Manual de Procesos y Procedimiento

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
Código: ES-MC-MP01 1 Página: 1–1 de 301
1. OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo describir los procedimientos que realiza la
Universidad del Pacífico, que bajo la gestión por procesos, garantizarán la satisfacción de
nuestros usuarios y partes interesadas, desempeñándose de manera correcta, oportuna y
articulada, optimizando el aprovechamiento de los recursos.
2. ALCANCE Y EXCLUSIONES
Aplica para todas las actividades del Sistema integrado de Gestión y para todos los
funcionarios de la Universidad.
3. DEFINICIONES
En términos generales, las definiciones se encontrarán en las descripciones de los diferentes

procedimientos contenidos en este manual.
Calidad: Satisfacción de las necesidades y superación de las expectativas de los clientes

durante la prestación del servicio.
Objetivo de Calidad: Algo deseado o ambicionado, que se desea realizar, referente a la

calidad.
Política de Calidad: Intenciones y orientaciones relativas a la calidad, emanadas

formalmente por la alta dirección, como directrices para la institución y compromisos con los
usuarios del servicio.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados, que transforman elementos de

entrada en resultados.
SIGC: Sistema Integrado de Gestión de Calidad.
4. MARCO ESTRATÉGICO
4.1 MISIÓN
PROCEDIMIENTOS
Generar, compartir y transmitir el conocimiento; ofrecer con calidad el servicio público de la

educación superior; formar ciudadanos éticos, responsables, comprometidos con su
comunidad, con el desarrollo sostenible y con el reconocimiento de su identidad cultural y de
los valores humanos; mantener alianzas con entidades nacionales e internacionales, y
contribuir al desarrollo de la región pacífico y de la nación colombiana.
4.2 VISIÓN
La imagen de la universidad que deseamos alcanzar se resume en la visión del Plan de

Desarrollo 1997 – 2010.
La Universidad del Pacífico en el año 2010, será un centro de aprendizaje de la región pacífico
y una institución que lidera programas de investigación sustentados en la integración de los
saberes locales con los conocimientos de la comunidad científica nacional e internacional, que
propone soluciones a los problemas del pacífico colombiano, y que forma profesionales
altamente calificados para el desarrollo de la región.
4.3 POLÍTICA DE CALIDAD
La Universidad del Pacífico es una institución de educación superior que asume el

compromiso de mejorar continuamente la calidad de sus servicios de docencia, investigación,
extensión y proyección social, procurando una formación profesional integral ,con alto nivel
de desarrollo de sus competencias ciudadanas y laborales , acorde con las demandas de la
Región Pacifica y las necesidades y expectativas de sus usuarios y partes interesadas.
De igual manera la Universidad del Pacífico se compromete a alcanzar y sostener la eficacia,

eficiencia y efectividad de su sistema integrado de gestión.
Lo anterior demanda, mejorar continuamente la política institucional de aseguramiento de

calidad, sus indicadores de gestión universitaria, la infraestructura física, el fortalecimiento
presupuestal y la mejora en el bienestar de la comunidad universitaria.
PROCEDIMIENTOS
4.4 OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Mejorar la calidad de los servicios de docencia, investigación, extensión y proyección

social que presta la Universidad del Pacífico a los usuarios y partes interesadas.
2. Involucrar a la comunidad universitaria en la implementación y sostenimiento del sistema
integrado de gestión y en el cumplimiento de los indicadores del sistema universitario
estatal.
3. Ampliar y mejorar la infraestructura y recursos físicos, para una mayor cobertura y
brindar servicios con calidad a sus usuarios y partes interesadas.
4. Lograr el fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la Universidad.
5. Mejorar el bienestar y el nivel de satisfacción de los miembros de la comunidad
universitaria, con el propósito de lograr un mayor compromiso con la institución.
5 GESTIÓN POR PROCESOS
La Universidad del Pacífico, a través del SIG, direcciona su funcionamiento bajo un enfoque
basado en procesos, el cual, identifica y gestiona de manera eficiente, eficaz y efectiva las
actividades relacionadas entre sí, permitiendo el control continuo que proporcionan los
vínculos entre los procesos, así como su interacción.
5.1PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO
Así pues, el SIG identifica cuatro (4) tipos de procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y
de Evaluación.
5.1.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS

Son aquellos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y
estrategias.
La Universidad identifica dos procesos como estratégicos:

PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento Estratégico: Conjunto de actividades que interactúan con los procesos

misionales a través de estrategias que permitirán la implementación de una cultura de
planeación, del uso y análisis de indicadores, la formulación de planes, programas y
proyectos, entre otras.
Mejora Continua: Actividades de seguimiento para brindar asesoría oportuna a todas las
dependencias de la institución principalmente a la dirección.
5.1.2 PROCESOS MISIONALES
Son aquellos que permiten generar el producto o servicio que se entrega al cliente. Aportan
valor al cliente.
Bajo este tipo de procesos identificamos:
Docencia: Conjunto de actividades articuladas para la formación integral del profesional que
requiere la región pacífica. En este proceso se encuentran estructurados los Departamentos de
Ciencias Naturales y Exactas (DECINE) y de Departamento de Lenguas, Lingüística y
Literatura (DELIN)
Investigación: Conjunto de actividades articuladas para la producción aplicación o difusión

del conocimiento científico y tecnológico.
Proyección Social: Conjunto de actividades que generan condiciones para la proyección de

fortalezas académicas, investigativas y administrativas de la Universidad del Pacífico. Como
estrategia para el impulso de la proyección social, la Universidad del Pacífico cuenta en este
proceso, con el Centro de Estudios Pedagógicos Avanzados (CEPA), LA Unidad de
Emprendimiento y la Coordinación de Etnoeducación.
5.1.3 PROCESOS DE APOYO

PROCEDIMIENTOS
Procesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los
procesos misionales.
Como de apoyo se estructuran:
Bienestar Universitario: Conjunto de actividades que buscan una mejor condición de vida
de la comunidad universitaria caracterizada por un clima institucional que estimule y facilite
el desarrollo humano de sus miembros.
Gestión de Apoyo: Conjunto de actividades que permitirán el fortalecimiento financiero, el

apoyo al talento humano, a la gestión de servicios y los diversos apoyos a la comunidad
universitaria.
5.1.4. EVALUACIÓN
Procesos que consignan las actividades de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, en

aras de lograr la correcta administración del recurso público.
Conjunto de actividades coordinadas que adoptan cada una de las dependencias de la
universidad para salvaguardar los recursos.
5.2 MAPA DE PROCESOS
La Universidad del Pacífico adoptó el mapa de procesos que se relaciona a continuación, en el

cual se identifican los procesos de la Institución y la interacción entre ellos
PROCEDIMIENTOS
5.3 CARACTERIZACIONES
Las caracterizaciones de los procesos, describen de manera clara y concreta el proceso,

evidenciando la interacción con los demás procesos del SIG.
Las siguientes son las caracterizaciones de los procesos del SIG
5.3.1 CARACTERRIZACIÓN PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Nombre del Proceso Tipo Responsable del proceso
Direccionamiento Estratégico Estratégico Rectora
Alcance Inicia con la Formulación de la Estrategia Institucional de la Universidad del Pacifico y termina con la evaluación de
la eficacia, eficiencia y efectividad de la misma.
Objetivo Formular, implementar y evaluar la Estrategia institucional de la Universidad del Pacifico de acuerdo a las
directrices del Consejo superior, disponibilidad de recursos financieros y condiciones del entorno.
SECUENCIA E INTERACCIONES
CICLO PHVA
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS
Entidades públicas y Directrices PLANEAR PDI Consejo Superior.

privadas nacionales e Generales de
internacionales Desarrollo Análisis de la Situación Actual y Futura, interna y PEI Todos los procesos
externa
Comunidad Diagnóstico de la Plan de Acción Entidades publicas
Universitaria situación interna de Formulación de la estrategia institucional. Institucional y privadas
la Universidad del Anual.
Comunidad Organizada Pacífico Comunidad
Plan Indicativo organizadas
Consejo Superior Planes de para la Vigencia del
Desarrollo PDI aprobado
Todos los procesos Nacional,
Departamental y Proyectos de
Municipal Inversión pública
Viabilizados
Tendencias del
Entorno y de la Informe de gestión
Educación Superior sobre efectividad,
en Colombia y eficiencia y eficacia
América Latina de PDI
Evaluación del Informes de

estado de ejecución Rendición de
PROCEDIMIENTOS
del PEI de la HACER Cuentas

Universidad
Ejecución de la Estrategia institucional y del plan de Plan de Acciones
Plan de Desarrollo acción Correctiva,
institucional preventivas y de
Evaluación de los indicadores de los procesos mejora
Planes de Acción de
los procesos
Proyectos de
Inversión Pública
formulados
Avance de
Ejecución de Plan
Indicativo y Planes
de Acción de los
procesos
Resultados Matriz VERIFICAR

de eficacia a nivel
institucional Seguimiento y Medición de la Estrategia
Informe de gestión Institucional
sobre efectividad,
eficiencia y eficacia
de PDI
Informes de
auditorias ACTUAR
Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora
RECURSOS
TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Recurso humano competente: (4) Oficinas dotadas con sus respectivos De acuerdo a lo establecido por las normas de
equipos de computo, mobiliario y acceso a salud ocupacional
Rectora, Jefe Oficina Asesora de Planeación, 2 internet banda ancha
Secretaria, Director de Comunicaciones,
Asistente de Promoción y Divulgación
REQUISITOS APLICABLES POR CUMPLIR DOCUMENTOS APLICABLES

PROCEDIMIENTOS
LEGALES PROCEDIMIENTOS
Ley 30 de 92 y Normas reglamentarias Procedimiento de Formulación del Plan de Desarrollo Institucional.
Ley 152 de 94 y Normas reglamentarias Formulación de Plan de Desarrollo Prospectivo y Estratégico
INSTITUCIONALES Procedimiento de Planes de Acción
Proyecto Educativo Institucional Procedimiento de Formulación Plan Indicativo.
Procedimiento para la Viabilización de Proyectos de Inversión Publica

NORMA
Procedimiento para elaboración Anuario Estadístico

4.1, 4.2 , 5.1 ; 5.2 ; 5.3; 5.4.1; 5.4.2; 5.5.2; 5.5.3 ; 5.6.1; 5.6.2; 5.6.3;
7.5.5; 8.1; 8.2.3;8.2.4;8.3; 8.4;8.5.1;8.5.2 y 8.5.3
Procedimiento para elaborar informes de ejecución Plan Anuales
de Acción
PARÁMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
DENOMINACIÓN FÓRMULA
Nivel de Ejecución del PDI, Plan Indicativo y Planes de Acción Porcentaje de Ejecución de PDI, Plan Indicativo y Planes de Acción
No. de metas de Resultados No. de Metas de Resultados ejecutados /Metas de Resultados planeadas
Cubrimiento presupuestal Nivel de percepción sobre el Desarrollo de la Universidad del Pacifico
Impacto del Plan de Desarrollo Institucional % de presupuesto asignado a las metas de resultado del PDI.
RIESGOS DEL PROCESO
RIESGO QUE SE HACE PARA EVITAR QUE A QUE LE HACE MEDICIÓN

SUCEDA
Ver Mapa de Riesgos del Proceso

PROCEDIMIENTOS
5.3.2 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MEJORA CONTINUA
MEJORA CONTINUA ESTRATEGICO REPRESENTANTE DE LA RECTORIA
Alcance Todo el sistema integrado de gestión.
Objetivo Brindar asesoría oportuna y permanente a la rectoría y hacer acompañamiento a los procesos
de la universidad mediante actividades de seguimiento y control al sistema integrado de
gestión.
CICLO PHVA
Todos los procesos. Normas técnicas. PLANEAR Documentos del Todos los
sistema. procesos.
Comunidad Quejas y reclamos. Elaboración del plan de
académica. seguimiento y control a las Políticas Comunidad
Documentación actividades de los procesos. documentales y académica.
entes interna y externa. de archivo.
gubernamentales. Elaboración del programa y Entidades
Solicitud de plan de auditorias internas de Radicación, públicas y
Archivo general de préstamo de calidad. traslado y privadas.
la nación. documentos. entrega de
documentos. Comunidad en
Egresados. Documentos general.
generados en los HACER
Programa y
PROCEDIMIENTOS
Comunidad en procesos. Recolectar y analizar datos e plan de calidad.

general. información de los procesos.
Planes de
Manejar, organizar y archivar la trabajo.
documentación producida y/o
recibida. Informes.
Proponer mejora a los procesos.
Controlar la documentación del

sistema integrado de gestión.
Socializar las normas y

reglamentos.
Revisión del sistema integrado de

gestión.
VERIFICAR
Evaluación de los indicadores del

proceso.
ACTUAR
Acciones de mejora.
Jefes de oficina, asistente, secretarias. Instalaciones locativas, oficinas De acuerdo con las normas de
baños, archivadores, computadores, seguridad industrial.
impresoras, puntos de red, software.
LEGALES ley 872/03, ley 87/ , decreto4110/04, ley Procedimiento control de documentos.
594/00, acuerdos 060/01 y 042/02,decreto2375/06,
Procedimiento control de registros.
PROCEDIMIENTOS
decreto2917/07. Procedimiento acciones preventivas.
Procedimiento acciones correctivas.
INSTITUCIONALES resoluciones 361/04, 364/04, Procedimiento de auditorias internas de calidad.

365/04, 465/05, 790/06, 791/06, 004/08, 005/08.
Procedimiento de no conformidades.
NORMA 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.4, 5.5, 5.5.3, 5.6, 8, Procedimiento de quejas y reclamos.
8.2, 8.3, 8.4, 8.5.
Procedimiento de archivo y conservación de documentos.
Procedimiento de radicación y distribución de

documentación interna y externa.
Cobertura en socialización de normas. Funcionarios con conocimiento de normas/total

funcionarios de la institución.
Seguimiento a peticiones y quejas.
Numero de peticiones atendidas/numero de peticiones
recibidas.
RIESGOS DEL PROCESO
RIESGO QUE SE HACE PARA EVITAR A QUE LE HACE MEDICIÓN

QUE SUCEDA
PROCEDIMIENTOS
Ver mapa de riesgos.
5.3.3 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE DOCENCIA
Docencia Misional Directora Académica
Alcance Inicia con el diseño curricular de los diferentes programas académicos de pregrado y
postgrado y termina con estudiantes graduados.
Objetivo Formar personas integrales, con un alto nivel de sus competencias sociales, laborales y
profesionales, para contribuir al mejoramiento de su entorno socioeconómico
CICLO PHVA
PEI ( Plan PLANEAR Proyecto MEN.

educativo educativo por
institucional, Gestión curricular ( diseño, programa Estado.
Instituto SER) modificación o eliminación de un
Todos los procesos programa) Empresas.
Plan de acción Comunidad

PDI ( plan de del proceso
ONGS,
desarrollo
trienal) Egresado.
Planeación académica
UNIPACIFICO
Necesidades de
PROCEDIMIENTOS
recursos físicos,
humanas y
Planes de acción económicas.
anual
MEN, CNA
Estudios de
factibilidad Programas
certificados
CNA Lineamiento del MEN
SIG Programas
HACER acreditados
Recursos físicos,
Entidades Todos los
humano y
gubernamentales de Procesos
económico
orden nacional , Acreditación de programas Listado de
departamental y Acuerdo de académicos admitidos y
municipal distribución novedades de Estudiante
presupuestal estudiantes
Informe de
Estudiante
Seguimiento a Entidades
egresado Certificados de públicas y
Admisiones, reintegros, notas privadas
Comunidad Portafolio de transferencias y traslados de
programas y Constancias de Comunidad
organizada estudiantes
actividades de estudios organizada
Bienestar
Universitario
Matricula
Estudiantes y
Resultados de la
Docentes con
investigación
vocación para la
Lineamientos y Enseñanza – aprendizaje investigación y la
políticas de proyección social
investigación.
Graduación
Lineamiento de
Estudiantes
proyección social
graduados
VERIFICAR Listado de
PROCEDIMIENTOS
Informe de Seguimiento y evaluaciòn al graduados

auditorias cumplimiento de las actividades
del proceso
ACTUAR Informes del

Normatividad desarrollo de las
gubernamental Acciones correctivas , actividades del
preventivas y de mejora con base a Proceso
los resultados de actividades de
seguimiento y evaluación
Planes de mejora
Necesidades de a las actividades
los usuarios y de proceso
partes
interesadas
RECURSOS
Recurso humano Salones de clases De acuerdo a las normas de

competente: ayudas audiovisuales seguridad industrial.
Director(a) académica material bibliográfico
Directores de programas
Secretaria
Coordinadores académicos
Docentes,
LEGALES 1. Diseño Curricular

2. Rediseños curriculares
Ley 30 de 1994,Ley 65/98 decreto 2335
3. Programación académica
4. Inscripción, selección y admisión de
estudiantes nuevos
PROCEDIMIENTOS
INSTITUCIONALES 5. Reintegro
6. Transferencia
PEIU: Proyecto educativo institucional
7. Matrícula
Universitario.
8. Traslado
9. Validaciones
NORMA NTCGP1000:2004: 10. Homologación

11. Elaboración de certificados
4.1, 4.2.4, 7.3, 7.5, 8..2.,3, 8.4, 8.5.
Procedimientos relacionados con el estudiante
4.1 ; 7.1; 7.2; 7.3 ; 8,.2.3 ; 8.2.4 ; 8.3; 8.4; 8.5. 12. -Asesoría
4.1 ; 7.1; 7.2; 7.3 ;7.3, 8,.2.3 ; 8.2.4 ; 8.3; 8.4; 8.5. 13. -Evaluación de estudiantes ( cortes
académicos)
14. -Tutoría
15. –Habilitaciones
16. Distinciones
17. Tramite de Grado
18. Modificación de matriculas
Evaluación de la actividad docente
19. - Autoevaluación del profesor.
20. - Criterios estudiantiles.-
21. - Evaluación del jefe superior( docencia,
proyección e investigación)
PROCEDIMIENTOS
.
1. Numero de Programas con registro calificado /
1. Programas aprobados Numero programas aprobados
2. Programas Acreditados 2. % Programas Académicos/ Numero de
3. % deserción estudiantil programas acreditados
4. %de repitencia estudiantil 3. Estudiantes antiguos matriculados/ Numero de
5. % de docentes con postgrado estudiantes antiguos matriculados en el periodo
6. % de estudiantes graduados anterior)X100.
7. Pruebas Ecaes. 4. Numero de estudiantes con bajo rendimiento /
Numero de estudiantes totales que cursan el
semestres X100
5. (Número docentes con posgrados/Numero total
de docentes) X100.
6. (Numero de estudiantes graduados/ Numero de
estudiantes egresados 100.
7. % de estudiantes que se ubican por encima del
puntaje promedio mayor al 75 percentil en las
pruebas de Ecaes
RIESGOS DEL PROCESO
Diseño curricular desactualizado
Falta de recurso financiera para contratación y capacitación de docentes
Deserción de estudiantes
Contracción de docente no calificados
Programas académicos no pertinentes a la demanda del entorno
5.3.4 CARACTERIZACIÓ PROCESO DE INVESTIGACIÓN
Alcance Desde la planificación de la investigación, hasta la difusión de los resultados de la

investigación.
Objetivo Consolidar la Universidad del Pacifico, a nivel regional y nacional, como una institución
fundamentada en la investigación formativa, básica y aplicada.
PROCEDIMIENTOS
CICLO PHVA
Direccionamiento PEI PLANEAR Plan de acción Direccionamiento

Estratégico anual de Estratégico
PDI Planificación de la Investigación.
Investigación: Formulación de
Plan de Acción líneas de Investigación, de
Anual Políticas de Investigación y de
Institucional necesidades Necesidades de
Gestión de apoyo Recursos Gestión de apoyo
Recursos físicos, Gestión de Grupos de
humanos y Investigación: Convocatoria
económicos para Semilleros Y Grupos de
Plan de Proyección social
Investigación y establecimiento de
Acuerdo de capacitaciones de
objetivos de Semilleros y Grupos, Docencia
distribución investigación
identificación de necesidades de
Proyección social presupuestal
capacitación. Semilleros y
Necesidades de la grupos Evaluación
HACER
comunidad constituidos
organizada y
Desarrollo del plan de Semilleros y
entidades
capacitaciones de investigación Grupos Mejora continua
publicas y
privadas. capacitados
Registro de Semilleros y Grupos
de Investigación Proyectos de
Docencia Estudiantes y Estudiantes
Docentes con investigación
Formulación y Evaluación de
vocación para la aprobados
proyectos de investigación e
investigación innovación
Comunidad
Problemas de la Gestión de Recursos para la Organizada
Semilleros y
actividad de Investigación y la innovación Grupos de
enseñanza -
Investigación
aprendizaje Participación de los Semilleros y
registrados y Entidades
Grupos de Investigación en
participando en públicas y
Convocatorias internas y
convocatorias privadas del
Evaluación externas
Informes de orden nacional e
Desarrollo de proyectos y
PROCEDIMIENTOS
Auditorías divulgación de resultados Difusión de los internacional

resultados de la
Identificación de pares investigación
investigativos y de redes de
Mejora continua Lineamientos del conocimiento
Sistema de
Gestión Gestión de Convenios Convenios
Interinstitucionales legalizados
Informes de
Estudiantes Necesidades y Seguimiento y
propuestas de Verificación
Comunidad
estudiantes
Organizada
Planes de
Entidades públicas Mejoramiento
VERIFICAR
y privadas del Metodologías de
orden nacional e Investigación Seguimiento al desarrollo de las
internacional actividades investigativas
Lineamientos de
Colciencias Verificación del cumplimiento de
los objetivos de las líneas de
Convocatorias investigación, Semilleros y
Internas y Grupos de Investigación.
Externas
Evaluación de la participación en
Líneas y Grupos redes de conocimiento.
de Investigación
Universitarios Evaluación de estrategias de
afines difusión de resultados de
investigación
ACTUAR
Acciones correctivas y
preventivas para el cumplimiento
de las políticas, los objetivos y las
líneas de investigación.
Implementar planes de
mejoramiento
PROCEDIMIENTOS
RECURSOS
Director (a) de investigaciones Computadores Espacios y ambientes que cumplan

con las normas de salud ocupacional
Funcionario encargado de relaciones Telefax
internacionales
Espacio con acceso a redes de
Asistente de investigación información y tele conferencias
Coordinador(a) de semilleros
Secretaria
Legales: Procedimiento para Definición Políticas y Líneas

de Investigación
Ley 30/92, decreto 393/91,decreto 584/91,decreto 595/91,
decreto 591/91, CNA Procedimiento para conformación de semilleros y
grupos de investigación
INSTITUCIONALES
Procedimiento para elaboración y ejecución del
Resolución rectoral Nº 138 plan de acción de Investigación
Política de investigación (proceso de aprobación) Procedimiento para apertura y participación en

convocatorias internas y externas
NORMA NTCGP1000:2004:
Procedimiento para registro y trámite de recursos
4.1 ; 4.2.4; 7.3; 7.5; 7.5.3; 8.2.3; 8.4; .8.5
internos para proyectos de investigación
aprobados
Procedimiento para publicación y divulgación de

resultados de investigación
Procedimiento para evaluación de proyectos
Guía para la elaboración de proyectos y trabajos de

grado
PROCEDIMIENTOS
Control y seguimiento de los grupos de investigación Nº de proyectos presentados por los grupos/Nº de
proyectos finalizados
Nº de proyectos presentados por los semilleros/Nº de

Control y seguimiento de los semilleros de investigación proyectos finalizados
Nº de estudiantes en la modalidad de trabajo de

grado/proyectos de inversión finalizados
Propuestas de trabajos de grado
RIESGOS DEL PROCESO

QUE SUCEDA
Ver mapa de Riesgos
5.3.5 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
Proyección Social Misional Director de Proyección Social
Alcance Desde la gestión de programas, proyectos y convenios hasta el seguimiento y evaluación de

los mismo.
Objetivo Generar condiciones para la proyección de fortalezas académicas, investigativas y

administrativas de la Universidad del Pacífico.
PROCEDIMIENTOS
CICLO PHVA
Entidades públicas Normatividad PLANEAR Plan de Entidades

y privadas del gubernamental acción públicas y
orden nacional e Priorización y elaboración de privadas del
internacional Convocatorias programas, proyectos Portafolio de orden nacional
servicios de e internacional
Comunidad Necesidades de proyección
organizadas los usuarios y Comunidad
partes Realizar el plan de trabajo
Egresados Organizada
interesadas
Estudiantes Informes de Comunidad
PEI seguimiento al Universitaria
desarrollo de los
PDI proyectos y/o Direccionamien
convenios. to estratégico
Plan de Acción
Todos los procesos Institucional Gestión de
apoyo
Lineamiento del Informe de
SIG seguimiento a Docencia
prácticas y
Estudiantes y HACER
PROCEDIMIENTOS
Docentes con Gestión de programas, proyectos pasantía. Evaluación

vocación para y convenios
la proyección Informe de Mejora
social Gerencia de proyectos y seguimiento a continua
convenios de impacto social, programas y
Resultados de económico y cultural. cursos de
la investigación educación
Conformación de redes de apoyo continua
Lineamientos y al conocimiento y desarrollo a la ofertados.
políticas de comunidad (Pasantías, Practicas
investigación empresariales . Informe final de
pasantías,
Portafolio de Gestión de educación continua proyectos y
Programas y convenios
Actividades de Acompañamiento a programas de
ejecutados.
Bienestar formación, cualificación de
Universitario docentes y comunidades Evaluación
organizadas en general. final de
Plan de satisfacción de
actividades de Asesorías y consultorías
programas y
los Grupos de cursos ofertados
VERIFICAR
Apoyo
Seguimiento y medición del estado de Certificaciones
Informe de de
ejecución del plan de trabajo del proceso.
Seguimiento a cumplimiento
egresado Seguimiento al desarrollo de los proyectos para
y/o convenios. participantes de
Recursos
programas y
físicos, humano Seguimiento al desarrollo de prácticas y
cursos.
y económico pasantías.
Informe de
Acuerdo de Seguimiento al desarrollo de programas y
cumplimiento
distribución cursos de educación continua ofertados. de metas
presupuestal
Informe de
ACTUAR Diagnóstico de
PROCEDIMIENTOS
auditorias Acciones correctivas y preventivas cumplimiento

con base en los resultados de del Proceso de
actividades de seguimiento, medición proyección
y de las auditorías internas y social
externas.
Plan de
Acciones
correctivas,
preventivas y
de mejora
RECURSOS
Recurso humano competente: Oficina dotada De acuerdo a las normas de salud

ocupacional
Director de Proyección social Recursos Informáticos
Asistente de Proyección Social
Secretaria
Ley 30 de 1994,Ley 65/98 decreto 2335 Procedimiento para la planificación de actividades de

Proyección Social
INSTITUCIONALES
Procedimiento para la elaboración y desarrollo de
PEIU: Proyecto educativo institucional Universitario
PROCEDIMIENTOS
NTCGP1000:2004: programas de educación continua
4.1, 4.2.4, 7.3, 7.5, 8.2.3, 8.4, 8.5 Procedimiento para gestión de proyectos y convenios
Procedimiento para la gestión de asesorías y

consultorías
Informes de avance y ejecución de actividades
Formatos de solicitud de capacitación
Formato de solicitud de Asesorías y consultorías.
Formato borrador de convenios
Seguimiento al cumplimiento de planes Actividades ejecutas/Actividades planeadas
Porcentaje de ejecución de planes Numero de estudiante que solicita pasantías/Numero

total de pasantías.
Pasantías solicitadas
Numero de pasantías ubicadas / Número total de
Convenios solicitudes de pasantías
Asesorías. Numero de Convenios
Capacitaciones Numero de Asesorías Realizadas
Numero de personas capacitadas por programas
Numero de Capacitaciones realizadas
RIESGOS DEL PROCESO

QUE SUCEDA
PROCEDIMIENTOS
Ver mapa de Riesgos
5.3.6 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Bienestar Universitario Apoyo Director de Bienestar universitario
Alcance Desde la identificación de necesidades, expectativas e intereses de los diferentes miembros de

la Comunidad Universitaria, en lo referente al desarrollo de las dimensiones del ser, hasta las
acciones de mejora que garanticen la efectividad de los programas y actividades.
Objetivo Propiciar espacios que permitan el desarrollo de las diferentes dimensiones del ser Humano,
generando en el entorno dimensiones que potencialicen en el individuo el ser, estar,
pertenecer, proyectar y transformar, impulsando sus capacidades y por ende apoyando el
proceso educativo de manera integral.
CICLO PHVA

PROCEDIMIENTOS
Entes Normatividad PLANEAR Informe de Comunidad

gubernamentales Diagnóstico Universitaria
Invitaciones Diagnóstico de necesidades,
Comunidad expectativas e intereses de la Portafolio de Proceso de
Organizada Sugerencias Comunidad Universitaria programas y Direccionamien
actividades to Estratégico
Comunidad Encuestas Diseño de programas y
Universitaria actividades Plan de acción Gestión de
Solicitudes
anual de Apoyo
Gestión de Grupos de Apoyo Bienestar
PDI
Universitario Docencia
Proceso de Gestión de Egresados
PEI
Direccionamiento Plan de Proyección
Estratégico Identificación, Distribución y
Plan de Acción actividades de Social
Gestión de Recursos
Institucional los Grupos de
Proceso de
Establecimiento de Apoyo Mejora
Recursos
Gestión de Apoyo responsabilidades y coordinación
físicos, humano Asociaciones de Continua
logística.
y económico egresados
Proceso de
HACER constituidas
Acuerdo de Evaluación
distribución
Conformación de Grupos de Comunidad
presupuestal
Apoyo
Informes del Organizada
Listado de
Conformación y asistencia de seguimiento a
admitidos y egresados
Docencia Asociaciones de egresados
novedades de
estudiantes Difusión de programas y Informes de
actividades gestión de
Listado de grupos de apoyo
graduados Desarrollo de programas y
Mejora Continua actividades Informe de
Lineamientos evaluación de la
del Sistema de difusión
Gestión
Informe de
VERIFICAR evaluación de
PROCEDIMIENTOS
Proceso de Informes de Seguimiento a egresados impacto y

Evaluación Auditorías pertinencia de
Internas Evaluación de la gestión de los programas y
Grupos de Apoyo actividades.
Evaluación de la Difusión de Acciones
programas correctivas y
preventivas
Evaluación del desarrollo de
programas y actividades
Evaluación del Impacto y Planes de

pertinencia de programas y Mejoramiento
actividades
ACTUAR
Acciones de mejora para los

RECURSOS
Director de bienestar , Psicóloga , Computadores, Internet, Impresora, De acuerdo a las normas de salud
Coordinadores , Trabajadora social , Teléfonos, Espacios culturales y ocupacional.
Docentes, Instructores ,Enfermeras deportivos, Módulos de salud,
,Medico ,Auxiliar de servicios , Oficinas.
Monitor, secretaria
Ley 30/92, Ley 181/95, Ley 397/97, Ley 70/93, Decreto Planeación y programación de actividades de
80/80, Decreto 2566/03, compes 1033, constitución art Bienestar Universitario
52.PLANES DE DESARROLLO MNICIP-
Desarrollo Y Control de los Programas y
INSTITUCIONALES Actividades de Bienestar Universitario
Resoluciones 011/03 y 020/06 Evaluación del impacto y pertinencia de

programas de Bienestar Universitario
Acuerdos 022/05 y 029/06
PROCEDIMIENTOS
NORMA Seguimiento de egresados
6.3, 7.2 , 7.5 , 8.2 , 8.3 , 8.4 , 8.5., MECI
Participación de la comunidad Universitaria en los Numero de participantes /Numero de eventos.

eventos.(EFICACIA)
Numero de grupos que participaron/Grupos proyectado
Participación de la Universidad en eventos locales,
nacionales e internacionales. que participarían en los eventos.
Numero de estudiantes atendidos.(EFECTIVIDAD) Numero de estudiantes atendidos/población estudiantil.
Ejecución de recursos (Eficiencia) Actividades Desarrolladas / Recursos recibidas
RIESGOS DEL PROCESO

QUE SUCEDA
Programas o actividades no acordes Análisis minucioso de encuestas de Necesidades satisfechas

con las necesidades y expectativas de necesidades y expectativas.
la comunidad universitaria.
Poca participación de la comunidad Evaluación de pertinencia y de las Número de participantes/cupos

universitaria en programas y actividades de difusión ofertados
actividades.
Falta de personal para desarrollo de

Gestión de supernumerarios Número de sustituciones realizadas.
PROCEDIMIENTOS
5.3.7 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE APOYO
Gestión de Apoyo Apoyo Director Administrativo y Financiero
Alcance Inicia con la identificación de las necesidades de recursos de todos los procesos y culmina con
la provisión de los mismos de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.
Objetivo Planificar, gestionar, suministrar y controlar para satisfacer de manera oportuna las
necesidades de recursos requeridos por las diferentes dependencias internas y las
instituciones con las cuales se establezcan alianzas.
CICLO PHVA
Planes Anuales PLANEAR Plan de MEN.

de Acción. Necesidades.
Todos los procesos. Determinar las necesidades de Consejo
Proyección de los recursos físicos, Proyecto de Superior.
Entidades públicas generación de financieros, de talento humano Presupuesto.
y privadas. Recursos propios. , tecnológicos y de la Contraloría.
información. Plan de
Comunidad en Lineamientos Adquisiciones. Todos los
general. presupuestales. procesos.
Plan de
PDI 2008 -2010. Mantenimiento. Proveedores de
bienes y
Política y HACER Plan de
PROCEDIMIENTOS
Objetivos de Distribución presupuestal. necesidades de servicios.

Calidad. talento humano
Ejecución de las etapas y de Partes
Asignación precontractual, contractual y capacitación. interesadas.
presupuestal postcontractual para la
ejecución de los planes de Acuerdo de Contaduría.
Estatuto adquisiciones de bienes y distribución
presupuestal, Comunidad
servicios ,capacitación y presupuestal.
administrativo, académica.
mantenimiento.
docente y de Registros
contratación. Gestión del Talento Humano. Presupuestales.
Planes de Custodia de los bienes muebles Convocatorias.

compras y de e inmuebles.
mantenimiento Contratos con y
Custodia y gestión de los sin formalidades
Solicitud de recursos financieros. plenas.
ejecución.
Reconocimiento y Revelación Situaciones
Disponibilidad de la Información financiera. Administrativas.
presupuestal.
Servicios de biblioteca. Informe de Caja
Régimen y Bancos.
Contabilidad Servicios de laboratorios.
Publica. Informe de
Soporte técnico, apoyo Ejecución
Lineamientos informático. Presupuestal.
para rendición de
Gestión, telemática. Estados
cuentas.
financieros.
Gestión jurídica.
Estatuto
Tributario. Rendición de
VERIFICAR
Informes de Cuentas.
retroalimentación. Seguimiento y Medición al
Conceptos
Desempeño del cumplimiento de los planes de
jurídicos.
personal. adquisiciones de bienes y
Informes de
servicios. necesidades de
Evaluación de evaluación
capacitación del talento
proveedores. desempeño y
humano y actividades de
nivel de
mantenimiento.
Informes de ejecución de los
evaluación de ACTUAR planes de
PROCEDIMIENTOS
desempeño y nivel Acciones correctivas y adquisiciones de

de ejecución de los preventivas. bienes y
planes de servicios,
adquisiciones de capacitación y
bienes , servicios necesidades de
y capacitación. personal y
mantenimiento.
necesidades de
personal y Situaciones
mantenimiento. Administrativas.
Indicadores de
Gestión, Plan de
Acciones
correctivas y
preventivas.
Ajustes a los
planes de
Adquisiciones de
Bienes y
Servicios,
capacitación y
necesidades de
personal y
mantenimiento.
Recurso humano competente: Oficinas, equipos de computo, De acuerdo a lo establecido por las
Director Administrativo, jefe de bodega, vehiculo, sumadoras, normas de seguridad industrial.
compras y almacén, tesorera, jefe de escritorios, archivadores, sillas,
recurso humano, contador , jefe de laboratorios, bibliotecas, talleres,
presupuesto, asesor jurídico, jefe de software.
biblioteca, jefe de telemática , jefe de
laboratorios y jefes de
mantenimiento, auxiliares de
PROCEDIMIENTOS
servicios.
LEGALES Procedimientos
CPC, Ley 30/94, Decretos 1279/02, 2502/98, 2772/05, Procedimiento de contratación.

770/05, 2539/05, Ley 23/82, Ley 598/00, y sus decretos
reglamentarios. Procedimiento de Adquisiciones de Bienes y Servicios.
Resoluciones 222/06 y 555/06. Procedimiento de Gestión de Talento Humano.
Decreto extraordinario 624/89 y sus reglamentarios. Procedimiento contable.
Procedimiento de Servicios de biblioteca.
INSTITUCIONALES Estatutos de Contratación, Procedimiento para mantenimiento locativo y de equipos.

presupuestal, docente y administrativo
Procedimiento para pago de proveedores.
Acuerdos 026/05 y 032/06.
Procedimiento para servicios de laboratorio.
Resoluciones 429/00, 016/06, 012/07, 032/08.
Registros
Registros educación, formación, habilidades y

NORMA experiencia.
4.1, 4.2.2, 4.2.3, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 7.3, 7.4, 7.4.1, Registro de evaluación y reevaluación de proveedores.
7.4.2, 7.4.3, 8. 2.3, 8.4, 8.5.
Registros contables.
Procedimiento de contratación.
PROCEDIMIENTOS
Porcentaje de ejecución presupuestal. Recursos ejecutados/recursos presupuestados.
Seguimiento al cumplimiento de planes. Lista de Chequeo.
Porcentaje de ejecución de planes. Actividades ejecutas/Actividades planeadas.
RIESGOS DEL PROCESO

QUE SUCEDA
Ver Mapa de Riesgos.
5.3.8 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE EVALUACIÓN
EVALUACIÓN EVALUACIÓN Jefe Oficina de Control Interno
Alcance
Objetivo Facilitar que la gestión administrativa de la Universidad del Pacífico, logre el cumplimiento
de su misión, visión, política y objetivos de calidad, de acuerdo a la normatividad que la rige y
a las expectativas de sus usuarios y partes interesadas
PROCEDIMIENTOS
CICLO PHVA
PLANEAR
Todos los procesos PEI Identificación del estado de Informes de Todos los
cumplimiento de misión, visión, estado de procesos
PDI política y objetivos de calidad cumplimiento
Entes de
Entidades Lineamientos Identificación de cumplimiento de Programa de control
gubernamentales del SIG planes y programas, proyectos y auditorías externo
del orden nacional convenios.
Planes de Informe de nivel Comunidad
Comunidad Acción Elaboración del programa anual de de prácticas de organizada
organizada auditorías internas autocontrol,
Programas,
autogestión y
proyectos y Identificación del nivel de práctica del autorregulación
convenios autocontrol, autogestión y
autorregulación Equipo de
Normatividad
auditores
Selección de los equipos de trabajo
Resoluciones
para las actividades del proceso Plan de acción del
Requerimientos proceso
Programación de informes a entes de
de la
control externos y a partes interesadas
comunidad
(comunidad organizada)
organizada
HACER
Informes de
PROCEDIMIENTOS
Auditorías al sistema de control auditorías

interno
Guias
Auditorías internas pedagógicas
Asesorías y acompañamiento Informes de

asesorías y
Fomento del autocontrol, acompañamientos
autorregulación y autogestión
Informes a entes
Valoración del riesgo de control
externos
Elaboración de informes a entes
externos Informes de
rendición de
Rendición de cuentas a la comunidad
cuentas
organizada
Mapa de riesgos
VERIFICAR
Informes de
Seguimiento al cumplimiento del plan
seguimiento y
de acción del proceso
evaluación
Seguimiento a las prácticas de
autocontrol, autogestión y
autorregulación
Seguimiento a los informes de

auditorías externas
Seguimiento al cumplimiento de los

informes de auditorías internas
Evaluación de las competencias del

equipo auditor
Seguimiento a la administración del

riesgo
ACTUAR
PROCEDIMIENTOS
Acciones preventivas y correctivas Plan de

para el proceso mejoramiento
elaboración del Plan de mejoramiento

del proceso
RECURSOS
Jefe oficina de control interno Equipo de computo de mesa y Oficina dotada y adecuada según
portátil, software actualizado, normas de salud ocupacional
Asistente oficina de control interno impresoras, fax.
Constitución política, ley 87/93, decretos reglamentarios, Fomento de la cultura del autocontrol
ley 872 /03.decreto 1599 modelo estándar de control
interno, ley 42/93. Resolución 357/08, decreto 1357, Asesoría y acompañamiento
decreto 2913/07, resoluciones 5870 y 5872 de 2007.
Valoración del riesgo
Auditoría Interna
INSTITUCIONALES
Relación con entes externos
Acuerdos 006 y 008 de 2007, 014, 015, 016, 022, 026 de
2005, 029 de 2006.
NORMA
4.1- 4.2.3- 4.2.4 - 7.4- 8.2.2 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5 -

8.5.2 - 8.5.3
PROCEDIMIENTOS
auditorias realizadas auditorias realizadas/auditorias programadas
planes de mejoramiento establecidos Planes de mejoramiento ejecutados/planes de

mejoramiento programados.
Acciones correctivas cerradas/acciones correctivas

Eficiencia de las acciones correctivas programadas
Efectividad de acciones preventivas # de no conformidades futuras encontradas/acciones

preventivas programadas
RIESGOS DEL PROCESO

QUE SUCEDA
Ver mapa de riesgos
5.4 PRODUCTOS Y REQUISITOS
En la tabla que se relaciona a continuación, se enuncian los productos de cada proceso del SIG, a
la vez que se relacionan los requisitos de los usuarios o clientes de cada proceso. Por este medio, se
demuestra la interacción de los procesos en la Universidad del Pacífico.
PROCEDIMIENTOS
Los requisitos legales, institucionales y de la norma que aplican a cada proceso, se explican
detalladamente en las caracterizaciones de los mismos.
PROCESO PRODUCTO O USUARIO O REQUISITOS

SALIDA CLIENTE
Direccionamiento PDI Todos los Transparencia
Estratégico PEI procesos en la gestión y
Plan de Acción Consejo Superior en el
Institucional Comunidad cumplimiento
Organizada de las
Entidades funciones
Públicas y Información
privadas Oportuno
Mejora Continua Lineamientos del Todos los Objetividad

Sistema Integrado de procesos Asesoría
Gestión Comunidad efectiva
Universitaria Respuesta
Comunidad oportuna
Organizada
Entidades
públicas y
privadas
Docencia Proyecto Todos los Información

Educativo procesos confiable y
Plan de Estudiantes y acorde con los
necesidades Egresados organismos
Programas Comunidad gubernamental
certificados Organizada es implicados
Certificados y Entidades para el proceso
constancias públicas y Formación
Estudiantes y privadas del profesional
docentes con orden nacional e integral, con
vocación para la internacional alto nivel de
PROCEDIMIENTOS
investigación, la desarrollo de
extensión y la sus
proyección social competencias
Estudiantes ciudadanas y
graduados laborales
Oportunidad,
fiabilidad y
costo justo en
el servicio.
Investigación Plan de acción Direccionamiento Disponibilidad
Plan de estratégico de recursos
capacitaciones Mejora continua para
Semilleros y Docencia actividades de
Grupos de Proyección social investigación y
investigación y extensión propiedad
registrados y Gestión de apoyo intelectual en
participando en Evaluación la
convocatorias Estudiantes Universidad.
Difusión de los Comunidad Cumplimiento
resultados de las organizada de
investigaciones Entidades compromisos
Convenios públicas y pactados para
legalizados privadas del realizar
orden nacional e actividades de
internacional investigación y
propiedad
intelectual.
Asesoría
oportuna, clara
y concisa en
temas
relacionados
con
investigación y
propiedad
intelectual.
Pertinente y
oportuna a las
PROCEDIMIENTOS
necesidades
planteadas en
materia de
investigación.
Extensión y Plan de acción Direccionamiento Servicios
Proyección Social Portafolio de Estratégico pertinentes,
servicios: Mejora continua oportunos y
Programas de Docencia actualizados
educación Gestión de apoyo Cumplimiento
continua, cursos, Evaluación de
talleres, Comunidad compromisos
convenios, Universitaria adquiridos
asesorías, Comunidad Disponibilidad
consultorías, etc. organizada de recursos
Certificados y Entidades para
constancias públicas y actividades de
privadas del extensión y
orden nacional e proyección
internacional social
Bienestar Plan de acción Direccionamiento Los programas
Universitario Portafolio de Estratégico y actividades
programas y Mejora continua del proceso
actividades Docencia deben ser:
Plan de Extensión y Oportunos
actividades de Proyección Social Accesibles
grupos de apoyo Gestión de apoyo Pertinentes
Asociaciones de Evaluación Ofrecidos en
egresados Comunidad escenarios
Informe de Universitaria apropiados
seguimiento a Comunidad Cumplir con la
egresados. organizada frecuencia y
secuencia
ofrecida
Contar con
personal
capacitado,
cortés,
respetuoso y
PROCEDIMIENTOS
amable
Información
oportuna y
veraz.
Gestión de Apoyo Plan de Todos los Información

Necesidades. procesos oportuna,
Proyecto de Comunidad transparente y
Presupuesto. Universitaria veraz en todas
Plan de Comunidad las actividades
Adquisiciones. organizada y servicios
Plan de Entidades Eficacia en el
Mantenimiento. gubernamentales desarrollo de
Plan de de control todas las
necesidades de actividades y
talento humano prestación de
y de los servicios
capacitación. Material
Acuerdo de bibliográfico
distribución disponible
presupuestal. Disponibilidad
Convocatorias de medios de
consulta de
material
electrónico
Atención eficaz
y oportuna a
las solicitudes
y
requerimientos
presentados en
materia de
divulgación,
comunicación,
producción y
asesoría sobre
la técnica,
lenguaje y
PROCEDIMIENTOS
discurso de
productos
impresos,
audiovisuales
Contrataciones
oportunas, de
acuerdo con
especificacione
s y precios del
mercado
Entrega
oportuna y
eficaz de los
recursos
solicitados
Atención
respetuosa
Respuesta
oportuna,
coherente y
comprensible
Acceso a la
información de
manera ágil
Oportuna
respuesta a la
petición del
servicio
Servicio
seguro,
confiable,
oportuno,
económico y
efectivo
Evaluación Informes de Todos los Procedimientos

