Relación del departamento de crédito y cobranza con otros departamentos

El departamento de crédito y cobranza tiene una relación funcional con todos los
departamentos de la empresa, con algunos de ellos esta relación es continua y
reviste gran importancia, con otros, es ocasional y de menor importancia, pero en
ambos casos el no atender y establecer adecuadamente esa relación ocasiona a la
empresa conflictos y pérdidas considerables.

El departamento de crédito debe organizarse de tal forma que toda la empresa

reciba los máximos beneficios de la diversidad de talentos y experiencias de sus
miembros. Si se usa con acierto el departamento de crédito y cobranza deberá
tener contacto con todas las funciones de un negocio.

Relación con los departamentos de mercadotecnia y ventas.

El departamento de ventas sabe con absoluta certeza que una venta no es tal en
tanto no se haya cobrado su importe, y el departamento de crédito sabe que su
función no debe entorpecer a la de ventas y que debe conservar al cliente como tal.

A pesar de todo, podría producirse algún motivo de fricción, entre el departamento

de ventas y el de crédito, a menos que entre ambos existan un entendimiento
inteligente. Al vendedor no le gusta perder una venta porque el departamento de
crédito no considera al cliente un riesgo de crédito satisfactorio. Por su parte, al
personal de crédito no le gusta que se le pida aprobar un crédito para un cliente de
su estima: representa un riesgo considerable para la empresa.

Normalmente, los departamentos de venta y de crédito y cobranza colaboran

estrechamente por conseguir los mismos objetivos : aumentar las ventas
venturosas, reducir las pérdidas por cuentas malas e incobrables y en
consecuencia, elevar las utilidades de la empresa.
Relación con el departamento de finanzas y tesorería

Las responsabilidades financieras del departamento de crédito y cobranza

comprender la aprobación de créditos, ampliación de límites de crédito, la cobranza
de la cartera y las operaciones relativas que incrementen y conserven parte de los
activos de las empresas. A fin de realizar satisfactoriamente estas tareas, será
preciso que el departamento de crédito y cobranza estudie en forma continua las
condiciones y tendencias económicas, así estará en posición de proporcionar
valiosa información a otros segmentos de la empresa.

Relación con el departamento de compras y producción.

No basta saber que el proveedor de un producto o servicio es el adecuado, ni que

cuenta con las instalaciones y experiencia para la producción solicitada a menos
que la estabilidad económica y la reputación del proveedor se hayan verificado a
satisfacción. El departamento de crédito y cobranza deberá recabar información del
de producción cuando este tenga problemas en la fabricación de algún producto,
dificultad en conseguir materias primas o cualquier otra causa que restrinja o que en
un momento dado no pueda parar la producción , el conocimiento de estos echos
permitirá autorizar nuevos créditos solo a aquellos clientes que brinden mayor
garantía, otorgar preferencia a aquellas solicitudes que contengan pedidos de otros
productos, etc.

Relación con el departamento de contabilidad

Las tarjetas o controles auxiliares de clientes se encuentran normalmente en el

departamento de crédito y cobranza , por lo que se establece la necesidad de una
estrecha colaboración con la organización contable, para la conciliación y el control
de cuentas y el manejo de otros registros similares; además el departamento de
crédito debe dar cuenta de los pagos recibidos, de los valores obtenidos en pago de
las cuentas, de las modificaciones las ventas, la emisión de notas de crédito,
castigo de cuentas incobrables, castigos por rescate de operaciones antes del
vencimiento, estimaciones, presupuestos, etc.
Relación con el departamento jurídico

En algunos casos la recuperación de cuentas deberá efectuarse por procedimientos

judiciales. El departamento o la asesoría legal auxiliaran a crédito a establecer y
redactar la documentación y las formas que contengan los requisitos de tipo legal
para que en caso de promover una demanda judicial para recuperar un crédito se
tengan los elementos necesarios y se facilite el trámite

Relación con el departamento de embarque.

Con el departamento de embarque se deberá establecer la relación que permita al

departamento de crédito garantizar la entrega de la mercancía al cliente y evitar así
el cobro de alguna cantidad antes de efectuar la entrega.

Relación con el departamento de procesamiento de datos

Con el departamento de procesamiento de datos es imprescindible por la

necesidad que tiene crédito de contar con un sistema oportuno y fluido para obtener
relaciones de cobranza, estados de cuenta de los clientes, estadísticas, relaciones
de antigüedad de saldos, etc.

Relación con el departamento de Gerencia General

La gerencia debe disponer y asignar el trabajo, la autoridad y los recursos , para

lograr la meta departamental que debe estar perfectamente enmarcada para cada
uno de sus integrantes, de ello que se desprende que el objetivo general de este
departamento sea:

La recuperación optima de las ventas de crédito, servicio insuperable en el manejo

eficiente de las líneas de crédito asignadas a cada cliente, la excelencia en el
servicio proporcionado a los usuarios externos e internos de la organización ,
calidad, responsabilidad e integración absoluta al trabajo, a las metas y objetivos
específicos del departamento, todo ello con la mejor eficacia.
Relación con el departamento personal

El recurso más importante en el departamento es el elemento humano. Como toda

actividad empresarial la dificultad consiste en cómo hacer el trabajo lo mejor
posible, con eficacia, en un tiempo mínimo, con eficiencia, invirtiendo el menor
esfuerzo y al menor costo, optimizando al máximo los recursos materiales
disponibles. En este contexto, la distribución de las actividades resulta de suma
importancia, así el organizar un departamento ya existente, implica una
reingeniería o crear un departamento nuevo conlleva a analizar tres aspectos muy
importantes:

a) Especialización y división del trabajo. Nos referimos a la necesidad de distribuir

las actividades entre las personas idóneas, delegándoles con toda claridad y
precisión las obligaciones, las funciones, los objetivos y tareas, dotándoles de
autoridad necesaria para realizar sus actividades dentro de un marco de
responsabilidad perfectamente delineado, por lo tanto se requiere que las
operaciones y tareas que implican el trabajo, se organicen de tal manera que no
haya posibilidad de duplicidad, error o ambivalencia en cuanto a su cumplimiento.

b) Jerarquías. Debido a que las funciones de otorgar créditos y manejar efectivo

en la recuperación de la cartera son actividades muy delicadas, se hace hincapié
en que en las relaciones superior subordinado, deben quedar claramente
entendidos los conceptos de unidad de mando en los que cada subordinado tiene
un solo superior directo, de quien recibe órdenes, supervisión de actividades y
documentos, así como líneas de información definidas, sin embargo sí existe
cierta autoridad indirecta de todos los niveles hacia arriba para solicitar
información.

c) Funciones Al delinear las funciones, las obligaciones quedan claramente

definidas, indica “lo que debe hacerse” en cada puesto, dentro de un esquema de
“Justo a Tiempo” implicaría que las acciones que debe llevarse a cabo han sido
cuidadosamente analizadas y revisadas para que solo se realicen aquellas
actividades que agreguen valor al servicio y se eliminen las que solo agregan
costos,
 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUA.

UNAN –LEON.

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

Carrera: Administración de empresas

Año: 4 B

Componente: Crédito y cobranza

Prof.: Jorge Romero

Integrantes: Lizandra Mercedes Soto Toruño

Milder Eliecer Paracedes Pineda

Marco Antonio Toval Ruiz

Karina Alejandra Ojeda

Joseling Liseth Nicaragua Ortega

Jennifer María Mendoza Gómez

León 13 de septiembre de 2018

“A la libertad por la Universidad”