Informática y Calidad

Los sistemas ERP como soporte

de la Gestión de la Calidad

Luis Muñiz E n la actualidad son ya muchos los
sistemas ERP (Enterprise Resour-
ce Planning o Planificación de los
Economista
Recursos Empresariales), que incorpo-
Consultor en Sistemas de
Información-ERP ran dentro de sus módulos la gestión
de la Calidad. Para nosotros ERP será
un sistema informático que apoya la
realización de la gestión empresarial
de forma integrada y soporta el siste-
ma de información. En el Cuadro 1 se
enumeran de forma resumida los dife-
rentes módulos que lo componen. Es
necesario cuando se adquiere un
módulo de Calidad en el ERP que se
involucre desde el primer momento el
departamento de Calidad o un respon-
sable de Calidad de la empresa.
Objetivos de un módulo
de gestión de la Calidad
incluido en un ERP
Los objetivos de un módulo de Cali-
dad incorporado a la gestión del ERP
comprenden:
• Construcción y mantenimiento de
la documentación de control de
Calidad y AMFE.
• El control de recepción, rechazos
internos, reclamaciones de clientes,
incidencias con proveedores,
evaluación de proveedores,
acciones correctoras derivadas y su
seguimiento.

Contabilidad y
tesorería
Gestión de Reporting y
fabricación Controlling
Gestión
Gestión de documental
compras
Stocks y
almacenes Calidad

Gestión
proyectos
Comercio
electrónico
Planificación
Ofertas y
CRM
Business ventas
relaciones
Intelligence con clientes

Cuadro 1: contenido de un sistema integrado de gestión ERP.

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Cuadro 2: objetivos de un módulo de Calidad desde la perspectiva global del ERP.
• Auditorías internas a los
procedimientos y control de
auditorías a proveedores.
En el Cuadro 2 podemos observar la
relación entre los anteriores objetivos
de forma global.
Requisitos necesarios del
módulo de Calidad
Es necesario determinar toda una
serie de datos y valoraciones previas
para poder realizar el trabajo de segui-
miento y control de la Calidad dentro
de un contexto de software ERP. Para
ello determinaremos los diferentes
tipos de características y el contenido
de cada una de ellas:
1. Valoración de proveedores:
• Incluir los valores de la puntuación
y calificación de los proveedores.
• Determinar los criterios de
valoración en las entregas de
suministros.
• Con Calidad concertada o
homologados.
Fuente: Solmicro, www.solmicro.com
2. Tipos de incidencias: internas y
externas:
• Determinar las causas de no Calidad:
internas o externas (cliente).
• Valorar dónde se han producido,
los responsables y el origen.
• Reflejar las decisiones tomadas al
respecto.
3. Pautas de control:
• Determinar las variables y
características a registrar en la
evaluación.
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• Concretar el tamaño de las
muestras, los medios y tipos de
control que se van a realizar.
4. Procedimientos de auditoria y
acciones correctoras:
• Determinar los métodos de
auditoría y sus responsables
• Determinar los tipos de acciones
correctoras.
• Analizar el grado de cumplimiento
de los procesos mediante chequeos.
• Nombrar los diferentes departa-
mentos y responsables.
• Adjuntar los documentos y la
normativa soporte del control.
El soporte al control de
Calidad incluido en el
ERP
Asociados al control de Calidad
existen una serie de documentos cuyo
objetivo será detallar con la mayor
precisión posible todos los aspectos
que puedan de alguna manera evitar
una incorrecta prestación de servicios,
desde los más básicos hasta los más
completos. Esta documentación estará
clasificada de la siguiente manera:
1- Pautas de control
Detalle de los controles a realizar
desde la recepción de la mercancía
hasta el momento de dar por validada
la fabricación de una pieza. Estas pau-
tas se agruparán en tres tipos:
• Pautas de recepción: con la
finalidad de registrar todos los
controles que se realizan en la
recepción de materias primas y
artículos de compra en general se
crean estas pautas que deberán
estar relacionadas mediante un
registro de las distintas versiones
de revisión por las que pasan
dichas pautas y las observaciones
pertinentes.
• Pautas de proceso: se trata de
realizar un conjunto de controles
sobre todas aquellas operaciones
necesarias para la fabricación de un
artículo. Consideraremos en este
caso las operaciones internas como
aquellas que se desarrollan en la
propia fábrica, ya que las externas
se controlarán con el mismo
formato que las de recepción.
• Pautas de control final: son aquel
conjunto de controles a realizar una
vez terminado el proceso de
elaboración de los productos
terminados obtenidos.
2- Plan de Control
Relación de controles identificados
para tal efecto en las pautas.
3- AMFE (Análisis Modal de Fallos
y Efectos)
Se define como una técnica destinada
a obtener en fábrica diseños adecuados
a las necesidades que se pretenden
cubrir, tanto de productos como de pro-
cesos. Para que el AMFE cumpla sus
objetivos, hay que centrarse bien en qué
es lo que se pretende analizar, enumerar
los posibles fallos que se puedan dar y
evaluar sus consecuencias mediante una
serie de criterios que forman parte del
mismo AMFE.
Un AMFE pretende prevenir los
posibles fallos potenciales que afectan
a un diseño y reducir en lo posible su
aparición en base a las decisiones que
se tomen y se registren en él. En el
ERP el usuario registra la información
referente a los fallos y efectos surgi-
dos durante los procesos asociados a
los productos registrados en el siste-
ma. A fin de ubicar exactamente el
fallo producido, se realiza a nivel
ruta/operación un análisis en el siste-
ma productivo para detectar y evitar el
fallo en cuestión.