PROCEDIMIENTOS
auditorías procesos éticos, de

Informes a entes Entes de control presentación
de control gubernamentales justa y
gubernamentales oportuna
Independiente
y basada en
evidencias
Generar
autocontrol,
autorregulació
n y
autogestión
Información
oportuna,
constructiva y
veraz.
5.5 PRODUCTOS DE LOS PROCESOS MISIONALES
PROCESO PRODUCTO
Docencia Profesional titulado
Investigación Resultados de Investigación
Propiedad Intelectual
Extensión y Proyección Asesorías y Consultorías
Social Convenios legalizados
Programas de educación continua
5.6 PROCEDIMIENTOS
5.6.1 PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
5.6.1.1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACION EL PLAN DE

DESARROLLO INSTITUCIONAL (ES-DE-PR01)
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
El presente procedimiento describe todas las actividades necesarias para la elaboración y

aprobación del Plan de Desarrollo Institucional Indicativo por parte de los órganos de dirección
de la Universidad del Pacífico bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación conforme
a su Programa de Gestión
2. ALCANCE
El procedimiento inicia rectoría ordena a la Oficina Asesora de Planeación diseñar, ajustar o

revisar las orientaciones metodológicas para formular el plan de desarrollo, y finaliza con la
aprobación del Plan de Desarrollo Institucional. El presente procedimiento aplica para todos los
órganos de Dirección y Administración con responsabilidad en la formulación del Plan de
desarrollo institucional conforme a su programa de gestión para una vigencia de tres años.
3. DEFINICIONES
PROGRAMA DE GESTION.- Es el proyecto político y gestión que los candidatos a ser

elegidos por el Consejo Superior como rectores, someten a consideración de la comunidad
universitaria. En este sentido, representa su compromiso con los mismos respecto a la
construcción colectiva del desarrollo esperado y se concreta en un documento que contiene las
propuestas elaboradas a partir de las expectativas de los miembros de la comunidad universitaria
y otras partes interesadas que comparten sus tesis y planteamientos frente a la visión de futuro, la
forma como se aprovecharán los potenciales y recursos, y los proyectos estratégicos que
emprenderá para garantizar la prestación de los servicios misionales de la universidad a su cargo
y el mejoramiento de las condiciones de bienestar y desarrollo de la universidad como un todo.
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Es un instrumento de planeación construido

de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la
universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En
el Plan de Desarrollo se consignan, el componente estratégico y operativo como lo establece la Ley
Orgánica de Planeación, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar, las metas de
resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran a lugar, y los
recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del proceso de
planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de planeación de
3 años.
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Propósitos orientados a solucionar los grandes problemas del

desarrollo de la Universidad del Pacifico y responden a la pregunta: ¿qué hacer para lograr el
objetivo general? Estos objetivos están asociados a las grandes dimensiones o ejes estratégicas del
Plan.
PLAN INDICATIVO. Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los
compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en
el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que
con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.
METAS. Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir,
dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con
los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el
cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan
METAS DE RESULTADO: Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje

estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder
evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir,
durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente
en la Universidad del Pacífico.
META DE PRODUCTO. Responden directamente a la cuantificación de los objetivos

programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio
una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la
construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico.
4. CONDICIONES GENERALES
El Plan de Desarrollo Institucional es un instrumento de la planeación en el que se establece el

marco del desarrollo de la institución con una visión prospectiva y estratégica compartida, el cual
es resultado de un proceso de concertación entre los diversos actores internos y externos de la
Universidad. En él se definen las prioridades de desarrollo para orientar la aplicación racional de
los recursos, permitiendo así concebir objetivos y metas alcanzables en un período determinado.
Es un instrumento que orienta y facilita la acción, la negociación y la toma de decisiones. El

proceso de formulación del plan es un momento estratégico en la vida institucional, sin embargo
el análisis y la revisión estratégica es permanente y debe hacer parte de la cultura institucional.
PROCEDIMIENTOS
A pesar de la autonomía universitaria el Plan de Desarrollo Institucional debe ser elaborado

teniendo en cuentas las bases constitucionales y legales de la planeación en Colombia., así como
las recomendaciones técnicas emanadas del Departamento Nacional de Planeación.
5. CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Nº Actividad Responsable
Referencia
Una vez elegido el Rector, imparte orientaciones a Oficina

de Planeación, para la elaboración de las orientaciones
1 metodológicas para elaborar el Plan de Desarrollo Rectoría
Institucional con una vigencia de tres años conforme a su
Programa de Gestión.
Prepara la orientación metodológica, agenda y

cronograma de elaboración del plan de Desarrollo, con el
2. Oficina Asesora
de presentar esta metodología a los Órganos de Gobierno:
de Planeación
Consejo Superior y Consejo Académico.
Analizan situación tanto interna como externa de la Rectoría

Universidad del Pacifico, mediante la utilización de mesas Directores de
temáticas previamente definidas, concretando su Procesos
problemática y propuestas en formato matriz de marco Misionales
3.
lógico como una herramienta que contribuyen en la Jefe de
priorización de las necesidades, problemas y alternativas dependencias.
de solución hacia el interior de la Universidad del Directores de
Pacífico, la cual debe ser enviada a la rectoría. Programa
PROCEDIMIENTOS
Con base en el formato matriz de marco lógico entregada se

organiza la Propuesta de Plan de Desarrollo con el
siguiente contenido:
DIAGNOSTICO SECTORIAL
I. PARTE ESTRATEGICA
Misión
Visión
Principios
Políticas Institucionales
EJES ESTRATEGICOS DE DESARROLLO Rectoría y
4. Objetivo Oficina Asesora
Estrategia: de Planeación
Programa:
Meta de resultado:
Indicador de Resultado:
Proyecto:
Meta producto:
Indicador de producto:
II. PLAN DE INVERSIONES

Y se lleva propuesta de Plan de Desarrollo a discusión al
Consejo Académico.
Analizan Propuesta de Plan de Desarrollo:
Si están de Acuerdo: pasan para aprobación de Consejo

Superior (continua paso 06).
Consejo
5. Académico
No están de acuerdo: Si se presentan observaciones al
Proyecto, se analizan, y se realizan los respectivos ajustes,
y regresa al paso 5, para que la Oficina de Planeación
realice los ajustes respectivos.
PROCEDIMIENTOS
Analizan propuesta del Plan de Desarrollo:
Si están de acuerdo: aprueban mediante acuerdo de

6. Consejo Superior
Consejo Superior.
No están de acuerdo: realizan observaciones y devuelven

para ajustes al Rector.
Con Plan de Desarrollo aprobado, imparte instrucciones a

la Oficina de Planeación para que diseñe, ajuste o revise Rectoría
7.
la metodología a implementar. Mediante formato
elaboración plan indicativo
5.6.1.2 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACION DEL PLAN

INDICATIVO (ES-DE-PR02)
1. OBJETIVO

aprobación del Plan Indicativo Trienal por parte de los órganos de dirección de la Universidad del
Pacífico bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación
2 ALCANCE
El procedimiento inicia cuando Oficina Asesora de Planeación diseña, ajusta o revisa la

metodología a implementar, y finaliza con la consolidación del Plan indicativo Trienal de la
Universidad del Pacífico. El presente procedimiento aplica para todos los órganos de Dirección y
Administración con responsabilidad en la materialización de uno o varios Ejes u Objetivos
Estratégicos en que está estructurado el Plan de Desarrollo Institucional, ambos para un
horizonte de 3 años.
El Plan Anual de Acción es la herramienta básica para elaborar el Plan Anual de Acción.
3 DEFINICIONES.
PROCEDIMIENTOS

3 años.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.- Propósitos orientados a solucionar los grandes problemas del

desarrollo de la Universidad del Pacifico y responden a la pregunta: ¿qué hacer para lograr el
objetivo general? Estos objetivos están asociados a las grandes dimensiones o ejes estratégicas del
Plan.
PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los
METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir,
dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con
los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el
cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan

META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos

4 CONDICIONES GENERALES.
PROCEDIMIENTOS
Para la elaboración del Plan Indicativo trienal cada responsable o líder de proceso debe tener
conocimiento del Plan de Desarrollo Institucional establecido para el periodo rectoral, el cual
desde el punto de vista legal corresponde a tres años.
El Plan Indicativo es un instrumento que resume y organiza por anualidades los compromisos
asumidos por la rectoría y su equipo de dirección en el respectivo plan de desarrollo institucional.
En él se precisan las metas de resultados y producto que se esperan alcanzar en cada vigencia y al
terminar el período rectoral. El Plan Indicativo permite soportar el ejercicio de seguimiento y
autoevaluación del plan de desarrollo institucional y ayuda a adelantar el proceso de medición de
la eficacia del mismo.
El Plan Indicativo es un instrumento que complementa el Plan de Desarrollo, en la medida que
en él las metas no sólo se desagregan, con sus respectivos recursos, para cada una de las
vigencias, sino que se ponderan de acuerdo con los criterios definidos por la Administración, lo
cual facilita su posterior evaluación.
Adicionalmente, contribuye a aclarar y concretar aquellas metas que no quedaron lo

suficientemente medibles; sin embargo, es importante recordar que por medio de este instrumento
no se pueden incluir o eliminar programas, subprogramas o metas del Plan de Desarrollo
Institucional. Cualquier modificación que la rectoría y las dependencias quieran realizar debe
hacerse a través de Acuerdo establecido por el Consejo Superior.
5. CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Referencia
Con el Plan de Desarrollo Institucional aprobado, imparta

1 instrucciones a la Oficina de Planeación para que diseñe, Rectoría
ajuste o revise la metodología a implementar.
Con las orientaciones metodológicas establecida solicita a Rectoría
las diferentes dependencias, la elaboración de un plan
2.
indicativo trienal, mediante formato.
PROCEDIMIENTOS
En coordinación con la Oficina de Planeación: las Líderes de

dependencias revisan las metas de resultado (para el Proceso.
período de rectoral) y metas e indicadores de producto
Directores de
3. (para cada uno de los años del periodo rectoral), proyectan
Programas
la distribución de los recursos del plan plurianual de
inversiones por cada una de las metas de producto del plan Jefes de área o
indicativo y por ultimo definen los ponderadores unidades
Recibe formato de plan indicativo diligenciado y verifica

si está de acuerdo con Plan de Desarrollo Institucional.
Si: registra en el sistema y emite concepto de procedencia Oficina Asesora

4. mediante formato de Planeación
No: emite formato con concepto de no procedencia

(concordancia) y devuelve a director de programa, líder de
proceso o jefe.
Cuando todas las dependencias han suministrado en orden

sus respectivos planes por Eje del Plan de Desarrollo Oficina Asesora
5.
Institucional, consolida el Plan indicativo Trienal de la de Planeación
Universidad.
Recibe informe consolidado del plan indicativo trienal y

concepto de viabilidad de aceptación de procedencia -
concordancia
4. Analizan los documentos: Rectoría
Si: aprueban mediante acto administrativo y pasan para

la elaboración de planes anuales de acción.
No: realizan observaciones y devuelven para ajustes.
Recibe el Plan Indicativo aprobado y realiza lo siguiente:

Jefe Oficina
5. Asesora de
En concordancia con las dependencias inicia elaboración
Planeación
de planes anuales de acción.
PROCEDIMIENTOS
5.6.1.3 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACION DEL PLAN

ANUAL DE ACCION (ES-DE-PR03)
1. OBJETIVO

aprobación del Plan Anual de Acción por parte de los órganos de dirección de la Universidad del
Pacífico con responsabilidad directa e indirecta en la ejecución de uno o varios Ejes Estratégicos
en que está estructurado el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan Indicativo.
2 ALCANCE
Este procedimiento se constituye en una herramienta de ejecución y seguimiento anual de las

metas de productos consignadas en el Plan Indicativo, las que a su vez materializan las metas de
resultado consignadas en el Plan de Desarrollo Institucional. El presente procedimiento aplica
para todos los órganos de Dirección y Administración con responsabilidad en la materialización
de uno o varios Ejes u Objetivos Estratégicos en que está estructurado el Plan de Desarrollo
Institucional y Plan Indicativo, ambos para un horizonte de 3 años.
El Plan Anual de Acción es la herramienta básica para elaborar el Plan Anual de Inversiones de
la Universidad.
3 DEFINICIONES.

3 años.
PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los
PROCEDIMIENTOS

META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos

PLAN DE ACCIÓN: Instrumento de programación anual de las metas de producto del plan de
desarrollo que permite a cada órgano de dirección o dependencia de la Universidad del Pacífico,
orientar su quehacer para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo
institucional. A la vez, es el instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento,
autoevaluación y evaluación del plan de desarrollo.
PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES. Instrumento que permite articular la parte

estratégica del plan del desarrollo institucional con los recursos de inversión que se ejecutarán en
el período rectoral, en el cual se especifican cada una de las vigencias, y se identifican las posibles
fuentes de financiación y los responsables de su ejecución.
Para la elaboración del Plan Anual de Acción cada responsable de tener conocimiento, tanto del
Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo establecido para el periodo rectoral, el
cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años. El plan Anual de Acción, como su
nombre lo indica tiene una vigencia de un año, especifica de manera concreta las actividades, los
tiempos de inicio y terminación de las mismas, los indicadores por actividad, los responsables y
los recursos necesarios. Todo lo anterior, con el de materializar las metas de producto establecida
exclusivamente para el año objeto de presentación del Plan de Acción.
Este instrumento sirve para que cada dependencia oriente sus procesos, instrumentos y recursos
disponibles (humanos, financieros, físicos, tecnológicos e institucionales) hacia el logro de los
objetivos y las metas anuales de la Universidad.
PROCEDIMIENTOS
El Plan de Acción es, por tanto, un instrumento de planificación mediante el cual cada
dependencia de la Universidad del Pacífico, ordena y organiza las acciones, los proyectos y los
recursos que va a desarrollar en la vigencia, para ejecutar los proyectos que darán cumplimiento a
las metas previstas en el Plan de Desarrollo Institucional.
Documento de
Referencia
Con el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan

Indicativo trienal aprobado, solicita a las diferentes Rectoría
1
dependencias, la elaboración de un plan anual de acción,
mediante formato
Reciben formato para elaboración de plan de acción y
realiza lo siguiente:
• Trasladar del Plan Indicativo los programas,

subprogramas y las Metas de Producto
correspondiente para la vigencia fiscal.
• Fijan metas y responsables.
• Selecciona los proyectos más viables para materializar
Líderes de
las metas de producto.
Proceso.
• Realiza la ponderación, tanto de los programas, como
subprogramas, metas de producto y proyectos Directores de
seleccionados Programas
2. • Formula el indicador de producto para el proyecto
• Establece la línea base y meta esperada para el Jefes de área o
proyecto unidades
• Establece el conjunto de actividades ejecutar el
proyecto
• Establece el indicador para cada actividad,
responsable, fecha de terminación y recursos
presupuestales
• Emiten tres copias y envían a:
O: Rectoría.
1C: Oficina de Planeación.
2C: Oficina de Control de Interno.
PROCEDIMIENTOS
Recibe formato de plan anual de acción diligenciado y

verifica si está de acuerdo con Plan de Desarrollo
Institucional.
Si: registra en el sistema y emite concepto de procedencia Jefe Oficina

3. mediante formato enviándolo a rectoría. Asesora de
Planeación
No: emite formato con concepto de no procedencia
(concordancia) y devuelve a director de programa, líder de
proceso o jefe.
Recibe plan de anual y concepto de viabilidad de

aceptación de procedencia
Analizan los documentos:

4. Rectoría
Si: aprueban mediante resolución y pasan para ejecución.
No: realizan observaciones y devuelven para ajustes.
Recibe los planes de acción anual y realiza lo siguiente:

Jefe Oficina
5. En concordancia con la Dirección Administrativa y Asesora de
Financiera, le asignan recursos mediante la elaboración Planeación
del presupuesto
PROCEDIMIENTOS
Del Seguimiento y Evaluación del Plan de Desarrollo
• Cada semestre, la Oficina de Desarrollo Institucional

realiza seguimiento y evaluación de la gestión Plan de
Desarrollo Institucional mediante formato.
• La información y emite informe de resultados detallado Jefe Oficina

6. mediante formato evaluación y seguimiento Asesora de
consolidado al Plan de Desarrollo Planeación
• Los primeros quince días del mes de julio, la Oficina

Asesora de Planeación entrega informe detallado de
la ejecución, seguimiento y evaluación al Plan de
Desarrollo Institucional, a Rectoría con copia a la
Oficina de Control Interno.
Presenta el informe anual detallado al Comité Rectoral,

Consejo Académico y Consejo Superior, sobre la ejecución Rectoría
7.
del Plan de desarrollo Institucional y sus distintos
componentes.
5.6.2 PROCEDIMIENTOS DE MEJORA CONTINUA
5.6.2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS (ES-MC-PR01)
1. OBJETIVO
Administrar y controlar la documentación interna y externa de la Universidad del Pacífico, con
el propósito de garantizar que la misma este actualizada y se conserve el conocimiento de la
organización.
2. ALCANCE
Desde la solicitud o identificación de la necesidad de documentar una actividad, hasta el
establecimiento, implementación, mantenimiento y disposición final del documento. Aplica a
todos los procesos de la Universidad del Pacífico.
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Aprobación: Autorización para la distribución y aplicabilidad de un documento por la persona
idónea que tenga la autoridad para implementar el documento.
Control: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que
conforman el sistema de calidad.
Copia controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso y se asegura que se
mantiene vigente.
Copia no controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso de carácter
informativo o temporal y no se asegura su vigencia.
Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la información de
los procesos documentados.
Documento: Es toda información perteneciente al sistema de calidad que se registre y almacene
en papel, en vídeo, en cinta magnética o en cualquier otro medio. Puede ser la descripción de un
proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede ver mediante diagramas de flujo, tablas,
figuras, planos, videos, fotografías, muestras físicas, entre otras.
Documentos externos: Son los generados por organismos externos a la organización los cuales
exigen condiciones que debe cumplir la universidad del pacífico, para el normal desarrollo del
sistema de calidad.
Documentos internos: Son los producidos e implementados dentro de la organización para
interactuar directamente en el sistema de calidad.
Documento no vigente u obsoleto: Documento que se encuentra desactualizado.
Eliminación: Retiro de un documento del SIGC de circulación y destrucción de los no
diligenciados, ya sea porque el proceso cambió y obligó a que se elaborara un nuevo documento, o
porque el proceso dejo de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema de gestión.
Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un proceso
actividad especifica, convirtiéndose así en un registro.
Modificación: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a punto con relación a
las mejoras en los procesos.
Procedimiento: Forma especificada de efectuar una actividad. Documento que especifica los
pasos que debe seguir un proceso o actividad.
PROCEDIMIENTOS
Registro: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una

actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento
y eficacia del SIGC.
Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se
hace.
4. CONDICONES GENERALES
4.1 Todas las solicitudes de crear, modificar o adquirir un documento deben ser diligenciadas por
el dueño del respectivo proceso y enviadas al representante del SIG para su análisis y
aprobación.
4.2 El representante del SIG al recibir la(s) solicitudes debe analizar el impacto de las mismas en
el sistema de gestión de calidad garantizando que no haya interferencias ni que afecte la
funcionalidad del mismo ni la otra documentación.
4.3 Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden sugerirse por
cualquier miembro de la organización, quien informa al dueño del proceso a través del
formato solicitud para elaborar o modificar documento (ES-MC-FO01). Los dueños del
proceso deben canalizar todas estas solicitudes a través del representante del SIGC
diligenciando el formato para solicitud o modificación de documentos.
4.4 Un documento se considera obsoleto, a partir del momento en que se aprueba y entra en
vigencia la nueva versión o el documento que lo reemplaza. En el intervalo de tiempo durante
el cual se formalizan los cambios a efectuar en un documento controlado, los ajustes que se
deban realizar en el proceso de implementación, pueden ser manejados a través de
memorandos internos aclaratorios dirigidos al personal responsable por la aplicación del
documento en cuestión.
4.5 El representante del SIG debe garantizar que los documentos modificados sean revisados y
aprobados por el responsable del proceso.
4.6 La revisión de un documento nuevo o uno modificado es responsabilidad de la persona que
desarrolla el proceso que se esta documentando.
4.7 La aprobación de un nuevo documento o un documento modificado es responsabilidad del
dueño del proceso. La difusión del mismo, se hará por el dueño del proceso con el apoyo del
representante del SIG.
4.8 La distribución de los documentos nuevos o modificados es responsabilidad del jefe de la
oficina de archivo y correspondencia en coordinación con el dueño del proceso. El jefe de la
oficina de archivo y correspondencia debe conservar registro en un listado maestro de
PROCEDIMIENTOS
distribución de documento cuando el documento se entrega en forma física. El jefe de la

oficina de archivo y correspondencia debe mantener actualizada la carpeta de control maestra
maestro de documentos, además de una carpeta con una copia de cada documento obsoleto.
4.9 Los documentos de origen externo pueden conservar su estructura original, sin necesidad de
adecuarlos a la estructura de codificación implementada en la organización.
4.10 Los documentos de origen externo nacionales o internacionales, deben estar relacionados
en un Listado Maestro de Control de Documentos externos, que establece nombre del
documento, medio en el que se encuentra, número de copias, ubicación y responsable del
mismo. Este listado es administrado por el Jefe de archivo y correspondencia.
5. CONTENIDO / DESARROLLO:
CODIGO DEL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
Identificar la necesidad de crear o modificar

1 un documento y canalizarla con el dueño del Cualquier persona ES- MC-FO01
proceso
Diligenciar solicitud de crear o modificar ES-MC-FO01
2 documento y remitirla al representante del Dueño de Proceso
SIGC.
Analizar impacto de la solicitud en el SIGC y ES-MC-FO01
Representante del
3 decidir viabilidad o no de la misma,
SIGC
diligenciando ES- MC-FO01
Si el documento es nuevo. Asignar Jefe de Archivo y

4 ES-MC-GU01
preliminarmente código correspondencia.
Identificar responsables de elaboración, Representante del

5
revisión y aprobación. SIGC
Elaborar o modificar documento de acuerdo a

Responsable del
6 lo establecido en el ES- MC-GU01 y
proceso
remitirlo al responsable de la revisión
Revisar documento y remitirlo al responsable Representante del

7
de aprobación SIGC
PROCEDIMIENTOS
CODIGO DEL
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
Aprobar documento y remitir al jefe de la Responsable del

8
oficina de archivo y correspondencia. proceso
Actualizar listados maestros, recoger copias

Jefe de oficina de ES-MC-RE01
obsoletas y entregar copias controladas a
9 archivo y
quienes aparecen en el listado Maestro de
correspondencia
Control de Documentos
Responsable del ES-MC- FO02

10 Realizar difusión del documento actualizado proceso y representante
del SIG
5.6.2.2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS (ES-MC-PR02)
1. OBJETIVO
Definir las actividades y controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la

protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros, para
evidenciar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Pacifico.
2. ALCANCE
Desde la identificación por parte de todos los procesos de que actividades es necesario dejar
evidencias, hasta el mantenimiento del registro de acuerdo a las disposiciones establecidas.
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.
Identificación: Forma en la cual se nombra un registro.
Ubicación: Corresponde a la ruta de búsqueda o forma de encontrar un registro para consultarlo

de una manera fácil y rápida.
Clasificación: Corresponde a la forma de ordenar y archivar los registros de calidad en el

archivo activo o inactivo.
Forma de archivo: Medio en el cual se conservan los registros.
Protección: Disposiciones establecidas para salvaguardar las características de legibilidad y

acceso a los registros.
Recuperación: Disposiciones para impedir la pérdida irreparable de información.
Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se debe conservar el registro bajo las condiciones
establecidas ya sea en archivo activo o inactivo.
Disposición: Acción a tomar una vez se haya terminado el tiempo de retención de los registros
de calidad. Se puede aplicar como tipo de disposición final el archivo inactivo y/o destrucción del
documento.
Recolección: Acción de reunir los registros que se originan en los sitios de operación, para su
posterior clasificación y almacenamiento.
PROCEDIMIENTOS
La identificación de registros de calidad es responsabilidad del representante del SIGC con el

apoyo de los dueños de los procesos, quienes realizan la revisión de los documentos que están bajo
su responsabilidad, con el propósito de identificar formatos, actas de reuniones, e informes
periódicos entre otros, que sean emitidos durante el desarrollo de las actividades y que deban
permanecer como evidencia de su realización y como referencia para mejoramiento de su proceso.
Los registros de la actividad de reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las
operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, se manejan de acuerdo con lo
establecido por la Contaduría General de la Nación y la Dirección de Impuestos Nacionales.
Es responsabilidad de cada uno de los cargos que se indican como responsables en el listado
maestro, la recolección, la organización, el archivo, el almacenamiento en condiciones adecuadas,
de tal forma que garantice el buen estado de los registros controlados; la de conservar y mantener
disponibles para auditores internos y externos, los registros que se indican en el listado
mencionado.
El tiempo de retención puede depender de los siguiente criterios: compromisos contractuales,

Políticas de la Universidad, períodos de evaluación del SIGC y reglamentaciones asociadas la
educación superior, normatividad de archivos y relacionados.
Una vez se ha cumplido con el tiempo de retención establecido en el listado maestro, los registros
que pasan a formar parte del archivo inactivo permanecen allí por un período mínimo de dos años
o según lo establecido por la ley, para luego ser destruidos. Los mecanismos previstos para
destrucción de registros son el picado y/o rasgado o reciclaje para documentos en medio impreso
y la eliminación para registros mantenidos en medios magnéticos.
Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente
del medio de la presentación (impreso o no impreso).
Ningún registro en medio impreso (manuscrito) se debe generar a lápiz.
La universidad se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.
PROCEDIMIENTOS
Los métodos de archivo y disposición (archivo muerto, específicamente) deben garantizar el fácil
acceso a los lugares específicos donde se encuentran los registros de Calidad.
Las responsabilidades con respecto al archivo de los registros del sistema de calidad y la
disposición de los mismos, se encuentran relacionadas en el Listado Maestro de Control de
Registros del sistema de Calidad.
Cuando un miembro de la universidad diferente a los autorizados desea tener acceso a un registro
debe pedir autorización al responsable del proceso.
Cuando el usuario o su representante por necesidad justificada desee tener acceso a los registros
de su propiedad en el SIGC, este se debe tramitar a través del responsable del proceso.
Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial salvo con
autorización expresa del responsable del proceso.
En términos generales, los registros confidenciales se deben consultar dentro de las instalaciones
de la universidad del pacifico.
Para evitar la pérdida de los registros también forma parte la recolección eficaz de los mismos y el
cumplimiento de los parámetros para acceso contenidos en este procedimiento.
Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y
elevadas temperaturas.
Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben
proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos.
Se hará Backups al servidor del sistema de información cada ocho (8) días.
CODIGO DEL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
PROCEDIMIENTOS
CODIGO DEL
No ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
1. Determina la necesidad de tener un nuevo Responsable del

registro. proceso
2. Tramita el formato creación de registro. Responsable del ES-MC-FO01

proceso
3. Registra o actualiza Listado maestro de Jefe de oficina de ES-MC-RE02

registros. archivo y
correspondencia
4. Recolecta los registros previamente Responsable del

diligenciados para su respectiva clasificación. proceso
5. Almacena los registro de calidad de acuerdo a Responsable del

los criterios establecidos. proceso
6. Archiva dichos documentos en el lugar definido Responsable del ES-MC-RE02

y consignado en el Listado maestro de registros. proceso
7. Conserva los registros durante el tiempo Responsable del

definido. proceso
8. Determina la disposición final de los Jefe de oficina de

documentos, una vez terminado el periodo de archivo y
conservación del registro. correspondencia
5.6.2.3 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS (ES-ME-PR03)
1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Establecer la metodología para identificar, analizar y eliminar las causas de los problemas o no
conformidades que se presenten en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad (SIGC) en la
Universidad del Pacífico.
2 ALCANCE
Desde la identificación de un problema o no conformidad por cualquier miembro de la

Comunidad Universitaria, hasta la evaluación de la eficacia de la acción implementada. Su
aplicación es para todos los procesos y el seguimiento es responsabilidad del Representante de la
Dirección.
3 DEFINICIONES.
ACCION CORRECTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación indeseable.
ACCION PREVENTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situación potencialmente indeseable.
NO CONFORMIDAD.- El no cumplimiento de un requisito.
PROBLEMA.- Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.
4.1 Fuentes para identificar necesidad de implementar acciones correctivas
No conformidades de auditorias.
Revisión por la Dirección o el Comité Técnico de Calidad.
Quejas y reclamos de los usuarios.
Iniciativa de los funcionarios.
Problemas y no conformidades presentados.
PROCEDIMIENTOS
Seguimiento y medición de indicadores de gestión de los procesos.

Desempeño de proveedores.
Evaluación de la satisfacción del usuario.
4.2 Herramientas para establecer causa raíz de no conformidad o situación indeseable
Reuniones de equipos
Diagrama de afinidad
Diagrama causa- efecto
Diagrama de pareto
Lluvia de ideas
Los problemas o no conformidades se identifican a través de la guía ES-MC-GU02 y se deben

registrar en el formato de solicitud de corrección, acción correctiva, preventiva o de mejora ES-
MC-FO04, excepto cuando se generen de una Auditoria de Calidad en cuyo caso se registrara en
el formato Reporte de Observaciones y No Conformidades Detectadas en Auditoría EV-EV-
FO06.
Una vez diligenciada la solicitud ES-MC-FO04, la no conformidad detectada debe ser registrada
en el formato Seguimiento a las No Conformidades y Observaciones Detectadas ES-MC-FO05.
La alta dirección será informada por el Representante de la Dirección periódicamente (mínimo

cada seis – 6 - meses) sobre el proceso de implementación de acciones correctivas.
Se considera que se debe implementar una acción correctiva cuando la no conformidad o situación
indeseable sea recurrente (más de tres veces) o tenga relevancia directa en la satisfacción del
usuario o en el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de la Universidad del
Pacífico.
5.CONTENIDO/DESARROLLO:
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Referencia
Responsable del
Recepción de formato de solicitud de corrección, Proceso, ES-MC-FO04
1 Dirección del
acción correctiva, preventiva o de mejora
SIGC
Analizar la información recibida para determinar si es responsable del

2 una no conformidad real, potencial o una oportunidad Proceso
de mejora.
Analizar en conjunto con la persona que identificó la
situación no deseada, el tipo de acción requerida para
solucionar la no conformidad o situación indeseable.
Así:
Evalúan y analizan la no conformidad teniendo en Comité técnico,

cuenta el impacto que tiene en la percepción de los responsable del
3. usuarios y La frecuencia con que ocurre la situación proceso.
no deseada.
Establecen la acción y el tiempo de ejecución.
Definen la necesidad de apoyo de otro servidor

público, proceso o de recursos.
Responsable del
Asignar responsable o grupo de responsables para
4. Proceso, Comité
implementar la acción.
Técnico
Responsable del
Realizar análisis de causas e identificar causa raíz de
5. Proceso, Comité
la no conformidad o situación indeseable
Técnico
Responsable del
Proponer acciones para eliminar causa de no
6. Proceso, Comité
conformidad o situación indeseable
Técnico
PROCEDIMIENTOS
Evaluar pertinencia de las acciones planteadas:

Responsable del
7. Si son pertinentes, sigue el procedimiento. Proceso, Comité
Técnico
Si no son pertinentes, devolverse al paso 5
Diligenciar Formato de Acciones Correctivas ES-MC-FO06

8. preventivas y de mejora y enviarlo al Representante Comité Técnico
de la Dirección
9. Implementar acciones Proceso afectado
responsable del ES-MC-FO06

Realizar seguimiento a la implementación de la acción Proceso,
10. correctiva Representante
de la Dirección
Analiza el informe de seguimiento de ejecución de las

acciones, verifica la eliminación de la causa y la
eficacia de la acción correctiva, así: responsable de
Proceso,
Si aún no se ha eliminado la causa, reevalúa la
11. situación y su impacto y regresa al paso 5 Representante
de la Dirección,
Si la acción correctiva fue eficaz, el Representante de Comité Técnico
la dirección firma como evidencia de cierre el Formato
para las Acciones Correctivas.
Elaborar informe consolidado de acciones correctivas

Representante
12 y preventivas para la alta dirección como mínimo
de la Dirección
cada seis (6) meses.
Jefe de oficina de ES-MC-PRO2

13 Conservar los registros según el Procedimiento para
archivo y
RControl de Registros. correspondencia
5.6.2.4 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS (ES-ME-PR04)
1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Establecer la metodología para identificar, analizar y eliminar las causas de los problemas o no
conformidades potenciales u otra situación potencialmente inestable que pueda llegar a afectar el
ejercicio de la Universidad del Pacífico y su Sistema Integrado de Gestión de Calidad (SIGC).
2 ALCANCE
Desde la presunción de un futuro problema o la identificación de una no conformidad potencial

por cualquier miembro de la Comunidad Universitaria, hasta la evaluación de la eficacia de la
acción implementada. Su aplicación es para todos los procesos y el seguimiento es responsabilidad
del Representante de la Dirección.
3. DEFINICIONES.
ACCION CORRECTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

ACCION PREVENTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

NO CONFORMIDAD.- El no cumplimiento de un requisito
PROBLEMA.- Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.
4. CONDICIONES GENERALES.
4.1 Fuentes para identificar necesidad de implementar acciones preventivas
Acciones correctivas de otros procesos

Evaluación de la satisfacción del cliente
Observaciones de auditorias internas de calidad
Tendencias en el análisis de indicadores
PROCEDIMIENTOS
Informes de entes de control

Reuniones del Comité de Calidad.
Revisión por parte de la Dirección
Indicadores de desempeño de proveedores
Acciones propuestas en reuniones, juntas y comités celebrados en entidad.
Identificadas por personal de misma.
4.2 Herramientas para establecer causa raíz de no conformidad o situación indeseable
Reunión de Equipo
Diagrama de afinidad
Diagrama de pareto
Lluvia de Ideas
Los problemas o no conformidades potenciales identificados se deben registrar en el formato de

solicitud de corrección, acción correctiva, preventiva o de mejora ES-MC-FO04, excepto cuando
se generen de una auditoria de calidad en cuyo caso se registrara en el formato reporte de
observaciones y no conformidades detectadas en auditorias EV-EV-FO06.
Una vez diligenciada la solicitud ES-MC-FO04, la no conformidad detectada debe ser registrada
en el formato seguimiento a las no conformidades y observaciones detectadas ES-MC-FO05.
La alta dirección será informada por el Representante de la Dirección periódicamente (mínimo

cada seis – 6 - meses) sobre el proceso de implementación de acciones preventiva.
Se considera que se debe implementar una acción preventiva, cuando a través del análisis de
riesgos por proceso, se determine posibilidad de presentarse una no conformidad o situaciones
indeseables, las cuales pueden tener relevancia directa en la satisfacción del usuario o en el
cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de la Universidad del Pacífico.
5 . CONTENIDO/ DESARROLLO
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Referencia
Personal de la Comunidad
Identificar no conformidad o situación
1. Universitaria
indeseable potencial
Registrar no conformidad o situación Responsable del Proceso
ES-MC-FO04
2. indeseable potencial en formato y remitir a la involucrado
Dirección de Calidad
Analizar en conjunto con la persona que
identificó, tipo de acción requerida para Responsable del Proceso,
3. solucionar no conformidad o situación Comité Técnico
Asignar funcionario responsable o grupo de

Comité Técnico
4. responsables para implementar acción
Realizar análisis de causas e identificar causa

Comité Técnico
5. raíz de la no conformidad o situación
Proponer acciones de mejoras para eliminar ES-MC-FO06

causa de no conformidad o situación indeseable Comité Técnico
6.
potencial
Implementar acciones de mejora Proceso involucrado

7.
Representante de la ES-MC-FO05
Realizar seguimiento a la implementación de la
8. acción preventiva Dirección, Responsable del
Proceso
Representante de la ES-MC-FO05
Evaluar la eficacia de la acción preventiva
Dirección, Responsable del
9. implementada y cerrarla
Proceso
10. Elaborar informe de acciones preventivas para Representante de la

PROCEDIMIENTOS
Documento de
Referencia
la alta dirección. Mínimo cada seis (6) meses Dirección.
5.6.2.5 PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES (ES-

MC-PR05)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología, acciones y responsabilidades para la identificación y tratamiento del

servicio no conforme, que pueda afectar el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de
la Universidad del Pacífico.
2 ALCANCE
Aplica para todos los procesos de la institución y va desde la identificación del servicio no
conforme hasta la implementación de acciones preventivas y correctivas (si fuesen necesarias) y la
presentación del respectivo informe a la dirección de la Universidad del Pacífico.
3. DEFINICIONES
CONFORMIDAD- Cumplimiento de un requisito.
NO CONFORMIDAD- Incumplimiento de un requisito.
DEFECTO- Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
ACCIÓN PREVENTIVA- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

ACCIÓN CORRECTIVA- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

PROCEDIMIENTOS
CORRECCION- Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
REPROCESO- Acción tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los
requisitos.
RECLASIFICACIÓN- Variación de la clase de un servicio no conforme, de tal forma que sea

conforme con requisitos que difieren de los iniciales.
CONCESIÓN- Autorización para utilizar o liberar un servicio que no es conforme con los
requisitos especificados.
PERMISO DE DESVIACIÓN- Autorización para apartarse de los requisitos originalmente

especificados de un servicio, antes de su realización.
LIBERACIÓN- Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
FALLA INTERNA- Incumplimiento de un requisito especificado detectado durante la ejecución,

la revisión o verificación de los procesos, Estas fallas se detectan entre la interacción de los
procesos a nivel interno del SGC
Responsabilidad general
Cualquier persona relacionada con la prestación de los servicios de la Universidad del Pacífico
puede detectar no conformidades en la prestación de los servicios, de acuerdo con los requisitos
establecidos en cada caso. La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de todas las
personas que intervienen en el Sistema de Gestión de la Calidad de la institución.
Responsable de cada proceso
Es responsable por verificar la aplicación adecuada de los correctivos para las no

conformidades detectadas.
Puede autorizar derogaciones para los procesos bajo su responsabilidad, con el
consentimiento del usuarios o la parte interesada cuando ello sea pertinente.
PROCEDIMIENTOS
Junto con el Representante de la Dirección, decide sobre las no conformidades que

justifiquen la toma de acciones correctivas. En ese caso, se tendrán en cuenta las
disposiciones del Procedimiento de Acciones Correctivas ES-MC-PR03.
Representante de la Dirección
Hace seguimiento, mínimo una vez al trimestre a los registros que resultan de la
aplicación de este procedimiento.
Junto con los dueños del proceso, decide sobre las no conformidades que justifiquen la
toma de acciones correctivas ES-MC-FO06.
Elabora trimestralmente un reporte del estado, las estadísticas, y los beneficios del
tratamiento de las no conformidades.
Condiciones especiales:
En el tratamiento de servicios no conformes se debe tener en cuenta:
Una vez detectado el servicio no conforme se deben aplicar las disposiciones de este
procedimiento, y se debe diligenciar el formato Tratamiento del Servicio No Conforme
ES-MC-FO07
Los servicios no conformes detectados internamente y los servicios no conformes
detectados por los clientes (quejas o reclamos) se identifican con un número
consecutivo.
Solamente se deben registrar los servicios no conformes surgidos de los controles
normalmente establecidos para los procesos, o los que provengan del usuario; se debe
evitar el registro de fallas o errores menores, que no inciden sobre la satisfacción del
usuario o de los colaboradores de la entidad.
Una vez tomada la corrección sobre un servicio no conforme, se debe verificar y
registrar el cumplimiento de los requisitos. Esta debe ser registrada en el formato
Tratamiento de Servicios No Conformes ES-MC-FO07.
Solo el usuario o el funcionario de la institución, puede autorizar la derogación de un
servicio no conforme; se deben registrar en el formato Tratamiento de Servicios No
Conformes ES-MC-FO07, las derogaciones otorgadas.
Las no conformidades se pueden detectar por las siguientes fuentes:

PROCEDIMIENTOS
Revisión de procesos e indicadores

Quejas y reclamos de los clientes
Encuestas de satisfacción
Resultados de auditorias
5. PROCEDIMIENTO
DOCUMENTO
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DE
REFERENCIA
Identificación del servicio no conforme, de Cualquier miembro de la ES-MC-GUO2

1. acuerdo a la guía para identificación y comunidad universitaria
tratamiento dl servicio no conforme
Cualquier miembro de la
comunidad universitaria,
Registro del servicio no conforme en el formato Responsables de procesos, ES-MC-FO07
2.
Tratamiento del servicio no conforme Representante de la
Dirección
Definir y hacer la corrección:

Orientar la corrección de la no conformidad o
falla interna.
El encargado hace la corrección y diligencia la
segunda parte del formato Tratamiento de ES-MC-FO07
Servicio No Conforme.
Informa a quien detecto la no conformidad Responsable del proceso
3.
sobre la acción tomada. En el caso de no
conformes detectados por los usuarios, se
informa al responsable del proceso.
El tiempo de respuesta de la corrección
propuesta a la no conformidad no debe superar
los 15 días hábiles después de detectada.
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTO
REFERENCIA
Verificación de la efectividad de la acción Quien detectó la no

tomada. Si la acción no fue efectiva, se conformidad, Responsable
4. devuelve al Responsable del proceso para que ES-MC-FO07
del proceso, Representante
proponga una nueva acción. de la Dirección.
Seguimiento de la frecuencia de la no ES- MC-PRO3

conformidad del servicio. Si la frecuencia lo Responsable del proceso,
ES-MC-FO05
amerita, se establece una no conformidad y se Representante de la
5.
utiliza el procedimiento para acciones Dirección, Comité Técnico
correctivas.
Análisis trimestral del consolidado de

Tratamiento de servicio no conforme y
Representante de la
6. verificación de acciones correctivas y
Dirección
presentación al Comité Técnico y a la Alta
Dirección
Archivar el registro del análisis en la oficina de Representante de la

7. la Representante de la Dirección. Dirección
5.6.2.6 PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A PETICIONES (ES-MC-PR06)
1. OBJETIVO
Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación, distribución y control de las diferentes
peticiones que ingresen por la ventanilla única de correspondencia a la Universidad del Pacífico.
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Involucra a todos los funcionarios competentes para dar respuesta a las diferentes peticiones de la
Comprende desde la radicación hasta la distribución y control de las peticiones y hasta la respuesta al
peticionario.
3. DEFINICIONES
Petición: Se entiende por petición, toda solicitud respetuosa que presenta una persona ante la Institución.
Queja: Da a conocer a la autoridad, conductas irregulares o un hecho arbitrario de empleados oficiales o

de particulares en ejercicio de funciones públicas, con el único fin que se corrija o se castigue al
funcionario que haya incurrido en la falta que la motiva.
Reclamo: Notifica a la autoridad la suspensión injustificada o prestación deficiente de un servicio público.
Sugerencia: Da a conocer a la autoridad la opinión del peticionario sobre una determinada materia, con el
propósito que se tomen ciertas medidas de carácter individual o colectivo.
Consulta: Se presenta a la autoridad para que exprese su opinión sobre determinada materia relacionada
con sus funciones
Medios de Recolección: Herramientas o espacios con los que cuenta la Institución para recepcionar las
peticiones. Por ejemplo, la ventanilla única de correspondencia, los buzones, la página web, el teléfono o en
las diferentes dependencias.
Medio de Presentación de la Petición: Forma en la cual, el peticionario puede realizar la solicitud. Esta
puede ser en medio físico ( papel), medio electrónico (página web) o verbal.
PROCEDIMIENTOS
La Universidad del Pacífico, a través de sus dependencias, atenderá y resolverá las siguientes peticiones:
1. Las solicitudes respetuosas presentadas en interés general o particular.
2. Las de información.
3. Las de consulta.
4. Las de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan.
5. Los reclamos.
6. Las quejas.
7. Las sugerencias
8. Las felicitaciones
9. Las presentadas por las demás autoridades en ejercicio de sus funciones
PETICIONES DE INTERÉS GENERAL O DE INTERÉS PARTICULAR
Las peticiones que se presenten ante la Universidad del Pacífico en ejercicio del derecho fundamental de
petición, podrán ser en interés general o en interés particular. Dichas peticiones podrán formularse
verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio idóneo, que sea dado a conocer a esta Institución.
DEL CONTENIDO DE LAS PETICIONES ESCRITAS
De acuerdo con lo establecido por el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, las peticiones
escritas deberán contener, por los menos, los siguientes requisitos:
PROCEDIMIENTOS
1. Designación de la entidad o dependencia a la que se dirige.
2. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con

indicación del documento de identidad, la dirección de correspondencia o de correo electrónico o el número
de teléfono donde contactarlo.
3. El objeto de la petición; si se trata de consultas, relacionar las preguntas pertinentes.
4. Razones en que se apoya.
5. Relación de los documentos que se acompañan.
6. Firma del peticionario.
Las peticiones en interés particular formuladas ante la Universidad del Pacífico, deberán contener además
de los requisitos anteriores, el nombre de la persona, entidad o autoridad involucrada y el motivo de la
misma.
Cuando se actúe a través de mandatario, este deberá acompañar el respectivo poder en los términos
señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.
En todo caso, en el uso de medios tecnológicos y electrónicos el peticionario deberá identificarse

plenamente y manifestar su petición en forma respetuosa, clara y completa para ser factible su respuesta.
Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o
adelantarse la actuación administrativa, el funcionario lo hará saber al peticionario en el momento en que
lo solicite o cuando verifique los requisitos.
DE LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LAS PETICIONES ESCRITAS
La Universidad del Pacífico recibirá los derechos de petición en la ventanilla única de correspondencia, fax
de la entidad, en el correo electrónico peticiones@unipacifico.edu.co, en el buzón de derechos de
PROCEDIMIENTOS
sugerencias, en la página de web o personalmente ante la dependencia respectiva o la Oficina de

