arhaică, bizantină) scrisă cu majuscula antică, minuscula
bizantină, unciala, semiunciala, cursiva;
• latină (arhaică, capitală, cvadrantă şi rustică) folosind majuscula, minuscula,
cursiva, unciala (vizigotă, franco-galică, italică), semiunciala (irlandeză, anglo-
saxonă, italiană, carolingiană), minuscula (carolingiană, gotică). Spre sfârşitul
Evului Mediu apar scrierea umanistă şi cursiva modernă;
• paleografii medievale, scrieri care se dezvoltă alături de scrierile greacă şi
latină: italiană, gotica, vizigotă, slavonă, chirilică. în secolul al IX-lea a fost
creat alfabetul glagolitic de către Chirii (827-869) şi Metodiu (815-885), care
a stat la baza alfabetului chirilic, folosit pentru redarea în scris mai întâi a
vechii limbi slave, apoi a unora dintre limbile neoslave: sârba, bulgara, rusa,
ucraineana.
Pe teritoriul ţării noastre, în Evul Mediu, alături de scrierile vechi în limbile greacă
şi latină, se cunosc scrierile în limbile slavonă, româno-chirilică, turco-osmană,
maghiară, germană.
Paleografia ajută arhivistică în descifrarea scrierilor vechi şi oferă date impor­
tante cu ajutorul cărora se pot identifica originalele şi copiile, se pot sesiza falsurile, se
pot localiza şi data textele neidentificate, epoca şi locul unde s-a scris un text.

Sigilografia/sfragistica, ştiinţă specială a istoriei care se ocupă cu studierea


sigiliilor întrebuinţate pentru autentificarea actelor publice sau private. Sigilografía se
ocupă şi de modalităţile de aplicare a sigiliului, de depistarea falsurilor sigilare, precum
şi de conservarea, restaurarea şi valorificarea lor.

30
Sigiliul constituie un semn probatoriu al actului şi reprezintă simbolic autorita­
tea emitentului (publică sau privată), consimţământul şi; participarea la faptele înscrise
în act, îndeosebi la hotărârea luată. Sigilarea este îndeplinită de emitent sau de martorul
la cele specificate în cuprinsul actului emanat. Sigilografía are ca obiect de cercetare:
• matricea sigilară (reprezentată de un obiect confecţionat dintr-un material
rezistent care are gravate însemnele caracteristice posesorului);
• impresiimea sigilară (sigiliul este amprenta sau impresiunea sigilară rămasă
pe suportul grafic în urma aplicării matricei sigilare. Impresiunile au fost reali­
zate în decursul vremii în ceară, tuş sau cerneală, negru de fum-de luirtânare
sau de tămâie.
Ambele sunt studiate sub toate aspectele, indiferent de dată: istoric, artistic,
tehnic, juridic şi diplomatic. Sigilografía cunoaşte mai multe feluri de sigilii, clasate
după forma de păstrare, material, funcţie, mărime, însemne gravate:
- sigiliu atârnat'!'ataşat (din ceară sau metal, prins de act cu şnur, şiret sau piele);
- sigiliu imprimat (aplicat direct pe act cu tuş, ceară, negru de fum, aur sau argint
lichid);
- sigiliu timbrat (aplicat direct pe act pe ceară caldă peste care s-a plasai o
foiţă-timbru de hârtie). în perioada contemporană, sigiliul timbraţitimbru sec
este imaginea în relief imprimată prin presare în suportul grafic;
- sigiliu inelar (aplicat direct pe act cu tuş, ceară, negru de fum cu ajutorul unei
matrice gravate pe un inel);
- sigiliu de închidere (aplicat în ceară tare, cu ajutorul căruia se asigură secre­
tul corespondenţei).
Sigiliile servesc ca izvor istoric arhivisticii deoarece cuprind de multe ori infor­
maţii istorice în reprezentările pe care le poartă şi în legendele care însoţesc efigiile
(emblemă, text), constituind un mijloc de identificare a emitentului (persoană sau insti­
tuţie) în timp şi spaţiu. între texte şi inscripţiile sigilare există o interferenţă a caracte­
relor grafice.
Ştiinţa arhivistică se diferenţiază de două subdomenii ale istoriei, bibiioteconornia
şi documentaristica, cu care se aseamănă în două concepte de baza; selecţia şi colecţia
informaţiilor scrise.
• Bibiioteconornia păstrează volume tipărite sau manuscrise în funcţie de nevoile
şi de gusturile publicului căruia se adresează. Colecţia de cărţi nu poate avea
caracterul organic al unui fond documentar de arhivă. care este creat de o
persoană/instituţie în timpul existenţei sale.
• Documentaristica studiază informaţiile, datele cuprinse în documente, în publi­
caţii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficientă dc prelucrare analitică
şi sintetică, de regăsire a datelor şi de transmitere a lor către beneficiari. Ca

31
şi arhivistică, are ca obiect de cercetare documentul scris care, în cazul docu-
mentaristicii, are valoare practică redusă, uneori doar la o zi.
Documentarea este activitatea specifică cercetătorilor şi constă în studierea docu­
mentelor grafice sau a altor suporturi purtătoare de informaţii, colectarea şi selectarea
informaţiilor de către documentarist, care reţine doar ceea ce consideră că-i poate fi lui
util cândva, într-un anumit domeniu de activitate.
Până la sfârşitul secolului al XlX-lea documentarea era acţiunea de sprijinire a
informaţiilor pe documente şi era utilizată în istorie şi în administraţie. De la mijlocul
secolului XX documentarea cuprinde colectarea, stocarea, clasificarea şi selecţionarea,
difuzarea şi utilizarea informaţiei de orice fel în toate domeniile de activitate. Spre deo­
sebire de arhivist care gestionează documentele de arhivă, documentaristul este specia­
listul care se preocupă de organizarea, regăsirea, prelucrarea şi difuzarea informaţiilor
prin materiale documentare realizate cu mijloace rapide şi de mare capacitate: înregistrări
magnetografice şi audio-video, radiofuziune, televiziune, internet etc.
Arhivistică are ca obiect de activitate sursele de documentare (orice suporturi
de informaţii care servesc pentru studierea unui fapt, fenomen, eveniment). Acestea
constau în:
- surse primare - orice suporturi grafice cu informaţii care pot fi cercetate direct:
acte şi documente (hărţi, sigilii, diplome, manuscrise, fotografii, discuri, CD-uri
s.a.jj
- surse secundare - sursele de informare care se folosesc pentru căutarea sur­
selor primare: fişiere, inventare, repertorii, cataloage şi îndrumătoare arhivistice.

32
NOŢIUNI FUNDAMENTALE CU CARE OPEREAZĂ
a r h iv is t ic ă

A rhivă

Noţiunea „arhivă” are o origine incertă, dar s-a afirmat că ea ar fi ia origine greacă
deoarece în antichitate cuvântul ctrcheion definea locul în care îşi desfăşură activitatea
archomil, care era conducătorul unui oraş-stat grec. Actele constituite în timpul activi­
tăţii sale se păstrau în archeion şi au fost denumite cu timpul urchcia. De ia greci
cuvântul ar fi fost preluat de romani care l-au utilizat sub formele arehivwn, archiviuiu..
arcivum de la care l-au moştenit popoarele de origine latină: italieni (archivio), francezi
(archives ), spanioli (archivo ), români {arhivă).
Termenul „arhivă” este utilizat pentru a defini la nivel mondial totalitatea actelor
şi documentelor indiferent de dată, format, suport şi metoda de inscripţionare, create şi
primite de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat
în exerciţiul activităţii sale, precum şi de către orice persoană fizică în decursul exis­
tenţei acesteia.
Termenul arhivă are în plan mondial trei înţelesuri distincte care se referă la:
> obiectul conservării: arhiva defineşte totalitatea acrelor şi documentelor con­
stituite organic care conţin informaţii relevante la istoria unui popor, la acti­
vitatea unor instituţii, persoane juridice şi particulare şi destinate, prin natura
lor, spre a fi conservate. Arhiva este astfel un ansamblu de documente/grup marc
de acte, fiecare cu dată, formă şi suport, obţinute sau create de o persoană, o
organizaţie/instituţie publică sau privată, rezultate din activitatea proprie şi
organizate în vederea unei utilizări ulterioare. La nivel internaţional arhivele
păstrate la instituţiile publice sunt definite cu termenul arhivaiii.
Termenul „arhivă” însoţit de un alt cuvânt redă stadiul.evoluţiei (arhivăîn for­
mare, arhivă curentă, arhivă finală, arhivă intermediară, arhivă istorică), situaţia
juridică (arhivă publică, arhivă privată), accesibilitatea (arhivă deschisă, arhivă
închisă).

33
> locul conservării: arhiva este spaţiul special amenajat unde sunt strânse/de-
pozitate actele şi documentele primite sau rezultate din activitatea unei orga­
nizaţii în vederea păstrării, conservării, protejării şi cercetării lor. în constituirea
spaţiilor de păstrare (sinonim cu înţelesul de depozit de arhivă, clădire sau
local de arhivă), trebuie respectate condiţii speciale privind amplasamentul,
rezistenţa clădirii, microclimatul interior, gradul de poluare al mediului extern,
paza şi securitatea etc. Depozitul de arhivă este dotat de regulă cu:
- mijloace de păstrare a documentelor, confecţionate din metal: rafturi, cla-
soare, fişete, seifuri, rastele, containere etc.;
- mijloace de protecţie a documentelor, cutii din carton, mape, cutii tubu-
lare, casete din metal sau lemn, plicuri, cămăşi de protecţie, coperţi etc.;
- mobilier pentru munca în arhivă: scări de acces la raft, elevatoare, mij-
loace/cărucioare de transport, mese, scaune etc.;
- mijloace de pază, securitate şi protecţie împotriva efracţiilor, incendiilor.
> manager: instituţia sau partea structurală a unei instituţii care efectuează
primirea, păstrarea şi conservarea documentelor importante privitoare la tre­
cutul unei regiuni, a unei ţări sau naţiune, organizând folosirea/valorificarea
lor în scopuri politice, sociale, economice, ştiinţifice, culturale etc.
în prezent, tehnologizarea electronică impune termeni arhivistici noi. Englezii şi
americanii numesc locul de păstrare al documentelor istorice archives, iar documentele
şi actele propriu-zise document şi records. Germanii utilizează noţiunea archiv pentru
a defini documentele vechi şi noţiunea registratur pentru documentele din perioada
contemporană păstrate încă de creatori.
Atunci când cuvântul este scris cu literă iniţială mică, arhivă se referă la tota­
litatea actelor şi documentelor depuse spre păstrare într-un depozit. Când este scris cu
literă iniţială mare, Arhivă desemnează o instituţie publică însărcinată cu păstrarea per­
manentă a arhivelor constituite din documente cu valoare istorico-documentară şi ştiinţi­
fică (Arhivele Statului/Arhivele Naţionale, Serviciul Istoric al Annatei, Arhiva Naţională
de Filme, Arhiva Societăţii Române de Televiziune, Arhiva Societăţii Române de
Radiodifuziune, Arhiva Uniunii Naţionale a Notarilor Publici, Academia Română).
Importanţa deosebită a documentelor păstrate de aceste Arhive le conferă acestora
rolul de Arhive istorice publice.
Prima arhivă din spaţiul românesc cu rol de instituţie publică a fost Arhiva Naţiunii
Săseşti din Sibiu care a căpătat acest statut în anul 1786, ca urmare a activităţii des­
făşurată de arhivarul Franz Zimmermann. Acesta a introdus noi metode în prelucrarea
documentelor din arhivă, precum şi în activităţile de cercetare ştiinţifică a materialului
arhivistic.

34
A r h iv ist , a rh iv a r , r e c o r d s m anager

Termenii utilizaţi pentru a numi pe cei care lucrau cu actele şi documentele unei
arhive au fost folosiţi în spaţiul românesc încă din perioada premodernă. Termenul
„arhivar” a fost utilizat în actele concepute în Transilvania începând cu anul 1701.
Printre registrele din fondul arhivistic Primăria Braşov (1353-1950), se află un
registru care conţine Constituţiile proprii ale oraşului Braşov (1782-1185). în registru
sunt înscrise instrucţiuni pentru funcţionarii publici care activau în slujba oraşului printre
care, alături de judecători, senatori, inspectori etc., se afla şi un arhivar, instrucţiunile
sunt însoţite şi de jurămintele pe care funcţionarii le depuneau în momentul investirii
în funcţie.
Registrul cuprinde astfel cele mai vechi recomandări arhivistice cunoscute până
în prezent. Instrucţiunile către arhivarul oraşului Braşov sunt prescrise în 18 puncte/cerînţe
din care şase sunt regăsite şi în jurământul de serviciu. Ambele documente cuprind
principii arhivistice valabile şi astăzi: întocmirea de evidenţe detaliate pentru actele şi
documentele gestionate, păstrarea în ordine pentru a facilita regăsirea, asigurarea con­
fidenţialităţii, a securităţii şi integrităţii acestora, valorificarea documentelor în interes
public, responsabilitate faţă de muncă, calităţi morale s.a.
Sintagma de arhivar al statului a fost utilizată pentru a defini salariatul care
muncea direct cu materialul arhivistic în Arhiva din Ţara Românească (1831-1862),
iar cel de arhivist al statului, pentru funcţionarul din Arhiva Moldovei (1832-1 862). In
actele normative care au coordonat activităţile Direcţiei Generale a Arhivelor Statului
şi ale serviciilor judeţene, dintre anii 1862-1951, persoanele care activau în Arhivă erau
denumite cu termenii: arhivişti, arhivari, secretari, registratori, conservatori, translatori,
copişti, caligrafi, scriitori.
în perioada comunistă termenul „arhivist” a fost utilizat pentru funcţionara! cu
studii superioare din Arhive, iar termenul „arhivar”, pentru adjunctul acestuia, precum
şi pentru salariaţii cu sarcini pe linie de arhivă din organizaţiile creatoare şi păstrătoare
de arhivă.
în prezent, legislaţia în vigoare defineşte arhivistul ca fiind specialistul care îşi
desfăşoară activitatea la un creator/deţinător de arhivă, publică, sau privată, având sar­
cini privind evidenţa, prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea şi protejarea arhi­
velor. Arhivistul trebuie să fie absolvent al unui program de studii universitare, cu diplomă
de licenţă în domeniul istoriei, specializarea arhivistică, să posede o temeinică pregă­
tire profesională, să cunoască legislaţia, standardele arhivistice internaţionale, normele,
instrucţiunile şi procedurile de lucru arhivistice.
Arhivistul se ocupă de preluarea/colectarea, prelucrarea fondurilor şi colecţiilor,
stabilirea valorii istorice şi practice a actelor şi documentelor, coordonarea activităţilor
de conservare, acordarea consultanţei/asistenţei de specialitate/metodologică în dome­
niul arhivistic creatorilor şi deţinătorilor de arhive, întocmirea de adeverinţe, copii, cer­
tificate şi extrase de pe documentele din depozitele gestionate, elaborarea de instrumente
de cercetare, inclusiv pentru documentele în format electronic s.a.
Pentru toate acestea el trebuie să dea dovadă de probitate profesională, discernă­
mânt şi capacitate de analiză profundă întrucât se implică în toate etapele prin care trec
actele, de la creare şi până la eliminarea sau transferul acestora către o arhivă (ciclul
de viaţă al documentelor). Pentru arhivist arhivele reprezintă materia de lucru, precum
şi izvorul de documentare istorică pe care trebuie să-l protejeze.
Beneficiind de informaţii valoroase, arhivistul poate consilia cercetătorii în acti­
vitatea de documentare, uşurându-le munca şi poate publica el însuşi lucrări şi studii
prin care să aducă la lumină informaţii interesante şi utile şi să contribuie la dezvoltarea
cercetării cultural-ştiinţifice.
Arhivistul este secondat în activităţile desfăşurate asupra documentelor de arhivă
de către arhivar. Potrivit legislaţiei în vigoare, arhivarul este angajatul care adminis­
trează, prelucrează şi gestionează actele şi documentele unui creator şi deţinător de arhivă.
Arhivarul are o pregătire de specialitate de nivel mediu (deţine o diplomă de bacalau­
reat şi un atestat/certificat specific activităţilor pe care le desfăşoară) şi se ocupă cu
predarea-primirea, ordonarea şi inventarierea actelor şi documentelor, organizarea şi
păstrarea acestora într-un depozit de arhivă.
între noţiunile „arhivă”, „arhivist” şi „arhivistică” există o legătură organică. Prima
se referă la acte şi documente (obiect), a doua la gestionarul/administratorul acestora
(profesie), iar ultima la gestiunea/administrarea lor (disciplina/ştiinţa arhivistică).
în prezent, odată cu dezvoltarea captării şi transmiterii informaţiilor prin inter­
mediul tehnologiilor electronice, termenii utilizaţi pentru obiect, profesie şi disciplină
sunt definiţi în occident cu noţiuni noi: „records”,, „records managers” şi „records ma­
nagement”.
Records managerul a apărut odată cu constituirea şi păstrarea informaţiilor pe
suport electronic. Transformarea records managementului într-o veritabilă profesiune
s-a petrecut în USA începând cu deceniul şase al secolului XX. Profesia a fost recu­
noscută în Regatul Unit către sfârşitul secolului trecut odată cu dezvoltarea conceptu­
lui de ciclu de viaţă al actelor electronice prin care se face o distincţie clară între
records/arhivă curentă şi intermediară şi arhiva defmitivă/istorică sau permanentă.
Records: managerul posedă un set sistematic de cunoştinţe şi tehnici electronice
şi se ocupă de crearea, organizarea, controlul şi selecţionarea actelor din cadrul unei

36
organizaţii cu scopul de a asigura utilizarea eficientă a acestora. Records managerul
este factorul-cheie care permite unui creator să înţeleagă, să gestioneze şi să folosească
propriul capital informaţional înscris în acte. El este bază şi parte a sistemului de manage­
ment al actelor care sunt create, circulă, sunt rezolvate şi arhivate într-o organizaţie.
Profesiile de records manager şi cea de arhivist se suprapun într-o bună măsură,,
mai ales în ceea ce priveşte sistemele de clasificare, dar sunt probleme: privind păstra­
rea pe termen lung şi de gestionare a informaţiei în format digital. Specialiştii în infor­
matică sunt preocupaţi de analiza, comunicarea şi utilizarea informaţiilor în timp ce
arhiviştii sunt preocupaţi de stocarea informaţiilor documentelor în forma lor iniţială şi
protecţia acestora cât mai mult timp posibil.
Records managerul are responsabilităţi în munca cu arhiva curentă şi interme­
diară în timp ce arhivistul este persoana care gestionează documentele istorice dimr-o
Arhivă. Dezvoltarea utilizării tehnicii informatice în instituţii impune unificarea meto­
dologii lor de lucru întrebuinţate de cele: două profesii în munca cu actele electronice
prin intermediul teoriei gestiunii continue. Conform acestei teorii, fiecare records manager
trebuie să posede şi cunoştinţe arhivistică şi, în acelaşi timp, fiecare arhivist să fie un
„records manager”.
între sistemul arhivistic european şi cel american există diferenţe majore privind
concepţia de bază privind organizarea arhivelor:
- concepţie istorică, în Europa;
- concepţie practică, în America de Nord.
Dezvoltarea informaticii, ştiinţă aplicativă care se ocupă cu prelucrarea raţională
şi automată a informaţiilor, a dus la apariţia în spaţiul european a două subraraur: ale
acesteia, în strânsă legătură cu ştiinţa arhivistică:
• informatica docum entară care se ocupă cu studiu! metodelor şi mijloacelor
ştiinţifice folosite pentru obţinerea, transmiterea, prelucrarea, înmagazinarea
şi regăsirea informaţiilor conţinute de documente. Specialiştii in informare
utilizează informaţia făcând apel în activităţile lor la tehnici electronice, fiind
concentraţi pe analiza, utilizarea şi comunicarea informaţiilor. Ei se numesc
analişti de informaţii, gestionari de informaţii, creatori de sisteme de informaţii.
• informatica arhivistică, parte componentă a informaticii documentare care
are ca scop cercetarea principiilor activităţii de informare şi elaborare â docu­
mentelor, a metodelor şi mijloacelor eficiente pentru preluarea, prelucrarea,
înmagazinarea şi difuzarea informaţiilor fixate în documentele de arhivă.
Arhiviştii sunt preocupaţi de stocarea şi protecţia informaţiilor din colecţiile
şi fondurile de documente.
Odată cu dezvoltarea tehnicii informatice şi a informaţiilor, au apărut şi s-au dez­
voltat organisme de informare şi documentare adecvate, atât la nivelul organizaţiilor
locale şi centrale, cât şi la nivel naţional şi internaţional. în toate organizaţiile şi instituţiile
importante activează cenlre/oficii/unităţi de informare şi documentare specializate care
sunt conectate la reţele de informare automatizate prin intermediul cărora furnizează
date şi informaţii proprii şi preiau, prelucrează şi stochează date de la alte categorii de
surse, contribuind la proliferarea informaţiilor ştiinţifice, economice, financiare, cultu­
rale etc. Cel mai rapid mijloc de informare actual este internatul.

P er so n a lu l a r h iv istic şi pregătirea lui

Dezvoltarea arhivisticii în strânsă legătură cu dezvoltarea şi înmulţirea arhivelor


au determinat apariţia instituţiilor/şcolilor de pregătire a personalului pentru munca cu
documentele scrise. întrucât arhivele sunt păstrătoare ale unor valori în legătură cu istoria
naţiunii, este necesar ca şi personalul care mânuieşte aceste valori să fie bine pregătit
profesional. Primele şcoli de arhivistică au apărut în Europa în state cu importante tezaure
documentare:
- Italia - Napoli (1811), Torino (1826), Milano (1842), Florenţa, (1856);
- Franţa, Paris (1821);
- Germania, München (1821);
- Austria, Viena, (1874).
Şcolile instruiau personalul pentru munca în arhive prin cursuri generale de
istorie, cursuri de limbi vechi şi moderne, descifrarea şi analiza textelor şi prin însuşirea
cunoştinţelor teoretice şi a deprinderilor practice de ordonare şi inventariere a vechilor
documente.
Instituţiile de formare profesională pentru arhivişti, bibliotecari şi documentarişti
s-au înmulţit începând cu mijlocul secolului XX şi sunt rezultatul colaborării dintre
C1A/ICA, Federaţia Internaţională a Asociaţiilor şi Bibliotecilor (ILFA) şi UNESCO
organisme internaţionale interesate în promovarea armonioasă a tuturor profesiilor. Profesia
de arhivist nu se dobândeşte uşor, este nevoie de câţiva ani de studii pentru asimilarea de
cunoştinţe istorice, abilităţi şi deprinderi arhivistice, informatice, paleografice etc. Sta­
tisticile efectuate la nivel mondial relevă următoarele date despre existenţa instituţiilor
de învăţământ:
- 1966, un număr de 53 instituţii de învăţământ arhivistic, în 18 ţări;
- 1984, un număr de 88, în 30 de ţări;
- 1992, un număr de 121, în 43 de ţări situate în 5 continente, iar în anul 2014
existau aproximativ 185 de instituţii de pregătire profesională arhivistică.
38
învăţământul arhivistic românesc este format, la începuturile lui, din unităţi de învă­
ţământ iniţiate şi organizate de către Arhivele Statului. Câteva mari probleme privind
personalul care activează în Arhive au fost şi sunt încă importante întrucât se referă la
buna pregătire profesională, anume: numărul personalului implicat, situaţia materială
şi, nu în ultimul rând, dragostea şi pasiunea pentru profesia de arhivist/arhivar.
încă de la înfiinţarea Arhivelor Statului s-au tăcut precizări despre personal.
Regulamentul Organic din Ţara Românească indica funcţiile şi persoanele care puteau
activa la Arhiva Statului din Bucureşti, iar cel dintâi conducător al instituţiei, căminarul
Iordache Răsti, îşi atribuia titlul de „arhivar”. Regulamentul Organic pentru Moldova adu­
cea referiri privind personalul Arhivei, iar conducătorul de la laşi, Gheorghe Asachi,
era numit în acte „arhivistul statului”.
Prima cerinţă pentru înfiinţarea unui şcoli în care să fie pregătiţi cei care urmau
să muncească în Arhive a fost formulată în Regulamentul cíe organizare â Arhivelor
Statului (1862) în care era precizată necesitatea înfiinţării unei şcoli pentru dobândirea
vechilor scrieri (paleografii). Regulamentul prevedea ca angajările de personal să se
facă numai prin concurs şi examene scrise, iar candidaţii să fíe absolvenţi a cel puţin
7 clase gimnaziale.
La sfârşitul secolului al XIX-lea - începutul secolului XX, ocuparea posturilor
din Arhive se făcea numai pe bază de concurs. Orice post era ocupat pe baza unui exa­
men scris, cuprinzând probe de caligrafie, paleografie chirilică, istoria românilor şi limbi
străine.
Prima lege pentru reglementarea activităţilor arhivistică,, din anul 1925, aducea
câteva precizări despre ocuparea posturilor din Arhive. Pentru funcţiile superioare se cerea
licenţa sau doctoratul, pentru funcţiile secundare se cerea absolvirea cursurilor secun­
dare sau liceale, iar odată cu înfiinţarea Şcolii practice de arhivişti paleografi, posturile
din arhive urmau să fie ocupate doar de absolvenţii acestei şcoli.
Şcoala practică de arhivişti paleografi a fost înfiinţată în noiembrie 1924 dato­
rită activităţii desfăşurate de Constantin Moisil, directoral Direcţiei Generale a Arhivelor
Statului (DGAS), şi a unor personalităţi de marcă ale vieţii culturale: Emil Vârtoşii,
Aurelian Sacerdoţeanu, Constantin Giurăscu, Nicolae lorga s.a., care i-au sprijinit înfiin­
ţarea întrucât aceasta era necesară şi utilă dezvoltării de ansamblu a societăţii româneşti.
Şcoala practică a funcţionat pe lângă DGAS care fi punea la dispoziţie localul,
biblioteca şi materialul didactic. Corpul didactic se compunea din cadre din învăţă­
mântul universitar şi secundar şi din specialişti ai Arhivelor. Durata studiilor era de doi
ani, iar obiectele de studiu erau, pentru anul I: arhivistică, paleografia chirilică, latină,
slavă, greacă şi izvoarele istoriei românilor. în anul II se studiau: sigilografía, heraldica,
diplomatica, instituţiile vechi româneşti şi dreptul vechi românesc. Şcoala practică de

39
arhivari-paleografi a editat primele albume de paleografie româno-chirilică, slavă şi latină.
Cursanţii erau recrutaţi din absolvenţii de curs secundar şi de licenţă de la facultăţi
precum Istorie şi Geografie, Filologie şi Filosofie, Teologie.
Regulamentul de funcţionare adoptat în mai 1931 i-a modificat titulatura în Ş c o a la
s u p e r io a r ă d e a r h iv is tic ă ş i p a le o g r a f ie şi profilul, şcoala având sarcina de a forma
arhivişti, bibliotecari şi experţi grafici pregătiţi în trei secţii: arhivistică, bibliologie,
expertiză grafică şi grafologie. Un an mai târziu se înfiinţa, în înţelegere cu Universitatea
din Bucureşti, o Ş c o a lă s p e c ia lă d e a r h iv is tic ă ş i p a le o g r a f ie care avea scopul de a
deveni instituţie de învăţământ superior.
Această nouă şcoală şi-a lărgit activitatea prin organizarea de cursuri speciale
atât pentru personalul Arhivelor, cât şi pentru alte arhive de instituţii publice sau par­
ticulare (biblioteci, experţi grafologi pentru tribunale). Durata studiilor era de trei ani,
profesorii care predau erau grupaţi în catedre didactice, iar cursanţii studiau disciplinele:
istorie, arhivistică, bibliologie, muzeistică, grafologie. Cunoştinţele predate erau în strânsă
legătură cu scopul urmărit, acela de a forma specialişti pentru arhive, biblioteci, muzee
şi instanţe judecătoreşti.
între 1931 şi 1936, pe fondul crizei economice, şcoala a activat fără subvenţii de
la stat, iar profesorii au susţinut cursuri şi seminarii doar motivaţi de pasiune şi de con­
ştiinţa necesităţii de personal specializat pentru munca cu documentele de valoare istorică,
în anul 1936 subvenţiile statului au fost reluate, iar prin Legea învăţământului din anul
1938, Ş c o a la d e a r h iv is tic ă a fost inclusă în rândul şcolilor de învăţământ superior.
La 11 octombrie 1941, Şcoala de arhivistică a fost desfiinţată, dar a continuat să
funcţioneze anul ÎI pe lângă Facultatea de Litere şi Filozofie din Bucureşti. A fost
reînfiinţată în anul 1942, prin Legea învăţământului superior şi menţinută în rândul
şcolilor superioare, cu o durată a cursurilor de trei ani. Cursurile şcolii au continuat în
timpul războiului şi după, iar între anii 1942 şi 1947, cu toate greutăţile, a apărut con­
stant periodicul/revista H r is o v u l. Prin reforma învăţământului (1948), şcoala de arhi­
vistică a fost transformată în I n s titu t d e A r h iv is tic ă , b ib lio lo g ie ş i m u z e o g r a f ie , iar
absolvenţii săi au fost angajaţi în arhive, biblioteci şi muzee.
în septembrie 1950, instituţia de învăţământ a fost desfiinţată şi trecută în cadrul
Facultăţii de Istorie a Universităţii Bucureşti, cu statut de Secţie arhivistică. în anul 1956
secţia devine subsecţie de arhivistică în cadrul Catedrei de Istoria românilor, arondată
aceleiaşi facultăţi, cursurile de arhivistică şi ştiinţe auxiliare reducându-se numai la
seminarii şi lucrări practice. Un rol important în menţinerea secţiei de pregătire arhi­
vistică l-a avut profesorul arhivist Aurelian Sacerdoţeanu. După încetarea activităţii
acestuia, odată cu restructurarea învăţământului (1977), secţia de arhivistică a fost des­
fiinţată. După desfiinţarea secţiei de arhivistică, recrutarea personalului din arhive s-a
făcut din rândul absolvenţilor facultăţilor de Istorie şi Filozofie, Filologie şi Drept.

40
Pentru a suplini pregătirea profesională a cadrelor proprii. Arhivele au organizat
forme interne de învăţământ profesional pe bază de planuri anuale* stabilite pentru toate
unităţile sale, în care s-au predat cursuri de paleografie română, slavă, greacă, latină,
maghiară, germană, limbi străine şi probleme de arhivistică, cronologie, sigilografic*
arheologie, istoria instituţiilor, legislaţie arhivistică etc. In acest scop a fost înfiinţat, în
martie 1980, C e n tr u l d e p e r f e c ţio n a r e a pregătirii de specialitate a cadrelor din siste­
m u l A r h iv e lo r S ta tu lu i, căruia îi reveneau următoarele atribuţii: „perfecţionarea perso­
nalului de specialitate şi reciclarea întregului personal din sistemul Arhivelor Statului,
specializarea cadrelor care prelucrează documentele scrise în diversele tipuri de paleo­
grafie (chirilică, latină, slavă, germană, greacă, osmană, maghiară), organizarea de cursuri
de perfecţionare pentru personalul organizaţiilor socialiste centrale care are responsa­
bilităţi în domeniul muncii de arhivă”.
învăţământ arhivistic superior a fost reintrodus în anul 1992. Facultatea de
A rh ivistică a fost înfiinţată prin Ordinul Ministrului de interne nr, 04817 din 01.02.1992,
emis în baza H.G. nr. 137/1991 şi a avizului Ministerului învăţământului şi Ştiinţei
nr. 2440 din 10.01.1992, conform cu art. 10 din Legea nr. 88/1995 şi art. 4 din H.G.
nr. 137/1995. Până în anul 2005 durata studiilor arhivistice a fost de 4 ani, studiile
arhivistice erau de nivel licenţă, aveau o durată de 4 ani şi se încheiau cu eliberarea
unei diplome de licenţă, specializarea arhivistică-istorie.
Facultatea de Arhivistică este instituţie de învăţământ superior, civilă, apolitică,
şi nonprofit, care este organizată în conformitate cu Legea Educaţiei Naţionale (2011) şi
funcţionează în cadrul Academiei de Poliţie „Alexandru loan Cuzsi” din Bucureşti.
Facultatea formează specialişti cu pregătire superioară în domeniul arhivistic şi asigură
perfecţionarea pregătirii arhivistice prin masterate conform cerinţelor Uniunii Europene.
Facultatea de Arhivistică are misiunea de a asigura formarea şi perfecţionarea cadrelor
care administrează documentele istorice în organizaţiile centrale şi locale ale Arhivelor
Naţionale ale României, pentru instituţii centrale şi locale ale administraţiei de stat,
precum şi pentru organizaţii private creatoare şi deţinătoare de arhive.
Prin trecerea la sistemul educaţional specific Procesului Bologna (începând cu
anul 2005), Facultatea de Arhivistică face parte din categoria instituţiilor de învăţământ
superior de stat (3 ani de studii licenţă şi 2 ani de studii masterat) care pregăteşte spe­
cialişti In domeniul fundamental de ştiinţă Ştiinţe umaniste, domeniul de studii uni­
versitare Isto rie, specializarea Arhivistică. Facultatea formează arh ivi şti prin pflţgramtff
universitar de licenţă, cu durata de 3 ani (180 de credite de studii transferabile) şi asigură
specializarea în domeniul arhivisticii prin programe de masterat cu durata de 2 ani
(120 de credite de studii), în prezent masteralul Arhivistică contemporană şi maştera tul
L im b i v e c h i ş i p a le o g r a fii.

41
în cadrul facultăţii activează, din anul 2005, Şcoala Naţională de Perfecţionare
Arhivistică „Aurelicin Sacerdoţeanu” (SNPA) care, potrivit Legii Arhivelor Naţionale
nr. 16/1996, a avut rolul de formare, atestare şi perfecţionare a personalului de specia­
litate din Arhivele Naţionale şi din unităţile creatoare şi deţinătoare de arhivă. Potrivit
legislaţiei actuale, din mai 2014, SNPA organizează cursuri de formare profesională
prin Programul de formare profesională şi perfecţionare pentru ocupaţia de arhivar.
Pregătirea în cadrul facultăţii prezintă un caracter complex şi original care nu se
suprapune programelor de pregătire din alte instituţii de învăţământ superior de stat
sau particular din ţară. Facultatea se individualizează în spaţiul european al învăţămân­
tului superior, fiind totodată membră în Section on University and Research Institution
Archives a CIA/1CA. Facultatea de Arhivistică este în prezent singura instituţie de învă­
ţământ superior care asigură pregătirea personalului de specialitate superior destinat
muncii în arhive cu competenţe pe linia organizării, păstrării, conservării şi valorificării
documentelor din perioadele medie, modernă şi contemporană, scrise în limbi vechi şi
paleografii sau în limbi de circulaţie internaţională.
Strategia educaţională a Facultăţii de Arhivistică însumează următoarele obiective:
asigurarea unei temeinice pregătiri de specialitate, formarea capacităţilor şi competen­
ţelor profesionale necesare pentru desfăşurarea activităţilor arhivistice, asigurarea standar­
delor de învăţământ adaptate celor mai noi cerinţe, în concordanţă cu necesităţile practicii,
noua organizare social-economică, cuceririle ştiinţei şi ale tehnicii contemporane,
cunoaşterea şi adaptarea practicilor comunitar-europene în domeniul arhivistic.
Planurile de învăţământ de la Facultatea de Arhivistică conţin discipline de studiu
care asigură cunoştinţe despre istoria românilor şi istoria universală, istoria principalelor
instituţii româneşti creatoare de arhivă din epocile medievală, modernă şi contemporană,
cunoştinţe, deprinderi, abilităţi practice şi competenţe pentru gestionarea, prelucrarea
şi valorificarea materialului documentar, descrierea arhivistică standardizată, manage­
mentul documentelor, conservarea arhivelor electronice, managementul informaţiilor
electronice, ştiinţe auxiliare ale istoriei, paleografii s.a. Disciplinele de studiu din pla­
nurile de învăţământ sunt prevăzute într-o succesiune logică şi au în vedere formarea
de competenţe generale şi de specialitate conform cerinţelor impuse de calificările
incluse în Clasificarea Ocupaţiilor din România (COR), precum şi asigurarea compa­
tibilităţii cu pregătirea arhivistică practicată în instituţiile de învăţământ similare din
statele Uniunii Europene.
începând cu anul 2008, Facultatea de Arhivistică a dezvoltat schimburi de expe­
rienţă cu Institutul de istorie şi arhivistică, Universitatea „Nicholas Copernicus” din
Torun, Polonia şi cu Universitatea „Jana Evangelisty Purkyne” v Usti nad Labem din
Republica Cehă. Acordurile încheiate s-au concretizat prin mobilităţi de studenţi şi de
cadre didactice.

42
Cercetarea arhivistică şi istorică este valorificată prin publicarea în anuarul
facultăţii „Hrisovul” şi colecţia Studia Juvenum, publicaţii pentru scopuri didactice,
publicaţii ştiinţifice, participarea la sesiuni internaţionale'şi naţionale, cercuri studen­
ţeşti etc.
Performanţele deosebite realizate de mulţi dintre absolvenţii facultăţii i-au reco­
mandat pentru obţinerea unor locuri de muncă atât la Arhivele Naţionale, cât şi la alte
instituţii creatoare de arhivă (Parlament, Preşedinţie, ministere, direcţii centrale din
diferite domenii ale vieţii economice, prefecturi, bănci, firme multinaţionale etc.).
Diferenţiată şi gradată pe nivele de studii (licenţă şi masterat), oferta educaţio­
nală a Facultăţii de Arhivistică asigură pregătirea completă şi complexă, disciplinară şi
interdisciplinará, relaţionată atât cu profesia de arhivist profesionist, cât şi corespun­
zător cerinţelor de încadrare pe piaţa forţei de muncă. Facultatea de Arhivistică este în
prezent instituţie de învăţământ superior care oferă absolvenţi de specialitate cu o pre­
gătire temeinică, capabili să desfăşoare activităţi arhivistice în instituţii din toate dome­
niile de activitate. Pregătirea arhivistică sea adaptat permanent cerinţelor dezvoltării
arhivelor, în contextul dezvoltării întregii societăţi umane. De la învăţarea, în secolul
al XlX-lea, pentru a înţelege, ordona, inventaria şi regăsi documentele de arhivă s-a
trecut la completarea instruirii cu cunoştinţe privind valorificarea superioară a informa­
ţiilor, conservarea, păstrarea şi restaurarea acestora. în prezent, pregătirea profesională
a personalului din arhive răspunde necesităţilor cerute de noile practici arhivistice:
asigurarea celor mai valoroase izvoare documentare din arhive prin tehnici de micro-
filmare şi digital izare.

A c t - d o c u m e n t ş i l e g is l a ţ ia a r h iv is t ic ă r o m â n e a s c ă

Pentru a înţelege ce desemnează aceste noţiuni se cuvine să analizăm modul cum


au fost înscrise şi explicate în actele normative care au ghidat activităţile arhivistice
din momentul înfiinţării instituţiei Arhivei Statului (mai 1831 în Ţara Românească,
ianuarie 1832 în Moldova) şi până în prezent.
Iniţial, instituţia Arhiva Statului, coordonată prin câteva prevederi înscrise în
Regulamentele Organice, întocmite pentru cele două Principate, trebuia să primească
şi să ţină în bună orânduială „dclele’Vdosarele primite anual de la cele mai importante
dregătorii ale statului. Obiectul activităţii Arhivei Statului din Ţara Românească este
precizat în Jurnalul Sfatului Administrativ pentru regulile ce u rm e a ză a să p ă z i ia
ţinerea Arhivei din 9 iunie 1831, acela de a prelua de la instituţiile care urmau să fie

43
desfiinţate, dar şi de la cele în activitate, delele cu opis iscălit cuprinzând „hârtii săvâr-
şite’Vîncheiate. Delele „nesăvârşite’Vneîncheiate urmau să fie predate către instituţiile
nou înfiinţate, potrivit Regulamentului Organic, în vederea rezolvării lor.
Termenul „hârtii” defineşte în cazul de faţă actele grupate în dosare, pe probleme
de rezolvat, create de instituţiile administraţiei statului. Se punea accent doar pe valoa­
rea practică a actelor, care trebuiau organizate la Arhivă „după pricini osebite, după
leaturi’Vani, după dregătoriile de la care vor fi ieşit şi după numărul „opiselor’Vlistele
cu care erau preluate. Predarea-preluarea la Arhivă urma să fie făcută anual şi conform
unor norme.
Dintr-o adresă a Arhivei Statului din 13 septembrie 1831 aflăm că delele erau
alcătuite din hârtii şi că, după preluarea de către Arhivă, acestea se puteau „găsi ime­
diat şi cu înlesnire”. Regăsirea era posibilă întrucât personalul efectua ordonarea lor pe
dregătorii, cronologic pe ani, iar în cadrul anilor după numărul de inventar primit la
Arhivă, care începea în ianuarie de la / şi ajungea la n la sfârşitul anului.
P r o ie c tu l d e d a to r iile ş i o r ă n d u ia la E fo r u lu i A r h iv e i din Ţara Românească, din
30 septembrie 1831, propunea împărţirea Arhivei în trei despărţiri/birouri: una pentru
„documenturi şi contracte”, una pentru „hârtiile Administraţiei Trebilor Dinlăuntru şi
una pentru „hârtiile judecătoriilor”. Prin prevederile sale, proiectul relevă faptul că prima
„despărţitură” a Arhivei urma să păstreze cele mai importante înscrisuri create de-a
lungul timpului de către principalele instituţii ale statului.
O instrucţiune a Marii Logofeţii din Moldova precizează, în 26 ianuarie 1832,
chiar în articolul 1 despre „toate acturile ce sunt hotărâte spre păstrare în Arhiva Statului”,
înfiinţată atunci în capitala Iaşi, arătând şi care sunt acestea: „anaforale atingătoare de
dreptăţile şi pronomiile Moldovei, hotărâturile şi planurile moşiilor, acturile giudecă-
toreşti”. Acestea trebuiau primite la Arhivă şi date sub răspunderea unui arhivist spre a
le ţine în bună păstrare întrucât erau „acturile pământului în pricini şi legiuiri obşteşti,
hatişerifuri împărăteşti, legiuiri din pravile, legiuiri din obiceiuri, hrisoave, anaforale,
pronomii şi actele privitoare către Principat”. In Arhivă aceste acte importante urmau
să fie arhivate separat de „acturile de pricini particularnice” şi, totodată, inventariate în
condici separate. Se constată o primă clasare a actelor în funcţie de valoarea informa­
ţiilor pe care acestea le conţineau.
Din I n s tr u c ţiu n i p e n tr u ţin e r e a A r h iv e i S ta tu lu i din Moldova (1832) reiese
obligaţia instituţiilor importante din Principat de a preda la Arhivă „documenturile
publice..., cele mai scumpe şi mai însemnate dresuri a ţării”. Documentele originale şi
chiar copiile vidimate/întărite, întocmite după originalele aflate în arhivele statelor
vecine, urmau să formeze „un depozit preţios al Arhivei Statului, fiind încă şi neapărat
pentru istoria patriei cu a cărui alcătuire Arhivistul se îndeletniceşte”. Arhivistul avea
şi sarcina „de a le aduna de ori şi unde se vor afla”.

44
Actele considerate valoroase sunt denumite în regulamente şi instrucţiuni cu ter­
menii: „documenturi obşteşti”, „documentari publice”, „documentari orighinale”, ,,aetun
publice”, „acturile statului”, în comparaţie cu actele administrative şi cele particulare
socotite a fi mai puţin valoroase, pentru care se utilizau termenii „acluri administrative”
şi „hârtii”. Arhiva Statului le primea însă pe toate anual, „fiind filele lor numcrarisite,
sclipisit şi şnuruite cu peceţi înţelegătoare herbului şi însemnate din dosul lor în pos-
loviţă suma filelor sub iscălitura directoriului cânţi Ieri i” şi avea sarcina de a le arhiva
şi inventaria în opisuri. în funcţie de împrejurări, Arhiva ie înapoia uneori instituţiilor
emitente, prin intermediul unor acte de predare-primire, atunci când acestea erau nece­
sare pentru rezolvarea unor probleme curente. Obligaţia Arhivelor de a înapoia unele
acte administrative creatorilor, în formă originală sau copie, a fost în vigoare până în
anul 1925.
P r o ie c tu l d e R e g u la m e n t p e n tr u A r h iv e le S ta tu lu i din Ţara Românească, din
4 decembrie 1840, arată că „hârtiile” păstrate la Arhivă trebuiau împărţite în patru cate­
gorii. Prima cuprindea „hârtii diplomaticeşti. adică documenturi, teIiuri de sineturi,
acturi ale Statului şi lucrările Obşteştii Adunări”, Urmau actele rezultate din „lucrările
administraţiilor, delele judecătoreşti şi cele create de miliţiile pământeşti”. Un element
nou este dat de precizarea că „hârtiile” care proveneau de la „dregătorii vechi” trebuiau
predate după ce erau „regularisite’Vordonate şi „inventariate” pentru a se şti „la ce loc
să le găsească”.
Regulamentul interzicea primirea la Arhivă a hârtiilor şi delelor „netrebnice’Yne-
folositoare şi a celor „neregularisite” despre care preciza „să nu se mai trimiţă la Arhivă
şi nici să nu se priimească acolo”. Pentru a fi şi înţeles de către dregătorii instituţiilor
ce urmau să facă predarea era explicat sensul termenului „netrebuincios”: hârtii şi dclc
care nu mai necesitau rezolvare şi care nu erau solicitate într-o perioadă de trei ¡uni.
După trecerea unui „soroc/termen de câţiva ani, o comisie mtr-adms orânduită a cer­
ceta toate hârtiile, şi, care să vor găsi netrebuincioase să se supuie la ardere”.
Actelor importante pentru istoria ţării, denumite „documenturi”, Arhiva urma să
le asigure o protecţie specială. „Documenturile” nu puteau fi scoase din depozitele pro­
prii, nici sub formă de copie, iară o dispoziţie scrisă a Departamentului Dinlăuntru sub
oblăduirea căreia activa Arhiva. Scoaterea din Arhivă cu aprobarea expresă a forului
tutelar este precizată în toate actele normative arhivistice din cele două Principate.
J u r n a lu l S f a tu lu i A d m in is tr a tiv c u p r iv ir e la m ă su rile lu a te p e n tr u îm p u ţim !-
re a n u m ă r u lu i h â r tiilo r ş i îm p ă r ţir e a d o s a r e lo r în treb u in cio a se ş i n etreb u in c io a se .
din 4 noiembrie 1843, invocă pentru prima oară termenul de păstrare a actelor pentru o
perioadă de 30 de ani, începuţi din momentul „în care să va fi formăluit delà”. Se arăta
care este diferenţa dintre actele trebuincioase şi cele netrebuincioase, luând în consi-

45
dorare doar valoarea lor practică. Actele netrebuincioase, care nu mai erau necesare
activităţilor curente, urmau să fie arhivate la o mănăstire pe o durată de 30 de ani. înainte
de a fi „desfiinţate prin ardere”, actele urmau să fie analizate din nou şi reţinute spre
păstrare doar cele care mai necesitau utilizare. Actele „trebuincioase’Vcu valoare practică
urmau să fie păstrate în arhivele instituţiilor creatoare şi la mănăstiri.
Considerabilă este prevederea care arată că la Arhiva Statului urmau să „rămâie
numai cele delicate şi care ar trebui neapărat să fie păstrate pentru totdeauna”. Impor­
tanţa lor era strâns legată de cele două valori care caracterizau actele create în insti­
tuţiile statului: valoarea practică şi valoarea documentar-istorică.
L e g iu ir e a p e n tr u c h ip u l a le g e r ii a c te lo r c i s ă g ă s e s c în A r h iv a Statului, din 4
iulie 1853, indică care sunt actele cu valoare care „să vor păstra în întregime” fără a fi
selecţionate: cele atingătoare de starea politică a Principatului, reglementările, instruc­
ţiunile, aşezămintele, actele de interes public, cele privind fundaţiile şi aşezămintele
publice, catagrafiile, cadastrele, mitricile şi actele de stare civilă, socotelile şi săniile
publice, documentele istorice, statistice şi legislative, dispoziţii generale şi actele pri­
vind drepturile Principatului în relaţiile cu străinătatea, sentinţele judecătoreşti s.a.
Legea precizează în acelaşi timp „actele judecătoreşti şi administrative” care
trebuiau selecţionate în baza criteriului consfinţit de pierdere a utilităţii juridice şi practice.
Din rândul acestora sunt amintite „pricinile de neînvoiri şi gâlceviri..., coresponden-
ţiile pentru adjudecarea obiectelor..., cercetările poliţieneşti pentru delicte atingătoare
de feţe care în urmă ar fi trecut din viaţă” etc.
P r o ie c tu l d e R e g u la m e n t p e n tr u o rg a n iza re a A r h iv e lo r S ta tu lu i, din 27 septem­
brie 1862, arată în Articolul 1 că la Arhivele Statului „se depun toate actele de interes
public, a căror conservare să va socoti de folos şi care nu mai sunt trebuincioase ser­
viciului ministerelor sau dregătoriilor centrale şi generale depindente de acestea”. In
proiect este folosită şi noţiunea de „conservator” aceasta fiind atribuită unor membri ai
personalului ce activau în Arhivă. Conservatorii aveau sarcini şi responsabilităţi în
conservarea, primirea, clasarea, inventarierea şi arhivarea documentelor. De asemenea,
se formula necesitatea de „a se întocmi o Şcoală de paleografie cu scopul de a forma
oameni speciali pentru serviciul arhivelor şi lucrărei ce atârnă de dânsele”.
R e g u la m e n tu l p e n tr u o r g a n iz a r e a S e r v ic iu lu i A r h iv e lo r , din anul 1869, reia
sub aceeaşi formă atribuţiile care reveneau instituţiei Arhivei şi personalului acesteia.
După preluarea şi arhivarea în depozitele proprii, actele publice căpătau statut de „do­
cumente” şi se impunea ca acestea să fie „date la lumină” prin „lucrări şi publicaţiuni
istorice”, „comunicaţiuni cu publicul”, precum şi prin indice şi cataloage care „pot
servi la istoria şi chronologia ţerei”.
Formularea „preluarea actelor publice” este utilizată şi în actele normative din
anii 1872, 1906, iar o clasificare de ansamblu a acestora a fost făcută în instrucţiunile

46
din anul 1912. în acest an întregul material documentar aflat în depozitele Arhivei a
fost împărţit în documente provenite de la instituţii vechi, care activaseră până în anul
1831, şi documente de la instituţii noi, care îşi începuseră activitatea după anul 1832.
L e g e a d e o r g a n iz a r e a A r h iv e lo r Statului din anul 1925 evidenţiază actele pi
documentele „de valoare excepţională ca vechime sau cuprins”, primite la Arhivă de la
autorităţile civile, bisericeşti şi militare ale statului, cărora le alătură obiecte şi publi-
caţiuni ce prezintă interes pentru „întreg Regatul României şi au valoare pentru istoria
românilor în general”, în categoria cărora intrau sigilii, piese heraldice, manuscrise,
publicaţiuni, hărţi, stampe, medalii, monete.
Se preciza că documentele şi actele preluate la Arhivă trebuie sa aibă „o-vechime
mai mare de 30 de ani şi cari nu mai sunt necesare administraţiei curente”. Consiliul
de Perfecţionare, nou constituit, şi personalul Arhivei avea „îndatorirea de a aduna şi
de a administra fondurile necesare activităţii ştiinţifice şi de a se pronunţa asupra ma­
terialului arhivistic ce urmează a se selecţiona la anumite intervale”. Prin această lege
instituţia Arhiva Statului căpăta dreptul de a se implica în selecţionarea actelor nefo­
lositoare de către creatorii lor. Pentru această activitate Arhiva era investită să „dea
autorizaţia cuvenită”. în lege apar termeni arhivistică noi cu care sunt numite actele ş
documentele arhivate în depozitele Arhivelor: „material arhivistic” şi „fond arhivistic”.
Legea prevedea obligaţia creatorilor de a depune la Arhivă toate actele mai
vechi de anul 1881, precum şi sarcina acesteia de a „înlesni cunoaşterea şi studierea
materialului arhivistic aflat în depozitele proprii”. Pentru a realiza accesul publicului
la materialul documentar, se formula necesitatea organizării Ia Arhivă a unor expoziţii
permanente în vederea expunerii de documente, peceţi, manuscrise, stampe etc.
L e g e a n r. 6 4 p e n tr u m o d ific a r e a u n o r dispoziţiuni din legea p e n tr u o rg a n i­
z a r e a A r h iv e lo r S ta tu lu i, din 5 aprilie 1932, aducea precizări despre atribuţiile fcestei
instituţii care primea „actele şi documentele, dosarele, condicele, registrele şi orice
alte scripte cu vechime de cel puţin 30 de ani”. Arhiva nu mai avea sarcina de a prelua
anual actele şi documentele create de autorităţi. Acestea aveau însă responsabilitatea
de a întocmi un „borderou’Vinventar, în dublu exemplar, cu toate dosarele formate pe
parcursul unui an şi să prezinte un exemplar al boredroului la Arhivă. Actele create de
autorităţi puteau fi păstrate în depozitele proprii ale acestora, puse sub răspunderea
unui arhivar şi mai apoi predate Arhivelor după trecerea a 30 de ani, în baza borderou­
rilor întocmite anual.
Cu alte cuvinte, Arhiva primea de la instituţiile creatoare documente cu valoare
istorică şi acte cu vechime mai mare de 30 de ani. Pe acestea din urmă avea răspun­
derea să le evalueze la anumite intervale şi să selecţioneze pe cele lipsite de valoare
istorico-ştiinţifîcă. La Arhivă trebuiau să ajungă doar „actele publice scoase din uz”,:

47
H o tă r â r e a C o n siliu lu i d e M in iş tr i nr. 4 72 p r iv ito a r e la a trib u ţiu n ile ş i n o rm e le
d e f u n c ţio n a r e a le D ir e c ţiu n ii A r h iv e lo r S ta tu lu i, din 29 mai 1951, investea instituţia
Arhivelor cu dreptul de îndrumare şi control în organizarea şi conservarea materialului
arhivistic ce aparţinea instituţiilor şi întreprinderilor de orice fel. Arhivele utilizau în
continuare noţiunile „material arhivistic şi arhive” asupra cărora se efectuau operaţiuni
de clasare, selecţionare şi folosire în scopuri ştiinţifice. Se cerea păstrarea în depozitele
Arhivei doar a materialului arhivistic „care prezintă importanţă istorică şi naţională de
Stat”. Materialul arhivistic trebuia „vărsat” la Arhivă după un termen „care nu putea
depăşi 25 de ani de la data încheierii actelor respective”. Câţiva ani mai târziu, în iulie
1957, a fost promulgat Decretul 357 prin care s-a înfiinţat Fondul Arhivistic de Stat cu
scopul de a asigura evidenţa centralizată, păstrarea şi valorificarea în scopuri ştiinţifice
şi practice a documentelor.
în anii care au urmat, Direcţia Generală a Arhivelor Statului a emis o serie de
instrucţiuni privind organizarea şi funcţionarea arhivelor organizaţiilor, clasarea dosa­
relor cu acte pe termene de păstrare (permanente şi temporare), expertizarea/selecţio-
narea materialelor documentare, precum şi pentru folosirea documentelor din depozitele
Arhivei prin publicarea unor instrumente de informare ştiinţifică şi a unor ediţii de
documente.
D e c re tu l 4 7 2 p r iv in d F o n d u l A rh ivistic N a ţio n a l a l R ep u b licii S o c ia liste R o m â n ia ,
din 20 decembrie 1971, precizează că documentele create de organele de stat, organi­
zaţiile socialiste sau persoanele fizice cu rol deosebit în viaţa ţării sunt considerate
„izvor de cunoaştere a istoriei patriei” şi „bunuri de interes naţional cărora statul le
acordă protecţie specială”. Ele erau păstrate în fonduri şi colecţii arhivistice şi alcă­
tuiau Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Populare România, Decretul arată care
erau documentele ce făceau parte din Fondul Arhivistic Naţional: „acte, corespondenţă,
oficială şi particulară, memorii, manuscrise ale lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice,
planuri, hărţi, filme, dispozitive, plăci fotografice, fotografii, înregistrări fonice şi video,
jurnale, chemări, proclamaţii, afişe, schiţe, desene, tot felul de proiecte, stampe, sigilii,
ştampile şi alte asemenea documente cu caracter istoric sau documentar”. Apartenenţa
documentelor la Fondul Naţional Arhivistic este determinată de valoarea istorică şi de
importanţa lor ştiinţifică şi practică.
Din păcate, atunci când precizează obligaţiile pe care le aveau organizaţiile
socialiste pe linie de arhivă, decretul generalizează termenul „document” asupra tuturor
înscrisurilor create sau deţinute de acestea. Creatorii sunt obligaţi „să înregistreze toate
documentele primite, expediate sau întocmite pentru uz intern, folosind în acest scop
registrul de intrare-ieşire”, iar „gruparea documentelor în dosare se face în raport cu
problemele la care se referă şi cu termenele de păstrare” etc.

48
Având drept obiectiv impunerea creatorilor şi deţinătorilor de acte să ia măsuri
pentru păstrarea şi prelucrarea arhivistică a înscrisurilor pe care le administrau, în
vederea protejării celor cu valoare documentar-istorică „care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional”, Arhivele Statului au generalizat conceptul de document pentru
toate înscrisurile emise de unităţi şi organizaţii.
Normele tehnice privind desfăşurarea activităţii în Arhivele Statului din anul
1976 prin care erau standardizate activităţile arhiviatice derulate în cadrul Arhivelor
Statului arată că, în acţiunea de determinare a apartenenţei documentelor la un fond sau
o colecţie la Arhivă, trebuie să se ţină seama de faptul că „actele adresate şi primite de
o organizaţie, persoană fizică s.a. aparţin acesteia, la fel ca şi copiile actelor expediate
şi cele rezultate din exercitarea atribuţiilor şi administrarea bunurilor proprii”. Cele ajunse
în depozitele Arhivelor Statului sub diferite forme de constituire (registre, planuri, foi
volante, manuscrise etc.) sunt denumite documente şi sunt grupate în fonduri şi colecţii
arhivistice.
Noţiunea „document” defineşte în acest caz toate tipurile de acte care conţin infor­
maţii de natură istorică şi care sunt importante pentru cercetarea „istorică sau docu­
mentară”. Noţiunea „act” este inclusă în cea de document atunci când norma tehnică
identifică actele care trebuie grupate la un loc pentru a alcătui documente personale,
documente rezultate din îndeplinirea unor funcţii şi documente rezultate din administra­
rea bunurilor proprii, documente manuscrise şi corespondenţa personală: „acte de stare
civilă, de studii, diplomele nobiliare, actele de numire în funcţii, actele donaţionale, tes­
tamentele, actele proceselor, genealogiile, acte de vânzare-cumpărare etc.”, precum şi
atunci când este precizat faptul că „mai multe acte sunt arhivate în dosare pentru a
constitui o problemă”. Data actelor care compun un dosar se stabileşte în funcţie de
„cea a emiterii pentru cele expediate, a înregistrării pentru cele intrate şi a rezoluţiei în
cazul celor rezolvate înainte de înregistrare”. Norma precizează în acelaşi timp şi prin­
cipalele denumiri de documente care alcătuiesc fondurile şi colecţiile arhivistice medie­
vale, modeme şi contemporane aflate în depozitele Arhivei, precum şi modul în care
acestea sunt prelucrate arhivistic prin operaţiunile arhivistice de fondare, ordonări,
inventariere şi selecţionare.
Selecţionarea la Arhivele Statului este definită ca fiind „operaţiunea arhivistică
de stabilire a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional” şi este pre­
zentată ca o acţiune de evaluare a materialului arhivistic păstrat în fonduri şl colecţii
din care sunt selecţionate/alese documentele cu valoare istorico-documentară şi înde­
părtate cele lipsite de valoare documentară şi practică, precum şi cele deteriorate irecu­
perabil. Normele tehnice utilizează noţiunea unităţi arhivistice pentru a denumi actele
lipsite de valoare care se elimină din Arhivă. Creatorii erau obligaţi însă să respecte

49
prevederea conform căreia „scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai
dacă au fost selecţionate şi înlăturate ca nefolositoare...”
Norma tehnică din anul 1976 implică în continuare instituţia Arhivele Statului
în îndrumarea şi controlul muncii de arhivă la organizaţii. Sunt incluse precizări despre
„înregistrarea, circulaţia, gruparea documentelor în dosare, constituirea arhivei curente,
ordonarea, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor”.
Pentru a respecta prevederile Decretului 471/1972 au fost emise şi aplicate o
serie de regulamente şi instrucţiuni care indicau modalităţile de stabilire a termenelor de
păstrare pentru „documentele permanente”, dar şi pentru „documentele cu termen de păs­
trare temporar” {cu termene de la 1 la 90 de ani). Cu alte cuvinte, organizaţiile deveneau
creatori de documente care trebuiau clasate după conţinut în documente permanente,
documente temporare şi documente cu termen de păstrare ambiguu (ultimele urmau
să fie din nou reevaluate de către comisii de selecţionare). In acelaşi timp, creatorii erau
obligaţi să pregătească, în vederea predării către Arhivele Statului, documentele cu
valoare istorică şi documentară, însoţite de inventarele lor, după trecerea celor 30 de ani
de la constituire.
Normele tehnice privind desfăşurarea activităţii în Arhivele Statului din anul
1984 păstrează definiţia noţiunii „document”, dar nuanţează definiţia, selecţionării pe
care o prezintă ca fiind „operaţiunea arhivistică care constă în stabilirea valorii docu-
mentar-istorice sau practice a unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie în vederea
păstrării permanente a celor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea
celor lipsite de importanţă”.
Noţiunea „document” este utilizată pentru a indica toate unităţile arhivistice care
compun materialul arhivistic din fondurile şi colecţiile aliate în păstrare în depozitele
Arhivelor Statului. Documentul este cel care are valoare „pentru cercetarea ştiinţifică,
documentare, informare, activitate instructivă, cultural-educativă şi de propagandă”.
Din Arhivele Statului, unde se păstrau doar documente cu valoare istorico-documen-
tară, puteau fi înapoiate numai „actele personale originale existente în fondurile şi
colecţiile preluate de la creatori”. Folosirea/valorificarea se extinde şi la creatori/unităţi
socialiste care aveau capacitatea de a utiliza documentele proprii în rezolvarea nece­
sităţilor practice.
L e g e a A r h iv e lo r N a ţio n a le nr. 1 6 /1 9 9 6 arată care sunt izvoarele istorice şi defi­
neşte documentele ca fiind „acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii,
manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice
şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi
informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de creatori români în străinătate”.
Noţiunea „document” este folosită în continuare pentru a indica toate înscrisurile create

50
de organizaţii, precum şi pe cele cu valoare istorico-documentară, predate spre păstrare
la Arhive.
Normele tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale din 1996
indică faptul că, pentru „determinarea apartenenţei documentelor la fond sau colecţie,
e nevoie să se ţină seama de actele intrate, anexate şi conexate, adresate unei unităţi,
copiile, ciornele şi conceptele actelor expediate, documentele rezultate din exercitarea
atribuţiilor, funcţiilor, administrarea bunurilor proprii”. Selecţionarea este potrivit normei
„operaţiunea arhivistică de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unită­
ţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării permanente a celor ce
fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi eliminarea celor lipsite de importanţă”.
Deşi în Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de do­
cumente din anul 1996 sunt menţionaţi termenii „dosare constituite”, „unităţi arhivistice”
şi „documente” (cu valoare istorică), ultimele urmând să fie predate la Arhivele Naţionale,
toţi creatorii şi deţinătorii creează şi deţin doar documente. Pentru acestea creatorii şi
deţinătorii trebuie să asigure „evidenţa, ordonarea, inventarierea, selecţionarea, folosi­
rea şi păstrarea documentelor, inclusiv a documentelor secrete de stat”.
Nomenclatorul dosarelor se „întocmeşte pentru documentele proprii” sub formă
de tabel în care, pentru „documente care se păstrează permanent se trece cuvântul per­
manent, iar pentru acelea care se păstrează temporar se trece cifra arabă care repre­
zintă numărul anilor cât se păstrează (1, 3, 5, 10 etc.)... La expirarea termenului de
păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot
fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent”.
Aceste ultime acte normative, în vigoare şi în prezent, induc ideea că Arhivele
Naţionale păstrează, iar creatorii emit şi păstrează doar documente cu valoare istorică
care sunt, implicit, izvoare istorice ce alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României.
Dacă în cazul Arhivelor Naţionale utilizarea termenului „document” pentru
denumirea unităţilor arhivistice din fondurile şi colecţiile păstrate în depozitele sale
este logic, nu înţelegem ce se întâmplă însă cu „documentele temporare”, „documentele
eliminate prin selecţionare, din lipsă de valoare practică şi istorico-documentară”, existente
în arhivele creatorilor. Este cunoscut faptul că aceştia emit în activităţile curente acte
pe care le înregistrează, expediază/primesc, rezolvă, arhivează s.a. şi că acestea nu au
toate aceeaşi valoare juridică, practică, istorică, diplomatică etc.
Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor N aţionale
nr. 16/1996 menţine extinderea noţiunii de „document” pentru toate categoriile de
înscrisuri emise „de creatori şi/sau deţinătorii de documente”. Operaţiunea de selecţio­
nare la creatori este definită în Norme metodologice privind aplicarea unor dispariţii
ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 elaborate tot în anul 2013 ca „operaţiunea

51
de eliminare a unităţilor arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic atunci când
termenele de păstrare au expirat”. Norma precizează şi faptul că o arhivă este compusă
din „totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de inscripţionare,
create şi deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public
sau privat, în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, in decursul
existenţei acesteia”.
Aceeaşi normă operează şi cu noţiuni care definesc înscrisurile, necesare pentru
înfiinţarea de societăţi pentru prestarea de servicii arhivistice, care trebuie să fie pre­
zentate la Arhivele Naţionale: cerere, certificat, autorizaţie, diplomă, contract, memoriu,
notificare, procedură, adeverinţă, contestaţie etc. Pentru a obţine autorizaţia de funcţionare,
operatorii economici trebuie „să depună documentaţie .pentru autorizare” şi primesc o
„autorizaţie de funcţionare - act emis de Arhivele Naţionale”,, dacă întrunesc condiţiile
legale. Pentru nerespectarea legislaţiei, operatorului i se poate suspenda autorizaţia de
funcţionare printr-un „act administrativ de suspendare/retragere”.
Constatăm că normele, regulamentele şi instrucţiunile din ultimii ani precizează
faptul că toţi creatorii emit documente, cu alte cuvinte doar mărturii documentar-isto-
rice care, potrivit legislaţiei de bază, fac parte din Fondul Arhivistic Naţional.
Pentru a înţelege noţiunile act şi document se cuvine să pornim de la definiţiile
oferite de dicţionarele explicative ale limbii române. Noţiunea acta a fost utilizată în
spaţiul Transilvaniei încă din secolul al XVII-lea pentru a desemna înscrisurile de
importanţă mai mică, concepute în cancelarii şi a început să circule în întreg spaţiul
românesc în secolul al XlX-lea.
ACTUL este definit în lucrările de referinţă din domeniul lingvistic ca fiind
„document eliberat, emis de o autoritate, prin care se atestă un fapt, o obligaţie, identitatea
cuiva etc.” Actul este rezultatul unei activităţi individuale conştiente sau instinctive care
are un scop sau care tinde către realizarea unui scop. în sens larg, prin act se înţelege
orice înscris din care rezultă voinţa unei persoane de a da naştere, de a modifica sau de
a stinge anumite raporturi sociale sau juridice. Noţiunea „act” este sinonimă în limba
română cu noţiunile document, dovadă, hârtie, izvor, înscris, piesă, scris, scrisoare,
încredinţare, carte, izvod, răvaş, sinet, teşcherea, uric, zapis.
Terminologia arhivistică atribuie noţiunii de act sensul de înscris constatator al
manifestării de voinţă exprimată şi cel de mărturie scrisă/instrument probatoriu ce con­
semnează situaţii de drept sau de fapt. Standardul Internaţional (ISO) 15489/2001 -
Managementul documentelor de arhivă la creatori defineşte actele ca fiind „informaţii
create, primite şi păstrate cu scop de mărturie a activităţii şi informare asupra acesteia
de către o organizaţie sau persoană, în îndeplinirea obligaţiilor impuse de lege sau în
desfăşurarea activităţii”.

52
Actele pot fi create de către:
• o persoană fizică (om considerat ca subiect'de drepturi şi de obligaţii şi care
participă în această calitate la raporturi juridice civile);
• o persoană juridică de drept public sau privat (organizaţie care, având o alcă­
tuire de sine stătătoare şi un patrimoniu propriu în vederea îndeplinirii unu?
anumit scop admis de lege, este subiect cu drepturi şi eu obligaţii, deosebit
de persoanele fizice care intră în componenţa ci). Sub aspect juridic, organi­
zaţie este echivalent cu persoană juridică.
Creează acte în decursul activităţii/existcnţei organele reprezentative aparţinând
unei uniuni teritorial-economice şi politice (Uniunea Europeană), organele reprezenta­
tive ale puterii de stat (Parlament, Preşedinţie), organele administraţiei publice centrale
şi locale (Guvern, ministere, autorităţi ale administraţiei centrale, prefecturi şi primării),
agenţi economici, organizaţii, notariate, unităţi, instituţii, fundaţii, organisme clin diverse
domenii de activitate: politic, social, învăţământ, sănătate, cultural, militar, religios etc.,
precum şi persoanele fizice.
Actele, în momentul în care sunt concepute, sunt înscrisuri cu o valoare strâns
legată de cel puţin patru elemente: instituţia sau persoana care le-a creat, importanţa
informaţiilor conţinute, contextul istoric al apariţiei (economic, social, politic, cultural,
religios, militar s.a.) şi funcţia sau scopul pe care le-au îndeplinit Ia data când au fost
create (practică, de informare, ştiinţifică, statistică, de publicare, politică, de evidenţă).
Actul este emis, de regulă, de o autoritate de stat Său privată şi are un titlu care
rezumă conţinutul său, în ansamblu. Conţinutul actelor contemporane cuprinde formule
stereotip, au un anumit format (mod de aranjare a titlurilor, aliniatelor, a pandurilor şi
chiar a caracterelor literelor folosite pe o pagină) şi diferă de la un tip de act la altul, in
funcţie de obiectul său de reglementare (proces-verbal, contract, testament, chitanţă,
factură, carnet de student etc.).
Actul cuprinde date despre emitent, despre destinatar, scopul pentru care a fost
emis, un număr de înregistrare într-un sistem de evidenţă, unde a primit un număr de
ordine în baza căruia se ţine evidenţa emiterii şi circulaţia sa (în prezent este uzual
registrul de intrare-ieşire). Actul nu poate fi întocmit şi semnat decât de către funcţio­
nari (din sistemul de stat sau privat) care sunt investiţi cu aceste drepturi printr-o
dispoziţie expresă a unui act normativ (decizie, contract). Actul circulă de la autor h?
beneficiar însoţit de o adresă. Când nu se foloseşte adresa însoţitoare setul nu poate ii
înmânat beneficiarului decât pe bază de semnătură.
Actele sunt înscrisurile necesare activităţilor curente din orice domeniu de acti­
vitate umană. Termenii folosiţi pentru individualizarea actelor au variat în funcţie dc
timpul şi spaţiul în care au fost scrise. în spaţiul românesc denumirile utilizate au fost
influenţate de:

53
- epoca în care au fost scrise (zapis/contract de vânzare cumpărare; catagra-
fie/conscripţie/recensământ; jaibă/plângere/reclamaţie; foaie dc zestre/dotă,
protocol/proces-verbal; urbariu/carte funciară);
- ţara sau provincia în care se afla cancelaria emitentului (registre de soco-
teli/sămi; diplomă/hrisov/uric/berat; catagrafie/conscripţie);
- conţinutul actelor, de obicei juridic (testament, contract de arendă, contract
de vânzare-cumpărare, decizie, mărturie, declaraţie);
- forma de expediere către destinatar (scrisoare, telegramă, fonogramă, fax, e-mail);
- modul de transmitere în timp (original, copie, fals, rezumat, conspect);
- utilitatea actului în activităţile curente (tratat de pace, declaraţie de război,
raport, plan de activitate, hartă, adresă, factură, chitanţă);
- forma de constituire sau modul de creare (foaie volantă, registru, rulou,
manuscris, miscelaneu, volum);
- suportul grafic (papirus, pergament, hârtie, clişeu, film, DVD s.a.).
în prezent, în România fiecare emitent are înscrise denumirile actelor pe care le
constituie/administrează în Nomenclatorul arhivistic propriu. Emitenţii şi destinatarii
de acte erau numiţi actanţi în trecut şi pot fi numiţi la fel şi în prezent.
Atunci când termenul act este însoţit de un alt termen/cuvânt, ambele noţiuni redau
situaţii diferite în raport cu scopul emiterii, conţinutul şi natura juridică a actelor. Denu­
mirile acestor genuri de acte ajută arhivistică în stabilirea valorilor practice şi juridice
şi în prelucrarea arhivistică:
- act adoptat, cel care dobândeşte forţă juridică pe baza votului;
- act aprobat, acordul/încuviinţarea pe care o autoritate îl/o exprimă faţă de o
cerere care i-a fost adresată;
- act avizat, care conţine acordul/opinia specialistului cu privire la actul ce
urmează să producă efecte juridice;
- act primar, reprezintă o lucrare originală publicată la care se fac referiri ulte­
rioare;
- acte secundare, rezultate din prelucrarea şi restructurarea unui act primar;
- act activ, act aflat în arhiva curentă;
- act cadru!confirmativ, prin care se confirmă dispoziţiile altor acte transcrise
în întregime sau menţionând numai părţile esenţiale;
- acte preparatorii, care servesc la elaborarea unui act definitiv (aviz, raport de
specialitate, expunere de motive, notă explicativă, informare, sinteză, planşe
şi schiţe etc.);
- act adiţional, actul suplimentar care se adaugă la actul iniţial cu care face
corp comun. Actele adiţionale au rolul de a completa, de a interpreta sau chiar
de a modifica un act/acord încheiat anterior;

54
- act anexai, actul adăugat la sfârşitul unui alt act/lucrare cu câte formează o
unitate din punct de vedere tematic, ce! care-detaliază, oferă informaţii supli­
mentare, explicitează cuprinsul actului la care este legat/Iipit (tabele,, grafice,
schiţe, planuri, hărţi, indici şi indicatori, regulamente, statute, metodologii,
norme tehnice);
- act conexat, act unit cu un alt act, care are aceeaşi problemă sau se referă la
acelaşi obiect în vederea soluţionării comune;
- act unic, redactat într-un singur exemplar;
- act cumulativ, înscris care însumează de obicei mai multe acte (cerere, moti­
vaţie, rapoarte, rezoluţie: anaforaua domnească);
- act multiplicat, cel reprodus în mai multe exemplare identice care sunt difuzate
mai multor destinatari pentru informare sau executare.
Actele normative adoptate de către organizaţiile politico-juridice supcanaţionale
din Uniunea Europeană poartă denumirea generică acquiş (regulamente, directive,
decizii, opinii, recomandări, rezoluţii, declaraţii).
La emiterea actelor oficiale trebuie să îndeplinească nişte condiţii obligatorii
pentru a avea valabilitate şi efecte juridice:
> c o n d iţii d e fon d'.
- legalitatea (conformitatea actului cu legea);
- competenţa (conformitatea actului cu atribuţiile legale);
- procedurale (conform unor reguli).
A c o n d iţii d e f o r m ă :
- forma de redactare (precizia, claritatea, inteligibiîitatea textului, fără a per­
mite interpretări de ordin afectiv);
- datarea;
- înregistrarea*
- validarea.
> c o n d iţii p ro c e d u ra le '.
- anterioare (avize, acorduri prealabile, fundamentarea);
- concomitente (motivarea, redactarea, semnarea);
- ulterioare (aprobări, confirmări, comunicare sau publicare).
Nerespectarea condiţiilor de fond, formă, procedură, precum şi acordul dintre păr­
ţile implicate sau o hotărâre judecătorească pot determina ştergerea efectelor juridice fie
unui act.
Noţiunea DOCUMENT este explicată în dicţionare ca fiind „actul oficia! sau
particular prin care se adevereşte (sau se preconizează) un fapt, se conferă un drept sau se
recunoaşte o obligaţie; text scris sau tipărit, inscripţie sau altă mărturie servind ia
55
cunoaşterea unui fapt actual sau istoric”. Termenul este sinonim cu act, hârtie, legiti­
maţie, dovadă scrisă, probă, inscripţie.
Document este noţiunea prin care se desemnează orice tip de obiect purtător de
informaţii scrise ce poate fi consultat, verificat, transmis fără a se modifica elementele
informaţionale pe care le conţine. Document grafic este cel scris sau desenat sub forma
manuscriselor, textelor tipărite şi imprimate, desenelor tehnice etc. Documentele isto­
rice conţin informaţii de natură socio-economică din anumite momente ale evoluţiei
societăţii umane.
Se poate constata o ambiguitate în explicarea lingvistică a celor doi termeni, act
şi document. Abordarea definiţiilor de mai sus poate fi sistematizată astfel:
• în sens juridic termenul document desemnează un act oficial sau particular
prin care se adevereşte sau se preconizează un fapt, se conferă un drept sau
se recunoaşte o obligaţie;
• în sens istoric, termenul document semnifică categoriile de surse care pot trans­
mite date importante pentru istoria unei regiuni, naţiuni, omenirii (pot fi înscri­
suri sau acte oficiale, manuscrise literare, ştiinţifice, desene, picturi, fotografii,
benzi magnetice, alte urme ale culturii materiale) ;
• în sens arhivistic documentele reprezintă îmbinarea dintre o informaţie şi un
mediu material constituind surse de informaţii aflate pe suporturi friabile,
realizate cu ajutorul grafiei sau fotografiei, a înregistrărilor sonore, cinema­
tografice, informatice sau altor imagini, care prezintă interes pentru cunoaş­
terea istorică. Documentele transmit cele mai însemnate cunoştinţe acumulate
de oameni din experienţa socială şi au o importantă valoare istorico-docu-
mentară, ştiinţifică şi culturală.
Noţiunea „document” este mai cuprinzătoare sub aspect terminologic şi seman­
tic, fiind mai complexă decât noţiunea „act”. In acest context, arhiva unui emitent este
constituită întotdeauna dintr-un ansamblu de acte şi documente. în România doar actele
şi documentele care conţin informaţii de valoare sunt preluate pentru păstrarea perma­
nentă de către Arhivele Naţionale. După predarea actelor şi documentelor cu valoare
documentar-istorică şi ştiinţifică Ia Arhive, ele devin bază materială pentru consultare,
cercetare, studiu, iar acţiunea de colectare şi păstrare capătă un scop istoric şi un caracter
public.
Actele au fost socotite o bună perioadă, mai ales în Transilvania, ca fiind înscri­
suri de importanţă mai mică faţă de documente, care conţin mărturii istorice. Aurelian
Sacerdoţeanu considera că termenul „document” caracterizează înscrisurile medievale,
iar „actul” pe cele din epoca modernă.

56
D e o s e b ir i e x is t e n t e în t r e a c t ş i d o c u m e n t

Actul este înscrisul care în aproape toate situaţiile nu poate determina singur o
problemă, un fapt. In majoritatea cazurilor este nevoie de mai multe acte pentru a lă­
muri o situaţie, o problemă. Numai împreună actele, păstrate de regulă în dosare, con­
stituie o chestiune, un subiect.
Actele sunt înscrisuri emise de autorităţi publice şi private care, grupate la un
loc pe probleme, formează un dosar. Dicţionarele definesc dosarul ca fiind realizat din
„totalitatea actelor referitoare la o afacere, ia o problemă, la o persoană. Este învelitoa-
rea (de carton) în care se păstrează aceste acte”. Actele regyltă din activităţile curente,
servesc activităţilor curente şi au valoare juridică şi practică.
Unele acte declanşează un fapt sau o acţiune care necesită rczolvare/rezoluţie.
în aceste cazuri, după înregistrare, actul este repartizat pentru soluţionare unei singure
persoane sau unui grup de persoane, necesită întocmirea unor alte acte intermediare şi,
la sfârşit, a unui act final care cuprinde răspunsul la problema actului iniţial (cu parte
introductivă şi parte dispozitivă). In funcţie de problemă, rezoluţia este răspunsul (con­
firmare, refuz, opinie, părere etc.) pe care funcţionarul public/privat compefâst şi-o
exprimă cu privire la solicitarea unei persoane sau hotărârea adoptată de o adunare cu
caracter deliberativ referitoare la o problemă pusă în discuţie. Rezoluţia face cunos­
cută o decizie şi uneori poate cuprinde şi indicaţii în vederea redactării actului ulterior,
în toate cazurile rezoluţia este semnată de către persoana care este autorizată cu putere
de decizie.
Actul cuprinde informaţii necesare activităţilor curente pentru care a fost emanat
de o organizaţie juridică sau de o persoană fizică. Actul cuprinde în antet date despre
emitent, număr de înregistrare precum şi semne de validare (semnătură/semnătu r i.
ştampilă/ştampi le ). Actul primeşte număr propriu de ordine înregistrat intr-un sisiern
de evidenţă al actelor curente, notificări, rezoluţii, completări, însemnări (marginale sau
interliniare), ştersături, în legătură directă cu conţinutul său.
Actul are valoare juridică şi practică limitată temporar (natura obligaţiilor, statu­
tul persoanei, existenţa fizică a persoanei etc.) şi face obiectul unei păstrări temporare.
Importanţa juridică, tehnică şi necesitatea practică constituie valoarea primară a actului.
Odată cu trecerea timpului, valoarea practică dispare şi apar necesităţi de cerce­
tări istorice pentru a satisface cerinţele de cunoaştere ale publicului (nu există o altă
informaţie, completează o problemă, a fost emis de o personalitate etc.). în această situaţie
valoarea secundară/istorica depăşeşte valoarea primară iniţială/practicâ. Scurgerea
timpului face ca unele acte să devină purtătoare de informaţii documentar-tstorice şi
ştiinţifice valoroase, deci documente.

