Katherine Latorre

2013
PROCESOS CONTABLES

[Escribir el nombre de la compañía]

[Escribir la dirección de la compañía]
[Escribir el número de teléfono]
[Escribir el número de fax]
 Katherine Latorre

Contenido
PROCESOS CONTABLE................................................................................................................ 4
DOCUMENTO FUENTE ......................................................................................................................... 4
Clasificación: .................................................................................................................................... 5
Comprobante de venta y documentos complementarios .............................................................. 5
Documentos Complementarios .................................................................................................. 7
Comprobante de retención ......................................................................................................... 7
Forma de llevar los libros contables ........................................................................................ 16
LIBRO DIARIO ................................................................................................................................ 16
Procedimiento para registrar las transacciones en el libro diario ....................................... 17
LIBRO MAYOR ............................................................................................................................... 20
Modelo de libro mayor ...................................................................Error! Bookmark not defined.
Modelo del libro mayor auxiliar .....................................................Error! Bookmark not defined.
Procedimiento para la mayorización ....................................................................................... 21
Procedimiento para mayorizar.................................................................................................. 23
Clases de saldos ........................................................................................................................ 23
BALANCE DE COMPROBACION ............................................................................................... 24
Modelo del balance de comprobación de sumas y saldos ......Error! Bookmark not defined.
Modelo del balance de comprobación ajustado ........................Error! Bookmark not defined.
Procedimiento para la elaboración del balance de comprobación ..................................... 27
AJUSTES CONTABLES................................................................................................................ 28
Causas de la depreciación ........................................................................................................ 30
Métodos para calcular la depreciación.................................................................................... 31
Registro contable de la depreciación ...................................................................................... 31
 Procesos contables

Índice de Tablas

Tabla 1.- Libro Diario ......................................................................................................................... 16

Tabla 2.- Libro Diario (otro modelo).................................................................................................. 17
Tabla 3.- Ejemplo Libro Diario ........................................................................................................... 18
Tabla 4.- Libro Mayor ........................................................................................................................ 21
Tabla 5.- Libro Auxiliar....................................................................................................................... 21
Tabla 6.- Modelo de Balance de Comprobacion Sumas y Saldos...................................................... 25
Tabla 7.- Balance de Comprobacion Sumas y Saldos (otro modelo) ................................................ 26
Tabla 8.-Modelo de Balance de Libro Mayor Ajustado ..................................................................... 26

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PROCESOS CONTABLE

El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de los diferentes registros

contables, inicia con la documentación fuente y el registro de las transacciones en
los libros diarios contables hasta la preparación de los estados financieros que
servirán de base a los diferentes usuarios para la toma de decisiones

El ciclo contable comprende las siguientes etapas:

Documento
Fuente

Libro Diario

Libro Mayor
Balance de
o
Comprobaci
Mayorizacio
on
n

DOCUMENTO FUENTE

La documentación fuente constituye la justificación de las transacciones realizadas

por la empresa y el elemento esencial para el registro contable; es decir, son una
prueba integrada y verificable por parte de terceras personas.
 Procesos contables

Todas las compras de bienes y servicios que constan registradas en la

contabilidad, deberán estar respaldadas con los correspondientes comprobantes
de venta y documentos de importación de ser el caso, emitidos por los vendedores
o proveedores; debiendo constar en los archivos del constituyente en forma
cronológica, secuencial y numérica.

Así mismo, todos los gastos y, en general, los ingresos y egresos relacionados
con las actividades comerciales que desarrollen, deben estar respaldados por los
respectivos recibos, comprobantes de depósitos, órdenes de pago y demás
documentos necesarios.

La finalidad de esta exigencia es de asegurar una adecuada y veraz relación entre

el resultado obtenido al final de un ejercicio económico y los movimientos
realizados durante el mismo.

Clasificación:
Los documentos se clasifican considerando los siguientes criterios:

a. Por su importancia:

 Documentos Principales: Son aquellos documentos que soportan o

justifican las transacciones realizadas por la empresa.

 Documentos Secundarios: Son aquellos documentos que se adjuntan a

las transacciones realizadas como complemento de información.

b. Por su origen:

 Documentos internos: Son aquellos documentos o soportes elaborados

por la empresa, de acuerdo a sus necesidades.

 Documentos externos: Son aquellos documentos que sirven como

respaldo a las transacciones realizadas por la empresa con terceras
personas.