CONTENIDO EXPLICACIÓN

• Descripción detallada del procedimiento.

• Archivo donde se almacena el documento asociado al procedimiento.
PROCEDIMIENTO
• Aprobado por la persona encargada de aprobar el procedimiento.
• Revisado por persona encargada de revisar el procedimiento.

• En esta opción se registrarán las ediciones y revisiones que se han hecho del documento.
REVISIONES • Se indica el número de edición, el de revisión, la fecha de revisión, el código y la descripción del
responsable y las observaciones asociadas a la revisión.

DEPARTAMENTOS • Se registrará el código de los departamentos afectados por el procedimiento activo.

• Chequeos de Calidad: se irán recogiendo los chequeos de Calidad efectuados sobre el procedimiento.
CHEQUEOS • Chequeos de implantación: se irán recogiendo los chequeos de implantación efectuados sobre el pro-
cedimiento.

Cuadro 3: contenido de los procedimientos de control de Calidad en el ERP. Fuente: Solmicro, www.solmicro.com

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4- Procedimientos
Relación de documentos que mues-
tren el procedimiento de trabajo en
todos los aspectos de la empresa.
Procedimientos del
control de Calidad
Auditorías de
procedimientos de
control de Calidad
En apartados anteriores hemos
definido los procedimientos y los
chequeos teóricos a realizar sobre
los procesos. El siguiente paso con-
siste en auditarlos con el fin de com-
probar el grado de cumplimiento de
los procedimientos. Para ello el ERP
habilita un apartado donde se esta-
blecerán las fechas en las que se
deben realizar las auditorías y sus
responsables. La realización de audi-
torías a proveedores se incluye en el
ERP para que se pueda controlar,

En el ERP los procedimientos son

toda aquella documentación generada
en la empresa destinada a informar de
su modo de trabajo en todos los aspec-