57
Majoritatea actelor au doar valoare practică şi nu conţin informaţii documentar-
istorice. Din categoria acestora amintim câteva: adresele simple (nu cele de înaintare
care însoţesc actele cu valoare informaţională precum: un plan de muncă, ordine minis­
teriale şi instrucţiuni pentru aplicarea actelor normative etc., care oferă date în plus despre
scopul emiterii, destinatarul către care a fost trimis, data şi scopul expedierii etc.),
chitanţiere, boniere, facturi, scrisori de trăsură, fişe de magazie, referate privind chel­
tuielile efectuate de personal pentru deplasări, memorii justificative privind lichidarea
mijloacelor fixe şi circulante:, referate şi însemnări zilnice cu privire la executarea
sarcinilor, condici de prezenţă, cereri pentru concedii de odihnă etc.
Documentul reprezintă înscrisul care este redactat într-o formă clară şi care are,
el singur, înţeles de sine stătător făcând dovada unor drepturi sau a unor evenimente
importante. In arhivistică românească un document este înscrisul încheiat asupra căruia
nu se mai pot aduce completări sau modificări şi de la conceperea căruia s-a scurs un
număr de minimum 30 de ani. El este destinat păstrării permanente şi a trecut prin
ciclul de viaţă arhivistică: concepere, necesitate practică, evaluare, fiind purtător de
informaţii valoroase pentru cercetarea istorică, statistică, ştiinţifică, indiferent de forma
în care a ajuns până în prezent (original, copie, registru, ciornă, minută s.a.).
Arhivistică clasifică documentele după câteva criterii de bază:
- după provenienţă şi proprietar (publice şi private);
- după gen (hrisoave, urice, rapoarte, adrese, legi);
- după raportul cu actul juridic (normative, dispozitive, probatorii);
- după forma de păstrare (originale, copii, falsuri);
- după modul de conservare (foi volante, manuscrise, dosare, CD-uri etc.).
Asupra unui document (suport grafic, conţinut, forme de validare, ornamente,
rezoluţii etc.) nu se pot face completări, ştersături, notificări. Intervenţia directă este
tăcută numai cu creionul (cu miezul din grafit) şi doar în scopul înscrierii acestuia într-un
sistem de evidenţă arhivistică (numerotare file, cotă arhivistică). Uneori documentul
poate conţine şi informaţii cu valoare juridică şi practică. Documentele cu valoare isto-
rico-documentară, ştiinţifică, arhivistică s.a., aflate în păstrare în depozitele Arhivelor
istorice, sunt intangibile (rămân intacte) şi imprescriptibile (rămân valabile totdeauna).
în arhivistică temenii „document” şi „act” se disting după anumite criterii de formă
care impun şi criterii diferite de arhivare şi prelucrare. Actele sunt arhivate de regulă
mai multe la un loc, iar documentele constituie unităţi arhivistice de sine stătătoare.
Atunci când îşi pierd valoarea practică, juridică, de interes, actele pot fi selecţionate,
documentele nu.
între act şi document există şi asemănări din punct de vedere arhivistic. Şi actul,
şi documentul au rolul de a transmite informaţii şi cunoştinţe acumulate din experienţa

58
socială şi înscrise pe diferite suporturi grafice. Şi pentru document, şi pentru act se
depun eforturi de crearé, gestionare şi păstrare, doar dacă de ele este o absolută nevoie.
Actele şi documentele posedă/nu posedă antet, semne de validare (semnături,
ştampile), ornamente, în funcţie de epoca în care au fost concepute şi forma sub care au
ajuns până în prezent, suporturi grafice identice s.a. Ambele pot fi grupate în unităţi
arhivistice de păstrare după criterii prestabilite şi sunt supuse unei evaluări (mai mult
sau mai puţin obiective).
Utilizarea actelor şi documentelor poate fi abordată din cel puţin cinci perspective:
• practică, care înseamnă folosirea actelor şi documentelor pentru transmite-
rea/comunicarea de informaţii şi rezolvarea problemelor curente ivite in
organizaţii din toate domeniile de activitate. Actele sunt utilizate în practică
în toate activităţile curente, documentele, doar ocazional;
• arhivistică, care implică păstrare, prelucrare arhivistică (ordonare, evidenţă/in-
ventariere, selecţionare), conservare şi restaurare;
• documentaristică, care indică acţiunea de informare amănunţită şi temeinică
intr-un domeniu prin analiza, studierea şi cercetarea directă a actelor şi docu­
mentelor;
• publicistică, care presupune colectarea, stocarea, clasificarea si selecţionarea,
difuzarea şi utilizarea informaţiilor de orice fel oferite de acte şi documente;
din toate domeniile de activitate şi comunicarea/dispersarea/răspândirea acestora
în circuitul public;
• politică, care presupune folosirea actelor şi documentelor în acţiuni, practici
şi situaţii cu scopul a duce la îndeplinire obiectivele conducerii unui stat sau
a unei societăţi („sacralizarea” unor personalităţi istorice cu scopul de a
amplasa politicile contemporane pe linia tradiţiei şi continuităţii istorice).
în viitor, evoluţia definiţiilor termenilor va fi cu siguranţă influenţată de unifor­
mizarea la nivel internaţional a termenilor arhivistici. Cu atât mai mult cu cât definiţia
documentului şi a actului în arhivistică nord-americană şi cea britanică diferă de ffeea
ce înseamnă act şi document în restul Europei. în Europa continentală şi, implicit, în
România, importanţa persoanei sau a instituţiei care l-a emis, perioada şi evenimentul
istoric în care a apărut, suportul grafic, ornamentele şi conţinutul unui act pot deveni
surse de transmitere a unor informaţii câştigând valoare în timp. Actul poate deveni, odată
cu trecerea timpului, document care însumează informaţii istorice, social-politiee, ştiin­
ţifice, culturale s.a.
PĂRŢI STRUCTURALE ALE ACTELOR ŞI DOCUMENTELOR

Un act elaborat de o organizaţie este alcătuit în prezent din următoarele elemente:


antet, număr de înregistrare, dată, conţinut/cuprins şi forme de autentificare/validare (sem-
nătură/semnături, ştampilă/ştampile). Primele două elemente nu se regăsesc în formu­
larul diplomatic al documentelor medievale.
> antetul este indicaţia scrisă, dactilografiată sau tipărită în partea de sus a unui
act, în majoritatea cazurilor în partea stângă.
Antetul conţine:
- elementul grafic (sigla sau logo-ul organizaţiei). Antetele instituţiilor centrale
ale statului utilizează tricolorul şi stema ţării;
- denumirea completă şi adresa sediului emitentului (strada, numărul, localita­
tea, codul poştal, ţara);
- forma juridică de organizare şi capitalul social;
- numărul de înregistrare din Registrul Comerţului;
- codul fiscal (CUI - codul unic de înregistrare);
- contul bancar şi banca unde este deschis contul respectiv;
~ numere de telefon (precedate de prefixul oraşului şi, eventual, cel al ţării, în
cazul relaţiilor cu parteneri din străinătate);
- numărul de fax;
-- adrese de e-mail;
- căsuţa poştală.
> numărul de înregistrare: element deosebit de important pentru recunoaşterea
juridică a obligaţiilor. Se scrie cu cifre arabe în ordine crescătoare, începe cu
cifra 1 la început de an şi sfârşeşte cu cifra n în ultima zi a anului şi urmează
ordinea cronologică şi numerică din registrul de intrare-ieşire. Numărul de
înregistrare redactat odată cu actul cuprinde doar numărul de ordine, cel aplicat
cu ştampila de înregistrare cuprinde şi elemente de identificare a creatorului.
Numărul de înregistrare se amplasează pe prima pagină în dreapta sus.
y data: zi determinată prin ordinea ei în lună şi an în care se încheie un înscris/act.
Data precizează momentul emiterii (confecţionării, redactării, facerii, întoc­
mirii, producerii, scrierii, realizării) şi cuprinde elemente cronologice princi­
pale (anul, luna, ziua) şi secundare (indiction, crug, anul de domnie etc., pentru
documentele medievale). Data determină identitatea înscrisului/actului, momen­
tul emiterii şi momentul de la care se raportează obligaţiile (de a executa o
lucrare, de a pune în aplicare un ordin, o instrucţiune, o decizie etc.). Data ajută
la evaluarea numerică şi cronologică a unui act sau document. Ea se aplică
60
de regulă în acelaşi loc: sus în dreapta primei pagini, după numărul de înre­
gistrare.
In arhivistică noţiunea de „dată” are mai multe sensuri şi poartă denumiri diferite:
• data istorică - este data la care: a fost conceput/redactat şi autentificat actul.
Actele au numere proprii de ordine înscrise în registrul de intrare-ieşire.
• data arhivistică - este data la care actul a fost înscris intr-o formă de evidenţă
(registru de intrare-ieşire, condică, fişă de înregistrare). Data arhivistică este
înregistrată pe act/adresa care însoţeşte actul. In momentul conceperii data
istorică şi cea arhivistică corespund şi constituie parte comună în antet, în actele
expediate de emitent. Data istorică corespunde cu data arhivistică la creator
şi diferă de cele mai multe ori atunci când actul este înregistrat la destinatar.
Data arhivistică se scrie întotdeauna după numărul de înregistrare şi se ampla­
sează sub numărul de înregistrare şi data emitentului. Pentru a uniformizai şi
grăbi înregistrarea, se folosesc ştampile de înregistrare.
« date extreme!limite cronologice - se constituite din datele actelor scrise la timpi
calendaristici diferiţi care alcătuiesc, de regulă, dosajf/o unitate arhivistică
cu mai multe foi. Datele extreme se stabilesc după data celui mai vechi/înde-
părtat act şi data celui mai nou/apropiat act.
Exemplu:
2013 ian. i-dec. 31 (an calendaristic);
2008 mart. 26-nov. 16 (parte a unui an calendaristic);
2003 ian. 31-2008 dec. 15 (ani);
2003 ian.-2008 sept. (ani şi luni, fără zile/ani şi luni f.z.);
2003-2008 (ani, tară luni şi zile/ani f.l.z.).
Anexele actelor şi actele conexate nu afectează datele extreme ale ţinui dosar/uni-
tate arhivistică.
Arhivistică mai utilizează pentru dată, în funcţie de diverse situaţii, şi expresiile:
data expedierii, data primirii, data cronologică, data anterioară, dată expirată, dată certă/in-
certâ, dată probabilă, act nedatat.
> cuprinsul actelor şi documentelor este esenţial şi diferă după domeniul de
activitate, contextul şi scopul pentru care au fost concepute.
> forme/senme de validare sunt elemente care încheie un înscris şi care cuprind
semne menite să probeze autenticitatea acestuia. Principalele semne de vali­
dare ale actelor şi documentelor sunt semnătura şi sigiliul/ştampila.
In Evul Mediu actele emise în cancelariile domneşti erau validate, în general, cu
următoarele mijloace: semnătura autografa, sigiliul şi monograma domnului, subscrierea
neautografa, semnătura unor dregători şi slujitori ai cancelariei domneşti (ispravnicul
6d
actului, marele logofăt sau logofătul al doilea, grămăticul, menţiunea martorilor la
redactarea actului).
• semnătura!iscălitura este marca personală autografa care cuprinde numele
persoanei sau o parte a acestuia, totdeauna identică cu ea însăşi.
A semna un act înseamnă a confirma, a certifica conţinutul înscrisului pe care se
aplică, libertatea de voinţă a autorului şi asumarea participării la faptele scrise, precum
şi răspunderea pentru hotărârea luată. Semnătura confirmă faptul că actul a fost creat de
persoana care l-a semnat şi că nu a fost modificat conţinutul acestuia de la data emi­
terii. După context, semnătura se realizează în nume propriu sau cu calitatea de repre­
zentant al unei organizaţii publice/private.
în documentele medievale, pentru semnalarea semnăturii emitentului actului,
era utilizată menţiunea mânu propria (m.p.), care indica faptul că actul a fost scris chiar
de cel care îl semna. Până în epoca contemporană cei care nu ştiau să scrie validau actele
în care erau implicaţi juridic cu amprenta digitală (urma lăsată pe act prin aplicarea în
cerneală sau tuş a degetului mare).
Semnatarul oficial este persoana care semnează în virtutea unei împuterniciri
primite/atribuite. în prezent semnătura poate fi olografă, imprimată şi în format electro­
nic. Semnătura olografă este scrisă în întregime de mâna persoanei/autorului, iar cea
imprimată este aplicată cu ajutorul unei ştampile constituite în acest scop.
Semnătura electronică reprezintă o serie de date în formă electronică care sunt
ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică, care servesc ca metode de
identificare. Semnătura electronică extinsă reprezintă semnătura care îndeplineşte cumu­
lativ următoarele condiţii: este legată în mod unic de semnatar, asigură identificarea
semnatarului, este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar şi este legată de
datele în formă electronică, la care se raportează în aşa fel încât orice modificare ulte­
rioară a acestora este identificabilă.
Semnătura oferă întotdeauna elemente de siguranţă a autenticităţii şi validităţii
unui act: este legată în mod unic de semnatar, asigură identificarea semnatarului, este
făcută de semnatar şi aplicată pe act în virtutea unei investiţii legale, iar orice modifi­
care ulterioară a actului sau semnăturii determină automat invalidarea juridică a acestuia.
Semnătura/semnăturile se aplică întotdeauna pe original şi pe copia/copiile întocmite
odată cu originalul (exemplarul 1, 2 s.a.) doar de către cel/cei în drept.
• sigiliul!ştampila este amprenta rămasă pe suportul actului (în ceară, hârtie,
soluţie de aur, argint, tuş sau fum) în urma aplicării matricei sigilare care poartă
o emblemă şi un text menit a individualiza posesorul.
Se aplică întotdeauna după executarea semnăturii/semnăturilor numai de către
persoana însărcinată cu păstrarea ştampilei. Sigiliul este principalul mijloc de înche­
iere, garantare a integrităţii şi de asigurare a autenticităţii actului. Este în acelaşi timp

62
condiţia cerută pentru validitatea unui act juridic/confirmarea unui act juridic, pentru
ca acesta să producă toate efectele prevăzute de lege. Sigiliul prezintă simbolic auto­
ritatea posesorului şi locul său în ierarhia socială, precum şi importanţa actului sau
documentului pe care este aplicat. Sigiliul poate fi aplicat în tuş sau sec/timbru sec (ima­
ginea în relief imprimată prin presare în suportul de hârtie).
Sigiliul se aplică doar pe actul/actele originale (duble, multiple). Sigiliul nu se
aplică pe copiile după original (exemplarul 2, 3 s.a.). Lipsa sigiliului de pe un act ofi­
cial indică automat faptul că acesta este o copie.
La finalizarea lor, actele trebuia să fie accesibile, inteligibile şi realizate într-o
formă care să permită utilizarea lor atâta timp cât este necesar pentru a-jî îndeplini
scopurile pentru care au fost întocmite.

D iferenţe între actele o r ig in a l e ş i c o p iil e l o r

Copia unui act contemporan întocmit cu ajutorul tehnicii actuale este identică cu
originalul de care diferă însă prin următoarele:
- are specificat în colţul din dreapta sus „exemplarul nr. 2”;
- copia primeşte acelaşi număr de înregistrare şi aceeaşi dată ca. şi originalul
împreună cu care a fost conceput;
- copia este validată doar prin semnătură/semnături, nu are ştampilă/ştampile;
- copia are valoare de probă pentru un act eliberat de emitent pentru o problemă,
în condiţiile întocmirii după procedurile legale. Numărul de înregistrare şi
data sunt elementele de bază care ajută la regăsirea în arhivă a unei copii după
un act eliberat de emitent.
- copia nu are valoarea juridică a actului original.
Copierea posterioară a unui act oferă, uneori, unele avantaje arhivistice: poate fi
însoţită de comentarii, adnotări, împodobiri cu miniaturi şi desene.

E tape în crearea a c t e l o r ş i s t a g ii a l e a r h iv e l o r .

Fiecare act scris trece prin mai multe stagii înainte de a căpăta forma definitivă
şi de a ajunge într-o arhivă. Pentru conceperea/emiterea unui act sunt parcurse urmă­
toarele etape:

63
• formarea actului (în strânsă legătură cu o acţiune, activitate, problemă ivită
în viaţa de zi cu zi la nivelul unei instituţii, organizaţie sau persoană fizică);
• redactarea actului (în funcţie de problemă şi formularul diplomatic tip sta­
bilit după o îndelungată practică de concepere pentru diferite tipuri de acte:
rapoarte, procese-verbale, statistici, cataloage s.a.);
• scrierea actului: direct, după concept sau dictare, pe un formular tipizat;
• revizuirea/colaţionarea actului pentru corectitudinea conţinutului şi cea
diplomatică;
• autentificarea/validarea actului cu semnături şi sigiliu/sigilii;
• înregistrarea actului într-un sistem de evidenţă curentă (registrul de intra-
re/ieşire).
După concepere şi înregistrare, actele devin oficiale, conţin informaţii despre
creator şi intră în sfera de activitate a arhiviştilor. Arhivistică a demonstrat că actele
care alcătuiesc o arhivă parcurg un ciclu de viaţă început din momentul creării lor şi
până la eliminarea/distrugerea sau transferul către o Arhivă. Ciclul de viaţă include
crearea, distribuirea, utilizarea, păstrarea, arhivarea, scoaterea din arhive în vederea utili­
zării, protejarea, prezervarea şi eliminarea la expirarea perioadei legale de păstrare a
fiecărui tip de act.
Arhivele cunosc în evoluţia lor trei vârste/stagii pe parcursul cărora unele din
actele care le alcătuiesc capătă statutul de documente păstrătoare de informaţii istori-
co-ştiinţifice. în fiecare etapă, din lungul ciclu de viaţă al arhivelor, trebuie să existe
personal specializat care să fie responsabil de controlul gestionării actelor şi docu­
mentelor.
> prima vârstă: a r h iv e c u r e n te , perioadă în care actele sunt create, difuzate şi
utilizate pentru a susţine desfăşurarea activităţilor de zi cu zi. Arhivele curente
sunt produse şi păstrate din nevoi administrative şi sunt constituite din actele
primite, expediate sau întocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea
cotidiană a organizaţiilor. Sunt actele păstrate în birouri un timp limitat (în
dosare, mape, bibliorafturi, fişete, rafturi, dulapuri) şi utilizate constant din nevoi
practice timp de un an de zile/uneori doi ani de zile, până ce consultarea lor
nu mai este necesară. în prezent, datorită utilizării tehnicii moderne, actele sunt
create, validate şi transmise/circulă în format electronic, constituind arhiva
virtuală sau de imagini a unui creator. Arhiva electronică este tot atât de
importantă ca şi arhiva pe suporturi clasice. Evidenţa circulaţiei actelor în arhiva
curentă se face pe baza înregistrării lor într-un registru de intrare-ieşire.
> a doua vârstă: arhive intermediare!d e d e p o z it al miei organizaţii însumează
actele mai vechi de un an care nu mai sunt utilizate în activităţile curente, dar
64
care pot servi în rezolvarea unor probleme intempestive ale creatorului. Arhiva
de depozit este predată de compartimente la depozitul de arhivă pe bază de
inventare întocmite conform Nomenclatorului arhivistic propriu organizaţiei.
Arhivele intermediare sunt păstrate din nevoi juridice şi istorice. Ele sunt
păstrate în dosare şi cutii de arhivă şi sunt arhivate pe rafturi în depozite de
arhivă. Sunt păstrate în depozitul de arhivă mai mulţi ani, chiar decenii, întrucât
conţin acte cu regim de păstrare diferit (cu perioade de timp limitate şi cu
regim de păstrare permanentă). Evidenţa şi circulaţia actelor în depozitul
de arhivă se ţine cu ajutorul inventarelor, registrului de evidenţă curentă şi
registrul depozitului.
> a treia vârstă: arhive definitiveipermanente!istorice care cuprind acte de interes
istorico-documentar, importante pentru istoria organizaţiei, localităţii, regiunii,
ţării şi servesc exclusiv nevoilor istorice (cercetărilor întreprinse de istorici,
documentarişti, statisticieni s.a.). Ele au regim de păstrare permanentă şi sunt
rezultatul unei acţiuni de evaluare în urma căreia au fost eliminate definitiv
actele lipsite de valoare practică sau istorico-ştiinţifică. Arhivele permanente
sunt alcătuite din documente purtătoare de informaţii istorice şi fac obiectul
activităţii Arhivelor istorice. Rolul de bază în protejarea arhivelor create de
persoanele juridice de drept public sau drept privat, precum şi de persoanele
fizice, care sunt arhive importante pentru istoria unui stat/naţiune, revine
instituţiei Arhivele Naţionale. Evidenţa Arhivelor istorice este centralizată şi
este ţinută prin intermediul mai multor instrumente de evidenţă.
Actele electronice sunt arhivate folosindu-se software/programe pentru de arhi­
vare şi regăsire care asigură accesul rapid la informaţii. Sistemul electronic de arhivare
este sistemul informatic destinat alocării de identificatori, colectării, stocării, organi­
zării şi catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării, consultării
şi redării acestora. Arhivele electronice permanente sunt arhivate şi păstrate conform
legislaţiilor în vigoare, a noilor tehnologii electronice şi a celor mai eficiente software
de arhivare şi regăsire a informaţiilor.
După rezolvarea problemelor pentru care au fost create şi clasarea lor, actele sunt
integrate într-un sistem care permite căutarea şi utilizarea activă a informaţiilor, în
conformitate cu proceduri de conservare şi protecţie, cu scopul de a prezerva integri­
tatea şi confidenţialitatea acestora.

65
P erio d izarea isto r iei a rh iv elo r

Arhivele au parcurs în evoluţia lor mai multe forme de organizare şi sistemati­


zare, în strânsă legătură cu perioada şi cu modul în care au fost produse, cu forma în
care au ajuns peste vremi şi cu modul în care au fost păstrate. Arhivistică împarte istoria
evoluţiei arhivelor în trei perioade:
• perioada a r h iv e i la d e s tin a ta r în care grija păstrării actului emis cădea în
sarcina celui căruia îi era destinat şi beneficia de conţinutul lui (Antichitate şi
perioada medievală). Modul cum au fost păstrate actele de către beneficiari
(instituţii, particulari) a determinat şi organizarea arhivelor după destinatari.
• perioada a r h iv e i d e r e g istru în care, pentru a asigura o ordine şi o evidenţă
necesare desfăşurării activităţilor curente, emitenţii au început să producă şi
să păstreze copii ale actelor originale emise şi înmânate prin transcrierea sau
rezumarea acestora în registre şi condici (perioadele medievală şi modernă).
Cei care au sistematizat arhivele în această perioadă au organizat materialul
documentar după numerele de intrare înscrise în registrele de copiere şi mai
apoi în registrele de intrare sau de ieşire.
• perioada a r h iv e i d e re g istra tu r ă ! a d m in is tr a tiv ă , care se caracterizează prin
înregistrarea şi păstrarea tuturor actelor finale create şi primite de un emitent,
precum şi a tuturor actelor intermediare care au contribuit la încheierea acestora
(perioadele modernă şi contemporană). Instituţia emitentă este interesată să
păstreze atât copiile după actele emise şi expediate, cât şi originalele primite
în legătură cu o problemă, pe care le înregistrează în registrele de intrare-ieşire.

Î n sc r isu r i şi acte ju r id ic e

Reprezintă materializarea gândirii şi voinţei exprimate prin scris. „înscris” este


denumirea generică pentru orice informaţie fixată prin scriere ca mijloc de comunicare
socială. în accepţiunea cea mai largă, înscrisul reprezintă orice declaraţie despre un act
sau fapt juridic, făcută prin scriere cu mâna sau prin dactilografiere ori imprimare pe
hârtie sau orice alt material: sticlă, carton, scândură, peliculă, bandă magnetică, suport
digital etc. înscrisurile se materializează în acte şi documente scrise,
înscrisurile realizate de către oameni de-a lungul timpurilor, indiferent de
suportul grafic, sunt clasificate după mai multe criterii:
> după scopul urmărit la întocmirea lor, înscrisurile se împart în:

66
- preconstituite , cele întocmite special pentru a servi ulterior, la nevoie, ca
probe;
- nepreconstifuite - celelalte înscrisuri.
> după efectul lor, înscrisurile fac parte din trei categorii:
- originare!iniţiale, cele care sunt întocmite pentru a dovedi încheierea,
modificarea sau încetarea unui act juridic;
- récognitive, întocmite pentru o recunoaştere a existenţei înscrisurilor origi­
nare, pierdute sau distruse, pe care le înlocuiesc (actele de stare civilă
eliberate după pierderi de originale-duplicate);
- confirmative, înscrisurile prin care se consolidează un act anulabil (facân-
du-1 valabil).
> după raportul dintre ele, înscrisurile se împart în:
- originale ;
- copii',
- falsuri.
> după criteriul semnăturii, înscrisurile sunt:
- semnate. Prin semnătură se înţelege acţiunea executată de mâna autorului
înscrisului, nu cea dactilografiată, litografiată, executată prin ştampilă ori
prin punere de deget;
- nesemnate\
- oficiale. Sunt cele emise/completate/create de autorităţile oficiale, care
îndeplinesc următoarele condiţii:
■ de fond (abilitatea emitentului de a emite, dé a ataşa sau modifica un
act);
■ de form ă (să corespundă cerinţelor de integritate, calitatea materialului
suport, prezenţa nealterată a elementelor de securitate, datele inserate să
se bucure de autenticitate, perioada de valabilitate, prezenţa sigiliilor
de certificare);
* de înregistrare (purtarea unui număr care îl face unic şi care permite a
se proceda la verificare în registre de intrare-ieşire sau fişiere. Acestea
se referă la autenticitate, data emiterii, punerea în circulaţie).
- înscrisuri sub semnătură privată. Sunt cele întocmite şi semnate de părţi,
nefiind supuse nici unei condiţii de formă şi tară intervenţia vreunui organ
de stat. Pentru valabilitatea obligaţiei ce se constată prin înscrisul sub
semnătură privată, condiţia de bază este existenţa semnăturii părţii care se
obligă.

67
Î N S C R IS -A C T J U R I D I C

înscrisul reprezintă orice scriere care se materializează pe un suport grafic. Nu


toate obiectele/suporturile grafice care poartă o însemnare/însemnări au valoare juri­
dică. în sens juridic, prin înscrisuri se înţeleg consemnările de date şi de fapte realizate
cu mijloace adecvate pe suporturi materiale/grafîce care pot fi folosite ca mijloace de
probă în procese (penale, civile, comerciale, administrative s.a.), în activităţile care deter­
mină raporturi între persoane juridice şi persoane fizice, între organizaţii, între indivizi
şi stat. în acest context înscrisurile devin mijloace legale utilizate ca dovezi, deci acte
juridice scrise prin care se atestă fapte juridice.
Actele juridice conferă drepturi, obligaţii şi responsabilităţi persoanelor juridice
şi fizice şi reprezintă cele mai numeroase acte emise în activităţile curente. Actele
juridice se disting de alte categorii de acte după următoarele particularităţi:
- după creator , sunt acte create în urma activităţilor desfăşurate de persoane
juridice şi de către persoane fizice;
- după scop, ele au iniţial un scop practic (juridic), de a atesta un fapt, de a recu­
noaşte o obligaţie, iar constituirea lor în arhive este justificată de folosirea lor
ulterioară.

T ipuri principale de acte ju rid ice

Criteriile de clasificare a actelor juridice sunt multiple şi sunt determinate de


mai multe elemente. Dintre clasificările actelor juridice, enumerăm:
> după numărul părţilor participante la concepere, există:
• acte unilaterale, sunt rezultatul voinţei unei singure părţi, care generează
obligaţii numai în sarcina uneia din părţi (testamente, denunţarea unui
contract, oferta, promisiunea publică, recompensa);
• acte bilaterale, reprezintă voinţa concordantă a două părţi (vânzarea-cum-
părarea, donaţia, împrumutul, depozitul de bani, tratate politice, economice,
comerciale, culturale);
• acte multilaterale!complexe, conţin mai multe manifestări de voinţă.
A după scopul/întinderea efectului juridic urmărit la emiterea lor, actele sunt:
• acte cu caracter normativ.
- acte constituţionale care reglementează cu putere obligatorie principa­
lele relaţii sociale. Ele se caracterizează prin aplicabilitatea lor repetată,
iar îndeplinirea lor este asigurată prin forţa coercitivă a statului (legi,
68
decrete, ordonanţe, hotărâri normative ale puterii centrale sau ale orga­
nelor locale).
- acte normative , care reglementează cu putere juridică supremă şi obli­
gatorie principalele relaţii sociale şi se caracterizează prin aplicabilitatea
lor repetată, a căror îndeplinire este asigurată de forţa coercitivă a
statului. Statornicesc norme juridice cu caracter general pentru toate per­
soanele juridice şi fizice (legi, ordonanţe ale Guvernului, hotărâri nor­
mative ale organelor locale ale administraţiei). Actele normative sunt
compuse, de regulă, din următoarele părţi: expunerea de motive, titlul
actului, preambulul şi formula introductivă, dispoziţii sau principii gene­
rale, dispoziţii de conţinut, dispoziţii finale şi tranzitorii şi anexe, bde
sunt supuse obligatoriu publicităţii.
• acte nenormative, acestea nu prevăd atribuţii a căror îndeplinire este asi­
gurată prin forţă publică (de stare civilă: naştere, înfiere);
• acte cu titlu oneros, în care se urmăreşte obţinerea unor foloase, de o parte
şi de alta (contracte de vânzare-cumpârare, contracte de antrepriză, împru­
mutul cu dobândă);
• acte cu titlu gratuit, acte cu care una din părţi face o prestaţie tară a pre­
tinde o contraprestaţie de la cealaltă parte (donaţia, comodatul, împrumutul
fără dobândă, adopţia, foaia de zestre);
• acte doveditoare, acte de sprijin, care susţin, întăresc un drept (diploma de
studii, dovada domiciliului).
> după efectul lor:
• acte care produc efecte juridice, fie normative, fie nenormative:
- acte constitutive, care dau naştere la un drept care n-a existat anterior
(legi, decrete, titluri nobiliare, ipoteca, certificai de botez, carneiul de
student);
- acte translative, care au ca efect strămutarea unui drept subiectiv dintr-un
patrimoniu în alt patrimoniu (contractul de vânzare-cumpărare, con­
tractul de schimb, donaţia);
- acte declarative , care au ca efect consolidarea sau definitivarea unui
drept subiectiv preexistent, îşi produc efectele şi pentru trecut (contractul
de partaj, copiile de acte eliberate de Arhivele Naţionale petenţilor,
certificatul);
• acte care nu produc efecte juridice, au caracter organizatoric, tehnico-func-
ţional (regulamente, norme tehnice de utilizare).
> după importanţa lor, se disting:

69
• acte de conservare , ce urmăresc ocrotirea şi păstrarea unui drept (somaţia,
avertismentul);
• acte de administrare (contracte de închiriere, de arendare, de reparaţie);
• acte de dispoziţie (ieşire totală, parţială din patrimoniu - act de ipotecă,
de gaj).
> după conţinutul lor:
• acte patrim oniale, cu un conţinut evaluabil în bani (contract de vân-
zare-cumpărare, de donaţie, de împrumut);
• acte nepatrimoniale , cu un conţinut neevaluabil în bani (convenţia).
> după modul/forma de încheiere:
• acte consensuale , acte care se încheie prin simpla manifestare de voinţă
(scrisoarea, regula, actul de schimb);
• acte solemne!privilegiate, acte alcătuite după o anumită formă prescrisă
de o cancelarie (tratat, convenţie, diplomă de înnobilare, lege);
• acte reale, acte care nu se încheie decât dacă manifestarea de voinţă este
însoţită de predarea bunului (titluri nobiliare, onorifice, donaţia, depozitul
bancar, împrumutul).
> după complexitatea cerinţelor sociale şi a razei teritoriale pe care îşi produc
efectul:
• acte publice, sunt acte oficiale emanate de instituţii ale statului referitoare
la orice tip de relaţii sociale care satisfac cerinţele membrilor societăţii (acte
emise de Parlament, Preşedinte şi Guvern: legi, hotărâri guvernamentale,
decrete). Ele mai sunt cunoscute şi sub numele de acte de interes general
întrucât efectul lor se produce pe întreg teritoriul ţării.
• acte de interes public, sunt acte oficiale emanate de instituţii ale statului
sau private, care satisfac cerinţele unui ansamblu de persoane, colecti­
vităţi, profesii. Sunt acte ale organelor locale ale administraţiei publice cu
efecte limitate la o anumită unitate administrativ-teritorială (actele consiliilor
locale, ale prefecţilor şi primarilor: ordonanţe, hotărâri, acte statistice, acte
fiscale).
Creează acte publice în România şi sunt autorităţi publice, potrivit legislaţiei
naţionale:
a) persoanele juridice de drept public:
- instituţiile statului;
- instituţiile comunităţilor locale;
- organizaţiile publice.
b) persoanele juridice de drept privat sau persoanele fizice care îndeplinesc un
serviciu public sau însărcinate cu gestiunea unui serviciu public;
70
c) notariatele.
Arhivele Naţionale reprezintă o instituţie publică care administrează documente
publice.
• acte private/particularelpersonale, sunt emanate de instituţii ale statului sau
private şi satisfac cerinţele unui grup restrâns de persoane sau a unei singure
persoane (acte de înnobilare, de proprietate, de căsătorie, de studiu). Ele au
regim juridic diferit: dreptul de proprietate asupra lor, dreptul asupra conţi­
nutului, a efectelor care decurg din conţinut, dreptul la secret,

Creează acte private în România şi sunt organizaţii private:


- agenţi economici, instituţii de învăţământ şi sănătate cu capital privat;
- partidele politice, asociaţii şi fundaţii constituite potrivit legii;
- cultele religioase recunoscute potrivit legii;
- asociaţii profesionale;
- persoane fizice.
• acte sub semnătură privată, sunt întocmite şi semnate personal de către pg»
soanele care le încheie, fără a mai fi necesară confirmarea din partea unei
autorităţi publice sau private.
> după gradul de acces la informaţii:
• acte publice ;
• acte secrete, confidenţiale, protejate',
• acte restricţionate parţial',
• acte personale restricţionate total.
> după credibilitatea informaţiilor:
• original, actul încheiat în forma cerută de lege şi conform unor proceduri
speciale de recunoaştere, prevăzut cu semne de validare necesare pentru a
da putere deplină conţinutului său. Este cel cu un conţinut care nu poate fi
pus la îndoială.
• neoriginal, actul al cărui text reconstituie conţinutul unui act original pier­
dut, fără intenţia de fals şi fără a-i modifica cuprinsul. Era acţiunea desfă­
şurată într-o cancelarie medievală prin care se elibera un înscris în care
erau reînnoite sau confirmate prevederile unui act emis anterior. Actul re­
zultat se realiza, de obicei, de către un succesor al emitentului actului iniţial,
fie prin reproducerea integrală a textului, fie printr-un rezumat, cu repro­
ducerea dispoziţiei. Sinonim cu acţiunea de întărire a actului.
• fals sau răsuflat, act al cărui text a suferit o modificare sau care trădează
faptul că nu este întocmit în conformitate cu procedura specifică emiten­
tului, sau căruia îi lipsesc semnele de validare autentice.

71
« îndoielnic , actul prin care unele cauze de conţinut sau unele aspecte ale
formei trezesc îndoieli.
> după valabilitatea conţinutului:
• acte permanente^
• acte cu păstrare pe termen lung;
• acte cu păstrare limitată, temporare;
• acte fă ră termen de păstrare;
• acte tranzitorii;
« acte inactive!caduc; rezultate din abrogarea legii în temeiul căreia au fost
emise, necompetenţa autorităţii emitente;
• acte §ctive! operaţionale;
• acte semkietive;
• acte abrogate (acte normative scoase din vigoare total sau parţial).
A după raportul dintre ele:
• acte principale;
• acte secundare!accesorii.
> după forma de prezentare:
• acte elecfroniceidigitalei
• acte virtuale;
• acte non-textuale;
• acte textuale;
» acte fizică.
> după timpul emiterii:
• acté curente;
• acte de sprijin;
• acte anexate, conexate.
în funcţie de scopul emiterii, emitent, conţinut, utilizare, forma de redare, actele
sunt definite şi cu următorii termeni:
• acte administrative, economice, statistice, culturale, juridice, diplomatice, mili­
tare s.a.;
• acte confidenţiale, secrete, clasificate, privilegiate, personale, publice;
• acte doveditoare, esenţiale, descriptive;
• act sau hârtie privată.
Arhivistică utilizează pentru definirea actelor şi documentelor juridice pe care le
administrează Arhivele şi următorii termeni:
• acte oficiale, înseamnă toate informaţiile, înregistrate sub orice formă, întoc­
mite sau primite şi deţinute de autorităţile publice şi în legătură cu orice
funcţie publică sau administrativă, excepţie făcând actele aflate în pregătire;

72
• a c t r e s c r is , este rezultat în urma întăririi grafiei unui act vechi, ilizibil, prin
trecerea din nou cu cerneală, cu ajutorul unui instrument de scris peste scrie­
rea ştearsă;
• a c t d e c a n c e la r ie , actul emis după un mod şi o practică determinantă a unei
cancelarii;
• a c t p r o to c o lit , actul autentificat şi trecut într-un proces-verbal (protocol) con­
form hotărârii încheiate în plenul unei şedinţe;
• a c t s p a r t, act dovedit fals, care, pentru a nu mai fi folosit, se anula prin per­
forare cu un obiect ascuţit (incizia sau spargerea/deteriorarea suportului grafic,
prin deteriorarea sigiliului sau peceţii atârnate cu care era validat actul ). Se
proceda la anularea actului, fapt care determina ştergerea efectelor acestuia
în una dintre următoarele situaţii:
- viciu constatat în legătură cu actul juridic;
- defecţiune de formă a actului scris,
- nerespectarea condiţiilor prevăzute în conţinut;
- ca urmare a acordului dintre părţi;
- hotărârea unei autorităţi publice sau juridice;
• g e n u r i d e a c te : hrisoave, diplome, urice, plângeri, rapoarte, adrese etc.

F orm e de pă str a r e a a ctelo r şi d o c u m en telo r

Până în zilele noastre, documentele istorice s-au transmis/păstrat sub diferite forme.
Cea mai valoroasă formă de păstrare este forma originală. Original este înscrisul care
emană de la autorul său şi este semnat de acesta, spre deosebire de alte înscrisuri
care sunt copiate.
> In sens arhivistic, originalul reprezintă forma completă a actului, având toate
semnele de validare (semnături, peceţi/sigilii/ştampi 1e)ţ care a fost produs
pentru prima oară într-o anumită formă sau care constituie întâiul exemplar
ce a servit sau poate servi drept bază pentru copii. Actul original sau autentic
este actul adevărat, neîndoielnic, necontestat, real, sigur sau veridic şi are
valoare probatorie juridică deplină.
Originalele se transmit de regulă destinatarului şi sunt de mai multe feluri:
• original simplu (un singur exemplar);
• original dublu (două exemplare);
• original multiplu (mai multe exemplare);
• original cu variante (documente originale reînnoite);
• original transfix, atunci când două acte emise la date diferite, privind acelaşi
destinatar şi aceeaşi problemă, sunt validate cu un singur sigiliu.
73
> neoriginalul, înscris reconstituit de un alt emitent în baza probei cu martori,
a unor copii mai vechi sau a unor menţiuni înserate în registrele de cance­
larie. în anumite situaţii, deşi exista vechiul act, se elibera un altul atunci
când destinatarul căpăta un nou titlu care îi modifica statutul social, politic,
militar sau administrativ.
> conceptul!ciorna, schiţă!bruion, draft, înscrisul cu prima redactare definitivă
a unui act sau forma premergătoare a originalului. Conceptul permite even­
tuale corecturi, completări, ştersături în vederea constituirii formei definitive
a actului. Acest gen de act se păstrează în Arhivă numai când prezintă impor­
tanţă istorico-documentară, este întocmit de o personalitate într-un anumit
eveniment sau context istoric. Ciorna este păstrată şi atunci când reprezintă
singura sursă de informare întrucât nu mai există originalul sau o copie după
acesta.
> conspectul, înscrisul care cuprinde o prezentare pe scurt a părţilor esenţiale
ale unei lucrări sau ale unei probleme anterioare etc„ redând o privire gene­
rală şi de ansamblu a acesteia. Deosebit de preţioase pentru evoluţia ştiinţei
s-au dovedit conspectele întocmite după lucrările înţelepţilor Antichităţii
(conspectele întocmite de arabi după operele lui Aristotel au ajutai la recon­
stituirea unor lucrări ale celebrului matematician).
> copia, înscrisul care reproduce cuvânt cu cuvânt un alt înscris numit original.
Copia este reproducerea pe acelaşi material grafic sau pe unul diferit prin
redactarea exactă a conţinutului originalului. Copiile sunt realizate pe supor­
turi grafice clasice, magnetice, pelicule de film, digitali sau de altă natură, pe
care sunt transcrise sau transferate informaţiile documentelor originale. Copia
este sinonimă cu reproducerea, transcrierea, izvodul, suretul, prescriitura,
duplicatul, replica, imitaţia.
în funcţie de epoca istorică în care au fost concepute, timpul realizării lor faţă
de original (odată cu acesta sau după emiterea acestuia) şi mijloacele de producere
(manuscrise sau cu ajutorul tehnicii), copiile sunt de mai multe feluri:
• copia autentificată a unui document scris este cea care a fost completată, con­
form normativelor în vigoare, cu toate elementele necesare pentru a-i conferi
puterea juridică a documentului original. Este copia simplă de arhivă/de dosar
sau exemplarul 2, 3 care este întocmită odată cu originalul (la indigo, la impri­
mantă), înregistrată, validată cu semnături şi păstrată în arhivă ca probă/măr-
turie. Copia la indigo (manuscrisă şi dactilografiată) se realizează atunci
când între original şi copie se pune o foaie de indigo (în culori diferite: violet,
albastru, negru, verde).
• copia autografă sau copia de autor reprezintă copia întocmită de autor după
originalul existent într-un moment posterior emiterii actului.

74
• copia de pe original este cea întocmită ulterior după original. Pe ea |e scrie
cuvântul copie, se precizează dacă originaiul are sigiliu (locul sigiliului-LS)
şi dacă acesta este semnat (SS). Copia întocmită de pe original poate fi:
- copia certificată (confirmată că este autentică, sigură, adevărată, exactă,
valabilă) este copia care se eliberează de autoritatea care a eliberat origi­
nalul sau de autorităţi publice în cazurile în care originalul trebuie păstrat
de emitent. Se eliberează de emitentul care păstrează originalul/eopia, iar
pe ea se scrie „copie întocmai cu originalul, pentru conformitate”. Pe acest
gen de copie este obligatorie semnătura mandatarului legal şi ştampila
emitentului.
- copia legalizată , este eliberată de notariatul public de stat după un origi­
nal şi atestă forma legală de întocmire a sa. Ea conţine reproducerea exactă
a conţinutului originalului (dactilografiat în şir indian), precum şi încheierea
de legalizare, sub semnătura notarului şi cu ştampila notariatului. Origi­
nalele de pe care se întocmesc copii legalizate se înscriu într-un registru
special, iar un exemplar al copiei întocmite se păstrează în arhiva notaria­
tului. Copiile legalizate au fost executate în trecut de organele competente
ale statului (tribunale, judecătorii, procuraturi etc.). Copia legalizată a fost
denumită în funcţie de perioada în care a fost întocmită cu termenii: „posle-
duită”, „încredinţată”, „întărită”.
- copia duplicat, este înscrisul care reproduce exact originalul, întocmit poste­
rior de însăşi cancelaria/secretariatul emitentului care | emis originalul, în
caz de pierdere/dislrugere a acestuia. După actele originale se poate face
doar un singur duplicat. Duplicatul este considerat al doilea exemplar al
unui act şi are valoarea originalului. Duplicatul este destinat uneori să ţină
locul actului original în cazurile în care acelaşi original trebuie transmis
simultan mai multor destinatari. în prezent duplicatul se eliberează doar
pentru unele tipuri de acte şi numai după publicarea pierderii originalului
(duplicate după actele de studiu, de stare civilă s.a.).
• copia liberă este cea întocmită manuscris de orice persoană după un original,
fără a fi investită cu mijloace de validare şi fără să se confirme exacticitatea
sa cu originalul.
* copia figurată/imitativă e ste reproducerea unui act original cu imitarea cât
mai fidelă a scrisului şi figuraţiei sale grafice, uneori pe acelaşi tip de suport.
Se poate realiza după un lung exerciţiu, prin deprinderea caracteristicilor
unui scris, prin imitare şi scriere fără ezitare.

75
• copia heliografcă, realizată în trecut cu ajutorul hârtiei heliografice după
documente tip desen tehnic întocmite pe calc (planuri,, schiţe, hărţi).
• copia prin decalc cu ajutorul hârtiei de calc (pe geam în faţa unei lumini
t; naturale sau artificiale puternice).
i;
Copii după documente din Arhive realizate cu ajutorul tehnicii:
• copia faesimilată este reproducere exactă a unei text, desen, miniatură, a unei
semnături s.a. realizată prin tehnici de: reproducere manuală, tipografică sau
prin mijloace avansate de reproducere. Tehnica de reproducere în facsimilare
depinde de caracteristicile şi natura originalului (manuscris pe hârtie, pe per­
gament, volum sau file individuale, sigilii etc.).
• copia fotografică (fotocopie) este copia unui text, plan, hartă s.a., obţinută prin
tehnici fotografice pe diferite suporturi: hârtie, film, plăci fotografice.
• copia fax, metodă modernă de transmitere la distanţă a materialelor documen­
tare (grafice, desene, fotografii) pe liniile de comunicare telefonică cu ajutorul
fax-ului. Copia fax se realizează pe o hârtie imprimată cu cerneluri speciale.
• copia xerox, făcută pe hârtie specială, alb-negru sau color, cu ajutorul xerox-ului.
• copia microfilm , întocmită pe peliculă din polyester prin utilizarea tehnicii
fotografice.
• copia tipărită , realizată cu ajutorul tiparului.
• copia imprimată, realizată prin intermediul imprimantei şi a unui computer
după scanarea originalului cu ajutorul unui scaner.
• copia digitală!electronică, realizată şi vizualizată cu ajutorul tehnicii electro­
nice. Sunt utilizate în prezent pentru a asigura securitatea, siguranţa, păstrarea
şi conservarea documentelor existente în format clasic.
V e x tr a s u l este o copie manuscrisă, dactilografiată sau imprimată a unui frag­
ment sau a mai multora dintr-un text sau dintr-un document scris. Valabilitatea
lui este condiţionată de certificare şi legalizare. Pentru a defini fragmentele
extrase după autorii antici, utilizate în operele autorilor Evul Mediu, se folo­
seşte denumirea excerpt. Excerptul cuprinde termeni, pasaje, rezumate din
anumiţi autori utilizate de către alţi autori (excerpte din autori antici: excer­
ptele bizantine din lucrarea lui Cassus Dio, Istoria romană, 80 de cărţi).
'E r e z u m a tu l este expunerea prescurtată a conţinutului unui document însoţită
de datele de identificare a documentului. Rezumatul este sinonim cu pres­
curtarea sau sinteza şi este utilizat în arhivistică la întocmirea inventarelor
pentru actele şi documentele care alcătuiesc un fond sau o colecţie arhivistică.

76
La întocmirea rezumatelor, pentru fiecare act/document trebuie să fie redate:
genul, emitentul, destinatarul, acţiunea, obiectul, cauzele, locul şi data acţiunii. Rezu­
matul din inventarul de arhivă capătă rolul de intermediar în procesul da: regăsire a
informaţiilor, micşorând timpul de selecţie a actelor şi documentelor de către cercetător.
In perioada medievală au fost întocmite regeşte după documenta, Regeştii/ este
rezumatul complet în forma cea mai concisă şi mai obiectivă. El este întocmit în limba
textului, cuprinde fragmente din acesta şi oferă informaţii istorice şi diplomatice.
> m e n ţiu n e a este o simplă indicaţie asupra existenţei unui document care nu
se mai păstrează. Menţiunea e consemnată într-un document posterior, intr-o
notă cu informaţii despre un eveniment sau o persoană, un inventar etc. Men­
ţiunea este cunoscută în arhivistică şi sub denumirile pomenire, semnalare,
consemnare, notaţie, semn, notificare.
> fa lsu l este înscrisul întocmit cu „viclenie”, „plastografia!”, care nu reflectă
adevărul şi ca atare nu este valabil, realizat după un model autentic sau ima­
ginar şi validat în funcţie de împrejurări cu:
- peceţi sau sigilii autentice detaşate de la originale;
- peceţi, sigilii sau ştampile false;
- semnături false.
Falsurile sunt create pentru a înşela o autoritate sau o persoană fizică eu scopul
de a obţine unele drepturi sau beneficii materiale. Fals înseamnă şi ceva mincinos, neîn­
temeiat, imitat, prefăcut, artificial. Falsurile pot fi împărţite în două categorii, fiecare
cu subcategorii:
1. f a l s u r i m a te r ia le - sunt cele prin care se falsifică scrierea unui text existent
prin contrafacerea scrierii sau alterarea lui:
• falsuri parţiale, în care doar o parte sau mai multe părţi dintr-un original
sunt imitate. Cele mai frecvente falsuri parţiale sunt cele cane cuprind sem­
nături falsificate. Falsificarea semnăturilor de pe acte se poate realiza prin
următoarele procedee:
- prin decalc pe geam în faţa unei lumini puternice.
- prin imitare servilă, literă cu literă, cu răbdare şi migală.
- prin imitare directă, după lungi exerciţii care asigură deprinderea par­
ticularităţilor vizuale ale unui scris dat. în acest caz literele pot fi imi­
tate, mai puţin cursivitatea iigaturilordintre acestea.
- prin utilizarea procedeelor mecanice şi informatice: litografia, xerografía,
scanarea de texte peste care se scrie cu cerneală.
- prin utilizarea semnăturilor în alb (petiţii, testamente, cecuri etc.).
- prin utilizarea iscăliturii neştiutorilor de carte:
77
a) se trasează o cruce peste care în umed se aplică un deget;
b) amprenta digitală după înmuierea degetului în tuş/cemeală sau negru
de fum;
- prin folosirea semnăturilor electronice identice cu originalul.
Se mai pot falsifica parţial înscrisuri prin:
- ştergere a unei părţi din document prin radere (cu guma radieră, briciul,
lama, cuţitul, reactivi chimici), opacizare a textului prin semnături, bare
sau pete de cerneală, lipirea de timbre, aplicarea de sigilii în cerneală,
tuş sau ceară;
- adăugare/interpolare (o dată, un cuvânt, o clauză, un codicil, un preţ
diferit, un conţinut diferit faţă de cel voit). De multe ori poate fi opera
celui care redactează actul.
- înlocuirea părţii şterse, schimbări de cifre (1 în 4 sau 7, 3 în 8 sau invers),
de litere (nouă în două, lunii în lumii s.a.).
- prin omiterea unor informaţii, cu intenţia de a denatura adevărul.
• falsuri totale sunt cele în care întregul înscris este o imitaţie (text şi semne
de validare).
2 . falsuri intelectuale după înscrisuri oficiale sunt cele realizate prin înscrierea
unor fapte sau împrejurări imaginare, necorespunzătoare adevărului sau prin
omiterea înscrierii lor, încheiate cu scopul de a crea o aparenţă înşelătoare.
Falsurile Basarabene, realizate în secolul al XlX-lea, sunt falsuri intelectuale.
Falsificarea s-a produs şi asupra sigiliilor sau a altor forme de autentificare. în
Evul Mediu, atunci când erau depistate, falsurile erau anulate ca probe juridice prin
„spargere”, care consta în ruperea suportului grafic şi spargerea peceţii atârnate.
> palimpsestul este documentul scris pe pergament/papirus, de pe care a fost
şters textul anterior prin răzuire şi a fost pregătit pentru redactarea unui nou
text. Răzuirea unui pergament şi prelucrarea pentru o nouă scriere se putea
face chiar de mai multe ori. Tehnica existentă astăzi permite citirea scrisurilor
şterse deoarece cernelurile au rămas imprimate în profunzimea fibrelor de
papiras/piele.
> traducerea este transpunerea în scris a unui text dintr-o limbă în altă limbă.
Traducerile erau denumite, în perioada medie şi modernă, surete în Moldova
şi izvoade în Ţara Românească.

78

d
I z v o a r e ş i s u r s e d e a r h iv ă

La baza oricăror scrieri istorice stau izvoarele istorice (surse, dovezi, mărturii
istorice). Arhiva nu este un depozit de hârtii vechi, ci o instituţie ştiinţifică care
serveşte instituţiile statului, ale societăţii şi persoanele fizice, punându-le la dispoziţie
izvoare şi surse documentare. Deoarece sunt foarte variate* izvoarele istorice car® fac
obiectul arhivisticii au fost clasificate după unele criterii logice:
> după semnele convenţionale folosite sau forma de transmitere a informaţiei:
• izvoare nescrise!'non-textnale/oralţh care sunt expuse prin viu grai;
• izvoare scrise/textua/e , având la bază litere (alfabetic) şi cifre (alfanume­
ric), care, la rândul lor, sunt de mai multe feluri:
- literare sau narative (geografico-etnografice, religioase, relatări de
călătorie);
- istoriografwe (anale, cronici, biografii, istorii, jurnale, memorii, scrieri
hagiografice: Viaţa Sfântului Sifon)-,
- epigrafice - inscripţii pe materiale dure (inscripţiile/grafiteie de pe
pereţii complexului monahie de la Basarabi-Murfiatlar};
- papiriacee sau papirologi.ee:;
- diplomatice sau documentare , acte de cancelarie emise de instituţii,
laice şi ecleziastice;
- etnografice şi folclorice (culegeri de folclor);
- multimedia (ziare, reviste).
• izvoare imagistice!iconografice!non-textucile (informaţii sub formă de ima­
gini desenate sau imprimate), care pot fi la rândul lor;
- schematice, desenate cu linii şi figuri geometrice (planuri, scheme,
diagrame, grafice);
- schiţate, desene aproximative ale obiectelor (stampe, gravuri, sigilii,
miniaturi, ilustraţii);
- cartografice (hărţi fizice, economice, politice, statistice);
- imagini reale (fotografii, pelicule cinematografice);
- numismatice.
> după provenienţă sau emitentul lor;
• izvoare publice, provenite de la persoane juridice de drept public sau privat;
• izvoare private, provenite de la persoane fizice/particulare;
> după locul unde au fost create:
• izvoare istorice interne, create în spaţiul geopolitic ocupat de un popor/na-
ţiune. La rândul lor, în funcţie de locul creării în spaţiul românesc există
izvoare moldoveneşti, munteneşti, transilvănene, bănăţene etc.;
79
• izvoare istorice externe : cronici bizantine (Strategicon de Mauricius), ungare
{Gesta Hungarorum), aie papalităţii, poloneze, turceşti, ruseşti, ucrainene,
germane, austriece etc.;
• izvoare locale, arhive comunale, orăşeneşti/municipale.
> după modul de cunoaştere al acestora:
• izvoare istorice editate (publicate, cunoscute publicului larg sub formă de
cărţi, broşuri, pliante etc. în mod inteligibil);
• izvoare istorice needitate (inedite, necunoscute).
> după conţinutul sau natura informaţiilor.
• izvoare istorice',
• izvoare de cancelarie (regală, imperială, parlamentară, prezidenţială,
guvernamentală);
• izvoare juridice ,. cuprinzând texte legislative şi texte ce oferă informaţii
despre relaţiile juridice dintre oameni: ( Tripartitul lui Werbdczi, Pravila
de la Govora)',
• izvoare memorialistice (memorii, jurnale);
• izvoare narative!literare (cronici, letopiseţe, anale);
• izvoare de presă (ziare/jurnale/gazete, reviste/periodice);
• izvoare sigilografice (sigilii/ştampile, peceţi atârnate, matrice sigilare);
• izvoare genealogice (registre de stare civilă pentru naşteri, căsătorii,
decese, divorţuri, registre parohiale);
• izvoare heraldice (steme oficiale şi particulare, diplome de înnobilare cu
reproducerea sau descrierea blazonului familiei respective, armoriale gene­
rale sau parţiale, gravuri etc.);
• izvoare statistice (catagrafii, recensăminte demografice de aşezări, bunuri
materiale, animale etc.);
• izvoare cartografice (planuri, hărţi).
• izvoare fotografice (tehnica alb/negru sau color).
• izvoare informatice!electronice (inclusiv datele stocate cu ajutorul sateli­
ţilor, care intră şi în categoria izvoarelor imagistice).
r după modul în care informaţia a ajuns de la cel care a redat-o:
• izvoare directe, redate în urma observaţiilor personale, participării la eve­
nimente;
• izvoare indirecte, redate în special pe baza tradiţiilor orale (poeme,
povestiri, cântece, balade) sau având la bază mărturiile altor participanţi.
Acestora li se adaugă articolele, studiile şi lucrările alcătuite după izvoare
directe.
> după n a tu r a s u p o r tu lu i pe care este înregistrată informaţia:
• izvoare scrise pe suporturi clasice (papirus, pergament, hârtie, carton);
• izvoare iconografice, cu informaţii sub formă de imagini desenate sau im­
primate (gravuri, stampe, reprezentări topografice, matrice sigilare etc.);
• izvoare scrise p e suporturi moderne sau tehnice , Care necesită utilizarea
unui echipament tehnic şi a unor suporturi speciale pentru a fi concepute
şi consultate; Acestea sunt de mai multe feluri:
- izvoare pe suporturi clasice, înregistrate prin linii, cifre, semne, culori
(desen tehnic, hărţi). Arhivele de desen tehnic sunt de trei categorii:
a. topografice (hărţi şi planuri) cartografice, miniere, forestiere, mili­
tare, fizice, politice, cosmogonice, cadastrale, tehnice, etc,;
b. de proiectare - cuprind proiecte şi schiţe legate de construcţii civile,
industriale, militare, precum şi pentru unelte, maşini ultramoderne
etc.;
c. de sinteză - cuprind diagrame şi scheme de proces în care se înre­
gistrează informaţii privind evoluţia dinamică sau situaţia ■conjunctu-
rală a unor parametri;
• izvoare aiidio-vizuale în care informaţia este înregistrată pe suporturi prin
metode optice şi acustice:
- sonorepropriu-zise!auditive (benzi magnetice, discuri, casete audio);
- imagistice simple sau cu sunet/audiovizuale:
a. imagini statice (fotografii, clişee pe film, clişee pe sticlă, pianfiime,
filme radiografice tehnice şi sanitare);
b. imagini în mişcare: peliculă film cinematografic (artistic, reportaj),
de actualităţi, documentare, benzi video;
• informatice!suport electronic (dischete, CD-uri audio, video şi audio,
DVD-uri, hard-discuri).
> după tim p u l în care au f o s t concepute faţă de un eveniment prezentai:
• izvoare de anticipaţie (care fac previziuni, planuri);
• izvoare contemporane evenimentelor;
• izvoare posterioare evenimentelor.
> după a u te n tic ita te :
• izvoare autentice ;
• izvoare îndoielnice ;
• izvoare false.
> după p e r io a d a isto r ic ă în care a u fo st concepute :

81
• izvoare vechi sau antice', geografico-etnografice (Comentarii geographice
de Strabon (17 cărţi păstrate integral), îndreptar geografic de Claudius
Ptolemaeus), istoriografice (Getica de Iordanes, Istoriile de Herodot, Războiul
pelopomesiac de Tucidide), literar-beletristice ( Trisitia - în cinci cărţi - şi
Pontica în patru cărţi, de Ovidius), literar-ştiinţifice (opera lui Hipocrat),
epigrafice, papirologice, pergamente, numismatice etc.;
• izvoare medievale (epigrafice, numismatice, sigilografice şi heraldice, carto­
grafice, diplomático-documentare interne/externe, narative, statistice-cata-
grafi) sau de altă natură;
• izvoare moderne ;
• izvoare contemporane , care cuprind f o n d u r i de documente create de insti­
tuţii, familii şi persoane fizice, precum şi c o le c ţii de documente constituite
şi păstrate de instituţii de stat (arhive, muzee, biblioteci) şi particulare.
> după te h n ic a sa u s is te m u l s p e c ific d e în r e g is tr a r e a in fo r m a ţie i pe suportul
material, grafic sau tehnic:
• izvoare de înregistrare clasică : manuscrise, dactilografiate, tipărite, xero-
grafate, xilografiate, litografiate s.a.;
• izvoare de înregistrare electromagnetică :
- audio (discuri, benzi magnetice);
- video (filmate cu camera de luat vederi simplă sau digitală).
• izvoare de înregistrare electronică!âig\ia\zi (fişiere de date, softwar-urile)
care pot fi înregistrate pe suport de hârtie, magnetic, optic sau orice alt
suport conceput pentru a fi prelucrat pe computer.

C la sifica r ea a rh iv elo r

Arhivele sunt clasificate în funcţie de mai mulţi factori. Clasificarea se realizează


în principal în funcţie de etapele creării arhivelor, de deţinător, materia subiacentă pe
care sunt inscripţionate informaţiile şi modul de percepere a acestora de către oameni.
Există mai multe criterii de clasificare:
P d u p ă d e ţin e r e a a r h iv e lo r sa u d e ţin ă to r.
• arhive publice care se află în proprietatea statului şi care sunt date spre
cercetare în circuitul public şi ştiinţific. în această categorie intră fondurile
şi colecţiile aflate în păstrare la Arhivele istorice: Arhivele Naţionale (Arhiva
Statului din Ţara Românească, creată în mai 1831 şi Arhiva Moldovei

82
creată în ianuarie 1832), Serviciul Istoric al Armatei (Birou Istoric creat
în 1919), Arhiva Naţională de Filme (Arhiva Naţională de Filme Cinema-
tografice-ANFC, creată în 1957), precum şi arhivele create de toate orga­
nizaţiile cu caracter public (Parlament, prefecturi, primării ctc.).
• arhive private sau particulare - sunt constituite din arhivele care nu sunt
publice şi care aparţin firmelor private cu profil economic, aşezămintelor
religioase, instituţiilor bancare, asociaţiilor şi fundaţiilor (de ajutor reciproc,
filantropice), familiilor şi indivizilor. Aceşti creatori fi colecţionari nu au
nici o obligaţie în a -şi face publice arhivele, dar pot asigura publicului
dreptul de acces la consultare.
în cazuri excepţionale, atunci când documentele din arhivele private constituie
bunuri de interes naţional care fac parte din Fondul Arhivist ic Naţional, statul poate
interveni, potrivit legii, pentru a asigura protecţia acestora, pentru a le achiziţiona sau
pentru a impune accesul publicului. Arhivele publice pot oferi consiliere creatorilor şi
deţinătorilor de arhive private.
A d u p ă e ta p e le is to r ie i arhivelor.
• arhive la destinatar;
• arhive de registru;
• arhive administrative.
A d u p ă tim p u l în c a re a u fo st concepute:
• arhive antice;
• arhive medievale;
• arhive moderne;
• arhive contemporane (capitaliste şi comuniste sau socialiste).
Arhivele unei instituţii nu se separă cronologic în funcţie de orânduirile sociale
istorice. De exemplu, documentele create de Banca Naţională a României constituie
un singur fond, cu pornire din anul înfiinţării băncii (1878) şi până în prezent, indife­
rent dacă această instituţie a funcţionat în orânduirea capitalistă, cea socialistă şi cea
actuală.
A d u p ă e ta p e le p r o c e s u lu i de form are a arhivelor:
• arhive curente (active);
• arhive de depozit sau intermediare (semiactive, nonactive);
• arhive permanente (istorice).
A d u p ă a c c e s ib ilita te , arhivele curente şi cele de depozit pot fi:
- arhive deschise, fără limite de acces;
- arhive închise, fără posibilitate de acces;
- arhive cu acces limitat.
d u p ă a p a r te n e n ţa a c te lo r ş i d o c u m e n te lo r la F o n d u l Arhivistic
Naţional.
- arhive lipsite de valoare istorico-documentară şi ştiinţifică: arhive;
- arhive cu valoare istorico-documentară şi ştiinţifică: Arhive istorice.
d u p ă c r e a to r ii a r h iv e lo r sau n a tu r a in fo rm a ţiilo r.
• arhive de instituţii legislative - cuprind acte cu caracter normativ rezul­
tate din activitatea adunărilor şi instituţiilor legislative: Dieta în Transilvania,
Obşteasca Adunare şi Adunarea Legislativă, Marea Adunare Naţională,
Parlamentul. Din categoria actelor create de aceste instituţii enumerăm:
decrete şi patente imperiale, procese-verbale ale Dietelor ardelene, hotărâri
domneşti, voievodale şi princiare, decrete regale, legi, constituţii, decrete,
coduri de legi, ordonanţe, dispoziţii cu caracter legislativ etc.
• arhive administrative, constituite din documente cu caracter preponde­
rent administrativ, create de instituţiile administrative centrale şi locale.
Principalii creatori de arhive administrative în trecut: comitate, scaune,
districte în Transilvania, ţinuturi în Moldova, judeţe în Ţara Românească,
târguri, oraşe, prefecturi şi primării (după 1864), sfaturi populare (după
1948), consilii populare (după 1969), consilii judeţene (după 1990). în pre­
zent, creează acte administrative Preşedinţia, Guvernul, prefecturile, con­
siliile judeţene şi primăriile. Din categoria actelor administrative, identice
ca tip de formare amintim: ordine, decizii, circulare, dispoziţii şi hotărâri
publice, statistici privind populaţia, localităţile, domeniile publice, bugete
de venituri şi cheltuieli, conturi de gestiune, inventare, opisuri de acte,
repertorii de arhivă, procese-verbale, planuri de exploatare a solului şi subso­
lului, proiecte de dezvoltare strategică, strategii de modernizare urbană/rurală,
planuri urbane, cărţi funciare şi cadastrale, certificate de urbanism, pla­
nuri urbanistice zonale, contracte de arendare, subvenţii, contracte admi­
nistrative etc.
• arhive judecătoreşti sau judiciare - cuprind documente create de instituţiile
judecătoreşti (instanţele judecătoreşti, colegiile avocaţilor şi magistraţilor,
procuraturile) provenite din acţiuni juridice (citaţii, procese, audieri cu
martori etc.). Principalii creatori de arhive judecătoreşti în Moldova şi
Ţara Românească: Sfatul Domnesc, Logofeţia Dreptăţii, Divanul Judecătoresc,
Tribunalul Suprem, înalta Curte de Casaţie şi Justiţie, Curtea de Apel,
Curtea Constituţională, tribunalele, judecătoriile urbane şi rurale, curţile
de juraţi, parchetele s.a. Categoriile de documente cuprinse în aceste arhive
sunt: conscripţii, transmisiuni, scrisori divizionare, mărturii, jurăminte,
protocoale de şedinţe, sentinţe de judecată, registre instanţe de judecată,
plângeri, reclamaţii, tranzacţii între părţi, apeluri de judecată, coduri penale,
civile, comerciale etc.
• arhive poliţieneşti - provin de la instituţiile ce au activat în perioadele
medievală, modernă şi contemporană şi care au avut atribuţii în menţinerea
ordinii şi disciplinei în stat: Agia, Hătmănia, Vomicia temniţelor, Jandarmeria;,
Miliţia, Poliţia, Securitatea. Categoriile de documente cuprinse în aceste
arhive sunt: legi, ordine, instrucţiuni, informări, rapoarte, note informa­
tive, procese-verbale de constatare, statistici, recensăminte, state de plată
etc.
• arhive economice - create de organizaţii cu atribuţii în diferite ramuri ale
economiei. La rândul lor, acestea se compun din documente provenite le
la organizaţii cu atribuţii în diferite domenii ale principalelor ramuri eco­
nomice:
- arhive de întreprinderi şi instituţii industriale, compuse din fondurile
create de întreprinderile şi instituţiile a căror activitate s-a desfăşurat
în domeniul industriei (fabrici, uzine, combinate, inspectorate geolo­
gice şi miniere, concerne de extragere şi exploatare a petrolului etc.).
Categoriile de documente cuprinse în aceste arhive sunt: planuri anuale,
planuri cincinale, studii şi prospecţii geologice, evaluări de rezerve na­
ţionale, situaţii privind extragerea şi prelucrarea minereurilor, petrolului,
planuri privind rezervele de materii prime, planuri de investiţii în vederea
înzestrării cu utilaje şi instalaţii, dări de seamă, bilanţuri contabile,
rapoarte de producţie, rapoarte privind modernizări tehnice, state de
plată pentru personal etc.
- arhive de organizaţii agricole, rezultate din activitatea unor întreprin­
deri şi instituţii cu profil agrar: inspectoratele, direcţiile şi serviciile
agricole judeţene, camerele şi ocoalele agricole, direcţiile judeţene de
imaşuri şi păşuni, cooperativele agricole de producţie (fostele CAP-uri),
întreprinderile agricole de stat (fostele IAS-uri), staţiunile de mecani­
zare a agriculturii (SMA-uri), ocoalele agricole şi sanitar-veterinar®,
trusturile judeţene, direcţiile regionale şi judeţene silvice, circumscrip­
ţiile silvice, ocoalele silvice judeţene etc. Aceste fonduri cuprind, printre
altele, următoarele categorii de acte: legi, ordine, circulare şi instrucţiuni
cu caracter administrativ, regulamente de exploatare a terenurilor agri­
cole, planuri de expropriere şi împroprietărire, planuri cadastrale, schiţe
şi hărţi agricole, situaţii statistice agrare, bilanţuri contabile, bugete de
venituri şi cheltuieli, programe şi planuri agricole, planuri de exploit*
85
tare, rapoarte de activitate, dări de seamă, planificări ale exploatării
pădurilor, analize ale preţului de cost* procese-verbale referitoare la
lucrări de plantaţii, programe de lucrări de regenerare şi amenajare a
pădurilor, situaţii cu evidenţa pădurilor statului etc.
arhive de organizaţii comerciale, cu rol în desfăşurarea activităţilor
comerciale: camerele de comerţ, companiile de comerţ, direcţiile comer­
ciale judeţene, firmele comerciale, administraţiile vamale judeţene,
sucursale vamale etc. Categoriile de documente cuprinse în aceste arhive
sunt: planuri de activitate, dări de seamă, rapoarte, balanţe comerciale,
bilanţuri statistice, registre cu procese-verbale ale consiliilor de admi­
nistraţie, anchete, convenţii, regulamente referitoare la organizarea şi
funcţionarea camerelor de comerţ, registre de repartizare şi percepere
a impozitelor, regulamente privind regimul vamal, situaţii privind
importurile şi exporturile, memorii, sesizări şi propuneri ale comer­
cianţilor, liste de produse, liste de preţuri etc.
arhive de instituţii fmanciar-bancare, constituite din documente
aparţinând unor instituţii precum: Trezoreria Transilvaniei, Vistieria
Moldovei, Banca Naţională a României, Casa de Economii şi C'on-
semnaţiuni cu sucursalele sale, Banca pentru Agricultură, Industrie şi
Comerţ, băncile populare săteşti, băncile agrare, băncile comerciale,
institutele de credit şi economii, administraţiile financiare judeţene etc.
Aceste arhive cuprind registre de evidenţă şi operaţiuni bancare, emi­
teri de bancnote şi baterea de monede metalice, machetele emisiunilor
monetare, imprimarea hârtiilor de valoare, bonuri de tezaur, bilete de
trezorerie, obligaţiuni de stat, liste de creditori, acordări de credite,
intabulări şi licitări de imobile, operaţiuni de scont, finanţări de lucrări
edilitare, dări de seamă şi bilanţuri anuale etc.
arhive ale organizaţiilor de transport, constituite din documente create
de instituţii şi întreprinderi de transport (pe uscat, pe apă, aeriene):
agenţii naţionale şi servicii judeţene de drumuri, direcţii centrale şi
regionale ale Căilor Ferate Române, inspectorate şi căpitănii de porturi,
flotile şi aeroporturi etc. între categoriile de documente cuprinse în
aceste arhive se numără: planuri de amenajări portuare, construcţii de
diguri, planuri de poduri şi viaducte, hărţi, planuri de muncă anuale şi
cincinale, dări de seamă anuale, bilanţuri, bugete, conturi de gestiune,
comenzi de lucrări şi materiale, contracte cu furnizori, rapoarte, regu­
lamente, schiţe şi planuri tehnice etc.
• arhive statistice - au apărut începând cu secolul al XLX-lea prin înfiin­
ţarea oficiilor statistice (1859), Cuprind situaţii statistice privind producţia
de bunuri din diferite domenii, privind importurile şi exporturile, consumul
de produse, bugete de venituri şi cheltuieli, diagrame, grafice, plăţi interne,
externe, hărţi şi schiţe topografice, evidenţe şi situaţii statistice privind
angajări, transferări, concedieri de muncitori, contracte de muncă, salari­
zări, cereri de revendicări etc. Importante sunt statisticile şi previziunile
în domeniile demografic, economic, învăţământ, cultură etc,
• arhive de stare civilă, care cuprind documente de stare civilă (naştere,
căsătorie, divorţ, decese, înfieri/adopţii) şi înregistrări sporadice ale unor
astfel de acte, realizate încă din Evul Mediu (certificate de cununie). In ţara
noastră înregistrările oficiale de stare civilă au apărut în urma introducerii
unor oficii pe lângă biserici, în anul 1723, în Transilvania şi, între anii 183 1
şi 1832, în Ţara Românească şi Moldova, întocmirea şi ţinerea actelor de
stare civilă în Principatul România a fost impusă prin lege în noiembrie
1862. Din anul 1865 în România, iar din 1895 în Transilvania, oficiile de­
stare civilă au început să funcţioneze pe lângă primăriile comunelor
căpătând caracter laic, iar legea din 25 februarie 1928 a realizat unificarea
regimului juridic al actelor de stare civilă de pe întreg teritoriul ţării. Răs­
punderea legală aparţinea tribunalelor care legalizau registrele de stare
civilă şi le puneau în circulaţie prin comune, în dublu exemplar. După com­
pletare, un exemplar era oprit la primăria comunei, iar celălalt era arhivat
la tribunalul căruia îi era arondată comuna. Prin reforma din anul 1950 s-a
instituit un Serviciu de Stare Civilă şi de Evidenţă a Popiriaţiei care a
activat în cadrul sfaturilor populare, în cadrul consiliilor populare, iar azi,
în cadrul primăriilor comunale şi orăşeneşti.
• arhive militare - cuprind documente cu caracter militar create de instituţiile
militare, O armată propriu-zisă a apărut şi s-a dezvoltat în epocile modernă
şi contemporană, odată cu crearea instituţiei permanente a Armatei şi a
unei reţele de unităţi şi subunităţi. Dintre fondurile militare, la Arhivele
Naţionale se păstrează: Corpul XII al Armatei Austriece Sibiu, Regimentele
româneşti de graniţă din Ardeal, Ministerul de Război, Marele Stat Major
etc. In prezent documentele privind activităţile desfăşurate de unităţile
militare române sunt păstrate de Serviciul Istoric al Armatei şi de Centrul
de Studii şi Păstrare a Arhivelor Militare Istorice: organizarea de sisteme
de protecţie şi apărare a obiectivelor, sisteme de comunicaţii, planuri de
apărare antiaeriană, planuri de apărare pe regiuni geografice şi armate,
brevete şi decoraţiuni militare etc.

87
arhive sanitare, provenite de la instituţii sanitare, create începând cu
secolul a! XlX-lea şi dezvoltate până în prezent, având atribuţii în organi­
zarea şi asigurarea sănătăţii populaţiei: carantine la hotarele ţării. Ministerul
Sănătăţii, spitale, policlinici de stat şi private etc.
arhive sociale, create de organizaţii constituite pe ramuri de producţie cu
scopul de a apăra interesele membrilor şi de a obţine unele privilegii (bresle,
sindicate, corporaţii). în Transilvania au apărut începând cu 1867 „Reuniuni
al sodalelor române”, mai întâi la Sibiu şi apoi în toate centrele mari,
reunind asociaţii de meseriaşi şi lucrători industriali. în 1872 este înfiin­
ţată „Asociaţia Generală a tuturor lucrătorilor din România”, cu publi­
caţia „Lucrătorul Român”. în 1905 apare primul sindicat muncitoresc din
România care conducea acţiuni, întruniri, greve şi demonstraţii,
arhive politice, create de organizaţiile politice existente la un moment dat
în societate: asociaţii, fundaţii şi partide politice care au creat documente
precum programe, platforme program, proclamaţii, comunicate, alianţe
politice, liste electorale, sondaje de opinii s.a.
arhive culturale, constituite din documente provenite de la diferite insti­
tuţii de cultură şi artă precum şi de la oameni de cultură şi artă (scriitori,
artişti): atenee populare, asociaţii culturale, muzee, biblioteci, cămine cul­
turale, teatre, filarmonici, redacţii de ziare etc. în prezent există importante
arhive create de instituţii de cultură precum Asociaţia pentru literatura
română si cultura poporului român din Transilvania „ASTRA”, Ateneul
Român, Academia Română, Societatea ,,Junim ea" din laşi, cu revista
„Convorbiri literare” etc.
arhive instituţii de învăţământ, create de instituţii de învăţământ pre­
cum: şcoli, licee, universităţi, şcoli profesionale, normale, de artă, instituţii
care au coordonat activitatea de învăţământ (revizorate, inspectorate,
circumscripţii şi comitete şcolare), case ale corpului didactic etc. Obliga­
tivitatea învăţământului primar a fost introdusă în România prin legea din
anul 1864. Din categoria actelor cu caracter permanent emise de aceste
instituţii enumerăm: planuri de învăţământ, cataloage, registre matricole,
programe de învăţământ, burse de merit şi sociale, schimburi de expe­
rienţă, competiţii pe domenii de studiu, competiţii sportive, diplome de
studiu, statistici şcolare, liste de profesori etc.
arhive eeleziastice/ale instituţiilor de cult, create de biserici, culte reli­
gioase, schituri, mănăstiri-abaţii, episcopii, mitropolii, Patriarhie. Aceste
arhive sunt constituite din documentele primite odată cu bunurile donate
acestor aşezăminte (circhivum domesticum), documentele unor particulari
depuse spre păstrare (archivum regnicolare) şi din documentele rezultate
din atribuţiile acestor aşezăminte. Categoriile de documente cuprinse în
aceste arhive sunt: registre confesionale, liste de parohii şi biserici;, circulare
episcopale, protopopeşti şi consistoriale, tipice de rugăciuni, registre de
căsătoriţi, botezaţi, decedaţi, acte de vânzare-cumpărare, testamente, donaţii,
liste de preoţi, inventare de bunuri, inventare de documente etc.
arhive privind spaţiul cosmic, inclusiv evoluţia Terrei: hărţi sinoptice,
imagini galactice etc.
arhive personale - constau din totalitatea actelor şi documentelor con­
cepute, primite, adunate, inventariate şi conservate de o persoană,
arhive familiale - cuprind documente create sau primite de membrii unei
familii sau de organe de administraţie şi jurisdicţie familială şi care se
află în posesia colectivă sau succesivă a acestora. Constau în ansamblul
actelor create, primite, adunate, uneori inventariate şi conservate de membrii
unei familii: acte privind istoria familiei, genealogii, acte de proprietate şi
tranzacţii asupra bunurilor familiale, acte procesuale legate de bunurile
familiale, investiţii, construcţii edilitare, tutorate, testamente etc. O arhivă
familială poate cuprinde unul sau mai multe fonduri personale (acte de
referinţă biografică, acte legate de activitatea obştească, manuscrise, cons­
pecte, discursuri, corespondenţă personală, fotografii, colecţii ştiinţifice
sau artistice).
arhive notariale - conţin copii de acte legalizate eliberate de locurile de
adeverire din Transilvania şi notariatele publice din perioada modernă şi
contemporană. In trecut, un notar era secretar la primărie, redacta şi auten­
tifica actele şi aducea la îndeplinire legile şi regulamentele administraţiei
publice. In prezent, notarul este funcţionarul public investit de autoritatea
de stat care redactează înscrisuri, autentifică acte/contracte civile sau cer­
tifică unele situaţii juridice de fapt la cererea persoanelor fizice şi juridice,
oferă consultaţii notariale, îndeplineşte procedura succesorală, legalizarea
de semnătură, şi alte atribuţii prevăzute de legea notarilor publici. Notarii
au dreptul de a folosi pe sigiliul personal însemnele puterii de stat, res­
pectiv stema României. Notariatele au obligaţia să păstreze şi să arhiveze,
potrivit legii, un exemplar din actele şi documentele prezentate lor pentru
legalizare.
arhive tehnice, arhive care cuprind totalitatea documentelor cu caracter
tehnic (fotografii, planuri cadastrale, de construcţii, hărţi etc.) create de insti-
89
tuţiile de cercetare şi proiectare sau organizaţii economice etc. în categoria
documentelor tehnice intră studii tehnico-economice, proiecte de execuţie,
tehnologii, planuri, schiţe, devize de lucrări civile şi industriale, acte norma­
tive, proiecte instalaţii nucleare, planuri de alimentare eu energie electrică,
energie termică etc.
> după materia subiacentă!suport grafic, există documente înscrise pe argilă,
hârtie, lemn, pânză, metal, papirus, pergament, scoarţă şi frunze de copac s.a.
y după modul de percepere de către om, există:
• arhive vizuale sau figurative, în care intră toate tipurile de documente gra­
fice, scrise şi imagini (hărţi, planuri, stampe, fotografii);
• arhive sonore sau auditive (benzi, discuri, casete audio);
• arhive audio-vizuale/arhive cinematografice, mute sau sonore (reportaje,
filme cinematografice);
• arhive tactile (scrise cu Alfabetul Braille pentru nevăzători);
• arhive informatice/electronice create cu ajutorul computerului, care cuprind
sistemul electronic de arhivare împreună cu totalitatea documentelor în for­
mat electronic arhivate. Arhivele informatice ridică probleme particulare
legate de suport şi acces. Arhivele informatice curente pot fi adesea modi­
ficate şi reutilizate. Odată ajunse la Arhive, ele ridică problema lecturării
pe termen lung. Recopierea lor poate detennina unele modificări de conţinut
şi există riscul de a pierde informaţii capitale pentru scrierea istoriei noastre
contemporane.

C olecţie a r h iv istic ă şi fo n d a rh iv istic

Mai multe acte şi documente la un loc alcătuiesc o arhivă. Aceasta poate


cuprinde doar câteva acte şi documente strict personale legate de identitatea, educaţie,
pregătirea profesională, relaţiile juridice ţaţă de anumite persoane, bunuri, organizaţii
angajatoare sau poate cuprinde zeci, sute, mii de documente pentru a căror măsură se
utilizează metrul liniar. Arhivele istorice sunt constituite din grupuri de documente
delimitate ştiinţific în funcţie de câteva elemente definitorii. Astfel, după modul cum
au fost create şi colectate, documentele formează două grupe principale: colecţii arhi-
vistice şi fonduri arhivistice.
Colecţia arhivistică este un grup de documente rezultat dintr-o reunire artifi­
cială, voită sau întâmplătoare, a unor documente în funcţie de anumite criterii. Colecţia
arhivistică grupează documente, de multe ori fără legătură şi succesiune organică, reunite
90
pe baza unuia sau mai multor criterii, în strânsă legătură cu calitatea colecţionarului,
Colecţia este alcătuită dinţi-un grup de documente.de provenienţă diferită, create în
locuri şi timpuri diferite, adunate şi organizate de persoane sau instituţii conform unor
anumite criterii: tematic, cronologic, valoare informaţională, particularităţi externe
(suport grafic, limbă, ornamente, forme de validare) sau potrivit unor interese practice.
Colecţia este o unitate de evidenţă arhivistică şi presupune întotdeauna:
- mai mulţi creatori de documente;
- mai multe locuri de creare şi emitere;
- timpuri diferite de emitere;
- tematică apropiată sau diferită a conţinutului documentelor;
- particularităţi asemănătoare ale suporturilor grafice.
Fondul arhivistic este ansamblul care reuneşte toate actele şi documentele de
orice natură create şi obţinute în decursul activităţii unei organizaţii (instituţie, între­
prindere, asociaţie, societate, fundaţie, ligă, regie, partid politie ctc.), independenta din
punct de vedere organizatoric şi operativ, care nu şi-a schimbat profilul de activitate şi
teritoriul de competenţă şi care are registratură proprie (serviciu + biroul unde se înre­
gistrează toate actele intrate şi ieşite). Fondul arhivistic poate fi creat şi de către familii
sau persoane fizice, organizate şi structurate organic după criterii istorice sau logice.
Termenul „fond arhivistic” corespunde concepţiei ştiinţifice de constituire a mate­
rialelor documentare create de organizaţii şi a fost generalizat prin Decretul 353/1957.
Acesta impunea protejarea materialului arhivistic de valoare care aparţinea Fondului
Arhivistic de Stat al României.
La baza conceptului de fond arhivistic stă principiul provenienţei în raport de
creator: totalitatea actelor şi documentelor create de acelaşi creator reprezintă un lucru
de la sine şi, indiferent de evenimentele la care sunt supuse în decursul timpului, ele
reprezintă componente ale aceluiaşi tot. Fondul arhivistic cuprinde aşadar: ciornele, copiile
sau dubletele actelor expediate, originalele şi copiile primite, actele şi documentele
elaborate pentru coordonarea propriei activităţi şi administrarea bunurilor proprii, cele
rezultate ciin documentarea cultural-ştiinţifică, precum şi imprimatele şi publicaţiile,
elaborate sau primite. Pe parcursul trecerii anilor are loc o creştere naturală a mate­
rialului documentar dintr-un fond.
Fondul arhivistic constituie o unitate de evidenţă în cadrul Fondului Arhivistic
Naţional şi presupune întotdeauna:
- acelaşi creator de acte şi documente;
- de regulă, acelaşi loc de emitere a actelor proprii şi de păstrare a actelor
primite (sediul creatorului);
- o legătură organică şi o succesiune logică în conţinutul actelor şi documen­
telor;
- informaţii din domeniul de activitate sau de interes al creatorului;
- suporturi grafice de diferite tipuri morfologice şi dimensiuni.