Comprobante de venta y documentos complementarios

Se entiende como comprobante de venta, todo documento que acredite la

transferencia de bienes o la prestación de servicios. Por lo tanto. quedan
comprendidos bajo este concepto los siguientes documentos:

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Facturas

Notas o boletos de venta

Liquidación de compra de bienes o prestación de

servicios
COMPROBANTE
DE VENTA Tiquetes o vales emitidos por maquinas
registradoras
Boletos de entrada a espectáculos públicos

Otros autorizados por el SRI

También son documentos autorizados para sustentar crédito tributario del IVA los
costos y gastos para efectos del impuesto a la renta, siempre que se identifique al
comprador mediante su número de 1 RUC o cedula de identidad, razón social o
nombres y apellidos y que se haga constar que se haga constar por separado el
valor del 2IVA, los siguientes:

 Los emitidos por los bancos, instituciones financieras crediticias que se

encuentren bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.

 El Documento Único de Aduanas y demás comprobantes de venta recibidos

en la operaciones de importación.

 Los boletos o tiquetes aéreos, así como los documentos que por
sobrecarga expidan las compañías de aviación o las agencias de viajes por
el servicio de transporte aéreo de personas, siempre que cumplan con los
requisitos impresos y de llenado de acuerdo al reglamento de
Comprobantes de Venta y de Retención.

1
RUC: Registro Único de Contribuyentes
2
IVA: Impuesto al Valor Agregado
 Procesos contables

Documentos Complementarios

Notas de crédito

notas de débito

Guías de remisión

Comprobante de retención

Obligación de emisión de comprobante de ventas

Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los

sujetos pasivos de los impuestos a la renta, al valor agregado y a los
consumos especiales, sean sociedades o personas naturales, incluyendo
las sucesiones indivisas, obligados o no a llevar contabilidad
independientemente del valor de la transacción y de los contratos
celebrados en los términos establecidos por la Ley de Régimen Tributario
Interno.

La obligación de emitir comprobantes de venta nace con ocasión de la

transferencia de bienes, aun cuando se realice a título gratuito, o de la
presentación de servicios de cualquier naturaleza, o se encuentren
gravados con tarifa cero (0%) del impuesto al valor agregado.

No están obligadas a emitir comprobantes de venta en las transacciones

que realicen las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, por
montos inferiores a cuatro dólares; sin embargo a petición del adquiriente
del bien o servicio, si están obligados a emitir y entregar el respectivo
comprobante de venta. No obstante al final de cada día, los mencionados
contribuyentes emitirán una sola nota de venta por todas sus transacciones
y por las que no se emitieron comprobantes de venta.

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Se encuentran exentos de la obligación de emitir comprobantes de venta,

las instituciones del Estado que presten servicios que generan la emisión
de documentos públicos tales como: cedula de identidad, licencia de
conducir, matricula de vehículos, entre otros.

Los trabajadores en relación de dependencia tampoco están obligadas a

emitir comprobantes de venta por sus remuneraciones recibidas.

a. Facturas

Se emitirán y entregaran facturas, cuando las operaciones se realicen para

transferir bienes o prestar servicios a sociedades o personas naturales que
tengan derecho al uso de crédito tributario y , en operaciones de
exportación (ventas al exterior).

Al momento de su emisión obligatoriamente se debe identificar al

comprador con su nombre o razón social y su RUC; además, debe constar
el desglose del IVA. Las facturas sustentan crédito tributario del IVA, costos
y gastos para efectos del impuesto a la renta.

Recuerde que la entrega de comprobantes de venta autorizados o que no

contengan los requisitos establecidos, será sancionada con la clausura del
establecimiento.
 Procesos contables

b. Notas de boletas de venta

Se emitirán y entregaran notas de ventas en operaciones con consumidores

o usuarios finales. Cuando los contribuyentes requieran sustentar costos y
gastos para efectos de la determinación del impuesto a la renta, se deberá
consignar el numero de RUC o cedula de identidad y el nombre,
denominación o razón social del comprador, por cualquier monto de la
transacción.

Así mismo, cuando el monto de la venta supere los $200, es necesario

identificar al comprador, consignando su número de RUC o cedula de
identidad; y, apellidos y nombres.

En la emisión de la nota de venta, no se desglosa el IVA, que debe estar

incluido en el valor del bien o servicio conforme lo dispone la Ley de
Defensa al Consumidor, el vendedor debe declararlo y pagarlo
oportunamente, no sirve de sustento de crédito tributario IVA.

c. Liquidación de compras de bienes o prestación de servicios.

