Universidad

de Cundinamarca Facultad de Ciencias Agropecuarias

Programa de Ingeniería Agronómica

UNIDAD 4.Consultas en Access

Usar Consultar Para Extraer Información
En Access, las consultas se utilizan para hacer preguntas acerca de sus datos, para extraer
registros completos o parciales de ellas e incluso para editar registros. Las consultas que
encuentran y extraen información de una base de datos se llaman consultas de selección,
mientras que aquellas que realizan una acción, tal como actualizar o borrar registros, se conocen
como consultas de acción.

Seleccionar campos específicos

Suponga que el Ingeniero Agrónomo encargado de los cultivos de Agrocampo solicitó una lista de
los teléfonos de la mano de obra de la empresa, pero él no está interesado en obtener información
adicional sobre ellos. Puede crear la lista que él requiere si sigue los pasos que se indican a
continuación:

1. En la ventana Base de datos de Techos, haga clic en el icono Consultas, en la barra

Objetos, y luego en Nuevo. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, seleccione
Asistente para consultas sencillas y luego haga clic en Aceptar. Access le muestra el
cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas, que se ilustra a continuación:

2. Escoja Tabla: Mano de obra, de la lista desplegable Tablas/Consultas. Access despliega

en la lista inferior los campos disponibles.
3. Haga doble clic en Apellidos, Nombre y luego en Teléfono Casa para llevar estos
campos en la lista Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente.

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4. Guarde la consulta con el nombre ListaTels y haga clic en Finalizar. El resultado será la
hoja de datos que aparece en la página siguiente:

5. Si quiere imprimir la hoja de datos, debe hacer clic en el botón Imprimir, en la barra de
herramientas. Una vez hecho esto, puede entregarle la lista de números telefónicos al
supervisor.
6. Cierre la ventana Consultas de selección.

La ventana Base de datos muestra ahora la consulta ListaTels. Cuando desee ver la hoja de
datos con los nombres y números telefónicos de los Mano de obra de la compañía, seleccione
esta consulta y haga clic en Abrir. Access vuelve a ejecutar la consulta y abre una hoja de
datos nueva. Si ha efectuado cambios en la tabla Mano de obra, éstos se reflejarán en la hoja
de datos.

Seleccionar registros específicos

¿Qué pasa si quiere seleccionar únicamente los campos de algunos registros? Suponga
que los insumos del cultivo 01012F se entregarán tarde y usted necesita que la Mano de
obra asignada a ese trabajo lleguen a la oficina en la mañana en lugar de que se dirijan
al cultivo. Siga estos pasos para modificar la consulta ListaTels de manera que Access
incluya en la hoja de datos de la consulta solamente los nombres y teléfonos de los Mano de
obra asignados al trabajo 01012F:

1. Seleccione la consulta ListaTels en la ventana Base de datos y haga clic en el botón

Diseño para ver la consulta en vista Diseño. Access le muestra la ventana Consulta de
selección:

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El cuadro Mano de obra incluye una lista de los campos de la tabla Mano de obra. (El asterisco
en la parte superior de la lista representa toda la tabla). Abajo hay una cuadrícula de diseño
llamada cuadrícula de consulta, en la que puede estructurar la consulta visualmente:

2. Haga doble clic en IdCultivo, en el cuadro Mano de obra, para añadirlo a la cuadrícula de
consulta, y quite la selección de la casilla Mostrar.
3. Escriba ahora 01012F en la fila Criterios de la columna IdCultivo. La consulta tendrá
esta apariencia:

Le está pidiendo a Access que le dé los nombres y números de teléfono de los registros que tienen
el valor 01012F en el campo IdCultivo. (El valor del campo IdCultivo no aparece en la consulta ya
que no está marcada la casilla Mostrar de ese campo.)