Fuente: Solmicro, www.solmicro.com

tos. Esta documentación será revisada y
supervisada por responsables de Cali-
dad y se mantendrá el historial de las
distintas ediciones y revisiones por las
que ha pasado. También deberemos
reflejar la lista de departamentos afecta-
dos por este procedimiento. En el Cua-
dro 3 se detalla el contenido de los con-
troles de procedimientos que se pueden
incluir en un módulo de tipo ERP.
según el grado de importancia, el
servicio que nos realizan los distin-
tos proveedores y que el personal de
la propia empresa pueda comprobar
el grado de cumplimiento de las
especificaciones requeridas.
Control de Calidad en
los diferentes procesos
A continuación se van a enumerar
los tipos de controles a realizar, que el
ERP deberá recoger, para los diferen-
tes procesos según el orden en que se
producen:
Control de Calidad en la
recepción de materias primas
El ERP propone el control de Cali-
dad para el suministro de materias
primas por parte de nuestros provee-
dores: en el circuito de compras, nos
interesará llevar un registro de las
diferentes relaciones proveedor-pro-
ducto existentes en nuestro sistema,
ya que probablemente trabajemos
con distintas tarifas y condiciones
para cada artículo en función del pro-
veedor que nos lo suministra. El ERP
utiliza esta información para estable-
cer el control de Calidad desde cada
uno de estos proveedores y para cada
uno de los artículos que nos suminis-
tran. Ocurrirá en multitud de ocasio-
nes que determinados artículos serán
susceptibles del pertinente control de
Calidad y otros estarán exentos de
este seguimiento por múltiples razo-
nes. El departamento de Calidad se
encargará de recoger físicamente la
mercancía a controlar, comparará
esta mercancía con la que efectiva-
mente está registrada en el sistema,
imprimirá las pautas de recepción
para cada uno de los suministros
recibidos y procederá a comprobar
con las muestras recogidas, que cada
una de las pautas establecidas se
cumplen. Una vez realizado el con-
trol, se dará el visto bueno y el ERP
con toda la información obtenida
propondrá generar una incidencia
externa, o no, y una vez generada
ésta, se solicitarán las acciones
correctoras oportunas, así como la
actualización de la calificación del
proveedor, si procede.
Control de Calidad en la
fabricación
El ERP propone el sistema de con-
trol de proceso de cada uno de los
productos elaborados dentro de la
empresa. Este control partirá de la
relación entre el producto y cada una
de las operaciones en las que se divi-
de cada una de sus posibles rutas de
fabricación. Se establecerán una
serie de pautas de control de proceso
a nivel de producto / ruta / opera-
ción. Se entiende por pautas de con-
trol de proceso, aquel conjunto de
controles a realizar sobre todas aque-
llas operaciones necesarias para la
fabricación de un producto. Conside-
raremos en este caso las operaciones
internas como aquellas que se desa-
rrollan en la propia fábrica, ya que
las externas se controlarán con el
mismo formato que las de recepción.
Asociada a la pauta de la operación,
mantendremos una serie de observa-
ciones que consideremos deban apa-
recer en la documentación y se con-
servará en el ERP un registro de las
distintas versiones de revisión por
las que pasan las pautas.
Control de Calidad en el
control final de productos
Por último, todo producto es sus-
ceptible de ser controlado una vez
finalizado su proceso de elabora-
ción. Puede darse un control de
C a l i d a d a l e a t o ri o e n cual qui er
momento y a fin de verificar que las
pautas establecidas (características,
especificaciones, tolerancias, etc.)
para un determinado producto, efec-
tivamente se cumplen. Además,

MÓDULO PROCESO EFECTOS EN CALIDAD

Compras/recepción Recepción de almacenes: recepción en Calidad El departamento de Calidad recepciona determi-

nadas mercancías y aplica los procedimientos

Producción Entrada de productos a fabricación Aplicación de controles a materiales antes de

entrar al proceso de fabricación

Producción Salida de productos terminados a almacén Aplicación de controles a productos terminados

después de salir del proceso de fabricación

Ventas/expedición Reclamaciones de clientes y/o devoluciones Registros y análisis de reclamaciones, abonos y

devoluciones de clientes

Cuadro 4: Módulos del ERP y controles de Calidad.

