FECHA
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - SGI
Cambio originado por:
Actividad a desarrollar
GERENCI
AL
Implementación del SGC Basado
en la nuev versión de la norma ISO
9001 2015
Implementación del módulo de
indicadores
Implementación del módulo de
documentos
Implementación del módulo de
calibración
Implementación del módulo de
riesgos
Implementación del módulo
ambiental
Implementación del módulo de
auditorías
Implementación del módulo de
mejora
Implementación del módulo de
producto no conforme
Implementación del módulo de
encuestas
Implementación del módulo de
revisión por la dirección
Entrada en producción del aplicativo
Fortalecer las competencias para
el uso del Sofigac
Gestionar los recursos para la
sostenibilidad del Sofigac
Actualización de la documentación,
Matriz legal ambiental, Matriz de de
identificación de aspectos, matriz
de riesgos, Plan de Trabajo DT,
Plan deTrabajo Sede Central,
Programas ambientales, reportes
del Plan de Trabajo
Mantenimiento y soporte del Sofigac
Actualización de la documentación
Actualización de la documentación
y Normograma
Actualización de la documentación
Actualizar lineamientos y realizar
reprote de revisión por la Dirección
y su aplicación
Actualización de la documentación
Firma Representante de la dirección General en Asuntos del SGI
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
AAAA/MM/DD
MEJORA CONTINUA
Legislación Alcance del sistema Mapa de procesos Servicios y/o productos Políticas
X Otro Cuál?: Implementación de la Transición de la nueva versión de la norma ISO 9001:2015 y Planeación Estratégica.
SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN
¿Se requiere ¿se mantiene la
adquirir Integridad del sistema
nuevos de gestión de la
OPORTUNIDADES O RIESGOS Beneficios O Mejoras calidad?
Procesos que se ven afectados Se incorporaron conocimientos
Documento(s) requerido(s) (que se ven afectados) Observaciones Recurso(s) necesario(s) Responsable(s) Fecha límite para la empresa con el Observaciones del seguimiento
indicadores y objetivos? o actualizar los
Propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales cambio implementado
Documen
Financier
Adquisici
MERCAD
Informáti
Humana
Admvos
VENTAS
Jurídica
que ya se
ones
EO Y
Serv.
SGC
tienen?
tal
SI NO
G.
G.
G.
ca
G.
G.
a
(7.1.6)
Se requiere:
* Recursos Financieros para
realizar nuevas
capacitaciones al personal
sobre la nueva versión de la
Norma ISO 9001:2015 y
"Actas de las reuniones de Calidad y Revisiones del sistema". Gerencial
No se esperan Riesgos. para que un Consultor
X X X X X X X X X X X Se convierte en Oportunidades para la mejora contínua.
Se implementará a partir de Agosto de 2018
externo nos asesore en la
Matriz de Planifiación de Cambios al SGC. Comité de Calidad
Transición a la nueva
versión.
* Recursos humanos
existentes (personal del
comité de calidad)
Personal disponible para Se observó el desarrollo de la
responder dudas de los PLaneación estratégIca de la
La implementación de este módulo requerirá una mejor comunicación entre las servidores públicos organización (Contexto :
áreas y la oficina de planeación cuando se requiera cambio de metas, Se implementará a partir de la vigencia respecto al uso del cuestiones internas y externas,
especialmente de los indicadores de catastro en las direcciones territoriales, ya P12200-01 Identificación, Formulación, Medición, Análisis y Direccionamiento
2017 módulo. Incluir en las "Actas de las Estrategias organizacionales).
que los cambios deberá hacerlos directamente la oficina de planeación en el estratégico
Reporte de Indicadores de Gestión reuniones de Calidad y
X X X aplicativo.
F12200-01 Ficha Técnica Indicadores de Gestión Se requiere fortalecer la sensibilización a Se pueden requeir
Subdirección de catastro May-17
Revisiones del sistema" Información documentada:
Oficina de Difusión y
Se pueden presentar errores de digitación por parte de las personas que F12200-02 Tablero de Control de Indicadores los jefes y coordinadores de los procesos, recursos financieros para los cambios realizados. Contexto Interno y externo de la
comercialización
alimentan la información requerida por el módulo, lo que implicaría datos especialmente del proceso catastral y realizar nuevas Organización (dentro del Manual
incorrectos de medición de los procesos. capacitaciones a de Calidad)
responsables en las
direcciones territoriales
El hecho de que cualquier persona del instituto pueda proponer cambios en los
documentos puede generar sobrecarga en los procesos de revisión y demoras
en las actualizaciones.
Se puede dar que no se tengan en cuenta cambios solicitados por las
territoriales Durante las capacitaciones sólo se informó
Personal disponible para
P12100-01 Elaboración, actualización y control de documentos a los responsables de proceso, facilitadores
responder dudas de los
Es posible que se encuentren errores en documentos publicados en el LMD a y formatos establecidos en el SGI y jefes de área (en las DT) el hecho de que
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X pesar de las múltiples revisiones realizadas tanto por ITS como por los G12100-01 Presentación de documentos y formatos el aplicativo está abierto para propuestas
servidores públicos Mejora continua Dec-16
facilitadores de sede central. respecto al uso del
establecidos en el SGI de cambio en los documentos a fin de
módulo.
mitigar los posibles impactos
La actualización de los documentos que incluyen tareas en el aplicativo puede
tardar.
Gestión agrológica;
gestión geodésica;
Formatos asociados a la calibración de equipos de los
El módulo permite un mejor control de los equipos de medición a cargo del gestión catastral; gestión
X X X X X X instituto y de los cronogramas de calibración/ verificación.
diferentes procesos misionales N.A. Personal
del conocimiento; gestión
Oct-16
geográfica; gestión
cartográfica
P20604-01 Identificación y evaluación del cumplimiento legal
ambiental y otros requisitos que se suscriban
P20604-02 Identificación de aspectos ambientales y Se mantendrán los formatos físicos usados
Los procesos y direcciones territoriales reportarán sus consumos (agua,
energía, resmas) directamente en el aplicativo. Se pueden generar errores de valoración de impactos ambientales actualmente para reporte de consumos
digitación que lleven a resultados incorrectos. F20604-02 Matriz identificación y cumplimiento legal hasta una vez se compruebe que los
ambiental y de otros requisitos que se suscriban formularios que ofrece el aplicativo
Personal disponible para
Las matrices ambientales (aspectos e impactos y de requisitos legales) pueden F20604-03 Matriz identificación de aspectos ambientales y permiten el análisis de la información tal
responder dudas de los
presentar diferencias en la información respecto a las que se manejan valoración de aspectos ambientales como se pensó.
X actualmente en excel. F20604-04 Plan de Trabajo
servidores públicos Servicios administrativos May-17
respecto al uso del
F20604-05 Información de Sedes y Personal Se requiere fortalecer la inducción a
Los programas ambientales y los planes de trabajo detallados de las DT del módulo.
F20604-06 Reporte de Consumo de Servicios Públicos IGAC contratistas que deban reportar información
aplicativo pueden presentar errores por desconocimiento en su manejo. F20604-11 Reporte Cantidad de Resmas Usadas ambiental en el aplicativo a fin de evitar
errores por desconocimiento de los nuevos
responsables
F12100-12/16.V3