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Las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad,

emitirán liquidaciones de compra de bienes y prestaciones de servicios en
los siguientes casos:

 Cuando se adquieran servicios ocasionales prestados en el Ecuador

por personas naturales extranjeras sin residencia en el país, las que
serán identificadas con su número de pasaporte, nombre y apellido.

 En este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente,

tanto impuesto al valor agregado como el 25% del impuesto a la
renta.

 En la adquisición de servicios prestados en el Ecuador por

sociedades extranjeras, sin domicilio ni establecimiento permanente
en el país, las que serán identificadas con su nombre o razón social.

para este caso, los entes pagadores retendrán en la fuente tanto el

impuesto al valor agregado como el impuesto a la renta que
correspondan de conformidad con la ley; y,

 En la adquisición de bienes inmuebles, corporales y prestación de

servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que
pos su nivel cultural o rusticidad no se encuentren en posibilidad de
emitir comprobantes de venta.

Para que las liquidaciones de compras y presentación de servicios den lugar al

crédito tributario y sustente costos y gastos, las sociedades y las personas
naturales obligadas a llevar contabilidad deberán haber efectuado la retención del
IVA, su declaración y pago, cuando corresponda.

Las personas naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar

contabilidad, no están facultadas para emitir liquidación de compras de bienes y
prestación de servicios.
 Procesos contables

d. Tiquetes emitidos por maquinas registradoras.

Se emitirán tiquetes de maquinas registradoras autorizadas por el 3SRI en

operaciones con consumidores o usuarios finales.

Estos tiquetes al igual que los boletos o entradas a espectáculos públicos

no dan lugar a créditos tributarios por el IVA ni sustentan costos y gastos al
no identificar al comprador. Sin embargo, en caso que el consumidor
requiera sustentar costos y gastos o tenga derecho a crédito tributario,
podrá exigir, para el caso de los tiquetes la correspondiente nota de venta o
factura.

3
SRI: Servicio de Rentas Internas

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e. Boletos para espectáculos públicos.

Los boletos o entradas a espectáculos públicos los emiten los

organizadores de estos espectáculos, no dan lugar a crédito tributario ni
sustentan costos y gastos al no identificar al comprador.

f. Notas de crédito

Las notas de crédito son documentos que se emiten por la modificación en

las condiciones de las transacciones originalmente pactadas; es decir,
anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o
bonificaciones.

Las notas de crédito, dan a conocer al cliente la razón por la cual se le

acredita un valor a su cuenta. En la práctica comercial las causas más
usuales son:

 Error en la facturación por mayor valor de que se debió haber

facturado
 Devolución en compras de mercaderías por registrar fallas o no
corresponder a las características solicitadas por el cliente.
 Aceptación de descuentos y bonificaciones.
 Procesos contables

El comprador o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar en

ella su nombre, numero de RUC o cedula de ciudadanía, pasaporte, fecha de
recepción y de ser el caso, el sello de la empresa.

g. Notas de debito.

Las notas de debito se emiten por el cobro de intereses en mora y para recuperar
costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del
comprobante de venta.

Las notas de debito, dan a conocer al cliente, la razón por la cual se debita un
valor a su cuenta. En la práctica comercial las causas más usuales son:

 Devolución en ventas de mercadería, por registrar fallas o no corresponder

a las características solicitadas por el cliente.
 Error en la facturación por menor valor por el que debió ser facturado.

Las notas de debito solo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para
modificar comprobantes de venta otorgados con anterioridad.

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Las notas de debito deberían contener los mismos requisitos preimpresos

comunes de los comprobantes de venta, además de consignar la serie y número
de los comprobantes a los cuales se refiere.

h. Guía de remisión

La guía de remisión es un documento que sustenta el traslado de mercaderías

dentro del territorio nacional. Se entiende que la guía de remisión acredita el
origen licito de las mercaderías, siempre que la información consignada en la
misma sea veraz, referida a documentos legítimos y validos y que concuerde con
la mercadería que efectivamente se transporte.
 Procesos contables

i. Comprobante de retención.

El comprobante de retención en la fuente es un documento que acredita las

retenciones de impuesto a la renta y el valor agregado, realizadas por los distintos
sujetos que reciben la calidad de agentes de retención.

Para su impresión se debe cumplir con los mismos requisitos exigidos en los
comprobantes de venta.

Los comprobantes de retención sustentarán créditos tributarios del impuesto a la

renta y del impuesto al valor agregado siempre y cuando fueren emitidos conforme
las normas tributarias.