Correspondencia.
VERIFICACIÓN DE REQUISITOS
Recibida la petición escrita, la oficina de Correspondencia verificará el cumplimiento de los requisitos que
sean necesarios para resolverla y la enviará a quien tiene la competencia para atenderla. Si observare el
incumplimiento de alguno de ellos, oficiará al peticionario para que subsane las fallas de que adolece,
cuando ello fuere pertinente, advirtiéndole que debe hacerlo dentro de los dos (2) meses siguientes al
requerimiento, so pena de considerarse desistida la petición en los términos del Código Contencioso
Administrativo.
Este requerimiento interrumpirá los plazos establecidos para que la Universidad del Pacífico decida sobre
la petición. El plazo para contestar la petición se contará a partir de la fecha en que el interesado aporte
nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento.
En el evento en que en la petición falte la dirección de correspondencia y sea imposible ubicar al

solicitante, la oficina de Correspondencia tramitará la petición y fijará la respuesta en la página web de la
entidad y en carteleras por un término de diez (10) días.
Una vez trasladada a la dependencia competente, esta se encargará de tramitar y resolver la petición, en
los términos y condiciones establecidos en esta resolución, teniendo en cuenta que el plazo para responder
se cuenta a partir del ingreso de la misma a la Universidad.
DE LAS PETICIONES VERBALES
La Ofician de Correspondencia, atenderá las peticiones verbales, en días hábiles de lunes a viernes, de
nueve a once de la mañana (9:00 a 11:00 a.m.) y de tres a cinco de la tarde (3:00 a 5:00 p.m.), y la decisión
podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al peticionario.
PROCEDIMIENTOS
Cuando fuere el caso, si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide
constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma breve, utilizando los formatos de
Derecho de petición o de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones, según sea el caso.
DE LAS CONSULTAS
La Universidad del Pacífico atenderá y resolverá las consultas verbales o escritas, relacionadas con las
materias a su cargo. Para estos efectos, se entiende por consulta la petición que se dirige para obtener un
parecer, concepto, dictamen o consejo.
Las consultas jurídicas serán resueltas únicamente por la Oficina Jurídica y las consultas técnicas serán
resueltas por cada una de las Direcciones y por la Secretaría General según su competencia.
QUEJAS
Las quejas contra la Entidad o sus funcionarios serán atendidas tramitadas conforme al procedimiento
dispuesto en el Código Disciplinario Único.
PLAZO PARA RESOLVER
Las peticiones presentadas en debida forma, deberán resolverse, a más tardar, dentro de los plazos citados a
continuación, los cuales se contarán a partir del día siguiente a la fecha de radicación en la dependencia de
correspondencia, así:
PROCEDIMIENTOS
1. Las peticiones generales o particulares, deberán tramitarse y resolverse dentro de los quince (15) días
siguientes a la fecha de su recibo.
2. Las consultas deberán tramitarse y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días.
3. Las peticiones de información deberán tramitarse y resolverse dentro de los diez (10) días siguientes.
4. Las copias se expedirán en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha en
que el peticionario dé a conocer a la Universidad el pago de las mismas.
5. Las certificaciones se expedirán dentro de los diez (10) días siguientes.
6. Las copias y certificaciones de expedientes se expedirán en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles.
7. Si la Universidad del Pacífico no es la entidad competente para conocer de la petición, el funcionario lo

hará saber al peticionario en el momento de la petición verbal. Si esta se hiciere por escrito, lo hará saber
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, y procederá a remitirlo a la entidad competente
dentro del mismo plazo.
8. Las peticiones efectuadas por la Defensoría del Pueblo deben ser atendidas en un plazo máximo de cinco
(5) días hábiles (artículo 16 de la Ley 24 de 1992).
9. En el caso de peticiones y requerimientos formuladas por congresistas se seguirá el trámite previsto en

la Ley 5ª de 1992, especialmente en los artículos 243, 249 y 258, sin exceder el plazo máximo de cinco (5)
días hábiles.
10. Las peticiones formuladas por las demás entidades públicas, deberán tramitarse y resolverse, dentro de
los diez (10) días hábiles siguientes, salvo que en ellas se haya establecido un plazo diferente.
11. Las peticiones que impliquen más de un componente, de la clasificación arriba presentada, a cada
componente se le dará respuesta como si hubiera sido presentado de manera individual. Es decir, si en una
petición se encuentra una consulta y además una queja, se responderá la consulta en el tiempo establecido
para consultas y la queja en el tiempo que así se haya condicionado.
Cuando no fuere posible resolver o contestar al interesado dentro de los plazos señalados en este artículo,
se le enviará oportunamente comunicación en tal sentido, señalando los motivos de la demora y la fecha en
que se resolverá o dará respuesta a la petición.
PROCEDIMIENTOS
En todo caso, cuando no se dé cumplimiento a los plazos establecidos en el presente artículo, el jefe
inmediato, tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia, deberá, sin perjuicio del aviso a la
oficina de control disciplinario a que haya lugar, requerir al servidor público responsable para que
absuelva el derecho de petición, e informe en forma inmediata la causa por la cual no atendió la petición
planteada.
COMPETENCIA PARA DAR RESPUESTA A LAS PETICIONES
Son responsables de atender los Derechos de Petición elevados ante la Universidad del Pacífico, los
funcionarios y las dependencias que por su competencia y funciones tengan relación directa con la petición
presentada.
DEL RECHAZO DE LA PETICIÓN
Habrá lugar a rechazar la peticiones
1. Cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios,

insultos, ofensas, afrentas, provocaciones o actitudes semejantes.
2. Cuando esta sea presentada por un mismo particular en relación con asuntos o materias respecto de las
cuales se haya pronunciado la Universidad del Pacífico y versen sobre hechos o supuestos iguales,
similares o relacionados, a menos que se conozcan hechos nuevos y no haya operado la caducidad en los
términos del artículo 38 del Código Contencioso Administrativo.
En el escrito de rechazo deberá señalarse expresamente la razón por la cual no se atendió la petición.
Respuesta a peticiones que no cumplen requisitos o anónimas: Cuando se presenten peticiones,

quejas o reclamos anónimos o que no cumplan con los requisitos establecidos en la resolución, se fijará la
PROCEDIMIENTOS
respuesta en la cartelera y en la página de web de la Universidad del Pacífico por el término de diez (10)
días hábiles.
Información general. En lo relacionado con los asuntos de información general, en la Oficina de

Correspondencia, en la Secretaría General y en la página de Internet de la entidad, se dispondrá de la
documentación actualizada de interés general, de conformidad con el artículo 18 del Código Contencioso
Administrativo.
Información con reserva legal: La Universidad del Pacífico solo podrá negar la consulta de
determinados documentos o la copia o fotocopia en los casos en que se señale carácter reservado, indicando
las disposiciones legales pertinentes y se notificará al peticionario en los términos del artículo 23 del
Código Contencioso Administrativo.
Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el
funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal Superior para que este
decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el caso en que el
Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha
en la cual los reciba oficialmente. (Artículo 21 Ley 57 de 1985).
Petición de copias. La petición de copias o fotocopias de documentos que reposen en la Universidad del
Pacífico será tramitada por la oficina competente, o por la Secretaría General.
Cuando la petición verse sobre fotocopias auténticas, la Secretaría General expedirá las copias y verificará
los originales. Igual procedimiento se surtirá para los documentos expedidos y firmados electrónicamente
siguiendo lo dispuesto por la ley para el caso concreto.
En cualquiera de los eventos anteriores, el funcionario responsable deberá informar al peticionario el

número y valor de las copias solicitadas, el cual deberá ser cancelado ante el Banco Popular en la cuenta
corriente 570 – 07012 –8 a nombre de la Universidad del Pacífico, dentro del mes siguiente de recibida la
PROCEDIMIENTOS
comunicación por el peticionario. Una vez recibido el importe y presentado el recibo correspondiente, el
funcionario responsable dispondrá de tres (3) días hábiles para expedir las correspondientes copias.
CARÁCTER DE LA RESPUESTA. Las respuestas a las consultas dadas por los funcionarios de la
Universidad del Pacífico, no comprometerán en ningún caso la responsabilidad de esta, ni serán de
obligatorio cumplimiento o ejecución, conforme lo establece el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo
SANCIONES
La demora en absolver los derechos de petición aquí regulados, será sancionada disciplinariamente por la
Universidad del Pacífico de conformidad con las normas legales vigentes, sin perjuicio de la acción
prevalente de la Procuraduría
SALVAGUARDA DE LA INFORMACIÓN
Los funcionarios responsables de la administración de este procedimiento, debe salvaguardar la

información del solicitante o reclamante, sin perjuicio del mismo y asegurando la confidencialidad de las
peticiones.
5.1Atención de Peticiones de Información de interés general, de Información, de Consultas y

Certificaciones de Disposición Legal o Reglamentaria:
PROCEDIMIENTOS
Nº Actividad Responsable Documento de

referencia
1 Recepciona petición. Funcionario de la

Oficina de
Archivo y Oficio o
Correspondencia Formato de
Derecho de
Petición
2 Revisa el cumplimiento de los requisitos de Ley y demás Funcionario de la Resolución

vigencias y términos contemplados en la resolución Oficina de Interna 465 de
Interna 465 de 2005, por la cual se reglamenta el trámite Archivo y 2005 y
y soluciones de las peticiones. Correspondencia Contencioso
Administrativo
3 Asigna el número de radicación generado por el sistema a Auxiliar de la

la correspondencia y envía la petición a la Secretaría Oficina de
General para su trámite Archivo y
Correspondencia
4 Clasifica el tipo de petición Secretario General
5 Envía petición a la dependencia o funcionario respectivo, Secretario General Formato Remisión

diligenciando formato Remisión Derecho de petición y Derecho Petición
Formato de Control de Peticiones y Formato de
Control de
Peticiones
6 Resuelve la petición y la envía a la Secretaría General Funcionario o

PROCEDIMIENTOS
para su revisión y posterior firma. Dependencia

involucrado en la
petición
7 Revisa la respuesta a la petición. Aprueba, continúa con Secretario General

el paso 8. Si no aprueba, vuelve al paso 5
8 Envía la respuesta aprobada a la Oficina de Archivo y Secretario General

Correspondencia, para su despacho al peticionario
9 Asigna el número de radicación generado por el sistema a Auxiliar de la

la correspondencia y envía respuesta al peticionario, Oficina de
copia a la Secretaría General y archiva copia de Archivo y
consecutivo Correspondencia
10 Realiza seguimiento diario al Formato Control de Secretario General Formato de

Peticiones y genera las alertas respectivas, cuando sea Control de
necesario. Peticiones
11 Acepta la respuesta. Si, continúa con el paso 13. No, Peticionario Formato de
envía oficio de inconformidad a la respuesta la Secretaría Inconformidades a
General de la Universidad o llena Formato de Respuestas de
Inconformidades a Respuestas de Peticiones en la misma peticiones
dependencia, según su conveniencia.
12 Recepciona y revisa oficio de inconformidad, lo registra Secretario General Formato de

en el Formato de Inconformidades a Respuestas de Inconformidades a
Peticiones y vuelve al paso 5 Respuestas de
Peticiones
13 Realiza seguimiento a los Formatos de Remisión Derecho Secretario General Formato Informe
Petición, Formato de Control de Peticiones y Formato de de Peticiones
Inconformidades a Respuestas de Peticiones, elabora
informe periódico de peticiones, lo envía a los entes de
control y archiva copia respectiva.
14 Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora Secretario General Plan de

a las actividades del procedimiento Mejoramiento
PROCEDIMIENTOS
5.2 Atención a Quejas, Reclamos y Sugerencias

referencia
1 Recepciona, en la ventanilla única, en las dependencias o Funcionario de la Planilla de

vía fax, queja, reclamo o sugerencia, asigna el número de Oficina de Correspondencia
radicación y las envía a la Secretaría General, Archivo y Recibida y
registrándolo en la Planilla de Correspondencia Recibida Correspondencia Formato de
Quejas, Reclamos,
Sugerencias y
felicitaciones
2 Revisa la página web, los buzones y recibe de la Oficina Secretario General Formato de
de Archivo y Correspondencia las Quejas, reclamos y Quejas, Reclamos,
sugerencias Sugerencias y
felicitaciones
3 Revisa el cumplimiento de los requisitos de Ley y demás Secretario General Resolución

vigencias y términos contemplados en la resolución Interna 465 de
Interna 465 de 2005, por la cual se reglamenta el trámite 2005 y
y soluciones de las peticiones. Contencioso
Administrativo
4 Clasifica el tipo de queja, reclamo o sugerencia Secretario General
5 Envía al reclamante, acuso de recepción del reclamo Secretario General
6 Envía queja, reclamo o sugerencia al líder de proceso Secretario General Formato

PROCEDIMIENTOS
respectivo, diligenciando formato Seguimiento a atención Seguimiento a

de quejas, reclamos o sugerencias atención de
quejas, reclamos o
sugerencias
7 Analiza si la información disponible es suficiente para Líder de proceso

solucionar la petición. Puede resolverlo: Si, informa al
Secretario General y continúa con el paso 8. No,
continúa con el paso 9
8 Informa al reclamante sobre la solución implementada. Secretario General Formato

Queda satisfecho?: Si, se cierra la queja, reclamo o Seguimiento a
sugerencia en el Formato Seguimiento a atención de atención de
quejas, reclamos u sugerencias. No, continúa con el paso quejas, reclamos o
9 sugerencias
9 Busca más información y solicita al Comité técnico, Secretario General

analizar la situación
10 Propone acción para solucionar queja, reclamo o Secretario General Formato

sugerencia. Satisfacción del reclamante: Si, Se cierra la y Comité Técnico Seguimiento a
queja, reclamo o sugerencia en el Formato Seguimiento a atención de
atención de quejas, reclamos u sugerencias. No, se envía quejas, reclamos u
para resolución externa sugerencias
11 Realiza seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias Secretario General Informe

recibidas, al Formato de Seguimiento a atención de
quejas, reclamos o sugerencias, elabora informe y lo envía
a la Alta Dirección y al Representante de Calidad
12 Solicita al Representante de Calidad, la implementación Secretario General

de acciones preventivas, correctivas y de mejora
5.6.2.7 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA (ES-

MC-PR07)
1. OBJETIVOS:
PROCEDIMIENTOS
Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de correspondencia de todas
las dependencias que hacen parte de la Universidad del Pacífico.
2. ALCANCE:
Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de documentos y

correspondencia de la Universidad del Pacífico. Comprende desde la radicación hasta la distribución de
correspondencia pasando cuando se requiere por la etapa de contratación de servicios especiales de
mensajería.
3. DEFINICIONES:
Documentos de carácter oficial: Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado
generado para la Universidad por parte de sus usuarios de procesos y/o por la misma, a través de sus
diferentes dependencias en sus actividades misionales.
Ventanilla de Correspondencia: Servicio que ofrece la oficina de Archivo y Correspondencia, la cual

cuenta con un equipo de trabajo para las labores de correo.
Sistema de Registro de Correo: Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que
se reciben para distribuir interna y externamente.
4. CONDICIONES GENERALES:
PROCEDIMIENTOS
Con respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de correspondencia
Es responsabilidad de los funcionarios de la Universidad del Pacífico dar cumplimiento a los

manuales de funciones y requisitos y de métodos y procedimientos cuando fueren establecidos, en
especial lo relacionado con la producción de documentos, utilizando los formatos que por función
les corresponde producir y tramitar. De igual manera, para la racionalización y producción de
tipos documentales, se deberá tener en cuenta, lo dispuesto en las tablas de retención documental.
El personal de Archivo y Correspondencia de la Universidad del Pacífico, velará porque las

comunicaciones oficiales que se envíen con destino interno y externo estén debidamente firmadas
por los funcionarios autorizados
En virtud de lo anterior, los funcionarios autorizados en la Universidad del Pacífico para firmar
comunicaciones oficiales son: El Rector, Secretario General, jefes de Direcciones, Jefes de
Departamentos y Jefes de Oficinas.
La jefe de Talento Humano de la Universidad del Pacífico, comunicará oportunamente a la oficina
de Archivo y Correspondencia, las novedades de personal relacionadas con cambios,
designaciones de encargos o delegación de funciones de Rectoría, Secretaría General, jefaturas de
Direcciones, Departamentos y oficinas, a fin de controlar la competencia de quien firma las
comunicaciones oficiales.
Las comunicaciones que se produzcan durante la ausencia temporal del jefe de una de las
dependencias indicadas anteriormente, serán firmadas por el superior inmediato, exceptuando las
de Rectoría.
Igualmente toda comunicación oficial debe contener la imagen corporativa establecida,
consignada en la cartilla Elaboración de comunicaciones oficiales.
La Información completa de los destinatarios, se elaboraran en original y dos copias, con los
debidos anexos, en los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de
copias adicionales.
PROCEDIMIENTOS
El funcionario encargado de radicar y enviar la correspondencia, queda facultado para devolver a la

dependencia correspondiente de la Universidad del Pacífico, el en siguiente recorrido cualquier
comunicación que no cumpla con las formalidades establecidas para tramitarlas con el fin de evitar
trastornos en los envíos.
Todas las comunicaciones oficiales recibidas, en la Universidad del Pacífico, deberán ser revisadas
por el funcionario encargado de Correspondencia, quien determinará el asunto al cual
corresponden, registrará y radicará, para su distribución a las dependencias competentes.
Las comunicaciones provenientes de la comunidad organizada o cualquier persona natural,
externa a la Universidad, deben contener el nombre de la dependencia y/o nombre del funcionario
de la Universidad al cual va dirigida; firma, dirección y teléfono del remitente, así como el
número de copias
En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada por el responsable de la
misma, encargada de entregar y recibir los documentos en el horario estipulado para la recolección y
entrega de los mismos por parte del Auxiliar de la oficina de Archivo y Correspondencia.
En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona encargada de la entrega
y recepción de documentos en cada dependencia debe comunicarse con la Sección de Archivo y
Correspondencia
Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para la mensajería. Sólo
dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los envíos de documentos.
Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de oficina, siempre que
estén en la ruta hacia delante, serán entregados inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el
sistema en la oficina de correspondencia, siempre y cuando sean memorandos. Los que tengan
destinatarios hacia atrás de la ruta y que requieran del radicado, serán llevados a la oficina y entregados en
el siguiente recorrido.
PROCEDIMIENTOS
Cumpliendo con lo establecido en el artículo segundo del Acuerdo 060 de 2001, la

Correspondencia se refiere a las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
titulo personal, citando o no el cargo del funcionario y que no generan tramites para las
instituciones; Por ello, la oficina de Correspondencia, no radicará estas comunicaciones. Por
tanto, se recomienda el uso de las direcciones personales para este tipo de comunicaciones.
Controles De Las Comunicaciones Oficiales: El grupo de Archivo y Correspondencia cuenta

con una base de datos en Excel que le permite realizar el registro y radicación de las
comunicaciones oficiales, las cuales sin excepciones se ingresarán al sistema con el fin de poderles
hacer seguimiento, dependencias destino y funcionarios competentes.
El sistema genera los siguientes reportes de control:
Registro de Correspondencia Externa Recibida e Interna: este se genera diariamente y debe ser
firmado por los funcionarios responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada
dependencia.
El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se relaciona los
documentos a entregar en cada Dependencia como corroboración del recibido
Del Uso Del Correo Electrónico Y Del Fax: Para el servicio de correo electrónico, los
funcionarios de la Universidad del Pacífico deberán atender las disposiciones contempladas en el
Reglamento para uso de Internet y del Correo Electrónico.
El fax será de uso exclusivamente oficial y se tendrá estricto control, mediante una planilla para
su racionalización y manejo.
Las solicitudes de envíos por este medio, se atenderán en estricto orden de turno, atendiendo la
disponibilidad del funcionario de Correspondencia, si la necesidad demanda el envío de muchas
comunicaciones de una misma dependencia, ésta podrá prestar apoyo para realizar dicha
actividad.
Prohibiciones
El ingreso de personas no autorizadas a la oficina de Correspondencia
PROCEDIMIENTOS
Producir documentos en estilos distintos a los normalizados (imagen corporativa)
Hacer anotaciones, subrayar y/o hacer modificaciones, sobre los documentos
Tomar fotocopias, fotografías y realizar cualquier otro procedimiento reprográfico, sin la debida
autorización
Utilizar la información con fines lucrativos, lesivos o diferentes a los institucionales
Sanciones
El funcionario de la Universidad del Pacífico que reproduzca, subraye, tache, haga marcas, altere,
mutile, deteriore, adiciones o substraiga documentos a su cargo o facilitados para su consulta,
deberá responder ante la Oficina de Control Interno y Secretaría General, ya que esta conducta
puede enmarcarse dentro del numeral 5 del artículo 34, numerales 13 y 21 del artículo 35 y el
numeral 43 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.
5.1 Radicación de correspondencia Interna

referencia
1 Recibe la correspondencia en la Ventanilla Única de Auxiliar de Oficina

Correspondencia, cuando es externa, o la recoge en de Archivo y
las dependencias, cuando es interna Correspondencia
Confirma que el documento cumpla con las

PROCEDIMIENTOS
condiciones generales para poder ingresarla al

sistema.
Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su Auxiliar de Oficina

tipo: Trámite interno o externo de Archivo y
2 Correspondencia
3 Asigna el número de radicación generado por el Auxiliar de Oficina

sistema a la correspondencia. En el caso de la de Archivo y
correspondencia externa, se pone sello de recibido. Correspondencia
4 Ingresa la información al sistema en las planillas Auxiliar de Oficina Formatos

Control Correspondencia Recibida y Control de Archivo y Control
Correspondencia Interna Correspondencia Correspondenci
a Recibida y
Control
Correspondenci
a Interna
5 Ordena los documentos separándolos por su Auxiliar de Oficina

respectiva ruta según criterio de la radicación de Archivo y
Correspondencia
5.2 Distribución de Correspondencia Interna

referencia
1 Imprimir planilla de Control Correspondencia Auxiliar de Oficina Planilla de

Recibida y Control Correspondencia Interna de ruta de Archivo y Control
interna designada. Correspondencia Correspondenci
a Recibida y
PROCEDIMIENTOS
Control
Correspondenci
a Interna
2 Confronta los documentos físicos con el listado Auxiliar de Oficina

impreso. de Archivo y
Correspondencia
3 Organiza la correspondencia según el orden de visita Auxiliar de Oficina

en su ruta e inicia el recorrido de Archivo y
Correspondencia
4 Visita las dependencias y entrega la Correspondencia Auxiliar de Oficina

de Archivo y
Correspondencia
5 Firma la planilla de Control Correspondencia Funcionario de la Planilla

Recibida y Control Correspondencia Interna dependencia que Control
recibe la Correspondenci
correspondencia a Recibida y
Control
Correspondenci
a Interna
6 Si se recoge correspondencia para entregar dentro de

la misma ruta (Memorandos), entrega en la
Dependencia respectiva siempre y cuando no sea Auxiliar de Oficina
necesario registrarla. de Archivo y
Correspondencia
7 Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Auxiliar de Oficina

Archivo y Correspondencia de Archivo y
Correspondencia
8 Verifica entrega total de la correspondencia, según Auxiliar de Oficina Planilla

planilla. de Archivo y Control
Correspondenci
PROCEDIMIENTOS
Correspondencia a Recibida y
Control
Correspondenci
a Interna
9 Archiva las planillas y las copias de consecutivo Auxiliar de Oficina

de Archivo y
Correspondencia
10 Realiza seguimiento a las Planilla Control Jefe de Archivo y

Correspondencia Recibida y Control Correspondencia Correspondencia
Interna
11 Implementa acciones preventivas, correctivas y de Jefe de Archivo y Plan de

mejora al procedimiento Correspondencia mejoramiento
5.3 Distribución de Correspondencia Externa

referencia
1 Clasifica la correspondencia externa, según sea para Auxiliar de Oficina

enviar por fax, para entregar en la ciudad o fuera de de Archivo y
ella. Si es para entrega en la ciudad, continúa con el Correspondencia
paso 4. Si es por fax, seguir al paso 3. Si es para
entrega fuera de la ciudad, continúa con el paso 2.
2 Diligencia la guía de envío y la solicitud de servicio, Auxiliar de Oficina Desprendible

de la entidad de mensajería prestadora del servicio, de Archivo y de Guía y
hace entrega de la correspondencia respectiva y Correspondencia Solicitud de
continúa con el paso 5 Servicio
3 Envía comunicación a través del fax, diligencia el Auxiliar de Oficina Formato

formato de transmisión por fax y continúa con el paso de Archivo y transmisión
PROCEDIMIENTOS
5 Correspondencia por fax
4 Realiza entrega de correspondencia respectiva, Mensajero

regresando con la copia del consecutivo firmada por
el destinatario.
5 Archiva copias de consecutivo, formato de Auxiliar de Oficina Desprendibles

transmisión por fax diligenciados, desprendibles de de Archivo y de Guía,
guía y solicitudes de servicio Correspondencia Solicitud de
Servicio,
Formato
transmisión
por fax y copia
del consecutivo
6 Verifica en la página web de la entidad prestadora del Jefe de Archivo y copias de

servicio de mensajería, el estado del envío y realiza Correspondencia consecutivo,
seguimiento a las copias de consecutivo, formato de formato de
transmisión por fax diligenciados, desprendibles de transmisión
guía y solicitudes de servicio por fax
diligenciados,
desprendibles
de guía y
solicitudes de
servicio
7 Implementa acciones preventivas, correctivas y de Jefe de Archivo y Plan de

mejora al procedimiento Correspondencia Mejoramiento
5.6.3. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE DOCENCIA
5.6.3.1 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO CURRICULAR (MI-DO-PR12)
1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Diseñar el currículo para cada uno de los programas académicos que se ofrecerán en la
Universidad del Pacifico.
2. ALCANCE
Desde la identificación de los necesidades de nuevos perfiles profesionales y ocupacionales

demandados por el entorno (empresarial y social.) hasta la implementación y puesta en marcha en
los currículos que orientaran los planes de estudio a ofrecer por la Universidad del Pacifico.
3. DEFINICIONES.
Currículo: Termino que proviene de la palabra en latín “currere” por lo que tradicionalmente
significaba documento o guía.
En la Universidad del Pacifico se entenderá por currículo el plan de estudios, concebido como
una guía para la obtención de los resultados educativos que abarcan desde la precisión de los
objetivos de la carrera hasta la descripción de la estructura de cada asignatura (problema,
objetivos, contenidos, métodos, formas, medios y evaluación).
Diseño curricular: Se entenderá por diseño curricular al proceso de construcción del currículo.
El diseño de un currículo debe tomar como insumos un conjunto de condiciones generales, entre
las que se encuentran:
Conocimiento de las teorías que orientan los diseños curriculares.
Fundamentos filosóficos, sicopedagógicos y sociológicos en los cuales se sustentara.
Descripción del modelo pedagógico de la Universidad.
PROCEDIMIENTOS
Consideración del contexto local, regional, nacional y global en el cual se desempeña el

estudiante.
Descripción de los recursos con los cuales se contara para el desarrollo del programa.
Nº Actividad Responsable Documento
Expedir acuerdo del consejo académico con la Estudio de factibilidad

Consejo
1 aprobación del programa de acuerdo con el estudio de Acuerdo expedido por
académico
factibilidad el consejo académico
Formar el grupo de trabajo para el desarrollo y

Comité Documento de
2 construcción del documento con los 15 puntos
curricular creación del programa
exigidos en la sala CONACES
El PEI de la
Determinar los objetivos de la carrera. Estos institución.
objetivos sintetizan el modelo de profesional que se Comité El estudio de
3
aspira a formar, por lo cual refleja las competencias curricular factibilidad y las
laborales, profesionales y ciudadanas. necesidades del
entorno.
Determinación de los objetivos de cada ciclo. (A

partir de los objetivos generales de la carrera se
Comité
4 procede a precisar los objetivos que deben alcanzarse
curricular
en cada ciclo básico, profesional y de
profundización).
Precisión del número de semestres que abarcará cada Documento producido

Comité
5 ciclo. (Para esto se tiene en cuenta los objetivos de en las actividades 3 y
curricular
cada ciclo). 4
PROCEDIMIENTOS
Documento producido
Precisión de los objetivos de cada semestre. (Este es Comité
6 en las actividades 3, 4
resultado de la derivación gradual de objetivos). curricular
y5
Determinación de los objetivos de cada asignatura Comité Documento producido

7 (esto permite la precisión de su pertinencia y el lugar curricular en la actividad 4 y 5
que ocupa cada una de en la malla curricular).
Determinación del sistema de asignaturas necesarias
para alcanzar los objetivos trazados en cada semestre
(se trata de la precisión de la malla curricular, hay
que definir cuales asignaturas son necesarias para Comité Documento producido
8 alcanzar los objetivos, deben considerarse la curricular en la actividad 7
integración interdisciplinaria, la inclusión de
asignaturas electivas y otras formas como seminarios
especiales o talleres, etc.)
Precisión de los créditos académicos que se Comité Documentos

9 alcanzaran con el desarrollo de cada asignatura o curricular normativos del
seminario, talleres, etc. registro calificado.
Precisión de la concepción metodológica general para Comité Modelo pedagógico de

10 el desarrollo de las diferentes asignaturas, curricular la Universidad
seminarios, talleres, practicas, etc.
Comité Todos los documentos
curricular anteriores
Descripción de la estructura de cada asignatura
11 Formato para
(microcurrículos)
microcurrículos (MI-
DO-F03).
Comité Modelo pedagógico de

curricular la institución.
Determinación del sistema de evaluación que se
12
aplicara en el desarrollo del programa Reglamento
estudiantil
PROCEDIMIENTOS
Comité Sistema de
curricular autoevaluación de
Descripción del sistema de autoevaluación del programas
11
programa académico. establecidos en la
institución.
5.6.3.2 PROCEDIMIENTO PARA EL REDISEÑO CURRICULAR (MI-DO-PR13)
1. OBJETIVO
Rediseñar el currículo para cada uno de los programas académicos que se desarrollan en la
2. ALCANCE
Desde la identificación de los nuevos perfiles profesionales y ocupacionales demandados por el

sector productivo y social, los cambios en el estado del arte y los avances tecnológicos de cada
carrera hasta la revisión de los objetivos finales de las áreas de formación para determinar los
cambios a introducir en el plan de estudio actual.
3. DEFINICIONES.
Currículo: Termino que proviene de la palabra en latín “currere” por lo que tradicionalmente
significaba documento o guía.
En la Universidad del Pacifico se entenderá por currículo el plan de estudios, concebido como
una guía para la obtención de los resultados educativos que abarcan desde la precisión de los
objetivos de la carrera hasta la descripción de la estructura de cada asignatura (problema,
objetivos, contenidos, métodos, formas, medios y evaluación).
Diseño curricular: Se entenderá por diseño curricular al proceso de construcción del currículo.
PROCEDIMIENTOS
El rediseño de un currículo debe tomar como insumos un conjunto de condiciones generales,

entre las que se encuentran:
Conocimiento de las teorías que orientan los diseños curriculares.
Fundamentos filosóficos, sicopedagógicos y sociológicos en los cuales se sustentara.
Descripción del modelo pedagógico de la Universidad.
Consideración del contexto local, regional, nacional y global en el cual se desempeña el
estudiante.
Descripción de los recursos con los cuales se contara para el desarrollo del programa.
Autoevaluación de los programas.
Actualizar las necesidades de formación y de Planeación o

1 ocupación demandados por el sector productivo, Proyección Estudio de demanda
empresarial y social, en relación con cada carrera. Social
Investigar y establecer el estado del arte de la

Comité
2 profesión y los avances tecnológicos del campo
curricular
profesional.
Determinar los cambios en los objetivos de la carrera. El PEI de la institución

(Estos objetivos sintetizan el modelo de profesional Comité El estudio de
3 que se aspira a formar, por lo cual no solo refleja las curricular factibilidad y las
competencias laborales sino también las ciudadanas). necesidades del entorno,
Replantear los objetivos de cada ciclo, cuando aplique.

A partir de los objetivos generales de la carrera se Comité Documento producido
4 procede a precisar los objetivos que deben alcanzarse curricular en la actividad 3
en cada ciclo básico, profesional y de profundización.
Precisar los objetivos de cada semestre. (Este es Comité Documento producido

5 curricular en la actividad 3 y 4
resultado de la derivación gradual de objetivos).
PROCEDIMIENTOS
Determinar del sistema de asignaturas necesarias

para alcanzar los objetivos trazados en cada semestre
(se trata de la precisión de la malla curricular, hay
que definir cuales asignaturas son necesarias para Documento producido
6 en la actividad 3, 4 y 5
alcanzar los objetivos, deben considerarse la
integración interdisciplinaria, la inclusión de
asignaturas electivas y otras formas como seminarios
especiales o talleres, etc.)
Determinar los objetivos de cada asignatura (esto Comité Documentos
7 permite la precisión de su pertinencia y el lugar que curricular producidos en las
ocupa cada una en la malla curricular). actividades 3,4,5 y 6.
Comité Todos los documentos

curricular generados
anteriormente
Describir la estructura de cada asignatura (micro
8
currículos) Formato de
microcurrículos (MO-
DO-FO03)
Precisión de la concepción metodológica general para Modelo pedagógico de

9 el desarrollo de las diferentes asignaturas, seminarios, la Universidad
talleres, practicas, etc.
Precisión de los créditos académicos que se alcanzaran Comité Documentos
10 con el desarrollo de cada asignatura o seminario, curricular normativos del registro
talleres, etc. calificado
Comité Modelo pedagógico de

Determinación del sistema de evaluación que se curricular la institución.
11
aplicara en el desarrollo del programa.
Reglamento estudiantil
Comité Sistema de
Descripción del sistema de autoevaluación del curricular autoevaluación de
12 programas establecidos
programa académico.
en la institución..
PROCEDIMIENTOS
5.6.3.3 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION, SELECCIÓN Y ADMISION DE

ESTUDIANTES NUEVOS (MI-DO-PR09)
1. OBJETIVO
Otorgar a los aspirantes a ingresar en la institución, el derecho a matricularse en un programa

académico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos.
2. ALCANCE
Desde la inscripción del aspirante hasta la autorización para la matricula inicial.
3. DEFINICIONES
Inscripción: es el acto mediante el cual el aspirante solicita admisión a un programa académico

ofrecido por la Universidad.
Selección: es el acto mediante el cual la Universidad aplica los criterios establecidos por cada
programa académico a los aspirantes inscritos, para escoger los mejores, de acuerdo con los cupos
indicados.
Admisión: es el acto mediante el cual la Universidad otorga al aspirante seleccionado el derecho

a matricularse en un programa académico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos
en la reglamentación interna.
En general, lo establecido en el capitulo II del Reglamento Estudiantil (artículos 3 al 10);

reglamentado a través de la resolución rectoral #006 del 5 de marzo de 2007, que facilita el ajuste
periódico de los procedimientos y las etapas del proceso mediante el documento ‘Reglamento de
Admisión’.
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Referencia
Formulario digital
1 Realizar la inscripción vía web Aspirante
Academusoft
2 Entregar comprobante de pago en la O.R.Y.C.A. Aspirante Consignación

Registro y Control
3 Activar el registro de inscripción para el concurso Académico
Aplicar criterios de preselección a los aspirantes, Registro y

Resolución #006
4 según cada programa académico; y prueba especifica, Control
Académico
de 2007
si es el caso
Generar y publicar listados de preseleccionados para Registro y Control Listados de
5 entrevista, según orden descendente de puntajes Académico preseleccionados
ponderados
6 Presentar entrevista Aspirante
Programas
7 Remitir informe resultado de entrevistas Académicos
Actualizar grupos de preseleccionados y realizar Registro y Control Listados de

8 Académico preseleccionados
segundo llamado, para ajustar cupos disponibles
Registro y
Listados de
9 Generar y publicar listados de admitidos Control
admitidos
Académico
Liquidar matricula financiera, y generar y entregar Tesorería Recibos de pago

10
recibos de pago
Registrar aspirantes admitidos en el sistema de Registro y Control
11 Académico
información (autorización para matricula inicial)
5.6.3.4 PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULA (MI-DO-PR01)

PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Formalizar la vinculación de los estudiantes con alguno de los programas académicos que ofrece
la Universidad del Pacifico, según las categorías establecidas en el Reglamento Estudiantil.
2. ALCANCE
Desde que se concede la autorización de matricula respectiva para un periodo académico

determinado, según sea una matricula inicial, de renovación, de reintegro o condicional
(Reglamento Estudiantil, articulo 16); hasta el registro de las asignaturas en el sistema de
información académico.
3. DEFINICIONES.
Estudiante Regular: es quien tiene matricula vigente en un programa formal de pregrado o de

postgrado. La categoría de estudiante se adquiere mediante el acto voluntario de la matricula
(R.E., articulo 20).
Matricula: es el acto mediante el cual un aspirante admitido adquiere la categoría de estudiante

de la Institución, acepta y se compromete a cumplir lo Estatutos, Reglamentos y demás
disposiciones institucionales (R.E., articulo 11).
La matricula como tal está formada por Matricula Financiera y Matricula Académica; y antes de
tramitar la matricula académica, el estudiante debe realizar su matricula financiera.
La vigencia de la matricula académica se inicia con la firma de la misma y termina cuando se

pierde la categoría de estudiante regular.
Quien no realice la matricula académica, aun habiendo cumplido con la matricula financiera, no
adquiere la categoría de estudiante regular.
Para matricularse en un programa académico, el aspirante admitido debe cumplir con los
PROCEDIMIENTOS
requisitos establecidos en el artículo 13 del Reglamento Estudiantil.
La matricula da derecho a cursar el programa de formación elegido por el estudiante en el periodo

académico correspondiente, y debe renovarse en cada periodo dentro de los plazos que establezca
la Universidad.
1 Conceder autorización de matricula a cada estudiante Jefe Registro Oficio
2 Prematricular asignaturas a cursar Estudiante Formato virtual
Calcular valor de la matricula y generar recibos de

3 Tesorería Recibo de pago
pago (facturas)
4 Imprimir facturas y realizar pago Estudiante Recibo de pago
5 Registrar pagos de matricula financiera Tesorería Reporte
6 Registrar asignaturas a cursar (asentar matricula) Estudiante Formato virtual
5.6.3.5 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN DE MATRÍCULA (MI-DO-PR02)
1. OBJETIVO
Permitir a los estudiantes regulares adicionar o retirar asignaturas de su registro inicial de

matricula en el periodo académico correspondiente.
2. ALCANCE
Desde que el aspirante presenta la solicitud de modificación de la matricula hasta que se

actualizan los registros de asignaturas.
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES.
Modificación de Matricula: es el acto mediante el cual un estudiante puede adicionar o retirar

asignaturas de su matricula, en las fechas establecidas en el calendario académico.
Para adicionar asignaturas se requiere la autorización del Director del Programa; quien verificará
que el estudiante cumpla con los requisitos para cursar las asignaturas que solicita adicionar, y
que en la matricula modificada no existan cruces de horarios ni se supere el limite de asignaturas
que se pueden cursar en un periodo académico.
Para cursar una asignatura en un Programa Académico diferente al que está matriculado, el
estudiante deberá obtener el visto bueno del Director de ese Programa, antes de solicitar la
autorización al Director de su propio Programa.
Se tendrá en cuenta el número de cupos disponibles después de finalizar el plazo para la matricula
académica ordinaria.
Los estudiantes de primer semestre no podrán retirar asignaturas, a menos que hayan sido
eximidos de cursarlas, por validación u homologación.
El plazo para la modificación de la matricula académica, será la séptima semana del periodo
académico correspondiente; y para la cancelación total de la matricula será la décima semana.
Quienes registren su matricula académica en forma extemporánea y después de vencidos los

plazos para la modificación de matricula, no podrán retirar o adicionar asignaturas a su registro
de matricula inicial.
Los derechos económicos por la modificación de la matricula serán equivalentes al 1% del

SMMLV.
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Referencia
Formato de
modificación de
1 Presentar solicitud de modificación Estudiante matricula
académica
( MI-DO-FO01).
Autorización
Programa
2 Revisar condiciones académicas formato de
Académico
modificación
Programa Sistema de
3 Actualizar registros de matricula académica
Académico Información
Programa
4 Remitir solicitudes atendidas y soportes a O.R.Y.C.A.
Académico
Oficina de
5 Archivar tramites de modificaciones en hojas de vida Registro
Académico
5.6.3.6 PROCEDIMIENTO PARA REINTEGRO (MI-DO-PR03)
1. OBJETIVO
Autorizar a los estudiantes que han interrumpido su formación académica (retirados) para que
continúen regularmente sus estudios en la Institución, después de haberlos suspendido
voluntariamente o por aplicación del Reglamento Estudiantil.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de reintegro hasta que se le concede la autorización
de matricula por reintegro.
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES.
Estudiante Retirado: es quien habiendo estado matriculado durante uno o varios periodos,
interrumpe sus estudios durante uno o varios periodos consecutivos.
Reintegro: es la autorización que se otorga a un estudiante retirado para que continué sus
estudios en la Universidad.
La solicitud de reintegro deberá ser presentada en la Oficina de Registro y Control Académico,

dentro de los términos establecidos en el calendario académico respectivo.
El estudiante que haya estado retirado por 3 o mas años, continuos o discontinuos, deberá realizar
al menos un periodo académico de cursos de nivelación en contenidos y temas de actualidad
sugeridos por el Comité de Programa.
El reintegro, de un estudiante inactivo o retirado, no procede cuando ocurra alguna de las

causales descritas en el parágrafo 3 del artículo 35 del Reglamento Estudiantil.
El estudiante a quien se le acepte el reintegro deberá acogerse al sistema de matricula financiera y

al plan de estudios vigentes en el momento de la aceptación de su regreso.
Formato de
Solicitud de
1 Presentar solicitud de reintegro Estudiante
Reintegro
( MI-DO-FO02)
PROCEDIMIENTOS
Revisar condiciones académicas de los aspirantes a Registro

2 reintegro Académico
Informar resultado de la solicitud y exigencia de Registro

3 Oficio
requisitos Académico
4 Entregar soportes de requisitos exigidos para el reintegro Estudiante
Registro
5 Registrar datos y criterios de matricula financiera
académico
Registro
6 Conceder autorización de matricula por reintegro Oficio
académico
5.6.3.7 PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO (MI-DO-PR04)
1. OBJETIVO
Autorizar a los estudiantes activos para que continúen sus estudios en un programa académico
diferente al matriculado inicialmente después de su proceso de admisión.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de traslado (cambio de programa) hasta que se le
concede la autorización de matricula, en el nuevo programa.
3. DEFINICIONES
Estudiante Activo: Es quien tiene matricula académica vigente en el periodo más reciente
desarrollado por la Universidad.
Traslado: Es el cambio que realizan internamente los estudiantes regulares de la Universidad,

entre programas académicos afines.
PROCEDIMIENTOS
La solicitud de traslado deberá ser presentada en la Oficina de Registro y Control Académico,

dentro de los términos establecidos en el calendario académico respectivo.
Solo podrán concederse traslados entre programas académicos por una sola vez.
Las solicitudes de traslados (cambios de programa) tienen prioridad sobre las solicitudes de
admisión por transferencia.
El Comité de cada Programa Académico es responsable por la aceptación o denegación de las

solicitudes de traslado, así como la determinación de las asignaturas y calificaciones que se
acepten como equivalentes.
Los derechos económicos por el traslado serán equivalentes al 5% del SMMLV.
Las notas obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas
correspondan a las del programa de traslado, especialmente en lo que a contenido se refiere
(articulo 34 del Reglamento Estudiantil).
El traslado, de un estudiante activo, no procede cuando ocurra alguna de las causales descritas en
el artículo 33 del Reglamento Estudiantil.
Formato de
Solicitud de
1 Presentar solicitud de traslado Estudiante Traslado
( MI-DO-FO02)
Revisar condiciones académicas de los aspirantes a Registro

2 traslado académico
Enviar historial académico de los aspirantes al nuevo Registro Oficio y Hoja Vida
3 programa académico Académica
PROCEDIMIENTOS
Programa
4 Analizar y decidir sobre las solicitudes de traslados Oficio
Académico
Formato de
Informar sobre la decisión y reportar las Programa reporte de
5 homologaciones (si es el caso) Académico Homologaciones.
( MI-DO-FO04)
Registro
6 Actualizar datos académicos académico
Registro
7 Conceder autorización de matricula por traslado Oficio
académico
5.6.3.8 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS (MI-DO-

PR11)
1. OBJETIVO
Certificar la historia académica cursada o vigente de los estudiantes regulares activos, inactivos
(retirados), egresados o graduados de la institución.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud hasta que se le entrega el documento

correspondiente.
3. DEFINICIONES
Estudiante Activo: Es quien tiene matricula académica vigente en el periodo más reciente
desarrollado por la Universidad.
Estudiante Retirado (Inactivo): es quien habiendo estado matriculado durante uno o varios
periodos, interrumpe sus estudios durante uno o varios periodos consecutivos.
PROCEDIMIENTOS
Egresado: es quien completa satisfactoriamente todos los requisitos académicos exigidos por el
programa respectivo.
Graduado: es el egresado a quien se le otorga el titulo, en ceremonia solemne o privada, después

de certificada su condición de egresado y de cumplir los requisitos de grado extracurriculares y
administrativos correspondientes.
Los derechos económicos por el certificado serán equivalentes al 1% del SMMLV, por cada uno de
los semestres.
El estudiante debe consignar el valor correspondiente en el banco y en la cuenta que le indique la

Universidad.
Con el comprobante de pago, el estudiante hace su solicitud en la Oficina de Registro y Control

Académico, indicando sus datos básicos y el tipo de certificado que necesita.
El documento correspondiente se entrega dos días hábiles después de presentada la solicitud. En

el caso de notas de estudiantes egresados y graduados se entregan en siete días calendario.
Documento de
Referencia
1 Presentar comprobante de pago y tipo de solicitud Estudiante Consignación
Registro y
Elaborar, revisar y firmar el certificado
2 Control Certificado(s)
correspondiente
Académico
PROCEDIMIENTOS
Registro y
Hacer registro de elaboración de documentos, para
3 Control
efectos estadísticos
Académico
Registro y
4 Entregar certificado al estudiante Control
Académico
Registro y
Archivar copia del documento entregado en la carpeta
5 Control
del estudiante
Académico
5.6.3.9 PROCEDIMIENTO PARA HOMOLOGACIÓN DE ASIGNATURAS (MI-DO-

PR14)
1. OBJETIVO
Permitir a los estudiantes regulares la acreditación del trabajo académico de asignaturas cursadas
satisfactoriamente en esta o en otra institución de educación superior debidamente reconocida.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de homologación de asignaturas hasta que se registra
el resultado de las homologaciones.
3. DEFINICIONES
Homologación o Equivalencia de Asignaturas: Para un Programa Académico en nuestra

institución, es el reconocimiento o acreditación del trabajo académico certificado por esta u otras
instituciones de educación superior.
PROCEDIMIENTOS
Las solicitudes de homologación deben presentarse, preferiblemente, al inicio de cada periodo

académico.
En particular, lo establecido en el parágrafo 2 del articulo 26 del Reglamento Estudiantil.
Las asignaturas homologadas no deben matricularse, una vez se acepte su reconocimiento. En

caso de estar matriculadas en el momento de la aceptación, deberán retirarse del registro
correspondiente.
Presentar solicitud de homologación, junto con los

1 Estudiante Oficio
debidos soportes
Autorización
Unidad
2 Revisar cumplimiento de condiciones académicas solicitud de
Académica
homologación
Formato reporte
Unidad
3 Diligenciar reporte de homologaciones de homologación
Académica
(MO-DO-FO04)
Remitir formato de homologaciones a la O.R.Y.C.A. y Unidad

4 Académica
al estudiante
Registro y
Sistema de
5 Actualizar registros académicos Control
Información
Académico
5.6.3.10 PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIAS (MI-DO-PR06)
1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Otorgar a un aspirante, que ha cursado parte de un Programa Académico en otra Institución de

Educación Superior, el derecho a matricularse en la Universidad del Pacifico en el mismo
programa, o en uno afín, en un semestre superior al primero.
2. ALCANCE
Desde que el aspirante presenta la solicitud de admisión por transferencia hasta que se le autoriza
la realización de su matricula inicial.
3. DEFINICIONES.
Transferencia: es la opción que se tiene para acreditar en la Universidad del Pacifico las
materias cursadas y aprobadas en otra Institución de Educación Superior, nacional o extranjera,
debidamente aprobada y reconocida por la autoridad competente.
El estudio de una solicitud de admisión por transferencia causa derechos económicos equivalentes
al 15% del SMMLV, incluyendo el estudio de homologaciones.
El aspirante a un cupo por transferencia debe haber cursado y aprobado al menos dos (2)
semestres en la Institución de procedencia.
El ingreso por transferencia, a un programa académico de la Universidad del Pacifico, será solo a
semestres superiores al primero. Quien desee ingresar al primer semestre de un programa
académico deberá someterse al proceso de inscripción y admisión regular establecido para tal
efecto.
Las decisiones sobre transferencias serán comunicadas por el Director del Programa al aspirante
y a la Oficina de Registro y Control Académico, junto con las homologaciones aceptadas (si es el
caso).
Quien sea admitido por transferencia deberá acogerse al sistema de liquidación financiera y
currículo vigentes en el momento de su ingreso.
PROCEDIMIENTOS
Quienes provengan de instituciones extranjeras deberán acreditar sus estudios de conformidad

con lo que dispongan las normas legales vigentes sobre convalidación y homologación de estudios
cursados en el exterior.
La transferencia no procede cuando ocurra alguna de las causales descritas en el artículo 27 del
Reglamento Estudiantil.
Las notas obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas
correspondan a las del programa de origen, especialmente en lo que a contenido se refiere (articulo
30 del Reglamento Estudiantil).
Presentar solicitud de admisión por transferencia Formulario

1 Aspirante
junto con los soportes de los requisitos exigidos electrónico
Revisar documentación y cumplimiento de requisitos Registro

2 de los aspirantes Académico
Enviar documentos y soportes de los aspirantes por Registro

3 Oficio
transferencia a los programas académicos Académico
Analizar y decidir sobre las solicitudes de admisión por Programa

4 Oficio
transferencia Académico
Formato de
Informar sobre la decisión y reportar las Programa reporte de
5 homologaciones (si es el caso) Académico Homologación
(MI-DO-FO04)
Registro
Registrar datos y criterios de matricula financiera académico
6 Registro
Conceder autorización de matricula inicial Oficio
académico
PROCEDIMIENTOS
5.6.3.11 PROCEDIMIENTO PARA VALIDACIÓN DE ASIGNATURAS (MI-DO-PR10)
1. OBJETIVO
Permitir a los estudiantes regulares la acreditación de su idoneidad en el conocimiento de la

temática de una asignatura que no ha sido cursada ni matriculada en un Programa Académico de
la Universidad; mediante la presentación, por una sola vez, de una prueba escrita u oral.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante presenta la solicitud de validación hasta que se registra el resultado de la
evaluación.
3. DEFINICIONES
Examen de Validación: Es la prueba que se presenta, por una sola vez, para acreditar la
idoneidad en el conocimiento de la temática de una asignatura.
Puede acceder a esta prueba quien demuestre tener la experiencia o conocimientos correlacionados
con la asignatura que se pretende validar, previo estudio, disposiciones y la autorización
respectiva.
Los derechos económicos por el examen de validación serán equivalentes al 5% del SMMLV.
Solo se puede validar, de un plan de estudios de pregrado, hasta el 30% de sus asignaturas.
La calificación aprobatoria en la prueba de validación es de 80 puntos o más.
Articulo 56 del Reglamento Estudiantil.
Las solicitudes de validación deben presentarse en la tercera semana del periodo académico
correspondiente; y los exámenes en la quinta semana.
PROCEDIMIENTOS
Documento de
Referencia
Formato de
Solicitud de
Presentar solicitud de validación Estudiante
Validación
(MI-DO-FO06)
Autorización
Unidad
Revisar cumplimiento de condiciones académicas solicitud de
Académica
validación
Unidad
Designar evaluadores
Académica
Evaluadores
Aplicar examen de validación
designados
Para ser aprobada la validación debe tener 80/100 Unidad

puntos o más académica y Acta de
Evaluadores Validación
Elaborar acta de validación y anexar soportes designados
Remitir actas de validación a la O.R.Y.C.A. y al Unidad

estudiante Académica
Registro y
Sistema de
Actualizar registros académicos Control
Información
Académico
5.6.3.12 PROCEDIMIENTO PARA DISTINCIONES ACADÉMICAS (MI-DO-PR08)
1. OBJETIVO
Otorgar incentivos a los estudiantes que sobresalgan por su rendimiento académico.

PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Desde la consolidación de los resultados académicos del estudiante activo (en cada semestre) y del
candidato a grado (en cada ceremonia de graduación) hasta el registro del estimulo o de la
distinción en la hoja de vida del estudiante.
3. DEFINICIONES
Distinción Académica: Es la representación, a través de medios simbólicos, que concede la

Universidad como reconocimiento a la obra de la comunidad estudiantil; en este caso, por su
sobresaliente rendimiento académico.
Para los estudiantes activos, lo establecido en el artículo 72 del Reglamento Estudiantil.
Para los estudiantes egresados, lo establecido en el 67 artículo del Reglamento Estudiantil.
Documento de
Referencia
Registro y
Consolidar resultados académicos de estudiantes Sistema de
1 Control
activos y de candidatos a grado Información
Académico
Registro y
2 Revisar condiciones reglamentarias Control
Académico
Registro y
Asignar Estímulos Académicos (Activos) y
3 Control
Distinciones (Graduandos)
Académico
PROCEDIMIENTOS
Publicar y Remitir informe de Estímulos Académicos Registro y Informe de

4 a los Programas y a la Tesorería Control Estímulos
(Estudiantes Activos) Académico Académicos
Registro y
Elaborar Resolución de Distinciones a los mejores Resolución
5 Control
graduandos Rectoral
Académico
Registro y
Registrar Estímulos Académicos y Distinciones en Control
6
las hojas de vida Académico
5.6.3.13 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE GRADO (MI-DO-PR05)
1. OBJETIVO
Otorgar los títulos profesionales correspondientes a los egresados de la Institución, y expedir los
documentos formales (resolución, actas de grado y diplomas) que acreditan la obtención de dichos
títulos.
2. ALCANCE
Desde que el estudiante obtiene el concepto aprobatorio en la sustentación de su opción de grado

hasta que se expiden los documentos oficiales que acreditan la condición de graduado.
3. DEFINICIONES.
Egresado: es quien completa satisfactoriamente todos los requisitos académicos exigidos por el
programa respectivo.
PROCEDIMIENTOS
Graduado: es el egresado a quien se le otorga el titulo, en ceremonia solemne o privada, después

de certificada su condición de egresado y de cumplir los requisitos de grado extracurriculares y
administrativos correspondientes.
Trabajo de Grado: es el estudio o investigación que por su seriedad e intensidad conceptual

represente un aporte al campo profesional. (Procedimiento de protocolo de trabajo de grado).
Sustentación del Trabajo de Grado: es la disertación que realiza el estudiante sobre su trabajo
de grado ante un jurado calificador.
Las solicitudes de grado, deberán presentarse en la Oficina de Registro y Control Académico en

las fechas establecidas por el Consejo Académico en el calendario respectivo, junto con los
soportes exigidos.
La presentación del trabajo de grado no podrá exceder de dos (2) años, contados a partir del cierre
del último periodo en el cual el estudiante matriculó asignaturas.
Una vez aprobadas todas las asignaturas, y durante la ejecución del trabajo de grado, para
conservar la categoría de estudiante regular, este deberá matricular solo dicha opción, cancelando
por matricula básica el 50% del valor asignado por este concepto.
Si al finalizar un periodo académico, aun no se ha sustentado el trabajo de grado, la nota

respectiva se registrará como ‘PENDIENTE’.
La calificación en la sustentación del trabajo de grado debe ser ‘APROBADO’.
En cada ceremonia solemne de grado se otorgará una distinción al mejor graduando de cada
cohorte, en cada programa, incluyendo a los que previamente se hayan graduado por ventanilla,
según lo establecido en el artículo 67 del Reglamento Estudiantil.

PROCEDIMIENTOS
Jurado
Actas de
Emitir y reportar calificación de la sustentación del calificador y
1 sustentación o
trabajo de grado Programa
calificación
Académico
Registro
2 Registrar calificaciones de trabajos de grado
académico
Formato para
3 Entregar solicitud de grado y soportes Estudiante solicitud de Grado
( MI-DO-FO05)
Registro
4 Revisar cumplimiento de condiciones y requisitos de grado
académico
Generar y publicar listado de candidatos aptos para Registro Listado de

5 obtener el titulo respectivo académico graduandos
Registro Acta de grado,

Generar y expedir documentos (resolución, actas y académico y diploma y
6
diplomas) que acreditan la obtención de los títulos Rectoría resolución
5.6.4 PROCEDIMIENTOS PROCESO DE INVESTIGACIÓN
5.6.4.1 PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE POLÍTICA Y LÍNEAS DE

INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR01)
1. OBJETIVO:
Formular la política y líneas de investigación que orientarán los procesos de investigación en la

2. ALCANCE:
Desde la planificación de la política y líneas de investigación hasta la implantación.

PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES:
POLÍTICA DE INVESTIGACIÓN:
Compromiso establecido por la universidad en su misión, visión y plan de desarrollo, la cual es
operativizada por la Dirección de Investigaciones, con el fin de garantizar la satisfacción de los
usuarios del producto de la investigación
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
Es un eje temático monodisciplinario o interdisciplinario el que confluyen actividades de
investigación realizadas por uno o más grupos de investigación que tengan resultados visibles en
su producción académica y en la formación de recursos humanos mediante el desarrollo de
proyectos de investigación y trabajos de grado
La política y las líneas de investigación de la Universidad del Pacífico, son dinámicas acordes a
las necesidades del entorno. Este procedimiento es válido para la metodología mediante la cual se
establecen. La política y las líneas de investigación serán dinamizadas de acuerdo al plan
estratégico, al plan de desarrollo de la Institución, el plan de desarrollo de la nación y al análisis
sistemático de las necesidades del medio.
Las mismas, serán estructuradas por la Alta dirección, la oficina de planeación, la dirección de
investigaciones, el consejo académico y el comité central de investigaciones.
Documento de
Referencia
Plan de desarrollo
Revisar las directrices institucionales de desarrollo Comité central
1 institucional, Plan
de investigación
estratégico.
PROCEDIMIENTOS
Planes de
Analizar los lineamientos en cuanto a investigación, Comité central desarrollo
2 de los planes de desarrollo nacional, departamental y de investigación nacional,
municipal departamental y
municipal
Analizar las directrices de COLCIENCIAS y de los Directora de

3 estamentos e instituciones nacionales e Leyes y Decretos
investigación
internacionales fomentadoras de investigación
Analizar las necesidades, expectativas, problemática, Comité de
4 debilidades y fortalezas del entorno en el que se investigacion
desarrolla.
Comité central
Definir las líneas de investigación acordes con el de
5
diagnóstico de los análisis anteriores. investigaciones
Estructurar el documento de política, objetivos, líneas Comité central

6 y estrategias de investigación de la Institución de
investigaciones
Remitir el documento a las instancias competentes

(Rectoría , Consejo Académico y Consejo Superior) Directora de
7 investigacion
revisión. Para su revisión y/o aprobación
Comité central
Atender las observaciones de modificación y/o ajuste de
8
investigaciones
Implementar y difundir las políticas, objetivos, líneas

Dirección de
9 y estrategias de investigación de la Institución.
investigacion
Secretaria de la
Archivar documentos según requerimientos del
10 dirección de
sistema
investigacion
PROCEDIMIENTOS
5.6.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN DE

1. OBJETIVO
Elaborar y ejecutar el plan de acción de investigación, como documento en el cual se plasma las
acciones a desarrollar en un periodo determinado
2. ALCANCE:
Aplica para todos los Programas académicos, grupos y semilleros de investigación de la

Universidad del Pacifico en ejercicio del desarrollo de la investigación. Partiendo de la
presentación de propuestas del plan de acción, por director de programa y el Coordinador de
Investigación de cada Programa académico, del líder de cada grupo y de la coordinadora de
semilleros a la directora de investigaciones, hasta la elaboración final de plan de acción general de
investigación y posterior socialización y evaluación al comité de investigación y consejo
académico de la universidad del pacifico.
3. DEFINICION
Plan de Acción
El de acción de investigación de la universidad del pacifico es un documentos debidamente
estructurado que forman parte del Planeamiento Estratégico que origina del plan de desarrollo y
de la política de investigación, ya que, por medio de ellos, es que se busca “materializar” los
objetivos estratégicos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y
verificable a lo largo de cada uno de los proyectos
El plan de acción de investigación debe ser dinámico de acuerdo a las necesidades del medio y se
articula a las actividades a desarrollar por los grupos, semilleros, líneas y proyectos de
investigación que presenta cada programa académico y es una condición el fomentar una cultura
PROCEDIMIENTOS
de investigación al interior de los Programas académicos y Departamentos de la universidad del

Pacifico
Coordinador de Formato para la

investigación de elaboración del
Recogen las propuestas del plan de acción anual de cada programa y plan de acción de
1
cada uno de los grupos de investigación y semilleros. líder de investigación.
semilleros (MI-IN-FO10)
Coordinador de
Analiza, y hace recomendaciones al plan de acción de investigación de
2
los grupos de investigación y semilleros cada programa
Aprueba el plan de acción de grupos de investigación Dirección de

y semilleros investigación
Elabora el plan de acción de investigación general de Directora de

4 investigación
acuerdo a los planes enviados de cada programa.
Actas: Comité de
Socializa el plan de acción ante comité central de Directora de investigación y
5 investigación Consejo
investigación y consejo académico.
Académico
Revisa y analiza el plan de acción de investigación. Dirección Actas: Comité de

Si hay recomendaciones se devuelve a la dirección de Central investigación y
6 de
investigación, de lo contrario continua con la Investigación Consejo
siguiente actividad. Académico
Actas: Comité de
Dirección
Aprueba el plan de acción del proceso de Central investigación y
7 de
investigación. Consejo
Investigación
Académico
PROCEDIMIENTOS
5.6.4.3 PROCEDIMIENTO PARA HACER SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL A LOS

RECURSOS ASIGNADOS A INVESTIGACION (MI-IN-PR03)
1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento a la ejecución del presupuesto asignado a la dirección de investigación.
2. ALCANCE
Inicia con la asignación del presupuesto y finaliza con la ejecución, seguimiento y evaluación del mismo.
3. DEFINICION.
SEGUIMIENTO: El concepto de "seguimiento y evaluación" puede estar vinculado con una multitud de
actividades. En general, es definido como la adquisición o la recaudación de datos sobre una situación, una
actividad o un proceso, por medio de un instrumento técnico, de un sistema de observación u otro método
topográfico que permite evaluar el estado actual de los parámetros escogidos y de los cambios ordenados en
el tiempo.
PRESUPUESTO: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este
concepto se aplica a cada instancia de de la organización
RECURSO: En economía se consideran recursos todos aquellos medios que contribuyen a la producción y
distribución de los bienes y servicios de que los seres humanos hacen uso. Los economistas entienden que
todos los recursos son siempre escasos frente a la amplitud y diversidad de los deseos humanos.
5. DESARROLLO.
No Descripción o detalle Responsable y Documento
dependencia
1 Solicitar a la dirección financiera, el presupuesto Dirección de
asignado a la dirección de investigación. Investigación
2 Distribuir recursos de acuerdo con el presupuesto Dirección de investigación Documentos de
asignado a investigación por la Universidad. disponibilidad presupuestal
3 Verificar los soportes y tramitar la asignación Dirección de investigación Soportes de asignación
presupuestal.
4 Solicitar avances, elaboración de contratos, y demás Dirección de investigación Solicitud de avances
PROCEDIMIENTOS
transacciones Presupuestales acorde con el Plan acción.

4 Remitir los informes de las actividades realizadas con los Dirección de investigación Informe de ejecución
correspondiente soportes a la Oficina correspondiente
5 Controlar permanentemente los saldos presupuestales en Dirección de investigación Soportes de disponibilidad
los diferentes rubros acorde con la ejecución presupuestal. presupuestal
6 Evaluar la ejecución presupuestal acorde con los avances Dirección de investigación Informes de actividades
en de los distintos planes de acción
7 Archivo de la documentación según requerimiento del Dirección de investigación
sistema
5.6.4.4. PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DE SEMILLEROS DE

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para conformar y capacitar semilleros como estrategia para impulsar y
fortalecer la cultura investigativa y la producción intelectual en la Universidad del Pacífico.
2. ALCANCE.
Desde la definición de la convocatoria para conformación del semillero hasta la aprobación

institucional del mismo.
3. DEFINICIONES.
Semilleros:
Los Semilleros son comunidades de aprendizaje, todos hasta los profesores que los apoyan son
aprendices, en cual quiera rea, música, danza, deporte, teatro cine, poesía, temas científicos,
literarios entre otros.
Semilleros de investigación:
El Semillero de Investigación es el espacio para la formación en investigación y el cultivo del

talento estudiantil y profesoral para garantizar el Relevo Generacional que la docencia, la
investigación y la extensión universitaria actualmente demandan.
Semilleros de estudio
PROCEDIMIENTOS
Grupo de alumno que se reúne con frecuencia, para profundizar sobre un tema o tópico de interés,
sus actividades básicas son las charlas, las conferencias, los seminarios, clubes de revista, salidas
de campo y participación en eventos académicos.
Semilleros de discusión redactor de textos
Son grupos de estudiantes que se reúnen periódicamente para analizar textos, estructurarlos y
por último construir textos propios para su publicación.
Semilleros lúdicos culturales, artísticos y deportivos.
Son un grupo de alumno que se reúnen alrededor de una actividad lúdica, cultural, artística o
deportiva, con el propósito de participar en eventos o realizar muestras de sus actividades, para lo
cual deben haber elaborado un plan de actividades.
Semilleros de investigación étnica.
Grupo de alumno que tienen como propósito investigar y fomentar los conocimientos y
costumbre ancestrales de las comunidades étnicas del Pacífico colombiano.
La investigativa formativa es la herramienta pedagógica más importante con que se puede contar y
será la base del desarrollo curricular a través de la cual los profesores y estudiantes se acercarán a
los distintos niveles y complejidades del proceso investigativo como actores permanentes en la
búsqueda del conocimiento y agentes activos de la cultura de la investigación.
La investigación para la generación de conocimientos será adelantada en los departamentos

y programas académicos donde se organizarán grupos de investigación interdisciplinarios,
encargados de liderar proyectos y programas de investigación cuyos resultados amplíen las fronteras
del conocimiento y contribuyan a la solución de los complejos problemas de la Región Pacífico.
PROCEDIMIENTOS
La investigación para la transferencia de tecnologías reviste carácter estratégico para la

Universidad y estará encaminada a crear capacidad regional para evaluar, negociar, adaptar,
incorporar y asimilar tecnologías generadas en otros contextos y lograr su transferencia en beneficio del
desarrollo regional, nacional e internacional.
Un semillero existe por sí mismo una vez conformado el grupo de estudio en el que intervienen
estudiantes y al menos un profesor asesor y su existencia se pueden formalizar declarando su
conformación y las actividades de estudio o investigación que desarrolla ante la Dirección de
Investigación de la Universidad, utilizando el formato para el registro de Semilleros.
Un semillero puede ser específico o tener característica de todos los semilleros. Y pueden
multidisciplinarios, interdisciplinarios e interuniversitarios.
Documento de
Referencia
Dirección de
investigación y Comité
Identificación de las necesidades de crear los central de Investigación,
1 semilleros de acuerdo a las necesidades de la comité de investigación
institución de cada programa y
estudiantes.
Dirección de
2 Invitación a crear grupos de investigación Investigación
selección de los estudiantes que

3 conformarán el semillero Estudiantes
4 Asignación de docente tutor del semillero Programas académico

PROCEDIMIENTOS
5 Asignar responsabilidades dentro semillero integrantes del semillero
Formato plan de
acción para grupos
Elaboración del Plan de Acción del
6 Integrantes del semillero de investigación y
Semillero
semilleros MI-IN
FO05
Formato de
Registro de los integrantes del semillero en
conformación de
las coordinaciones de cada programa y en la Líder del semillero
semilleros (MI-IN
Dirección General de Investigaciones
FO09).
Dirección de
6. Aval institucional de semillero
Investigación
5.6.4.5 PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DE GRUPOS DE

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para conformar grupos de investigación, como estrategia para impulsar
y fortalecer la cultura investigativa en la Universidad del Pacífico.
2. ALCANCE.
Desde la identificación de la línea de investigación del grupo, hasta la capacitación de los grupos
conformados.
3. DEFINICIONES.
Grupo de Investigación
Un grupo de investigación está constituido por una o más personas que trabajan
intencionalmente en un plan, propósito o agenda organizada por proyectos y programas de
investigación durante un tiempo suficiente para producir resultados de conocimiento. Su
PROCEDIMIENTOS
quehacer tiene como propósito consolidar su capacidad de hacer investigación mediante el logro de
resultados de calidad que sean pertinentes y visibles. Un grupo de investigación se reconoce como
tal si ha producido resultados de conocimiento, entendiendo por estos aquellos productos que se
corresponden con conocimiento nuevo o que son aplicaciones creativas del conocimiento.
La investigativa formativa es la herramienta pedagógica más importante con que se puede contar y
será la base del desarrollo curricular a través de la cual los profesores y estudiantes se acercarán a
los distintos niveles y complejidades del proceso investigativo como actores permanentes en la
búsqueda del conocimiento y agentes activos de la cultura de la investigación.
La investigación para la generación de conocimientos será adelantada en los departamentos

y programas académicos donde se organizarán grupos de investigación interdisciplinarios,
encargados de liderar proyectos y programas de investigación cuyos resultados amplíen las fronteras
del conocimiento y contribuyan a la solución de los complejos problemas de la Región Pacífico.
La investigación para la transferencia de tecnologías reviste carácter estratégico para la

Universidad y estará encaminada a crear capacidad regional para evaluar, negociar, adaptar,
incorporar y asimilar tecnologías generadas en otros contextos y lograr su transferencia en beneficio del
desarrollo regional, nacional e internacional.
Un grupo de investigación se formaliza haciendo uso de la plataforma SCIENTI que ha creado

COLCIENCIAS para tal efecto. Esta plataforma está conformada por las herramientas CvLac,
usada para el registro de hojas de vida de los investigadores, y por GRULAC, usada para
administrar la información correspondiente a los grupos de manera cruzada con la contenida en
el CvLac. Hoy día el software puede ser utilizado en línea y el software de hojas de vida además
puede ser descargado desde el sitio: www.colciencias.gov.co/Scienti. El mantenimiento
actualizado de la información de los investigadores y de los grupos en la plataforma Scienti es
fundamental para asegurar el debido reconocimiento y escalafonamiento de los grupos de
investigación en el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología regulado por COLCIENCIAS, para
esto se cuenta también con el apoyo y la asesoría de la Dirección de Investigación.
5.1 Conformación de grupos de investigación

PROCEDIMIENTOS
Dirección de Plan educativo

Identificación de la línea de investigación investigación y institucional y
1 que requieren grupos de investigación en coordinador de investig. política de
cada programa, centros o departamento de cada programa investigacion.
Coordinador de Formato de
Invitación y selección del personal que investigacion de inscripción y
2 programa y coordinador plataforma
conformará el grupo.
del grupo Colciencias
Formato de
conformación de
grupos de
3 Conformar el grupo de investigación Coordinador del grupo
investigación y
semilleros. MI-IN-
FO06
Formato plan de
acción de
Elaborar propuesta de plan de acción del Grupo de investigación investigación
4
grupo
MI-IN-FO05
5.2 Aprobación de plan de acción de los grupos de investigación que nacen en los
programas.

PROCEDIMIENTOS
Formato plan de
acción de grupos
de investigación y
Presentar la propuesta del plan de acción del Coordinador del Grupo formato de
1 de investigación. conformación de
grupo ante el comité del programa.
grupos de
investigación
diligenciados.
Revisar la propuesta de plan de acción Si la

propuesta es aceptada continuar el paso Comité de investigación
2 siguiente. De lo contrario regresar la del programa
propuesta al coordinar del grupo para su
ajuste.
Enviar la propuesta al director del programa Comité de investigación
3 director de programa.
para su visto bueno.
Enviar la propuesta al comité central de Director del programa
4
investigación.
5.3 Aprobación de plan de acción de los grupos de investigación interdisciplinarios
Presentar la propuesta del plan de acción del Coordinador del Grupo Propuesta de
1 grupo ante el comité central de de investigación. investigación
investigación.
Revisar la propuesta de plan de acción Si la
propuesta es aceptada continuar el paso Comité Central de
2 siguiente. De lo contrario regresar la Investigación.
propuesta al coordinar del grupo para su
ajuste.
Asignar por afinidad al grupo, programa, Comité Central de
3 investigación.
departamento o centro.
PROCEDIMIENTOS
Informar al coordinador del grupo el Dirección de

4 investigación.
resultado de la actividad 2 y 3
5.4 Inscripción de grupo de investigación ante Colciencias.
Formato virtual
Registrar las hojas de vida de los integrantes Miembros del grupo de
1 plataforma de
del grupo ante COLCIENCIA ( CVLAC) investigación
COLCIENCIAS
Formato virtual
Registro de los Grupos ante Coordinador del grupo de
2 plataforma de
COLCIENCIAS (GrupLAC) investigación
COLCIENCIAS
Aval de la Institución para los grupos de Dirección de Formato virtual

3 investigación ante COLCIENCIAS investigación. plataforma de
(InstituLAC) COLCIENCIAS
5.6.4.6 PROCEDIOMIENTO PARA CAPACITACIÓN DE DOCENTES

INVESTIGADORES, GRUPOS DE INVESTIGACIÓN Y SEMILLEROS DE
1. OBJETIVO
Orientar a los profesores investigadores sobre el proceso establecido institucionalmente para la
elaboración de proyectos de investigacion.
2. ALCANCE
Desde la identificación de necesidades de capacitación hasta diseño. Formulación y realización
de la capacitación.
3. DEFINICIÓN
CAPACITACION: “La capacitación consiste en proporcionar a los empleados, nuevos o

actuales, las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Proceso de enseñanza de las
PROCEDIMIENTOS
aptitudes básicas que los nuevos empleados necesitan para realizar su trabajo.” (Gary Dessler,
1998)
“La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento
planeado, sistemático y organizado, que comprende un conjunto de acciones educativas y
administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes
del personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeño compatibles con las exigencias del
puesto que desempeña, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia,
eficiencia y efectividad empresarial a la cual sirve.”
5. DESARROLLO

dependencia
1 Mediante diagnostico de los grupos y Coordinadotes de
semilleros, Identificar necesidades de investigación de cada
capacitación programa, grupos y
semilleros
2 Enviar necesidades a la dirección de Coordinadotes de
investigación investigación de cada
programa, grupos y
semilleros
3 Aprobar las solicitudes de capacitación Dirección de
investigación
4 Buscar instituciones o personal necesario Dirección de
para la capacitación. investigación
5 Recibir propuesta de instituciones y/o Dirección de
personas proveedoras de la capacitación. investigación
6 Escoger propuesta de acuerdo al Dirección de
presupuesto, y metodología propuesta investigación
7 Convocar a los interesados sobre, temas, Dirección de
PROCEDIMIENTOS
fecha, lugar y horarios de capacitación investigación

8 Ejecutar la capacitaciones de acuerdo al
cronograma establecidos
5.6.4.7 PROCEDIMIENTO PARA LA CONVOCATORIA , SELECCIÓN Y

SEGUIMIENTO A PROYECTOS INTERNO DE INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR07)
1. OBJETIVO:
Definir las actividades para la convocatoria, selección y seguimiento a los proyectos internos de
investigación.
2. ALCANCE: Inicia con la presentación de la convocatoria hasta la liquidación del proyecto.
3. DEFINICIONES:
CONVOCATORIA
Proceso por el cual se convoca a quién esté interesado en participar en la ejecución de proyectos de
investigación. Las convocatorias deben definir los términos (condiciones, requisitos, fechas,
responsables, etc.)
CONVOCATORIA INTERNA: Es aquella que realiza la Universidad del Pacifico con recursos
propios.
CONVOCATORIA EXTERNA: Realizada por Entidades Externas que aportan recursos para
investigación y ejecutada por la Universidad del Pacífico.
INVESTIGACIÓN
Proceso de relevancia social orientado a la producción y difusión de conocimientos
fundamentados en principios éticos y en equilibrio con la naturaleza, que debe contribuir a los
procesos de construcción de la nación colombiana y al desarrollo del pensamiento y la cultura
contemporáneos.
PROCEDIMIENTOS
PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN
Es un documento que presenta y describe un proyecto de investigación para permitir su
evaluación académica, técnica y económica por pares internos y externos.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Es el desarrollo de una serie de actividades organizadas sistemáticamente, y ejecutadas con
recursos y cronograma definidos, para resolver un problema o avanzar en el conocimiento de una
disciplina.
RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN
Son el cuerpo de conocimientos generado por la ejecución de un proyecto de investigación que
permite el avance conceptual y teórico de una disciplina y que aporta soluciones a un problema de
investigación.
PRODUCTOS DE INVESTIGACIÓN
Son los desarrollos, implementos, equipos o aplicaciones que se derivan de un proyecto de
investigación. También se incluyen los libros, ensayos, publicaciones, informes o actividades que
comunican los resultados de un proyecto de investigación.
La convocatorias en las cuales participan docentes y estudiantes de la Universidad, deben estar

relacionadas con la política y las líneas d investigación de acuerdo al plan estratégico, al plan de
desarrollo institucional y a las necesidades del entorno.
5.1 Convocatoria

PROCEDIMIENTOS
Definir los términos de la convocatoria Formato para

interna (condiciones, requisitos, fechas, convocatoria
Dirección de
1 responsables, etc.) y enviar a los proyecto internos
investigación.
funcionarios encargados de su difusión de investigación
(MI-IN-FO02).
Comité de
2 Analizar y ajustar la propuesta
Investigación.
Consejo Convocatoria
3 Aprobar la propuesta de convocatoria académico. aprobada.
Difundir la convocatoria ante la comunidad Afiches, pagina

Oficina de
interesada (Profesores, grupos de investigación y web UNPA,
4 comunicaciones
semilleros) a través de los medios de información de correos
la UNPA electrónicos
5.2 Selección de proyectos de investigación
Documento
Proyecto de
Recibir el Proyecto de Investigación, Investigación,
radicar Dirección de Formato de
1
Investigación recepción de
proyectos de
investigación
(MI-IN-FO01)
Documento de la
convocatoria
Revisar que el proyecto cumpla con
Comité de
2 los términos de la convocatoria. Si no cumple se Documento
investigación
regresa al responsable del proyecto. Proyecto de
Investigación
PROCEDIMIENTOS
Seleccionar los proyectos de acuerdo a los términos de Comité de

3
la convocatoria. Investigación
Páginas web de la
UNPA, correo
Notificar a los responsables de los proyectos sobre su Dirección de
4 electrónicos de los
aprobación o negación. investigación
interesados
5.3 Seguimiento a los proyectos de investigación aprobados
Responsable del Proyecto de

1 Ejecutar el proyecto de acuerdo a cronogramas proyecto investigación
Proyecto de
investigación.
Formato de
Realizar seguimiento a las actividades programas y Dirección de seguimiento a
2
ejecutadas investigación proyectos de
investigación
aprobados ( MI-
IN-FO03)
Responsable del Informes parciales

3 Entrega de informes parciales
proyecto
Responsable del
4 Entrega de informe final Informe final
proyecto
Formato de
liquidación de
proyectos de
Liquidación del proyecto de acuerdo al procedimiento Dirección de
5 investigación
MI-IN-PR06 investigación
(MI-IN-FO04)
Procedimiento
MI-IN-PR06
PROCEDIMIENTOS
5.6.4.8 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÒN DE PROYECTOS DE

INVESTIGACIÓN A CONVOCATORIA EXTERNA (MI-IN-PR08)
1. OBJETIVO:
Participar en convocatorias externas con proyectos de investigación.
2. ALCANCE: Inicia con la identificación de las convocatoria hasta el seguimiento y cierre del
proyecto, si este ha sido aprobado.
3. DEFINICIONES:
CONVOCATORIA: Proceso por el cual se convoca a quién esté interesado en participar en la

ejecución de proyectos de investigación. Las convocatorias deben definir los términos
(condiciones, requisitos, fechas, responsables, etc.)
CONVOCATORIA INTERNA: Es aquella que realiza la Universidad del Pacifico con recursos
propios.
CONVOCATORIA EXTERNA: Realizada por Entidades Externas que aportan recursos para
investigación y ejecutada por la Universidad del Pacífico.
INVESTIGACIÓN: Proceso de relevancia social orientado a la producción y difusión de

conocimientos fundamentados en principios éticos y en equilibrio con la naturaleza, que debe
contribuir a los procesos de construcción de la nación colombiana y al desarrollo del pensamiento
y la cultura contemporáneos.
PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN: Es un documento que presenta y describe un proyecto

de investigación para permitir su evaluación académica, técnica y económica por pares internos y
externos.
PROCEDIMIENTOS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: Es el desarrollo de una serie de actividades organizadas

sistemáticamente, y ejecutadas con recursos y cronograma definidos, para resolver un problema o
avanzar en el conocimiento de una disciplina.
RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN: Son el cuerpo de conocimientos generado por la

ejecución de un proyecto de investigación que permite el avance conceptual y teórico de una
disciplina y que aporta soluciones a un problema de investigación.
PRODUCTOS DE INVESTIGACIÓN: Son los desarrollos, implementos, equipos o

aplicaciones que se derivan de un proyecto de investigación. También se incluyen los libros,
ensayos, publicaciones, informes o actividades que comunican los resultados de un proyecto de
investigación.
La convocatorias en las cuales participan docentes y estudiantes de la Universidad, deben

estar relacionadas con la política y las líneas d investigación de acuerdo al plan estratégico, al
plan de desarrollo institucional y a las necesidades del entorno.
5.1 Presentación
Dirección de
1 Identificar la convocatoria externa investigación.
Socializar la convocatoria con los grupos, semilleros Dirección de

2
y docentes. investigación
Grupos,
Elaborar Proyectos de investigación para participar Semilleros Proyecto de
3 y
en las convocatorias. investigación
Docentes
PROCEDIMIENTOS
Grupos,
4 Enviar a la dirección de investigación el proyecto Semilleros y
Docentes
5 Recepcionar y radicar los proyectos

Revisar que los proyectos cumplan con los términos Proyectos de
Comité de
6 de la convocatoria. Si es necesario realizar ajustes se investigación
investigación
devuelva a los responsables
Realizar ajuste sugeridos y regresar el proyecto al Responsable del Proyecto de
7 investigación
comité de investigación proyecto
Proyecto de
investigación.
Formato para
Dirección de
8 Recepcionar y radicar los proyectos ajustados recepcionar
investigación
proyectos de
investigación MI-
IN-FO01
Revisar los ajuste realizados. Sí se determina que el Proyecto de

Comité de
9 proyecto esta listo continuar con el paso siguiente. investigación
investigación
De lo contrario regresar a la activad 7.
Revisar contrapartidas. Si no las hay ir a la Proyecto de
Dirección de
10 actividad 13. Si hay contrapartida continuar con la investigación
investigación
actividad siguiente.
Proyecto de
Dirección de
11 Enviar a la rectoría para su revisión y probación investigación
investigación
Revisar el proyecto. Si es aprobado, continuar con la Proyecto de
12 actividad siguiente. De lo contrario regresar a la Rectoría investigación
actividad 4
Dirección de Proyecto de
13 Enviar a la entidad convocante. investigación
investigación
Dirección de
14 Esperar resultados de la convocatoria
investigación
PROCEDIMIENTOS
5.2 Seguimiento y a los proyectos de investigación aprobados
Responsable del Proyecto de

1 Ejecutar el proyecto de acuerdo a cronogramas proyecto investigación
Proyecto de
investigación.
Formato de
Realizar seguimiento a las actividades programas y Dirección de seguimiento a
2
ejecutadas investigación proyectos de
investigación
aprobados ( MI-
IN-FO03)
Responsable del Informes parciales

3 Entrega de informes parciales
proyecto
Responsable del
4 Entrega de informe final Informe final
proyecto
Formato de
liquidación de
proyectos de
Liquidación del proyecto de acuerdo al procedimiento Dirección de
5 investigación
MI-IN-PR0 investigación
(MI-IN-FO04)
Procedimiento
MI-IN-PR0
5.6.4.9 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE

INVESTIGACION FORMATIVA (MI-IN-PR09)
1. OBJETIVO
Realizar las actividades necesarias para garantizar la verificación sobre el trabajo efectivo de los docentes
en la implementación de la investigación formativa adscritos a los diferentes Proyectos Curriculares.
2. ALCANCE
PROCEDIMIENTOS
Desde la revisión del micro currículo verificación de los planes de trabajo hasta el seguimiento en el
aula de clase y diligenciamiento de formatos establecidos para tal.
3. DEFINICIONES
SEGUIMIENTO: El concepto de "seguimiento y evaluación" puede estar vinculado con una multitud de
actividades. En general, es definido como la adquisición o la recaudación de datos sobre una situación, una
actividad o un proceso, por medio de un instrumento técnico, de un sistema de observación o otro método
topográfico que permite evaluar el estado actual de los parámetros escogidos y de los cambios ordenados en
el tiempo.
INVESTIGACION FORMATIVA: Es la herramienta pedagógica más importante con que se pueda

contar. Desde los primeros semestres el estudiante debe tener la oportunidad de manejar el método
científico, como parte de cada una de las asignaturas y no como una materia independiente.
5. DESARROLLO
dependencia
1 Análisis de micro currículos de cada Dirección de Micro currículo
programa acadêmico investigación
2 Solicitar a los docentes los planes de Dirección de Planes de trabajo
trabajo investigación
3 Revisar los planes de trabajo las activadse Coordinadores de Planes de trabajos
de investigación formativa investigación de cada
programa.
4 Remitir formato de seguimiento sobre la Director de Formato de
implementación de la investigacion investigación seguimiento
formativa a los directores de programas
5 Organizar y notificar la agenda de Comité investigación Cronograma de
reuniones de seguimiento a la ejecución de de cada programa reuniones
los planes de trabajo aprobados
6 Desarrollo de reuniones de seguimiento: Comité de Formato de
PROCEDIMIENTOS
Identificación de problemas de ejecución de investigación de cada siguimeinto

planes y proposición de alternativas de programa y docente
solución, Asignación de tareas,
responsables y fechas de entrega, Remisión
de informes y/o peticiones consideradas
viables y pertinentes a las instancias
correspondientes de acuerdo con el caso.
7 Elaborar planes de mejoramiento Docente Planes de
mejoramiento
5.6.4.10 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÒN DE PRODUCCIÒN

INTELECTUAL (MI-IN-PR10)
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos para la selección de producción intelectual con propósitos de

publicación en la Universidad del Pacifico.
2. ALCANCE
Desde la convocatoria hasta la entrega de la producción a la instancia responsable de la su

publicación
3. DEFINICION
Producción intelectual: La propiedad intelectual es la que se ejercerse sobre toda creación del
talento, en el campo literario, artístico y científico, industrial y comercial, siempre que sea
susceptible de plasmare en un medio de reproducción o de divulgación conocido o por conocer y
tiene por finalidad reconocer una adecuada
Ponencias:
PROCEDIMIENTOS
• Las publicaciones de responsabilidad de la universidad del Pacifico son aquellas cuyo proceso
de producción esté a cargo de los docentes, grupos o semilleros de investigación.
• Los artículos y libros resultado de investigaciones tendrán un orden que estará determinado
por la fecha de autorización, recepción y / o el presupuesto con que cuente el proyecto que
originó la publicación.
• La presentación, por parte del (os) responsable (s) de la publicación, de los textos ya aprobados
por el Comité Editorial, deberá enmarcarse dentro de las formas vigentes fijadas en las normas
para publicar en la universidad del Pacifico.
• La publicación científica es uno de los últimos pasos de cualquier investigación científica,
previo al debate externa.
Documento de
Referencia
Convocar a los docente para que presente su Dirección de

1
producción intelectual investigación
Recepción, radicación y envió a el comité editorial el Dirección de Formato de

o los productos. investigación radicación de
2
productos. (MI-
IN-FO07)
Documentos:
Recepción y revisión del o los productos. Para Comité editorial (artículos, libros,
3
determinar si califica como producción. otros)
Si el documento no califica es devuelto a el docente. Si Documentos

4 el documento califica se continua con el paso Comité editorial (artículos, libros)
siguiente
Realización de revisión gramatical y de forma Comité editorial
5
(revisión de pares)
Devolución para corrección sugerida por el comité Comité editorial
6
editorial a autor/es.
Dirección de Documentos
7 Envío para revisión de fondo a pares académicos investigación (artículos, libros
PROCEDIMIENTOS
Docente, grupo
Documentos
8 Entrega a autor/es para corrección o semilleros de
(artículos, libros
investigación
Los autores devuelven a los pares para verificar las Pares

9 Academices
revisiones
Pares
10 Se devuelve a comité editorial académicos.
Dirección de
11 Se informa al docente investigación
12 Envía a la instancia responsable para la publicación. Comité editorial
5.6.4.11 PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN EN REVISTA CIENTÍFICA (MI-IN-

PR11)
1. OBJETIVO
Convocar a los investigadores interno y externo para publicar los artículos resultados de investigación en
la revista científica.
2. ALCANCE
Inicia con la convocatoria a los investigadores internos y externos para recoger los artículos en
determinado tema y finaliza con la publicación de la revista.
3. DEFINICION:
REVISTA CIENTIFICA: Una revista científica es una publicación periódica en la que se intenta recoger
el progreso de la ciencia, normalmente informando de las nuevas investigaciones. Muchas son altamente
especializadas.
Normalmente las revistas científicas son revisadas por pares dentro de la comunidad científica en un
intento de asegurar un mínimo de estándares de calidad, así como validez científica; y con ello además
lograr el prestigio de la revista científica. Los artículos publicados representan lo más actual en la
investigación en el campo que cubre la revista.
PROCEDIMIENTOS
A diferencia de las revistas genéricas, por lo común no se lee toda la revista, sino que se eligen los artículos
a leer, dependiendo del tipo de investigación a la que está dedicado el científico.
5. DESARROLLO
No Descripción o detalle Responsable y dependencia Documento
1 Convoca a los investigadores internos y externos Dirección de investigación Convocatoria
para recoger los artículos en determinado tema
2 Recepciona los artículos Comité de investigación Artículos, Formato de
recepción de doumentos.
3 Verifica el cumplimiento de las normas Comité editorial Artículos
establecidas en el aspecto científico a nivel
mundial.
4 Realizar envío de los artículos, a los pares Comité editorial Artículos
evaluadores expertos en la temática.
5 Informa al comité editorial, mediante notificación Pares Evaluadores Instrumento de evaluación
sobre el resultado de la evaluación del articulo
6 Si hay corrección, Envía el articulo a la dirección Comité editorial Artículos
de investigación. De lo contrario envía a la oficina
de publicación
7 Recibe el artículo con las respectivas sugerencias Investigador Artículos con
observaciones
8 Realiza las correcciones y vuelve al paso 2 Dirección de investigación Artículo corregido
5.6.4.12 PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN Y PUBLICACIÓN DEL BOLETIN

“SOMOS PAZCIFICO” (MI-IN-PR12)
1. OBJETIVO
Editar y publicar el boletín Somos Pazcífico como medio de información interno y externo de las
principales acciones desarrolladas por la Universidad.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboración del diseño del boletín informativo y finaliza con el envío de la información a la
oficina de comunicación.
3. DEFINICIONES.
EDITAR: Publicar obras, literarias, culturales, científicas o información general, especialmente impresas.
PROCEDIMIENTOS
PUBLICACION: Medio utilizado para comunicar cualquier información que se desea que sea conocida.
BOLETIN: Publicación periódica de carácter científica o cultural, publicada generalmente por una
institución. Pueden ser electrónicos, impresos, radiales y televisivos.
5. DESARROLLO
No Descripción o detalle Responsable y dependencia Documento
1 Realiza diseño de boletín informativo Profesional de la oficina de Boletín
universitario comunicación
2 Solicita a representantes de semilleros y Director de investigación
coordinadores de grupos de
investigación y docentes, mediante
oficio, presentar un articulo de interés
académico o de cultura general
universitaria para el boletín
informativo
3 Recibe artículos. Director de investigación Boletín
4 Revisa contenido de los mismos Comité editorial de
corrigiendo posibles errores analizando investigación
los temas de interés
4 Envía artículos a los autores y les Comité editorial de Oficio
solicita, si es el caso, corregir y investigación
condensar la información suministrada
5 Recibe los artículos corregidos Director de investigación Oficio
6 Envía los artículos a la oficina de Director de investigación Boletín Somos
comunicación para su publicación Pazcífico
5.6.4.13 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES

SEMESTRALES DE INVESTIGACION (MI-IN-PR13)
1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Informar sobre los procesos y actividades que se desarrollan durante cada periodo académico,,
recopilar la información con base en los requerimientos de la dirección de investigación.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de la información por parte de la dirección de investigación, a los
coordinadores de investigación de cada programa, grupos de investigación y semilleros y finaliza
con la elaboración del informe.
3. DEFINICIONES.
5. CONTENIDO / DESARROLLO
dependencia
1 Solicita a coordinadores de investigación Dirección de Circular, formato
de los programas, grupos de investigación investigación. para entrega de
y semilleros, mediante circular y en informes.
formato establecido el envío del informe
semestral, de las actividades desarrollada
según su plan de acción.
2 Recopila toda la información Dirección de
investigación.
3 Elabora el informe semestral Dirección de Informe semestral
investigación.
Envío del informe a rectoría, control Dirección de
interno, y planeación investigación
4 Archivo de copia del informe en la Dirección de
Dirección de Investigación investigación
5.6.4.14 PROCEDIMIENTO PARA DE SALIDAS DE CAMPO O PRÁCTICA DE

INVESTIGACION (MI-IN-PR14)
1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Desarrollar actividades reinvestigación en las áreas objetos de los proyecto, permitiendo espacios
de participación que proporcionen oportunidades de aplicar los conocimientos adquiridos.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboración de la programación de las actividades de campo y terminaron el
desarrollo de las mismas.
3. DEFINICIONES.
SALIDA DE CAMPO: Práctica extramural realizada por docente y estudiantes, tiene como
finalidad generar espacios practicas para los docentes estudiantes, a través de una acción
coordinada y dirigida, con unos objetivos previamente establecidos.
Elabora y envía propuesta de salida de campo

Docente
1 justificada académicamente, dirección de Propuesta
Investigador
investigación.
Dirección de
2 Recepciona solicitud de salida de campo.
investigación
Dirección de
3 Revisar las solicitudes y verificar su pertinencia
investigación
Envía cronograma y circular con la solicitud de los

recursos a la dirección financiera, solicitando
Dirección de
4 asignación de recursos con la disponibilidad cronograma
investigación
presupuestal para el desarrollo de la práctica, con
base en el plan de acciona aprobado
Resolución de
Dirección
5 Expedir resolución de asignación de recurso asignación de
Financiera
recursos
PROCEDIMIENTOS
Desembolsar los recursos y/o autorización de Dirección

6
transporte si es necesario. Financiera
Realizar práctica de acuerdo a la solicitud

7 Docente Formatos de campo
realizada.
Hacer Informe de Práctica para la dirección de

8 Docente Informe soportes
investigación (cuando sea necesario).
5.6.5 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
5.6.5.1 PROCEDIMIENTO PARA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE

PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL (MI-PS-
PR01)
1. OBJETIVO:
Planear y programar las diversas actividades que permitan proyectar las fortalezas
académicas, científicas y administrativas de la Universidad del Pacífico hacia la comunidad del
Pacífico Colombiano y el país en general, contando con una política institucional de mejora
continua, garantizando así, la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas.
Diseñar un portafolio de servicios con el objeto de incorporar los avances del conocimiento a las
necesidades y demandas de las personas, comunidades y empresas
2. ALCANCE: Desde la planeación de los programas y actividades hasta la realización de las

mismas e involucra, a todos los programas, departamentos y dependencias con posibilidad de
proyectar fortalezas hacia la comunidad organizada.
3. DEFINICIONES
Educación Continua: Actividad académica organizada, dirigida a profesionales o personas con

formación práctica profesional, técnica o laboral que requieren no sólo de conocimientos teóricos o
prácticos que especialicen, sino de actitudes, hábitos y aptitudes para mejorar el desempeño de su
trabajo.
PROCEDIMIENTOS
Convenio: Acuerdo de voluntades y se legaliza mediante la firma de un documento.
Contrato: Acuerdo oral, privado o escrito entre dos o más partes, en el cual ambas se obligan a
cumplir las cuestiones en las cuales se pusieron de acuerdo en el momento de la etapa de diálogo.
Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un

objetivo específico. El cual generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente
definido y respetando un presupuesto. En lenguaje cotidiano, el término proyecto también puede
ser utilizada como sinónimos de plan, idea o programa.
Los programas y actividades del Proceso de Extensión y Proyección Social se enmarcan en tres
grandes grupos: Programas y actividades de Educación Continua, Gestión de Proyectos y
Asesorías y Consultorías.
En términos generales, las condiciones generales para este procedimiento, se encuentran

consignadas en los procedimientos MI-PS-PR02, MI-PS-PR03 y MI-PS-PR04, correspondientes
a las actividades mencionadas anteriormente.
Documento de
Referencia
Comité de
Análisis de las tendencias del entorno, para Extensión y
1 identificar requerimientos de productos, programas o Proyección
servicios Social
PROCEDIMIENTOS
Comité de
Identificación de fortalezas y debilidades académicas,
Extensión y
2 investigativas y administrativas con posibilidad de
Proyección
proyección
Social
Director de
Designa responsables para establecimiento de Extensión y
3 posibles productos, programas o servicios Proyección
Social
Elabora borrador o prototipo de producto, programa o

servicio identificando características y recursos Gestor
4 necesarios y lo envía al Comité de Extensión y encargado
Proyección Social para revisión
Gestor
encargado y
Comité de
5 Estructura producto, programa o servicio
Extensión y
Proyección
Social
Comité de
Diseña, publica y divulga el portafolio de programas,
Extensión y
6 productos y servicios de Extensión y Proyección
Proyección
Social de la Universidad del Pacífico
Social
Director y
Asistente de
Realiza mercadeo de los programas, productos y
7 Extensión y
servicios
Proyección
Social
Director de
Evalúa periódicamente el plan de mercadeo y la Extensión y
8 calidad en la prestación de servicios Proyección
Social
PROCEDIMIENTOS
Comité de
Identifica futuros clientes internos y externos para el
Extensión y
9 ofrecimiento o rediseño del portafolio de programas,
Proyección
productos o servicios
Social
Director de
Realiza alianzas con funcionarios de la Institución
Extensión y
10 para motivar la generación de nuevos productos,
Proyección
programas o servicios
Social
Director de
Presenta informes periódicos a la Alta Dirección Extensión y
11 sobre el impacto del portafolio de servicios Proyección
Social
5.6.5.2 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE PROGRAMAS DE EDUCACIÓN

CONTINUA (MI-PS-PRO2)
1. OBJETIVO:
Mejorar la participación de la Universidad en los procesos de formación, capacitación,

actualización y certificación en competencias laborales, mediante un modelo de educación
continua que genere más y mejores oportunidades para que los miembros de la comunidad
universitaria, sus egresados y distintos sectores de la sociedad desarrollen las competencias
requeridas para enfrentar los nuevos retos que se plantean en los ámbitos del desarrollo
humano familiar, social y laboral, como consecuencia de las transformaciones científicas,
tecnológicas, económicas, comerciales y políticas que caracterizan a la sociedad actual.
2. ALCANCE: Involucra a toda la comunidad universitaria e inicia con la identificación de

necesidades de programas de educación continua, hasta la implementación de acciones de mejora
para los programas establecidos.
3. DEFINICIONES
PROCEDIMIENTOS
Educación Continua: Actividad académica organizada, dirigida a profesionales o personas con

formación práctica profesional, técnica o laboral que requieren no sólo de conocimientos teóricos o
prácticos que especialicen, sino de actitudes, hábitos y aptitudes para mejorar el desempeño de su
trabajo.
Diplomado: Promueve la actualización y profundización de los conocimientos, así como el

desarrollo y fortalecimiento de habilidades y destrezas en un área específica. Los contenidos y
estrategias de enseñanza aprendizaje se organizan y estructuran por medio de módulos
secuenciados lógicamente, con rigor académico y metodológico. Contará con un número mínimo
de 120 horas.
Curso: Promueve la adquisición de conocimientos nuevos o la actualización de los ya existentes

en una temática específica, con la conducción de un especialista o experto, por medio de
estrategias didácticas de trabajo individual y/o grupal. Puede ser teórico, práctico o teórico-
práctico. Contará con un número mínimo de 20 horas.
Seminario: Promueve la reflexión, consolidación o generación del conocimiento sobre un tema de

interés común para los participantes. Propicia el aprendizaje a partir de la interacción del grupo
con la aportación de sus conocimientos y experiencias sobre el tópico. Permite la producción de
documentos académicos que plasman las conclusiones.
Conferencia: Exposición oral de corta duración que desarrolla un especialista o experto sobre un
tema específico para transmitir sus conocimientos o experiencias. La exposición puede
enriquecerse con una sesión de preguntas y respuestas.
La Educación Continua es una actividad educativa planeada, organizada, sistematizada y

programada, distinta al sistema educativo formal. Esta actividad forma parte de las funciones
sustantivas de la Universidad y está dirigida a profesionales y público en general con el propósito
de actualizar sus conocimientos de acuerdo al avance y desarrollo de todos los campos del saber.
PROCEDIMIENTOS
Tendrá una estructura, programas y operación flexibles para brindar formación, actualización y
capacitación de calidad.
La Educación Continua se impartirá en forma de diplomados, seminarios, talleres, cursos y

conferencias y otros actos académicos diferentes a los realizados en el bachillerato, la licenciatura,
las especialidades, las maestrías y los doctorados, estudios que no pertenecen a los propósitos de la
Educación Continua
El Centro de Estudios Pedagógicos Avanzados (CEPA), será el responsable de planear, organizar,

evaluar y promover los actos académicos de Educación Continua.
Todo programa de educación continua, debe estar respaldado por acto administrativo
(Resolución).
Participantes
Los participantes en los actos de educación continua no serán considerados alumnos de la

Universidad del Pacífico y deberán respetar lo establecido en la normatividad institucional.
Especialistas o Expertos
Los especialistas o expertos, que participen en los actos académicos deberán ser seleccionados con
base en su experiencia profesional y docente
La remuneración de asesores o especialistas, que estén vinculados tiempo completo en la

institución, está reglamentada en los Estatutos del Personal Administrativo y Docente.
Estructura de los Actos Académicos
Cada evento académico debe de tener asociado un Coordinador Académico, quien será la persona
que arme la propuesta del evento y se responsabilice por llevarlo a cabo en caso de ser aprobado.
En la descripción de los actos académicos deberá incluirse: Perfil de experto o especialista, titulo
del acto, duración en horas, objetivo general y objetivos específicos si los hubiera, temas,
PROCEDIMIENTOS
estrategias pedagógicas a emplear, recursos y material de apoyo, estrategia de evaluación,

requisitos de ingreso, permanencia y egreso.
Disposiciones Generales de los Diplomados
Los diplomados que se impartan en la Universidad del Pacífico podrán ser: de actualización
profesional, de formación y cualificación docente y de extensión.
Se entiende por diplomado de actualización profesional aquel que tiene como propósito el
desarrollo y perfeccionamiento de habilidades, competencias profesionales y actitudes, que basado
en la profundización de conocimientos existentes o de nuevos campos del saber científico y
tecnológico, se dirige a profesionales, especialistas y técnicos en áreas de la práctica.
Se entiende por diplomado de formación y cualificación docente aquel que tiene como propósito el
desarrollo o fortalecimiento de las habilidades, competencias, actitudes y capacidades docentes, así
como la actualización de conocimientos de la disciplina correspondiente.
Se entiende por diplomado de extensión aquel cuyo propósito esencial es actualizar y ampliar el
conocimiento del público en general.
Para obtener diplomas de actualización profesional, docente o de extensión, los participantes

deberán cubrir la totalidad de los requisitos de egreso establecidos por el programa académico.
Los diplomados tendrán una duración mínima de 120 horas y una duración máxima determinada
por la naturaleza del conocimiento y de las habilidades que se busquen desarrollar.
Expedición de Documentos de Educación Continua
Los documentos que pueden expedirse para comprobar las actividades realizadas por los
participantes son:
Para los Participantes
a) Constancia: Documento que se extiende para comprobar la asistencia o el logro de los

objetivos planteados de los diversos actos académicos.
PROCEDIMIENTOS
Existen dos tipos de constancias:
1. Constancia de asistencia.- Se otorga exclusivamente por haber asistido al acto

académico.
2. Constancia de participación.- Se otorga cuando además de la asistencia, existe un
proceso de evaluación que asegure el cumplimiento de los objetivos del acto académico. En el
caso de las constancias para los profesores, deberá especificarse el motivo por el que se le
extiende (por coordinar, por impartir, por moderar, etc.).
b) Diploma: Documento que se extiende a los participantes que han cubierto la totalidad del
programa académico de un diplomado. Los tipos de diploma que se pueden otorgar son: Diploma
de Actualización Profesional, Diploma de Formación y Cualificación Docente y Diploma de
Extensión.
Para los Ponentes
a) Constancia de Participación
b) Reconocimiento: Se extiende a los ponentes, profesores, asesores y coordinadores en

correspondencia al desempeño sobresaliente, trayectoria o impulso de actividades.
Los documentos que se expidan deberán contener:
a) El escudo de la Universidad del Pacífico
b) El logotipo de los patrocinadores.
c) Deberán incluirse los nombres de las instituciones participantes:
• Universidad del Pacífico.

• Nombre de la(s) dependencia o entidad(es).
d) El texto deberá contener los siguientes elementos:
• Otorga la (el) presente.

• Nombre del documento que se expide.
PROCEDIMIENTOS
• Nombre del participante, experto o especialista: Nombre(s) y apellidos paterno y

materno.
• Carácter del documento: asistencia o participación.
• Si la actividad académica tiene un proceso de evaluación, la calificación podrá
estar al reverso del documento.
• Tipo de actividad académica.
• Nombre de la actividad académica.
• Fecha de inicio y término.
• Duración en horas.
• Sede del acto académico
e) Los nombres, firmas y cargos deberán insertarse por orden jerárquico. Los nombres y
cargos, en mayúsculas. Los documentos podrán ser firmados por:
• El titular de la entidad o dependencia

• El secretario general.
• El responsable del CEPA
• El responsable de la institución coorganizadora, si la hubiere.
Para los ingresos provenientes de los actos académicos de Educación Continua, se estará sujeto a
lo establecido en el procedimiento para ingresos de tesorería (XXXXXX)
En el análisis costo-beneficio de los actos académicos de Educación Continua se deberán

considerar todos los gastos operativos, a saber:
• PERSONAL: honorarios profesores; coordinador académico del evento; personal de apoyo

(limpieza, secretaria, laboratorista,etc.)
• MATERIALES: papelería; reactivos, consumibles, etc.
• DIFUSIÓN: anuncios en periódicos; carteles; folletos, etc.
• LOGÍSTICA: uso de instalaciones; cafetería; conexión a internet; uso y depreciación de
equipo; imprevistos, etc.
• Definir porcentaje para la Institución
PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO/DESARROLLO:
Documento de
Referencia
Representante de
la comunidad
organizada o de
Identifica necesidad de programa o actividad de instituciones /
1
educación continua cualquier
funcionario de la
Universidad
Asignación de responsable para elaboración de

2 Director CEPA
propuesta
Profesional
3 Diseño de propuesta
asignado
Profesional
4 Entrega de propuesta para revisión y aprobación
asignado
Revisión de la propuesta.
Director CEPA y
1. Si se aprueba, continúa con el paso 6.
5 equipo
2. Si no se aprueba: se devuelve a quien elaboró la interdisciplinario
propuesta para corrección.
Enviar propuesta al comité de capacitación respectivo

6 o al Consejo Académico de la Universidad, según el Director CEPA
caso.
Revisión de la propuesta. Comité de

capacitación
7 1. Si es aprobada, continúa con el paso 8 respectivo /
Consejo
2. Si no, se devuelve al paso 3 Académico
PROCEDIMIENTOS
Comité de
Emisión de resolución aprobatoria, firmada por el
capacitación
8 Secretario de Educación correspondiente o por el
respectivo /
rector(a)
Rectoría
Comité de
Enviar propuesta aprobada y copia de resolución capacitación
9 aprobatoria a la dirección del CEPA respectivo /
Rectoría
Asignación de coordinador para realización de la

10 Director CEPA
propuesta aprobada
11 Promoción del programa a ofertar
Aspirantes y
12 Preinscripción de aspirantes en las oficinas del CEPA Funcionario(a)
del CEPA
Funcionario(a)
13 Envío de listado de preinscritos a tesorería
del CEPA
Funcionario(a) de
14 Elaboración de recibos de pago
tesorería
Aspirantes y
15 Realización de la matrícula financiera Funcionario(a)
Tesorería
Aspirantes y
16 Realización de matrícula académica Funcionario(a)
del CEPA
Coordinador del
17 Elaborar calendario con los docente de los módulos
programa
Envío de informe inicial al Comité de capacitación Director del

18 respectivo, cuando sea requerido. CEPA
PROCEDIMIENTOS
Docentes y
19 Desarrollo de actividades de formación personas
matriculadas
Coordinador del
20 Seguimiento a las actividades del programa
programa
Elaboración de informes de seguimiento de las Coordinador del

21 actividades del programa programa
Enviar informes de seguimiento al director del CEPA Coordinador del

22 y al director de Proyección Social programa
Docentes de los
Realización de evaluación a los participantes cuando módulos y
23 fuere requerido Coordinador del
programa
Evaluación del programa por parte de los Participantes del

24 participantes programa
Publicación de listado de personas que aprobaron el Coordinador del

25 programa programa
Envío de informe final al Comité de capacitación

26 Director CEPA
respectivo, cuando sea requerido.
Director CEPA
27 Entrega de certificados
y/o Rector(a)
Director del
Evaluación final del programa en términos de CEPA y
28 cumplimiento de objetivos, expectativas y metas. Coordinador del
programa
Enviar informe de evaluación a la dirección de Director del

29 proyección social CEPA
PROCEDIMIENTOS
Director CEPA y
Implementación de acciones correctivas y de mejora
30 Director de
de ser necesarias
Proyección Social
Dirección de
31 Seguimiento de las acciones implementadas
Proyección Social
Enviar información final de las actividades de

Dirección de
32 educación continua al archivo de gestión de
Proyección Social
proyección social.
5.6.5.3 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CONVENIOS Y PROYECTOS (MI-

PS-PR03)
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades a seguir para el desarrollo de los proyectos y convenios que se
realicen entre la comunidad organizada y la Universidad del Pacífico y, la administración de
los ingresos extraordinarios que se generen a partir de ellos, velando por la satisfacción de las
expectativas y necesidades de las partes interesadas.
2. ALCANCE: Involucra a todos los departamentos, coordinaciones y programas académicos con

la capacidad de generar ingresos a través de proyectos y convenios. No aplica por los proyectos
donde se genere conocimiento nuevo, los cuales están consignados en el procedimiento***** del
proceso de Investigación.
3. DEFINICIONES
Convenio: Acuerdo de voluntades y se legaliza mediante la firma de un documento.
Contrato: Acuerdo oral, privado o escrito entre dos o más partes, en el cual ambas se obligan a
cumplir las cuestiones en las cuales se pusieron de acuerdo en el momento de la etapa de diálogo.
PROCEDIMIENTOS
Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un

objetivo específico. El cual generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente
definido y respetando un presupuesto. En lenguaje cotidiano, el término proyecto también puede
ser utilizada como sinónimos de plan, idea o programa.
En los convenios de colaboración en los que la Universidad participe atendiendo sus objetivos
sustantivos, bajo ninguna circunstancia deberá ser considerada comercializadora de bienes o
prestadora de servicios generales.
Entre entidades y dependencias universitarias no se podrán celebrar convenios. Sin embargo, si

estas requieren de algún documento que les permita regular el desarrollo de actividades
conjuntas, lo realizarán a través de bases de colaboración.
La Universidad no otorgará garantías, fianzas, ni efectuará depósitos para el cumplimiento de sus

compromisos adquiridos por la celebración de convenios.
En ningún caso se aceptará la estipulación de penas convencionales o intereses moratorios a cargo

de la Universidad en los convenios en los que sea parte, así como el sometimiento expreso a
tribunales, árbitros o leyes extranjeras.
Los convenios que celebre la Universidad a través de sus diversas dependencias podrán tener
cualquier objeto o finalidad, siempre que esté comprendido dentro de sus fines atribuidos por la
legislación universitaria.
Los convenios en los que agencias o fundaciones nacionales o extranjeras, otorguen apoyos
económicos a proyectos de investigación, deberán ser gestionados y suscritos por la Dirección de
Investigación.
Las dependencias, en la celebración de convenios de colaboración, se sujetarán a la forma

requerida atendiendo su naturaleza jurídica. Para lo cual, la Secretaría General ha difundido los
modelos que serán utilizados para su elaboración y firma, a efecto de darles su debida formalidad.
Las dependencias enviarán a la Secretaría General y a la Dirección de Extensión y Proyección

Social, para registro y deposito, los convenios durante la vigencia del mismo.
PROCEDIMIENTOS
La Universidad no reconocerá las obligaciones adquiridas por sus dependencias en la celebración

de convenios cuando no se cumpla la Normatividad Interna que regula la materia.
El Secretario General está facultado para suscribir los convenios de colaboración que no sean de
tipo administrativo que generen las facultades, escuelas y dependencias de su adscripción, así
como todos los instrumentos jurídicos que impliquen intercambio académico y/o de estudiantes,
independientemente del área generadora.
Los proyectos presentados ante el Comité de Extensión y Proyección Social, deben manifestar:
Desarrollo de la idea del proyecto
Identificación de costos
Fuente de financiamiento
Redacción del plan del proyecto
5.1 GESTIÓN DE CONVENIOS
Documento de
Referencia
Directores de
programa, Jefes de
Identificación de fortalezas y debilidades académicas, Departamento y
investigativas y de proyección social. Líderes de
1
Identificación de necesidades de la Comunidad procesos /
Organizada Representantes de
la Comunidad
Organizada
PROCEDIMIENTOS
Directores de
programa, Jefes de
Reportar a la Dirección de Extensión y Proyección
2 Departamento y
Social las fortalezas y debilidades identificadas
Líderes de
procesos
Dirección de
extensión y
Identificación de entidades u organizaciones con proyección social /
3 intereses comunes o complementarios representante de
la Comunidad
Organizada
4 Conformación de ****************
5 Elaboración de propuesta de convenio ***********
Remisión de convenio a la Secretaría General para su

revisión: 1. Si se aprueba, pasa a Rectoría para su
6 firma y continúa con el paso 7. 2. Si no, se devuelve a
********** para ajuste y corrección
Remisión a la Secretaría General para

7 perfeccionamiento y legalización
Envía a la Dirección de Proyección Social el convenio Secretaría

8 legalizado, para su registro y ejecución General
Dirección de
Informa a las dependencias involucradas en el
9 Extensión y
convenio legalizado para desarrollo del convenio
Proyección Social
Jefe de Sección
Realiza registro y seguimiento de las actividades
10 involucrado en el
realizadas durante el desarrollo del convenio
convenio
Jefe de Sección
Envía informe de seguimiento a la Dirección de
11 involucrado en el
Extensión y Proyección Social
convenio
PROCEDIMIENTOS
Dirección de
12 Evaluación de la efectividad del convenio Extensión y
Proyección Social
Dirección de
Implementación de acciones preventivas o correctivas
13 Extensión y
al convenio suscitado
Proyección Social
Dirección de
Envía informes periódicos a la Rectoría sobre el
14 Extensión y
desarrollo y estado de los convenios
Proyección Social
Archiva documentos pertinentes a la ejecución de

Asistente de
15 convenios, según normas archivísticas
Proyección Social
institucionales.
5.2 GESTIÓN DE PROYECTOS
Documento de
Referencia
Funcionarios de
la Institución o
1 Identificación de la demanda o necesidad social Representantes de
la comunidad
organizada
Funcionarios de
Formato de
la Institución o
Registro de la necesidad identificada ante la Dirección Registro de
2 Representantes de
de Extensión y Proyección Social Solicitud de
la comunidad
Proyecto
organizada
PROCEDIMIENTOS
Dirección de
extensión y
Estudio de la solicitud y designación de gestor de
3 proyección social /
proyecto
Comité de
Proyección Social
Gestor de
4 Elaboración de la propuesta Propuesta o
proyecto
Enviar propuesta a Comité de Proyección Social para Gestor de

5 su revisión inicial. Si se aprueba, sigue al paso 6. Si Propuesta o
se rechaza, se devuelve al gestor para corrección. proyecto
Envía propuesta aprobada en instancia interna a ala

Comité de
fuente de financiamiento, para su revisión. Si se
6 Extensión y
aprueba, sigue al paso 7. Si se rechaza, se devuelve
Proyección Social
para corrección o cancelación de la solicitud.
Representante
legal o su
7 Aprobación definitiva de la propuesta delegado, de la
fuente de
financiamiento.
Representante Constancia de
Envía a la Dirección de Extensión y Proyección legal o su aprobación de
8 Social la propuesta aprobada en instancia definitiva y delegado, de la propuesta
la constancia de aprobación de la misma. fuente de
financiamiento
Envía la propuesta aprobada en instancia definitiva y Director de

9 la constancia de aprobación a la Secretaría General de Extensión y
la Universidad para elaboración del contrato Proyección Social
Envía contrato a la fuente de financiamiento para su Contrato

Secretario
10 revisión. Si se acepta, sigua al paso 11. Si se rechaza,
General
se devuelve para corrección.
PROCEDIMIENTOS
Representantes Contrato
11 Firma del contrato legales de ambas
partes
Informa a la Dirección de Extensión y Proyección

Secretaría
12 Social y al Gestor de la propuesta la firma del
General
contrato, para iniciación de actividades del proyecto
Gestiona disponibilidad y adecuación de los recursos Gestor del

13 materiales y humanos Proyecto
Selección y evaluación del personal que interviene en Gestor del

14 el proyecto Proyecto
Gestor del
15 Revisión y adecuación de la metodología
Proyecto
Gestor del
16 Desarrollo de actividades del proyecto Proyecto y
colaboradores
Gestor del
17 Seguimiento continuo de las actividades del proyecto
Proyecto
Analiza con periodicidad la coherencia de las

Gestor del
18 actividades desarrolladas con la planificación del
Proyecto
proyecto y las posibilidades de riesgos y desviaciones
19 Implementa acciones correctivas y preventivas al Gestor del

9 proyecto Proyecto
Envía informes de seguimiento y evaluación a la

Gestor del
20 Dirección de Extensión y Proyección Social y al
Proyecto
representante de la fuente de financiación
Culmina actividades del proyecto y elabora informe Gestor del

21 final del mismo Proyecto
PROCEDIMIENTOS
Envía informe final a la Dirección de Extensión y

Gestor del
22 Proyección Social y al representante de la fuente de
Proyecto
financiación, para archivo y cierre del contrato
Dirección de
Solicita a la Secretaría General el cierre de contratos,
23 Extensión y
contabilidades y archivos
Proyección Social
Realiza y registra actividades de cierre de contrato,

Secretario
24 contabilidades y archivos, e informa a la Dirección de
General
Extensión y Proyección social para registro y archivo
5.6.5.4 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS (MI-

PS-PR04)
1. OBJETIVO:
Posicionar a la Universidad del Pacífico como el principal centro de asesoría y consultoría de

la Región, garantizando un servicio oportuno y con calidad.
2. ALCANCE: Involucra a todos los departamentos, coordinaciones y programas académicos con

la capacidad de brindar asesorías y consultorías.
3. DEFINICIONES
Es política de la Universidad del Pacífico procurar atender, en el mayor porcentaje posible, las
inquietudes y requerimientos de los integrantes de la comunidad organizada. Por lo cual, una vez
PROCEDIMIENTOS
identificadas las necesidades de recursos, tanto materiales como humanos, si la Institución carece
de ellos en algún momento, se gestionarán los convenios y alianzas necesarios para satisfacer las
necesidades y mejorar las expectativas de nuestros usuarios.
Documento de
Referencia
Directores de
programa, Jefes de
Departamento y
Identificación de necesidades de la Comunidad Líderes de
1 procesos /
Organizada
Representantes de
la Comunidad
Organizada
Directores de
programa, Jefes de
Departamento,
Informar a la Dirección de Extensión y Proyección Líderes de
2 Social las necesidades identificadas procesos y
representantes de
la comunidad
organizada
Asistente de
Realiza registro de la solicitud de asesoría o Dirección de
3 consultoría solicitada extensión y
proyección social
PROCEDIMIENTOS
Director de
4 Designa Coordinador de asesoría o consultoría Extensión y
Proyección Social
Elabora propuesta o programa para la asesoría o

Coordinador de
consultoría y los envía a la Dirección de Extensión y
5 Asesoría o
Proyección Social para su revisión. Si se aprueba,
Consultoría
sigue al paso 6. Si no, se devuelve para su corrección
Envía propuesta al solicitante del requerimiento para

Director de
su revisión. Si se aprueba, sigue con el paso 7. Si no,
6 Extensión y
se devuelve para corrección o cancelación de la
Proyección Social
solicitud.
Director de
Envía a la Secretaría General para legalización del
7 Extensión y
convenio o contrato.
Proyección Social
Legaliza convenio o contrato con las partes

Secretario
8 involucradas e informa a la Dirección de Extensión y
General
Proyección Social
Verifica disponibilidad de recursos para desarrollo de Coordinador de

9 asesoría o consultoría Asesoría
Asesor o Grupo
10 Ejecuta actividades de asesoría o consultoría
Asesor
Realiza seguimiento periódica de las actividades de

Coordinador de
11 asesoría o consultoría y envía informe a Dirección de
Asesoría
Extensión y Proyección Social
Aplica acciones preventivas o correctivas de ser

Coordinador de
12 necesario, para cumplir con las expectativas de la
Asesoría
asesoría o consultoría
Solicita concepto evaluador del solicitante de la Coordinador de

13 asesoría o consultoría Asesoría
PROCEDIMIENTOS
Elabora informe final de la asesoría o consultoría y lo

Coordinador de
14 envía a la Dirección de Extensión y Proyección Social
Asesoría
para revisión y archivo.
Asistente de
Archiva, según las normas, los informes de asesoría y Dirección de
15 consultorías realizadas. Extensión y
Proyección Social
Director de
Presenta informes periódicos a la Alta Dirección de
16 Extensión y
las Asesorías y Consultorías ofrecidas
Proyección Social
5.6.6 PROCEDIMIENTOS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
5.6.6.1 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE

ACTIVIDADES DE BIENESTAR UNNIVERSITARIO (AP-BU-PRO1)
1. OBJETIVO:
Planear y programar las diversas actividades que contribuyen a la formación integral de la

comunidad universitaria, desde las áreas Desarrollo Humano, Recreación y Deporte, Salud y
Cultura
2. ALCANCE: Desde la planeación de los programas y actividades hasta la realización de las

mismas e involucra a toda la comunidad universitaria.
3. DEFINICIONES
Comunidad universitaria: Para la Universidad del Pacífico, la comunidad

universitaria está conformada por las personas que tiene un vinculo formal y directo en el
orden de lo académico y lo laboral (Docentes, estudiantes, egresados, trabajadores administrativos
r trabajadores no administrativos).
PROCEDIMIENTOS
Actividades Institucionales: Se refiere a las actividades que realizadas al interior de la

Universidad. Pueden ser periódicas u ocasionales.
Actividades Representativas: Aquellas actividades organizadas por otras instituciones de

carácter oficia lo privado, en las cuales la Universidad del Pacífico puede ser representado por un
individuo o colectivo de la comunidad universitaria.
4.CONDICIONES GENERALES.:
Los programas y actividades de Bienestar Universitario se distribuyen en 4 áreas: Desarrollo

Humano, Recreación y deporte, Salud y Cultura.
Algunas actividades pueden ser:
Jornadas culturales y de concurso: (Danzas, cuentería, apoyo a fechas especiales, poesía, canto,
baile, pintura, etc.)
Actividades grupales permanentes: Selecciones de diferentes deportes, grupos de danzas folclórica

y moderna, grupos musicales, etc.
Eventos Institucionales y representativos, tanto permanentes como ocasionales.
La programación de los programas y actividades se realizará de acuerdo al cronograma de

actividades de cada año, considerando los eventos programados por Ascuncultura,
Ascundeportes, Coldeportes y las ligas deportivas, invitaciones recibidas de diferentes entidades
con anterioridad y la programación académica en el interior de la Institución.
Además, en el caso de actividades representativas, se tendrá en cuenta el grado de importancia del

evento.
Para la identificación de necesidades, especialmente en las actividades representativas, los

coordinadores de área deben considerar: transporte, alojamiento (si aplica), alimentación,
indumentaria, medicamentos e instrumentos, en lo eventos necesarios.
Los responsables de cada área de Bienestar, deben cotizar dichas necesidades, elaborar cuadro
comparativo de las cotizaciones y anexar las mismas.
PROCEDIMIENTOS
Los Entrenadores e Instructores se contratarán de acuerdo a las políticas de gestión del talento
humano y a la disponibilidad presupuestad de la Universidad.
5.CONTENIDO/DESARROLLO:
5.1ACTIVIDADES INSTITUCIONALES Y REPRESENTATIVAS DE EJECUCIÓN

PERIÓDICA
Documento de
Referencia
Coordinador de
área,
Identificación de actividades y eventos a realizar profesionales e Acta
1
durante el siguiente año. instructores de
área
Identificación de necesidades, elaboración de Coordinador de

presupuesto y programación tentativa de actividades área,
2 a desarrollar por periodo académico profesionales e Acta
instructores de
área
Coordinadores
de área y
Selección de actividades a realizar en todas las áreas
3 Director de Oficio
de Bienestar
Bienestar
Universitario
Definición del presupuesto para el desarrollo de cada Coordinador de

4 Oficio
actividad. área
PROCEDIMIENTOS
Coordinadores Oficio
de área y
Elaboración del presupuesto unificado para
5 Director de
aprobación presupuestal
Bienestar
Universitario
Director de Oficio
Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección
6 Bienestar
Administrativa y Financiera
Universitario
Profesional de la Oficio
Dirección
7 Asignación de la reserva presupuestal
Administrativa
y Financiera
Definición de programación de actividades con de área y
8 presupuesto aprobado por periodo académico y Director de
responsabilidades para la misma. Bienestar
Universitario
9 Difusión de la programación de actividades aprobadas
Construcción y difusión del reglamento para el evento

10 o actividad, de ser necesario
11 Realización de la actividad
5.2ACTIVIDADES REPRESENTATIVAS
Documento de
Referencia
PROCEDIMIENTOS
Secretaría de
Bienestar
Recepción de invitación o convocatoria para Universitario y Acta
1
participación en eventos Coordinadores de
áreas
Identificación de necesidades y elaboración de Coordinador de

presupuesto de la participación área, profesionales
2 Acta
e instructores de
área
Coordinadores de
área y Director de
3 Selección de eventos a participar. Oficio
Bienestar
Universitario
Definición del presupuesto para las actividades

Coordinador de
4 seleccionadas y elaboración de propuesta de Oficio
área
justificada.
Aprueba la propuesta y la envía a la Rectoría para Oficio

Director de
revisión y aprobación final. 1. Si se aprueba, sigue al
5 Bienestar
paso 6. Si se rechaza, se devuelve para revisión o se
Universitario
descarta.
Director de Oficio
Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección
6 Bienestar
Administrativa y Financiera
Universitario
Profesional de la Oficio
Dirección
7 Asignación de la reserva presupuestal
Administrativa y
Financiera
Director de Oficio
Envío de propuesta aprobada y con presupuesto
8 Bienestar
reservado al coordinador de área respectivo
Universitario
PROCEDIMIENTOS
Coordinador de
Asignación de responsabilidades para la área y Director de
9 participación Bienestar
Universitario
Convocatoria del personal a participar en actividad Coordinador de

10 de representación área
Coordinador de
Selección del personal que representará a la área y
11 Universidad del Pacífico en el evento entrenador/instruc
tor
12 Participación en el evento o actividad
5.6.6.2 PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLO Y CONTROL DE PROGRAMAS Y

ACTIVIDADES DE BIENESTAR UNIVERSITARIO (AP-BU-PR02)
1.OBJETIVO:
Establecer el mecanismo mediante el cual, se desarrollarán los programas y actividades de

Bienestar y los medios que tiene la comunidad universitaria para participar en ellos.
2 ALCANCE: Involucra a toda la comunidad universitaria e inicia en la convocatoria para

participación interna o representativa hasta la elaboración del informe final de la actividad o
evento.
3 DEFINICIONES
Considérense las mismas aplicables en el “Procedimiento de Planeación y Programación de

Programas y Actividades de Bienestar Universitario” (AP-BU-PR01)
4 CONDICIONES GENERALES.:
PROCEDIMIENTOS
Para las actividades institucionales, se llevará registro de asistencia y los participantes

realizarán una evaluación para establecer el nivel de satisfacción en cuanto a la actividad o
evento.
Los estudiantes que deseen participar en los programas y actividades de Bienestar

Universitario, institucionales o representativas, deben estar debidamente matriculados y
anexar a la planilla de inscripción la constancia de matrícula y fotocopia del documento de
identidad.
En el caso de los funcionarios de la Universidad del Pacífico, deben anexar fotocopia del
documento de identidad, fotocopia del carné de la EPS.
La selección de los aspirantes para las actividades representativas, se realizará por medio de
un examen médico y una prueba física o de aptitudes según sea el caso.
Las prácticas o entrenamientos del personal seleccionado para actividades representativas, se

realizarán aún durante el desarrollo del procedimiento 5.2.2
5 CONTENIDO/DESARROLLO:
5.1 DESARROLLO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES INTERNAS
Documento de
Referencia
Coordinador de
Realizar convocatoria invitando a la comunidad área, Documento de
1 universitaria a participar en los programas y profesionales e convocatoria.
actividades instructores de
área
Solicitar y diligenciar planillas de inscripción y

entregarlas en la oficina del área organizadora de la Integrante de la Planilla de
2 actividad comunidad
Inscripción.
universitaria
PROCEDIMIENTOS
Encargado de
Programa,
3 Verificar que los inscritos cumplen con los requisitos.
actividad o
evento
Encargado de Procedimientos de
Reservar escenario o espacio a utilizar para la
Programa, préstamo y control
4 actividad o evento, según procedimientos de préstamo
actividad o de escenarios e
y control de escenarios e implementos
evento implementos
Encargado de
Socialización del reglamento o reglas de participación
Programa, Reglamento
5 con las personas inscritas o los delgados de las
actividad o actividad y acta
agrupaciones o conjuntos según sea el caso
evento
Encargado de Cronograma
Elaborar y presentar calendario de actividades o Programa,
6 programación de la actividad actividad o
evento
Solicitud de implementos para realización de Procedimiento de

actividad. 1. Si necesita: Sigue procedimiento para préstamo y control
préstamo y control de escenarios e implementos y Participante de de escenarios e
7 luego el paso 8 la actividad implementos
2. No necesita: Sigue con el paso 8
Encargado de
Programa,
8 Ejecutar las actividades programadas
actividad o
evento
Encargado de Encuesta de
Programa, satisfacción del
9 Aplicar encuesta de satisfacción al usuario
actividad o usuario
evento
PROCEDIMIENTOS
Coordinadores Acta
de área y
Realizar clausura y/o premiación de las actividades
10 encargado de la
realizadas
actividad o
evento
Encargado de Informe
Elaborar informe final de cada actividad o evento y Programa,
11 entregarlo al coordinador de área actividad o
evento
de área y
Revisión del cumplimiento de objetivo y expectativas
12 Director de
de la actividad
Bienestar
Universitario
Revisar y sistematizar informes y actividades por Coordinadores Informes

13 áreas y enviarlo a la Dirección de Bienestar de área
Informe y formato
de solicitud de
Director de
corrección,
Analizar desarrollo de actividades institucionales e Bienestar
acciones
14 implementar acciones correctivas y de mejora de ser Universitario y
correctivas,
necesario Coordinadores
preventivas y de
de área
mejora
diligenciado
5.2 DESARROLLO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES REPRESENTATIVAS
Documento de
Referencia
PROCEDIMIENTOS
Conformación de pre-selección e inicio de prácticas Coordinadores de

1 áreas e instructores
preparatorias para la representación
Realizar convocatoria para participantes en Coordinadores de
1.1 eventos y competiciones de carácter individual o Comunicado
área
colectivo
Solicitar y diligenciar planillas de inscripción y Instructores e
entregarlas en la oficina del área involucrada en la
actividad representativa Integrante de la Planillas de
1.2 Inscripción
comunidad
universitaria
Coordinadores de
Recepción de documentos y verificación de área e Instructores
1.3 Oficio
cumplimiento de requisitos involucrados en la
representación
Coordinador,
Formato de
Entrenador o
Selección Deportes
1.4 Realizar pruebas de selección Instructor
y Formato de
encargado- médico
Selección Cultura
de Bienestar
Entrenador o Listado
Instructor
1.5 Publicar lista de pre-seleccionados
encargado- médico
de Bienestar
Programar y publicar horarios de prácticas o Entrenador o Cronograma u

1.6 entrenamientos para las actividades Instructor horario
representativas encargado
Procedimiento de
Entrenador o
Reservar escenarios o espacios necesarios para las préstamo y control
1.7 Instructor
prácticas o entrenamientos de escenarios e
encargado
implementos
PROCEDIMIENTOS
Entrenador o Plan de Trabajo

Realizar prácticas o entrenamientos según lo Instructor y
1.8 planificado personal
seleccionado
Formato lista de
Entrenador o
asistencia a las
Realizar seguimiento y control a las prácticas o instructor y
1.9 actividades de
entrenamientos con su respectivo informe coordinadores de
Bienestar e
área
Informe
2 Inscripción en las actividades representativas
Recibir del Director de Bienestar la aprobación Oficio

Coordinador del
2.1 para la participación en la actividad
Área.
representativa
Confirmar la asistencia al evento o actividad al Coordinador del Oficio

2.2 cual se autorizó la participación Área.
Coordinador Acta
Realizar la selección definitiva del personal a Entrenador o
2.3 participar en la actividad representativa Instructor
encargado
Entrenador o Listado
2.4 Publicar lista de personal seleccionado Instructor
encargado
Diligenciar planillas de inscripción y verificar, en Planillas de

compañía de la oficina de registro y control, Coordinador de Inscripción
2.5 cumplimiento de requisito institucionales y de la Área. diligenciadas y
entidad organizadora del evento o actividad. verificadas
Planillas de
Realizar corrección de las planillas en caso de Entrenador o
Inscripción
2.6 incumplimiento de requisitos por parte de algún Instructor
diligenciadas y
seleccionado encargado
verificadas
PROCEDIMIENTOS
Planillas de
Entrenador o
Enviar planilla definitiva al coordinador de área Inscripción
2.7 Instructor
respectivo diligenciadas y
encargado
verificadas
Planillas de
Revisar y firmar planilla definitiva y enviarla al Coordinador de Inscripción
2.8 Director de Bienestar Universitario área diligenciadas y
verificadas
Planillas de
Aprobar las planillas de inscripción y enviar a Director de
Inscripción
2.9 Secretaría General para trámite de permisos Bienestar
diligenciadas y
académicos o laborales. Universitario
verificadas
Elaborar oficio sobre permisos académicos y Oficio

Director de
laborales y enviarlos a Directores de Programa y a
2.10 Bienestar
la oficina de Talento Humano, si hay funcionarios
Universitario
de la Universidad participando de la actividad.
Secretaria de
2.11 Archivar la copia de oficio recibido Bienestar
Universitario
Enviar oficio a coordinadores de área, entrenadores Oficio

Director de
o instructores encargados y personal de la
2.12 Bienestar
comunidad universitaria seleccionado para la
Universitario
representación
Comunicado y
Enviar comunicación al ente organizador del
Coordinador de Planillas de
2.13 evento, confirmando la participación y anexando
área Inscripción
planillas de inscripción y documentos soporte
diligenciadas
Enviar carnés de participación, cuenta de cobro y

Organizadores del
2.14 programación del evento al coordinador de área
evento
respectivo
Recibir documentos y confirmar a los entrenadores Coordinador de

2.15 o instructores sobre la inscripción realizada área
PROCEDIMIENTOS
Entregar cuenta de cobro a Director de Bienestar Coordinador de

2.16 Universitario para trámite de pago área
Tramitar el pago de la cuenta de cobro y la Director de

2.17 asignación de recursos aprobados para la Bienestar
participación Universitario
Profesional de la
Pago de cuenta de cobro y entrega de recursos para
Dirección
2.18 la actividad representativa al Director de
Administrativa y
Bienestar Universitario
Financiera
Profesional de la
Entrega de recursos a Coordinadores de área Dirección

2.19
administrativa y
Financiera
3 Participación en las actividades representativas
Recibir invitación para reuniones informativas por

Coordinador de
3.1 parte de los organizadores de la actividad
área
representativa
Asignar entrenador o instructor encargado la Coordinador de

3.2 asistencia a las reuniones informativas área
Entrenador o
3.3 Asistir a reuniones informativas
instructor delegado
Personal
seleccionado de la
comunidad
3.4 Participar en la actividad o evento representativo universitaria y
entrenador o
instructor
encargado
PROCEDIMIENTOS
Coordinador de
Solicitar certificado de participación en el evento o área, Instructor o
3.5 la actividad entrenador
encargado
Instructor o
Elaborar informe sobre participación y enviarlo al
3.6 entrenador
coordinador de área con los respectivos soportes
encargado
Analizar, sistematizar y archivar informes

Coordinador de
3.7 recibidos y elaborar informe general al Director de
área
Bienestar Universitario
Hacer seguimiento al desarrollo de las

Dirección de
participaciones de acuerdo a los informes generales
3.8 Bienestar
e implementar acciones correctivas y de mejora si
Universitario
son necesarias
5.6.6.3 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL IMPACTO Y LA

PERTINENCIA DE PROGRAMAS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO (AP-BU-PR03)
1 OBJETIVO: Definir el procedimiento para evaluar el impacto y la pertinencia de los programas

y actividades del proceso.
2 ALCANCE: Desde el análisis de los formatos de evaluación de actividades y programas, hasta

la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
3 DEFINICIONES:
PROGRAMA: Plan de operaciones articuladas en el tiempo, que contribuyen a potencializar las

capacidades del individuo en el proceso educativo de manera integral
ACTIVIDAD: Tareas precisas que contribuyen a potencializar las capacidades del individuo en
el proceso educativo de manera integral.
PROCEDIMIENTOS
DESARROLLO: Proceso de organización de programas y actividades que satisfacen las

expectativas e interese de los diferentes miembros de la comunidad universitaria.
IMPACTO: Efecto de los programas y actividades en la formación integral de los miembros de la

comunidad universitaria
La sistematización de las actividades de las diferentes áreas de Bienestar Universitario, será

realizada por los coordinadores de área, en los primeros 5 (cinco) días de cada mes.
Documento de
Referencia
Encuesta de
Entrega de formatos para evaluación de la actividad a Responsable de satisfacción del
1 la actividad
los usuarios participantes al finalizar la actividad usuario
Encuesta de
2 Calificación de la actividad Participante satisfacción del
usuario
Entrega de evaluaciones al coordinador de área. Esta Responsable de

