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29
NOV
2016
Um bom controle
de gastos empresariais é fundamental para o sucesso de todo empreendimento. E o contrário
pode ser dito: uma empresa que não controla corretamente os seus gastos pode enfrentar
muitas dificuldades financeiras e isso refletirá no negócio como um todo.
A falha, em grande parte dos casos e principalmente em micro e pequenas empresas, está
objetivamente na falta de controle, de gestão. Ou seja, os gastos existem, os sócios e gestores
têm conhecimento de sua relevância, mas há gargalos no que diz respeito ao controle dessas
saídas de dinheiro.
Vamos nesse artigo explorar alguns aspectos sobre o controle de gastos empresariais. Para
ajudar ainda mais, recomendamos a leitura de alguns outros artigos no blog da Intelliplan
Consultoria Empresarial:
Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira
No dia a dia de uma empresa uma série de recursos é utilizada, movimentada, contratada,
adicionada e removida. De maneira mais objetiva, recursos financeiros transitam pela
empresa, entrando e saindo. No que diz respeito às saídas financeiras, em particular os gastos
para manutenção, produção e crescimento da empresa, é fundamental o controle bem
apurado.
Porém, essa mesma dinâmica agitada do cotidiano traz desafios para o controle financeiro. São
documentos e informações que precisam ser registrados e gerenciados para que tudo
permaneça organizado e trabalhe a favor dos objetivos organizacionais.
Podemos dizer, de maneira ampla e simples, que são 3 as ações que precisam ser tomadas
continuamente com relação ao controle de gastos:
2. Registrar todos os gastos: tudo o que for identificado como um gasto deve ser
devidamente registrado, preferencialmente com informações detalhadas, como data,
classificação, origem, entre outras;
3. Analisar os gastos da empresa: não basta identificar e registrar os gastos para realizar
um controle efetivo; é preciso periodicamente analisar os dados e números e
identificar oportunidades de melhorias.
A partir desses 3 passos, é possível realizar uma análise em sua empresa e identificar onde está
o ponto falho do controle de gastos. Está na identificação e controle? Ou estaria no registro
correto das informações? Ou talvez no uso das informações registradas para realizar boas
análises?
Caso queira fazer uma análise empresarial mais profunda, conheça o Guia Rápido para
Diagnóstico Empresarial.
Para uma empresa trabalhar com eficiência e eficácia, é preciso haver harmonia e integração
entre todas as pessoas, departamentos, atividades e objetivos. Trata-se de um organismo vivo
em que tudo está interligado, e as ações (ou omissões) de uma pessoa ou departamento
afetam diretamente outras pessoas e setores da empresa.
Os gastos da empresa são gerados por departamentos e pessoas diferentes. Ainda que o
departamento financeiro seja o responsável direto por seu controle, é fundamental que exista
consciência em toda a empresa sobre a importância de todas os gastos e despesas serem
devidamente registrados e organizados.
Planejamento financeiro
Não basta saber quanto a empresa gastou. É preciso haver uma determinação de quanto a
empresa pode gastar, quanto está gastando e o que pode ter colaborado para uma diferença
entre o montante previsto e o realizado, seja essa diferença positiva ou negativa. Vale aqui
ressaltar ainda a importância de um bom controle e gestão do fluxo de caixa.
Vale ressaltar que o planejamento financeiro não deve ser feito em um momento específico e
depois deixado de lado, mas continuamente deve ser revisado. Normalmente o último
trimestre do ano é utilizado pelas empresas para realizar o planejamento financeiro do ano
seguinte. Se for necessário, sua empresa pode recorrer ao auxílio de um consultor
empresarial.
Uma vez que as informações são registradas e os gastos identificados, e isto feito através de
processos bem definidos, e tendo como referência um bom planejamento financeiro, é preciso
investir em boas análises para identificar gargalos e não deixar o dinheiro escapar
desnecessariamente.
Esses relatórios e análises visam, em primeiro lugar, dar uma visão clara e realista da situação
financeira da empresa para os sócios e gestores. Servem também para embasar e orientar
planos de ação para reduzir os gastos empresariais e até mesmo para apontar falhas na
operação do negócio.
Gerenciar a empresa e as finanças com base em dados concede ao negócio mais solidez e
competitividade.
27
OUT
2016
Administração Financeira – A importância para as empresas
A administração
financeiradeve ocupar uma condição de destaque e prioridade nas empresas. Assim como as
empresas podem caminhar mais intensamente para o sucesso com uma boa administração
financeira, a ausência e má execução dessa atividade pode representar a decadência de um
negócio.
Essencialmente falando, trata-se de uma atividade que lida com a administração das finanças
de uma empresa ou organização, visando planejá-las, controlá-las e utilizá-las para obter o
melhor resultado possível para o negócio.
Dentro dessa mesma temática, você pode aprofundar o seu conhecimento através dos artigos
do blog da Intelliplan Consultoria Empresarial:
Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira
Entre outros.