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Forma de llevar los libros contables

Tanto libros básicos y auxiliares, deberán llevarse atendiendo a las siguientes

reglas:

 El orden y las fechas de las operaciones no podrán ser alterados

en los respectivos asientos.

 No se pueden dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asiento o a

continuación de ellos.

 Está prohibido poner asientos al margen o hacer interlineaciones,

raspaduras o enmiendas.

 Los asientos no podrán ser borrados en todo o en parte. Cualquier error u

omisión contenido, se salvara en un asiento distinto, en la fecha que se
notare la falla.

 Los libros deben mantenerse íntegros, sin alteraciones de la

encuadernación, foliatura o mutilación alguna. (Tomado del Manual Legal
del Contador, pág. 19)

LIBRO DIARIO

El libro diario es el primer registro contable principal que sirve para anotar en
orden cronológico de fechas las operaciones que ocurren en la empresa, en base
a la documentación fuente. Para el registro de las transacciones se requiere el
criterio por parte del profesional contable, de tal manera que la información que se
refleja sea apropiada.
Tabla 1.- Libro Diario

"Lojanita Cía. Ltda."

Libro Diario

Año: Pág. 01

Fecha Detalle Parcial Debe Haber

 Procesos contables

Pasan....

Otro diseño de libro diario, es el que incluye una columna adicional para el código
de las cuentas

Tabla 2.- Libro Diario (otro modelo)

"Lojanita Cía Latda."

Libro Diario

Año: Pág. 01

Fecha Código Parcial Debe Haber

Procedimiento para registrar las transacciones en el libro diario

Como se aprecia en los modelos de libro diario, es necesario hacer constar en la
parte superior el nombre de la empresa, nombre del registro contable (libro diario),
el año y el numero de página, el mismo que será secuencial.

El rayado consta de las columnas:

 Fecha. Se escribe el día y mes de la transacción, según la documentación

fuente. El año no es necesario especificar porque consta en la parte
superior del formato.

 Código. Se anota el código correspondiente a cada cuenta contable, según

el plan de cuentas.

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 Detalle. Se asigna un número secuencial a cada una de las transacciones,

se escribe en la misma dirección de la fecha; a continuación se registra las
cuentas deudoras y acreedoras que afectan la transacción; y, la explicación
será clara y precisa, es necesario hacer referencia al documento que
origino la transacción (factura, nota de venta, rol de pagos, etc.) y el número
del mismo, dejando de esta manera pistas para una fácil localización.

 Parcial. Se anota los valores de las cuentas auxiliares.

 Debe. Se anota los valores de las cuentas deudoras.
 Haber. Se anota los valores de las cuentas acreedoras.

Ejemplos:

Enero 01. La empresa "Lojanita Cía. Ltda.", inicia sus operaciones comerciales,
con la siguiente información financiera:

Caja $2.400,00
Caja chica 120,00
Banco 3.200,00
Clientes 1.200,00
Mercadería 10.000,00
Muebles de oficina 2.000,00
Equipo de computación 4.800,00
Documentos por pagar 3.200,00
Capital 20.520,00

Enero 10. Se cancela con cheque los siguientes servicios básicos:

Luz eléctrica $25,50

Agua potable $20,00

Enero 12. Según factura N° 1515 se vente mercaderías al contado por $1.000,00
mas el 12% del IVA.
Tabla 3.- Ejemplo Libro Diario

"Lojanita Cia. Ltda."

Libro Diario

Año: 200X Pág. N°

 Procesos contables

01

Fecha Detalle Debe Haber

Enero 01 -1-
Caja $ 2.400,00
Caja chica 120,00
Bancos 3200,00
Clientes 1200,00
Mercaderías 10.000,00
Muebles de oficina 2.000,00
Equipos de computación 4.800,00
Doc. por pagar $3.200,00
Capital 20.520,00
P/r.los valores que inicia el ejercicio
económico
Enero 10 -2-
Servicios Básicos $45,50
Banco $45,50
P/r. el pago de los servicios básicos de la luz
y agua potable
Enero 12 -3-
Caja $1.120,00
Ventas $1.000,00
IVA Ventas
120,00
P/r. la venta de mercadería al contado, según
factura N°1515
24.885,50 24.885,50

Aspectos importantes

 En el registro contable de cada transacción debe existir igualdad entre los

valores que constan en el debe con los del haber, para dar cumplimiento al
principio de la partida doble.

 Al final de cada página del libro diario se suman las columnas del debe y
haber, trasladando esos valores a la siguiente hoja.