Important de ştiut
• un creator de arhivă constituie un singur fond arhivistic, deci o arhivă de acte
şi documente. Utilizarea sintagmei de fond arhivistic sau a termenului de
arhivă nu produce în acest caz nici o confuzie. Sintagma de fond arhivistic
poate fi subtilizată cu cea de arhivă/arhivă (curentă).
• în funcţie de mărimea organizaţiei, un fond poate avea compartimente (sub-
fond) şi serii de acte (acte contabile, acte de stare civilă, dosare de personal,
dosare de clienţi s.a.).
• la instituţiile creatoare care au în păstrare mai multe fonduri şi colecţii arhi-
vistice şi la Arhivele Naţionale/Arhivele istorice termenii nu mai pot fi sub­
tilizaţi. La Arhivă în acest caz există mai multe fonduri de documente;
• în arhivistică internaţională, pentru a defini totalitatea fondurilor şi colecţiilor
deţinute într-o anumită Arhivă, este utilizat termenul de arhivalii.

Deosebiri şi asemănări între fondul şi colecţia arhivistică


Colecţionarul de documente poate fi definit ca fiind deţinător de documente/arhivă.
Datele extreme ale documentelor din colecţie pot suferi modificări în funcţie de mate­
rialele arhivistice colecţionate, fără nici o restricţie.
Fondul arhivistic este constituit de un creator de acte/actant, iar data începerii
activităţii reiese din primul document emanat de acesta. Actele necesare pentru fon­
darea organizaţiei nu modifică data începerii activităţii acesteia. Atunci când nu sunt
păstrate toate documentele dintr-un fond, delimitarea datelor extreme este reprezentată
de primul şi ultimul document existent în fond. Inventarul alcătuit pentru documentele
fondului arhivistic trebuie să cuprindă în prefaţă informaţiile istorice despre creator şi
despre fondul său documentar.
Fondul de documente se închide în momentul încetării activităţii creatorului,
colecţia poate continua, indiferent de colecţionar. Colecţia de documente adunate sau
grupate de organizaţii, familii sau persoane fizice creşte în mod artificial în funcţie de
colecţionar şi de posibilităţile sale materiale/financiare.
Atât fondul, cât şi colecţia sunt alcătuite din acte şi documente care conţin
informaţii înscrise pe suporturi friabile diferite, cu forme diferite de păstrare, evidenţă,
arhivare s.a. Ambele sunt unităţi de evidenţă arhivistică în cadrul Fondului Arhivistic
Naţional.

92
METODE SI
r TEHNICI DE ÎNREGISTRARE SI
/
TRANSMITERE A INFORMAŢIILOR
/
DOCUMENTARE

înregistrarea şi transmiterea informaţiilor au cunoscut în istoria evoluţiei ome­


nirii mai multe forme. Informaţiile au fost înregistrate şi puse în circulaţie prin metode
şi tehnici diferite, determinate de nivelul de dezvoltare a societăţii şi de nivelul de stă­
pânire al progresului tehnic.
Cea mai veche metodă de transmitere a informaţiilor şi totodată cu cea mai
îndelungată utilizare a fost cea orală. Informaţia era şi este încă transmisă oraî/verbal
de la un individ la altul şi de la o generaţie la alta în cadrul colectivităţilor umane. Ea
nu implică investiţii în mijloace de tratare şi transmitere a informaţiilor, dar are nume­
roase dezavantaje: emiterile sunt nuanţate, lasă loc de interpretări, implică dispariţia
unor cunoştinţe odată cu individul cunoscător, determină denaturări ale adevărului prin
reformulări subiective, distorsionări ale informaţiilor datorită nivelului de înţelegere al
indivizilor, greutăţi de comunicare cauzate de barierele lingvistice s.a.
Toate aceste neajunsuri au determinat necesitatea şi utilitatea înregistrării cunoş­
tinţelor pe bază de semne şi simboluri înscrise în materiale, mai mult sau mai puţin
durabile. Atunci când o informaţie a fost îmbinată cu un suport material a apărut scrierea,
iar practica îndelungată a demonstrat oamenilor faptul că această formă de comunicare
este cea mai viabilă. în scriere se folosesc semne grafice convenţionale prin care sunt
reprezentate gândurile, sunetele vorbite sau cuvintele unei limbi. Fiind un complement
al limbajului, scrierea a fost şi este una dintre cele mai importante activităţi umane. Ea
are rolul de a fixa enunţuri (cunoştinţe, informaţii etc.) în scopul păstrării sau transmi­
terii către alte persoane.
Scrierea a permis comunicarea informaţiilor la distanţă (geografică şi tempo­
rală) şi a apărut încă din cele mai vechi timpuri, întrucât oamenii au simţit nevoia să-şi
transmită cunoştinţele. Invenţia scrierii a fost favorizată în Antichitatea timpurie de con­
stituirea unor mici state centralizate în care concentrarea bunurilor în surplus cerea o
evidenţă zilnică a intrărilor şi ieşirilor din depozite. Apariţia şi dezvoltarea puterii

93
- informaţii din domeniul de activitate sau de interes al creatorului;
- suporturi grafice de diferite tipuri morfologice şi dimensiuni.

Important de ştiut
• un creator de arhivă constituie un singur fond arhivistic, deci o arhivă de acte
şi documente. Utilizarea sintagmei de fond arhivistic sau a termenului de
arhivă nu produce în acest caz nici o confuzie. Sintagma de fond arhivistic
poate fi subtilizată cu cea de arhivă/arhivă (curentă).
• în funcţie de mărimea organizaţiei, un fond poate avea compartimente (sub-
fond) şi serii de acte (acte contabile, acte de stare civilă, dosare de personal,
dosare de clienţi s.a.),
• la instituţiile creatoare care au în păstrare mai multe fonduri şi colecţii arhi-
vistice şi la Arhivele Naţionale/Arhivele istorice termenii nu mai pot fi sub­
tilizaţi. La Arhivă în acest caz există mai multe fonduri de documente;
• în arhivistică internaţională, pentru a defini totalitatea fondurilor şi colecţiilor
deţinute într-o anumită Arhivă, este utilizat termenul de arhivalik

Deosebiri şi asemănări între fondul şi colecţia arhivistică


Colecţionarul de documente poate fi definit ca fiind deţinător de documente/arhivă.
Datele extreme ale documentelor din colecţie pot suferi modificări în funcţie de mate­
rialele arhivistice colecţionate, tară nici o restricţie.
Fondul arhivistic este constituit de un creator de acte/actant, iar data începerii
activităţii reiese din primul document emanat de acesta. Actele necesare pentru fon­
darea organizaţiei nu modifică data începerii activităţii acesteia. Atunci când nu sunt
păstrate toate documentele dintr-un fond, delimitarea datelor extreme este reprezentată
de primul şi ultimul document existent în fond. Inventarul alcătuit pentru documentele
fondului arhivistic trebuie să cuprindă în prefaţă informaţiile istorice despre creator şi
despre fondul său documentar.
Fondul de documente se închide în momentul încetării activităţii creatorului,
colecţia poale continua, indiferent de colecţionar. Colecţia de documente adunate sau
grupate de organizaţii, familii sau persoane fizice creşte în mod artificial în funcţie de
colecţionar şi de posibilităţile sale materiale/financiare.
Atât fondul, cât şi colecţia sunt alcătuite din acte şi documente care conţin
informaţii înscrise pe suporturi friabile diferite, cu forme diferite de păstrare, evidenţă,
arhivare s.a. Ambele sunt unităţi de evidenţă arhivistică în cadrul Fondului Arhivistic
Naţional.

92
METODE ŞI TEHNICI DE ÎNREGISTRARE ŞI
TRANSMITERE A INFORMAŢIILOR
DOCUMENTARE

înregistrarea şi transmiterea informaţiilor au cunoscut în istoria evoluţiei ome­


nirii mai multe forme. Informaţiile au fost înregistrate şi puse în circulaţie prin metode
şi tehnici diferite, determinate de nivelul de dezvoltare a societăţii şi de nivelul de stă­
pânire al progresului tehnic.
Cea mai veche metodă de transmitere a informaţiilor şi totodată cu cea mai
îndelungată utilizare a fost cea orală. Informaţia era şi este încă transmisă oral/verbal
de la un individ la altul şi de la o generaţie la alta în cadrul colectivităţilor umane. Ea
nu implică investiţii în mijloace de tratare şi transmitere a informaţiilor, dar are nume­
roase dezavantaje: emiterile sunt nuanţate, lasă loc de interpretări, implică dispariţia
unor cunoştinţe odată cu individul cunoscător, determină denaturări ale adevărului prin
reformulări subiective, distorsionări ale informaţiilor datorită nivelului de înţelegere al
indivizilor, greutăţi de comunicare cauzate de barierele lingvistice s.a.
Toate aceste neajunsuri au determinat necesitatea şi utilitatea înregistrării cunoş­
tinţelor pe bază de semne şi simboluri înscrise în materiale, mai mult sau mai puţin
durabile. Atunci când o informaţie a fost îmbinată cu un suport materia! a apărut scrierea,
iar practica îndelungată a demonstrat oamenilor faptul că această formă de comunicare
este cea mai viabilă. în scriere se folosesc semne grafice convenţionale prin care sunt
reprezentate gândurile, sunetele vorbite sau cuvintele unei limbi. Fiind un complement
al limbajului, scrierea a fost şi este una dintre cele mai importante activităţi umane. Ea
are rolul de a fixa enunţuri (cunoştinţe, informaţii etc.) în scopul păstrării sau transmi­
terii către alte persoane.
Scrierea a permis comunicarea informaţiilor la distanţă (geografică şi tempo­
rală) şi a apărut încă din cele mai vechi timpuri, întrucât oamenii au simţit nevoia să-şi
transmită cunoştinţele. Invenţia scrierii a fost favorizată în Antichitatea timpurie de con­
stituirea unor mici state centralizate în care concentrarea bunurilor în surplus cerea o
evidenţă zilnică a intrărilor şi ieşirilor din depozite. Apariţia şi dezvoltarea puterii

93
politice şi a celei religioase au creat de asemenea condiţii propice. Se consideră că
scrisul a apărut atunci când puterea de memorare a elitelor conducătoare a fost depăşită
de multitudinea informaţiilor devenind necesară înregistrarea acestora sub o formă
care să le facă rememorabile şi durabile în timp.
Din domeniul economiei (contabilizarea produselor obţinute, repartizarea acestora,
stabilirea cuantumului dărilor, schimbul de produse şi bunuri), scrierea s-a extins în
domeniul drepturilor juridice (vânzarea-cumpărarea de bunuri, contracte de muncă,
precizarea relaţiilor sociale s.a.), la îndeplinirea administraţiei (norme de viaţă, de per­
cepere a taxelor, de conduită civică şi juridică), la conducerea politică (porunci către
supuşi, relaţii cu vecinii, acte de propagandă), conceperea de scrieri cu caracter istoric,
medical, religios, literar s.a.
Avantajul scrierii faţă de comunicarea orală este acela că aceasta permite înre­
gistrarea şi păstrarea informaţiilor nealterate pentru o perioadă de timp în general mare.
Intervalul dintre momentul scrierii şi cel al citirii poate depăşi cu mult durata vieţii
unui individ, înlesnind transmiterea informaţiilor şi peste multe generaţii. Acumulate şi
păstrate pentru conţinutul lor, înscrisurile au creat arhive încă de la începuturile practicării
scrierii. Arhivele au devenit treptat instrument administrativ şi politic pentru conducă­
torii şi deţinătorii acestora.
Prin scriere, informaţiile puteau fi păstrate nealterate timp îndelungat, dar practi­
carea scrierii necesita timp, cunoştinţe grafice şi lingvistice, precum şi suporturi grafice.
Pentru a scrie este necesară îndeplinirea unor cerinţe elementare care sunt în acelaşi
timp şi obligatorii:
- existenţa unei limbi vorbite în care sunt exprimate şi înţelese enunţurile;
- proiectarea unui set de simboluri numite grafeme, caractere sau litere;
- stabilirea unor reguli, aceleaşi pentru o comunitate dată, prin care se dau
valori simbolurilor şi se stabileşte modul de folosire al acestora;
- găsirea unui suport fizic şi a unui mod/mijloc de înregistrare a simbolurilor.
Inventarea scrierii a ridicat oamenilor probleme care trebuiau rezolvate, ele
fiind legate de:
• găsirea celor mai bune materiale pe care să se înregistreze semnele alfabetice
(suporturi grafice);
• găsirea celor mai rezistente materialele cu care să se înscrie semnele pe
suporturile grafice (cerneluri de scriere);
• găsirea celor mai eficiente instrumente cu care să se execute scrierea.
Scrisul a fost inventat în mod independent în toate marile civilizaţii ale lumii
antice, cele mai cunoscute fiind China (mileniul V a.Chr.), Mesopotamia (mileniul IV
a.Chr.) şi Mesoamerica (în jurul anului 600 a.Chr.). în evoluţia scrisului nu a existat o
94
regulă generală privind direcţia în care s-au scris textele astfel că istoria scrisului
cunoaşte practicarea scrierii de la stânga la dreapta, de la dreapta la stânga şi de sus în
jos. Au existat însă câteva etape principale în evoluţia scrierii:
• scrierea prin jetoane (8000-1500 a.Chr.), un sistem de numărătoare utilizat
pentru cantităţi de bunuri.
• scrierea prin imagini pentru comunicare vizuală reprezentată prin pictograme
cunoscute şi sub numele proto-scrieri (reprezentări picturale rupestre de
obiecte concrete) şi logograme (figuri care reprezentau un obiect şi o idee).
Recent au fost descoperite în China inscripţii realizate pe carapace de broască
ţestoasă şi datate la circa 6600-6200 a.Chr., dar nu se poate preciza dacă este
vorba de un text logic sau de proto-scriere.
• scrierea logică/completă cu simboluri pentru pronunţie pentru care se uti­
lizau:
- sisteme silabice (sumerian, chinez, maiaş);
- sisteme consonantice (fenician, cananian, ebraic, arab);
- sisteme alfabetice (grec, latin, glagolitic, corean).
Scrisul s-a dezvoltat atunci când simbolurile pictografice au fost utilizate pentru
valoarea lor fonetică. Cele mai vechi dovezi de scriere fonetică sunt: sumeriană, apă­
rută în jurul anului 3300 a.Chr., egipteană din 3100 a.Chr., cea utilizată de locuitorii
din Valea Indului, aproximativ din 2500 a.Chr., cele din Creta, aproximativ din 1900
a.Chr., cele din China, aproximativ din 1200 a.Chr,, cele din America Centrală, aproxi­
mativ din 600 a.Chr.
Noţiunea de scris şi practicarea scrisului s-au răspândit dc la o cultură la alta, nu
şi simbolurile propriu-zise ale unei scrieri. Şi totuşi, unele civilizaţii au preluat de ia
altele ceea ce exista deja încât, în prezent, pot fi dovedite iară dubii unele împrumuturi
de scriere: grecii de la fenicieni, romanii de la etrusci, japonezii de la chinezi, turcii
care au preluat alfabetul latin (în anul 1928).
în lume există mai multe tipuri de alfabete (totalitatea literelor, dispuse într-o
anumită ordine, care servesc la notarea fonemelor unei limbi) create din Antichitate şî
până în prezent de diferite popoare: sumerian, egiptean, chinez, grecesc (24 de litere), latin
(26 de litere), ebraic, arab, deva-nagari, runic, chirilic, gotic ptc. Dintre toate, scrierea
latină este în prezent una dintre cele mai răspândite scrieri fonetice, urmată de servirea
arabă şi de cea chineză.
Cele mai vechi dovezi de scriere în spaţiul românesc sunt cele 3 tăbliţe ceramice
antice descoperite la Tărtăria, judeţul Alba, una conţinând scriere piclografică şi două
înscrise cu ideograme, cu o scriere asemănătoare scrierii cuneiforme asiatice. Tăbliţele
au fost evaluate de specialiştii străini ca fiind concepute în epoca neolitici (5500-4000
95
a.Chr.) şi sunt considerate cele mai vechi artifacte purtătoare de scris din lume.
Urmează scrieri în limbile greacă şi latină, realizate pe piatră, ceramică, tăbliţe cerate,
în metal s.a. descoperite, prin săpături arheologice.
Primele însemnări cu alfabet chirilic (44 de semne grafice dintre care 27 au şi
valoare numerică) realizate în spaţiul românesc se află la complexul monastic de la
Basarabi-Murfatlar despre care specialiştii au dedus că ar fi fost făcute în secolul al IX-lea
d.Chr. începând cu acest secol alfabetul chirilic şi limba slavă au înlocuit alfabetul latin
şi limba română în cancelaria voievodală, în instituţiile de cult (biserici şi mănăstiri),
precum şi în principalele instituţii politico-administrative ale statului.
Pătrunderea limbii şi grafiei slavone a fost rezultatul acţiunilor de contracarare a
propagandei catolice desfăşurată în spaţiul carpato-dunărean de Biserica cu centrul la
Roma. Ambele s-au consolidat în zona Dunării, mai ales după anul 869, când papali­
tatea a recunoscut limba slavă ca limbă de cult pentru creştinii de rit răsăritean/bi-
zantin.

F u n c ţ iil e s c r is u l u i d i n a n t ic h it a t e şi p â n ă în
PREZENT

Scrisul şi ştiinţa de carte au fost şi sunt privite, în general, ca forţe ale binelui.
Un om care stăpâneşte aceste lucruri are mai multe perspective de cunoaştere şi împli­
nire în viaţă faţă de un neştiutor de scris-citit/carte. Scrierea a apărut în Antichitate ca
urmare a unor necesităţi, a avut şi încă are unele funcţii:
Z pentru a comunica la distanţă, în timp şi spaţiu;
Z pentru a educa asigurând uşurinţă în asimilarea de cunoştinţe, modelarea
conştiinţei, dezvoltarea afectivităţii, inteligenţei şi raţiunii umane;
Z pentru a cultiva şi transmite cunoştinţe, mentalităţi s.a., contribuind la defi­
nirea şi sudarea comunităţilor umane;
Z utilizată în scopuri propagandistice, pentru expunerea unor opinii;
Z pentru a sprijini şi consolida puterea politică;
Z pentru a administra comunităţi umane şi spaţii geografice;
Z pentru a asigura nemurire, prin înregistrarea acţiunilor conducătorilor;
Z cu scop de divinaţie, sacru, în Antichitate scrierea era considerată magică;
Z pentru a realiza preziceri de viitor (soartă);
Z pentru activităţi cotidiene: identificare de persoane, de proprietăţi, evidenţe
contabile, schimburi de bunuri, comunicări la distanţă etc.;

96
K scrierea este o modalitate de stimulare mentală a reţelelor neuronale care
activează o parte a creierului uman: când scrii, citeşti, gândeşti la ce ai sens
şi înţelegi.
Codul de legi înscris în piatră la porunca regelui babilonian Hammurapi (redactat
în jurul anului 1760 a.Chr.) lasă să se înţeleagă că, încă din Antichitate era mai puţin
importantă puterea cuvântului spus faţă de puterea celui scris.
Regele persan Darius I (522-486 a.Chr.) şi-a înscris concepţia privind păstrarea
înscrisurilor intr-o inscripţie epigrafică realizată la Behistun (Kurdistan), în nord-vestul.
Iranului de astăzi. Printre alte informaţii, regele formula o poruncă către supuşii săi
cărora le impunea „nu şterge şi nu distruge nimic... păstrează-le până când timpul nu
va mai exista pentru tine”. Carta oraşului capitală Persepolis, plasată la temelia acestuia
de acelaşi rege, a fost scrisă pe material preţios (aur) şi totodată rezistent, cu scopul de
a asigura durabilitatea în timp a celor înscrise şi faima autorului.
In prezent, toate organizaţiile şi persoanele fizice creează acte şi documente
scrise întrucât:
- reprezintă instrumente de comunicare între oameni, compartimente de instituţii,
instituţii, comunităţi umane;
- oferă posibilitatea consemnării scriptice a activităţilor umane din toate domeniile
de activitate;
- asigură cunoaşterea fenomenelor şi proceselor economice, financiare, juridice,
administrative, militare, religioase, culturale dintr-o instituţie, comunitate,
regiune, stat;
- asigură măsurarea lucrurilor şi angajamentelor evaluabile în bani şi consti­
tuie un element sigur pentru înregistrări contabile;
- asigură compararea caracteristicilor componentelor societăţii, în timp şi spaţiu;
- asigură oportunităţi de analiză şi control pentru toate activităţile umane;
- reprezintă un mod de exprimare a inteligenţei, sensibilităţii şi voinţei umane;
- asigură o bogată sursă de documentare, păstrată în fonduri şi colecţii affti-
vistice, care redă stadiile evoluţiei raporturilor umane din toate domeniile de
activitate.
Putem concluziona că actele scrise asigură consemnarea de fapte, justificarea de
acţiuni, verificarea şi controlul tuturor activităţilor umane, transmiterea de informaţii,
mijloace de probă şi de arhivare istorică.

97
P r i n c i p a l e l e t i p u r i d e s c r ie r e / t e h n i c a s c r i s u l u i

De-a lungul timpului oamenii au folosit diferite tipuri de scriere aflate în strânsă
legătură cu nivelul cunoştinţelor şi al tehnicii utilizate. Procesul de scriere se referă la
aspecte privind concepţia şi proiectarea elementelor grafice/1 iterele individuale, la ima­
gini, linii, suprafeţe, interspaţii, margini, punerea în pagină a textului. Cele mai cunos­
cute sisteme de scriere sunt: scrisul manuscris, cel tipărit şi cel electronic.

1. s c r i s u l m a n u s c r i s
Scrisul manuscris sau manual reprezintă cea mai veche modalitate de producere
a textelor până la inventarea tiparului. Scrierea manuală (origine latină, din mamis-mână
şi scriptus-scris) a fost şi este însă înceată, condiţionată de suportul grafic şi de instru­
mentul cu care se scrie. Cu acest tip de scriere se pot înscrie manual şi citeţ aproximativ
25 de cuvinte pe minut (comparativ cu vorbirea prin care se pot comunica aproximativ
200 de cuvinte pe minut).
In Evul Mediu numele atribuit cărţilor a fost cel de manuscrise. „Manuscris”
înseamnă orice text scris de mână, deosebit de ceea ce este scris cu mijloace tehnice
(tipar, imprimantă). în prezent, termenul de manuscris are şi înţelesul de prima formă a lu­
crării unui autor, pregătită pentru a fi publicată. Manuscris este socotit şi orice act/do-
cument scris de mână sau dactilografiat/imprimat, dar nepublicat.
Textele manuscrise s-au transmis până astăzi sub diferite forme. Există astfel o
formă exterioară, dată de suportul grafic pe care se scrie textul (fila, ruloul, fascicula,
codicele) şi o formă internă redată de felul în care este realizat textul (chenarul în care
este dispus textul manuscris, modalitatea de redare a titlurilor, iniţialelor, miniaturilor
şi ornamentaţiilor care împodobesc textul).
Forma exterioară. Fila este unitatea de bază a oricărui manuscris şi are două
feţe/pagini pe care se poate scrie: prima numită recto, iar a doua verso/dorso. Foile
scrise pe ambele feţe purtau în trecut şi denumirea de episthographi-scnsQ şi dindărăt.
Ruloul se realiza prin lipirea mai multor file, una la capătul celeilalte, şi permitea scrierea
unui text mai lung. Scrierea, lectura, transportul la destinaţie şi mai ales păstrarea lui
în timp erau şi sunt încă mai dificile.
Fascicula rezultă din împăturirea unei file în două, iar codicele este format din
mai multe fascicule cusute între ele, numite şi caiete. Mai multe caiete scrise alcătuiau
un libericodex-carte. Pergamentul a permis constituirea manuscriselor sub formă de
file legate/broşate. Până în secolul al XH-lea, pentru a indica continuitatea textului
dintr-un codex se numerotau doar caietele prin sigmimlsignatura-Wtext minuscule sau
majuscule, cifre romane sau arabe înscrise pe marginea inferioară a textului. Scrise în
98
partea dreapta a textului, jos, acestea erau aceleaşi cu care se începea textul pe pagina
următoare. în secolul al XlII-lea a început să fie folosită numerotarea foilor (foiiatio).
iar din secolul al XV-lea, şi numerotarea paginilor.
Odată realizate, codexurile erau legate cu coperţi protectoare pentru blocul de
file. Legătura putea fi una simplă, din hârtie, pergament sau piele, precum şi mai rezis­
tentă realizată cu coperţi din lemn îmbrăcate în piele, plăci de fildeş, argint aurit, aur
sau alte metale, ornamentate după arta orfevrăriei, împodobite cu diferite ilustraţii, baso­
reliefuri, pietre semipreţioase etc. Legăturile pot fi contemporane cu codicele/textu!
scris sau ulterioare acestora.
Forma internă. Textul propriu-zis se înscria într-un spaţiu delimitat de un cadru
lăsat nescris care mărginea cele patru laturi ale suportului grafic/dispunerea în pagină.
De obicei, textul era redat pe o coloană, dar există manuscrise care au textul aşezat în
pagină pe două coloane. Se respectau anumite reguli la titluri, literele iniţiale, înche­
ierea aliniatelor, paragrafelor şi a capitolelor. împodobirea manuscriselor cu desene,
miniaturi, în chenare dar şi la începutul paragrafelor, capitolelor etc., fac din acestea
adevărate opere de artă cu valoare istorică şi cultural-artistică, deopotrivă.
în evoluţia scrierii latine şi chirilice există etape succesive/trăsături generale ale
scrierii, denumite după forma literelor şi rapiditatea scrierii cuvintelor:
• scrierea capitală se caracterizează prin literele singulare de dimensiuni mari,
înscrise într-un spaţiu pătrat cu trăsături liniare colţuroase, trasate orizontal,
vertical sau oblic. Nu cuprinde litere suprascrise şi nici semne de punctuaţie.
Este o scriere „tocată” întrucât instrumentul de scris părăseşte suportul la fie­
care duet grafic, determinând şi o realizare greoaie, înceată/lentă. A fost utili­
zată pentru conceperea textelor solemne, la scrierea titlurilor, primelor rânduri
din capitolele codicelor şi pentru literele iniţiale. Scrierea capitală este întâlnită
în inscripţii, diplome militare, manuscrise solemne.
• scrierea uncială, cu forme rotunjite (ca ale unei unghii) s-a format prin rotun­
jirea formei literelor capitale. Este „tocată”, caligrafică şi mai cursivă decât cea
capitală. S-a întrebuinţat pentru conceperea de manuscrise şi acte solemne.
• scrierea semiuncială, cu litere minuscule, rotunjite, curbe, încă scrise „tocat”,
dar îngrijit şi armonios. Apar unele litere puţin depasante (care depăşesc rân­
dul în sus sau în jos), litere suprascrise şi legături între acestea/ligaturi. Utili­
zează multe semne de punctuaţie şi diacritice (iară reguli clare), se realizează
mai rapid decât cea uncială, dar scrierea capătă un aspect încărcat, mai ornat.
A fost utilizată mai ales la copierea de manuscrise.
• scrierea cursivă se caracterizează prin litere simplificate trasate rapid (majuscule
sau minuscule), depasante, înclinate spre dreapta sau stânga, cu ligaturi între
99
litere, prescurtări, senine diacritice şi de punctuaţie. Aspectul ei apare mai
puţin îngrijit, îşi pierde din simetrie şi claritate. A fost folosită pentru con­
ceperea actelor necesare desfăşurării activităţilor curente, culturale şi unor
nevoi personale: scrisori, chitanţe, contracte, însemnări etc.
• scrierea umanistă este o minusculă rotundă, caligrafică şi elegantă, uneori
împodobită cu miniaturi artistice remarcabile. A fost folosită şi pentru reali­
zarea textelor tipărite.
• scrierea românească de tranziţie este un amestec de slove chirilice cu litere
latine redate într-o cursivă modernă, cu scris rapid şi mai puţin ordonat.
Scrierea de tranziţie a fost utilizată în spaţiul extracarpatic la mijlocul seco­
lului al XlX-lea.
• scrierea modernă are un caracter relativ unitar, poate fi citită uşor şi este
asemănătoare celei din zilele noastre.
în prezent, se utilizează scrierea cursivă liberă cu litere scrise dezinvolt, rapid,
dar uneori greu de descifrat datorită trăsăturilor individuale ale celui care le scrie, mai
citeţe sau mai puţin citeţe.
Scrisul de mână conţine o parte din personalitatea umană, fiecare om având un
scris deosebit, ceea ce determină inexistenţa a două scrieri identice. Cauza diversităţii
scrisurilor este dată de trăsăturile caracteristice fiecărei persoane, de educaţie, vârstă,
sex. Copiii au scrisul neformat, mare, greoi, cu linii şerpuitoare, lipsit de semne de cultură.
Adolescenţii au scrisul exuberant, inegal, cu forme pretenţioase, cu împodobiri de litere,
cu apăsări fusiforme. Adulţii au scrisul cu originalitate, depărtat de modelele caligra­
fice, cu forme regulate, energice, cu semne de cultură. Bătrânii după 50 de ani au un
scris care indică semne de oboseală, care cuprinde linii între litere, este băţos, sacadat,
mai vertical, mai mic şi mai tocat. Femeile au un scris puţin energic, de regulă înclinat
spre dreapta, mai mic şi cu numeroase semne, comparativ cu scrisul bărbaţilor care
este energic şi în general mare.
Scrisul de mână evidenţiază inteligenţa, sensibilitatea şi voinţa celui care-1 pro­
duce. Scrisul manual te ajută să înveţi uşor, să scrii mai bine, îmbunătăţeşte concen­
traţia, creativitatea, atenţia şi menţine inteligenţa, întrucât sunt folosite mai multe zone
ale creierului pentru memorie şi coordonare a mişcărilor.
Scrisurile autografe/manuscrise pot fi analizate şi diferenţiate după următoarele
criterii generale:
X dimensiune, înălţimea şi lăţimea semnelor grafice, precum şi raportul dintre
literele depasante şi cele nedepasante (mare, mărunt, supraînălţat, ghemuit,
ascuţit, rotunjit, risipit, condensat, sobru);

100
S direc(ie, orientarea mişcărilor de execuţie a trăsăturilor grafice (înclinat, ver­
tical, variabil, săltăreţ, şerpuitor, aliniat, rigid, coborâtor, suitor, regres iv/sinis-
trogir, progresiv/dextrogir);
d factură, poziţionarea literelor unele faţă de altele (vulgar/cormm, imperso-
nal/caligrafic, elegant, rotunjit, amorf, precis, simplificat, artificial, simplu);
■/ presiune, lăţimea trăsăturilor şi urmele de adâncime lăsate în hârtie (apăsat,
neapăsat/eterat, fusiform, cilindric, molâu, energic/ferm, estompat, reliefat,
îmbâcsit, limpede);
•f iu(eală sau viteza scrisului, ritmul sau tempoul de scriere (precipitai/pripit,
potolit, sacadat, cadenţat, degajat, tărăgănat, accelerat, aruncat, stăpânit,
şovăitor/tremurat: bătrâni, bolnavi, lipsiţi de cultură, falsificatori);
S continuitate, gradul de scriere neîntreruptă, de legare a trăsăturilor care alcă­
tuiesc semnele grafice (tocat/discontinuu, înlănţuit, închis, deschis, retuşat,
monoton, nuanţat, disparat, omogen);
v" orânduire sau aşa-zisele caracteristici tipografice (neîngrijit, îngrijit, ilizi-
bil/enigmatic, citeţ/lizibil, dezordonat, ordonat, confuz, clar, dizgraţios, armo­
nios).
Importante în analizarea arhivistică a scrisului unui text manuscris sunt conţi­
nutul, ortografia, regionalismele, aliniatele, spaţierea, marginile, modul de executare a
semnelor de punctuaţie şi a celor matematice, accentele, semnele diacritice, finalele,
felul cum este scrisă data, abrevierea unor cuvinte, iscălitura/paraful/semnătuirt.
Scrierea stenografiată. Scrierea manuscrisâ poate fi efectuată rapid atunci când
se folosesc prescurtări/semne convenţionale. Utilizând tehnica scrierii cu ajutata! pres­
curtărilor se pot redacta în scris toate cuvintele rostite de o persoană sau mai multe.
Scrierea stenografiată a fost utilizată încă din Antichitate, binecunoscute fiind aşa nu­
mitele „semne tironiene”' inventate de Marcus Tullus Tirone, sclavul care a reuşit să
noteze unele din discursurile marelui filozof orator Marcus Cicero (106-43 a.Chr.).
In România prima lucrare de stenografie a apărut în anul 1861, iar primii steno­
grafi au activat în Parlamentul României moderne. Practicarea stenografiei s-a extins
în instituţiile aparatului de justiţie, în administraţia publică centrală, presă etc. înce­
pând cu anul 1908 a fost folosit un sistem stenografie cu 24 de semne grafice, creat de
către Henri Stahl şi perfecţionat de Aurel Boia, care permite şi în prezent o scriere
rapidă prin constrângerea cuvintelor şi a expresiilor.

101
Reînvierea/reapariţia scrisului
Reînvierea/înviorarea scrisului a fost utilizată în secolul XX asupra actelor
ilizibile de pe care se citea greu textul. Reînvierea scrisului practicată în trecut nu este
falsificare. Pentru reînvierea scrisului s-au utilizat următoarele metode:
- procedeul fotografic;
- utilizarea razelor ultraviolete;
- metoda comburaţiunii care constă în trecerea fierului de călcat încălzit peste
documentul şters. Rezultă uneori, în funcţie de cerneala utilizată, apariţia
textului colorat în culoarea maroniu deschis.
- tratamente chimice, prin utilizarea unor reactivi, ca acidul galic, tanin, sul-
fură galbenă de amoniu, care se aplică pe linia de scriere a textului.

2. SCRISUL TEHNICIZAT
Din dorinţa de a transmite rapid informaţiile, oamenii au căutat procedee de
scriere rapidă adaptând în acest scop descoperirile tehnice care i-au asigurat uşurinţă
în scriere. Tehnicizarea scrisului a creat avantajul unei consemnări rapide, integrale şi în
mai multe exemplare. Comparativ cu scrisul manuscris, acesta necesită un cost ridicat
în producere (pentru tehnica de înregistrare şi de redare a textului). Există mai multe
tipuri de scriere tehnicizată cu denumiri luate de la tehnica utilizată.
• scrisul tipărit constă în aranjarea literelor pe suportul grafic cu ajutorul unor
instrumente tipografice.
Apariţia tiparului este strâns legată de producţia hârtiei, material mult mai indicat
pentru imprimare, precum şi a cernelei tipografice (formula cea mai bună a fost obţi­
nută de către chinezi din apă, negru de fum, clei, răşini şi substanţe aromatice). Scrisul
tipărit a apărut în evoluţia umanităţii atunci când s-a simţit nevoia realizării unui scris
mai eficient, cu posibilităţi de reproducere rapidă şi de difuzare largă a unor exemplare
fidele originalului.
Invenţia tiparului a fost o contribuţie colectivă a multor cercetători care şi-au adus
aportul personal la realizare. în spaţiul chinez tehnica de imprimare a fost preluată din
practica imprimării ţesăturilor din mătase cu modele estetice gravate în lemn. într-o primă
etapă chinezii imprimau pe hârtie cu ajutorul cernelei texte gravate pe o stelă de piatră,
iar din secolul al Vl-lea cu peceţi din argilă arsă/teracotă. în etapa a treia textele de
reprodus erau gravate rând cu rând pe plăci de lemn.
Placa de lemn pe care se grava era de mărimea textului dar nu avea durabilitate în
utilizare. Cel mai vechi text imprimat prin această tehnică (numită xilografie) datează
din anul 868 (autor Wang Zhen). în secolul al Xl-lea au apărut caractere grafice mobile
(primul sistem de tipărire cu litere mobile inventat între 1041 şi 1049 de Bi Sheng),
102
r"

confecţionate la început din lemn şi mai apoi din argilă arsă/potţelan. Primele caractere
grafice mobile realizate din metal au fost folosite în Coreea în secolul ai XliLlea.
în Europa au fost utilizate pentru prima oară excizii de litere în lemn pentru
imprimarea literelor iniţiale ornate, în textele religioase produse la scriptoriul mănăstirii
benedictine din Engelberg, Elveţia, în anul 1147. în anul 1289, la Ravenna, Italia, cran
folosite litere în relief săpate în plăci de lemn. Imprimarea unor desene cu scene reli ­
gioase şi a unor texte scurte realizate cu litere: sculptate în relief pe o placă din lemn
(xilografîe) s-a răspândit în toată Europa în secolul al XlV-lea şi a continuat până către
sfârşitul secolului al XV-lea. Cele mai multe cărţi realizate prin această tehnică erau
de natură religioasă, se imprimau pe pergament şi satisfăceau cerinţele de cunoaştere
religioasă a creştinilor din centrele urbane europene. Prin această tehnică au fost reali­
zate Biblii şi calendare religioase. Durabilitatea scăzută a matriţelor produse din lemn
a determinat găsirea unor materiale rezistente.
Prima carte tipărită în Europa a fost realizată de Johann Gensfleisch zur Laden zum
Gutenberg care a imprimat în anul 1455, la Mainz, Germania, o Biblie scrisă în limba
latină (alcătuită din volume, 1.282 de pagini cu 42 de rânduri pe pagină, trasă în 300 de
exemplare pe suport din pergament şi din hârtie). Astăzi mai există 22 de exemplare
originale tipărite pe hârtie şi 7 exemplare pe pergament. Meritul lui Gutenberg în evo­
luţia tipografiei este şi mai mare întrucât a conceput matriţe sub forma cuvintelor şi a
semnelor de punctuaţie mai utilizate şi a creat o cerneală tipografică viabilă (avea în
compoziţie ca elemente de bază funinginea şi uleiul din in).
Tehnica tipografică a revoluţionat scrierea şi s-a răspândit în toată lumea. Ea a
oferit omenirii posibilitatea de a reproduce texte şi imagini la nesfârşit. La doar doi am
de la tipărirea primei cărţi, în 1457, a fost tipărită prima carte care conţine o emblemă
tipografică. Prezenţa^ tiparului a fost semnalată în anii următori la Paris (1470), Milano
(1471), Londra (1480) şi în alte oraşe europene. Literele confecţionate pentru cartea tipă­
rită imitau la începuturi literele manuscrise, iar cartea imprimată în Europa cu astfel de
litere, până la anul 1500, poartă numele de incunabul.
Până la apariţia tiparului, pentru scrierea manuală a unei cărţi (Biblia) o persoană
avea nevoie de aproape 5 ani. După introducerea tiparului, o persoană putea scriemn
număr de 180 de cărţi în intervalul de 5 ani. Până la sfârşitul secolului al XV-lea, în Europa
au fost tipărite între 30 şi 35.000 de ediţii diferite. De la 1500 şi până în prezent au fost
tipărite şi au intrat în circuitul public mai bine de nouă milioane de cărţi. Şi în zilele
noastre, încă, Biblia (Cartea Cărţilor) este cea mai tipărită şi mai comercializată carte.
Realizarea mecanică a scrisului a creat condiţii pentru o producţie sporită a căr­
ţilor şi totodată a asigurat răspândirea în masă a acestora. Producţia mecanică a cărţii a
contribuit la promovarea şi vehicularea pe scară largă a informaţiilor deschizând calea.

103
progresului în toate domeniile. Tiparul a avut o funcţie esenţială în difuzarea scrierilor
clasice, în dezvoltarea limbilor europene, a sistemelor educaţionale, dezvoltarea litera­
turilor şi a culturilor naţionale.
In Ţările Române tiparul a ajuns la începutul secolului al XVl-lea fiind adus de
ieromonahul Macarie. Acesta a tipărit cărţi de cult bisericesc, scrise în limba slavă cu
caractere chirilice şi împodobite cu frumoase ornamentaţii, în scriptoriul de la Mănăstirea
Dealu, lângă Târgovişte. Macarie a imprimat Liturghierul ce cuprinde rânduiala Litur­
ghiei (1508), Octoihul (1510) şi un Tetraevangheliar (1512). Tetraevangheliaral cuprinde
cele patru Evanghelii, este alcătuit din 37 de caiete din hârtie totalizând 290 de file, fără
numerotaţie sau paginaţie. Textul este realizat în culorile negru şi roşu, conţine frontispicii,
dintre care unul redă stema mică a Ţării Româneşti (un corb încoronat cu o cruce în
cioc). După moda occidentală, Macarie a imprimat şi un exemplar luxos al acestei cărţi
realizat pe suport de pergament.
In spaţiul românesc cele dintâi cărţi tipărite cu caractere latine au fost realizate
la Sibiu între anii 1529 şi 1530: o Gramatică latină a dascălului Thomas Gemmarius şi
o primă carte medicală, Tratat despre ciumă, scrisă de medicul Sebastian Pauschner.
Primele cărţi tipărite în limba română sunt: Catehismul luteran (1544) şi Tetraevangheliar
slavo-romăn (1551-1553), ambele atribuite lui Filip Moldoveanul.
• scrisul dactilografiat a fost posibil mai târziu faţă de scrisul tipărit şi a per­
mis realizarea scrierii individuale într-un ritm mult mai rapid. Rapiditatea era
completată cu posibilitatea de a întocmi un număr de copii identice (aproxi­
mativ 3-5 copii). Acest tip de scriere a fost realizabil după inventarea maşinii
de scris!dactilografiat (cu ajutorul degetelor daktylos-deget). A scrie cu ajutorul
maşinii de scris poate fi redat şi prin expresiile: a dactilografa, a bate la maşină.
Spre deosebire de scrisul tipografic, care este impersonal, scrisul dactilografiat
conţine indicii oferite de către maşina de scris şi de persoana care dactilografiază.
• scrierea Braille este reprezentată prin puncte în relief grupate pe două linii
verticale realizate pe hârtie şi pennite citirea cu ajutorul degetelor. Prin 63 de
combinaţii se redau alfabetul, cifrele, notele muzicale, semnele ortografice şi
de punctuaţie. în prezent, există două sisteme care utilizează limbajul Braille:
unul care redă textul literă cu literă şi unul care combină literele şi înlocuieşte
unele cuvinte uzuale cu litere.
• Cunoscută şi utilizată a fost şi scrierea Morse, posibilă prin utilizarea Codului
lui Samuel Finley Morse, conceput în anul 1837. Această scriere este formată
din linii şi puncte care, prin combinaţii stabilite, constituie litere şi cifre prin
care se transmit informaţii.

104
• scrisul electronic îmbină manipularea dactilografică cu tehnica electronică
şi este posibil prin intermediul computeruhii/calculatorului care este în pre­
zent cel mai performant mecanism de scriere.
A scrie cu ajutorul computerului poate fi definit şi cu termenii,a tasta, a digitizssfcii-
gitaliza un text. înscrisul în formă electronică reprezintă 6 colecţie de date în formă
electronică între care există relaţii logice şi funcţionale şi care redau litere, cifre sili orice
alte caractere cu semnificaţie inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui
program informatic sau al altui procedeu similar. Computerul a revoluţionat modul de
producere a textelor scrise şi mai ales capacitatea de a le distribui. Computerul pe care
este instalat un soft de editare de text este mai bun decât o maşină de scris întrucât oferă
posibilitatea de a modifica textul în timp real, pe măsură ce acesta este redactat.
In prezent, computerul electronic permite: funcţii de editare (scriere, ştergere,
re-aranjare a unui text), funcţii de căutare a informaţiilor, funcţii de grafică, funcţii de
calculator aritmetic şi calcul tabelar, ceas de buzunar, agendă calendaristică, înregistrare
şi transmitere a informaţiilor la distanţă, accesarea Internetului, recepţionarca şi trans­
miterea de e-mail-uri, înregistrări video, editarea documentelor de tip text, receptarea
şi transmisia de unde radio, jocuri electronice.
Scrierea cu ajutorul tehnicii electronice are numeroase avantaje fa ţ| de cea
manuscrisă, tipărită şi dactilografică:
- nu necesită hârtie pentru păstrarea textului!
- asigură circulaţia, regăsirea şi arhivarea rapidă şi integrală a informaţiilor;
- permite efectuarea transferului informaţiei pe suport de hârtie cu ajutorul im­
primantei, cu posibilitatea de a produce copii identice nelimitate şi nealterate
(scriere imprimată);
- permite transferul informaţiilor de pe suport papetar în computer cu ajutorul
unui scaner şi a unui software de recunoaştere;
- .asigură producerea de copii pe suport magnetic (dischete, memocareturi flash)
sau optic (CD, DVD-ROM);
- realizează publicarea informaţiilor pe Internet, ceea ce echivalează cu distri­
buirea rapidă la scară mondială;
- arhivarea informaţiilor necesită spaţiu fizic de depozitare minim.
Computerul a devenit instrument cu care se produc acte şi documente, iar legis­
laţia românească atestă valabilitatea juridică a acestora. Documentul electronic trebuie
să ateste în cuprinsul său acte şi fapte juridice, iar redarea lor trebuie făcută într-o formă
inteligibilă. Importante sunt condiţiile de validitate ale documentului electronic: auten­
tificare, semnătură, dată, competenţa emitentului.

105
Managementul electronic al documentelor presupune existenţa unei aplicaţii
informatice care permite circulaţia (pentru informări, aprobări, sau modificări), arhivarea
şi regăsirea documentelor aflate în orice format electronic (inclusiv documentele cla­
sice convertite în format electronic) şi facilităţi de conectare la alte sisteme informa­
tice sau dispozitive electronice. Comunicarea prin Internet şi Intranet oferă posibilităţi
multiple de informare, comunicare, transmitere şi primire de acte şi documente între
organizaţii, niveluri sau subgrupuri organizaţionale, indivizi/persoane fizice.
Principalul dezavantaj al scrierii electronice este dat de faptul că informaţiile sunt
realizate, captate şi arhivate cu ajutorul unor mijloace tehnice costisitoare, în proces de
preschimbare progresivă continuă, şi pot fi accesate/citite tot doar cu ajutorul tehnicii.
Un alt dezavantaj al scrierii electronice faţă de cea tipărită este dat de rapiditatea cu
care se pot citi informaţiile pe afişajul computerului. Aceasta este redusă la aproxi­
mativ 75% faţă de rapiditatea cu care se citeşte o pagină tipărită.
Pentru realizarea şi transmiterea de informaţii au mai fost utilizate şi alte tehnici
de înregistrare şi redare:
• tehnici fotografice, pentru captarea informaţiilor sub formă de imagini, clasi­
ficate în două grupe: imagini statice (fotografia, clişeul, microfilmul, microfişa,
microprintul) şi imagini în mişcare (filmul cinematografic, banda audio-vi-
zuală);
• tehnici electrostatice, realizate cu ajutorul xeroxului. Dezavantaje: hârtia şi
cernelurile sunt supuse la lumină puternică şi la temperaturi de până la 230° C;
• tehnici fonografice care permit înregistrări pe discuri fonografice din ceară,
hârtie, metal;
• tehnici mecanografice care permit înregistrări seismiologice;
• tehnici electromagnetice care permit imprimări pe benzi magnetice, benzi
sonore, video-sonore, discuri.

P r o g r e s e t e h n ic e î n s c r ie r e a şi t r a n s m it e r e a d e
INFORMAŢII

Progresul scrierii (rapiditatea efectuării, durabilitatea, cantitatea informaţiei, răs­


pândirea şi transmiterea acesteia) a fost în strânsă legătură cu unele invenţii realizate
de oameni de-a lungul timpului. Dintre acestea cele mai importante sunt, în ordine cro­
nologică, următoarele:
• sec. II a.Chr. producerea hârtiei şi a cernelei de către chinezi;
106
• sec. Vi d.Chr. inventarea tiparului de către chinezi1;
• sec. XV producerea în Europa a tiparului c'u caractere mobilei
• sec. XVI apare înregistrarea prin desen tehnic;
• 1867 este inventată maşina de scris;
• sec. XIX-XX sunt inventate telegraful, fotografia, pelicula cinematografică
şi înregistrarea magnetică;
• 1940 sunt inventate în SUA calculatoarele electronice;
• 1980 sunt inventate procesoarele de text şi scrisul electronic;
• în anul 1998 este introdusă reţeaua globală WORLD WIDE WEB (ivu’vr), care
revoluţionează stocarea şi transmiterea informaţiei la distanţi.

S u p o r t u r il e g r a f ic e

Denumit şi material pe care se scrie, mediu suport, purtător de informaţie, mediu


de înregistrare, materie subiacentă, suporturile grafice utilizate de oameni au fost
foarte diversificaţi. Suporturile grafice au un rol însemnat în evoluţia scrisului întrucât
natura şi calitatea acestora determină şi schimbă caracterul şi caracteristicile scrisului.
După greutatea cu care se realizează pe ei scrierea, suporturile grafice sunt împărţite în:
• suporturi grafice friabile eu duritate medie, care pot 11 distruse cu uşurinţă;
- scoarţa şi miezul/lemnul arborilor;
- argila preparată sub formă de pastă consistentă şi utilizată în stare umedă;
- tencuiala din calciu/ipsos sau lut moale prin excizie, incizie sau grafitti;,
- ceara de albine, utilizată pentru tăbliţele de lemn, discuri pentru fonograf;
• suporturi grafice dure, care pot fi distruse greu:
- argila arsă sub formă de ceramică şi cărămidă pe care s-a inscripţionat
sau scris cu diverse culori;
- piatra de diferite durităţi pe care s-a cioplit cu dalta;
- metalul, prin turnare sau gravare, întrebuinţat din Antichitate până în zilele
noastre (cu predilecţie bronzul, plumbul, arama, fierul, aurul, argintul, dife­
rite aliaje);
- sideful de pe cochiliile diferitelor scoici;
- carapace de broaşte ţestoase;
- sticla;
- oase, fildeşul.
Deoarece sunt dovezi ale culturii umane, mărturiile documentare alcătuite pe ma­
teriale dure şi mai puţin dure fac obiectul activităţii muzeelor.
• suporturi grafice friabile, care pot fi distrase foarte uşor. Acestea fac obiectul
muncii în arhive/Arhive:
- frunzele unor arbori (palmierul);
- papirusul preparat, pe care s-a scris doar pe una din feţe;
- pielea prelucrată de animale (pergamentul) pe care s-a scris pe ambele
feţe;
- ţesături (pânza de in, cânepă, mătase) pe care s-a scris, cusut sau brodat;
- hârtia, suportul grafic cu cea mai largă utilizare până în prezent, pentru
scriere pe ambele feţe, grafică artistică, fotografii s.a.;
- banda şi discul magnetic pentru înregistrări de gramofon, fonograf s.a.;
- plasticul impregnat cu substanţe chimice (clişeul, filmul cinematografic);
- suporturi electronice/informatice (dischete, discuri optice, DVD-uri).

C E L E M A I ÎN T R E B U IN Ţ A TE S U P O R T U R I G R A F IC E

în istoria omenirii au fost întrebuinţate pentru întocmirea, transmiterea şi păs­


trarea informaţiilor sub formă scrisă mai multe tipuri de suporturi grafice dintre care
cele mai reprezentative sunt:

1. TĂBLIŢELE
Au de regulă forma unor plăci dreptunghiulare, pe care s-a scris pe una dintre
feţe sau pe ambele, şi sunt confecţionate din diferite materiale.

> Tăbliţe din lut/argilă


Pe acestea s-a scris în stare umedă/moale. Au fost folosite pentru prima dată în
Asia Mică din raţiuni administrative şi economice. Cunoscute şi sub numele de tăbliţe
cuneiforme, acestea conţin descrieri ale vieţii şi organizării aparatului administrativ,
activităţi ale regilor, preoţilor, ostaşilor, ştiri despre lupte de cuceriri sau apărări de
teritorii, recomandări medicale, mituri, legende, lucrări literare etc. Nu se cunoaşte
dacă, pentru a le conferi duritate, tăbliţele au fost arse intenţionat sau au ars în incendii
provocate de vicisitudinile istoriei.
> Tăbliţe din lemn
Lemnul a fost utilizat ca suport de scriere din Antichitate şi până în Evul Mediu,
în Anglia au fost descoperite recent peste 5.000 de tăbliţe din lemn (sec. I d.Chr.) pe
care s-a scris cu cerneală în timpul ocupaţiei romane. Renumite la nivel mondial sunt

108
Scripturile Budiste scrise în perioada medievală pe 81.258 de plăci din lemn şi păstrate
în prezent în Templul Haeinsa din Coreea de Sud.
> Tăbliţe cerate
Numite de romani tabula, tabella cerci, acestea erau plăci dreptunghiulare din
lemn şi uneori din fildeş cu o faţă scobită în care se turna un strat de ceară de albine în
cald. Pe suportul de ceară lucie se scrijeleau litere, cifre sau desene-cu un condei ascuţit.
Ele ofereau avantajul rescrierii fiindcă însemnările făcute pe ceară puteau fi şterse prin
nivelare.
Pentru a realiza şi păstra texte lungi se reuneau/legau mai multe tăbliţe prin
intermediul unor inele şi fire metalice sau sfori care erau trecute prin bordurile latu­
rilor. Două tăbliţe constituiau duplices, trei, triplices, mai multe, muliiplices. Pentru a
desemna reunirea de tăbliţe se mai întrebuinţau termeni precum codex., codiciM şi
pugillares. Tăbliţele cerate serveau pentru exerciţii de scriere, socoteli, note, scrisori,
transcrieri de chitanţe, contracte, dispoziţii testamentare s.a. şi au fost folosite frecvent în
Antichitate. La Pompei, oraş acoperit cu cenuşa vulcanului Vezuviu (79 d. Chr.), au fost
descoperite în casa unui presupus cămătar numeroase tăbliţe cerate folosite la socoteli,
chitanţe, scrisori.
în spaţiul românesc au fost găsite 25 de tăbliţe cerate antice (intre anii 1786 şi
1855) în minele de aur de la Roşia Montana, Abrud, judeţul Alba, unele dintre ele doar
fragmente. Sunt tăbliţe triplices din lemn de brad produse în perioada stăpânirii romane
în Dacia (cunoscute sub numele Tăbliţele Cerate Dacice sau Tripticele Transilvane) şi
conţin acte datând din anii 139-167 d.Chr. Tăbliţele sunt redactate în limbile latină
şi greacă cu o scriere cursivă, iar întocmirea lor materială urmează practicile încetă­
ţenite în întreg Imperiul Roman.
Tăbliţele cerate din Evul Mediu (numite panachide) au fost utilizate în spaţiul
românesc ca instrumente didactice în şcolile care activau sub patronajul instituţiilor ecle­
ziastice, până la începutul secolului al XlX-lea. In aceiaşi secol au început.să fie folosite
tăbliţe cu ramă din lemn şi suport de scriere din ardezie (gresie argiloasă sau argilă cu
granule fine). Acestea aveau o parte liniată şi cealaltă cuprindea pătrăţele, iar pe ele se
scria cu un condei de piatră (calcar/cretă). Avantajul acestora consta în uşurinţa cu care
urmele scrierii erau şterse în vederea rescrierii.
y Tăbliţe metalice
Au fost utilizate încă din Antichitate şi pe ele s-au scris cuvinte şi texte prin scri-
jelire, gravare sau baterea cu dalta. Metalele cele mai utilizate au fost: arama, bronzul,
argintul şi aurul. Carta oraşului capitală Persepolis, amplasată la întemeierea capitalei
Persepolis (526 aChr.), a fost scrisă pe trei plăci masive din aur.
Date inedite oferă şi manuscrisele din aramă, descoperite în Israel în anul 1948,
care conţin informaţii despre populaţiile ebraice din secolul I d.Chr.

2. PAPIRUSUL
Numit papyros de greci şi charta papyrus, charta aegyptiaca de romani, acest
suport grafic a fost întrebuinţat mai bine de 3.000 de ani pentru întocmirea de acte, scrieri
literare şi religioase (Antichitate şi primele veacuri ale Evului Mediu). însuşi numele
(papyrus!'pct-en-per, ceea ce-i aparţinea regelui) arată că în Antichitate producţia şi des­
facerea papirusului era sub monopolul regalităţii.
Denumirea papirusului a generat peste vremi numele hârtiei. Din latinescul papyrus
au derivat în plan lingvistic cuvintele papier (gennană şi franceză), papei- (engleză). Cel
mai vechi document scris pe papirus pare a fi unul din anul 2500 a.Chr,, păstrat în pre­
zent la British-Museum, Londra. Săpăturile arheologice scot la iveală în zonele aride
din Africa de Nord mii de texte scrise pe papirus cu o vechime considerabilă.
Papirusul era preparat dintr-o plantă acvatică care creşte şi acum în regiunile
mlăştinoase din Delta Nilului, în Valea Eufratului, Malta şi Sicilia. Planta papirus are
o tulpină (numită biblos, liber) de aproximativ 2 metri, cu o grosime la bază de 10-14 cm.
Plinus cel Bătrân (secolul 1 d.Chr.) ne dă câteva detalii despre prelucrarea papirusului
antic în lucrarea Naturalis Historia: tulpina plantei era curăţată de coajă şi miezul era
împărţit pe lungime în fâşii subţiri de aproximativ 2 cm. Fâşiile se aşezau una lângă alta
longitudinal, apoi se acopereau cu un alt strat asemănător, dar dispus orizontal. în funcţie
de interesul dorit se puteau aşeza şi 3-4 rânduri de iaşii. Reţeaua de fâşii era bătută cu un
mai sau se presa pentru strivirea fibrelor, iar seva acţiona ca un adeziv şi lipea fâşiile.
Erau lăsate mai multe zile sub o greutate, se realiza uscarea şi încleierea fâşiilor sub
forma unei foi rezistente.
Uneori, pentru flexibilitate şi nivelare, foaia de papirus se punea între două bucăţi
de piele şi se bătea cu un ciocan din lemn. Pentru a facilita scrierea, o faţă era răzuită
şi lustruită cu lame metalice sau cochilii de scoici. Lăţimea foii de papirus varia între
13 şi 6 degete (11-24 cm.), iar lungimea era legată de mărimea textului scris. Textele mai
mari erau scrise pe foi lipite între ele formând rulouri/suluri de dimensiuni variabile.
„Hârtia” de papirus avea culoarea deschisă (gălbuie), era subţire, rezistentă şi
potrivită pentru scrisul cu cerneală şi pentru desenat. Pe ea se scria doar pe o faţă, cea
cu fibrele orizontale, cealaltă rămânând mai totdeauna nefinisată. Prin extensiune, denu­
mirea papirus a fost dată actului scris pe materialul obţinut din papirus. Uneori, textul
era şters şi papirusul era pregătit pentru o nouă scriere, rezultând un palimpsest (de la
cuvintele greceşti palis-văxlăm nou şi psao-a curăţa).
După scriere, foile de papirus erau rulate în vederea păstrării. Stratul de fibre dis­
pus orizontal trebuia să fie amplasat spre interior pentru a nu distruge textul. Câteodată
papirusul scris era uns cu ulei de cedru, ceară de albine sau cu diferite clei un pentru: a
căpăta mai multă fineţe, elasticitate şi rezistenţă în timp.
Papirusul a fost întrebuinţat pentru scrierea legilor, contractelor, actelor oficiale,
înscrisurilor religioase, ştiinţifice, precum şi pentru consemnarea textelor lungi, înscrise
pe mai multe foi/file care alcătuiau cărţile. Denumirile biblos .>•/ liber au trecut de la
desemnarea tulpinei de papirus la desemnarea cărţii scrise pe papirus. Cartea purta, în
societatea egipteană aflată sub stăpânire romană, numele de volwncn (volvere-a înfă­
şură). Un volum antic era format dintr-o foaie scrisă înfăşurată în jurul unui cilindru (de
lemn, os, fildeş sau metal). Partea superioară era prinsă de cilindru, iar partea exterioară
a volumului avea ataşată o etichetă pe care sc scria numele volumului şi probabil autorul.
Papirusul a fost utilizat şi în Europa şi în Asia Mică mai întâi de greci, apoi de
romani, bizantini, papalitate, pană în secolul al Xl-lea. La Ravenna, Italia de Nord,
s-au păstrat în condiţii bune papirusuri scrise în secolele V-VI1 d.Chr. Începând cu
secolul al VlI-lea, papirusul a fost înlocuit treptat cu pergamentul ca urmare,a rezis­
tenţei scăzute la clima umedă şi a costului ridicat determinat de embargoul impus de
arabi.
Papirusul a contribuit la răspândirea scris-cititului şi a culturii antice in toată zona
mediteraneană. Oraşul Alexandria era, după Atena şi Roma, un important centru cultural
al Antichităţii. în mediul intelectualilor antici alexandrini se perpetua concepţia potrivit
căreia cunoaşterea însemna putere şi apropiere dc divinitate, în epoca elenistică la
Alexandria funcţiona o bibliotecă regală publică şi un Museion (locul unde de adunau
savanţi şi filozofi pentru deliberări, care adăpostea, la rându-i, o bibliotecă).
Biblioteca din Alexandria cuprindea aproximativ 400.000-700.000 de manuscrise,
întocmite pe papirus şi pergament. Printre manuscrisele bibliotecii se regăseau lucrări
ale marilor gânditori şi înţelepţi ai Antichităţii: Homer, Plafon, Soerate, Aristote! s.a.
Mărturiile istorice scrise indică metodele folosite pentru a înmulţi numărului volumelor
bibliotecii. Constant erau trimişi emisari în toate oraşele mediteraneene cu sarcina de a
copia şi a aduce tot ce nu se găsea în bibliotecă. Practica împrumuturilor neînapşSate şi
cea a confiscării volumelor de pe corăbiile ancorate în port aducea şi ea importante opere
scrise. Pentru a înlesni regăsirea cărţilor în bibliotecă, au fost concepute şi utilizate,
încă din acele vremi, cataloage de bibliotecă (sistem de llşe care ofereau cititorilor
informaţii despre volume: autori, genuri, limba de scriere şi, probabil, şi despre locul
de arhivare).
Arsă în perioada războaielor romano-egiptene din timpul reginei Cleopatra,
biblioteca a fost refăcută ulterior. Biblioteca publică a oraşului, universitatea şi biblio­
tecile private din Alexandria au fost distruse către sfârşitul secolul al IV-lua d.Chr. ca
urmare a luptelor între partizanii diferitelor ideologii religioase. Din bibliotecile Alexandriei
antice au ajuns până în prezent aproximativ 1% din volume scrise. Ele sunt păstrate în
muzee şi biblioteci din Londra, Paris, Berlin, New York etc. şi constituie valori inesti­
mabile ale culturii universale.
în spaţiul românesc a fost descoperit la Mangalia în anul 1959 un papirus pro­
dus în sec. al IV-Iea a.Chr. şi scris în limba greacă antică. în acest moment acesta este
cel mai vechi papirus păstrat în spaţiul european.

3. PERGAMENTUL
Originea acestuia nu se cunoaşte în mod precis, dar prefacerea pieii în materia!
grafic a constituit un mare progres pentru scriere şi pentru durabilitatea în timp a tex­
telor scrise pe el. Pliniu cel Bătrân pretindea în lucrările sale că Ptolemeu V. Epiphanes
(205-185 a.Chr.), aflând că regele Eumene al II-lea din Pergam (197-159 a.Chr.) ar fi
întemeiat o bibliotecă în acest oraş, a oprit exportul de papirus din Egipt prin secolul al
11-lea a.Chr, din dorinţa de a păstra întâietatea în lumea intelectuală a Bibliotecii din
Alexandria. Locuitorii din Pergam au găsit un nou material grafic preparând pentru
scris pielea animalelor sacrificate pentru hrană.
Se pare însă că pielea de animale era utilizată pentru scriere în Asia cu mult înainte
şi că pergamfizii au fost doar cei care au preparat-o mult mai bine. Grecii şi romanii
care au adus sistemul de preparare din Pergam au dat acestui suport de scriere numele
membrana, charia pergamena sau pergamemtm. Denumirea de pergament a fost dată
şi scrierilor realizate pe acest suport grafic. în Evul Mediu pergamentul a mai fost numit
charta.
într-un codice din sec. al Vlll-lea d.Chr. este descris procedeul italian de prepa­
rare a pergamentului: pielea de animal sacrificat (oaie, miel, capră, viţel, iepure, câine) se
ţinea trei zile în apă de var pentru a se îndepărta blana. Pielea se întindea pe o ramă de
lemn/gherghef, se rădea pe ambele părţi, iar după ce se usca la soare, se răzuia cu piatră
sau o lamă metalică pentru nivelare. Pentru flexibilitate, pergamentul era bătut cu ciocanul
din lemn. Deseori se întrebuinţau piei de animale tinere nenăscute (miel şi ied) din
care se confecţionau pergamente fine şi lipsite de puncte transparente (produse prin smul­
gerea firelor de păr din pielea animalelor adulte). De regulă pergamentul era preparat
şi lustruit pentru scriere pe faţa interioară, dinspre corp.
Gălbui la culoare, pergamentul era uns cu praf de cretă sau praf de talc pentru
înălbire, peste care se aplica un liant din albuş de ou. Pentru prepararea pergamentului
necesar cancelariilor imperiale şi regale, acesta era colorat uneori în întregime cu
culoarea purpurie/roşie pe care se scriau litere cu lichid din aur şi argint. Forma perga­
mentelor varia după mărimea animalului sacrificat, după conţinutul textului de scris,
după emitent sau destinatar/persoana pentru care se întocmea înscrisul. Actele solemne
şi cele publice se scriau pe foi pătrate sau dreptunghiulare numite foliant, etmrla sau
pagella.
Spre deosebire de papirus, pe pergament se putea scrie cu multă uşurinţă p:e
ambele feţe şi în toate direcţiile. Pergamentul se îndoia şi tăia marginal pentru a forma
două foi/fîle egale în dimensiune, cu patru pagini de scris. Prin coaserea mediană a mai
multor foi la un loc, îndoire şi nivelare de dimensiune se realizau aşa numitele cuiele.
Acestea puteau cuprinde difolia-două, ternio-trei, qua/şr>ws~patnh qiiintenuis-cinci,
sexternus-şase file etc.
Pentru a scrie pe rânduri drepte şi la distanţe egale intre ele, rândurile de scris
erau marcate pe pergament cu un vârf ascuţit (până în sec. XI), apoi cu mină de grafit,
cerneală roşie sau neagră. Codex-urile din perioada timpurie a Evului Mediu se îniăşu-
rau în jurul unui cilindru, asemenea volumelor de papirus şi erau numite volumen, roti/lus,
cylindrum.
Atunci când era lipsă de pergamente noi se răzuiau şi se ştergea« prin spălare
textele din pergamentele vechi/scrise şi se pregăteau pentru o nouă scriere, Pergamen­
tele rescrise sunt numite palimpseste. Există palimpseste care cuprind chiar ştergeri şi
rescrieri succesive. Se mai recurgea la răzuirea sau spălarea unor texte sau părţi din
texte cu scopul falsificării. Practica reutilizării manuscriselor vechi a fost mult folosită
la începuturile Evului Mediu când, din păcate, au fost şterse numeroase manuscrise
antice, considerate păgâne, şi rescrise cu texte religioase creştine.
Introdus în Europa în secolul al Vll-lea, pergamentul a ajuns în spaţiul românesc
prin import, iar apoi ca produs indigen, mai întâi în Transilvania şi apoi în celelalte două
ţări. Pergamentul era numit în spaţiul extracarpatic coja, coajă\ lojniţe (de la slavones-
cui coja-piele), pergarnin, pergamintn, membrană. După natura pielei şi după priceperea
meşterului care-1 confecţiona, în spaţiul românesc s-au utilizat două tipuri de pergament:
unul de calitate inferioară (ajuns în prezent sub formă scorţoasă; încreţită:, îngălbenit)
şi unul bine prelucrat, subţire şi fin preparat din piele de viţe! numit velumivelin (flexi­
bil şi alb).
Pergamentul a fost utilizat ca suport grafic până târziu în secolul al XVIII-lea.
în prezent se fabrică un pergament vegetal care este de fapt o hârtie: densă,Translucidă,
omogenă, impermeabilă şi durabilă în timp. Este obţinut prin tratarea cu acid sulfuric
sau clorură de zinc a unei hârtii speciale fabricată din paşti dc cârpe din bumbac.
Pergamentul este degradabil deoarece conţine colagen proteic (produs organic)
care suferă influenţe sub acţiunea factorilor fizico-termiei: poluarea mediului, tempe­
ratură, umiditate, cât şi a celor biologici şi microbiologici (ţiactcrii şi ciuperci). Prelucrat
la nivel superior şi conservat în condiţii optime, pergamentul se dovedeşte a li cel mai
durabil suport grafic din categoria suporturilor friabile.
Superioritatea pergamentului faţă de papirus: este subţire, neted, uşor de manevrat,
refolosibil, rezistent în timp şi asigură protecţie scrisului la manipulare şi transport.
Oferă posibilităţi multiple de aşezare în pagină, asigură scrierea pe ambele părţi şi ade­
renţă cernelurilor, permite scrierea pe coloane, împodobirea cu miniaturi, desene, che­
nare, constituirea de cărţi sub formă de file.

4. HÂRTIA
Materia vegetală numită hârtie (din grecescul hartis), prezentată sub forma de
foi subţiri, a fost denumită în Evul Mediu cu numiri latine ce serviseră pentru desem­
narea papirusului: charta bombycina, chartapapyri. Hârtia este un material subţire de
formă plană care oferă ca element esenţial suprafaţa pe care se scrie. Acest suport grafic
a înlocuit treptat pergamentul al cărui cost de preparare devenise foarte scump în seco­
lele X11I-XIV. Datorită răspândirii scrisului în straturile medii ale societăţii, înmulţirii
şi diversificării unităţilor de producţie economică, cantitatea de pergament produsă nu
mai satisfăcea cererea din ce în ce mai mare. Apariţia tiparului, care utiliza către sfâr­
şitul secolului al XV-lea numai hârtie, a consacrat triumful acestui suport grafic.
Prepararea hârtiei era cunoscută în China unde, în anul 105 d.Chr., Tsai-Lun,
secretar la curtea imperială, a inventat hârtia în varianta ei iniţială, utilizând pentru
producere fibre de mătase şi scoarţă de bambus. îmbinând cele două materiale grafice
utilizate la curtea imperială, el a obţinut un nou şi avantajos suport de scriere: ieftin,
uşor, neted şi flexibil. Hârtia s-a dovedit atât de utilă încât a fost introdusă în admi­
nistraţia imperială, iar producerea ei a devenit monopol de stat.
Compoziţia hârtiei chinezeşti a fost diversificată permanent, folosindu-se şi
materiale precum scoarţa de dud, fibre de cânepă, paie de orez. Tehnologia folosită de
chinezi pentru confecţionarea hârtiei era: se tăiau tulpini de bambus de un an, se uscau,
se mărunţeau şi se puneau la înmuiat deasupra aburilor de apă. Compoziţia înmuiată se
toca şi se défibra prin lovire până de obţinea o pastă consistentă ce se amesteca pentru
rezistenţă cu pastă obţinută din cârpe de mătase. Pasta se înălbea cu prafuri fine din
piatră sau porţelan, se amesteca cu cleiuri naturale (cleiul din amidon) şi se subţia cu
apă. Fiecare coală era luată manual cu o sită ţesută/metalică prinsă într-o ramă de lemn,
lăsată la scurs şi apoi uscată. Colile uscate erau netezite cu palete speciale din lemn sau
metal. Pentru a asigura netezime colilor, în confecţionare s-a introdus presarea şi apoi
uscarea.
Procesul confecţionării hârtiei chinezeşti dura în Evul Mediu aproximativ 100
de zile, dar a suferit modificări. în prezent, în China se produce hârtie manuală din
bambus, dar întregul proces este scurtat la doar o săptămână prin folosirea tehnologiei.
Din China, producerea şi utilizarea hârtiei s-a răspândit treptat în toată lumea
Coreenii şi japonezii au preparat hârtia la începutul secolului al VI 1-lea (610 d.Chr.ş,
indienii, în secolul al VH-lea, arabii, pe Ia mijlocul secolului al ViîHea, după ce au
întemeiat o manufactură de hârtie în care munceau călugări chinezi prizonieri, la
Samarkand (751-753). Din lipsă de fibre tradiţionale arabii au confecţionai hârtia uin
bumbac şi fibre textile. Prepararea hârtiei a fost posibilă apoi în întreg spaţiul § cupa!
de arabi: Bagdad, Damasc (793), Siria şi Egipt (pe la 900), ajungând în Spania în secolul
al XlJ-lea. Prima manufactură de hârtie a fost instalată la Jatira, lângă Valencia, în anul 1150.
In secolele XI1-XIII hârtia s-a răspândit în Europa, dar fragilitatea faţă de per­
gament a determinat folosirea acesteia doar pentru scrierea actelor de importanţă mică.
Cu toate restricţiile de utilizare, au apărut numeroase manufacturi de hârtie în Italia la
Ancona, Fabriano (1278), Bologna (1293), Padua, Treviso, Amfili, (1340), în Burgundia,
în Franţa meridională, la Niirenberg, Germania (1390) şi la Moscova (1576). Până în
secolul al XVII-lea tehnica de preparare era cea manuală, singurul utilaj utilizat fiind
piua de măcinat fibre acţionată cu ajutorul forţei apei sau a vântului (mori de hârtie).
Mult timp hârtia a fost la fel de scumpă ca şi pergamentul. Creşterea numărului
producătorilor şi, implicit, a producţiei i-a determinat ieftinirea şi a oferit cancelariilor
şi tipografiilor un suport grafic uşor de scris şi de depozitat. Cancelariile imperiale şi cele
regale au interzis însă mult timp utilizarea hârtiei pentru conceperea actelor proprii.
Fragilitatea şi alterabilitatea la umezeală erau cauze care opreau întrebuinţarea acesteia
pentru întocmirea actelor solemne sau a actelor care necesitau validarea cu pecete atâr­
nată. La acestea se adăuga şi concepţia potrivit căreia hârtia era invenţia „păgânilor",
deoarece în procesul de producere erau implicaţi,, cu preponderenţi, meşteri evrei. Pe
hârtie se scriau actele necesare activităţilor curente: misive, scrisori, ordine, chitanţe,
acte financiare, acte de procedură, minute şi ciorne. Cărţile propriu-zise au fost scrise
pe hârtie începând cu secolul al XV-lea.
In Europa hârtia se producea din zdrenţe de cârpe (de in, bumbac, cânepă, lână),
spălate şi defibrate într-un recipient cu apă numit piuă până când se obţinea o pastă omo­
genă. Pentru înălbire se utiliza praful de calciu. Pasta era diluată cu apă şi turnată în strat
subţire pe site de pânză sau de sârmă întinse pe rame pătrate din lemn. După scurgerea
apei, stratul de fibre se punea la uscat. Colile uscate se cufundau pentru încleiere intr-o
soluţie de gelatină sau cleiuri naturale (amidon, papul de făină, guma arabică, cleiul de
cireş, de prun s.a.). Urma o a doua uscare, după care colile se netezeau şi se pregăteau
pentru scriere.
Firele sitei lăsau amprente sub forma unor linii care şe succed, orizontale şi ver­
ticale (vărgături), unele clare, altele lipsite de claritate, care se pot observa atunci când
hârtia este privită la lumină. Hârtia din Evul Mediu are câteva particularităţi definitorii:
vergături orizontale şi verticale şi filigrane (semne de fabricaţie constând în imagini
variate: plante, animale, păsări, obiecte, steme, însemne heraldice, ani etc.). Filigranele
ajută arhiviştii la datarea manuscriselor nedatate şi la localizarea producătorilor.
Hârtia lucrată în morile producătoare de hârtie se numeşte hârtie manuală, este
mai stabilă din punct de vedere chimic întrucât este compusă exclusiv din lanţuri
macromoleculare de celuloză. Hârtia manuală a cunoscut în evoluţia istorică trei tipuri,
deosebite prin calitate:
> hârtia arabă sau b o m b ic in ă este grosieră, fibroasă, gălbuie, zgrunţuroasă, ine­
gală ca suprafaţă deoarece nu are laturile tăiate, rareori lustruită, nu are filigran.
Se caracterizează prin rezistenţă mare deoarece are în compoziţie numai fibre
lungi de celuloză provenite de la bumbacul din care este produsă. A fost
folosită pentru scriere în Orient, Bizanţ şi Europa de vest, în perioada seco­
lelor XII-XIV. Cel mai vechi text scris pe o astfel de hârtie datează din anul
1109 şi se află în Arhivele Statului din Sicilia, Italia.
> hârtia cu filigran, confecţionată din in şi cânepă, în culorile alb, verzui,
albăstrui, era mai subţire şi mai lustruită. Filigranul reprezintă amprenta în
adâncime din coala de hârtie obţinut prin utilizarea unor modele metalice
incluse în sita de scurgere a pastei. Modelul metalic permitea o scurgere mai
rapidă a apei din pasta de hârtie şi antrena o cantitate mai mare a acesteia,
rezultând în final un strat mai subţire al colii în zona acestuia. Se forma un
semn de identificare potrivit cu modelul utilizat care este vizibil prin
expunerea hârtiei la lumină. Cele mai vechi hârtii filigranate au fost produse
în Italia în ultimele decenii ale secolului al XllI-lea (1271), iar realizarea
artistică a filigranelor a fost iniţiată în Ţările de Jos (Olanda).
y hârtia simplă, fără filigran, produsă din cânepă, in sau cârpe de lână, este
realizată cu ajutorul unor site cu grile metalice fine, este lustruită şi mult mai
subţire.
Semnificaţia filigranelor a pornit de la necesitatea autentificării producătorului
şi a consumatorului şi a căpătat sensuri simbolice pentru reprezentarea puterii politice
şi religioase. De la numele producătorului şi utilizatorului s-a extins la imprimarea în
hârtie a unor ornamente şi blazoane heraldice, la marcarea calităţii hârtiei, a numelui
localităţii şi a anului de producere. Filigranele au dispărut din producerea hârtiei destinată
tiparului şi scrisului în Europa pe la mijlocul secolului al XlX-lea. Ele au fost înlocuite
de ştampila seacă!timbru sec care necesita un cost de producere mult diminuat. Tim­
brul sec se imprimă în relief în colţul stâng de sus al foii de hârtie cu o presă specială,
de mână sau mecanică.

116
Unele populaţii amerindiene precoiumbiene au confecţionat hărţi a din scoarţa
de smochin, cunoscută sub numele de hârtie amate. .Procedeul obţinerii acestei hârtii dc
culoare maronie era simplu: scoarţa de smochin era ţinută o săptămână în leşie (apă fiartă
cu cenuşă din lemn), după care se spăla şi se fierbea pentru înmuiere. Fibrei# obţinute
se întindeau pe o suprafaţă din lemn în şiruri paralele şi se bătcau pentru înfîbrare şi
netezire. Înainte de a fi uscate, colile de hârtie erau înălbite cu zeamă de coajă de lămâie
şi prin aplicarea unor prafuri din calciu combinate cu cleiuri vegetale.
începând cu secolul al XllI-lea hârtia europeană era produsă în două formate de
dimensiuni diferite: unul care corespunde, aproximativ foii de scris, cu formatul A4. şi
unul de dimensiune dublă. Cele mai variate forme şi dimensiuni au apărui în secului al
XVl-lea odată cu dezvoltarea tiparului. în secolul al XVli-lea, hârtia a înlocuit per­
gamentul aproape în întregime.
In spaţiul românesc cele mai vechi înscrisuri pe hârtie datează, în Transilvania,
din al doilea sfert al secolului al XlV-lea, în Ţara Românească, din anul 1406 (un
document scris în cancelaria domnului Mircea cel Bătrân), iar în Moldova, din gnu!
1428 (un document din timpul domniei lui Alexandru cel Bun). Denumirea hârtiei a
ajuns la noi pe filieră slavă, din slavonescul chartij-hârtie. Hârtia filigranată a fost produsa
pentru prima oară la Braşov, iar filigranul pentru identificarea manufacturii redă o
coroană regală.
Cele mai vechi mori şi fabrici de hârtie care au activat în spaţiul românesc au fost:
• în Transilvania la Orlat, lângă Sibiu, o moară de hârtie (1534) dezvoltată în
fabrică (1840); la Strugari, lângă Braşov (1539); ia Gurghiu (mijlocul seco­
lului al XVIl-Iea); moara de hârtie de la Cârtişoara, Făgăraş, transformată în
fabrică (1851). Prima fabrică de hârtie mecanică a fost construită la Zărneşti
(1852), următoarea a activat la Petreşti, lângă Sebeş (1871). La mijlocul
secolului al XlX-lea în Ardeal funcţionau 14 mori şi 3 fabrici de hârtie,
• în Ţara Românească exista o moară făcătoare de hârtie la Jiblea (Călimăneşii)
pe râul Olt, adusă în ţară alături de o tipografie în timpul domniei lui Matei
Basarab (1643) şi la Râmnicu Vâlcea (1647). în secolul următor apar manu­
facturi la Fierbinţi, lângă Fundeni, pe Colentina (¡768), la Batiştea, pe Leaula
(1750), la Bucureşti, pe Dâmboviţa (1783), la Ciorogârla, pe Sabar, ultima
pentru trebuinţele de hârtie ale Mitropoliei. Prima fabrică a activai la Buşteni,
Prahova (1882).
• în Moldova se producea hârtie încă din anul 1583 într-o locaţie necunoscută
şi într-o moară pe râul Trotuş (1646). Prima fabrică de hârtie a fost deschisă
la Petrodava, Piatra-Neamţ (1842), proprietar fiind Gheorghe Asaehi. Hrisovul
domnesc prin care se aproba înfiinţarea acestei fabrici dc hârtie prevedea:
„toate instanţiile administrative, giudecătorcşti, de comerţ şi bisericeşti vor
întrebuinţa prin a lor canţelarie hârtie moldovenească cu marca ţării sau alt
semn însuşit acestei fabrici". Cea mai cunoscută fabrică este cea de la Letea,
Bacău (1886). O fabrică de hârtie a funcţionat la Piatra-Neamţ începând cu anul
1909. în regimul comunist au funcţionat fabrici de hârtie la Suceava, Zămeşti,
Bacău, Buşteni, Piatra-Neamţ, Petreşti, Prundul Bârgăului, Brăila, Călăraşi,
Dej, Palas-Constanţa.
Pasta de hârtie se obţinea prin măcinarea în holendru, mecanism inventat în anul
1770 pentru măcinarea cârpelor, rafinare, înălbire şi spălarea pastei din cârpe. înălbirea
se realiza cu oxidanţi chimici (clor după descoperirea acestuia în 1774), permanganat
de potasiu, carbonat de sodiu, iar încleierea cu substanţe acide, cu predilecţie alaun şi
colofoniu.
Cererea de hârtie mai mare decât capacitatea oferită de morile de hârtie a deter­
minat industrializarea procesului şi găsirea de noi materii prime. Pasta din cârpe a început
să fie amestecată cu cea obţinută din vegetale precum paie, stuf şi lemn de esenţă moale
(pin, brad, plop, mesteacăn, salcie, frasin). Acestea din urmă devin materie primă pentru
hârtie după anul 1850, dar, deşi au asigurat mărirea producţiei, au introdus în procesul
de fabricaţie lignina şi substanţele interne acide, necesare pentru descompunere, inele-
iere şi albire a masei lemnoase. Pasta obţinută prin acest procedeu era numită pastă
mecanică. Acest procedeu a revoluţionat procesul de fabricare a hârtiei, realizată în
timp scurt din materii prime ieftine şi au permis accesul tuturor la utilizare.
Deşi era mai ieftin, procedeul mecanic a fost înlocuit, la rându-i, cu procedeul
chimic, care implică obţinerea unui produs calitativ superior şi cu calităţi mecanice
ridicate. In prezent se folosesc utilaje pentru măcinarea lemnului şi un complex de tra­
tări chimice, numit Procesul Kraft, cu scopul de a extrage celuloza şi de a elimina lignina
din pastă.
Procesul de uscare şi tragere în foi a unei tone de pastă de hârtie cu ajutorul
calandrului durează aproximativ 30 de minute. Elementele chimice utilizate pentru
descompunerea lemnului, pentru înălbirea pastei, (substanţe pe bază de clor: cloramină,
hipocloriţii de natriu şi de calciu, bioxidul de clor sau permanganatul de potasiu, alter­
nat cu substanţe reducătoare, ca acidul oxalic), umplere a hârtiei cu talc, gips sau car­
bonat de calciu, încleiere şi luciu au schimbat şi proprietăţile hârtiei care a devenit
chimică/acidă.
Hârtia se produce în prezent din următoarele materii prime: paste fibroase din lemn
nealbite, semialbite sau înălbite, celuloze şi semiceluloze din lemn sau plante anuale
(stuf, paie, bambus s.a.), pastă mecanica fabricată din lemn, pastă de cârpe şi pastă de
maculatură.
Factorii interni care compun hârtia determină stabilitatea şi durabilitatea acesteia
în timp. Hârtia chimică/acidă are stabilitatea fizico-chimică slabă care este determinată
de cantitatea de lignină (produce o fragilizare permanentă) şi de materialele acide de:
încle ier®.
Aceşti componenţi conferă hârtiei chimice o durabilitate scăzută în timp (150-200
de ani) inferioară celei manuale (aproximativ 1.000 de ani). Hârtia acidă tipărită şi păstrată
sub formă de carte are o durabilitate şi mai mică (aproximativ 100 de ani). Structura
fragilă a hârtiei este dată şi de legăturile chimice interne slabe care acţionează rapid Sa
factorii externi de degradare. Hârtia se autoaprinde la temperaturi de 315-375°C, cali­
tate ce pennite utilizarea ei în aparate care emană temperaturi destul de ridicate (xerox-ul).
Hârtia de astăzi poate fi definită ca fiind un produs special pentru scris, tipărit,
desenat, împachetat etc., fabricat sub formă de foi subţiri şi întinse din substanţe
organice şi vegetale utilizând materiale de încleiere şi de colorare obţinyte chimie.
Compoziţia medie a hârtiei este: celuloză 42-51%, lignina 22-29%, hemiceluloze
25-32% (amidon, colofoniu, clei animal, răşini), substanţe de umplere (talc, caolin,
carbonat de calciu, ceruri, taninuri etc.).
A. Tipurile de hârtie fabricată începând cu a doua jumătate a secolului al XiX-lea
sunt foarte diferite din punct de vedere al structurii, compoziţiei şi duratei proceselor
de degradare. Cele mai cunoscute tipuri de hârtie sunt în strânsă legătură cu scopul
pentru care au fost confecţionate:
• hârtia de scris şi tipărit:
- hârtia de cancelarie, pentru acte speciale, fină, cretată, în culori diferite
pentru imprimarea mono şi policoloră (din celuloză înălbită şi .acoperită-
cu un strat mineral alb sau colorat);
- hârtia de tipar de trei calităţi, cu forme diferite, cea mai bună fiind velina
cu lustru (din celuloză sulfit înălbită, bine încleiată şi satinată);
- hârtia de scris sau simplă, care nu posedă o suprafaţă specială pentru
imprimare cu cerneală pe bază de pigmenţi (indoor) sau solvenţi (autdoor),
cu 12 tipuri de format denumite diferit; timbru mic, mijlociu, greu, mare;;
registru mic, mare; regal mic, mare etc.;
- hârtia de desen, pentru reprezentări grafice prin linii, puncte, simboluri,
pete, culori;
- de calc, pentru proiectare planuri şi schiţe grafice;
- hârtia colorată fină (glasată);
- hârtia de ziar (din celuloză sulfit, pastă mecanică tară cleiuri şi cu pro­
cent mic de umplutură), finisată mai puţin îngrijit, cu o cantitate mare de
lignină şi hemiceluloză, foarte hţgroscopică (are multă umiditate care
generează accelerarea proceselor chimice), cu durabilitate de o singură zi.

