Técnicas de Análisis de procesos

para una mayor eficiencia y

productividad.
sábado 15 de diciembre 2018
Ing. Juan José Valerio V.
ACLARACION
• PRIMERO DEBO DISCULPARME POR LOS INCIDENTES DEL SABADO 15,
FUE ALGO RARO EN MIS AÑOS DE DAR CLASE.
• PARA REPONER LOS INCONVENIENTES CAUSADOS HE ORDENADO Y
AMPLIADO LAS PRESENTACIONES QUE LLEVABA Y QUE NO PUDE
PRESENTAR EN EL ORDEN QUE QUERÍA.
• EL OBJETIVO ES QUE AL LEEER EL MATERIAL ADJUNTO PUEDAN
COMPLETAR SU APRENDIZAJE SOBRE EL ANALISIS, EVALUACION,
ORGANIZACIÓN, CONTROL Y GESTION DE PROCESOS.
• ADEMAS DE RECIBIR UN POCO MAS SOBRE LAS PAUTAS PARA
DOCUMENTAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.
PROCESO DE ANALISIS
• PARA EL ANALISIS DE LOS PROCESOS CON EL OBJETIVO DE LOGRAR
OBTENER ELEMENTOS QUE NOS PERMITAN UN PROCESO MEJORADO,
ES DECIR QUE LOGRE EL OBJETIVO DE SATISFACER A LAS PARTES
INTERESADAS SE REQUIERE:
• Primero que todo que el proceso actual esté debidamente
caracterizado, lo cual puede hacerse utilizando la plantilla dada y
habiendo diagramado el proceso con alguna de las técnicas, mejor si
se ha empleado ADONIS. Esto permitirá contar con toda la
información relevante sobre el proceso tal como está estructurado y
organizado actualmente. Lo llamaremos fase 1.
PROCESO DE ANALISIS
• Una vez se tiene el proceso actual determinado debidamente
procedemos a analizarlo, fase 2, para lo cual podemos contar con
varias herramientas o técnicas: ESIA, Valor Agregado, Prueba de
Acido, Revisión minuciosa, técnica LEAN, listas de chequeo. El
objetivo de este análisis es determinar oportunidades de mejora que
incluidas en el proceso nos darán el proceso rediseñado o mejorado,
que constituirá la fase 3.
Fase 1:
Levantamiento de procesos
Utilizando la hoja de “mapeo de procesos” :
1. Seleccionar los procesos vitales.
2. Listar la secuencia de tareas
3. Identificar las unidades ejecutoras
4. Identificar la naturaleza de la actividad
5. Identificar documentos/referencias generadas
6. Codificar cada una de las tareas
FASE 2
• EN ESTA FASE ES NECESARIO TOMAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES
Y COMPONENTES DEL PROCESO Y SOMETERLO A REVISION, CRITICA,
CUESTIONAMIENTO, DESGLOSE PARA ASI PODER OBTENER ASPECTOS
EN LOS CUALES EL PROCESO PUEDE SER MEJORADO. DEPENDIENDO
DE LA MADUREZ DEL PROCESO, ASI OBTENDREMOS MAS O MENOS
ALTERNATIVAS. LAS ALTERNATIVAS PUEDEN IR DESDE LA
ELIMINACION DE LA ACTIVIDAD HASTA LA AUTOMATIZACION DEL
PROCESO O PARTE DEL MISMO.
FASE 2:
TECNICA ESIA
El rediseño de un proceso significa hacerlo:

MEJOR
MÁS BARATO
MÁS RÁPIDO
para ello
Elimine
Simplifique
Integre
Automatice
ELIMINE
• Sobreproducción/ sobrealmacenamiento
• Tiempo de espera
• Transportación, movimiento y pasos
• Procesamiento
• Inventario y documentación
• Defectos, fallas y rehacer el trabajo
• Duplicación de tareas
• Reformateado o transferencia de la información
• Inspección, vigilancia y controles
• Conciliación
SIMPLIFIQUE
• Formas
• Procedimientos
• Comunicación
• Tecnología
• Flujos
• Procesos
• Áreas problema
INTEGRE
• Puestos
• Equipos (trabajo en equipo)
• Clientes
• Proveedores
AUTOMATICE
• Sucio, difícil o peligroso
• Aburrido
• Captura de datos (código de barras)
• Transferencia de datos
• Análisis de datos
Prueba de ácido

• ESTA TECNICA NOS PERMITE DETERMINAR CUALES DE LAS

ACTIVIDADES DE UN PROCESO SON LAS VITALES, DADO QUE ELLAS
SON LAS CLAVE DEL MISMO, ASI COMO TAMBIEN LAS QUE
PODRIAMOS ELIMINAR. ESTA ES UNA TECNICA DE PRIORIZACION
MUY ACERTADA Y ACEPTADA EN GESTION POR PROCESOS.
• SE BASA EN APLICAR CINCO PREGUNTAS A CADA ACTIVIDAD E IRLE
DANDO UNA PUNTUACION DEPENDENDO DE LA RESPUESTA.
Prueba del ácido
PASO 1: APLIQUE LAS PREGUNTAS..