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LIBRO MAYOR

El libro mayor es el segundo registro contable principal, presenta toda las cuentas
y movimientos que constan en el libro diario, permite conocer los diferentes
registros de las cuentas contables, así como el saldo de cada una de ellas.

La información que se requiere para la mayorización consta en el libro diario, y

consiste en trasladar los valores de cada cuenta respetando su ubicación, es decir
los valores que constan en la columna del debe del libro diario pasaran al debe
del libro mayor, los valores que constan en la columna del haber del libro diario
pasaran al haber de la cuenta mayor.

Por la naturaleza de la información que consta en el libro diario hay dos tipos de
libro mayor:

 Libro mayor principal. Registra los movimientos de las cuentas principales

de las cuentas principales.
Ejemplo: caja, bancos, clientes, proveedores, servicios básicos, sueldos,
etc.

 Libro mayor auxiliar. Sirve para anotar los movimientos de las cuentas
auxiliares o subcuentas. Ejemplo: cliente "A", cliente "B", cliente "C", agua
potable, luz eléctrica, teléfono, etc.

Demostración:

Cuenta principal: Cliente

Cuentas auxiliares o subcuentas: - Sr. AA

- Sr. BB

- Sr. CC

Cuenta principal: Servicios Básicos

Cuentas auxiliares o subcuentas: - Agua potable

- Luz eléctrica

- Teléfono
 Procesos contables

Tabla 4.- Libro Mayor

"Lojanita Cia. Ltda"

Libro mayor

Nombre de la cuenta:
Código:
Año: Pág N°. 01

Fecha Detalle Debe Haber Saldo

Suman....

Tabla 5.- Libro Auxiliar

"Lojanita Cia. Ltda."

Libro mayor auxiliar
Nombre de la cuenta: Codigo:
Nombre de la subcuenta: Codigo:
Año: Pág N° 01
Fecha Detalle Debe Haber Saldo

Suman....

Procedimiento para la mayorización

E n los registros del libro mayor principal y auxiliar es necesario hacer constar en
la parte superior los datos de identificación de la empresa, nombre del registro

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contable (Libro mayor o Libro mayor auxiliar), nombre de la cuenta o subcuenta,

código de la cuenta o subcuenta, según plan de cunetas, el año y numero de
páginas.

Por cada una de las cuentas y subcuentas que constan en el libro diario se
realizan la apertura de un libro principal y auxiliar; por otra parte, es necesario que
las cuentas del libro mayor se presenten en el orden que constan en el plan de
cuentas, (cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto), esto facilita la
elaboración de los estados financieros.

En el rayado constan las siguientes columnas:

 Fecha. Se traslada el día y mes de la transacción, según consta en el libro

diario. El año no es necesario especificar porque consta en la parte superior
del formato.

 Detalle. Se escribe una explicación resumida de la transacción, con el

objeto de conocer la razón del débito o crédito de la cuenta, y el documento
que sustenta la documentación.

 Debe. Se trasladan los valores de las cuentas deudoras.

 Haber. Se trasladan los valores de las cuentas acreedoras.

 Saldo. Es la diferencia entre los valores que constan en la columna del

debe y haber, el mismo que se obtiene en la anotación realizada.
Con fines didácticos se utiliza el modelo de libro mayor en T por la sencillez para
reflejar los incrementos y disminución de cada cuenta contable.

Diseño del mayor en T:

Nombre de la cuenta

Se anotan los Se anotan los

valores deudores valores acreedores

Débito Crédito
Saldo
 Procesos contables

Procedimiento para mayorizar en T:

 En la parte superior se escribe el nombre de la cuenta contable.

 Al lado izquierdo se anota los valores acreedores, especificado entre

paréntesis el numero de la transacción del libro diario.

 Al lado derecho se anotan los valores acreedores, indicando entre

paréntesis el numero de la transacción del libro diario.

 Finaliza la mayorización se totalizan los movimientos deudores y

acreedores y la diferencia entre estos dos constituye el saldo de la cuenta.

Clases de saldos

El saldo de una cuenta contable, es la diferencia entre los valores deudores y los
valores acreedores.

Existen tres clases de saldos:

 Saldo deudor. Cuando los valores totales del debe son mayores a los
valores totales del haber se obtiene saldo deudor. Las cuentas del activo y
gasto tiene esta clase de saldo.