4. Ejecute la consulta. Haga clic en el botón Ejecutar , en la barra de herramientas

Estándar. Access muestra esta hoja de datos:

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Usar operadores lógicos

Puede limitar los resultados de las consultas si especifica criterios en más de un campo dentro de
una cuadrícula de consulta. Algunas veces deseará extraer registros que cumplen todos los
criterios en todos los campos (esto Y lo otro), y otras veces querrá extraer registros que cumplen
los criterios de cualquier campo (esto O lo otro). Veamos un ejemplo que utiliza el operador Y:

Suponga que necesita saber cuáles cultivos de Silvia Acuña se cosecharon para poder
enviar la factura al cliente; es decir, quiere ver los registros que son de Silvia Acuña y a la
vez están terminados. En Access el operador Y está implícito siempre que utilice más de un
criterio en una sola fila de la cuadrícula de consulta. Para extraer el registro requerido, siga estos
pasos:

1. Seleccione la tabla Cultivos, en la ventana Base de datos, haga clic en la flecha que está

al lado del botón Nuevo objeto en la barra de herramientas, y seleccione Consulta

para abrir el cuadro de diálogo Nueva consulta.
2. Haga doble clic en Vista diseño para ver el cuadro Cultivos en una ventana Consulta de
selección.
3. Agregue los campos IdCultivo, IdCliente, Parcela y Estado a la cuadrícula de consulta,
escriba Cosecha como criterio en el campo Estado, y 28 como criterio en el campo
IdCliente. La ventana Consulta de selección tendrá esta apariencia:

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4. Ejecute la consulta. Access le muestra el registro de un trabajo terminado de Silvia Acuña:

5. Guarde la consulta. Haga clic en el botón Guardar y escriba Cultivos terminados en

el cuadro de texto Nombre de la consulta.

Si esta compañía tiene varios clientes, puede ser preferible incluir sus nombres en el resultado de
la consulta en lugar de incluir únicamente números. Sin embargo, los nombres de los clientes no
están en la tabla Cultivos sino en la tabla Clientes. Para obtener la información que quiere, debe
utilizar ambas tablas en la consulta. Veamos:

1. Con la consulta Cultivos terminados abierta, haga clic en el botón Vista , en la

barra de herramientas, para cambiar a vista Diseño y verla en la ventana Consulta de
selección.

2. Haga clic en el botón Mostrar tabla y luego haga doble clic en Clientes: a
continuación cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. La ventana tiene ahora dos
cuadros, uno para cada tabla. La ventana tiene ahora dos cuadros, uno para cada tabla.
Puesto que usted creó una relación entre estas tablas, Access lo indica en esta ventana
con una línea entre los campos IdCliente de ambos cuadros.

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3. En el cuadro Clientes, haga doble clic en el campo Nombre para agregarlo a la cuadrícula
de consulta.
4. En la cuadrícula de consulta, quite la marca de la casilla IdCliente.
5. Ejecute la consulta. Access le muestra el número, la Parcela y el estado del trabajo, así
como el nombre del cliente, de la siguiente forma:

6. Por último, cierre la ventana Consulta de selección y guarde la consulta.

Todas las consultas que ha ejecutado hasta el momento han sido consultas de selección, que
ofrecen información acerca de las hojas de datos. A menos que guarde este tipo de consulta, la
información es temporal pues se borra al cerrar la ventana Consulta de selección. Ahora
ensayemos las consultas de acción, que se pueden utilizar para modificar la información de las
tablas e incluso para crear otras.

Actualizar registros
Es posible que de vez en cuando usted quiera cambiar el valor de uno o varios campos en una
tabla. Suponga, a manera de ejemplo, que la Alcaldía de Bogotá decide cambiar el nombre de la
ciudad por el de Santafé de Bogotá, y que, por lo tanto, debe actualizar su tabla Clientes para
reflejar dicho cambio. Podría actualizar registro por registro; sin embargo, es mucho más sencillo y
eficiente utilizar una consulta de actualización. Veamos:

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1. Seleccione el icono Tablas, en la ventana Base de datos; allí seleccione Clientes, haga
clic en la flecha que está a la derecha del botón Nuevo objeto, en la barra de
herramientas, y seleccione Consulta.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta haga doble clic en Vista diseño y luego en el
campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de consulta.

3. Oprima la flecha ubicada a la derecha del botón Tipo de consulta , en la barra de

herramientas, y seleccione Consulta de actualización para agregar a la cuadrícula de
consulta la fila Actualizar a.
4. En la fila Actualizar a, escriba Santafé de Bogotá en el campo Ciudad.
5. En la fila Criterios escriba Bogotá, en el campo Ciudad, y oprima Tab.