3 entrega debe realizarse máximo 3 días hábiles luego la actividad
de desarrollada la actividad.
Análisis de las calificaciones de las actividades y Director de
programas. Se evalúa: cumplimiento de objetivos, Bienestar y
4
cumplimiento del cronograma, ejecución de recursos, Coordinadores
participación. El análisis se realiza cada 4 semanas. de área
PROCEDIMIENTOS
Formato de
solicitud de
Director de corrección,
Si se detectan fallas, incumplimiento de objetivos o
Bienestar y acciones
5 falta de participantes, se proponen posibles acciones
Coordinadores correctivas,
correctivas, preventivas y de mejora
de área preventivas y de
mejora
diligenciado
Director de
Asignar responsabilidad de implementación de la
6 Bienestar
acciones correctivas, preventivas y de mejora
Universitario
Director de
Realizar seguimiento de la eficacia, eficiencia y
Bienestar y
7 efectividad de las acciones correctivas. Si cumplen, se
Coordinadores
cierra la acción correctiva. Si no, vuelve al paso 5
de área
Elaboración del informe semestral de actividades, Director de Informe

8 programas y del seguimiento a las acciones Bienestar
correctivas, preventivas y de mejora. Universitario
Director de Informe
9 Entregar informe a la alta dirección para su revisión Bienestar
Universitario
Secretaria de
10 Archivar según el procedimiento establecido Bienestar
Universitario
5.6.6.4 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A AGRESADOS (AP-BU-PR04)
1 OBJETIVO: Realizar seguimiento a los egresados con el propósito de mantener una base de
datos actualizada, conocer su desempeño laboral, profesional y social, así como la opinión de los
empresarios. A fin de valorar y mejorar los servicios educativos que otorga la institución.
PROCEDIMIENTOS
2 ALCANCE: Aplica para los egresados de los diferentes programas académicos que ofrece la
3 DEFINICIONES.
Egresado:
Graduado:
Se aplica cuestionario para seguimiento a egresado en el momento del grado, 1,3, 5 años después.
El formato de encuesta aplicado, es establecido por el Ministerio de Educación.
Cada vez que se realizan las encuesta de los años 0 (al momento del Grado), 1, 3 y 5 se realizà
una medición sobre % de egresados, % de egresados trabajando, % egresados empresarios, %
egresados desempleados, % egresados investigadores, % de egresados con estudios de posgrado y
en general su desempeño profesional y social.
La información generada en las diferentes actividades de seguimiento a egresado, deben tomarse

en consideración para la elaboración de los planes de mejora institucional, y de programas
académicos
5.1 Directorio de Egresado
Al finalizar el semestre el programa de egresado, Director del

1 solicita a la oficina de registro y control listado con programa de Listado de candidatos
los candidatos a grados. egresado
PROCEDIMIENTOS
Director del
Firmar paz y salvo a los candidatos a grado una vez
2 Programa de
hallan diligenciado el formato de encuesta ----------
Egresado.
Capturar información de los formatos de encuesta-----

3
diligenciados e integrarla al directorio de egresados.
Clasificar información según, carrera, genero,

4
promoción, jornada y mantenerla actualizada
5.2Seguimiento egresado
Un, tres y cinco años después de haber egresado de la Director del

Formatos de
1 Universidad del Pacífico, se contacta para que programa de
encuestas -----
diligencie el formato de encuesta _____ egresado.
Director del
2 Una vez aplicada la encuesta se tabula la información programa de
egresado
Director del
3 Realizar análisis de la información tabulada programa de
egresado
Generar informe y socializarlo con Rectoría,

Directores de Programa, Director de Bienestar, Director del
4 Director Académico, Director de Investigación, programa de Informe
Director de Proyección social y Departamento de egresado
planeación.
PROCEDIMIENTOS
5.3 Sector productivo
Director de
Selección de empresas en las cuales se aplicara Formato encuesta
1 Programa de
encuesta empresarios
Egresado
2 Seleccionar equipo de encuestadores
3 Inducción e instrucciones a los encuestadores
Aplicación de la encuesta según las empresa

4
seleccionadas en la actividad 1
5 Procesar y Tabular información
6 Analizar y generar informe
Generar informe y socializarlo con Rectoría,

Directores de Programa, Director de Bienestar,
7 Director Académico, Director de Investigación,
Director de Proyección social y Departamento de
planeación.
5.6.7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE APOYO
5.6.7.1 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE RECURSOS (AP-GA-PR01)
1 OBJETIVO
Planear, coordinar, controlar la ejecución de los recursos, físicos, humanos y financieros de la

institución
2 ALCANCE
Inicia con la solicitud de necesidades y termina con la ejecución del presupuesto
3 DEFINICIONES.
PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTO: Es el componente final del proceso de Planeación y contiene el cómputo

anticipado de las Rentas e Ingresos que la Universidad es para recibir en una vigencia, lo mismo
que los gastos en los que incurrirá durante la vigencia.
PAC: Plan Anual Mensualizado de Caja

ACUERDO MENSUAL DE GASTOS: Monto máximo de Recursos es ejecutar durante un mes del
presupuesto de vigencia.
Iniciar el tramite únicamente cuando este la documentación completa.
Autorizar CDP únicamente par los rubros que se encuentren registrados en el presupuesto de la
respectiva vigencia.
Solo se autorizarán pagos de reservas aquellos compromisos que estén debidamente registrados en
el acta.
Todo contrato u orden de compras o servicio debe estar incluido en el acta de comité de compras o
contratación.
DOCUMENTO
REFERENCIA
Plan de
Recibe de la Oficina de Planeación el Plan de DAF Necesidades
1
Necesidades Globalizado Globalizado
Elabora anteproyecto de presupuesto y presenta a

rectoría para su revisión y aprobación. Si se Anteproyecto de
2 DAF
aprueba, sigue al paso 3. Si no, se devuelve para presupuesto
corrección.
Envía anteproyecto de presupuesto a Mineducación DAF

3
y Minhacienda
PROCEDIMIENTOS
Recibe de Minhacienda monto global de Resolución de

presupuesto aprobado en Ley de Presupuesto DAF Presupuesto
4
General de la Nación
Elabora Ante proyecto de Presupuesto de Ingresos y

Ante proyecto de
Gastos y lo envía a rectoría para su revisión y
5 DAF Presupuesto de
aprobación. Si se aprueba sigue el paso 6. Si no se
Ingresos y Gastos
devuelve para corrección.
Presenta ante el Consejo Superior el Ante proyecto

Ante proyecto de
de Presupuesto de Ingresos y Gastos para su
6 Rectoría Presupuesto de
aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 7. Si no, se
Ingresos y Gastos
devuelve para corrección.
Recibe de Secretaría General Acuerdo de Acuerdo de

7 Presupuesto de Ingresos y Gastos, aprobado por el DAF Presupuesto de
Consejo Superior Ingresos y Gastos
Resolución de
Elabora Resolución de Distribución de Presupuesto DAF y Asistente
Distribución de
8 de Gastos y la envía a Secretaría General para su Administrativo y
Presupuesto de
revisión y firma de la Rectoría. Financiero
Gastos
Resolución de
Recibe de Secretaría General Resolución de Distribución de
9 DAF
Distribución de Presupuesto de Gastos firmada Presupuesto de
Gastos firmada
Resolución de
Distribución de
Distribuye Resolución y Acuerdo de Presupuesto de
Presupuesto de
10 Ingresos y Gastos a las diferentes dependencias del DAF
Gastos y Acuerdo
proceso
de Presupuesto de
Ingresos y Gastos
PROCEDIMIENTOS
Recibe de la Oficina de Planeación, el Plan de Acuerdo Mensual

Necesidades priorizado, elabora Acuerdo Mensual de Gastos
11 de Gastos y lo envía a Rectoría, Control Interno, al DAF
Asistente de la DAF, a Tesorería y a la Oficina de
Compras y Almacén.
Solicita PAC al Ministerio de Educación y lo envía PAC

12 DAF
a Tesorería y al Asistente de la DAF
Realiza seguimiento al cumplimiento del Acuerdo Informe de

13 Mensual de Gastos, Acuerdo de Presupuesto de DAF Seguimiento
Ingresos y Gastos y Plan de compras priorizado
Implementa Acciones preventivas, correctivas y de Plan de

14 DAF
mejora Mejoramiento
5.6.7.2 PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y

GASTOS (AP-GA-PR02)
1 OBJETIVO
Realizar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.
2 ALCANCE
Inicia con la recepción del Acuerdo de Aprobación Presupuestal de Ingresos y Gastos y la

Resolución de Distribución Presupuestal y termina con el envío del informe del comportamiento
de la Ejecución Presupuestal de ingresos y gastos a la Rectoría.
3 DEFINICIONES
PRESUPUESTO: Calculo anticipado de los gastos para un periodo de tiempo determinado.
EJECUCION PRESUPUESTAL: Es un proceso de análisis para determinar sobre una base

continua en el tiempo los valores absolutos y relativos de los gastos en un periodo determinado.
PROCEDIMIENTOS
REGISTRO PRESUPUESTAL: Contabilización presupuestal de los compromisos adquiridos.
ACUERDO MENSUAL DE GASTO: Documento que establece el monto máximo a

comprometer o a ejecutar en dicho periodo.
CDP: Certificado de disponibilidad Presupuestal
DAF: Dirección Administrativa y Financiera
En la Resolución Rectoral se distribuyen los rubros que no fueron distribuidos en el acuerdo

presupuestal.
Se expedirá un CDP por cada objeto del gasto. Los saldos no ejecutados se acumularán para el
siguiente mes.
Todos los contratos llevarán un sello que contiene: Número de CDP, número de compromiso,
número de obligación, las fechas de expedición de cada uno de los anteriores, códigos
presupuestales, monto del compromiso y el recurso correspondiente.
Las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos se realizarán mensualmente.
Las modificaciones realizadas al presupuesto, se sujetarán a lo establecido en el Estatuto

Presupuestal
Los informes de ingresos de Tesorería se recibirán mensualmente.
Documento de
Referencia
PROCEDIMIENTOS
Acuerdo de
Recibe del Director Administrativo y Financiero el Asistente Aprobación y
Acuerdo de Aprobación Presupuestal de Ingresos y administrativo y Resolución de
1
Gastos y la Resolución Rectoral de Distribución financiero Distribución
Presupuestal Presupuestal
Asistente
2 Ingresa al sistema la Distribución Presupuestal Administrativo
y Financiero
Director Formato
3 Recibe de las dependencias necesidad de recursos Administrativo Requisición de
y Financiero bienes y Contratos
Asistente Formato de
Recibe del Director Administrativo y Financiero el Administrativo Acuerdo Mensual
4
acuerdo mensual de gastos y lo ingresa al sistema y Financiero de Gastos
Formato de
Asistente
Recibe del Director Administrativo y Financiero Administrativo solicitud de
5 disponibilidad
formato de solicitud de CDP y Financiero
presupuestal
Consulta el estado de ejecución del acuerdo mensual Asistente

de gastos y asigna o no número de certificado de Administrativo
6
disponibilidad presupuestal (CDP). y Financiero
Formato de
Envía al Director Administrativo y Financiero el Asistente solicitud de CDP
7 Formato de Solicitud de CDP con número de Administrativo con número de
certificado asignado. y Financiero certificado
asignado
Recibe de las secretarias de la Dirección Asistente

8 Administrativa y Financiera y de Talento Humano, Administrativo Contratos
los contratos para generar los compromisos y Financiero
PROCEDIMIENTOS
Realiza el registro presupuestal de los compromisos Asistente

en el sistema y devuelve los contratos a sus Administrativo Contratos
9 respectivas dependencias para que continúe el trámite y Financiero
de legalización.
Recibe de la secretaria de la DAF, los contratos Asistente

10 debidamente legalizados, y realiza el registro de la Administrativo Contratos
obligación y Financiero
Asistente
11 Envía los contratos a contabilidad Administrativo Contratos
y Financiero
Asistente
Recibe de contabilidad los comprobantes de egreso y Comprobantes de
12 Administrativo
registra la ejecución de los pagos egreso
y Financiero
Asistente
Formato de
13 Recibe de Tesorería el informe de ingresos Administrativo
Ingresos
y Financiero
Asistente Formato de
14 Elabora las ejecuciones de ingresos y de gastos Administrativo Ingresos y
y Financiero Formato de Gastos
Realiza seguimiento al Formato de solicitud de Asistente

15 disponibilidad presupuestal y presenta informe al Administrativo Informe
Director de la DAF y Financiero
Recibe del Asistente Administrativo y Financiero Director Formato de

16 formatos de Ejecución de Ingresos y de Ejecución de Administrativo Ingresos y
Gastos, los revisa y analiza y financiero Formato de Gastos
Elabora informe del comportamiento de la Ejecución Director Formato de

17 Presupuestal de ingresos y gastos y lo envía a la Administrativo Informe
Rectoría y financiero
PROCEDIMIENTOS
5.6.7.3 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INGRESOS POR TRANSFERENCIAS Y

RECURSOS PROPIOS (AP-GA-PR03)
1 OBJETIVO
Registrar los ingresos, generados por recursos propios o recibidos por transferencia.
2 ALCANCE
Aplica para los diferentes ingresos, generados por transferencia o por recursos propios, por
cualquiera de las dependencias y en cualquiera de las sedes de la Universidad del Pacífico. Inicia
con la identificación del tipo de ingreso y termina con la elaboración del Boletín Mensual de
Ingresos y del Formato “Ingresos Generados por Matrículas y Otros Derechos Académicos”.
3 DEFINICIONES
Recaudos: Son los dineros depositados en las cuentas bancarias de la Universidad o en la

ventanilla de la tesorería por los diferentes conceptos como son:
Transferencias del Ministerio de Educación
Transferencias por convenios y/o contratos con diferentes entidades
Matriculas
Cursos de Extensión
Certificados, derechos de grado, examen medico etc.
Comprobante de Ingreso: Documento donde se consigna la información de los estudiantes o

entidades, producto de los pagos que estos realizan en los bancos o en efectivo por los diferentes
servicios que presta la Universidad del pacifico.
Boletín de Caja y Bancos: Documento donde se registra los recibos de caja de forma diaria
reflejando los valores recibidos en consignación o efectivo por los diferentes servicios que presta la
Universidad, cuyos valores en efectivo son consignados el día siguiente.
PROCEDIMIENTOS
Todo ingreso recibido por concepto de pago de matricula, certificados de estudios, cursos de extensión y
otros debe ser validado, generando el respectivo Comprobante de Ingreso
Los ingresos por recursos propios, nación y convenios serán reportados mensualmente a la oficina de
presupuesto para su registro.
Tesorería será la única autorizada para recibir ingresos producto de la venta de servicios.
Cuando se realicen pagos de recibos de matrícula, en la ventanilla de tesorería, el recibo debe ser sellado
con la leyenda CANCELADO, tanto en el original como en las copias y será archivado en el consecutivo
de recibos.
Solamente se recibirán cheques expedidos a nombre de la Universidad del Pacífico.
El horario de atención de la Oficina de Tesorería es de 8 a 11 a.m. y de 2 a 4 p.m., de lunes a

viernes.
Documento de
Referencia
1 Ingresos por convenios

Recibe de la Dirección Administrativa y Financiera, Convenios o
1.1 el listado de convenios o contratos que entran en Tesorera Contratos
vigencia y que le generen ingresos a la Institución.
Elabora Cuentas por Cobrar a las entidades con las Tesorera y/o Cuentas de Cobro
1.2 cuales se tienen convenios, las envía y continúa con el Secretarias de
paso 5 Tesorería
PROCEDIMIENTOS
Recibe de la Dirección Administrativa y Financiera, Listado de

el listado de estudiantes inscritos en los cursos de Tesorera y/o Estudiantes
verano o en los programas de Educación Continua. Si Secretarias de Inscritos
2
el pago se realiza en la Ventanilla de Tesorería, Tesorería
continúa con el paso 4. Si se realiza en los bancos,
continua con el paso 5
Formato de
Legaliza las matriculas aprobadas por descuentos de Secretaria de
3 Descuento por
nómina tesorería
Nómina
Recauda en la Ventanilla de Tesorería, los pagos de

las matrículas de estudiantes regulares, cursos de Secretaria de
Recibo de Ingresos
4
verano y programas de Educación Continua, Tesorería
elaborando el recibo de ingresos respectivo
Verifica, mediante las consignaciones, recibos de pago Consignaciones,
recibidos o consultas vía Internet de las cuentas Recibos de pago,
5 bancarias, los ingresos por recursos propios o por Tesorera Comprobante de
transferencia, elaborando los respectivos recibos de Consignación
ingresos Electrónica
Boletín Diario de
5 Elabora Boletín Diario de Caja y Banco Tesorera
Caja y Banco
Boletín Diario de
Recibe de las sub-sedes (Tumaco y Guapi), Boletín
6 Tesorera Caja y Banco sub-
diario de Caja y Banco
sedes
Elabora Relación Mensual de Ingresos y la envía a Relación Mensual

7 Tesorera
presupuesto para su información de Ingresos
Realiza seguimiento a los ingresos por recursos Ingresos

propios, elabora informe en el Formato Ingresos Generados por
8 Generados por Matrículas y Otros Derechos Tesorera Matrículas y
Académicos y lo envía a la Oficina Asesora de Otros derechos
Planeación para su información. Académicos
PROCEDIMIENTOS
5.6.7.4 PROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS (AP-GA-PR04)
1 OBJETIVO
Establecer mecanismos en la oficina de tesorería de la Universidad del Pacifico, para el pago

oportuno de todas las obligaciones adquiridas por la entidad.
2 ALCANCE
Este documento aplica para todas las actividades desarrolladas por la Universidad del Pacifico,
que involucren la cancelación de todos los compromisos adquiridos, con funcionarios de la
Institución o con proveedores. Inicia con la recepción de los compromisos adquiridos y finaliza
con el seguimiento a los pagos y la implementación de acciones preventivas, correctivas y de
mejora.
3 DEFINICIONES.
Contrato y/o convenio: Instrumento legal en el que se establecen los derechos y obligaciones de
las partes.
Orden de Prestación de Servicios: Documento donde se congsina la información pertinente de

la persona que presta el servicio, objeto de la orden, monto, vigencia, etc.
Orden de Compra: Documento donde se consigna la información pertinente al proveedor,

objeto, valor, detalles de la mercancía o elementos objeto de la compra, etc.
4 CONDICIONES GENERALES
Las cuentas bancarias serán manejadas bajo el sistema de Firmas Conjuntas y Protectógrafo. Las
firmas autorizadas so las del representante legal – rector(a) y la del tesorero(a).
Las chequeras de la Universidad estarán bajo custodia en la caja fuerte que reposa en la Oficina
de Tesorería, bajo un sistema de clave, la cual conoce únicamente el tesorero(a).
PROCEDIMIENTOS
Los cheque no entregados a los beneficiarios, quedarán en custodia en la caja fuerte de la Oficina
de Tesorería.
Para la realización de cualquier pago, se debe enviar a la Oficina de Tesorería los soportes
respectivos del causal del gasto, adjuntando los requisitos fiscales pertinentes. En caso de que
falte algún documento soporte, se detiene el trámite del pago, hasta que la dependencia solicitante
del pago, envíe los soportes pertinentes.
Los pagos deberán estar autorizados por el Ordenador del Gasto.
Los pagos a realizar, deben contar con el registro presupuestal de la vigencia fiscal.
Para los pagos con cheque a funcionarios o proveedores que se encuentren fuera de la ciudad de
Buenaventura, se realizará consignación del cheque, se enviará vía fax o correo electrónico
comprobante de egreso y consignación y el beneficiario debe devolver, por los mismos medios, los
documentos legalizados con su firma.
Para la entrega de cheques a personas distintas del beneficiario, éste debe presentar un poder
autenticado con la copia de cédula de ciudadanía, tanto del beneficiario como del autorizado.
Los pagos a realizar, deben contar con el registro presupuestal de la vigencia fiscal.
El horario de atención de la Oficina de Tesorería es de 8 a 11 a.m. y de 2 a 4 p.m., de lunes a

viernes.
Los pagos a los proveedores se realizarán los días jueves.
Únicamente se permitirá el acceso a la Oficina de Tesorería, al personal que labora en esta

dependencia y/o a aquellos servidores que por alguna causa justificada y con previa autorización
requieran ingresar a la misma.
Todos los movimientos financiero que realice el tesorero(a) quedarán amparados por la respectiva
póliza de manejo.
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTO
REFERENCIA
Recibe de Talento Humano la liquidación de

parafiscales y de Contabilidad: la nómina, órdenes Bitácora de
1 de prestación de servicios liquidadas, órdenes de Tesorera
Tesorería
compra, contratos, resoluciones y las registra en el
Libro Bitácora de Tesorería
Ingresa información en la plantilla electrónica de Plantilla
2 cuentas por pagar, definiendo tipo de recurso Tesorera
Electrónica
presupuestal
Genera el pago: 1. Si es por nómina, realiza abono
en cuentas a través del programa OCCIRED y
continúa con el paso 4. 2, Si son parafiscales, Comprobante de
ingresa a la página web de FEDECAJAS y a pago de
OCCIRED para realizar abono en cuenta, Tesorera y
FEDECAJAS,
3 imprimiendo comprobante de pago y continúa con Secretarias de
Comprobantes de
el paso 11. 3. Si son órdenes de prestación de Tesorería
egreso, Relación
servicios liquidadas, órdenes de compra, contratos y de pagos
resoluciones: genera cheque, relación de pagos,
comprobantes de egreso, entrega cheque al
beneficiario y continúa con el paso 8
Verifica en su cuenta, el abono realizado:
Satisfacción, continúa con el paso 11. Insatisfacción Funcionario en
4 Recibo de pago
con el abono realizado, informa en Tesorería la nómina
inconformidad y continúa con el paso 5
Verifica en la página de OCCIRED e imprime de la
página electrónica, el documento Estado de pagos
a terceros: Aplica la inconformidad, continúa con Estado de Pagos a
5 Tesorera
el paso 6. No aplica la inconformidad, enseña el Terceros - Occired
documento al funcionario, comprobando el abono
correcto realizado.
PROCEDIMIENTOS
Nota aclaratoria
Elabora Cheque y nota aclaratoria de elaboración de Secretaria de
6 de elaboración de
cheque Tesorería
cheque
Entrega cheque a funcionario reclamante,

Nota aclaratoria
solicitando su firma en la nota de aclaración de
Secretaria de de elaboración de
7 elaboración de cheque como comprobante de recibo
Tesorería cheque firmada
y envía la nota aclaratoria a contabilidad para su
por funcionario
registro.
Verifica conformidad en el pago: si, continúa con el

Proveedor o
8 paso 11. No, informa en la tesorería y continúa con
Funcionario
el paso 9.
Verifica liquidación de la cuenta revisando la Comprobantes de

inconformidad planteada: Aplica, genera cheque por egreso, Relación
Tesorera y
la cantidad faltante, generando comprobante de de pagos
9 Secretarias de
egreso, relación de pago y continúa con el paso 10.
Tesorería
No aplica, enseña al reclamante, la correcta
liquidación de la cuenta.
Entrega cheque al reclamante, haciendo firmar el Secretaria de Comprobantes de

10 comprobante de egreso respectivo Tesorería egreso firmado
Envía a contabilidad comprobantes de egreso Comprobantes de

11 Tesorera
legalizados para su descargue contable y firma egreso legalizados
Recibe de contabilidad comprobantes de egreso Comprobantes de

descargados y firmados, envía copia a la Oficina de egreso firmado
Secretaria de
12 presupuesto, a la Dirección Administrativa y
Tesorería
Financiera (en el caso de los contratos) y archiva en
la tesorería.
Extractos
13 Recibe de los bancos, los extractos bancarios Tesorería
Bancarios
Secretaria de Libro de Bancos y

14 Realiza conciliación bancaria
Tesorería Extracto Bancario
PROCEDIMIENTOS
Realiza seguimiento a las notas aclaratorias de Informe de

elaboración de cheques, a la relación de pagos, a la seguimiento
15 Tesorera
conciliación bancaria, al Libro Bitácora de Tesorería
y a las actividades del procedimiento.
Implementa acciones preventivas, correctivas y de Plan de

16 Tesorera
mejora a las actividades del procedimiento mejoramiento
5.6.7.5 PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES (AP-GA-PR05)
1 OBJETIVO
Establecer el procedimiento de adquisición de Bienes que requiere la Universidad del Pacifico para
el normal cumplimiento de sus funciones.
2 ALCANCE
Inicia con la recepción del Plan de Compras aprobado y priorizado hasta la elaboración de
informes de seguimiento a la ejecución del plan de compras.
3. DEFINICIONES
BIENES: Son elementos materiales inventaríales que posee la Universidad, del cual se
excluye el dinero en efectivo. Los bienes se clasifican en Bienes de Consumo y Bienes
Devolutivos.
REQUISICION: Documento en el cual se describen en detalle los productos, bienes o servicios

que se necesitan adquirir para el buen funcionamiento de las actividades Académicas y
Administrativas de la Universidad del Pacifico.
SICE: Sistema de Información para Contratación Estatal
PROCEDIMIENTOS
Realizar las compras preferiblemente en la Ciudad de Buenaventura, excepto cuando los

proveedores no cumplan con los estándares de calidad y precio.
En caso de que la mercancía se adquiera en otra ciudad el proveedor deberá entregarla en las
instalaciones de la Universidad del Pacifico.
Para la adquisición de equipos tecnológicos, quien lo solicite debe informar todas las
especificaciones y contar con el visto bueno de un funcionario de la Universidad conocedor del
tema, el cual podrá ser invitado al comité de compras y/o de contratación para efectos de selección.
Toda adquisición debe estar contemplada en el Plan de Compras, en caso de no estarlo, debe
hacerse la modificación y registro del mismo.
Los informes se presentaran semestralmente a la Dirección Administrativa y Financiera.
El corte para trámite de pago de facturas será hasta el 25 de cada mes.
Documento de
Referencia
Adquisiciones registradas en el Plan de Compras

1
priorizado
Plan de compras
Recibe de la Dirección Administrativa y Financiera Jefe de Compras
1.1 aprobado y
el plan de Compras aprobado y priorizado. y Almacén.
priorizado
Codifica y registra ante el SICE el Plan de Compras Jefe de Compras Certificación de

1.2 y Almacén. registro
priorizado.
Diligencia en la Oficina de Compras el Formato Líder de proceso formato

1.3 Requisición de bienes, especificando características o Jefe de Requisición de
del bien o servicio a adquirir y continúa con el paso 3 Dependencia bienes
2 Adquisiciones eventuales
Solicita ante la DAF, autorización para adquisición Líder de proceso formato
de bien o servicio, llenando formato Requisición de o Jefe de Requisición de
2.1
bienes. Se autoriza: No, se devuelve solicitud. Si, Dependencia bienes
continúa con el paso 2.2
PROCEDIMIENTOS
Formato
Envía Formato de solicitud de requisición a Compras DAF Requisición de
2.2
y Almacén para su gestión bienes
Verifica en el Almacén, si hay existencia del bien Formato

solicitado. Si hay, envía formato con visto bueno al Jefe de Compras Requisición de
2.3 bienes con visto
Auxiliar de Almacén para realizar entrega del
insumo. No hay, continúa con el paso 2.4 bueno
Realiza modificación del plan de compras y del Jefe de Compras Certificación de

2.4 registro
respectivo registro ante el SICE
Jefe de Compras Formato de
Solicita al Director de la DAF la disponibilidad y Almacén. solicitud de
3 disponibilidad
presupuestal para las requisiciones.
presupuestal
Asistente DAF Formato de

Asigna disponibilidad presupuestal?: Si, continúa solicitud de
4 con el paso 5; No, rechaza solicitud, registrando en el disponibilidad
formato designado para tal fin presupuestal o
CDP
Jefe de Compras CDP

5 Recibe del Asistente de la DAF el CDP
y Almacén.
Jefe de Compras Solicitud de

6 Solicita cotizaciones o propuestas. y Almacén. Cotizaciones
Elaboración Cuadro Comparativo con las Jefe de Compras Formato Cuadro

7 cotizaciones o propuestas recibidas. y Almacén Comparativo
Envía al comité de compras cuadro comparativo, para Jefe de Compras Formato Cuadro
8 análisis y selección de proveedores y Almacén. Comparativo
Realiza selección de proveedores y la envía a Jefe de Comité de Acta de selección

9 Compras de proveedores
Compras para su trámite
PROCEDIMIENTOS
Notifica y solicita documentación al proveedor Jefe de Compras Notificación

10 seleccionado y Almacén.
Recibe y revisa documentación enviada por el Jefe de Compras

proveedor: 1. cumple requisitos, se envía a la DAF y Almacén
11 adjuntando cotización, para diligenciamiento del
contrato u orden de compra; No, vuelve al paso 10.
Recibe de la DAF copia de los contratos u orden de Copias de los

Jefe de Compras
12 compra legalizada y le envía copia al Auxiliar del contratos
y Almacén
Almacén
Recibe adquisición, diligencia comprobante de Auxiliar de Comprobante de

13 ingreso y la envía a Compras y Almacén, adjuntando Almacén Ingreso y Factura
la factura respectiva.
Reporta a la aseguradora, los equipos, muebles y Jefe de compras Póliza

14 enseres adquiridos y almacén
Realiza seguimiento a la ejecución del plan de Jefe de compras Informes

15 compras y elabora informe para la DAF y los y almacén
organismos de control
Implementa acciones preventivas, correctivas y de Jefe de compras Plan de

16 mejora a las actividades del procedimiento y almacén Mejoramiento
5.6.7.6 PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE NOMINA EMPLEADOS (AP-GA-PR06)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Humanos de la Universidad del Pacifico

para el reporte de las novedades de nómina del personal.
2. ALCANCE
PROCEDIMIENTOS
Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se reciben de
las diferentes Dependencias las novedades de nómina y termina con el archivo de las novedades.
3 DEFINICIONES
Resoluciones de Personal: Son documentos generados por Rectoría donde se especifican traslados de
dependencia, encargos de puestos, promociones, ingreso de personal nuevo, cambios de categoría, etc.
Formatos de Novedades de Personal: Son formatos que se originan a partir de un cambio notificado en un
Acto Administrativo, tal como Traslados de Dependencia, Encargos de puestos, Promociones, Cambios de
Categoría, licencias, etc.
Formatos de Incapacidades: Son formatos que suministra la EPS en la que se encuentra afiliado cada
empleado. Si por alguna causa es de una entidad particular, distinta a la EPS, el empleado debe gestionar
la trascripción al respectivo formato de la EPS a la que se encuentre afiliado.
Memorandos de Suspensiones: Son comunicados formales que transmiten información sobre suspensiones a
los empleados. Estos deben llevar firma de recibido del empleado y en caso de negarse a firmarlo, firma de
al menos dos testigos.
Licencias No Remuneradas: Suspensión temporal, del empleado, de su obligación de prestar el servicio para el
cual se le contrató, y por parte de la Universidad, de su obligación de remunerarlo. Los formatos de
licencias no remuneradas deben estar firmados por la Rectoría y anexar copias del soporte.
Formatos de Horas Extras: Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas
extras. Los formatos de horas extras deben estar diligenciadas por cada empleado, y debe ser firmado por el
Jefe inmediato.
Cartas de Permisos no remunerados: Son cartas donde el empleado solicita un permiso no remunerado, por lo
tanto, la Universidad no tiene obligación de reconocerle salario por ese periodo. Estas cartas deben tener la
PROCEDIMIENTOS
aprobación del jefe Inmediato y autorización de la Rectora cuando es a partir de 3 días.
Comunicado de las novedades de personal: Son documentos emitidos por el Jefe inmediato, que transmiten
información sobre las novedades del personal.
Novedades De Nómina: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales,
descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago
de la nómina.
Nómina: Proceso mediante el cual se realiza la administración del pago a las personas vinculadas laboralmente
con la Universidad. Dicho proceso incluye el registro y modificación de las condiciones contractuales entre
la Institución y el personal vinculado (devengos y deducciones). La nómina debe ser elaborada con el
tiempo suficiente para revisarla. Al Jefe de Contabilidad se debe entregar las novedades de nómina para la
elaboración de la misma, a más tardar con 5 días de anticipación a la fecha de pago.
DAF: Director Administrativo y Financiero.
Las novedades de nomina deben ser entregadas en la Oficina de Recursos Humanos, hasta el día 23 de cada
mes calendario, y si no es hábil, el día anterior. Cuando se entreguen en una fecha posterior, se recibirán y
serán reportadas en el mes siguiente.
La novedad de nomina debe ser firmada por el Jefe inmediato.
Las incapacidades que serán aceptadas son las expedidas por la EPS a la cual este afiliado al empleado y deben
ser reportadas y entregadas a la Oficina de Recursos Humanos a más tardar al día hábil siguiente al de su
expedición.
PROCEDIMIENTOS
5. DESARROLLO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLES DOCUMENTO DE

REFERENCIA
1. Recibe de las diferentes dependencias y de los Secretaria Oficina de Documentos.

empleados los documentos para la elaboración Recursos Humanos.
de las novedades de nómina.
2. Revisa los documentos teniendo en cuenta la Secretaria Recursos Documentos.

firma del Jefe inmediato y/o visto bueno del Humanos
DAF o el ordenador del gasto. Que la
incapacidad sea expedida por la EPS donde
este afiliado el empleado.
3. Elabora y envía a Contabilidad formato Secretaria y Jefe de Formato de reporte

de reporte de novedades de nómina. Recursos Humanos de novedades.
4. Recibe de Contabilidad la nomina y revisa Secretaria Oficina de Nomina

teniendo en cuenta los soportes que la Recursos Humanos o
información ingresada sea verás. Si la Jefe de Recursos
nómina no presenta inconsistencias se envía Humanos.
a la Oficina de Presupuesto. En caso
contrario se regresa a Contabilidad.
5. Realiza seguimiento a las novedades de Jefe de Recursos

nomina para retroalimentación. Humanos.
PROCEDIMIENTOS
6. Archiva los documentos. Secretaria Oficina de Carpeta archivo

Recursos Humanos nomina.
5.6.7.7 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE DOCENTES OCASIONALES

(AP-GA-PR07)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de los Docentes.
2. ALCANCE
Aplica para todas las actividades desarrolladas por la Dirección Académica, Recursos Humanos y las
dependencias de la Universidad relacionadas con el procedimiento de Contratación de Docentes. Existe un
procedimiento previo cuando la Dirección Académica y los Directores de Programa hacen convocatoria,
reciben hojas de vida, entrevistan a los aspirantes, y de los seleccionados la Dirección Académica categoriza
la hoja de vida y solicita autorización a la Rectoría para su contratación, luego entregan a la Oficina de
Recursos Humanos las hojas de vida debidamente autorizadas por la Rectoría y las respectivas cargas
académicas de cada uno de los docentes, debidamente firmada y visada.
Este procedimiento en la Oficina de Recursos Humanos inicia cuando recibe los documentos para la
elaboración de la minuta de contrato o del Proyecto de Resolución y termina cuando la Secretaria de
Recursos Humanos notifica al Docente para que firme el contrato o la Resolución.
3. DEFINICIONES
PROCEDIMIENTOS
Resolución: Documento suscrito por la rectoría mediante el cual se vincula o contrata al Docente.
Contrato: Es el acuerdo entre el empleador y el empleado en el que se detallan las condiciones en las que un
trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del patrono y bajo su dirección, a
cambio de una retribución o sueldo.
Docente: Se considera Docente aquel que se vincula para desarrollar una actividad académica (docencia,
investigación y proyección social) limitada a un número de horas semanales y de acuerdo con las necesidades
de la Universidad.
Carga Académica: Formato del reporte enviado por la Dirección Académica y los Directores de
Programa sobre la intensidad horaria asignada a cada uno de los docentes cada semestre, para
desarrollar actividades académicas.
Para la vinculación y contratación de todo docente, este debe diligenciar los siguientes formatos:
Hoja de vida y declaración de bienes y rentas de la función pública.
Afiliación a la EPS, AFP, Fondo de Cesantías y ARP.
Información financiera.
Igualmente debe entregar todos los documentos soportes, como son:

PROCEDIMIENTOS
Certificados de estudios (Diploma, Acta de Grado). Si los estudios se realizan en el exterior, el titulo debe ser
homologado ante el Ministerio de Educación Nacional.
Tarjeta Profesional, si la profesión lo exige.

Certificados que acrediten la experiencia laboral.
Certificados actualizados de: antecedentes disciplinarios (Procuraduría), penales (DAS) y fiscales

(Contraloría).
Fotocopia cédula de ciudadanía.

Libreta militar (varones).
Examen médico realizado por el Medico de la Universidad.
Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto Docente, el Estatuto de Contratación de
la Universidad del Pacifico, Ley 30/92, Decreto 1279/02, la normatividad sobre seguridad social.
GRUPO EVALUADOR: Conformado por la Dirección Académica, o quien haga sus veces, los
Directores de Programa y el Psicólogo de la Universidad.
En la página Web de la Universidad y en un lugar destinado para tal propósito en la misma, se publicará la
lista de elegibles a través de su documento de identidad, para preservar la identidad de los participantes.
Si los aspirantes no seleccionados no reclaman las hojas de vida en las fechas indicadas en la
convocatoria, las mismas serán destruidas.
El jefe inmediato debe realizar al nuevo empleado la correspondiente inducción.
5. DESARROLLO

PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA
1. Recibe de la Dirección Académica las hojas de Secretaria / Jefe Hoja de vida

vida, del personal seleccionado, debidamente Recursos Humanos. Formato reporte
categorizadas y autorizadas por la Rectoría y carga académica.
el reporte de la carga académica de cada uno
de los docentes debidamente firmadas por el
Director del Programa y por la Dirección
Académica.
2. Revisa que en las hojas de vida estén Secretaria / Jefe Hoja de vida y
anexos todos los documentos soportes. Recursos Humanos. documentos.
3. Recibe y revisa que la carga académica esté Jefe Oficina de Formato de carga
elaborada de conformidad al instructivo Recursos Humanos académica.
diseñado para el efecto.
4. Elabora el proyecto de resolución y/o contrato Secretaria y Jefe Proyecto de

para el ingreso del docente y los envía a Oficina de Recursos Resolución y/o
Rectoría para la firma. Humanos. contrato
5. Recibe de la Rectoría la Resolución y/o Secretaria Recursos Resolución y/o

contrato debidamente firmado. Humanos contrato firmado.
6. Remite al docente al médico para que le sea Secretaria Recursos Examen médico de
practicado el examen de ingreso el cual debe Humanos. ingreso.
ser entregado en el área de Recursos
Humanos.
PROCEDIMIENTOS
7. Requiere al Docente para que se presente a la Secretaria Recursos Resolución y/o

Oficina de Recursos Humanos a notificarse Humanos contrato.
de la Resolución o a suscribir el contrato.
8. Entrega al aspirante los diferentes formatos Secretaria Recursos Formatos.

para que los diligencie y le anexe todos los Humanos.
documentos soportes.
9. Recibe todos los documentos del Docente y Secretaria Recursos Carpeta de Hoja de
abre una carpeta para la hoja de vida, donde Humanos vida.
los archiva.
10. Diligencia la afiliación del Docente a la ARP, Secretaria Recursos Formatos de

EPS, Fondo de pensiones, Cesantías y Caja Humanos afiliación.
de Compensación.
11. Entrega la respectiva copia de la Secretaria Recursos Resolución y/o

Resolución y/o contrato al nuevo Humanos contrato.
empleado.
12. Archiva la resolución y/o el contrato Secretaria Recursos Carpeta de Hoja de

junto con todos los documentos en la Humanos vida.
carpeta de hoja de vida del nuevo
empleado.
PROCEDIMIENTOS
5.6.7.8 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACION DE DOCENTES OCASIONALES

EN PERIODO DE RECESO (AP-GA-PR08)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de Docentes
ocasionales para el periodo de receso académico.
2. ALCANCE
Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las dependencias de la Universidad
relacionadas con la contratación de docentes ocasionales para el periodo de receso académico. Este
procedimiento inicia cuando Rectoría autoriza previa solicitud de los Directores de Programa,
Departamento, Dirección de Investigación y Proyección Social, la vinculación para el receso académico y
termina con el archivo de las órdenes de servicio.
3. DEFINICIONES
Orden de Servicio: Es el acuerdo entre las partes en el que se detallan las condiciones en las que un Docente
se compromete a realizar un determinado trabajo, a cambio de una retribución.
Para la vinculación de docentes ocasionales durante el periodo de receso académico, los Directores
de los Programas, de los Departamentos, el (la) Director(a) General de Investigación y de
Proyección Social, deben enviar a la Rectoría con antelación de un (1) mes a la terminación del
semestre, la solicitud para su autorización.
PROCEDIMIENTOS
A toda solicitud se le debe anexar el plan de trabajo, el cual debe especificar cual es el producto que
se debe entregar al finalizar el periodo de receso académico.
Finalizado el receso académico y una vez recibido el certificado expedido por el Jefe inmediato del
cumplimiento de las obligaciones y de la entrega del producto acordado, se procederá por parte de
la Oficina de Recursos Humanos a la elaboración de la correspondiente orden de servicio.
5. DESARROLLO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE

REFERENCIA
1. Recibe de la rectoría la solicitud Secretaria de Recursos Oficio con el Vº Bº. de

presentada por los Directores de Humanos Rectoría.
Programas, Departamentos e
Investigación y Proyección Social, con su
VºBº para contratación de los docentes
ocasionales durante el periodo de receso
académico.
2. Recibe de los jefes inmediatos al final del Secretaria de Recursos Certificaciones

periodo de receso, certificación del Humanos expedidas por los Jefes
cumplimiento de todas las actividades y la Inmediatos.
entrega del producto por parte del
Docente.
3. Elabora de conformidad a las Secretaria de Recursos Ordenes de servicio y

autorizaciones las órdenes de servicio, se Humanos Certificaciones.
imprime dos ejemplares y se le anexan los
PROCEDIMIENTOS
soportes.
4. Entrega a la oficina de presupuesto un Secretaria de Recursos Ordenes de servicio y

original de las órdenes de servicio Humanos documentos soportes.
debidamente diligenciada, con sus
soportes para su correspondiente pago.
5. Archiva la orden de servicio y los soportes Secretaria de Recursos Un ejemplar de la

en la carpeta de hoja de vida del docente. Humanos orden de servicio.
5.6.7.9 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DE EMPLEADOS

ADMINISTRATIVOS Y DE MANTENIMIENTO (AP-GA-PR09)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de empleados
Administrativos y de mantenimiento.
2. ALCANCE
Aplica para toda persona natural que vaya a ser contratada para desarrollar actividades administrativas o de
mantenimiento. Este procedimiento inicia cuando Rectoría suscribe los contratos y termina cuando se
archiva la carpeta de hoja de vida con todos los documentos soportes.
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Contrato: Es el acuerdo entre el empleador y el empleado en el que se detallan las condiciones en las que un
trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del patrono y bajo su dirección, a
cambio de una retribución o sueldo.
Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas calculan el valor que por concepto de cotizaciones,
deben pagar a las EPS, ARP y AFP.
Inducción: Es el conjunto de actividades desarrolladas por el Jefe Inmediato, con miras a guiar y
familiarizar al nuevo empleado en las actividades asignadas para que su incorporación en la
institución sea exitosa.
Evaluación: Las actividades de esta etapa, se realizan a la par con el desarrollo del diagnóstico, de
tal manera que se pueden ir solucionando los problemas que se presenten durante el transcurso del
mismo y al final para medir el logro de los objetivos propuestos.
Para la contratación de todo nuevo empleado, este debe diligenciar los siguientes formatos:
PROCEDIMIENTOS
Certificados de estudios (Diploma, Acta de Grado). Si los estudios se realizan en el exterior, el titulo debe ser
homologado ante el Ministerio de Educación Nacional.

Certificados actualizados de: antecedentes disciplinarios, penales y fiscales.

Las actividades de este proceso están reglamentadas en la normatividad institucional y legal.
El jefe inmediato debe realizar al nuevo empleado la correspondiente inducción.
GRUPO EVALUADOR: Conformado por el Director Administrativo y Financiero, el Jefe

Inmediato o de dependencia, el Jefe de la oficina de Recursos Humanos y un(a) Psicólogo(a) de la
Universidad.
5. DESARROLLO

REFERENCIA
1. Recibe del Jefe Inmediato o Jefe de la Jefe Inmediato o Jefe Formato Requisición
Dependencia la identificación de la necesidad de la Dependencia de personal
del personal y formato de requisición
diligenciado, de acuerdo a las actividades,
PROCEDIMIENTOS
responsabilidades y competencias.
2. Realiza estudio de la solicitud para establecer Rectoría, Director Informe

si es viable administrativa y financieramente. Administrativo y
Financiero y de
Oficina de Recursos
Humanos.
3. Elabora para la firma de la Rectoría Jefe de Oficina de Convocatoria

invitación o convocatoria para la Recursos Humanos
contratación.
4. Recibe y revisa las hojas de vida y elabora la Jefe de Oficina de Informe de revisión.
lista de preseleccionados. Recursos Humanos y
Jefe inmediato o de
dependencia.
5. Se podrán realizar pruebas del saber Grupo evaluador Formatos de

hacer (conocimientos para la actividad) y evaluación.
del saber ser ( aptitudinal)
6. Calificar y publicar los resultados de las Grupo evaluador Listado

pruebas aplicadas, mostrando el corte
según lo establecido en la invitación o
convocatoria.
7. Si esta contemplado en la invitación o Grupo evaluador Informe de

convocatoria, realizar entrevistas al entrevistas
personal seleccionado de conformidad al
puntaje y se publica los resultados.
8. Establecer la lista de elegibles de conformidad Grupo evaluador Listado

a los resultados del concurso.
PROCEDIMIENTOS
9. Publicar los resultados en la página Web de Grupo evaluador Listado

la universidad y en un lugar destinado para
tal propósito.
10. Elabora minuta de contrato y lo envía a la Secretaria y Jefe Minuta de Contrato.