Cuentas de activo Cuentas de gasto

Representa Representa Representa Representa
un una un una
incremento disminución incremento disminución

Débito Crédito Débito Crédito

Saldo deudor Saldo deudor

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  Saldo acreedor. Cuando los valores totales del haber son mayores a los
valores totales del debe el saldo es acreedor. Las cuentas del pasivo,
patrimonio e ingresos tienen esta clase de saldos.

Cuentas de pasivo y Cuentas de ingreso

patrimonio Representa Representa
Representa Representa una una
una un disminución incremento
disminución incremento

Débito Crédito
Débito Crédito
Saldo acreedor
Saldo acreedor

 Saldo nulo. Los valores totales del debe son iguales a los valores totales
del haber.

Resumiendo los movimientos de las cuentas contables que integran los grupos de
activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos, tenemos:

Nombre de la cuenta
Incremento de activo Disminución de activo
Disminución de pasivo Incremento de pasivo
Disminución de patrimonio Incremento de patrimonio
Registro cuentas gasto registros cuentas de
ingreso

Débito Crédito
Debe Haber
Cargo Abono

BALANCE DE COMPROBACION

El balance de comprobación es un registro interno, que presenta en forma agrupada todas

las cuentas a nivel de mayor con los movimientos totales del debe, haber y el saldo
 Procesos contables

respectivo, permite entre otros principios contables, verificar el cumplimiento de la partida

doble.

La información del balance de comprobación permite al contador realizar un análisis

detallado de las cuentas y verificar que los saldos sean correctos, razonables y confiables.
En ningún caso el balance de comprobación reemplaza los estados financieros y tampoco
se debe confundir con el balance general, este último es el ultimo estado financiero que
se presenta a diferentes usuarios.

El balance de comprobación ajustado muestra al final del ejercicio económico los saldos
de las cuentas debidamente ajustadas, ,lo cual permite presentar la situación financiera y
económica de la empresa con cifras reales. El balance de comprobación ajustado se lo
prepara cuando todas las cuentas han sido modificadas o corregidas mediante asientos
de ajuste y los saldos sirven para elaborar los estados financieros.

Tabla 6.- Modelo de Balance de Comprobacion Sumas y Saldos

"Lojanita Cia. Ltda."

Balance de comprobación de sumas y saldos
Período:
Sumas Saldos
Código Cuentas

Debe Haber Deudor Acreedor

Suman...

Algunos profesionales prefieren elaborar el balance de comprobación únicamente con los

saldos de las diferentes cuentas.

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Tabla 7.- Balance de Comprobacion Sumas y Saldos (otro modelo)

"Lojanita Cia. Ltda"

Balance de comprobación de saldos
Período:

Saldos

Codigo Detalle Deudor Acreedor

Suman....

Tabla 8.-Modelo de Balance de Libro Mayor Ajustado

"Lojanita Cia. Ltda."

Balance de comprobación ajustado
Período

Código Detalle Sumas Saldos

Debe Haber Deudor Acreedor

Suman....
 Procesos contables

Procedimiento para la elaboración del balance de comprobación

En la parte superior del balance constan los datos de identificación de la empresa,
nombre de registro contable (Balance de comprobación) y el periodo al que corresponde
la información, especificando la fecha de inicio y el término del período.

El rayado consta de las siguientes columnas:

 Código. Se traslada el código de cada una de las cuentas del libro mayor, el
mismo que debe ser en estricto orden de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio,
ingresos y gastos.

 Cuentas. Se escribe las cuentas contables de cada mayor.

 Sumas. Se divide en debe y haber, se trasladan los valores totales de cada cuenta
del mayor, la sumatoria de estas dos columnas tienen que coincidir con la
sumatoria del libro diario, caso contrario existe algún error, por lo que es necesario
revisar.

 Saldos. Contienen dos columnas para los saldos de las cuentas deudoras y
acreedoras; así mismo, se traslada el respectivo saldo de las cuentas del libro
mayor . Si las dos columnas anteriores arrojan sumas iguales, los saldos
(deudores y acreedores) también sumaran iguales, aunque por cantidades
distintas.

Es importante recordar que las cuentas del activo y gasto tienen saldos deudores y las
cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos tienen saldo acreedor.

Una vez que se pasa la información de todas las cuentas contables, se procede a totalizar
la columna de sumas con debe y haber, la manera de verificar con exactitud del balance
comprobación es que la sumatoria de las dos primeras columnas sean igual al total del
libro diario, los saldos deudores y acreedores también tienen que ser iguales.