1. Notará el cliente final una disminución en SI

el valor de su servicio si esta actividad no
se ejecuta?
2. Estaría evidentemente incompleto el SI
servicio sin este paso?
3. Si usted estuviera obligado a entregar el
NO
servicio en forma urgente, obviaría usted
este paso?
4. Si usted está coordinando este proceso y NO
podría lograr ahorros eliminando este
paso, lo haría?
5. Si la actividad consiste en una inspección SI
o en una revisión, es la tasa de rechazos
o devoluciones significativa?
 PASO 2.
Asigne Valor:
 Del paso 1, asigne un punto por cada
respuesta que coincida.

Si la actividad no es revisión o inspección

no aplica la pregunta #5, por lo tanto
asigne un valor de 1,25 a cada respuesta
de las 4 anteriores.
Si todas las respuestas coinciden el
puntaje total de esa actividad será 5.
 Paso 3: Criterio de decisión
realice la sumatoria de cada
actividad y determine su valor.
V = 5 actividades vitales
V ≥ 3 actividades importantes
V < 3 actividades sospechosas
V = 0 desperdicio
Paso 4:Ampliando el criterio
de decisión
Asigne Tiempo y Costo:
Actividad que más unidades consume: 5
Actividad que menos unidades consume: 1

Asigne valores a las demás actividades,

utilizando como referencia las de menor y
mayor valor.

Calcule V/T y V/C

Criterio de decisión
ampliado

Actividades sospechosas:

V/T ó V/C < 1

EJEMPLO.
UN PROCESO CON CUATRO ACTIVIDADES: A,B,C,D

ACTIVIDADES VALOR TIEMPO COSTO V/T V/C CRITERIO POR TIEMPO CRITERIO POR COSTO

A 4 3 3 1,3 1,3 SOSPECHOSA SOSPECHOSA

B 3 3 2 1,0 1,5 ACEPTA ACEPTA

C 2 5 5 0,4 0,4 SOSPECHOSA SOSPECHOSA

D 1 3 2 0,3 0,5 SOSPECHOSA SOSPECHOSA

E 5 4 4 1,3 1,3 ACEPTA ACEPTA
F 2 1 2 2,0 1,0 ACEPTA ACEPTA

LAS ACTIVIDADES CON RELACION V/T O V/C MENOR A UNO SERAN SOSPECHOSAS.

CONCLUSION LAS ACTIVIDADES A, C Y D SON SOSPECHOSAS.

LAS ACTIVIDADES A, E Y F SON ACEPTABLES.
Relación ESIA – Prueba del ácido
• Actividades vitales:
• V=5 aplique SIA
• Actividades importantes:
• V ≥ 3 aplique SIA
• Actividades sospechosas:
• V < 3 aplique ESIA
• Desperdicio:
• V= 0 aplique E
FASE 2: ANALISIS MINUCIOSO.

Para el análisis y mejoramiento de los

procesos actuales se deben de utilizar
las siguientes herramientas:
•Eliminación de la burocracia. Eliminar
tareas administrativas, aprobaciones y
papeleos innecesarios.
•Eliminación de la duplicación.
•Evaluación del valor agregado.
Eliminar las actividades que no
agreguen valor y optimizar las que
agreguen valor
•Simplificación. Eliminación de copias,
datos, manipulaciones, reuniones,
cuellos de botella
•Reducción del tiempo de ciclo del
 FASE 2: ANALISIS MINUCIOSO.

•Prueba de errores
•Eficiencia en la utilización de
equipos y sistemas
•Lenguaje simple. Compresión
sencilla en los documentos
•Estandarización
•Alianzas con los proveedores
•Mejoramiento de situaciones
importantes
•Automatización y/o mecanización
•Identificación de los principales
problemas y riesgos
 FASE 2: ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO

Actividad

Si ¿Necesaria para No
generar el output?
No
¿Contribuye a los ¿Contribuye a las
requerimientos del funciones de la
Actividades Si
cliente? discrecionale empresa?
s
Si No
Valor Valor agregado para Sin valor
Agregado la empresa agregado
real
•Registrar la orden •Registrar la fecha de recibo •Revisión y aprobación
•Completar la póliza •Formato de pedidos •Transporte y movimiento
•Investigar los datos •Preparar informes financieros •Archivo y almacenamiento
•Repetición de trabajo
•Demoras

Actividades que se deben Actividades que no contribuyen a satisfacer los

realizar para satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían
requerimientos del cliente eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio
FASE 2: Aplicación de técnicas Lean.
Eliminación de Mudas O desperdicios.
• Sobreproducción
• Defectos / Rechazos
• Inventarios
• Movimientos excesivos
• Procesos que no agregan
valor
• Esperas
• Transportes innecesarios