119
hârtia specială:
- pentru acte de valoare (poliţe bancare, bilete de tezaur);
- pentru bancnote, cea mai rezistentă, produsă din fibre de bumbac, in şi
mătase în care se adaugă, pentru securitate, firişoare metalice şi filigrane;
- pentru timbre;
- cartografică;
- pentru copiat (ozalid/heliografică, cu indigo).
hârtia japoneză, denumire comercială pentru un tip de material fibros, de cali­
tate superioară, prezentat în diferite structuri şi gramaje. Este cea mai bună
pentru procesul de restaurare a documentelor, lucrărilor grafice şi picturilor
murale medievale;
hârtia fotografică, alcătuită din suport papetar acoperit cu o emulsie foto­
grafică (precipitat de halogenură);
hârtia xerox, mată, cu suprafaţă specială pentru imprimare cu jet, are dife­
rite densităţi: 75-90 g/m2, 90-130 g/m2 şi 130-250 g/m2. Există două grupe de
hârtie special alcătuite pentru domeniul de utilizare xerox:
- pentru imprimare alb-negru şi coloră;
- pentru imprimare cu calitate foto.
hârtia autocopiativă, imprimată cu substanţe chimice pe una sau ambele feţe
(hârtia fax, hârtia pentru aparate de marcat);
hârtia adezivă, cu o suprafaţă pentru imprimare şi o suprafaţă acoperită cu
adezivi;
hârtia poster, elaborată din fibre de polietilenă presate, pentru lucrări poli­
grafice;
hârtia transparentă, realizată din polyester acoperit cu o substanţă chimică
care ajută ca tonerul să adere rapid la suprafaţă;
hârtia cu pretipărituri, care cuprinde pe suprafaţă linii, semne grafice, texte
tipizate/preimprimate (chitanţiere, facturi, bonuri valorice). Cele mai cunoscute
hârtii cu pretipărituri sunt hârtia milimetrică, dictando, cu pătrăţele/pentru
matematică, pentru electro-cardiograme s.a.;
hârtia industrială şi pentru ambalaj:
- pentru împachetat, în culorile alb şi maroniu;
- rezistentă, pentru pungi şi saci;
- pergaminată, pentru ambalaje alimentare;
- acoperită cu film de răşini;
- pentru ţigări, numită şi hârtie de mătase;
- cartoane.
• hârtie ordinară:
- sugativă;
- creponată;
- pentru şerveţele;
- igienică.
Hârtia reprezintă în prezent cel mai utilizat suport grafic informaţional care este
utilizat în toate domeniile de activitate. Avantajul hârtiei constă şi în faptul că ea poate
'fioteciclată după folosire. Hârtia reciclată se obţine prin combinarea unei mase de pastă
de hârtie virgină cu resturi de hârtie (provenite din procesul de producţie şi din hârtia
utilizată). Hârtia reciclată are fibre neuniforme şi este mai închisă la culoare. Când este
necesar este utilizată înălbirea. Recuperarea şi reutilizarca resurselor reciclabilc repre­
zintă mijloace de soluţionare a; contradicţiei dintre creşterea economică şi caracterul
restrictiv al resurselor naturale. O tonă de hârtie reciclată salveăal lle ig distrugere
aproximativ 17 arbori. Se pot asigura însă doar 5-6 reciclări ale hârtiei.
Industrializarea producerii hârtiei a determinat şi apariţia unor formate standard
pentru colile de hârtie clasificate în serii: seria A, seria B, seria C. Pentru documentele
scrise şi imprimate cea mai importantă este seria A ce porneşte de la formatul de bază A(„
care reprezintă un dreptunghi cu aria de 1 metru pătrat, cu dimensiunile de 141x1 189
milimetri. De la acest format de bază se realizează formate mai mici prin înjumătăţi rea
în serie a formatelor imediat superioare. Se cunosc următoarele formate principale de
hârtie, cu dimensiunile în milimetri:

FORMAT DIMENSIUNI UTILIZARE


A« 841x1 189 mm
A, 594x841 mm
a2 420x594 mm
a3 297x420 mm foaia dublă
A4 210x297 mm foaia de scris
As 148x210 mm carte tipărită
A6 105x148 mm
a7 74x105 mm fişa de bibliotecă

B. Caracteristicile hârtiei sunt date de următoarele elemente:


• ponderea sau greutatea, exprimată în g/m2. Pentru scriere este optimă greu­
tatea cuprinsă între 60-90 g/m2. Pentru xeroxarc este necesară hârtie de mini­
mum 80-90 g/m2;
în c r e ţir e a sau o n d u la r e a , tendinţa ele a se încreţi la margini după stocare sau
expunere în condiţii de căldură, umiditate, uscăciune, temperaturi scăzute;
n e te z im e a este dată de asprimea, porozitatea sau netezimea colii. Se măsoară
în puncte Sheffield. Optimă pentru scriere şi imprimare este hârtia cu 150-300
de puncte Sheffield;
a b r a z iv ita te a se datorează aditivilor şi tratărilor suplimentare care fac hârtia
abrazivă;
u m id ita te a din interior, ideală de 4,5%;
s tr ă lu c ir e a sau luminozitatea este dată de cantitatea de lumină reflectată de
coala de hârtie. Cu cât aceasta reflectă mai multă lumină, cu atât este mai mare
gradul de luminozitate;
g r a d u l d e im p u r ită ţi interne (substanţe chimice, adezivi, parafină) şi externe
(praf, substanţe chimice de uscare);
f îb r o z ita te a se referă la alinierea fibrelor unei coli de hârtie. Lungimea fibre­
lor trebuie să fie paralelă cu lungimea colii. Există două tipuri de hârtie de
scris şi imprimat:
- cu fibră lungă, cu fibrele dispuse pe lungul paginii;
- cu fibră scurtă, cu fibrele dispuse pe latul paginii;
r ig id ita te a se referă la rezistenţa hârtiei la îndoire. Grosimea şi direcţia fibrelor
conferă rigiditate hârtiei;
c o n ţin u tu l f i b r e i este dat de materialele din care este confecţionată. In pre­
zent hârtia este obţinută în proporţie de 100% din lemn celulozic prin tratare
chimică;
a cid ita te la lc a lin ita te a hârtiei este determinată de procesul de încleiere în timpul
fabricaţiei. Există două tipuri de hârtie:
- hârtia acidă, produsă prin încleierea cu argilă sau oxid de titan. Hârtia cu
aciditate mare se învecheşte mai repede, devenind gălbuie şi fragilă;
- hârtia alcalină, încleiată intern cu carbonat de calciu şi extern cu soluţie
de clei şi amidon.
g r o s im e a depinde de greutatea proprie şi de calandarea (presarea) în timpul
procesului tehnologic. Presarea accentuată face hârtia subţire, netedă, puţin
rigidă, cu luciu mai bun. Grosimea se exprimă în microni (a milioana parte
dintr-un metru);
c o n d u c tiv ita te a electrică este dată de capacitatea de a permite trecerea forţelor
electrostatice în procesul de captare a imaginii;
r e z is te n ţa la rupere, la sfâşiere, la îndoire, la plesnire, îndoituri, alungire în
mediu umed;
r e z is te n ţa în s ta r e u m e d ă ,
• p o r o z ita te a , măsurată de uşurinţa cu care aerul trece prin hârtie;
• r e z is te n ţa Ia în g ă lb e n ite ]
• - depinde de grosimea hârtiei.
o p a c ita te a
Arhivistică pune în prim plan importanţa păstrării informaţiilor scrise pe suport
papetar în forma lor iniţială. Ea cere utilizarea de hârtii care să corespundă standarde­
lor pentru o păstrare îndelungată în elaborarea unor acte de mare importanţă pentru care
se prevede păstrarea permanentă. Arhivistică studiază hârtia din perspectiva găsirii com­
poziţiilor care să asigure durabilitate, stabilitate şi păstrarea culorii în reacţiile cu cer­
nelurile de scriere. Ea operează în acest sens cu anumite noţiuni dc specialitate:
• determinată de materialele şi substanţele de completare,
c o m p o z iţia h â r tie i,
înălbire şi încleiere folosite. Cea mai bună hârtie este cea obţinută din pro­
duse naturale, cu o cantitate optimă de ioni de hidrogen care oxidează mai greu.
• îm b ă trâ n irea n atu ra lă a hârtiei, proces complex de denaturare a structurii hârtiei
în decursul timpului ca urmare a acţiunii unor factori diverşi, interni şi externi.
Acest fenomen se evidenţiază prin îngălbenirea şi scăderea indicilor de rezis­
tenţă mecanică a hârtiei, prin creşterea acidităţii, corelată cu apariţia de acizi
uronici şi prin depolimerizarea lanţurilor macromoleculare celulozice. Procesul
de îngălbenim afectează şi pigmenţii de scriere pe care îi decolorează, uneori
până la ¡lizibilitate;
Factorii principali care declanşează degradarea este influenţat de numeroase in­
teracţiuni dintre componentele celulozice din hârtie (lignina, oxigenul) şi condiţiile de
mediu (umiditatea, poluarea, lumina): apa declanşează hidroîiza, oxigenul-oxidarea, aci-
zii-hidroliza acidă, lumina declanşează fotoliza, deshidratarea şi transformări la nivel
supramolecular. In cursul îmbătrânirii, hârtia degajă o serie de substanţe care dau un
miros specific spaţiilor de depozitare neaerisite. în procesul de îmbătrânire, hârtia emite
11 compuşi de descompunere, cei mai cunoscuţi fiind acizii organici: acetic, formic,
aldehida, acetică, acetona, peroxidul de hidrogen etc.
Viteza de evoluţie a procesului de îmbătrânire nu este aceeaşi la toate tipurile de
hârtii. Hârtiile vechi, fabricate din cârpe de in şi bumbac, au dovedit o foarte mare rezis­
tenţă, păstrându-se în bune condiţiuni şi după 400-500 de ani (unele chiar mai vechi).
Hârtiile fabricate până în jurul anului 1800 au folosit ca materie primă pasta din fibre
de bumbac şi nu prezintă probleme din punct de vedere ai durabilităţii. Cele încleiate
cu gelatină se conservă foarte bine.
Tehnologiile moderne de fabricaţie a hârtiei folosesc substanţe care determină o
accelerare a procesului de îmbătrânire. Hârtia fabricată în ultima jumătate de secol
este, din punct de vedere al durabilităţii în timp, inferioară hârtiilor mai vechi. Hârtiile
produse după anul 1800 sunt încleiate cu răşini şi sunt afectate puternic de procesul de
deteriorare, iar cele produse din pastă mecanică după 1870 (conţinut ridicat de lignină)
12.3
şi încleiate cu colofoniu sau sulfat de aluminiu, mai ales după anul 1900, au rezistenţă
foarte scăzută la îmbătrânirea naturală.
• d u ra b ilita te a h â rtie i, înseamnă capacitatea materialului fibros din compoziţia
hârtiei de a rezista la acţiunile factorilor interni şi externi în timpul unei depo­
zitări îndelungate sau a unei exploatări continue. Durabilitatea mai poate fi
definită ca fiind gradul în care hârtia îşi menţine calităţile sale originale în con­
diţii de utilizare continuă. Modalităţi de creştere a durabilităţii hârtiei:
- folosirea sistemului de încleiere neutru sau alcalin cu agenţi de încleiere
sintetici (anhidridă alchenil succinică);
- utilizarea carbonatului de calciu ca material de umplere;
- dezacidificre a hârtiei acide prin tratamente de laborator, filă cu filă sau
în bloc.
• sau gradul de stabilitate chimică a hârtiei în funcţie de
p e r m a n e n ţa h â r tie i
care aceasta poate avea un comportament foarte bun la păstrare îndelungată.
Permanenţa se deosebeşte de durabilitate, care exprimă gradul de rezistenţă
mecanică şi flexibilitate necesară unei mânuiri şi utilizări intense a hârtiilor.
• re ziste n ţa h â r tie i este proprietatea hârtiei de a rezista la efectul unor solicitări
mecanice. Solicitările la care este expusă hârtia în timpul utilizării şi care
caracterizează rezistenţa sunt: rezistenţa la tracţiune, care se exprimă în kg forţă,
la sfâşiere (grame forţă/cm), la plesnire (kg forţă/cm2), numărul de îndoiri
duble, alung® în mediu umed.
• re ziste n ţa la a rh iv a re este capacitatea hârtiei de a-şi păstra stabilitatea chimică
şi proprietăţile mecanice într-o perioadă mare de timp. Cea mai rezistentă hârtie
produsă în prezent este hârtia de bancnote, urmată de hârtia de cancelarie.
Hârtia pentru scris fabricată în prezent trebuie să corespundă Standardelor
Internaţionale de Standardizare (ISO 11108 2000) în ceea ce priveşte:
- c a lita te a - să aibă compoziţie naturală, să nu sugativeze cerneala şi tonerul,
să fie rezistentă, să nu fie lucioasă sau grea;
- c u lo a r e a - cea mai utilizată este culoarea albă, deoarece contrastul alb-negru
permite o citire mai puţin obositoare;
- f o r m a t u l —cel mai utilizat este formatul A4;
- p H n eu tru . p H reprezintă logaritmul cu semn schimbat al concentraţiei ionilor
de hidroniu/hidrogen (H+) conţinuţi în masa hârtiei, /»///aciditatea este un
indice important care caracterizează starea chimică a hârtiei pe care sunt
scrise actele/documentele, p H are valori cuprinse între 0 şi 14:
- 0 < 7 = > p H acid;
- pH = 7 = > p H neutru;
- 7 < 14 = > p H bazic/alcalin.

124
în cazul în care valoarea pH -ul hârtiei coboară sub 6, este necesar tratamentul
de neutralizare a documentelor, deoarece coborârea prea accentuată a p H - lui duce la
fragilizarea rapidă a hârtiei.
Cele mai riguroase norme privind calitatea hârtiei pentru scris există în Germania
unde sunt impuse standarde interne privind fabricarea unor tipuri de hârtie cu plase
diferite de longevitate: durată de viaţă de până la 50, 100 de ani, de mai multe secole,
precum şi cu durată de viaţă care corespunde celor mai indulgente exigenţe.
în România este în vigoare H.G. nr. 401/1995 privind calitatea hârtiei şi a cer­
neluri lor utilizate la elaborarea actelor, documentelor şi imprimatelor destinate depo­
zitului legal şi păstrării permanente în depozitele Arhivelor Statului. Cele mai importante
prevederi impun ca actele, documentele şi imprimatele, indiferent de forma de elaborare
(manuscrise, dactilografiate, imprimate), elaborate de autorităţile şi instituţiile publice
care au regim de documente cu termen de păstrare permanent, precum şi exemplarele
din publicaţiile de orice fel destinate depozitului legal, să fie realizate prin utilizarea
de hârtii şi cerneluri speciale, caracterizate prin durabilitate şi stabilitate fizico-chimică,
necesare păstrării pentru o perioada îndelungată.
Hârtiile şi cernelurile speciale înseamnă hârtiile neacide şi cu un conţinut cât mai
redus de lignina, respectiv care nu se degradează în timp, nu afectează suportul de scriere
şi au o rezistenţă bună la lumină şi la apă.
C e r in ţe p e n tr u h â rtii:
- să nu conţină mai mult de 5% pastă mecanică sau pastă nealbită sau să aibă
valori mai mici de 5 a numărului Kappa;
- să conţină 0,2% carbonat de calciu sau de magneziu;
- să aibă p H - ul cuprins între 7,5 şi 10, fără a prezenta zone sau straturi sub
valoarea 7.
C e r in ţe p e n tr u c e r n e lu r i lichide pentru scriere:
- să nu formeze sediment în recipienţii de livrare;
- să aibă depunere uniformă din vârful de scriere pe hârtie;;
- să se fixeze ferm pe suportul de scriere;
- să nu înregistreze degradări sau reduceri ale proprietăţilor specifice în condiţii
adverse: apa, lumina, agenţi de poluare;
- să nu afecteze în sens distructiv suportul de scriere.
C e rin ţe p e n tr u c e r n e lu r i (T o n e r) pentru aparatele de multiplicat:
- pigmentul principal să fie pe bază de negru de fum;
- temperatura de topire a polimerului de fixare să fie cuprinsă între 85 şi 100°C;
- să se fixeze uniform pe suportul de copiere.
C e rin ţe p e n tr u c e r n e lu r i d e tip a r:
- să nu înregistreze degradări sau reduceri ale proprietăţilor specifice în con­
diţii adverse: apa, lumina, agenţi de poluare;
- să nu afecteze în sens distructiv suportul de scriere.

C. Principalii factori de degradare a hârtiei


> interni sau endogeni determinaţi de natura materiei prime utilizate şi condi­
ţiile de fabricare (structura moleculară a celulozei, provenienţa materialului
libros, natura însoţitorilor necelulozici, a agenţilor de încieiere şi umplere, aci­
ditatea, prezenţa unor ioni metalici, a unor produşi de degradare a celulozei etc.).
Lignina din hârtie o face vulnerabilă întrucât aceasta este un polimer aroma­
tic care se desface în compuşi chimici care au o puternică afinitate pentru
dioxidul de sulf. Din această combinaţie rezultă acidul sulfuric.
> factori externi sau exogeni (radiaţii, căldură, umiditate, oxigen, ozon, agenţi
de poluare, murdărie, agenţi de biodegradare etc.).
Factorii endogeni şi exogeni pot acţiona simultan determinând distrugerea chimică
dar şi efecte structurale care alterează starea hârtiei odată cu trecerea timpului.
O altă clasificare a factorilor de degradare a hârtiei îi împart în:
- factori abiotici: umiditate, temperatură, lumină,pH-u\, poluanţii din atmosferă.
- factori biotici: bacterii, ciuperci, insecte, rozătoare.

5. CLIŞEE ŞI FILME
După inventarea lor, clişeele şi filmele au fost folosite ca suporturi grafice pentru
imprimarea informaţiilor sub formă de imagini statice sau în mişcare. Tehnica fotogra­
fică a fost descoperită în deceniul şase al secolului al XIX-lea. La început, negativul,
cunoscut şi sub numele de clişeu, se realiza pe o placă de cristal/sticlă imprimată pe o
parte cu substanţe fotosensibile la lumină. în anul 1889 a fost inventat clişeul/filmul
negativ/pelicula cinematografică pe suport de azotat de celuloză care a permis con­
fecţionarea rol-filmului fotografic (celuloid transparent).
Fotografia color a început să fie folosită din anul 1903, iar pelicula color a apărut
în anul 1935. Fotografia instantanee, cunoscută sub numele de Polaroid, a fost inven­
tată în anul 1948, la început în format alb/negru şi în culori, din anul 1962.

Tipuri de suporturi de clişee şi filme:


- azotat de celuloză, instabil chimic, foarte inflamabil (se aprinde spontan la
48-50°C), se descompune foarte uşor şi rapid emanând oxizi de azot care, în
combinaţie cu umiditatea, formează acidul azotic;

126
- acetat de celuloză, utilizat la început în USA din anul 1951 şi din anul !960
în restul lumii. Are proprietăţi superioare de păstrare şi a fost denumit la
început//'//;? de siguranţă',
- polyester;
- polyester în combinaţie cu acetat de celuloză pentru filme color.
Dezvoltarea tehnicii electronice a permis şi modernizarea aparatului de fotogra­
fiat. In prezent, imaginile din lumea reală sunt captate şi reţinute cu ajutorul tehnicii
electronice/digitale.

6. SUPORTURI MAGNETICE
Sunt constituiţi din materiale diferite (hârtie, plastic), traíate cu substanţe fero-
magnetice destinate memorării şi înregistrării informaţiei cu ajutorul tehnicii:
• banda magnetică sonoră este o fâşie îngustă de material flexibil acoperită eu
un strat fin de substanţă electromagnetică care serveşte la înregistrarea şi
reproducerea sunetelor cu ajutorul magnetofonului;
• cartela magnetică este reprezentată de un dreptunghi din material plástic aco­
perit cu substanţă magnetică pe care se înregistrează informaţii prin magne­
tizaren unor zone de suprafaţă într-un cod prestabilit.

7. IMAGINI DIGITALE
Imaginea digitală este o reprezentare a unei imagini reale bidimensionale (2D
sau două dimensiuni) ca o mulţime finală de valori numerice codifícale dupa un sisrem.
O imagine digitală este alcătuită dintr-o colecţie de puncte minuscule, denumite pixeli,
reţinute pe un suport din polycarbonat. Cu cât numărul de pixeli este mai mare, cu atât
imaginea este mai detaliată. Imaginile digitale pot fi produse şi pornind de ia imaginile
tradiţionale, analogice, prin digitizare şi pot fi create cu ajutorul unei multitudini de dis­
pozitive tehnice: aparat de fotografiat digital, aparat de filmat digital, scaner de imagine,
maşină de măsurat coordonate, radar aerian, echipament tomografie.
Imaginile digitale pot fi vizualizate prin imprimare pe suport papetar sau polystiren,
pe ecranele de computer (display-urile) sau TV, proiectoare de imagine,

8. SUPORTURI ELECTRONICE
Sunt constituiţi din orice mediu de stocare pe care se poate înregistra sau de pe
care se poate reda un document în format electronic. în prezent există mai multe opţiuni
de stocare pe termen lung a documentelor electronice:
- stocare magnetică, prin diferite forme de magnetizare a unei suprafeţe fero-
magnetice (discheie/floppy disk şi hard drives/HDD) pe care se pot stoca în
mod nevolativ, cu acces secvenţial, cu proces de scriere lent un număr relativ
mare de documente, care pot fi accesate rapid. Nu prezintă însă siguranţă pentru
stocarea pe termen lung deoarece datele pot fi şterse complet când intervin
defecţiuni tehnice sau când sunt frecvent utilizate. înlăturarea totală a dische­
telor din practica de transfer şi stocare de informaţii reprezintă o dovadă clară
a progresului suporturilor şi tehnicilor de înregistrare electronică în mod rapid,
stocare magneto-optică (disc MO) pe care se obţine o densitate foarte ridi­
cată a datelor prin metode combinate magneto-optice. Există însă dezavantaje
date de încetineala regăsirii datelor şi riscul ştergerii informaţiilor prin defec­
ţiuni mecanice.
stocare optică pe compact-discuri (CD) prin care informaţia electronică
este scrisă pe suprafaţa subţire a unui strat de aluminiu amplasat pe un suport
din policarbonat aproape pur. Informaţia este protejată de un strat din lac
acrilic. CD-urile oferă un mediu sigur şi securizat care poate asigura stocarea
pe termen lung a informaţiilor şi imaginilor (aproximativ 20-200 de ani) însă
capacitatea de stocare este limitată.
CD-urile sunt de mai multe feluri: CD-ROM, este ştanţat cu informaţii în
fabrici de CD-uri şi poate fi doar citit cu ajutorul unui computer, CD-R-ul pe
care se poate înregistra o singură dată şi CD-RW-ul pe care pot fi scrise, dar
şi şterse, informaţii.
stocare optică pe Digital Video Disk/Digital Versatile Disk (DVD) oferă
posibilităţi de stocare de 7 ori mai mari faţă de CD-uri şi rapiditate pentru
citire de informaţii, date video, audio şi logice precum şi acces aleatoriu al
oricărui punct de pe disc. DVD-urile sunt de mai multe feluri: DVD+R, pentru
dispozitive electronice obişnuite de scriere şi distribuţie în masă, doar pentru
citire (cu durată de viaţă de aproximativ 100 de ani), DVD+RW pe care se
scrie încet şi se citeşte rapid, care suportă 1.000 de cicluri complete de şter-
gere/rescriere (cu o durată de viaţă de 30-100 de ani) şi DVD+RAM care
permite înregistrări/ştergeri de până la 100.000 de cicluri (cu o durată de viaţă
de aproximativ 30 de ani). Dezavantajul este dat de costul ridicat (pentru
cele la care suportul de scriere este o peliculă fină din argint sau din aur) şi
de posibilitatea de accesare doar cu ajutorul unui software special,
stocare optică pe Blu-ray Disc (BD), cu capacitate de stocare de 6 ori mai
mare în comparaţie cu DVD-urile. Ele pot fi citite ori de câte ori este nevoie,
însă doar cu ajutorul unor hardware şi software specializate. în prezent există
un număr limitat de companii care furnizează materiale şi asistenţă pentru
acest tip de tehnologie foarte costisitoare.
- stocare optică Ultra Density Optical (UDO) care asigură o scriere înceată,
o citire rapidă şi se referă la stocarea de informaţii.
- stick-ul (USB), pentru stocare limitată şi temporară prin Memoria Flash.
Prezintă dezavantaje legate de siguranţa informaţiilor care pot fi şterse chiar
prin uşoare defecţiuni tehnice.
- HDD-ul extern, pentru portabilitate, asigură stocare mare şi viteză ridicată
de transfer. Prezintă în schimb un risc mare de pierdere a informaţiilor din
motive tehnice sau factori nefavorabili (lovituri fizice, supra încălzire).
Mediile de stocare electronice sunt într-un proces de dezvoltare şi diversificare
rapid şi perpetuu. Păstrarea informaţiilor pe termen lung este condiţionată de modul de
manipulare şi păstrare a suporturilor electronice după inscripţionare.

I n str u m e n te de sc r is

Instrumentele de scris şi auxiliare reprezintă totalitatea ustensilelor (călimară,


condei de trestie, stilou, cuţit, foarfece, harag, linie sau liniar, nisiparniţă, pană, radieră
s.a.), confecţionate în scopul pregătirii materiei subiacente pentru scris şi al aşternerii
textului pe acestea. Ele sunt strâns legate de natura materialelor pe care s-a sens.

INSTRUMENTE DE SCRIS PENTRU SCRIEREA MANUALĂ

Instrumentele de scris au variat în funcţie de materialul pe care s-a scris încât


de-a lungul timpului au fost utilizate diferite sisteme de executare a scrierii: dalta şi
scalpelul pentru scrierea pe piatră sau metal; stilul din trestie, os sau metal pentru scrierea
pe argilă, lemn şi tăbliţe cerate; canna/condeiul şi pana de pasăre, utilizând culori vege­
tale, pentru scrierea pe papirus, pergament şi hârtie; pana de pasăre pentru scrierea pe
hârtie şi pânză cu cerneluri, tuşuri şi aur sau argint lichid; peniţa metalică, pentru hârtie,
utilizând cerneluri în general anorganice; maşina de dactilografiat etc.
• calamus, fistula, canna, instrument utilizat pentru scrierea cu cerneluri pe
papirus, pergament şi hârtie. Era confecţionat dintr-o bucată de trestie despi­
cată, ascuţită Ia vârf, prevăzută cu o gaură centrală care absorbea cerneala,
pe care o elibera lent în momentul în care trecea într-un anumit unghi peste
coala de scris. A fost folosită de popoarele orientale, de greci, romani, occi­
dentali şi bizantini, ultimii întrebuinţând-o până în secolul al Xll-lea. La curţile
regale şi imperiale canna era făcută din bronz, argint şi uneori din aur.

129
mod nevolativ, cu acces secvenţial, cu proces de scriere lent un număr relativ
mare de documente, care pot fi accesate rapid. Nu prezintă însă siguranţă pentru
stocarea pe termen lung deoarece datele pot fi şterse complet când intervin
defecţiuni tehnice sau când sunt frecvent utilizate. înlăturarea totală a dische­
telor din practica de transfer şi stocare de informaţii reprezintă o dovadă clară
a progresului suporturilor şi tehnicilor de înregistrare electronică în mod rapid,
stocare magneto-optică (disc MO) pe care se obţine o densitate foarte ridi­
cată a datelor prin metode combinate magneto-optice. Există însă dezavantaje
date de încetineala regăsirii datelor şi riscul ştergerii informaţiilor prin defec­
ţiuni mecanice.
stocare optică pe compact-discuri (CD) prin care informaţia electronică
este scrisă pe suprafaţa subţire a unui strat de aluminiu amplasat pe un suport
din policarbonat aproape pur. informaţia este protejată de un strat din lac
acrilic. CD-urile oferă un mediu sigur şi securizat care poate asigura stocarea
pe termen lung a informaţiilor şi imaginilor (aproximativ 20-200 de ani) însă
capacitatea de stocare este limitată.
CD-urile sunt de mai multe feluri: CD-ROM, este ştanţat cu informaţii în
fabrici de CD-uri şi poate fi doar citit cu ajutorul unui computer, CD-R-ul pe
care se poate înregistra o singură dată şi CD-RW-ul pe care pot fi scrise, dar
şi şterse, informaţii.
stocare optică pe Digital Video Disk/Digital Versatile Disk (DVD) oferă
posibilităţi de stocare de 7 ori mai mari faţă de CD-uri şi rapiditate pentru
citire de informaţii, date video, audio şi logice precum şi acces aleatoriu al
oricărui punct de pe disc. DVD-urile sunt de mai multe feluri: DVD+R, pentru
dispozitive electronice obişnuite de scriere şi distribuţie în masă, doar pentru
citire (cu durată de viaţă de aproximativ 100 de ani), DVD+RW pe care se
scrie încet şi se citeşte rapid, care suportă 1.000 de cicluri complete de şter-
gere/rescriere (cu o durată de viaţă de 30-100 de ani) şi DVD+RAM care
permite înregistrări/ştergeri de până la 100.000 de cicluri (cu o durată de viaţă
de aproximativ 30 de ani). Dezavantajul este dat de costul ridicat (pentru
cele la care suportul de scriere este o peliculă fină din argint sau din aur) şi
de posibilitatea de accesare doar cu ajutorul unui software special,
stocare optică pe Blu-ray Disc (BD), cu capacitate de stocare de 6 ori mai
mare în comparaţie cu DVD-urile. Ele pot fi citite ori de câte ori este nevoie,
însă doar cu ajutorul unor hardware şi software specializate. în prezent există
un număr limitat de companii care furnizează materiale şi asistenţă pentru
acest tip de tehnologie foarte costisitoare.
- stocare optică Ultra Density Optical (UDO) care asigură o scriere înceată,
o citire rapidă şi se referă la stocarea de informaţii.
- stick-ul (USB), pentru stocare limitată şi temporară prin Memoria Flash.
Prezintă dezavantaje legate de siguranţa informaţiilor care pot fi şterse chiar
prin uşoare defecţiuni tehnice.
- HDD-ul extern, pentru portabi 1i tate, asigură stocare mare şi viteză ridicată
de transfer. Prezintă în schimb un risc mare de pierdere a informaţiilor din
motive tehnice sau factori nefavorabili (lovituri fizice, supra încălzire).
Mediile de stocare electronice sunt intr-un proces de dezvoltare şi diversificare
rapid şi perpetuu. Păstrarea informaţiilor pe termen lung este condiţională de modul de
manipulare şi păstrare a suporturilor electronice după inscripţionare.

I n str u m en te de sc r is

Instrumentele de scris şi auxiliare reprezintă totalitatea ustensilelor (călimară,


condei de trestie, stilou, cuţit, foarfece, harag, linie sau liniar, nisiparniţă, pană, radieră
s.a.), confecţionate în scopul pregătirii materiei subiacente pentru scris şi al aşternerii
textului pe acestea. Ele sunt strâns legate de natura materialelor pe «are s-a scris.

INSTRUMENTE DE SCRIS PENŢRU SCRIEREA MANUALĂ


!
Instrumentele de scris au variat în funcţie de materialul pe care s-a scris încât
de-a lungul timpului au fost utilizate diferite sisteme de executare a scrierii: dalta şi
scalpelul pentru scrierea pe piatră sau metal; stilul din trestie, os sau metal pentru scrierea
pe argilă, lemn şi tăbliţe cerate; canna/condeiul şi pana de pasăre, utilizând culori vege­
tale, pentru scrierea pe papirus, pergament şi hârtie; pana de pasăre pentru scrierea pe
hârtie şi pânză cu cerneluri, tuşuri şi aur sau argint lichid; peniţa metalică, pentru hârtie,
utilizând cerneluri în general anorganice; maşina de dactilografiat etc.
• calamus, fistula, canna, instrument utilizat pentru scrierea cu cerneluri pe
papirus, pergament şi hârtie. Era confecţionat dintr-o bucată de trestie despi­
cată, ascuţită la vârf, prevăzută cu o gaură centrală care absorbea cerneala,
pe care o elibera lent în momentul în care trecea într-un anumit unghi peste
coala de scris. A fost folosită de popoarele orientale, de greci, romani, occi­
dentali şi bizantini, ultimii întrebuinţând-o până în secolul al X11-1ea. La curţile
regale şi imperiale canna era făcută din bronz, argintaşi uneori din aur.

129
• condeiul din metal, os sau lemn tare (Stylus, graphium) servea pentru scrie­
rea pe tăbliţele cerate. La un capăt era ascuţit pentru a scrie, iar celălalt capăt
era lăţit pentru a netezi ceara în cazul greşelilor.
• plumbul, de la latinescul „plumbum”, metal folosit de egipteni şi romani pentru
a scrie pe piatră, lemn şi papirus. Denumirea de plumb a fost utilizată în spa­
ţiul românesc pentru condeiul special cu care se scria pe tăbliţele de ardezie.
• pensula/penelul, instrument de scriere întrebuinţat pentru scrierea cu cerne­
luri, precum şi cu lichid aur sau argint. Era confecţionată în mai multe
dimensiuni şi necesita păr de animale ce era legat prin diferite metode de palete
din lemn, os, fildeş, metal. Pensula a fost utilizată pentru semnele scripturale
îndeosebi de către chinezi, egipteni, popoarele ebraice şi bizantini.
• pana de pasăre (perina avis), în special cea de gâscă, uneori de vultur, corb
sau curcan, a fost folosită prima dată de chinezi acum 2.500 de ani, iar în
Europa, de ostrogoţi, în secolul al V-lea d.Chr. Întrebuinţarea penei de pasăre
a marcat o evoluţie a scrisului sub aspectul execuţiei şi controlului caracte­
relor. înainte de a deveni ustensilă pentru scris, pana era prelucrată: se degresa
în nisip sau cenuşă, se curăţa de pieliţe, se încălzea pentru îndepărtarea gră­
simii şi pentru elasticitate. Capătul utilizat pentru scriere se despica pieziş în
două părţi, rezultând o capilaritate ce asigura scurgerea cernelei. Partea inte­
rioară se tăia până la jumătatea grosimii penei, formându-se un jgheab semi­
circular. Ultima operaţie era ascuţitul penei care se făcea în funcţie de grosimea
dorită pentru scris. Pentru ascuţitul penei se utilizau cuţite speciale numite
scalprum, scapellum, cultellus scripturalis.
Utilizarea penei pentru scriere s-a extins, astfel că în secolul al XlII-lea era aproape
singurul instrument de scriere. Ea a creat posibilitatea unei scrieri cursive şi tragerea
alternantă a liniilor groase şi a celor subţiri. Pana avea un dezavantaj, acela că trebuia
înmuiată constant în cerneală, fragmentând procesul de scriere. Cu toate acestea, ea a
fost utilizată până târziu în secolul al XlX-lea. în spaţiul românesc, pana de pasăre a
fost întrebuinţată ca instrument de scriere până după Regulamentul Organic.
• creionul a fost conceput în Anglia ca instrument pentru scriere, confecţionat
din grafit natural extras dintr-o mină din apropierea localităţii scoţiene
Borrowdale, în anul 1564. Grafitul era pregătit sub forma unor baghete. Pentru
a nu murdări mâna şi hârtia, bagheta de grafit a fost acoperită cu sfoară, iar
mai târziu cu suporturi înguste din lemn. Denumit creion sau plumb, acest
instrument de scriere a început să fie fabricat la Nürnberg, Germania, înce­
pând cu anul 1662.

130
în epoca modernă cantitatea de grafit a fost micşorată prin alcătuirea unui miez
cilindric, acoperit pentru protecţie şi rezistenţă cu un strat de lemn, plastic sau metal
de formă cilindrică. Dimensiunile miezului erau dictate de grosimea scrierii. Epuizarea
rezervelor de grafit a determinat găsirea unor noi materiale de scriere,, în anul 1795
francezul Nicolas-Jacques Conté a descoperit formula fabricării grafitului chimic: un
amestec de pulbere de grafit cu argilă moale, ars în cuptor.
Avantajele utilizării creionului: uşurinţa cu care se scrie şi faptul că pot fi şterse
urmele grafitului cu ajutorul gumei de şters fradieră), fabricată din cauciuc în Anglia
începând cu anul 1770. Ştergerea uşoară a scrierii cu creion a determinat insa utiliza­
rea lui doar pentru conceperea unor acte de mică importanţă.
Creionul a avut şi are încă în compoziţia minei diferite materii: carbon/grafit,
grafit în combinaţie cu indigo (materie colorată albastru-închis extrasă din frunzele
mai multor plante tropicale sau obţinută sintetic din anilină sau din acid antranilic) şi
diferite minereuri colorate. Scrierea cu acest tip de creioane este greu de şters. Creio­
nul negru din grafit sau cele colorate pot fi folosite pentru scriere pe orice tip de suport
grafic. In prezent, creioanele sunt utilizate pentru efectuarea de schiţe şi desene, pla­
nuri grafice s.a.
In secolul XX a fost creat creionul mecanic ce are încorporat întx-un cilindru un
dispozitiv care împinge mina de grafit spre capătul inferior de scriere. Pe acelaşi prin­
cipiu s-a alcătuit, în acelaşi secol, pixul simplu sau cu arc cu miez diversificat, alcătuit
din paste chimice colorate.
• tocul de scris. După modelul penei de pasăre au fost confecţionate pene me­
talice, din bronz sau din argint,.care au suferit diferite modificări de adaptare
şi de fiabilitate. Fiind de dimensiune mică, penele metalice au fost denumite
peniţe, iar pentru scriere era necesară ataşarea unui suport în formă de beţişor,
confecţionat din lemn, os sau fildeş. împreună alcătuiau tocul de scris, Ja oare
inconvenientul principal era necesitatea înmuierii constante în cerneai! ¡şi
puterea de scriere mică, până la terminarea şi uscarea cernelii din vârf.
în spaţiul românesc acest instrument de scriere a fost numit toc sau condei.
în 1803, la Birmingham, Anglia,, englezul Harrison a început fabricarea peniţe­
lor metalice care erau o imitaţie fidelă a penelor de gâscă. în anul 1830 un anumit Perrys
din Londra aducea peniţei metalice câteva îmbunătăţiri aparent mărunte: orificiul din
mijlocul peniţei, care constituia un mic rezervor de cerneală şi cele două despicături
laterale care măresc elasticitatea vârfului. Vârful de scriere al peniţei a fost diversificat
în funcţie de grosimea şi acurateţea scrierii.
• stiloul. în anul 1827 românul Petrache Poenaru obţinea ia Paris un brevet pentru
invenţia unui „condei portăreţ tară sfârşit, alimentându-se însuşi cu cerneală”,
primul „toc rezervor” din lume. Denumit stilou, acesta a revoluţionat scrierea
întrucât asigura un flux constant de cerneală şi permitea rapiditate în întoc­
mirea înscrisurilor.
Stilourile cu adevărat practice au început să apară către sfârşitul secolului
al XlX-lea, o contribuţie importantă în perfecţionare lor aducând-o în anul 1884,
Lewis Edson Watterman. Acesta a ataşat stiloului o cămăruţă pliabilă din cauciuc care
permitea umplerea rapidă cu cerneală. Stilourile sunt utilizate în scriere şi în prezent.
• pixul. începând cu anul 1888 a fost folosit un stilou/pix care lăsa dâră pe hârtie
direct din rezervor. în 1938 ungurul Lazlo Biro a perfecţionat pixul prin
includerea unei bile rotative în vârful rezervorului cilindric, care permitea
distribuirea uniformă a cernelii. Cerneala folosită pentru pix este mai vâscoasă
iar rezervorul permite utilizarea lui pentru o scriere mai rapidă şi mai înde­
lungată faţă de stilou.
în prezent, există o combinaţie între stilou şi creion care nu utilizează cerneală
sau pastă colorată. Instrumentul grafic are un vârf realizat dintr-un aliaj metalic special,
numit ethergraf cu care se poate scrie pe hârtie asemănător unui creion cu grafit, doar
că însemnele nu pot fi şterse.
• carioca conţine cerneală, are o mină din pâslă sau fibre sintetice şi a fost
inventată în Japonia în anul 1962. Pentru durata scrierii au fost concepute
carioci pentru scriere temporară şi pentru scriere permanentă, în culori variate
(markere). Marcatoarele sunt utilizate şi pentru evidenţierea unor informaţii
importante în cuprinsul textelor.

T eh n ici u tiliza te pentru scrierea şi tr a n sm it er ea de


INFORMAŢII DOCUMENTARE

Documentele de arhivă păstrătoare de informaţii sunt realizate pe diferite supor­


turi grafice şi cu ajutorul unor aparate tehnice care au devenit tot mai performante.
Tehnica a oferit posibilităţi progresive pentru o scriere rapidă şi în multe exemplare. în
prezent, se scrie foarte rapid, dar acest tip de scriere nu poate fi realizat şi redat/citit
decât cu ajutorul tehnicii. Cele mai importante tehnici utilizate pentru înregistrarea şi
transmiterea informaţiei sunt:
• tiparul, procedeu mecanic de obţinere a unor imagini identice cu originalul
prin transferul cernelii în urma unui contact cu presiune de pe forma de
imprimare pe hârtie sau pe alte materiale.

132
Forma de imprimare (de tipar), pe care se află elementele tipăritoare şi elemente
netipăritoare, poate fi plană sau cilindrică şi se execută din lemn, metal, cauciuc, mase
plastice. Imaginile sunt transmise de elementele tipăritoare, în locul celor netipăritoare
rămânând porţiuni albe. Tiparul este considerat cea mai mare invenţie a omenirii din
ultimii 1000 de ani deoarece a contribuit la progresul, educaţia, dezvoltarea culturii şi
civilizaţiei umane.
Invenţia tiparului a fost rezultatul unui proces îndelungat care a început în China
sub forma tiparului-bloc. Ansamblul de procedee de imprimare tipografică [turnarea
literelor în matriţe, compunerea textelor cu litere mobile şi imprimarea cu prese mamta-
le/teascuri) se datorează lui Johann Gensfleisch zum Giitemberg. Acesta a utilizat
matrice metalice mobile pentru litere, pe care le-a realizat dintr-un aliaj de plumb cu
antimoniu prin anul 1440. Literele de tipar mobile puteau fi fixate uşor pe placa de
imprimare şi scurtau mult procesul creării cuvintelor, rândurilor şi paginilor scrise.
Giitemberg a iniţiat fabricarea literelor mobile din metal şi a definitivat de impri­
mat în anul 1455, la Mainz, Germania prima carte din spaţiul european. Din Mainz, tiparul
s-a răspândit rapid în toate ţările Europei: Franţa, Italia, Anglia, Ţările de Jos, mai lent
în teritoriile aflate sub dominaţia Imperiului Otoman, America.
Tiparul a fost mecanizat de către germanul Friedrich Kdenig care a construit
prima maşină plană de imprimat cu ajutorul forţei aburului utilizată în practică (1812-1814).
Americanul William Bullock realizează în 1865 prima rotativă de tipărit, germanul
Ottmar Mergenthaler inventează, între 1884-1886, linotipul (maşină tipografică care,
prin apăsarea unor clapete, culege, toarnă literele şi le aliniază pe rânduri), iar ameri­
canul Tolbert Lanston inventează între 1887-1893 monotipul (maşină care culege şi
toarnă literele una câte una). După ¡900 forţa aburului a fost înlocuită cu electricitatea.
în secolele XVI-XVII-lea a apărut în Ţările Române un număr relativ rnare de
tipografii care activau în centre urbane şi aşezăminte monahice: Sibiu (1529),
Sebeş, Orăştie, Bălgrad (Alba lulia), Braşov, Bucureşti (Mănăstirile Plumbuita,
Snagov 1573-1582), Govora (1639), Câmpulung-Muşcel, laşi (1641)), Cluj (1|#3),
Râmnicu-Vâlcea (1707) etc.
• maşina de scris/dactilografiat, sistem mecanic sau electric alcătuit din piese
care imprimă pe hârtie semne alfabetice, sub formă de matrice singulare, cu
ajutorul unei pernuţe sau a unei pamblici/panglici imprimată în tuş.
A fost inventată în anul 1868 de americanul Christopher Latham Sholes care a
aşezat într-o primă fază literele pe tastatură în ordine alfabetică. Deoarece acestea se
încălecări în procesul scrierii, a apelat la serviciile unui lingvist care a ordonai eficient
literele în ordinea existentă şi astăzi şi pe tastatura electronică. Maşina de scris occi­
dentală are un număr de 26 de litere.
Maşina de dactilografiat a fost perfecţionată în vederea sporirii eficienţei. Au
fost utilizate pentru conceperea de înscrisuri mai multe tipuri de maşini de dactilo­
grafiat:
- maşini tampon cu pernuţă pentru cerneală, fără panglică;
- maşini cu panglică care produce un scris mai îmbâcsit.
La rândul lor, maşinile de scris utilizate în timp au posedat:
- claviatură completă: pentru litere, cifre (1-9 şi 0), diacritice, paranteze, ghili­
mele, apostrof;
- claviatură cu schimbător simplu: fiecare clapă scrie 2 litere (aA, bB);
- claviatură cu schimbător dublu: fiecare clapă scrie 2 litere şi o cifră (aAl,
Bb2);
- claviatură cu acţionare mecanică sau electrică (ultima întrebuinţată din anul
1920).
La începutul anilor 2000 maşina de scris a fost înlocuită aproape în totalitate de
computerul dotat cu software pentru scriere.
• maşina de stenografiat/stenotip a fost construită de francezul Benoît Gonod,
bibliotecar, în anul 1827. Cu ajutorul acesteia se realizează o scriere foarte
rapidă, deoarece o simplă apăsare pe claviatură permite scrierea unui întreg
cuvânt. Prima maşină de stenografiat a fost inventată de italianul Antonio
Michela-Zucco în anul 1863, brevetată în anul 1873 şi utilizată pentru prima
dată în Parlamentul italian în anul 1880.
• maşina pentru scrierea Braille a fost concepută pentru realizarea unui sistem
de scriere ce poate fi perceput/citit tactil cu ajutorul degetelor. Francezul Louis
Braille a inventat prima dată o maşină de scris specială pentru nevăzători (1834)
care, îmbunătăţită, poate fi mânuită cu degetele unei singure mâini, plus podul
palmei.
• aparatul fotografic a revoluţionat posibilitatea oamenilor de a înmagazina
informaţiile preluate din lumea reală. Procedeul fotografic a fost inventat de
Louis Daguerre şi recunoscut de guvernul francez, la 1839, ca fiind „un dar
oferit omenirii”. Aparatul fotografic este un instrument optic cu ajutorul căruia
pot fi obţinute imagini reale ale obiectelor pe stratul fotosensibil al unei plăci
fotografice sau al unei pelicule sensibilizate. Imaginea obţinută este reală, mai
mică decât obiectul, răsturnată, şi este revelată prin developare, după care
urmează procesul de fixare a imaginii pe placă sau film. Se obţine negativul
fotografic (clişeul) care este copiat pe o hârtie specială, realizându-se imagi­
nea pozitivă. O fotografie clasică este constituită din suport (hârtie, hârtie
plastifiată, plastic), liant (gelatină, albumină sau colodiu) şi imagine (reali­
zată cu o bază de argint).

134

i
Fotografierea a fost înfăptuită de-a lungul timpului cu ajutorul plăcilor de sticlă,
a clişeelor tratate cu un strat sensibil la lumină sau cu ajutorul aparatelor ce folosesc
tehnica digitală. Fac obiectul activităţilor arhivistice plăcile fotografie, clişeele nega­
tive şi pozitive, fotografiile, albumele de fotografii, filmele de scurtmetraj şi cele cine­
matografice care oferă informaţii istorico-documentare şi ştiinţifice,
• aparatul cinematografic/camera de filmat, numită la început kinetograf-a\K\vă\
care prelua şi reda imagini în mişcare, a fost patentat de Thomas Alva Edison
în anul 1891. A fost utilizat pentru filmarea operelor de artă din muzee, a
manuscriselor din biblioteci şi apoi pentru documentele din arhive, la început
de către germani şi americani, în deceniul patru al secolului XX.
• fonograful, aparat folosit pentru înregistrarea şi reproducerea mecanică a su­
netelor, a fost inventat de americanul Thomas Alva Edison (1878). Fonograma
consta în înregistrarea unor vibraţii sonore pe un suport (bandă de'hârtie înne­
grită, hârtie fonografică, disc de gramofon). Fonogramă era şi mesajul transmis
prin telefon şi înregistrat automat sau scris manual.
• fotocartograf, aparat fotogrametrlc folosit pentru realizarea automată a hăr­
ţilor pe bază de fonograme (fotografii speciale luate din avion sau satelit care
îndeplinesc condiţia de a oferi o perspectivă centrală pe baza căreia se pot
face măsurători precise asupra obiectului a cărui imagine o reproduce). Este
folosit pentru realizarea hărţilor topografice şi cartografice.
• telegraf, aparat electromagnetic cu ajutorul căruia se transmite un text scris
la distanţă prin semnale electromagnetice sau optice. El produce, receptează
şi transformă semnalele telegrafice.
Utilizat pentru prima dată în Franţa de Claude Chappe, în anul 1794, a fost per­
fecţionat de americanul Samuel Finley Morse, care a construit în anul 1840 prima linie
telegrafică şi un cod de transmitere rapidă (Codul Morse). Telegraful a devenit funcţionai
începând cu anul 1855, iar telegrama este formularul scris pe o bandă îngustă de hârtie
pe care se transcria comunicarea transmisă cu ajutorul telegrafului.
Telegrama a reprezentat mult timp o formă de corespondenţă rapidă, alături de
bilet, scrisoare şi cartea poştală. Prin intermediul telegramei se transmitea, de regulă, o
singură informaţie, care era exprimată concis prin suprimarea unor cuvinte. Sisteiijul
de transmitere prin intermediul telegramelor a fost încheiat la nivel mondial tp anul,
2013 (India a fost ultima ţară care a utilizat această tehnică de transmitere a infor­
maţiilor).
• teleimprimator/telescrîptor este aparatul telegrafic cu funcţionare discontinuă
la care expeditorul scrie textul pe o claviatură asemănătoare cu a maşinii de
scris. Recepţia telegramei era imprimată pe o bandă sau pe o coală de hârtie
13S
cu literele alfabetului obişnuit. Aparatul de recepţie era pus în mişcare dis­
continuă de semnele produse de aparatul de emisiune.
• seismograf, aparat care înregistrează grafic în mod automat momentul, durata
şi intensitatea mişcărilor seismice produse de scoarţa pământului. O variantă
antică de aparat care să detecteze mişcările pământului a fost creată de chi­
nezul Zhang Heng în anul 132 d.Chr. Forma modernă a seismografului fost
produsă de italianul Luigi Palmieri în anul 1856. înregistrările grafice poartă
denumirea de seismograme şi sunt realizate prin înregistrare mecanică, optică,
numerică, pe bandă magnetică.
• teleautograf, instalaţie cu ajutorul căreia mişcările unui creion condus cu
mâna în punctul de emisie se transmit fidel, prin mijloace de telecomunica­
ţie, unei unelte de scris aflate în punctul de recepţie.
• tomograf, aparat care permite obţinerea, cu ajutorul radiaţiilor, a unor ima­
gini ale structurilor anatomice dintr-un singur plan de profunzime, eliminând
imaginile celorlalte planuri. Imaginile pot fi selecţionate în funcţie de regiu­
nea de interes şi sunt redate în clişee, filme sau suporturi electronice. Infor­
maţii privind starea fizică internă a corpului uman pot fi obţinute pe diverse
suporturi grafice cu ajutorul rezonanţei magnetice, radiologiei, ecografiei,
mamografiei.
• faxul este aparatul electronic care prelucrează informaţia transmisă la distanţă
sub formă de texte, desene, schiţe, imagini. Aparatul parcurge fiecare punct
al unui act/document şi emite semnale care ajung prin intermediul cablurilor
telefonice sau al undelor radio la un aparat similar, care le transformă în
puncte albe sau negre, imprimate pe hârtie fotosensibilă sau tipărite pe hârtie
obişnuită. O transmisie de tip fax este similară cu un copiator, cu singura
diferenţă dată de faptul că originalul şi copia se află la distanţă. Informaţia
recepţionată prin fax este o copie a celei transmise.
Faxul a fost inventat de scoţianul Alexander Bain în anul 1843 şi perfecţionat de
americanul Richard H. Ranger, care a transmis prin fax o fotografie peste ocean în
Europa, în anul 1924. Primul fax modern sau teleinformatic a fost produs în anul 1985.
Din anul 1987 există faxuri care folosesc hârtie simplă, iar din anul 1995 se puteau
transmite prin fax texte şi imagini color.
• telefonul mobil cu transmisie digitală, nouă variantă de comunicare pur textuală
(mesajul SMS) ce a fost introdus pentru prima dată în Finlanda în anul 1993.
In prezent tehnologia telefoniei mobile oferă servicii şi opţiuni bazate pe
Internet şi GPS.

136
• com puter/ordinator/calculator electronic este aparatul care prelucrează
şi vizualizează date şi informaţii conform- unei liste de instrucţiuni numită
io/hwrc/program. Informaţiile pot ti prezentate pe suport papetar eu ajutorul
unei imprimante care înscrie automat pe hârtie datele dintr-un computer cu
caractere alfanumerice sau grafice cu jet de cerneală, laser.
Cel mai vechi sistem de calcul este considerat a fi mecanismul din Antikythira,
datând din anul 87 a.Chr. şi folosit, se pare, pentru calcularea poziţiei şi mişcării pkţ-
netelor Sistemului Solar. Tehnica de citire a datelor pe cartele perforate a apărut în
secolul al XlX-lea. Primul calculator electronic a fost conceput în Anglia în timpul
celui de-al Doilea Război Mondial cu scopul de a descifra informaţiile transmise de
germani prin intermediul maşinilor de tip Enigma.
Primele generaţii de calculatoare au apărut în anul 1945, în SUA, unde, In anii
1977-1978, se producea deja a patra generaţie. în România primul calculator electro­
nic, cu dimensiuni foarte mari, a fost construit în anul 1957.
Perfecţionarea electronicii digitale a condus la dezvoltarea calculatoarelor digi­
tale (numerice) care modelează problemele în numere (biţi). Până în anul 1960 se utilizau
lămpile electronice, apoi tranzistori, care, la rândul lor, au fost înlocuiţi cu circuite
integrate în anii 1970. Mult mai performante, ultimele au permis micşorarea capacităţii
aparaturii şi apariţia computerelor personale (PC). Primul laptop a fost utilizat în anul
1982.
Computerele preiau informaţia, o prelucrează şi oferă posibilitatea de a o comu­
nica către unul sau mai mulţi utilizatori. Informaţia poate fi transmisă sub formă de
numere, text, imagini, sunet sau video, sau chiar toate deodată (multimedia). Pentru scriere
computerizată sunt utilizate litere în diferite fonturi (totalitatea informaţiilor privind
înălţimea, corpul, apropierea unui set de caractere aflate intr-un fişier de disc).
Un computer actual are patru module importante: unitatea aritmetică-logkă,
unitatea de control, memoria centrală şi dispozitivele de intrare/ieşire (tastatură, mouse
şi aparat foto digital pentru intrare; monitor pentru prezentare de informaţii; impri­
mante şi scaner pentru ieşire).
Din categoria dispozitivelor de intrare/ieşire fac parte:
- dispozitive pentru stocare de date: dischetele, unităţile CD-uri, DVD-uri, dis­
curile dure, fiecare cu capacitate de stocare a datelor diferită;
- dispozitive pentru conectarea la reţele de computere, la Intenmi, în special
World Wide Web, care permit legarea unora cu altele a miliarde de compu­
tere pentru transfer de informaţii.
Variante constructive de computere care se produc în numeroase forme şi
prezentări:

137
P computer personal (de tip PC):
• „staţionare”: desktop, tower, all-in s.a.;
• „portabile”: laptop, notebook s.a..
P computer tabletă:
• computere programabile: toate telefoanele portabile celulare de tip
„smartphon”, computere tabletă, playere multimedia;
P computere rapide, aşa numitele „ferme” de servere;
P computere profesioniste de mare viteză;
• aparate şi dispozitive speciale: console de jocuri electronice, afişoare de
cărţi şi medii electronice (E-book), scanere, imprimante;
• computerul integrat (embedded), adică înglobat complet în dispozitivul
pe care îl comandă, programat din fabrică fără ca utilizatorul să aibă posi­
bilitatea să-i schimbe programul.
Computerele sunt folosite pentru constituirea de înscrisuri şi informaţii dintre
care cele mai importante sunt arhivate alcătuind arhivele electronice ale creatorilor şi
deţinătorilor de acte şi documente din toate domeniile de activitate.

LlCHIDE/SUBSTANŢE UTILIZATE PENTRU SCRIERE

Substanţele folosite pentru scriere sunt la fel de importante ca şi suportul grafic


cu care acestea trebuie să fie întotdeauna compatibile. Pentru scriere s-a folosit o diver­
sitate de lichide obţinute din substanţe de natură vegetală (extrase din frunze, fructe,
scoarţă, rădăcini de arbori), de natură animală, de natură minerală, precum şi substanţe
chimice.
Cerneala
Pentru scriere s-au întrebuinţat încă din Antichitate, diferite lichide, iar cerneala
obţinută prin precipitare reprezintă cea mai răspândită şi cea mai utilizată compoziţie.
De-a lungul timpului s-au întrebuinţat următoarele culori de cerneluri: neagră de dife­
rite nuanţe, brună, verde, galbenă, roşie, albastră, violet s.a.
Cerneala carbon: are culoarea neagră, este constituită dintr-un pigment negru
(funingine, cărbune), un liant ce variază în funcţie de regiunea de producere (guma ara­
bică, mierea de albină, albuş de ou, gelatină) şi un solvent (apă, vin sau oţet). în
Antichitate cerneala se prepara la cald dintr-un amestec din funingine şi gumă arabică.
Primele cerneluri durabile au fost realizate din cărbune fin ţinut în suspensie în apă cu
ajutorul gumei arabice, cleiului sau uleiului. Inventator ar fi fost un chinez, în jurul

138
ir ­

anului 2600 a.Chr., iar ingredientele de bază folosite de acesta erau funinginea şi
uleiul de in, reduse prin încălzire. Cerneala de carbon a, fost utilizată în Europa până în
secolul al Vll-lea d.Chr.
Calitatea cernelii carbonice depinde de fineţea particulelor de negru de fum,
natura suportului şi a aditivilor utilizaţi, iar proprietăţile ei constau în:
- nu este reactivă chimic în timp;
- nu conţine substanţe degradante care să afecteze suportul grafic;
- aderă uşor la suportul grafic şi nu pătrunde în profunzimea acestuia.
Cerneala de carbon prezintă însă şi dezavantaje importante:
- faptul că nu penetrează în profunzime suportul grafic determină dispari-
ţia/estomparea scrisului în timp;
- în contact cu umiditatea din aer cerneala poate păta foarte uşor suportul grafic.
Cerneala metalogalică/ferică este un amestec de cerneală de carbon cu sulfat de
fier/vitriol verde. Cerneala se prepara plecând de la extracte vegetale care conţineau
tanin (gogoşile de ristic), ce erau lăsate la macerat 3-4 săptămâni, la care se adăugau
ingrediente ale cernelii carbon şi sulfat de fier. Acest tip de <feerneală a fost utilizat
pentru scriere în secolele VII-XVII.
Cerneluri fero-galice sunt folosite de la începutul secolului al X Vlll-lea şi au în
compoziţie acid sulfuric şi sulfat fieros. Din păcate, aceste substanţe degradează hârtia;
acidul sulfuric hidrolizează celuloza, iar ionii de fier din sulfat catalizează oxidarea
acesteia, producând pulverizarea şi perforarea hârtiei în zona scrisă. în procesul chimic
de degradare, cerneala fero-galică emite acizi organici volatili care sunt dăunători tuturor
materiilor de natură organică ce alcătuiesc suporturile grafice. Pentru a se obţine cer­
neala de culoare albastră se foloseşte indigoul.
Cernelurile cu anilină (substanţă extrasă din gudronul de huilă) au apărut în seco­
lului al XTX-lea şi sunt superioare calitativ celor fero-galice: sunt mai rezistente faţă de
acizi, alcooli, clor şi pot fi fabricate în multe culori (albastru, galben, verde, roşu, violet).
Din păcate şi cernelurile cu anilină sunt solubile în apă/alţi solvenţi şi puţin rezistente
la lumină.
Cernelurile de tipar s-au preparat la început dintr-un amestec de funingine cu
ulei de in fiert. în prezent, acestea se prepară din negru de fum în combinaţie cu agenţi
chimici care asigură o uscare rapidă. Pentru cerneluri colorate se folosesc pigmenţi
anorganici naturali (caolin, argilă, cretă, pământ verde etc.) sau artificiali (alb de plumb,
alb de zinc, albastru de fier, barită, miniu, verde de crom etc.). Prima fabrică de cerne-
luri/uleiuri tipografice a început să funcţioneze în Franţa în anul 1818.
La alcătuirea cernelurilor s-au folosit, în timp, diverse substanţe dintre care cel
mai des utilizate au fost:

139
• pentru culoare: negrul de fum, sulfatul feros, miniu de plumb, cinabru sau
purpură, acidul tanic, anilina;
• pentru încleiere şi fixare pe suportul de scriere: guma arabică (extrasă din
arborele Accacia), mierea de albine, cleiul de cireş, de vişin, de amidon, de
peşte, gelatina, albuşul de ou, cleiuri sintetice, uleiuri sicative (uleiul de in,
de mac, de nucă);
• pentru corectarea caracteristicilor, diverşi solvenţi sintetici:
- densitate - carbonat de sodiu sau alb de barită;
- prevenire uscare - glicerina, uleiul de in;
- conservare - camfor, alaun, borax;
- miros - parfum uri;
- anticongelare—alcool;
- luciu - zahăr, lacuri, colofoniu (sacâz).
In anumite situaţii au fost folosite pentru scriere şi cerneluri invizibile, realizate
din substanţe precum zahăr, clorura de fier, oţet de lemn, zeamă de lămâie etc.
Cernelurile sunt nestabile în timp deoarece se descompun mai ales sub influenţa
factorilor externi (umiditate, lumină) care provoacă decolorarea, estomparea şi chiar
dispariţia totală.
Tuşul este o cerneală specială rezistentă la apă şi lumină, în culorile negru, verde
sau roşu, obţinută din negru de fum sau oxid de fier în amestec cu apă, glicerina şi
stabilizatori. Tuşul este de mai multe sortimente: pentru desen, pentru litografie şi pentru
ştampilat. Tuşul pentru ştampilat conţine adaosuri speciale în funcţie de matricea sigi­
lară: glicerină pentru cea de cauciuc şi uleiuri sicative pentru cea din metal.
Cernelurile de miniere au fost preparate după reţetele cernelurilor de scris, dar
cantitatea de lichid era mai redusă iar colorantul în cantitate mai mare. Pigmenţii uti­
lizaţi erau de o largă variabilitate şi erau obţinuţi prin prelucrarea minereurilor şi
pământurilor colorate (ocru, hiena, pământul verde), precum şi din substanţe chimice:
• roşu, din argile roşii conţinând oxid de fier (ocru), oxid de plumb/miniu,
sulfura mercurică, purpură sau cinabru (obţinută dintr-o secreţie a melcului
Murex brandaris), oxidul roşu de fier (hematita), extract din lemn de Brazilia.
Culoarea roşie exprima puterea, suveranitatea, măreţia şi era folosită la vali­
darea actelor în cancelariile princiare (regeşti, imperiale, domneşti). în spaţiul
românesc medieval cerneala roşie era cunoscută sub numele de chinovar;
• alb, din cretă, gips, din oxid de zinc (alb de zinc), carbonat bazic de plumb (alb
de plumb, ceruza), carbonat de calciu (creta), bioxid de titan (alb de titan);
• albastru, obţinut din piatra lapislazuli (albastrul ultramarin sau azur), fero-
cianură de fier, sulfatul din cupru (piatra vânătă), albastrul de cobalt;

140
• galben, din sulfură de cadmiu, galben de crom, ocru;
• indigo, din plante tropicle, din anilină sintetică;
• verde, prin descompunerea cernelii negre cu o sare de cupru sau cu galben de
zinc, fosfat de crom verde, arseniat de cobalt verde închis, oxidul verde de crom;
• maro, obţinut din cafeniul de mangan;
• negrit, din negru de fum, bitum, piroluzif silicat de calciu, cărbunele de lemn;
• aur lichid',
• argint lichid.
în Antichitate, pentru a proteja degradarea cernelii, înscrisurile pe papirus erau
acoperite cu un strat subţire de ceară de albine.
Pigmenţii îşi schimbă nuanţele sub acţiunea luminii şi devin ori mai palide, ori
mai închise la culoare. Rezistenţa la lumină a pigmentului într-o vopsea depinde de
natura liantului şi de calitatea acestuia (raportul pigment-Iiant şi indicii de refracţie).
în prezent, cernelurile sunt substanţe variat colorate sub formă lichidă, vâscoasă
sau pulbere, obţinute pe cale sintetică, care servesc la scris manual, tipărit, imţ»* mal,
ştampilat, gravat, desenat s.a. Ele se realizează pe bază de răşinj, uleiuri sicative, ule­
iuri polimerizate, albumine, coloranţi, latex etc., în urma unor pjrocese de oxidare sau
prin uscare termoplastică (toner). Cernelurile de scriere trebuie 'să suporte temperaturi
de până la 230UC, fără a se topi sau emite substanţe periculoase. Cernelurile cit latex
nu satisfac aceste cerinţe.

INSTR UMENTE A JU TĂ TOARE SCRISUL UI MA NU A L

• pentru păstrarea lichidelor de scris: calamaria/călimara era recipientul în


care se aşeza trestia sau pana de scris. Totodată, desemna şi recipientul în care
se păstra cerneala. Avea diferite forme şi se făcea din diferite materiale: piatră,
sticlă, os, metal şi plastic.
• pentru linierea suportului de scriere şi pentru crearea unui spaţiu uniform
între rânduri şi marginile suportului grafic se utilizau: compasul (puncioriupi),
sula (silcea, subula) şi scalpelul (scalpellum), linia (ligniculum), compasul
(perghel).
• pentru ştergerea greşelilor din text: cuţitul, radiera/guma de şters, corecto­
rul, care foloseşte cerneală albă cu care se acoperă textul.
• pentru uscarea cernelii: nisip, cenuşă, praf de aur sau de argint, presărate
peste scris, şi sugativă.
P ro ced ee de m ultiplicare şi reproducere a
ÎNSCRISURILOR DIN ARHIVE

Multe secole multiplicarea înscrisurilor (operaţie de producere în mai multe exem­


plare a unui înscris) s-a efectuat manual (de mână). înmulţirea şi diversificarea actelor,
evoluţia ştiinţei şi tehnicii au determinat folosirea unor metode rapide de multiplicare.
Reproducerea înscrisurilor constă în totalitatea procedeelor de transpunere şi
multiplicare a documentelor pe diferite suporturi prin diverse tehnici de copiere. în­
scrisul reprodus este originalul (poate fi original, copie, fals), iar cel care rezultă este
întotdeauna copie.
Reproducerea a început să fie utilizată atunci când oamenii au adaptat tehnica la
domeniile lor de activitate. Arhivistică a promovat practica întocmirii de copii după
originale pentru a le proteja pe acestea din urmă de factorii de degradare, distrugeri şi
sustrageri. Cele mai cunoscute procedee şi tehnici prin care înscrisurile au fost multi­
plicate şi reproduse sunt:
• matricea sigilară, plană sau circulară, realizată din ceramică arsă, fildeş,
pietre semipreţioase, metale, a fost utilizată încă din Antichitate.
• indigoul este pigment utilizat încă din Antichitate pentru proprietăţile sale
colorante (violet, albastru). Dispus sub hârtia de scris în forma unei foiţe
subţiri, indigoul permite efectuarea unui număr restrâns de copii identice cu
originalul. Pentru fiecare copie este necesară o foiţă de indigo.
Indigoul a fost folosit mult timp pentru multiplicarea de acte, atât pentru scrisul
manual, cât şi pentru scrisul dactilografiat. Dezavantaje ale multiplicării cu ajutorul
indigoului: număr limitat de copii, calitate scăzută a scrierii în indigou, claritatea scă­
zută a copiilor îndepărtate de original şi uzura rapidă a foiţei de indigou.
• xilografia/xilogravură, procedeu de gravură manuală care constă în săparea
unor forme sau clişee grafice în lemn care sunt imprimate pe hârtie cu ajutorul
cernelei. Primele xilogravuri au fost semnalate documentar în Europa în
secolul al XII-lea. In spaţiul românesc xilogravura a fost utilizată în Transilvania
către sfârşitul secolului al XVII-lea, pentru producerea de icoane pe hârtie, a
unor imagini simbolice religioase sau decorative.
• tiparul, ansamblu de mijloace tehnice prin care se imprimă un text, permi­
ţând realizarea unui număr infinit de copii. Calitatea tipăriturilor depinde de
evoluţia tiparniţelor şi de compoziţia cernelurilor. In perioada contemporană
există dezavantaje legate de calitatea scăzută a cernelurilor şi a hârtiilor,
ambele realizate din componente mai mult chimice.

142

J
• Iitograful/litografie, metodă de reproducere şi de multiplicare pe hârtie a
textelor, desenelor, figurilor prin utilizarea de negative imprimate sau dese­
nate pe o piatră calcaroasă specială.
A fost inventat în anul 1796 de austriacul Alois Senefelder şi utilizat în secolele
următoare pentru reproducerea de calitate a textelor şi imaginilor, în prezent este uti­
lizată litografierea offset, procedeu de multiplicare |j reproducere cu ajutorul forme­
lor de tipar plane din metal la care hârtia nu ajunge în contact cu clişeul metalic, ci cu
un cilindru de cauciuc care preia imaginea de pe.forma de tipar şi 6 aplică pe hârtie.
• şapirograful/multiplicatorul cu gabloanc/şapirografiere este o presă folosită
pentru multiplicat texte sau desene, format dintr-un cilindru înfăşurat cu o
pânză îmbibată în cerneală şi care funcţionează prin forţarea cernelii printr-un
şablon de hârtie.
• heliograful/heiiografie, nume dat unui aparat care reproduce desenele exe­
cutate pe hârtie de calc cu ajutorul unei hârtii speciale impregnate cu o soluţie
sensibilă la lumină (hârtia ozalid), developarea realizându-se eu Vapori de
amoniac.
Procedeul a fost descoperit în Franţa, în anul 1825. în-ţara noastră a fost folosit
până în deceniul opt al secolului XX. Hârtia heliografică developată are culorile albastru,
violet, maroniu.
• facsimilare, reproducere exactă a unui text, desen sau pictură cu ajutorul
clişeelor fotografice/fotocromie (fotografie în culori naturale, obţinută prin
folosirea unui clişeu pe care sunt suprapuse mai multe straturi sensibile, de
culori diferite).
Facsimilarea se poate realiza şi prin copierea manuală a textului pe un super!
grafic identic cu originalul. Facsimilarea a fost folosită în Arhivele Statului în a doua
jumătate a secolului XX pentru realizarea unor copii fidele după documente impor­
tante care erau necesare în acţiunile cultural-educative şi ştiinţifice.
• fotografiere, prin fotografii realizate în tehnica alb-ncgru sau color.
Documentele din Arhive au fost copiate prin tehnica fotografică pentru a l'Lpro­
tejate de factorii de risc (pentru asigurare) de Ia sfârşitul secolului al XIX-lea şi până
în deceniul opt al secolului XX.
• fotoreproducerea/microfîlmarea constă într-un ansamblu de operaţii prin
care se execută pe cale fotografică, după un original, negativele şi pozitivele
necesare obţinerii clişeelor pentru tipar sau pentru microfilme.
Arhivele Statului început procesul de asigurare al documentelor din depozitele
proprii în deceniul şapte al secolului XX, întocmind microfilme de asigurare, de ccr-
cetare/înlocuire a originalului, de publicare.
• reproducere computerizată, prin care computerul este utilizat pentru sinteza,
modificarea, stocarea şi managementul imaginilor, precum şi pentru prelu­
crarea informaţiei vizuale obţinute din realitatea care ne înconjoară.
• xerograflere, procedeu de tipar folosit pentru reprezentarea unor imagini şi
texte, bazat pe impresionarea unei plăci electrizate acoperite cu un strat de
material sensibil la lumină. Prin xeroxare se reproduc originale pe suport de
hârtie.
Primul fotocopiator funcţional, Xerox 941, a fost folosit la New York în anul 1959.
Xerox-ul este aparat de copiat pentru reproducerea originalelor scrise pe suporturi din
papirus, pergament, hârtie, prin utilizarea metodei de copiere electrostatică şi a cernelii
sub formă de pulbere (toner).
Textele xeroxate nu sunt recomandate pentru arhivare şi păstrare permanentă
întrucât scrisul dispare/se estompează în câţiva ani.

144
C O N S T I T U I R E A /F O R M A K E A ARHIV ELOR

P r in c ipa li creatori d e a r h iv e

Creează acte şi documente organizaţii/persoanele juridice de drept public sau


privat precum şi persoanele fizice în decursul activităţii/existenţei.
Persoană juridică este un colectiv de oameni având o structură organizatorică
bine determinată, dispunând de independenţă patrimonială şi care urmăreşte un scop %
acord cu interesele obşteşti.
Persoană de drept public este un colectiv de oameni instituit conform legii,
înzestrat cu patrimoniu, care se organizează şi funcţionează în scopul realizării unor
funcţii statale sau al interesului general.
Persoană fizică este individul ca subiect al drepturilor şi obligaţiilor recunos­
cute de lege.
în spaţiul românesc creează acte şi documente şi, implicit, arhive:
• organele reprezentative aparţinând unei uniuni teritorial-economice şi politice,
militare (UE, NATO);
• organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preşedinţia, Guvernul);
• organele administraţiei publice centrale şi locale (Guvern, ministere, auto
rităţi ale administraţiei centrale, prefecturi şi primării);
• agenţi economici, organizaţii, unităţi, instituţii, fundaţii, asociaţii, organisme
din diverse domenii de activitate: politic, social. învăţământ, sănătate, justiţie,
mass-media, cultură, militar, religios etc.;
• persoanele fizice.
Majoritatea actelor rezultă din activităţile de corespondenţă internă şi din cores­
pondenţa purtată cu parteneri externi din acelaşi domeniu, din domenii asemănătoare
sau diferite, din ţară sau din străinătate. Corespondenţa prin intermediul actelor este un
element de bază în stabilirea relaţiilor dintre unităţile puterii centrale, administrative,
economice, între persoanele fizice şi cele juridice care sunt obligate să-şi rezolve uncie
probleme în comun.
• reproducere computerizată, prin care computerul este utilizat pentru sinteza,
modificarea, stocarea şi managementul imaginilor, precum şi pentru prelu­
crarea informaţiei vizuale obţinute din realitatea care ne înconjoară.
• xerograflere, procedeu de tipar folosit pentru reprezentarea unor imagini şi
texte, bazat pe impresionarea unei plăci electrizate acoperite cu un strat de
material sensibil la lumină. Prin xeroxare se reproduc originale pe suport de
hârtie:.
Primul fotocopiator funcţional. Xerox 941, a fost folosit la New York în anul 1959.
Xerox-ul este aparat de copiat pentru reproducerea originalelor scrise pe suporturi din
papirus, pergament, hârtie, prin utilizarea metodei de copiere electrostatică şi a cernelii
sub formă de pulbere (tonei).
Textele xeroxate nu sunt recomandate pentru arhivare şi păstrare permanentă
întrucât scrisul dispare/se estompează în câţiva ani.
C O N S T I T U I R E A /F O R M A R E A A R H I V E L O R

P r in c ipa li creatori de a r h iv e

Creează acte şi documente organizaţii/persoanele juridice de drept public sau


privat precum şi persoanele fizice în decursul activităţii/existenţei.
Persoană juridică este un colectiv de oameni având o structură organizatorică
bine determinată, dispunând de independenţă patrimonială şi care urmăreşte un scop în
acord cu interesele obşteşti.
Persoană de drept public este un colectiv de oameni instituit conform legii,
înzestrat cu patrimoniu, care se organizează şi funcţioneazăjn scopul realizării unor
funcţii statale sau al interesului general.
Persoană fizică este individul ca subiect al drepturilor şi obligaţiilor recunos­
cute de lege.
în spaţiul românesc creează acte şi documente şi, implicit, arhive:
• organele reprezentative aparţinând unei uniuni teritorial-economice şi politice,
militare (UE, NATO);
• organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preşedinţia, Guvernul);
• organele administraţiei publice centrale şi locale (Guvern, ministere, auto­
rităţi ale administraţiei centrale, prefecturi şi primării);
• agenţi economici, organizaţii, unităţi, instituţii, fundaţii, asociaţii, organisme
din diverse domenii de activitate: politic, social, învăţământ, sănătate, justiţie,
mass-media, cultură, militar, religios etc.;
• persoanele fizice.
Majoritatea actelor rezultă din activităţile de corespondenţă internă şi din cores­
pondenţa purtată cu parteneri externi din acelaşi domeniu, din domenii asemănătoare
sau diferite, din ţară sau din străinătate. Corespondenţa prin intermediul actelor este un
element de bază în stabilirea relaţiilor dintre unităţile puterii centrale, administrative,
economice, între persoanele fizice şi cele juridice care sunt obligate să-şi rezolve unele
probleme în comun.

145

/
Corespondenţă înseamnă totalitatea actelor primite/transmise într-un interval de
timp între organizaţii, organizaţii şi persoane fizice şi între persoane fizice/cetăţeni.
Corespondenţa oficială reprezintă totalitatea mesajelor transmise sau primite sub
diferite forme grafice sau digitale de către o organizaţie/autoritate publică. După modul
de redactare, corespondenţa se poate realiza prin intermediul actelor tipizate sau neti­
pizate, prin trimitere directă, prin intermediari sau cu ajutorul tehnicii. In urma cores­
pondenţei rezultă acte originale, copii şi duplicate.
Corespondenţa presupune un sistem de evidenţă, transmitere şi urmărire a actelor,
de la creare până la arhivare, prin intermediul registrelor de intrare-ieşire, condicilor de
predare-primire, condicilor/borderouri de expediţie, software electronice, inventarelor ş.a.
Corespondenţa prin intermediul actelor poate fi clasificată după mai multe criterii;
• după criteriul de circumscriere:
- corespondenţă internă (între părţile structurale ale aceleiaşi organizaţii);
- corespondenţă externă (către sau de la o organizaţie din mediul exte-
rior/persoană fizică).
• după domeniul de activitate;
- corespondenţă juridică (sentinţe judecătoreşti, lichidări juridice, cererea
de chemare în judecată, plângerea, notificarea, întâmpinarea);
- corespondenţă administrativă (decizia, ordinul, dispoziţia, instrucţiunea,
regulamentul, referatul, raportul, darea de seamă, procesul-verbal);
- corespondenţă economică (planuri de muncă, note-comenzi de materiale,
certificate de calitate tehnică, bilanţuri statistice, studii de fezabilitate);
- corespondenţă fmanciar-bancară (dări de seamă, liste de clienţi, bugete,
planuri de venituri şi cheltuieli, fişe de evidenţă a indicatorilor bancari);
- corespondenţă comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamaţia
economică, avizul de însoţire al mărfii, scrisoarea de trăsură, scrisoarea
de garanţie);
- corespondenţă diplomatică (scrisori de acreditare, raportul, nota diploma­
tică, protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbală);
- corespondenţă protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări).
• după scop şi obiective:
- corespondenţă de solicitare (cererea economică, juridică, socială);
- corespondenţă de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seamă);
~ corespondenţă de constatare (procesul-verbal, nota informativă, raportul);
- corespondenţă de decizie, îndrumare şi control (ordinul, decizia, dispozi­
ţia zilnică, confirmarea, referatul, constatarea);
- corespondenţă de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică, plângerea,
contestaţia).