La confiabilidad del balance de comprobación no está en el cuadre realizado, sino que los
saldos de las cuentas que reflejen la verdadera situaciones económicas y financiera de la
empresa, para lo cual el Contador debe efectuar un análisis minucioso de la información
que dispone cada cuenta contable y en caso de ser necesario se debe proceder a ajustar
los saldos de las cuentas que por una u otra razón sean incorrectos.

En caso que el balance de comprobación no cuadre, se establece diferencias entre el total

de los cargos y el total de los abonos, luego se detecta los motivos de esas diferencias,
entre las que pueden ser:

 Omisión de alguna cuenta contable con sus respectivos valores.

 Registro cambiado de un valor deudor en el lado acreedor y viceversa

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 Error en el registro del valor de una cuenta, por ejemplo se recibe $3.000,00 por
$30.000,00 o puede ocurrir una transposición de la cantidad, por $61,00 se escribe
$16,00.}

AJUSTES CONTABLES

A medida que transcurre el periodo contable se consumen algunos activos, se causan

ingresos que aun no se han cobrado o gastos que aun no se han pagado y que la
contabilidad no ha registrado, ya que, al no constituir movimientos de dinero, ella no ha
recibido documentos que informen su ocurrencia. Es por esto que al finalizar el periodo
contable hay que revisar los saldos de todas la cuentas para ver si estos reflejan la verdad
en la fecha del cierre. Si es así, la cuenta esta lista para ocupar su lugar en el estado
financiero que le corresponde, de lo contrario habrá que modificar el saldo para que
exprese la realidad en esa fecha.

Estas modificaciones se hacen por medio de asientos de libro diario que se denominan
ajustes periódicos. Todas las cuentas pueden ser ajustadas si su saldo no es correcto.

Como un complemento a lo mencionado en los dos párrafos anteriores el método de

contabilización de devengado o causación, exige ajustar los saldos de las cuentas para
reflejar aquellas operaciones que no consten en la contabilidad.

Recordemos que el método del devengado se refiere que las transacciones o hechos
económicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realicen y no solamente
cuando se efectúe el pago o se reciban los ingresos, por lo tanto para preparar los
estados financieros en forma razonable es necesario registrar contablemente los asientos
de ajustes.

Es importante responder a la interrogante: ¿Cuando se registraran los ajustes contables ?

Habrá situaciones que es necesarios registrarlos en el momento que se detecta una
omisión, un error en el registro contable, un uso indebido de fondos, una perdida fortuita,
etc; en cambio, otros ajustes necesariamente se los registrara al final del ejercicio
económico como el caso de la provisión de cuentas incobrables, regulación de cuenta
mercaderías, etc.

El registro contable de los ajustes se realiza en el libro diario y se mayoriza las cuentas
afectadas.

Los ajustes que con mayor frecuencia se presenta son:

 Ajustes por error y omisión.

 Procesos contables

 Ajustes por uso indebido.

 Ajustes por prepagados.
 Ajustes por precrobrados.
 Ajustes por gastos pendientes de pago.
 Ajustes por rentas o ingresos pendientes de cobro.
 Ajustes por depreciación de activos fijos.
 Ajustes por amortización de activos diferidos.
 Ajustes por provisión para posibles incobrables.

Los tres últimos ajustes se los conoce como ajustes estimativos.

a. Ajustes por error y omisión

Durante el registro de las transacciones, es posible cometer en forma involuntaria errores

en el registro numérico, o en la asignación de las cuentas contables; así como, la omisión
de operaciones en los libros contables. Estas situaciones pueden modificarse en el
momento que se detecte el error u omisión mediante asientos de ajustes.

b. Ajustes por usos indebidos

Las personas responsables del manejo de caja, caja chica o de los bienes de propiedad
de la empresa pueden efectuar uso indebido tanto del dinero como de los bienes, por lo
que es importante que los directivos de la empresa implementen mecanismos adecuados
de control para evitar estas situaciones, como son los arqueos de caja, constataciones
físicas de los bienes, confirmación de saldos, etc.

Con la finalidad de demostrar ese tipo de ajustes se considera como por ejemplo el
resultado de un arqueo de caja, donde se determina un faltante.

c. Ajustes por gastos prepagados

Los gastos 4 prepagados son aquellos conceptos que se cancelan antes de recibir el
servicio, una vez devengado se reconoce la respectiva porción del gasto.

En la fecha que se realiza el pago anticipado se registra en el debe como una cuenta del
activo.

El ajuste se registra por el valor devengado, reconociendo el gasto y disminuyendo la

cuenta de activo.

d. Ajustes por ingresos precobrados.

