Procedura aprovizionare

Capitol Denumire

0 Cuprins

1 Scop

2 Domeniu de aplicare

3 Documente de referinta

4 Definitii si abrevieri

5 Descriere procedura

6 Responsabilitati

7 Inregistrari si anexe

1. SCOP

Procedura are scopul de a stabili modul în care sunt aprovizionate produsele si echipamentele
de catre companiein asa fel incat acestea sa respecte cerintele de calitate si conformitate.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplică de întreg personalul companiei implicat în activitatea de aprovizionare şi se referă

la:

- evaluarea furnizorilor;

- stabilirea necesarului pentru aprovizionare;

- recepţia produselor aprovizionate.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.

SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitatii. Cerinte.

SR EN ISO 9004:2010 – Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea

performantelor.

4. DEFINITII SI ABREVIERI

Prezenta procedura foloseste termenii definiti de “SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al
calitatii. Principii fundamentale si vocabular.”

SMC – Sistemul de Management al Calitatii

MC – Manualul calitatii

PS – Procedura de sistem

PO – Procedura operationala

R – Registru

F – Formular

C – Chestionar

DG – Director general

RMC –Reprezentantul managementului pentru calitate

5. DESCRIERE PROCEDURA

5.1 Generalitati

Activitatea de aprovizionare în cadrul companiei se desfăşoară în mod controlat, respectându-se

metodologia stabilită în procedurile sistemului de management al calităţii, pentru toate produsele si
echipamentele care influenteaza calitatea activitatii de ansamblu a organizatiei.

Pentru satisfacerea cerinţelor privind calitatea sunt achiziţionate numai piese, echipamente,
aparate de la furnizori selectaţi şi evaluaţi aflati in lista furnizorilor acceptati, inregistrati in Lista
furnizorilor acceptati.

Principalii furnizori de produse ai companiei sunt producatori sau importatori de aparatura.

Procesul de aprovizionare are, ca date de intrare, necesarul de aprovizionare stabilit şi, ca date
de ieşire, produsele comandate în cantitatea, calitatea si cu caracteristicile stabilite. Necesarul de
aprovizionare se stabileste prin comenzile date de clienti si prin identificarea administrativa a
mijloacelor tehnice necesare mentinerii si dezvoltarii activitatii firmei.

5.2. Evaluarea şi selectarea furnizorilor

Compania se aprovizionează cu produse, piese si echipamente numai de la furnizori evaluati si

acceptati.

Furnizorii din domeniul de activitate al societatii sunt evaluati periodic, de regula la inceputul
anului, de catre responsabilul aprovizionare al societatii.

Criteriile care stau la baza selecţiei, evaluării/ reevaluării furnizorilor sunt următoarele (aceasta
lista nu este limitativa):

• Raportul preţ – calitate al produselor;

• Existenta certificarilor de conformtiate CE pentru produse

• Experienţa anterioară în colaborarea cu respectivul furnizor;

• Performanţele produselor furnizate;

• Politica furnizorului referitoare la tratarea produselor defecte si garantii;

• Existenta certificatelor de calitate ale pentru produsele furnizate;

• Existenta unui sistem de management al calitatii certificat conform ISO 9001 la furnizor, precum
si a unui sistem de management de mediu conform ISO 14001 pentru acei furnizori a caror activitate se
preteaza la o asemenea certificare;

• Furnizarea documentaţiei tehnice aferente produselor (daca este cazul).

Obţinerea informaţiilor necesare evaluării furnizorilor se poate face:

- prin analizarea feedback-ului primit de la clienţi,

- prin analiza ofertelor primite de la furnizori,

- prin sondarea pietei,

- prin contact direct cu furnizorul,

- prin internet, etc.

Pe baza criteriilor enumerate mai sus, sunt evaluati furnizorii si centralizati in lista furnizorilor acceptati.

Se mentin inregistrari ale evaluarii furnizorilor folosind Fisele de evaluare furnizor . Pentru fiecare
furnizor din domeniul de interes al societatii se completeaza cate o astfel de fisa.

În cazul apariţiei de noi furnizori, acestia sunt evaluati si se actualizează Lista furnizorilor acceptaţi ori de
câte ori este nevoie.

5.3. Informaţii referitoare la aprovizionare

Aprovizionarea cu produse se desfăşoară în baza comenzilor primite şi contractelor încheiate de

companie cu clienţii săi.

Urmarind evitarea oricăror neconformităţi, comenzile/ contractele emise companie descriu produsul
aprovizionat şi cuprind, după caz, următoarele:

o număr/ data comanda/ contract;

o datele de identificare ale companiei şi ale furnizorului;

o persoane de contact la furnizor;

o denumire şi date de identificare a familiei, tipului, seriei şi codului produsului;

o cantitatea comandată şi preţul;

o documentaţia care urmează să însoţească produsul (certificate, specificaţii, manual de utilizare,

etc);

o condiţii speciale de manipulare, ambalare şi transport;

o condiţii referitoare la exploatare, întreţinere şi service (dupa caz);

o condiţii referitoare la garanţie (daca este cazul);

o termenele şi condiţiile de livrare.

Toate documentele care dovedesc analiza informaţiilor de aprovizionare şi aprobarea comenzilor/

contractelor de aprovizionare, constituie înregistrări ale calităţii şi sunt tratate conform procedurii
Controlul înregistrărilor.

5.4. Verificarea produsului aprovizionat

Produsele comandate sunt verificate în baza documentelor însoţitoare ale acestora de catre
Responsabilul cu aprovizionarea.

Produsele aprovizionate sunt inspectate fizic şi pe baza documentelor de însoţire şi sunt

comparate cu cerinţele.

În cazul depistării unor produse/ echipamente cu ambalaje grav deteriorate sau cu deficienţe
cantitative şi/ sau calitative, acestea sunt declarate neconforme şi sunt tratate conform Controlul
produsului/ serviciului neconform si al reclamatiilor.

6. RESPONSABILITĂŢI

Responsabil aprovizionare

- Selecteaza, evalueaza şi reevalueaza furnizorii

- Completeaza si actualizeaza lista furnizorilor acceptati

- Aproba lista furnzorilor acceptati

7. ÎNREGISTRĂRI ŞI ANEXE

Lista furnizorilor acceptati

Fisa de evaluare furnizor