Baze de date în EXCEL

O bază de date(BD)= ca o colecţie de date elementare, structurate care răspunde unui ansamblu coerent
de subiecte, fiind organizată într-o modalitate utilă care oferă un fundament facil pentru procedurile de
regăsire a informaţiilor, de apreciere şi de luare a deciziilor.
Un tabel reprezintă un ansamblu coerent de date organizate bidimensional pe linii - numite înregistrări
(record) - şi coloane - numite rubrici sau câmpuri(field).
Terminologie pentru definirea unei baze de date:
•linia antetului situată în partea superioară care conţine numele câmpurilor (rubricilor) din tabel.
Specificarea liniei de antet este obligatorie deoarece prelucrările ulterioare aplicate înregistrărilor din
tabele (de exemplu interogările, funcţiile agregate, etc.) nu vor funcţiona corect dacă tabelul nu conţine
numele câmpurilor sau rubricilor;
•numele câmpurilor (rubricilor) descriu distinct categoriile de date din tabel. Numele rubricilor sunt
plasate ca anteturi de coloană, dar pot lua şi forma anteturilor de linie în tabelele în care datele sunt
orientate pe orizontală şi nu pe verticală.
Fiecare celulă ce conţine date este denumită generic valoare.
Totalitatea valorilor câmpurilor ce compun o singură linie de date poartă numele de înregistrare.
Ansamblul valorilor ce compun o singură coloană de date poartă numele de domeniu.

1
Viata unei BD:
1. creare 1.a Tastare 1b. Import
2. Validare
3. Sortare
4. Consultare / Filtrare /Ventilare
5. Functii cu baze de date (Database)
6. Actualizare 5.a Adaugare 5.b Modificare 5.c Stergere
Validarea reprezintă un procedeu de verificare a corectitudinii introducerii datelor în celule foii de calcul prin care se
restricţionează intrările în celule, potrivit unor criterii declarate la care trebuie să răspundă valorile de introduse de
utilizator.
etape:
• selectarea celulei sau a plajei de celule asupra cărora se doreşte aplicarea atributelor de validare;
• activarea butonului de comandă Data Validation din grupul logic Data Tools al tabului Data.
• realizarea setărilor necesare operaţiunii de validare, potrivit cerinţelor informaţionale ale utilizatorului, în caseta de
dialog Data Validation. Această casetă conţine trei fişe:
1. fişa Settings (implicit activată) se declară toate atributele şi restricţiile opţiunii de validare;
2. fişa Input Message se setează o etichetă de comentariu pentru câmpul validat, precum şi un mesaj de invitaţie care
asistă utilizatorul la introducerea datelor;
3. fişa Error Alert se declară un mesaj de atenţionare în cazul în care intrarea în celulă nu a respectat restricţiile de
validare declarate în fişa Settings; confirmarea setărilor realizate la nivelul casetei de dialog Data Validation are loc
prin acţionarea butonului OK sau a tastei ENTER.
Pentru a reveni la modul iniţial de afişare se alege opţiunea Clear Validation Circles a aceluiaşi meniu derulant.
Ştergerea atributelor de validare se face selectând câmpurile pentru care s-au aplicat respectivele atribute şi acţionând
butonul de comandă Clear All din caseta Data Validation. 2
 Fișa Settings
Stabilirea parametrilor validării presupune operaţiunea de alegere din fişa Settings a casetei de dialog Data
Validation a tipului de date valide ce vor constitui intrări în celula selectată sau în domeniul câmpului selectat.
Astfel, rubrica Allow permite alegerea dintr-o listă derulantă a următoarelor tipuri de date pentru care este permisă
editarea în celule:
• Any value (opţiunea implicită) permite introducerea oricărui tip de dată, validarea fiind inhibată pentru un tip
particular de dată;
• Whole number permite introducerea în celule doar a valorilor numerice întregi;
• Decimal permite valori numerice într-un format cu zecimale;
• List permite validarea datelor sub forma unei liste derulante (care poate avea elemente editate direct în caseta
Source sub forma unor enumerări separate prin virgulă sau punct şi virgulă sau prin adrese absolute unde vor fi
regăsite elementele listei în foaia de calcul;
• Date permite editarea valorilor numerice într-un format tip dată calendaristică;
• Time permite editarea unor valori numerice într-un format orar (de timp);
• Text length permite editarea şirurilor de caractere în celule foii de calcul, restricţionând dimensiunea acestora;
• Custom permite validarea personalizată a datelor prin construirea de formule complexe ce utilizează funcţiile
predefinite.