146
- corespondenţă însoţită de acte de înaintare (adrese de întintare).
• după iniţiativa trimiterii:
- corespondenţă de informare iniţială (scrisoare, no® de informare, adresă);
- corespondenţă de răspuns (scrisoare, adresa, raport);
- corespondenţă de revenire (referat, notă informativă).
• după criteriul accesibilităţii:
- corespondenţă secretă (transmisă prin mijloace de securitate organizate;
Biroul/Serviciul Documente Secrete);
- corespondenţă deschisă (transmisă pe cale obişnuită şi care poate lua toate
formele materiale: scrisoarea, faxul, telefaxui, e-inail-ul).
In prezent, corespondenţa între persoanele juridice, persoanele juridice şi cele
fizice şi între persoanele fizice se realizează cu ajutorul tehnicii electronice prin inter­
mediul e-mail-urilor transmise prin Internet. E-mail-ul este un document electronic cap­
turat de un agent care conţine datele complete ale unei singure transmisii, E-mail-ul
este folosit pentru a trimite acte şi documente (sub formă de mesaje şi anexe) în cadrul
şi între organizaţii. Pentru unele organizaţii e-mail-urile au devenit principalul mijloc
de comunicare.

E tape prin cipale în c o n s t it u ir e a u n e i a r h iv e

O arhivă creată de o persoană juridică sau fizică se constituie pe parcursul mai


multor ani şi urmează de regulă câteva etape:
- crearea şi înregistrarea actelor rezultate din activităţile curente (la registru*
tură/secretariat);
- constituirea spaţiilor de depozitare şi organizarea mijloacelor dc proiecţie
(coperţi de dosare, bibliorafturi, sertare, dulapuri, fişele, rafturi);
- inventarierea, cotarea şi arhivarea temporară a actelor, anual;
- evaluarea şi trierea/selecţionarea periodică a actelor (cele iară valoare eli­
minate, cele cu valoare/documente arhivate pentru păstrarea permanentă);
- întocmirea evidenţelor permanente (inventare) şi tranzitorii (ghiduri topogra­
fice, cataloage, indicatoare, repertorii de arhivă);
- cotarea definitivă a documentelor, consecutiv cu inventarierea;
- arhivarea pentru păstrarea permanentă în depozite de arhivă reşpgctându-se
structura morfologică, dimensiunile şi formatul documentelor;
- monitorizarea permanentă a condiţiilor de păstrare şi conservare a arhivei;
- asigurarea condiţiilor de pază şi siguranţă.
r eg istr a tu r a / secreta ria tu l şi în r eg ist r a r ea

ACTELOR CURENTE

Fiecare organizaţie este obligată prin lege să-şi înregistreze actele produse sau
primite în decursul activităţii, să constituie o registratură/secretariat, în funcţie de com­
plexitatea şi volumul actelor, precum şi un compartiment/depozit de arhivă. înregistrarea
se realizează de toate organizaţiile publice şi private creatoare de acte pentru a asigura
cunoaşterea, rezolvarea şi păstrarea lor pe durata prevăzută de lege (precizată şi în
Nomenclatorul arhivistic).
A. Registratura este compartimentul unei organizaţii care are în competenţa sa
organizarea circuitului tuturor actelor care intră, ies sau sunt create pentru nevoile interne.
La registratură se primesc şi se înregistrează toate actele intrate în vederea soluţionării
sau create pentru activitatea proprie, se repartizează/distribuie actele spre rezolvare/so-
luţionare compartimentelor şi sunt expediate/trimise ca răspuns sau din proprie iniţiativă
acte şi documente către alte organizaţii.
înregistrarea se efectuează cronologic, în ordinea primirii sau expedierii actelor
într-un singur registru (la registratura generală/centrală) sau, concomitent, în mai multe
registre (la registraturi în compartimente), tară ca numărul de înregistrare să se repete.
Registratura compartimentului nu lucrează direct cu exteriorul organizaţiei, ci
doar prin intermediul registraturii generale.
B. Secretariatul este un serviciu/compartiment tehnic în cadrai unei organizaţii
prin care se asigură primirea, înregistrarea, trierea, traducerea (corespondenţei), redactarea,
multiplicarea, prelucrarea electronică şi difuzarea actelor oficiale, stocarea informa­
ţiilor în format electronic şi arhivarea celor pe format papetar, precum şi alte opera­
ţiuni de birou. In unele instituţii importante ale statului secretariatul poartă denumirea
de cancelarie.
Pentru a asigura un circuit complet al actelor, din momentul conceperii până la
arhivarea acestora în depozitul de arhivă, conducerea organizaţiei trebuie să stabilească
prin decizii scrise (dispoziţii) responsabilităţi şi limite de competenţă pentru personalul
cu obligaţii pe linie de arhivă (şefii de departamente, membrii comisiilor de selecţionare),
precum şi pentru personalul care desfăşoară efectiv munca cu actele şi documentele
din arhiva proprie (arhivari, arhivişti).
Este important ca fiecare nivel de structură dintr-o organizaţie să aibă o imagine
clară a propriului grad de responsabilitate şi domeniul de competenţă, concretizate în
regulamente, instrucţiuni şi proceduri de lucru scrise privind circuitul şi gestionarea
actelor create. Controlul şi distribuirea actelor într-o manieră sistematică asigură şi

148
accesul rapid Ia informaţia conţinută de ele, iar acest fapt se realizează prin regifti clare
şi ferme pentru redactare, procesare şi clasare, atât pentru actele în format fizic, cât şi
pentru cele în format electronic.
Procesarea, crearea şi clasarea actelor necesită o organizare raţională care asi­
gură o manieră de tratare unitară, o uniformizare a formularisticii şi respectarea acelo­
raşi reguli:
- înregistrarea tuturor actelor provenite din mediul extern şi a celor create în
mediul intern;
- conţinutul antetului şi subsolului actelor vor cuprinde date similare de iden­
tificare ale organizaţiei;
- actele se semnează de cel puţin o persoană şi cuprind menţiunea întocmirii,
avizării, aprobării etc.;
- actele se întocmesc în cel puţin 2 exemplare identice astfel încât organizaţia
să deţină un exemplar mărturie în arhiva sa;
- actele trebuie concepute clar şi să cuprindă introducere, cuprins, concluzie sau
sumarizare;
- transmiterea actelor pe circuitul de semnături şi avizări, pe flux ierarhic fit
vederea rezolvării conţinutului lor;
- organizarea de arhive fizice sau electronice, gestionate şi arhivate conform
legislaţiei în vigoare. Pentru arhivele electronice organizaţia trebuie să creeze
sau să achiziţioneze un sistem informatic de management al actelor.
Sistemul de registratură actual se bazează pe individual fi ■-
gislrarea lor la data intrării în circuitul birocratic ai instituţiei: creare păun uu
proprii ale instituţiei, expediate din instituţie, primite din exteriorul in-,muta,; hz,
trarea sc face înlr-un registru conceput pentru un an dc zile, cit mmiem m c ..,..,; ,: .
la 1, începând cu 1 ianuarie şi până la n, numărul sub care va fi înregistrat ultimul aci
din acel an la 31 decembrie. Înregistrarea actelor se face cronologie, In ordinea emi­
terii, primirii şi expedierii.

R e g is t r u l d e in t r a r e -ie ş ir e

Registrul utilizat pentru înregistrarea actelor unei organizaţii este registrul de


intrare-ieşire. Atunci când se începe un nou registru de intrare-ieşire, acesta este înre­
gistrat la poziţia numărul 1 din acel registru, care devine data începerii acestuia,, şi sc
numerotează filele. Această înregistrare îi conferă registrului de intrare-ieşire valoare
juridică şi arhivistică întrucât el devine instrument de regăsire a fiecărui act in arhiva
149
curentă şi de redare a informaţiilor despre stadiul în care se află rezolvarea actului,
modul cum a fost rezolvată problema actului şi locul de arhivare.
Registrul de intrare-ieşire este tipizat/preconstituit. Tipizarea rubricilor registru­
lui este necesară pentru a asigura unitate de acţiune în înregistrarea, gruparea şi regăsirea
actelor pentru toate organizaţiile creatoare de arhivă. La sfârşitul anului calendaristic
sau la sfârşitul completării registrului de intrare-ieşire se certifică numărul înregistră­
rilor şi numărul filelor folosite din registru pe ultima fi 1ă/interioru 1copertei a doua.
Pentru organizaţiile care creează puţine acte, un registru de intrare-ieşire poate
fi folosit mai mulţi ani. La sfârşitul fiecărui an se impune certificarea numerelor de
înregistrare, indicarea filelor scrise, menţiunea că registrul va fi folosit şi în anul care
urmează, precizarea numerelor atribuite (dacă le continuă pe cele din anul încheiat sau
se începe din nou de la / la n) şi numărul filei de unde începe înregistrarea pentru anul
următor.
înregistrarea unui act emis/primit presupune următoarele acţiuni olografice deraiate
simultan asupra acestuia şi în registrul de intrare-ieşire:
Rubrici intrări:
- atribuirea unui număr de înregistrare, în ordine numerică, fără ca acesta să se
repete;
- specificarea datei înregistrării: an, lună, zi:
- înregistrarea numărului şi datei atribuite actului de emitent/expeditor (pentru
cele primite);
- consemnarea emitentului actului (pentru cele emanate în cadrul organizaţiei
se va înscrie din oficiu)',
- numele/genul actului şi rezumatul succint al conţinutului (redat clar, scurt,
concis şi fără prescurtări);
- numărul total al filelor şi anexelor (pe anexe se înscrie numărul de înregistrare
al documentului de bază/la care e anexat);
- compartimentul căruia i-a fost repartizat/persoana care soluţionează actul;
- data trimiterii actului spre soluţionare.
Rubrici ieşiri:
- modul de soluţionare/rezolvare/rezoluţia (conţinutul răspunsului pe scurt);
- data expedierii actului la destinatar/răspunsului;
- actele anexate/conexate (se va trece numărul actului de bază la care se fac);
- destinatarul;
- indicativul dosarului după Nomenclatorul arhivistic (litere şi cifre care indică
dosarul constituit conform nomenclatorului şi compartimentul/biroul unde
este arhivat documentul, potrivit conţinutului său tematic);
- locul unde a fost arhivat.

150
Cu prilejul înregistrării, actului i se conferă numărul sub care a fost înregistrat:
se aplică ştampila de înregistrare a organizaţiei pe-care se trec, manual sau mecanic,
numărul şi data înregistrării, indicativul dosarului. Numărul de înregistrare devine prin­
cipalul element al individualizării sale şi a! locului pe care-1 va ocupa în ordinea dată
actelor la organizaţia care-1 păstrează. Numărul şi data din registrul de intrare-ieşire
sunt trecute pe actele emanate în acelaşi loc, sus, în dreapta primei pagini.
Pe lângă numărul primit la emitere în organizaţia care-1 expediază, la intrarea în
circuitul birocratic al destinatarului, actul va fi înregistrat şi la acesta. Numărul de înre­
gistrare va fi trecut în spaţiul alb sub numărul dat de emitent, sus, în dreapta primei
pagini. Numărul de înregistrare primit va stabili locul actului în ordinea actelor de la
organizaţia destinatară.
înregistrarea actelor poate fi realizată în sistem clasic (în registrul de intrare-ieşire,
în fişe de evidenţă) sau în format electronic.
înregistrarea electronică se realizează în baza unor programe de înregistrare şi
arhivare, special concepute. înregistrarea actelor în forma electronică de către sistemul
electronic de arhivare atestă existenţa oficială a actelor respective întrucât numărul de
înregistrare identifică în mod unic actul în cadrul sistemului. Odată înregistrat, actul
nu mai poate suferi niciun fel de modificări de conţinut. Concomitent cu înregistrarea
se completează fişa electronică a actului. Actele şi dosarele arhivate în forma electro­
nică vor fi cuprinse în Nomenclatorul arhivistic al organizaţiei, precizându-se în rubrica
Observaţii: „acte/documente în formă electronică”.
După înregistrare, actele circulă în organizaţie, pentru a asigura bunul mers al
activităţilor acesteia, concomitent cu aecea de rezolvare a conţinutului lor, iar evidenţa cir­
culaţiei lor este ţinută cu ajutorul condicilor sau borderourilor de expediţie şi a progra­
mului de evidenţă electronică.
Pentru actele electronice transferate din sistem/migrate de pe suportul iniţial,
evidenţa actelor pe noile suporturi va include evidenţa suporturilor externe şi evidenţa
conţinutului actelor cuprinse. Pe un suport extern vor fi grupate actele cu acelaşi termen
de păstrare.

C o n s t it u ir e a / f o r m a r e a d o s a r e l o r

Actele rezultate din activităţile zilnice ale unei organizaţii sunt grupate după
rezolvare în dosare, în funcţie de problemele pe care le conţin. Dosarele, registrele s.a.
încep să fie constituite la începutul fiecărui an şi se încheie la sfârşitul acestuia, uti­
lizând ca instrument ajutător Nomenclatorul arhivistic.
151
Nomenclatorul arhivistic asigură un caracter unitar modului de constituire a
dosarelor: pe probleme şi termene de păstrare. Locul actelor în arhiva curentă este sta­
bilit odată cu înregistrarea lor, atunci când în registrul de intrare-ieşire se trece indica­
tivul dosarelor după nomenclator, facându-se corelaţia între registru şi acte. Arhivarea
actelor după rezolvare în dosare şi bibliorafturi va ţine seama de aceste indicative, care
se vor nota atât pe coperta dosarelor, cât şi pe cea a bibliorafturilor. Pe coperta dosa­
rului se vor înscrie elemente care vor face parte din cota acestuia: denumirea unităţii
creatoare, compartimentul, indicativul după nomenclator, cuprinsul, anul creării.
Gruparea actelor primite, expediate, întocmite pentru uz intern se face cu mare
discernământ, repartizându-se la acelaşi dosar/mapă numai actele care se referă la
aceeaşi problemă şi au acelaşi termen de păstrare. Atunci când există aceleaşi genuri
de acte, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu termene de păstrare diferite
(planuri, dări de: seamă/bilanţuri anuale, semestriale, lunare), se constituie dosare sepa­
rate, pentru flecare termen de păstrare în parte.
Atunci când în cadrul aceleiaşi probleme se creează acte cu termene de păstrare
diferite, în raport cu informaţiile conţinute, acestea se grupează în dosare cu termene
de păstrare diferite (planuri de învăţământ, referate şi propuneri pentru întocmirea pla­
nurilor de învăţământ; duplicatele diplomelor de studii rămase după eliberarea origina­
lelor, borderourile de eliberări de diplome la sfârşitul absolvirii cursurilor).
Actele cu valoare permanentă păstrate în mai multe exemplare (dublete, triplete
de regulamente, instrucţiuni şi proceduri de lucru) se păstrează în original într-un dosar,
cu termen de păstrare permanent, iar celelalte exemplare se păstrează într-un dosar separat
pe care se menţionează copii, căruia i se atribuie un termen de păstrare temporar.
Nomenclatorul arhivistic ajută personalul din registratură/secretariat să siste­
matizeze actele în arhiva curentă, grupându-le în dosare pe problemele preconstituite,
în funcţie de conţinutul similar al informaţiilor (se raportează la aceeaşi problemă, ser­
vesc aceloraşi nevoi de informare, se referă la aceeaşi persoană etc.) sau nevoii de
regăsire. Grupele de acte din nomenclator reflectă conţinutul actelor din dosare şi structura
organizatorică a unităţii.
Dosarul arhivistic cuprinde acte referitoare la aceeaşi problemă, cauze sau persoane,
cu aceeaşi valoare (acelaşi termen de păstrare), ordonate cronologic în funcţie de data
emiterii/înregistrării, în număr de până la 300 de file. Dacă la aceeaşi problemă se acu­
mulează peste 300 de file, se vor alcătui două sau mai multe volume. Constituirea
dosarului presupune întotdeauna:
- gruparea actelor create de o organizaţie/compartiment într-un an de zile la
aceeaşi problemă şi acelaşi termen de păstrare, conform nomenclatorului;
- ordonarea cronologică a actelor;

152
- numerotarea filelor şi certificarea dosarului;
- îndepărtarea pieselor de metal (agrafe, ace de siguranţă, capse);
- coaserea sau legarea dosarului;
- completarea datelor înscrise pe prima copertă a dosarului,
Se recomandă o atenţie sporită faţă de dosarele care conţin actele cu termen; de
păstrare permanent.
Actele secrete de stat şi secrete de serviciu sc înregistrează, se manipulează şi
se păstrează potrivit legislaţiei în vigoare privind protecţia informaţiilor clasificate.
Sunt acte şi documente care conţin informaţii de interes pentru securitatea naţională,
prin a căror divulgare se pot prejudicia siguranţa naţională şi apărarea ţării Dosarele;
care conţin acte secrete de serviciu şi secrete de stat se alcătuiesc separai, se opisează,
se inventariază şi se arhivează separat, în condiţii de siguranţă şi acces deosebite: pro­
tecţie juridică, reglementări procedurale privind emiterea, circulaţia, protecţia fizică a
actelor şi protecţia personalului care are acces la acte cu informaţii clasificate.
Nivelurile de secretizare atribuite informaţiilor clasificate din clasa secrete de
stat sunt: strict secret de importanţă deosebită, strict secret şi secret. Informaţiile se­
crete de serviciu sunt cele a căror divulgare poate determina prejudicii unei persoane
juridice, de drept public sau privat.

N o m e n c l a t o r u l a r h iv is t ic

Pentru stabilirea termenelor de păstrare al materialelor documentare temporare,


precum şi a celor permanente care urmau să fie predate la Arhiva istorică, în deceniul
şapte al secolului trecut, fiecare organizaţie creatoare trebuia să-şi constituie Indica­
torii ¡-tip cuprinzător al termenilor de păstrare a dosarelor, registrelor..., introdus în
practica arhivistică în anul 1957. Acesta cuprindea lista actelor create de organizaţii,
grupate după categoriile de activităţi şi termenele de păstrare ale acestora.
Nomenclatorul arhivistic a fost introdus in activitatea de constituirá a arhivei
creatorilor prin Instrucţiunile DGAS nr. 35/5/1961 pentru reglementarea acţiunilor de
expertizare/selecţionare a documentelor. Formularul model pentru nomenclator este
prevăzut în Decretul nr. 472/1971, republicat în 1974. Nomenclatorul arhivistic şi
Indicatorul termenelor de păstrare au fost unificate în anul 1984 sub numele Momenciafor
arhivistic care cuprinde atât lista actelor create de o organizaţie, cât şi termenele de
păstrare pentru fiecare gen de act/grupe de acte. Modelul acestui instrument arhivistic
de lucru este anexă la Legea Arhivelor nr. lf/1996.
Nomenclatorul arhivistic este o listă sistematică în care se înscriu actele conce­
pute şi primite de o organizaţie într-un an calendaristic, grupate în unităţi arhivistică
pe probleme conform structurii organizatorice sau organigramei organizaţiei (repre­
zentare grafică a structurii interne). El se întocmeşte de fiecare creator şi deţinător de
arhivă şi cuprinde întreaga problematică înscrisă în actele emise de acesta. In Nomen­
clatorul arhivistic actele create trebuie ierarhizate, aşezate într-un sistem coerent, după
forţa lor juridică şi poziţia ocupată într-un sistem organizaţional de autoritatea emitentă.
Există o ierarhie a actelor create sau primite de fiecare organizaţie în parte:
P actele normative (constituţia, legile) sunt cele mai importante, întrucât sunt
adoptate de forurile legislative ale statului şi sunt urmate în ordinea importanţei
de decrete, hotărâri guvernamentale, decizii, ordonanţe s.a., adoptate şi decise
de principalele instituţii ale administraţiei de stat;
P actele normative ale organizaţiilor/instituţiilor centrale sunt mai importante/sunt
superioare actelor normative emise de organizaţiile/instituţiile locale;
P actele emise de organizaţia tutelară sunt mai importante decât cele emise de
organizaţia subordonată;
P actele normative sunt superioare actelor nenormative;
P actele adoptate sunt mai importante din punct de vedere juridic/al forţei juri­
dice faţă de actele de dispoziţie, declarative;
P actele de dispoziţie sunt mai însemnate decât cele consensuale, secundare;
P actele solemne sunt superioare celor consensuale;
P actele publice/de interes public sunt mai importante decât actele personale
şi cele sub semnătură privată;
P actele oficiale sunt superioare celor neoficiale;
P actele secrete/protejate sunt superioare celor tară restricţii de acces;
P actele patrimoniale sunt superioare celor nepatrimoniale;
> actele originale au forţă juridică superioară ciornelor, copiilor, falsurilor şi
actelor îndoielnice;
P actele permanente sunt superioare celor tranzitorii/cu termen de păstrare tem­
porar;
P actele primare/de bază sunt mai importante decât actele conexate;
P actele aprobate şi avizate sunt superioare celor neaprobate şi neavizate;
P actele defmitivate/încheiate sunt superioare celor nedefinitivate/neîncheiate.
Nomenclatorul arhivistic este întocmit de creator şi deţinător şi confirmat de
Arhivele Naţionale. Etapele întocmirii Nomenclatorului arhivistic la un creator şi deţi­
nător de arhivă sunt:
• decizia conducerii/actul decizional prin care se responsabilizează personalul
eu atribuţii pe linie de arhivă;

154
• dispoziţia de numire a Comisiei de Selecţionare, atunci când aceasta no este
activă;
• elaborarea listelor cu actele întocmite şi primite în activităţile curente de
structurile/compartimentele organizaţiei, centralizarea acestora şi a propune­
rilor cu termenele de păstrare;
• întocmirea proiectului de nomenclator, analizarea şi avizarea de către compar­
timentul juridic, aprobarea de către Comisia de Selecţionare şi conducerea
unităţii;
• înaintarea spre avizare/confirmare către Arhivele Naţionale din raza de acţiune
a organizaţiei;
• analizarea, verificarea, modificarea nomenclatorului (când e necesar) de către
arhivistul care răspunde de organizaţia creatoare;
• confirmarea nomenclatorului de către Comisia de Selecţionare din cadrul
Arhivelor Naţionale;
• multiplicarea şi repartizarea nomenclatorului la compartimentcle/structunle
de activitate;
• implementarea şi utilizarea Nomenclatorulu arhivistic în constituirea arhivei
curente şi în operaţiunile de selecţionare.
Importanţa Nomenclatorului arhivistic în organizarea arhivei curente:
- ajută la punerea în ordine a actelor în arhiva curentă;
- utilizat la registratură/secretariat pentru repartizarea actelor pe compartimente,
constituirea dosarelor pe probleme, inventarierea unităţilor arhivistice şi arhi­
varea lor;
- constituie instrument de lucru pentru efectuarea selecţionării actelor lipsite
de valoare practică şi istorico-documentară în arhivele creatorilor.
Nomenclatorul arhivistic pentru actele/documentele arhivate în format electronic
cuprinde lista structurată alcătuită din schema de clasare, termenele de păstrare cores­
punzătoare categoriilor de acte din schema de clasare şi acţiunile de dispoziţie asupra
actelor dintr-un sistem de administrare a actelor/documentelor electronice.
Nomenclatorul arhivistic se completează şi se modifică în funcţie de evoluţia or­
ganizatorică a creatorilor şi deţinătorilor. Potrivit legislaţiei în vigoare, Nomenclatorul
arhivistic al fiecărui creator şi deţinător de arhivă se verifică şi se confirmă, obligato­
riu, de către Arhivele Naţionale.
T erm ene de pă stra re şi depunere a r h iv istic ă

Arhivistică românească atribuie noţiunii de termen mai multe sensuri:


1. te r m e n d e p ă s tr a r e , înseamnă limita de timp stabilită pentru păstrarea diferi­
telor categorii de acte dintr-un fond, precizată prin Indicatorul termenelor de
păstrare/Nomenclatorul arhivistic. Din punctul de vedere al termenului de păs­
trare, arhivistică împarte actele în două grupe:
• acte permanente pentru care se asigură păstrarea necontenită. Permanente
(P) sunt unităţile arhivistice care conţin acte cu importanţă documentar-isto-
rică, arhivistică, ştiinţifică sau practică, care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional şi au regim de păstrare permanent.
• acte temporare care se păstrează provizoriu, vremelnic, o perioadă de timp
determinată (1, 2, 3, 5, 10, 15, 25, 30, 50, 60, 75, 90, 100 de ani). Tempo­
rarele (T) sunt unităţile arhivistice care conţin categorii de acte ce nu pre­
zintă valoare documentar-istorică şi ştiinţifică, iar valoarea lor practică
este limitată în timp. Durata păstrării actelor temporare este stabilită prin
Nomenclatorul arhivistic.
2. te rm e n d e d e p u n e r e a documentelor, intervalul de timp, stabilit prin acte nor­
mative, în limita căruia creatorii şi deţinătorii de acte şi documente predau
Arhivelor istorice/Arhivelor Naţionale documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional.
3. te r m e n d e s e le c ţio n a r e , limita de timp stabilită în Nomenclatorul arhivistic
pentru păstrarea actelor temporare. Actele se selecţionează după expirarea
termenului stabilit. Exemplu: cele cu termen de 5 ani în al şaselea an, cele cu
termen de 10 ani în al unsprezecelea an etc.
4. te r m e n e x p ir a t reprezintă depăşirea limitei de timp pentru păstrarea unui act,
stabilită prin Nomenclatorul arhivistic.

C o n st it u ir ea a rh ivei curente şi a celei de depo zit

După emitere/primire, actele parcurg un circuit necesar rezolvării conţinutului


lor, iar după încheiere sunt arhivate, constituind arhiva curentă. Circulaţia/circuitul
actelor înseamnă transmiterea actelor în cadrul unei organizaţii de la secretariat/regis-
tratură la compartimente, între compartimente, de Ia compartimente către secretariat/re-
gistratură, precum şi de la o organizaţie emitentă către un destinatar extern. Etapele

156
principale pe care le străbat actele în circuitul intern al unei unităţii, în evoluţie crono­
logică, sunt:
• după redactare/primire, actele sunt înregistrate în registrul d,e intrare-ieşire la
secretariat/registratură unde primesc un număr propriu de ordine/nimiăr de
înregistrare (unic);
• actele sunt repartizate prin intermediul adreselor, condicilor de predure-primire,
prin luare de semnătură sau a rezoluţiilor intermediare, scrise direct pe ele,
către persoanele autorizate sâ rezolve problema/problemele cuprinse în ele;
• actele sunt însemnate cu propuneri, rezoluţii, primesc uneori anexe şi acte
intermediare şi se iau decizii pentru rezolvarea lor;
• se întocmeşte un act final care poate fi:
- transmis în original/primul exemplar ca răspuns la o problemă externii
organizaţie prin intermediul condicii de corespondenţă sau expediat prin
poştă, prin intermediul borderoului de expediţie. Copia/exempîaruî al doilea
rămâne Ia emitent.
- un act original care rezolvă o problemă internă, care se păstrează la un loc
cu celelalte acte intermediare privind problema în cauză.
• actele emise şi primite din exterior sunt clasate conform Nomenclatorului
arhivistic şi grupate pe probleme şi termene de păstrare în dosare, mape,
bibliorafturi. Acestea sunt înscrise cu elemente de identificare privind poziţia
din nomenclator, problema/problemele, anul constituirii s.a.
• dosarele sunt arhivate (de regulă pentru un an de zile) în fişele, rafturi, du topuri
în incinta secretariatului/registratură, în birouri de lucru, asigurând uşurinţă
în consultare.
Pentru întreaga perioadă, regăsirea unui act în arhiva curenta se realizează cu
ajutorul numărului de înregistrare din registrul de intrare-ieşire al uniiăţii/evidenta
electronică a actelor.
La sfârşitul anului calendaristic (de regulă în lunile ianuarie-martie din anul ime­
diat următor) începe acţiunea de constituire a arhivei de depozit care se realizează în
următoarele etape:
• actele din dosarele arhivate în secretariat/registratură sunt revăzute (grupate
pe probleme, îndepărtate ciornele, dubletele, tripletele, notele cu însemnări
personale, foile albe, elementele metalice), ordonate cronologic, numerotate,
anexate foi de certificare şi legate;
• dosarele sunt inventariate pe termene de păstrare în inventare arhivistice, con­
stituite în funcţie de termene (în trei/patru exemplare) şi devin unităţi arhivistice;
• fiecare unitate arhivistică este însemnată pe copertă cu elemente de cotare
potrivit datelor înscrise în inventarul arhivistic;
• toate unităţile arhivistice şi inventarele lor sunt predate la depozitul de arhivă
al organizaţiei, în baza unui proces-verbal de predare primire. Un exemplar al
procesului-verbal rămâne la secretariat/registratură, iar un exemplar este pre­
luat la depozit;
• în registrul de evidenţă curentă al depozitului se completează rubricile tipi­
zate cu date despre inventare şi unităţile arhivistice preluate;
• arhivarea unităţilor arhivistice pe rafturile din depozit se face pe termene de
păstrare, în baza unui plan de ordonare preexistent;
• se actualizează informaţiile din ghidul de depozit şi ghidurile de raft cu noile
date privind fondul arhivistic;
• se arhivează inventarele unităţilor arhivistice pe termene de păstrare, în baza
planului de ordonare preexistent.
Regăsirea unei unităţi arhivistice în depozitul de arhivă se face în baza numă­
rului de inventar din inventarul fondului.
Arhivarea electronică a actelor este guvernată de aceleaşi reguli ca şi în cazul
actelor pe suport de hârtie şi se supune prevederilor legislaţiei arhivistice în vigoare.

U n ită ţi de m ă su r ă şi ev id en ţă a a ctelo r şi
DOCUMENTELOR ÎN ARHIVĂ

în păstrarea şi conservarea actelor şi documentelor într-o arhivă se operează cu


următoarele unităţi etalon de măsură şi evidenţă:
> metrul liniar, pentru măsurarea şi aprecierea volumului de arhivă dintr-un
depozit;
> unitatea arhivistică, pentru evidenţa cantităţii de arhivă dintr-un fond/colecţie.
Metrul liniar (m.l.) reprezintă cantitatea de arhivă care este arhivată pe un sin­
gur rând într-o poliţă de raft cu lungimea de un metru. Metrul liniar serveşte la aprecie­
rea volumului de arhivă existent într-un depozit, la dimensionarea spaţiilor de depozitare,
la calcularea necesităţilor de rafturi şi a mijloacelor de transport a arhivei etc. Un metru
liniar cântăreşte în medie 40-60 kg. într-un metru cub de arhivă stivuită, în funcţie de
formatul şi dimensiunile documentelor, se află aproximativ 12-15 metri liniari de arhivă
şi circa 600-700 kg.
Un metru liniar de arhivă cântăreşte în funcţie de suportul grafic şi modul de
constituire, astfel:
- manuscrise şi registre de format mare, aproximativ 50-80 kg;

158
- hărţile şi planurile rulate, aproximativ 15-20 kg;
- matrice sigilare din metale, aproximativ 30-40 kg*;
- fotografii, aproximativ 30-40 kg;
- microfilme + cutia metalică dc protecţie, aproximativ 50 kg;
- clişeele fotografice sunt cele mai uşoare.
Arhivele Naţionale gestionează în depozitele proprii aproximativ 335.000 sie metri
liniari de arhivă, grupaţi în peste 39.690 de fonduri şi colecţii.

Unitatea arhivistică (u.a.) este o unitate de gestiune/evidenţă care cuprinde


materiale arhivistice constituite organic şi păstrate ca atare îşi înregistrate la o singură
poziţie de inventar. Unităţile arhivistice se formează în general in perioada creării
actelor, grupării acestora în unităţi de păstrare şi constituirii fondurilor arhivisîie#, Ele
pot fi create şi în urma activităţilor arhivistice desfăşurate cu scopul de a îmbunătăţi
evidenţa materialului documentar existent într-un fond. Unitate arhivistică este sinonim
cu unitate de evidenţă şi imitate de inventariere.
Unitatea arhivistică este elementul de bază în descrierea şi gestionarea ţinui fond
sau a unei colecţii arhivistice, care este reprezentată printr-un document sau mai multe
ce au o importanţă de sine stătătoare, cu o formă dc păstrare sau mai multe (originale;
originale şi copii; originale, concepte, copii şi falsuri s.a.). Fiecare unitate arhivistică
se individualizează prin: „
-conţinut, o problemă, o acţiune sau mai multe, de aceeaşi valoare (termen de
păstrare Jţ
- u n mod de păstrare (registru, manuscris,, foi volante, dosar, album fotografic,
rolă de microfilm s.a.);
-ocupă o poziţie distinctă într-un sistem de evidenţă (inventar);
- o cotă proprie.
Cuprinsul unităţii arhivistice este elementul de bază al inventarului athivistic şi
redă în mod concis principalele informaţii din aceasta. Odată cuprinsă într-un inventai",
atât timp cât acesta există şi este valabil, unitatea arhivistică este indivizibilă. Un
inventar, de fond sau colecţie, va cuprinde întotdeauna în introducere, pe copertă şi pe
foaia de titlu numărul total de unităţi arhivistice existente şi arhivate.

Unităţile arhivistice se deosebesc după:


• forma suportului!modul de păstrare care sunt date de suportul grafic/materia
pe care s-a scris şi modul cum au fost păstrate (condici, dosare, manuscrise, foi
volante, rulou/sul, plan, hartă, fotografie, CD-uri s.a.). De multe ori, la. aceeaşi
poziţie de inventar sunt mai multe documente (mai multe fotografii în albume
de fotografii, mai multe documente copiate în condici, perilipsisuri, trans-
umpturi, mai multe documente coligate sub formă de manuscris). O unitate
de păstrare poate cuprinde în asemenea cazuri mai multe unităţi arhivisti-
ce/unităţi de inventariere.
• form a de păstrare : concept, original, copie, fals, rezumat, menţiune, conspect;
• modul de constituire'.
- un singur act, conceput la o dată calendaristică;
- mai multe acte scrise pe parcursul unei luni, trimestru, semestru, an, ani
(dosare personale la angajatori);
- acte în dosare încheiate/în curs de formare/neîncheiate;
• funcţia sau scopul pe care au îndeplinit-o la data când au fost create (practică,
de informare, ştiinţifică, statistică, pentru publicare, politică, evidenţă);
• conţinut (legi, decrete, rapoarte, diplome, cereri, adrese s.a.; o singură infor­
maţie, mai multe informaţii);
• form a de exper/zerc/transmitere (telegrame, scrisori, epistole, radiograme, cărţi
poştale, telefaxuri, faxuri, citaţii, mail-uri etc.);
• cotă.
Din momentul înregistrării unităţii arhivistice într-un inventar, aceasta primeşte
o cotă şi un rezumat prin care se individualizează forma sa, care nu mai poate fi modi­
ficată: aceleaşi suport, informaţie, fonnă de păstrare, număr de file etc. Datorită particu­
larităţilor lor, unităţile arhivistice contemporane pot primi modificări doar în urma
prelucrărilor arhivistice: reordonare, reinventariere, selecţionare, care pot determina
comasarea de unităţi arhivistice sau desfacerea unei unităţi arhivistice în mai multe.
Necesitatea constituirii şi păstrării unităţilor arhivistice:
-asigură evidenţa prin inventarul arhivistic în care fiecare unitate arhivistică se
individualizează prin cotă. Inventarierea scoate în evidenţă caracteristicile de bază ale
fiecărei unităţi arhivistice;
-garantează răspunderea gestionară pentru actele şi documentele din fonduri şi
colecţii arhivistice;
-perm ite rapiditate în depistare şi consultare pentru cercetare;
-asigură eficienţă în arhivare, preluarea de pe poliţă, raft, depozit şi totodată
rearhivare (reaşezare pe raft);
- permite trimiterea la sursa de documentare în studiile de specialitate.

160
într-un fond sau o colecţie aflată în depozitele unei Arhive istorice, o unitate
arhivistică poate fi reprezentată de:
A o foaie volantă (simplă sau difolio), multiplu de foi, cu înscris manual, dacti­
lografiat, tipărit sau imprimat;
A mai multe foi legate: un manuscris coligat, un dosar, cu un număr de file
cuprins între 1 şi 300;
A un document preconstituit: o condică (catastih, catastif), un registru, o carte
manuscrisă (libri);
A un papirus, un pergament, înscris manual sau tipărit;
A o schiţă, un plan, o diagramă, o hartă;
A o gravură, o stampă, un desen, o miniatură;
A un blazon, o stemă, o emblemă;
A o matrice sigilară sau o amprentă sigilară (imprimată,, timbrată sau aplicată
în ceară într-un căuş/capsulă atârnată);
A un disc sonor din ceară, lac (1890-1950), vinilin (clorură de polyvinilin/PVC)
pentru fonograf, gramofon, patefon;
A o casetă sonoră magnetică, o bandă magnetică rulată (pat magnetic din crom
sau oxid de fier prins cu liant pe o bază compusă dintr-un lîlm de polyester);
A o fotografie, o ilustrată, un album cu fotografii, o placă fotografică cu clişeu
pe sticlă, filme fotografice negative sau pozitive;
A un mesaj politic, un manifest, o proclamaţie, o chemare;
A o invitaţie, un meniu, un afiş artistic;
A un diapozitiv, un film de scurtmetraj, filme cinematografice (pe suport din
nitrat de celuloză, acetat de celuloză, poliester, celuloid);
A o rolă de microfilm (negativă sau pozitivă) cu copii de documente;
A o microfişă, o macroiişă, o cartelă perforată;
A o dischetă, un CD, DVD etc.
Importante în organizarea acestor tipuri variate de unităţi arhivistice sunt: proprie­
tăţile fizico-mecanice şi natura materialelor din care sunt tăcute, dimensiunile, formatul,
perioada în care au fost constituite, emitenţii/colecţionarul unei arhive şi informaţiile
pe care le conţin. Această diversitate de forme, dimensiuni, structuri morfologice ale
documentelor impune o bună pregătire profesională din partea celor care se ocupă de
evaluarea, clasificarea, gruparea, inventarierea, depozitarea, păstrarea şi conservarea Iar,

161
P rea rh ivarea în depozite de arh ivă in term ed ia re

Constituirea unor depozite de arhivă intermediare a fost pusă în discuţie la Congresele


Consiliului Internaţional al Arhivelor încă din anul 1956, dar o dezvoltare a rolului
acestora a fost realizată la Congresul CIA de la Washington din anul 1976. Tot atunci
au fost precizate unele avantaje ale prearhivării şi pregătirii arhivelor în depozite inter­
mediare, înaintea predării fondurilor creatorilor către Arhivele istorice. Au apărut în
acelaşi timp noţiuni arhivistice noi: „arhive tranzitorii/intermediare”, misiunea de
„prearhivare”.
Arhiviştii cu experienţă din Arhivele Naţionale au fost nevoiţi să elaboreze şi să
impună norme juridice pentru depozitele intermediare, evidenţe privind serviciile arhi­
vistice furnizate de acestea, durata conservării documentelor în depozitele de prearhivare
şi, totodată, să ofere asistenţă de specialitate/metodologică acestora. Existenţa depozi­
telor de prearhivare/intermediare este determinată de unele necesităţi reale:
- eliberarea localurilor creatorilor importanţi de actele care nu mai sunt nece­
sare desfăşurării activităţilor curente;
- evitarea supraaglomerării depozitelor Arhivelor istorice cu acte care nu mai
sunt utile în activităţile curente, dar care nu au încă termenul de dare în cer­
cetare îndeplinit;
- păstrarea actelor şi documentelor în spaţii corespunzătoare doar atâta timp cât
este necesar pentru a fi folosite sau cât este prevăzut de lege pentru a fi arhivate;
- actele pot fi găsite uşor de către creatori, fiind puse la dispoziţia acestora de
personalul specializat angajat;
- eliberarea după actele cu valoare practică a unor adeverinţe, certificate, copii
şi extrase privind drepturile juridice ale cetăţenilor (stagii de cotizare la asi­
gurările sociale, dovezi privind studiile, perioade de muncă etc.);
- trierea/selecţionarea actelor ce urmează să fie predate Arhivelor istorice şi
separarea de cele care urmează să fie distruse;
- supravegherea selecţionării acestor arhive de către experţi în domeniu care să
decidă după o analiză atentă ce trebuie păstrat şi ce trebuie eliminat;
- obţinerea unor economii datorate costurilor scăzute de conservare a actelor în
depozite situate în zone din apropierea oraşelor, mai puţin costisitoare.
Depozitele de arhivă intermediare trebuie să asigure securitate, confidenţialitate,
prelucrarea arhivistică a actelor şi documentelor, conversia digitală şi accesul la infor­
maţii prin platforme on-line pe bază de parole, aplicarea de coduri de bare şi regăsirea
flexibilă, recuperarea în caz de catastrofe, precum şi condiţii de păstrare şi conservarea
la parametri impuşi de standardele arhivistice în vigoare.

162
în România, depozitele intermediare/de prearhivare sunt gestionate de operatorii
economici care prestează servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelu­
crare arhivistică şi utilizare a actelor şi documentelor. Aceştia funcţionează în baza unei
autorizaţii de funcţionare acordată, contra cost, de Arhivele Naţionale, în baza legislaţiei
actuale. Arhivele Naţionale ţin evidenţa centralizată a operatorilor economici autori­
zaţi să presteze servicii arhivistice intr-un registru special constituit (în prezent sunt
peste 150 de operatori economici la nivel naţional).
Forurile arhivistice internaţionale au demonstrat şi necesitatea constituirii unor
spaţii de prearhivare speciale în incinta Arhivelor istorice. Ele au fost constituite cu sco­
pul de a recepţiona documentele nou preluate de la creatori în vederea arhivării pentru
perioade limitate şi sunt amplasate în imediata apropiere sau la parterul clădirilor Arhivelor
istorice. Numite depozite intermediareide prearhivare, aceste spaţii sunt dotate cu apa­
ratură tehnică de specialitate care permite efectuarea unor operaţiuni specifice de des-
prăfuire, dezinfectare, dezumidificare, restaurare s.a., cu scopul de a îndepărta eventuale
riscuri pentru arhivele existente. în aceste depozite se derulează şi operaţiunile arhi­
vistice menite să îmbunătăţească evidenţele înaintea arhivării permanente (ordonare,
verificarea/refacerea inventarelor, selecţionarea celor lipsite de valoare s.a.).

163
OPERAŢIUNI ARHIVISTICE LA ARHIVELE
r

NAŢIONALE SI LA CREATORII SI DEŢINĂTORII


f r t /

DE ACTE ŞI DOCUMENTE

Arhivistică abordează actul din momentul creării până la păstrarea sau distru­
gerea lui, cu scopul prezervării informaţiei şi asigurării accesibilităţii la aceasta. Cu cât
cantitatea actelor şi documentelor dintr-o arhivă creşte, cu atât eforturile pentru admi­
nistrarea acestora se măresc şi se diversifică, necesitând noi metode de arhivare, păstrare
şi regăsire. Apariţia actelor şi documentelor electronice ridică noi probleme şi abordări
pentru arhivare, regăsire, conservare, probleme marcate constant de schimbări ale teh­
nologiei şi de iniţiative arhivistice novatoare.
La baza desfăşurării activităţilor arhivistice stau următoarele activităţi, unele dintre
ele proprii doar muncii cu materialul arhivistic, cunoscute şi sub denumirea de opera­
ţiuni arhivistice/prelucrare arhivistică (fondarea, ordonarea, inventarierea/evidenţa/des-
crierea documentelor de arhivă, selecţionarea/trierea, verificarea existentului cu ajutorul
instrumentelor de evidenţă), iar altele care sunt caracteristice şi altor domenii de acti­
vitate (valorificarea informaţiilor, conservarea/prezervarea, restaurarea şi asigurarea
documentelor).

F o n d a rea

Fondarea sau determinarea apartenenţei la un fond este operaţiunea arhivistică


prin care se stabileşte apartenenţa unui act/document la un creator sau altul (instituţie,
asociaţie, fundaţie, întreprindere, societate, firmă, concern, corporaţie, companie, persoană
fizică s.a.).
Creatorul de acte/arhivă este persoană juridică de drept public sau privat sau per­
soană fizică, care are atribuţii specifice şi în decursul activităţii/existenţei sale creează
acte şi documente/arhivă. Termenul „fond” a fost preluat din arhivistică franceză şi se

165
referă la toate actele şi documentele constituite de o instituţie din momentul înfiin-
ţării/fondării şi până la încetarea oricărei activităţi a acesteia.
Actele primite/intrate, cele create pentru interesul propriu şi copiile actelor
expediate constituie un fond:
- actele emise şi expediate aparţin destinatarului;
- copiile/exemplarele martor aparţin emitentului;
- actele întocmite pentru uz intern aparţin emitentului.
Fondarea este o operaţiune arhivistică care se efectuează la creatorii care au mai
multe fonduri arhivistice şi la instituţiile care gestionează arhive istorice provenite de
la mai mulţi creatori: Arhivele Naţionale, Arhivele Ministerului Apărării Naţionale,
Arhivele Ministerului de Externe, firme de arhivare/operatori economici prestatori de
servicii arhivistice s.a. La preluarea materialului arhivistic de la creatorii şi deţinătorii
de acte şi documente şi la depozitarea acestora în depozitele de arhivă, trebuie să se
respecte următoarele principii:
1. principiul apartenenţei la fond: principiu potrivit căruia unităţile arhivistice
rezultate din activitatea unui creator aparţin aceluiaşi fond arhi vistic (apartenenţa
documentelor la un fond arhivistic).
2. principiul continuităţii fondului arhivistic constă în însuşirea unui fond
arhivistic de a fi neîntrerupt, de la înfiinţare până la desfiinţarea organizaţiei
care l-a creat, indiferent de epocile istorice.
întreruperea continuităţii unui fond arhivistic se poate produce prin:
încetarea activităţii organizaţiei care a creat fondul arhivistic. In acest caz,
fondul respectiv este fond închis. în situaţia în care organizaţia se reînfiin­
ţează cu acelaşi profil, fondul arhivistic iniţial se continuă;
r 1 comasarea!fuziunea a două sau mai multe organizaţii, fondurile comasate
sunt considerate închise la data comasării. Noua organizaţie rezultată din
comasare începe un fond nou de acte şi documente dacă şi-a schimbat
profilul activităţii;
> absorbţia unei organizaţii de către alta. în acest caz, fondul organizaţiei
absorbite este considerat fond închis la data absorbţiei, iar fondul organi­
zaţiei care a absorbit este în continuare fond deschis, în măsura în care nu şi-a
schimbat profilul activităţii;
> divizarea organizaţiei. în această situaţie fondul organizaţiei se consideră
fond închis, la data divizării, iar organizaţiile rezultate din divizare încep fiecare
câte un fond nou.
La Arhivele Naţionale un fond este considerat închis doar în condiţiile în care în
depozitele acestora sunt arhivate toate documentele permanente emise de organizaţia

166
sau persoana fizică care a creat fondul. Întrucât documentele ajung la Arhivele Naţionale
după 30 de ani dc ia constituire, există situaţii în care.un fond nu este considerat'închis,
chiar dacă instituţia creatoare şi-a încetat activitatea, a fost absorbită, comasată sau a
fost divizată.
3. principiul indivizibilităţii fondului arhivistic, potrivit căruia documentele
unui fond constituie un tot unitar şi indivizibil. Documentele nu Ie împart şi
nu se depozitează în locuri diferite şi se evită fragmentarea sau existenţa
separată a părţilor de fond.
4. principiul integrităţii fondului arhivistic: principiu potrivit căruia toate
unităţile arhivistice provenite de la acelaşi creator formează un întreg/eniiiaie
şi se păstrează în întregime în acelaşi loc. Un fond de arhivă trebuie privit şi
tratat ca un tot întrucât documentele cuprinse în el se întregesc unele pc altele.
Se evită includerea într-un fond a mai multor fonduri. Respectarea integri­
tăţii fondului înlesneşte prelucrarea, cercetarea şi valorificarea documentelor.
5. principiul istorismului, principiu potrivit căruia un fond se constituie ţinân-
du-se seama de modul de organizare dat de creator, precum şi de modifică­
rile survenite în structura acestuia în raport de condiţiile concret istorice care
le-au generat.
6. principiul pertinenţei, potrivit căruia unităţile arhivistice sunt ordonate după
conţinut, tematic, alfabetic, geografic etc., indiferent de fondul din care fac parte.
Metoda a fost folosită la Arhivele Statului încă din secolul al XlX-lea.
7. principiul teritorialităţii sau a patrimoniului local care înseamnă păstrarea
arhivelor organizaţiilor creatoare în unitatea adniimstrativ-teriiorială în care
acestea şi-au desfăşurat activitatea.
în determinarea apartenenţei la fond se vor ţine scama de următoarele: denu­
mirea emitentului şi sediul său, denumirea destinatarului, ştampila de Înregistram,
rezoluţiile, notele tergale, numele şi funcţiile persoanelor semnatare, conţinutul actului
sau documentului, semnele/cotele şi sistemele de arhivare.

C o ta a ctelo r şi d o c u m en telo r /elem ente de

IDENTIFICARE

Fondarea implică înscrierea cotei arhivistice pe acte şi documente, atât Ia creatori,


cât şi la Arhive. Cota cuprinde elementele de identificare a unei unităţi arhivistice
pentru a arăta că aceasta face parte dintr-un fond/colccţie arhivistică şi pentru a indica
locul pe care-1 ocupă în cadrul acestuia/acesteia, cu scopul regăsirii ei. Acţiunea dc
înseriere/marcare a cotei pe unitatea arhivistică/documenl poartă denumirea de cotare.
Cotarea poate fi provizorie sau definitivă, în funcţie de timpul înscrierii ei (în timpul
sau după încheierea prelucrării arhivistice).
Cota se scrie respectându-se formatele unităţilor arhivistice, suportul grafic şi
modul lor de păstrare deoarece documentele de arhivă se deosebesc unele de altele.
Există documente:
- bidimensionale (lungime şi lăţime: foi de hârtie, fotografii s.a.);
- tridimensionale (lungime, lăţime şi grosime: cărţi, condici, registre, perga­
mente şi hărţi rulate s.a.);
- atipice (pot cuprinde înălţimea, diametru: matricea sigilară).
In funcţie de modul de păstrare al documentelor, cota este amplasată în locuri
diferite fiind condiţionată însă de expunerea către exterior, pentru a fi vizualizată,
înscrierea cotei se face în aceleaşi locuri pentru acelaşi tip de documente:
- pe verso-ul fotografiilor, hărţilor, în colţul din dreapta, jos;
- pe foi volante şi legate/cusute, în colţul din stânga, sus;
- pe coperta dosarelor, inventarelor.
Atunci când materialul din care este alcătuit nu permite înscrierea directă, de
document se ataşează o etichetă, prin legare cu o sfoară (pentru matrice/tipare sigilare,
planuri, hărţi).
Cotarea la creatori: actele sunt grupate de regulă în dosare/unităţi arhivistice
cuprinzând până la 300 de file. Fiecare dosar este înscris anual într-un inventar arhivistic,
respectându-se numerotarea cu cifre arabe de la 1 la n, iar actele din dosar sunt ordo­
nate cronologic şi numerotate, filă cu filă (foliaţie). Cota se scrie direct pe dosar, cu
creionul, cerneală, tuş, pix şi cuprinde următoarele elemente:
- denumirea exactă a creatorului: Fabrica de zahăr „Bucecea ”;
- denumirea compartimentului sau seriei: Contabilitate;
- numărul dosarului din inventarul arhivistic şi anul constituirii: 205/1989;
- indicativul după Nomenclatorul arhivistic şi termenul de păstrare: Bv/17-P.
Indicativul facilitează inventarierea actelor pe termene de păstrare la sfârşitul
anului calendaristic;
- data/datele extreme.
Cota dosarului în cazul de faţă va fi: Fabrica de zahăr ,,Bucecea ", Contabilitate,
dosar 205/1989, Bv/17-P.
Cotarea la Arhivele Naţionale: documentele sunt grupate în mape, pachete şi
dosare, confecţionate din materiale neutre, care constituie unităţi de păstrare. Mapele
şi pachetele sunt numerotate în ordine crescătoare cu cifre romane de la 1 la n, iar

168

J
documentele arhivate în ele cu cifre arabe. Documentele arhivate în mape şi pachete
sunt emise în perioadele medievală şi modernă, sunt constituite de regulă din foi
volante nelegate şi sunt grupate cronologic până la 300 de file. Fiecare document
primeşte o cotă care cuprinde elemente de descriere a creatorului şi a deţinătorului:
- denumirea exactă a deţinătorului: Arhivele Naţionale Istorice Centrale;
- denumirea compartimentului sau seriei, acolo unde sunt păstrate: Biroul Acte
Medievale, Fonduri şi Colecţii Personale;
- denumirea colecţiei sau fondului: Colecţia Documente istorice’,
- numărul pachetului înscris în instrumentul de evidenţă/inventar: MMDCLX1I;
- numărul de ordine al documentului în cadrul pachetului, înscris şi în instru­
mentul de evidenţă/inventar: MMDCLX11/156;
- anul/anii extremi.
Cota documentului în cazul de faţă este: Arhivele Naţionale Istorice Centrale,
Biroul Acte Medievale, Fonduri şi Colecţii Personale, Colecţia Documente istorice,
MMDCLX1I/156.
Documentele ordonate în fascicule (pliate sau cusute la mijloc) formează o
unitate de păstrare. Ele se desfac, se ordonează foile fiecărui document conform textului
conţinut, se ordonează documentele după locul logic ocupat în fascicul (în ordinea stabilită
de creator) şi se numerotează. Cota constă din numărul fascicululuii, numărul documen­
tului şi numărul filelor acestuia în fascicul.
Manuscrisele sunt numerotate cu cifre arabe în ordinea inventarierii. Cota docu­
mentelor copiate într-un manuscris/condică/catastif constă din cota acestuia, număra!
documentelor în ordinea înscrierii şi numărul filelor pe care sunt scrise. Exemplu;
Colecţia manuscrise, ms. 705, doc. 7, f. 21-27v. (f. = fila. v = versQj,
Documentele conexate vor fi păstrate aşa cum au fost arhivate, pe ele se trece
cota documentului de bază la care se adaugă o literă din alfabet scrisă intre paranteze
rotunde: Colecţia Documente istorice, MMDCLXI1/156 (a).
Copiile sau traducerile unui document original se păstrează lângă acesta şi pri­
mesc cota originalului ia care se adaugă o literă în ordine alfabetică: CCCXXVI/25 =
document original; CCC'XXVI/25 a = document copie/traducerc.
Cota rezumatelor şi menţiunilor din perilipsisuri constă în cota acestuia şi nu­
mărul de ordine al rezumatului/menţiunii scris între paranteze rotunde: Colecţia Mitropolia
Ţării Româneşti, XCVI/21 (nr. 34).
Cota documentelor înscrise pe acelaşi suport constă din cota suportului şi numărul
de ordine al documentelor în cadrul acestuia: Colecţia Mănăstirea Cotmeana, DCI/7,
nr. 1; DCI/7, nr. 2; DCI/7, nr. 3.
Pentru regăsirea documentelor înscrise într-un inventar şi arhivate într-un depo­
zit de arhivă cotele sunt scrise:
- pe pachetul de arhivă (cu tuş negru, cod de bare). Se vor însemna/imprima
elementele de cotare pe exteriorul primei coperte: deţinător, colecţie/fond,
nr. pachet, nr. u. a. cuprinse/arhivate;
- pe cutia de arhivă (cu tuş negru, cod de bare). Se vor însemna elementele
de cotare pe una din laturile mici ale cutiei. La Arhivele Naţionale cutiile
sunt pretipărite cu elementele de bază ale cotei: deţinător: Arhivele Naţionale...,
fond/colecţie.,,,, date extreme..., nr. (cutie), nr. u.a. cuprinse/arhivate;
- pe mijlocul de protecţie (cămaşă arhivistică, cutie de protecţie) pe care sunt
înscrise cu cerneală elemente de cotare: deţinător, compartiment..., fond...,
pachet..., nr. u.a,, anul/date extreme, cuprinsul..., observaţii... (se trec limba
de scriere, forma de păstrare, modul de păstrare, nr. de file);
- pe document (întotdeauna cu creionul având miezul din grafit), pe verso-ul
documentelor medievale, direct pe coperta unui dosar. Pe documentele
medievale şi moderne foi volante se trec doar: fond/colecţie, pachetul şi
nr. de ordine din inventar: Documente istorice, XXV/16. Pe dosare se trec
(dacă nu este inscripţionat de către creator) denumirea fondului, numărul şi
anul constituirii: Mitropolia Ţării Româneşti, 17/1877;
- pe foaia de folosire se trec cu cerneală, pix: deţinător, compartiment/serie,
fond/colecţie, nr. pachet/dosar, nr. din instrumentul de evidenţă/inventar. Foaia
de folosire este ataşată documentului atunci când acesta părăseşte depozitul
de arhivă pentru valorificare de către personal sau de către cercetători prin
sala de studiu, microfilmare de asigurate, digitalizare, restaurare.
Atunci când din motive obiective intervin modificări de cotă, elementele de cotare
modificate se anulează prin barare cu creionul şi se scriu noile elemente în apropierea
celor vechi, în spaţiul nescris (de regulă în partea stângă de sus a copertei). Scrierea se
face cu litere şi cifre citeţ, iară a aglomera sau a reda elemente care să producă confu­
zia cu cota anterioară. în aceste situaţii se întocmesc liste/tabele de corespondenţă care
fac legătura între cotele iniţiale/vechi şi cele finale.
Pentru trimiterea la sursa de documentare, în cazul publicării unor ediţii de
documente, studii, lucrări monografice, se redau pentru documentele medievale urmă­
toarele elemente din cota arhivistică: denumirea deţinătorului, denumirea fondului sau
colecţiei, numărul pachetului şi numărul de ordine al documentului în pachet. Pentru
documentele din fondurile şi colecţiile moderne şi contemporane, se precizează: denu­
mirea deţinătorului, denumirea fondului sau colecţiei, anul emiterii şi numărul de ordine
al documentului în cadrul anului.

170
în cazul documentelor scrise pe mai multe file, se vor reda filele (retro/verso)
conform locului unde sunt înscrise.

O rdonarea

Ordonarea este operaţiunea arhivistică prin care unităţile arhivistică: sunt gru­
pate conform unui anumit criteriu dinainte stabilit. Scopurile ordonării sunt aşezarea
documentelor în ordine pentru a facilita accesul şi folosirea ulterioară. Criteriul de
ordonare este ales în funcţie de cantitatea şi calitatea actelor şi documentelor şi este
înscris într-un plan/proiect de lucru întocmit înaintea efectuării operaţiunii. Gruparea
sau ordonarea unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie poate fi efectuată în
funcţie de conţinut, forme, mijloace de păstrare:
- cronologic;
- cronologic-structural;
- structural-cronologic;
- pe probleme;
- alfabetic;
- pe categori¡/genuri de documente şi caracteristici fizice;
- după numărul de înregistrare/după sistemul de registratură;
- ordonarea pe domenii de activitate a fondurilor dintr-o Arhivă,
• ordonarea cronologică este cea mai facilă formă de ordonare şi înseamnă
gruparea unităţilor arhivistice dintr-un fond sau colecţie potrivii datei de emi-
tere/creare a acestora. în cazul în care data emiterii actului lipseşte (data istorică),
se ia în considerare data înregistrării acestuia (data arhivistică).
Pentru documentele scrise pe acelaşi suport grafic ordonarea se va face ţinându-se
seama de data celui mai vechi document. Unităţile arhivistice care cuprind documente
din mai mulţi ani se ordonează la anul de început (cel mai veehi/eel mai mic an). Pla­
nurile de activitate, bilanţurile, rapoartele, dările de scamă s.a. se ordonează la anul la
care se referă şi nu la anul când au fost constituite. Nu se separă adresa d« înaintare de
documentul pe care îl înaintează, anexele de documentul de bază, documentele rezul­
tate din rezolvarea unui caz, referitoare la o problemă sau la o persoană.
• ordonarea cronologică, pe probleme constă în gruparea documentelor dintr-un
fond sau colecţie pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme. Metoda ordonării
cronologice se foloseşte:
- pentru documente emise în perioada medievală. Unităţile arhivistice care
au în cuprinsul lor transumpturi se ordonează potrivit datei documen­
tului cadru.
171
- pentru fondurile creatorilor care nu au avut compartimente/structuri
interne.
- atunci când schema de organizare a creatorului de fond nu poate fi
reconstituită.
- atunci când dintr-un fond s-au păstrat un număr mic de documente,
ordonarea cronologic-structurală (pe ani şi pe compartimente/seri¡-activi­
tăţi). Constă în gruparea unităţilor arhivistice dintr-un fond pe ani, iar în cadrul
anilor pe compartimente/direcţii/servicii/birouri/secţii şi se face în succesiu­
nea dată de creator. Metoda se foloseşte la ordonarea fondurilor ai căror creatori
au suferit în decursul activităţii mai multe modificări organizatorice,
ordonarea structural-cronologică (pe compartimente/serii şi ani). Se reali­
zează prin gruparea unităţilor arhivistice dintr-un fond pe compartimente şi
în cadrai acestora pe ani, iar în cadrul anilor pe probleme, în succesiunea dată
de creator. Ordonarea pe serii-eronologică înseamnă gruparea unităţilor arhi­
vistice aparţinând unui fond pe categorii de documente, constituite după anu­
mite criterii, în succesiunea dată de creator. Se foloseşte la ordonarea fondurilor
arhivistice ai căror creatori au avut aceeaşi formă de organizare sau au suferit
puţine modificări în structură de-a lungul activităţii.
ordonarea pe probleme sau tematic constă în gruparea documentelor din
cadrul unui fond sau colecţie în funcţie de problemele la care se referă, iar în
cadrul problemelor, pe ani. Ordonarea pe probleme, cronologic, se foloseşte
pentru fondurile ai căror creatori nu au avut compartimente, când schema de
organizare a creatorului de fond nu poate fi reconstituită sau atunci când
dintr-un fond s-au păstrat puţine documente.
La instanţele judecătoreşti gruparea unităţilor arhivistice se face pe cauze
civile, penale, comerciale etc., în cadrul acestora, pe ani, în cadrul anilor, pe
luni, iar în cadrul lunilor, alfabetic.
ordonarea alfabetică înseamnă gruparea unităţilor arhivistice din cadrul unui
compartiment sau serie în ordine alfabetică. Se foloseşte pentru unităţile arhi­
vistice de acelaşi fel: dosare personale, caziere, dosare cu sentinţe judecăto­
reşti, dosare de clienţi (fonduri financiar-bancare) etc. Ordonarea alfabetică
se foloseşte şi în organizarea fondurilor personale, familiale şi ecleziastice
unde se ordonează alfabetic:
- corespondenţa, în funcţie de emitenţi;
- membrii aceleiaşi familii şi actele create de ei;
- actele domeniilor/proprietăţilor, grupate pe proprietari sau localităţile la
care se referă;
- actele de stare civilă (pe localităţi, iar în cadrul localităţilor, pe categorii).
• ordonarea pe categorii/genuri de documente este utilizată pentru gruparea
documentelor de acelaşi gen, suport grafic, limbă de scriere, formă de păstrare
şi în cadrul acestora cronologic. Este utilizată pentru ordonarea:
- registrelor care sunt grupate într-un fond în două categorii; registre-instru-
mente de evidenţă şi informare, care ţin loc de inventare (registre de in-
trare-ieşire) şi alte genuri de registre (registre agricole, fiscale, de stare
civilă etc.). în cadrul fiecărei categorii, registrele se ordonează cronologic.
- fasciculelor, respectând felul în care au fost constituite de către creatorul
de fond.
- pe genuri şi suport grafic, reprezintă gruparea documentelor după felul lot
(pergamente, hărţi, schiţe, planuri, stampe, sigilii, fotografii, proiecte teh­
nice, microfilme, condici manuscrise etc.).
- după limba de scriere, pentru documentele scrise în paleografii: turco-osmană,
armeană, aramaică s.a.
- gruparea după subgrupe dimensionale în cadrul aceleiaşi categorii (foto­
grafii, manuscrise, cărţi care sunt grupate pe formate în funcţie de dimen­
siuni).
• ordonarea după sistemul de registratură, adică după numărul de înregistrare
înscris în registrul de intrare-ieşire dat de creator prin registratură sau se­
cretariat.
• ordonarea pe domenii de activitate se referă ia ordonarea fondurilor în cadrul
depozitelor dintr-o Arhivă după domenii de activitate: administraţie (consilii
judeţene, prefecturi, primării), justiţie (tribunale, judecătorii, parchete etc.),
eleziastice (mitropolii, episcopii, mănăstiri, biserici) etc.
Ordonarea documentelor în fonduri şi colecţii, precum şi ordonarea fondurilor şi
colecţiilor într-o arhivă se face respectându-se două principii de bază:
- p r in c ip iu l p r o v e n ie n ţe i (respectului faţă de fond) potrivit căruia ordonarea
materialului arhivistic se face în funcţie de provenienţă, documentele având
o provenienţă sunt separate de documentele cu altă provenienţă;
- p r in c ip iu l o r d in ii in iţia le , potrivit căruia materialul arhivistic trebuie să păs­
treze ordinea în care creatorul şi-a organizat arhiva.
La creatori şi deţinători de arhive, ordonarea materialului documentar se face cu
ajutorul organigramei/structurii organizaţionale, regulamentelor de funcţionare şi a
Nomenclatorului arhivistic. După ordonarea actelor conform schemei de ordonare
stabilită, acestea se grupează şi în funcţie de termenul de păstrare. Urmează ordonarea
actelor şi documentelor în cadrul dosarelor după data constituirii, de la ccl mai vechi,
până la cel mai nou.
173
Reguli de respectat
Ordonarea se face asupra tuturor actelor şi documentelor care compun un fond
arhivistic şi se realizează, acolo unde există, pe mai multe nivele de ordonare:
- fond (fondare);
- sub-fond (direcţii, servicii, birouri, compartimente);
- serii (documente care se referă la o problemă, activitate: dosare personale,
state de funcţii, state de plată s.a.);
- unitate arhivistică (dosar);
- document.
Ordonarea întocmită de creatorul de fond este primordială şi nu poate fi refăcută
la Arhivele istorice decât în anumite condiţii (atunci când schema de organizare a
creatorului nu poate fi reconstituită, atunci când dintr-un fond s-au păstrat un număr
mic de documente s.a.).
în cazul în care documentele preluate spre a fi păstrate în depozitele Arhivelor
istorice sunt răvăşite (din motive care ţin uneori de urgenţa preluării: riscuri de degra­
dare, distrugeri, sustrageri), refacerea ordinii acestora în fond se realizează cu ajutorul
Organigramelor instituţiei şi a Nomenclatorului arhivistic. în aceste situaţii este nevoie
de activităţi precum:
- reconstituire a structurii iniţiale a fondului: operaţiunea de ordonare a uni­
tăţii arhivistice dintr-un fond potrivit modului de organizare dat de creator.
- reconstituire a dosarelor: reordonarea documentelor în forma iniţială de
organizare în dosare, folosindu-se drept criterii de orientare tematica/pro-
blema, numerotarea veche a filelor, numerele de înregistrare, rezoluţiile s.a.
Reconstituirea se efectuează în cazurile de desfacere şi răvăşire a dosarelor şi
de dezorganizare a documentelor din componenţa acestora.
Sunt cazuri în care unele dosare conţin acte şi documente referitoare la aceeaşi
problemă, dar sunt grupate în dosare cu file mult peste limita de număr. în aceste
situaţii, dosarele se desfac şi se constituie mai multe volume la aceeaşi problemă, fie­
care cu numerotare de la 1 la n. Există situaţii în care acte referitoare la aceeaşi problemă
sunt dispersate în dosare diferite, necesitând gruparea/comasarea lor într-un singur dosar,
cu respectarea limitei de file. Nu se separă documente, hărţi, fotografii care sunt
păstrate la un loc şi care alcătuiesc o problemă.
Concomitent cu ordonarea se desfăşoară şi perfectarea dosarelor: este opera­
ţiunea tehnico-operativă prin care dosarele ce s-au constituit în cadrul compartimen-
telor/seriilor sunt numerotate, filă cu filă în colţul din dreapta sus, certificate pe coperta a
doua sau pe o foaie albă adăugată la sfârşit şi opisate apoi pe prima copertă.

174
Certificarea cuprinde formula de certificare, data întocmirii ei şi semnătura celui
care o efectuează. Exemplu: Prezentul dosar nr. 7/1989 conţine un număr de 168 (una
sută şaizeci şi opt) file, 2016 mai 16, numele şi prenumele în clar şi semnătura celui
care a efectuat operaţiunea. Filele omise depistate ulterior se vor numerota sub forma
bis, iar la certificare se va menţiona: 168 file+9 bis+29 bis.
în certificarea efectuată pentru manuscrise, registre şi condici medievale se vor
specifica filele nescrise. Exemplu: Prezentul manuscris nr. 705 conţine un număr de
698 (şase sute nouăzeci şi opt) file. Filele 25-29; 62-71 şi 656-698 simt file albe.
Certificarea se întocmeşte cu scopul de a furniza dovada integrităţii dosarului/uni-
tăţii arhivistice. Cu ocazia numerotării filelor se va proceda la eliminarea componen­
telor metalice (agrafe, ace, elemente de capsare) şi amplasarea dubletelor, tripletelor în
alt dosar, imediat următor, în vederea, selecţionării.
Arhivele Naţionale îşi rezervă dreptul de a ordona logic documentele dispersate
preluate prin donaţii, cumpărări, custodii s.a. Acestea pot constitui, în funcţie de diverse
situaţii, colecţii şi fonduri separate sau sunt adăugate, pentru completarea informaţiilor,
la fondurile şi colecţiile existente în depozite.
Ordonarea actelor şi documentelor dintr-un fond gţrhivistic poate fi realizată de
specialişti concomitent cu alte operaţiuni arhivistice: inventarierea şi selecţionarea.

I n v en ta rier ea

Inventarierea este operaţiunea arhivistică de luare în evidenţă a unităţilor arhi­


vistice dintr-un fond sau colecţie arhivistică, inventarierea se realizează după ordona­
rea şi perfectarea unităţilor arhivistice conform unor criterii stabilite prin pianul metodic
de lucru (la Arhivele Naţionale) şi prin Organigramă şi Nomenclatorul arhivistic la
creatori. Inventarierea înseamnă înregistrarea actelor din punct de vedere cantitativ şi
al conţinutului.
în urma operaţiunii de inventariere rezultă inventarul care devine instrumentul
de evidenţă cu care se asigură controlul/gestiunea asupra unităţilor arhivistice. Un In­
ventar îndeplineşte următoarele roluri:
• este îndrumător în cercetarea informaţiilor din documente;
• este instrument de depistare a poziţiei unei unităţi arhivistice,
• asigură administrarea/gestiunea unităţilor arhivistice;
• asigură controlul asupra unităţilor arhivistice: fizic (gruparea documentelor,
numărul, locaţie, suporturi grafice, dimensiuni, forme de păstrare) şi cIc continui
(descrierea arhivistică a conţinutului, relaţiile dintre documente, contextul de
creare, data constituirii/date extreme, limba de scriere).
Inventarierea înseamnă analizarea şi precizarea următoarelor date principale pri­
vind fondul sau colecţia arhivistică:
- contextul organizaţional al fondului sau colecţiei, legalitatea deţinerii, impor­
tanţa creatorului;
- cum a ajuns la Arhive (direct/indirect de la creator, prin preluări succesive,
situaţii anterioare de depozitare, donaţii, vânzare-cumpărare, custodie);
- dacă mai există documente din preluări anterioare;
- dacă a fost prelucrat arhivistic de către creator şi stadiul prelucrării arhivistice
(ordonat, inventariat, selecţionat);
- dacă există instrumente de evidenţă;
- cantitatea de unităţi arhivistice şi metri liniari (parţial, tot fondul) şi mijloace
de protecţie;
- datele extreme ale documentelor care îl compun;
- locul unde este păstrat (deţinătorul);
- starea de conservare a unităţilor arhivistice.
Inventarierea constă în identificarea informaţiilor despre fiecare imitate arhi­
vistică în parte şi prezentarea lor într-o succesiune logică şi cronologică. Inventarierea
propriu-zisă presupune:
- întocmirea de rezumări ale conţinuturilor unităţilor arhivistice;
- prezentarea elementelor care individualizează unităţile arhivistice;
- prezentarea contextului în care au fost constituite unităţile arhivistice.
Elementele de bază ale conţinutului din inventar sunt stabilite prin analizarea
următoarelor aspecte, pentru fiecare unitate arhivistică:
• data emiterii/datele extreme unităţii arhivistice/documentului;
• locul emiterii;
• denumirea sau genul unităţii arhivistice;
• emitent/emitenţi (cu titulatura exacţii);
• destinatar/destinatari (cu titulatura exactă);
• problema/conţinutul informaţiilor înscrise/obiectul acţiunii;
• acţiunea;
• rezoluţia/rezolvarea problemelor redate;
• însemnări/note tergale legate de text sau colaterale;
• forma de păstrare a unităţii arhivistice (original, copie, concept s.a.);
• suportul grafic şi semnele de autentificare (descrise în amănunt pentru docu­
mentele medievale).
Inventarierea arhivistică poate fi realizată pe două căi:

176
1. Direct, prin inventarierea directă, atunci când se evaluează şi m înscriu
concomitent/simultan elementele de identificare în inventar şi pe unităţile
arhivistice. Este posibilă când într-un fond se află documente puţine sau
când sunt inventariate unităţi arhivistice de acelaşi fel. Inventarierea directă
a unităţilor arhivistice presupune obligatoriu următoarele etape:
• înscrierea numărului de inventar în rubrica număr curent din inventar, în
ordinea prealabil stabilită (de Ia l-n.);
• înscrierea numărului de inventar cu creionul pe unitatea arhivistică şi cu
stiloul sau pixul pe mijloacele de protecţie;
• definitivarea certificării la sfârşitul unităţii arhivistice, pe o foaie albă sau
pe coperta interioară nescrisă, cu stiloul sau pixul;
• înscrierea conţinutului rezumat al problemei/problemelor în rubrica afe­
rentă a inventarului;
• înscrierea datei/datelor extreme;
• înscrierea numărului de file, întotdeauna acelaşi cu cel din certificarea uni­
tăţii arhivistice.
2. Indirect, prin inventarierea indirectă, atunci când este necesar să se identifice
pentru fiecare unitate arhivistică în parte elementele de bază despre data emiterii,
gen, emitent, destinatar, acţiunea, obiectul şi cauzele acţiunii.
Acest tip de inventariere este utilizat pentru inventarierea documentelor medie­
vale, pentru unele documente emise în perioada modernă, pentru cele scrise în paleo­
grafii şi limbi străine, precum şi pentru inventarierea fondurilor de mare complexitate
şi cu un număr mare de unităţi arhivistice. în aceste situaţii se întocmesc întâi fişe de
inventar (tipizate) pentru fiecare unitate arhivistică în parte.
Inventarierea indirectă se realizează parcurgând următoarele etape:
• cotarea provizorie cu creionul a tuturor documentelor/unităţilor arhivistice;
• fişarea/descrierea fiecărei unităţi arhivistice/document în parte. Fiecare fişă
de inventar primeşte cota provizorie a documentului pe care îl descrie, în­
scrisă cu creionul;
• ordonarea tuturor fişelor de inventar;
• ordonarea documentelor după fişele de inventar;
• cotarea definitivă a documentelor (cu creionul) şi a fişelor (cu stiloul sau pixul);
• înscrierea datelor din fişe în inventarul tipizat. La fiecare document sunt pre­
cizate toate elementele privind forma de păstrare, suportul, forma de aulenti-
ficare/validare, starea de conservare.
întocmirea inventarelor fondurilor şi colecţiilor impune respectarea unor principii:
respectarea structurii organizatorice a creatorului de fond/colecţie, asigurarea evidenţei
întregului fond/colecţie, folosirea informaţiilor istorice în efectuarea operaţiunii de sis­
tematizare a depozitelor (corelată cu operaţiuni de comasări, reintegrări, preluări,
refondări, constituiri, reconstituiri de fonduri), selectarea informaţiilor cu valoare istorică
şi practică, gruparea pe domenii de activitate a fondurilor şi colecţiilor.
în urma activităţii de inventariere rezultă inventarul arhivistic, în format tipizat,
întocmit pentru toate fondurile şi colecţiile de documente aliate la Arhivele Naţionale şi la
creatorii şi deţinătorii arhive. Elementele de bază ale unui inventar sunt: coperta,
prefaţa, rubricile inventarului şi certificarea.
Coperta inventarului cuprinde elemente de bază despre păstrător şi creator:
denumirea păstrătorului, denumirea creatorului/denumirea fondului, nr. de inventar, anii
extremi, numărul de unităţi arhivistice şi cantitatea de arhivă exprimată în metri liniari.
Prefaţa inventarului cuprinde istoricul creatorului şi importanţa lui, domeniul de
activitate, transformările ulterioare, eventuale întreruperi ale activităţii, istoricul fondului
documentar, criteriile folosite în ordonarea actelor, principalele probleme şi genuri de
acte şi documente s.a.
Rubricile inventarului sunt tipizate (prezentarea informaţiilor în secţiuni şi
subsecţiuni, aranjate pe rânduri-orizontal şi coloane-vertical).
Filele inventarului se numerotează, iar numărul lor este înscris în certificarea
realizată la sfârşit pe o foaie albă care devine componentă a blocului de file. Coala/fila
anexată pentru realizarea certificării nu se numerotează.
Elementele care diferenţiază inventarele:
- denumirea fondului (denumirea unităţii) sau colecţiei (dată de colecţionar);
- titlul inventarului, scris cu majuscule pe copertă şi foaia de titlu;
- anii extremi şi numărul de unităţi arhivistice;
- numărul de inventar din Registrul Inventarelor.

I N V E N T A R I E R E Ş I I N V E N T A R E LA CREA TORI

La creatori, inventarul este instrument de evidenţă al actelor şi documentelor,


altul decât registrul de intrare-ieşire. în registrul de intrare-ieşire se înregistrează zilnic
actele intrate sau ieşite dintr-o organizaţie, în ordine cronologică de la 1 ianuarie până
la 31 decembrie. în inventar se inventariază toate actele dintr-un an, după ce s-a încheiat
anul calendaristic şi după constituirea în dosare/unităţi arhivistice, pe grupe de pro­
bleme stabilite în Nomenclatorul arhivistic. Ordinea actelor dintr-o unitate arhivistică
nu respectă ordinea acestora din registrul de intrare-ieşire.