Típicamente el 70% de las actividades no agregan valor

24
ELIMINACION DE DESPERDICIOS:
• De movimiento de material
• Por sobreproducción
• Por corrección
• De insumos
• De procesos
• De movimiento
• Por falta de sincronía
• Por obsolescencia de procesos
• Por irregularidad
• Por sobrecarga
FASE 2: TENICAS CUANTITATIVAS.
• LAS TECNICAS CUANTITATIVAS EN EL ANALISIS DE PROCESOS
CONSISTEN EN EL DESGLOSE DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO EN
GRUPOS DE ACTIVIDADES COMO: OPERACIONES, ALMACENAJES,
TRANSPORTES, DEMORAS, INSPECCIONES, LAS CUALES SE PUEDEN
CUANTIFICAR PARA DETERMINAR SU PORCENTAJE E IMPACTO SOBRE
TODO EL PROCESO. SE CONSIDERA QUE SOLO LAS OPERACIONES, ES
DECIR AQUELLAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN SOBRE LA MATERIA
PRIMA O QUE RECIBE EL CLIENTE DIRECTAMENTE SON LAS DE VALOR
O AGREGAN VALOR. LAS DEMAS PODRIAN ELIMINARSE. PARA UNA
MEJOR COMPRENSION SE UTILIZAN VARIOS DIAGRAMAS DE LOS
CUALES SE DAN EJEMPLOS CON LA RESPECTIVA CUANTIFICACION.
 FASE 2 TENICAS CUANTITATIVAS:
El ciclo del servicio
• Un ciclo del servicio es un mapa de los momentos
de verdad, a medida que los experimentan los
clientes.

• Nos permite mirar a través de los ojos de los

clientes y ver el negocio desde el punto de vista de
ellos.
 Termina el ciclo Empieza el ciclo

Descarga el coche Entra al parqueo

Sale del super
Busca un sitio
Mira al
empacador
Entra al super
Paga la cuenta
Ciclo de servicio
Espera cajero en un supermercado Al sitio de
saca la cuenta información

Espera turno Toma un coche

Se dirige a pagar Escoge víveres

Pide ayuda al empleado
Selecciona frutas y verduras Va al servicio sanitario
 Termina el ciclo Empieza el ciclo

Descarga el coche Entra al parqueo

Sale del super
Busca un sitio
Mira al
empacador
Entra al super
Paga la cuenta
Ciclo de servicio
Espera cajero en un supermercado Al sitio de
saca la cuenta MOMENTOS CRÍTICOS información

Espera turno Toma un coche

Escoge víveres
Se dirige a pagar
Pide ayuda al empleado
Selecciona frutas y verduras Va al servicio sanitario
 EJEMPLO DE UN ANÁLISIS DE PROCESOS

PROCESO DE COMPRAS

Requerimiento de Verificacion de Aprobacion para Compra de Material Recepcion de

Materiales Material en Bodega compra del Material Despacho del
Materiales
Material

Pago a Proveedores

Caraterísticas Generales del Proceso

Cantidad Porcentaje
Operaciones 45 28,5%
Inspecciones 17 10,8%
Transporte 65 41,1% Cantidad
Demora 22 13,9% Documentos originales que se generan 15
Almacenamiento 9 5,7% Copias que se generan 20
Total de Actividades 158 100,0% Total de Documentos 35
Personas que participan en el proceso 27
Cantidad Porcentaje Sistemas Informáticos que utilizan 3
Agregan Valor 29 18,4%
No Agregan Valor 129 81,6%
Total de Actividades 158 100%
EJEMPLO DE ANÁLISIS DE PROCESOS

Macroproceso de Crédito

Solicitud Análisis Aprobación Administración

de Crédito de Riesgo de Crédito y Desembolso

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL

PROCESO:
Cantidad Porcentaje
Operaciones 82 44.6%
Inspecciones 16 8.7% Cantidad
Transporte 45 24.5% Documentos originales que se generan 42
Demora 34 18.5% Copias que se generan 11
Almacenamiento 7 3.8% Total de Documentos 53
Total de Actividades 184 100.0% Personas que participan en el proceso 13
Sistemas Informáticos que utilizan 3
Agregan Valor 59 32.1% Entes externos que participan en el proceso 10
No Agregan Valor 125 67.9%
Total de Actividades 184 100.0%
 Visita al consultorio médico

Espera Espera

32
• Esperar al dependiente 15 min.NAV
• Pedir artículo 2 min.AV
• Dependiente pregunta por art. 5 min.NAV
• Búsqueda de artículo 20 min.NAV
• Transporte de artículo 5 min. NAV
• Entregar artículo al cliente 2 min. AV
• Inspección por el cliente 5 min. NAV
• Elaboración de factura 10 min.NAV
• Empaque del artículo 5 min.AV
• Verificación de vigilancia 5 min. NAV
Sólo el 12% de actividades agregan valor al servicio

33
 HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:

• Actividades en serie vs. actividades en paralelo

• Cambiar la secuencia de las actividades
• Reducir el número de interrupciones
• Mejorar políticas de tiempo de procesamiento
• Reducir el movimiento del output
• Analizar la localización
• Establecer prioridades
Fase 3: Rediseño de procesos
Reglas básicas del replanteo de procesos
1. Oriente el rediseño hacia la generación
de los productos y/o servicios que el
proceso tiene como fin último entregar.
2. Minimice el número de participantes
dentro del proceso.
3. Realice un mapeo del nuevo proceso
basándose en las actividades vitales.
4. Prepare un cronograma para la
implementación de cambios.