Podemos, por um lado, afirmar que essas são questões básicas de uma boa gestão financeira,
seja pessoal ou empresarial. Ainda assim, por outro lado, muitas são as pessoas e empresas
que descuidam dessas atividades, que são o coração da administração financeira.
É por isso que uma boa gestão financeira está relacionada não somente às situações
presentes, mas também e principalmente à situação futura da empresa.
É papel dos administradores financeiros, em primeiro lugar, ter conhecimento – isto é, possuir
o registro – de toda movimentação financeira da empresa; então, com essas informações,
tomar as melhores decisões, ou fornecer relatórios para que outros decidam, que favoreçam o
crescimento da empresa.
Cabe ainda aos administradores financeiros a tomada de decisões que podem direcionar o
negócio para o sucesso. Os três tipos principais de decisões financeiras são:
2. Investimentos;
3. Financiamento.
Quando tratamos de micro e pequenas empresas, é sabido que a realidade por elas vivida não
permite, na maioria dos casos, ter um administrador destinado apenas às finanças. Além disso,
são poucas aquelas empresas onde se pode encontrar sócios ou funcionários especialistas em
finanças.
Justamente pela falta de conhecimento e experiência, e por um foco grande na área produtiva
e comercial, muitas empresas desses portes acabam por não cuidar devidamente da gestão
financeira, o que traz malefícios com o decorrer do tempo, e até mesmo impede o crescimento
tão desejado.
Nessas empresas pode ser um divisor de águas, permitindo impulsionar o seu crescimento,
contar com um auxílio externo para regularizar e aperfeiçoar a administração financeira. Uma
das opções é a contratação de uma consultoria empresarial especialista em micro e pequenas
empresas.
Obviamente, todo esse trabalho pode ser melhor realizado com as ferramentas corretas e
atuais. Infelizmente, ainda há um grande número de empresas resistentes à adoção de
sistemas e ferramentas que auxiliam na administração. Há ainda aquelas que, apesar já
possuírem alguma planilha ou sistema, pouco exploram das funcionalidades disponíveis, e se
restringem mais às funções operacionais (como registrar as entradas e saídas).
Além das já consagradas planilhas eletrônicas que auxiliam na gestão financeira, há sistemas e
softwares acessíveis para empresas de todos os portes.
Movimentação financeira;
Controle de inadimplência;
Planejamento financeiro;
Custos de funcionários;
Entre outras.
Já as empresas que desejam uma solução mais completa e robusta, que além de ajudar no
controle das informações ofereça relatórios e ferramentas para a tomada de decisões
estratégicas, é um bom caminho a contratação de um software de gestão financeira (ou
mesmo um ERP – Enterprise Resources Planning).
Nós tratamos sobre esse assunto aqui no blog da Intelliplan Consultoria Empresarial no
artigo Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira.
Aproveite para ler.
Planejamento financeiro
Reconhecendo a importância de uma boa administração financeira, como fazer quando uma
empresa não possui as competências para realizá-la?
Para ajudar as empresas e gestores a entender como funciona o trabalho de uma consultoria
empresarial e quais benefícios podem ser esperados, a Intelliplan Consultoria Empresarial
lançou o Kit – Compreendendo a Consultoria Empresarial.
O material inclui uma série de artigos sobre o assunto e pode ser acessado sem custo.
Aproveite!
Posted by CONSULTOR INTELLIPLAN in GESTÃO FINANCEIRA
16
MAIO
2016
Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira
Gerenciar um
negócio não é tarefa simples. Além de ficar envolvido com burocracias e questões
administrativas, muitas vezes o pequeno empreendedor tem que cuidar das vendas,
atendimento ao cliente, compras, contas a pagar e a receber, controle de fluxo de caixa, entre
outras atividades; enfim, literalmente o pequeno empresário brasileiro cobra o escanteio e vai
para a área cabecear.
Ter um bom software de gestão financeira pode ajudar muito na rotina diária do
empreendedor.
É comum vermos pequenas empresas controlando suas finanças em planilhas de Excel ou até
mesmo no caderninho. O grande problema destes controles é a falta de informação em tempo
real, da integração das informações e da facilidade de uso. Por facilidade de uso não me refiro
à facilidade de preencher dados (a agilidade de anotar “100 reais de Fulano” em um caderno é
indiscutível); porém, o trabalho árduo necessário para saber quanto de dinheiro está “na rua”
– ou seja, quanto você tem a receber e quanto ainda tem que pagar no mês – é incomparável.
Se você se encaixa no empreendedor que usa planilhas, possivelmente tem uma planilha de
fluxo de caixapara anotar os movimentos do dia e outra só para controlar contas a pagar e
contas a receber. Se você tem um caderno, deve ter ao menos três: um para contas a pagar,
outro para contas a receber e outro para o movimento diário.