178
Principalele date despre o viitoare unitate arhivistică se trec pe coperta unui dosar
în momentul în care acesta primeşte primul act. Dosarul va fi completat pc parcursul
anului cu acte având aceeaşi problemă şi înscrise la aceeaşi poziţie în Nomenclatorul
arhivistic.
La începutul anului calendaristic toate organizaţiile trebuie să constituie şi să
inventarieze actele create în cursul anului precedent. 'Poate dosarele sunt încheiate, per­
fectate, ordonate şi inventariate. Fiecare dosar inventariat devine unitate arhivistică: ocupă
o poziţie în inventar şi se diferenţiază după conţinut, suport, forma de păstrare, număr
de file, timp de păstrare arhivistică.
Fiecărei unităţi arhivistice inventariate îi corespunde un număr de inventar, înscris
pe unitatea arhivistică (copertă) şi în inventarul arhivistic. Numărul de inventar faed
parte din cota unităţii arhivistice care mai cuprinde: denumirea oficială a creatorului,
denumirea compartimentului, anul constituirii, poziţia din Nomenclatorul arhivistic al
organizaţiei şi termenul de păstrare.
Rubricile inventarului întocmit la creatori diferă puţin de cele ale inventarului
întocmit la Arhivele Naţionale. Rubricile tipizate ale inventarului arhivistic ia creatori
sunt:
1. număr curent al unităţii arhivistice inventariate, începând cu numărul 1 pentru
fiecare parte structurală sau an. Numărul este trecut şi pe unitatea arhivistică.
Este criteriul esenţial de regăsire al unui act sau document intr-un fond arhi­
vistic.
2. indicativul dosarului după nomenclator se înscrie poziţia actn!ni/acte 1cir
din Nomenclatorul arhivistic al creatorului.
3. conţinutul pe scurt al dosarului/reglstruhii reprezintă elementul cel mai
important al inventarului. Se înscrie gemi 1/denumirea unităţii arhivistice şi conţi­
nutul rezumat al acesteia, care trebuie să redea informaţii esenţiale, să fie for­
mulat concis şi clar.
4. data/datele extreme ale actelor din unitatea arhivistică (cel mai vechi-cel mai
nou act).
5. numărul filelor, se trece pentru fiecare unitate arhivistică în parte,
6. observaţii. Se evidenţiază unităţile arhivistice pentru care există termene de
păstrare indecise prin însemnarea: CS (Comisia de selecţionare). Aceasta va
analiza şi va decide, la expirarea termenului stabilit prin inventariere, păstra­
rea permanentă sau eliminarea definitivă.
Se mai însemnează şi interdicţia de a fi cercetat, acolo unde este cagfiî.
Unităţile arhivistice care conţin acte secrete de stat sau secrete de serviciu se
inventariază şi se arhivează separat.
I N V E N T A R E LA A R H I V E L E NA Ţ fO N A L E

La definitivarea lor, inventarele întocmite pentru fondurile şi colecţiile păstrate în


depozitele Arhivelor Naţionale sunt inventariate într-un registru special constituit, Registnil
Inventarelor (RI). în cadrul acestuia, inventarele arhivistice sunt înscrise în ordinea
înregistrării şi primesc un număr de inventar, număr care este unic şi nu se reia.
Elementele de bază ale unui inventar, înscrise şi pe coperta acestuia, sunt: denu­
mirea fondului/colecţiei, numărul din Registrul Inventarelor, anii extremi, cantitatea
arhivei inventariate (numărul de unităţi arhivistice şi metri liniari). La acestea se adaugă
prefaţa inventarului, lista de corespondenţă (în cazul unei reinventarieri), indicii de
materii, cuprinsul inventarului şi certificarea.
Rubricile tipizate ale inventarului întocmit pentru documentele păstrate la Arhivele
Naţionale cuprind, în majoritatea cazurilor, şase coloane:
1. numărul curent al unităţii arhivistice, în ordinea crescândă începând cu nr. 1.
2. numărul de inventar. Este elementul esenţial pentru regăsirea unui document
într-un fond sau într-o colecţie arhivistică.
3. data şi locul de emitere. Se înscrie data/datele extreme ale documentului/uni-
tăţii arhivistice.
4. cuprinsul unităţii arhivistice. Se precizează genul, emitentul, destinatarul,
acţiunea, obiectul şi cauzele acţiunii. Rezumatul conţinutului/problemei trebuie
formulat concis şi clar.
5. numărul filelor. Se înscrie numărul de file cuprinse în document/unitate
arhivistică. La documentele medievale se precizează şi filele albe.
6. observaţii. Se completează cu date privind scoaterea definitivă a unităţilor
arhivistice din evidenţa fondului/colecţiei, precizări privind microfilmarea,
precizarea locului unde se păstrează documentele cu format/suport diferit scoase
din fond/colecţie pentru arhivare separată, restricţii în cercetare, degradare
evidentă.
Există situaţii când inventarul arhivistic cuprinde rubrici/coloane deosebite faţă
de cele de mai sus. Este inventarul rezultat după refacerea inventarelor greşite, incom­
plete sau incorecte cu care au fost preluate documentele la Arhivă. în inventarele
refăcute (rezultate după operaţiuni de reordonare şi selecţionare), imediat după prima
rubrică, în care numărul curent este comasat cu numărul de inventar, urmează rubrica
unde sunt consemnate numerele de inventar din inventarul precedent/cotele vechi ale
unităţilor arhivistice/documentelor.
La sfârşitul reinventarierii, după ce s-au comasat, adăugat, a fost refăcută ordi­
nea documentelor şi s-au selecţionat acte, la ultima poziţie din inventar se inventariază

180
vechiul inventar, care devine parte comună a fondului/colecţiei. La sfârşitul inventaru­
lui nou/refacut se întocmeşte o listă de corespondenţă a cotelor în care se face legătu-
ra/corespondenţa între numerele noi cu cele vechi. Exemplu: nr, 302 din noul inventar
corespunde cu nr. 235 din vechiul inventar.
Pe coperta inventarului scos din uz se scrie ANULAT, cu creionul. Un exemplar
al inventarului anulat se arhivează la Dosarul fondului şi unul la sfârşitul fondului,
potrivit numărului de inventar.
La Arhivele Naţionale elementele înscrise de creator pe coperta unităţii arhivistice
sunt păstrate aşa cum sunt scrise, dacă acestea corespund cu cele din inventar. în situa­
ţiile în care numerele de inventar înscrise pe unităţile arhivistice nu corespund cu cele
din inventar, există greşeli de numerotare, lipsuri s.a., se anulează prin barare numerele
existente şi se scriu noile numere, cu creionul.
Atunci când coperta dosarului este deteriorată, dar ea prezintă importanţă arhi­
vistică sau artistică (unicitate suport, grafie şi ornamente deosebite, însemnări impor­
tante s.a.), aceasta se păstrează şi este arhivată pentru protecţie într-o copertă/cămasa
arhivistică pe care sunt completate cu cerneală sau tuş elementele de cotare/identiflcare.
Pe dosarul original sunt permise însemnări ale noilor elemente de cotare pe lerso-ul
copertei 1, în stânga sus şi doar cu creionul.
în rubrica Observaţii din inventar se trec de regulă următoarele informaţii:
> situaţia scoaterii definitive a unităţii arhivistice din evidenţa fondului sau
colecţiei (dispariţie, sustragere, distrugere sau deteriorare iremediabilă). Se
consemnează, după caz, şi numărul de înregistrare al procesuiui-verbal de
constatare/selecţionare, cu precizarea datei acestuia.
> este înscris numărul rolei de microfilm (R.) din Registrul rolelor de microfilm
şi al cadrelor (c.) din rolă pentru fiecare document/filă, atunci când unitatea
arhivistică a fost asigurată prin microfilmare (R. 5, c. 6; R. 7, c, 1-39).
> este precizat locul de arhivare al unităţii arhivistice, care, datorită suportului
grafic nu poate fi păstrată în acelaşi loc cu restul unităţilor arhivistice din
fond/colecţie (care necesită condiţii de depozitare şi păstrare deosebite faţă
de cele scrise pe suporturi clasice: matrice sigilare, benzi audio, audio-video,
discuri magnetice, CD-uri s.a.). în rubrică se înscriu depozitul, raftul şi poliţa
unde se află arhivată unitatea arhivistică.
> sunt înscrise formele de degradare a documentelor apărute în decursul timpului.
> sunt înscrise restricţiile in cercetare, pentru documentele cu regim juridic în
custodie.
Arhivele Naţionale acordă consultanţă şi asistenţă de specialitate/metodologică
în domeniul arhivistic creatorilor şi deţinătorilor de acte şi documente, în vederea

181
efectuării de către aceştia a unei inventarieri corecte pentru fondurile de acte şi docu­
mente pe care le deţin. Scopul este acela de a asigura întocmirea unor inventare corecte
care să redea concis şi clar informaţiile existente în unităţile arhivistice cu termen de
păstrare permanent, ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi ajung, în final, spre
arhivare permanentă, la Arhivele Naţionale.
Reguli de respectat
A Inventarierea se face întotdeauna după:
- ordonarea tuturor unităţilor arhivistice, după criterii prealabil stabilite;
- ordonarea actelor în interiorul unităţilor arhivistice (de la cel mai vechi la
cel mai nou) şi perfectarea acestora.
A Documentele care nu au dată de emitere vor primi obligatoriu o dată dedu-
să/probabilă (an, lună, zi sau interval de timp) scrisă între paranteze unghiulare
< >. Exemplu: <sfârşitul sec. al XlX/lea>; ^primul deceniu al sec. XX>.
A La Arhivele Naţionale se refac inventarele fondurilor şi colecţiilor doar în
situaţii bine justificate şi după o analiză temeinică.
A Se inventariază/iau în evidenţă toate unităţile arhivistice dintr-un fond/co-
lecţie. Dosarele inventariate se leagă.
A Inventarele se alcătuiesc în format imprimat/dactilografiat, se numerotează şi
se certifică. La creatori, inventarele vor cuprinde toate unităţile arhivistice
dintr-un an cu acelaşi termen de păstrare.
A La creatori, inventarele unităţilor arhivistice cu termen de păstrare permanent
se întocmesc în număr de 4 exemplare (identice), iar pentru cele cu termen
de păstrare temporar se întocmesc în număr de 3 exemplare (identice), pentru
fiecare termen în parte. Pentru o organizaţie care creează acte cu termene de
75, 30, 10, 5, 2 ani se vor întocmi: trei inventare pentru actele cu termen
de păstrare 75 de ani, trei inventare pentru actele cu termen de păstrare 30 de
ani şi aşa mai departe.
A Pentru documentele tehnice (fotografii, filme, microfilme, hărţi, matrice sigi­
lare, documente electronice) există inventare standardizate cu rubrici în care
se înscriu elementele caracteristice de descriere arhivistică. Documentele tehnice
necesită condiţii de păstrare şi conservare deosebite faţă de documentele în
format clasic (hârtie, pergament).
A Documentele informatice se inventariază cu ajutorul unor programe software
special concepute. Sistemul de management arhivistic al arhivelor electronice
la creatorii şi deţinătorii de acte şi documente trebuie aprobat de Arhivele
Naţionale.

182
> Toate rubricile unui inventar arhivistic se completează, pentru a asigura o
evidenţă clară, corectă şi o gestiune eficientă.
> Inventarele se alcătuiesc pe hârtie cu parametri pentru păstrare permanentă.
> Inventarierea se face, uneori, o dată cu alte operaţiuni arhivistice: ordonarea
şi selecţionarea. Se procedează astfel în următoarele situaţii:
- la creatori, atunci când nu există nici un fel de evidenţă a actelor arhivate;
- la Arhivele Naţionale, atunci când inventarele pentru documentele din unele
fonduri nu sunt corect întocmite şi când există multe unităţi arhivistice
fără valoare istorico-documentară.
> Păstrarea inventarelor arhivistice se face astfel:
La creatori: Un exemplar se păstrează la secretariat/compartimentul care le-a creat,
trei exemplarele se păstrează în depozitul de arhivă, grupate cronologic în funcţie de
termenele de păstrare ale unităţilor arhivistice inventariate: separat permanentele, sepa­
rat temporarele, ultimele grupate, la rândul lor, pe termene de păstrare. La predarea
arhivei permanente de către creator la Arhivele Naţionale, trei inventare sunt preluate
odată cu unităţile arhivistice.
La Arhivele Naţionale inventarele se întocmesc în trei exemplare şi se păstrează
astfel:
- 1 exemplar la sfârşitul fondului/colecţiei de documente în depozitul de arhivă
sau într-un loc special amenajat în depozit. Atunci când într-un depozit sunt
mai multe fonduri/colecţii inventarele sunt arhivate în ordinea lor numerică.
- 1 exemplar la evidenţa centralizată a fondurilor şi colecţiilor, pentru întocmi­
rea sau completarea evidenţelor necesare, inclusiv a celor în format electronic.
- 1 exemplar la sala de studiu, în scopul punerii la dispoziţia cercetării publice.
> Inventarele arhivistice nu se supun selecţionării. La creatori, inventarele sunt
documente cu termen de păstrare permanent, devin parte componentă a fondu­
lui sau colecţiei arhivistice şi sunt inventariate după ultima unitate arhivistică
inventariată în anul conceperii lor.

S elecţio n a r ea

Selecţionarea este operaţiunea arhivistică de eliminare a unităţilor arhivistice


dintr-un fond arhivistic atunci când termenele de păstrare au expirat sau când acgştea
nu mai au valoare practică, documentar-istorică şi ştiinţifică. Această operaţiune arhi­
vistică a fost cunoscută de-a lungul timpului sub diferite denumiri: desfiinţare, triere,
expertiză/expertizare.

183
Selecţionarea este operaţiunea prin care creatorii aleg/evaluează actele potrivit
importanţei lor, fie pentru a le conserva sau preda instituţiilor abilitate pentru păs-
trare/Arhivelor istorice, fie pentru a le distruge/preda pentru topire. Cele mai valoroase
documente rezultate în urma acestei operaţiuni sunt incluse în Fondul Arhivistic Naţional
al României.
Selecţionarea se face de către o comisie de selecţionare numită printr-o decizie
scrisă a conducerii organizaţiei căreia îi aparţin actele şi documentele. Selecţionarea
este efectuată doar după o evaluare riguroasă a actelor şi implică necesitatea stăpânirii
unor cunoştinţe despre organizaţia creatoare, despre evoluţia istorică şi importanţa acti­
vităţii acesteia în plan local sau naţional.
Cele mai importante acţiuni ale selecţionării se raportează la:
> evaluarea şi analizarea importanţei unui act/ansamblu de acte în vederea sta­
bilirii termenelor de păstrare corespunzătoare valorii;
> triere/selecţie/păstrare/reţinere a celor mai importante acte;
> eliminare/îndepărtare a actelor lipsite de orice valoare.
Factorii care au determinat selecţionarea actelor sunt diverşi: limitarea spaţiilor
de depozitare, înmulţirea actelor datorită perfecţionării mijloacelor de scriere şi a celor de
multiplicare rapidă, precum şi a organizaţiilor creatoare de arhive, crearea unei canti­
tăţi mari de acte de valoare inegală etc.
Selecţionarea actelor din arhive/Arhive are în vedere câteva obiective principale:
• alegerea şi stabilirea izvoarelor documentare de importanţă istorico-ştiinţi-
fică, care trebuie păstrate permanent;
• eliminarea actelor tară valoare documentar-ştiinţifică şi practică;
• descongestionarea spaţiilor de depozitare;
• reducerea volumului de muncă şi alocarea de timp altor operaţiuni arhivistice
(evidenţa, verificarea periodică a existentului, cercetarea ştiinţifică, microtîl-
marea de asigurare, digitalizarea s.a.);
• facilitatea accesului la informaţia ştiinţifică. Cercetătorul scurtează timpul atunci
când are de cercetat mai puţin material documentar şi este mai aproape de
rezultatul căutărilor sale.
Opiniile şi principiile privind efectuarea selecţionării au evoluat în timp şi s-au
referit şi asupra oportunităţii realizării acestei operaţiuni arhivistice de către creatorii
de acte sau de către specialiştii de la Arhive. Cel mai util este ca selecţionarea să fie
făcută de creatorul actelor, întrucât acesta cunoaşte mult mai bine problemele şi acti­
vităţile organizaţiei, poate face o evaluare reală a importanţei sau a lipsei de importanţă
a unor acte rezultate din propriile activităţi.

184
r
f:
!

Condiţiile de bază pentru o selecţionare bună sunt legate de respectarea terme­


nelor de păstrare incluse în Nomenclatorul arhivistic,-efectuarea operaţiunii periodic şi
constant de către persoane competente, cu experienţă arhivistică şi de consilierea şi con­
trolul arhivistic realizat de specialiştii de la Arhivele Naţionale.
Selecţionarea poate fi făcută în condiţii bune şi de către specialiştii în arhivistică
care activează la Arhivele Naţionale, dar necesită în plus cunoştinţe despre creator, acti­
vităţile derulate de acesta, structura organizatorică, evoluţia istorică ete.

V a l o r i a l e a c t e l o r ş i d o c u m e n t e l o r d e a r h iv ă

Peste tot în lume în operaţiunea de selecţionare întreprinsă asupra ungi arhive se


au în vedere aspecte privind contextul creării actelor, valoare informaţiilor cuprinse de
acestea, suportul grafic, vechimea etc. Selecţionarea înseamnă aprecierea valorii fiecărui
act în parte şi implică foarte multă responsabilitate şi cunoaştere a celor două princi­
pale valori ale documentelor: cea istorico-documentară şi ştiinţifică şi cea practică.
Până în prezent nu au fost formulate criterii clare de stabilire a valorii unor cafti«
gorii de documente faţă de altele, din aceeaşi perioadă sau din perioade diferite, create
de oameni de-a lungul istoriei. Au fost însă analizate, teroretizate şi stabilite o serie de
valori care pot fi atribuite actelor şi documentelor, în funcţie de context:;
1. valoarea istorico-documentară şi ştiinţifică este dată de informaţie, vechime,
raritate, forma de prezentare, ornamente, suport grafic, rolul şi locul emiten­
tului în dezvoltarea economică, socială, politică, culturală, ştiinţifică, militară,
religioasă s.a. Valoarea istorico-documentară este dată în primul rând de impor­
tanţa informaţiilor cu privire la dezvoltarea societăţii din punct de vedere
social, economic, politic, cultural etc.
2. valoarea practică rezultă din importanţa actelor în exercitarea unei profesii,
a unei ştiinţe, în obţinerea unor drepturi juridice, în activitatea creatorilor, de
faptul că acestea răspund necesităţilor de zi cu zi ale celor care le creează etc.
Valoarea practică/de gestiune a actelor este reprezentată de informaţiile con­
ţinute, care servesc la rezolvarea unor probleme curente economice, sociale,
politice, administrative, financiare s.a.
3. valoarea juridică este proprietatea transmisă actului prin norme legale, expri­
mată prin particularităţile interne şi externe ale acestuia, precum şi puterea
probatorie de a conferi drepturi şi obligaţii.
4. valoarea administrativă - orice activitate umană este reflectată de acte şi
documente şi doar prin intermediul acestora se pot derula acţiuni de adminis­
trare a bunurilor şi ds. management a activităţilor umane.
85
5. valoarea financiară - unele actele oglindesc, pe durate de timp, informaţii
contabile şi financiar-baneare.
6. valoarea patrimonială, oglindită de puterea de mărturie, de informare asupra
existenţei activităţilor unei organizaţii sau persoane, de forma de păstrare, de
utilitatea informaţiilor etc.
7. valoarea estetică, dată de componente care sunt importante pentru istoria
artei (ornamente, miniaturi, monograme, însemne heraldice s.a.).
8. valoarea arhivistică, oferită de diversitatea instrumentelor de înregistrare şi
regăsire a documentelor, de semnificaţia sau unicitatea unor documente, de
informaţii privind evoluţia istorică a ştiinţei arhivistice, de forma diplomatică
de concepere sau de caracteristici deosebite ale suportului grafic etc.
Eliminarea actelor lipsite de valoare presupune scoaterea lor din evidenţe (inven­
tare), din depozitele de arhivă ale creatorilor şi din cele ale Arhivelor istorice printr-o
serie de acţiuni care implică participarea mai multor persoane specializate (arhivari,
arhivişti), precum şi a unor cadre cu responsabilităţi în administrarea organizaţiilor,
implicit a actelor rezultate din activităţile proprii (managerii).
Criteriile sau principiile stabilirii importanţei unităţilor arhivistice la Arhivele
istorice sunt:
• criteriul cantităţii unităţilor arhivistice dintr-un fond/volumul de documente,
se referă la aprecierea importanţei unităţii arhivistice în raport cu numărul
unităţilor arhivistice păstrate. In cazul în care într-un fond s-au păstrat puţine
documente (evaluate în metri liniari), acestea nu se selecţionează, indife­
rent de importanţa lor documentar-istoricâ sau practică;
• criteriul valorii istorico-documentare şi ştiinţifice, dat de valoarea in­
formaţiilor pe care le cuprind documentele cu privire la activitatea unei
persoane juridice sau fizice;
• criteriul caracteristicilor externe/valoarea artistică înseamnă aprecierea
importanţei unităţii arhivistice având în vedere natura şi calitatea supor­
tului grafic, prezenţa filigranului în suportul papetar, a ornamentaţiilor,
semnelor de autentificare/validare deosebite, starea de conservare etc.;
• criteriul frecvenţei constă în aprecierea importanţei unităţii arhivistice în
raport cu numărul celor de acelaşi fel create într-o anumită perioadă de
timp. In cazul în care într-un fond sau colecţie există categorii de docu­
mente cu frecvenţă redusă, acestea se păstrează chiar dacă nu prezintă
importanţă documentară sau practică;
• criteriul importanţei creatorului de fond înseamnă aprecierea valorii uni­
tăţii arhivistice în raport cu rolul, notorietatea, atribuţiile şi locul ocupat
de creatorul de fond în sistemul instituţional, de relaţiile acestuia cu alte

186
instituţii şi personalităţi, de implicaţiile pe care activitatea desfăşurată de
acesta ie-a avut în dezvoltarea vieţii economice, sociale, politice, militare,
religioase, ştiinţifice, culturale s.a.;
• criteriul evenimentelor istorice remarcabile sau a contextului cu ocazia
cărora au fost create documentele;
• criteriul tipologic înseamnă aprecierea importanţei unui document în raport
eu caracteristicele distinctive fundamentale ale acestuia faţă de altele, în
vederea păstrării tuturor tipurilor de documente care s-au creat de-a lungul
timpului;
• criteriul valorii practice a unităţii arhivistice rezultă din aprecierea
importanţei unităţii arhivistice în raport cu utilitatea ei social-economică
şi juridică;
• criteriul vechimii constă în aprecierea importanţei unităţii arhivistice ţinând
cont de perioada istorică în care aceasta a fost elaborată.
Documentele create în epocile medievală şi modernă nu se selecţionează. Cele
din epoca modernă, lipsite de orice valoare sau degradate total, create până în anul 1920,
pot fi eliminate în mod excepţional, dar numai cu aprobarea Comisiei Centrale de
Selecţionare şi a conducerii Arhivelor Naţionale, In această situaţie se elimină docu­
mentele a căror stare de conservare face imposibilă restaurarea, dubletele, tripletele şi
documentele în mai multe exemplare, a căror păstrare nu justifică ocuparea spaţiilor
(hărţi, planuri s.a.).
Selecţionarea poate fi realizată în două feluri:
> selecţionarea piesă cu piesă/dosar cu dosar, care presupune mult timp şi atenţie
sporită;
> selecţionarea unor categorii întregi de documente (acte contabile, liste dc
recensământ s.a.).

SELECŢIONAREA ACTELOR LA CREATORI

Selecţionarea la creatori/actanţi înseamnă:


A eliminarea actelor temporare după expirarea termenelor de păstrare (înscrise
în Nomenclatorul arhivistic cu termene de păstrare temporare deoarece sunt
evaluate a fi tară valoare istorico-documentară chiar din momentul constituirii);
■C eliminarea actelor care au avut valoare practică dar a căror valoare s-a dimi­
nuat şi a dispărut total odată cu trecerea timpului;
C eliminarea actelor perimate, inutile, care nu mai prezintă nici un interes pentru
colectivitatea publică;

i 87
V eliminarea actelor deteriorate iremediabil, iară posibilitatea de a mai oferi vreo
informaţie.
Etapele selecţionării actelor la creatori sunt:
- Responsabilul cu arhiva prezintă conducerii organizaţiei creatoare motivaţia
şi necesitatea selecţionării unităţilor arhivistice şi pregăteşte dosarul de
selecţionare (inventare cu documente permanente aferente perioadei supuse
selecţionării, inventare cu acte temporare propuse pentru selecţionare, Nomen­
clatorul arhivistic al unităţii).
- Membrii comisiei de selecţionare analizează dosarul de selecţionare, discută
într-o şedinţă materialele de selecţionat şi întocmesc procesul-verbal al şedinţei,
numit proces-verbal de selecţionare. Acesta conţine motivaţia, justificarea şi
aprobarea comisiei pentru efectuarea selecţionării propuse şi este aprobat de
conducerea organizaţiei.
- Lucrarea de selecţionare (compusă din inventare permanente, inventare cu
unităţi arhivistice pentru selecţionat, copie/extras proces-verbal de selecţio­
nare a comisiei de selecţionare aprobată de şeful unităţii) este trimisă cu adresă
de înaintare către Arhivele Naţionale, în două exemplare, în vederea confir­
mării selecţionării.
- Reprezentantul Arhivelor Naţionale (arhivist), care răspunde/consiliază şi
controlează organizaţia, verifică, la faţa locului în depozitul creatorului, corecti­
tudinea încadrării unităţilor arhivistice propuse pentru selecţionare şi întoc­
meşte un referat.
- Comisia de selecţionare din cadrul Arhivelor Naţionale analizează lucrarea
de selecţionare şi raportul arhivistului într-o şedinţă de lucru. Se întocmeşte
un proces-verbal al şedinţei care redă motivaţia, justificarea, corectitudinea
şi acordul/confîrmarea efectuării selecţionării.
- Confirmarea/avizul semnat de directorul/şeful Arhivelor Naţionale care are
competenţă în zona unde activează organizaţia şi un exemplar al lucrării de
selecţionare sunt trimise la creator.
- După primirea confirmării Arhivelor Naţionale se purcede la îndepărtarea
unităţilor arhivistice selecţionate din depozitul de arhivă.
- Lucrarea de selecţionare devine unitate arhivistică, este perfectată şi inventa­
riată în inventarul actelor permanente din anul în care a fost efectuată. Va fi
arhivată la dosarul fondului în vederea păstrării permanente.
Unităţile arhivistice pentru care nu se primeşte confirmarea selecţionării se rein­
tegrează la fond şi se păstrează permanent sau o perioadă mai mare de timp. Cele tară
valoare sunt scoase din depozitul de arhivă, iar creatorul decide ce vrea să facă cu ele.
De regulă, pentru a proteja pădurile, se procedează la vânzarea deşeurilor arhivistice
către fabricile de hârtie în vederea topirii şi reciclării deşeurilor de hârtie.

188
r

Reguli de bază în efectuarea operaţiunii de selecţionare:


- nu se depozitează unităţi arhivistice pe jos, ele rămân pe poliţele de raft pâftâ
la primirea confirmării lucrării de selecţionare de la Arhivele Naţionale. Arhiva
vrac este arhiva depozitată jos/pe pardoseală iară nici o formă de organizare.
Poate avea o formă de evidenţă, de genul inventarului.
- nu se selecţionează unităţi arhivistice fără ca acestea să fíe cuprinse într-un
inventar arhivistic. în situaţia în care nu există o evidenţă a actelor şi aaai-
mentelor dintr-o arhivă, se procedează la inventarierea arhivei concomitent
cu operaţiunile de ordonare şi selecţionare.
- unităţile arhivistice sunt analizate fiecare în parte pentru a se realiza o eva­
luare corectă a tuturor actele care le compun, deoarece acestea pot căpăta plus
sau minus de valoare odată cu trecerea timpului (chiar dacă Nomenclatorul
arhivistic indică un termen de păstrare, acesta poate fi modificat dc către
Comisia de selecţionare);
- nu se selecţionează fără a păstra o pondere a permanentelor în întregul
ansamblu de unităţi arhivistice (aproximativ 10-30% din actele create de o
organizaţie au valoare istorico-documentară);
- nu se selecţionează fără avizul Comisiei de selecţionare care activează la
creator şi a conducerii organizaţiei respective;
- lucrarea de selecţionare se verifică întotdeauna la faţa locului de către arhi-
vistul/arhiviştii care activează la Arhivele Naţionale;
- după verificarea întreprinsă de specialist, lucrarea de selecţionare primeşte
sau nu primeşte confirmarea Arhivelor Naţionale. Operaţiunea se selecţio­
nare şi lucrarea de selecţionare pot fi refăcute (pentru respectarea legislaţiei,
procedurilor, valorilor actelor şi documentelor etc.);
- se procedează şi la selecţionarea inventarelor pentru actele selecţionate doar
atunci când acestea sunt întocmite în mai multe exemplare. Lucrarea dc
selecţionare cuprinde întotdeauna un exemplar al inventarului cu actele propuse
pentru selecţionare;
- selecţionarea se efectuează periodic sau ori de câte ori este nevoie:
- vinderea, distrugerea sau selecţionarea actelor fără confirmarea Arhivelor
Naţionale atrage după sine, potrivit legislaţiei în vigoare, răspunderi penale.
Important: materialul arhivistic aflat în păstrare.3 Arhivelor Naţionale este selec­
ţionat în baza unor acte normative precise şi clare.

189
V e r if ic a r e a e x is t e n t u l u i c u in s t r u m e n t e l e d e
EVIDENŢĂ

Este operaţiunea arhivistică care se derulează, de regulă, la Arhivele istorice de­


oarece prin aceasta se asigură verificarea gestiunii documentelor arhivate în depozitele
proprii. Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă este acţiunea de con­
fruntare a unităţilor arhivistice arhivate în depozit cu inventarul/alte instrumente de
evidenţă, în vederea stabilirii existenţei fizice, a stării de conservare s.a„ în scopul asigu­
rării integrităţii şi a unei bune păstrări. Se constată periodic prezenţa şi integritatea
fizică a unităţilor arhivistice, stadiul de prelucrare şi conservare arhivistică, condiţiile
bune/precare/improprii de păstrare în depozite, eventuale cauze de deteriorare fizico-chi-
mică etc. Verificarea existentului cu instrumentele de evidenţă se realizează şi când in­
tervine o predare-primire de fond/colecţie, când sunt indicii că există lipsuri sau
plusuri de unităţi arhivistice, când se efectuează comasări sau divizări de fonduri şi ca
urmare a unor calamităţi naturale.
Verificarea existentului se efectuează numai asupra fondurilor şi colecţiilor
ordonate, inventariate şi selecţionate. Constatările verificării se consemnează într-un
proces-verbal care se încheie la sfârşitul operaţiunii şi se păstrează/arhivează la dosarul
fondului/colecţiei.
Verificarea existentului cu inventarele poate fi:
- completă (vizează verificarea întregului fond/colecţie) şi periodică, la distanţa
de cel mult 5 ani, în baza unei planificări prognozate pe perioade de până la
10 ani;
- parţială, realizată la sfârşitul fiecărui an calendaristic în depozitele unde a
avut loc un circuit intens al unităţilor arhivistice (sunt scoase din depozit pentru
sala de studiu, restaurare, prelucrări arhivistice etc.). în acest caz verificarea
existentului se face prin sondare.
Reguli de bază:
- se verifică fiecare unitate arhivistică în parte, cota de arhivă, conţinutul,
numărul de file, forma de păstrare, starea de conservare;
- nu se întocmeşte concomitent un nou inventar;
- se întocmeşte un proces-verbal de verificare al existentului pentru fiecare
fond sau colecţie în parte. Fiecare proces-verbal va cuprinde un set tipizat de
informaţii privind existentul (lipsuri, aflate la restaurare, la cercetare), starea
de prelucrare arhivistică şi de conservare;
- procesul-verbal este analizat după definitivare în consiliul administrativ al
Arhivei păstrătoare;
190
- la sfârşitul operaţiunii, procesul-verbal va fi arhivat la dosarul fondului/co-
lecţiei cu termen de păstrare permanent;
- verificarea periodică a existentului cu instrumentele de evidenţă este obliga­
torie întrucât permite verificarea gestiunii, previne înlocuirea sau sustragerea
unor originale de valoare deosebită, vizează depistarea factorilor de degra­
dare s.a.

V a l o r if ic a r e a in f o r m a ţ iil o r d in d o c u m e n t e l e d e
ARHIVĂ

Valorificarea/folosirea/utHizarea actelor şi documentelor este operaţiunea arhi­


vistică de punere în valoare a informaţiilor conţinute de acestea printr-n. varietate de
forme şi mijloace: activităţi ştiinţifice, cultural-educative, instructive, informări, documen­
tări şi documentare, elaborarea de publicaţii, reproduceri, rezolvarea unor probleme
practice pentru persoane fizice şi juridice etc. Valorificarea este operaţiunea de bază
prin care se asigură accesul publicului la informaţiile din documente după trecerea ter­
menelor prevăzute pentru darea în cercetare (potrivit legislaţiei în vigoare de minimum
30 de ani de la crearea lor).
Creatorii de arhive/actanţii sunt obligaţi să elibereze, la cerere, persoanelor fizice
şi juridice certificate, copii şi extrase după actele câre se referă la drepturile netcfrfiior
privind patrimoniul, atestarea unor date personale şi de stare civilă, susţinerea unor cauze
în instanţele de judecată, vechime în muncă, şcolaritate, modul în care sunt administrate
bunurile şi banii publici etc., inclusiv de pe cele pentru care nu s-au împlinii termenul
prevăzut prin lege.
Actele şi documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, dreptu­
rile şi libertăţile cetăţenilor nu sunt date în cercetare decât în condiţiile prevăzute de
lege. Documentele degradate/în stare necorespunzătoare de conservare, a căror integri­
tate fizică este pusă în pericol, nu sunt date în cercetare.
Valorificarea actelor şi documentelor din arhivele creatorilor şi deţinătorilor de
acte şi de documente şi din Arhivele istorice se realizează prin forme multiple;
> rezolvarea unor lucrări necesare îndeplinirii unor atribuţii legale legato di pro­
blemele curente: administrative, juridice (mijloace de probă în dosare penale),
informări, documentări (explorări geologice, valorificarea resurselor hidf§s
energetice s.a.);

191
> eliberarea de copii şi extrase după acte/documente (redau fragmentar sau
centralizat, în reproducere exactă, părţile esenţiale dintr-unul sau din mai multe
acte/documente) care se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cu aju­
torul cărora persoanele fizice sau cele juridice pot susţine unele cauze în
instanţele de judecată sau rezolvă unele probleme practice (acte de împro­
prietărire, de expropriere, acordări de drepturi, sentinţe judecătoreşti etc.);
> eliberarea de certificate (confirmă un fapt sau autenticitatea unor informaţii
înscrise în actele/documentele existente în arhivă, atestă o anumită calitate),
cu date referitoare la drepturi semnalate prin cererile solicitanţilor (acte de studii,
acte de vechime în muncă, acte privind achitarea contribuţiei la asigurările
sociale, date personale şi de stare civilă);
Eliberarea copiilor şi certificatelor se face în baza unei cereri formulate de
solicitant/petent/cetăţean. Copiile eliberate de Arhivele Naţionale ale României,
pe care se aplică ştampila organizaţiei, sunt acte oficiale, legale, au aceeaşi
valoare probatorie ca şi originalele şi sunt recunoscute de organizaţiile juridice
din ţară şi din străinătate;
> eliberarea, la cerere şi contracost, a unor copii facsimilate, fotocopii, microfilme
şi xerografii de pe documentele cu valoare istorico-documentară şi ştiinţifică;
> cercetare ştiinţifică, pentru elaborarea de lucrări ştiinţifice: monografii, lucrări
de doctorat, licenţă, masterat, studii, articole, comunicări ştiinţifice;
> valorificare ştiinţifică, prin editarea unor lucrări arhivistice: Inventare arhivistice,
îndrumătoare în Arhivele Statului/Arhivele Naţionale, Indici cronologici,
Indici onomastici şi toponimici, Albume de documente, Ediţii de documente,
Paleografii, Cataloage de documente selecţionate după anumite criterii (cro­
nologic, tematic, topografic, onomastic, lingvistic etc.), periodice „Revista
Arhivelor” etc. Pentru toate informaţiile extrase din arhivele publice este
necesar să se indice sursa arhivistică (deţinător, fond/colecţie, cota arhivistică);
> organizarea unor reuniuni de proporţii mari, cu un grad ridicat de oficializare
(congrese, conferinţe, simpozioane, colocvii ştiinţifice) şi a unor reuniuni de
proporţii reduse cu caracter oficial (mese rotunde, dezbateri, seminarii şi sesiuni
profesionale);
> organizarea unor expoziţii documentare cu prilejul unor aniversări, comemo­
rări, jubilee, evenimente deosebite. în majoritatea cazurilor se vor folosi copii
după documente. Pentru documentele originale expuse cu ocazia unor eveni­
mente cultural-ştiinţifice şi educative se creează condiţii de protejare cores­
punzătoare.

192
Valorificarea documentelor de arhivă poate fi făcută, în funcţie de scopul urmărit,
în mai multe feluri:
• accesul direct la documentele de arhivă, prin sala de studiu şi cu ajutorai
instrumentelor de acces la informaţiile din documente. în acest caz, fiecărei
unităţi arhivistice dată în cercetare i se anexează o foaie de folosire în care
cercetătorul completează personal rubricile tipizate. Pentru protejarea docu­
mentelor vechi, emise în perioada medievală, au fost luate măsuri de restrângere
a accesului la originale. Au fost puse la dispoziţia publicului copii după
documente (fotocopii, xerocopii, microfilme);
• acces indirect la informaţiile din documentele de arhivă prin intermediul unor
servicii speciale care deservesc interesul publicului (certificate, copii după
documente etc.);
• accesul on-line la informaţiile din documente.

P u b lic a ţii a r h iv istice r o m â n eşti

Primele publicaţii care cuprind în paginile lor documentele aflate în păstrarea


vechilor arhive de instituţii au apărut în Transilvania în secolul la XVIII-lea. în secolul
următor numărul documentelor editate a crescut constant. Scopul iniţial, aceia de a
face cunoscute anumite personalităţi şi evenimente importante pentru viaţa colectivi­
tăţilor locale a fost extins punându-se accent pe necesitatea cunoaşterii de către
publicul larg a documentelor care argumentează vechimea istoriei neamului românesc.
Primele culegeri de documente au fost publicate iară aparat ştiinţific şi au fost marcate
de personalitatea redactorilor.
- 1838-1850 - „Foaie pentru minte, inimă şi literatură”, condusă de George
Bariţiu.
- 1840 - „Arhiva Românească”, editată la Iaşi de Mihail Kogălniceanu, pentru
publicarea de studii şi documente istorice. Continuă apariţia, la sfârşitul
secolului al XlX-lea şi începutul secolului XX, sub numele „Arhiva”.
- 1845-1847 - „Acte diplomatice”, publicate de August Treboniu Laurian.
- 1845-1847 - „Magazin istoric pentru Dacia”, apărut la iniţiativa lui Micolae
Bălcescu şi August Treboniu Laurian, în care sunt editate documente, inscripţii
şi cronici româneşti.
- 1860 - „Documente istorice”, prima culegere de documente iniţiată de Arhivele
Statului, întocmită de P. Teulescu.

193
- 1862-1864 - „Tezaurul de monumente istorice” (voi. 1-I1I), cu texte şi tradu­
ceri din lucrările istoricilor şi călătorilor străini (sec. XVI-XVI1), coordonat
de Alexandru Papiu Ilarian.
- 1864-1865 - „Arhiva istorică a României”, (voi. 1-1V), editată de Bogdan
Petriceicu Hasdeu.
- 1865 - „Revista Arhivelor Statului Român”, primul periodic, tipărit de Cezar
Bolliac, care, în calitate de Director al Arhivelor Statului, încearcă să înfiinţeze
oficial o revistă a Arhivelor Statului. Tipărită, nedifuzată şi necunoscută.
- 1859 - „Foaie de istorie română în anul Unirii”, în care Bogdan Petriceicu
Hasdeu publică, pe lângă legislaţie, numismatică şi documente româneşti
importante.
- 1870-1887 - „Columna lui Traian”, condusă de Bogdan Petriceicu Hasdeu.
- 1873-1874 „Revista istorică a Arhivelor României”, în care C. D. Aricescu a
publicat, în 1873, Condica de venituri şi cheltuieli a vistieriei de la leatul
7202-7212 (1694-1704).
- 1876-1942 - Colecţia documente străine „Eudoxiu Hurmuzachi”: Documente
privitoare la istoria românilor (voi. I-XLV).
- 1895-prezent - Cronicile inedite atingătoare de Istoria Românilor.
- 1924-1947 - „Revista Arhivelor”, prima serie, editată sub conducerea a doi
prestigioşi directori ai DGAS: Constantin Moisil (1924-1938) şi Aurelian
Sacerdoţeanu (1938-1947).
- 1941-1947 - „Hrisovul”, periodic al Şcolii Superioare de Arhivistică (voi. I-VII),
coordonat de Aurelian Sacerdoţeanu.
-- 1947-1958 - Indici cronologici pentru fondurile mănăstireşti din Ţara
Românească (voi. I-XXIII) şi pentru arhiva Comandamentului militar
bănăţean (1 volum).
- 1947-prezent, - Catalogul documentelor Ţării Româneşti (voi. I-IX).
- 1957-1974, - Catalogul documentelor moldoveneşti din Arhiva istorică Cen­
trală a Statului (voi. I-V şi Supliment I).
- 1947-prezent - îndrumătoare în Arhivele Statului, centrale şi judeţene.
- 1948 - Instrucţiuni arhivistică cu îndrumări pentru modul cum trebuie întoc­
mite lucrările arhivistice care se adresează cercetătorilor în arhive: ghidul
arhivei, inventarul general de arhivă, inventarul arhivistic, indicele crono­
logic, catalogul general de arhivă.
- 1953 - Instrucţiuni privitoare la întocmirea fişelor pentru evidenţa fondurilor
arhivistice.
- 1955 - Tabele sincronice asupra cronologiei musulmane şi tabelele de trans­
formare a anilor turceşti (hegira) în anii erei noastre.

194
- Albume de documente şi albume de paleografie (ronmpo-slavă, fjţină,
româno-chirilică, greacă).
- 1958-prezent-,.Revista Arhivelor”, cu apariţii trimestriale, semestriale şi uneori
anuale.
- 1988 - Bibliografie tematică a Revistei Arhivelor (¡924-1985).
- 1995-2009 - „Hrisovul”, revista Facultăţii de Arhivistică, serie nouă, voi. i-XV.
Deosebit de importantă pentru Arhivele Statului/Arhivele Naţional® clin România
este publicaţia „Revista Arhivelor”, care a apărut anual în perioada 1925-1947, tară
apariţii (1948-1957), seria nouă, semestrial (1958-1970), trimestrial (1971-1994).
anual sub numele „Arhiva Românească”, editată la Cluj (1995-1996) şi semestrial
(1997-prezent).
Studiile şi articolele din „Revista Arhivelor” acoperă un spectru larg din teoria,
practica şi cercetarea arhivistică, precum şi din istoria naţională şi au fost" grupate în
secţiuni precum: metode, concepţii, practici vechi folosite în constituirea depozitelor de
acte şi protecţia documentelor, legislaţie şi terminologie arhivistică, instrucţiuni vechi
privind preluarea materialelor arhivistice, prelucrarea documentelor, selecţionarea docu­
mentelor, tehnici modeme în asigurarea documentelor de arhivă (fotografierea, xcro-
xarea, microftlmarea), ştiinţe auxiliare ale istoriei, instrumente de lucru pentru munca
în arhive, valorificarea informaţiilor din documentele de arhivă, istoricul instituţiilor
româneşti, recenzii şi prezentări de cărţi şi periodice, omagieri ale unor personalităţi
româneşti, inclusiv din domeniul arhivelor, Miscellaneia.
„Revista Arhivelor” oglindeşte o parte din legislaţia şi practica arhivistică
românească, concepţiile arhivistice şi istorice strâns legate de evoluţia social-pffitică,
activităţile cultural-ştiinţifice şi educative desfăşurate de instituţia Arhivelor, partici­
parea la reuniunile arhivistice internaţionale s.a.

A c c e su l în a r h iv e

Ca şi în alte organizaţii statale şi pe teritoriul românesc au existat arhive încă


din vechimea antică. Mai târziu, în perioada medievală, înscrisurile păstrate în cance­
lariile voievodale şi domneşti şi depunerile de acte la mitropolii, episcopii, mănăstiri şi
biserici de către domni, instituţii, comunităţi sau persoane particulare subliniază sco­
pul arhivării, acela de protejare a probelor scrise pentru drepturi şi privilegii materiale,
stoparea încercărilor de înşelăciune, garantarea justiţiei în procesele de judecată şi
îndepărtarea pericolelor de pierderi ireparabile. în acele vremuri, accesul în depozitele
de arhivă era un privilegiu şi nu un drept, iar mânuitorii şi păstrătorii actelor, indife­
195
rent de poziţia lor socială, aveau o slujbă de nivel înalt care implica însă şi mari res­
ponsabilităţi.
Prefacerile din a doua jumătate a secolului al XVIIl-lea-începutul secolului
al XlX-lea au dus la dezvoltarea concepţiei cu privire la valoarea probatoare a docu­
mentelor pentru istoria unei naţiuni. Regulamentele Organice din Ţara Românească şi
Moldova prevedeau înfiinţarea Arhivelor Statului pentru păstrarea actelor publice, iar
noua instituţie trebuia să asigure consultarea acestora de către cei interesaţi. Funcţia de
păstrare, conservare şi valorificare a documentelor a fost perfecţionată prin crearea acestei
instituţii publice pusă sub protecţia legală a autorităţii statului.
Legea arhivelor din 1925 prevedea accesul la documentele din Arhivă prin eli­
berarea de copii legalizate şi prin întocmirea de cataloage, indice şi a unor expoziţii cu
material documentar original. Au fost înfiinţate şi întreţinute în cadrul Arhivelor săli
de studiu prin care se asigura accesul la documente în baza unor regulamente.
Actele normative din perioada regimului comunist (1951-1989) cuprind reco­
mandări exprese cu privire la folosirea sau valorificarea documentelor din depozitele
Arhivelor. Prin ordine, regulamente şi norme interne de lucru au fost emise condiţii
restrictive care aduceau prejudicii accesului la informaţiile din documentele de arhivă.
Sub pretextul unor cercetări şi scrieri de istorie obiective, multe unităţi arhivistice au
fost scoase din fonduri şi colecţii şi arhivate în depozite speciale, cu limite de acces
îngrădit. Această arhivă „trunchiată” purta denumirea de arhivă specială.
După 1990 accesul la arhivele publice a devenit un drept recunoscut tuturor uti­
lizatorilor, indiferent de naţionalitate, statut sau profesie. Accesul la arhive înseamnă
în prezent posibilitatea consultării documentelor de arhivă, în conformitate cu legislaţia
naţională. Nu este asigurat accesul fizic în arhive, ci doar accesul la informaţiile cuprinse
în actele şi documentele din arhive. Această formă de acces la arhivele publice este o
parte a atribuţiilor/serviciilor de arhivă. Accesul trebuie realizat iară restricţii prin
organizarea şi întreţinerea unor servicii special constituite şi a sălilor de studiu.
Arhivele publice sau arhivele deschise sunt cele care conţin fonduri şi colecţii
cu acte şi documente fără restricţii în materie de acces întrucât sunt liber accesibi-
le/comunicabile cercetătorilor de orice fel. Accesul la arhivele publice şi cele private
de interes public trebuie să se facă în mod egal, liber şi gratuit, prin comunicarea publică
a regimului de acces.
Arhivele închise sunt cele pentru care se impun limite de acces, pentru anumite
perioade de timp, la acte şi documente considerate ne-accesibile/ne-comunicabile. Sunt
perioade de timp, socotite perioade de protecţie, în care documentele nu sunt date în
cercetare, potrivit unor acte normative. Nu este vorba însă de actele şi documentele cla­

196
sificate create în spaţiul românesc de unele organizaţii în stat (secrete de stat şi secrete de
serviciu).
Conform Legii Arhivelor nr. 16/1996, perioada în care documentele emise de
creatori nu sunt accesibile publicului este cuprinsă între 30 şi 100 de ani de la data con-
stituirii/emiterii. Fac excepţie actele şi documentele care oglindesc drepturi juridice şi
patrimoniale ale persoanelor fizice şi juridice (certificate, adeverinţe, copii), indiferent
de vechime, starea fizică sau prelucrarea arhivistică, precum şi actele şi documentele
ce constituie probe în procese (de delapidare, corupţie, vânzare de secrete economice s.a.).
Atât arhivele publice, cât şi arhivele închise pot cuprinde şi acte/documente care
conţin date personale protejate, care înseamnă informaţii referitoare la o persoană iden­
tificată sau identificabilă, despre care legea, textele normative şi instanţele consideră că:
nu pot fi subiect al comunicării către public, fără a risca să aducă atingere intereselor
respectivei persoane.
Legea Arhivelor Naţionale 16/1996 aduce precizări privind unele genuri de acte
şi documente şi termenele la care acestea pot fi date spre cercetare liberă, după înche-
ierea/emiterea lor. în ţara noastră sunt respectate şi reglementările Consiliului Europei
şi ale Consiliului Internaţional al Arhivelor, incluse în Recomandarea privind accesul
publicului la documentele de arhivă (2000)13 şi Recomandarea 15 asupra înţelegerii
istoriei şi consecinţele politicii sale în ceea ce priveşte accesul la arhive din 2001.

L im ite de a cc es
la informaţiile din actele şi documentele aflate în arhivele publice

Accesul la informaţiile actelor şi documentelor din arhive este strâns legat de:
> perioada/vârsta actelor şi documentelor, o perioadă de protecţie pentru care
se cunosc trei situaţii de limitare a accesului:
1. perioada în care actele stau în arhiva curentă;
2. perioada tranzitorie de conservare, când actele sunt inventariate şi predate
arhivei şi când pot apărea probleme tehnice legate de genurile de instrumente
de evidenţă/cercetare care trebuie întocmite. La creatori, această situaţie se
întâlneşte în primele luni ale anului următor creării documentelor (ianuarie-
martie), iar la Arhivele Naţionale, în perioada imediat următoare preluării
de la creatori, perioadă care poate fi prelungită dacă unităţile arhivistice/do-
sarele şi inventarele nu sunt bine prelucrate/întocmite;
3. perioada de selecţionare, în care actele lipsite de valoare sunt îndepărtate,
iar cele cu valoare devin arhivă istorică.
Există de asemenea şi probleme legate de programele de microfilmare şi digita-
lizare, precum şi cele legate de prelucrarea şi folosirea arhivelor electronice.
> limite determinate de norme juridice în vigoare:
• Existenţa legilor naţionale şi internaţionale cu privire la securitatea naţio­
nală, de apărare şi la protejarea relaţiilor dintre state. Există însă şi termene
de acces diferite de termenele legale înscrise. Ele constau în clauze spe­
ciale (pentru documentele aflate în custodie), dar care trebuie semnalate
în instrumentele de evidenţă (la rubrica Observaţii din inventar).
• Necesitatea asigurării ordinii publice în instituţii, a securităţii cetăţenilor
şi combaterea criminalităţii (acte privind diferite forme de oprimare).
• Necesitatea protecţiei secretului (industrial, comercial, intelectual, militar).
• Necesitatea asigurării drepturilor cetăţenilor cu privire la viaţa lor parti­
culară. Apar probleme legislative conexe, cum ar fi dreptul persoanelor
de a cere corectarea unor documente (după procese în instanţe de judecată).
• Necesitatea apărării dreptului de liberă folosire a arhivei particulare de
către posesorii lor (problematica efectelor comerciale colaterale rezultate
din publicarea unor documente).
> limite de acces datorate condiţiilor practice de dare în cercetare:
• Limitarea manipulării excesive a actelor şi documentelor originale pentru
a asigura păstrarea în stare bună, restricţiile determinate de starea de con­
servare a acestora. Documentele sunt date în cercetare doar dacă sunt
prelucrate arhivistic şi în stare de conservare corespunzătoare.
• Dimensiunile limitate ale bugetelor destinate personalului şi aparaturii de
multiplicat pentru asigurarea de copii necesare înlocuirii originalelor la
sălile de studiu.
• Dificultatea de a asigura pentru toate unităţile arhivistice instrumente de
informare clasice sau informatice, constând în inventare, repertorii, indici,
cataloage (primul catalog arhivistic apare în anul 1947, pentru documente
create în Ţara Românească, şi în 1957, pentru documente create în spaţiul
Moldovei), ediţii de documente, fişiere tematice sau informatice.
• Diversitatea regulamentelor de dare în cercetare a documentelor la creatori
şi deţinători.
® Diversitatea organizării şi evidenţei fondurilor şi colecţiilor de arhivă, în
cazul nostru pentru cele din Transilvania medievală şi modernă.
• Cantitatea mare de informaţie de valoare variabilă.
» Calitatea mijloacelor de evidenţă, a inventarelor care de multe ori oferă
informaţii inexacte.
• Subiectivismul fiecărui cercetător în parte.

198
• Diversitatea suporturilor grafice şi a limbilor utilizate în scriere.
• Limitele programelor zilnice ale sălilor de' studiu şi numărul redus de cnsiazi.
• Insuficienta dotare cu aparatură adecvată a sălilor de studiu pentru consul“
tarea unor documente ce conţin informaţii imprimate pe suporturile noi
(pentru hărţi de dimensiuni mari, magnetofoane pentru benzi magnetice,
aparatură electronică s.a. j»
• Posibilităţile materiale reduse şi chiar anumite mentalităţi împiedică comu­
nicarea informaţiilor din arhivele unor creatori.
• Posibilităţile limitate de a răspunde cererilor şi curiozităţii publicului.
Accesul liber la arhive contribuie la cunoaşterea societăţii umane, promovează
democraţia şi apără drepturile cetăţeneşti.

In s t r u m e n t e d e e v id e n ţ ă ş i c e r c e t a r e a a r h iv e l o r
ISTORICE

Instrumentele de evidenţă şi cercetare sunt acte/documente în care sunt înscrise,


într-o ordine prestabilită, fonduri şi colecţii arhivisticefdocumentare, cu menţionarea un©r
informaţii referitoare la ele. In funcţie de perioade şi diverşi factori, instrumentele de evi­
denţă administrativă a actelor şi documentelor au servit şi rolul de instrument! d# dgr-
cetare tematică în arhive. Ele ajută la căutarea şi identificarea, doetSPterttefef |j f I p t M
indicat. Datele arhivistice oferite de acestea se referă la cantitatea de documeSte dfţte
nută, vechimea, delimitarea, structura şi repartizarea pe fonduri, colecţiile, seriile şl
structurile acestora, depozitele s.a.
Instrumentele de evidenţă şi cercetare au evoluat continuu, în strâns! legături
cu perfecţionarea arhivisticii, înmulţirea documentelor şi a noilor metode de concepere
a actelor. în trecut, instrumentele de cercetare şi unele instrumente de arh in# sau
registratură suplineau instrumentele de cercetare cerute astăzi de arhivistică.
Cele mai utilizate instrumente de evidenţă şi cercetare în Arhivele istorice au fest:
Registrul General de Arhivă, Registrul inventarelor, inventam!, registrul de intiare-ieşire,.
indexul, registrul serial de arhivă, protocolul (procesul-verbal), repertoriul, fişiiEul
tematic s.a. Acestea se deosebesc între ele prin destinaţie, nivelul de descriere § doeii-
mentelor şi a informaţiilor din documente, reguli de întocmire şi elementele principal!
pe care le cuprind.
In condiţiile prezente, este greu ca întocmirea instrumentelor de cercetare sa fie
în pas cu cerinţele noi, mai cu seamă pentru instrumentele de evidenţă vechi. In acest

1-99
context, folosirea vechilor instrumente la un loc cu cele vechi este impusă încă de
nevoile cercetării.
In procesul de întocmire a instrumentelor de evidenţă şi cercetare trebuie res­
pectate câteva principii şi reguli arhivistice de bază: respectarea integrităţii fondurilor,
a structurii organizatorice a creatorului de fond, asigurare gestiunii întregului fond şi a
folosirii informaţiei istorice, gruparea pe domenii de activitate a fondurilor şi colecţiilor,
principiul teritorialităţii emitenţilor, a patrimoniului local s.a.
> Inventarul a fost întocmit din nevoia de a înlesni căutarea şi cercetarea docu­
mentelor. El are o dublă funcţionalitate: pentru facilitarea cercetării într-o arhivă
şi pentru asigurarea evidenţei administrative a actelor şi documentelor. Inventarul
cuprinde evidenţa, în mod succesiv, a unităţilor arhivistice prin indicarea datei,
locului emiterii, a obiectului (redat prin titlul documentului sau rezumatul
conţinutului), descrierea unităţii arhivistice sau documentului şi indicarea cotei
de arhivă. Inventarele presupun o ordine dată documentelor, o arhivă organi­
zată şi indică elemente de organizare (pachete, cutii, dosare, numere curente,
cote).
Caracteristici ale inventarelor: apar sub formă de carte (registru), oglindesc
organizarea dată documentelor în arhivă, cuprind pe lângă rezumatul conţinu­
tului documentului şi trimiterea la cota de arhivă dată fiecărui document în
cadrul ordinei arhivei. Ele justifică transferul şi scoaterea din gestiune a docu­
mentelor predate sau selecţionate.
> Registrul de intrare-ieşire a apărut ca urmare a creşterii numărului de acte
la creatori, a complexităţii circulaţiei actului până la soluţionarea lui şi din
nevoia urmăririi acestei soluţionări de către organele ierarhic superioare.
Registrele de intrare-ieşire au rubrici adaptate nevoilor creatorilor, cuprind
evidenţa întregului circuit al actelor, de la intrare şi până la depunerea în arhiva
curentă.
■S* Repertoriu centralizat/ghidul arhivistic centralizat este instrument de evi­
denţă şi informare orientativ, întocmit pe baza inventarelor dintr-o Arhivă,
care indică denumirea fondurilor şi colecţiilor de documente, părţile structu­
rale, precum şi colecţiile de microfilme după documente din ţară şi din străi­
nătate existente în depozitele de arhivă, prezentate în ordine alfabetică.
> Indexul fondurilor existente în Arhiva istorică şi a celor aflate la creatorii şi
deţinătorii de acte şi documente de la care Arhivele urmează să facă preluări
de documente care fac parte din Fondul Naţional Arhivistic.
A Ghid pentru probleme principalele de cercetare istorico-documentară şi
ştiinţifică (independenţă, unitate naţională, medicină, evidenţa populaţiei etc.).

200
REGISTRE A EXILIARE DE ARHIVA

Sunt instrumente de evidenţă şi cercetare în arhivă, deci auxiliare în munca de


arhivă,
• Repertoriul de arhivă, cunoscut şi sub numele repertoiimn, elenchus, index,
mgestrum, denumiri date de cei care le-au întocmit, se referă la înregistrarea
evidenţei documentelor păstrate în arhivă până ia introducerea sistemului de
registratură. Ele au fost întocmite chiar şi pentru actele înregistrate în re­
gistrele de intrare-ieşire şi au fost folosite mult timp în paralel cu acestea. Aveau
avantajul de a preciza locul depozitării în arhivă, cu număr diferit decât cel al
înregistrării curente. Atunci când au fost concepute, ele oglindeau evidenţa
documentelor constituite în trecut şi nu serveau administraţiei curente a actelor.
Documentele vechi erau rezumate amplu, erau înregistrate în succesiunea pe
care o aveau potrivit ordinei lor în cadrul arhivei şi se făcea trimiterea la
cotele din arhivă.
In funcţie de modul cum au fost concepute, repertoriile sunt de mai multe
feluri:
• Repertoriul alfabetic în care înregistrarea documentelor clin arhivă se face
nu în ordinea succesiunii lor, ci în ordinea alfabetică a unor cuvinte cheie (nu­
mele părţilor: emitenţi, destinatari; denumiri geografie: localitatea, unitatea
teritorial-administrativă; pături privilegiate; instituţii; obiectul; categoria de
documente din care tăcea parte: privilegii, decrete, protocoale ş.a.). Gruparea
documentelor se făcea doar scriptic, în depozitele de arhivă ele menţinându-şi
ordinea stabilită prin cotele de arhivă.
• Indicele alfabetic servea pentru orientarea în registrul de intrare-ieşire şi în
arhiva curentă. Se baza pe regăsirea actelor în baza cuvintelor cheie, ca şi re­
pertoriile alfabetice. Fiind utilizat în arhiva administrativă, cuvintele cheie se
refereau de regulă la emitentul actului, la petiţionar (nume de instituţii şi per­
soane), la problema înscrisă în act.
• Registrele seriale de arhivă indică, în posesia numărului de înregistrare şi
al indicelui alfabetic, la ce număr de bază este clasat actul cu numărul de înre­
gistrare căutat. Indicele alfabetic şi registrul serial de arhivă se folosesc de regulă
împreună, completându-se reciproc prin anumite informaţii,
• Opisele, liste a grupelor de acte existente într-o arhivă cu indicarea numă­
rului din registrul de arhivă, numărul dosarului şi conţinutul pe scurt al
acestora. Opisul a fost folosit în a doua jumătate a secolului al XlX-lea ca
inventar de evidenţă, iar preluarea „delelor” Ia Arhivă se făcea în baza acestuia.
20 1
La începutul secolului XX, opisul a început să fie utilizat la nivelul fiecărui
dosarul/registru redând conţinutul rezumat al actelor din acesta şi fila/filele
unde se găsesc.

In s t r u m e n t e d e e v id e n ţ ă a a c t e l o r şi d o c u m e n t e l o r

Potrivit legislaţiei în vigoare, evidenţa documentelor din Fondul Arhivistic Naţional


înseamnă totalitatea sistemelor de evidenţă folosite pentru cunoaşterea existentului
fondurilor şi colecţiilor deţinute de Arhivele Naţionale şi creatori în vederea comple­
tării bazei documentare, informării operative a activităţii de cercetare ştiinţifică şi practică,
precum şi a planificării activităţii de ordonare, inventariere şi selecţionare. Evidenţa
arhivistică se realizează prin controlul fizic şi de conţinut al actelor şi documentelor prin
intermediul unor instrumente de evidenţă adaptate etapelor pe care le străbat acestea.
Există astfel instrumente de evidenţă specifice pentru:
> Evidenţa actelor din arhivele curente care se realizează asupra tuturor actelor
intrate şi ieşite, precum şi a celor întocmite pentru uzul intern, prin interme­
diul registrului de intrare-ieşire, condicilor de expediere/expediţie, opisurilor
dosarelor, întocmite cu ajutorul Nomenclatorului arhivistic. Evidenţa actelor
electronice se face cu ajutorul computerului în care este implementat un pro-
gram/software special care presupune alocarea unui identificator care permite
identificarea unică, circuitul, rezolvarea, arhivarea şi regăsirea rapidă a actelor.
Numărul de înregistrare al unui act asigură regăsirea acestuia într-o arhivă
curentă.
> Evidenţa actelor şi documentelor păstrate în arhivele intermediare se
realizează prin inventare arhivistice, registrul de evidenţă curentă (cuprinde
date despre toate intrările de inventare şi acte în depozitul de arhivă de la
birouri, compartimente, primite pe bază de procese-verbale de predare-pri-
mire, precum şi toate ieşirile de inventare şi acte, prin transfer către alte arhive
pe bază de procese verbele de predare-primire, prin selecţionări), fişa situaţia
fondului, registrul de depozit, ghidul de depozit, ghidul de raft.
Numărul de inventar al unităţii arhivistice inventariate asigură regăsirea acesteia
în fondul arhivistic.
> Evidenţa documentelor păstrate în Arhivele istorice se realizează:
- centralizat: prin Registrul General de Arhivă (RGA), Registrul Inventare-
lor/instrumentelor de evidenţă, fişa situaţia fondului, inventarele fondu­
rilor şi colecţiilor, dosarele creatorilor de fonduri, registrul de evidenţă al
creatorilor şi deţinătorilor de arhivă.

202
- la nivel de depozit: prin inventare, dosarele fondurilor şi colecţiilor, registru!
de depozit, ghidul topografic de depozit, ghidul topografie de raft, fişele
de control, fişele de restaurare. Numărul inventarului şi numărul dc inventar
al unităţii arhivistice asigură regăsirea acesteia în fondurile şi colecţiile
dintr-o Arhivă.

EVIDENŢA CENTRALIZATĂ

• Registrul General de Arhivă este instrumentul esenţial in păstrarea eviden­


ţei fondurile şi colecţiile aflate într-o Arhivă istorică în care se înscriu toate
preluările de documente (fonduri, colecţii, fragmente ale acestora şi chiar
documente disparate). Are rolul de a identifica toate preluările de material
documentar, de a face legătura între prima preluare şi următoarea* şi de atri­
buire a numărului de fond. RGA cuprinde toate fondurile şi colecţiile pe care
le deţine o Arhivă, la data întocmirii, iar în continuare preluările de docu­
mente în ordinea intrării lor. El consemnează elementele esenţiale privind
identitatea fiecărui fond sau colecţie: emitent, scopul emiterii, depunător, date
extreme, cantitatea, suporturile grafice, stadiul prelucrării arhivistice, starea
de conservare, număr de fond, instrumente de evidenţă, locul unde se arhi­
vează.
Implementarea RGA şi a altor instrumente de evidenţă în format digital oferă
numeroase avantaje: pot fi stocate cantităţi inepuizabile de informaţii, poţ fi introduse
rubrici noi în care pot fi inserate detalii utile despre creatori, iar informaţiile pot fi pre­
lucrate şi ordonate în funcţie de cerinţele necesare. Regăsirea informaţiilor este rapidă
şi directă şi transferul acestora se poate face imediat.
Sunt necesare însă reguli stricte de acces, de utilizare, precum şi progiame software
speciale pentru organizarea şi prelucrarea informaţiilor. Prelucrarea arhivistică trebuie
realizată doar de deţinătorul şi administratorul unei Arhive întrucât unele documente
conţin date confidenţiale. In acelaşi timp, este esenţiali păstrarea datelor create de
deţinător în forma lor iniţială şi intactă, (ară posibilitatea de a fi completate, modificate
sau şterse.
Sistemul de evidenţă la Arhivele istorice este întocmit in prezent atât manuol/clasie,
cât şi electronic.
• Registrul \nvent&re\mlinstrumentelor de evidenţă cuprinde toate instrumen­
tele de evidenţă existente într-o Arhivă în momentul întocmirii lui şi în conti­
nuare, pentru cele care se întocmesc sau se preiau ulterior (inventare analitice,
inventare sintetice, îndrumătoare, liste de existent). Prin cl sc asigură cunoaş­

203
terea situaţiei numerice a inventarelor fondurilor şi colecţiilor arhivate în
depozite. Refacerea inventarierii unui fond sau colecţie implică scoaterea din
uz a vechiului inventar. în Registrul Inventarelor, în dreptul inventarului anulat
se menţionează la rubrica Observaţii cuvântul ANULAT. Numerele de inven­
tare anulate nu vor mai fi atribuite altor inventare.
• Inventarele tuturor fondurilor şi colecţiilor constituie elementul de bază al
evidenţei documentelor.
• Fişa situaţia fondului cuprinde toate elementele de descriere şi de identificare
a creatorului, cantitatea documentelor, starea de conservare, locul arhivării s.a.,
precum şi toate modificările care au survenit în urma prelucrărilor arhivistice.
Fiecare preluare efectuată pentru documente aparţinând aceluiaşi fond va fi
consemnată într-o fişă de preluare/recepţie care va fi anexată la fişa situaţia
fondului. Fişa situaţia fondului va fi formată dintr-o fişă de bază şi tot atâtea fişe
anexe câte preluări de documente există în fond. Prin fişa situaţia fondului se
asigură evidenţa statistică şi analitică a operaţiunilor arhivistice efectuate
asupra fiecărui fond/colecţie arhivistică.
• Repertoriul/indexul alfabetic al fondurilor şi colecţiilor existente într-o Arhivă
istorică ajută la regăsirea acestora şi oferă informaţii despre datele externe,
cantitatea de unităţi arhivistice, locul arhivării şi instrumentele de evidenţă.
• Dosarele creatorilor de fond se întocmesc pentru fiecare creator/deţinător
în parte şi cuprind toate actele rezultate din relaţiile Arhivelor Naţionale cu
fiecare dintre aceştia. Se păstrează în ordinea înregistrării şi pentru ele sc
întocmeşte o evidenţă electronică care asigură o regăsire rapidă.
• Registrul de evidenţă a creatorilor şi deţinătorilor de arhivă cuprinde în
rubrici tipizate informaţii despre numele, data deschiderii/începerii fondului,
adresa, elemente de contact ale creatorilor şi deţinătorilor de arhive.
• Ghid topografic al depozitelor, instrument de informare indicând amplasa­
rea depozitelor într-o Arhivă şi date esenţiale despre fondurile şi colecţiile
arhivate în ele.

EVIDENŢA LA NIVELUL DEPOZITELOR

• dosarul fondului/colecţiei este instrumentul de evidenţă care cuprinde toate


actele în baza cărora au intrat documentele la Arhivele istorice şi cele care
justifică operaţiunile arhivistice efectuate asupra acestora (acte probatorii şi
de referinţă):

204
- provenienţa documentelor, un istorie al creatorului de fond/colecţie şi un
istoric al fondului;
- procesul-verbal de predare-preluare a fondului/eolecţiei (şi pentru preluă­
rile succesive);
- contracte de donaţie, vânzare-cumpărare, custodie, liste dc documente,
motivări, procese-verbale de predare-primire s.a., în cazul preluărilor de
acest fel;
- planurile metodice de lucru pentru toate operaţiunile de prelucrare arhi­
vistică (reinventariere, selecţionare, verificare a existentului, restaurare,
m ic rofi 1mare, d igita 1izare);
- schema de ordonare a documentelor;
- inventarele scoase din uz/anulate;
- liste de corespondenţă a cotelor finale cu cele vechi din evidenţele anterioare;
- procesele-verbale de verificare a existentului, cte selecţionare s.â.;
- procese-verbale pentru transferări de documente.
• inventarele fondurilor şi colecţiilor din depozit;
• procesul-verbal de predare-prim ire a depozitului de către custodele de
depozit;
• registrul de depozit, instrument de evidenţă care ajută la ţinerea evidenţei
tuturor unităţilor arhivistice intrate în depozit sau ieşite temporar din depozi­
tul de arhivă (pentru cercetare, restaurare, reeondiţionare, prelucrare, consultare);
• ghidul topografic de depozit, instrument de informare întocmii pe baza inven­
tarelor indicând denumirile fondurilor şi colecţiilor, numerele de fond şi cele
ale instrumentelor de evidenţă, papile structurale existente, cantitatea fa metri
liniari şi unităţi arhivistice şi locul arhivări i/adresa topografica unde se regă.
sesc pe rafturile şi poliţele din depozit Dispunerea materialului arhivist ic în
ghid este făcută într-un tabel, tematic şi în ordine alfabetică;
• ghid topografic de raft, indică denumirile fondurilor şi colecţiilor, părţile
structurale, cantitatea în metri liniari şi unităţi arhivistice, instrumentele de
evidenţă şi locul arhivării, pentru toate poliţele raftului.
• fişa de control, formular tipizat care înlocuieşte unitatea arhivistică scoasă
din depozit şi care cuprinde elemente de identificare a acesteia, a persoanei
care a preluat-o, scopul şi data preluării;
• fişa de restaurare se întocmeşte în format tipizat pentru un document sau
grup de documente scoase din depozit în scopul restaurării/recondiţionfjrft.
Scoaterea documentelor din evidenţa/administrarea unei arhive poate fi făcută
conform legislaţiei în vigoare doar în următoarele cazuri: ş

205 Iii

j
- transfer de documente/arhivă (pentru reîntregiri de fonduri şi colecţii, apli­
carea principiului teritorialităţii);
- selecţionare de material arhivistic lipsit de valoare practică şi istorico-ştiin-
ţifică;
- eliminarea în urma distrugerii provocate de calamităţi naturale, conflicte sociale
şi deteriorarea completă şi ireversibilă Iară posibilitatea recuperării informa­
ţiilor;
- lipsa lor definitivă din depozit (după o acţiune prealabilă de căutare).
Important de ştiut: documentele istorice depuse spre păstrare permanentă la
Arhivele Naţionale nu pot fi înstrăinate.

I n str u m en te şi a cţiu n i de publicare şi in fo rm are


ARHIVISTICĂ

Din cele mai vechi timpuri complexitatea vieţii sociale a determinat oamenii să
acorde atenţie actelor şi folosirii lor pentru satisfacerea unor interese. Peste timp, docu­
mentele probatorii importante legate de viaţa oamenilor au fost încredinţate unor insti­
tuţii ale statului special întemeiate, denumite Arhive Naţionale/Arhive de Stat. Acestea
au primit sarcina de a conserva documentele pe care le păstrează, de a întocmi instru­
mente de cercetare pentru acestea, de a asigura valorificarea eficientă şi accesul la infor­
maţiile din documentele fondurilor şi colecţiilor existente în depozitele proprii. Sistemele
de evidenţă sunt deschise actualizării permanente pentru a permite o mai bună îndru­
mare a utilizatorilor, pentru a asigura dezvoltarea culturală, cunoaşterea istoriei şi a
Patrimoniului Naţional Arhivistic.
Instrumentele de publicare şi informare arhivistică trebuie să aibă caracter ştiinţific:
să cuprindă prefaţă, introducere, notă asupra ediţiei, listă bibliografică, listă de prescurtări,
listă de corespondenţă a cotelor, listă cronologică a rezumatelor documentelor (la edi­
ţiile de documente), indice onomastic, indice de materii şi lucruri, indice general, glosar,
aparat critic, reproduceri de documente, planşe, hărţi, tablă de materii/cuprins.
Cele mai uzitate acţiuni şi instrumente de publicare şi informare arhivistică sunt:
• Inventare pentru fonduri şi colecţii, care descriu unităţile arhivistice, accesi­
bile în prezent la unele Arhive istorice în format digital, disponibile on-line;
• îndrumătoare în Arhivele Statului/Arhivele Naţionale, cuprind informaţii despre
fondurile şi colecţiile existente, istoricul creatorului, funcţiile şi atribuţiile
acestora, principalele probleme oglindite, genurile de documente s.a.;

206
• Lucrări şi monografii cu caracter arhivistic: manuale generale de arhivistică,
istorii ale arhivelor şi ale arhivisticii, studii'arhivistice;
• Indici cronologici, onomastici, toponimici, alfabetici, de materii şi de lucruri
sau generali;
• Glosare de termeni speciali caracteristice documentelor vechi (cu arhaisme,
regionalisme), dicţionare şi lexicoane arhivistice;
• Cataloage, repertoare, inventare, albume şi ediţii de documente;
• Periodice arhivistice: „Revista Arhivelor”, „Document. Buletinul Arhivelor
Militare Române” s.a.;
• Texte şi comentarii de legi şi regulamente pentru arhive;
• Organizarea de expoziţii documentare, sesiuni, conferinţe, mese rotunde s.a,
cu teme legate de informaţiile existente în documentele din fonduri şi colecţii,
precum şi probleme privind activităţile arhivistice derulate asupra documen­
telor de arhivă;
• Emisiuni şi reportaje Radio-TV cuprinzând prezentări de documente, eveni­
mente şi acţiuni pentru sărbătoriri, comemorări, aniversări, jubilee s.a.;
• Informări, rapoarte, acţiuni c u1tura 1-şti inţi fi c e publicate în diverse forme alb
mass-media;
• Acţiuni de promovare a importanţei Arhivelor istorice în viaţa economică,
socială, politică şi culturală şi atragerea de fonduri menite să sprijine şi să
dezvolte activităţile arhivistice;
• Constituirea de Site-uri ale Arhivelor istorice pe Internet care asigură accesul
on-lineŞ
• înscrierea cu calitatea de membru în foruri arhivistice internaţionale şi parti­
ciparea la reuniuni, manifestări, comisii de lucru organizate de acestea etc.

S t a n d a r d e in ter n a ţio n a le d e d e s c r ie r e a r h iv is t ic ă

Standard înseamnă normă sau ansamblu de norme care reglementează calitatea,


caracteristicile, forma unui produs etc. în sens arhi vistic, standardul este o normă sau o
cerinţă impusă oficial prin care se stabilesc criterii, metode, procese şi practici uniforme
în munca cu documentele de arhivă. Standardele au următoarele caracteristici: sunt
coerente şi consecvente, rezultă din participare, sunt procese active, sunt actualizate per­
manent, au statut de referinţe, recunoaştere naţională sau internaţională şi suni dispo­
nibile pentru oricine întrucât pot fi consultate şi achiziţionate fără restricţie. In acelaşi

207
timp, standardele pot fi clasificate după tipologie, valoarea de aplicare, disponibilitate
şi spaţiul geografe de aplicare.
Necesitatea constituirii unor standarde a apărut în efortul de reconstrucţie de după
Primul Război Mondial, dar acţiuni concrete s-au desfăşurat după cel de-al Doilea
Război Mondial prin crearea Organizaţiei Internaţionale pentru Standardizare (ISO)
care şi-a început oficial activitatea în anul 1947, la Geneva, Elveţia. In prezent, ISO este o
confederaţie non-guvemamentală, constituită sub forma unei reţele de institute naţio­
nale din 203 de ţâri, care dezvoltă cele mai multe dintre standardele din lume. ISO şi
Comisia Internaţională de Standarizare (CEI) au sarcina de a elabora standarde inter­
naţionale utilizate de orice tip de organizaţii industriale şi economice, de guverne şi
organisme pentru reglementarea şi evaluarea conformităţii, de furnizorii şi utilizatorii de
servicii şi produse din sectoarele publice şi particulare s.a.
La nivel european elaborează standarde Comitetul European de Standardizare
(CEN), Institutul European de Standardizare pentru Electrotehnică (CENELEC) şi
Institutul European de Standardizare pentru Telecomunicaţii (ETSI).
In România, începuturile activităţii de standardizare datează din perioada pre­
mergătoare celui de-al Doilea Război Mondial, primele standarde fiind adoptate în anii
1937-1938 în cadrul Asociaţiei Generale a Inginerilor din România (AGIR). In anul 1948
a luat fiinţă Comisiunea de Standardizare şi, după o serie de reorganizări ale acesteia,
în anul 1970 a fost înfiinţat Institutul Român de Standardizare (IRS), continuat din anul
1998 cu Asociaţia de Standardizare din România (ASRO), astăzi membru cu drepturi
depline al ISO. ASRO elaborează standarde române sub sigla SR. Standardele sunt
numerotate folosindu-se sigla SR ISO, după care se scrie numărul de ordine acordat şi
anul intrării în vigoare: SR ISO 343: 2000 - Hârtii de scris şi anumite categorii de
imprimate.
Nevoia de standarde descriptive în arhivistică decurge din automatizarea pro­
cesului dc constituire, circulaţie şi arhivare a actelor din arhiva curentă. Evoluţia teh­
nologiei electronice, din a doua jumătate a secolului X X - începutul secolului XXI, i-a
determinat pe arhivişti să accepte metoda standardizării pentru a putea beneficia de uti­
lizarea computerului în prelucrarea datelor documentelor din arhiva istorică.
Prin standardizare în domeniul arhivisticii se înţelege, în primul rând, formarea unei
abordări profesionale comune (uniformizarea tenninologiei, a operaţiunilor arhivistice),
facilitatea regăsirii documentelor (chiar şi la nivel internaţional), îmbunătăţirea schim­
bului de date şi al integrării acestora şi standardizarea produselor de sprijin informatic
(practici şi formate descriptive comune).
Primele tentative de standardizare au fost realizate încă din anii ’80 de ţările care
utilizau tehnologia informatică. în ultimul deceniu al secolului trecut în USA s-au
formulat standarde pentru Citirea cataloagelor de arhivă şi controlul manuscriselor

208
(MARC-AMC), pentru Arhive, acte cu date personale şi m anuscrise (APPM), în Canada,
Reguli pentru descrierea arhivelor (RAD), în Regatul Unit al Marii Britanii, M anual
de descriere a arhivelor (MAD). Principalul scop al MAD, îmbunătăţit permanent, a
fost acela de a-i ghida pe arhivişti în elaborarea unor sisteme de regăsire a documen­
telor în cadrul unui depozit. Toate aceste standarde au stat într-o anumită măsură la
baza elaborării unui important standard arhivistic, S ta n d a rd In tern a ţio n a l de D escriere
Arhivistică ISAD (G).
Un rol important în conceperea standardelor arhivistice l-a avut constituirea Comisiei
ad-hoc a Consiliului Internaţional al Arhivelor (CIA) asupra Standardelor D escriptive
(1CA/DDS) în anul 1988. în elaborarea standardelor, CIA a colaborat cu UNESCO întru­
cât era necesară o consultare largă şi pe termen lung cu comunitatea arhivistică inter­
naţională. Beneficiind de acest cadru, au fost elaborate diferite standarde arhivistice la
nivel naţional şi internaţional. Pe fondul unei preocupări profesionale accentuate în ulti­
mul deceniu al secolului şi în primul deceniu al secolului prezent, CIA a coordonat
elaborarea şi dezvoltarea unor standarde descriptive după cum urmează:
> S ta n d a r d I n te r n a ţio n a l d e D e s c r ie r e Arhivistică, General - In tern a tio n a l
Standards fo r Archived Description (General) = ISAD(G).
y S ta n d a r d I n te r n a ţio n a l p e n tr u F iş e le d e Autoritate Arhivistică ale Persoa­
n e lo r J u r id ic e , P e r s o a n e lo r F iz ic e ş i Familiilor - In tern a tio n a l S tandards
fo r Archived Authority Record (Corporate Body, Family, Person) = ISAAR
(CPF).
> S ta n d a r d I n te rn a ţio n a l p e n tr u Descrierea Funcţiilor - International Standards
fo r Description o f Function = iSDF.
F S ta n d a r d I n te rn a ţio n a l p e n tr u Descrierea Instituţiilor Deţinătoare de Arhive -
International Standards fo r Description o f Institution with A rch iva l H oldings
= ISDIAH.
Aceste standarde au un caracter profesional şi nu unul tehnic (partea tehnică fiind
de competenţa Organizaţiei Internaţionale de Standardizare) şi se referă la standardiza­
rea elementelor care trebuie cuprinse într-o descriere arhivistică. Ele au fost dezvoltate
succesiv, plecând de la ideea completării reciproce, în vederea realizării unei descrieri
standardizate cât mai complete a unui material de arhivă, din momentul în care acesta
a fost creat până la păstrarea lui permanentă într-un mediu instituţional controlat care
să îi ofere condiţiile necesare de păstrare, conservare şi valorificare. Arhiviştii folosesc
standarde pentru a adăuga consistenţă şi coerenţă informaţiei pe care o creează atunci
când descriu documentele din fondurile şi colecţiile arhivistice. Scopul descrierii arhi­
vistice este acela de a identifica şi de a explica contextul creării şi conţinutul mate­
rialului arhivistic în vederea înlesnirii accesului la acesta.

209
Deoarece aceste standarde se găsesc într-un anumit grad de interdependenţă, este
necesară prezentarea pe scurt a acestora.
Standardul ISAD (G), aprobat în Congresul CIA şi publicat la Sevilla (2000), se
defineşte ca fiind un ansamblu de reguli generale de descriere a documentelor de arhivă,
având drept obiect facilitarea cercetării şi a schimbului de informaţii asupra docu­
mentelor, indiferent de forma lor, suport, conţinut informaţional şi/sau de locul de păstrare.
Acest set de reguli generale pentru descriere arhivistică face parte dintr-un proces
care oferă îndrumare pentru descrierea fondurilor şi a părţilor sale componente: crea­
rea unor descrieri cuprinzătoare, precise şi explicite, facilitatea regăsirii şi schimbul de
informaţii despre materialul arhivistic, punerea în comun a datelor despre creator,
posibilitatea integrării descrierilor provenite din locuri diferite de păstrare într-un sistem
de informaţii unificat. Regulile îndeplinesc aceste scopuri prin identificarea a 26 de
elemente descriptive, grupate în 7 zone de informaţii descriptive care structurează planul
oricărei descrieri.
Standardul ISAAR (CPF), aprobat în Congresul CIA şi publicat la Viena (2004),
oferă îndrumări pentru întocmirea fişelor de autoritate (formă autorizată a numelui unui
creator şi informaţii privind activităţile desfăşurate de acesta) care permite descrierea
unei entităţi (persoană juridică, fizică sau familie) asociate creării, păstrării şi gestionării
arhivelor. Standardul ISAAR (CPF) stabileşte tipul de informaţii care trebuie incluse
într-o fişă de autoritate arhivistică şi oferă îndrumări cu privire la modalitatea de a
integra aceste descrieri într-un sistem de informaţii arhivistice (grupează 5 zone de infor­
maţii descriptive, plus una de relaţii şi 31 de elemente descriptive).
Principalul obiectiv al standardului ISAAR (CPF) este acela de a furniza reguli
generale pentru standardizarea descrierii creatorilor de arhive şi a contextului de creare
a documentelor arhivistice. Standardul oferă îndrumare pentru crearea fişelor de auto­
ritate referitoare la creatorii de materiale arhivistice. Fişele de autoritate pot fi utilizate
pentru a descrie o persoană juridică, o persoană fizică sau o familie, ca elemente în cadrul
unui sistem de descrieri arhivistice; pentru a controla crearea şi utilizarea punctelor de
acces în descrieri arhivistice; pentru a aduce informaţii asupra relaţiilor dintre diferiţi
creatori de documente, între aceste entităţi şi documentele create de aceştia sau/şi cu
alte, despre sau referitoare la ele.
Aplicarea acestui standard în descrierea arhivistică utilizată în arhive/Arhive per­
mite accesul rapid la arhive şi documente, înţelegerea de către utilizatori a contextului
creării şi utilizării arhivelor, identificarea precisă a creatorului de documente şi schimbul
descrierilor între organizaţii, sisteme sau reţele. Standardul ISAAR(CPF) a fost elabo­
rat pentru a fi utilizat împreună cu a doua ediţie a standardului ISAD(G) şi cu normele
de descriere naţionale. Atunci când aceste standarde sunt utilizate împreună într-un sistem
sau o reţea de descriere arhivistică, fişele de autoritate vor fi adăugate la descrierile
documentelor şi invers.