3
 Fișa Input Message
• Eticheta câmpului validat reprezintă în general identificatorul sau numele acestuia. Eticheta unui câmp (sau
celule) se editează în rubrica Title (asupra şirului de caractere introdus în Title se aplică automat caractere aldine
(Bold) iar mesajul de introducere sau comentariul se declară în caseta de text Input Message.
Fișa Error Alert
Mesajele de eroare pot fi declarate prin intermediul fişei Error Alert, aferente casetei de dialog Data Validation prin
completarea rubricilor Title (definirea numelui casetei de atenţionare în cazul unei intrări non-valide) şi Error
message pentru definirea unui mesaj personalizat care va fi afişat doar în momentul în care a fost încălcată regula.
Indiferent de tipul mesajului, caseta de eroare va avea o structură informaţională care va depinde de pictograma
selectată din lista derulantă a câmpului Style (Stop, Warning sau Information).
Sortarea bazei de date
presupune ordonarea înregistrărilor potrivit unui sau mai multor criterii stabilite în funcţie de precizarea unor
rubrici de sortare. În mod efectiv, ordonarea înregistrărilor se va face după valorile acestor rubrici numite chei de
sortare. Realizarea operaţiunii de sortare a înregistrărilor unei baze de date se face cu ajutorul comenzii Sort din
meniul Data. Folosind butoanele de extensie din dreptul fiecărei casete de text (Sort by, ... Then by) utilizatorul
va putea preciza câmpurile după care să se facă sortarea, cât şi ordinea sortării (Ascending – de la A la Z şi de la
0 la 9 sau Descending – de la Z la A şi de la 9 la 0) pentru fiecare câmp.
Cheile de sortare se precizează în ordinea nivelului de consistenţă imbricată a datelor: primul nivel de sortare
trebuie să conţină elementele celui de-al doilea nivel, iar al doilea nivel trebuie să conţină elementele celui de-al
treilea nivel, ş.a.m.d., ordinea sortării trebuie să fie de la domeniul cel mai cuprinzător, la domeniul cel mai puţin
cuprinzător

4
 Interogarea şi filtrarea bazei de date
Consultarea prin metoda FORM
Filtrarea standard/automată a bazei de date
Filtrarea avansată a bazei da date
Filtrare a unei baze de date presupune „ascunderea” tuturor înregistrărilor din baza de date care nu corespund
criteriilor de selecţie.
În raport de complexitatea criteriilor de filtrare a bazei de date, dar şi de modul în care acestea sunt precizate în
foaia de calcul, Excel asigură 2 metode de interogare a unei baze de date:
•metoda filtrului standard în care criteriile sunt selectate din listele derulante ataşate câmpurilor;
•metoda filtrului avansat care permite stabilirea unor criterii calculate, precum şi plasarea rezultatelor filtrării în
orice locaţie a foii de calcul ce conţine baza de date.
Consultarea prin metoda FORM
Metoda Form presupune prezența butonului FORM în bara de acces rapid. Pentru acest lucru se alege
din butonul general EXCEL  butonul Excel Options  apoi Customize  All comands şi se selectează Form...
şi apoi butounul şi se validează cu butonul OK. Efectul este că în bara de acces rapid situată superior va apare
butonul FORM.
Pentru consultare prin metoda FORM se plasează prompterul în interiorul bazei de date (de exemplu
în baza de date Centralizatorul facturilor emise care are adresa A3:N23) se alege din bara de acces rapid
butonul Form şi pe ecran va apare caseta FORM)

5
 Filtrarea standard/automată a bazei de date
Filtrarea standard reprezintă metoda de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie
sau un sistem de restricţii aplicate bazei de date de tip listă. Practic, prin operaţiunea de filtrare baza de date sursă va fi
înlocuită temporar la afişare cu o tabelă (cu aceeaşi structură informaţională) care va conţine numai înregistrările ce
satisfac cumulativ condiţiile de selecţie. Pentru a aplica facilitatea filtrului standard asupra unei baze de date este
necesar să se activeze listele derulante aferente câmpurilor din capul de tabel pentru a se permite setarea criteriilor de
filtrare a bazei. Pentru aceasta se poziţionează cursorul în orice celulă a bazei de date şi se activează butonul de
comandă Filter din grupul de comenzi Sort&Filter al tab-ului Data. Acesta funcţionează ca un buton-comutator, iar
activarea acestuia are ca efect afişarea unor butoane de selecţie (tip listă derulantă) pentru fiecare rubrică a bazei de
date situată în capul de tabel. Acţionarea acestor butoane de interogare activează meniuri derulante ce conţin o serie de
opţiuni prin care Excel asistă utilizatorul în formularea criteriilor de extragere a înregistrărilor.
• Lista derulantă ataşată unui câmp conţine următoarele opţiuni de sortare şi filtrare a înregistrărilor:
•  posibilităţi de sortare crescătoare (Sort Smallest to Largest) sau descrescătoare (Sort Largest to Smallest) a
domeniilor bazei de date; în plus, Excel oferă la acest nivel capabilităţi de sortare – Sort by Color şi de filtrare –
Filter by Color a înregistrărilor după culoarea caracterelor;
•  valorile întregului domeniu aferent rubricii restricţionate; opţiunea Select All permite afişarea tuturor înregistrărilor
din baza de date
•  casete de validare de tip check box pentru toate valorile unice ale câmpului a cărui listă a fost activată; aceste
casete check box sunt implicit activate pentru toate valorile câmpului respectiv, însă potrivit cerinţelor informaţionale
ale utilizatorului, acesta are posibilitatea de a interveni punctual asupra unor casete de validare, procedând practic la
deselectarea valorilor ce se doresc a fi eliminate în cadrul operaţiunii de filtrare.
6
FILTRAREA AVANSATA A DATELOR