Rectoría para la firma. Oficina de Recursos
Humanos
11. Recibe de Rectoría contrato para el ingreso Secretaria/ Jefe de Contrato firmado
del nuevo empleado. Recursos Humanos por rectoría.
12. Remite al contratado al médico para que le Secretaria de Recursos Formato Examen
sea practicado el examen de ingreso el cual Humanos medico
debe ser entregado en el área de Recursos
Humanos.
13. Llama al aspirante para que se presente a la Secretaria / Jefe de Contrato.

Oficina de Recursos Humanos para que Recursos Humanos.
firme el contrato.
14. Abre una carpeta para la hoja de vida, donde Secretaria de Recursos Carpeta de Hoja de
archiva toda la documentación del nuevo Humanos Vida.
empleado.
15. Diligencia la afiliación del nuevo empleado a Secretaria de Recursos Formatos

la ARP, EPS, Fondo de pensiones, Cesantías Humanos
y Caja de Compensación.
PROCEDIMIENTOS
16. Entrega copia del contrato al nuevo Secretaria de Recursos Documentos

empleado. Humanos
17. Archiva el contrato en la carpeta de hoja Secretaria de Recursos Carpeta de hoja de

de vida del nuevo empleado y en la Humanos vida y de novedades.
carpeta de novedades para su reporte a
nómina.
5.6.7.10 PROCEDIMIENTO PARA VINCULACION DE EMPLEADOS

ADMINISTRATIVOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION (AP-GA-PR10)
1. OBJETO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la vinculación de empleados
Administrativos de libre nombramiento y remoción, según las normas institucionales y legales
vigentes.
2. ALCANCE
Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las dependencias de la
Universidad del Pacifico relacionadas con el procedimiento de vinculación de Empleados de libre
nombramiento y remoción. Este procedimiento inicia cuando Rectoría envía la Hoja de Vida del
aspirante y termina cuando la Secretaria de Recursos Humanos archiva la carpeta de hoja de vida.
3. DEFINICIONES
PROCEDIMIENTOS
Resolución: Documento expedido por la rectoría mediante el cual se realiza el nombramiento.
Contrato: Es el acuerdo entre el empleador y el empleado en el que se detallan las condiciones en las
que un trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del patrono y bajo su
dirección, a cambio de una retribución o sueldo.
Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas calculan el valor que por concepto de
cotizaciones, deben pagar a las EPS, ARP y AFP.
Inducción: Es el procedimiento de guiar al nuevo funcionario hacia la incorporación a su

puesto. Es una etapa que inicia al ser vinculado un nuevo empleado en la organización en la
cual se le va a adaptar lo más pronto posible a su nuevo ambiente de trabajo a sus nuevos
compañeros a sus nuevas obligaciones. Es el conjunto de actividades desarrolladas por el Jefe
Inmediato, con miras a guiar y familiarizar al nuevo empleado en el cargo asignado para que
su incorporación en la institución sea exitosa.
Evaluación: Las actividades de esta etapa, se realizan a la par con el desarrollo del
diagnóstico, de tal manera que se pueden ir solucionando los problemas que se presenten
durante el transcurso del mismo y al final para medir el logro de los objetivos propuestos.
Para la vinculación de todo funcionario, este debe diligenciar los siguientes formatos:

PROCEDIMIENTOS
Certificados de estudios (Diploma, Acta de Grado). Si los estudios se realizan en el exterior, el titulo
debe ser homologado ante el Ministerio de Educación Nacional.

Certificados actualizados de: antecedentes disciplinarios (Procuraduría), penales (DAS) y fiscales

(Contraloría).

Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto General de la Universidad del
Pacifico, la normatividad sobre seguridad social y todas las normas aplicables a los funcionarios
públicos del nivel nacional.
5. DESARROLLO

REFERENCIA
1. Recibe de Rectoría la Hoja de vida del Secretaria / Jefe Oficina Hoja de vida y
aspirante para elaborar el proyecto de de Recursos Humanos. soportes
PROCEDIMIENTOS
Resolución.
2. Revisa los soportes de la hoja de vida del Secretaria / Jefe Oficina Hoja de vida y
aspirante, para verificar que cumpla con los de Recursos Humanos. soportes
requisitos del cargo y que los documentos
que debe presentar estar completos.
3. Elabora proyecto de resolución de Secretaria / Jefe Oficina Proyecto de

nombramiento, si el aspirante cumple con los de Recursos Humanos. Resolución
requisitos y están completos los documentos.
4. Recibe de Rectoría la resolución de Secretaria / Jefe Oficina Acto administrativo

nombramiento debidamente firmada para el de Recursos Humanos. de nombramiento y
ingreso del nuevo empleado y el oficio oficio de
comunicando el nombramiento y los envía a comunicación.
Recursos Humanos
5. Ubica y llama al aspirante para que se Secretaria / Jefe Oficina Comunicación

presente a la Oficina de Recursos Humanos de Recursos Humanos. emitida por la
y le hace entrega de la comunicación del Rectoría
nombramiento.
6. Recibe de la Rectoría el oficio presentado por Secretaria / Jefe Oficina Oficio.

el nombrado de aceptación del de Recursos Humanos.
nombramiento.
7. Remite al nombrado al médico de la Secretaria Oficina de Formato

Universidad para que le sea practicado el
PROCEDIMIENTOS
examen de ingreso, y el resultado se recibe en Recursos Humanos.

la Oficina de Recursos Humanos
8. Entrega al aspirante los formatos de hoja de Secretaria Oficina de Formatos

vida y de declaración de bienes y rentas Recursos Humanos.
quien diligencia los mismos y le incorporará
los soportes.
9. Completa la documentación que debe Secretaria / Jefe Oficina Acta de Posesión y

presentar el nombrado, se elabora el acta de de Recursos Humanos. documentos.
posesión para la firma del posesionado, el
Director Administrativo y Financiero y la
Jefe de Recursos Humanos.
10. Una vez suscrita el Acta de Posesión se le Secretaria Oficina de Documentos.

entrega al posesionado copia de la resolución Recursos Humanos.
de nombramiento y del acta.
11. Diligencia los formatos de afiliación del Secretaria Oficina de Formatos.

nuevo empleado a la ARP, EPS, Caja de Recursos Humanos.
Compensación, y al Fondo de pensiones y
Cesantías
12. Abre una carpeta para la hoja de vida del Secretaria Oficina de Carpeta hoja de
nuevo empleado. Recursos Humanos. vida.
13. Elabora la novedad para incluir en nómina Secretaria Oficina de Comunicado.

al nuevo empleado, para la firma de la Jefe
PROCEDIMIENTOS
de la oficina de Recursos Humanos y la Recursos Humanos

envía al Contador, quien procesa la
Nómina.
14. Ingresa al nuevo empleado en la planilla de Secretaria Oficina de Planilla

autoliquidación de Seguridad Social y Recursos Humanos Autoliquidación
Parafiscales.
15. Archiva en la carpeta de Hoja de vida toda Secretaria Oficina de Carpeta hoja de
la documentación concerniente al nuevo Recursos Humanos vida.
funcionario.
5.6.7.11 PROCEDIMIENTO ELABORACION DE AUTOLIQUIDACION DE

PLANILLA UNICA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCAL (AP-GA-PR11)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Humanos de la Universidad del Pacifico

para la elaboración de la autoliquidación de aportes de Seguridad Social y Parafiscal de conformidad a la
normatividad legal vigente.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se recibe las
novedades y termina cuando se archiva la planilla de pago del recaudo integrado de la Seguridad Social y
Parafiscal.
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas afiliadas calculan el valor que por concepto de
cotizaciones, deben pagar al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscal.
Autoliquidación de Aportes: Proceso mediante el cual las empresas clientes reportan mensualmente
mediante la Planilla Única la totalidad de la cotización de los trabajadores a su cargo, por salud, pensión,
riesgos profesionales y parafiscal.
Se tienen en cuenta las novedades de retiro de empleados, de suspensiones, de licencias de maternidad,

incapacidades medicas, variación de sueldos, traslados de EPS, traslados de Fondos de Pensión y todas
aquellas novedades que afecten directamente a cualquier empleado.
Para la autoliquidación se trabaja en el portal de Fedecajas.com. La persona responsable de

manejar la clave de ingreso al mismo es la Secretaria de Recursos Humanos.
La autoliquidación de aportes a Seguridad Social y Parafiscal, se realiza de conformidad a la Ley

100/93 y sus decretos reglamentarios.
5. DESARROLLO

REFERENCIA
PROCEDIMIENTOS
1. Recibe de las diferentes dependencias, Secretaria y Jefe de Comunicados.

empleados e instituciones los comunicados de Recursos Humanos.
novedades.
2. Registra en el programa de autoliquidación Secretaria Recursos Planilla única de

las novedades de ingreso, retiro de los nuevos Humanos Autoliquidación
empleados y todas aquellas novedades que
afecten directamente a cualquier empleado o a
la institución, entre ellas, las deducciones por
reconocimiento de incapacidades.
3. Elabora el archivo plano de la planilla única y Secretaria Recursos

realiza la autoliquidación. Humanos
4. Envía al portal de Fedecajas el archivo plano Secretaria de Recursos Planilla Única de

por página Web donde va toda la relación de Humanos. Autoliquidación.
los empleados de la Universidad que están
afiliados a las respectivas EPS, Fondo de
Pensión, ARP, Caja de Compensación, SENA
e ICBF , luego imprime un consolidado, para
el pago.
5. Envía a Tesorería el consolidado para el Secretaria de Recursos Comprobante del

pago. Humanos. consolidado para el
pago.
6. Recibe de Tesorería la información de la Secretaria de Recursos Comprobante de

realización del pago, y se imprime el Humanos. pago del Recaudo
comprobante de pago del recaudo integrado de
integrado de la Seguridad Social y seguridad social y
Parafiscal. parafiscal.
7. Imprime las planillas de pago del recaudo Secretaria y Jefe de Planillas y oficio
PROCEDIMIENTOS
integrado de la Seguridad Social y Recursos Humanos. remisorio.

Parafiscales y se remiten a la Dirección
Administrativa y Financiera y a la
Oficina de Control Interno.
8. Archiva las planillas únicas de pago de la Secretaria de Recursos Planillas

Seguridad Social y Parafiscal. Humanos.
9. Cuando los empleados lo solicitan, se Secretaria de Recursos Planilla

imprime y se les entrega el consolidado Humanos.
individual del pago de Seguridad Social.
5.6.7.12 PROCEDIMIENTO PARA INDUCCION Y REINDUCCION DEL PERSONAL

ADMINISTRATIVO Y DOCENTES (AP-GA-PR12)
1. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos que permitan disponer de las condiciones necesarias para la adaptación del nuevo
empleado a la Institución y familiarizarlo con las responsabilidades y exigencias del cargo; y para la
motivación y orientación del personal antiguo a fin de generar y reforzar el sentido de compromiso y
pertenencia con la Universidad.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para todos los nuevos empleados de la Universidad del Pacifico y aquellos empleados
que pasan por un proceso de reubicación o ascenso laboral, los cuales van a desempeñar diferentes funciones en
comparación con las responsabilidades adquiridas en el cargo anterior; e involucra las actividades
correspondientes a la recepción, orientación y la transmisión de conocimientos de carácter global de la
institución y conocimientos específicos del cargo al nuevo empleado.
PROCEDIMIENTOS
3. DEFINICIONES
Programa de inducción: un programa de inducción corresponde a un plan de actividades diseñado y

administrado por las instituciones públicas, implementado en un tiempo definido, que facilita la incorporación
y adaptación de las personas a la administración o a un nuevo cargo. Por tanto, un programa de inducción
debiera permitir a una persona una adecuada incorporación a su grupo de trabajo, aportar información
relevante del cargo asumido y de la institución, permitiendo clarificar expectativas de rendimiento y aumentar
las probabilidades de desempeño exitoso en el corto y mediano plazo. Desde esta perspectiva, la inducción de
una persona constituye un proceso estratégico para la institución, cuyos objetivos son: Socializar, Orientar,
Entrenar, Alinear y Fidelizar.
Inducción: Proceso mediante el cual se integra el nuevo personal a la universidad, proporcionándole

información sobre la institución, los deberes y derechos como miembro de la Universidad y las actividades y
responsabilidades relacionadas con el puesto de trabajo.
Reinducción: continuación de la inducción que se lleva a cabo a través de capacitaciones o profundización de

la inducción primera.
El programa de Inducción-Reinducción es un proceso planeado de recepción y orientación de los docentes y

administrativos que llegan a la institución a desempeñar actividades laborales o para quienes son trasladados o
promovidos dentro de las mismas.
La inducción tiene como objetivo familiarizar al nuevo empleado, con la Universidad, su cultura, sus directivos,
su historia, su filosofía, entre otros aspectos; aplica para todo el personal docente y administrativo sin importar el
cargo que llegue a desempeñar.
PROCEDIMIENTOS
La inducción al nuevo miembro de la comunidad universitaria se realiza inmediatamente se oficializa la

vinculación, cuando se inicia la relación laboral antes de tomar su lugar en el cargo para el cual se vinculó o fue
promovido.
La inducción-reinducción se realiza en tres etapas básicas:
a) Conocimiento general de la Institución: El primer momento se da a nivel Institucional, comprende toda la

información general, que permite al empleado conocer la misión, visión, objetivos, estructura orgánica, el
Proyecto Educativo Institucional, la Historia, Normatividad, responsabilidades, deberes, derechos y beneficios
que ofrece la Universidad a sus empleados.
b) Conocimiento acerca de las competencias específicas del cargo: El segundo momento, denominada
Inducción en el Puesto de Trabajo, hace referencia al proceso de acomodación y adaptación, incluyendo aspectos
relacionados con rutinas, ubicación física, manejo de elementos, así como la información específica de la
dependencia, su misión y el manejo adecuado de las relaciones interpersonales en la Universidad.
c) Retroalimentación al proceso de inducción o reinducción: Al tener esta propuesta un dispositivo

formativo, el proceso integrará un tercer momento en el cual se pretende integrar en un esquema de trabajo la
gestión por competencias y la inducción – reinducción como el proceso que liderará los procesos de adaptación y
funcionamiento en la organización que visionan el desarrollo desde el componente formativo.
La reinducción tiene como objetivo reorientar la integración del empleado hacia la cultura organizacional, en
virtud a los cambios administrativos, metodológicos, formativos, misionales y políticos de la Universidad.
Un grupo conformado por el Jefe de la oficina de Recursos Humanos, la Dirección Académica, los Jefes
Inmediatos, el Jefe de Calidad, Bienestar Universitario y el Profesional (psicólogo) serán los encargados de
realizar y ejecutar el programa de inducción-reinducción.
PROCEDIMIENTOS
La conformación de los grupos para participar en el programa de inducción-reinducción se define con base en los
ámbitos de actuación, sin importar el número de participantes.
Todo empleado que ingrese a la Universidad del Pacifico o sea trasladado de dependencia, debe recibir la
inducción o la reinducción respectiva de conformidad al cargo o al nuevo cargo que vaya a desempeñar.
5. DESARROLLO:

REFERENCIA
1. Realiza programa de Inducción - Jefe Oficina de Recursos Programa

Reinducción. Humanos, Dirección
Académica, el Jefe de
Calidad y Bienestar
Universitario
2. Coordina con las instancias Jefe Oficina de Recursos Cronograma

administrativas y académicas la Humanos
inducción-reinducción.
3. Recibe al nuevo funcionario y lo Jefe Oficina de Recursos

presenta ante el Jefe inmediato y el Humanos
resto del personal de empleados de la
Universidad.
4. Notifica a los funcionarios la Secretaria de Recursos Comunicado

invitación al programa de inducción-
PROCEDIMIENTOS
reinducción Humanos
5. Ejecuta el programa de Inducción - Jefe inmediato, Grupo de Lista de asistencia

Reinducción Calidad, Dirección
Académica, Bienestar
Universitario, Psicólogo y
Jefe Oficina de Recursos
Humanos
6. Elabora informe sobre el personal que Jefe inmediato, Grupo de Informe

recibió inducción o reinducción, con el Calidad, Dirección
fin de realizar una retroalimentación Académica, Bienestar
del proceso y generar acciones de Universitario, Psicólogo y
mejoramiento. Jefe Oficina de Recursos
Humanos
7. fin
5.6.7.13 PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACIÓN (AP-GA-PR13)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Humanos y Bienestar Universitario de la

Universidad del Pacifico para atender las necesidades de capacitación, formación y entrenamiento de los
servidores públicos administrativos (Empleados de Libre Nombramiento y remoción, de carrera
administrativa, provisional, trabajador oficial y contratado) a través de los programas desarrollados y
ejecutados en el proceso de formación del Recurso Humano.
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se reciben de
las diferentes Dependencias las necesidades de capacitación y termina con la ejecución del programa de
capacitación.
3. DEFINICIONES
Formatos de diagnostico para identificar necesidades de capacitación: Son formatos que se originan a
partir de una necesidad de capacitación a los servidores públicos de cada Dependencia.
Las dependencias para diligenciar el formato de diagnostico para identificar necesidades de

capacitación deben tener en cuenta: los cambios administrativos o legales, las necesidades propias derivadas
de la modernización tecnológica y administrativa, los planes y proyectos, las competencias a desarrollar o
fortalecer, las evaluaciones del desempeño de los servidores, entre otros.
Para elaborar el diagnostico de las necesidades de formación o capacitación, se deben tener en cuenta las
siguientes fuentes:
• Plan de Acción de la Institución y sus lineamientos estratégicos.

• Las competencias corporativas.
• Evaluación del perfil de los cargos (comparación de las necesidades con los requisitos y responsabilidades
de los cargos).
• Resultados de la Retroalimentación de la Gestión.
• Comunicaciones enviadas por servidores o jefes de los mismos, donde solicitan alguna capacitación
especial.
PROCEDIMIENTOS
• Resultados de reuniones formales con los Directores, jefes y las diferentes dependencias.
Si en una vigencia no fueron resueltas todas las necesidades de capacitación y entrenamiento por falta de
presupuesto, éstas pueden seguir vigentes en el plan y diagnóstico de necesidades de capacitación de la
vigencia siguiente.
De acuerdo a la disponibilidad presupuestal anual pueden quedar necesidades de capacitación sin programar,
las cuales quedarán registradas en el informe de diagnóstico y se utilizarán como insumo para otros planes
institucionales.
La Universidad del Pacifico primero buscará internamente si hay recurso humano competente
académicos y administrativos para ofrecer los diferentes programas, antes de hacer contactos con
terceros.
Si el servidor público tiene alguna incapacidad durante el período de la capacitación, éste deberá presentar
justificación ante la Oficina de Recursos Humanos, la cual evaluará cada caso y decidirá sobre la respectiva
certificación, siempre y cuando la inasistencia por incapacidad no exceda el 15% del programa.
Una vez finalizada la actividad la Oficina de Planeación seleccionará una muestra n para la medición de
impacto y se consignará en el cronograma.
En compañía del jefe inmediato del empleado se le aplicará el Cuestionario de evaluación de impacto de
programas de formación y capacitación, elaborado por la Oficina de Planeación, en donde se identificara la
aplicación de los conocimientos adquiridos por el servidor en el lugar de trabajo.
5. DESARROLLO

REFERENCIA
PROCEDIMIENTOS
1. Envía a todas las dependencias Secretaria Oficina de Formato

administrativas y académicas anualmente Recursos Humanos.
durante los meses de septiembre y octubre, el
Formato de Diagnóstico de Necesidades de
capacitación vía correo electrónico.
2. Recopila la información necesaria para Comité de Formación Documentación

construir el diagnóstico de formación y y Capacitación.
capacitación.
3. El Comité de Capacitación con el resultado del Comité de Formación Informe

diagnóstico prioriza las necesidades de y Capacitación.
acuerdo con el presupuesto para la vigencia,
que se reflejarán en el Plan Institucional de
Formación y Capacitación del respectivo año.
4. Con el informe del Comité de Capacitación se Jefe Oficina de Plan Institucional de

realiza el Plan Institucional de Formación y Recursos Humanos. Formación y
Capacitación para diseñar los programas del Capacitación
mismo.
5. Con las prioridades resultantes del análisis Comité de Formación Informe

del diagnóstico, define los programas que van y Capacitación.
a ser ejecutados durante la vigencia.
6. Socializa con las Dependencias Universitarias Jefe Oficina de

el Plan Institucional de capacitación y Recursos Humanos.
formación.
7. Aprobada la ejecución del programa solicita la Comité de Formación

reserva presupuestal para la ejecución de los y Capacitación.
mismos.
8. A medida que se realiza la programación de Comité de Formación Documento

cada actividad, define objetivos, alcance, y Capacitación.
público al que va dirigido, requisitos de
PROCEDIMIENTOS
inscripción, intensidad horaria, fechas, lugar

donde será dictado.
9. Establece la disponibilidad interna del recurso Comité de Formación

humano académico y administrativo y Capacitación.
competente para ofrecer los diferentes
programas.
10. Solicita una propuesta académica y económica Comité de Formación Oficio de solicitud
de la Dependencia que está en capacidad de y Capacitación.
ofrecer el programa.
11. Analiza y evalúa que la propuesta esté acorde Comité de Formación Informe
con los objetivos propuestos y las necesidades y Capacitación.
de la institución.
12. Gestiona los aspectos logísticos: Aulas, lugar, Secretaria/ Jefe Oficios
ayudas audiovisuales y materiales, fecha, Oficina de Recursos
divulgación, entre otros. Humanos
13. Realiza, invitación directa y focalizada o Secretaria Oficina de Invitación

divulgación masiva de los programas a ofrecer Recursos Humanos
según sea el caso y de acuerdo al programa se
informa los requisitos para su inscripción.
14. Cuando no se cuente con el recurso humano Comité de Formación Invitación

interno competente, se busca en el medio, y Capacitación.
proveedores de servicios de formación y
capacitación (Regional, Nacional y/o
Internacional según sea el caso ó el
presupuesto), la empresa o persona natural
idónea para ofrecer los programas
demandados.
15. Recibe las propuestas, analiza y da las Comité de Formación Propuestas

recomendaciones para la selección, al Comité y Capacitación.
de Contratación.
PROCEDIMIENTOS
16. Realiza el trámite correspondiente ante la Jefe oficina de Contrato con sus
Oficina de Presupuesto según el Recursos Humanos soportes
Procedimiento de Registro Presupuestal.
17. Ejecución de los programas de formación, Comité de Formación

capacitación o entrenamiento. y Capacitación.
18. En lo posible realiza la instalación del evento Miembro del Comité

el día de inicio y hace una introducción de los de Formación y
aspectos que motivan el programa. Capacitación.
19. Otorga un certificado de asistencia ó Comité de Formación

aprobación después de realizado el programa y Capacitación.
(sólo para quienes cumplan con los requisitos
de asistencia, mínimo 80% la cual se verifica
en el formato de Control de Asistencia y con
la evaluación si el programa es evaluable).
20. Realiza el seguimiento y evaluación de los Comité de Formación

programas. y Capacitación.
21. Indaga sobre el desempeño del programa Jefe Oficina de

mediante visitas periódicas al curso y Recursos Humanos
entrevistas con el facilitador y con los
asistentes.
22. Al final de cada programa, realiza una Comité de Formación Formato encuesta
encuesta para evaluar satisfacción y y Capacitación.
cumplimiento de objetivos del programa.
23. Envía a la Oficina de Planeación para que Jefe Oficina de Formatos encuesta
tabule y analice los resultados de las Recursos Humanos
encuestas, con el fin de tomar acciones en
programas futuros.
24. En un tiempo prudencial después de Comité de Formación Formato evaluación.

terminada cada actividad relacionada con el y Capacitación.
desarrollo de las competencias técnicas, se
PROCEDIMIENTOS
evaluará con el Jefe de la dependencia el

impacto de los programas ofrecidos, para la
retroalimentación del proceso de capacitación.
5.6.7.14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE CARTAS LABORALES (AP-

GA-PR14)
1. OBJETIVO
Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la Elaboración de constancias
laborales.
2. ALCANCE
Se aplica a todas las actividades de la Universidad del Pacifico relacionadas con la elaboración de constancias
laborales desarrollas por la Dirección de Recursos Humanos. Este procedimiento empieza cuando el empleado
o ex-empleado presenta la solicitud de la constancia laboral y termina cuando se archiva la copia de la misma
con el recibido por parte del interesado.
3. DEFINICIONES:
Solicitud de constancia laboral: Es un formato, mediante el cual el empleado o ex-empleado solicita una
constancia laboral.
Constancia Laboral: Es un documento que certifica la relación laboral del empleado y en el se especifica
nombre, número del documento de identidad, el salario, cargo, fecha de ingreso, fecha de retiro, funciones,
obligaciones y tipo de vinculación o contrato.
PROCEDIMIENTOS
La solicitud de constancia laboral se debe tramitar por el empleado o ex-empleado.
Para la expedición de toda constancia laboral se debe diligenciar el formato de solicitud.
A los tres (3) días hábiles siguientes a su solicitud se entrega la constancia laboral.
5. DESARROLLO

REFERENCIA
1. Entrega el formato de solicitud de Secretaria Recursos Formato de
constancia laboral al empleado o ex- Humanos. solicitud.
empleado para que lo diligencie y lo
entregue.
2. Recibe del empleado o ex-empleado el Secretaria Recursos Formato de

recibo de pago, copia de consignación y el Humanos. solicitud
formulario de solicitud de constancia diligenciado, recibo
laboral y verifica que se llene la de tesorería y
información, entre ellos: el nombre consignación.
completo, número de cédula, el destino,
etc. y se le regresa un desprendible.
3. Revisa y verifica en la carpeta de la hoja Secretaria Recursos Carpeta Hoja de

de vida los datos del empleado así como el Humanos. Vida.
tiempo laborado, cargo, sueldo y tipo de
PROCEDIMIENTOS
contrato.
4. Elabora la constancia laboral una vez Secretaria Recursos Carpeta Hoja de

confirmados y verificados los datos. Humanos. Vida y constancia.
5. Entrega la constancia laboral y la carpeta Secretaria y Jefe Oficina Carpeta Hoja de

de la Hoja de vida a la Jefe de Recursos de Recursos Humanos. Vida y constancia.
Humanos para la verificación de su
contenido y su firma.
Nota: Si se presenta alguna

inconsistencia en la certificación, la
corrige a mano y la regresa a la secretaria
para que nuevamente la elabore y se la
regrese para su revisión y firma.
6. Recibe de la Jefe de Recursos Humanos la Secretaria Recursos Carpeta Hoja de

carpeta de la hoja de vida y la constancia Humanos. Vida y constancia
debidamente firmada. firmada.
7. Entrega la constancia laboral al Secretaria Recursos Copia de la

interesado, haciéndole firmar el recibido. Humanos. constancia con el
recibido.
8. Archiva en el fólder de constancias la Secretaria Recursos Fólder

copia de la misma con el recibido. Humanos.
5.6.7.15 PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

(AP-GA-PR15)
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
El presente procedimiento describe todas las actividades necesarias para la liquidación de las
prestaciones sociales del personal de planta como del personal contratado (docentes,
administrativos, mantenimiento) de la Universidad del Pacifico bajo la coordinación del área
contable.
2 ALCANCE
El procedimiento inicia con la solicitud de liquidación de prestaciones por parte del Director
Administrativo y Financiero y termina con el envió de estas a la oficina de presupuesto.
3 DEFINICIONES
Prestaciones sociales. Son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores
adicionalmente al salario ordinario.
Prima de servicios. Equivalente a quince (15) días de salario por el tiempo laborado durante el
año.
Vacaciones. Consisten en el descanso remunerado que debe el empleador al trabajador

equivalente a quince (15) días hábiles por cada año de servicios.
Los factores salariales utilizados para la liquidación de las prestaciones sociales son los señalados
en el decreto 1042 de 1978.
Cuando al 30 de junio de cada año el empleado no haya trabajado el año completo, tendrá derecho
al reconocimiento y pago en forma proporcional de la prima de servicios, de que trata el articulo
58 del decreto 1042 de 1978, siempre que hubiere prestado sus servicios en la universidad por un
termino mínimo de seis (6) meses.
También se tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma proporcional de esta prima de

servicios cuando el empleado se retire del servicio y haya prestado sus servicios en la universidad
por un término mínimo de seis (6) meses.
PROCEDIMIENTOS
En la Universidad del pacifico se reconocerá y pagara una prima de servicios en el mes de julio
equivalente a quince (15) días de salario o proporcional al tiempo laborado y una prima de
navidad en el mes de diciembre equivalente a treinta (30) días de salario o proporcional al tiempo
laborado.
Al personal contratado se le reconocerá y pagara vacaciones proporcionalmente al tiempo

laborado (ley 905 de 2005).
Al personal de planta se le reconocerán y pagaran vacaciones , prima vacacional y bonificación

por recreación de conformidad a lo estipulado en los decretos 1042 de 1978 y 404 de 2006.
El auxilio de cesantías se liquida con corte al 31 de diciembre de cada año y se depositara a más
tardar el 15 de febrero del año siguiente en las cuentas individuales de cada trabajador. Estas
cuentas son manejadas por las sociedades administradoras de fondos de cesantías.
Documento de
Referencia
Se recibe del director administrativo y financiero la

solicitud para liquidación de las prestaciones sociales; Solicitud de
1 Contador.
para el personal de planta en los meses de julio y liquidación.
diciembre, para el personal contratado a la
terminación del contrato.
Se imprime del aplicativo diseñado para la nomina el Listado de tiempos

2. listado de tiempos trabajados de todos los servidores trabajados.
Contador.
de la universidad.
PROCEDIMIENTOS
Planilla de
Se procede a liquidar las prestaciones, para ello, si es
3. liquidación de
del caso se actualizan los salarios y los días Contador.
prestaciones
trabajados, se utiliza la herramienta de Excel.
sociales.
Una vez liquidadas las prestaciones se pasan a la

secretaria del área contable para que verifique la Secretaria del
4.
información (números de cedulas, salario actual, área contable
tiempos trabajados) del personal docente con las
planillas de pago del período liquidado.
Si la secretaria no detecta errores las planillas de Jefe de oficina de

liquidación se envían a las oficinas de talento humano talento humano
5. y de control interno para las revisiones y asesora de
correspondientes, si se detecta algún error se regresan control interno.
a la oficina del área contable.
Después de revisadas las liquidaciones por parte de

6. las oficinas correspondientes y corregidas las Contador.
observaciones en el caso de haberse presentado, el
contador las envía al jefe de la oficina de presupuesto
para lo de su competencia.
5.6.7.16 PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

(AP-GA-PR16)
1. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
Establecer la metodología utilizada por la Rectoría, las diferentes dependencias y la División de Talento
Humano de la Universidad del Pacifico para dar por terminada la relación laboral.
2. ALCANCE
Aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico, a excepción de la Rectoría. Este
procedimiento empieza cuando la Rectoría acepta la renuncia y/o da por terminada la relación
laboral con el empleado por cualquier circunstancia y termina cuando la carpeta de la Hoja de vida
del retirado se archiva en la sección de inactivos.
3. DEFINICIONES
RETIRO DE EMPLEADOS: Se realiza cuando hay un quebrantamiento de la ley por parte del empleado, al
apartarse del contenido de sus obligaciones y al ocasionar con su conducta la terminación de la relación
laboral antes del tiempo que según la ley, o el convenio, ha debido ocurrir normalmente.
DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA: Cuando mediante un acto administrativo se declara

la insubsistencia del empleado de libre nombramiento y remoción, es decir, se le desvincula de una
entidad pública.
DESTITUCION: Cuando mediante un acto administrativo se desvincula un funcionario público

como resultado de un fallo disciplinario.
RENUNCIA: Comunicado mediante el cual el empleado se retira por su propia voluntad de la empresa o
institución donde labora.
TERMINACION DE CONTRATO: Comunicado mediante el cual el empleador o el empleado da por

terminado el contrato de trabajo a término fijo.
PROCEDIMIENTOS
Para la liquidación definitiva de las prestaciones sociales, el empleado debe entregar: Paz y Salvo de
entrega del cargo, biblioteca, laboratorio, tesorería, almacén, informática.
Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto de personal Administrativo, el Estatuto
Docente y el Estatuto de Contratación de la Universidad del Pacifico.
5. DESARROLLO

REFERENCIA
1. Recibe de la Rectoría el documento de Jefe Oficina de Comunicado.
terminación de relación laboral. Recursos Humanos.
2. Notifica al empleado la terminación de la Secretaria/Jefe de la Comunicado con la

relación laboral para tramite de Paz y Oficina de Recursos firma de recibido
Salvo. Humanos
3. Recibe del empleado retirado el formato de Secretaria de la Formato Paz y

Paz y Salvos debidamente diligenciado. Oficina de Recursos Salvos
Humanos
4. Elabora y envía a Contabilidad el reporte de Secretaria / Jefe de la Comunicado de

la novedad para el retiro de nómina y Oficina de Recursos novedad.
liquidación de prestaciones sociales. Humanos
5. Recibe de Contabilidad la liquidación de las Secretaria Oficina Liquidación

prestaciones sociales correspondientes. de Recursos
PROCEDIMIENTOS
Humanos
6. Elabora el proyecto de resolución de Secretaria y Jefe de la Proyecto de
reconocimiento de prestaciones sociales y Oficina de Recursos Resolución.
cesantía o acta de liquidación, para la Humanos Acta de Liquidación.
revisión de la jefe de Recursos Humanos y
firma de la Rectoría, previa presentación de
los respectivos Paz y Salvos.
7. Recibe de la Rectoría la Resolución o el Acta Secretaria de la Resolución o Acta de

de Liquidación debidamente firmada y la Oficina de Recursos liquidación
envía a Presupuesto para el respectivo Humanos debidamente firmada
trámite de pago.
8. Archiva la carta de renuncia, la aceptación, Secretaria de la Carpeta Hoja de

la resolución de prestaciones sociales y Oficina de Recursos Vida
cesantías o la carta de terminación de la Humanos
relación laboral y el acta de liquidación, en la
respectiva Hoja de vida y la traslada a la
sección de inactivos.
5.6.7.17 PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN SEMESTRAL DE SALAS DE

INFORMÁTICA (AP-GA-PR17)
1 OBJETIVO
Programar los horarios semestrales académicos en las salas de informática de acuerdo a las
solicitudes de asignación presentadas por cada programa académico.
2 ALCANCE
Este procedimiento inicia con el aviso de envío de requerimientos académicos por parte de cada
programa académico, y termina con la presentación del horario semestral de salas de informática.
PROCEDIMIENTOS
3 DEFINICIONES
ASIGNATURA: Elemento académico que describe de forma general conocimientos organizados

en contenidos, los cuales están ordenados de forma estructura, y que reciben los estudiantes de la
universidad.
CALENDARIO ACADÉMICO: Conjunto de actividades educativas que de desarrollan en un
período generalmente establecido compuesto por 16 semanas.
Los Programas Académicos deben presentar, con dos semanas de antelación al inicio del periodo
académico respectivo, las necesidades de salas de acuerdo a la programación académica semanal
del programa.
En caso de haber varias solicitudes para el mismo horario en sala, se le dará prioridad al orden de
recepción de la respectiva solicitud.
Los cambios que se generen a partir de la condición anterior, serán informados al Secretario
Académico del programa con la propuesta de disponibilidad de sala.
Se considera como Horario Extemporáneo, todas aquellas solicitudes periódicas o eventuales, que
no sean realizadas dos semanas antes del inicio del periodo académico respectivo.
Dichas solicitudes, deben ser realizadas directamente por el docente que requiera la sala, por lo
menos con ocho días de anticipación.
La responsabilidad de los elementos y equipos de la salas de informática, durante los horarios

programados, recae sobre el docente de la asignatura correspondiente.
5 CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Referencia
PROCEDIMIENTOS
Envía aviso recordatorio a los directores de

Jefe Oficina de Memorando de
1 programas académicos para que presenten sus
Informática. Aviso
necesidades de sala de informática.
Recepción de las necesidades presentadas por los
directores de programas académicos, para la Jefe de Oficina
2 Oficio
utilización de salas de informática de acuerdo a la de Informática
asignatura que lo requiera
Programación y ajuste de los horarios de salas de Jefe de Oficina
informática de acuerdo a las necesidades presentadas de Informática Borrador de
3
por cada programa de académico. y Coordinador Horario
de Salas
Presentación del borrador de horario semestral de
Jefe Oficina de Borrador de
4 salas de informática a los directores de programas
Informática. Horario
académicos de la universidad.
Revisa borrador de horario. Si hay inconformidades, Director
Borrador de
5 eventualidades o solicitud de modificación, sigue con Programa
Horario
el paso 6. Si no, continúa con el paso 8 Académico
Envía oficio, solicitando modificación o manifestando Director
6 inconformidad, a la Oficina de Informática Programa Oficina
Académico
Recibe oficio y revisa disponibilidad de salas y
Coordinador de
7 concerta con el director de programa, que hizo la
Salas
solicitud, los espacios disponibles
Elabora horario definitivo y lo envía a los Directores Jefe de Oficina
de programa, a la Dirección Académica, a los líderes de Informática Horario
8
de procesos y a Rectoría y Coordinador Definitivo
de Salas
Realiza seguimiento al horario programado, recibe y Horario y
Coordinador de
9 atiende solicitudes extemporáneas de docentes y Solicitudes
Salas
demás dependencias de la Institución. Extemporáneas
Implementa acciones preventivas correctivas y de Jefe de Oficina
mejora a las actividades de programación de las salas. de Informática Plan de
10
y Coordinador Mejoramiento
de Salas
5.6.7.18 PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS EN LAS SALAS DE

INFORMÁTICA (AP-GA-PR18)
PROCEDIMIENTOS
1 OBJETIVO
Suministrar el servicio de equipos de cómputo de las salas de informática a los usuarios.
2 ALCANCE
Aplica para toda la Comunidad Universitaria y para los usuarios externos previo establecimiento
de convenio. Inicia con la solicitud del computador y termina con la verificación del estado del
mismo.
3 DEFINICIONES
AUXILIAR OPERATIVO: Persona escogida entre los estudiantes universitario que controlan
las salas de informática dentro de um turno programado.
EQUIPO DE CÓMPUTO: Elemento computacional que ayuda a desempeñar tareas diversas
mediante el uso o empleo de software especializado.
SALA DE INFORMÁTICA: Espacio académico, idéntico a un salón de clases, el cual cuenta
además con computadores para el desarrollo de asignaturas que requieran de este recurso.
Para acceder a las salas de informática, se debe presentar documento actualizado que acredite
condición como integrante de la comunidad universitaria.
Para convenios, debe tener carta de presentación, carné actualizado de su institución y

documento de identidad.
El servicio de uso y reserva de las salas de informática, solo se prestará a la persona titular del
documento.
La reserva para el uso de un equipo en las salas de informática, se debe realizar con mínimo 1 día
hábil de antelación y esta será por un máximo de dos horas.
El tiempo de espera, para hacer efectiva la reserva, será máximo de 15 (quince) minutos.
PROCEDIMIENTOS
El usuario debe acatar las normas de comportamiento establecidas para las salas de informática.
La ayuda o asesoría que brinda el Auxiliar Operativo al usuario de las salas de informática, se
limita a solucionar problemas de software y hardware únicamente.
5 CONTENIDO/DESARROLLO
Documento de
Referencia
Solicita un equipo de cómputo en la sala de
Integrante de la
informática, presentando documento que lo acredita
Comunidad
como integrante de la Comunidad Universitaria o
1 Universitaria y Carné
como usuario del convenio. 1. Lo requiere para otro
usuario externo
día, solicita reserva y continúa con el paso 3. 2. Lo
con convenio
requiere para uso inmediato, sigue con el paso 2
Si hay equipo disponible en la sala, continúa con el
Auxiliar
2 paso 4. Si no, se rechaza la solicitud, se ofrece reserva
Operativo
y continúa con el paso 3
Revisa en la Planilla electrónica de Reserva de Salas.
Planilla
Si hay horario disponible, asigna reserva y continúa Auxiliar
3 Electrónica de
con el paso 4. Si no, ofrece alternativas en otros Operativo
Reserva de Salas
horarios.
Presenta documento que lo acredita como integrante Integrante de la
de la Comunidad Universitaria para ingresar a la sala Comunidad
4 de informática Universitaria y Carné
usuario externo
con convenio
Recibe el documento, registra el uso del equipo en la Planilla
Auxiliar
5 Planilla Electrónica de Reserva de Salas y hace Electrónica de
Operativo
entrega del equipo Reserva de Salas
Usa el equipo y cumple las normas de Integrante de la
comportamiento en las salas de informática. Tiene Comunidad
6 problemas de software o hardware: Si, solicita ayuda Universitaria y
al Auxiliar operativo y continúa con el paso7; no, usuario externo
continúa con el paso 8. con convenio
PROCEDIMIENTOS
Brinda asistencia al solicitante. Soluciona el

problema: Si, continúa con el paso 8. No, verifica
Auxiliar Formato Entrega
7 disponibilidad de otro equipo, lo ofrece al usuario y
Operativo de Equipos
reporta situación problema en el Formato Entrega de
equipos
Termina sesión en el equipo y hace entrega del Integrante de la
mismo al Auxiliar Operativo Comunidad
8 Universitaria y
usuario externo
con convenio
Verifica estado de entrega del equipo. Novedades: No,
Carné y
continúa con el paso 10. Si, retiene documento del Auxiliar
9 Formato Entrega
usuario, reporta la novedad en el Formato Entrega de Operativo
de Equipo
Equipos y continúa con el paso 11.
Sale de la sala de informática. Integrante de la
Comunidad
10 Universitaria y
usuario externo
con convenio
Realiza seguimiento a los formatos de Entrega de Formato Entrega
Equipos y a la Planilla Electrónica de Reserva de de Equipos y
Coordinador de
11 Salas Planilla
Salas
Electrónica de
Reserva de Salas
Reporta las novedades consignadas en los formatos de
Entrega de equipos, a los programas, dependencias y Coordinador de Listado de
12
entidades correspondientes para el trámite de la Salas deudores
deuda respectiva.
Envía listado de deudores a la Oficina de Informática Coordinador de Listado de
13
Salas deudores
Cancela deuda en la oficina de informática Integrante de la
Comunidad
Universitaria y
14
usuario externo
con convenio
con deuda
Reporta la cancelación de la deuda en el listado de Coordinador de
15 Carné
deudores y devuelve documento retenido Salas
PROCEDIMIENTOS
Al final de cada semestre, entrega listado actualizado

Listado de
de deudores e informe de seguimiento a los formatos Coordinador de
16 deudores
de Entrega de Equipos y a la Planilla Electrónica de Salas
actualizado
Reserva de Salas a la Oficina de Informática
Implementa acciones preventivas, correctivas y de Coordinador de
mejora a la atención de las salas Salas y Jefe de Plan de
17
Oficina de Mejoramiento
Informática
5-6-7-19 PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMO DE EQUIPOS DE AYUDAS

AUDIOVISUALES (AP-GA-PR19)
1 OBJETIVO:
Definir la metodología mediante la cual se prestará el servicio de préstamo de equipos de ayudas

audiovisuales
2 ALCANCE:
Aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico. Inicia, para el Préstamo de
Equipos, con la identificación de los docentes activos y la apertura de carpetas y termina con la
implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora a las actividades de la Oficina de
Ayudas Audiovisuales.
3 DEFINICIONES:
Equipo de Ayuda Audiovisual: Se encuentran en esta categoría los video beams, proyectores de
acetatos, proyectores de diapositivas, televisores – D.V.D, equipos de sonido, fotocopiadoras,
anilladoras y demás equipos y accesorios que sirven de apoyo a la labor docente.
4 CONDICIONES GENERALES:
Las condiciones que aplican para este procedimiento, se encuentran consignadas en el

Reglamento Institucional de la Oficina de Ayudas Audiovisuales de la Universidad del Pacífico.
PROCEDIMIENTOS
En el caso de reserva de equipos para sustentación de trabajos de grado, la reserva debe estar a
cargo del Director del programa académico o del Director del Comité de Investigación del
programa en cuestión.
Si la actividad que requiere el equipo es de Bienestar Universitario o de Extensión y Proyección

Social, la reserva debe ser realizada por el funcionario de la Institución encargado de la actividad,
el Director de Bienestar Universitario o el Director de Extensión y Proyección Social.
Se presta el servicio de fotocopiado y anillado, únicamente para asuntos institucionales,

presentando el formato de Orden de fotocopias y anillado debidamente diligenciado y firmado por
el Director de programa, Jefe de Dependencia o Directores de Docencia, Investigación, Extensión
y Proyección Social, según sea el caso.
DOCUMENTO
REFERENCIA
Identifica docentes activos por período y programa Auxiliar de

Horario de Clases
1 Audiovisuales
académico
Carpeta de
solicitud de
Realiza apertura de la carpeta de solicitudes de Auxiliar de reserva y Carpeta
2 Audiovisuales de programación
reserva y las carpetas de programación semestral
semestral por
equipo.
Funcionario de la
Universidad o
3 Solicita reserva de equipo de ayuda audiovisual estudiante de la
asignatura
Formato de
Registra la solicitud en el formato de solicitud de Auxiliar de
solicitud de
4 audiovisuales
reserva de equipos de ayudas audiovisuales reserva
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Revisa la disponibilidad del equipo de ayuda
solicitud de
audiovisual en el horario solicitado. Si hay
Auxiliar de reserva y Carpeta
5 disponibilidad, sigue al paso 6; si no, lo registra en
audiovisuales de programación
la carpeta de solicitud de reserva como servicio o
semestral por
atendido o no prestado.
equipo
Carpeta de
Reserva equipo en la carpeta de programación Auxiliar de programación
6 semestral por equipos Audiovisuales semestral por
equipo.
Reclama equipo de ayuda audiovisual en la Oficina

Carpeta de
de Ayudas Audiovisuales, según lo programado en
programación
7 la carpeta respectiva, verifica estado del equipo Funcionario
semestral por
recibido y deja como respaldo el carné que lo
equipo.
identifica como funcionario de la Universidad
Verifica el correcto uso de los equipos durante el Bitácora de

desarrollo de as clases en las cuales son utilizados. Seguimiento al
Auxiliar de
8 En caso de novedades, las registra en la Bitácora de uso de equipos de
Audiovisuales
Seguimiento al uso de equipos de ayudas ayudas
audiovisuales. audiovisuales.
Devuelve el equipo a la Oficina de Ayudas