Você já pensou na quantidade de furos que devem ter nestes cadernos e planilhas? E no caso
da planilha, se alguém removeu uma fórmula, como você vai saber?
Um sistema de gestão financeira evita erros, pois não é possível apagar fórmulas, não é
possível “riscar” um valor e colocar outro por cima sem querer. Além disso, os dados ficam
todos à sua disposição de forma fácil e rápida.
Com muita facilidade você sabe quanto de dinheiro tem para receber no dia, semana, mês ou
em qualquer período; de quem você tem que receber, quais clientes são inadimplentes, quais
clientes você não deve vender mais (pois estão lhe devendo muito dinheiro) e qual é o
tamanho da sua inadimplência.
Digamos que você tenha contas a pagar e verificou no seu controle de fluxo de caixa feito
pelo sistema de gestão financeira que não terá dinheiro suficiente para cobrir os custos da
semana, o que você poderia fazer se tivesse tudo anotado em um caderno? Somar tudo com
muito trabalho para ver qual cliente lhe deve mais e negociar com ele, ou até mesmo ver quais
clientes mais fáceis de serem cobrados… Com um sistema de gestão financeira você poderá
com facilidade visualizar clientes que lhe devem bastante e efetuar ligações para negociar o
pagamento de parte do débito ou dar um desconto para receber a quantia e assim poder
cobrir o buraco no seu fluxo de caixa.
Se você tiver uma alta inadimplência, o sistema irá lhe avisar quando o vencimento das contas
a receber estiver chegando, permitindo que você envie um e-mail ou ligue alguns dias antes
para aquele cliente que sempre esquece o dia do vencimento.
Isso ajuda você a manter seu fluxo de caixa em ordem e não depender de financiamentos para
bancar o seu cliente.
Se você ainda não tem um software de gestão financeira, teste gratuitamente o QuantoSobra!
Sobre o autor
08
MAIO
2015
Separando as finanças pessoais e empresariais
Um dos erros mais comuns que muitos empresários cometem ao ter uma empresa é não saber
separar as finanças pessoais e empresariais. A personificação como dono do negócio é tão
grande que o empreendedor começa a fazer pequenos gastos que podem ser do
supermercado, por exemplo, até se apropriar de recursos maiores, já que o dinheiro é dele.
O contrário também é comum. Quando a empresa não está indo tão bem quanto desejado,
sem qualquer plano, o empresário começa a tirar do seu próprio dinheiro para sanar pequenos
buracos.
Vamos ensinar aqui, que nem a primeira ação, e nem colocar o próprio dinheiro, devem estar
entre as possibilidades para resolver o problema.
Em primeiro lugar, essa desorganização pode comprometer seriamente a saúde financeira da
empresae um dos resultados pode ser até mesmo sua inviabilidade. Se na sua empresa, esse é
um dos seus hábitos comuns, calma. Especialistas indicam que muitos empreendedores
cometem o erro. Porém, o que não se pode é persistir. Vamos dar aqui algumas dicas para que
você não tenha mais esse problema.
Separe as finanças
Esse é um dos itens essenciais para que sua empresa tenha saúde financeira. O primeiro a
fazer, caso tenha em sua empresa uma gerência financeira, é conversar seriamente sobre o
montante que é retirado e o quanto isso está comprometendo o empreendimento.
Em sua nova rotina, o dinheiro da empresa está proibido de cobrir suas despesas pessoais e
você deve se segurar para não colocar nenhum dinheiro do seu bolso. Se você sentir que as
finanças já estão comprometidas, não tenha dúvida em contratar um consultor para que ele
indique quais as melhores ações para sanar o problema.
Outro ato muito comum do empreendedor é fazer da conta do banco da empresa a sua.
Separe, definitivamente, as finanças pessoais e empresariais. Abra uma conta para a pessoa
jurídica e outra para a pessoa física. Isso vai permitir que você não confunda os recursos e faça
gastos com o dinheiro do seu empreendimento.
Planejamento
Contador
Se você é do tipo de empreendedor que trabalha sozinho na empresa e é uma espécie de faz-
tudo, talvez seja a hora de contratar um contador, caso não o tenha, ou mesmo de solicitar
mais a sua ajuda, caso sua empresa já tenha um contato. Esse profissional será capaz de
detalhar, em relatórios mensais, como estão as finanças, apontando também quais são os
principais problemas. Se ainda não chegou o momento de dar esse passo, que tal contratar um
software de gestão de fluxo de caixas? É um programa que te ajudará a controlar tanto as
finanças da empresa quanto as suas.
Como você viu, separar as finanças pessoais e empresariais é um grande passo para garantir
que seus negócios estejam sempre bem. Se o desejo é o de fazer um investimento, mas está
sem recursos para isso, abrindo uma conta empresarial, poderá conversar com o seu gerente e
saber das principais linhas de crédito, com juros muito menores.
A separação das finanças pessoais e empresariais é uma ação que vai mudar a sua vida e da
empresa, e para melhor!