210
Standardul ISDF, aprobat ia Dresda (2007) oferă îndrumare pentru întocmirea
descrierii de funcţii ale persoanelor juridice asociate cu crearea de dociniiente/records
şi păstrarea arhivelor. Descrierea funcţiilor unei persoane juridice este importantă ca
bază pentru mai multe activităţi legate de păstrarea documentelor.
Funcţiile sunt recunoscute ca fiind în general mai stabile decât structuri ie admi­
nistrative, care sunt adesea comasate sau separate atunci când au loc restructurări. Ca
urmare, funcţiile sunt mai potrivite pentru a servi ca bază pentru ordonarea, clasifica­
rea, descrierea şi selecţionarea documentelor, precum şi ca instrument pentru regăsirea
şi analizarea documentelor. Standardul grupează un sistem de informaţii arhivistică în
4 zone de informaţii descriptive, plus una de relaţii şi 26 dc elemente descriptive.
Se intenţionează ca descrierile de funcţii să completeze şi să adauge descrieri Ie­
de documente/recorduri conform ISAD(G) şi fişele dc autoritate create conform
ISAAR(CPF). Păstrarea informaţiilor despre funcţii separate atât de descrierile de
documente/recorduri, cât şi de fişele dc autoritate permite o mai mică repetiţie a infor­
maţiilor şi constituirea de sisteme de descriere arhivistică mai flexibile. Standardul a
fost elaborat pentru a fi folosii împreună cu 1SAD(G) şi ISAAR (CFP). Atunci când
aceste standarde Sunt folosite împreună în contextul unui sistem sau al unei reţete dc
descriere arhivistică, descrierile funcţiilor vor fi legate de descrierile de arhive şi de fişele
de autoritate şi invers.
Standardul 1SDIAF1, aprobat la Londra (2008), furnizează reguli pentru stand«?”
dizarea instituţiilor deţinătoare de arhive, prin aceasta fiind permise:
- furnizarea de îndrumări practice pentru identificarea şi contactarea institu­
ţiilor deţinătoare de arhive;
- crearea de repertoare înglobând instituţiile deţinătoare de arhive:
- stabilirea de legături cu listele de autoritate ale bibliotecilor şt: muzeelor şi con­
stituirea de repertoare comune conţinând instituţiile care adăpostesc patrimoniul
cultural (regional, naţional sau internaţional) şi producerea de statistici despre
instituţiile deţinătoare de arhive.
Scopul principal al standardului este facilitarea descrierii instituţiilor de arhivă
ale căror principale funcţii sunt păstrarea arhivei, şi asigurarea accesibilităţii acesteia
pentru publicul larg. Standardul ISDIAH stabileşte tipul de informaţii care ar putea fi
inclus în descrierea instituţiilor deţinătoare de arhivă şi oferă îndrumări cu privire la
modalitatea de a integra aceste descrieri intr-un sistem de informaţii arhivistice grupate
în 6 zone de informaţii descriptive, plus una de relaţii şi 36 de elemente descriptive.
Standardele descriptive elaborate de organele CIA au drept obiectiv realizarea,
prin aplicarea lor conjugată, a conturării unei imagini cât mai clare şi complete m
materialului de arhivă prin prezentarea conţinutului, a contextului creării, a instituţiei
creatoare, precum şi a instituţiei însărcinate cu păstrarea, conservarea şi punerea acestuia
în cercetare.
A sig u r a r ea d o cu m en telo r de a rh iv ă

Asigurarea documentelor înseamnă păstrarea acestora în forma lor iniţială şi pro­


tecţia împotriva tuturor cauzelor care le pot prejudicia integritatea şi, implicit, informaţiile
pe care le conţin. Potrivit legislaţiei în vigoare, Arhivele Naţionale asigură protecţia
specială a Fondului Arhivistic Naţional prin realizarea unor copii de asigurare a docu­
mentelor pe bază de microfilme, fotocopii, copii digitale şi alte forme de reproducere
adecvate, în scopul conservării şi protejării acestora împotriva pierderilor, deterioră­
rilor şi distrugerilor cauzate de calamităţi naturale, microorganisme sau alţi factori.
Este constituit, dezvoltat, gestionat şi conservat un fond de asigurare pentru cele mai
importante documente care fac parte din Patrimoniul Arhivistic Naţional.
Pentru a asigura ocrotirea şi protecţia documentelor faţă de orice fel de situaţie ne­
prevăzută, au fost puse la punct tehnologii variate de transfer a informaţiilor conţinute
de acestea pe suporturi mai rezistente. Transferul informaţiilor de pe documentele de
arhivă pe suporturi „de siguranţă” este necesar pentru:
• evitarea deteriorării documentelor originale (fragilizarea suporturilor grafice
datorită vechimii, uzurii mecanice şi fizice, condiţiilor de păstrare improprii
etc.);
• prevenirea distrugerilor induse în urma restaurării;
• asigurare integrităţii conţinutului informaţiilor cuprinse în documente;
• reducerea uzurii materiale a documentelor originale;
• crearea de spaţii de depozitare prin îndepărtarea documentelor mai puţin
valoroase;
• facilitarea accesului la informaţiile documentelor, realizat mult mai rapid cu
ajutorul noilor tehnologii informatice;
• asigurarea împotriva situaţiilor clasice şi moderne de distrugere şi sustragere.
Principalele procedee de transfer al informaţiilor din documentele de arhivă sunt:
• reprografia, ansamblu de procedee prin care se realizează transferul cu ajutorul
tehnologiei de pe suporturile clasice pe suporturile noi de hârtie şi film:
- fotocopierea, tehnică utilizată la nivel mondial din a doua jumătate a
secolului al XlX-lea. A fost introdusă în Arhivele Statului în timpul
directoratului lui B.P. Haşdeu (acesta comanda, la 10 septembrie 1892,
un aparat de fotografiat). Utilizată mult în deceniile şase-opt ale secolului
trecut, fotocopierea de asigurare nu mai este folosită în prezent.
- microfilmarea (microfilmarea pe microfilm), utilizată de unele state din
perioada interbelică, este folosită în arhivele româneşti din deceniul şapte

212
al secolului XX. Microfilmarea grupează tehnici de reproducere care permit
să se obţină pe peliculă imagini fotografice ale documentelor de dimensiuni
foarte reduse. Scara de reducere faţa. de documentul origina! se încadrează
între limitele 1:12 până la 1:40.
• xeroxarea/electrocopiere, transfer cu ajutorul tehnologiei electrostatice a ima­
ginii unui document pe un suport de hârtie nou.
• digitizarea/digitalizarea, transferul informaţiilor cu ajutorul tehnologiei de
pe suporturile clasice pe suporturi electronice. Digitalizarea este utiliza ti'in
USA din deceniul şapte al secolului XX, în România din primul deceniu al
secolului XXI.

M icro film a rea d o c u m e n t e l o r is t o r ic e

Microfilmarea este operaţiunea de transpunere a imaginii documentelor pe o


peliculă de film. Microfilmarea de asigurare înseamnă copierea documentelor valo­
roase care fac parte din Patrimoniul Arhivistic Naţional în scopul asigurării informaţiilor
conţinute, în eventualitatea distrugerii ca urmare a unor catastrofe naturale, a uzurii,
pierderii, acţiunii factorilor fizici şi biochimici etc.
Microfilmul de arhivă este copie a unui document sau a unei scrii de documente
realizată prin microfotocopierea pe peliculă a imaginilor documentelor. Microfilmul de
arhivă este peliculă de film pe bază de acelui de ivfidm-V pe- or­
din nitt'at de celuloză pc care sun! copiate documentele ia seară (burg; mi: v L .-./i. ■
sunt denumite şi cu termenii: nncmldrme, microoopu, microimagmi. vvccvvM :
microfotografii. Microfilmul se realizează sub formă rulată, îft purul unui suport centrai
din plastic (bobină sau rolă) şi plană (cadru izolat, banda, fişă, cartelă) şi se păstrează
în cutii din metal inoxidabil.
Comparativ cu fotocopierea, microfilmarea este mai puţin costisitoare, oferă
posibilităţi multiple de arhivare, transport, depozitare şi uşurinţă în multiplicare. Pe o
rolă de microfilm se pot reproduce un număr mare de documente încât condicile,
registrele, dosarele s.a. pot fi reproduse pe aceeaşi rolă (care poate cuprinde până la
600-700 de cadre, pe peliculă lată de 35 mm şi lungă de până Ja 30 m). Mărimea
rolelor este determinată de numărul de file al unităţilor arhivistiee microfilmate. Pentru
microfilmele de asigurare lungimea poate ajunge până la 120 m. Lăţimea peliculei
microfilmului (70, 35, 16 şi 8 mm, perforate sau neperforatc) se stabileşte în funcţie de
dimensiunea documentelor microfilmate. Pentru documentele de format mare (hărţi,
planuri arhitecturale s.a. se utilizează pelicula cu lăţimea de 70-105 mm.
Microfilmarea documentelor de arhivă se efectuează cu următoarele scopuri:
213
> pentru asigurare/securitate, pentru a păstra intactă şi în întregime informaţia
documentară se realizează un dublet pe peliculă al documentelor de arhivă,
depozitat în siguranţă departe de originale;
> pentru a înlocui/substitui originalul în diverse acţiuni de valorificare a
informaţiilor (cercetare, publicare, filmare, expunere în expoziţii s.a.). Există
astfel microfilme de cercetare, care înlocuiesc originalele din depozite şi
microfilme de publicare!editare, care reproduc documente, serii de documente,
inventare, cataloage etc. destinate publicării. Sunt păstrate microfilmele negative
pentru a fi folosite la reproducerea altor exemplare;
> pentru completarea/întregirea bazei documentare din fonduri şi colecţii prin
schimburi efectuate între diferite arhive, biblioteci şi muzee, din ţară şi din
străinătate. Cele mai multe sunt copii după documente care conţin informaţii
cu valoare deosebită pentru cercetarea istorico-documentară şi ştiinţifică a
istoriei României, iar originalele fac parte din fonduri şi colecţii care se află
în arhive şi biblioteci publice sau private din alte state.
Pentru ca un microfilm de arhivă să rămână tot timpul disponibil trebuie reali­
zate patru exemplare:
• negativul original, numit şi cel de asigurare, este cel căruia i se acordă cea
mai mare atenţie privind pelicula, executarea, condiţii de conservare;
• pozitivul după negativul original, pentru a obţine ulterior un nou negativ, în
eventualitatea pierderii sau distragerii negativului original;
• copia pozitivă, pentru cercetare, folosită în sălile de studiu;
» copia negativă, este copia de lucru pentru laborator, utilizată pentru copierile
ulterioare.
Microfilmarea de asigurare implică procedura de duplicare şi multiplicare a
microfilmelor pentru a le proteja împotriva distrugerilor, degradărilor sau pierderilor
cauzate de calamităţi naturale, microorganisme sau alţi factori, şi în scopul conservării
şi asigurării conţinutului lor. Microfilmele de asigurare sunt garantate cu termen de uti­
litate fizică până la aproximativ 1000 de ani, se arhivează în locuri diferite care nu se
comunică şi în condiţii speciale în vederea unei conservări îndelungate.
Criteriile de stabilire a priorităţii de microfilmare a documentelor din Arhive sunt:
• informaţia istorică şi ştiinţifică a documentelor din fonduri şi colecţii;
• raritatea şi originalitatea documentelor în contextul istoric, intern şi extern;
• complementaritatea informaţiei la sursele istoriografice existente;
• frecvenţa solicitării în cercetare (mai ales prin sălile de studiu);
• forma de proprietate asupra documentelor;

214
• interesul istoriografie pentru anumite teme;
• asigurarea proporţională a Fondului Arhivistic Naţional, la nivel naţional şi local,
pe perioade istorice;
• starea de conservare a documentelor;
• vechimea documentelor;
• unicitatea organizaţiei creatoare în sistemul instituţional din ţară sau străi­
nătate;
• unicitatea caracteristicilor de formă, suport, limbă şi paleografie.
Microfilmarea cumulează mai multe operaţiuni arhivistice în stadiul lor defini -
tiv/considerate a fi definitive (ordonare, inventariere, selecţionare), la care se adaugă
caracteristici legate de tehnica şi materialele utilizate. Microfilmarea se realizează asupra
fondurilor şi colecţiilor cu o evidenţă definitivă (inventarele corespund ultimelor norme
arhivistice, documentele sunt ordonate, certificate, restaurate).

ETAPELE MICROFILMĂRII DOCUMENTELOR


Microfilmarea documentelor de arhivă implică specialişti (arhivişti şi specialişti
în tehnica fotografică), se efectuează în baza unui Plan metodic de microfilmarc, care
cuprinde metodele ce trebuie urmate pentru fiecare situaţie în parte şi se realizează în
următoarele etape:
> selecţia documentelor de microfilmat;
> pregătirea documentelor pentru microfilmare (verificarea cotelor, a inventa­
relor, ordonarea documentelor conform instrumentelor de evidenţă, restaura­
rea celor deteriorate s.a.);
> fotocopierea propriu-zisă cu aparatură corespunzătoare/preluarea imaginilor
pe film prin tehnica fotografică, întâi a documentelor şi apoi a instrumentelor
de evidenţă. Pentru documentele medievale şi moderne care au instrumente con­
temporane de evidenţă (inventare, indexuri, protocoale, elenchusuri, registre
de intrare-ieşire, registre seriale de arhivă, repertorii), ordinea se inversează;
> prelucrarea chimică a filmului/tratarnente chimice asupra filmului (revelare,
fixare, spălare, uscare);
> controlul tehnic al calităţii peliculei/verificarea calităţii rolelor de microfilm;
> dublarea/multiplicarea microfilmelor documentelor;
J* cotarea microfilmelor şi numerotarea cadrelor/cotarea cu instrumente speci­
fice a rolelor de microfilm şi a cadrelor care le compun. Rola este unitate de
păstrare, iar cadrul unitate de evidenţă;
> întocmirea tabelelor de concordanţă a cotelor documentelor cu cotele rolelor
respective;
> înscrierea rolelor în Registrul de evidenţă a rolelor de microfilm, în ordinea
intrării/defînitivării lor, cu data execuţiei şi elemente de identificare specifice;
> înscrierea rolelor de microfilm în Repertoriul alfabetic al fondurilor şi colecţiilor
microfilmate.
> întocmirea Inventarului (în trei exemplare) pentru fiecare rolă în care se
rezumă conţinutul tuturor documentelor din rolă şi înscrierea acestuia în
Regisirul Inventarelor,
> înscrierea cotelor microfilmelor şi cadrelor acestora în rubrica Observaţii din
inventarul fondului/colecţiei microfilmate unde se trece în dreptul fiecărui
document numărul rolei şi al cadrului/cadrelor copii (R,. c.);
P containerizarea şi arhivarea rolelor de microfilm (în cutii metalice, fişete pentru
role de microfilm, depozite pentru păstrare speciale);
> crearea de fişiere informatice pentru a se asigura accesul la microfilme.
Evidenţa microfilmelor aduse din străinătate se ţine prin Ghidul microfilmelor şi
Fişa de ra/d-întocnrită în două exemplare, care redă date despre ţara şi instituţia deţi­
nătoare a documentelor, fond/colecţie, cota rolei, anii extremi, conţinutul şi limba în
care sunt scrise documentele, numărul de cadre.
Pentru a asigura regăsirea informaţiilor din microfilme, este necesar ca la înce­
put să se microfilmeze documentele şi apoi instrumentele de evidenţă. Instrumentele
de evidenţă cuprind toate informaţiile despre fond/colecţie, pornind de la numele acestuia
şi sfârşind cu precizarea cantităţii de arhivă existentă. Pentru fondurile care se micro­
filmează parţial, este necesar să se microfilmeze informaţiile de ansamblu şi apoi
inventarele structurilor microfilmate.
Citirea documentelor de pe microfilme se realizează cu ajutorul unui aparat spe­
cial compus dintr-un sistem optic de mărire şi proiecţie a imaginii/cadrului pe un ecran.

D o cu m en te în fo rm a t electro n ic şi d ig ita liz a te

Tehnologia actuală a ridicat producerea actelor la nivel superior. Marile corpo­


raţii economice, comerciale s.a., organizaţiile internaţionale şi instituţiile statale, insti­
tuţiile de evidenţă a populaţiei, financiar-bancare, cele de cercetare intergalactică etc.
utilizează preponderent în activităţile lor actele în format electronic. Avantajele produ­
cerii şi utilizării de acte în format electronic sunt, printre altele:
* eficientizează procesul de întocmire a actelor şi procesul de business pentru
organizaţii şi partenerii acestora prin asigurarea unei comunicări rapide (Internet

216
şi Intranet), de oriunde şi oricând. In deplină siguranţă, eliminând consumul
ineficient de timp şi resurse umane;
• interconectarea la diferite surse de eomunicarerinformare (telefonie, imagistică
on-line, mass-media, Arhive, Biblioteci, Internet) cu posibilităţi de aplicaţii
multiple;
• asigură accesul rapid, uniform şi administrarea tuturor informaţiilor intr-o
organizaţie;
• asigură prelucrarea raţională şi automată a informaţiilor şi regăsirea datelor
eficient şi rapid cu o precizie pe care omul nu o poate atinge;
• creşterea exactităţii redactării actelor (programe de verificare ortografică),
posibilitatea prelucrării combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice,
imagini;
• reducerea costurilor prin eliminarea cheltuielilor legate de producerea şi
manipularea actelor pe hârtie (cost suport, imprimare, trimitere, procesare);
• actele electronice validate cu semnături şi sigilii nu pot fi repudiate întrucât
semnatarul nu poate susţine că nu a semnat documentul (autenticitatea actului
electronic şi semnătura electronică protejate prin acte normative);
• actele semnate nu pot fi alterate întrucât orice intervenţie ulterioară asupra
acestora produce anularea formei de validare;
• pot fi tipărite la imprimantă în numărul de exemplare solicitat;
• asigură integritate şi confidenţialitate, ajungând acolo unde trebuie/la destinatar
fără a fi vizualizate dc alte persoane;
• arhivarea şi arhiva se realizează prin servere şi sisteme de gestionare compu­
terizată a datelor şi implică spaţiu de depozitare foarte nuc;
• creşterea productivităţii, a calităţii activităţii manageriale şi o continuă perfec­
ţionare a personalului operaţional.
Actele în format electronic sunt cele produse în activităţile curente cu ajutorul
aparaturii electronice. Actele şi documentele electronice sunt manageriale prin sisteme
de management arhivistic = un sistem software care furnizează, de regulă, proceduri
specifice pentru înregistrare, evidenţă, capacitate de stocare, versionare, selecţionare,
securitate, indexare şi regăsire rapidă, eliminarea şi transferul actelor şi documentelor.
Sistemele de management al documentelor electronice sunt folosite de organizaţii
pentru a sistematiza şi gestiona documentele electronic#* precum şi pentru a urinări
fluxul acestora. Aceste sisteme gestionează întregul ciclu dc viaţi al unui document,
de la crearea sa, realizarea multiplelor sale versiuni, stocarea acestora şi stocarea fluxului
documentului în cadrai organizaţiei, repartizarea la utilizatori, la birouri, unele pe hârtie,
precum şi la entităţi externe organizaţiei.

2 17
Creatorii şi deţinătorii sunt obligaţi să asigure păstrarea actelor şi documentelor
electronice drept probă şi să asigure integritatea, autenticitatea şi posibilitatea de utili­
zare a acestora. Tehnica utilizată trebuie să permită controlul accesului şi al modificării
informaţiilor prin monitorizarea datelor de acces, parolarea accesului şi identificarea
accesoriilor. Documentele electronice se împart în următoarele clase:
- elaborate în editoare text;
- copia electronică a documentelor pe hârtie;
- fişiere sursă sau binare obţinute de personalul unei organizaţii în urma acti­
vităţii (fişiere program, fişiere aplicaţii grafice, fişiere executabile s.a.).
In prezent este folosită tehnica Claud care permite ca informaţiile sub formă de
documente, convorbiri, fotografii, înregistrări video să fie arhivate pe servere super-
performante folosindu-se transmiteri rapide, directe şi facile în eter. Informaţiile pot fi
supravegheate, controlate şi accesate oricând de cei care stăpânesc superior tehnica in­
formatică.
Tehnica electronică este folosită în prezent în arhive/Arhive şi pentru copierea
arhivelor scrise pe suporturile grafice vechi = transferul informaţiilor documentelor din
fonduri şi colecţii pe suporturi electronice. Actele/documentele digitizate/digitalizate
sunt copii produse după actele/documentele scrise pe suporturile clasice: pergament,
papirus, hârtie, filme etc. Documentele electronice pot conţine informaţii multimedia,
elemente grafice, înregistrări audio, video şi sunt considerate documente compuse.
Digitizarea/digitalizarea este operaţiunea de transpunere a imaginii documentelor
în format electronic în scopul conservării şi asigurării conţinutului lor, al protejării acestora
împotriva pierderilor, deteriorării şi distrugerilor cauzate de calamităţi naturale, cauze
sociale sau alţi factori. Digitizarea contribuie la conservarea patrimoniului arhivistic pentru
generaţiile viitoare.
Avantaje ale digitizării pentru arhivele istorice clasice sunt:
• îmbunătăţirea sistemului de evidenţă a documentelor de arhivă care facili­
tează şi regăsirea acestora;
• este permis accesul rapid la document, sunt posibile vizualizări multiple, chiar
din locaţii diferite şi aflate la mare distanţă;
• se poate proceda la restaurarea virtuală şi la ameliorarea calităţii imaginilor
de documente;
• se pot face copii de consultare de calitate excelentă, identice calitativ cu ori­
ginalul. Ele pot fi scanate, indexate şi stocate rapid;
• programele de regăsire facilitează găsirea imediată a informaţiilor într-un volum
mare de documente;

218
• oferă posibilitatea de reproduceri identice multiple, fără deteriorarea calităţii.
Odată stocate, documentele electronice pot fi dublate la infinit;
• imaginile nu sunt deteriorate de desele consultări.
Odată integrate în spaţiul cibernetic, documentele sunt supuse unui ansamblu de
măsuri proactive şi reactive prin care se asigură confidenţialitatea, integritatea, disponi­
bilitatea, autenticitatea şi nonrepudierea informaţiilor.
Inconveniente ale procesului de digitalizare a arhivelor:
• implică costuri mari pentru digitalizare (aparatură, personal specializat);
• necesită costuri sporite pentru regăsire informaţiilor (aparatură, reţea, programe
software);
• copiile obţinute pe monitor sau hârtie nu sunt încă considerate copii certificate,
conforme cu originalul. Sunt necesare elemente noi de siguranţă a integrităţii
şi legi care să sprijine integritatea actului electronic;
• nu oferă încă o opţiune sigură de conservare, raportată la copiile pe role de
microfilm. Secţiuni ale unui document pot fi tăiate şi transpuse pe alte docu­
mente;
• costurile de producere şi conservare sunt ridicate;
• reproducerea imaginilor color este încă defectuoasă;
• prin redarea virtuală unele documentele îşi pierd valoarea dată lor de anumite
caracteristici care le individualizează: suport grafic, semne de validare, sem­
nături, miniaturi, ornamente în culori, aur şi argint lichid;
• conservarea permanentă implică o recopiere perpetuă (migrare), conversia
informaţiei în noile formate care pot fi accesate de noile software şi hardware
şi emulare (mutarea informaţiei pe noi hardware), generate de necesitatea
adaptării continue a instrumentelor de stocare şi de protecţie la tehnica care
evoluează rapid;
• înregistrarea electronică nu este încă adecvată şi durabilă.
Arhivistului îi revine sarcina de a asigura regăsirea facilă, păstrarea şi conservarea
documentelor electronice pentru ca acestea să poată fi accesate de către public. Pentru
a realiza aceste operaţiuni, arhiviştii trebuie să stăpânească:
> controlul documentelor electronice printr-o strânsă colaborare cu creatorii
acestora;
> evaluarea documentelor electronice în scopul stabilirii valorii lor arhivistice,
istorice, practice s.a.;
> conservarea, accesul facil şi valorificarea documentelor în format electronic.

219
Gestionarea şi conservarea documentelor electronice este conturată în Electronic
Records: A Workbookfor Archivist, manual elaborat cu sprijinul UNESCO, care cuprinde
recomandări privind managementul tuturor tipurilor de documente electronice. Acest
ghid abordează practic rolul care revine arhivelor în gestionarea şi conservarea docu­
mentelor electronice:
> Arhivele trebuie să desfăşoare politici, proceduri, sisteme, norme şi practici
menite să coordoneze creatorii în activităţile de producere şi de conservare a
actelor electronice.
> Arhivele trebuie să se implice în ciclul de viaţă al actelor electronice la creatori
care implică crearea, colecţia, selecţionarea şi conservare acestora.
> Arhivele trebuie să impună cerinţele de conservare şi de accesibilitate a docu­
mentelor încât acestea să rămână disponibile, accesibile şi uşor de înţeles.
> Arhivele trebuie să asigure analiza permanentă a documentelor în scopul iden­
tificării valorii lor practice sau istorice.
Arhivarea tuturor cunoştinţelor vechi şi noi contribuie la constituirea unei baze
de cunoaştere colectivă a umanităţii, iar la îmbogăţirea permanentă a acesteia contri­
buie toţi utilizatorii. Arhivarea electronică permite concentrarea informaţiilor umane
precum şi accesarea rapidă a acestora pentru utilizări ulterioare în scopul dezvoltării
cercetărilor viitoare. De la un nivel de cunoaştere ştiinţifică se poate ajunge prin cerce­
tare la studii tehnice superioare menite a îmbunătăţi cunoaşterea şi existenţa materială,
rezolvarea problemelor medicale, evoluţia inteligenţei umane, accesul în Univers etc.
PASTRAREA, CONSERVAREA/PREZERVAREA ŞI
RESTAURAREA DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

Păstrarea, conservarea şi restaurarea sunt procedee şi măsuri destinate a asiguia


protecţia fizică a arhivelor contra tuturor agenţilor de degradare.

❖ PĂSTRAREA înseamnă a ţine în stare bună şi a menţine în forma iniţială


documentele scrise pe suporturi friabile şi este una din funcţiile fundamen­
tale dintr-un serviciu de arhivă unde este necesar să se asigurare protecţia
materială a documentelor.
Păstrarea are două semnificaţii temporale: păstrarea temporară şi păstrarea per-
manentă/definitivă/continuă. Arhivarea permanentă pe rafturi a documentelor trebuie
să asigure stabilitate, accesibilitate şi conservare în timp. Depozitarea documentelor şi
păstrarea lor pe rafturi, unde stau nemişcate într-o permanentă stare de repaos, tiu elimină
însă procesul de deteriorare. Principalele ameninţări pentru documentate de arhivă sunt
natura materialelor care le compun, catastrofele naturale sau cele cauzate de oameni,
condiţiile mediului în care sunt păstrate şi modul în care sunt manipulate/folosite/utilizate.

❖ CONSERVAREA este ansamblul de măsuri pentru prevenirea degradării


stării fizice a documentelor. Conservare înseamnă păstrare, întreţinere, ocrotire
şi constă în măsuri destinate protecţiei documentelor împotriva tuturor cau­
zelor care pot prejudicia integritatea lor, indiferent de locul în care sunt păstrate
sau folosite. Conservarea implică folosirea de depozite climalizate, dotarea cu
mobilier specific corespunzător, confecţionarea de mijloace individuale de pro­
tecţie, aplicarea măsurilor de igienă şi întreţinere, restaurarea şi reglementarea
evidenţei şi circulaţiei documentelor pentru a preveni degradare^ lor fizică.
în ultimele decenii, a conserva este sinonim cu a asigura informaţiile din docu­
mente deoarece informaţiile de pe documentele scrise pe suporturi clasice sunt transfe­
rate pe noi suporturi (prin faximilare, fotocopiere, microfilmare, scanare/digitizare).
Conservarea se realizează prin efectuarea unor procedee de ocrotire şi menţinere
a stării materiale a documentelor, precum şi a unor acţiuni de control al gestiunii şi evi­
denţei stării de conservare. Măsurile de conservare se împart în funcţie de scop şi
obiective;
- măsuri de conservare preventivă;
- măsuri de conservare curativă.
Principalele activităţi care au scop final păstrarea şi conservarea documentelor
de arhivă sunt
'> asigurarea tehnico-materială şi financiară pentru întreţinerea unei arhive/Arhive;
'> activităţi de protecţie şi pază a arhivei/Arhivei;
'> conservarea preventivă a documentelor în depozitele de arhivă;
> reproducerea documentelor în scopul asigurării şi a înlocuirii originalelor;
A monitorizarea şi controlul continuu al mediului intern de depozitare a documen­
telor;
> identificarea documentelor degradate şi organizarea măsurilor de recuperare;
A controlul manipulării documentelor în diverse scopuri;
> tratamente curente de depozit;
A restaurarea documentelor degradate;
> recondiţionarea şi legarea/coaserea arhivei;
> elaborarea de norme, standarde, instrucţiuni tehnice, avize s.a. pentru păstrare
şi conservare;
A pregătirea, instruirea, calificarea personalului în domeniul prelucrării, conser­
vării şi protecţiei arhivelor;
> dezvoltarea şi modernizarea activităţii de conservare prin activităţi specifice
de documentare, cercetare ştiinţifică, publicaţii, prospectarea pieţei pentru
materiale şi echipamente modeme specifice.

♦> DEGRADAREA documentelor este un proces complex de deteriorare meca­


nică şi chimică şi de denaturare a formei şi structurii iniţiale a documentelor
ca urmare a acţiunii nefavorabile a factorilor fizici, chimici, biologici şi sociali.
Procesele de degradare sunt inevitabile şi permanente. Degradarea constă, în
funcţie de caz, în pierderea unora dintre părţile structurale ale documentelor,
scăderea rezistenţei suportului grafic, pierderea lizibilităţii scrisului, apariţia
de pete divers colorate etc. Documentele degradate se recuperează prin lucrări
de restaurare, iar ansamblul măsurilor de conservare a documentelor urmă­
reşte prevenirea degradării acestora.

222
Formele de degradare a documentelor diferă în funcţie de suportul grafic pe
care se află informaţia şi de natura cauzelor care au provocat degradarea.
• hârtia: murdărire, pătare, ondulări şi încreţituri, migrarea ccmelurilor, perforare
în zona scrisului cu cerneluri fero-galice, decolorarea pigmenţilor de scriere,
uneori până la ¡lizibilitate, rupturi, rigidizări, fărâmiţare.
• pergamentul: ondulare, deformare permanentă, rupturi, sfâşieri, pătări, îngăl-
benire, estomparea sau decolorarea pigmenţilor dc scriere şi miniere.
• cartea manuscrisă: dezmembrări ale legăturilor, deformarea coperţilor,
crăparea, rigidizarea şi putrezirea pergamentului sau a coperţilor din piele,
scorojire şi fragilizare, galerii produse de insecte în masa de hârtie.
• fotografii: estomparea şi pierderea imaginilor, pătare, rupere, ondulare.
• clişee şi filme: scăderea densităţii negativelor (pierderea imaginilor), rupere,
cojire, exfoliere, strâmbare, răsucire, ondulare.

• RESTAURAREA este un complex de operaţii şi tratamente tehnice adecvate


care se aplică documentelor în scopul eliminării sau inactivarii cauzelor de
degradare, al opririi evoluţiei degradării şi al creării unui grad de rezistenţă
sporit faţă de acţiunea viitoare a unor asemenea factori, în condiţiile asigu­
rării depline a integrităţii, securităţii şi menţinerii autenticităţii documentului
tratat.
în funcţie de natura materială a documentelor, de gradul de degradare şi de factorii
care au acţionat asupra acestora, există mai multe metode şi tehnici dc restaurare, dar,
în toate cazurile se urmează următoarele etape: dezinfecţia sau dezinsecţia, îndepărtarea
unor intervenţii de consolidare sau restaurare anterioare, curăţirea impurităţiter, neu­
tralizarea acidităţii documentelor, restaurarea propriu-zisă prin operaţii de reîneltfţ-re,
completarea golurilor, consolidare s.a.

• RECONDIŢIONAREA documentelor constă în operaţii de corectare a unor


degradări mecanice suferite de documente: desprăfuirea, curăţirea, netezirea
filelor, reparaţii ale zonelor sfâşiate, ataşarea de alonje.

A lcă tu irea şi o rg a n iza rea a r h iv e l o r în v e d e r e a

PĂSTRĂRII ŞI CONSERVĂRII PERMANENTE

Păstrarea şi conservarea actelor şi documentelor este obligaţia legală impusă


organizaţiilor publice cu scopul de a menţine integritatea bunurilor de interes sau de
223
utilitate publică pentru a fi folosite şi de generaţiile viitoare. Ambele activităţi pre­
supun existenţa unor politici, proceduri, sisteme şi infrastructuri instituţionale, planuri de
acţiune pe termen lung şi resurse corespunzătoare, toate puse în slujba arhivelor şi
documentelor care fac parte din Patrimoniul Arhivistic Naţional. Acestea trebuie protejate
şi asigurate împotriva degradării, distrugerii, sustragerii, aducerii în stare de neîntrc-
buinţare, comercializării în condiţiile evaluării legii s.a.

P R O IE C TA R E A U N E I A R H IV E Ş I A A C T IV IT Ă Ţ IL O R A R H IV IS T IC E

Proiectarea arhivării unui fond/colecţie sau a mai multor fonduri şi colecţii, pre­
cum şi a muncii cu documentele de arhivă presupune o succesiune de activităţi strâns
legate de profilul muncii arhivistică Se urmăreşte îndeplinirea unor cerinţe legate de:
A materialul arhivistic
-
stabilirea cantităţii de arhivă şi a capacităţii totale de depozitare în funcţie
de structurile morfologice ale documentelor/natura materialelor grafice;
- estimarea cantităţii de arhivă ce trebuie preluată într-o perspectivă aproximată;
- realizarea de strategii şi planuri de acţiune pe termen lung pentru stabili­
rea priorităţilor în managementul documentelor;
- respectarea legislaţiei arhivistice şi conexe în vigoare;
- obţinerea de avize necesare de la Arhivele Naţionale şi de la instituţiile
abilitate.
P depozite pentru documente
- amplasarea depozitelor, lifturilor, scărilor, culoarelor, uşilor de acces în aşa
fel încât să se asigure o servire funcţională şi care să nu afecteze mane­
vrele de evacuare;
- depozit pentru arhiva proprie creată;
- proiectarea arhivării fondurilor şi colecţiilor în depozite cu respectarea
provenienţei şi integrităţii;
- stabilirea depozitelor inermediare/de prearhivare şi a aparaturii tehnice
necesare desprăfuirii, dezumidificării şi curăţirii arhivei preluate;
- stabilirea amplasării depozitelor cu arhivă permanentă, separat de cele­
lalte spaţii arhivistice;
- proiectarea amplasării documentelor pe fonduri şi colecţii în depozitele de
arhivă astfel încât să se poată îndeplini cerinţele privind accesul la acestea
şi utilizarea lor adecvată;
- cotarea spaţiilor de depozitare;
- întocmirea ghidurilor topografice pentru clădiri, etaje, depozite;
P mijloace de protecţie şi arhivare
224
- stabilirea mijloacelor de arhivare şi de protecţie conform formatelor., su­
porturilor grafice.
- gruparea documentelor în funcţie de creatori, natura materialelor grafice,
modului de păstrare, formatelor;
- stabilirea modalităţilor practice de arhivare, regăsire şi accesare rapidă;
- cotarea mijloacelor de depozitare şi a mijloacelor de protecţie (rafturi, fişele,
rastele, cutii);
> spaţii pentru munca arhivistică
- constituirea birourilor de lucru pentru personalul specializat în munca cu
documentele de arhivă;
- constituirea spaţiilor pentru clasarea şi selecţionarea materialului arhivist ic;
- constituirea laboratoarelor pentru microfilmam, reprografîere, xeroxare în
vederea întocmirii de copii după documente;
- constituirea laboratoarelor pentru tratamente de întreţinere şi restaurare;
- constituirea spaţiilor pentru aparatura de stocare şi protecţie a arhivelor
electronice;
- asigurarea de spaţii tehnico-sanitare şi pentru recucerea personalului (ser­
virea mesei);
- spaţii pentru elaborarea şi editarea lucrărilor ştiinţifice de specialitate;
> spaţii destinate accesului public
- asigurarea spaţiilor pentru accesul direct al publicului la documente (pentru
informare, consultare instrumente de evidenţă, cercetare in săli dc studiu);
- asigurarea spaţiilor pentru accesul indirect al publicului la documente
(eliberare de copii, certificate);,
- spaţii pentru copierea documentelor de interes public;
- crearea de spaţii pentru expoziţii, activităţi culrurai-educative şi ştiinţifice;
> spaţii tehnice
- spaţii pentru tehnica de întreţinere a instituţiei (energic electrică, încălzire,
instalaţii de control şi reglare a microclimatului):
- spaţii pentru tehnica de monitorizare a holurilor, clădirii şi perimetrului
exterior;
> prevenire şi securitate
- evaluarea riscurilor care ar apărea în acţiunea de păstrare a documentelor,
de îndeplinire a cerinţelor organizaţiei şi a aşteptărilor publicului;
- asigurarea împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii;
- amplasarea mijloacelor de alarmare/avertizare, utilaje şi materiale de pre­
venire şi intervenţie la foc, apă, efracţie;
77 7
- stabilirea unui perimetru de protecţie în jurul arhivei pentru eventuale
evacuări forţate;
> personal
- asigurarea de personal specializat pentru operaţiuni arhivistice, monito­
rizare, restaurare, pază şi protecţie;
- organizarea de activităţi de formare şi perfecţionare profesională pentru
personalul propriu;
> resurse financiare
- depistarea resurselor financiare pentru activităţi şi materiale necesare pre­
lucrării şi protecţiei arhivelor;
- constituirea de fonduri necesare pentru dezvoltarea Arhivelor, respectiv
pentru achiziţia de bunuri patrimoniale care sunt scoase spre vânzare de
deţinătorii lor;
- întocmirea unor proiecte de dezvoltare cu accesare de fonduri nerambur­
sabile, acorduri şi convenţii de colaborare în domeniul arhivistic.

C lă d ir i de a rh iv ă

O Arhivă este reprezentată de o singură clădire sau de un ansamblu de clădiri cu


destinaţie arhivistică. Spaţiile arhivistice şi calitatea lor constituie o condiţie esenţială
pentru păstrarea şi conservarea arhivelor. Aceste spaţii sunt reprezentate de clădiri con­
struite special pentru activităţi arhivistice sau de depozite şi spaţii arhivistice în clădiri
adaptate pentru acest scop. Spre deosebire de alte categorii de clădiri, clădirile de Arhivă
trebuie să aibă particularităţi tehnico-funcţionale şi de rezistenţă foarte bine organizate.
Pentru a asigura condiţii optime de păstrare, comunicare, conservare, restaurare, reprodu­
cere de documente, precum şi pentru derularea în bune condiţii a activităţilor de prelucrare
arhivistică, sunt necesare câteva cerinţe de bază:
- amplasarea clădirilor de Arhivă în apropierea instituţiilor de cultură şi a prin­
cipalelor instituţii administrative din centrele urbane, pentru a facilita accesul
populaţiei şi cooperarea cultural-ştiinţifîcă;
- amplasarea clădirilor/depozitelor în zonele lipsite de factori de risc (terenuri
instabile, zone inundabile sau cu nivel ridicat al apelor freatice, surse de explo­
zii sau incendii, degajări nocive chimice sau biologice, obiective strategice în
apropiere);
- construirea unei clădiri noi sau adaptarea unei clădiri vechi;

226
- stabilirea amplasării supraterane sau subterane, suprafaţa construită, supra­
faţa desfăşurată, înălţimea de ansamblu a clădirii şi a depozitelor de arhivă;
- dotarea cu mijloace de intervenţie corespunzătoare spaţiilor, cu holuri largi
pe paliere, cu cel puţin două scări, două lifturi de acces şi o scară exterioară;
- clădirile trebuie să aibă rezistenţă sporită la incendii, să fie de gradul 1 de
rezistenţă la cutremur, să fie izolate higrometric şi termic;
- să prezinte o rezistenţă a plafoanelor la încărcare (greutate arhivă, mijloace de
păstrare şi arhivare) pentru rafturile fixe de minimum 800-1 200 kg/m2;
- pentru folosirea rafturilor mobile compacte, o rezistenţa de 1 800-2 400 kg/m2;
- spaţiile de depozitare subterane trebuie să fie izolate împotriva infiltraţiilor de
apă, să posede instalaţii de ventilare, de dezumidificare, pompe de apă funcţio­
nabile şi la capacitate;
- să posede instalaţii electrice speciale şi generator electric pentru cazurile de
întrerupere a energiei electrice;
- să posede instalaţii de control şi reglare a microclimatului (temperatură, umi­
ditate);
- să posede instalaţii modeme de alarmă şi de intervenţie la foc, efracţii, inundaţii;
- să se asigure închiderea într-un perimetru propriu cu un sistem de pază de sine
stătător;
- să fie monitorizate permanent cu aparatură de supraveghere, ronduri de
noapte etc.

D epozite de a rh iv ă

Organizarea depozitelor de arhivă trebuie să îndeplinească câteva condiţii generale:


> salubritate: spaţiu sănătos şi curat, fără infiltraţii de apă, umiditate excesivă.
> stabilitate microclimatică:
- absenţa oscilaţiilor de temperatură;
- natura şi grosimea zidurilor, de aproximativ un metru;
- izolare termică a zidurilor şi plafoanelor superioare, evitarea construirii de
platforme exterioare clădirii;
- lipsa ferestrelor la depozite sau blocarea celor existente cu panouri termo-
izo lan te;
- sistem de încălzire care să funcţioneze continuu în timpul iernii;
> fiabilitatea instalaţiilor: funcţionarea monitorizată permanent.

227
- energie electrică dimensionată la capacitatea şi funcţiile instituţiei, cu posi­
bilităţi rapide de scoatere de sub tensiune;
- existenţa unui generator electric pentru situaţii de avarii sau calamităţi;
> rezistenţa plafoanelor;
> absenţa surselor de poluare alcalină: provin din zidurile şi finisajele noilor
clădiri sau din substanţele utilizate în renovări, Se recomandă depozitarea de
documente după doi ani de la terminarea clădirii şi după şase luni de la renovare.
> organizarea compactă a tuturor depozitelor în acelaşi perimetru: pentru
izolare în faţa tuturor factorilor de risc, pentru securitate şi intervenţie rapidă
a specialiştilor.
> depozitele situate la demisol şi subsol presupun:
- protecţie împotriva infiltraţiilor, nu aproape de surse de apă;
- tară conducte de apă sau de evacuare a apelor uzuale şi pluviale prin
depozite;
- sifoane în pardoseli legate de reţeaua de canalizare, care trebuie să fie mai
jos decât pardoselile;
- folosirea instalaţiilor de climatizare şi dezumidificare;
> căi de acces şi deschidere corelate cu volumul şi cantitatea documentelor
- asigurarea unui circuit rapid între depozitele de recepţie, cele pentru arhi­
varea permanentă, spaţiile pentru muncile arhivistice şi cele destinate
comunicării publice;
- asigurarea de scări de acces şi ascensoare calibrate la volumul de muncă
şi dimensiunile clădirii;
> depozitarea în funcţie de masa, volumul şi greutatea arhivei (documente
mai uşoare în depozitele de la etaje).
Depozitele de arhivă trebuie să fie solide, securizate, să asigure temperaturi medii
de 15U-18°C şi să întrunească o serie de condiţii:
- amplasarea şi orientarea să ţină seama de punctele cardinale, nu trebuie situate
în partea clădirii cu exces de lumină (sud, sud-vest);
- să fie separate de restul clădirii pentru a asigura protecţia împotriva factorilor
de risc (incendii, sustrageri, distrugeri s.a.);
- spaţiile de depozitare să fie compartimentate în încăperi distincte cu suprafeţe
de aproximativ 200-400 m2. Capacitatea de stocare pentru rafturi fixe este de
aproximativ 1 000-2 000 m.l. de arhivă;
- depozite de recepţie/de prearhivare de 50-100 m2 prevăzute cu platformă
de descărcare cu înălţimea de un metru şi elevatoare;
- sală pentru dezinfecţie şi desprăfuire dotată cu aparatură specială;

228
de regulă, înălţimea depozitelor între plafoane nu trebuie să depăşească 2,50 rn
(se asigură spaţiu pentru rafturi cu 7 poliţe, poliţa de sus fiind pentru protecţie);
utilizarea de materiale necombustibile şi fara emanaţii la finisaje interioare,
uşi şi ferestre confecţionate din metal;
protecţie antiseismică asigurată din construcţie;
câte două uşi de acces la fiecare depozit;
montarea de panouri exterioare la ferestre pentru a împiedica pătrunderea directă
a luminii naturale, montarea de geamuri termoabsorbante;
depozitele pentru documentele cu valoare deosebită nu vor avea ferestre spre
exteriorul clădirii, vor avea aparate de filtrare a aerului care provine din exte­
rior, vor fi izolate fonic, cu rezistenţă sporită la şocuri, protejate împotriva
inundaţiilor şi vor fi bine securizate;
dotarea cu mijloace de arhivare corespunzătoare şi instalaţii dc ilunîinai fluo­
rescent sau halogen;
becuri halogene şi lămpi fluorescente cu putere de până la 150 lux, la o distanţă
de minimum 50 cm de arhiva depozitată;
mijloace electronice proprii pentru detecţie timpurie a fumului sau a ridicării
temperaturii în intervalul spaţiilor în care se află documentele şi de averii-
zare/alarmare la foc;
sisteme de limitare şi stingere automată a incendiilor prin emisie de gaze (stin-
gătoare cu C 0 2 şi praf, gaz carbonic şi spumă);
dotarea cu aparate de control pentru monitorizarea parametrilor de microclimat
(termometre, termografe-înregistrare temperaturi, higrometre şi h¡geografe-m-
registrare umiditate relativă a aerului, termohigrometre, termohigrogrufe şi
psirometre);
dezumidificatoare pentru îndepărtarea excesului de umiditate uin aer;
instalaţii electrice corespunzătoare care să poată fi deconectate din exteriorul
încăperii;
sisteme/ventilatoare pentru aerare şi ventilare naturală pe verticală;
filtre pentru înlăturarea prafului şi a altor particule din aerul care penetrează
în depozite;
aspiratoare speciale pentru acţiunile periodice de desprăfuire;
sisteme de alarmare împotriva efracţiei care slujesc la sesizarea şi avertizarea
tentativelor de pătrundere în interiorul acestor spaţii.
Sp a ţ ii d e l u c r u p e n t r u p e r s o n a l

Sunt închise accesului publicului şi deservesc mai multor funcţionalităţi arhivistice:


- personalul va avea acces în clădirea Arhivei separat de accesul pentru public
(parcare, garaj);
- birouri pentru managerii instituţiei prevăzute cu săli pentru reuniuni de lucru,
secretariat şi sală de audienţe pentru public;
- birouri de lucru arhivistic situate, în imediata apropiere a depozitelor de arhivă,
cel puţin unul pe palier;
- ateliere/laboratoare pentru fotocopiere, microfilmare, facsimilare, xerografiere,
digitizare;
- atelier pentru mulaje sigilare după originale;
- laboratoare pentru tratamente şi restaurare de documente degradate;
- atelier pentru întocmirea de imprimate tipizate (foi de folosire, fişe de inventar,
etichete);
- ateliere pentru producerea de mijloace de protecţie destinate păstrării docu­
mentelor (cutii, mape, casete);
- depozit pentru rezerve de materiale;
- depozit pentru materialele arhivistice selecţionate pentru eliminare;
- spaţii sanitare, vestiare şi băi cu duşuri, spaţii speciale pentru fumat şi restau­
rant pentru servirea mesei;
- becuri halogene şi lămpi fluorescente de 300 de lux pentru birouri, culoare,
laboratoare.

S paţii d e sc h ise publicului

Sunt situate, de regulă, la parterul Arhivelor şi fără posibilitate de acces în spaţiile


destinate activităţilor arhivistice. Ele trebuie să asigure apropierea publicului şi conştien­
tizarea rolului şi importanţei instituţiei. Sunt amenajate estetic, cu mobilier ergonomie,
aparatură pentru monitorizarea video şi prevăzute cu panouri indicatoare, regulamente
afişate vizibil pentru a ghida publicul solicitant. Toate spaţiile destinate studiului docu­
mentelor originale vor fi dotate cu sisteme de iluminat (fluorescent şi halogen) de 150-200
lux. Spaţiile destinate publicului vor cuprinde:
- parcare pentru automobile;
- punct de control al accesului, agreabil şi decent, cu personal;

230
- hall de intrare, prevăzut cu vestiar, telefon, grupuri sanitare, cu acces separat
de cei pentru personalul arhivei;
- sală pentru informaţii cu acces din hali, cu personal pentru ghidare şi dotat
cu computere;
- secretariat pentru acces la conducerea instituţiei;
- săli pentru inventare, fişiere, cataloage, dicţionare, periodice;
- săli de studiu bine iluminate, agreabile, propice pentru munca intelectuală;
- sălile de studiu trebuie dotate cu aparatură specială pentru a facilita lecturarea
diferitelor tipuri de suporturi grafice: dosare, manuscrise, cărţi, documente
audio-sonore, microfilme, fotografii, hărţi şi planuri, registre cadastrale, acte
de stare civilă, documente electronice;
- săli de conferinţe, reuniuni, seminalii, mese rotunde dotate cu aparatură acustică
şi de proiecţie audio-vizuală;
- sală pentru expoziţii, dotată cu vitrine şi panouri pentru expuneri, cu pro­
tecţie împotriva luminii solare;
- sală pentru acţiuni cultural-educative;
- casierie şi magazin pentru vânzarea publicaţiilor proprii şi a unor copii de
documente istorice reprezentative.

M ijlo a c e d e d e p o z it a r e a a c t e l o r şi d o c u m e n t e l o r

Mijloacele cele mai utilizate pentru depozitarea actelor şi documentelor sunt raf­
turile de arhivă. După natura materialului arhivat, rafturile pot fi; fixe, cu poliţe simple sau
duble, fixe şi montabile (cu indice de ocupare de aproximativ 50%), autoportante, din
schelet metalic sau mobile/compacte (cu indici de ocupare de aproximativ 80-90%), în
funcţie de suporturile grafice şi forma de păstrare a documentelor, se mai utilizează pentru
arhivare: fişete, seifuri/safe-uri, clasoare (pentru arhivare verticală, orizontală şi rulată),
rastele. Toate mijloacele de protecţie trebuie să corespundă unor parametri calitativi:
- dimensionate după spaţiu! depozitului pentru a asigura accesul la documente
şi posibilitatea unei evacuări rapide la nevoie (nu mai înalte de 2,20 m, nu mai
lungi de 10 m);
- amplasate perpendicular pe sursa de lumină naturală şi paralel cu sursa de
lumină artificială;
- să asigure stabilitatea documentelor arhivate. Rafturile clasice, rastelele vor
fi ancorate de tavan, pereţi, stâlpii de rezistenţă, precum şi între ele cu bare
metalice pentru a evita prăbuşirea în caz de cutremure;
2 3 !
- să suporte greutatea materialului arhivat. Poliţa simplă de un metru trebuie să
asigure o rezistenţă ia încărcare de aproximativ 120 kg, cea dublă de 240 kg;
- să asigure depozitarea prin eliminarea tensiunilor (poliţele să fie adaptate la
formatele documentelor şi mai late în profunzime decât documentele arhivate:
standard 30 cm, 40 cm pentru documente de dimensiuni mai mari (registre);
- să asigure accesul facil la documente (distanţa dintre poliţe trebuie să fie cu
2,5-5 centimetri mai mare decât cutiile de protecţie) şi să nu fie mai înalte de
2,20 m (maximum şapte poliţe, din care şase funcţionale, una de protecţie);
- lăţimea culoarelor centrale va fi de 1,20-1,50 m, iar lăţimea culoarelor de
acces între rafturi va ii de 0,8-lm;
- fişetele, clasoarele (dulapuri cu sertare pentru păstrarea plană a documentelor:
însemne heraldice, planuri s.a.), seifurile şi rastelele se aşază unele lângă altele
şi spate în spate;
- pentru fişete, clasoare, seifuri se asigură culoare mai mari pentru a permite
deschiderea uşilor şi sertarelor şi manipularea materialului arhivistic;
- să nu trepideze;
- să corespundă proprietăţilor materialului arhivistic (dimensiune, materiale de
construcţie conform necesităţilor şi proprietăţilor suporturilor grafice). Lemnul
este mai uşor, mai ieftin şi nu solicită planşeele clădirii, dar emite acizi orga­
nici volatili, dăunători şi favorizează dezvoltarea unor clase de dăunători biolo­
gici. Mijloacele de arhivare din lemn trebuie impregnate cu soluţii insecticide şi
ignifuge şi cu lacuri şi vopsele pe bază de minerale anorganice care să le facă
infuzabile, rezistente la incendii, impermeabile şi lavabile. Lemnul poate fi
utilizat cu succes pentru spaţiile de birouri, biblioteci, săli de studiu. Metalul
este mai greu de manevrat, eoroziv, favorizează condensul în spaţii fără posi­
bilităţi de condiţionare a microclimatului. Este mai rezistent, manevrabil şi
asigură condiţii bune de depozitare şi conservare după ce este acoperit cu sub­
stanţe protectoare anticorozive şi fără emanaţii.

M ijlo a c e de pro tecţie a d o cu m en telo r

Mijloacele de protecţie sunt o categorie specială de ambalaje destinate protecţiei,


în grup sau individual, a unităţilor arhivistice/documentelor de arhivă. Ele constituie
prima barieră împotriva ficiorilor de degradare (lumina solară, praf, poluarea atmosfe­
rică, umiditatea relativă a aerului), asigură integritatea unităţilor arhivistice, transportul
acestora şi păstrarea evidenţei de depozit prin înscrierea cotelor arhivistice.
232
Cele mai utilizate mijloace de protecţie sunt: cutii (dreptunghiulare, pătrate,,
tubulare) din carton, cutii metalice sau din material plastic, casete din lemn, role, mape
pentru documente speciale, dosare, coperţi, cămăşi de protecţie, plicuri ş.a. Mijloacele
de protecţie confecţionate din carton şi hârtie trebuie să aibă în compoziţie materiale
neutre, iar cele metalice să fie uşoare, neoxidabile sau din metale oxidabile tratate
împotriva coroziunii.
Mijloacele de protecţie trebuie să corespundă unor cerinţe:
- să fie corelate din construcţie cu natura, forma şi dimensiunile documentelor
pentru a nu produce plieri, tensionări, presiuni;
- să fie corelate cu lăţimea poliţelor şi înălţimea spaţiilor dintre poliţe;
- să aibă prevăzute spaţii de înscriere a cotei de arhivare,, stabil precizate şi dacă
se poate preimprimate;
- să fíe confecţionate din materiale uşoare şi stabile din punct de vedere chimic
pentru a nu afecta suportul grafic şi cernelurile de scriere (cartoane şi hârtii
neutre);
- să aibă unul sau mai mulţi pereţi mobili, cu sau fără orificii pentru aerisire;.
- să fíe uşor de mânuit, atât în poziţie închisă, cât şi în poziţie deschisă;
- cutiile de arhivă standard să nu depăşească grosimea interioară de 15 cm;
- să fie durabile în timp, rezistente la prăfuire, la acţiunea agenţilor biologici şi
la acţiuni de îndepărtare a murdăriei;
- să ofere disponibilitatea de a proteja conţinutul împotriva unor agenţi exte­
riori, împotriva focului şi apei;
- pentru hărţi, planuri, afişe se va evita arhivarea pliată şi se vor constitui mij­
loace speciale pentru păstrarea rulată, verticală sau orizontală;
«g pentru documentele sonore şi informatice se va evita arhivarea în apropierea
câmpurilor magnetice;
- rolele de microfilm sunt păstrate, în funcţie de rolul lor, în cutii din metal inoxi­
dabil (aluminiu) pregătite în prealabil şi în cutii din material plastic (polystiren);
- pentru documentele fotografice, pelicule cinematografice sunt necesare cutii
speciale care să asigure întuneric deplin;
- pentru împachetarea mediilor de stocare electronice sunt recomandate carca­
sele speciale din plastic care sunt depozitate în cutii sau containere de calitate.
neutre.
M ijl o a c e d e t r a n s p o r t p e n t r u d o c u m e n t e

- cărucioare de arhivă pe patru roţi, cu una sau două platforme orizontale, pe


care se pot transporta până la 300 kg. Vor fi stabile, solide, foarte mobile, uşor
de manevrat şi dimensionate după spaţiile existente în depozite. Pentru trans­
portul de planuri şi hărţi se utilizează cărucioare speciale;
- cărucioare pe bază de baterii sau motoare electrice pentru transporturi pe dis­
tanţe mari;
- elevatoare între nivelurile clădirii;
- ascensoare/lifturi pentru transport vertical (pentru personal şi arhivă, doar pentru
arhivă, cu putere de încărcare de aproximativ 400-800 kg). Trebuie să asigure
transportul cărucioarelor de arhivă;
- saci de arhivă;
- containere din lemn sau metal cu capacitate de aproximativ Im3;
- automobile de serviciu pentru transportul materialului documentar între clădiri
şi depozite amplasate la distanţe mari unele de altele.

MIJLOACE DE ACCES LA RAFT


- scări de acces la raft, duble, mobile şi fixe, construite după dimensiunile mij­
loacelor de arhivare şi a spaţiilor dintre acestea, pentru a permite accesul rapid
la documentele arhivate şi viteză de acţiune în caz de evacuare.

MIJLOACE DE LUCRU ÎN DEPOZIT


Pentru a facilita desfăşurarea unor activităţi arhivistice în spaţiile cele mai largi
ale depozitului se amplasează: mese fixe şi rabatabile, scaune fixe şi rabatabile, li sete.
scări, echipament de transport arhivă. Personalul care lucrează cu documentele de arhivă
trebuie să beneficieze de halate, mănuşi speciale din bumbac, măşti de protecţie.

A şeza rea fo n d u r ilo r şi co lecţiilo r în d epo zite

Aşezarea arhivelor în depozite este esenţială pentru buna păstrare şi regăsire a


documentelor care le compun. Pentru aceasta este necesar să se respecte unele reguli:
- arhivarea materialelor arhivistice nou preluate, care prezintă factori de risc,
necesită tratamente, clasare şi prelucrare arhivistică, se face în depozite inter­
mediare, amplasate departe de depozitele cu arhive istorice;

234
- asigurarea integrităţii fondurilor şi colecţiilor;
- gruparea fondurilor pe ramuri de activitate (fonduri administrative, judecăto­
reşti, sanitare, de învăţământ, bancare etc.);
- arhivarea în ordinea anilor şi a cotelor de inventar, de sus în jos, pe poliţe de
un metru liniar;
- asigurarea rezervei de depozitare pentru fondurile deschise în vederea pre­
luărilor ulterioare (rezervă de rafturi şi poliţe neocupate);
- depozitele vor fi compatibile cu caracteristicile suporturile grafice arhivate:
depozite pentru arhivă pe suport papetar, pentru arhivă pe clişee şi microfilme,
pentru arhivă electronică, pentru fotografii s.a.;
- asigurarea corespondenţei dintre mărimea unui fond/colecţie şi mărimea depo­
zitului.
- asigurarea corespondenţei dintre importanţa fondului/colecţiei şi calitatea spaţiu­
lui de depozitare. Pentru fondurile/colecţiile cele mai importante se vor asigura
depozitele cele mai sigure, cu condiţii de păstrare şi conservare cele mai bune;
- asigurarea unor camere de lucru în imediata apropiere pentru personalul spe­
cializat în care să se desfăşoare operaţiuni de regăsire şi prelucrare arhivistică.

P o ziţia de arh ivare

Este esenţială în asigurarea conservării documentelor permanente şi se stabileşte


funcţie de natura materială a suportului grafic, forma şi modul de păstrare:
- întins în poziţia repaus pe cea mai mică din laturile sale (foi volante, manus­
crise, cărţi, fotografii);
- aşezarea pe una din feţele circulare şi nu pe linia de rulare pentru role (de micro­
film, film, benzi magnetice);
- aşezarea pe cant a discurilor din orice material (vinilin, carbon);
- întins pe cant pe manşeta de îndosariere pentru a nu forţa linia de îmbinare
dintre coperţi şi blocul de file (dosare);
- întins în poziţia repaus pe cea mai mare din laturile sale/orizontal (registre,
pergamente, însemne heraldice, lucrări de grafică);
- rulat, pe cea mai mare parte (rulouri de planuri, schiţe, hărţi, pergamente, pa­
pirusuri);
- poziţia funcţională (matrici sigilare);
- documentele se aşează pe poliţe prin alăturare, unele lângă altele. Este interzisă
suprapunerea documentelor;
235
- documentele foi volante vor fi amplasate în cămăşi de protecţie şi mape, cu
grosime până la 2,5 cm;
- cutiile care conţin documente unice se pot aşeza prin suprapunere, nu mai
mult de trei (documente pe pergamente pliate);
- eticheta pentru cotare amplasată în poziţia pe care o au documentele în cutie.
Este interzisă aşezarea arhivei în vrac direct pe pardoseală, indiferent dacă aceasta
este sau nu introdusă în mijloace de protecţie. Se fac excepţii de la această regulă şi se
depozitează arhiva pe paleţi din lemn atunci când se produc acţiuni de ordonare/reor-
ganizare a depozitelor pe perioade scurte de timp şi în cazuri de transport.

N um ă ru l u n ită ţilo r a rh iv istice în m ijlo a c ele de


PROTECŢIE

- întotdeauna mai puţine decât capacitatea de arhivare a cutiilor special con­


stituite;
- una sau mai multe unităţi arhivistice, în funcţie de dimensiuni. Dosarele au aceeaşi
orientare, de preferinţă cu manşeta de îndosariere/cotorul în jos. Când man­
şeta de îndosariere este mai groasă decât faţa dosarului se împarte grupul de
dosare în două şi se arhivează o parte cu manşeta de îndosariere în jos şi o
parte cu manşeta de îndosariere în sus;
- în funcţie de starea de conservare se arhivează separat documentele fragile,
în stare precară, deteriorate, cu factori de risc;
- în funcţie de suportul grafic;
- în funcţie de indicele de solicitare/frecvenţa în cercetare;
- documentele tridimensionale şi atipice nu se aşează unele peste altele, prin
suprapunere.

CUTII DE ARHIVĂ ŞI COTE


- unităţile arhivistice se introduc în cutii de arhivă şi se cotează cutiile;
- numerotarea cutiilor dintr-un fond/colecţie începe de la 1 la n în funcţie de
preluări;
- pe fiecare cutie se menţionează numărul de unităţi arhivistice arhivate;
- pe carcasele de plastic cotele se inscripţionează doar pe etichete;
- marcarea cotei se face cu creionul, tuşul sau markere permanente.

236
COTAREA DEPOZITELOR, MIJLOACELOR DE ARIVARE ŞI DE
PROTECŢIE
- fiecare nivel, încăpere (depozit, birou, laborator, sală de studiu etc.) dinir-o
Arhivă va primi un număr/cod pentru identificare, orientare şi regăsire;
- fiecare mijloc de arhivare va fi cotat în funcţie de caracteristici: raft-Rf, fişet-F,
seif-S, dulap-D, rastel-Rs, la fel ca şi subansamblurile componente ale acestora:
poliţă-po., sertar-s. Cota se scrie direct pe mijlocul de arhivare, Central, în partea
vizibilă. Rafturile vor avea înscris numărul/cota pe ambele capete;
- numărătoarea rafturilor se face în funcţie de uşa de acces în depozit, de la stânga
la dreapta, din faţă în spate. Toate poliţele rafturilor sunt numerotate de sus
în jos şi au acblaşi număr pentru acelaşi nivel. Poliţa de sus este pentru protecţie
şi nu se numerotează. Următoarea poliţă în jos are numărul 1, la fel ca toate
poliţele rafturilor aflate la acelaşi nivel;
- fiecare mijloc de protecţie va primi o cotă de arhivare în funcţie de poziţia
ocupată, preluare şi de succesiunea documentelor dintr-un fond sau colecţie.
Numerotarea se face astfel: pentru documentele medievale cutiile şi pachetele
se numerotează cu cifre romane, pentru documentele modeme şi contempo­
rane cu cifre arabe;
- fiecare depozit va avea un ghid topografic;
- fiecare raft va avea un ghid topografic de raft;
- fiecare depozit va avea un registru de evidenţă a documentelor în care sunt
înscrise intrările şi ieşirile din depozit (circulaţia documentelor);
- fiecare unitate arhivistică scoasă din mijlocul de protecţie/de pe raft este în­
locuită cu o Fişă de control, tipizată.
Prelucrarea informatică a datelor de cotare măreşte mult capacitatea de regăsire
şi informare.

Fa c t o r i d e d e g a d a r e a d o c u m e n t e l o r d e a r h iv ă

Fiecare particulă de materie creată, inclusiv materia suporturilor grafice, are în


compunere două elemente de bază (bioxid de carbon şi apă) şi o tendinţă de descom­
pune chimică treptată, trecând prin stadii/procese succesive de degradare. Viteza
proceselor de degradare a materialelor care compun documentele este determinată de:
- structura, compoziţia, tăria legăturilor chimice ale suportului şi cerneluri lor;
- natura factorilor implicaţi în manevrarea fizico-mecanică;

237
- condiţiile de păstrare şi conservare ale mediului ambiant;
- timpul.
In prezent este nevoie de o încetinire a proceselor fizico-chimice de degradare a
izvoarelor scrise până la găsirea tehnologiilor care să pună la dispoziţia oamenilor mo­
dalităţi eficiente de protecţie a mărturiilor documentare. Pentru încetinirea îmbătrânirii
hârtiei este necesar să se stabilească proprietăţile acesteia, să se evalueze starea de con­
servare prin investigaţii noninvazive, pentru a determina degradarea în diferitele ei etape,
repatabilitatea testelor de investigaţie precum şi îndepărtarea cauzelor care o determină.
Viteza de fragilizare a suporturilor grafice este cauzată de mai mulţi factori de
degradare care acţionează de cele mai multe ori în acelaşi timp:
I. factori fizico-chimici ai mediului ambiant;
II. factori biologici;
III. factori umani/sociali;
IV. factori interni/fizico-chimici structurali;
V. cataclisme naturale.

I. F A C T O R I I F IZ I C O -C H I M I C I A I M E D I U L U I A M B I A N T determină asupra
documentelor de arhivă următoarele efecte:
- procese chimice care descompun documentele, degradându-le ireversibil;
- procese fizice de degradare;
- creează condiţii care favorizează dezvoltarea unor dăunători biologici.
Cei mai cunoscuţi factori fizico-chimici sunt:
a) FACTORI REACTIVI sau de reacţie care fac posibile procesele fizico-chi­
mice:
- umiditatea;
- oxigenul;
- gaze reactive: dixidul de sulf (SO2 ), ozonul (0 3), oxizii de azot (NO)3, amo­
niacul (NH3), acizii organici volatili, formaldehida etc.
• este determinată de apa sub formă gazoasă existentă permanent
U m id ita te a
în atmosferă. Apa influenţează toate reacţiile chimice şi este cel mai important
agent de deteriorare. Când aerul este cald se produce fenomenul de desorbţie,
având ca rezultat o cantitate mai mare de vapori de apă în aer. La scăderea
temperaturii, apa trece de la faza gazoasă la cea lichidă, favorizând fenome­
nul de absorbţie şi de condensare. într-o încăpere/spaţiu închis, apa condensată
se depune pe pereţi şi pe orice suprafaţă.
Hârtia, pergamentul, papirusul sunt materiale higroscopice: absorb din umidita­
tea mediului ambiant sau cedează acestuia din umiditatea pe care o posedă. Cantitatea
238
de apă care pătrunde în suportul documentelor prin absorţie are un rol deosebit de
important în conservarea documentelor. Fluctuaţiile de apă din aer determină mecanisme
de degradare (umiditatea accelerează procesele chimice şi fotochirnice care au ca efect
modificarea culorii, fragilizarea, scăderea rezistenţei mecanice ete.).
Cantitatea de aer saturat cu apă sau umiditatea absolută (UA) diferă în funcţie
de temperatură:
Exemple: 0°C există 4,87 g/mc,
5°C există 6,87 g/mc.
10°C există 9,40 g/mc.
15°C există 12,7 g/mc.
20°C există 17 g/mc.
25°C există 22,6 g/rnc,
30°C există 29,6 g/mc.
35°C există 38,3 g/mc.
38°C există 44,3 g/mc.
Umiditatea relativă a aerului (UR) este raportul între cantitatea de vapori cie apă
conţinuţi într-un volum de aer şi cantitatea maximă de vapori de apă în formă invizibilă
ce poate exista în acelaşi volum de aer, la aceiaşi temperatură. în spaţiu închis, dacă
umiditatea absolută rămâne constantă, umiditatea relativă în raport cu temperatura suni
factori invers proporţionali. Cunoaşterea valorilor UR este deosebit de importantă pentru
evaluarea condiţiilor de păstrare a documentelor întrucât aceasta indică gradul de satu­
rare al aerului cu vaporii de apă. La temperatură constantă orice modificare a umidităţii
absolute determină modificarea umidităţii relative. Creşte UA, creşte şi UR, scade UA,
scade şi UR.
Exemple:
la 13°C, UA de 8 g/mc. determină o UR de 40%.
la 20°C, UA de 8 g/mc. determină o UR de 47%.
la 20°C, UA de 10 g/mc. determină o umiditate relativă de 58%,
la 20°C, UA de 12 g/mc. determină o umiditate relativă de 70%,
La UA constantă, orice schimbare de temperatură modifică UR în raport invers:
creşte temperatura, scade UR, scade temperatura,scade UR.
Exemple:
UA de 8 g/mc la 10°C determină o UR de 85%,
UA de 8 g/mc la 13°C determină o UR de 60%.
UA de 8 g/mc la 20°C determină o UR de 47%.
UA de 8 g/mc la 25°C determină o UR de 32%.

239
Menţinerea unei stabilităţi a UR asigură stabilitatea microclimatului şi determină
un echilibru în procesul de degradare al documentelor. UR între 50%-65% ar asigura
condiţii optime de păstrare a documentelor de arhivă. Normele variabile stabilite de
experţii în domeniu sunt:
- pentru hârtie şi pergament: 13°-20°C şi UR 40-55%; (15°-25°C şi UR 40-65%
normativ).
- pentru fotografii alb-negru şi microfilme: 12°C şi UR 35%.
- pentru fotografii color: 5°C şi UR 30-40%.
- pentru suporturi magnetice: 18°C şi UR 40%.
Modificările UR din depozite determină creşterea sau scăderea conţinutului
umidităţii documentelor. Creşterea UR în depozite cauzează procesul de absorbţie cu
efecte în lanţ asupra documentelor:
- creşterea dimensională prin umflare/dilatare;
- produce încreţituri, cutări şi putrezire a hârtiei, pergamentului şi papirusului;
- înmoaie adezivii naturali pe bază de amidon din legătura manuscriselor şi
cărţilor;
- favorizează producerea mucegaiurilor şi a ciupercilor;
- corodează metalele (matrice sigilare, cutii de protecţie metalice pentru role
de microfilm).
Scăderea UR din depozite provoacă desorbţia şi produce asupra documentelor
următoarele efecte:
- contragerea/micşorarea dimensiunilor documentelor, ondulare, deformări;
- deshidratarea suporturilor grafice care determină scăderea rezistenţei meca­
nice, elasticităţii, creşterea rigidităţii şi a gradului de fărâmiţare;
- exfolieri;
- fărâmiţarea uscată.
Caracteristice latitudinii, poziţia geografică şi formele de relief din ţara noastră
cauzează oscilaţii ale microclimatului din depozitele de arhivă, de la uscat, normal, umed
şi invers, astfel:
- regim de umiditate scăzută în atmosferă în lunile noiembrie-aprilie (UR de
50%).
- regim scurt normal-umed şi normal-uscat în lunile mai-iunie (UR de aproxi­
mativ 50%-65%).
- regim uscat în lunile iulie-august (UR de + 65%).
- regim scurt normal-uscat şi normal-umed în lunile septembrie şi octombrie.
Valorile temperaturii şi ale umidităţii aerului din depozitele de arhivă pot fi
măsurate cu ajutorul următoarelor aparate:
240
- termometre;
- higrometre, aparate mecanice de măsurat umiditatea;
- termohigrometre, aparate mecanice şi digitale fixe care indică valorile tem­
peraturii şi umidităţii;
- termohigrografe, aparate mecanice fixe care înregistrează continuu valorile
umidităţii şi temperaturii arătând valorile minime şi maxime, precum şi ritmul;
şi amplitudinea oscilaţiilor în perioade delimitate, cuprinse între 24-168 ore
(o zi până la o săptămână);
- psirometrul, aparat mobil cu ajutorul căruia se măsoară cu precizie valorile
UR şi ale temperaturii dintr-un microclimat;
- aparate electronice care transmit parametrii UR şi ai temperaturii unui com­
puter care înregistrează şi prelucrează continuu datele.

UMIDITATE RELATIVĂ FAVORABILĂ PĂSTRĂRII DOCUMENTELOR


- pentru hârtie: <30-45% (50-65% normativ românesc).
- pentru fotografii: 30-40%.
- pentru clişee, filme cinematografice: 25-35%.
- benzi magnetice: 25-30%.
- pentru pergament: 30-40% (cu utilizarea dezumidificatoarelor).
- pentru microfilme: 25-30%. (50-55% normativ românesc).
- pentru documente electronice: 35-40%.
- pentru metale: 25-30%.
- pentru documente eterogene: 40-45%.
în aceste condiţii, este necesar să se monitorizeze permanent microclimatul din
toate spaţiile unei arhive şi să se urmeze măsuri corectoare ori de câte ori este nevoie.
Controlul UR şi al temperaturilor din depozite pentru obţinerea unui regim microch-
matic uscat şi cât se poate de rece se poate obţine prin:
- izolarea termică corespunzătoare a zidurilor şi plafoanelor clădirilor de arhivă:
- neutralizarea ferestrelor expuse radiaţiilor solare prin zidirea acestora/abscnţa
acestora din proiectare;
- izolarea ferestrelor existente cu panouri termorezistente;
- încălzirea continuă şi moderată în perioadele anotimpurilor reci;
- dezumidificarea aerului cu ajutorul aparatelor speciale;
- circulaţia verticală a curenţilor de aer prin sisteme de ventilare naturală;
- folosirea sistemelor de climatizare prevăzute cu instalaţii de filtrare a aerului
pentru eliminarea gazelor polunante (oxizii de sulf, azot, ozon. amoniac) şi a
prafului;
- pentru protecţia documentelor foarte valoroase, folosirea substanţelor higrosco-
pice tampon (cel mai utilizat este silicagelul, substanţă chimică amorfă gra­
nulată, inertă, stabilă dimensional, netoxică, tiecorozivă, insoluilă care poate
absorbi până la 36-40% din greutatea sa). Silicagelul absoarbe şi cedează vapori
de apă în spaţii bine izolate în funcţie de condiţiile higrometrice ale mediului.

POLUAREA ATMOSFERICĂ
Poluarea atmosferică este un factor major de degradare a documentelor din
arhive. Poluarea atmosferică este determinată în principal de:
> oxigen, este cel mai puternic factor de degradare pentru suporturi grafice şi
cerneluri;
> gazele reactive rezultate în principal în urma unor procese industriale, com­
bustiei carburanţilor, îndeletnicirilor umane, din surse naturale şi biologice:
dioxidul de sulf (SCL), ozonul (0 3), oxizii de azot (NO)XJ amoniacul (NH3),
acidul cianhidric (HCN), acizii organici volatili, fonnalhedrida etc. Dintre
acestea foarte dăunători sunt dioxidul de sulf şi oxizii de azot, care în combi­
naţie cu oxigenul şi umiditatea produc acizii sulfuric şi azotic. Acizii determină
asupra materialelor grafice următoarele efecte de degradare: fragilizarea şi
îmbătrânirea hârtiei, putrezirea pergamentului, decolorarea pigmenţilor grafici
şi de miniere, coroziunea metalelor etc.
> praful (amestec eterogen de particule cu diametre diferite purtate de curenţii
de aer dintr-un loc în altul), de natură organică şi anorganică: polen, siliciu, calcar,
gresie, argilă, sare, fum, funingine, păr, resturi vegetale şi animale, puf, scame,
piele descuamată etc.). Praful este un factor de degradare indirect şi mai mult
un element favorizant, higroscopic, care pătează, decolorează documentele
scrise, zgârie suprafeţele fotografiilor, clişeelor, discurilor, îmbâcseşte apara­
tura şi tehnica electronică.

MĂSURI DE NEUTRALIZARE A POLUĂRII ATM OSFERICE


- etanşarea depozitelor, spaţiilor de lucru pentru personal şi a celor de acces
pentru public;,
- protejarea documentelor cu mijloace de protecţie adecvate suporturilor grafice
şi dimensiunilor documentelor;
- curăţirea temeinică a spaţiilor de depozitare şi a celor de lucru, ultimele zilnic;
- aerisirea prin intermediul ferestrelor deschise cât mai puţin;
- folosirea aerării cu ajutorul instalaţiilor mecanice prin canale de aerare con­
struite vertical în pereţii şi plafoanele depozitelor;

242
- utilizarea instalaţiilor de filtrare a aerului {se vor utiliza filtrele cu cărbune
activ cu absorbţie fizică şi nu cele cu sistem electrostatic de filtrare);
- dotarea arhivelor cu autoclave (utilaj închis ermetic ce permite dezinfecţii sub
presiune) şi etuve care permit efectuarea de dezinfecţii şi deparazitări;
- testarea tuturor materialelor din care sunt alcătuite documentele, a mijloacelor
de arhivare şi de protecţie care sunt introduse în depozite (rafturi, fiŞete, cutii
de arhivă etc.). Sunt interzise plăcile aglomerate sau fibrolemnoase ale căror
adezivi din compoziţie emit elemente nocive (acizi organici volatili din liantul
cu răşini fenolice şi uree formaldehidă).
- testarea tuturor substanţelor utilizate pentru curăţire, dezinfecţii, recondiţio-
narea şi restaurarea documentelor (nu substanţe cu azot);
- arhivarea în depozite separate a documentelor pe suporturi diferite (clişee,
filme fotografice şi microfilme separate de documente pe suport papetar);
- construirea spaţiilor de restaurare şi a celor pentru microfilmare la distanţă
de cele pentru depozitarea documentelor;
- utilizarea de materiale nealcaline în finisajele şi renovările interioare execu­
tate în clădirile şi depozitele de arhivă.

b) FACTORI DE ACTIVARE care asigură energia necesară desfăşurării reac­


ţiilor chimice ce produc degradarea documentelor de arhivă sunt:
- temperatura;
- temnoforeza (mişcarea aerului şi a prafului ca urmare a instabilităţii termice):
- lumina (spectrul surselor de iluminat),

TEMPERATURA ŞI UMIDITATEA RELATIVĂ


Temperaturile ambientale obişnuite în arhivele din spaţiul românesc sunt cuprinse
între 15°-35°C. Nu există un nivel ideal de temperatură şi UR pentru toate documen­
tele de arhivă deoarece tipurile de suport diferă de la o perioadă istorică la alta şi de la
un material la altul (hârtia poate fi păstrată la nivele de temperatură şi umiditate; dife­
rite faţă de fotografii, suporturi informatice etc.). Parametrii recomandaţi pentru conser­
varea documentelor pe hârtie sunt cuprinşi între 180-22°-24°C.
Temperatura prea ridicată sau prea scăzută determină reacţii de degradare chimică
a documentelor scrise pe suporturi tradiţionale (hârtie şi pergament):
- căldura asociată cu UR coborâtă determină răscoacere şi friabi 1itate (devin
rigide, scorţoase, nu mai pot fi derulate în formă plană, suferă deformări):;
- căldura şi UR ridicată determină jilăvirea, înmuierea, proliferarea mucegai u-
rilor, a insectelor şi rozătoarelor;
243
- proliferarea/empţia ciupercilor şi mucegai urilor este favorizată de frig, UR
ridicată şi de o slabă circulare a aerului în spaţiile de depozitare.
Conservare corectă necesită menţinerea unei constanţe a valorilor termohigro-
metrice şi situarea lor în limitele admise.

TEMPERATURI FAVORABILE PRELUNGIRII DURATEI DE PĂSTRARE


A DOCUMENTELOR*'
- pentru hârtie: 13°-20°C.
- pentru clişee, filme cinematografice: <0°C. şi -20°C. (cu aparate frigorifice
şi dezumidificatoare).
- benzi magnetice: <0°C.
- pentru pergamente: 14°-18°C.
~ pentru fotografii alb-negru şi color: 5°-12°C.
- pentru microfilme: <0°C.
- pentru documente informatice, în funcţie de sistemele de stocare: 18°-20°C.
- pentru metale: temperaturi constante.
- pentru documente eterogene: 13°-20°C.
Lumina este energie concentrată în cantităţi discrete (numite cuante de lumină
sau fotoni) care pune în reacţie umiditatea şi oxigenul. Lumina este compusă din radia­
ţiile spectrului vizibil emise de sursele de iluminat. în funcţie de sursa de emitere, lumina
poate fi:
- naturală (produsă de soare, conţinând raze infraroşu (IR) şi ultraviolete (UV),
ultimele foarte nocive pentru documente;
-- artificială (produsă de lămpi incandescente, halogene şi fluorescente).
Intensitatea luminii este măsurată în lucşi. Ea declanşează procese de oxidare/reacţii
chimice (foto-chimice) care determină eliberarea de energie şi oxidarea suporturilor gra­
fice şi a cemelurilor de scriere (o foaie de hârtie expusă 15 minute la lumină este oxidată,
procesul de oxidare continuând şi după 24 de ore). în prezenţa luminii lignina reacţio­
nează cu alţi compuşi şi devine galbenă sau maronie. Pigmenţii şi coloranţii din cer­
neluri se decolorează şi ei atunci când sunt expuşi la lumină. Deteriorarea foto-chimică
este ireversibilă şi produce decolorarea şi fragilizarea materialelor de natură organică.
Sunt susceptibile de degradare foto-chimică toate bunurile arhivistice (pe suport de hârtie,
pergament, microfilm etc.).
Factorii secundari care accelerează degradarea fotochimică sunt: intensita­
tea şi durata luminii, umiditatea, oxigenul, temperatura şi calitatea materialului grafic.

* valori variabile în funcţie de condiţiile fizico-geogratîce,


244
Pentru a proteja documentele de lumina naturală (cu emisiune puternică de UV, de 50
de ori mai puternică decât iluminatul fluorescent) în depozitele de arhivă este reco­
mandat să se optureze ferestrele şi să se folosească iluminatul halogen (50-150 lux).
Stabilitatea fizică şi chimică a documentelor de arhivă depinde de calitatea mate­
rialelor şi a tratamentelor utilizate pentru alcătuirea acestora. Calitatea documentelor s-a
depreciat de-a lungul secolelor, datorită producerii acestora în cantităţi din ce în ce
mai mari.

IGIENA DEPOZITELOR DE ARHIVĂ


Constă în totalitatea măsurilor de întreţinere a depozitelor de arhivă, efectuate
cu scopul menţinerii salubrităţii spaţiilor destinate păstrării şi conservării documen­
telor. Principalele măsuri de igienă a depozitelor de arhivă sunt:
- aerisirea depozitelor, doar în zonele nepoluate;
- desprăfuirea periodică cu ajutorul aspiratoarelor speciale/industriale;
- dezinsecţia şi deratizarea cu substanţe speciale;
- controlul permanent al factorilor de microclimat;
- controlul periodic a stării de conservare a documentelor;
- efectuarea unor proceduri speciale de corectare a microclimatului.

AERISIREA DEPOZITELOR DE ARHIVĂ


Depozitele fără posibilităţi de condiţionare a temperaturii trebuie să beneficieze
de ventilare mecanică sau ventilare naturală a aerului din interior. Aerisirea prin des­
chiderea ferestrelor trebuie făcută în zilele însorite, dimineaţa când razele soarelui nu
sunt puternice, fără ploaie, ceaţă sau vânt (orele 8oo-10ou),
Se vor avea în vedere următoarele aspecte:
- natura suporturilor grafice şi valoarea documentelor din depozit;
- mărimea depozitelor şi a ferestrelor;
- factorii de poluare învecinată (mijloace de transport, întreprinderi, şantiere de
construcţii);
- anotimpul când se face aerisirea (de regulă se aerează mai mult în anotimpul
călduros).

II. FACTORII BIOLOGICI


Cei mai cunoscuţi factori biologici care produc deteriorări asupra documentelor
sunt:
> rnicete fungice sau bacteriene, apar în cazurile de depozitare la o umiditate
relativă ridicată. Micetele sunt bacterii microscopice (mucegaiuri) şi macros-
245
copice (ciuperci). Dezvoltarea fungiilor este vizibilă atunci când pe coperţile
manuscriselor şi pe documente se formează pete alburii care mai târziu devin
maronii verzui. Ele apar mai ales pe materialele arhivistice care sunt strâns
împachetate favorizând crearea unui strat subţire de aer umed în interior.
> insecte xilofage şi necrofage care se hrănesc cu elementele componente ale
hârtiei, pergamentelor şi pielii din care sunt alcătuite coperţile manuscriselor
(carii, molii, furnici).
> animale rozătoare (şoareci, şobolani).
Factorii biologici apar în urma unor condiţii favorabile precum:
- UR a aerului mai mare de 60-70%;
- infiltraţii de apă pluvială, defecţiuni ale instalaţiei de apă sau ale canaliză­
rilor de evacuare;
- igienă precară a depozitelor de arhivă.

EFECTE ALE FACTORILOR BIOLOGICI ASUPRA DOCUMENTELOR


- micetele se hrănesc cu elementele componente ale hârtiei, producând pierde­
rea rezistenţei fizico-mecanice, creşterea friabilităţii, apariţia de pete de dife­
rite culori (roz, violet, verde, maroniu) care afectează cernelurile, vizibilitatea
scrisului şi fragilizează suportul grafic;
- insectele produc galerii în masa compactă de hârtie a cărţilor tipărite, manus­
criselor, afectează lemnul din coperţile şi scoarţele acestora, scăzându-le rezis­
tenţa şi distrugând informaţia scrisă, furnicile produc murdărirea materialelor
arhivistice;
- rozătoarele se hrănesc cu amidonul, paste şi alţi agenţi de încleiere din legă­
tura manuscriselor şi cărţilor şi îşi fac cuib din hârtia acestora. Au putere de
distrugere mare, dar pot fi depistate şi evitate mai uşor.
Combaterea acestor cauze de distrugere cu fungicide şi insecticide trebuie efectuată
imediat şi de către personal specializat. Natura şi gradul de distrucţie depind în mare
parte şi de promptitudinea descoperirii factorilor degradanţi şi de modul cum este con­
trolată infestarea. Prevenţia este şi cea mai importantă şi constă în controlul permanent
al temperaturilor, umidităţii, aerisirea spaţiilor, menţinerea curăţeniei, salubrităţii şi etan-
şarea acestora s.a. Atunci când se descoperă focare de infecţie, este necesar să se izoleze
şi să se intervină imediat.