6. Ejecute la consulta. Access indica el número de registros que se van a actualizar.

7. Haga clic en Sí para completar los cambios.

8. Haga clic en el botón Ventana base de datos , en la barra de herramientas, y abra la

tabla Clientes, donde los registros de los siete empleados que viven en Bogotá se
actualizaron con el nombre nuevo de la ciudad.

En tablas pequeñas es más rápido hacer cambios de este tipo manualmente, pero en el caso de
las tablas grandes el uso de la consulta de actualización es más veloz y garantiza que se cambien
todos los registros afectados.

Mover registros
La información que contienen las tablas rara vez es estática, y a menudo es más fácil tener en una
tabla los datos que cambian a diario y en otra aquéllos que considere parte de su archivo. La tabla
Cultivos, de la empresa Agrocampo, es un buen ejemplo. Si tiene en una sola tabla todos los
Cultivos que la empresa ha realizado, muy pronto ésta se volverá tan grande que será un problema
utilizarla. La solución radica en tener una tabla independiente para los Cultivos finalizados.

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1. Seleccione Cultivos, en la ventana Base de datos, y haga clic en el botón Copiar , en la

barra de herramientas.

2. Ahora haga clic en el botón Pegar , en la barra de herramientas, y en el cuadro de diálogo

Pegar tabla como, escriba Cultivos cosechados como el nombre de la tabla, selecciones
Estructura solamente y luego haga clic en Aceptar. Access agrega la tabla nueva a la lista en la
ventana Base de datos.
3.Abra la tabla Cultivos cosechados en vista Diseño y borre el campo Estado. Para ello,
seleccione la fila y oprima la tecla Supr.
4.Cierre la tabla. Guarde los cambios cuando se le indique.

Ya está listo para mover los registros cerrados de la tabla Cultivos hacia la tabla Cultivos
cosechados. Siga estos pasos:

1. Seleccione la tabla Cultivos, en la ventana Base de datos, haga clic en la flecha que está
a la derecha del botón Nuevo objeto, en la barra de herramientas, y a continuación escoja
Consulta.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga doble clic en Vista diseño.
3. Agregue todos los campos del cuadro Cultivos a la cuadrícula de consulta. Para ello, haga
doble clic en la barra de título del cuadro Cultivos, señale la selección, arrastre la imagen
de los campos hacia la primera columna de la cuadrícula y libere el botón del ratón.
4. Escriba Cosecha en la fila Criterios del campo Estado.
5. Ahora haga clic en la flecha que está a la derecha del botón Tipo de consulta, en la barra
de herramientas, y seleccione Consulta de datos anexados. Cuando Access le muestre
el cuadro de diálogo Anexar, escriba Cultivos cosechados como el nombre de la tabla a
la que desea anexar el resultado de la consulta, y haga clic en Aceptar.

6. Ejecute la consulta y haga clic en Sí cuando Access le indique que anexará seis filas.
7. Cierre la ventana Consulta de datos anexados y guarde la consulta como Anexar
Cultivos cosechados para poder ejecutarla cuando necesite anexar datos de la tabla
Cultivos a la tabla Cultivos cosechados.
8. Abra la tabla Cultivos cosechados para verificar que contenga los dos registros de los
Cultivos cosechados, así:

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No hay subhojas de datos disponibles para esta tabla a menos que cree relaciones entre ella y
las otras tablas en la base de datos. Sin embargo, en este caso eso no es necesario, porque
nadie trabaja nunca en Cultivos cosechados.

Copió los registros de los Cultivos cosechados en la tabla Cultivos cosechados, pero éstos
todavía existen en la tabla Cultivos. Para borrarlos, siga estos pasos:

1. Cierre la tabla Cultivos cosechados y abra Cultivos. Seleccione los registros con Estado
en Cosecha, oprima Supr y luego haga clic en Sí para borrarlo.
2. Cierre la ventana Tabla.

Bibliografía

EVAN CALLAHAN, 1999.Programación con Microsoft Access 2000, Macros y Visual Basic para
aplicaciones. Editorial Mc Graw Hill 1999

Catapult, Inc., 2000. Microsoft Access 2000, Paso a Paso. Editorial Mc Graw Hill.

Apuntes y notas de clase elaborados por el profesor de la asignatura.