9 Docente
Audiovisuales
Recibe y revisa equipo prestado, verificando estado

Auxiliar de
10 de equipo entregado. Si hay novedades, sigue al
Audiovisuales
paso 11; si no, sigue al paso 16
Formato de
Deudas de
Consigna la novedad en el formato de Deudas de
Equipos
Equipos de Ayudas Audiovisuales, la hace firmar
Auxiliar de Audiovisuales y
11 del funcionario que asume la deuda y la archiva en
Audiovisuales Carpeta de
la carpeta de deudores de la Oficina de Ayudas
Deudores de la
Audiovisuales.
Oficina de Ayudas
Audiovisuales
PROCEDIMIENTOS
Cancela deuda de equipo antes de terminar el

12 semestre. 1. Si, se anula el formato de deuda. 2. No, Funcionario
sigue al paso 13
Al finalizar el semestre, revisa carpeta de deudores Listado de

de la Oficina de Ayudas Audiovisuales, elabora Auxiliar de Deudores
13 listado de deudores y lo reporta a la Oficina de Audiovisuales
Talento Humano.
Entrega equipo referenciado como deuda en la

14 Oficina de Ayudas Audiovisuales y solicita paz y Funcionario
salvo de la oficina
Listado de
Deudores y Paz y
Recibe el equipo, reporta el pago de la deuda en el Auxiliar de
15 Salvo Oficina de
listado de deudores y emite paz y salvo Audiovisuales
Ayudas
Audiovisuales
Realiza seguimiento a las carpetas de solicitud de Informe

reserva, programación semestral y Bitácora de
Auxiliar de
16 seguimiento al uso de equipos de audiovisuales,
Audiovisuales
elabora informe y lo envía al Director
Administrativo y Financiero
Auxiliar de Plan de
audiovisuales y mejoramiento de a
Implementa acciones preventivas, correctivas y de
17 Director Oficina de Ayudas
mejora
Administrativo y Audiovisuales
Financiero
5-6-7-20 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIOS DE LABORATORIO (AP-GA-PR20)
1 OBJETIVO:
Definir la metodología mediante la cual se prestarán los diferentes servicios del Laboratorio
Integrado
ALCANCE:
PROCEDIMIENTOS
2
Aplica para toda la Comunidad Universitaria y representantes de la comunidad organizada.
3 DEFINICIONES:
Laboratorio Integrado (LI): Organismo dinámico prestador de servicios para docencia,

investigación y extensión.
Servicios de LI para Docencia: Son los requeridos por los programas académicos de la
Universidad, para el cumplimiento de sus prácticas experimentales.
Servicios de LI para Investigación: Son los requeridos por la Dirección de Investigaciones,

Comité de Investigaciones de los programas, docentes investigadores, tesistas y pasantes, para
desarrollar actividades que tiendan ala generación de nuevo conocimiento.
Servicios de LI para Proyección Social y Extensión: Son los requeridos por la comunidad
organizada o por integrantes de la Comunidad Universitaria con el fin de proyectar las fortalezas
institucionales hacia los primeros.
Laboratorio de Ensayo: Laboratorio con la capacidad y confiabilidad para emitir datos
Las condiciones que aplican para este procedimiento, se encuentran consignadas en el

Reglamento de Laboratorios.
Las solicitudes de servicios para desarrollo de trabajos de grado, deben estar autorizadas por el
Director de Programa y el Director del Comité de Investigaciones del Programa Académico al
cual pertenece el estudiante solicitante.
PROCEDIMIENTOS
Las solicitudes de servicios para desarrollo de investigaciones de docentes, semilleros o grupos de

investigación de la Universidad, deben estar debidamente autorizadas por el Director de
Investigaciones de la Universidad.
Las solicitudes de servicios para el desarrollo de actividades de extensión y proyección social, debe
estar debidamente autorizadas por el Director de Extensión y Proyección Social de la
Universidad.
5.1 Servicios de LI para Docencia:
DOCUMENTO
REFERENCIA
Coordinador de
Planifica los horarios para las prácticas de docencia, Laboratorios,
Horario de
1 teniendo en cuenta la disponibilidad y tipo de Secretarios Laboratorios
espacios Académicos de los
programas
Coordinador de
2 Publica el horario de laboratorios semestral Laboratorios
Formato de
solicitud de
Solicita y diligencia formato de solicitud de Estudiante materiales y
3 regular o docente Formato de
materiales o de Solicitud de Reactivos
solicitud de
Reactivos
PROCEDIMIENTOS
Formato de
solicitud de
Auxiliar del
Recibe formato diligenciado y lo archiva en la Laboratorio materiales y
o
4 carpeta destinada para tal fin, teniendo en cuenta la Coordinador Formato de
de
fecha para la cual se solicita. solicitud de
Laboratorios
Reactivos
diligenciado
Formato de
solicitud de
Auxiliar del
materiales y
Laboratorio y
5 Prepara lista de materiales y de reactivos Formato de
Coordinador de
solicitud de
Laboratorios
Reactivos
diligenciado
Estudiante y
6 Ingresa al laboratorio con la indumentaria adecuada
docente
Auxiliar del Formato de

Entrega materiales a estudiante regular según Laboratorio, solicitud de
7 formato diligenciado Coordinador de materiales
Laboratorios diligenciado
Formato de
Entrega reactivos al docente según formato Auxiliar del solicitud de
8 diligenciado Laboratorio Reactivos
diligenciado
Docente y
9 Realiza la práctica de laboratorio
estudiantes
Auxiliar,
Verifica el cumplimiento de las normas de
10 Coordinador y
seguridad
docente
Docente y
11 Finaliza la práctica de laboratorio
estudiantes
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Devuelve materiales utilizados en la práctica,
solicitud de
12 verificando con el formato de solicitud de materiales Estudiante
materiales
diligenciado
diligenciado
Si hay faltantes retiene el formato debidamente Formato de

diligenciado, señalando claramente el material solicitud de
Auxiliar de
13 faltante, lo archiva en la carpeta deuda de materiales
Laboratorio
estudiantes y continúa con el paso 17 o 20. Si no, diligenciado
continua con el paso 14
14 Sale del espacio de laboratorio Estudiante
Devuelve reactivos no utilizados al auxiliar de

15 Docente
laboratorio y sale del laboratorio
Auxiliar y
Verifica que los equipos y las instalaciones del
16 Coordinador del
laboratorio queden de forma segura
Laboratorio
Formato de
Cancela el material de deuda en el laboratorio antes
solicitud de
17 de finalizar el semestre. Si, reclama el formato Estudiante deudor
materiales
retenido. No, continua con el paso 20
devuelto
Realiza seguimiento a la carpeta de deudas de Listado de

Coordinador del
18 estudiantes y elabora lista de deudores una vez Estudiantes
Laboratorio
finalizado el semestre. deudores
Listado de
Envía listado estudiantes deudores a la Oficina de Coordinador del
19 Estudiantes
Registro y Control Laboratorio
deudores
Cancela el material de deuda en el laboratorio y

20 Estudiante deudor
solicita paz y salvo del laboratorio
Recibe el material, borra al estudiante deudor del Paz y Salvo de

Coordinador del
21 listado de estudiantes deudores, anula el formato laboratorio
Laboratorio
retenido y emite paz y salvo de laboratorio
PROCEDIMIENTOS
5.2 Servicios de LI para Investigación, Extensión y Proyección Social
DOCUMENTO
REFERENCIA
Integrante de la
Comunidad
Solicita, mediante oficio, el servicio de laboratorio Universitaria y/o
1 miembro de la
para Investigación, Extensión o Proyección Social
comunidad
organizada
Coordinador de Formato para

Entrega al solicitante Formato para solicitud de Laboratorios y/o solicitud de
2 Auxiliar del servicios de
servicios de laboratorio, para su diligenciamiento
Laboratorio laboratorio
Integrante de la
Formato para
Comunidad
Entrega en la Coordinación de laboratorios el Universitaria y/o solicitud de
3 Formato parea solicitud de servicios de laboratorio miembro de la servicios de
debidamente diligenciado laboratorio
comunidad
diligenciado
organizada
Verifica cumplimiento de requisitos de la solicitud y Coordinador de

4 da respuesta a la misma. Si cumple con los Laboratorios
requisitos, sigue al paso 5; si no, se rechaza.
Elabora plan de trabajo en el laboratorio con el Coordinador de
5 Plan de trabajo
solicitante Laboratorios
Formato de
solicitud de
Solicita equipos, materiales y reactivos, de acuerdo
6 Usuario materiales y de
al plan de trabajo
Reactivos
diligenciados
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Auxiliar o solicitud de
Prepara equipos, materiales y reactivos, de acuerdo Coordinador de materiales y de
7
a la solicitud recibida y los entrega al solicitante Laboratorios Reactivos
diligenciados
Realiza actividades programadas en el plan de

8 Usuario
trabajo
Verifica cumplimiento de las normas de seguridad y Coordinador de

9 del plan de trabajo concertado Laboratorios
Una vez cumplido el plan de trabajo, devuelve al Formato de

almacén del Laboratorio Integrado, los equipos y solicitud de
10 materiales solicitados y los reactivos sobrantes, Usuario materiales y de
teniendo en cuenta los Formatos de solicitud de Reactivos
materiales y reactivos diligenciados diligenciados
Verifica, frente a los formatos, devolución en Formato de

correcto estado y cantidad de los equipos y Auxiliar y/o solicitud de
11 materiales solicitados y de los reactivos sobrantes. Coordinador de materiales y de
Si hay faltantes, continúa con el paso 12, sino, sigue Laboratorios Reactivos
al paso 13 diligenciados
Retiene el formato diligenciado y: 1.Si es integrante

de la Comunidad Universitaria, lo archiva en la
carpeta de deudores según sea el caso y continúa
con el paso 14. 2. Si es un integrante de la
Coordinador de
12 Comunidad Organizada, se reporta ante la
Laboratorios
Dirección de Investigación o la Dirección de
Extensión y Proyección Social, según sea el caso,
para el cobro respectivo de la deuda y sigue al paso
19.
Auxiliar y
Verifica que los equipos y las instalaciones del
13 Coordinador del
laboratorio queden de forma segura
Laboratorio
PROCEDIMIENTOS
Formato de
Cancela el material de deuda en el laboratorio antes Integrante de la
solicitud de
14 de finalizar el semestre. Si, reclama el formato Comunidad
materiales
retenido. No, continua con el paso 17 Universitaria
devuelto
Realiza seguimiento a las carpetas de deudas de y Listado de

Coordinador del
15 elabora listados de deudores una vez finalizado el deudores
Laboratorio
semestre.
Envía listados de deudores a la Oficina de Registro Listado de

Coordinador del
16 y Control y a la Oficina de Talento Humano, según deudores
Laboratorio
sea el caso.
Integrante de la
Cancela el material de deuda en el laboratorio y
17 Comunidad
solicita paz y salvo del laboratorio
Universitaria
Recibe el material, borra al deudor del listado de Paz y Salvo de

Coordinador del
18 deudores, anula el formato retenido y emite paz y laboratorio
Laboratorio
salvo de laboratorio
Funcionario de la
Dirección de
Gestiona ante el representan de la comunidad
Investigación o de
19 Organizada solicitante, el pago de la deuda
la Dirección de
reportada
Extensión y
Proyección Social
Integrante o
Cancela el material de deuda en el laboratorio y Representante de
20 solicita paz y salvo del laboratorio la Comunidad
Organizada
Recibe el material, anula el formato retenido y emite Coordinador del Paz y Salvo de
21 paz y salvo de laboratorio Laboratorio laboratorio
5-6-7-21 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIOS DE BIBLIOTECA (AP-GA-PR21)

PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO
Suministrar servicio de información a los usuarios de la Biblioteca en la Universidad del Pacifico,

como apoyo a la docencia, la investigaron y la extensión.
2. ALCANCE
Esta actividad va desde que se crea la necesidad de información en el usuario hasta la satisfacción
en el servicio de información.
3. DEFINICIONES.
USUARIOS DE BIBLIOTECA. Es usuario de la Biblioteca todo aquel que se encuentre

matriculado, tenga la condición de egresado, preste sus servicios a la Universidad bien sea como
empleado, docente o investigador y se identifique con carné. Son también usuarios de la Biblioteca
las instituciones con las que se tenga convenio.
INFORMACIÓN. Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje

sobre un determinado ente o fenómeno. Las bibliotecas procesan los datos para entregar la
información contenida en los documentos a través de catálogos o bases de datos.
PROCEDIMIENTOS
SERVICIO DE INFORMACIÓN. Son los que las bibliotecas prestan a sus usuarios para
satisfacer sus necesidades de información.
INTERNET. Red de redes mediante la cual se puede acceder a información remota.
BASES DE DATOS. Es un conjunto de registros. Las bibliotecas al procesar la información

ingresan datos, estos forman registros y al final se genera un producto llamado catálogo que sirve
al usuario para buscar la información.
FORMATO. Documento guía que debe llenar el usuario con los datos de la información a
solicitar y sus datos personales.
REFERENCIA. Orientar al usuario en la búsqueda de información.
CARNÉ. Documento que la Universidad otorga a sus estudiantes, egresados y empleados para
que se identifiquen como miembros de la organización.
FICHA DE PRÉSTAMO. Documento que se coloca a cada libro, donde se indica la fecha en la
que el usuario debe devolver el material bibliográfico a la Biblioteca.
De los usuarios:
PROCEDIMIENTOS
Son usuarios del servicio de Biblioteca estudiantes de pregrado, posgrado, docentes,

investigadores, egresados, administrativos y otras instituciones con las cuales se tenga convenio
cooperativo, exceptuando los egresados de estas instituciones.
Por tratarse de colección cerrada, los usuarios podrán hacer uso de las colecciones a través de un
funcionario de la Biblioteca, mediante la elaboración de un formato y presentación de carné
actualizado que lo acredite como usuario.
De los requisitos del préstamo:
Presentar carné vigente o documento que lo acredite como miembro activo de la Universidad del
Pacífico.
Ser titular de los documentos.
Para convenios cooperativos, debe tener carta de presentación, carné actualizado de su institución
y documento de identidad
De las modalidades de préstamo:
Las modalidades de préstamo y las sanciones, se encuentran documentadas en el Reglamento de

Préstamo de Biblioteca y aplican para este procedimiento.
No. Actividad Responsable Documento de

Referencia
PROCEDIMIENTOS
1 Identifica la necesidad de servicio de Usuarios

información
2 Decide el medio para buscar el servicio de Usuario

información
3 Presenta documento que acredita como Usuario Documento de usuario y

usuario y se inscribe en la planilla de Planilla de control
control
4 Busca el servicio de información en catálogo, Usuario

bases de datos e Internet, por titulo, autor,
palabra clave.
5 Si busca el servicio de información en bases de Usuario

datos o Internet y lo localiza, cliente satisfecho.
6 Busca servicio de información en el catálogo Usuario y/o

SIABUC: Auxiliar de
biblioteca
1. No lo localiza, pide ayuda al referencista
(auxiliar de la biblioteca) y vuelven al paso 4.
2. Lo localiza, sigue al paso 7
7 Solicita servicio de información mediante Usuario Formato de solicitud de

formato de solicitud de préstamo y presentando préstamo
documento actualizado que lo acredite como
usuario
8 Entrega el servicio de información, bien sea Auxiliar de

para consulta en sala o a domicilio, reteniendo Biblioteca
documento de acreditación en caso de préstamo
para sala.
9 Carga en la ficha de préstamo el servicio Auxiliar de Ficha de préstamo.

prestado Biblioteca
PROCEDIMIENTOS
10 Devuelve a la Biblioteca el o los documentos en Usuario

préstamo, solicitando documento de
acreditación de usuario, si se le ha sido retenido.
1. Si cumple plazo de préstamo, cliente
satisfecho. 2. Si excede plazo de préstamo, sigue
al paso 12
11 ingresa la ficha de préstamo en el Auxiliar de Ficha de préstamo en su

documento o libro Biblioteca correspondiente
documento
12 Liquida sanción en caso de mora, según Auxiliar de Base de datos de deudores

reglamento y reporta en la base de datos Biblioteca o pendientes
13 Si la mora no es cancelada antes de el proceso de Director de Reporte de deudores de

matrícula del semestre siguiente, reporta a la Biblioteca biblioteca
Oficina de Registro y Control, para retención
de recibos de pago de matrícula
14 Cancela la multa según instructivo y presenta Usuario Copia de consignación

copia de la consignación para solicitar paz y
salvo de Biblioteca
15 Entrega paz y salvo firmado y baja de la base de Auxiliar de Paz y Salvo de Biblioteca
datos de deudores Biblioteca y
Director
16 Realiza seguimiento al servicio prestado Director de Xxxxxxxxxxxxx

Biblioteca
17 Elabora y presenta informe semestral de Director de Informe

servicio de préstamo a la Dirección Biblioteca
Académica.
PROCEDIMIENTOS
5.6.7.22 PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE PLANTA FÍSICA (AP-GA-

PR22)
1 OBJETIVO:
Establecer la metodología usada en el área de mantenimiento para la realización del

mantenimiento general de la planta física de las sedes de la Universidad del Pacifico
2 ALCANCE:
Aplica para todas las instalaciones de planta física de la Universidad del Pacífico
3 DEFINICIONES:
Planta física: Se define como planta física todos aquellos espacios, naturales y modificados,
circunscritos dentro de la poligonal que define el área destinada para el desarrollo de todas las
actividades inherentes a la misión de docencia, investigación y extensión de la Universidad del
Pacifico; dichos espacios se pueden agrupar en:
- Edificaciones
- Áreas de circulación (vehicular y peatonal)
- Parques y jardines
- Áreas de servicios
- Áreas deportivas
- Áreas por desarrollar
- Áreas de protección ambiental
- Plazoletas
- Parqueaderos.
Contrato: Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios
subcontratistas prestan servicios de mantenimiento a los espacios, equipos, edificios, muebles y
enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad del Pacifico.
Emergencia: Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y las personas
de la institución, por lo cual debe dársele una solución inmediata.
Mantenimiento: Acción de reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos,
edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases de mantenimiento:
PROCEDIMIENTOS
Mantenimiento correctivo
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento predictivo
Mantenimiento Correctivo: Acción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un

edificio, un bien o de mas implementos que hayan cesado su actividad por un daño o por
deterioro.
Mantenimiento Preventivo: Acción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo, un

edificio, un bien o demás implementos y prevenir periodos de paralización de trabajo imprevistos.
El propósito del mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralización de
trabajo en momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y demás implementos. Así
previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios.
Mantenimiento Predictivo: Acción necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales
se le debe realizar el mantenimiento y conservación de los equipos, edificios, bienes y demás
implementos utilizados en la Universidad.
Remplazar: Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra, debido a su
deterioro o daño irreparable.
Reparar: Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás, debido a su daño.
4 CONDICIONES GENERALES:
En el análisis de las necesidades de mantenimiento preventivo identificadas, se le dará prioridad a

las consideradas más urgentes, de acuerdo al impacto negativo que pueda generar el deterioro del
bien en cuestión.
El análisis, además incluirá, si el mantenimiento puede ser realizado por personal de la

Institución, o por el contrario, si debe ser contratado con técnicos externos, según sea más
conveniente para garantizar la prestación del servicio con la calidad requerida. En esta decisión,
participará, entre otros, el Jefe de la Oficina de Compras y Suministros, el Secretario General y el
Director Administrativo y Financiero.
PROCEDIMIENTOS
5.1 Mantenimiento Preventivo
DOCUMENTO
REFERENCIA
Realiza recorrido periódico a las diferentes Personal de

1 instalaciones de la Universidad, analizando el Mantenimiento
estado de las mismas
Personal de
Identifica necesidades de mantenimiento preventivo Mantenimiento o Formato de
y las reporta en el Formato de Necesidades de cualquier Necesidades de
2 Mantenimiento
Mantenimiento Preventivo o en la Oficina de funcionario de la
Mantenimiento Planta Física
Institución
Formato de
Recopila y analiza necesidades de mantenimiento Jefe de Necesidades de
3 Mantenimiento Mantenimiento
preventivo
Planta Física
Elabora presupuesto de las necesidades de Jefe de

4 Mantenimiento
mantenimiento
Prioriza necesidades de mantenimiento y envía
Propuesta de
propuesta al Director Administrativo y Financiero Jefe de
5 Mantenimiento
para su aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 6. Mantenimiento
Preventivo
Si no, se devuelve para corrección.
Propuesta de
Envía propuesta aprobada a la Oficina de Compras, Jefe de Mantenimiento
6 Almacén Suministro para trámite respectivo. Mantenimiento Preventivo
aprobada
Realiza adquisición de insumos para Jefe de Compras,

7 mantenimiento preventivo y los envía a la Oficina Almacén y Acta de Recibido
de Mantenimiento Suministro
PROCEDIMIENTOS
Elabora cronograma de mantenimiento y asigna Jefe de Cronograma

8 responsabilidades Mantenimiento
Auxiliares de
9 Ejecuta actividades de mantenimiento preventivo
Mantenimiento
Realiza seguimiento a las actividades de Jefe de

10 mantenimiento preventivo Mantenimiento
Realiza seguimiento a la eficiencia, eficacia y Jefe de Informe

11 efectividad de los mantenimientos correctivos Mantenimiento

Jefe de
12 mejora a las actividades de mantenimiento mejoramiento
Mantenimiento
preventivo
Elabora informe y lo envía a la Dirección Jefe de Informe

13 Administrativa y Financiera Mantenimiento
Jefe de Informe
14 Archiva informe en la Oficina de Mantenimiento
Mantenimiento
5.2 Mantenimiento Correctivo
DOCUMENTO
REFERENCIA
Elabora Plan de necesidades de suministros para

tener stock de materiales para mantenimiento Jefe de Plan de
1 correctivo y lo envía al Director Administrativo y Mantenimiento necesidades
Financiero para su aprobación. Si se aprueba, sigue
al paso 2. Si no, se devuelve para corrección.
Jefe de Compras,
Envía solicitud aprobada a la Oficina de Compras, Almacén y
2
Almacén y Suministro para su trámite. Suministro
PROCEDIMIENTOS

3 mantenimiento y los envía a la Oficina de Almacén y Acta de Recibido
Mantenimiento Suministro
Cualquier
4 Identifica necesidades de mantenimiento correctivo Funcionario de la
Universidad
Funcionario de la
Reporta necesidad de mantenimiento correctivo en Universidad, Formato de
la Oficina de Mantenimiento, utilizando el Formato Auxiliar de Necesidades de
5
de Necesidades de Mantenimiento Preventivo y Mantenimiento o Mantenimiento
Correctivo Jefe de Planta Física
Mantenimiento
Recopila y analiza necesidades de mantenimiento Jefe de

6 mantenimiento
correctivo
Verifica existencia de materiales para realizar
mantenimiento correctivo. Si existe, realiza Funcionario de
7 mantenimiento y continúa con el paso 11. Si no, Mantenimiento
sigue al paso 8
Prioriza necesidades de mantenimiento correctivo y Propuesta de

Jefe de
8 envía propuesta al Director Administrativo y Mantenimiento
Mantenimiento
Financiero para su aprobación. Correctivo
Propuesta de
Envía propuesta aprobada a la Oficina de Compras, Jefe de Mantenimiento
9 Almacén Suministro para trámite respectivo. Mantenimiento Correctivo
aprobada

10 mantenimiento preventivo y los envía a la Oficina Almacén y Acta de Recibido
de Mantenimiento Suministro
Auxiliar de
11 Realiza mantenimiento correctivo
mantenimiento
PROCEDIMIENTOS
Jefe de
12 Verifica cumplimiento del mantenimiento
Mantenimiento
Realiza seguimiento a la eficiencia, eficacia y Jefe de Informe

13 efectividad de los mantenimientos correctivos Mantenimiento

Jefe de
14 mejora a las actividades de mantenimiento Mejoramiento
Mantenimiento
correctivo
Elabora informe y lo envía al Director Jefe de Informe

15 Administrativo y Financiero Mantenimiento
Jefe de Informe
16 Archiva informe en la Oficina de Mantenimiento
Mantenimiento
5.6.7.23 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN ÉTICA (AP-GA-PR23)
1. OBJETIVO:
Fortalecer la cultura ética de los funcionarios de la Universidad del Pacífico, fundada en
principios y valores éticos con el fin de generar identidad y compromiso con la Comunidad
Universitaria y las partes interesadas.
2 ALCANCE:
Aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico. Inicia con el diagnóstico del
estado de prácticas éticas y termina con la implementación de las acciones preventivas y
correctivas necesarias para garantizar el éxito del procedimiento.
3 DEFINICIONES:
Ética: conjunto de normas de conducta socialmente aceptadas; como un saber práctico que se enseña de
distintas maneras y constantemente; como la forma de ser y de comportarse, de trabajar y divertirse, de
hablar y de pensar, de estar con los demás y con uno mismo, lo que pone de relieve los valores básicos de
cada ser humano
PROCEDIMIENTOS
Los principios éticos definidos en el Código de Ética, se constituyen en los lineamientos para la aplicación
de la ética en la comunidad universitaria de la Universidad del Pacifico; que nos permita en el día a día ser
mejores seres humanos, mejores ciudadanos, mejores maestros, mejores profesionales y nos ayuden a
recordar permanentemente el papel de formadores de profesionales íntegros.
La Universidad del Pacifico es abanderada del reconocimiento de las personas en su esencia humana y se
expresa en factores tales como: el respeto a la dignidad, los derechos humanos y la participación de acuerdo
con el papel que desempeñe cada cual.
El Código de Ética, guía la conducta de todos los servidores de la Universidad del Pacifico, en sus
actividades laborales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública, cualquiera
sea la denominación del cargo o jerarquía que ostente dentro o fuera del país.
Documento de
Referencia
Realiza un diagnóstico que permita identificar el

estado de las prácticas éticas al interior de la entidad Secretario
1 Diagnóstico
y establecer las necesidades de diseño o ajuste a la general
implementación del elemento de control
Establece estrategia de validación de principios y Secretario
2 valores (determinación de la muestra y definición de General
tarjetones)
Secretario Código de ética
3 Redacción y adopción del código de ética actualizado General actualizado
Secretario Acta de
4 Socialización del código de ética actualizado General socialización
Realiza seguimiento en el personal sobre la Secretario Informa de

5 interiorización del código de ética actualizado General seguimiento
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento
para
Implementa medidas preventivas y correctivas de Secretario implementación de
6 acuerdo al informe de seguimiento General Medidas
correctivas y
preventivas
5.6.7.24 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE

EQUIPOS DE CÓMPUTO (AP-GA-PR24)
5 OBJETIVO
Indicar las actividades a realizar, para prevenir el deterioro de los equipos de cómputo y prolongar
su tiempo de vida útil.
6 ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico, que tienen a
cargo equipos de cómputo.
7 DEFINICIONES
Equipo de Cómputo (EC): Son los dispositivos eléctricos, electrónicos y mecánicos que se
emplean para procesar datos con programas diseñados para ello.
Mantenimiento Preventivo: Es el servicio de mantenimiento programado periódicamente a los

equipos de computo tanto en su parte de hardware (física) y su parte de software (lógica), con el
objetivo de que estos siempre se encuentren en perfectas condiciones de uso.
Mantenimiento correctivo: Es el servicio de mantenimiento que se le realiza eventualmente a

un equipo de cómputo, cada vez que este lo requiera, debido a una falla técnica en su Hardware
y/o software.
Hardware: Se refiera a la parte física de la computadora, la parte tangible, la que se puede ver y
tocar.
PROCEDIMIENTOS
Software: Se refiere a los programas informáticos que utiliza o están instalados en la

computadora. (La lógica que permite realizar tareas al hardware)
La Oficina de Mantenimiento de Equipos de cómputo, se compromete a realizar el mantenimiento

preventivo, de la manera más diligente y cordial, tratando de cumplir al máximo con el Programa
de Mantenimiento Preventivo aprobado.
El mantenimiento preventivo por equipo de cómputo, se realizará por lo menos tres veces al año.
La Oficina de Mantenimiento recordará al Jefe de la dependencia respectiva, sobre el

mantenimiento preventivo a realizar, por lo menos 2 días hábiles antes.
Si el Jefe de la Dependencia, en la cual se realizará el mantenimiento preventivo, argumenta que

por compromisos adquiridos no puede disponer del equipo para el mantenimiento, se concertará
con este la nueva fecha. Sin embargo, esta no debe exceder los 5 días hábiles siguientes a la fecha
inicial programada.
Para la realización del mantenimiento preventivo en las sedes de la Universidad ubicadas por
fuera del casco urbano de Buenaventura, se recordará tanto a la DAF como al jefe de la
Dependencia, sobre la actividad a realizar, con el fin de asegurar el trámite administrativo
correspondiente (transporte, alimentación, viáticos, etc., cuando sea requerido).
Documento de
Referencia
PROCEDIMIENTOS
Jefe de
Inventario de
Mantenimiento
1 Identifica inventario de EC, por dependencia Equipos de
de equipos de
Cómputo
cómputo
Jefe de
Identifica necesidad de recursos y establece Plan de Mantenimiento Plan de
2 de equipos de Necesidades
Necesidades de Mantenimiento Preventivo
cómputo
Establece Programa de Mantenimiento Preventivo, Jefe de

Programa de
incluyendo plan de necesidades y, lo envía a la DAF y Mantenimiento
3 Mantenimiento
a Rectoría para su aprobación y asignación de de equipos de
Preventivo
recursos. cómputo
Jefe de Programa de
Recibe de la DAF, Programa de Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento
4 de equipos de Preventivo
Preventivo aprobado y con recursos asignados
cómputo aprobado
Jefe de
Socializa Cronograma de Mantenimiento con las Mantenimiento Cronograma de
5 diferentes dependencias y/o sedes, de acuerdo al de equipos de Mantenimiento
Programa de Mantenimiento Preventivo aprobado Preventivo
cómputo
Jefe de
Asigna responsabilidades para actividades de Mantenimiento
6 de equipos de
mantenimiento preventivo
cómputo
Realiza actividades de mantenimiento preventivo Auxiliares de

7 Mantenimiento
según cronograma.
Formato de
Diligencia formato de registro de mantenimiento, una Auxiliares de Registro de
8 Mantenimiento Mantenimiento
vez realizado el mantenimiento.
Preventivo
PROCEDIMIENTOS
Cronograma de
Mantenimiento
Jefe de
Realiza seguimiento al cumplimiento del Cronograma Mantenimiento preventivo y
9 de Mantenimiento preventivo y al Formato de de equipos de Formato de
Registro de Mantenimiento Preventivo Registro de
cómputo
Mantenimiento
Preventivo
Elabora informe de estado de los equipos y Jefe de

recomendaciones de mejora, de acuerdo al Mantenimiento Informe de
10
seguimiento realizado y lo envía a la DAF y a la de equipos de Seguimiento
Rectoría. cómputo
5.6.8 PROCEDIMIENTOS PROCESO DE EVALUACIÓN
5.6.8.1 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA

INTEGRADOS (EV-EV-PR01)
1 OBJETIVO
Verificar que los programas, procesos y procedimientos de la Universidad del Pacífico, cumplan
con la misión, la visión, objetivos institucionales, compromisos de calidad y las expectativas de
sus usuarios y partes interesadas.
2 ALCANCE
Inicia con la planificación del programa de auditoría y termina con la implementación de las
acciones preventivas, correctivas y de mejora al programa de auditorías.
3 DEFINICIONES
CONTROL. Acción de comprobar que las actividades se realicen como fueron previstas
ACTIVIDAD. Conjunto de pasos propios de un procedimiento.
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO. Conjunto de pasos que se realizan mediante responsables para cumplir un

fin u objetivo específico, en un área específica en cumplimiento de la misión institucional
AUDITORIA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias, que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se
cumplen los criterios definidos para la auditoria interna.
CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se
utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria
EVIDENCIA DE AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables
CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditoria.
PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoria.
HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios de auditoria.
NO CONFORMIDADES: Incumplimiento de un requisito establecido.
CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organización o persona que solicita una auditoria
AUDITADO: Organización que es auditada.
AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
ALCANCE DE LA AUDITORIA: Extensión y limites de una auditoria
COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades.
PROCEDIMIENTOS
La Universidad del Pacífico, para este procedimiento, acoge las recomendaciones y principios
consignados en la Norma NTC-ISO 19011.
Referencia
1 Planificación del programa de Jefe y Asistente Oficina de Programa de

auditorías Control Interno auditorías
2 Selección del grupo de auditores Jefe Oficina de Control Información de
internos de acuerdo con el perfil y Interno auditores internos
competencias.
3 Reunión con los auditores internos, Jefe Oficina de Control Acta de reunión
con el propósito de comunicarles el Interno y equipo auditor
programa de auditorías y la finalidad
de recopilar toda la información sobre
los procesos auditar y selección del
Líder del equipo auditor
4 Elaboración del plan de auditorías Equipo auditor Plan de auditorías.
con base en la documentación Lista de
consignada verificación
5 Se realiza reunión de apertura con Líder del Equipo Auditor y Acta de reunión
los responsables de los procesos. Líderes de procesos
6 Recopilación de información a través Equipo Auditor
de entrevistas, observación de
actividades y revisión de documentos
a todo el personal que participa en
cada uno de los procesos.
7 Se inicia la auditoría de acuerdo al Equipo Auditor Listado de
listado de verificación, donde se verificación
evalúa las evidencias frente a los
criterios de auditoría.
8 Reunión del equipo auditor para Líder del Equipo Auditor y Acta de reunión
revisar los hallazgos, acordar las equipo auditor
conclusiones, preparar las
PROCEDIMIENTOS
observaciones y comentar el
seguimiento de la auditoría.
9 Se realiza reunión de cierre con los Equipo Auditor y Líderes de Acta de reunión y
responsables de los procesos procesos registros de
auditados. asistencia
10 Se organizan los resultados, se Líder y Equipo Auditor Informe Final de

consolidan en el informe final de la Auditoría
auditoría y se envía al Jefe de la
Oficina de Control Interno para su
aprobación. Este informe debe ser
preciso, conciso y claro.
11 Se hace entrega al representante legal Jefe Oficina de Control Informe final de
de la carpeta que contiene el informe Interno auditoría
final con las observaciones realizadas
12 Seguimiento a la implementación y Jefe y Asistente de Oficina de ES-MC-FO06
cierre de las acciones preventivas, Control Interno,
correctivas y de mejora, acordadas en Representante de la
el cierre de auditoría. Dirección y Líder del proceso
13 Realiza seguimiento al cumplimiento Jefe de Oficina de Control
del programa de auditorías Interno
14 Implementa acciones preventivas, Jefe de Oficina de Control
correctivas y de mejora al programa Interno
de auditorías
5.6.8.2 PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN DEL RIESGO (EV-EV-PR02)
1. OBJETIVO
Evaluar aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a presentar amenaza para la
consecución de las metas organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas
en actividades de control, acordadas entre los responsables de los procesos y las Oficina de
Control Interno
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Desde el conocimiento de la filosofía de la institución (misión, visión, objetivos, procesos) hasta
la construcción del mapa de riesgos y la elaboración del plan de seguimiento.
3. DEFINICIONES
Riesgo: Es la probabilidad de que ocurra un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de
las actividades de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.
Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que
están vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional por parte
de los funcionarios.
Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han
sido aplicadas.
Causas: Son los medios, circunstancias y agentes generadores de riesgo
Efectos: Consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad
Análisis del riesgo: Determina el impacto y la probabilidad del riesgo, dependiendo de la

información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación, hasta técnicas
colaborativas.
Consecuencia: Es el resultado de un evento (causa) expresado cualitativa o cuantitativamente,

que genera pérdida, perjuicio, daño, desventaja o ganancia.
Control: Son las políticas, acciones, procesos, prácticas que actúan para eliminar o minimizar los
riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al
logro de los objetivos.
Enfoque basado en procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en

las entidades.
Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del
riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados.
Exposición al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo después de los controles.
PROCEDIMIENTOS
Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÈ puede suceder, PORQUÉ Y CÓMO.
Mapa de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos
ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y las
posibles consecuencias.
Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de los riesgos que contiene las acciones a
ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la
Entidad.
Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación
beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia.
Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir el
riesgo.
Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos, diagnóstico que consta de
la identificación, análisis y determinación del nivel de riesgo.
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS
Identifica la filosofía de la institución Jefe de Oficina de

1
(Misión, visión, objetivos, procesos) Control Interno.
PROCEDIMIENTOS
Define el plan para realizar las actividades Jefe de Oficina Plan de acción para la
2 de Control administración del riesgo
de administración del riesgo.
Interno
Conforma el equipo encargado de Jefe de Oficina
3 implementar las estrategias para la de Control
administración del riesgo en la institución. Interno
Capacita a los integrantes del equipo en la Jefe de Oficina de Acta de asistencia a la

4
metodología de administración del riesgo. Control Interno capacitación
Equipo de trabajo
de Oficina de
Identificar los factores internos y externos
5 Control Interno y
de riesgo para el logro de los objetivos.
Líderes de
procesos
Equipo de trabajo
de Oficina de
Diligenciar el formato de identificación y Formato de identificación
6 Control Interno y
clasificación del riesgo. de riesgos
Líderes de
procesos
Equipo de trabajo
de Oficina de
Análisis del riesgo, según su impacto Formato de descripción y
7 Control Interno y
probabilidad de ocurrencia y nivel de riesgo. clasificación del riesgo.
Líderes de
procesos
Equipo de trabajo
Identificar las acciones para el manejo y
de Oficina de
control del riesgo que permitan: prevenir,
8 Control Interno y
reducir, dispersar, transferir o asumir el
Líderes de
riesgo.
procesos
PROCEDIMIENTOS
Equipo de trabajo
de Oficina de
9 Construir el Mapa de Riesgos por Procesos Control Interno y Mapa de Riesgo
Líderes de
procesos
Implementar acciones necesarias para el Jefe de Oficina de

9 Plan de seguimiento.
manejo monitoreo y control de riesgo. Control Interno.
5.6.8.3 PROCEDIMIENTO PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA DEL

AUTOCONTROL (EV-EV-PR03)
1. OBJETIVO
Fomentar en cada servidor público la capacidad de evaluar su trabajo, detectar desviaciones y
efectuar correctivos, independiente de su nivel jerárquico dentro de la entidad.
2. ALCANCE
Aplica para todos los funcionarios de la Institución. Inicia desde la elaboración del plan de trabajo
para el diagnostico de la cultura del autocontrol hasta la realización de informes y observaciones
para mejorar el proceso.
3. DEFINICIONES
Autocontrol: Capacidad que ostenta cada servidor para controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados.
Autorregulación: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las

entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normativa, que permitan el desarrollo e
implementación del sistema.
Autogestión: Capacidad institucional de toda entidad publica para interpretar, coordinar,

PROCEDIMIENTOS
aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa.
DOCUMENTO
REFERENCIA
Elabora plan de trabajo para diagnosticar el estado Jefe de Oficina de

Plan de acción
1 actual de la cultura del autocontrol Control Interno.
Precisa el equipo de trabajo para el fomento de la Jefe de Oficina de

2 cultura del autocontrol Control Interno
Capacita al equipo de trabajo sobre los mecanismos Jefe de Oficina de Actas de asistencia
3 y estrategias de acción. Control Interno a capacitación
Elabora instrumentos y mecanismos para la Jefe de Oficina de

4 recolección de información. Control Interno
Equipo de trabajo
Aplica las herramientas e instrumentos. de Oficina de
5
Control Interno
Equipo de trabajo
Tabula y analizar la información de Oficina de
6
Control Interno.
PROCEDIMIENTOS
Informe
Jefe de Oficina de diagnostico de la
Elabora el informe del diagnostico
7 Control Interno Cultura del
autocontrol
Establece los mecanismos del fomento de la cultura Jefe de Oficina de

8 de autocontrol, según el diagnostico. Control Interno
Elabora plan de trabajo para ejecutar las Jefe de Oficina de

Plan estratégico
9 estrategias. Control Interno
Equipo de trabajo
Divulga y ejecuta las estrategias Oficina de Plan estratégico
10
Control Interno
Jefe de Oficina de
Aplica mecanismos de evaluación
11 Control Interno
Informe de
Jefe de Oficina de
Recopila y analiza información evaluación de
12 control Interno
funcionarios.
Realiza informes y observaciones para mejorar el Jefe de Oficina de Informes de

13 proceso y los envía a la Alta Dirección control Interno seguimiento
5.6.8.4 PROCEDIMIENTO DE RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS (EV-EV-PR04)
1. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento a las exigencias de ley y por las solicitudes formales realizadas por los
entes externos.
PROCEDIMIENTOS
2. ALCANCE
Desde la identificación de las instituciones hasta el seguimiento al Cronograma de cumplimiento
de informes.
3. DEFINICIONES
Papel de trabajo: Documentos que constituyen la principal evidencia del trabajo realizado por
el auditor
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.
Responsable: Persona y/o pendencia encargada de ejecutar una actividad.
Producto: Resultado de una tarea, proceso o conjunto de proceso
4. CONDICIONES GENERAL
Los informes que deban ser suministrados directamente por la Oficina de Control Interno, serán
previamente socializados con la Rectoría.
Identifica las instituciones a las cuales se les Jefe Oficina de

1 Relación de instituciones
debe presentar informes. Control Interno.
Identifica los tipos de informes y fechas de Jefe Oficina de Cronograma de informes

2
rendición. Control Interno a presentar
Identifica las dependencias que deben

3 Jefe de Oficina de Cronograma de
suministrar los informes y elabora Control Interno
cumplimiento de
cronograma de cumplimiento de informes a
PROCEDIMIENTOS
entes externos informes
Comunica a los jefes de áreas sobre la

información y documentos que deben Jefe de Oficina de
4 Oficio remisorio
rendir, teniendo en cuenta el cronograma de Control Interno
cumplimiento de informes
Revisa, verifica y analiza la información y

soportes enviados por cada área,
Jefe de Oficina de
5 confirmando que cumpla con los requisitos Documentación recibida
Control Interno
del ente externo. Cumple: Si, continúa con
el paso 6. No, vuelve al paso 4.
Envía informe a ente externo y envía copia

6 del acuso de recibido a la Oficina de Control Líder de Proceso Acuso de recibido
Interno
Realiza seguimiento al cumplimiento del Cronograma de

cronograma de cumplimiento de informes y Jefe de Oficina de cumplimiento de
7
a los informes emitidos por los entes Control Interno informes e informes de
externos entes externos
Elabora informe de seguimiento y envía

Jefe de Oficina de
8 copia a la Alta Dirección para su Informe
Control Interno
información y control
6. CONTROL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTOS
Fecha Versión Descripción
xxxxxxx 01 Creación y aprobación del Documento
Versión: Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por:

Firma
Nombre JAVIER CELIS FLORESMIRO MARÍA CARMELA

MURILLO QUIÑONES
Cargo EQUIPO REPRESENTANTE RECTORA
OPERATIVO DE LA DIRECCIÓN
Fecha de aprobación: 1

Manual de Procesos y Procedimiento

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Manual de Procesos y Procedimiento

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MANUAL DE PROCESOS Y

Código: ES-MC-MP01 1 Página: 1–1 de 301

En términos generales, las definiciones se encontrarán en las descripciones de los diferentes

Calidad: Satisfacción de las necesidades y superación de las expectativas de los clientes

Objetivo de Calidad: Algo deseado o ambicionado, que se desea realizar, referente a la

Política de Calidad: Intenciones y orientaciones relativas a la calidad, emanadas

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados, que transforman elementos de

SIGC: Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

Código: ES-MC-MP01 1 Página: 1–2 de 301

Generar, compartir y transmitir el conocimiento; ofrecer con calidad el servicio público de la

La imagen de la universidad que deseamos alcanzar se resume en la visión del Plan de

4.3 POLÍTICA DE CALIDAD

La Universidad del Pacífico es una institución de educación superior que asume el

De igual manera la Universidad del Pacífico se compromete a alcanzar y sostener la eficacia,

Lo anterior demanda, mejorar continuamente la política institucional de aseguramiento de

Código: ES-MC-MP01 1 Página: 1–3 de 301

4.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Mejorar la calidad de los servicios de docencia, investigación, extensión y proyección

5 GESTIÓN POR PROCESOS

5.1PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO

5.1.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS

La Universidad identifica dos procesos como estratégicos:

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Direccionamiento Estratégico: Conjunto de actividades que interactúan con los procesos

5.1.2 PROCESOS MISIONALES

Bajo este tipo de procesos identificamos:

Investigación: Conjunto de actividades articuladas para la producción aplicación o difusión

Proyección Social: Conjunto de actividades que generan condiciones para la proyección de

5.1.3 PROCESOS DE APOYO

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Como de apoyo se estructuran:

Gestión de Apoyo: Conjunto de actividades que permitirán el fortalecimiento financiero, el

Procesos que consignan las actividades de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, en

5.2 MAPA DE PROCESOS

La Universidad del Pacífico adoptó el mapa de procesos que se relaciona a continuación, en el

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Las caracterizaciones de los procesos, describen de manera clara y concreta el proceso,

Las siguientes son las caracterizaciones de los procesos del SIG

5.3.1 CARACTERRIZACIÓN PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Nombre del Proceso Tipo Responsable del proceso

Direccionamiento Estratégico Estratégico Rectora

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS

Entidades públicas y Directrices PLANEAR PDI Consejo Superior.

Evaluación del Informes de

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del PEI de la HACER Cuentas

Resultados Matriz VERIFICAR

Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora

TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO

REQUISITOS APLICABLES POR CUMPLIR DOCUMENTOS APLICABLES

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Ley 30 de 92 y Normas reglamentarias Procedimiento de Formulación del Plan de Desarrollo Institucional.

Ley 152 de 94 y Normas reglamentarias Formulación de Plan de Desarrollo Prospectivo y Estratégico

INSTITUCIONALES Procedimiento de Planes de Acción

Proyecto Educativo Institucional Procedimiento de Formulación Plan Indicativo.

Procedimiento para la Viabilización de Proyectos de Inversión Publica

Procedimiento para elaboración Anuario Estadístico

PARÁMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Cubrimiento presupuestal Nivel de percepción sobre el Desarrollo de la Universidad del Pacifico

RIESGOS DEL PROCESO

RIESGO QUE SE HACE PARA EVITAR QUE A QUE LE HACE MEDICIÓN

Ver Mapa de Riesgos del Proceso

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5.3.2 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MEJORA CONTINUA