III. FACTORUL UMAN


Produce cele mai distrugătoare efecte asupra documentelor de arhivă datorită
păstrării şi manipulării necorespunzătoare:

246
- nu face ce ar trebui să facă: nu aplică măsurile de conservare preventivă nece­
sare şi obligatorii, nu aplică măsurile preventive pentru reducerea acţiunilor
factorilor fizico-chimici ai mediului ambiant şi nu ia măguri de prevenţie
împotriva factorilor biologici.
- nu foloseşte în mod corespunzător documentele: contactul direct cu docu­
mentele (fără mănuşi din bumbac pentru a le proteja de murdărie, praf, săruri,
acizi şi grăsimea mâinilor), condiţii de manevrare necorespunzătoare în rnodul
în care se fac prinderea, mişcarea dintr-un loc în altul, aşezarea tensionată pe
rafturi şi în cutii de protecţie, transport, studiu, inventariere sau verificare, expu­
nere, introducerea într-un aparat tehnic (pentru copiere, multiplicare, transfer
de informaţii în format electronic).
- ignoranţă, neglijenţă, nepăsare, necunoaştere, subestimare.
- distrugere voită sau sustrageri de documente.
- mişcările sociale, conflictele armate sunt cele mai distrugătoare.
Cauzele sociale ale distrugerilor de documente cele mai frecvent întâlnite!suni:
- desele schimbări de localuri de instituţii şi încăperi destinate arhivării actelor
şi documentelor;
- lipsa spaţiilor de depozitare sau amplasarea acestora în locuri insalubre
(poduri şi subsoluri de clădiri);
- instabilitatea locului de muncă pentru persoanele care răspund direct de admi­
nistrarea arhivelor;
- luptele pentru putere în stat;
- nepăsarea autorităţilor şi a persoanelor;
- selecţionarea nesăbuită a actelor arhivelor din lipsă de spaţii de depozitare;
- dorinţa de a recupera materia primă pentru fabricarea hârtiei;
- invaziile străine;
- mişcările sociale, războaiele, atacurile teroriste.
Procesele de degradare provocate de factorul uman sunt de natură fizieo-chimică
şi fizico-mecanică: răsuciri de colţuri, sfâşieri la margini, plieri, murdăriri, pitiri, rupturi,
fisuri, pierderi de material suport, degradarea elementelor de legătură (cusături, nervuri,
articulaţii, capitalband, scoarţe, învelitori, forzaţuri) s.a.

IV. FACTORI INTERNI


Sunt acele elemente care se introduc în timpul procesării/confecţionării materia­
lelor ce compun documentele (suport grafic, cerneluri de scriere). în producerea hârtiei
sunt substanţe inerente şi imposibil de eliminat din structură: lignina în hârtia fabricată
din pastă de lemn, alaunul şi colofoniul pentru încleiere, sărurile metalice (ioni de metale
247
grele: fierul, cuprul). Cernelurile de scriere au în compoziţia lor substanţe minerale,
dar şi substanţe chimice, aşa cum sunt cernelurile fero-galice.
Neutralizarea acţiunii factorilor interni este aproape imposibilă, iar măsurile
împotriva acţiunilor acestora nu intră în sfera conservării preventive. Metodele prin
care se poate neutraliza acţiunea acestor factori fac parte din sfera conservării aplicate
sau restaurării, ele necesitând intervenţii de laborator. în aceste cazuri se intervine
pentru neutralizarea acidităţii pe care aceşti factori le provoacă în hârtie şi se fac indi­
vidual, adică foaie cu foaie. în statele dezvoltate se practică şi tratamente de dezaci-
dificare „în masă”, realizate cu aparatură specială.

V. CATACLISMELE NATURALE
Sunt complet imprevizibili şi totodată cei mai violenţi şi mai distrugători factori
întrucât produc distrugeri, uneori în proporţii de masă: seisme/cutremure de pământ,
alunecări de teren, căderi de meteoriţi, inundaţii şi incendii cu cauze naturale, furtuni
de nisip şi de praf, tornade, accidente nucleare. Focul şi inundaţiile sunt cei mai frec­
venţi factori de distrugere a arhivelor.
Apa provenită din inundaţii are efecte imediate asupra suporturilor grafice şi cer-
nelurilor de scriere. Ea provoacă distorsionarea, umflarea, deformarea hârtiei, dizolvarea
cleiurilor şi a cernelurilor. în cazul inundării unei arhive, recuperarea acesteia se poate
face în 48 de ore prin două procedee: uscarea sau congelarea rapidă, în cel mult 6-8 ore de
la imersare. La temperaturi cuprinse între -50 şi -80°C, îngheţarea stopează degradarea,
asigură stabilitatea chimică şi fizică a suporturilor grafice şi a cernelurilor şi împiedică
germinarea sporilor de mucegai.

PĂSTRA REA ŞI CONSERVAREA ARHIVELOR ELECTRONICE

Păstrarea şi conservarea informaţiilor pe suporturi electronice presupun:


- întreţinerea arhivei electronice;
- existenţa unor programe informatice care să permită transferarea documen­
telor arhivate din formatul în care au fost create într-un format care să per­
mită vizualizarea, reproducerea şi stocarea lor la nivelul tehnologiilor în uz
curent;
- crearea unei arhive electronice de siguranţă, care să cuprindă toate documen­
tele în formă electronică arhivate şi care se actualizează permanent off-line\
- utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea,
securitatea şi unde este cazul, confidenţialitatea documentelor arhivate;

248
- securitatea şi integritatea spaţiului ocupat de echipamentele care găzduiesc
arhivele electronice;
- asigurarea accesului şi redării oricărui document conţinut în arhivă;
- asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat;
- recuperarea informaţiilor în cazul dezastrelor naturale.

S e c u r it a t e a ş i p r e v e n ir e a d is t r u g e r il o r
DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

Fiecare arhivă poate reprezenta o tentaţie pentru sustrageri de documente sau pontat
declanşarea unor incendii, în scopul distrugerii unor mărturii. Pentru protejare este
necesar să se îmbine studierea factorilor de risc cu prevenţia şi asigurarea securităţii
arhivelor.
> Securitate înseamnă protejarea împotriva factorilor dc risc prin îmbinarea pazei
umane cu sisteme tehnice de supraveghere şi alarmare (senzori de mişcare,
sistem de supraveghere prin circuit intern de camere video care transmit ii$§*
gini la un dispecerat pentru supraveghere monitorizată, sistem de alarmare şi
intervenţie s.a.).
Mijloacele de pază şi securitate se aplică astfel:
- în jurul şi în interiorul clădirilor de arhivă;
- în holurile şi sălile cu acces pentru publicul larg;
- securitatea documentelor în spaţii cu acces limitat (sisteme de identificare a
fiecăruia în parte);
- măsuri de securitate în caz de urgenţe;
“ cunoaşterea riscurilor, a programelor de prevenţie de către personal şi instruirea
acestuia pentru îndepărtarea factorilor de risc şi a efectelor acestora;
- utilizarea de personal verificat şi specializat.
y Evaluarea riscurilor se realizează prin analiza următoarelor aspecte:
- analizarea amplasamentului unei Arhive în localitate (urban, rotai, cartier
de locuinţe, industrial, comercial);
- existenţa unor riscuri naturale sau industriale apropíale (vegetaţie din
abundenţă, aeroport, cale ferată, autostradă, întreprinderi poluante);
- vecinătăţi cu risc (bariere naturale pe cursuri de ape, lacuri cu apă sărată,
mări, spaţii prea luminate, prăpăstii);
- spaţiile învecinate sunt sigure (patrule umane, supraveghere video, rezis­
tenţa uşilor şi geamurilor de la subsol, parter, mezanin şi primul elaj,
siguranţa sistemului de aerisire);
249
- accesul în instituţie securizat (puncte de acces controlate uman sau tehnic,
acces diferit pentru personalul propriu);
- poluare din vecinătăţi sau industrială (circulaţie intensă a mijloacelor de
transport sau poluatori chimici);
- în ce măsură clădirile sunt protejate împotriva unor eventuale efracţii,
incendii, inundaţii, alunecări de teren;
- incidente majore produse în ultimii cinci ani în vecinătăţi (alerte cu bombe,
bombardamente, mişcări sociale, inundaţii, incendii, acte de vandalism);
- arie geografică cu mişcări telurice/cutremure.
> Prevenirea se referă la acţiunile şi activităţile organizate din timp în vederea
eliminării, evitării sau diminuării riscului de dezastru pentru arhive. Prevenirea
se face prin:
- evaluarea tuturor riscurilor interne şi externe;
- măsuri concrete de prevenire a eventualelor dezastre;
- întocmirea de planuri de acţiuni în caz de primejdii şi difuzarea acestora
către personal;
- întocmirea unor proceduri de intervenţie, difuzarea şi aplicarea lor în exer­
ciţii periodice;
- stabilirea sarcinilor fiecărei persoane, grup de persoane, conducători.
Este necesară luarea tuturor precauţiilor pentru securizarea clădirilor de arhivă
şi a fondurilor şi colecţiilor de documente. Prevenirea riscurilor este posibilă prin
organizarea permanentă a unor acţiuni:
- supraveghere prin combinare a pazei umane cu sistemele tehnice de alarmare;
- montarea unor sisteme de detectare şi alarmare a intruziunilor şi incendiilor
cu localizare rapidă;
- evitarea depozitării de mijloace de arhivare şi protecţie cu factori de risc (com­
bustibile, care degajează substanţe chimice);
- dotarea cu extinctoare de incendii manuale şi automate;
- montarea unor instalaţii automate de dispersie a unor gaze inerte, menite a stinge
focarele;
- control şi monitorizarea permanentă a riscurilor, a sistemelor de supraveghere,
de prevenire şi stingere a incendiilor;
- cunoaşterea şi evidenţierea prin semne de către personal a celor mai valoroase
documente şi amplasamentul acestora;
- sistem de evidenţă a documentelor corect şi exact;
- conectarea la sistemul naţional automat de avertizare a mişcărilor telurice de
anvergură.

250
Prevenirea şi îndepărtarea riscurilor se realizează şi prin întocmirea unor Planuri
de urgenţă care cuprind:
- stabilirea planurilor pentru fiecare clădire, acces, etaj, camere video, alarme,
extinctoare, detectoare de fum, apă, gaze, instalaţii de declanşare a gazelor
inerte, a prafurilor şi apei pentru incendiile dinafara depozitelor de arhivă;
- stabilirea listelor cu documentele cele mai importante şi a priorităţilor pentru
eventuale evacuări;
- formarea echipelor de intervenţie cu personal propriu şi voluntari şi pregă­
tirea acestora prin acţiuni de simulare;
- instrucţiuni clare pentru operaţiuni de salvare (trasee de evacuare, direcţii de
evacuare);
- stabilirea coordonatorilor şi contactelor acestora cu exteriorul şi cu echipele
de salvare;
- identificarea şi stabilirea spaţiilor de evacuare;
- stabilirea contactelor cu unităţile care pot ajuta: pompieri, societăţi de trans­
port, asigurarea mijloacelor de transport (lăzi, saci, containere);
- repartizarea resurselor financiare pentru îndepărtarea dezastrelor;
- proceduri de îndepărtare a dezastrelor şi de repunere în activitate după dezastre.
Intervenţia se realizează în caz de cutremure, incendii, în caz de inundaţii (depo­
zitarea şi uscarea documentelor în aer liber sau cu ajutorul aparaturii adecvate).
Repararea dezastrelor se face în baza analizelor şi stabilirii unor planuri de
acţiune în funcţie de:
- priorităţi în funcţie de dezastre;
- programe de conservare pe etape;
- selecţionarea documentelor iremediabil deteriorate;
- locuri de reabilitare;
- analiza dezastrelor şi îmbunătăţirea planurilor de urgenţă.

PREVENIREA INCENDIILOR
Incendiile se declanşează din cauze naturale sau sunt provocate de neglijenţa
oamenilor. In acest sens se pot enumera:
> disfuncţii ale instalaţiilor şi aparatelor electrice care produc supra-îacălzire şi
scurt-circuite;
> îmbătrânirea instalaţiilor electrice din exteriorul şi interiorul clădirilor;
> utilizarea becurilor cu incandescenţă în depozitele cu documente (balonul de
sticlă supra-încălzit dezvoltă la suprafaţă temperaturi până la 80°C);

251
y absenţa unor măsuri de protecţiei în timpul efectuării unor lucrări cu flacără
deschisă (sudură, tăierea metalelor cu flexul, lipirea cu flacără deschisă);
> nerespectarea interdicţiei de a fuma în spaţii interzise (unde se folosesc sub­
stanţe inflamabile);
> utilizarea unor aparate de încălzire defecte (reşouri cu rezistenţă, radiatoare,
calorifere cu ulei);
> realizarea unorbranşări improvizate (înnădiri pe circuitele electrice, contacte
improvizate);
> introducerea şi depozitarea de materiale combustibile şi inflamabile în locuri
neamenajate şi nepermise;
y utilizarea încălzirii cu sobe pe bază de gaze;
y producerea de descărcări electrice/fulgere în timpul furtunilor;
y producerea unor incendii provocate din vandalism sau piromanie.

MĂSURI DE PREVENIRE A INCENDIILOR


- izolarea completă a magaziilor de materiale, laboratoarelor şi spaţiilor care
pot reprezenta risc de incendiu de depozitele de arhivă (planşee, uşi metalice
cu rezistenţă la foc de minimum două ore);
-- scări de evacuare interioare în arhitectura clădirii şi de siguranţă metalice în
exterior.
- depistarea şi stabilirea factorilor de risc şi a condiţiilor favorizante;
- elaborarea unui program de măsuri preventive;
- întocmirea de planuri de evacuare cu stabilirea priorităţilor şi a spaţiilor de
depozitare.
- asigurarea unor trasee şi coridoare (cel puţin două) de evacuare în depozite,
holuri, scări interioare şi exterioare;
- amplasarea Ia locuri vizibile a planurilor de construcţie pentru fiecare palier;
- adaptarea instalaţiilor electrice la capacitatea şi nevoile instituţiei (toate cablu­
rile electrice trecute prin tuburi metalice);
- verificarea periodică a stării şi condiţiilor de funcţionare a instalaţiei electrice;
- dotarea cu aparatură care să asigure debranşarea automată şi scoaterea de sub
tensiune a instalaţiei electrice;
- dotarea cu senzori pentru depistarea ridicării bruşte a temperaturii, a fumului
şi gazelor de combustie în toate încăperile clădirii;
- dotarea cu aparatură pentru stingerea incendiilor (manuală sau sprinlders),
prin comandă electronică: instinctoare cu gaze inerte, C 0 2, pulberi/praf inert,
zăpadă carbonică);
montarea de hidranţi exteriori;
afişarea în locuri vizibile a regulilor de folosire corectă a aparatelor, instala­
ţiilor, substanţelor uşor inflamabile;
interzicere strictă a fumatului în alte locuri decât cele special amenajate,
amplasarea de inscripţii şi avertismente în acest sens;
interzisă lăsarea nesupravegheată, chiar pentru scurt timp,, a aparatelor de
încălzit şi a celor de călcat (folosite la restaurare);
supravegherea permanentă a centralelor de încălzire termică în timpul anotim­
purilor reci|
cunoaşterea şi instruirea temeinică a personalului cu normele şi măsurile PSI
şi cu utilizarea eficientă a aparaturii pentru stingerea incendiilor;
includerea sarcinilor personale pe linie de PSI în fişa de post a angajatului;
efectuarea de exerciţii şi antrenamente prin simularea unor situaţii de incendiu;
controlul strict al amplasării prizelor şi întrerupătoarelor;
ignifugarea cu substanţe omologate a părţilor decorative, mijloacelor de arhi­
vare şi protecţie, mobilier, parchet s.a. confecţionate din lemn;
montarea unor instalaţii pentru protecţie împotriva descărcărilor electrice
atmosferice (paratrăsnet);
interzicerea depozitării oricăror substanţe inflamabile sau neidentificate;
controlul periodic al respectării măsurilor preconizate;
apelarea la ajutorul pompierilor, forţelor Ministerului Afacerilor Interne şi
Ministerul Apărării Naţionale şi efectuarea de stimulări de incendii.

253
ARHIVISTICĂ ŞI COOPERAREA ARHIVISTICĂ
INTERNAŢIONALĂ

în raporturile internaţionale au fost puse în analiză şi discuţie principalele pro­


bleme arhivistice contemporane: cooperarea Iransfrontalieră, uniformizarea prelucrării
arhivistică a documentelor contemporane (standarde de descriere arhivistice), liberali­
zarea accesului cercetării în arhive, circulaţia bunurilor culturale, patrimoniul cultural
naţional şi universal, istoria arhivelor şi metodologia elaborării unor lucrări în dome­
niul arhivistic, necesitatea întocmirii unui ghid internaţional al arhivelor, problemele
arhivelor curente ale organizaţiilor, documentele informatice, digitalizarea arhivelor isto­
rice, restaurarea materialelor documentare şi necesitatea împărtăşirii experienţei avan­
sate a unor ţări în vederea aplicării şi folosirii celor mai bune metode de restaurare ctc.
Prima reuniune internaţională a Arhivelor şi Bibliotecilor a avut loc în anul 1910
la Bruxelles cu ocazia expoziţiei universale. Institutul Internaţional ele Cooperare
Intelectuală (IICI), fondat în 1922 la Paris, a pus problema creării unui Comitet pro­
fesional de arhivişti ca urmare a dezvoltării unei noi categorii profesionale: arhiviştn.
Primul congres arhivistic internaţional a avut loc cu prilejul Congresului de Istoric
care s-a desfăşurat la Bruxelles în anul 1923. Acesta a fost primul dintr-un lung şir de
congrese şi întâlniri ale arhiviştilor. Au fost abordate atunci subiecte privind instrumen­
tele de regăsire, respectul faţă de fondul arhivistic, formarea personalului arhivistic,
probleme privind arhivele private şi arhivele cinematografice.
în 1929, la Marburg, în Germania, s-a constituit o comisie în scopul unificării
limbajului arhivistic, în 1930 au fost discutate şi definite la Viena noţiunile „arhivă” şi
„arhivistică”. în anul 1931 a fost iniţiat un program care avea ca final elaborarea unui
Ghid internaţional al arhivelor. Nu a fost dus la sfârşit din cauza evenimentelor istorice,
dar în 1934, sub egida Societăţii Naţiunilor, a fost constituit Institutul de Cooperare
Intelectuală care coordona un Comitet Permanent al Arhivelor.
De o adevărată colaborare internaţională se poate vorbi după iunie 1948, an în
care a fost creat Conseil International des Archives (CIA/iCA). Consiliul Internaţional
al Arhivelor este o organizaţie profesională internaţională care reprezintă interesele

255
arhivelor, arhiviştilor şi arhivarilor din lumea întreagă. Scopurile sale sunt de a promova,
păstra, dezvolta şi utiliza patrimoniul arhivistic mondial prin asigurarea eficienţei în
gestiunea documentelor, conservarea permanentă şi accesul publicului la informaţiile
din documentele de arhivă şi dezvoltarea relaţiilor dintre arhivişti.
Consiliul Internaţional al Arhivelor este o organizaţie non-guvemamentală care
are drept obiectiv gestiunea eficace a arhivelor, conservarea, tratamentul şi utilizarea
patrimoniului arhivistic mondial prin reprezentarea arhiviştilor profesionişti din lumea
întreagă. CIA are în vedere următoarele obiective generale: reuneşte periodic, din patru
în patru ani, un Congres Internaţional al Arhivelor în care se stabileşte Comitetul Executiv
al CIA, stabileşte şi întreţine relaţii între arhiviştii din toate ţările şi între toate insti­
tuţiile şi organismele profesionale, publice sau private, a căror activitate este legată de
conservarea, organizarea şi administrarea arhivelor, favorizează în toate ţările dezvol­
tarea arhivelor şi pregătirea profesională a arhiviştilor, sprijină, organizează şi contro­
lează pe plan internaţional orice activitate legată de administrarea arhivelor, înlesnind
schimbul de idei şi informaţii în probleme de arhive. In intervalul dintre Congresele
Internaţionale ale Arhivelor au loc anual Conferinţe Internaţionale ale Mesei Rotunde.
CIA colaborează cu factori de decizie de cel mai înalt nivel: UNESCO, precum
şi cu organisme internaţionale care au preocupări pentru păstrarea şi conservarea
bunurilor culturale de patrimoniu naţional şi internaţional: Federaţia Internaţională a
Asociaţiilor şi Bibliotecilor (rFLA), Scutul Albastru, Consiliul Internaţional aI Muzeelor
(ICOM), Consiliul Internaţional al Monumentelor şi Sitarilor (ICOMOS) s.a.
Categoriile de membrii ai CIA/ICA sunt grupaţi la nivel global în 13 branşe
regionale. Există patru secţiuni/categorii (membrii instituţii şi membrii individuali) în
funcţie de implicarea fiecăruia în activităţile arhivistice:
• A, instituţii ale arhivelor (Arhive naţionale/direcţii generale) care gestio­
nează patrimoniile arhivistice (de stat şi private) şi care au autoritate asupra
ansamblului arhivelor care aparţin naţiunii.
• B, organizaţii/asociaţii profesionale regionale şi naţionale alcătuite cu scopul
de administra şi conserva documentele şi arhivele sau de formare profesio­
nală (iniţială şi continuă).
• C, toate instituţiile locale, naţionale sau internaţionale interesate în protecţia
arhivelor şi în educaţia arhivistică.
• D, persoane fizice cu preocupări arhivistice în gestiunea informaţiilor docu­
mentare sau a patrimoniului cultural.
In prezent ICA/CIA este o organizaţie internaţională la care sunt afiliate peste 1400
de organisme internaţionale şi individuale din peste 199 de ţări. Arhivele României
sunt afiliate la CIA/ICA din anul 1954.
256
C o n g r e s e l e c ia / ic a ş i p r o b l e m e p r in c ip a l e a b o r d a t e

Primul congres a avut loc la Paris în anul 1950, la doi ani după constituirea CiA,
iar rolul Franţei in domeniul arhivistic a fost deosebit de important în perioada urmă­
toare. Sediul CIA a fost stabilit intr-un local aparţinând Arhivelor Naţionale Franceze,
la Paris. La congres, delegaţii din 33 de ţări au adoptat actul constitutiv al CiA, au dis­
cutat probleme privind controlul arhivelor instituţiilor, microfilmarea, arhivele particu­
lare şi au decis redactarea unei reviste anuale sub numele „Archivum”, cu concursul
financiar al UNESCO. Arhivele Naţionale franceze au iniţiat la Paris, în anul 195!, un
Stagiu Tehnic Internaţional al Arhivelor la care sunt pregătiţi anual 30-50 de arhivişti
care activează în arhivele naţionale din statele francofone.
1953, Haga, Olanda: unificarea terminologiei arhivistice, pregătirea arhiviştilor,
arhivele şi documentaţia, necesitatea unor muzee în cadrul arhivelor.
în anul 1954 arhiviştii din Gemania au hotărât înfiinţarea unei: comisii speciale
care să se preocupe de uniformizarea terminologiei arhivistice. In acelaşi an a fost
publicată la Paris Vocabularium bibliothecarii, ediţie UNESCO, care cuprinde 2 500
de termeni ce reflectă activitatea bibliotecilor şi arhivelor. Francezii au fost. cei care âu
stabilit un limbaj specific arhivistic pentru spaţiul european. în anul următor, 1955,
apare lucrarea Terminologie arhivistică care dezvoltată în şase capitole următoarele
probleme: despre arhivă, registratură, arhivistică, împărţirea arhivelor; genuri de acte:
depozitarea actelor; lucrări pentru preluarea actelor în scopul păstrării; instrumente
ajutătoare pentru arhivă şi registratură; cercetarea arhivistică.
Europa a avut un rol important în răspândirea teoriilor şi practicilor arhivistice
până în deceniul opt al secolului trecut, când, odată cu dezvoltarea şi aplicarea tehnicii
informatice, au apărut principii arhivistice de peste ocean din rândul cărora se eviden­
ţiază cele americană şi canadiană.
1956, Florenţa, Italia: noi instalaţii de arhive, selecţionarea arhivelor din perspectiva
viitorului, arhivele particulare.
1960, Stockholm, Suedia: arhivele de stat şi organizarea lor, tehnici noi de restaurare,
fotografierea documentelor, conservarea hărţilor şi planurilor.
1964, Bruxelles, Belgia: metode modeme de ordonare în arhive, importanţa
publicaţiilor arhivistice, introducerea şi adaptarea mijloacelor mecanografice.
1966, Washington, USA, Congres extraordinar: liberalizarea accesului în arhive
şi aportul arhivelor în activitatea de cercetare, microfilmarea documentelor (pentru asi­
gurare, înlocuire, cercetare, conservare, publicare, completare).
1968, Madrid, Spania: liberalizarea în materie de acces şi politica de micro fil­
mare, accesibilitatea în arhivele curente ale instituţiilor.
2 5 7
1972, Moscova, URSS: relaţia dintre arhivele de stat şi instituţiile creatoare, tehnica
nouă şi arhivele, instrumentele de cercetare ale arhivelor în slujba societăţii, ajutorul
tehnic acordat arhivelor din ţările în curs de dezvoltare.
1976, Washington, USA: prearhivarea documentelor în depozite intermediare, acce­
sul în arhive şi folosirea documentelor, aplicarea tehnicii noi în arhive - informatizarea.
1980, Londra, Anglia: rolul arhivelor în cercetarea ştiinţifică şi activităţile practice,
protejarea şi garantarea accesului în arhive, necesitatea specializării şi perfecţionării
personalului din domeniul arhivistic.
1984, Bonn, Republica Federală Germania: rolul special al arhivelor în Europa
contemporană, informatizarea instrumentelor de cercetare, rolul asociaţiilor de arhivişti
în formarea continuă.
1988, Paris, Franţa: formarea profesională a arlii viştilor, rolul arhivişti lor în
societate, arhivele informatice şi conservarea lor.
1992, Montreal, Canada: profesia de arhivist în era informaticii, conservarea şi
restaurarea documentelor de arhivă, digitalizarea şi standardele arhivistice;
1996, Beijing, China: Codul deontologic al arhivistului, revizuirea standardului
descriptiv 1SAG(G) până la următorul congres, cooperarea arhivistică internaţională utilă
formării unei viziuni globale asupra problemelor arhivistice, necesitatea perfecţionării
învăţământului superior arhivistic.
2000, Sevillia, Spania: arhivistică devine ştiinţă de sine stătătoare, la fel ca şi
istoria; gestionarea, utilizarea, accesul şi folosirea arhivelor informatice de către arhivişti,
aprobarea standardului arhivistic ISAG(G), dezvoltarea arhivisticii ca ştiinţă.
2004, Viena, Austria: păstrarea memoriei virtuale, publicitate, comunicare şi acces,
cunoaştere şi dezvoltarea profesională prin învăţământ arhivistic, arhivarea electronică,
aprobarea standardului ISAAR (CPF).
2008, Kuala Lumpur: administrarea documentelor, conservarea şi accesul la docu­
mentele electronice, gestionarea eficientă a arhivelor pentru transparenţă şi respon­
sabilitate, folosirea arhivelor în dezvoltarea economică şi socială. CIA redenumit ICA.
2012, Brisbane, Australia, al XVlI-lea congres: rolul arhivelor în constituirea
identităţii unei ţări sau a unui individ, modalităţile în care arhiviştii pot garanta auten­
ticitatea documentelor deţinute, aprobarea Statutul ICA.
Următorul congres ICA va avea loc în anul 2016 în Seul, Coreea de Sud.

258
O r g a n ism e in ter n a ţio n a le care c o o r d o n e a z ă

ACTIVITATEA ARHIVISTICĂ LA NIVEL INTERNAŢIONAL ŞI


REGIONAL

Organizaţia Cultural-Ştiinţifică şi Educaţională a Naţiunilor Unite (UNESCO),


fondată în 16 noiembrie 1945, are în prezent 205 de state membre şi şase state asociate.
Una dintre misiunile UNESCO este aceea de a menţine o listă de locuri protejate care
aparţin patrimoniului mondial. Aceste locuri sunt valoroase din punct de vedere natu­
ral, cultural sau istoric, iar conservarea şi salvarea lor sunt importante pentru întreaga
comunitate mondială. România este membră UNESCO din 27 iulie 1956. UNESCO a
sprijinit difuzarea programelor arhivistice prin intermediul studiilor concepute împreună
cu CIA şi publicate în RAMP.
Carta ONU este completată de Convenţia internaţională pentru protecţia bunurilor
culturale în caz de conflicte armate, semnată la Haga de 45 de state la 14 mai 1954, la
care au aderat în anii următori aproape toate statele lumii. Sunt stipulate numeroase
reglementări privind protejarea de distragere, deteriorare, sustragere s.a. a valorilor
culturale naţionale şi de patrimoniu universal.
Consiliul Uniunii Europei, înfiinţat în anul 1949, are un sector de activitate pri­
vind cartea, traducerile şi arhivele şi gestionează programe privind terminologia arhivistică
şi accesul la arhive. Un rol important în cadrul consiliului îl are Autoritatea Europeană
pentru Protecţia Datelor.
Uniunea Europeană, iniţiată prin Tratatul de la Maastricht, din anul 1992. în anii
care au urmat au fost analizate, dezbătute şi precizate clauze culturale, programe de
colaborări patrimoniale (Raphael, ¡Caleidoscop), de educaţie (Socrates, Leonardo da
Vinci, Erasmus), economice (Phare, Tacis) s.a.
Asociaţia Managerilor din Arhivele Naţionale-European Board o f National
Archivists (EBNA) reuneşte de două ori pe an directorii Arhivelor din statele membre
în statul care deţine preşedinţia. Sunt discutate probleme strategice privind apărarea
arhivelor în cazul dezastrelor, dezvoltarea profesiei de arhivist, conservarea documen­
telor şi digitizarea vechilor arhive.
Grupul Arhivelor Europene-European Archives Grup (EAG) este format din
reprezentanţi ai arhivelor statelor Uniunii Europene. Sunt abordate probleme privind
conservarea şi protejarea arhivelor, alinierea/uniformizarea legislaţiei arhivistice din
statele Europei, crearea şi păstrarea unui portal privind accesul la arhivele statelor
europene.

259
C en tru l In tern a ţio n a l d e In fo rm a re a su p ra S u rselo r Isto riei B a lc a n ic e (CIBAL),
organism internaţional, nonguvernamental, cu sediul la Sofia (1976-1990), creat cu
scopul de a promova cercetările asupra istoriei popoarelor balcanice.

ASOCIAŢII ARHIVISTICE ÎN EUROPA


Reprezintă personalul care activează în instituţiile cu profil arhivistic, publice şi
private. Cea mai veche asociaţie arhivistică a fost constituită în 1891 în Ţările de Jos
(Olanda), urmată de Asociaţia Arhiviştilor Francezi (1904), în prezent cea mai activă,
şi Asociaţia ArhiviştUor Englezi, care este cea mai puternică la nivel global (angajarea
personalului în arhivele de stat şi cele private se face după verificarea capacităţilor
profesionale de o comisie alcătuită din membrii asociaţiei). Intensificarea proceselor
creative ale asociaţilor arhiviştilor şi gruparea arhiviştilor a avut loc în deceniul nouă
al secolului trecut. Asociaţiile arhivistice sunt deschise celor care activează în profesii
din domeniile apropiate arhivisticii: bibliotecari, documentarişti, istorici s.a.
Asociaţiile organizează activităţi cultural ştiinţifice (simpozioane, expoziţii, co­
locvii, vizite de studiu, mese rotunde, reuniuni amicale), colaborează cu universităţile
la programe de formare profesională a tinerilor arhivişti, editează reviste arhivistice,
buletine de informare arhivistică, iniţiază şi întreprind contacte cu alte organizaţii de
acelaşi fel sau cu profil asemănător din alte ţări.
In ţara noastră a luat fiinţă Asociaţia Arhiviştilor şi Prietenilor Arhivelor ( 1993)
transformată în Asociaţia Generală a Arhiviştilor din România (1999), cu filiale create
în anii următori în aproape toate judeţele ţării. Federaţia Arhiviştilor din România a fost
fondată în 2004 prin aderarea asociaţiilor arhivistice locale.
Profesia de arhivist (arhivist şi curator) este înscrisă cu numărul de cod 2621 în
Clasificarea Internaţională ISCO 08, întocmită de Oficiul Internaţional de Muncă de la
Geneva.
La nivel mondial există un Cod de deontologie arhivistică (adoptat la Beijing în
anul 1996) care stabileşte reguli de conduită pentru cei care practică profesia de arhivist.
Dintre cele mai importante atribuţii şi calităţi ale arhiviştilor înscrise în cod, enumerăm:
- protejarea integrităţii şi continuităţii materialului arhivistic care conţine măr­
turii ale trecutului umanităţii;
- evaluarea, selecţionarea şi păstrarea materialelor arhivistice în contextul istoric,
juridic şi administrativ al creării lor respectând principiul provenienţei;
- protejarea autenticităţii documentelor în procesul prelucrării arhivistice, pre­
zervării şi valorificării;
- asigurarea accesibilităţii şi inteligibilităţii documentelor de arhivă;

260
- asigurarea evidenţei materialelor arhivistice în toate stagiile existenţei acestora
(creare, arhivare temporară,- eliminare sau transfer pentru arhivare periuanentâ);
- asigurarea accesului liber şi egal la informaţiile din documentele arhivelor
pentru toţi utilizatorii;
- respectarea vieţii private reflectate dc documentele de arhivă prin acţiuni con­
forme legislaţiilor In vigoare;
- abţinerea de la acţiuni care ar afecta integritatea profesională şi morală;
- perfecţionarea sistematică şi continuă a cunoştinţelor profesionale şi împărtă­
şirea rezultatelor cercetărilor şi experienţei proprii;
- colaborarea cu membrii unor profesii din propriul domeniu sau din domenii
apropiate: sau colaterale în scopul protejării şi folosirii patrimoniului cultural
universal.

P u b lica ţii a r h i v i s t i c e in t e r n a ţ io n a l e

„ARCHIVUM”, revistă internaţională a arhivelor, sprijinită şi de UNESCO, care


publică actele Congreselor Internaţionale ale CIA/ICA, cu apariţii anuale începând cu
1950. Revista mai publică articole referitoare la activitatea unor arhive în lume, istoria
unor arhive, legislaţie arhivistică şi probleme de teorie şi practică arhivistică. Completată
cu publicaţiile „J ANUS*“ şi „COMMA”.
„JANLS”, două apariţii anuale, publică articole icmudve ha. cp.din 1e a;
„COMMA”, jurnal internaţional de arhivistică, eu 2 apariţii unu,tic di» mim
Publică actele congreselor (.'IASCA şi Conferinţelor Internaţionale ale ¡V. se? S e c ,
ale Arhivelor (CITRA), rapoartele şi studiile emanate de organismele ICA. studii ce
cercetare, administrare şi dezvoltare a arhivelor şi a profesiei de arhivist.
„RAMP” (Records and Archives Management Progrunvne), revistă editată de
CIA şi UNESCO, publică din anul 1979 studii şi linii directoare, referitoare la toate
aspectele de gestiune a documentelor: legislaţie arhivistică, formarea profesională,
protecţia patrimoniului arhivistică dezvoltarea infrastructurilor arhivistice, cercetări în
teoria şi practica arhivistică.
„ICA Bulletin”, publicaţie CIA din anul 1997. Este instrument de comunicare
şi informare internă prin care se difuzează în rândul membrilor, structurilor şi specialiş­
tilor acestui organism datele şi rapoartele ce rezultă din toate reuniunile şi activităţile
arhivistice internaţionale.

261
BIBLIOGRAFIE

LEGISLAŢIE

L-' Legea Arhivelor Nationale, nr. 16 din 8 aprilie 1996, cu modificările ulterioare, în
„Monitorul Oficial al României”, Partea 1, nr. 293, din 22 aprilie 2014.
Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr.
16/1996, în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, nr. 253, din 7 mai 2013.
Legea nr. 135/2007privind arhivarea documentelor Informa electronică, în „Monitorul Oficial
al României”, Partea I, nr. 138 din 25 februarie 2014.
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, în „Monitorul Oficia! a!
României”, Partea I, nr. 663, din 23 octombrie 2001.
Legea 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, actualizată la 11 sept, 2014, textul
iniţial în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, nr. 248 din 12 aprilie 2002.
Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată în „Monitorul Oficial al
României”, Partea I, nr. 316 din 30 aprilie 2014.
Legea nr. 182/2000 privind protejarea patrimoniului cultural naţional mobil, republicată,
în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, nr. 259 din 9 aprilie 2014.
- Legea nr. 82/1991, Legea contabilităţii, republicată în „Monitorul Oficial a! României”, Partea I,
nr. 454 din 18 iunie 2008.
- Decretul nr. 472 din 20 decembrie 1971 privind Fondul Arliivistic Naţional al Republicii
Socialiste România, în „Buletinul Oficial”, nr. 164 din 30 decembrie 1971, republicat în
„Buletinul Oficial” nr, 155 din 10 decembrie 1974.

NORME ŞI REGULAMENTE ARHIVISTICE

i - 1 Norme metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr.
16/1996, în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, nr. 619 din 4 octombrie 2013.
- Norme tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea
documentelor în forma electronică, în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, nr. 432
din 24 iunie 2009.
- Standardele arhivistice ale Consiliului Internaţional al Arhivelor (2008), Ed. Eurocarpatica,
Sfântu Gheorghe, 2008.

263
- Manual de linii directoare pentru implementarea Recomandării Nr. R (2000) 13 privind o
politică europeană asupra accesului m arhive, Charles Kecskemeti, Ivân Szekely, 2007.
- Norme tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale, Arhivele Naţionale
ale României, Bucureşti, 1996.
- : Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate
de Arhivele Naţionale prin ordinul nr. 217 din 23 mai 1996, Bucureşti, 1996.
(- ", Normativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spatiilor şi echipamentelor de depo­
zitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de
arhivă, 1996.
(-) Codul deontologic al arhivistului, „1CA Bulletin”, nr. 47 (1997-1), p. 22-24; Traducere de
Florca Oprea în „Revista Arhivelor", nr. 2/1997.
- H.G. nr. 401/1995 privind calitatea hârtiei şi a cernelurilor utilizate la elaborarea actelor,
documentelor şi imprimatelor destinate depozitului legal şi păstrării permanente in depo­
zitele Arhivelor Stalului, în „Monitorul Oficial al României", Partea I, nr. 131 din 29 iunie
1995.
- Norme tehnice privind desfăşurarea activităţii în Arhivele Statului, Direcţia Generală a
Arhivelor Statului, Bucureşti, 1984.
- Norme tehnice privind desfăşurarea activităţii în Arhivele Statului, Direcţia Generală a Arhivelor
Statului, Bucureşti, 1976.

INSTRUMENTE DE CERCETARE ARHIVISTICĂ

- Îndrumător în Arhivele Statului laşi, voi. 1, laşi, 1947; voi. II, Bucureşti, 1956, 194 p.;
voi. III, Bucureşti, 1959.
- îndrumător în Arhivele Statului judeţul Cluj, voi. II, Bucureşti, 1985.
- îndrumător în Arhivele Statului judeţul Ilfov, Bucureşti, 1975.

INDEX DE AUTORI CITAŢI ÎN UUCRARE

DICŢIONARE
- Joja, Athanasie, coordonator. Dicţionar Enciclopedic Român, voi. I-1V, Bucureşti,
Ed. Academiei Române, 1962-1966.
Cotcanu, Ion s.a., Dicţionarul explicativ al limbii române, cdiţia a Il-a, Academia Română,
Institutul de Lingvistică „Iorgu Iordan”, Bucureşti, Ed. Univers Enciclopedic, 1996.
- Dicţionar al ştiinţelor speciale ale istoriei, Ed. Ştiinţifică şi Enciclopedică, Bucureşti, 1982.
- Hanga, Vladimir, Calciu, Diana, Dicţionarjuridic A-Z, Bucureşti, Ed. Lumina Lex, 2007.
Macrea, Dimitrie s.a., Dicţionarul limbii române moderne, Bucureşti, Ed. Academici
Republicii Populare Române, 1958.
Niţă, Ion, Voicu, lulica, Scărlătcscu, Iuliana, Sima, Isabela, Dicţionar explicativ al Uniunii
Europene, Bucureşti, Ed. Irecson, 2009.

264
Pari agi» Anton, P., Lexicon juridic. Dicţionar de administraţie publică, ediţia 3, Bucureşti,
Ed. C.H.Beck, 2011.
Păun, Maria, Dicţionar integra!de sinonime. Bucureşti, Ed. Saecuiurn Vizual, 3005,
Popovici, Bogdan-FIorin, Dicţionar englez-român de termeni arhivisiici, Braşov, Ed.
Suvenir, 2012.

LUCRĂRI GENERALE

Beleiu, Gheorghe, Drept civil. Bucureşti, Ed. Şansa, 2000.


Constantin, Daniel, Acsan, Ion, Tăbliţele de argilă (Sericii din Orientul antic). Bucureşti,
Ed. Herald, 2008.
Damian, P., Damian, Paleografia româno-slavă, Bucureşti, Direcţia Generală a Arhivelor
Statului, 1978.
Deleanu, Ion, Drept constituţional şi inslilu(ii politice, tratat, li, Bucureşti, Ecl. Europa Nova,
1996.
Demcny, Lajos, Demcny, A. Lidia, Carte, tipar şi societate* la români în secolul a! XWi-lea,
Bucureşti, Ed. Kriterion, 1986.
Drîmba, Ovidiu, Istoria culturii şi civilizaţiei, 1-2, Bucureşti, Ed. Ştiinţifică şi Enciclopedică,
1985, 1987.
Conscil International des Archivcs, Repertoire des eco/es el des cours de fbnnafion
professionelle darchivistes, Koblenz, 1992.
Leş, Ioan, Elemente de drept notarial, ediţia 3, Bucureşti, Ed. C.H, Sscck, 2014.
Mutică, Cristian, Registrele ¡f. formularele financiar-coniahile, Bucureşti, Saeculum Trading,
2005.
Pariza, Maria, Curs de secretariat şi asistenţă managerială. Bucureşti, Ed. C.H. Bcek,
2008.
Popa, Nicolae, Teoria generală a dreptului, Bucureşti, Ed. C.H. Beck, 2008.
Robinson, Andrew, istoria scrisului. Alfabete, hieroglife şi piclograme. Bucureşti, Ed Art,
2009.
Sfmţcscu, Margareta, Curs de stenografie, Bucureşti, Ed. Ion Creangă, 1984.
Sthal, Henri, Damian, Bogdan, P., Manual de paleografie skivu-românâ,. Bucureşti, 1936.
Idem, Grafologia şi expertizele scrisului. Anoninutl-Falsul, Ed. Queen, 1999.
Stoenescu, Alex, Mihai, Tratat de istoriografie generală, /, Introducere în studiul istoriei.
Bucureşti, Ed. Rao, 2013.
Vrînceanu, Narcisa, Metode neconvenţionale pentru stabilizarea suporturilor celulozice.
Iaşi, Ed. Performanţii;», 2009.

LUCRĂRI ŞI STUDII DE SPECIALITATE


Adamache, Adrian, Sugestii pentru o terorie a valorizării duofţnentului arhivistic, în
„Revista Arhivelor”, nr. 4, 1986, p. 442-448.

265
- Albii, Tiberiu, 155 de ani de presă arhivistică românească, în „Arhiva Românească”, tom. I,
fascie. I, nr. 1, 1995, p. 31-42.
Androne, Alecsenia, Aspecte teoretice şi practice privind activitatea de ordonare, selecţio­
nare, evidenţa şi gestionarea documentelor din depozitele proprii, în „Buletin de documentare
arhivistică”, nr. 1-2, 1998, p. 93-95.
Asociaţia Arhiviştilor Francezi, Manuel Darchivistic/ue, Paris, 1991.
- Bădărău, Sanda, Şindelaru, Valeria, Statie, Mihai, Microfilmarea în arhive, „Revista Arhivelor”,
nr. 2' 1980, p. 207-20ÎS şi nr. 2.■1981, p. 191-200.
A- Berc iu-Drăghiccsc u. Adina. Arhivistică. Bucureşti, h'd. Universităţii Bucureşti. 199”.
. - Băzgan, Vlelcntina, Noţiunile act-document în arhivistică românească. în „Profesioniştii noştri,
20, Vilică Munteanu la 65 de ani”, Sfântu-Gheorghe, Ed. Eurocarpatica, 2015, p. 786-800.
. Buşulcnga-Dumitrescu, Zoe, Valoarea documentului, în „Revista Arhivelor' , nr. 1, 1990,
p. 1-2.
- Căpâlnean, Vasile, Consideraţii privind selecţionarea arhivelor la creatori, în „Revista
Arhivelor”, nr. 1-2, 1944, p. 76-79.
Chipurici, Nicolae, Probleme de delimitare a documentelor contemporane pe fonduri arhivistice,
în „Revista Arhivelor”, nr. 4, 1994, p. 337-343.
Ciucă, Marcel-Dumitru, Ordonarea şi inventarierea documentelor aflate în depozitele Arhivelor
Statului, în “Revista Arhivelor”, nr. 3, 1979, p. 284-302.
Cohn, Emilia, Nomenclatorul de dosare şi indicatorul termenelor de păistrare-instrumerte de
bază în activitatea arhivistică, în „Revista Arhivelor”, nr. 1, 1979, p. 17-22.
- Coman, Viorica, Selecţionarea documentelor la organizaţii, în „Revista Arhivelor”, nr. 4,
1982, p. 370-376.
- Idem, Metodologia de elaborare a nomenclatorului dosarelor, în „Revista Arhivelor”, nr. 4,
1984, p. 441-419.
- Couture, Carol, Nomenclatoarele, Aspecte teoretice, în „Buletin de documentare arhivistică”,
nr. 1-2, 1998, p. 9-41.
Conseil International des Archive, Repertoire des eco/M el des cours de formation
professionelle darchivists, ’’Etudes”, 6, Koblenz, 1992.
Couture, Carol, Nomenclatoarele. Aspecte teoretice, în „Revista de Arhivistică”, tom IV,
nr. 1-2, 1998, p. 9-41.
Direction des Archives de France, La conservation des archives. Bâtiments et sécurité.
Colloque international de Vienne, 1985, Paris, Archives Nationales, 1988.
Ermisse, Gérard, Hamon, Eisa, Marguin, Belaïsch, France, Saïe, Bâtiments1d'archives
(1986-2003), Paris, 2004.
Fănescu, Mihail, Leonte. Ileana, Trandafir, Victor, Vasile, Ion, Arhivele Statului 125 de ani
de activitate, Bucureşti, 1957.
■-■' Hurmuzachi, Gabriela, Accesul în arhive, în „Revista Arhivelor”, nr. 1, 1994, pp. 47-57.
Hurmuzachi, Ştefan, Câteva gânduri despre formarea profesională a arhiviştilor, în
„Revista Arhivelor”, nr. 4, 1991, pp. 521-542.

266
Jako, Sigismund, ¡nslrucfnini arhivistice ale oficiilor din Transilvania (1575-1841). Problema
reorganizării arhivelor vechi din Transilvania, în „Revista Arhivelor” (serie noua), !,
1958, p. 34-81.
Idem, Organizarea cancelariei voievodale ardelene la Începutul secolului al XVldea, în
„Hrisovul", VI, 1946, p. 111-148.
Kişs, Andrei, Vechile inventare. Registrele auxiliare de arhivă .şi ceia de registratură din
Transilvania, în „Revista Arhivelor”, nr. 1, 1978, p. 25-79.
Lăcătuşu, Ioan, Activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, între deziderat şi
realitate, în „Revista Arhivelor”, nr. 2, 2006, p. 15-30.
Lungu, Mihail, Corneliu, Constituirea şi gestionarea documentelor de arhivă, Bucureşti, Ed.
Proxima, 2010.
Marin, Elisabeta, Jurământul arhivarului, regăsit în primele Instrucţiuni pentru arhivam!
oraşului. Braşov, 1782-1785, în „Arhiva Românească”, tom. i, fascie. I, nr. 2, 1,995,
p. 161-163.
Mateescu, Teodor, Despre limitele cronologice ale selecţionării documentelor, în „Revista
Arhivelor”, nr. 4, 1990, p. 412-417.
Mărcuş, 1., Sensul arhivistic al unităţii de păstrare şi necesitatea- definirii acestuia penti-v
activitatea de prelucrare a materialelor documentare, în „Revista Arhivelor”, 2, 1968,
p. 287-295.
Mera, Laurenţiu, Îndreptar arhivistic pentru personalul care creează, păstrează şi foloseşte
documente, Cluj-Napoca, Ed. Cartimpex, 2001.2 '
Idem, Arhiva curentă la creatori. Privire istorică, în „Revista de Arhivistică”, tom 111,
nr. 102, 1997, p. 83-87.
Mocanu, Marin, Radu, Noi consideraţii privind noţiunea de colecţie arhivistică, în „Revista
Arhivelor”, nr. 2, 1989, p. 227-229.
Moisil, Constantin, Arhivele Statului şi Regulamentul Organic, în „Revista Arhivelor”, nr. 4-5,
1927-1929, p. 269-289.
Idem, Progre.se/eArhivisticei, în „Revista Arhivelor”, voi. ÎI. nr. 4-5, 1927-1929, p, 6- ¡2.
Moldovaneanu, Aurel, Conservarea preventivă a bunurilor culturale, ediţia a iV-a
revizuită şi adăugită, Târgovişte, Ed. Cetatea de Scaun, 2010-201 1.
Munteanu, Mihaela, Teleman, Florenţa, Repere trasate de norme şi practicei in întocmirea
şi aplicarea nomenclatorului arhivistic, în „Buletin de informare şi Documentare”, an
XXIII, nr. 3(122), 2014, p. 65-73.
Nicula, Vasile, Dosaru/-unitate de bază in constituirea avhixmi curente, în „Revista Arhivelor”,
nr. 4, 1973, p. 631-635.
Oprea, Florca, Conţinutul şi evoluţia conceptelor şi ale practicii de păstrare, conservare şi
restaurare a arhivelor, „Arhiva Românească”, tom I, fascie. 1, nr. 2, 1995, p. 26-39.
Idem, Tehnici şi substanţe pentru tratamentele de dezinfecţpz in arhive, în „Revista Arhivelor”,
nr. 1, 19975 p. 63-65.
- : Idem, Lungii, Comeliu-Mihael, Conservarea şi restaurarea documentelor de arhivei, Bucureşti,
Ed. Fundaţiei România de mâine. 2008.
Pârvulescu, Maria, Cotele documentelor şi codificarea lor in vederea regăsirii informaţiilor,
în „Revista Arhivelor”, nr. 2, 1973, p. 213-217.
- Poinsotte, Valérie, Cours D'archivistic/ue, Université d Angers, 1998.
(-') Popa, Gheorghe, Concepţia despre selecţionare în arhivistică contemporană. în „Buletin de
documentare arhivistică”, nr. 1-2, 1998, 133-136.
Puşcaş, loan, Principii şi criterii de selecţionare a documentelor, în „Revista Arhivelor”,
nr. 3, 1982, p. 242-245.
Regleanu, M., Introducerea sistemului de registratură în instituţiile din Ţara Românească",
în „Revista Arhivelor”, nr. 1, 1968, p. 53-87.
- Saccrdoţeanu, Aurelian, Arhivistică, Bucureşti, Ed. Didactică şi Pedagogică, 1971.
Idem, Din istoria Şcoalei de Arhivistică, „Hrisovul”, Buletinul Şcoalci de Arhivistică, I,
1941,p. 11-36.
Sandu, Ion, Sandu, Irina, Crina, Anca, Chimia conservării şi restaurării cărţilor vechi, voi.
1, Iaşi, Ed. Trinitas, 1998.
Static, Mihai, Microfihnarea în arhive, (II), în „Revista Arhivelor”, nr. 2, 1989, p. 232-234.
- Telcman, Florenţa, Muntcanu , Mihacla, De la teorie la practică în activitatea de
înregistrare a actelor, în „Acta Bacoviensia-Anuarul Arhivelor Naţionale Bacău”, VII,
2012, p. 449-456.
- Teodorescu, Virgil, Arhivistul, trezorier al memoriei scrise, în „Revista Arhivelor”, nr. 1-2,
2001,p. 11-19.
- Trandaf, Vasile, Despre igiena în depozitele de arhivă şi unele măsuri de conservare a
materialelor documentare, în „Revista Arhivelor”, nr. 1, 1960, p. 282-299.
Ungurcanu, Gheorghe, Probleme de terminologie arhivistică, în „Revista Arhivelor”, nr. 1,
1965, p. 3-22.
Vanghelie, Antoniu, Reguli vechi pentru organizarea Arhivelor Statului, „Revista Arhivelor”,
VI. I, 1944, p. 60-90.

SITE-uri
www.arhivelenationale.ro
www.ec.europa.eu/archival
www.ica.org/1 1653/page.daccueil/accueil.html
www.ica.org/108Ql
http://www.cimec.ro/Resurse/Legislatie culturala.htm
http://europa.eu.int/documents/index en.htm
http://eiiropa.eu.int/conim/secretariat general/archisplus/htdocs/en/htm/home.htm
https://ro.wikipedia.orig/wiki/TV

268
LEGEA
Arhivelor Naţionale nr. 16/1996*)

*) Republicată în temeiul art. 248 din Legea n r . 1 8 7 / 2 0 1 2 p e n t r u p u n e r e a în a p l i c a r e a


Legii nr. 286/2009 privind Codul penal, publicată î n M o n i t o r u l Oficial a l R o m â n i e i .
Partea I, nr. 757 din 12 noiembrie 2012, rectificată î n M o n i t o r u l O f i c i a l a l R o m â n i e i ,
Partea I, nr. 117 din 1 martie 2013, cu modificările u l t e r i o a r e , d â n d u - s e t e x t e l o r o n o u ă
numerotare.
Legea nr. 16/1996 a fost publicată în Monitorul Oficial al R o m â n i e i , Partea J, nr. 71
din 9 aprilie 1996 şi ulterior a fost modificată şi completată p r i n :
- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea şi completarea L e g i i A r h i v e l o r N a ţ i o n a l e
nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea 1, n r . 4 7 6 d i n 3 i u l i e
2002 ;
- Ordonanţa de urgenţă a G u v e r n u l u i n r . 39/2006 p e n t r u m o d i f i c a r e a şi c o m p l e t a r e a
Legii Arhivelor Naţionale n r . 16/1996, publicată î n Monitorul O f i c i a l al R o m â n i e i ,
Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006, aprobată cu modificări p r i n L e g e a n r . 4 7 4 / 2 0 0 6 ,
publicată în Monitorul Oficial al României, P a r t e a I, n r . 1.016 d i n 21 d e c e m b r i e 2 0 0 6 ;
- Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autorităţi şi i n s t i t u ţ i i p u b l i c e ,
raţionalizarea cheltuielilor publice, susţinerea mediului d e a f a c e r i şi r e s p e c t a r e a a c o r -
durilor-cadru cu Comisia Europeană şi Fondul Monetar I n t e r n a ţ i o n a l , p u b l i c a t ă în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 7 6 1 din 9 noiembrie 2 0 0 9 , c u m o d i f i c ă r i l e
şi completările ulterioare;
- Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi c o m p l e t a r e a L e g i i A r h i v e l o r N a ţ i o n a l e
nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial a l României, P a r t e a 1, n r . 2 5 3 d i n 7 m a i
2013.

CAPITOLUL I
Dispoziţii generale

Art. 1. - Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul A rh iv is tic N a ţio n a l al R o m â n ie i

documentele create de-a lungul timpului de către organele d e s t a t , o r g a n i z a ţ i i l e p u b l i c e


sau private economice, sociale, culturale, militare şi r e l i g i o a s e , d e c ă t r e p e r s o a n e f i z i c e
autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea î n b a z a unei l e g i s p e c i a l e şi p e r ­
soane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie s p e c i a l ă , î n c o n d i ţ i i l e p r e ­
zentei legi.
Art. 2. - Prin documente care fa c parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, î n
sensul prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, d i p l o m a t i c e şi c o n s u l a r e , .

269
memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cine­
matografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video,
audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţara sau de către creatori români
în străinătate.
Art. 3. - (1) Administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic
Naţional al României se realizează de Către Arhivele Naţionale, care se înfiinţează prin
hotărâre a Guvernului**) la nivel de direcţie, în subordinea Ministerului Afacerilor
Interne.
(2) Arhivele Naţionale îşi exercită atribuţiile prin compartimentele sale specializate şi
prin serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale**).
(3) Protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează în con­
diţii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamităţi
naturale, de către creatori şi deţinători, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuţii
speciale în asemenea situaţii şi cu asistenţa de specialitate a Arhivelor Naţionale.
Art. 4. - Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente
care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite în continuare
creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea,
păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor prezentei legi.
**) A se vedea Flotărârea Guvernului nr. 1.376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi
funcţionarea Arhivelor Naţionale, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I,
nr. 805 din 25 noiembrie 2009, cu modificările ulterioare.

CAPITOLUL II
Atribuţiile Arhivelor Naţionale în administrarea şi protecţia specială a Fondului
Arhivistic Naţional al României

Art. 5. - Arhivele Naţionale acordă asistenţă de specialitate şi asigură desfăşurarea


unitară a operaţiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de docu­
mente, îndeplinind următoarele atribuţii:
a) elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme şi metodologii de
lucru pentru organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice, inclusiv pentru
clasificarea şi includerea în Fondul Arhivistic Naţional al României a documentelor
prevăzute la art. 2, care se dau publicităţii, după caz.
b) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pe linia muncii de arhivă şi
stabileşte măsurile ce se impun potrivit legii.
c) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în prezenta lege.

270
d) asigură evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe
care le deţine.
e) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate.
f) constituie şi dezvoltă banca de date a Arhivelor Naţionale şi reţeaua automatizată de
informare şi documentare arhivistică, stabileşte măsuri pentru corelarea tehnică şi meto­
dologică şi pentru colaborarea serviciilor de informare şi documentare arhivistică şi a
compartimentelor similare din cadrul Sistemului naţional de informare şi documentare.
g) elaborează şi editează „Revista Arhivelor” şi alte publicaţii de specialitate, destinate
informării şi sprijinirii cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documen­
telor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României.
h) asigură, prin Facultatea de Arhivistică şi Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică,
pregătirea şi specializarea personalului necesar desfăşurării activităţilor arhivistice.
i) la cerere sau din oficiu atestă dacă un document face sau nu face parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României.
j) autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor
manifestări ştiinţifice sau culturale internaţionale.
k) întreţine şi dezvoltă relaţii cu organele şi instituţiile similare din străinătate, în ve­
derea informării reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi de
reproduceri de pe acestea; asigură aplicarea convenţiilor şi acordurilor internaţionale:
privind domeniul arhivistic şi participă la congrese, conferinţe, reuniuni şi consfătuiri
arhivistice internaţionale.
l) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în realizarea protecţiei documen­
telor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv în apărarea
secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la
mobilizare sau război.
Art. 6. - In cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează un consiliu ştiinţific, format din
specialişti ai Arhivelor Naţionale, cercetători, cadre didactice universitare şi specialişti
din ministerele interesate, care analizează, dezbate şi face propuneri în probleme pri­
vind normele şi metodologiile specifice de lucru, publicaţiile de specialitate, precum şi
dezvoltarea întregii activităţi arhivistică. Modul de organizare şi funcţionare, precum
şi componenţa consiliului ştiinţific se stabilesc prin regulament de organizare şi funcţio­
nare, aprobat de directorul Arhivelor Naţionale.

27 1
CAPITOLUL III
Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente

SECŢIUNEA I
E v id e n ţa d o c u m e n te lo r
Art. 7. - Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină
evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a
celor ieşite, potrivit legii.
Art. 8. - (1) Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit proble­
maticii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă,
care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.
(2) Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele
Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor
Naţionale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9. - (1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al
doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire,
întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3.
(2) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe
baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
(3) Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea condu­
cerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al
serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii la nivel
central sau local, în urma selecţionării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare
a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil
şi de neînlăturat.

SECŢIUNEA a Il-a
S e le c ţio n a r e a d o c u m e n te lo r
Art. 10. - (1) în cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selec­
ţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor
întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul serviciilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor, care
coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de ceilalţi
creatori.
(2) Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin
norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale.

272
Art. 11. - ( 1) în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare dc documente funcţio­
nează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului
unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de
membri numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual
sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, sla­
bi lindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează intr-un proces-vcrbal.
întocmit potrivit anexei nr. 5.
(2) Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre
eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păs ­
trează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centraie de selecţionare, in căzui
creatorilor şi deţinătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul ser­
viciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi creatori şi deţinători tfcg
documente.
(3) Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza pro-
ceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin, (2),
(4) în cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea
documentelor ce urmează a fi arhivate.

SECŢIUNEA a IlI-a
P ă s tr a r e a d o c u m e n te lo r
Art. 12. - ( 1) Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documen­
tele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii,
degradării, sustragerii ori comercializării in alte condiţii decât cele prevăzute de lege.
(2) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să ie păstreze
în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor
de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene ale Arhivelor
Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.
(3) Arhivele Naţionale şi serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi
termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare
preluării lor.
(4) Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documen­
telor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace,
instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor.
(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte
din documentele aflate în arhiva societăţilor reglementate de Legea nr. 31/1990, repu­
blicată, cu modificările şi completările ulterioare, la care deţine cel puţin 50% plus o
acţiune din capitalul social.
SECŢIUNEA a IV-a
D e p u n e r e a d o c u m e n te lo r la A r h iv e le N a ţio n a le
Art. 13. - (1) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre
păstrare pennanentă la Arhivele Naţionale şi la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale,
după cum urmează:
a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la
crearea lor.
b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice,
după 30 de ani de la crearea lor.
c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor.
d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor.
e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi
denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.
(2) Documentele create şi deţinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor
Statului pot fi duse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale din momentul în
care, prin ordin al preşedintelui Autorităţii pentru Administrarea Activelor Statului, se
constată că nu mai sunt necesare pentru desfăşurarea activităţii curente.
Art. 14. - (1) Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din
Fondul Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă
sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului Arhivelor
Naţionale, în cazul creatorilor şi deţinătorilor la nivel central, şi a şefilor serviciilor
judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile res­
pectării prevederilor prezentei legi.
(2) Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de
Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe
cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează
documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute
la ari 13.
Art. 15. - (1) Organizaţiile particulare şi persoanele fizice care deţin documente din
Fondul Arhivistic Naţional al României le pot depune la Arhivele Naţionale sub formă
de custodie sau donaţie, scutite de taxe şi impozite.
(2) Deţinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale sau, după
caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, care au prioritate la cumpărarea ori­
căror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi care
trebuie să se pronunţe în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării.

274
Art. 16. - Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certi­
ficate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către
creatorii şi deţinătorii de documente.
Art. 17. - Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 14 şi 15, sunt obligaţi
să depună la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după
caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, ia ex­
pirarea termenelor de depunere a acestora.
Art. 18. - (1 )în cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de docu­
mente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare
istorică, în sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile
judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar documentele
cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind
drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau,
pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
(2) în cazul încetării, în condiţiile legii, a activităţii unei persoane fizice autorizate sau
a activităţii unui profesionist care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale,
care sunt creatori de documente, sau în cazul în care aceştia solicită, în mod expres,
preluarea arhivei deja create, documentele care alcătuiesc arhiva se pot prelua de către
persoana fizică asociată, de către profesionistul asociat sau de către organizaţia profe­
sională din care aceştia fac parte, la solicitarea expresă a acestora.
(3) Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi
extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar
de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază
de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, la
cererea acestora,
(4) în cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanţarea transfe­
rului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se fa
face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, în condiţiile art. 4 din
Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei, cu modificările şi completările ulte­
rioare, sau, după caz, din averea debitorului.
(5) în vederea realizării activităţilor prevăzute la alin. (l)-(4) se instituie obligaţia noti­
ficării Arhivelor Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului
Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenţei unui creator sau
deţinător de documente şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute
la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în

275
prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare
documentele creatorilor dizolvaţi;
b) de către operatorii economici prevăzuţi la lit. a), cu respectarea termenului de 15
zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1) cu privire la documentele pre­
luate în baza contractelor prevăzute la alin. (1);
c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în
păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiinţaţi cu privire la preda­
rea arhivei şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1),
cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de
servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele
creatorilor dizolvaţi.
(6) în scopul informării publice se instituie obligaţia de a publica informaţii relevante
privind situaţia documentelor preluate de la creatorii dizolvaţi, astfel:
a) pentru operatorii economici prevăzuţi la alin. (1), prin orice mijloace accesibile
publicului.
b) pentru Arhivele Naţionale, ca urmare a notificării prevăzute la alin. (5), prin pagina
proprie de internet.
Art. 19. - (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare,
legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care
le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei
de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciuiui
Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.
(2) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale,
pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condi­
ţiile referitoare la:
a) competenţa profesională - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract
de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice.
b) baza materială - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum:
echipamente, spaţii, dotări pentru personal în vederea începerii şi desfăşurării activită­
ţilor prevăzute la alin. (1).
c) existenţa unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu preve­
derile legii.
(3) Autorizaţia de funcţionare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani şi poate fi
reînnoită pentru aceeaşi perioadă.
(4) Autorizaţia de funcţionare se reînnoieşte obligatoriu, înainte de împlinirea perioadei
prevăzute la alin. (3), în cazul schimbării sediului principal, fuziunii sau divizării ope­
ratorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice.

276
(5) Pentru reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat să presteze
servicii arhivistică depune la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene/Serviciul
Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, documentaţia actualizată
care face dovada îndeplinirii condiţiilor prevăzute la alin. (2).
Art. 20. - (1) Autorizaţia de funcţionare se suspendă de Arhivele Naţionale sau de
serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz,
pentru o perioadă care nu va putea depăşi 3 luni, în următoarele situaţii:
a) când se constată că operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nit
mai îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia, conform art. 19 alin. (2).
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice desfăşoară alte
servicii arhivistice decât cele pentru care s-a eliberat autorizaţia de funcţionare.
c) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a fost sancţionat
contravenţional de cel puţin 3 ori într-un an, pentru fapte prevăzute de prezenta lege.
(2) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare intră în vigoare în termen de 5 zile de la
data notificării de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene/Serviciul Municipiului
Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.
(3) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare constă în interzicerea dreptului operatoru­
lui economic care prestează servicii arhivistice de a încheia contracte privind prestarea
de servicii arhivistice. Pe perioada suspendării şi până la data stabilită în notificarea
prevăzută la alin. (2), operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice are
obligaţia de a dispune măsurile necesare pentru înlăturarea sau încetarea situaţiilor
care au stat la baza suspendării.
(4) Contractele prevăzute la alin. (3 ), încheiate pe perioada suspendării, sunt lovite de
nulitate absolută.
Art. 21. - (1) Autorizaţia de funcţionare se retrage de către Arhivele Naţionale sau de
către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale,
după caz, în următoarele situaţii:
a) la cererea operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a furnizat docu­
mente conţinând informaţii eronate cu ocazia solicitării eliberării/reînnoirii autorizaţiei
de funcţionare.
c) când, la împlinirea perioadei de suspendare a autorizaţiei de funcţionare dispuse
potrivit art. 20 alin. (1) lit. a), operatorul economic nu îndeplineşte condiţiile care au
stat la baza eliberării acesteia.
d) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu respectă inter­
dicţia stabilită la art. 20 alin. (3) sau nu îşi îndeplineşte obligaţiile ce îi revin până la

277
data stabilită în notificarea comunicată de Arhivele Naţionale sau de serviciile jude-
ţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz,
e) în cazul suspendării autorizaţiei de funcţionare, de două ori într-un interval de un an.
f) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu a desfăşurat
servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberării autorizaţiei de funcţionare.
(2) Autorizaţia de funcţionare se retrage:
a) de la data solicitată de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
b) în termen de 30 de zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale sau de către
serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după
caz, în situaţiile prevăzute la alin. (1) lit. b)-f).
Art. 22. - (1) Contractele având ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie să
conţină clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul
economic autorizat să presteze servicii arhivistice, în cazul încetării activităţii acestuia,
către un alt operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
(2) Contractele încheiate cu nerespectarea obligaţiei prevăzute la alin. (1) sunt lovite
de nulitate absolută.
Art. 23. - Procedura de notificare şi conţinutul notificării prevăzute la art. 18 alin. (5),
datele care se introduc în registrul prevăzut la art. 25 alin. (1) şi condiţiile privind ges­
tionarea acestuia, precum şi procedurile de eliberare, reînnoire, suspendare sau retragere a
autorizaţiei se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului
afacerilor interne*), care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea 1. Art. 24. -
(1) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regi­
mul de proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care
preiau patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evi­
denţa arhivei, în condiţiile prevăzute de lege.
(2) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente prevăzuţi la alin. (1), precum şi operatorii
economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice sunt obligaţi să ia măsuri îm­
potriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor
din arhivă.
(3) Depozitarea documentelor prevăzute la alin. (2) se face în spaţii şi în condiţii cores­
punzătoare, avizate de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului
Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.
(4) Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora,
după caz.
Art. 25. - ( 1i Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici
autorizaţi să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici presta­
tori de servicii arhivistice.

278
(2) Registrul prevăzut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor
la aceste informaţii se realizează cu respectarea termenelor şi procedurilor prevăzute
de reglementările legale privind liberul acces la informaţiile de interes public.
Art. 26. - (1) Prin excepţie de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, came­
rele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, după caz,
sunt singurele entităţi care deţin, administrează, conservă şi protejează arhivele notariale.
Aceste entităţi îşi exercită atribuţiile prevăzute de prezentul alineat, fără îndeplinirea
vreunei condiţii prealabile de autorizare.
(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor
Publici, după caz, pot deţine, administra, conserva şi proteja şi alte arhive decât cele
notariale, cu îndeplinirea tuturor condiţiilor prevăzute de prezenta lege.
Art. 27. - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României o
dată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naţionale şi/fgu ale serviciilor judeţene
ale Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepţia
celor predate în custodie.
*) A se vedea Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 137/2013 pentru aprobarea
Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale
nr. 16/1996, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 619 din 4
octombrie 2013.

CAPITOLUL IV
Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional a! României

Art. 28. - (1) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României
pot fi folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări,
acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate.
(2) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi con­
sultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor.
Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare,
(3) Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub forma de
reproduceri.
Art. 29. - (1) Creatorii ori deţinătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi
ai acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a
persoanelor juridice, certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele pe care
le creează ori le deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut
la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.

279
(2) Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor per­
soanelor fizice şi ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condiţiile pre­
văzute de lege.
(3) Serviciile arhivistice prestate în condiţiile alin. (1) de către operatorii economici
autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice se efectuează contra cost, pe baza unor
tarife ale căror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Naţională a Practicienilor în
Insolvenţă din România, cu avizul Arhivelor Naţionale.
Art. 30. - (1) Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, dreptu­
rile şi libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a
căror integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare.
(2) Fac parte din această categorie documentele care:
a) privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit pre­
vederilor constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare;
b) pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;
c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de
specialitate şi consemnată într-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
(3) Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora,
potrivit anexei nr. 6.

CAPITOLUL V
Personalul arhivelor

Art. 31. - (1) Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 2, persoane juridice,
au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane respon­
sabile cu probleme de arhivă, în funcţie de valoarea şi cantitatea acestora.
(2) Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, structura şi competenţa
acestor compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unităţii creatoare
şi deţinătoare de documente, cu avizul Arhivelor Naţionale sau, după caz, al serviciilor
judeţene ale Arhivelor Naţionale.
Art. 32. - Formarea, atestarea şi perfecţionarea personalului de specialitate din Arhivele
Naţionale, cât şi din celelalte unităţi creatoare şi deţinătoare de documente de arhivă se
realizează prin Facultatea de Arhivistică şi prin Şcoala Naţională de Perfecţionare
Arhivistică.
Art. 33. - Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naţionale va fi dimensionat
în funcţie de calitatea şi specificul materialului documentar aflat în administrare şi
face parte din categoria funcţionarilor publici.

280
CAPITOLUL VI
Răspunderi şi sancţiuni

Art. 34. - Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea con­
travenţională, civilă sau penală.
Art. 35. - (1) Scoaterea peste graniţă iară drept, a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional al României, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare
de la un an la 5 ani sau cu amendă.
(2) înstrăinarea, fără drept, a documentelor prevăzute la alin. (1) către persoane Fizice
sau juridice străine constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 2 la 7 ani.
(3) Tentativa se pedepseşte.
Art. 36. - Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă
nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate
infracţiuni:
a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane
juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. (2).
b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a docu­
mentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de
predare-primire, conform prevederilor art. 9.
c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la terme­
nele prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a docu­
mentelor, în condiţiile prevăzute la art. 11,
d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create
şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane
fizice, potrivit art. 12.
e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la serviciile judeţene ale Arhivelor
Naţionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României
de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor pr§*
văzute la art. 13.
f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naţional al României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea
priorităţii Arhivelor Naţionale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2).
g) nedepunerea Ia Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale,
după caz, de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe
care le deţin la expirarea termenelor de depunere, în condiţiile prevăzute la art. 17.
h) nerespectarea obligaţiilor prevăzute la art. 18 alin. (4) şi alin. (5) lit. a), art. 19 alin.
(1) şi (4), art. 24 şi art. 29 alin. (1), precum şi practicarea de servicii arhivistice cu
depăşirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3).
i) nerespectarea de către toţi creatorii şi deţinătorii de documente a condiţiilor de păstrare,
conservare, punere în valoare, publicitate, precum şi a celor de acces la documente, în
condiţiile legii.
Art. 37. - (1) Contravenţiile prevăzute la art. 36 se sancţionează cu amendă de la 1.000
lei la 25.000 lei.
(2) Amenda se aplică şi persoanei juridice.
(3) în cazul contravenţiilor prevăzute la art. 36 lit. f), Arhivele Naţionale pot solicita
instanţei judecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar şi după expirarea termenului
de prescripţie a răspunderii contravenţionale, în condiţiile legii civile.
Art. 38. - Constatarea contravenţiilor prevăzute la art. 36 şi aplicarea sancţiunilor se
fac de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai serviciilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale.
Art. 39. - împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face plân­
gere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a
fost săvârşită contravenţia.
Art. 40. - Contravenţiilor prevăzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispoziţiile
Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată
cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările
ulterioare.

CAPITOLUL VII
Dispoziţii finale şi tranzitorii

Art. 41. - Creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris,
în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale
Arhivelor Naţionale, documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiin­
ţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor
create sau deţinute de aceştia.
Art. 42. - Denumirile D irecţia G en era tă a A rh ivelo r Sta tu lu i şi A rh ivele Statului,
folosite în actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea A rh ivele N aţionale.
Art. 43. - Dispoziţiile din prezenta lege referitoare la serviciile judeţene ale Arhivelor
Naţionale se aplică, în mod corespunzător, şi Serviciului Municipiului Bucureşti ai
Arhivelor Naţionale.
Art. 44. - Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta lege.

282
Art. 45. - Decretul nr. 472/1971' privind Fondul .Àfi'iivtstic Naţional al Republicii
Socialiste România, cu modificările ulterioare, precum şi orice alte dispoziţii contrare
prevederilor prezentei legi se abrogă.
A N E X A nr. 1

Aprob. Se confirmă.
Preşedintele Consiliului ele Directorul Arhivelor Naţionale
administraţie, (Şeful Serviciului Judeţean... al Arhivelor
(directoif Naţionale)

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAŢIONAL


aprobat prin Ordinul (Decizia) nr......... din................

Denumirea dosarului
(conţinutul pe scurt Termenul de
Direcţia Serviciile Observaţii
al problemelor la păstrare
care se referă)
Direcţia A. Serviciul 1 Permanent
. ................................................................................

secretariat şi secretariat 2........................ 10 ani


administrativă 3........................ 5 ani
B. Serviciul 1 Permanent
.............................................................................

administrativ ?....................... 10 ani


3........................ 5 ani

ANEXA nr. 2

(denumirea creatorului)

(denumirea compartimentului)
INVENTARUL PE ANUL ........
Pentru documentele care se păstrează perm anent sau tem porar

Nr. Indicativul Conţinutul pe Datele externe Numărul Observaţii


crt. dosarului după scurt al dosarului, filelor
nomenclator registrului etc.

284
P r e z e n t u l i n v e n t a r f o r m a t d i n ....................... . f i l e c o n ţ i n e dosare, registre,
c o n d ic i , c a r t o te c i e tc .

Numerele .................................. au fost lăsate la .... .........................., » fiin d


în c h e ia te .

L a p r e l u a r e a u l i p s i t d o s a r e l e d e la n r ....... ......... .................. ......... ............................

A s t ă z i , ................................................. .................. s - a u p r e l u a t .......................... d o s a r e .

A m p red at, A m p rim it,

Format A4

ANEXA nr. 3

Instituţia......... ............................ .................. ........................... .


(regie autonomă, societate reglementată de Legea nr. 31/1990, republicată, cu
modificările şi completările ulterioare)

PROCES-VERBAL
de predare-prim ire a documentelor

Astăzi................... ........................subsemnaţii .................................................... .


delegaţi ai compartimentului .............................. ................. şi ........................ .
arhivarul instituţiei ......................... ........... ani procedat primul la predarea şi al
doilea la preluarea documentelor create în perioada .................................... de
către serviciul menţionat, în cantitate d e ...... ......... dosare.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând...............
pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale.

Am predat, Am primit,

285
A N EX A nr. 4

REGISTRU DE EVIDENŢĂ
a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice

Datele extreme Numărul de dosare


Nr. Preluări Denumirea Ieşiri din
ale După Primite
crt. Data compartimentului arhivă
documentelor inventar efectiv
1 2 3 4 5 6 7

ANEXA nr. 5

(denumirea creatorului)

(sediul)

PROCES-VERBAL Nr...........
Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr............. din ....................... .
selecţionând în şedinţele din ...................... documentele din anii ) .................... avi­
zează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le
termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.

Preşedinte, ................................................ Secretar,


..................................... (numele şi prenumele) .......................................
(numele şi prenumele) (numele şi prenumele)
Semnătura
Semnătura ................................................. Semnătura

Membri,

*) Anii extremi.

Format A5

286
A N E X A nr. 6

LISTA
termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind interesele
naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor

- documentele medicale, după 100 de ani d e la c r e a r e a lor.


- registrele de stare civilă, după 100 de ani de la c r e a r e a lo r .
- dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor.
- documentele privind viaţa privată a unei persoane, d u p ă 4 0 de a n i d c la m o a r t e a
acesteia.
- documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100 :de ani d e
la crearea lor.
- documentele privind afacerile criminale, după 9 0 d e ani d e la c r e a r e a lor.
- documentele privind politica externă, după 5 0 d c ani d e la c r e a r e a lor.
- documente ale societăţilor cu capital privat reglementate d e L e g e a n r . 3 1 / 1 9 9 0 ,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare, după 5 0 d e a n i d e l a
crearea lor.
- documentele fiscale, după 50 de ani de la creare.
- documentele notariale ş i judiciare, după 9 0 de a n i de la c r e a r e a lo r .

NOTĂ:
Reproducem mai jos p r e v e d e r i l e a i i . 1 I - I V d i n L e g e a n r . 138/2013, care nu au
fost încorporate în forma republicată a L e g i i n r . 1 6 / 1 9 9 6 şi c a r e s e a p l i c ă în c o n t i n u a r e
ca dispoziţii proprii ale Legii nr. 1 3 8 / 2 0 1 3 :
„Art. II. - (I) Operatorii economici c a r e , la data i n t r ă r i i î n v i g o a r e a p r e z e n t e i
legi, prestează servicii arhivistice au obligaţia ca în t e r m e n ele u n a n d e la d a t a i n t r ă r i i
în vigoare a prezentei legi*) s ă solicite eliberarea autorizaţiei de f u n c ţ i o n a r e , în c o n ­
diţiile Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările u l t e r i o a r e , p r e c u m şi c u c e l e
aduse prin prezenta lege,
( 2 ) Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice care, i a d a t a î m p l i n i r i i

termenului prevăzut la alin. (1), nu îndeplinesc c o n d i ţ i i l e s t a b i l i t e d e L e g e a nr. 1 6 / 1 9 9 6 , c u


modificările şi completările ulterioare, precum şi cu c e l e aduse p r i n p r e z e n t a l e g e , îşi
încetează activitatea în domeniul serviciilor arhivistice.
( 3 ) Sancţiunea prevăzută la art. 1 8 4 a l i n . ( 2 ) * * ) d i n L e g e a n r . 1 6 / f 9 9 6 , c u m o d i ­

ficările ş i completările ulterioare, precum şi c u cele a d u s e p r i n p r e z e n t a l e g e , o p e r e a z ă


ş i în cazul contractelor încheiate anterior intrării î n v i g o a r e a p r e z e n t e i l e g i * ) , d a c ă la

287
data împlinirii termenului prevăzut la alin. (1) nu respectă prevederile Legii nr, 16/1996,
cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta Jege.
Art. III. - Arhivele create de către persoanele prevăzute la aii. 1 din Legea nr.
16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin pre­
zenta lege, şi preluate în custodie de către persoane juridice, pe baza acordului Arhivelor
Naţionale, până la data intrării în vigoare a prezentei legi, rămân în custodia acelor
persoane juridice.
Art. IV. - (!) în cazul creatorilor de documente desfiinţaţi la data intrării în
vigoare a prezentei legi*) şi a căror arhivă există, documentele cu valoare istorică
în sensul prevederilor art. 2 din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulte­
rioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, se preiau de către Arhivele Naţionale
sau de către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/aî Arhivelor
Naţionale, după caz, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează
copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare Ia asigu­
rările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici
autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
(2) în cazul creatorilor de documente desfiinţaţi la data intrării în vigoare a pre­
zentei legi*), ale căror documente se află în păstrare sau în custodie la persoane fizice
sau juridice, inclusiv la casele teritoriale de pensii, finanţarea transferului arhivei către
un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face din bugetul
operatorului autorizat de servicii arhivistice.
(3) Pentru situaţia prevăzută la alin. (1), prevederile art. 18 alin. (5) §i (6) din
Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse
prin prezenta lege, se aplică în mod corespunzător.

288
„Nu vom fi popor iubitor de firea neamului nostru, adoratori ai
trecutului nostru şi marilor oameni cari i-am avut, decât dându-le în
galeriile aceste ale Arhivelor Statului ioc de cinste ca în biserică. O arhivă să
fie altarul culturii noastre. Actul cu care a umblat Ştefan cel Mare, Vlad
Basarab sau alt Voievod, şi le poartă pecetea, când pun mâna pe aceste
acte sfinte, care ştiu că au fost odată în mâna unui Domn dispărut, mă
cuprinde un tremur şi în ziua aceea pot să fiu nemâncat, nebăut, sunt
mulţumit că am avut prilejul să pun mâna pe un odor naţional, cu care ştiu
că a umblat un mare Domn dispărut. Şi atunci acel odor viu, care ne leagă
cu trecutul, să-l punem la locul de cinste, căci numai aşa salvăm trecutul şi
facem legătura cu el şi suntem civilizaţi".
■Gh. Ghibănescu
; ( 1925) ^