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estas pautas nos servirán de premisa
a la hora de estudiar las posibles
reclamaciones de clientes sobre el
producto final. En el Cuadro 4 se
relacionan los módulos de un ERP
con los diferentes tipos de inciden-
cias registradas:
Tipos de incidencias en
el control de Calidad
Existen dos tipos de incidencias:
Incidencias externas
En el ERP registraremos todas las
incidencias derivadas de la gestión con
nuestros proveedores, bien por la recep-
ción de un albarán que no cumple las
especificaciones requeridas, bien por
temas de propósito general. El objetivo
es tener un inventario de las distintas
incidencias ocurridas, tipificadas, para
poder analizarlas en un futuro y sacar
conclusiones de su grado de repetición,
tener también el detalle de los costes
que esta incidencia pueda ocasionar y
decidir las acciones o medidas a tomar
tanto por el departamento de Calidad
como por el de compras.
Como consecuencia de una recep-
ción errónea se llevará un control de
las piezas que se pueden recuperar en
Cuadro resumen final: los sistemas ERP como soporte de la Gestión de la Calidad.
la propia empresa con su correspon-
diente gasto de selección y recupera-
ción, o bien se requerirá del proveedor
un nuevo envío de piezas.
En este tipo de incidencias debere-
mos indicar en el ERP: el detalle de la
incidencia, la decisión al respecto del
responsable de Calidad y de compras,
los gastos que han originado y las
acciones correctoras a tomar.
Incidencias internas
En el ERP registraremos las inciden-
cias derivadas de nuestra gestión con los
clientes (ventas), de nuestro proceso
productivo (producción) o de control
interno, bien por la devolución de una
mercancía por parte de un cliente, bien
por problemas detectados en el proceso
productivo, o simplemente reclamacio-
nes sin devolución. El objetivo es tener
un inventario de las distintas incidencias
ocurridas, tipificadas para poder anali-
zarlas en un futuro y sacar conclusiones
de su grado de repetición, tener también
el detalle de los costes que esta inciden-
cia pueda ocasionar y decidir las accio-
nes o medidas a tomar tanto por el
departamento de Calidad como por el de
comercial, compras o producción. Como
consecuencia de una devolución o de
piezas defectuosas en producción se lle-
vará mediante el ERP un control de las
piezas que se pueden recuperar en la
propia empresa con su correspondiente
gasto de selección y recuperación.
En este tipo de incidencias debere-
mos indicar mediante el ERP: el deta-
lle de la incidencia, los gastos que ha
originado, el seguimiento realizado en
producción para su resolución y las
acciones correctoras.
Tipos de informes del
ERP en el control de
Calidad
A partir de toda la información que
se introduce en el ERP relacionada
con la gestión y el control de la Cali-
dad deberemos poder obtener infor-
mes que nos ayuden a la gestión de la
Calidad. A continuación se enumeran
diferentes tipos de informes:
• Detalle de incidencias internas y
externas
• Detalle de acciones correctoras
• Número y tipo de reclamaciones de
clientes
• Número de devoluciones respecto
al total entregado
• Incidencias por tipo y por estado
de resolución
• Incidencias por origen o
responsable
• Detalles de gastos por tipos de
incidencias
• Detalle de acciones correctoras por
tipos
• Incidencias por tipo y número de
proveedores. q
Bibliografía:
”ERP: guía práctica para la selección e
implantación”, Ediciones Gestión 2000,
autor Luis Muñiz.
”Manual del ERP Expertis 3.1 enero 2005”
publicado por Solmicro.
”Costes de Calidad y de no Calidad”, Edi-
ciones Gestión 2000, autor Oriol Amat.
”Gestión integral de proyectos”, Editorial
Fundación Cofemetal varios autores.
”Evaluar la gestión y la Calidad”, Ediciones
Gestión 2000, autor Andrés Senille.
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