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Prepagados: pagados por adelantado

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 Katherine Latorre

Los ingresos precobrados son aquellos conceptos que se cobran por anticipado del
servicio que se va a prestar, una vez devengado se reconoce la respectiva porción del
ingreso.

Cuando la empresa realiza el cobro anticipado, en el debe se registra el valor recaudado y

en el haber la cuenta pasivo.

El momento de registrar el ajuste por el valor devengado, se disminuye la cuneta de

pasivo y se reconoce el ingreso.

e. Ajustes por gastos pendientes de pago

Permite registrar aquellos gastos causados y que a una determinada fecha aun no han
sido cancelados. Este tipo de ajustes tiene el efecto de registrar el gasto y reconocer la
deuda u obligación.

f. Ajustes por rentas o ingresos pendientes de cobros

Registra los servicios prestados por la empresa durante el ejercicio contable y no ha

realizado el cobro. Estos ajustes tienen el efecto de incrementar un activo y reconocer un
ingreso.

g. Ajustes por depreciación de activo

Los diferentes bienes tangibles que conforman un rubro de propiedad, planta y equipo, a
excepción de terrenos, sirven un número limitado de años a la empresa.

La depreciación, como se utiliza el término en contabilidad, es la asignación del costo de

un activo fijo tangible al gasto en los periodos en los cuales se reciben los servicios del
activo.

Causas de la depreciación
La necesidad de asignar sistemáticamente los costos de los activos fijos sobre períodos
contables múltiples surgen de dos causas importantes que son las siguientes:

 El deterioro físico. El deterioro físico de un activo resulta del uso, lo mismo que
de la exposición al sol, al viento y a otros factores climáticos.
Cuando un activo fijo ha sido conservado cuidadosamente, no es extraño que el
propietario afirme que el activo esta "como nuevo". Tales afirmaciones no son
literalmente ciertas. Aunque una buena política de reparación puede alargar
mucho la vida útil de una maquinaria, eventualmente toda maquina llega al punto
 Procesos contables

que debe ser desechada. En resumen, las reparaciones no eliminan la necesidad

de reconocer la depreciación.

 Obsolescencia. El termino obsolescencia significa el proceso de quedar

desactualizado u obsoleto.

Métodos para calcular la depreciación

Los métodos para el cálculo de la depreciación más conocidos son:

 Método legal.
 Método de línea recta.
 Método de unidades de producción.
 Método acelerado.

En el tema de propiedad, planta y equipo, se desarrolló de manera amplia los métodos de

cálculo de la depreciación, se recomienda revisarlos.

Registro contable de la depreciación

Para el registro contable de la depreciación de los diferentes activo fijos se utiliza al debe
una cuenta de gasto denominada "Depreciación de vehículo" y en el haber una cuenta de
activo denominada "Depreciación acumulada de Vehículo". El nombre de las cuentas va a
depender de los diferentes activos fijos que disponga la empresa.

h. Ajustes por amortización de activos diferidos

Los activos diferidos son gastos que realiza la empresa por servicios que beneficiarán a
períodos futuros, se caracterizan porque estos valores se amortizan en largo tiempo y no
pueden recuperarse en caso de no recibir el servicio.

i. Ajustes por provisión de cuentas incobrables.

Cuando una empresa vende su mercadería a crédito, existe el riesgo de no poder cobrar,
al menos una parte de esas deudas; por este motivo la Ley de Régimen Tributario Interno
y la técnica contable que en forma anual se efectúe el aprovisionamiento de cuentas
incobrables.

Para el cálculo de la provisión de cuentas incobrables hay varios métodos, entre los que
podemos mencionar:

 Método legal
 Método estadístico
 Método analítico o antigüedad de saldos.

Los métodos antes citados se estudiaron de manera detallada en las cunetas de activo,
se recomienda su revisión.

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 Katherine Latorre

Recuerde que el método legal establece el 1% anual por concepto de provisión de

cuentas incobrables sobre los créditos concedidos en el ejercicio económico.

Bibliografía:

Libro de Contabilidad General de Lupe Beatriz Espejo Jaramillo de la Universidad Técnica

Particular de Loja
http://es.scribd.com/doc/22873791/PROCESO-CONTABLE
http://brd.unid.edu.mx/recursos/Contabilidad%20General/Bloque%203/Lecturas%20princi
pales/V.%20Proceso%20contable.pdf
http://www.slideshare.net/dianalex_91/proceso-contable-1726551